E-ADMINISTRACION

QUE ES?: La Administracin electrnica (e-Administracin), es un concepto que aparece

como consecuencia de la convergencia entre las tecnologas de la informacin y las tcnicas clsicas de administracin, hace referencia a aquellos mecanismos electrnicos que permiten la prestacin de servicios pblicos de la Administracin tanto a los ciudadanos como a las empresas.

La introduccin de las TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones) en las Administracin mejora notablemente la productividad y la calidad del servicio de atencin a ciudadanos y empresas, accediendo a los servicios de la Administracin en cualquier momento y lugar de una forma ms cmoda, personalizada, rpida y con menos gastos.

Podra asimilarse a la creacin de una 'ventanilla virtual' nica que permitiera la prestacin de todos los servicios pblicos haciendo uso de la interactividad, rapidez, eficiencia y personalizacin que ofrecen las nuevas tecnologas.

desde un punto de vista intraorganizativo transformar las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos en papel, en procesos electrnicos, con el fin de crear una oficina sin papeles y desde una perspectiva de la relaciones externas habilitar la va electrnica como un nuevo medio para la relacin con el ciudadano y empresas. Es una herramienta con un elevado potencial de mejora de la productividad y simplificacin de los diferentes procesos del da a da que se dan en las diferentes organizaciones.

EN QUE CONSISTE?

*****Ventajas BENEFICIOS DE LAS TIC EN LA ADMINISTRACIN La e-Administracin podra asimilarse a la creacin de una ventanilla virtual nica que permitiera la prestacin online de todos los servicios pblicos cmodamente en cualquier momento y lugar, con una elevada personalizacin, interactividad, rapidez y eficiencia. La implantacin de la e-Administracin es una prioridad para todos los Gobiernos de los pases ms desarrollados, existiendo un consenso total en que sta es de vital importancia para el desarrollo social y crecimiento econmico. Gracias a los servicios denominados como e-Administracin se pretende ofrecer una prestacin ms eficaz y de mayor calidad, ahorrar costes, reducir los plazos de espera y mejorar la transparencia de los procesos, tanto a los ciudadanos como a las empresas. Existen servicios pblicos orientados a los ciudadanos (permisos de construccin, certificados de nacimiento y matrimonio, notificacin de cambios de domicilio, declaracin de la renta, etc.) y orientados a la empresa (contribucin social para empleados, registro de nuevas compaas, impuestos, etc.).

Las principales ventajas socio-econmicas que ofrece la e-Administracin son: Mejora de la calidad de vida de los ciudadanos. El objetivo principal de la eAdministracin es facilitar el trabajo y las tareas diarias de la gran mayora de la poblacin: ahorro de tiempo en gestiones burocrticas sin esperar colas, pago de impuestos sin desplazarse del trabajo o de casa, informarse sobre eventos culturales, etc. La tramitacin online reduce el tiempo de respuesta de la Administracin y el tiempo que debe emplear el ciudadano en el desplazamiento y en la espera de colas, sobre todo en aquellos servicios que requieren ms de una gestin. Adems el ciudadano puede conocer en cada momento el estado de sus procesos administrativos por correo electrnico o mediante mensajes cortos al mvil. Mejora de la productividad de las empresas. La Administracin juega un papel esencial a la hora de facilitar el ingreso de las empresas en la Sociedad de la Informacin. La digitalizacin de servicios de solicitudes y autorizaciones, de contribucin social, de pago de impuestos, etc., ayuda en gran medida a que poco a poco la empresa tenga que ingresar en la Sociedad de la Informacin con las ventajas que ello reporta a la sociedad en general. Al integrarse todos los elementos en un sistema de informacin global, se pueden prestar servicios ms eficientes y personalizados y simplificar las operaciones. Las empresas son uno de los agentes ms favorecidos por esta simplificacin. Reduccin de barreras sociales. La e-Administracin tiene un impacto muy importante en la sociedad en su conjunto, pues su uso en ciertos servicios puede favorecer la integracin de colectivos con necesidades especiales (personas con dificultades motoras y sensoriales, personas que residen en zonas rurales, personas trabajadoras cuyo horario laboral coincide con el de la Administracin, etc.). De hecho, es especialmente importante para que las personas con algn tipo de discapacidad (auditiva, del habla, fsicas, intelectuales, etc.), permanente o transitoria, vean facilitadas sus necesidades de comunicacin y mejoren su autonoma y calidad de vida. Reduccin del impacto medioambiental. El ahorro de papel gracias a la eAdministracin supone una reduccin del impacto ambiental asociado a la fabricacin y reciclado del papel, as como un ahorro de costes y aumento de productividad asociados a las nuevas oportunidades de movilidad y colaboracin. Adems, la eAdministracin reduce las necesidades de transporte, siendo precisamente este sector el que ms contribuye al gasto energtico, el efecto invernadero y a la contaminacin atmosfrica. Mejora del servicio proporcionado por la e-Administracin. La e-Administracin supone una mejora del servicio prestado a la sociedad por las Administraciones pblicas, redundando tanto en una mejora de imagen, como en una mayor agilidad y eficiencia de sus procesos internos. No obstante, tambin supone otros beneficios, como la disminucin de errores, la mejor coordinacin entre los distintos organismos pblicos, y ahorros importantes de costes por ahorro de papel, gastos postales, gastos de transporte, necesidad de menos personal, etc.

A continuacin se presenta un conjunto de efectos positivos de este impacto: Rapidez, comodidad y flexibilidad La tramitacin online reduce el tiempo de respuesta de la Administracin y el tiempo que debe emplear el ciudadano en el desplazamiento y en la espera en colas o en oficinas. Simplificacin de los trmites burocrticos y aumento de la eficiencia

Al integrarse todos los elementos en un sistema de informacin global, se pueden prestar servicios ms eficientes y personalizados y simplificar las operaciones. Mayor cercana y participacin ciudadana es posible una mayor interaccin con el ciudadano, el cual puede participar activamente en el desarrollo y mejora de los servicios. La gran mayora de los portales de los ayuntamientos suministran informacin muy cercana al ciudadano: callejeros, transporte pblico, programa de fiestas, etc. Seguimiento de los trmites Una de las aportaciones ms valorada por los ciudadanos en la mejora de los procesos administrativos es la posibilidad de conocer en cada momento el estado de los mismos. Participacin en la Sociedad de la Informacin e integracin social A travs de los nuevos servicios, la Administracin puede acelerar la entrada de los usuarios en la Sociedad de la Informacin. Con ellos, la Administracin dispone de una herramienta importante para familiarizar y concienciar a la sociedad en este tema. Para que los servicios tengan el mayor alcance posible debe hacerse especial hincapi en la facilidad de uso y aprendizaje. No se pueden olvidar los grupos desfavorecidos, como por ejemplo, personas con minusvalas o grupos sociales con ingresos reducidos, que pueden encontrar mayor dificultad para acceder a las ofertas de la Administracin. Por ello, se deben cumplir unos requisitos mnimos que permitan a los usuarios de toda condicin el uso y disfrute de los servicios electrnicos.

Ventajas Las ventajas que tiene la e-Administracin para los clientes de las organizaciones son:

Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del da (por telfono con servicios de atencin telefnica o por Internet a travs de oficinas virtuales). No es necesario cernirse a un horario de oficinas. Ya no existen los das festivos.

Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir a la oficina presencial de la organizacin para realizar las gestiones, se puede hacer desde cualquier parte del mundo a travs del telfono o Internet. Las oficinas estn disponibles para los usuarios en cualquier lugar.

Ahorro de tiempo: Para realizar una gestin se puede realizar desde casa o cualquier lugar que deseemos, sin la necesidad de tener que desplazarse a la oficina presencial, esperar una cola para ser atendido, la atencin (explicacin de lo que se desea realizar y realizacin de dicha actividad), y el regreso a casa.

*****ADICIONAL

Conclusiones El impacto de la e-Administracin en la sociedad facilita un acceso ms flexible, cmodo y rpido a los servicios, simplifica los trmites burocrticos y aumenta la eficiencia, proporciona una mayor cercana a los ciudadanos, permite el seguimiento de los trmites y acelera la entrada en la Sociedad de la Informacin tanto de los ciudadanos como de las empresas al mismo tiempo que fomenta la integracin de los colectivos con necesidades especiales.

adopcion Para la puesta en marcha de la e-Administracin, es necesario cambiar la mentalidad tradicional de que la organizacin es el centro de atencin, pasando a ser el cliente el centro de todas las actividades de la organizacin. Se debe introducir sistemas transparentes de trabajo, eliminando la dependencia especfica de personas para realizar las diferentes tareas. La e-Administracin se ha visto impulsada por la aparicin de las tecnologas de la informacin y comunicacin (telfono, Internet,...), facilitando a los clientes la interaccin con las organizaciones y a los trabajadores flexibilizando las condiciones de trabajo (flexibilidad horaria, teletrabajo, movilidad...) y mejorando dichas condiciones.