Primavera P6

Usar el correo electrnico en Project Management

Donde est disponible

re de trabajo Project Issues

Permite mantener un catlogo nico y exacto de incidentes (problemas) del proyecto mediante el uso de una sola base de datos y una identificacin exacta del incidente usando formularios y notas: Descripcin, Status, Notas e historial.
Adicionalmente puede usar campos personalizables para lograr una mejor definicin, p.ej: identificador, ltima revisin. Creacin manual o paramtrica definiendo umbrales de proyecto para un atributo, p.ej: Variance Finish Date. Las notificaciones de un problema pueden ser enviadas manualmente a otras personas por email evitando doble transcripcin de mensajes (Cliente Email, P6).

Comando File, Send Project

Permite usar el correo para enviar un archivo XER exportndolo automticamente (a la versin actual, p.ej: 7.0)

Requerimientos

Actualizar usuarios y/o recursos con cuentas de correos

En las preferencias de usuario,

1.

Configurar el protocolo de correo empleado en la organizacin e indicar cuenta de correo del usuario. Alguien de soporte tcnico, nos autorizar y orientar con los datos requeridos. En el ejemplo, se muestra una configuracin por SMTP.

2.

3.

Send

Notificar un incidente

El usuario resnerw ha actualizado un incidente relativo a la instalacin de un sistema de enfriamiento por aire Decide enviar esta informacin a su supervisor methersc y haciendo clic en el botn Send (Ver figura). Aparece el formulario de notificaciones Notify Issues

Seleccionar destinatarios

El usuario resnerw hace clic en Add. Aparece el formulario Select Recipient. Escoje la opcion from a dialog, para buscar en la lista de usuarios o de recursos de P6. En el ejemplo, escoge a methersc de la lista de usuarios. Si usa la opcin manually add a recipient, puede escribir una direccin de correo en el formulario de notificaciones.

Confirmacin del mensaje

Despus del envo
Project Management confirma que el mensaje ha sido enviado.

Antes del envo

El usuario resnerw debe aceptar el mensaje,

haciendo clic en Yes.

Incidente creado en Project Management

El usuario methersc abre su correo y ve el mensaje de resnerw. Primavera Project Management ha creado automticamente una seccin sumaria y de detalles. Estos detalles incluyen notas e historial del incidente.

Enviar archivo XER

El usuario resnerw desea enviar una copia del proyecto a methersc para autorizar un trabajo extra al subcontratista. Para ello, hace clic en File, Send Project. PM crea un archivo XER en la versin actual de P6, p.ej: 7.0

Enviar archivo XER

La aplicacin Project Management abre automticamente el cliente de correo, en este caso Microsoft Outlook Express, que est instalado en la mquina del usuario, crea el mensaje adjuntando el archivo XER. El usuario resnerw escribe el contenido del mensaje y enva el correo a methersc.

Enviar archivo XER

El usuario methersc abre su correo y lee el mensaje con el archivo XER adjunto.