Manual de Outlook 2007

Cntrese en los asuntos ms importantes utilizando Outlook 2007 para establecer prioridades, controlar y buscar informacin de forma instantnea

Marcelo Videla Octubre 2007

ndice

Introduccin .............................................................................................................................................3 Elementos Bsicos de Outlook 2007 ........................................................................................................4 Correo.......................................................................................................................................................5 Carpetas de Correo ..................................................................................................................................8 La Bandeja de Entrada..............................................................................................................................9 Ordenar los Correos .............................................................................................................................. 10 Firmas .................................................................................................................................................... 10 Creacin de Carpetas ............................................................................................................................ 12 Gestin de las Carpetas ......................................................................................................................... 12 Reglas .................................................................................................................................................... 13 Calendario, Contactos, Tareas y Compartir .......................................................................................... 17 Introduccin a los calendarios compartidos ......................................................................................... 20 Contactos .............................................................................................................................................. 22 Tareas .................................................................................................................................................... 23 Qu es el uso compartido de tareas? .................................................................................................. 24 Compartir la carpeta de tareas predeterminada con usuarios concretos ............................................ 24 Compartir la carpeta de tareas predeterminada con todos los usuarios ............................................. 25 Revocar o cambiar el acceso de otras personas a sus carpetas de tareas............................................ 26 Asignacin de Tareas............................................................................................................................. 26 Asignar una tarea a otro usuario ........................................................................................................... 27 Compartir Informacin.......................................................................................................................... 30 Seguimiento .......................................................................................................................................... 31 Dar nombres a las marcas rpidas coloreadas...................................................................................... 33 Formularios ........................................................................................................................................... 34 Macros................................................................................................................................................... 36 El Diario ................................................................................................................................................. 38

Novedades de Microsoft Office Outlook 2007...................................................................................... 40 Administrar el tiempo y la informacin ........................................................................................ 40 Bsqueda rpida de la informacin que necesita ................................................................................. 40 Administrar rpidamente sus prioridades diarias ................................................................................. 41 Conectarse sin fronteras ....................................................................................................................... 42 La informacin importante al alcance de su mano ............................................................................... 42 Compartir fcilmente informacin con cualquier persona, en cualquier lugar .................................... 43 Mantener el equipo seguro y controlado ............................................................................................. 45 Control efectivo sobre los mensajes recibidos ..................................................................................... 46 Mantener la informacin personal y de la organizacin de forma segura ........................................... 46 Ayudar a evitar que se pierda trabajo ................................................................................................... 47 Enviar el mensaje correcto .................................................................................................................... 47

Introduccin
Microsoft Outlook es una aplicacin de gestin de correo electrnico, as como agenda personal, que nos permite comunicarnos con otras personas a travs de mensajes electrnicos. Esta aplicacin es parte de la suite ofimtica Office 2007 aunque es posible adquirirla por separado. Con las caractersticas nuevas de compatibilidad de herramientas e integracin, la capacidad de todos los programas de la suite se ve incrementada. El correo electrnico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fcil de utilizar, ms barato y mucho ms rpido. Por ejemplo, podemos redactar una carta para convocar una reunin y mandrsela en cuestin de minutos a todos los asistentes sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, aadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. As de sencillo y rpido. Otra de las virtudes del correo electrnico es la posibilidad de mandar no slo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de informacin, ya sea imgenes, documentos, archivos de msica, aplicaciones, etc. Los correos electrnicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Los programas encargados de consultar, descargar y gestionar los mensajes se denominan clientes de correo. Existen diversos tipos de clientes de correo en forma de aplicacin como son MS Outlook, Netscape, Outlook Express, Eudora, Thunderbird, The Bat, etc... que instalamos en nuestro computador, pero tambin existen servidores de correo que proporcionan una interfaz Web, como Hotmail, que nos permite gestionar el correo a travs de una pgina web desde cualquier ordenador con conexin a Internet y un navegador.

Elementos Bsicos de Outlook 2007

Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial similar a esta. Vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin es personalizable y cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento como veremos ms adelante.

Panel de Exploracin

Outlook para Hoy

Personalizar Outlook para Hoy

Panel de exploracin:

El panel de exploracin es la barra vertical situada en la parte izquierda de la pantalla que contiene una serie de botones que nos permitirn acceder a las diferentes funciones de la aplicacin. Estos botones son: Lista de Carpetas, Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Notas y Accesos Directos aunque podremos aadir ms si lo consideramos oportuno.

Outlook para Hoy:

La pgina Outlook para hoy nos da una vista global del da, en ella se puede ver un resumen de las citas, una lista de las tareas y cuntos mensajes de correo electrnico nuevos tenemos. Outlook para hoy est diseado al estilo Web, simplemente haciendo un clic sobre la opcin elegida accedemos a su contenido. Si se quiere mostrar Outlook para Hoy, entonces hay que pulsar en carpetas personales. En la parte superior derecha podemos observar que existe un botn denominado Personalizar Outlook para hoy que sirve para acceder a una pantalla donde podemos personalizar un poco ms la pantalla de Outlook para hoy y su contenido. En la imagen inferior podemos ver la pantalla de configuracin de Outlook para hoy.

Personalizar Outlook para hoy:

Podemos elegir las carpetas que deseamos ver en la seccin de mensajes. En la seccin del Calendario podemos indicar los das del calendario que deseamos ver. En la seccin de Tareas podemos elegir entre mostrar todas las tareas o solamente las tareas previstas para hoy y ordenarlas por varios criterios. Y adems de esto podemos modificar el estilo con el que se mostrar la pantalla. Una vez personalizada la pantalla podemos presionar sobre el botn Guardar cambios para guardar los cambios realizados y salir de la pantalla o bien presionar sobre el botn Cancelar y cerrar la pantalla sin salvar los cambios realizados.

Correo
Podemos acceder al apartado destinado a la gestin del correo electrnico mediante el botn Correo en el panel de exploracin.

Configuracin de cuentas de correo electrnico

Para poder manejar nuestros correos electrnicos, lo primero que debemos hacer es conseguir una cuenta en algn servidor de correo. La cuenta nos la puede facilitar nuestra empresa, la empresa por la que nos conectamos a Internet (ISP), puede ser una cuenta Hotmail, o cualquier servicio de correo electrnico habilitado, pblico o privado.

Para poder utilizar esta cuenta en Outlook, debemos configurarla. Para crear una nueva cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opcin Herramientas de la barra de men y escoger la opcin marcada como Configuracin de la cuenta A continuacin se ejecuta una ventana que nos muestra una pantalla como la que vemos en la imagen.

Permite configurar una cuenta de correo nueva

Ahora nos interesa crear una cuenta de correo, por tanto seleccionaremos la opcin Nuevo y en la siguiente ventana, seleccionaremos el tipo de cuenta requerida; para cualquier tipo de correo convencional elegir la primera opcin, para cuentas de coreo de servidores telefnicos la segunda opcin y luego pulsaremos el botn siguiente.

Nota: Esta ventana es una nueva opcin respecto de Outlook 2003, puesto que al pulsar siguiente el programa verificar los parmetros de conexin directamente con el servidor de correo segn la cuenta de correo escrita, adems puede discriminar entre servidores de seguridad activada y sin activar.

Para configurar manualmente la cuenta se debe activar la casilla de verificacin, marcada en un crculo rojo en la figura. Una vez creadas las cuentas de correo que Outlook administrar, podemos pasar a ver la pantalla principal de carpetas.

Carpetas de Correo
La barra de correo se divide en dos secciones: Carpetas favoritas y Todas las carpetas de correo. Podemos aadir una carpeta a la seccin de Carpetas favoritas pulsando el botn derecho del ratn sobre una carpeta y seleccionando Agregar a carpetas favoritas.
Bandeja de entrada: En esta bandeja se colocan los emails que se reciben.

Correo electrnico no deseado: Mensajes de remitentes bloqueados, correo spam.

Bandeja de salida: Aqu estn los emails que se van a enviar. Elementos Enviados: Por defecto Outlook hace una copia de todos los emails que mandamos y lo almacena en esta carpeta. Borrador: En esta carpeta estn los emails que hemos escrito pero que todava no les hemos dado la orden de enviar.

Elementos eliminados: Cuando decidimos eliminar un mensaje pasa a esta carpeta. Es necesario revisar su contenido de manera peridica para evitar el crecimiento de nuestros archivos de datos.

Carpetas de bsqueda: Son carpetas virtuales para mostrar los mensajes clasificados de una forma ms cmoda.

La Bandeja de Entrada
Esta ventana nos muestra la apariencia de la bandeja de entrada de nuestro administrador de correos. Como se puede apreciar, aparece divida en cuatro secciones que se identifican en la figura

Panel de exploracin

Vista de la carpeta activa

Vista del correo seleccionado

Barra de tareas pendientes

El panel de exploracin, como su nombre lo indica, nos permite explorar las diferentes carpetas que tenemos a disposicin. En correos con servidor propio, existen carpetas pblicas que podemos utilizar para compartir informacin con aquellos autenticados en el dominio del servidor. La vista de la carpeta activa nos muestra las cabeceras de los mensajes que se encuentran en la carpeta activa o seleccionada, esta vista es dinmica y cambia con el slo hecho de seleccionar otra

carpeta, adems podemos ordenar la vista con un simple clic en la parte superior, segn el criterio de bsqueda que se requiera. Por omisin, viene ordenada por fecha de recepcin. Adems podemos observar al lado de los encabezados de mensaje los siguientes iconos:
Significa que el correo no se ha ledo todava. El correo ya se ha ledo. Hemos respondido al mensaje. Hemos reenviado el mensaje.

Ordenar los Correos

Ordena los correos segn la importancia establecida en el mensaje Ordena los correos por icono Ordena los correos por quien lo ha enviado Ordena por fecha de recepcin

Ordena el correo por asunto indicado Ordena el correo por archivo adjunto Ordena el correo por aviso Permite visualizar diferentes categoras de ordenamiento. Clic con el botn derecho despliega un men de criterios

Ordena por tamao del mensaje

Firmas
Al igual que podemos firmar una carta estndar, con el correo electrnico tambin podemos dejar nuestro sello. Aunque evidentemente no estamos hablando de firma digital, tal y como se conoce hoy en da, estamos hablando de dejar una tarjeta de identificacin, una firma simple. Para crearnos una firma debemos ir a la barra de men Herramientas --> Opciones, nos aparece una ventana con varias pestaas de las cuales debemos escoger Formato de correo. Nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen siguiente:

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Presionamos en el botn de firmas y pasaremos a la siguiente ventana:

En la ventana de firmas y plantillas podremos crear una firma personalizada que se adjuntar a nuestros mensajes. Se pueden crear diferentes tipos de firmas y asignarles nombres diferentes para seleccionar la firma deseada segn el tipo de correo que estemos enviando.

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Creacin de Carpetas
Adems de las carpetas que trae Outlook por defecto, tambin podemos crear nuestras propias carpetas para llevar una mejor organizacin de la informacin. Por ejemplo, podemos crear carpetas para almacenar la informacin de trabajo, familiar, amigos, etc. Y as, cuantas veces queramos, adems se puede establecer una jerarqua de carpetas, es decir unas dentro de otras, generando de esta manera subcarpetas. Para crear carpetas podemos seguir uno de dos pasos: Desde la barra de men Archivo seleccionamos Carpeta Nueva Carpeta o pulsando el botn derecho del ratn sobre la lista de carpetas y luego seleccionamos Nueva Carpeta. En Cualquier caso, aparece una ventana como la que apreciamos al lado derecho. En la seccin nombre escribiremos el nombre de la carpeta que estamos creando, el tipo de elementos que la carpeta debe contener y luego su ubicacin en la lista de carpetas. La carpeta ser creada en las indicaciones especificadas.

Gestin de las Carpetas

Ahora vamos a ver cmo utilizar la lista de carpetas para gestionarlas. La mayor parte de estas instrucciones las encontraremos en el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del mouse, sobre el rea de carpetas. Bsqueda avanzada... Aparece sobre la parte superior de la vista de contenido de la carpeta. Nos permite realizar una bsqueda dentro del contenido de la carpeta en cuestin. Nueva carpeta... Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la carpeta en que estamos.

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Agregar a la barra de Outlook Nos crea un acceso directo en la barra de Outlook. Se encuentra en la parte inferior del panel de exploracin con el smbolo . Marcar todos como ledos Nos abre todos los correos aunque no los hayamos ledo. Propiedades Permite acceder y modificar las propiedades de la carpeta. Renombrar una carpeta Para renombrar una carpeta disponemos de la opcin Cambiar nombre, pero tambin desde el teclado seleccionando la carpeta que deseamos renombrar y seguidamente pulsando la tecla F2 del teclado, inmediatamente se pondr el nombre de la carpeta en resaltado para poderlo sobrescribir. Copiar una carpeta: Para copiar una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos copiar y seguidamente pulsar la combinacin de teclas Ctrl+C del teclado, y despus para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinacin de teclas Ctrl+V. Otra opcin es utilizando el men Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Copiar. Mover una carpeta: Para mover una carpeta a otra carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos mover y seguidamente pulsar la combinacin de teclas Ctrl+X del teclado, y despus para pegar donde deseemos tendremos que pulsar la combinacin de teclas Ctrl+V. Otra opcin es utilizando el men Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Mover. Eliminar una carpeta: Para eliminar una carpeta disponemos de varias opciones, una de ellas es seleccionar la carpeta que deseamos eliminar y seguidamente pulsar la tecla Supr del teclado, nos aparecer un men contextual pidindonos confirmacin de la eliminacin de la carpeta. Otra opcin es utilizando el men Pop-up de la lista de carpetas y accediendo a Eliminar. Y tambin podemos eliminar una carpeta utilizando el botn eliminar (Ctrl+D) de la barra de herramientas.

Reglas
Para Organizar los e-mail enviados con publicidad, pagos, cartas familiares, etc. Creamos reglas para filtrar, dar prioridad y una utilidad, la publicidad a la basura (o no), pagos al archivador, etc.

Para crear una regla debemos acceder al men Herramientas y seleccionar la opcin Reglas y alertas aparecer la venta que vemos al lado derecho. Hacemos clic sobre el botn nueva regla, esto nos permitir crear una nueva regla segn nuestras necesidades.

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A continuacin, aparecer la ventana que observamos en la parte baja de este texto:

Esta ventana nos ofrece diferentes alternativas de reglas disponibles para seleccionar, cada una es una plantilla que sirve de base para poder personalizar la regla requerida, siguiendo los simples pasos que indica el asistente. Crear la regla desde una plantilla, ofrece una larga lista de posibles reglas de filtrado de correo. Vamos a hacer por ejemplo que nos filtre en una carpeta los correos de un determinado contacto. Para eso seleccionamos la primera opcin Mover los mensajes nuevos de una persona, en el paso 2, en la parte baja, seleccionamos para la persona o lista de distribucin y pulsamos en Siguiente. Esto nos permitir seleccionar el nombre de la persona desde nuestra lista de distribucin o de contactos.

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Ahora vamos a especificar las condiciones que deseamos comprobar al ejecutar la regla, es decir, que deseamos hacer con el mensaje. Se puede especificar pasando varios filtros, pero vamos a hacer uno sencillo para no complicarnos en exceso. Moveremos el mensaje a la carpeta especificada. Luego seleccionamos el botn siguiente. Esto nos llevar a la ventana de excepciones.

En la siguiente ventana podemos especificar una serie de excepciones que evitaran cumplir la regla, si existiera el caso propuesto en la lista que vemos en la imagen. En nuestro caso no vamos a especificar ninguna excepcin. Despus debemos pulsar en Siguiente para continuar con la configuracin de la regla.

Ahora ya tenemos la regla creada, si queremos podemos ejecutar la regla antes de salir del propio asistente o activar la regla especificada. Si se quiere se puede personalizar el nombre de la regla y revisar la descripcin. En finalizar, la regla ser activada y podremos comenzar a utilizarla.

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Adems del botn Nueva Regla... existen unos cuantos botones ms como: Cambiar regla...: Nos permite realizar modificaciones de la regla seleccionada. Copiar...: Que nos permite realizar una copia de la regla. Es til si queremos hacer lo mismo pero para otra direccin de correo, primero copiamos la regla y despus hacemos los cambios oportunos. Eliminar: Borra la regla seleccionada

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Calendario, Contactos, Tareas y Compartir

El Calendario sirve para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer. Si hacemos clic sobre el botn Calendario en el panel de exploracin, accedemos a la funcin de Calendario. En esta vista tenemos en el panel central el da actual dividido en horas y con las tareas que tenemos que hacer, podemos cambiar esta vista mediante las fichas de etiquetas en la parte superior encerradas en crculos rojos, de manera que veamos una semana entera o incluso un mes.

En el panel izquierdo aparece un calendario del mes en curso y el mes siguiente. Sobre el cuadro de tareas podemos planificar una tarea directamente en el diario, arrastrando el elemento al da y a la hora indicada.

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Si tenemos que crear una nueva cita, entonces pulsaremos el botn Nuevo de la barra de herramientas. Donde nos aparecer la siguiente ventana:

En esta ventana tenemos que indicar el Asunto de la cita (por ejemplo: Reunin Cierre 2007). Hay que indicar tambin el Comienzo (da y hora) y el Fin (da y hora). Hay una casilla por si la Cita va a durar todo el da (por ejemplo un cumpleaos). Si queremos que nos avise con antelacin de la cita hay que activar la herramienta correspondiente y decirle con cuanta antelacin queremos el aviso, el aviso sonoro es opcional, pudindose modificar el tipo de sonido.
Guarda y cierra la cita Permite alternar entre la vista de cita y la programacin para revisar la agenda personal La revisin ortogrfica permite corregir errores, consultar sinnimos entre otras cosas

Invita a otros usuarios a una reunin

Las opciones de la cinta permiten seleccionar diferentes alternativas, como aviso, periodicidad, mostrar como, zona horaria importancia entre otras

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Cuando llegue el momento del aviso aparecer una pantalla similar a la siguiente recordndonos la cita. En este momento podemos abrir la cita para hacer anotaciones adicionales, descartar la cita o bien posponerla un tiempo mediante el botn posponer. Por ltimo, tenemos un apartado en el cual podemos escribir una descripcin ms detallada de la Cita. Una vez terminado hay que pulsar Guardar y Cerrar y veremos como aparece nuestra cita planificada. A menudo tenemos Citas que se repiten todos los meses (algn pago), todos los aos (cumpleaos). Con lo que creando una sola vez la cita ya sera suficiente indicndole la periodicidad adecuada. Para ello hay que pulsar sobre el botn Periodicidad.

En esta ventana hay que indicar la Hora de la Cita y la duracin. La frecuencia puede ser: Diaria, Semanal, Mensual o Anual y cada cuntas semanas se repite la Cita. En el intervalo de repeticin se indica el comienzo de la cita y la finalizacin (si la tiene).

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Introduccin a los calendarios compartidos1

Puede compartir informacin de calendario con otros usuarios de Microsoft Office Outlook 2007 de varias formas.

En Calendario, en el panel de exploracin (panel de exploracin: columna en la parte izquierda de la ventana de Outlook que incluye paneles como Accesos directos o Correo y los accesos directos o carpetas dentro de cada panel. Haga clic en una carpeta para mostrar los elementos que hay en la misma.), hay varios vnculos que le ayudarn a empezar a compartir informacin del calendario inmediatamente.
Los vnculos disponibles varan en funcin de las cuentas que se hayan configurado en el perfil de Outlook. Por ejemplo, esta ilustracin muestra lo que ver una persona con una cuenta de Microsoft Exchange.

Abrir un calendario compartido: Cuando use una cuenta de Exchange, podr abrir el calendario de Exchange predeterminado de otra persona siempre que esa persona le haya concedido el permiso pertinente. Si la otra persona cuyo calendario desea abrir no le ha concedido permiso para verlo, Outlook le indicar que solicite a la persona el permiso necesario. Si hace clic en S, se abrir automticamente un mensaje de correo electrnico para solicitar que se comparta el calendario. En el mensaje, se solicita a la persona que comparta su calendario con usted y tambin se ofrece la opcin de compartir su propio calendario predeterminado. Cuando se obtiene acceso a un calendario compartido por primera vez, el calendario se agrega al panel de exploracin. La prxima vez que se desee ver el calendario compartido, se podr hacer clic en l en el panel de exploracin. Compartir mi calendario: Si usa una cuenta de Exchange, puede compartir su calendario de Exchange predeterminado con otra persona. Esta persona recibir una notificacin por correo electrnico de que usted comparte su calendario. Adems, usted podr solicitar a ese destinatario que comparta su propio calendario de Exchange tambin.
NOTA: Si desea compartir un calendario que haya creado y no sea el predeterminado, en el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el nombre del calendario y, a continuacin, haga clic en Compartir nombre del calendario.

Fuente: Microsoft On Line, Outlook 2007

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Enviar un calendario por correo electrnico: Puede enviar cualquiera de sus calendarios a otra persona por correo electrnico. Se trata de un tipo de calendario de Internet llamado Instantnea del calendario. El calendario aparece en el cuerpo de un mensaje de correo electrnico. No obstante, un usuario de Office Outlook 2007 que recibe la instantnea del calendario puede decidir si lo abre como calendario de Outlook. De este modo, se puede mostrar la instantnea del calendario y el calendario actual en modo contiguo o en modo superpuesto. Los destinatarios de instantneas de calendario no reciben los cambios que efecte en el calendario mientras no les enve una nueva instantnea. Para los calendarios a los que puedan suscribirse los destinatarios y mantenerse actualizados con los cambios que usted realice, considere la posibilidad de usar la publicacin de calendarios en Internet. Para obtener ms informacin, vea la siguiente seccin, Publicar mi calendario. Publicar mi calendario: Puede publicar su calendario predeterminado de Office Outlook 2007 en Microsoft Office Online y controlar quin tiene acceso a l en Office Online. Para publicar el calendario en Internet, no es necesario que use una cuenta de Exchange, ni quien lo publica, ni el usuario.
NOTA: Si tiene acceso a un servidor Web compatible con el protocolo de creacin y control de versiones distribuidas en Web (WebDAV), puede optar por publicar calendarios en ese servidor. No obstante, la publicacin en Office Online ofrece mejor control sobre quin puede tener acceso al calendario. Para obtener ms informacin, vea Compartir un calendario en un servidor Web.

Agregar un grupo nuevo: De manera predeterminada, en el panel de exploracin, Office Outlook 2007 organiza los calendarios en tres grupos: Mis calendarios, Calendarios de otras personas y Otros calendarios. Puede cambiar de nombre estos grupos, o crear otros grupos para organizar los calendarios como ms le convenga.

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Contactos
Podemos acceder al apartado destinado a la gestin de la libreta de direcciones y contactos mediante el botn Contactos del panel de exploracin. En este panel podemos seleccionar la vista actual de la lista de contactos. Outlook nos permite tener en una libreta de direcciones una lista con todas las direcciones de las personas a las que escribimos correos electrnicos para que nos sea ms cmodo enviar los mensajes y no tengamos que recordar esas direcciones. Del mismo modo, nos permite agrupar esas direcciones para, por ejemplo, tener las direcciones de la empresa, por otro lado tener las de amigos, familiares en lo que se denomina listas de distribucin. Para introducir un nuevo contacto podemos pulsar el botn Nuevo de la barra de herramientas o bien hacer clic con el botn derecho en el panel central y seleccionar nuevo contacto. En esta ventana iremos rellenando los datos del Nuevo Contacto. Existe la posibilidad de que cada Contacto puede tener varias direcciones de correo electrnico. Una vez completados los datos pulsamos el botn Guardar y cerrar o el botn Guardar y nuevo en caso que queramos seguir introduciendo contactos.

En el caso de las listas de Distribucin lo que se hace es poner un Nombre para la Lista de Distribucin y seleccionar los miembros de la nueva Lista.

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Tareas
Una tarea es una actividad a la que se desea efectuar un seguimiento hasta su finalizacin. Para acceder a la gestin de tareas pulsaremos el botn Tareas en el panel de exploracin. En el panel de la izquierda podemos seleccionar la vista que queramos mientras que en el panel central se mostrar la lista de tareas.

Para agregar una nueva tarea pulsamos el botn Nuevo entonces se nos mostrar una pantalla como esta: Aqu podemos completar los campos con la informacin de la tarea. En el detalle podemos incluso insertar archivos, etc Se puede establecer al igual que en las citas la periodicidad en el caso en el que sea una tarea que se repita en el tiempo e invitar a contactos a compartir dicha tarea.

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Qu es el uso compartido de tareas?

Cuando se utilizan con una cuenta de Exchange (Computadores conectados en red de rea local utilizando software de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 preferentemente), es posible compartir tareas entre usuarios. El uso compartido de tareas no se limita a la carpeta Tareas predeterminada, que se crea en todos los perfiles de Outlook. Puede crear otras carpetas de tareas personalizadas y elegir cules de ellas desea compartir. Por ejemplo, puede crear una carpeta de tareas para un proyecto determinado. A continuacin, puede compartir el acceso a dicha carpeta con sus colegas para que puedan revisar la lista de tareas. Nota: Todos los mensajes, contactos y tareas de Outlook se pueden marcar como privados para que los dems usuarios no vean estos elementos en las carpetas compartidas. El uso de tareas compartidas se lleva a cabo mediante mensajes de correo electrnico de invitacin y solicitudes para compartir. Las invitaciones para compartir ofrecen al destinatario acceso a las carpetas de tareas del remitente. Cuando enva una invitacin para compartir para la carpeta Tareas predeterminada, tambin puede solicitar al destinatario que permita el uso compartido de su carpeta Tareas predeterminada. Nota: Si desea solicitar acceso a otra carpeta de tareas que haya creado el destinatario (distinta de su carpeta Tareas predeterminada), deber enviarle un mensaje de correo electrnico pidindole permiso para usar esa carpeta en concreto. El destinatario podr enviarle una invitacin para compartir esa carpeta de tareas.

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con usuarios concretos

La carpeta Tareas predeterminada de Outlook se crea en cada perfil de Outlook. carpeta no se puede cambiar de nombre ni eliminar. En Tareas, en el panel de exploracin, haga clic en Compartir la carpeta Mis tareas. Nota: Si utiliza el panel de exploracin en la vista minimizada, en el panel de exploracin, haga clic en Panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Compartir la carpeta Mis tareas. Esta

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En el cuadro Para, escriba el nombre del destinatario del mensaje en el que le invita a compartir. Opcionalmente, puede cambiar el Asunto. Adems, puede solicitar permisos para ver la carpeta Tareas predeterminada del destinatario. Para ello, active la casilla de verificacin Solicitar permiso para ver: carpeta Tareas del destinatario. Nota: Si desea solicitar acceso a una carpeta de tareas que no sea la carpeta Tareas predeterminada, debe enviar un mensaje de correo electrnico pidiendo permiso para tener acceso a esa carpeta concretamente. En el cuerpo del mensaje escriba la informacin que desee incluir. Haga clic en Enviar. Revise el cuadro de dilogo de confirmacin y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

Compartir la carpeta de tareas predeterminada con todos los usuarios

En Tareas, en el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la carpeta Tareas predeterminada. Normalmente, est en Mis tareas y aparece como Tareas. Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido. En la ficha Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, elija un nivel de permiso. Explicacin de los niveles de permiso

Con este nivel de permiso (o funcin) Puede: Propietario: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, as como crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta puede cambiar el nivel de permisos que los dems usuarios tienen en la carpeta (no se aplica a los delegados). Editor de publicacin: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos, as como crear subcarpetas (no se aplica a los delegados). Editor: Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos y archivos. Autor de publicaciones: Crear y leer elementos y archivos, crear subcarpetas, as como modificar y eliminar los elementos que cree (no se aplica a los delegados). Autor: Crear y leer elementos y archivos, as como modificar y eliminar los elementos y archivos que cree. Colaborador: Solamente crear elementos y archivos. No se muestra el contenido de la carpeta (no se aplica a los delegados). Revisor: Leer elementos y archivos exclusivamente.

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Personalizada: Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta (no se aplica a los delegados). Ninguno: No tiene ningn permiso. No puede abrir la carpeta. Los permisos pueden personalizarse activando las casillas de verificacin y seleccionando las distintas opciones de la seccin Permisos.

Nota: Para compartir una carpeta de tareas personalizada con usuarios concretos, o bien con todos los usuarios repita los pasos anteriores, segn corresponda, seleccionando previamente su carpeta personalizada.

Revocar o cambiar el acceso de otras personas a sus carpetas de tareas

En cualquier momento, puede modificar o revocar los permisos de acceso de un usuario a sus carpetas de tareas. En Tareas, en el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse en la carpeta de tareas cuyos permisos desee modificar. Haga clic en Cambiar permisos de uso compartido. En la ficha Permisos, en el cuadro Nombre, haga clic en Predeterminado. En Permisos, en la lista Nivel de permiso, elija un nivel de permiso.

Asignacin de Tareas
Despus de crear una tarea y asignrsela a alguien, quiz tenga algunas tareas de administracin para realizar su mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, quiz desee informes de estado y actualizaciones sobre el progreso de la tarea. Adems, si la persona a la que asigne la tarea la rechaza, quiz desee reasignarla a otra persona. Para asignar una tarea primero debe crear la tarea y, a continuacin, enviarla a alguien como una solicitud de tarea. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea o asignarla a otro usuario. Si se rechaza la tarea, se le devuelve a usted.

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Nota: Aunque se le devuelva una tarea rechazada, continuar siendo propiedad del destinatario hasta que usted reclame su propiedad devolviendo la tarea a su propia lista de tareas. Si el destinatario acepta la tarea, esa persona se convierte en su propietario permanente. Si esa persona asigna ms tarde la tarea a otra persona, esa nueva persona se convertir en la propietaria. El propietario es el nico que puede realizar cambios en la tarea. Cuando un propietario actualiza una tarea, Microsoft Office Outlook actualiza todas las copias de la tarea: la copia de la persona que envi originalmente la solicitud de tarea y todas las copias de todos los anteriores propietarios de la tarea. Cuando el propietario finaliza la tarea, Outlook enva automticamente un informe de estado a la persona que asign originalmente la tarea, a todos los propietarios anteriores y a cualquier persona que haya solicitado un informe.

Sugerencia: Si asigna una tarea a ms de una persona simultneamente, no podr conservar una copia actualizada de la tarea en su lista de tareas. Por lo tanto, para asignar un proyecto que implique a ms de una persona y que Outlook contine ofreciendo informacin de su progreso, divida el proyecto en tareas separadas y asigne cada tarea individualmente. Por ejemplo, para hacer el seguimiento de un informe que vayan a escribir tres redactores, cree tres tareas separadas denominadas Escribir informe: Redactor 1, Escribir informe: Redactor 2 y Escribir informe: Redactor 3, y asigne cada tarea individual al redactor correspondiente. Tambin puede haber ocasiones en las que sea usted la persona que recibe una asignacin de tarea. Cuando reciba una asignacin de tarea, debe decidir si acepta o rechaza la tarea. Quiz se le pida tambin que informe sobre su progreso. Con Outlook, la administracin de tareas es rpida y eficiente.

Asignar una tarea a otro usuario

Siga uno de estos procedimientos: Para asignar una nueva tarea, en el men Archivo elija Nuevo y haga clic en Solicitud de tarea.

Para asignar una nueva tarea: En la lista de tareas, abra la tarea que desee asignar. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Asignar tarea.

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En el cuadro Para, escriba el nombre o la direccin de correo electrnico de la persona a la que desea asignar la tarea. Para seleccionar el nombre en una lista, haga clic en el botn Para. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea. Note que, para una tarea existente, el cuadro Asunto ya tiene contenido. Seleccione las opciones de Fecha de vencimiento y Estado que desee. Active o desactive las casillas de verificacin Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est completada. Si desea que la tarea se repita, en el men Tarea, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuerpo de la tarea peridica, escriba la informacin que desee incluir en la tarea. Haga clic en Enviar. Nota: Si asigna una tarea peridica, en su lista de tareas quedar una copia de la tarea pero no se actualizar. Si activa la casilla de verificacin Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est completada, recibir un informe de estado cada vez que se complete una repeticin de la tarea.

Reenviar una tarea a otro usuario para que haga un seguimiento Abra la tarea que desea enviar. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Reenviar. Mtodo abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL+F. Escriba nombres de destinatarios o direcciones de correo electrnico en los cuadros Para y Cc. En el cuerpo de la tarea, escriba el mensaje que desee incluir. Para enviar ms de una tarea, arrastre las tareas adicionales de la lista de tareas al cuerpo de la tarea que est reenviando. Haga clic en Enviar.

Reclamar la asignacin de una tarea rechazada Abra el mensaje de correo electrnico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Devolver a la lista de tareas. Tambin puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en Devolver a la lista de tareas.

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Hacer el seguimiento de tareas asignadas Hay tres formas de hacer el seguimiento de las tareas asignadas a otras personas: 1. Conservar automticamente copias de las tareas asignadas y recibir informes de estado automatizados En el men Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en Opciones de Tareas. Seleccione la casilla de verificacin Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas. Seleccione la casilla de verificacin Enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas. 2. Ver las tareas que ha asignado a otros usuarios Haga clic en Tareas. En el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Asignacin. 3. Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada Abra la tarea actualizada cuya lista desea ver. En la ficha Detalles, vea los nombres del cuadro Lista de actualizacin.

Aceptar o rechazar una asignacin de tareas Abra la tarea o la solicitud de tarea. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Aceptar o Rechazar. Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en Modificar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuacin, haga clic en Enviar. Haga clic en Enviar la respuesta ahora.

Enviar un informe de estado o un comentario acerca de la asignacin de una tarea Abra la tarea sobre la que desea enviar un informe de estado o un comentario. En la ficha Tarea, en el grupo Administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, Responder o Responder a todos. Escriba nombres de destinatarios o direcciones de correo electrnico en los cuadros Para y Cc. Si la tarea se le asign a usted, se agregarn los nombres de los usuarios que se van a actualizar. En el cuerpo del mensaje, escriba la informacin que desee incluir en el informe de estado. Haga clic en Enviar.

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Compartir Informacin
Trabajando con Exchange existen diferentes maneras de compartir informacin: En primer lugar podemos utilizar la funcionalidad de la delegacin como hemos visto en el punto anterior, tambin tenemos la posibilidad de asignar permisos a nuestras carpetas privadas, lo cual es muy similar a la delegacin pero sin la posibilidad de enviar informacin en nombre de otro y adems disponemos de las carpetas pblicas, en este apartado aprenderemos a manejar estas carpetas. Nota: No existen diferencias significativas en la forma de trabajar para Outlook 2003 y Outlook 2007 en todo lo que se refiere a compartir informacin. Carpetas pblicas: Las carpetas pblicas estn ubicadas en el servidor de Exchange de manera que varios usuarios pueden acceder simultneamente. Su principal funcin es compartir mensajes, contactos, documentos y otros elementos. Podemos acceder a las carpetas pblicas a travs del icono de la lista de carpetas. Dentro existen dos entradas llamadas Favoritos y Todas las carpetas pblicas. Los favoritos nos permiten un acceso rpido a los elementos utilizados ms frecuentemente. Bajo Todas las carpetas pblicas nos encontraremos las carpetas compartidas que existan en el servidor. Creacin de una carpeta pblica: Para crear una carpeta pblica nos situaremos en la ubicacin donde queramos crear la carpeta bajo Todas las carpetas pblicas y pulsaremos Nueva carpeta. Escribimos el nombre de la carpeta y seleccionamos el tipo de datos que va a contener. Podemos seleccionar entre: Elementos de correo y elementos para exponer: puede contener mensajes de correo, archivos, anuncios... Elementos de contacto: para compartir contactos. Elementos de calendario: podemos compartir una agenda con sus citas. Elementos de tareas: para compartir una lista de tareas comn. Elementos de nota y elementos de diario: para compartir estos tipos de datos.

Configuracin de las propiedades de carpetas: Despus de haber creado la carpeta podemos acceder a las propiedades mediante el men contextual del botn derecho. Desde esta opcin vamos a poder asignar los permisos de acceso a nuestra carpeta: Mediante el botn agregar seleccionaremos los usuarios a los que queremos dar acceso y a travs de los controles de la seccin Permisos determinaremos el nivel de seguridad para cada usuario.

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Seguimiento
Al marcar un mensaje, una convocatoria de reunin, un contacto o anuncio, se le agrega un icono de marca. Utilice las marcas para acordarse de realizar el seguimiento de un problema o indicar una solicitud a otra persona. Tambin puede utilizar marcas para establecer un aviso para el mensaje o el contacto. Utilice las seis marcas de color para administrar los elementos de correo electrnico entrantes marcndolos segn el tipo de seguimiento. Por ejemplo, utilice la marca roja para los mensajes que requieran atencin inmediata y la marca azul para los que pueda leer ms tarde. Al agregar una marca de mensaje, el color de fondo de la columna Estado de marca cambia para facilitar la bsqueda rpida de elementos en la lista de mensajes mientras se desplaza por sta. Los elementos que marque aparecern automticamente en la carpeta de bsqueda Para seguimiento. Sin embargo, los elementos de correo electrnico recibidos con una marca de mensaje, no aparecern en esta carpeta de bsqueda, a menos que los marque. Cuando un mensaje o un contacto est marcado, aparece en la columna Estado de marca una de las siguientes marcas. Indicador ninguna Significa Sin marca Marcado Marcado como completado Cuando el destinatario recibe un mensaje con una marca, aparece un comentario acerca de la finalidad de la marca en la parte superior del mensaje. Si activa un aviso, tambin aparecer la fecha en la parte superior del mensaje. Para agregar o eliminar una marca realice los siguientes pasos: Agregar una marca En el mensaje o contacto, haga clic en Seguimiento. En la lista Marca, seleccione o escriba el texto que desee. En la lista Color de marca, seleccione la marca de color que desee.

Agregar automticamente una marca mediante una regla En el men Herramientas, haga clic en Reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. En Paso 1: seleccione una plantilla, haga clic en Marcar los mensajes de una persona con una marca coloreada. Haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones del Asistente para reglas. Si desea ejecutar una regla creada recientemente en mensajes que ya se encuentran en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificacin Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "Bandeja de entrada", situada en la ltima pgina del Asistente para reglas.

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Para que esta regla se aplique a todas las cuentas y cada Bandeja de entrada, active la casilla de verificacin Crear esta regla en todas las cuentas, situada en la ltima pgina del Asistente para reglas.

Quitar una marca En el mensaje o contacto, haga clic en Seguimiento. Haga clic en Borrar marca.

Quitar automticamente las marcas de los mensajes recibidos En el men Herramientas, haga clic en Reglas y alertas. Haga clic en Nueva regla. Haga clic en Iniciar desde una regla en blanco. En Paso 1: seleccione cundo se deben comprobar los mensajes, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y, a continuacin, en Siguiente. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione marcado para accin. Haga clic en accin y, a continuacin, en la marca que desee. Para borrar todas las marcas, haga clic en Cualquiera. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, en Siguiente. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, haga clic en borrar la marca del mensaje y, a continuacin, en Siguiente. Siga las instrucciones del Asistente para reglas. Si desea ejecutar una regla recin creada en mensajes que ya se encuentran en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificacin Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "Bandeja de entrada", situada en la ltima pgina del Asistente para reglas. Para que esta regla se aplique a todas las cuentas y a cada bandeja de entrada, active la casilla de verificacin Crear esta regla en todas las cuentas situada en la ltima pgina del Asistente para reglas. Si lo desea puede personalizar la marca asignada utilizando el men contextual que aparece al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la banderilla de marca. En esta versin usted puede incluir adems un aviso sonoro o alarma si decide hacer un seguimiento posterior a la lectura.

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Dar nombres a las marcas rpidas coloreadas

Puede que le resulte de utilidad agregar una etiqueta de texto a las marcas rpidas coloreadas que utiliza para mantener el control sobre lo que significa cada marca coloreada. Para asignar nombres a sus marcas rpidas, haga clic sobre el icono de clasificar, a continuacin, seleccione Todas las categoras, aparecer la ventana que se muestra a continuacin:

Asgnele un nombre a cada una de ellas. Los nombres pueden tener el texto que desee. Utilice el botn de cambiar nombre. Adems, esto permite realizar bsquedas rpidas por marca de color y organizar sus correos de esa manera. Cada marca coloreada, es una categora personalizada a la que usted asigna una regla, lo que permite agrupar rpidamente el correo importante. La asignacin de colores est disponible al lado izquierdo de la marca de seguimiento y aparecer un men contextual al hacer clic con el botn derecho del mouse. Debe, sin embargo, marcar los correos cuando los recibe.

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Formularios
Un formulario constituye un modo sencillo de distribuir y recoger informacin electrnicamente. Por ejemplo, un formulario puede estar disponible para todos los usuarios para hacer un pedido de suministros o para exponer informacin en una carpeta pblica. Microsoft Outlook proporciona formularios integrados, como el formulario Mensaje, para redactar mensajes y el formulario Contacto para escribir la informacin de un contacto. Si ha enviado un mensaje de correo electrnico o ha creado una cita, ha utilizado un formulario. Todos los elementos de Outlook estn basados en formularios.

Utilice el entorno de diseo de formularios de Outlook para crear formularios personalizados. Utilice un formulario integrado para potenciar la funcionalidad del elemento que asocie; por ejemplo, para incluir la comprobacin automtica de nombres en un formulario personalizado, puede crear el formulario a partir de un mensaje de correo electrnico. Para modificar un formulario, puede agregar y quitar campos, controles, opciones y fichas. Puede guardar un formulario como archivo para utilizarlo como plantilla, puede guardarlo en otro programa o en una biblioteca de formularios para que est disponible para otros usuarios. Los programadores pueden ampliar los formularios con controles ActiveX de Microsoft y colocar las pginas Web directamente en los formularios utilizando el control Web Browser. Los formularios se pueden programar utilizando VBScript (Visual Basic Scripting Edition de Microsoft). No puede disear formularios de Outlook con Microsoft Visual Basic o Visual Basic para aplicaciones (VBA), aunque puede utilizar formularios creados por el Diseador de formularios de Microsoft Exchange en Outlook. Para utilizar el Diseador de formularios de Microsoft Exchange, debe instalar un componente en tiempo de ejecucin opcional del mismo que puede descargar en el Centro de descarga de Microsoft Office. Para crear un formulario personalizado en Microsoft Outlook, siempre se comienza eligiendo uno de los formularios predeterminados de Outlook. En la mayora de los casos, el tipo de formulario que desea personalizar est determinado por el tipo de solucin que desea crear. La siguiente tabla enumera los tipos de formularios y cmo se utilizan normalmente.

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Formulario Contacto Lista de distribucin Tarea Mensaje de correo Publicar

Cita Entrada del diario

Descripcin Utilcelo para realizar el seguimiento de la informacin acerca de una persona u organizacin. Utilcelo para crear una lista de contactos y direcciones de correo electrnico que se puede utilizar como una direccin de correo electrnico nica. Utilcelo para realizar el seguimiento de la informacin acerca de una tarea que es necesario realizar. Utilcelo para enviar informacin a un usuario con un formato especfico o como medio para que los usuarios escriban datos y lo enven a otros. Utilcelo para facilitar una conversacin en una carpeta pblica de Microsoft Exchange o para utilizarlo con otros fines, como la exposicin de archivos adjuntos en una carpeta. Utilcelo para representar una reunin o evento programado. Utilcelo para registrar informacin acerca de otro elemento o de un evento.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando decida qu tipo de formulario utilizar: Cul es la naturaleza de las soluciones que desea crear? Si el formulario se va a enviar, un mensaje de correo sera apropiado. Si la solucin se va a utilizar para realizar el seguimiento de informacin en una carpeta, sera ms apropiado un formulario para exponer, o bien de contacto, tarea o cita. Qu formulario proporciona mejor las funciones que necesita? Los formularios predeterminados de Outlook pueden proporcionar muchas de las funciones, por lo que debe elegir la que requiera menos personalizacin. Qu campos estndar hay disponibles para el formulario? Cada formulario de Outlook tiene su propio conjunto de campos estndar para realizar el seguimiento de estos tipos de elementos. Piense en utilizar el formulario cuyos campos se aproximen ms a sus necesidades. Qu pginas del formulario se pueden personalizar? Algunas pginas de los formularios de Outlook no se pueden personalizar, aunque puede ocultarlas si lo desea.

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Vista de Diseo de un Formulario

Considere siempre que tiene la opcin de disear el formulario desde cero o bien, programar un formulario con Visual Basic de Outlook.

Macros
Las macros en Outlook estn en visual basic, como en todos los programas de la suite office. As como en Word y Excel puedes empezar grabando una serie de acciones y ver despus la macro, lo cual facilita mucho el trabajo, en especial para los que empiezan, en Outlook debes programarlas usted mismo. Para crear una macro tiene que presionar en la barra de men la opcin Herramientas, elija Macro y, a continuacin, haga clic en Editor de Visual Basic.

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Una macro es cualquier subrutina pblica de un mdulo de cdigo. Una funcin o subrutina privada no puede ser una macro y una macro no se puede ubicar en un mdulo de clase o formulario.

Pasos para crear una macro: 1 En la ventana Proyecto, haga doble clic en el mdulo donde desea incluir la macro. 2 En el men Insertar, haga clic en Procedimiento. 3 En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la macro. El nombre no puede contener espacios. 4 Haga clic en Aceptar. 5 La plantilla de subrutinas de macros aparece en la ventana del mdulo de cdigo. 6 En el texto principal de la subrutina, escriba el cdigo (instrucciones) que desee ejecutar.

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El Diario
Hemos visto que una de las carpetas que nos crea Outlook por defecto es la carpeta Diario, veamos para qu sirve y cmo utilizarla. La carpeta Diario sirve, como su nombre indica para llevar un diario de las cosas que tenemos que hacer. Si hacemos clic sobre la carpeta Diario en la lista de carpetas, se abre la ventana Diario

Esta es la barra que nos ofrece Outlook cuando entramos en el diario. Aunque tambin disponemos de un men Pop-up pulsando con el botn derecho del ratn sobre la superficie en blanco de la zona del diario nos aparece un men como el que vemos en la imagen de la derecha. Prcticamente tienen las mismas opciones aunque varan algunas, como por ejemplo en la barra del diario dispone de la opcin Buscar, sin embargo disponemos de la opcin Agrupar por... que en la barra de men no est.

La primera vez que pulsamos sobre la carpeta Diario nos aparece una ventana solicitando la confirmacin de si queremos activar el diario. Esto quiere decir que si activamos el diario se anotarn automticamente las opciones indicadas sin necesidad de nuestra intervencin. Tal como se aprecia en la figura superior. Las opciones que podemos automatizar con el diario se pueden ver en la imagen inferior, son todas anotaciones referidas a un contacto en particular o varios al mismo tiempo.

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Se puede acceder a esta pantalla desde el men Herramientas -> Opciones... y dentro pulsamos el botn Opciones del Diario... El diario dispone principalmente de tres tipos de vistas diferentes como son: Donde podemos ver en la pantalla del diario el da al completo dividido por las 24 horas del da. Donde podemos ver en la pantalla del diario la semana completa dividida por los siete das de la semana. Donde podemos ver en la pantalla del diario el mes completo correspondiente a este mes.

Adems de estos tres tipos de vistas, el diario dispone de un pequeo men en la parte izquierda de la pantalla donde podemos seleccionar el tipo de vista preferido, como por ejemplo Por tipo, Por contacto, Por categora... Para crear una anotacin en el diario disponemos de varias opciones: Podemos hacer Doble Clic sobre el da en el que deseamos crear una anotacin. Podemos pulsar sobre el botn nuevo en la barra de herramientas del diario. Podemos hacer clic sobre la opcin Nueva entrada del diario del men Pop-up del diario. A continuacin nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen inferior donde podemos rellenar los campos con la anotacin que deseemos en el diario. Incluso disponemos de alarma por si queremos que nos recuerde algn evento mientras estamos trabajando.

Una vez completada la entrada en el diario, solo nos queda pulsar sobre el botn Guardar y cerrar, para que quede almacenada la anotacin en el diario.

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Novedades de Microsoft Office Outlook 20072

Microsoft Office Outlook 2007 le permite administrar exhaustivamente el tiempo y la informacin. Al utilizar nuevas caractersticas como Bsqueda instantnea y barra Tareas pendientes, puede organizar y localizar al instante la informacin que necesita. Las nuevas funciones para compartir calendarios, la tecnologa Microsoft Exchange Server 2007 y el acceso mejorado a la informacin Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, le permiten compartir de forma segura con compaeros de trabajo, amigos y familiares los datos almacenados en Office Outlook 2007, sin importar la ubicacin de esas personas. Office Outlook 2007 simplifica las tareas de dar prioridades y controlar su tiempo, permitindole centrarse en los asuntos ms importantes.

Administrar el tiempo y la informacin

Para ayudarle a administrar mejor su tiempo e informacin, Office Outlook 2007 ofrece varias caractersticas nuevas y mejoradas, desde Bsqueda instantnea hasta la integracin de las tareas en el calendario. Estas caracterstica facilitan el poder ubicar, administrar, dar prioridad y actuar sobre toda la informacin que se recibe a diario.

Bsqueda rpida de la informacin que necesita

Bsqueda instantnea Office Outlook 2007 proporciona una forma nueva y rpida de encontrar la informacin, sin importar en qu carpeta se encuentre. Ahora Outlook emplea la misma tecnologa de bsqueda que la utilizada en Microsoft Windows, de forma que pueden enviar rpidamente los resultados independientemente del tamao del buzn. Adems, un diseo visual mejorado muestra cada resultado individual de la bsqueda inmediatamente, tan pronto como est disponible, mientras la bsqueda se sigue ejecutando. Ahora, las bsquedas aparecen en el mismo lugar sin importar en qu parte de Outlook se encuentre usted. Tambin puede reenviar su consulta a la bsqueda del escritorio de Windows y as poder realizar una bsqueda ms amplia por todo el equipo. Categoras de color Las nuevas categoras de color le ofrecen una nueva forma visual para personalizar elementos y distinguir unos elementos de otros, facilitando la bsqueda de informacin. Por ejemplo, suponga que desea asignar una categora de color a todos los

Fuente: Microsoft Office On line

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elementos relacionados de un proyecto determinado. Puede agregar la misma categora de color a los elementos de correo electrnico, calendario y tareas, de forma que pueda localizar todos los elementos de ese proyecto a la vez. Si ms adelante necesita encontrar la informacin, puede buscar y ordenar por categoras de color para identificar rpida y visualmente los elementos que est buscando. Categoras de color mviles Ahora las categoras de color se guardan en el archivo de datos predeterminado, en vez de en el Registro de Windows. Si utiliza una cuenta de correo electrnico Microsoft Exchange, ahora las categoras estarn disponibles en todos los equipos con los que trabaje. Interfaz de usuario orientada a los resultados Office Outlook 2007 presenta una interfaz de usuario mejorada de forma que redactar, dar formato y actuar sobre el correo electrnico sea ms fcil e intuitivo. Ahora puede tener acceso a todas las amplias caractersticas y funciones de Outlook en una ubicacin fcil de encontrar dentro de sus mensajes de correo electrnico. Vista previa de datos adjuntos Mediante la nueva vista previa de datos adjuntos, con un solo clic podr ver los datos adjuntos desde el Panel de lectura. Esta mejora le ahorrar tiempo y le permitir ver los datos adjuntos en contexto con el mensaje de correo electrnico. Panel de exploracin minimizado Ahora, el panel de exploracin se puede minimizar en una barra de botones verticales, lo que le proporcionar ms espacio en el rea de trabajo, adems de permitirle un rpido acceso a la vista Carpetas favoritas y a otras vistas. Nombres en texto yomi Office Outlook 2007 admite, en Contactos, nombres japoneses en texto yomi. Cambio en la vista Semana en el Calendario Office Outlook 2007 presenta una nueva vista de la semana. La vista de la semana anterior presentaba los das en formato de dos columnas, parecido a una agenda. La nueva vista de la semana es similar a las vistas de la semana laboral de las versiones anteriores. Nivel de detalle predeterminado El nivel de detalle predeterminado del mes se ha cambiado.

Administrar rpidamente sus prioridades diarias

Barra Tareas pendientes La nueva barra Tareas pendientes integra las tareas, los mensajes de correo electrnico marcados para seguimiento, prximas citas y la informacin del calendario en una prctica ubicacin. Tambin incluye las tareas del programa de toma de

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notas Microsoft Office OneNote 2007, de Microsoft Office Project 2007 y de los sitios Web de Windows SharePoint Services 3.0. La barra Tareas pendientes le proporcionar una vista consolidada de sus prioridades diarias. Marcar el correo para su seguimiento Ahora, las marcas son ms tiles por todo Outlook. Puede utilizar una marca para crear rpidamente un elemento para seguimiento y que se pueda realizar ese seguimiento tanto en la barra Tareas pendientes como en la Bandeja de entrada e incluso en el Calendario. Las marcas tambin siguen siendo tiles para establecer avisos tanto personales como para otras personas. Integracin de tareas en el Calendario Office Outlook 2007 integra las tareas en el calendario dentro de la Lista de tareas diarias de forma que las pueda ver al aparecer debajo de sus citas y reuniones diarias. Para asignar el tiempo de trabajo para una tarea, simplemente arrastre la tarea hasta su calendario. Cuando finalice una tarea en un da determinado, esa tarea se incluir en ese da y obtendr un registro visual del trabajo realizado. Las tareas sin terminar pasan al da siguiente y se acumulan hasta que las marque como finalizadas. Funciones de programacin mejoradas La mejora de las funciones de programacin en Office Outlook 2007 y Exchange 2007 le ayudan a programar reuniones fcilmente y en menos tiempo. Cuando utiliza Exchange 2007, se revisan los programas de los asistentes y se recomienda una hora y una ubicacin idneas para la reunin. Varias mejoras en Office Outlook 2007 facilitan el uso del calendario a aquellas personas que utilizan Exchange 2003 o Exchange 2007. Cuando se realizan cambios en la ubicacin o en el orden del da de una reunin, los asistentes reciben la informacin de la actualizacin, en vez de tener que volver a aceptar la reunin. Adems, los cambios aparecen resaltados en la actualizacin de la reunin, facilitando la localizacin de la informacin modificada.

Conectarse sin fronteras

Para ayudarle a realizar una conexin con otras personas que trabajen en otras ubicaciones o en otras plataformas, Office Outlook 2007 proporciona mejoras importantes para compartir calendarios fcilmente, para admitir un Really Simple Syndication (RSS) original y para la integracin de la informacin Windows SharePoint Services 3.0.

La informacin importante al alcance de su mano

Al entrar directamente la informacin importante en su Bandeja de entrada, Office Outlook 2007 le pone en contacto con la informacin que necesita diariamente.

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Realizar una conexin de las listas de Windows SharePoint Services 3.0 con Outlook Office Outlook 2007 le permite interactuar desde cualquier sitio y a cualquier hora con la informacin almacenada en las listas de SharePoint. Puede conectar calendarios, bibliotecas de documentos, discusiones electrnicas, contactos y tareas en Office Outlook 2007 y, a continuacin, abrir una vista previa, buscar o editar el contenido. Cualquier cambio que realice en esa informacin se actualiza tanto en la versin del servidor como en su explorador Web. Las nuevas caractersticas de Office Outlook 2007, como calendarios superpuestos, tarjetas de presentacin electrnicas y la barra Tareas pendientes, tambin incorporan contenido de SharePoint. Fuentes Really Simple Syndication (RSS) Las fuentes RSS proporcionan la manera adecuada para que las personas que publican contenido distribuyan informacin en un formato estndar. Un ejemplo comn de contenido RSS son los orgenes de informacin que se actualizan frecuentemente, como los encabezados de noticias o los registros Web personales (denominados blogs). La ventaja de RSS radica en poder agregar todo el contenido desde varios orgenes Web en una sola ubicacin, adems de no tener que proporcionar su direccin de correo electrnico a las personas que publican contenido para recibir la informacin. Ya no tendr que visitar varios sitios Web para obtener la ltima informacin sobre los temas que le interesan. Configuracin automtica de cuenta La nueva caracterstica Configuracin automtica de cuenta agrega las cuentas a Office Outlook 2007 fcilmente. Simplemente escriba el nombre de la cuenta y la contrasea desde su cuenta de correo electrnico de Exchange, POP3 o IMAP. Office Outlook 2007 configura la cuenta por usted. Ya no tendr que recordar el nombre del servidor o cualquier otra informacin oculta, configurar los puertos ni nada ms. Si utiliza una cuenta de Exchange 2007, su cuenta permanece actualizada porque presenta una conexin dinmica al servidor que ejecuta Exchange. De esta forma, si mueve su buzn desde un servidor a otro, Office Outlook 2007 detecta el cambio automticamente y sigue admitiendo su trabajo diario sin interrupciones.

Compartir fcilmente informacin con cualquier persona, en cualquier lugar

Instantneas del calendario Puede enviar su calendario a cualquier persona en un mensaje de correo electrnico. Los destinatarios podrn abrir el calendario tanto en sus exploradores Web como en Outlook. Suscripciones a los calendarios de Internet Los calendarios de Internet son calendarios que estn compartidos en Internet. Estos calendarios, creados en Outlook o en otra aplicacin, se descargan desde un servicio de publicacin de calendarios o desde un sitio Web especial donde los usuarios pueden hospedar calendarios o suscribirse a calendarios. En las

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suscripciones a los calendarios de Internet se incluye informacin que instruye a Outlook para conocer dnde y con qu frecuencia debe realizar consultas sobre las actualizaciones. Calendarios superpuestos Al ver los calendarios en modo superpuesto, puede desplazarse por varios calendarios que aparecen uno encima de otro, facilitando la comparacin de su calendario con el de un compaero de trabajo o equipo, para de esta forma poder comprobar la disponibilidad de cada uno y programar una reunin. Publicar calendarios en Microsoft Office Online Puede compartir su calendario con cualquier persona o solamente con las personas que designe, publicando sus calendarios de Internet en Office Online. Tarjetas de presentacin electrnicas Puede crear y compartir tarjetas de presentacin electrnicas personalizadas, que le proporcionan una forma personalizada de comunicar su informacin. Puede compartir su tarjeta como un archivo de datos adjuntos o como parte de su firma electrnica. Mediante las tarjetas de presentacin electrnicas, puede personalizar la informacin de contacto, as como agregar logotipos y fotos de forma que los contactos sean ms personales y de fcil localizacin. Las tarjetas de presentacin electrnicas pueden intercambiarse de forma sencilla a travs de mensajes de correo electrnico, y las puede guardar en su carpeta Contactos. Guardar como PDF o XPS Office Outlook 2007 admite la exportacin de los archivos a los siguientes formatos: Formato de documento porttil (PDF) El formato PDF es un formato de archivo electrnico de diseo fijo que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que el archivo mantendr exactamente el formato de diseo con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrn modificar fcilmente. El formato PDF tambin es til para documentos que se van a reproducir por mtodos de impresin comercial. Especificacin de papel electrnico basado en XML (XPS) XPS es un formato de archivo electrnico que preserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendr exactamente el formato de diseo con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima, y que los datos del archivo no se podrn modificar fcilmente.

Nota La creacin de PDF y XPS slo es posible cuando se abre un elemento en Office Outlook 2007. El men Archivo de la ventana principal de Outlook no proporciona acceso a esta funcionalidad. Podr guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system nicamente despus de instalar un complemento.

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Integracin de Microsoft Office InfoPath 2007 en Outlook La integracin total de Office Outlook 2007 con Office InfoPath 2007 hace posible que se pueda incrustar un formulario InfoPath en un mensaje de correo electrnico y enviarlo junto con una solicitud para que los destinatarios rellenen la informacin solicitada. Las nicas acciones que los destinatarios deben realizar son: responder al mensaje y completar el formulario incrustado. Una vez que haya reunido las respuestas, puede exportar los datos a Microsoft Office Excel 2007 para su anlisis o combinar las respuestas de los formularios recibidos en un formulario principal. Asistente para fuera de oficina Anteriormente, cuando se iniciaba Outlook y el Asistente para fuera de oficina estaba activado, apareca un cuadro de dilogo con informacin que le alertaba sobre esa situacin. En Office Outlook 2007, si tiene activadas las respuestas automticas para fuera de oficina, aparecer una nota en la barra de estado. Ahora, si utiliza una cuenta Exchange 2007, puede programar el tiempo fuera de la oficina por adelantado y no tendr que preocuparse de si el Asistente para fuera de oficina est activado o desactivado. Adems, si utiliza cuentas de correo electrnico de Exchange 2007, podr crear distintos mensajes para distintos destinatarios, los que pertenecen y los que no pertenecen a la organizacin. Unified Messaging Mediante la utilizacin de Exchange 2007, el correo de voz y los faxes se pueden enviar a la Bandeja de entrada de Office Outlook 2007. Soporte para nombres de dominio internacionalizados Ahora, Office Outlook 2007 admite nombres de dominio internacionalizados en las direcciones de correo electrnico. Esto permite que los usuarios puedan registrarse y utilizar nombres de dominio en sus propios idiomas, en vez de slo en ingls. Almacenamiento en cach de datos mejorado Ahora, Office Outlook 2007 admite el almacenamiento en cach o la creacin de una copia local sincronizada de los datos compartidos con los que trabaja. Por ejemplo, si est trabajando con las carpetas compartidas de otra persona, se guardar en su propio equipo una copia de esa informacin. Con ello, se mejora el rendimiento y permite trabajar con datos compartidos incluso sin conexin al servidor que ejecuta Exchange.

Mantener el equipo seguro y controlado

Para ayudarle a proteger su informacin personal y la de la organizacin, Office Outlook 2007 le proporciona varias y eficaces herramientas, desde las tecnologas para hacer frente al correo no deseado y a la suplantacin de identidad (phishing) hasta la nueva caracterstica Carpetas de correo

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electrnico administrado. Como resultado, obtendr ms control sobre la informacin que le llega, de forma que su equipo estar seguro y podr concentrarse en sus tareas diarias.

Control efectivo sobre los mensajes recibidos

Certificado de correo electrnico de Outlook La nueva tecnologa de Microsoft, Certificado de correo electrnico de Outlook, le ayudar a detener la entrada de correo electrnico no deseado. Esta tecnologa solicitar al equipo del remitente que realice un clculo matemtico o algoritmo y, a continuacin, que asigne este trabajo al mensaje como una seal de legitimidad. Al crear un Certificado de correo electrnico de Outlook, a los autores de correo no deseado les resultar ms difcil y necesitarn ms tiempo para realizar un envo de correo masivo, pero esto no afectar a su destreza frente al envo mensajes legtimos. Cuando se recibe en Office Outlook 2007 un mensaje con un certificado, el sistema puede comprobar fcilmente la validez de ese mensaje. Si el certificado es vlido, indica que el equipo del remitente seguramente ha realizado un esfuerzo adicional para enviar este mensaje. Como resultado, los mensajes que tienen certificados, aparecen en la Bandeja de entrada, en vez de en la carpeta Correo electrnico no deseado. Filtro de correo electrnico no deseado/proteccin contra la suplantacin de identidad (phishing) Office Outlook 2007 presenta un filtro de correo electrnico no deseado mejorado que ordena, incluso mejor que antes, los mensajes no deseados. Tambin presenta una nueva proteccin frente a la suplantacin de identidad (phishing). Office Outlook 2007 realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrnico sospechosos y le ayuda a proteger su equipo al deshabilitar automticamente los vnculos contenidos en esos mensajes hasta que los apruebe. Se le advertir desde el propio mensaje de los sitios altamente sospechoso o maliciosos.

Mantener la informacin personal y de la organizacin de forma segura

Carpetas de correo electrnico administrado Al utilizar Exchange 2007, las carpetas de correo electrnico administrado facilitan que las organizaciones apliquen polticas de retencin y almacenaje de los buzones de sus trabajadores, incluyendo las formas de especificar el acceso de otras personas a esos buzones. Repositorio de registros del correo electrnico Puede guardar y archivar los mensajes de correo electrnico en una biblioteca de documentos Windows SharePoint Services 3.0. Office Outlook 2007 le proporcionar acceso a esas carpetas repositorio, permitindole su utilizacin de la misma forma que lo hara con otras carpetas. Sin embargo, estas carpetas se pueden hacer pblicas y accesibles a otras personas, y se han optimizado para su mantenimiento y almacenamiento a largo plazo.

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Funcionalidad Information Rights Management (IRM) La funcionalidad IRM mejorada es una tecnologa para la aplicacin de directivas disponible en Microsoft Office System que facilita la proteccin de documentos, hojas de clculo, presentaciones y mensajes de correo electrnico frente al acceso y la utilizacin sin autorizacin. IRM permite especificar quin puede tener acceso a un documento o a un mensaje de correo electrnico, y controlar si a cada una de esas personas se les permite editar, copiar, reenviar o imprimir los contenidos, incluidos los datos adjuntos. Administracin de la informacin de disponibilidad Al utilizar una cuenta Exchange 2007, puede especificar quin puede ver la informacin de su disponibilidad que le permite tener el control de sus datos personales. Centro de confianza El Centro de confianza es en donde puede encontrar los valores de seguridad y privacidad para los programas de 2007 Microsoft Office system. Los niveles de seguridad utilizados en versiones anteriores de Office, Muy alta, Alta, Media y Baja, se han sustituido por un sistema de seguridad ms sencillo.

Ayudar a evitar que se pierda trabajo

Diagnsticos de Office Los diagnsticos de Microsoft Office son un conjunto de pruebas de diagnstico que pueden ayudarle a averiguar por qu se bloquea su equipo. Las pruebas de diagnstico pueden resolver algunos problemas directamente y pueden identificar modos de resolver otros problemas. Los diagnsticos de Microsoft Office sustituyen a las siguientes funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar, y Recuperacin de aplicaciones de Microsoft Office. Recuperacin de programas Office Outlook 2007 dispone de funcionalidades mejoradas para evitar que se pierda trabajo cuando un programa se cierra de manera anmala. Siempre que sea posible, Office Outlook 2007 trata de recuperar algunos aspectos del estado del programa despus de que se reinicie. Por ejemplo, si trabaja con varios archivos simultneamente y cada archivo est abierto en una ventana distinta con datos especficos en cada ventana. Office Outlook 2007 se bloquea. Cuando reinicie Office Outlook 2007, el programa abrir los archivos y restaurar las ventanas al estado en el que estaban antes de que Office Outlook 2007 se bloquease.

Enviar el mensaje correcto

Herramientas de revisin Estas son algunas caractersticas nuevas del corrector ortogrfico:
El corrector ortogrfico se ha hecho ms coherente entre todos los programas de 2007 Microsoft Office system. Algunos ejemplos de este cambio son:

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Varias opciones del corrector ortogrfico ahora son globales. Si cambia alguna de estas opciones en un programa de Office, esa opcin tambin cambia para todos los dems programas de Office. Adems de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden administrarlos desde el mismo cuadro de dilogo.

El corrector ortogrfico de 2007 Microsoft Office system incluye el diccionario de francs posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se tena que instalar por separado. La primera vez que se usa un idioma, se crea automticamente un diccionario de exclusiones para ese idioma. Los diccionarios de exclusiones le permiten forzar al corrector ortogrfico a que marque palabras cuyo uso desea evitar. Son prcticos para evitar palabras malsonantes o no coherentes con una gua de estilo.

El corrector ortogrfico puede buscar y marcar ciertos errores ortogrficos contextuales. Ha visto alguna vez un error similar al siguiente? "Ese vestido es perfecto para mi." En Office Outlook 2007, puede habilitar la opcin Utilizar ortografa contextual para obtener ayuda para buscar y corregir este tipo de errores. Esta opcin est disponible cuando se revisa la ortografa de documentos en ingls, alemn o espaol.

Ahora a Practicar

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