LA TIENDA

La Tiendita es una organizacin comercial dedicada a la comercializacin de productos alimenticios. La Tiendita est ubicada en un barrio popular de Ibagu desde el ao 1990 y su clientela potencial es de aproximadamente 500 clientes, representados en los vecinos de los barrios aledaos, quienes se caracterizan por su compra diaria; clientes de otros municipios y empresas que compran al por mayor con una periodicidad semanal. Para surtirse, la tienda tiene 30 proveedores a los que se les realiza compra con una periodicidad quincenal. En la actualidad, la tienda tiene un volumen de 600 transacciones de ventas diarias con un promedio de 6 productos por venta, lo que representa 3600 transacciones diarias de salida a aplicar en el sistema de inventario y un total 108.000 transacciones al mes. Adems, el nmero de compras a proveedores es de 30 compras cada 15 das, lo que representa 60 compras al mes con un promedio de 15 productos por compra para un total de 900 transacciones de entrada en el mes y un promedio de 30 transacciones diarias a aplicar en el sistema de inventario. ALCANCE Ante el volumen de transacciones diarias a procesar con el fin de actualizar el inventario, el dueo de la tienda est interesado en modernizar su negocio con cambios estructurales en su modelo de negocio y en la tecnologa de soporte a sus procesos crticos. A continuacin se expone la estructura funcional y los requerimientos de tecnologa de la informacin definidos por el dueo: Se implementar una seccin de atencin al cliente que tendr como funciones principales el registrar y actualizar la informacin de los clientes; comunicar a los clientes, las promociones y eventos de la tienda; atender las solicitudes de los clientes en cuanto a peticiones, quejas, reclamos y devoluciones. Esta seccin ser atendida por dos funcionarias que contarn con dos estaciones de trabajo conectadas al servidor principal de la tienda.

Para el soporte de las ventas se emplearn 5 puntos de ventas. En estos puntos, los cajeros registrarn las ventas a los clientes y los abonos que hagan los clientes a las comprar que realizaron a crdito.

Para la aplicacin de las transacciones diarias de inventario, el registro de productos y la generacin de los informes resmenes de venta y saldos de almacn, se dispondr de una estacin de trabajo operada por un funcionario de la seccin de Bodega.

Se implementar una oficina de atencin al proveedor que tendr como funciones principales el registrar y actualizar la informacin de los proveedores; registrar las compras a los proveedores; registrar las devoluciones; registrar los pagos a los proveedores y generar los listados resmenes de compra. Esta seccin ser atendida por dos funcionarias que contarn con dos estaciones de trabajo conectadas al servidor principal de la tienda.

La seccin de Contabilidad deber generar cada da la informacin relativa al estado de la cartera de los clientes o cuentas por cobrar y el de cuentas por pagar a proveedores.

Para efecto de control de los puntos de ventas, se realizarn aperturas de caja, entregas parciales de dinero y cierres de caja con participacin del supervisor de turno y el cajero responsable. Estos procesos se registrarn en el terminal de venta

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS Registro de cliente El registro de clientes se realizar utilizando una de las cuatro formas establecidas para afiliacin de clientes. Los datos de afiliacin que se requieren son los siguientes: Nombres, apellidos, gnero, tipo de documento de identificacin, nmero de la identificacin, direccin de la residencia u oficina, municipio de la direccin y telfonos. Internamente se llevar una clasificacin de los clientes en cuanto al tipo de cliente (Cliente que se le puede fiar o cliente que debe pagar al contado o puede pagar credicontado) y se llevar un saldo a cargo del cliente que representar el total de la deuda del cliente. A continuacin se enuncian las formas.de registro de clientes. Registro desde la WEB La tienda dispondr de una pgina Web a travs de la cual una persona puede solicitar afiliacin a la tienda y diligenciar un formulario electrnico. Registro desde Lnea Nacional Gratuita El cliente se puede comunicar a travs de una Lnea Nacional Gratuita que ser atendida por un funcionario de la seccin Atencin al Cliente que recepcionar y registrar en el sistema los datos del cliente. Registro Personal El cliente puede acercarse a la seccin de Atencin al Cliente y solicitar su afiliacin de forma personal. El cliente diligenciar un formato de afiliacin y un funcionario de la seccin registrar en el sistema los datos del cliente. Registro a travs de volantes de afiliacin

Se distribuirn volantes de afiliacin en los barrios aledaos, los cuales pueden ser diligenciados y entregados en la seccin de Atencin al Cliente donde un funcionario registrar los datos de los clientes.

Registro de Proveedores El registro de proveedores se realizar de forma directa en la seccin de Atencin a Proveedores. Los proveedores diligenciaran un formato de solicitud de registro en el que se especificaran datos como: Nombre o razn social, direccin, municipio, telfonos, tipo de proveedor (Natural o Jurdico), Nit, Rut, representante legal y tipos de productos ofrecidos. Estos datos sern registrados en el sistema por un funcionario de la seccin de Atencin al Proveedor.

Registro de Productos Los productos se registrarn en seccin de Bodega donde un funcionario con base en un catlogo de productos proporcionado por los proveedores, iniciar el registro del producto especificando datos como cdigo del producto o referencia, nombre del producto, descripcin, saldo en existencia, unidad de medida, valor ltima compra, valor ltima venta y el tipo de artculo al que pertenece.

Apertura de caja En este proceso se dar inicio a una caja financiera. Los datos que se registrarn sern los siguientes: nmero de la caja fsica, cdigo del supervisor, cdigo del cajero, valor de la base en efectivo con que se inicia la caja. El sistema deber asignar de forma automtica la fecha y hora del inicio de la caja, y un consecutivo de caja que cada da se iniciar con el nmero uno (1) y se ir incrementado cada vez que se inicia una caja financiera durante el mismo da en la misma caja fsica.

Registro de ventas Este proceso se inicia cuando el cliente llega a la caja con los productos y el funcionario cajero registrar cada uno de los productos vendidos y el sistema totalizar la venta y registrar el pago con el fin de generar un comprobante de

venta que ser entregado al cliente. Desde este proceso, si el cliente desea afiliarse, se puede invocar el proceso de registrar cliente utilizando la forma de Registro Personal. El cajero al inicio de la venta solicitar datos como cdigo de afiliacin y tipo de compra (Contado o crdito) y utilizar el lector de cdigo de barra para registrar cada producto vendido y el sistema desplegar la informacin bsica del producto como nombre y el valor de la venta correspondiente al item o detalle de venta. Cuando el cajero le indique al sistema el fin de la venta, el sistema calcular y desplegar el total de la venta. El cliente puede optar por realizar el pago en efectivo, tarjeta dbito, tarjeta crdito, o cheque previamente visado por la oficina de atencin al cliente. Para el pago en efectivo el cajero registrar el monto del pago y el sistema validar y calcular el cambio si es del caso. Para pagos con tarjeta dbito y tarjeta crdito el sistema contar con el accesorio de datfono con el fin de comunicarse con el sistema financiero y recibir la autorizacin de la transaccin. El sistema generar un comprobante de venta detallando en la cabecera el nmero del comprobante, la fecha y hora de la venta . Adems, por cada detalle o lnea de venta informar del cdigo del artculo, nombre del artculo, cantidad vendida, unidad, valor unitario de venta y valor total del detalle o lnea de venta. Al final del comprobante de venta se informar del total de la compra, la forma de pago y en el caso de pago en efectivo indicar el monto del pago y el valor del cambio si lo hubiese. Adems se informar el nombre del funcionario cajero que registr la venta de los artculos.

Registro de compras Este proceso se inicia cuando los proveedores llegan con sus furgones ofreciendo los productos que ellos suministran. Un funcionario de la seccin de atencin al Proveedor le comunica al proveedor los artculos y cantidades necesitadas. Una vez que el funcionario recepciona a satisfaccin los artculos entregados por el proveedor se procede a registrarlos en el sistema indicando lo

siguiente: cdigo del artculo, cantidad, unidad y valor de compra por cada artculo. El sistema generar un comprobante de compra detallando en la cabecera el nmero del comprobante, la fecha de compra y los datos del proveedor como: Nit, Nombre o Razn Social, Direccin y Municipio. Adems, por cada detalle o lnea de compra informar del cdigo del artculo, nombre del artculo, cantidad comprada, unidad, valor unitario de compra y valor total del detalle o lnea de compra. Al final del comprobante de compra se informar del total de la compra y el nombre del funcionario que realiz la recepcin de los artculos. Abonos de los clientes Los clientes clasificados con la posibilidad de otorgarle crditos, realizarn sus abonos en los terminales de punto de ventas o cajas. El abono lo registrar el cajero indicndole al sistema el nmero de identificacin del cliente y el sistema desplegar las ventas a cargo del cliente, indicando fecha y total de cada una. El cliente indicar el valor del abono y la forma de pago (efectivo, tarjeta o cheque). El sistema generar un comprobante de abono indicando fecha, hora, caja fsica, nombre cajero, nmero y valor de cada venta abonada, total del abono y forma de pago. Como poltica del negocio se aceptan abonos completos por facturas. No se aceptan abonos parciales a una factura. En un abono se puede abonar a una o mas facturas. Entregas parciales de dinero Los funcionarios cajeros harn al supervisor la solicitud de entrega parcial de dinero. El cajero ingresar al sistema su identificacin y el valor del dinero entregado al supervisor, el supervisor ingresar su identificacin y el sitema generar un comprobante de entrega parcial de dinero informando el nmero de la caja financiera, la caja fsica, la fecha y hora de entrega del dinero, el nombre del cajero, el nombre del supervisor y el valor entregado. Pago a Proveedores

El pago a los proveedores se realizar quince das despus de realizada la compra y la forma de pago se hace a travs de cheques. Un funcionario de la seccin de Atencin al Proveedor registrar en el sistema el pago al proveedor indicando la identificacin del proveedor, el valor del pago, los nmeros de las comprobantes de compra que se pagan, el nmero del cheque, el nombre del banco y nmero de la cuenta.. El sistema generar un comprobante de pago informando en la cabecera del comprobante los siguientes datos: nmero del comprobante, fecha y hora del pago, Nit del Proveedor, Nombre del Proveedor y Valor del Pago. En el cuerpo del comprobante se relacionan los nmeros de los comprobantes de compra pagados y el valor de cada comprobante. Al final del comprobante se indicar el nmero del cheque, el nombre del Banco y el nmero de la cuenta giradora. Cierre de caja Este proceso se inicia cuando el cajero le solicita al sistema el cierre de caja. El sistema en primer lugar actualiza la caja con la fecha y hora de cierre y realizar las sumas de las ventas clasificadas por la forma de pago: efectivo, tarjeta crdito, tarjeta dbito y cheque. Luego calcular el total de dinero entregado de acuerdo con los comprobantes de entregas parciales de dinero emitidos desde la fecha y hora de inicio de la caja. El sistema generar un informe de cuadre de caja indicando lo siguiente: Valor total de ventas en efectivo y nmero de registros de ventas. Valor total de dinero entregado de forma parcial y nmero de entregas. Valor total del dinero que debe de estar en la caja. Valor total de los comprobantes de pagos con tarjetas que deben estar firmados en la caja y el nmero de pagos recibidos con tarjetas. Valor total de los cheques recibidos en la caja y el nmero de pagos recibidos con cheques. Una vez realizado el arqueo de la caja, el supervisor ingresar su identificacin y registrar los valores recepcionados al cajero y ,si es del caso, registrar las diferencias y observaciones a que hubiere lugar.

Actualizar inventario El inventario se actualizar en lote o batch despus de la hora de cierre de ventas. Un funcionario de la seccin de Bodega le indicar al sistema el periodo (fecha de inicio y fecha final) de actualizacin para que el sistema seleccione las transacciones de ventas y compras correspondientes, y adems actualice los saldos de inventarios de cada artculo referenciado en las transacciones. Adems actualizar el estado de cada transaccin pasndolo de pendiente a aplicada.

Generar informes de ventas El sistema generar un informe resumen clasificado por artculo indicando el nombre del artculo, la cantidad vendida en la fecha o periodo y el valor total de venta por artculo. El sistema generar un informe resumen clasificado por tipo de articulo indicando el nombre del tipo de artculo y el valor total de venta por tipo de artculo. El sistema generar un informe de resumen de venta clasificado por cliente, indicando la identificacin del cliente, el nombre del cliente y el valor total vendido al cliente.

Generar informes de saldos de Productos El sistema generar un informe de saldos de inventario a la fecha de forma detallada por cada artculo. El informe indicar el cdigo del artculo, nombre del artculo, cantidad o saldo en existencia, unidad de medida y valor de la existencia de acuerdo con el valor de la ltima compra.

Generar informes de compras El sistema generar un informe resumen clasificado por artculo indicando el nombre del artculo, la cantidad comprada en la fecha o periodo y el valor total de compra por artculo. El sistema generar un informe resumen clasificado por tipo de articulo indicando el nombre del tipo de artculo y el valor total de compra por tipo de artculo.

El sistema generar un informe de resumen de compra clasificado por proveedor, indicando la identificacin del proveedor, el nombre del proveedor y el valor total comprado al proveedor.

Generar informe de cuentas por cobrar El sistema generar un informe diario de los saldos a cargo de los clientes indicando fecha de corte, nombre del cliente y valor del saldo a cargo del cliente. El sistema generar un informe resumen semanal indicando el valor de la cartera por edades de 15 das, 30 das, 60 das y ms de 60 das.

Generar informes de cuentas por pagar El sistema generar un informe semanal indicando de forma detallada por proveedor los siguientes datos: el nombre del proveedor, el nmero y valor de los comprobantes de compra adeudados y la fecha de vencimiento de pago. Al final informar del valor adeudado al proveedor y un gran total del valor de la deuda a todos los proveedores.

ESTRATEGIA DE DESARROLLO Se plantea utilizar una estrategia de desarrollo incremental teniendo en uenta que el sistema involucra subsistemas tales como: Venta, Compra, Inventario, caja, Cuentas por cobrar , Cuentas por pagar. El proceso crtico es el de Registro de Ventas por su alto volumen de transacciones, pero para tener actualizado el inventario se hace necesario implementar los procesos de registro de venta, registro de compra y actualizar el inventario. Para el registro de venta y Compras es prerrequisito implementar los procesos de Registro de cliente, Registro de Proveedor y Registro de producto.

En el primer ciclo de desarrollo se desea implementar los siguientes procesos: Registro de cliente, registro de artculo, registro de venta e informes de venta. En el segundo ciclo de desarrollo se implementar registro de proveedores, registro de compra e informes de compra En el tercer ciclo se implementarn los procesos de actualizar inventarios e informes de saldos de productos En el cuarto ciclo se implementarn los procesos de abonos de los clientes, pagos a proveedores, informe de cuentas por cobrar e informes de cuentas por pagar En el quinto

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

CASOS DE USO

MODELO DEL NEGOCIO

DIAGRAMAS DE SECUENCIA DEL SISTEMA

MODELO LGICO DE DATO