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Prof. Elizabeth A.
Serrano-Roldn
INTRODUCCIN
El fin u objetivo del ciclo de la contabilidad es preparar los Estados Financieros usando los datos de un sistema de informacin financiera que procese, clasifique, organice y analice efectivamente las transacciones
comerciales de una empresa con fines de lucro. Los Estados Financieros: el Estado de Ingresos y Gastos, El Estado de Capital, El Estado de Situacin y el Estado de Flujo de Efectivo (Income Statement, Statement of Owners Equity, Balance vital Sheet, que Statement utilizan of los Cash Flow) son la fuente de
informacin
usuarios
internos
(gerenciales,
supervisores y empleados) y los usuarios externos (acreedores , suplidores , inversionistas, decisional agencies gubernamentales entre otros) en el proceso
de la(s) empresa(s).
Los
Estados
Financieros
se
preparan
al
final
de
cada
ciclo
de
contabilidad con el propsito de resumir el desempeo operacional de las empresas y establecer las estrategias gerenciales de mercadeo de acuerdo a los resultados obtenidos. Por este motivo, es sumamente importante que la informacin sea precisa, confiable, correcta y sobre todo a tiempo para el proceso decisional gerencial.
ANLISIS DE TRANSACCIONES
El anlisis de las transacciones en el mundo de las empresas se realiza con la Ecuacin Bsica de Contabilidad. El Creador de este modelo financiero es, Luca Paccioli, monje matemtico, italiano del siglo XV reconocido como el Padre de la Contabilidad por su aportacin significativa para el comercio y la economa. La ecuacin clasifica las transacciones como uno de tres elementos: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL (ASSETS = LIABILITIES + EQUITY). La ecuacin representa los recursos econmicos
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de una empresa y la reclamacin que exista de terceras personas con
Ahora bien si se quiere registrar o contabilizar el cambio (aumento o disminucin de una cifra) de unas categoras o elementos de esta ecuacin, se hace con la representacin de una cuenta (account). La cuenta se ilustra grficamente con una T.
La cuenta T tiene tres partes. La lnea horizontal es para la seccin donde se identifica el ttulo de la cuenta; el lado de la izquierda se conoce como dbito; y el lado de la derecha se conoce como crdito. Estos trminos de dbito y crdito provienen de raz latn debitum y creditum. El debitum y creditum de abrevian como DR. Y CR., respectivamente.
ILUSTRACIN DE CUENTA T
Ttulo de la cuenta
Dbito
Crdito
La
la base de los fundamentos del sistema de doble-entrada (double-entry system) creado tambin por Luca Paccioli. El sistema de doble-entrada tiene como principio bsico el reconocer el efecto de las transacciones comerciales. Este efecto doble establece el principio siguiente: Cada
transaccin afectar por lo menos dos cuentas. Ejemplo: supplies y cash, rent expense y cash, withdrawals y cash, cash y capital. Cmo se afectan esta combinacin de cuentas? Cul aumenta o cul disminuye? Existe
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REGLAS DE DBITO Y CRDITO
aumento y la
disminucin de la transaccin. Independientemente del tipo de cuenta, el incremento se contabiliza en un solo lado de la cuenta, y por ende disminucin ser en el lado opuesto. la
La regla general de dbitos y crditos es como sigue: Incrementos de los activos (assets) se contabilizan como dbitos (la izquierda de la cuenta) y los incrementos de los pasivos (liabilities) y el capital (equity) se contabilizan como crditos (la derecha de la cuenta). Disminuciones de los activos (assets) se las disminuciones contabilizan como crditos (la derecha de la cuenta) y de los pasivos (liabilities) y capital (equity) se
Un
resumen
del
anlisis
de
transacciones
con
la
ecuacin
de
contabilidad y la integracin de los de dbitos y crditos se ilustra como sigue: ECUACIN DE CONTABILIDAD
ACTIVOS
PASIVOS
CAPITAL
DR.
CR.
DR.
+ +
La transaccin para comenzar un negocio de un solo dueo, donde un empresario(a) invierte $100,000 en efectivo (Cash) y analizamos: la cuenta
del activo cash aumenta $100,000 y aumenta el capital (Owners Equity) por $100,000; esto es un dbito a la cuenta del activo cash y un crdito a la cuenta de capital del dueo, con el nombre del dueo; ejemplo: Elizabeth A. Serrano, capital.
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Si se invierte $60,000 para la adquisicin de un Edificio (Building) Se analiza esta transaccin como sigue: aumentan los activos, Edificio (Building), por $60,000 y disminuye en la cuenta de efectivo (Cash) por
$60,000 esto es, se reconoce un debito al activo de Edificio (Building) y un crdito a la cuenta de cash. Si el negocio ofrece un servicio a crdito esta transaccin se contabiliza como un aumento al activo Cuentas por cobrar (ACCOUNTS RECEIVABLE) y un aumento de ingresos por servicios
ofrecidos afectando el capital; esto es un dbito a la cuenta por cobrar (ACCOUNTS REVENUE). RECEIVABLE) y un crdito de ingresos (SERVICE
DIARIO DE CONTABILIDAD
En
contabilidad
las
transacciones
se
contabilizan
en
un
diario
(journal). El diario es un registro cronolgico (orden por fechas) para anotar las transacciones El proceso de una empresa las (un solo dueo), en sociedad un o
corporacin.
para
incluir
transacciones
diario
1. Identificar las transacciones por los documentos: hojas de depsito, recibos de ventas y talonarios de cheque, por ejemplo.
2. Especificar la cuenta que se usar por transaccin y clasificarla como: activo (assets), pasivo (liabilities) o capital (equity).
3. Determinar
si
la
cuenta
tiene
un
incremento
disminucin.
Se
determina usando las reglas de dbito y Crdito dependiendo como aumenta o disminuye cada cuenta.
4. Procede hacer el asiento en el diario o entrada en el diario (journal entry) escribiendo la fecha y el dbito en la primera lnea con el ttulo de la cuenta. En la segunda lnea, se escribe la entrada del crdito con el ttulo de la cuenta usando una sangra, como se ilustra:
Date Aug 2
ACCOUNT Cash
TITLE
REF. 101
DEBIT 50,000
CREDIT
301
50,000
Es importante recordar que las cifras que aparecen en el diario (journal) nunca llevan signos de dlares ($).
Transferir informacin de dbitos y crditos del diario (journal) al mayor (ledger) se conoce como posting. Qu es el mayor (ledger)? Es un libro con todas las cuentas de los activos (assets), pasivos (liabilities), capital (equity), ingresos (revenues) y gastos (expenses). En el libro de contabilidad (ledger) las cuentas estn organizadas en orden numrico, esto es todas las cuentas tienen su propio nmero que lo identifican (no se repite).
Esta
organizacin
numrica
es
como
sigue:
los
activos
(assets)
empezarn con el nmero uno; pasivo (liabilities) empezarn con el nmero dos; capital (equity) empezarn con el nmero tres; las cuentas de ingresos (revenues) comenzarn con el nmero cuatro; y por ltimo, las cuentas de gastos (expenses) con el nmero cinco.
Al (journal)
terminar al mayor
de
transferir se
lo
balances a
de
las
cuentas una
del
diario de
(ledger)
procede
realizar
verificacin
balance de cuentas con un Listado de Todas las cuentas con su respectivo balance. Este listado se conoce como Trial Balance. Esta verificacin de cuentas sumar todos los balances de dbito y sumar todos los balances de crditos, ambos deben tener el mismo total en dlares.
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Ilustracin de Trial Balance
ACCOUNT TITLE
DEBIT $9,380
CREDIT
Cash
Accounts Receivable
700 $ 0
1,100
Service Revenue
4,200
Rent Expense
900
Salary Expense
1,500
Utilities Expense
620
Total
$14,200
$14,200
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El proceso de transferir informacin del diario (journal) al mayor (ledger) conlleva cuatro pasos:
1. Anotar la fecha de la transaccin que aparece en el diario al mayor. 2. Anotar el nmero de la pgina del diario en el mayor. 3. Anotar la cifra de dbito y crdito en la cuenta que corresponde en el mayor. 4. Anotar el nmero de la cuenta del mayor al diario.
RECUERDEN:
Las
cuentas
en
el
mayor
estn
organizadas
en
orden
numrico. Si se necesita saber cmo aparecen las cuentas, o sea su orden se hace referencia al Chart of Accounts listado de ttulo de cuentas con su nmero de cuenta. Este se ilustra como sigue:
ACCOUNT NUMBER
ACCOUNT TITLE
101
Cash
102
Accounts Receivable
103
104
Building
Para poder cuadrar correctamente el balance de las cuentas de dbito con el balance de las cuentas de crdito es imprescindible recordar cul es el balance normal de cada cuenta.
BALANCE NORMAL
La regla general del balance normal de cada cuenta se resume como: el balance normal de la cuenta es por donde aumenta. Esto es si es un activo, los activos aumentan por el dbito y su balance normal es de
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debitos. Si es un pasivo, los pasivos aumentan por el crdito y su balance
normal es de crdito. Si es una cuenta de capital, este aumenta por el crdito y su balance normal es de crdito.
A-D-E
ASSETS,
DRAWING,
EXPENSES
L-O-R
LIABILITIES, OWNWERS
EQUITY, REVENUES
ESTADOS FINANCIEROS
Los
estados Al
financieros los
se
preparan de dbitos
al y
final
del
ciclo
de
contabilidad.
tener
balances
crditos
verificados,
podemos entonces preparar los tres estados Financieros: Estado de Ingresos y Gastos (Income Statement), Estado de Capital (Statement of Ownwers Equity) y Estado de Situacin (Balance Sheet).
En el listado de cuentas (Trial Balance) Seleccionamos las cuentas de Ingresos y Gastos para preparar el Estado De Ingresos y Gastos (Income
Statement). Se compara la cifra total de ingresos con la cifra total de gastos, y al restarla determinamos si hubo una ganancia neta (net income), cifra es cantidad positiva o una prdida neta (net loss), cifra es una cantidad negativa.
Esta cifra de ganancia neta (net income) o prdida neta (net loss) se utilizar para preparar el segundo Estado Financiero, esto es Estado Capital (Statement of Owners Equity). El estado de capital comenzar con la cifra de capital; se le suma a ste las inversiones adicionales (additional
investments) y se le resta los retiros de capital (Withdrawals) luego de haber sumado la ganancia neta o restado la prdida neta.
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El nuevo balance de capital se usar de capital para preparar el Estado Sheet) de es situacin la (Balance de Sheet). El estado de Situacin cuenta por (Balance cuenta.
ecuacin
contabilidad
desplazada
Recordando que para la cuenta de capital se usar la cantidad determinada en el Estado de Capital o sea se usara el nuevo balance de capital. Al preparar el Estado de Situacin hemos terminado el ciclo de contabilidad.
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