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Universidad de Puerto Rico en Bayamn Administracin de Empresas Contabilidad

RESUMEN PRINCIPIOS BSICOS DEL CICLO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

CONT 3005 Fundamentos de la Contabilidad Financiera l

Prof. Elizabeth A.

Serrano-Roldn

CICLO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

INTRODUCCIN

El fin u objetivo del ciclo de la contabilidad es preparar los Estados Financieros usando los datos de un sistema de informacin financiera que procese, clasifique, organice y analice efectivamente las transacciones

comerciales de una empresa con fines de lucro. Los Estados Financieros: el Estado de Ingresos y Gastos, El Estado de Capital, El Estado de Situacin y el Estado de Flujo de Efectivo (Income Statement, Statement of Owners Equity, Balance vital Sheet, que Statement utilizan of los Cash Flow) son la fuente de

informacin

usuarios

internos

(gerenciales,

supervisores y empleados) y los usuarios externos (acreedores , suplidores , inversionistas, decisional agencies gubernamentales entre otros) en el proceso

sobre las actividades operacionales, financieras y inversiones

de la(s) empresa(s).

Los

Estados

Financieros

se

preparan

al

final

de

cada

ciclo

de

contabilidad con el propsito de resumir el desempeo operacional de las empresas y establecer las estrategias gerenciales de mercadeo de acuerdo a los resultados obtenidos. Por este motivo, es sumamente importante que la informacin sea precisa, confiable, correcta y sobre todo a tiempo para el proceso decisional gerencial.

ANLISIS DE TRANSACCIONES

El anlisis de las transacciones en el mundo de las empresas se realiza con la Ecuacin Bsica de Contabilidad. El Creador de este modelo financiero es, Luca Paccioli, monje matemtico, italiano del siglo XV reconocido como el Padre de la Contabilidad por su aportacin significativa para el comercio y la economa. La ecuacin clasifica las transacciones como uno de tres elementos: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL (ASSETS = LIABILITIES + EQUITY). La ecuacin representa los recursos econmicos

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de una empresa y la reclamacin que exista de terceras personas con

respecto a estos recursos econmicos.

Ahora bien si se quiere registrar o contabilizar el cambio (aumento o disminucin de una cifra) de unas categoras o elementos de esta ecuacin, se hace con la representacin de una cuenta (account). La cuenta se ilustra grficamente con una T.

La cuenta T tiene tres partes. La lnea horizontal es para la seccin donde se identifica el ttulo de la cuenta; el lado de la izquierda se conoce como dbito; y el lado de la derecha se conoce como crdito. Estos trminos de dbito y crdito provienen de raz latn debitum y creditum. El debitum y creditum de abrevian como DR. Y CR., respectivamente.

ILUSTRACIN DE CUENTA T

Ttulo de la cuenta

Dbito

Crdito

SISTEMA DE DOBLE ENTRADA

La

cuenta T es la herramienta ms simple en la contabilidad y es

la base de los fundamentos del sistema de doble-entrada (double-entry system) creado tambin por Luca Paccioli. El sistema de doble-entrada tiene como principio bsico el reconocer el efecto de las transacciones comerciales. Este efecto doble establece el principio siguiente: Cada

transaccin afectar por lo menos dos cuentas. Ejemplo: supplies y cash, rent expense y cash, withdrawals y cash, cash y capital. Cmo se afectan esta combinacin de cuentas? Cul aumenta o cul disminuye? Existe

alguna regla para los dbitos y crditos? Cul es la regla?

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REGLAS DE DBITO Y CRDITO

El tipo de cuenta determina cmo se contabiliza el

aumento y la

disminucin de la transaccin. Independientemente del tipo de cuenta, el incremento se contabiliza en un solo lado de la cuenta, y por ende disminucin ser en el lado opuesto. la

La regla general de dbitos y crditos es como sigue: Incrementos de los activos (assets) se contabilizan como dbitos (la izquierda de la cuenta) y los incrementos de los pasivos (liabilities) y el capital (equity) se contabilizan como crditos (la derecha de la cuenta). Disminuciones de los activos (assets) se las disminuciones contabilizan como crditos (la derecha de la cuenta) y de los pasivos (liabilities) y capital (equity) se

contabilizan como dbitos.

Un

resumen

del

anlisis

de

transacciones

con

la

ecuacin

de

contabilidad y la integracin de los de dbitos y crditos se ilustra como sigue: ECUACIN DE CONTABILIDAD

ACTIVOS

PASIVOS

CAPITAL

DR.

CR.

DR.

CR. DR. CR.

+ +

La transaccin para comenzar un negocio de un solo dueo, donde un empresario(a) invierte $100,000 en efectivo (Cash) y analizamos: la cuenta

del activo cash aumenta $100,000 y aumenta el capital (Owners Equity) por $100,000; esto es un dbito a la cuenta del activo cash y un crdito a la cuenta de capital del dueo, con el nombre del dueo; ejemplo: Elizabeth A. Serrano, capital.

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Si se invierte $60,000 para la adquisicin de un Edificio (Building) Se analiza esta transaccin como sigue: aumentan los activos, Edificio (Building), por $60,000 y disminuye en la cuenta de efectivo (Cash) por

$60,000 esto es, se reconoce un debito al activo de Edificio (Building) y un crdito a la cuenta de cash. Si el negocio ofrece un servicio a crdito esta transaccin se contabiliza como un aumento al activo Cuentas por cobrar (ACCOUNTS RECEIVABLE) y un aumento de ingresos por servicios

ofrecidos afectando el capital; esto es un dbito a la cuenta por cobrar (ACCOUNTS REVENUE). RECEIVABLE) y un crdito de ingresos (SERVICE

DIARIO DE CONTABILIDAD

En

contabilidad

las

transacciones

se

contabilizan

en

un

diario

(journal). El diario es un registro cronolgico (orden por fechas) para anotar las transacciones El proceso de una empresa las (un solo dueo), en sociedad un o

corporacin.

para

incluir

transacciones

diario

(journal) requiere cuatro pasos:

1. Identificar las transacciones por los documentos: hojas de depsito, recibos de ventas y talonarios de cheque, por ejemplo.

2. Especificar la cuenta que se usar por transaccin y clasificarla como: activo (assets), pasivo (liabilities) o capital (equity).

3. Determinar

si

la

cuenta

tiene

un

incremento

disminucin.

Se

determina usando las reglas de dbito y Crdito dependiendo como aumenta o disminuye cada cuenta.

4. Procede hacer el asiento en el diario o entrada en el diario (journal entry) escribiendo la fecha y el dbito en la primera lnea con el ttulo de la cuenta. En la segunda lnea, se escribe la entrada del crdito con el ttulo de la cuenta usando una sangra, como se ilustra:

Date Aug 2

ACCOUNT Cash

TITLE

REF. 101

DEBIT 50,000

CREDIT

Elizabeth Serrano, Capital

301

50,000

Es importante recordar que las cifras que aparecen en el diario (journal) nunca llevan signos de dlares ($).

Transferir informacin de dbitos y crditos del diario (journal) al mayor (ledger) se conoce como posting. Qu es el mayor (ledger)? Es un libro con todas las cuentas de los activos (assets), pasivos (liabilities), capital (equity), ingresos (revenues) y gastos (expenses). En el libro de contabilidad (ledger) las cuentas estn organizadas en orden numrico, esto es todas las cuentas tienen su propio nmero que lo identifican (no se repite).

Esta

organizacin

numrica

es

como

sigue:

los

activos

(assets)

empezarn con el nmero uno; pasivo (liabilities) empezarn con el nmero dos; capital (equity) empezarn con el nmero tres; las cuentas de ingresos (revenues) comenzarn con el nmero cuatro; y por ltimo, las cuentas de gastos (expenses) con el nmero cinco.

Al (journal)

terminar al mayor

de

transferir se

lo

balances a

de

las

cuentas una

del

diario de

(ledger)

procede

realizar

verificacin

balance de cuentas con un Listado de Todas las cuentas con su respectivo balance. Este listado se conoce como Trial Balance. Esta verificacin de cuentas sumar todos los balances de dbito y sumar todos los balances de crditos, ambos deben tener el mismo total en dlares.

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Ilustracin de Trial Balance

Elizabeth A. Serrano Trial Balance 31 de agosto de 2010

ACCOUNT TITLE

DEBIT $9,380

CREDIT

Cash

Accounts Receivable

700 $ 0

Accounts Payable 10,000 Elizabeth A. Serrano, capital

Elizabeth A. Serrano, Withdrawals

1,100

Service Revenue

4,200

Rent Expense

900

Salary Expense

1,500

Utilities Expense

620

Total

$14,200

$14,200

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El proceso de transferir informacin del diario (journal) al mayor (ledger) conlleva cuatro pasos:

1. Anotar la fecha de la transaccin que aparece en el diario al mayor. 2. Anotar el nmero de la pgina del diario en el mayor. 3. Anotar la cifra de dbito y crdito en la cuenta que corresponde en el mayor. 4. Anotar el nmero de la cuenta del mayor al diario.

RECUERDEN:

Las

cuentas

en

el

mayor

estn

organizadas

en

orden

numrico. Si se necesita saber cmo aparecen las cuentas, o sea su orden se hace referencia al Chart of Accounts listado de ttulo de cuentas con su nmero de cuenta. Este se ilustra como sigue:

ACCOUNT NUMBER

ACCOUNT TITLE

101

Cash

102

Accounts Receivable

103

Furniture and Fixture

104

Building

Para poder cuadrar correctamente el balance de las cuentas de dbito con el balance de las cuentas de crdito es imprescindible recordar cul es el balance normal de cada cuenta.

BALANCE NORMAL

La regla general del balance normal de cada cuenta se resume como: el balance normal de la cuenta es por donde aumenta. Esto es si es un activo, los activos aumentan por el dbito y su balance normal es de

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debitos. Si es un pasivo, los pasivos aumentan por el crdito y su balance

normal es de crdito. Si es una cuenta de capital, este aumenta por el crdito y su balance normal es de crdito.

Una clave para memorizar los balances normales sera:

A-D-E

ASSETS,

DRAWING,

EXPENSES

Aumenta por el dbito y su balance normal es dbito

L-O-R

LIABILITIES, OWNWERS

EQUITY, REVENUES

Aumenta por el crdito y su balance normal es de crdito.

ESTADOS FINANCIEROS

Los

estados Al

financieros los

se

preparan de dbitos

al y

final

del

ciclo

de

contabilidad.

tener

balances

crditos

verificados,

podemos entonces preparar los tres estados Financieros: Estado de Ingresos y Gastos (Income Statement), Estado de Capital (Statement of Ownwers Equity) y Estado de Situacin (Balance Sheet).

En el listado de cuentas (Trial Balance) Seleccionamos las cuentas de Ingresos y Gastos para preparar el Estado De Ingresos y Gastos (Income

Statement). Se compara la cifra total de ingresos con la cifra total de gastos, y al restarla determinamos si hubo una ganancia neta (net income), cifra es cantidad positiva o una prdida neta (net loss), cifra es una cantidad negativa.

Esta cifra de ganancia neta (net income) o prdida neta (net loss) se utilizar para preparar el segundo Estado Financiero, esto es Estado Capital (Statement of Owners Equity). El estado de capital comenzar con la cifra de capital; se le suma a ste las inversiones adicionales (additional

investments) y se le resta los retiros de capital (Withdrawals) luego de haber sumado la ganancia neta o restado la prdida neta.

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El nuevo balance de capital se usar de capital para preparar el Estado Sheet) de es situacin la (Balance de Sheet). El estado de Situacin cuenta por (Balance cuenta.

ecuacin

contabilidad

desplazada

Recordando que para la cuenta de capital se usar la cantidad determinada en el Estado de Capital o sea se usara el nuevo balance de capital. Al preparar el Estado de Situacin hemos terminado el ciclo de contabilidad.

Existen dos procesos adicionales: ajuste y cierre que se discuten en el RESUME 2.

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