Instructivo de Adquisiciones de Proyectos PRH - PME

Ministerio de Ciencia, Tecnologa, e Innovacin Productiva Agencia Nacional de Promocin Cientfica y Tecnolgica Fondo para la Investigacin Cientfica y Tecnolgica
2010Ao del Bicentenario de la Revolucin de Mayo
INSTRUCTIVO DE ADQUISICIONES DE PROYECTOS PRH PME
Uso de la subvencin Los fondos del subsidio otorgado podrn utilizarse nicamente para la compra del equipamiento aprobado y hasta el monto del subsidio otorgado por Resolucin, debiendo imputarse al aporte de contrapartida a los gastos derivados de la implementacin del proyecto y puesta en marcha del equipamiento adquirido (insumos, servicios tcnicos, reacondicionamientos edilicios, etc). No sern aceptados, bajo ninguna circunstancia, cambios del equipamiento. Supervisin de la ejecucin de los proyectos Para la supervisin de la ejecucin de los proyectos PRH - PME, el FONCyT requerir de los Investigadores Responsables y Comisiones de Preadjudicacin: La presentacin de Planillas del Detalle de los Bienes a adquirir La presentacin de Informes del Estado de Avance de las Adquisiciones (IEAA) La presentacin del Informe Cientfico Tcnico Final (ICTF) El acceso al personal autorizado por el FONCyT a la documentacin probatoria de avances y resultados informados y para la realizacin de auditorias tcnicas y econmicas a los proyectos. Presentacin de las Planillas Detalle de Bienes El Investigador Responsable del PME deber remitir a la Comisin de Preadjudicacin las correspondientes Planillas de Detalle de Bienes, cuyo modelo se adjunta, a los fines de detallar las especificaciones tcnicas del equipamiento a adquirir, adems de la informacin relativa a la ubicacin y destino final del equipamiento a adquirir. Para facilitar el procesamiento de la informacin, el IR deber completar dichas Planillas de acuerdo a la denominacin de los equipos ingresada oportunamente en la presentacin de los proyectos.
Las Comisiones de Preadjudicacin debern confeccionar el Plan de Compras Consolidado de acuerdo a las especificaciones vertidas en dichas Planillas de Detalle de Bienes, segn el procedimiento de adquisiones que corresponda en cada caso, y remitir toda esta documentacin al FONCyT, en formato papel y digital. Aspectos importantes a tener en cuenta para la confeccin y remisin del PCC 1- Las Comisiones de Preadjudicacin debern elaborar Planes de Compras Consolidados parciales, agrupados por tipo de Adquisicin, por ej., Licitacin Publica Internacional. 2- Las Comisiones debern propender a unificar los procedimientos cuando se trate de convocar a Licitaciones Pblicas, tanto Nacionales como Internacionales, de modo de economizar los esfuerzos administrativos, incluyendo tantos renglones como equipos se adquieran y adjudicando por rengln. 3- Para determinar los procedimientos se tendrn en cuenta los siguientes montos mximos para cada tipo de procedimiento de adquisicin Toma de Precios Concurso de Precios Lic. Pblica Nacional Lic. Pblica Internacional Menor Desde Desde Desde a $ 10.000.$ 10.000.- hasta U$S 100.000.U$S 100.000.- hasta U$S 500.000.U$S 500.000 en adelante-
-Solicitud de excepcin de Compra Directa: sin monto fijo. 4- La documentacin a utilizar para la realizacin de Concursos de Precios, Licitaciones Pblicas Nacionales o Licitaciones Pblicas Internacionales ser la documentacin tipo indicada por el BID, que se acompaa 5- La cancelacin de las facturas de proveedores nacionales o del exterior en concepto del equipamiento adquirido, ser efectuada en forma directa por la ANPCyT a solicitud de pago de la Institucin Beneficiaria y hasta el monto del subsidio otorgado. 6- Resulta imprescindible para utilizar los beneficios del ROECyT estar inscripto al momento de comenzar los procedimientos de compra. Consultas a http://www.roecyt.mincyt.gov.ar/ . 7- Pases Elegibles Alemania Argentina Austria Bahamas Barbados Blgica Belice Corea, Repblica de Croacia Chile Dinamarca Ecuador El salvador Guyana Hait Honduras Israel Italia Jamaica Japn Paraguay Per Portugal Reino Unido Repblica Dominicana Repblica Popular de China
Bolivia Brasil Canad Colombia Costa Rica
Eslovenia Espaa Estados Unidos Finlandia Francia Guatemala
Mxico Nicaragua Noruega Pases Bajos Panam
Suecia Suiza Surinam Trinidad y Tobago Uruguay Venezuela
Territorios y Dependencias Elegibles Antillas Holandesas-DA (Aruba, Curaao, Bonaire, St. Maarten, Saba y St. Eustatius) - participan como Departamentos de Pases Bajos. Guadalupe, Guyana Francesa, Departamentos de Francia. Martinica y Reunin participan como
Puerto Rico - participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados Unidos. NOTA: Debe consultarse al Banco con relacin a la elegibilidad de las otras repblicas sucesoras de la ex- Repblica Socialista de Yugoslavia, para llevar a cabo adquisiciones con motivo de prstamos del Banco
ETAPAS DE UNA ADQUISICIN 1 Etapa: CONFECCION DEL PLAN DE COMPRAS CONSOLIDADO (PCC)
Se remite al FONCyT el acto administrativo de designacin de la Comisin, con datos de contacto de los miembros designados (direccin electrnica, direccin postal, telfono, fax). La Comisin deber declarar una casilla de correo electrnico oficial para recibir y enviar comunicaciones. Se completa la planilla de datos de contacto que se adjunta y se enva por correo electrnico al FONCyT. Se confeccionan tanto las Planillas Detalle de Bienes como el PCC donde se establecen los procedimientos de adquisicin correspondientes. Se remite al FONCyT el PCC (sucesivas entregas) hasta completar el monto total asignado a la Institucin. Cada documento se presenta firmado por la Comisin de Preadjudicacin en formato papel y se enva una copia en formato electrnico (Excel) . Se reciben las sucesivas autorizaciones del FONCyT a los PCC presentados. A partir de aqu el equipamiento ser identificado por el nmero de tem que figurar en la autorizacin. A los efectos de recepcionar la documentacin y recibir asistencia en los distintos procedimientos de adquisiciones podrn comunicarse con el Lic. Juan Pablo Allocati jallocati@mincyt.gov.ar
Nota: las comunicaciones de correo electrnico debern contener en el asunto la leyenda PRH PME
Ej1: Asunto: PRH 34 PME 02 - Concurso de Precios 01/10 (para el caso de que el PRH contenga mas de un PME); Ej2: Asunto: PRH-PME 74 Consulta (para el caso que el PRH contiene slo el PME 74).
2 Etapa: REALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE COMPRA

Para los procedimientos de adquisiciones se aplican las polticas del BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO, cuyo texto completo puede consultarse en la pgina web de dicho organismo www.iadb.org, especficamente los documentos titulados Polticas para la Adquisicin de Bienes y Obras financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-2349-6) y Polticas para la Seleccin y Contratacin de Consultores Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-2350-6). TOMA DE PRECIOS: (menos de $10.000) Se obtienen 3 cotizaciones menores a $ 10.000,00. Se elige la de menor precio de que se ajuste a las especificaciones tcnicas. Se completa el Registro de Proveedores, donde debern registrarse los proveedores consultados. Se emite ORDEN DE COMPRA. Se remite al FONCYT los tres presupuestos y copia de factura B o C del proveedor que present el menor precio, en la que deber constar el sello con la leyenda Se han consultado tres proveedores y ste ha sido el de menor precio. La misma se acompaa de la solicitud de desembolso en formato papel firmada por los miembros de la Comisin (ver 3 Etapa: SOLICITUD DE DESEMBOLSO) Se archivan los antecedentes.
COMPRA DIRECTA: Se obtiene aprobacin del FONCyT al procedimiento propuesto en el correspondiente Plan Consolidado de Compras Directas, y se remite al FONCYT : - La Declaracin Jurada para pedidos de Compra Directa, cuyo modelo se adjunta - La justificacin tcnica del Investigador Responsable del proyecto, donde detalla las especificaciones tcnicas del equipamiento a adquirir (ANEXO I) y las caractersticas de unicidad del equipamiento en el contexto de los objetivos del Proyecto (ANEXO II). - La cotizacin (pro forma o invoice) del proveedor nico. - La carta de Exclusividad o la de Representante exclusivo, dependiendo del caso*. - El derecho de patente o exclusividad, si corresponde Se emite modelo de ORDEN DE COMPRA que utilizara la Institucin Beneficiaria para comprar. ( Puede completarse con los datos del proveedor, el o los equipos y el importe). Se remite al FONCYT en formato papel Se archivan los antecedentes.
A tener en cuenta: Este procedimiento es una excepcin y se efecta cuando hay un solo proveedor a nivel local e internacional, sin posibilidad de competencia alguna. Es el adecuado en los siguientes casos: 1Existencia de equipamiento preexistente con el que se requiera compatibilidad.
2-
El equipo requerido est patentado o sea una marca registrada.
3Para la compra de elementos crticos a un proveedor determinado como condicin para el mantenimiento de una garanta. 4En caso que las especificaciones tcnicas que se necesita que tenga el equipo para cumplir con los objetivos del proyecto slo puedan ser ofrecidas por una marca. * Slo en el caso en que el proveedor sea extranjero y trabaje con un representante, ste deber ser exclusivo del primero y por ende deben presentar una nota por la que se deja constancia que el mismo es el nico (deben pedrsela al extranjero) CONCURSO DE PRECIOS: (desde $10.000 hasta USS 100.000) Se elaboran las Bases del Concurso utilizando el pliego modelo del BID que provee la Agencia y que se adjunta, al que se le agregan las especificaciones tcnicas. Se remite al FONCyT, y se recepciona la correspondiente no objecin. Se remiten Cartas de Invitacin a cotizar a los proveedores y se espera como mnimo 15 das para la apertura. Se deben recibir al menos 3 (tres) ofertas vlidas y comparables. Se elige la de menor precio que se ajuste a las especificaciones tcnicas. La normativa nacional no aplica en estos casos (Dec 436...etc). Se confecciona Acta de Apertura, Evaluacin Tcnica de las Ofertas, Cuadro Comparativo, Acta de Preadjudicacin (mencionar garanta de mantenimiento de oferta y autorizacin de los signatarios de las ofertas). Se adjunta a la documentacin anterior Copia de las ofertas recibidas, las invitaciones y las constancias de invitacin. Se remite al FONCyT que autoriza la preadjudicacin. Se recibe la no objecin del FONCyT y se emite ORDEN DE COMPRA. Se archivan los antecedentes.
A tener en cuenta para los pliegos: 1. Al redactarse las Especificaciones Tcnicas -ANEXO I- deber describirse lo solicitado con la mayor cantidad de detalles posibles evitando las referencias a marcas comerciales y/o modelos y/o nmeros de catlogo, a menos que tales referencias sean seguidas de las palabras o similar. 2. Si los documentos mencionan normas de calidad a que deban ajustarse el equipo o los materiales, las especificaciones deben indicar que tambin sern aceptables bienes conformes a otros estndares reconocidos que aseguren calidad igual o superior a las normas mencionadas. 3. Las especificaciones no deben hacer referencia a marcas de fbrica, nmeros de catlogo o tipos de equipo de un determinado fabricante, a menos que se haya decidido que es necesario hacerlo para garantizar la inclusin de un determinado diseo esencial, o caractersticas de funcionamiento, construccin o fabricacin. En tal caso las referencias deben indicar o similar. 4. Mencionar el presupuesto oficial estimado en la cartula del Concurso de Precios. 5. En el Acta de Preadjudicacin, mencionar el nmero de tem que se le asign al equipamiento al aprobar el PCC. 6. La garanta de mantenimiento de ofertas debe calcularse en base al Presupuesto Oficial Estimado; por lo que es un monto fijo para todos los oferentes (1-2%) Mencionar la garanta de mantenimiento de oferta en el informe de evaluacin tcnica de las ofertas.
7. Toda la documentacin emitida por la Comisin de Preadjudicacin debe enviarse en original. 8. Todos los espacios en blanco deben estar completos 9. Los textos entre parntesis (negrita cursiva) son instructivos y no deben figurar en la redaccin definitiva del pliego. 10. La carta de invitacin debe estar completa, con especificacin de las fechas, hora y la direccin. 11. El lugar y fecha del punto 4 tiene que estar completo y especificado 12. Validez de la oferta y garanta (punto 6 y 7) completos, sin puntos en blanco. 13. En el punto 10 Adjudicacin las rdenes de compra sern adjudicadas a los oferentes cuyas ofertas resulten ser las evaluadas ms bajas 14. Anexo I y II completos
LICITACIN PBLICA NACIONAL: (desde USS 100.000 hasta USS 500.000) Se elaboran las Bases de la Licitacin utilizando el pliego modelo del BID, al que se le agregan las especificaciones tcnicas. Se remite al FONCyT, y se recepciona la correspondiente no objecin*. Se realiza una publicacin (en un diario o Boletn Oficial) de acuerdo con el Modelo de Aviso. Se deber conservar copia del Aviso publicado. Se realiza la Apertura en el da indicado, que debe ser 30 das despus del Aviso. Se confecciona Acta de Apertura, Evaluacin Tcnica de las Ofertas, Cuadro Comparativo, Acta de Preadjudicacin (mencionar garanta de mantenimiento de oferta y autorizacin de los signatarios de las ofertas). Se adjunta a la documentacin anterior Copia de las ofertas recibidas, las invitaciones/ copia de los avisos. Se remite al FONCyT que autoriza la preadjudicacin. Se recibe la no objecin del FONCyT y se emite ORDEN DE COMPRA. Se archivan los antecedentes.
LICITACION PUBLICA INTERNACIONAL: (desde USS 500.000 en adelante) Se elaboran las Bases de la Licitacin utilizando el pliego modelo del BID, al que se le agregan las especificaciones tcnicas. Se remite al FONCyT que, previo obtener la no objecin del BID, autoriza*. Se realiza una publicacin (en un diario o Boletn Oficial) en medios locales y una publicacin en el DB, de acuerdo con el Modelo de Aviso www.devbusiness.com , dbusiness@un.org Se realiza la Apertura en el da indicado, que debe ser 45 das despus del Aviso. Se confecciona Acta de Apertura, Evaluacin Tcnica de las ofertas, Planilla de Comparacin de Ofertas, Informe de Preadjudicacin (mencionar garanta de mantenimiento de oferta y autorizacin de los signatarios de las ofertas). Se remite al FONCyT que autoriza la preadjudicacin**. Se recibe no objecin del FONCyT y se firma CONTRATO de acuerdo al modelo del Pliego Se archivan los antecedentes.
Nota: El documento licitatorio (PLIEGO) debe remitirse al FONCyT para su no objecin, con anterioridad a la publicacin de los Avisos. Para la solicitud de no objecin a la PREADJUDICACION, en todos los casos, deber remitirse: 1) Copia de los avisos 2) Acta de Apertura 3) Cuadro Comparativo de ofertas 4) Evaluacin Tcnica y Propuesta de Preadjudicacin
3 Etapa: SOLICITUD DE DESEMBOLSO

Se remite al FONCyT Solicitud de Desembolso y Detalle de pagos de acuerdo con el Modelo de Solicitud de Desembolso (se adjuntan ambas planillas en un archivo), que deber ser acompaada por: 1. Copia de la ORDEN DE COMPRA definitiva, firmada por la Institucin. 2. Factura B, Invoice o Pro forma Invoice actualizada emitida a la orden de la Institucin 3. Certificado de Proveedor (se entrega al proveedor para que lo completa y firme) 4. Datos bancarios del proveedor 5. Si el desembolso es mayor a 10.000 U$S deben presentar Copia de Garanta Bancaria por pago anticipado, o copia de Certificado de Embarque, o copia de Seguro de Caucin por pago anticipado por el 100% del valor de la compra. Se archivan los antecedentes y la Agencia realiza el Pago a Proveedor.
Nota: En las solicitudes de desembolso (tanto de compras directas, concursos o licitaciones) indicar el nmero de tem incluido en la nota de autorizacin (Disposicin Administrativa / mail ), para facilitar la identificacin del bien autorizado. A tener en cuenta: El certificado de proveedor: de este documento lo ms importante es que contenga el pas de origen y que arriba a la izquierda diga el numero de PRH PME y la institucin, puede estar firmado por el representante local. Para el Pago Directo a Proveedor del Exterior (PME) debern enviar: 1. 2. Solicitud de Desembolso y Detalle de pagos con las firmas en original, Pro forma del exterior con no mas de un mes de emitida (en la misma deber constar como mnimo la descripcin del/los equipos que se facturan, nombre y la razn social del proveedor, impuestos y gastos de envo, trminos de pago, condicin (CIF, FOB, CIP...) y plazo de entrega estimado, validez de la oferta, el monto TOTAL a autorizar y la moneda del mismo. La misma debe estar membretada con la marca del proveedor y todos los datos del domicilio en el encabezado) Copia de Pliza de Caucin por pago anticipado por el 100% de la compra, o Certificado de embarque, Remito, Air Will o garanta bancaria. Copia de la orden de compras definitiva,
3. 4.
5. 6. 7.
Datos bancarios del Proveedor, Certificado de Proveedor (procedencia de los bienes) Posicin arancelaria del envo.
Al ser pagos al exterior, el Banco Nacin solo acepta la pro forma del proveedor del exterior, no aceptan ms las pro formas del representante exclusivo de Argentina. Para el Pago directo al Proveedor Argentino se deber tener en cuenta de enviar factura B o C (no puede ser pro forma, puede ser copia firmada).
4 Etapa: RECEPCION DE LOS EQUIPOS

Se remite al FONCyT constancia fehaciente de la recepcin de los equipos.

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