Sistemas productivos Empresariales

Ing. Manuel Canaza Masco

PRACTICA LABORATORIO: IDEF0 IDEF3

Una Institucin de Profesionales que anualmente realiza una serie de eventos de carcter acadmico, de investigacin y comercial est interesada en el desarrollo de un sistema de software para la administracin de estos eventos. Para ello se le informa de las principales actividades que realizan, las cuales se resumen en:
1. La configuracin del evento, que consiste en el registro de un evento en

particular y el de los sub eventos que estn relacionados (actualmente se realiza en el Libro de Eventos). Un evento tiene una denominacin, fecha de inicio, lugar y un Comit Organizador. Los sub eventos pueden ser: congreso, curso, feria negocios, seminario, exposicin acadmica, y los opcionales: actividad social, exposicin comercial, y turismo. Tambin se incluye la designacin de los responsables por cada sub evento.
2. La organizacin del evento, para lo cual es necesario conocer la

configuracin del evento y sub eventos, incluye la definicin del lugar del evento, los cupos y los precios de inscripcin por sub evento, diferenciando precios por socio institucional y no socio, inscripcin antes de una fecha pre establecida o inscripcin en grupo (en relacin a participantes de un empresa en particular), y la elaboracin del programa del evento y de cada sub evento.
3. Los servicios complementarios como la adquisicin de pasajes, que incluye

el registro de la lnea area o terrestre, la fecha, horario, y el nro. vuelo o viaje; y la reserva de habitaciones por el periodo del evento, que incluye el registro de los hoteles, las habitaciones a disposicin y de las habitaciones reservadas.
4. La organizacin de un sub evento. Un curso tiene un expositor, una

denominacin, una duracin en horas, un horario y una localizacin. La feria incluye la definicin de una localizacin y un nmero de stands. El seminario incluye un tema (el cual es afn al tema del evento principal), la programacin de expositores, fecha de inicio, un horario, y una localizacin. La exposicin acadmica incluye la programacin de trabajos previamente seleccionados, autor, fecha y hora de exposicin, moderador, y equipo audiovisual. La actividad social incluye una denominacin, un lugar, auspiciadores, y un programa; un tipo de actividad social es la cena de gala final. La exposicin comercial comprende un tema, la solicitud de una sala de exposicin, una empresa, una fecha y un horario. Un viaje turstico incluye un lugar, una fecha, un horario, y un programa de visitas.
5. La inscripcin de participantes estableciendo un nivel de participacin

(conferencista, asistente, acompaante, expositor comercial, etc). En todos los casos las personas interesadas en participar tienen que inscribirse al evento, pagando las tarifas establecidas. La inscripcin le permite participar en el congreso y la exposicin acadmica cuando estos se incluyen en la configuracin del evento. Al momento de la inscripcin se puede solicitar inscripcin en los sub eventos programados. La inscripcin puede realizarse directamente en el local institucional, por fax o por e-mail mediante el

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formato de inscripcin correspondiente cancelando por adelantado todo lo solicitado en efectivo, va cheque o depsito en cuenta. Un participante previamente inscrito puede cancelar su inscripcin hasta dos das antes del inicio del evento. Servicios complementarios. Durante la inscripcin tambin se puede solicitar la adquisicin de pasajes, y reservas de hotel, inclusive se puede requerir la inscripcin de un acompaante por participante. Se lleva un control sobre los vuelos para programar la recepcin y transporte al alojamiento correspondiente. El control de asistencia de los participantes en base a su inscripcin y nivel de participacin, as como de la entrega de los materiales del evento (maletn, libros, CDs, etc). La emisin de las credenciales del evento segn el nivel de participacin de los inscritos (expositor, asistente, colaborador), as como de los certificados correspondientes. El primer da del evento se entregan las credenciales del participante y de su acompaante. El alquiler de stands para las ferias comerciales. El alquiler de stands se realiza por ubicacin y tamao, as como la adquisicin de servicios adicionales, como alquiler de computadora, piso, mini generador elctrico, telfono, panel, seguro, etc. La facturacin detallada por la inscripcin en el evento y por los servicios complementarios recibidos. Finalizado el evento se emiten las facturas por la inscripcin y por los otros servicios solicitados. La Direccin de la Institucin designa al Comit Organizador como responsable de la configuracin y organizacin del evento. El Comit Organizador designa a un responsable del proceso de Inscripcin, a otro del compromiso y control de Servicios Complementarios, aun responsable de Congreso, a otro de Feria Comercial, y as para cada sub evento configurado dentro del evento. Cada responsable dispone de un colaborador. El responsable de Inscripciones trabaja coordinadamente con el responsable de Credenciales y de Control de Asistencia. El responsable de Facturacin trabaja coordinadamente con el de Inscripciones, el de Servicios Complementarios y el de Feria Comercial. El responsable del Congreso se encarga de coordinar los requerimientos de los conferencistas seleccionados, dentro de los que fueron invitados a remitir sus ponencias, coordinando con el responsable de Servicios Complementarios sobre el viaje, recepcin y hospedaje de los mismos, as como con el responsable de Impresiones y Reproducciones quien se encarga de la reproduccin del material a entregar a los participantes. El local institucional incluye una sala de recepcin donde se encuentra una recepcionista que adems cumple labores de comunicacin dado que administra la central telefnica. Se dispone de una oficina para Tesorera donde se realizan las inscripciones y se emiten las facturas; otra para las sesiones del Comit Organizador; y un ambiente distribuido por cubculos, para cada uno de los dems responsables. Existe adems una oficina para el Presidente institucional y una sala para las sesiones del Directorio.

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