EMPRESA: C.A. Editora El Nacional INDICADOR: Gestin de Documentos Impresin Administrada.

SITUACIN ACTUAL La empresa C.A. Editora el Nacional actualmente cuenta con un servicio de alquiler de equipos de impresin, escner y fotocopiadoras. Mediante una evaluacin se pudo observar que este servicio le permite utilizar los equipos arrendados de forma libre. El no administrar su propia estacin de impresiones le genera ciertos aspectos negativos, pasando por alto las formas de reducir costes de impresin de documentos y sus consumibles, mantenimiento y servicio asociados. La gestin de la impresin resulta difcil para la empresa porque est repartida entre distintos departamentos. Por eso la empresa siente necesidad de establecer un sistema de impresin administrada implementando equipos multifuncionales ms eficientes. La falta de recursos puede ser un problema para la empresa, aunque sobre utilizarlos puede ser an ms perjudicial. La implementacin de un sistema de Impresin administrada va dirigida a presentar y compartir conceptos sobre costos invisibles, relacionados a la impresin.

Servicio de impresin administrada

En el clima empresarial actual, la reduccin y el control de los costos son ms importante que nunca. Cuando una empresa prepara sus estrategias para aumentar sus ingresos o mejorar los procesos empresariales, puede pasar por alto sus costos de gestin de documentos. Normalmente, las organizaciones se sorprenden al saber el verdadero costo que demanda la gestin de impresin y manejo de los documentos. Objetivo Racionar en todos los aspectos posibles los procesos de impresin y digitalizacin de documentos. Desde el equipo en uso, hasta los procesos operativos del personal que tiene acceso a ellos. Fortalezas Permitira conocer con exactitud los costos que representan las operaciones de impresin o copiado en la organizacin.

Debilidades La principal debilidad que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el factor econmico, es as como damos un ejemplo del costo que tendra la empresa parametrizado los equipos.

Procedimientos del sistema de gestin de documentos:

La instalacin de nuevos equipos requiriere de procedimientos que se proponen para la planificacin, control y evaluacin supervisin y direccin de las actividades, as como tambin para el registro de datos de fallas para posteriores anlisis y el registro de la informacin financiera a tomar en cuenta en futuros planes, programas y presupuestos de la Organizacin. Los procedimientos que contiene un sistema de informacin.

Evaluacin de las necesidades: consiste en valorar por departamento las necesidades

para dar cuotas restrictivas por usuario o departamento. Ejemplo: Asistente Administrativo 0 pags a color Equipo impresor Sistema de Asignacion300 pags B/N Impresora n 1 de perfil Fax Ok Escaner OK Codinador Administrativo 150 pags a color 150 pags B/N Fax Ok Escaner OK Gerente De la unidad 50 pags a color 250 pags B/N Fax Ok Escaner OK

Con la asignacin de cuotas los usuarios tendrn la tendencia de usar la impresin de forma responsable. Las cuotas podrn ser diarias, semanales, mensuales. Termin la cuota: tendr que solicitar al gerente, ya que puede ser parametrizado para no imprimir al final de la cuota. Parametrizando el software con algunos de los varios filtros, con certeza reducir la cantidad de impresiones.

Auditoria: Conteo y administracin de impresiones y copias, consigue obtener informacin

importante que sirva para generar estadsticas y enviar informes peridicos para la revisin del Gerente de Administracin y Contralora. Por usuario, por departamento, por dispositivo.

Control: consiste asignacin de gasto equitativamente a los centro de costo por departamento.

Impacto: La aplicacin de este instrumento podra ser el rechazo al cambio de algunas

personas que siempre han trabajado de forma libre y les cueste trabajar ahora controlados y reducidos, pero al ver todas los costos que representan para la empresa, este rechazo puede durar poco tiempo.

Algunos ejemplos: Limitar el nmero de copias de archivos impresos. Impedir que documentos que sobrepasen determinado tamao sean impresos. Impedir que un determinado usuario imprima archivos de una determinada extensin, por ejemplo pginas de internet (.html). Forzar al usuario a imprimir mono, aun cuando el trabajo sea en colores. Forzar al usuario siempre a imprimir doble faz, siempre que el dispositivo lo permita. Impedir que sea impreso un determinado documento nuevamente, antes de un perodo estipulado (olvid que haba imprimido y mand de nuevo).