5.

Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

5. Integrarea socio-profesional a angajailor

Integrarea socio-profesional a noilor angajai este etapa logic consecutiv celei de recrutare i selecie profesional. n urma procesului de recrutare i selecie profesional am decis c unul dintre candidai corespunde cel mai bine ateptrilor noastre, ndeplinete exigenele profesionale i psihologice solicitate de postul scos la concurs. Acest candidat primete o ofer de angajare din partea conducerii i, dac o accept, devine angajatul firmei /instituiei. Din acest moment el devine un membru al organizaiei i, dac dorim s fie o investiie profitabil, trebuie create toate condiiile ca n timpul cel mai scurt s ajung la un nivel de optim de eficien profesional /randament. Pentru a facilita acest lucru Departamentul de Resurse Umane trebuie s pun la punct o serie de proceduri definite de regul sub sintagma Program de integrare socio-profesional a angajailor sau de Program inducie /orientare i integrare a angajailor.

5. 1. Rolul programelor de integrare socio-profesional Programele de integrare socio-profesional a angajailor sunt necesare pentru c orice persoan care schimb un loc de munc este supus unei presiuni psihologice ridicate: este pus n faa unui context organizaional nou, solicitant; trebuie s fac fa, cel puin n prima etapa, unui sentiment de incertitudine i neajutorare (nu cunoate procedurile, procesele i relaiile care guverneaz noua organizaie); trebuie s-i demonstreze calitile n faa noilor colegi i efi; trebuie s asimileze n scurt timp un volum mare de informaii, s se adapteze la noi norme, cerine etc. Programele de integrare socio-profesional a angajailor urmresc reducerea acestei presiuni psihologice, facilitatea procesului de adaptarea a noului angajat la cerinele colectivului din care face parte i la cerinele locului de munc i a celui de asimilarea noului angajat n mediul deja existent n organizaie. Etapele iniiale (etapele de inducie) sunt eseniale pentru clarificarea ateptrilor organizaiei i corectarea impresiilor sau ateptrilor nerealiste din partea angajatului. n aceeai logic a argumentrii, obiectivele induciei i integrrii profesionale sunt multiple: o demonstreaz interesul acordat angajailor i preocuparea organizaiei de a asigura condiii optime angajailor si o l ajut pe angajat s depeasc rapid starea de incertitudine i de inutilitate din primele zile; o reduce frecvena i intensitatea posibilelor blocaje, incidente neplcute, anxietii care pot afecta noul angajat n primele zile de activitate o ofer angajatului informaiile i sprijinul necesar obinerii autonomiei profesionale n timpul cel mai scurt o permite dezvoltarea unor ateptri reciproce mai realiste (angajat organizaie) i semnarea unui contract psihologic avnd aceste baze; o reduce semnificativ timpul de adaptare a angajatului cu noua poziie, ajutndu-l pe acesta sa ating potenialul maxim in timp mai scurt. o reduce fluctuaia de personal (n special a celei premature din primele luni de la angajare); o reduce costurilor de formare i de supervizare (daca adaptarea i integrarea angajatului se face mai rapid); 50
Copyright 2009 prof. dr. Ticu Constantin tconst@uaic.ro

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

5. 2. Definirea conceptelor Integrarea socio-profesional (n sensul larg i general) reprezint procesul de asimilare a unei persoane n mediul profesional, de adaptare a acesteia la cerinele de munc i comportament ale colectivului n cadrul cruia lucreaz. n cadrul procesului general de integrarea socio-profesional, exist mai multe etape sau sub-procese, relativ distincte care pot fi definite mult mai precis. o Inducia profesional partea cea mai vizibil a procesului de integrare profesional, definind primele etape ale acestui proces, cele prin care angajatul ia un prim contact cu realitatea organizaional prin prezentarea lui colegilor efilor i subalternilor, prezentarea condiiilor fizice de munc (cunoaterea locului de munc), consultarea fiei postului i a regulamentelor interne, luarea la cunotina a regulilor i normelor de baz, contientizarea valorilor organizaionale dominante etc. o Integrarea profesional este procesul de durat, urmnd pe cel de inducie, proces care se ntinde pe mai multe sptmni sau luni, proces n care treptat angajatul cunoate i se familiarizeaz cu specificul locului de munc, cu noile sarcini i responsabiliti, cu modul de aplicare a procedurilor interne sau cu valorile promovate n colectiv/ specificul culturii organizaionale. El are posibilitatea n acest interval s i testeze/ adapteze / formeze competenele profesionale necesare pentru a face fa cu succes solicitrilor noului loc de munc. o Socializarea profesional - poate fi considerat o component a procesului de integrare profesional, cea care se refer la cunoaterea i nelegerea naturii relaiilor interpersonale i la crearea i consolidarea unor relaii personale cu membrii colectivului, fie c este vorba de colegi, fie c este vorba de efi sau subalterni. Este un proces de lung durat, partea mai puin vizibil a procesului de integrare profesional, cea care presupune integrarea unor aspecte care in nu numai de norme sau reguli explicite ci i de norme implicite, reguli ale jocului mai puin vizibile. Socializarea profesional este etapa procesului de integrarea socio-profesional care, de regul, se finalizeaz ultima. 5. 3. Etape ale programelor de integrare profesional 5. 2. 1. Pregtirea programului de integrare profesional Prima etap a procesului de integrare socio-profesional este cea de pregtirea att a strategiei generale (succesiunea de etape i materialele suport necesare) ct i a locului de munc a viitorului angajat. Angajatului trebuie sa i se acorde atenia necesar pentru a se sublinia ideea ca prezenta lui este o achiziie important pentru echipa de lucru. Pregtirea strategiei de integrare socio-profesional pornete de formularea ctorva ntrebri pe care membrii departamentului de resurse umane mpreun cu managerii organizaiei i efii departamentului n care va fi integrat noul angajat trebuie s rspund. a. Cine suntem i ce mesaj vrem s transmitem (organizaie)? b. Care sunt informaiile de baz despre organizaie (valori, misiune, principii, norme generale, identitate, proceduri de baz etc.) pe care angajatul trebuie s le primeasc nc din prima zi (organizaie)?

51

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

c. Care sunt ateptrile angajatului legate de prima zi de munc i care ar fi aspectele de despre care ar dori s vorbeasc /pe care ar vrea s-i cunoasc n primele zile(organizaie)? d. Care sunt documentele iniiale legate de atribuiunile postului i de rolul su n cadrul departamentului, pe care trebuie s le consulte angajatul (departament)? e. Care sunt etapele de validare a aptitudinilor sau competenelor iniiale i de exersare a competenelor finale necesare noului loc de munc (departament)? f. Care este specificul domeniului de activitate /departamentului n care va fi integrat noul angajat(departament)? g. Care sunt persoanele care trebuie s le cunoasc n prima zi /primele zile i care sunt activitile la care trebuie s asiste /s participe(departament)? h. Care sunt persoanele cheie care vor participa la integrarea profesional i social a noului angajat i care vor fi rolurile acestora(departament)? La primele ntrebri din lista de mai jos (a, b, c.) se obin rspunsuri globale, valide la nivel de organizaie. n funcie de rspunsurile la aceste ntrebri, innd cont i de urmtoarele din list, se definesc principiile i strategia general de integrare socioprofesional. Tot la nivel de organizaie se definesc etapele procesului de integrare profesional i se realizeaz materiale suport necesare pentru prezentarea organizaiei. La nivel de departament / pentru fiecare nou angajat n parte strategia general de integrare socioprofesional definit la nivel de organizaie trebuie adaptat i completat cu date care rezult din rspunsurile la ntrebrile urmtoare din list (d, e, f, g, h), ntrebri la care rspund efii de departament mpreun cu reprezentanii departamentului de resurse umane. n funcie de rspunsurile la aceste ntrebri, pentru fiecare caz n parte se reactualizeaz strategia general de integrare socio-profesional la nivel de organizaie i se completeaz cu elementele specifice departamentului n care va fi integrat noul angajat i cu specificul postului pe care l va ocupa acesta. Materialele suport care vor fi folosite pe parcursul procesului de integrare socioprofesional sunt fie cele generale, valabile la nivelul ntregii organizaii (brouri de prezentare a organizaiei definind viziunea, misiunea, obiectivele strategice legate de gestiunea i dezvoltarea resurselor umane; regulamentul angajatului; norme i proceduri organizaionale obligatorii etc.) ct cele specifice fiecrui departament (fia postului, organigrama departamentului /companiei, contractul de munc, descrierea departamentului i a specificului lui; norme i proceduri generale specifice departamentului; lista efilor i colegilor (nume, tel. Intern, e-mail), normele de securitate i protecia muncii etc.). Toate aceste materiale mpreun cu o fi checklist de marcare a diferitelor etape n procesul de inducie i integrare profesional vor fi pregtite cu cel puin o zi de la venirea noului angajat. O impresie deosebit de puternic face asupra angajatului faptul de gsi locul sau de munc (biroul, computerul i masa de lucru etc.) pregtit, cu numele lui pe el, cu accesoriile i materialele de care are nevoie n bun stare, eventual cu cteva elemente ceremoniale (o scrisoare din partea conducerii, un mesaj de bun venit din partea colegilor etc.). 5. 2. 2. Semnarea contractului, aspecte legislative Angajarea oricrei persoane se face n acord cu legislaia muncii n vigoare i cu prevederile legislative specifice fiecrui domeniu /loc de munc. ntre organizaie i angajat se ncheie un contract de munc care include sau face referire la sarcinile i responsabilitile descrise n fia postului. nainte de semnarea contractului de munc proasptul angajat trebuie s consulte n detaliu elementele descrise n fia postului, elemente se presupune, deja cunoscute din timpul procesului de recrutare i selecie. Orice modificare a condiiilor si 52

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

clauzelor contractuale definite anterior (n cadrul procesului de selecie sau negociere a contractului) trebuie s fie adus la cunotina angajatului caz n care este posibil o nou negociere. Angajatorul este obligat s ofere angajatului un document formal (semnat i stampilat) n maxim o lun de la semnarea contractului n care este precizat salariul brut, cel net, sporuri, impozite etc. 5. 2. 3. Etapa de inducie / primele zile Inducia presupune o succesiune de activiti planificate care se desfoar n primele zile ale intrrii noului angajat n organizaie n ideea de a-i oferi acestuia informaiile de baz privind postul ocupat i contactele eseniale n noul colectiv din care face parte. Procesul de inducie poate fi considerat ca avnd trei aspecte (Marchington i Wilkinson, 1996): o un proces administrativ - avnd ca obiectiv oferirea informaiilor eseniale privind postul ocupat, procedurile asociate acestui post i integrarea lor n ansamblul organizaiei; o un proces de ajutor i sprijin pentru angajat punndu-se accent pe starea de confort psihologic al noului angajat i pe oferirea sprijinului optim astfel nct impactul noului loc de munc s fie unul pozitiv; o un proces de management al resurselor umane fcnd primii pai n direcia educrii angajatului cu privire la valorile, principiile etice i standardele de performana ateptate din partea organizaiei. Principalele etape ale procesului de inducie profesional pot fi att de natur organizatoric ct i de natur relaional. 1. Organizarea i planificarea procesului de inducie profesional poate presupune mai multe activiti distincte a) asigurarea c persoana desemnat de a ocupa postul este informat i se va prezenta n ziua i la ora stabilit (este util meninerea legturii cu aceast persoan din momentul finalizrii procesului de selecie pn n momentul propriu-zis al nceperii activitii); b) informarea membrilor departamentului despre venirea noului angajat (telefon, e-mail i fotografie dac este posibil), indicarea funciei si a responsabilitilor sale, al numrului de telefon intern c) verificarea materialelor suport care vor fi oferite angajatului; d) verificare orarului persoanelor cheie care se vor fi ntlni cu noul angajat pentru a se asigura c vor fi n biroul /n locurile desemnate i c i-au rezervat timpul necesar; e) pregtirea locului de munc / biroului pentru noul angajat; instalarea obiectelor necesare, deschiderea unei csue potale cu numele su f) trimiterea unui mail de bun venit noului sosit care poate conine informaii de baz legate de noul loc de munc: numrul sau de linie direct; adresa nou de email ; numele i numerele responsabililor administrativi i de reea; link-urile web sau intranet de care are nevoie etc. 2 Primirea i prezentarea noului coleg se face de regul de eful direct care i prezint biroul, suportul logistic, utilitile, apoi face un tur al sediului pentru prezentarea departamentului si colegilor cu care va lucra ndeaproape. n aceast etap se prezint i se discuta despre programul de introducere /integrare n companie pe urmtoarele 2-3 sptmni. Acesta trebuie sa cuprind coordonatele persoanelor cu care noul angajat va intra n contact, zile i orele, precum i activitile pe care le va desfura alturi de noii si colegi. Tot n 53

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

aceast etap se face i o scurt prezentare a modului de lucru, a politicilor companiei si a procedurilor etc. n acele organizaii n care simultan sunt angajai mai muli angajai pe posturi similare, etapa de inducie profesional se realizeaz n patru etape distincte: o Informarea /trainingul de inducie. Este o form de training foarte scurt (1- 3 ore) care i ajut pe angajai s neleag misiunea, obiectivele, valorile si filosofia organizaiei. Acest training poate face referire la procedurile generale de lucru, la procedurile i normele de protecie a muncii sau la condiii specifice de confidenialitate sau protejare a informaiilor interne. o Oferirea mapei de orientare. Aceasta va cuprinde acel set de materiale destinate familiarizrii noului angajat cu regulile companiei si specificul acesteia (brouri de prezentare, manualul angajatului, fia postului, organigrama departamentului /companiei, copie dup contractul de munc, descrierea departamentului i a specificului lui; norme i proceduri generale specifice departamentului; lista efilor i colegilor etc.) cu scopul de a oferi o imagine de ansamblu asupra companiei, asupra ateptrilor generale a acesteia si rolului pe care angajatul l va lucra n cadrul acesteia. o Turul organizaiei. Noul angajat va fi condus ntr-un tur al organizaiei, pornind de la secretariatul general /managementul general al companiei, prin fiecare departament / secie, pn la departamentul secia n care va lucra noul angajat. Aici angajatul va fi prezentat sefului sau direct i sefului de departament cu care va lucra, colegilor cu care va interaciona mai des sau altor persoane cheie. Tot aici va fi invitat s se familiarizeze cu noul loc de munc, s citeasc documentele relevante i sp pun ntrebpri de clarificare efului direct, colegilor sau mentorului. o Consilierea noului angajat. Este recomandat delegarea unei persoane dintre membrii departamentului, care s se ocupe n mod special de integrarea noului angajat Aceast persoan va rspunde cu prioritate la ntrebrile i solicitrile noului angajat i va funciona ca persoan punte ntre organizaie i noul angajat. n unele organizaii acest coleg este definit ca un fel de un fel de Mentor" sau Frate mai Mare". 5. 2. 4. Integrarea profesionala a angajatului Aa cum am vzut integrarea socio-profesionala reprezinta procesul de asimilare a unei persoane in mediul profesional, de adoptare a acesteia la cerintele de munca si comportament ale colectivului in cadrul caruia lucreaza, de adecvare a personalitatii sale la cea a grupului. Pentru o integrare rapida si eficace, noul angajat trebuie sa primeasca atat informatii cu privire la obiectul de activitate, modul de organizare, locul ocupat in contextul socio-economic, facilitatile oferite personalului cat si informatii referitoare la postul ocupat si subdiviziunea din care aceasta face parte ,sarcinile, componentele, responsabilitatile, conditia de lucru, criteriile de evaluare rezultatelor, comportamentul asteptat, persoana cu care va colabora, etc.

54

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

ntr-o viziune sintetic mai jos sunt redate principalele atribuii ale principalilor actori implicai n procesul de inducie i integrare profesional a noilor candidai.1 a) Atribuiile conductorului subdiviziunii: asigur amenajarea locului de munc al noului angajat; pregtete colegii pentru primirea noului angajat; prezint noul angajat; explic drepturile i obligaiile angajatului; mpreun cu noul angajat examineaz fia postului pentru poziia acestuia; comunic programul de munc i odihn n cadrul autoritii; explic cerinele de munc: disciplina tehnologic i organizatoric, cerinele fa de normele sanitare i igienice, securitatea muncii etc.; realizeaz dialogul direct i periodic cu noul angajat; realizeaz controlul integrrii noului angajat etc. b) Atribuiile serviciului resurse umane: elaboreaz Ghidul noului angajat; perfecteaz permisul pentru accesul liber al noului angajat n diferitele secii/ departamente ale organizaiei; perfecteaz ordinul privind numirea sau confirmarea angajatului; explic mrimea salariului de funcie, sporurile la salariu, sistemul de premii, alte recompense de care beneficiaz angajatul; n comun cu conductorul subdiviziunii n care activeaz, noul angajat i mentorul acestuia, ntocmete programul de integrare a noului angajat; familiarizeaz noul angajat cu organigrama organizaiei, punctele de reper referitoare la politica i strategia organizaiei, locul de amplasare a subdiviziunii n care se afl locul de munc; familiarizeaz noul angajat cu locul de amplasare a spaiilor auxiliare: cantina, punctul medical, vestiarul etc. monitorizeaz activitatea de integrare etc. c) Atribuiile mentorului sau ndrumtorului: sensibilizeaz echipa de lucru pentru acceptarea noului angajat; familiarizeaz noul angajat cu sistemul de relaii interpersonale din colectiv, tradiiile lui, regulile de comportament n cadrul echipei de lucru; ncurajeaz generarea iniiativelor noului angajat. Strategiile de integrare profesional pot fi diverse, in functie de situatia concreta in care sunt ele necesare. Astfel ne putem afla in fata mai multor situatii, care sa necesite strategii diferite (Pnioar G, 2006): o Noul angajat cunoate responsabilitatile postului, dar nu cultura organizationala Aceasta este situatia in care individul are suficienta experienta in munca intr-un post cu aceleasi responsabilitati ca cel pentru care tocmai s-a angajat, dar nu cunoaste deloc cultura organizationala. In acest caz, el are mai putina nevoie sa fie instruit referitor la ceea ce trebuie sa performeze efectiv, avand nevoie sa fi
Integrarea socioprofesional a noilor angajai n autoritile publice. Material instructiv-metodologic http://rapc.gov.md/file/Integrare-0703-final.doc. internet paper 27. 09. 2009
1

55

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

mai mult informat despre regulile pe care trebuie sa le aplice, valorile care trebuie urmate, principiile care trebuie sa-i fie ghid in activitate. o Noul angajat cunoate cultura organizatiei, dar nu responsabilitatile postului Este vorba despre un angajat care nu are multa experienta intr-un post similar, dar care cunoaste valorile firmei, modul in care trebuie abordat noul loc de munca. In primul rand, acestui individ trebuie sa i se acorde suficient timp pentru a fi instruit in legatura cu responsabilitatile postului. In al doilea rand, nici abordarea culturii nu trebuie omisa. Sunt organizatii cu reguli extrem de stricte, care trebuie respectate, deci nu pot fi lasate la intamplare aceste aspecte, caci informatiile avute pot fi subiective sau eliptice. o Mai multi angajati simultan, pentru acelasi tip de post (de exemplu ageni de vanzari) Este cazul in care ar trebui cu siguranta sa existe un program de integrare colectiv care sa cuprinda mai multe elemente, ca de exemplu, prezentarea companiei, prezentarea persoanelor cu care vor lucra si realizarile lor, fisa postului, cultura organizationala, formarea/ dezvoltarea unor abilitati pentru performarea responsabilitatilor mai dificile din fisa postului etc. De asemenea, pot fi adaugate informatii legate de filosofia firmei, operatiile de productie, stilul managerial etc.

5. 2. 5. Socializarea profesional Aa cum am spus, socializarea profesional este un proces de lung durat, partea mai puin vizibil a procesului de integrare profesional, care se refer la cunoaterea i nelegerea naturii relaiilor interpersonale i la crearea i consolidarea unor relaii personale cu membrii colectivului, fie c este vorba de colegi, fie c este vorba de efi sau subalterni.. Exist diferite strategii de socializare (Roberts si Hunt,1991, p. 142-143): formale sau informale, individuale sau colective, secventiale sau nonsecventiale, fixe sau mobile, seriale sau disjunctive, de investire sau dezinvestire, de tip competitie. Formale sau informale: Strategiile formale sunt acelea prin intermediul carora integrarea organizationala a noilor angajati urmeaza programe standardizate, care au un program bine definit, care nu poate fi schimbat in functie de anumite situatii intamplatoare. Desigur, in functie de noii angajati pozitia si pregatirea lor programele se pot modifica: pot exista programe specifice de integrare pentru cei cu functii manageriale, pentru cei din productie, pentru cei cu functii specifice paza si protectie, CTC etc. In cadrul unor astfel de programe se asigura o pregatire uniforma aceeasi informatie catre toti cei supusi programului. Socializarea informala are loc in cursul desfasurarii sarcinilor de serviciu, nu exista un program prestabilit, nu exista o scoatere din productie, nu exista o durata delimitata. Individuale sau colective: Socializarea individuala se asigura pentru un singur angajat, in functie de necesitatile fiecaruia conform experientelor si pregatirii anterioare, corelate cu necesitatile slujbei. Uneori la un anumit moment se angajeaza o singura persona (mai ales in companiile mici). Atunci o persoana desemnata din organizatie va transmite noului angajat informatiile necesare indeplinirii sarcinilor, cat si cele necesare integrarii in colectiv. Tot in cadrul acestor programe de integrare individuala putem vorbi de coaching, activitate de instruire care a luat un avant destul de mare in ultima perioada.

56

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

Socializarea colectiva se realizeaza cand membrii unui grup sunt socializati impreuna, ei dezvoltand comportamente asemanatoare si mentalitate de acelasi tip. Vorbim practic de socializare colectiva formala. Secventiale sau nonsecventiale: Strategiile secventiale sunt cele care cuprind un numar de pasi bine stabiliti prin care se ajunge la rezultat si absolut toti pasii trebuie urmati. Ele sunt fie strategii formale, fie informale, fie colective, fie individuale. De regula, se desfasoara atunci cand este necesara o cunoastere detaliata a responsabilitatilor si mediului de munca sau cand se asteapta performante inalte inca de la inceput, iar noul angajat trebuie sa lucreze intre parametrii bine definiti. Strategiile nonsecventiale includ o sedinta singulara de socializare sau un pas ad-hoc spre socializare. Astfel de strategii se pot folosi in organizatiile mici, cu doar cativa membrii in care o sedinta de informare initiala poate asigura datele necesare la inceput. Fixe sau mobile: Strategiile fixe de socializare asigura noului angajat sau noului ocupant al postului cunostinte precise despre timpul si modul in care el va actiona, pe cand strategiile mobile sunt flexibile, in functie de cunostintele si nevoile de pregatire, de circumstantele variabile de la un anumit moment dat se realizeaza socializarea. Seriale sau disjunctive: Strategia seriala este aceea in care vechii membrii ii preiau pe noii membrii pentru a-i familiariza cu modul de lucru in interiorul firmei. Este un proces garantat in organizatiile in care nu se produc schimbari mari / sau nu se doresc schimbari la un anumit moment dat. Strategiile disjunctive dau spatiu larg pentru inovatie in modul de manifestare al noilor angajati. Sunt organizatii cu structuri foarte flexibile, care dau o mare libertate de actiune angajatilor, dar acestia sunt selectati dintre cei cu initiativa inalta si cu mare abilitate de a lucra in conditii de incertitudine. Oricum integrarea va avea mai mare succes daca noul angajat va cunoaste obiectivele pe termen lung ale organizatiei, caci cercetarile arata ca organizatiile care actioneaza intr-un mediu instabil au succes daca au obiective clare pe termen lung, care le directioneaza activitatea. De investire sau de dezinvestire: Socializarea de tip investire ratifica si stabileste validitatea unor caracteristici pe care recrutii deja le au. Socializarea de tip dezinvestire neaga sau indeparteaza caracteristicile de intrare ale unui recrut, realizandu-se o relativa uniformizare a personalului din anumite pozitii. Daca recrutarea s-a realizat dupa valori ale organizatiei in mod strict, atunci dezinvestirea este mai redusa, dar in procesul de socializare se accentueaza trasaturile care trebuie puse in practica si care poate sunt folosite neconstientizat.

57

5. Integrarea socio-profesional
prof. dr. Ticu CONSTANTIN

Planul de inductie-o experienta personala

MARI, 01 APRILIE 2008 02:00 ROXANA LUCHIANOV RESURSE UMANE

http://business-edu.ro/business-edu-magazine/resurse-umane/resurse-umane/1158-planul-de-inductie-o-experienta-personala.html

Conform studiului Romanian HR Profile 2007, 27,4% din firme au un plan de inductie scris. Probabil ca si eu sunt omul din statistici pentru ca, si in cazul meu, din trei firme in care am fost, doar intr-una am avut parte de un plan de inductie ca la carte. Planul de inductie ca la carte. Planul de inductie perfect incepe cu o zi inainte de angajare cand oamenii din departament pregatesc sosirea noului angajat si biroul, calculatorul, telefonul, contractul de munca. Probabil ca cei care au stat la masa comuna sau in biroul din masina vreo doua saptamani inainte sa primeasca birou si calculator, vor muri de necaz cand vor auzi ca eu mi-am gasit biroul pregatit sa ma primeasca in prima zi de serviciu. De la usa m-a preluat specialistul HR care avea formularul ABC-ul angajatului, o lista cu activitati, termene si responsabili pe care o tot bifa. M-a condus in biroul sefului direct unde ma astepta si directoarea departamentului la o cafea. A urmat prezentarea echipei si turul cladirii. In acest tur am rezolvat toate problemele: contractul de munca, instructia de protectia muncii, cartela de acces, anuntul de sosire, permisul de biblioteca, userul si parolele pentru calculator. Am strans o multime de maini si toata lumea ma invita sa mai trec sa discutam oricand doresc. Am primit cadou o agenda, un pix si un dosar cu multe informatii utile: lista personalului cu telefoane si adrese de e-mail, fisa de post, brosura companiei, organigrama, activitatile de marketing planificate. Responsabilitatile au inceput chiar din prima zi: m-am ocupat de invitatiile pentru clientii tinta la un standul nostru la urmatorul targ la care participam. Masa de pranz am luat-o cu tot departamentul de 5 persoane si cu sefii, lucru care nu se intampla zilnic. Dupa amiaza am asistat si la prima mea sedinta de departament.In zilele care au urmat, timp de aproape doua saptamani, am pus o multime de intrebari, am avut intalniri, traininguri de produs, proiecte comune cu fiecare dintre colegi, teme de lucru individual si multe discutii cu seful direct. Zilnic ma vizita si prietena mea de la HR care bifa mereu pe planul de inductie. Colegii mi-au explicat si regulile nescrise si subtilitatile politice ale departamentului si intr-o seara am iesit si la bere. Legile integrarii organizationale in practica 1. Cine face integrarea ? Am avut ocazia ca si eu la randul meu sa integrez alte persoane: colegi, subalterni, succesori si un sef. La colegi m-am concentrat pe dezvoltarea relatiei, la subalterni pe obiective, sarcini si relatie, la succesori pe predare-primire arhiva, contacte, istoric activitate si planificari, iar la sef pe indeplinirea rapida a tuturor cererilor lui si pe prezentarea de idei si date care sa ii completeze auditul. O integrare cu mai multe persoane da noului angajat o imagine mai echilibrata a organizatiei si ii acopera mai multe nevoi de informare si relationare. {mospagebreak} 2. Timpul de integrare. De fiecare data, timpul planificat cu integrarea a fost prea scurt. O zi e in mod clar insuficienta, doua saptamani doar creeaza premisele. La posturile mai simple, o luna poate fi suficienta. Posturile de middle management necesita cel putin 3 luni pentru a ajunge la randament maxim, in timp ce la postul de director general minimul perioadei in care se considera ca poate sa isi demonstreze valoarea este de un 1 an. 3. Personalizare. Fiecare plan de inductie este unic si depinde foarte mult de rolul persoanei, de experienta si de situatia locala. Este bine sa fie agreat de noul angajat si chiar sa i se dea controlul asupra lui. La urma urmei, el este primul interesat. 4. Integrarea in cultura organizationala obiectivul cheie. In integrare conteaza mai mult amabilitatea decat cantitatea informatiilor. Noul angajat nu va retine 80% din informatie, dar va aprecia atentia si rabdarea cu care este tratat. Rolul principal al planului de inductie este sa pregateasca noul angajat pentru a se integra in cultura organizationala si nu sa ii faca un upgrade profesional. Aspectul informal este la fel de important ca si cel formal. Cei mai dificil de integrat nu sunt cei care nu au nici o experienta profesionala si carora trebuie sa li se explice totul de la zero, ci cei care sunt aroganti, critici, negativisti, neatenti la modul in care ii trateaza pe noii colegi de echipa. Integrarile sunt mai dificile in organizatiile in care se prefera competitia in locul lucrului in echipa. Acolo nimeni nu va spune ca baietelul meu cind s-a intors intr-o zi de la gradinita: Azi a venit un prieten nou!. 5. Rolul planului de inductie. Planul de inductie asigura responsabilizarea persoanelor cheie la integrarea noului angajat in cel mai scurt timp si respectarea succesiunii unor activitati si teme care sa asigure nivelul dorit de informare. El actioneaza pe doua directii ale performantei angajatilor: satisfactie si productivitate.

58