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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA, CPA.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO MINGA LTDA., DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA, PERODO 2009. AUTOR: DIRECTOR: MARCIA GERMANIA RAMREZ ESTRADA ECON. LUIS BARRENO
RIOBAMBA ECUADOR 2009
DECLARACIN DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD
Declaro que los resultados expuestos en el presente trabajo son autnticos e inditos, con el respaldo de fuentes bibliogrficas que permitieron su desarrollo y evolucin. Aspiro a que los datos presentados sirvan de alguna manera en el desarrollo de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., para beneficio de sus asociados as como tambin de todos sus funcionarios.
Atentamente,
Marcia Ramrez Estrada CI: 0603153701 AUTORA
CERTIFICACIN
El suscrito Director de tesis, designado por los Directivos de la Facultad de Ciencias Econmicas y Negocios para la direccin, anlisis y evaluacin de la Tesis titulada PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO MINGA LTDA., DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA, PERODO 2009, tiene a bien CERTIFICAR : Que la presente investigacin realizada por la Sra. MARCIA GERMANIA RAMREZ ESTRADA, Egresada de la Escuela de Contabilidad y Auditora, ha sido revisada, que su contenido guarda armona en su estructura, por lo que autorizo su presentacin para continuar con los trmites legales pertinentes.
Atentamente,
Econ. .Luis Barreno DIRECTOR DE TESIS
Quito, julio de 2009
Agradecimiento
A Dios Todo Poderoso por haberme iluminado y acompaado dndome la fortaleza necesaria en cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera para poder culminarla con xito. A la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE y al Instituto Repblica de Alemania ISTRA por haber ejecutado y cumplido con su convenio acadmico sin el cual no hubiera sido posible la obtencin de mi ttulo de CPA. A mi Director de Tesis Econ.. Luis Barreno quien an sin conocerme me brind su paciencia y apoyo desprendido impartindome sus conocimientos profesionales y cientficos en la culminacin de ste trabajo.
Dedicatoria
La presente Tesis la dedico de manera especial a mi amada hija Vanessita Flores por ser el pilar fundamental de mi esfuerzo y lucha constante para que sta sea una herencia y ejemplo de vida en su futuro profesional A mi esposo por su paciencia y apoyo en todas las situaciones que atraves durante mis estudios. A mi madre y hermanas, por su cario y comprensin incondicional en todos los momentos cuando las necesit.
RESUMEN
En el primer captulo tiene como introduccin el planteamiento del problema existente en la cooperativa debido a la falta de una Manual de Control Interno, y se indican los objetivos que tiene el mismo y su correspondiente justificacin. Seguidamente se habla de la hiptesis, las variables, la modalidad, los mtodos y tcnicas que se van a aplicar para realizacin de ste proyecto. Adems se presentan los antecedentes histricos ms representativos de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., su misin, visin ,los objetivos que persigue, su situacin actual y su estructura organizacional.
En el segundo captulo departe sobre el sistema cooperativo , su clasificacin y adems un anlisis sobre la situacin actual de las cooperativas en la provincia de Chimborazo. De la misma forma se presenta un informe completo sobre los manuales de control interno, los procesos, guas y formas de elaboracin, y finalmente se realiza un diagnstico prctico de todas las reas de la Cooperativa, mediante la aplicacin de Cuestionarios de Control Interno por departamentos, cuyos resultados nos muestran las falencias y fortalezas de sta institucin, las mismas que nos permiten brindar las respectivas conclusiones y recomendaciones para beneficio de la institucin.
En el tercer captulo se muestra la oferta principal de la presente tesis sobre la Propuesta de Implementacin de un Manual de Control Interno en la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda.., este Manual est compuesto de captulos los mismos que estn estructurados por reas de la siguiente manera: Administrativa, de Contabilidad, de Crdito, y de Recaudacin; adems se da algunas definiciones del Control Interno y su clasificacin, las fases los principios y su aplicacin.
Al mismo tiempo se formula las actividades, funciones, atribuciones, facultades, responsabilidades y obligaciones, de todo el personal de la cooperativa, incluyendo los consejos de administracin y de vigilancia. Y finalmente para fortalecer esta propuesta se plantea una estructura organizativa, los niveles de responsabilidad por jerarquas,
Adems se presentan cuadros y formatos estndares para la seleccin de personal por reas y la forma como se realiza la calificacin, esto ser de gran utilidad para su aplicacin en cualquier empresa.
Luego se demuestran las formas de llevar un proceso contable en una cooperativa, en el mismo existen ejemplos claros del libro diario, balances y estados financieros.
Y finalmente se incluye un informe sobre la Auditora y su ejecucin como una Tcnica de Control.
En el Captulo Cuarto se expone de manera general el resumen de la presente tesis por captulos, la bibliografa utilizada como apoyo cientfico para este trabajo, y los anexos en donde se muestra un diagrama de flujos para aperturar una cuenta de ahorros, los requisitos para ser socio de una cooperativa, un formato para la aplicacin de una encuesta en el rea de caja , se muestra un estado financiero del sistema de cooperativas a nivel nacional. Y por ltimo se exhibe la forma de calculo en la aplicacin de una encuesta.
INDICE
CAPITULO I
1. 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN................................................1 Planteamiento del problema: ................................................................................1 Objetivos................................................................................................................1 Objetivo General....................................................................................................1 Objetivos Especficos............................................................................................2 Justificacin...........................................................................................................2 Hiptesis................................................................................................................3 Variables de la investigacin.................................................................................3 Modalidad de la investigacin...............................................................................3 Mtodos de la investigacin..................................................................................4 Tcnicas e instrumentos para la recoleccin de la informacin...........................5 Resea Histrica.. .................................................................................................7 Base Legal..............................................................................................................7 Objetivos y Finalidad.............................................................................................8 Cobertura y/o Localizacin....................................................................................8 Misin.. .................................................................................................................9 Visin.....................................................................................................................9 Organizacin y Estructura Administrativa. ..........................................................9 Estructura Organizacional. ..................................................................................10 Organigrama Estructural de la COAC. Minga Ltda. ..........................................11
CAPITULO II
2.1. 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2.
ASPECTOS GENERALES...............................................................................12 Definicin............................................................................................................12 Clasificacin del Sistema Cooperativo................................................................13 El Sistema Cooperativo de Crdito de la Prov. de Chimborazo .........................14 Estructura de un Manual......................................................................................15
2.2.1. Definiciones y Conceptos....................................................................................15 2.2.2. Tipos de Manuales...............................................................................................16
2.2.3. Contenido de un Manual......................................................................................17 2.2.4. Procesos y Normas de Elaboracin.....................................................................19 2.2.5. Gua de Elaboracin de Manuales.......................................................................20 2.3 Diagnstico rea Administrativa Contable..............................................................22 2.4 Evaluacin Procedimientos de Caja..........................................................................27 2.5 Diagnstico rea de Crdito.....................................................................................32 2.6 Diagnstico rea de Servicios..................................................................................37 Observaciones..................................................................................................................41 Recomendaciones............................................................................................................41
CAPITULO III
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
3. Introduccin..............................................................................................................42 3.1 Contenido del Manual...........................................................................................43
3.2. El Control Interno..................................................................................................44 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.8.1 3.8.2 3.8.3.1 3.8.3.1 3.8.3.2 3.8.4 3.8.4.1 3.8.4.2 3.8.4.3 3.8.4.4 3.8.4.5 Clases de Controles.............................................................................................45 La Auditora y La Direccin.................................................................................46 La Auditora Administrativa................................................................................46 Fases Del Control ..........................................................................................47
Principios Del Control.........................................................................................48 Reglamento Interno (Seleccin de Personal) ......................................................48 Capacitacin Y Adiestramiento, Reclutamiento Y Seleccin..........................48 Que es la Seleccin. .........................................................................................49 Elementos de la Seleccin Tcnica...............................................................49 Vacante..........................................................................................................50 Inventario de Recursos Humanos..................................................................50 Fuentes de Reclutamiento...............................................................................50 Solicitud de Empleo.......................................................................................51 Entrevista nic1al o Preliminar......................................................................53 Pruebas Psicolgicas......................................................................................55 Pruebas de Trabajo........................................................................................55 Examen Medico de Admisin..........................................................................59
3.8.5 3.8.6 3.8.6.1 3.8.6.2 3.8.6.3 3.9
Estudio Socioeconmico ..................................................................................60 Decisin Final...................................................................................................61 Mtodo de Escala Grfica ...............................................................................62 Factores a Calificar.....................................................................................62 Comisin Evaluadora .....................................................................................65 Actividades del Consejo de Administracin. ......................................................66
3.9.1 Son atribuciones del Consejo de Administracin..................................................66 3.9.2 3.9.2.1 3.9.2.2 3.10 3.10.1 3.10.2 3.11 3.12 3.13 3.14 Responsabilidades del Gerente............................................................................67 Facultades especficas del Gerente.................................................................68 El Gerente responder ante la cooperativa por...............................................68
Responsabilidades de la Comisin de Crdito....................................................69 Comisin de Crdito......................................................................................70 Factores que se analizan antes de otorgar un crdito.....................................70 Responsabilidad del Contador.............................................................................71 Responsabilidad de la Secretaria........................................................................72 Responsabilidad de los Cajeros..........................................................................72 Responsabilidad del Custodio de los Bienes .....................................................73
3.15 Responsabilidad del Conserje.................................................................................73 3.15 CONTABILIDAD.............................................................................................74
3.16.1 Los procesos contables:.......................................................................................74 3.16.2 Los Registros Contables......................................................................................75 3.16.2.1 Contabilidad Cooperativa.................................................................................75 3.16.2.2 3.16.2.3 3.17 3.17.1 3.17.2 3.17.3 3.17.4 3.17.4.1 3.17.4.2 Estados Financieros.....................................................................................77 Excedente.....................................................................................................80
Sistema de informacin financiera.......................................................................81 Aspectos contables............................................................................................81 Concesin de Crditos......................................................................................85 Anlisis y Evaluacin del Sujeto de Crdito....................................................86 Administracin del Crdito......................................................................91 Actualizacin de la Documentacin.......................................................91 Seguimiento..............................................................................................91
3.17.5 Control de la Cartera Vencida...........................................................................92 3.17.6 Control de Efectivos..........................................................................................92 3.17.6.1 Tramite de Pedido o Ampliacin.............................................................92
3.17.6.2 3.17.6.3 3.18 3.19 3.20 3.21
Tramite de Rendicin. .............................................................................93 Disposiciones Generales..........................................................................93
Estructura Orgnica.............................................................................................94 Niveles de Responsabilidad.................................................................................96 La Auditoria como Tcnica de Control.............................................................97 Ejecucin de la Auditoria ............................................................................98
CAPITULO IV
4.1 4.2 4.3 4.4
Conclusiones......................................................................................................100 Recomendaciones.............................................................................................102 Bibliografa........................................................................................................104 Anexos...............................................................................................................105
PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE CONTROL INTENO EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO MINGA LTDA.
CAPITULO I
1.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
TITULO DEL PROYECTO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO MINGA LTDA., DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA, PERODO 2009.
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
La Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda. desde su creacin hasta la actualidad no cuenta con un Manual de Control Interno, esto dificulta el desarrollo de la cooperativa en el rea financiera y administrativa, por lo que es necesaria la implementacin de estrategias que permitan a esta financiera reducir sus falencias en toda su organizacin y por consiguiente contribuya en el desarrollo y crecimiento al implantar un Control Interno adecuado, de acuerdo a las necesidades tanto de sus administradores y empleados para que realicen de manera correcta y efectiva sus funciones; de los socios para que se sientan respaldados; y tambin para que permita cumplir con las obligaciones financieras y administrativas que exigen los respectivos organismos de control.
Adems este estudio es importante porque aportar con estrategias que permitan ajustarse al ndice aceptable de funcionamiento y consolidacin como cooperativa.
1.2
OBJETIVOS
1.2.1
OBJETIVO GENERAL
Implementar un Manual de Control Interno en la Cooperativa de Ahorro y Crdito. Minga Ltda. y ayudar al desarrollo administrativo y financiero de sta institucin.
Marcia Ramrez Estrada
1.2.2
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Investigar de qu manera ha afectado la falta de un manual de control interno en la organizacin de la cooperativa. Aplicar cuestionarios de auditora en cada departamento, los mismos que nos permitan conocer sus fortalezas y debilidades para poder emitir conclusiones y recomendaciones enfocados en beneficio de la cooperativa Analizar las causas por las que no existe un adecuado control interno. Presentar una estructura orgnica clara y precisa de acuerdo a los niveles de responsabilidad para implantar el principio de respeto y orden jerrquico de la institucin.
1.3
JUSTIFICACION
Toda actividad financiera, administrativa o comercial relacionada con las instituciones financieras en nuestro pas necesitan ser reguladas a travs de organismos de control como la Superintendencia de Compaas, Superintendencia de Bancos, Subdireccin de Cooperativas, etc., estas entidades establecen leyes y reglamentos para que las actividades desarrolladas por los individuos ya sean personas naturales o jurdicas estn enmarcados dentro de lo que disponen.
Para que todo lo dicho anteriormente se desarrolle de manera normal, todos los integrantes de las organizaciones, sean pblicas o privadas son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la EFICIENCIA.
Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluacin del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en l como base para la determinacin de la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria. Los manuales para controles administrativos se relacionan con las normas y los procedimientos existentes en un ente, vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las polticas de la institucin.
El manual reflejar la manera como se han aplicado los cuestionarios de auditora, siendo los directivos quienes determinen:
1. El alcance y oportunidad de las pruebas efectuadas. 2. La necesidad de aplicar correctivas en la reas crticas, y 3. El seguimiento a los procesos sugeridos.
Por sta razn es necesario la implementacin de un Manual de Control Interno en base a las necesidades que tiene al momento la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., con el objetivo de que sirva de gua al personal que labora en la institucin.
1.4
HIPOTESIS
La implementacin y aplicacin de un Manual de Control Interno perfeccionar y optimizar las actividades financieras, administrativas, econmicas y sociales en la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., de la ciudad de Riobamba, perteneciente a la Provincia de Chimborazo.
1.5
VARIABLES DE LA INVESTIGACIN
Variable Independiente.-
Implementacin de un Manual de Control Interno a travs de un plan de organizacin.
Variable Dependiente.-
Eficaz y positiva gestin financiera y administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda.; mediante la utilizacin de un conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de esta entidad financiera para salvaguardar sus recursos y verificar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa
1.6
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIN
Para la puesta en marcha del presente proyecto de investigacin se aplicaran las siguientes modalidades:
INVESTIGACIN DOCUMENTAL Y BIBLIOGRAFICA:
A travs de sta investigacin se podr reforzar los conocimientos existentes, consiguiendo informacin correcta, necesaria y precisa acerca del tema que se esta tratando, para esto se recurrir a libros y documentos especializados, enciclopedias, documentos relacionados, y pginas web que contribuyan al
investigador para el fortalecimiento y progreso de conocimientos sobre el tema
INVESTIGACIN DE CAMPO:
Esta investigacin de campo se aplicar de forma directa en la Cooperativa Minga Ltda., ya que es aqu en donde se aplicar el Proyecto de Implementacin del Manual de Control Interno, y ser el investigador quin estar ligado directamente con la situacin para obtener informacin de primera fuente, til y necesaria para encontrar los elementos correctos para solucionar el problema.
1.7
METODOS DE LA INVESTIGACIN
Mtodo de Observacin cientfica.- La aplicacin de ste mtodo es indispensable desde el inicio de la presente investigacin, ya que se debe observar de manera ms rigurosa y cientfica todos los aspectos que influyen en el entorno de la COAC Minga Ltda.
Mtodo Inductivo.- Este mtodo permitir establecer normas o estndares a travs de la formulacin de polticas internas para el registro y control interno adecuado de los movimientos financieros y econmicos que realiza la institucin, basado en la implantacin de un sistema de control interno apropiado y siguiendo un proceso sistemtico y administrativo definido a travs de la informacin recolectada de los hechos particulares sucedidos en la cooperativa con respecto a la gestin de los administradores.
Mtodo Deductivo.- A travs del anlisis general del fundamento terico sobre los sistemas de control interno se podr disear y determinar un Manual de
Control Interno acorde a las necesidades de la financiera y adems implantar un Control Interno particular para ser aplicado para de esa manera cumplir con el objetivo propuesto.
Mtodos Estadsticos.- Este mtodo cuantitativo me permitir realizar el anlisis de los datos obtenidos en las encuestas que se aplicarn en los distintos departamentos de la cooperativa. Para luego procesar la informacin obtenida y poder obtener los resultados, conclusiones y recomendaciones que sern de gran utilidad y beneficio.
Mtodo Descriptivo.- Por medio de ste mtodo se analizarn los sucesos o hechos que se presenten en el transcurso del diseo de la propuesta y posterior aplicacin a travs de un manual de control interno escrito, porque de ello se podrn formular conclusiones, comentarios, recomendaciones y / o sugerencias para mejorar la gestin financiera y administrativa de la institucin.
1.8
TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACIN
Para la ejecucin del presente proyecto de implementacin, se utilizarn las siguientes tcnicas e instrumentos:
Informacin Primaria :
Las tcnicas que se aplicarn dentro de la investigacin de campo es la observacin, de esta forma se incluirn las reas que ayuden a recolectar informacin y se lo podr hacer utilizando fichas de observacin, para registrar todos los hechos que suceden.
As mismo se aplicar las encuestas tanto a los directivos, funcionarios, empleados de la institucin, y tambin a un porcentaje considerable de los socios de la cooperativa Minga Ltda., esto se lo har mediante el manejo de un cuestionario de preguntas.
Adems la observacin se aplicar para detectar los hechos que ocurren dentro de la cooperativa tanto con socios as como con los administradores.
Informacin Secundaria :
Para realizar la recoleccin de material para sta investigacin, se sustentar en hechos sucedidos en el pasado, los mismos que se encuentran el libros especializados de Manuales de Control Interno, as tambin en tesis de grado, teniendo como una fuente cercana las bibliotecas de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, y de la Universidad Central del Ecuador, y tambin se tiene como una fuente necesaria y muy til el uso del Internet, mediante las pginas Web relacionadas con el tema de estudio.
ANTECEDENTES
1.9
Resea Histrica
La Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., naci en el Cantn Colta en el ao de 1984, siendo en sus inicios una pequea caja administrativa llamada SAC (Servicio de Ahorro y Crdito) y estaba desempendose dentro de la Asociacin de Iglesias Cristianas Evanglicas de Chimborazo, AIECH.
Se constituy como Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., el 30 de mayo de 1997 con el Acuerdo Ministerial No.0694 la cual arrastra los valores de la SAC tanto en sus Activos como en los Pasivos, y se independiza de la Asociacin de Iglesias Cristianas Evanglicas de Chimborazo, desde ese momento abre sus propias oficinas en la ciudad de Riobamba. Desde su constitucin en el ao de 1997 hasta el momento presta sus servicios de ahorro y crdito como cooperativa del sector rural de la Provincia.
Ms tarde la Cooperativa extendi sus servicios e instal una ventanilla de atencin al cliente los das jueves en el Cantn Guamote, la misma que en la actualidad ya no esta funcionando, y otra agencia ms en el Cantn Colta, as mismo crea una agencia en el sector de la Estacin, y otra al sur de la ciudad frente al Mercado Mayorista, con el propsito de brindar una atencin ms personalizada y sobre todo facilitar a sus socios el acceso rpido a los servicios que ofrece la misma.
En la actualidad la Cooperativa cuenta con 6.900 socios de los cuales el 85% pertenecen al sector indgena-campesino de la provincia de Chimborazo.
1.10 Base Legal
La personera jurdica de la COAC Minga Ltda., se fundamenta en la Ley de Cooperativas y el Reglamento General. Es reconocida a travs del Acuerdo Ministerial No.0694-MBSCH otorgado por el Ministerio de Bienestar Social, y para su funcionamiento se registra en el Registro
Nacional de Cooperativas, quien le faculta operar con el pblico en la intermediacin financiera de los recursos.
1.11 Objetivos y Finalidad
a) Fortalecer la institucin mediante la implementacin de herramientas y tcnicas que permitan una mejora continua en la tecnologa procedimental y sistemas que faciliten ser competitivos en el mercado financiero. b) Incentivar el ahorro e inversin familiares y de la comunidad, para reducir su dependencia de ser sujetos de crdito. Lo anterior con criterio de compartimiento, solidaridad y participacin. c) Establecer servicios y actividades que contribuyan al mejoramiento social y econmico de sus asociados mediante alianzas estratgicas, convenios institucionales y otros medios de cooperacin y apoyo. d) Fomentar a travs de sus servicios, los principios de la autoayuda, autogestin, autocontrol y equidad, como base de funcionamiento y desarrollo de la cooperativa. e) Impulsar la reactivacin productiva del campo, diversificando lneas de crdito y acompaamiento tcnico. f) Abrir nuevas agencias que permitan acceder a la cooperativa a sus asociados, facilitando el acceso de los servicios financieros ofrecidos sustentando lo anterior en los respectivos estudios de mercado 1
1.12 Cobertura y/0 Localizacin
La COAC Minga Ltda., cubre la Provincia de Chimborazo y los cantones principales, en donde funcionan con una ventanilla de atencin al pblico los das feriados.
En la ciudad de Riobamba atiende en sus oficinas administrativas en las calles Pasaje Ro Chanchn 18-33 entre Chile y Villarroel, Parroquia Lizarzaburu, abri sus agencias en las calles Olmedo y Juan Montalvo, (Sector la Estacin) y se inaugur su ltima
Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda..
agencia en julio del 2008, en la Av. Leopoldo Freire y Bucarest (Mercado Mayorista) al sur de la ciudad, en donde atiende en un horario de lunes a sbado de 8h00 a 17h00.
En el Cantn Colta, funciona una ventanilla de atencin al pblico de domingo a viernes de 8h00 a 17h00, tomando en cuenta que estos das son feriados porque la poblacin a la que atiende la cooperativa realizan sus transacciones comerciales estos das.
1.13 Misin
La Misin de la COAC Minga Ltda., es brindar excelentes servicios financieros en forma solidaria, solvente y confiable como mecanismos para el desarrollo socioeconmico especialmente de los pueblos indgenas de Chimborazo y la comunidad en general, implantando hbitos de ahorro y extendiendo crditos para inversiones agrcolas, artesanales y personales, desplegando capacidad de autogestin administrativa y financiera.
1.14 Visin
En los siguientes aos la COAC Minga Ltda., ser una de las principales Cooperativas del Sistema Financiero rural y urbano, con una estructura organizacional preparada y presta a los cambios, lo que implica rapidez e innovacin en la prestacin de productos financieros y as obtener un consistente sistema financiero, favoreciendo al crecimiento y desarrollo socio-econmico de sus socios. 2
1.15 Organizacin y Estructura Administrativa.
Los organismos a travs de los cuales se gobierna, administra y controla la COAC Minga Ltda., se encuentran dentro de lo que disponen la Ley de Cooperativas y las Disposiciones de la Direccin Nacional de Cooperativas, toda vez que es calificada e inscrita dentro de sus registros.
Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda..
El Art.30 de esta ley dice: El gobierno, administracin, contralora y fiscalizacin de una cooperativa se har a travs de la Asamblea General de Socios, del Consejo de Administracin, del Consejo de Vigilancia, de la Gerencia y de las Comisiones Especiales (Comisin de Crdito, Comisin de Educacin y Comisin de Asuntos Sociales), de conformidad con las atribuciones sealadas en esta Ley, en el Reglamento General y en el Estatuto para cada uno de dichos organismos. 3
1.16
Estructura Organizacional.
La direccin y administracin de la cooperativa se ejerce a travs de los siguientes organismos: Asamblea General de Socios, Consejo de Administracin, del Consejo de Vigilancia, Gerencia, Comisin de Crdito, de Educacin y de Asuntos Sociales. La actual estructura administrativa se visualiza a travs del organismo estructural, soportado en el Acta No.57 del 14 de enero del 2002 del Consejo de Administracin.
IDEM No1, Obra Citada, pp.445
10
1.17
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COAC. MINGA LTDA
ASAMBLEA GENERAL
COMISION DE ADMINISTRACION ASESORIA LEGAL
COMISION DE VIGILANCIA
COMISION DE CREDITO GERENCIA COMISION DE EDUCACION SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE CREDITO
DEPARTAMENTO DE RECAUDACION
Elaborado por: La Autora.
11
CAPITULO II
2.1.
Aspectos Generales
A una cooperativa le preocupa el futuro econmico de sus asociados, buscando siempre mejores formas de alcanzar el progreso tan anhelado a travs de servicios financieros acorde a este ideal como son el Ahorro y Crdito, pero que entendemos como Cooperativa de Ahorro y Crdito?
2.1.1
Definicin
A una cooperativa se le considera como una asociacin autnoma de personas que se han unido de forma voluntaria para satisfacer sus necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y culturales en comn, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestin democrtica 4
Es una asociacin libre y democrtica de personas unidas por un vnculo comn; Que ahorran sistemticamente; Se prestan dinero mutuamente a un bajo inters; Se reconocen dividendos sobre su capital; Se distribuyen excedentes en proporcin al pago de servicios utilizados; y que manejan su propia empresa bajo las normas de la auto ayuda, auto responsabilidad y auto administracin 5
Entonces para que exista una cooperativa como tal no basta con que se asocien un grupo de personas que quieren satisfacer exigencias comunes, sino que tambin desarrollen una entidad financiera capaz de sobrevivir en el sistema y competir.
4 5
Corporacin de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005. PAREJA Gonzlez Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crdito, Quito, FECOAC, 2001.
12
2..1.2 Clasificacin del Sistema Cooperativo
En los pases donde existe legislacin especial, las cooperativas se hallan clasificadas de diferentes maneras, segn la costumbre o necesidades de cada pas, o de acuerdo a ciertos principios aceptados generalmente en todos los estados.
Conforme a lo dicho, hay legislaciones en la que las clases de cooperativas que se pueden formar estn fijadas en una enumeracin taxativa; o sea que en la ley o en el reglamento se establece un listado de las clases de cooperativas que se pueden formar, y por ningn concepto, se podra organizar otras que no fueran aquellas que no estn enumeradas.
En nuestra legislacin se ha optado un sistema ms diferenciado. La Ley de Cooperativas Ecuatoriana considera 4 grupos de cooperativas: De Produccin, De Consumo, De Crdito y de Servicios. En el grupo de Consumo se encuentran las Cooperativas de Vivienda Urbana y Vivienda Rural.
De Produccin.- Cooperativas de Produccin son aquellas en las que sus socios se dedican personalmente a actividades productivas lcitas, en una empresa manejada en comn. Al grupo de las cooperativas de produccin pertenecen las siguientes: Agrcolas, frutcolas, de huertos familiares, de colonizacin, de inseminacin, avcolas, pesqueras, artesanales, industriales, de construccin, artsticas y de exportacin e importacin. 6 De Consumo.- Cooperativas de Consumo son aquellas que tienen por objeto abastecer a los socios de cualquier clase de artculos o productos de libre comercio. A este grupo de cooperativas pertenecen las siguientes clases: de consumo de artculos de primera necesidad, de abastecimientos de semillas, de abonos y herramientas, de venta de materiales y de productos de artesana, de vendedores autnomos, de vivienda urbana y rural
Corporacin de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.
13
De Crdito.- Son las que reciben ahorros y depsitos, hacen descuentos y prstamos a sus socios y verifican pagos y cobros por cuenta a ellos. Al grupo de las cooperativas de crdito pertenecen las siguientes clases: de crdito agrcola, de crdito artesanal, de crdito industrial y de ahorro y crdito. 7
De Servicios.- Son las que sin pertenecer a los grupos anteriores, se organizan con el fin de llenar diversas necesidades comunes de los socios o de la colectividad, a este grupo pertenecen los siguientes: de seguros, de transporte, de electricidad, de irrigacin, alquiler de maquinaria agrcola, de ensilaje, de refrigeracin y conservacin de productos, de asistencia mdica, de funeraria y de educacin. 8
2.1.3 El Sistema Cooperativo de Crdito de La Provincia de Chimborazo
Vivimos dentro de una economa de libre mercado que va llevando cada vez al enriquecimiento de un pequeo grupo de familias y al empobrecimiento de la mayora de nuestra poblacin; ms del 70% se debate en la pobreza, sin fuentes de trabajo; con salarios congelados, y frente a una grave crisis financiera bancaria, por esta razn surgieron desde hace muchos aos organizaciones que se agruparon y se desarrollaron con familias que quedaron al margen del proceso de industrializacin dando vida a las Cooperativas de Ahorro y Crdito.
Las mismas que estn en desventaja frente al Sistema Financiero Nacional, en algunos casos frenando su desarrollo y en otros provocando el cierre de sus operaciones.
El Reglamento 2132 dictado mediante Decreto Ejecutivo del 4 de diciembre del 2001, y que constituye al anterior 1227 de 19 de marzo de 1998, est orientado a restringir las operaciones financieras de las Cooperativas de Ahorro y Crdito.
Las ms grandes (aquellas que tengan ms de 200.000 dlares de capital social o ms de 1000.000 de activos), sern controladas por la Superintendencia de Bancos y las ms
7
Ibd.6
14
pequeas quedarn bajo el control de la Direccin de Cooperativas del Ministerio de Bienestar Social..
Sin embargo esta Ley no las ha intimidado pues la cooperativa se identifica con la agrupacin en la cual naci, de la cual se nutre y a la cual sirve y sta se apropia de la cooperativa, la hace suya y se defiende. No son clientes, son accionistas, el conocimiento y la confianza permiten que el socio confe sus ahorros a la cooperativa porque conoce a sus directivos y empleados y saben que estn seguros y la cooperativa a su vez entrega el crdito porque conoce a sus socios y est segura de que lo reembolsarn.
En nuestra provincia se caracteriza esta actividad cooperativa, es as que en el ltimo Censo Cooperativo de junio del 2002 se registraron alrededor de 70 cooperativas de ahorro y crdito.
2.2.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL
2.2.1.
Definiciones y Conceptos
Un Manual es un instrumento administrativo que se lo puede considerar como un folleto, libro, carpeta, etc., en el cual se puede concentrar una variada informacin la misma que se presenta de una manera organizada y sistemtica, cuyo fin es el facilitar, orientar y uniformizar las acciones de cada grupo humano relacionado con la organizacin.
Tambin se puede organizar como un conjunto de documentos partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizar, las actividades que debe desempearse y la justificacin de todas ellas al utilizar los distintos tipos de manuales.
15
2.2.2 Tipos de Manuales
El manual que vaya a utilizar una organizacin depende de las necesidades de informacin de cada una de ellas. Existen diversos tipos de manuales, entorno a nuestra necesidad se ha tomado en cuenta, dentro de su clasificacin como los ms importantes a los siguientes: En base a sus caractersticas los tipos de manuales que existen son:
Por su alcance.- Estos son: Generales o de aplicacin universal. Departamentales o de Aplicacin Especfica. De Puestos o de Aplicacin Individual.
Por su contenido.- son: De historia de la empresa o de la institucin. De organizacin. De polticas. De procedimientos. De contenido mltiple (Manual de Tcnicas).
Por su funcin especfica o rea de actividad.- Se clasifican en: De personal Ventas Produccin o Ingeniera Otras funciones.
Manuales de Organizacin.- Estos manuales exponen con detalle la estructura de una empresa y sealan los puestos y la relacin que existen entre ellos, adems de las funciones y actividades de sus organismos internos. Generalmente contiene grficas en las que se pretende, sean descritas en forma detallada las relaciones de la organizacin, elaborados en base a diferentes tipos de cuadros. Su finalidad es alcanzar los objetivos.
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Manuales de Procedimientos.- Son llamados tambin de operacin, de prcticas, estndar o de trmites. El Manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento preciso a seguir en la ejecucin de un trabajo de todo el personal. Generalmente seala las polticas y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo, con ilustraciones en base de diagramas, cuadros, dibujos para aclarar los datos.
Manuales de Tcnicas.- Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgano responsable de la actividad y como informacin general. Manuales Generales.- Es un manual que no trata solo de una actividad exclusiva sino que aborda dos o ms reas especficas.
Manuales de Operaciones.- Engloba los procedimientos que se han de conseguir en los procesos vitales de transformacin de las organizaciones concretas, como: fabricacin o produccin, prstamos, crditos, ventas, contabilidad, proceso de datos y relacin con los clientes.
2.2.3
Contenido de un Manual
La funcin principal de un manual es registrar la informacin y entregar al usuario de una manera organizada, sin distorsiones, y que sea la bsica requerida. Estos manuales permiten uniformar, controlar y evitar alteraciones, especificando y simplificando los procesos, funciones y responsabilidades por fallas o errores.
El manual es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse, suelen contener informacin y ejemplos o cualquier otro dato que pueda auxiliar en el concreto desarrollo de las actividades.
El contenido de los manuales vara considerablemente segn su finalidad, de acuerdo a nuestras necesidades detallamos el procedimiento a seguir:
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Proceso y Elaboracin del ndice.- Es la relacin de los captulos que constituyen la estructura del documentos razn por la cual su formulacin se efecta de manera diferente en cada uno de los documentos sealados en esta gua.
Proceso de Elaboracin de la Base Legal.- A fin de contar con la informacin correspondiente al marco jurdico dentro del cual se desarrolla.
Proceso y Normas de elaboracin del Objetivo.- Deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el procedimiento. Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el qu y el para qu. La redaccin del objetivo debe ser clara, concisa y directa.
Presentacin del Manual.- Los datos de identificacin del manual se localizarn en la parte superior de los formatos. Con el fin de proporcionar una mejor identificacin al contenido de estos documentos, se presentar en l, de la siguiente forma: ndice, introduccin, base legal, objetivo, y el glosario.
ndice o Contenido.- Es una relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento.
Prlogo y/o Introduccin.-
Es una explicacin acerca de lo que es el
documento, de la ocasin que da origen a su elaboracin o revisin, y de los propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluyen informacin sobre el mbito de su aplicacin, a quin va dirigido, como se usar, como y cuando se harn las revisiones y actualizaciones.
Legislacin y Base Legal.- Consiste en una relacin de los ttulos de los principales ordenamientos jurdicos, de los cules se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella, es responsable relacionar las disposiciones jurdicas como sigue: Constitucin, Poltica, tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y/o circulares.
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Objetivo.- El trmino meta es el equivalente al objetivo cuando este se presenta en forma cualitativa. Son los fines que se debe alcanzar con la realizacin de este instrumento.
Texto.- Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras que formen un texto de fcil comprensin. Este describir el procedimiento, enumerando el orden cronolgico, las operaciones de que se compone, en que consiste cada operacin y quien deba ejecutarse. La informacin o instrucciones que contenga el texto deben exponerse en un orden lgico. Pueden empezarse por los aspectos ms generales, los objetivos que persiguen y las polticas aplicables, para continuar con la descripcin del procedimiento paso a paso.
Diagramas.- En esta seccin se clasifican las grficas que evitan confusiones al usuario.
Las Formas.- La mayor parte del material que se maneja esta constituido por formatos, por ellos, siempre es conveniente incluir en el manual una seccin de los formatos que se emplean en el proceso que se describe.
2.2.4
Procesos y Normas de Elaboracin
Entre las principales caractersticas o consideraciones que se deben tener al elaborar un manual son las siguientes:
Formato.- Tambin existe en la elaboracin de manuales unos requisitos corrientes de formato que se deben aplicar. Entre estos se encuentran:
Formato fsico.- Generalmente lo ms idneo es publicar los manuales en forma de hojas sueltas, ya que as se facilita su revisin, aunque no hay nada que objetar en la publicacin peridica de manuales encuadernados.
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Amenidad de estilo.- Es estilo de redaccin, la redaccin de la tipografa, la disposicin del texto y la utilizacin de ilustraciones debera contribuir a una mayor claridad para el usuario.
Facilidad de referencia.- La disposicin del material en el manual debera efectuarse segn la funcin, departamento, problema o cualquier otra forma que sea coherente para su utilizacin. Los prrafos pueden organizarse empleando letras y nmeros, lo que ayuda a identificar el material a la hora de revisarlo.
Costo.- El manual no debera estar destinado a ser una obra de arte y el costo de preparacin y el formato deberan estar justificados por el propsito utilizacin que pretenda drselo a dicho manual. de
Preparacin.- En prctica todos los casos, la preparacin del manual constituye una rea costosa, onerosa, duradera y progresiva. En sus etapas iniciales es conveniente nombrar una persona para fines de revisin.
Distribucin.- Influyen dos factores principales; el costo y el control. El primero es evidente por si mismo. El segundo depende tanto del inters que se tenga en que la informacin llegue a un tipo especfico de usuario.
Revisin.- La informacin que incluya el manual de revisarse peridicamente segn los cambios de objetivos y estrategias que tenga la organizacin, adems deberan realizarse estas revisiones tan pronto como se produzca un cambio significativo en un elemento crtico tanto externo como interno que afecte a la organizacin. 2.2.5 Gua de Elaboracin de Manuales 9
Entre las principales condiciones que se debe considerar en la elaboracin de un manual se encuentran:
GOMEZ Guillermo, Planeacin y Organizacin, McGraw Hill, Mxico,2000.
20
Justificacin de la Necesidad.- Puede que la utilidad que tiene un manual es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el buen funcionamiento de una organizacin en lo que respecta a la descripcin de tareas, requerimientos, y otro tipo de informacin relevante que el mismo presenta.
Metodologa de trabajo para el estudio.- Comprende las siguientes etapas: Planeacin del estudio: El primer paso es definir la naturaleza del problema que tiene la organizacin, empresa, o usuarios para lo cual se debe planificar una serie de acciones que va ha emprender a fin de determinar la clase de manual que la misma requiere.
Investigacin de la situacin actual.- En esta etapa se debe identificar u obtener una revisin clara del momento actual que esta viviendo la empresa, para determinar las estrategias que se deben utilizar y cual es el tipo de informacin que debe contener.
Anlisis y crtica
de la informacin.- Una vez concluida la fase de
investigacin de la situacin actual, se procede a la realizacin de un examen crtico, para determinar los beneficios del utilizar un determinado manual y del cual debe ser la informacin relevante que el mismo debe poseer.
Diseo grfico y descriptivo de procedimiento.- Una vez efectuado el anlisis, se tiene ya un conocimiento completo de todas las operaciones o acciones que se deben realizar, es decir se han establecido los procedimientos que integran el sistema en estudio. Por tanto, se estar en condiciones de sugerir las caractersticas principales que debe tener el manual a elaborarse.
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2.3
DIAGNSTICO AREA ADMINISTRATIVA CONTABLE
22
PLAN DE AUDITORA
NOMBRE DEL EXAMEN:
rea Administrativa Contable.
ANTECEDENTES
Se efectuar el presente examen con el fin de conocer si las labores contables administrativas son programadas, supervisadas y ejecutadas de la mejor manera.
OBJETIVOS:
1. Verificar si las funciones que establece el Manual de Funciones se cumplen. 2. Comprobar si se realiza un control de los datos arrojados del sistema con los registros fsicos contables. 3. Verificar si los documentos son debidamente archivados y custodiados. 4. Verificar si las personas encargadas del rea Contable cumplen con los requisitos para el puesto.
ALCANCE:
Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda.., perodo 2009.
PROCEDIMIENTO:
1. Se elabor Cuestionarios de Control Interno 2. Evaluar Sistemas de Control Interno. 3. Evaluar el Manual de Funciones del personal del rea. 4. Elaborar el Borrador del Informe 5. Discutir el Borrador del Informe. 6. Presentar el Informe Final.
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TCNICAS A UTILIZAR:
Cuestionario Entrevista. Observacin.
TIEMPO ESTIMADO:
8 Das.
PERSONAL ASIGNADO:
Autora de la Tesis
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: Contabilidad P/T: A-1 1/2 AUDITOR: MGRE FECHA:10-02-2009 No.
1.
DESCRIPCIN
Cuenta con un manual de Contabilidad?
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
2.
Cuenta con un catlogo de cuentas completo?
3.
La clasificacin de cuentas es tal que permita preparar necesaria? fcilmente la informacin contable
4.
Se pone a disposicin, informacin suficiente y oportuna para la toma de decisiones?
5.
Existe un registro de activos en cuentas que presenten grupos homogneos, en atencin a su naturaleza y tasa de depreciacin?
6.
Existe una adecuada proteccin de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento?
Cada ao se contrata una pliza de seguro contra robo e incendio.
7.
Existen registros individuales que permitan la identificacin y localizacin de los bienes?
8.
Se realiza el arqueo diario de caja?
Se hace una vez al mes o cuando el caso lo amerite
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: Contabilidad P/T: A-1 2/2 AUDITOR: MGRE FECHA:10-02-2009 No. 9. DESCRIPCIN La documentacin que respalda las inversiones de los socios en la cooperativa es debidamente resguardada? 10. Se coordina con la Gerencia para la elaboracin del presupuesto de la Cooperativa? 11. Se revisa y evala peridicamente la eficacia de los controles? El Consejo de SI NO N/A OBSERVACIONES No existe una caja
fuerte, por lo que solo esta en archivadores
Vigilancia no trabaja
12.
La documentacin se encuentra archivada adecuadamente?
Fecha de la evaluacin: Febrero 10 del 2009.
_______________ ___________________ Marcia Ramrez Lcdo. Ivn Arias AUTORA DE TESIS RESPONSABLE DEL AREA
26
2.4
EVALUACIN PROCEDIMIENTOS DE CAJA
27
PLAN DE AUDITORA
NOMBRE DEL EXAMEN:
Caja
ANTECEDENTES
Valoraremos la presente rea con el fin de verificar si las funciones desempeadas van acorde a las necesidades de la Cooperativa y de sus socios.
OBJETIVOS:
1. Verificar si estn definidas las funciones con el Manual . 2. Comprobar si el registro de los valores son bien manejados y custodiados 3. Determinar si los correspondientes valores estn seguros mediante la caucin de las personas a cargo de sta rea. 4. Corroborar si los registros contables de los valores se los hace diariamente.
ALCANCE:
PROCEDIMIENTO:
1. Elabore Cuestionarios de Control Interno 2. Evale Sistemas de Control Interno. 3. Diagnstico a los socios de la Cooperativa acerca del servicio que reciben del personal de Caja.. 4. Elabore el Borrador del Informe 5. Discuta el Borrador del Informe. 6. Presente el Informe Final.
28
TCNICAS A UTILIZAR:
Cuestionario Entrevista. Observacin. Encuesta Inspeccin
TIEMPO ESTIMADO:
8 Das.
PERSONAL ASIGNADO:
Autora de la Tesis
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: CAJA P/T: C1 1/2 AUDITOR: MGRE FECHA:12-02-2009 No.
1. Existe en la
DESCRIPCIN
Cooperativa un manual de procedimientos para la cuenta Caja ?
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
Solo un instructivo
2.
El personal que labora en sta rea se encuentra caucionado cooperativa ? para mayor seguridad de la
La caucin es para todo el personal de la
cooperativa.
3.
Existe algn control que garantice el buen manejo de la cooperativa?
4.
Existe ms de una persona responsable del manejo de los recursos?
Una persona en cada oficina.
5.
Se lleva un registro diario de las entradas de efectivo?
6.
Se elaborar un informe del movimiento diario de caja?
7.
nicamente las personas que laboran en sta rea estn autorizadas para recibir y entregar dineros?
8.
Por cada ingreso de dinero se elabora un documento?
30
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: CAJA P/T: C1 2/2 AUDITOR: MGRE FECHA:10-02-2009 No.
9.
DESCRIPCIN
Los comprobantes se archivan en la misma secuencia numrica ?
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
10.
Se realizan arqueos de caja en forma peridica ?
11.
Se entrega el informe del movimiento diario de caja y se comunica inmediatamente sus
novedades? 12. Los arqueos de caja son realizados por personal ajeno al departamento? 13. Se depositarn diariamente todos los dineros recibidos? 14. Este servicio se da en horarios diferidos? El horario de atencin es de lunes a viernes de 9h00 hasta las 17H00 15. La Cooperativa posee caja fuerte para Lo realiza el Gerente o el Contador.
salvaguardar los recursos mientras efecta los depsitos?
16.
La Cooperativa cuenta con los servicios de seguridad y traslado de recursos de alguna Compaa dedicada a esta labor?
Se maneja poco dinero para servicio. solicitar este
Fecha de evaluacin: 12-02-2009 _________________ Marcia Ramrez E AUTORA DE TESIS
_____________________ Sra. Mara Pucha RESPONSABLE DEL REA
31
2.5
DIAGNSTICO REA DE CRDITO
32
PLAN DE AUDITORA
NOMBRE DEL EXAMEN:
CRDITO
ANTECEDENTES
Realizaremos el presente examen como parte del desarrollo de sta tesis a fin de detectar debilidades en los procedimientos para la concesin de crditos.
OBJETIVOS:
1. Verificar si el rea cuenta con un Manual de funciones. 2. Comprobar si las operaciones realizadas en el rea de crdito se cumplen de acuerdo al Reglamento General de Crdito establecido en la Cooperativa.
ALCANCE:
PROCEDIMIENTO:
1. Elabore Cuestionarios de Control Interno 2. Evale Sistemas de Control Interno. 3. Evale el Reglamento General de Crdito de la Cooperativa. 4. Evale el manual de funciones del personal asignado al rea de crdito. 5. Elabore el Borrador del Informe 6. Presente el Informe Final. 7. Discuta el Borrador del Informe.
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TCNICAS A UTILIZAR:
Cuestionario Entrevista. Observacin. Verificacin.
TIEMPO ESTIMADO:
8 Das.
PERSONAL ASIGNADO:
Autora de la Tesis
34
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: Crdito P/T: C-1 1/2 AUDITOR: MGRE FECHA:12-02-2009 No.
1.
DESCRIPCIN
Hay normas escritas actualizadas sobre la entrega de los crditos ?
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
Si existe un reglamento.
2.
Hay disposiciones escritas sobre los niveles crediticios ?
3.
Se cuenta con informacin computarizada sobre la informacin de los socios?
4.
El comit de crdito efecta la calificacin y anlisis de los clientes?
Si se lo hace para todo tipo de crdito.
5.
Se cuenta con informacin del nivel de deuda confiable y actualizada?
6.
Se mantienen datos actualizados de los clientes en cuanto a su situacin econmica-financierapatrimonial y legal?
7.
Las carpetas estn correctamente analizadas?
8.
Existe normativa sobre indicadores o ndices mnimos para anlisis de clientes?
9.
Existen polticas para determinar el monto a prestar ?
Si de acuerdo a su historial crediticio.
10.
Se mantiene un chequeo de las firmas de los clientes con el objetivo de evitar fraudes?
35
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE TRABAJO: Crdito P/T: C-1 2/2 AUDITOR: MGRE FECHA:12-02-2009 No.
11.
DESCRIPCIN
El responsable y dems personal del rea cuenta con capacidad para realizar tareas?
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
12.
El personal del rea actualiza sus conocimientos peridicamente?
13.
Se aceptan crditos con cruce de garantas?
14.
Los intereses por mora son cobrados en todos los crditos vencidos?
15.
El
sistema
est
diseado
para
efectuar
automticamente el cobro de los crditos?
16.
Se recuerda a los socios antes de la fecha de vencimiento , su obligacin con la institucin?
17.
Se emite pagars por la totalidad de la obligacin contrada?
18.
Se devuelve los pagars cancelados a todos los socios?
19.
Se cuenta con seguridad para proteger estos documentos? Quin lo hace?
Estn archivados en la caja fuerte, lo realiza la cajera.
20.
Se efectan estudios y anlisis de la cartera existente?
Fecha de evaluacin: 12-02-2009.
______________________ Marcia Ramrez E AUTORA DE TESIS
______________________ Sra. Betty Maln ENCARGADA DE CRDITO
36
2.6
DIAGNSTICO REA DE SERVICIOS
37
PLAN DE AUDITORA
NOMBRE DEL EXAMEN:
Evaluacin de Procedimientos de los servicios que la Cooperativa Minga Ltda. Ofrece.
ANTECEDENTES
Evaluaremos esta rea a fin de comprobar la facilidad y viabilidad con la que se concede un servicio.
OBJETIVOS: 1. Verificar si los funcionarios cuentan con un manual de procedimientos. 2. Comprobar si los procedimientos son los adecuados en cada caso.
ALCANCE:
PROCEDIMIENTO:
1. Elabore Cuestionarios de Control Interno 2. Evale Sistemas de Control Interno. 3. Evale los procedimientos para el otorgamiento de un servicio. 4. Elabore el Borrador del Informe 5. Presente el Informe Final. 6. Discuta el Borrador del Informe.
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TCNICAS A UTILIZAR:
Entrevista. Observacin. Inspeccin.
TIEMPO ESTIMADO:
8 Das.
PERSONAL ASIGNADO:
Autora de la Tesis
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE TRABAJO: Servicios que la Cooperativa ofrece.
Evaluacin de Procedimientos de los
P/T: S 4 1/1 AUDITOR: MGRE FECHA:12-02-2009 No.

1.
DESCRIPCIN
Existen Manuales de Procedimientos para cada uno de los servicios que la Cooperativa ofrece?
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
Solo estn las resoluciones del Consejo de Administracin.
2.
Existen diagramas de flujo de cada uno de los servicios que presta la institucin?
3.
Estos manuales de diagramas de flujos son conocidos por los funcionarios de la Cooperativa relacionados a sta rea?
4.
Los manuales y diagramas de flujo son conocidos por los socios para que sigan los pasos correctamente?
5.
Se
han
actualizado
los
procedimientos
diagramas de flujo para que sean ms eficientes? 6. Se tiene definido cunto tiempo se demora cada uno de los procedimientos? 7. Se realiza algn tipo de promocin para que los socios conozcan los pasos a seguir?
Fecha de evaluacin: 12-02-2009.
______________________ Marcia Ramrez E AUTORA DE TESIS
______________________ Sr. Edwin Maza GERENTE
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CONTABILIDAD
OBSERVACIONES: De la informacin obtenida con los cuestionarios de control interno, encontramos que no se verifican los procedimientos en la contabilizacin de las operaciones efectuadas, por lo que no se cuenta con un control interno, tampoco se realizan arqueos de caja, y no funcionan bien los consejos existentes en la cooperativa.
RECOMENDACIONES:
Por las observaciones antes mencionadas se recomienda la aplicacin de un Manual de Control Interno el cual servir para corregir las falencias existentes y mejorar el desarrollo de sus procedimientos.
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CAPITULO III
PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
3. INTRODUCCIN Consideraciones Generales
El presente Manual de Control Interno, comprende el plan de organizacin, el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de si informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observacin de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Todos los integrantes de la organizacin sea esta pblica o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la EFICIENCIA.
Por esta razn este Manual ha sido diseado en base a las necesidades que tiene al momento la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda.., con el objeto de que sirva de gua al personal que labora en la institucin.
42
3.1
Contenido del Manual
Este Manual est compuesto de captulos los mismos que estn estructurados de la siguiente manera:
AREA ADMINISTRATIVA Normas y Procedimientos Administrativos Nivel Operativo Procedimientos para la Seleccin de Personal Contador Secretarias Cajeros Nivel Auxiliar Consejeros
AREA DE CONTABILIDAD Normas y Procedimientos Contables Responsabilidades del contador Procedimientos para el registro contable de Inversiones Procedimientos para el registro Contable de pago de obligaciones Procedimientos para el registro correcto de comprobantes de egreso para registro contable y presupuestario.
AREA DE CREDITO Normas y Procedimientos para Otorgar Crditos Prstamos Emergentes Prestamos Ordinarios
AREA DE RECAUDACIN Normas y Procedimientos para el Control del Efectivo
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Fondo de Ahorros Caja Chica AREA DE SERVICIOS Normas y Procedimientos para la entrega de Servicios: Fondo Excequiales Seguro de Vida y, Seguro de Desgravamen.
3.2. EL CONTROL INTERNO
Definiciones Se puede definir al Control Interno como cualquier actividad o accin realizada para prevenir, corregir errores o irregularices que puedan afectar al funcionamiento de un sistema para conseguir sus objetivos.
El control interno no solo implica la forma correcta de hacer las cosas, sino que es el medio idneo de asegurar en mayor grado el alcanzar las metas.
Las actividades del control son aquellas que realiza la Gerencia y dems personal de la Cooperativa para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas actividades estn relacionadas con las polticas, sistemas y procedimientos, principalmente estas actividades son aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin, revisin de indicadores de rendimiento.
Tambin la salvaguarda de los recursos, la segregacin de funciones, la supervisin y la capacitacin adecuada.
Como resultado de todo ello, la Gerencia debe llevar a cabo la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas.
44
El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en la institucin respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se evalan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultneamente se capta la informacin relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias. El Control Interno para la Cooperativa Minga Ltda.., sera un sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre si, tienen por objetivo proteger los activos de la institucin, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin, se basar en la proteccin a travs de todos los instrumentos pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de preservacin y registro, utilizando una metodologa prctica y adaptable a la realidad, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
3.3
Clases de Controles
Controles Contables: comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros financieros.
Controles Administrativos: se relacionan con las normas y los procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las polticas de la administracin.
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3.4 La Auditora y La Direccin
El Gerente debe tratar de que sus empleados acten no por imposicin de l sino mediante la colaboracin espontnea de ellos. Esta colaboracin se logra cuando se motiva al personal.
Asumiendo que sea aceptada la divisin funcional de las actividades de una Cooperativa, el prximo paso es determinar la responsabilidad dentro de las divisiones por una accin eficiente, de acuerdo con lo requerido por la Asamblea General y el Consejo de Administracin.
La fijacin de las responsabilidades debe ir acompaada por la correspondiente delegacin de la autoridad.
La responsabilidad y la debida delegacin de autoridad deben quedar claramente definidas en el manual de organizacin, a disposicin de todos los involucrados. Dentro de lo factible, deberan evitarse conflictos y/o dualidad de responsabilidades, pero en aquellos casos muy frecuentes en que el trabajo de dos o ms reas se complemente, puede dividirse la responsabilidad para las distintas fases de un proceso.
Esta divisin es primordial para un buen Control Interno, en el cual deben estar separados la funcin de iniciar y autorizar una transaccin, su registro y la custodia de los activos existentes. La cadena de responsabilidad no termina con la reparticin de funciones. Dentro de un rea en particular, la responsabilidad seguir hacia abajo en lnea continua.
3.5
La Auditora Administrativa
Es evidente que el ejercicio del control tiene como fundamento la Planeacin, la Organizacin y la Direccin de las cuales depender la efectividad de los diferentes controles. Los controles tienen como componentes los siguientes puntos:
1. Definicin de objetivos 2. Fijacin de polticas adecuadas.
46
3. Programas de accin precisos 4. Sistemas y procedimientos eficientes 5. Estructura orgnica adecuada 6. Buena prctica de relaciones humanas 7. Comunicacin eficiente 8. Registro y formas adecuadas
3.6
Fases del control
Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente definidas. De acuerdo a los requerimientos que actualmente tiene la COAC Minga Ltda. hemos visto conveniente determinar las siguientes fases de control:
1. Fijacin de la norma; Para poder ejercerse eficientemente un control, se requiere de una base o norma con la cual se har la comparacin de lo que se realiza a fin de llevar a cabo la evaluacin, misma que es responsabilidad de la
administracin el crear. La norma nos seala los resultados que razonablemente se esperan obtener. 2. Medicin de lo realizado. El Consejo de Vigilancia debe revisar que los medios utilizados en la medicin sean los adecuados. Lo importante es que el medio utilizado informa oportunamente al responsable del rea que cubre el control
sujeto a revisin de manera que le permita tomar las medidas preventivas necesarias y no incurrir en nuevas discrepancias en las normas establecidas. 3. Evaluacin de resultados: El Consejo de Vigilancia debe
hacer un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas estn correctamente establecidas o si deben rectificarse. 4. Correccin de las desviaciones: El Consejo de Administracin debe comprobar que realmente se hayan realizado las correcciones necesarias que servirn para prevenir que no se incurrir nuevamente en esas desviaciones. Por otra parte el Consejo de Vigilancia estar tambin en posibilidad de comprobar que e! control se lleve por excepcin, es decir, que se informe a sus responsables slo de las desviaciones que se presenten.
47
3.7
Principios del control
El presente manual de control interno pretende que la gerencia se asegure de que todas las actividades o funciones que puedan considerarse crticas sean sujetas de control el cual debe llevarse a cabo en forma efectiva.
A corto plazo
La tarea que la Gerencia de la Cooperativa Minga Ltda.., bsicamente se fijar en el corto plazo, es el asegurar la confiabilidad de los Estados Financieros, a ms de rendir una opinin acerca de la razonabilidad en la presentacin de dichos estados.
A largo plazo
En lo que se refiere al largo plazo el presente manual servir como gua en la toma de decisiones futuras de la administracin respecto a asuntos financieros, tales como pronsticos, control, anlisis e informacin segn sea el caso.
3.8
REGLAMENTO INTERNO (SELECCIN DE PERSONAL)
3.8.1 Capacitacin y Adiestramiento, Reclutamiento y Seleccin
La administracin de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organizacin y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolucin, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageracin, que una organizacin es el retrato de sus miembros.
Adems se puede decir que es una actividad cuyo objetivo inmediato consiste en atraer candidatos de entre los cuales se seleccionarn los futuros integrantes de la organizacin.
48
3.8.2
Qu es la Seleccin.
Tradicionalmente a, la seleccin de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubre el puesto adecuado. Como paso previo a la seleccin tcnica de personal, resulta obligado conocer la filosofa y propsitos de la institucin, as como los objetivos generales departamentales, seccionales, etc., de la misma. Esto implica, entre otras cosas, la valoracin de los recursos existentes y la implantacin de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinacin de las necesidades presentes y futuras en cuanto a cantidad y calidad.
Es as como se debe dar inicio al proceso de seleccin tornando en cuenta los siguientes aspectos:
A que nivel se va a seleccionar? ( Ejecutivos, empleados ) Que requisitos se exige para cada puesto? Que posibilidades de desarrollo y promocin puede ofrecerse a los candidatos? Cules son las polticas y limitaciones contractuales? Cules son las posibilidades de sueldo y prestaciones de la cooperativa en relacin al mercado de trabajo? Hay suficientes candidatos o va a limitarse a colocarlos en la mejor forma posible? Se estn seleccionando a los ms aptos o descartando a los menos tiles? Se busca al mejor individuo o la homogenizacin del grupo de trabajo?, etc.
3.8.3
Elementos de la seleccin tcnica
Para cumplir con esa pesada responsabilidad es necesario, entonces, que las decisiones estn fundamentadas sobre tcnicas lgicamente estructuradas, siguiendo un procedimiento cientfico. Las corazonadas, las intuiciones y la buena voluntad no pueden suplir a los instrumentos cientficos para que el seleccionador cumpla con su responsabilidad profesional y humana.
49
3.8.3.1
Vacante
El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definicin literal es: puesto que no tiene titular. Se entiende como tal la disponibilidad de una tarea a realizar o puesto a desempear, que puede ser de nueva creacin debido a la imposibilidad temporal o permanente de la persona que lo venia desempeando. Antes de proceder a cubrir dicha vacante, deber estudiarse la posibilidad de redistribucin del trabajo, con el objeto de que dichas tareas sean realizadas entre el personal existente y, solo en caso de no ser posible, se solicitara que se cubra.
Anlisis y Valuacin de Puestos
Recibida la requisicin de personal, se recurrir al anlisis y evaluacin de puestos, con el objeto de determinar los requerimientos que debe satisfacer la persona para ocupar el puesto eficientemente, as como el salario a pagrsele. En caso de no existir dicho anlisis y evaluacin, deber procederse a su elaboracin para poder precisar que se necesita y cuanto se pagar.
3.8.3.2
Inventario de Recursos Humanos
El siguiente paso consiste en la localizacin, en el inventario de recursos humanos, de las personas que, prestando actualmente sus servicios en la cooperativa, renen los requisitos establecidos, y de los cuales se conocen la actuacin que han tenido en el tiempo que prestan sus servicios.
Esto disminuir el periodo de entrenamiento y, lo ms importante, contribuir a mantener alta la moral del personal que ya trabaje en la cooperativa, al permitir que cada vacante signifique la oportunidad de uno o varios ascensos.
3.8.4
Fuentes de Reclutamiento
De no existir dentro del inventario, el candidato deseado, se acudir a la cartera de candidatos que se encuentran en espera de una oportunidad y, al no localizarlo tampoco,
50
se recurrir a las fuentes de reclutamiento, entendiendo por tales los medios de que se vale una organizacin para atraer candidatos adecuados a sus necesidades.
Existen tambin las llamadas fuentes externas de reclutamiento, como es el caso de las agencias de empleo, medios publicitarios, universidades, etc.
Ser determinante en la efectividad del reclutamiento la anticipacin con que hayan sido planeadas las necesidades. Esto permite escoger el mejor personal disponible en el mercado de trabajo, planear e iniciar los programas de entrenamiento en tiempo oportuno y cubrir las vacantes con la anticipacin solicitada. No s debe desconocer que e! reclutamiento implica un costo que no siempre se justifica por la magnitud de la organizacin y la rotacin de! personal que sta tiene.
3.8.4.1
Solicitud de Empleo
Se localiza a los candidatos, el ambiente en que sern recibidos, as como la manera en que sean tratados, contribuir en alto grado a mejorar la impresin que se fomente de la institucin. Una vez identificados tos candidatos, se procede a llenar la solicitud de empleo que abarcara bsicamente datos personales como: nombre, edad, sexo, estado civil, ttulos profesionales que posean, experiencia laboral; puesto y sueldo deseado; disponibilidad para iniciar labores; planes a corto y largo plazo, etc. Las solicitudes de empleo debern estar diseadas de acuerdo con el nivel al cual se estn aplicando. Es deseable tener formas diferentes: para nivel de ejecutivos, nivel de empleados. De no ser posible esto resulta aconsejable la elaboracin de una forma de solicitud sencilla, accesible a obreros y empleados, misma que pueden complementarse con un Currculo Vitae.
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MODELO DE SOLICITUD DE EMPLEO 10
DE: Departamento:_____________________ Para:_________________________________
FECHA DE EMISIN / /
FECHA DE RECEPCIN
/ No.
SOLICITUD DE EMPLEO SECCION
CODIGO DE SECCIN CODIGO CANTIDAD CLASE
NOMBRE DEL CARGO
POR REEMPLAZO REGISTRO FECHA DE SALIDA / / / / / / NOMBRE CARGO
POR AUMENTO DE PLANTA MOTIVO DEL AUMENTO:
CHIAVENATO Adalberto. Administracin de los Recursos Humanos. McGraw-Hill.-Colombia 5ta.Edicin. Pg. 219.
10
52
3.8.4.2
ENTREVISTA NIC1AL O PRELIMINAR
Se determina si el candidato rene los requisitos mnimos de escolaridad, edad, etc., en un caso afirmativo se procede a una entrevista.
La entrevista pretende detectar en el mnimo de tiempo posible, los aspectos ms ostensibles del candidato y su relacin con los requerimientos del puesto; por ejemplo:
Apariencia fsica, Facilidad de expresin verbal, Habilidad para relacionarse, etc.,
Con el objeto de descartar aquellos candidatos que de alguna manera no renen los requerimientos del puesto que se pretende cubrir; debe informarse tambin la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneracin ofrecida, las prestaciones, a fin de que l decida si le interesa seguir adelante con el proceso. Si existe inters por ambas partes, se pasa a la siguiente etapa.
A continuacin se presenta una lista de verificacin entrevista, posterior a las que se utiliza para la evaluacin que efecta el entrevistador. La aplicacin de esta tabla mejora en forma considerable el uso de la entrevista como tcnica de seleccin de personal. Como lo muestra la forma, incluso de una entrevista muy breve puede obtenerse considerable informacin. La misma que permite resumir el historial del candidato en todos los aspectos que le interesan a la empresa y luego dar un puntaje estimado como mnimo y mximo, esta misma se la puede aplicar el forma individual para cada rea o en forma general segn sea el caso de la empresa.
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LISTA DE VERIFICACIN DE ENTREVISTA DE SELECCIN DE PERSONAL 11
Nombre del Solicitante:_________________________ Solicita el puesto de:____________________________ Entrevistador:__________________________________
Fecha:___________ Cdigo:___________
Comentarios del Entrevistador: a.- Evaluacin de varios aspectos (1= mnimo,10= mximo): Aspecto:________________________ Habilidad del puesto:____________
Inters:_____________________ Educacin y Capacitacin:______________ Experiencia y Antecedentes:__________________ Disponibilidad:________ Estabilidad: (empleo anterior)_______________________________________ Expectativas salariales compatibles con lo presupuestado:_____________
b.- Comentarios especficos sobre el puesto que solicita: 1.- Actitud respecto al empleo anterior:_________________________________ 2.- Actitud respecto al jefe inmediato anterior:___________________________ 3.- Expectativas de responsabilidad en el puesto:________________________ 4.- Expectativas profesionales:__________________________________________ 5.- Comentarios Adicionales:____________________________________________
Seguimiento sugerido: __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ Ninguno Solicitante no aceptable (notificar) Someter a pruebas Concertar entrevistas con supervisor No aceptable para puesto solicitado Entrevista adicional con personal Considrese para el puesto
11
WETHER Willion B. Jr. Resmen de Administracin de Personal y Recursos Humanos. Pg. 197.
54
3.8.4.3
Pruebas Psicolgicas
En esa etapa del proceso tcnico de seleccin se har una valoracin de la habilidad y potencialidad del individuo, as como de su capacidad de relacin con requerimientos del puesto de las posibilidades de futuro desarrollo.
Existen diversas pruebas de uso frecuente en la seleccin de personal, estas se aplican para medir los siguientes aspectos:
Personalidad Temperamento, Habilidad lgica El raciocinio, La creatividad y La habilidad de juicio En fin los componentes de la personalidad.
3.8.4.4
Pruebas de Trabajo
El
examen
mdico
de admisin
reviste
una
importancia
bsica
en
las
organizaciones, al grado de llegar a influir en elementos tales como la calidad y cantidad de produccin, ndices de ausentismo y puntualidad y, siendo un poco ms extenso, afecta a los aspectos de desarrollo de dicha organizacin, con repercusiones al desarrollo y progreso de un pas.
Todos estos argumentos han servido legal, econmico y socialmente, para establecer una serie de reglamentos y polticas que tienden a proteger al aspirante cuando ingresa a un trabajo, al grupo laboral que est en funciones y, en ltima instancia, a evitar el desperdicio humano por ubicar al candidato en trabajos que por su naturaleza fsica no desempear eficazmente al no satisfacer los requerimientos que necesitan determinadas actividades.
Adems hay que tomar muy en cuenta lo que manda la Ley del Trabajador en cuanto a que debe existir una equidad por las habilidades especiales de las personas
55
discapacitadas, en la actualidad sabemos que en todas las empresas en que su personal sobrepase de los 60, estn obligados a contratar a personas con cualquier tipo de discapacidad que puedan realizar una actividad acorde a sus desenvolvimientos fsicos.
FORMULARIOS TIPOS PARA EJECUTAR LA CALIFICACIN FACTORES COMUNES Identificacin Evaluado:___________________________________Cargo_________________ Antigedad En El Cargo____________________________________________ Evaluador_____________________________________Cargo_______________ Fecha_____________________
Identificacin de la Calificacin S MB B NM NS Comentarios
Asignacin de Puntos
100
60905080-70 40
300 20-10
CONOCIMIENTO DEL PUESTO: Grado de conocimiento que se debe tener sobre el trabajo que se realiza PUNTUALIDAD: Grado de cumplimiento a tareas asignadas en un plazo determinado
PRODUCCION: Volumen y cantidad de trabajo ejecutados normalmente.
CALIDAD: Evala la exactitud, la frecuencia de errores, la presentacin el orden y el esmero que caracterizan el servicio del trabajador. TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad para desarrollar el trabajo entre jefes y subordinados en va de la produccin COMPROMISO CON LA EMPRESA: Grado de compromiso que debern tener todos los trabajadores dentro de la Empresa. INDEPENDENCIA: Grado de desempeo del trabajo con poca o ninguna supervisin.
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FACTORES ESPECFICOS rea Ejecutiva

Identificacin de la Calificacin Asignacin de Puntos LIDERAZGO: Nivel de conduccin y orientacin hacia el personal. TOMA DE DESICIONES: Eficiencia y autonoma en las decisiones dentro de la empresa. LOGRO DE METAS: Cumplimiento de los objetivos y metas definidos con respecto a los plazos y condiciones requeridas. CAPACIDAD DE ANALISIS Y CRITERIO: Grado de efectividad para pensar, desarrollar problemas y llegar a conclusiones correctas. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISOR: Grado de supervisin sobre los subordinados. S 100 MB B NM NS Comentarios
906030-200 80-70 50-40 10
rea Administrativa
Identificacin de la Calificacin Asignacin de Puntos S 100 MB B NM NS Comentarios
60905080-70 40
300 20-10
CRITERIO: Adecuacin de respuesta frente a situaciones en las cuales no existen procedimientos definidos
TOMA DE DESICIONES: Eficiencia y autonoma en las decisiones dentro de la empresa.
CONTACTOS PERSONALES: Grado en que se relaciona con otras personas dentro o fuera de la empresa ya sea en forma personal, escrito o telefnico. CUMPLIMIENTO DE NORMAS: Actitud de permanente respeto a las polticas y normas vigentes en la Empresa. AUSTERIDAD: Esfuerzo y preocupacin constante por lograr objetivos y resultados.
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FACTORES ESPECIFICOS
AREA OPERATIVA
Identificacin de la Calificacin Asignacin de Puntos ESFUERZO FISICO Y MENTAL: Grado de concentracin para desarrollar el trabajo considerando gasto fsico y mental. COMPLEJIDAD DEL TRABAJO: Grado que se presentarn dificultades para realizar el trabajo y la forma en que se resuelven. CAPACIDAD DE MEJORAMIENTO: Grado de superacin que presenta el trabajador en las funciones que desarrolla. CALIDAD DEL TRABAJO: Grado de dominio, exactitud e inters en el cumplimiento de las tareas y obligaciones. DISPOSICION PARA EL TRABAJO: Disposicin fsica y mental para realizar en forma eficiente el trabajo. S 100 MB B NM NS Comentarios
90-80- 6030-200 70 50-40 10
AREA DE VENTAS 12
Identificacin de la Calificacin Asignacin de Puntos CONTACTOS PERSONALES: Grado en que se relaciona con otras personas dentro o fuera de la empresa ya sea en forma personal, escrito o telefnico. LOGRO DE METAS: Grado de cumplimiento de objetivos con respecto a las ventas esperadas. ORIENTACION AL CLIENTE: Actitud permanente de orientacin y compromiso, en la satisfaccin del cliente. PRESENTACION PERSONAL: Considera la impresin causada a los dems por la presentacin personal del trabajador, su manera de vestir, su pelo, barba, etc. S MB B 605040 NM NS Comentarios 90100 8070
300 20-10
12
Google. G:\Programa de calificaciones y evaluacin de desempeo.htm
58
3.8.4.5
Examen Medico de Admisin
Los patrones estn obligados a mandar practicar el examen mdico de admisin y peridicos a sus trabajadores.
Los trabajadores estn obligados a someterse a los exmenes mdicos de admisin y peridicos y a proporcionar con toda veracidad de los informes que el mdico le solicite. Contra la creencia popular, no se pretende descubrir enfermedades ocultas, sino determinar qu tipo de trabajo est ms de acuerdo con las capacidades del solicitante, con esto se cumplirn una serie de metas particulares:
a) Contratar individuos capacitados para la realizacin de un determinado trabajo b) Evitar que algn aspirante con padecimiento infecto contagioso pueda transmitir el mal. c) Propiciar el desarrollo al acoplar la capacidad fsica del trabajador al tipo de puesto a desempear. d) Proteger al aspirante de futuras enfermedades profesionales al valorar su estado de salud.
En general los exmenes mdicos debern proporcionar informacin sobre:
Consumo de drogas: Determina la presencia de sustancias ilegales o que afectan la conducta (atletas, empleados de confianza, operadores de equipos delicados, etc) Determinacin de antecedentes genticos: Identifica la predisposicin gentica a contraer determinadas enfermedades. Examen mdico de exposicin a sustancias peligrosas: Analiza el nivel de exposicin del trabajador a sustancias nocivas para la salud, como niveles altos de humo, qumicos peligrosos, etc (mineros, trabajadores de operaciones industriales, investigadores de ciencias aplicadas).
59
3.8.5
Estudio Socioeconmico
La investigacin socioeconmica debe cubrir tres reas:
a) Proporcionar una informacin de la actividad social familiar, a efecto de conocer las posibles situaciones conflictivas que influan directamente en el rendimiento del trabajo.
b) Conocer lo ms detalladamente la posible actitud, responsabilidad y eficacia en el trabajo en razn de las actividades desarrolladas en trabajos anteriores.
c) Corroborar la honestidad y veracidad de la informacin proporcionada.
De manera general de las reas que se exploran son:
Antecedentes personales; estado civil, nacionalidad, enfermedades, accidentes, estudios, antecedentes penales, pasatiempos, intereses.
Antecedentes familiares: nombre, estudio y ocupacin padres, de los hermanos, de la esposa, de !os hijos, e integracin familiar ( .proviene de un hogar desavenido o bien integrado?}, etc.
Antecedentes laborales: puestos desempeados, salarios percibidos, causa de la baja, evaluacin de su desempeo, comportamiento, etc.
Situacin econmica: presupuesto familiar, renta, colegiaturas, propiedades, ingresos, etc.
Preguntas Generales a realizar en la Seleccin de Personal:
En qu emplea su tiempo libre? Porqu desea trabajar en nuestra organizacin? Qu opina de los productos o servicios de nuestra organizacin? Describa su trabajo ideal
60
Qu experiencia tiene en el cargo? Cules son sus temas favoritos? Prefiere determinados sitios de trabajo? Cul cree usted que es un salario adecuado? Qu aspira conseguir de nuestra empresa? Cmo escoge un supervisor? Describa su jefe ideal Cundo espera ser ascendido? Cules son sus fortalezas? Cules son sus debilidades o defectos? Qu cargos o trabajos le gustaron ms? Qu planes tiene respecto de su carrera? Describa su ltimo empleo Cuntas horas piensa dedicarle a su cargo? Qu habilidades y conocimientos posee usted? Cmo se siente trabajando con otras personas? Consigue amistades con facilidad? Cuntos trabajos anteriores ha tenido? Cul es su estado civil? Cuntas cargas familiares tiene? Porqu sali de su trabajo anterior? Cmo se desempea trabajando bajo presin?
3.8.6
DECISIN FINAL
Con la informacin obtenida en cada una de las diversas fases del proceso de seleccin, se procede a evaluar comparativamente los requerimientos del puesto con las caractersticas de los candidatos. Hecho esto, se presenta al jefe inmediato y, de ser necesario, al jefe de departamento o gerente de rea, para su consideracin y decisin final.
Es
recomendable en
que
la
decisin final
corresponde al jefe
o jefes
inmediatos del futuro empleado, por ser el directo responsable de trabajo del futuro subordinado; al departamento de seleccin de personal corresponde un papel asesor en
61
dicha decisin final. En casos especiales, resulta pertinente reunir a los candidatos entre los cuales va a recaer la decisin final, para que en una prueba de situacin se valora su habilidad para interrelacionarse, su reaccin problemas emocionales, etc. ante la presin, su manejo de
Facilitando la toma de la decisin y ayudando a los candidatos que no se acepten, a percibir directamente los motivos de la decisin adversa para la vacante en particular. 3.8.6.1 Mtodo de Escala Grfica 13
Este mtodo es el mas utilizado y divulgado, aparentemente es simple, pero su aplicacin exige mltiples cuidados con el fin de evitar la subjetividad y el prejuzgamiento de evaluador, que podran causar interferencias considerables.
Caractersticas de la Escala Grfica:
Se trata de un mtodo que evala el desempeo del trabajador mediante factores de evaluacin previamente definidos y graduados. Los factores se seleccionan previamente para definir en cada trabajador las cualidades que se intenta evaluar. Cada factor se define con una descripcin sumaria, simple y objetiva
3.8.6.2
FACTORES A CALIFICAR
Mediante el mtodo de Escala Grfica se crean varios factores para calificar el desempeo de cada trabajador y fueron divididos as:
Factores comunes: Se aplicarn en la calificacin a todos los trabajadores, y son los siguientes:
Puntualidad: Grado de cumplimiento a tareas asignadas en un plazo determinado.
13
Google. G:\Programa de calificaciones y evaluacin de desempeo.htm. Mtodos estndares de calificacin.
62
Calidad: Evala la exactitud, la frecuencia de errores la presentacin, el orden y el esmero que caracterizan al trabajador.
Produccin: Evala el volumen y cantidad de trabajo realizado normalmente.
Trabajo en Equipo: Capacidad para desarrollar el trabajo entre jefes y subordinados en va de la produccin.
Compromiso con la Empresa: Grado de compromiso debern tener los trabajadores con el cumplimiento.
Conocimiento del puesto: Grado de conocimiento que se debe tener sobre las funciones, tareas y obligaciones de cada puesto.
Independencia: Grado de desempeo del trabajo con poca o ninguna supervisin.
Factores Especficos: Se aplicarn en la calificacin a algunos trabajadores y se definen por grupos que fueron anteriormente definidos
GRUPO EJECUTIVO:
Liderazgo: Nivel de conduccin y orientacin hacia el personal Toma de decisiones: Eficiencia y autonoma en las decisiones dentro de la Empresa. Logro de Metas: Grado de cumplimiento de los objetivos y metas definidas, con respecto a los plazos y a las condiciones requeridas. Capacidad de anlisis y criterio: Grado de efectividad para desarrollar problemas y llegar a conclusiones correcta. Responsabilidad por Supervisor: Grado de supervisin que ejerce sobre los trabajadores.
63
GRUPO ADMINISTRATIVO:
Criterio: Adecuacin de respuesta frente a situaciones en las cuales no existen definidos. Toma de Decisiones: Eficiencia y autonoma en las decisiones de la Empresa. Contactos Personales: Grado en que se relaciona con otras personas dentro o fuera de la Empresa ya sea en forma personal, escrita o telefnica. Cumplimiento de Normas: Actitud de permanente respeto a las polticas y normas vigentes en la empresa. Austeridad: Esfuerzo y preocupacin constante por lograr los resultados.
GRUPO OPERATIVO:
Esfuerzo Fsico y Mental: Grado de concentracin para desarrollar el trabajo considerando el gasto fsico y mental. Complejidad del Trabajo: Grado que se presenta complejidad para desarrollar el trabajo y la forma en que resuelven dichos problemas. Calidad de Trabajo: Grado de dominio, exactitud e inters en el cumplimiento de las tareas y obligaciones. Capacidad de Mejoramiento: Grado de superacin que presenta el trabajador en las funciones que realiza. Disposicin para el Trabajo: Disposicin fsica y mental para realizar en forma eficiente el trabajo.
GRUPO DE VENTAS: Contactos Personales: Grado en que se relaciona con otras personas dentro o fuera de la empresa, ya sea, en forma personal, escrito o telefnicamente. Logro de metas: Grado de cumplimiento de los objetivos, con respecto a las ventas esperadas. Orientacin al Cliente: Actitud permanente de orientacin y compromiso en la satisfaccin del cliente. Presentacin Personal: Impresin causada a los dems por la presentacin personal del trabajador, su manera de vestir, de actuar, su barba, etc.
64
ESCALA DE CALIFICACIN
0 Puntos 10-20-30 Puntos 40-50-60 Puntos 70-80-90 Puntos 100 Puntos
No satisfactorio: El evaluado no posee el nivel que requiere para cumplir con un desempeo mnimo Necesita Mejoramiento: El evaluado cumple con el nivel mnimo requerido para el desarrollo de su trabajo Bueno: El evaluado cumple con el nivel destacado para el desarrollo de sus funciones Muy Bueno: Manifiesta un alto nivel destacado por un desempeo de calidad
Sobresaliente: El evaluado cumple en forma destacable e incluso aporta valor agregado en el desempeo de sus funciones.
3.8.6.3 COMISION EVALUADORA
Las personas encargadas de calificar sern las siguientes: Asesor, especialista en el desempeo y las calificaciones. Gerente del rea. Jefe directo. La empresa se encargara de capacitar a los evaluadores para que estos realicen una correcta calificacin.
65
3.9
Actividades del Consejo de Administracin.
Comprobar la existencia de los expedientes personales de cada empleado de la Institucin. Revisar que los expedientes contengan el acuerdo de nombramiento, Declaracin de Probidad Administrativa, Fianza, documentos personales
vigentes, ascensos, incrementos de sueldo. Comprobar que autorizados. Verificar que los pagos estrictamente necesarios. Comprobar que los pagos a cada empleado sean los indicados en planilla por tiempo extraordinario estn autorizados y sean los sueldos de los empleados sean los realmente
(General y confidencial), y constatar las asistencias diarias a sus labores.
3.9.1
Son atribuciones del Consejo de Administracin, las siguientes:
1. Establecer
procesos
modernos
de
administracin
de
personal,
especialmente reclutamiento y seleccin de personal permanente y por contrato, aplicables en las distintas dependencias. 2. Ejercer el control de la asistencia del personal para el cumplimiento de las atribuciones disciplinario. 3. Disear polticas de evaluacin de personal, que contemple un rgimen de promociones e incentivos, As como e! proceso del perodo de prueba. 4. Proponer y desarrollar mtodos y estrategias orientadas a lograr ptimas relaciones interpersonales entre los trabajadores y entre estos y las autoridades. 5. Coordinar los procesos de capacitacin y desarrollo del personal, y de la jornada de trabajo, as como la aplicacin del rgimen
implementando acciones tendientes a elevar la eficiencia del empleado en cada puesto de trabajo. 6. Administrar la nmina de sueldos, salarios y otras remuneraciones. 7. Prestar los servicios mdicos bsicos y otros servicios que garanticen la salud y bienestar. 8. Mantener un registro permanente con informacin personalizada de los empleados.
66
Entrenamiento
continuo:
cuanto
mejores
sean
los
programas
de las
capacitacin, ms apto ser el personal. Esto permitir la identificacin clara de funciones y responsabilidades de cada empleado y reducir desperdicio.
la ineficiencia y el
3.9.2
Responsabilidades del Gerente
El determinar responsabilidad, alcances y limitaciones deben quedar claramente definidas en el presente Reglamento Interno, el mismo que deber ser publicado y distribuido a quienes se hallan inmersos en las actividades de la Cooperativa. El Gerente es el funcionario ejecutivo de ms alto nivel de la cooperativa, de cuya marcha es responsable ante el Consejo de Administracin. Sus atribuciones bsicas y especiales son las siguientes:
1. Ejercer la representacin administrativa y judicial de la cooperativa, con las facultades que segn la Ley corresponden al Gerente, factor de comercio y empleador. 2. Suscribir conjuntamente con el Presidente o directivo, apoderado o funcionario apoderado que nombre el Consejo de Administracin, las rdenes de apertura de cuentas bancarias, de retiro de fondos de bancos y otras instituciones financieras, contratos y adems actos jurdicos, en los que la cooperativa fuese parte, as como ttulos, valores y dems instrumentos por los que obligue a la cooperativa. 3. Representar a la cooperativa en cualquier otro acto, salvo lo que por disposicin expresa de la Ley o de este estatuto, son atribuciones privativas del Presidente del Consejo de Administracin. 4. Ejecutar los programas de conformidad con los planes y presupuestos aprobados por el Consejo de Administracin. 5. Nombrar, fijar remuneracin, promover y remover a los trabajadores y dems colaboradores, con apego a la Ley. 6. Asesorar a la Asamblea General, al Consejo de Administracin, a los Comits y participar en las sesiones con derecho a voz, sin voto, excepto en las Comit Electoral. del
67
7. Planificar, organizar y dirigir la administracin de la cooperativa, de acuerdo a normas y polticas establecidas por el Consejo de Administracin. 8. Informar peridicamente al Consejo de Administracin sobre la marcha institucional de acuerdo a las normas legales vigentes.
3.9.2.1 El Gerente, como consecuencia de las atribuciones, tiene las siguientes facultades especficas:
1. Abrir, transferir y cerrar cuentas corrientes y bancarias. 2. Girar y cobrar cheques.
3. Endosar cheques para ser abonados a la cuenta corriente de la cooperativa. 4. Afianzar, prestar, avalar, contratar seguros y endosar plizas. 5. Abrir, depositar y retirar cuentas de ahorro de la cooperativa.
6. Aceptar, girar, renovar, endosar, descontar, cobrar y protestar letras de cambio, vales, pagars, giros, certificados, plizas, documentos de embargo y
cualquier otro documento mercantil y civil. 7. Sobregirarse y solicitar avances en cuentas corrientes.
3.9.2.2 El Gerente responder ante la cooperativa por:
Los daos y perjuicios que ocasionara a la propia cooperativa, por incumplimiento de sus obligaciones, negligencia grave, dolo o abuso de facultades o ejercicio de actividades similares a la de ella y por las causas ante terceros, cuando fuera el caso: 1. La existencia, regularidad y veracidad de los libros y dems registros que la cooperativa debe llevar por imperio de la Ley, excepto por los que son de responsabilidad de los dirigentes. 2. La veracidad de las informaciones que proporcione a la Asamblea General, al Consejo de Administracin, al Consejo de Vigilancia y a los dirigentes. 3. La existencia de los bienes consignados en los inventarios. 4. El ocultamiento de las irregularidades que observase, en las actividades de la cooperativa. 5. La conservacin de los fondos sociales en caja, bancos o en otras instituciones y en cuentas a nombre de la cooperativa.
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6. El empleo de los recursos econmicos y sociales en actividades distintas del objeto de la cooperativa. 7. El uso indebido del nombre y/o de los bienes sociales.
8. El incumplimiento de la Ley, las normas de los organismos de control y supervisin y, las normas internas. 9. El Gerente es el depositario de todos los bienes de la cooperativa, pudiendo delegar funciones a los administradores de las oficinas.
3.10. Responsabilidades de la Comisin de Crdito .
La Comisin de Crdito conocida como el corazn de la Cooperativa, est compuesta por tres miembros: Presidente, Vocal y Secretario, asignndole la funcin especifica de atender el servicio de los prstamos; su labor se fundamenta estrictamente en las normas sealadas en el reglamento de crdito aprobado por el Consejo de Administracin, por lo tanto tiene la facultad de aprobar, rechazar o aplazar las solicitudes de prstamos a los socios.
Funciones y responsabilidades: La funcin bsica de esta comisin es la de calificar las solicitudes presentadas por los socios para acceder al servicio de crdito, para este fin deber:
Realizar revisiones y actualizaciones de este manual cuando fuere necesario, en virtud de los cambios en el marco legal regulatorio o en el entorno en el que se desenvuelve la cooperativa.
Una vez que la comisin obtenga la aprobacin del Consejo de Administracin a las revisiones y/o actualizaciones planteadas debern difundirlas a todo el personal involucrado mediante comunicaciones de actualizacin numeradas secuencial mente donde se especificar las hojas nuevas que se agregan y/o que se colocan en sustitucin de otras ya existentes. Las responsabilidades que asumen las personas que aprueban y administran los riesgos ya sean en forma individual (Gerencia) o a travs de la comisin (Vocales de la Comisin de Crdito) deben estar orientadas a:
69
3.10.1
Comisin de Crdito
Efectuar un estricto cumplimiento de las normas contempladas en la Ley General de Cooperativas, as como tambin a las resoluciones emitidas por la Subdireccin de Cooperativas, cuando se actualice o se modifique la citada ley, hacer cumplir el reglamento interno, por lo que ser responsabilidad de los organismos directivos de crdito mantenerse informados al respecto.
Encuadrarse dentro de las polticas y procedimientos de la Cooperativa. Que las personas involucradas en la toma y administracin de riesgos tengan el conocimiento y la experiencia necesaria para desempear de manera responsable sus funciones.
El personal y los vocales de la comisin de crdito sern responsables de cada una de las etapas del proceso as como las inobservancias y/o errores de juicio crediticio que no estn enmarcadas dentro de las atribuciones de cada uno, la responsabilidad se mantendr en los casos que los crditos pasen al rea legal.
Bajo ningn concepto la comisin de crdito podr aprobar prstamos cuyas garantas no cubre el 100% del monto solicitado, ni obviar el estudio y la recomendacin del personal encargado de realizar el anlisis.
Realizar un informe mensual por escrito de la situacin real de la cartera colocada, recuperada detallando: amortizaciones, monto principal, inters de mora, intereses normales, etc., para el Consejo de Administracin.
3.10.2 Factores que se analizan antes de otorgar un crdito 1. Revisar si el socio esta en mora en la Central de Riesgos 2. Qu tipo de socio o cliente es? 3. Qu valor desea que se le otorgue? 4. En qu va a invertir el crdito? 5. Es una persona honorable? 6. Qu cargo desempea o qu tipo de negocio tiene? 7. Cul es el monto de sus ingresos mensuales? (rol de pagos).
70
8. Posee vivienda propia ? (extensin y avalo). 9. Posee terrenos? (extensin y avalo) . 10. Posee animales? ( cuntos, avalo y que tipo). 11. Posee vehculo? (avalo). 12. Posee maquinarias o mercaderas? (avalo) 13. Tiene buenas referencias bancarias?, saldo actual. 14. A cunto hacienden sus patrimonios? 15. A cunto hacienden sus deudas? 16. A cunto hacienden sus ingresos? 17. A cunto hacienden sus gastos? 18. Qu tipo de garantas ofrece: hipotecarias, sobre firmas, o prendarias? 19. Plazo en que desea pagar las cuotas.
3.11
Responsabilidad del Contador
Su principal responsabilidad es el registro de las operaciones de la institucin, desde la elaboracin de los comprobantes, documentos, registros y archivo de las transacciones, hasta la formulacin de los estados financieros y dems informes para su correspondiente anlisis, interpretacin y consolidacin contable.
Presentar por escrito los balances contables y estados financieros cada 6 meses al Ministerio de Inclusin Econmica y Social (MIES), y a travs de este a la Subdireccin de Cooperativas.
Utilizar los formularios y documentos de la entidad en forma correcta, la informacin debe ser completa para que permita eficiencia econmica y transparencia en las operaciones.
Todas las operaciones debern respaldar y justificar con suficientes documentos fuente.
71
Conciliar peridicamente las sub. cuentas y mayores auxiliares para que al cierre del ejercicio cuadre con la respectiva cuenta del mayor general, tanto en el sistema manual como el automatizado.
3.12
Responsabilidad de la Secretaria
Las funciones a realizar ser:
Llevar el libro de Actas de la Asamblea General, Consejo de Administracin con sus respectivas resoluciones.
Redactar oficios,
distribuir la correspondencia
mantener un
archivo
adecuado de toda la documentacin.
Atender a los socios cuando el caso lo requiera, proporcionndoles la informacin que requieran.
Elaborar los Certificados de Aportacin.
Elaborar cuando el caso lo requiera, informe de libretas canceladas.
Atender llamadas telefnicas.
Realizar las convocatorias a sesiones de directivos.
Realizar todas las dems actividades que sean solicitadas por la Gerencia, Consejo de Administracin y estn relacionadas con la naturaleza de su trabajo.
3.13
Responsabilidad de los Cajeros
Custodiar y manejar los valores asignados por Fondos Rotativos y/o de cambio, los que ingresan a la Cooperativa de acuerdo a las disposiciones legales, estatutarias y administrativas.
72
Controlar y ejecutar la entrega, recepcin de valores de acuerdo a los documentos debidamente legalizados y autorizados.
Realizar los cuadres diarios de caja, teniendo en cuenta cuanto ingresa y egresa.
3.14
Responsabilidad del Custodio de los Bienes
Hacer la compra o adquisicin de los bienes que requiera la institucin para un mejor desenvolvimiento en las labores de sus empleados como para una correcta atencin a sus socios.
Codificar todos los bienes de forma ordenada y precisa para llevar un correcto control sobre los mismos.
Revisar los bienes de manera oportuna para hacer un mantenimiento, actualizacin, o reemplazo cuando sea necesario.
Dar de baja los bienes que hayan cumplido su vida til, o se encuentren obsoletos y por lo tanto sean inutilizables.
3.15 Responsabilidad del Conserje Cumplir lo que el cdigo de trabajo determina ya que realiza funciones de confianza.
Realizar todos los depsitos en las instituciones bancarias en las cuentas de la institucin.
Realizar los pagos de las facturas de agua, luz, telfono, IESS.
Legalizar las citaciones de los directivos a las sesiones.
Efectuar la limpieza de las instalaciones de la institucin.
73
3.16
CONTABILIDAD
3.16.1 Los Procesos Contables:
Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguardia de los bienes y la fiabilidad de los registros financieros.
La base principal para toda buena organizacin es el establecimiento de procedimientos y mtodos sencillos de realizar; la informacin oportuna y los controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Gerente y por el personal responsable de la cooperativa para la toma de las decisiones en las distintas actividades, gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de informacin (contable, extra contable, histrica, prospectiva, continua, peridica y
accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a travs de los canales de informacin apropiada los cuales son: documentos, informes especiales y los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.), para que la informacin sea oportuna y veraz se deben observar las siguientes reglas:
Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las actividades de la cooperativa, se desenvuelvan con el mayor provecho posible. Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente. Poner a disposicin de las personas encargadas de las Auditorias, los documentos y libros de manera que puedan verificarse rpidamente y sin ninguna dificultad. El sistema de contabilidad controlar la adecuada imputacin contable de todas las operaciones realizadas en la Cooperativa y que stas sean incluidas en el periodo contable al que corresponda.
74
Llevar la contabilidad en forma estadstica para que puedan ser conocidos los resultados y establecer las comparaciones
correspondientes en cada periodo.
3.16.2 LOS REGISTROS CONTABLES:
Las funciones de la Contabilidad son: A. Analizar y clasificar B. Registrar C. Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos producidos en la Cooperativa. 3.16.2.1 Contabilidad Cooperativa 14 : Su objetivo es registrar las operaciones econmicas-financieras, para as obtener de una forma sistemtica el estado del patrimonio de la cooperativa, obteniendo un mayor control de las operaciones realizadas, la misma comienza con los ingresos y egresos que la cooperativa tenga. Ingresos: son las entradas que dinero que tiene la cooperativa por sus servicios. Egresos: son las salidas que dinero que se hacen para el funcionamiento de la cooperativa (cancelacin de deuda) El ejercicio econmico conocido como el desarrollo de las actividades de la cooperativa se realiza en un lapso de un ao, del 1 de enero al 31 de diciembre. Activos: conforman el patrimonio de la cooperativa, ya sean bienes de su propiedad o derechos que tiene a su favor. Pasivos: son las obligaciones o deudas que tiene la cooperativa, ejemplos: certificados, fondos y reservas, etc. Libros de Contabilidad: deben estar debidamente autorizados para que los registros sean validos. Libro de Inventario: Bienes muebles o inmuebles, incluso la depreciacin o revalorizacin, de la cooperativa y bienes producidos. Y cualquier otro Libro auxiliar que considere necesario: Banco, Caja, Cuentas por Pagar, etc.
14
WWW.GOOGLE.COM.EC/CONTABILIDADDECOOPERATIVASECUADOR.HTML
75
Libro Diario Ingresos Egresos Activo
Libro Mayor Pasivo Patrimonio
Se registran en el orden que se vayan realizando en la columna del Debe o Haber. Y despus se trasladaran al Libro Mayor.
Se organizan y clasifican las diferentes cuentas que se originaron de las operaciones diarias.
Ejemplo: A continuacin citamos algunos asientos principales que se registran en el libro diario , por apertura de una cuenta y los fondos se registran en el ejercicio en que se conforman, algunos podran conformarse de manera mensual.
LIBRO DIARIO x Bancos xxx Certificados de Aportacin xxx P/r El importe del capital cuya emisin se autoriza para la escritura constitutiva x Socios xxx Tesorera xxx Certificados de Aportacin xxx P/r Los importes parcialmente suscritos x GASTOS GENERALES Fondo de Previsin Social Fondo X Fondo Y Fondo Z CAPITAL SOCIAL Fondo de Previsin Social Fondo X Fondo Y x CAPITAL SOCIAL Fondo de Previsin Social Fondo X Fondo Y BANCOS xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
P/r los fondos
xxx xxx xxx xxx
P/r el pago de fondos
76
3.16.2.2
ESTADOS FINANCIEROS: relaciones en forma de resumen que
reflejan la situacin econmico-financiera de la cooperativa para un momento determinado. Balance de Comprobacin: resumen de los movimientos de ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Se obtiene del Libro Mayor. Balance General: se presentan todas las cuentas de activos, pasivos y patrimonio al finalizar el ejercicio econmico. Debe ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobacin o rechazo.
15
PRINCIPALES GRUPOS DE CUENTAS DEL BALANCE SISTEMA DE COOPERATIVAS

(En miles de dlares)
VARIACION
CDIGO 1 11 13 14+1499 14 16 18 19 0 4 21 2101 2103 26 29 0 31 3101 33 3301 3303 36 3601 3602 3603 3604
CUENTA
ACTIVO FONDOS DISPONIBLES INVERSIONES CARTERA DE CREDITOS BRUTA CARTERA DE CREDITOS CUENTAS POR COBRAR PROPIEDADES Y EQUIPO OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVO GASTOS OBLIGACIONES CON EL PUBLICO DEPSITOS A LA VISTA DEPSITOS A PLAZO OBLIGACIONES FINANCIERAS OTROS PASIVOS TOTAL PASIVO CAPITAL SOCIAL CAPITAL PAGADO RESERVAS LEGALES ESPECIALES RESULTADOS UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS (PRDIDAS ACUMULADAS) UTILIDAD DEL EJERCICIO (PRDIDA DEL EJERCICIO) TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO INGRESOS GANANCIA O (PERDIDA) DEL EJERCICIO
07 Dic - 08 Dic
DIC-2008 ABSOLUTA RELATIVA
174.917,71 169.094,22 1.268.797,86 1.198.644,58 14.807,09 40.022,95 17.927,60 1.619.623,07 189.839,33 1.145.240,12 656.740,57 399.739,48 142.236,12 5.827,04 1.337.314,09 136.087,00 82.140,02 40.588,09 24.373,81 22.041,17 618,52 -444,56 21.867,20 282.308,98 1.619.623,07 212.814,04 22.974,71
44.512,19 1.948,22 256.721,10 246.816,89 2.642,26 1.483,88 -2.947,39 295.933,85 36.082,26 206.798,65 117.298,14 97.698,16 43.416,73 -1.975,77 256.210,42 15.894,92 12.244,54 9.320,53 3.002,15 3.617,12 -289,62 -0,00 3.797,77 108,97 39.723,43 295.933,85 38.779,97 2.697,71
34,13 1,17 25,37 25,93 21,72 3,85 -14,12 22,36 23,47 22,04 21,74 32,35 43,94 -25,32 23,70 13,22 17,52 29,81 14,05 19,63 -31,89 0,00 21,02 -100,00 16,38 22,36 22,28 13,30
15
Elaboracin: Direccin Nacional de Estudios / Subdireccin LJIMENEZ@SUPERBAN.GOV.EC, LCARVAJAL@SUPERBAN.GOV.EC
de
Estadsticas
77
Estado de Excedente o Dficit: se le conoce como Estado de Ganancias y Prdidas. Refleja los ingresos y egresos de la cooperativa en un determinado periodo de tiempo. Debe ser estudiado por la Asamblea Anual Ordinaria para su aprobacin o rechazo.
16
COMPOSICION PORCENTUAL DEL ESTADO DE RESULTADOS NOMINAL(SISTEMA DE COOPERATIVAS)
CODIGO TOTAL INGRESOS 51 5101 5102 5103 5104 510405 510410 510415 510420 510425 510430 5190 41 4101 4102 4103 4104 4105 INTERESES Y DESCUENTOS GANADOS DEPSITOS OPERACIONES INTERBANCARIAS
CUENTA
VALOR % 100,00% 89,68% 1,10% 0,08% 5,33% 82,44% 0,87% 33,56% 7,37% 39,55% 0,02% 1,07% 0,73% 25,84% 20,70% 0,00% 4,05% 0,00% 1,09% 63,83% 1,56% 1,28% 0,01% 0,48% 0,15% 0,64% 0,00% 0,24% 3,77% 0,06% 0,31% 0,00% 1,05% 0,42% 0,22% 0,00%
INTERESES Y DESCUENTOS DE INVERSIONES EN TTULOS VALORES INTERESES DE CARTERA DE CRDITOS CARTERA DE CRDITOS COMERCIAL CARTERA DE CRDITOS DE CONSUMO CARTERA DE CRDITOS DE VIVIENDA CARTERA DE CRDITOS PARA LA MICROEMPRESA CARTERA DE CRDITOS REESTRUCTURADA DE MORA OTROS INTERESES Y DESCUENTOS INTERESES CAUSADOS OBLIGACIONES CON EL PBLICO OPERACIONES INTERBANCARIAS OBLIGACIONES FINANCIERAS VALORES EN CIRCULACIN Y OBLIGACIONES CONVERTIBLES EN ACCIONES OTROS INTERESES MARGEN NETO INTERESES
52 5201 520105 520110 520115 520120 520125 5290 54 5403 5404 5406 5490 42 4201 4202
COMISIONES GANADAS CARTERA DE CRDITOS

COMISIONES GANADAS - CARTERA DE CRDITOS - CARTERA DE CRDITOS COMERCIAL COMISIONES GANADAS - CARTERA DE CRDITOS - CARTERA DE CRDITOS CONSUMO COMISIONES GANADAS - CARTERA DE CRDITOS - CARTERA DE CRDITOS DE VIVIENDA COMISIONES GANADAS - CARTERA DE CRDITOS - CARTERA DE CRDITOS MICROEMPRESA COMISIONES GANADAS - CARTERA DE CRDITOS - CARTERA DE CRDITOS REESTRUCTURADA
OTRAS INGRESOS POR SERVICIOS AFILIACIONES Y RENOVACIONES MANEJO Y COBRANZAS POR ASESORAMIENTO FINANCIERO OTROS SERVICIOS COMISIONES CAUSADAS OBLIGACIONES FINANCIERAS OPERACIONES CONTINGENTES
16
LJIMENEZ@SUPERBAN.GOV.EC, LCARVAJAL@SUPERBAN.GOV.EC
78
4203 4204 4205 4290 53 5301 5302 5303 5304 5305 43 4301 4302 4303 4304
COBRANZAS POR OPERACIONES DE PERMUTA FINANCIERA SERVICIOS FIDUCIARIOS VARIAS UTILIDADES FINANCIERAS GANANCIA EN CAMBIO EN VALUACIN DE INVERSIONES EN VENTA DE ACTIVOS PRODUCTIVOS RENDIMIENTOS POR FIDEICOMISO MERCANTIL ARRENDAMIENTO FINANCIERO PERDIDAS FINANCIERAS PRDIDA EN CAMBIO EN VALUACIN DE INVERSIONES EN VENTA DE ACTIVOS PRODUCTIVOS PRDIDAS POR FIDEICOMISO MERCANTIL MARGEN BRUTO FINANCIERO
0,12% 0,00% 0,00% 0,08% 0,29% 0,01% 0,01% 0,00% 0,26% 0,00% 0,07% 0,05% 0,03% 0,00% 0,00% 68,95% 9,87% 0,39% 8,30% 1,05% 0,06% 0,05% 0,02% 59,07% 45,60% 22,20% 2,12% 8,87% 4,72% 2,28% 1,16% 4,25% 13,48% 0,23% 0,01% 0,14% 0,06% 0,03% 13,65% 4,48% 3,09% 0,97% 0,42% 0,53% 17,16% 6,37% 10,80%
44 4401 4402 4403 4404 4405 4406
PROVISIONES INVERSIONES CARTERA DE CRDITOS CUENTAS POR COBRAR BIENES REALIZABLES, ADJUDICADOS POR PAGO Y DE ARRENDAMIENTO MERCANTIL OTROS ACTIVOS OPERACIONES CONTINGENTES MARGEN NETO FINANCIERO
45 4501 4502 4503 4504 4505 4506 4507
GASTOS DE OPERACION GASTOS DE PERSONAL HONORARIOS SERVICIOS VARIOS IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y MULTAS DEPRECIACIONES AMORTIZACIONES OTROS GASTOS MARGEN DE INTERMEDIACION
55 5502 5590 46 4690 56 5604 47 4703 4790 48
OTROS INGRESOS OPERACIONALES UTILIDAD EN VENTA DE BIENES REALIZABLES Y RECUPERADOS OTROS OTRAS PERDIDAS OPERACIONALES OTRAS MARGEN OPERACIONAL OTROS INGRESOS RECUPERACIONES DE ACTIVOS FINANCIEROS OTROS GASTOS Y PERDIDAS INTERESES Y COMISIONES DEVENGADOS EN EJERCICIOS ANTERIORES OTROS GANANCIA O (PERDIDA) ANTES DE IMPUESTOS IMPUESTOS Y PARTICIPACION A EMPLEADOS GANANCIA O (PERDIDA) DEL EJERCICIO
79
Cierre del Ejercicio Econmico: proceso de elaboracin del Balance General y del Estado de Excedente o Dficit al finalizar el ejercicio econmico. Responsables: principalmente el Tesorero, un contador registrado y todo el equipo de la Instancia Administrativa. La Instancia de Control y Evaluacin fiscaliza el uso de los recursos econmicos y su registro en los libros. Auditoria: revisin sistemtica de los procedimientos y mtodos que se utilizaron en los esquemas organizativos, contables y administrativos de la cooperativa. Sirve para detectar fallas, malversacin de recursos econmicos, establecer los controles necesarios y mejorar las deficiencias. 3.16.2.3 EXCEDENTE: beneficios resultantes del ejercicio econmico, va a
manos de los asociados (en caso que la asamblea decida repartirlos) distribuyndose de acuerdo con el trabajo realizado o en funcin de los servicios recibidos, o ambos prorrota de los servicios recibidos o del trabajo personal que hubiere suministrado en su generacin; no a la cooperativa: ya que no tiene fines de lucro. Por lo tanto esta distribucin, reparto o retorno de excedentes se hace para que los asociados decidan que hacer con ellos, lo cual puede ser: Incorporarlo al patrimonio como certificados rotativos. Cubrir el dficit o prdida de ejercicios anteriores. Incrementar los Fondos y Reservas Irrepartibles. Crear nuevos servicios para los asociados. Utilizarlo en obras de servicios para la comunidad. Devolverlo a los asociados. Excedentes obtenidos por operaciones con personas que no son asociados: (persona natural o jurdica, inversiones en empresas, en bienes muebles o inmuebles, en cdulas hipotecarias, fondos de activos lquidos, cuentas de ahorro, etc.) la Ley establece que pasan al Fondo de Promocin y Educacin, excepto las cooperativas o secciones que tengan actividades de produccin de bienes y servicios deben ser utilizados de acuerdo a un plan determinado por el organismo de integracin regional respectivo, pasan a formar parte de los Fondos de Reservas Irrepartibles.
80
Clases de excedentes:
Excedentes Brutos Excedentes Netos Excedente Final = = = Ingresos Resto de excedentes brutos Excedentes Netos costo de ingresos Gastos Fondos y Reservas
3.17
SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA
Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la naturaleza del asunto; no debe incluirse informacin irrelevante para conocimiento de los funcionarios que lo solicite, como soporte para la toma de decisiones;
La
informacin
financiera
debe
elaborarse
de
acuerdo
con
las
atribuciones y responsabilidades de los funcionarios; Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos de su exclusiva competencia funcional; Debe compararse el costo/ beneficio resultante de la recopilacin de datos y la elaboracin de reportes con valor significativo; Cuando sea posible, los reportes sobre de avance o desempeo, deben mostrar comparaciones con:
Caja de Bancos
Los reglamentos ms utilizados para aplicar el control interno tienen que ver con los movimientos de Caja, Bancos y de los fondos de Caja Chica.
3.17.1 Aspectos contables:
Segn la poltica administrativa y contable los siguientes mecanismos de control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en la cooperativa para asegurar un control contable y financiero eficiente:
81
Todas las operaciones que se efecten por Caja, se realizarn teniendo en consideracin el Plan de Cuentas institucional. El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones,
aperturas o eliminacin de cuentas del Plan General de Cuentas, debe comunicar inmediatamente a la persona responsable de Caja. El Cajero contabilizar diariamente todos los documentos qu impliquen un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con documentos.
A.
Ingresos de caja:
Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben ser prenumerados en original y la constancia deber ser detallada en la libreta cartn del socio (depsitos, retiros, abonos a cuentas por prestaciones, etc.) Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional. No se aceptarn cheques posfechados. Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qu cuenta ser depositado, de qu Banco y el nombre del titular de la cuenta. No se permitir al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente registrados.
B). Egresos de caja:
Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las cuentas bancarias el mismo da que ocurre la operacin. La persona encargada de realizar los depsitos bancarios debe verificar los datos de la papeleta de depsito y firmar en ella en seal de haber recibido a satisfaccin los valores que se mencionan en ella. Las papeletas de depsito con el sello del recibidor de la cooperativa, deben ser entregadas el mismo da del depsito al Contador, para sustentar los asientos contables.
82
Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntar la planilla de liquidacin y reposicin del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos.
C). Cierre de caja:
El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el da en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este ltimo formato se establecer el saldo de Caja. Para efectos de concordancia y verificacin fsica real, el cajero deber realizar diariamente un arqueo de los valores recibidos como entregados en presencia de l o los responsables de esta verificacin. El cierre de Caja tendr definida una hora especfica, toda operacin de ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, sern considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del da siguiente.
D). Control de giro de cheques:
El Cajero llevar un control de la adquisicin de las chequeras y verificar la numeracin correlativa y la cantidad de los cheques. Se girarn los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de anulacin de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un sello de ANULADO y ser perforado para mayor seguridad. Todo cheque ser emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso prenumerado, el mismo que en forma obligatoria se llenar los datos requeridos en el formato.
E). Normas generales de caja:
Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO. El Departamento de Contabilidad podr realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y peridica, cuando lo considere conveniente.
83
Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, ser notificado inmediatamente al Gerente para la torna de medidas convenientes en coordinacin con el Departamento de Contabilidad para que se efecten los asientos de ajuste respectivos.
F). Conciliacin de fondos:

Cada fin de mes se debe efectuar la conciliacin de fondos en moneda nacional, esta conciliacin comprender todas las disponibilidades que tiene la Institucin, los cuales se compararn con los saldos que figuran en los Libros y Registros contables oficiales. La conciliacin de saldos es necesaria para evitar diferencias al fin de cada perodo. Los ajustes que sean realizados sern firmados por el Contador, al mismo que se adjuntarn todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la conciliacin, para que a su vez los vocales del Consejo de Vigilancia tengan el material que de consistencia a los ajustes efectuados.
G) . Inversiones o Depsitos a Plazo fijo Los socios de la cooperativa podrn depositar dinero en las cuentas que se denominan depsitos a plazo fijo, este capital gana un inters convenido de acuerdo a la reglamentacin que a continuacin detallamos y que la fija el Consejo de Administracin:
Las inversiones que los socios mantendrn en la cooperativa van desde un monto de $200,00 como mnimo en adelante.
Las tasas de inters sern de beneficio social para el socio, debido a que la institucin no esta regida por la Superintendencia de bancos, es el Banco Central del Ecuador quin establece la tasa de inters; es as que si el dinero se deja para 60 das la tasa de inters a ganar ser del 5%; si es a 90 das el inters ser del 5.75% , si es mayor de 180 das el plazo el inters a ganar ser del 6%, y si es mayor a los 361 das es el 6.75%. El dinero de estas inversiones no le servir al socio como encaje de ahorros para obtener prstamos.
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Se emitir un documento prenumerado y con distintivos difciles de violentar, en el que se especificar el nombre del beneficiario, numero de cdula, numero de socio, el monto, el plazo y la fecha de vencimiento, cabe indicar que la cooperativa puede asumir el costo de los rendimientos financieros.
Una vez que el Certificado a Plazo fijo venci, dejar de ganar inters, pudiendo ser este renovable o cancelado en cualquier fecha por parte del socio.
H). Pago de Obligaciones
Todas las obligaciones contradas por la entidad sern pagadas o cumplidas puntualmente, considerando sus fechas de vencimiento o en la convenida al momento de definir los trminos de la transaccin aspecto que ser controlado por el responsable del rea financiera con el fin de evitar intereses y multas por falta de cumplimiento.
El pago de remuneraciones se lo realizar con cheques individuales o con depsito directo en cuenta bancaria en el caso de existir el mecanismo.
3.17.2 CONCESIN DE CRDITOS Sern considerados como crditos emergentes todas aquellas solicitudes que no sobrepasen de un monto de USD 1.000 y cuyo solicitante mantenga al menos tres meses como socio activo de la institucin, adems deber tener depositado el encaje requerido, el plazo de este crdito ser para un ao mximo.
El socio deber llenar la solicitud de crdito correspondiente con toda la informacin requerida y los documentos de respaldo de la misma.
Es importante que se cuente con una informacin actualizada de todos los socios debido a que ellos en algn momento sern garantes, por cuanto las garantas son cruzadas, esto permitir realizar una evaluacin general de la situacin patrimonial, generacin de recursos, capacidad de pago, se solicitar el estado de situacin econmica personal.
85
El Comit de Crdito con la informacin financiera debe realizar la verificacin de los datos y del endeudamiento que el sujeto mantiene en el Sistema Financiero a travs de la Central de Riesgos de la Superintendencia del Sistema Financiero Ecuatoriano y debern actualizarse constantemente, adems realizar el respectivo anlisis de las cifras y sus comentarios debern reflejarlos en un memorando, en el que expondrn los motivos por los cuales el socio es elegible o no para el crdito. Esta informacin se incluir en la carpeta personal del socio.
3.17.3 Anlisis y Evaluacin del Sujeto de Crdito.
Toda propuesta de crdito deber incluir por parte del Comit de Crdito un anlisis cuantitativo y cualitativo del socio por medio de un formulario de evaluacin de riesgos, el cual deber actualizarse mnimo una vez al ao siempre y cuando la calificacin de dicho socio sea A, semestralmente si es B y trimestralmente si es C, D o E, de acuerdo a la forma de calificar a un socio que a continuacin se va a determinar.
El anlisis evala cinco aspectos bsicos que inciden sobre la naturaleza del riesgo crediticio: Carcter, Capacidad, Capital, Colateral y Condiciones.
A continuacin se presenta un ejemplo claro de todos los datos que se piden y analizan en una solicitud de crdito de una cooperativa, esta es entregada al socio para que la llene con absoluta sinceridad, y luego de esto es analizada detenidamente por el asesor u oficial de crdito, por el gerente, por una comisin de crdito, y finalmente se emite una respuesta positiva o negativa para proporcionar el prstamo que solicita el socio de la cooperativa.
86
FORMATO DE SOLICITUD DE CRDITO 17
Socio No:__________ DATOS DE SU SOLICITUD DE CRDITO:
Crdito No:___________
Cunto Necesita?: $___________ Inversin Total:$____________ Destino del Crdito:_____________________________________________ Plazo: ________ No. Cuotas:_______ Periodicidad:__________ DATOS PERSONALES: Nombres y Apellidos:____________________________ CI:___________ Instruccin:__________________ Estado Civil:____________ Cnyuge:_______________ CI:_____________ No. Cargas:_____ DOMICILIO
Provincia___________, Cantn:________ Parroquia:_______, Comunidad:________ Barrio /Sector:______________,Calle Principal:____________________No.______________ Calle Secundaria,:__________________ Telfono:___________________
OCUPACIN Ocupacin:_____________ Cargo o Tipo de Negocio________ Institucin:________________ Tiempo de Servicio:____________

Provincia___________, Cantn:________ Parroquia:_______, Comunidad:________ Barrio /Sector:______________,Calle Principal:____________________No.______________ Calle Secundaria,:__________________ Telfono:___________________
VIVIENDA Tipo:
Propia:_______ Hipotecada: si( ) no( ) A favor de:___________Avalo:$_______ Arrendada:________ Tiempo:__________ Dueo de la Residencia:____________ Familiar:_________ Tiempo:_________ Parentesco:_______ Dueo:____________ TERRENOS SI( ) NO( ) Lugar: Extensin: Avalo: TOTALES: _________ ANIMALES SI( ) NO( ) Cantidad: Especie: Avalo:______________
17
COAC Minga Ltda.. Departamento de Crdito.
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VEHCULOS /MAQUINARIAS SI( ) NO( ) Descripcin Marca Placas Avalo:
MERCADERIAS SI( ) NO( ) Descripcin: Avalo:
TOTALES:
OTROS:__________________________________________________________ Avalo:________ Bienes de Hogar, Muebles, Electrodomsticos
REFERENCIAS PERSONALES: Nombres:___________________________________ Direccin:___________________________________ Tipo de Relacin:____________________________ Telfono:_____________________________________ REFERENCIAS BANCARIAS CREDITICIAS Institucin:__________________________________ Direccin:___________________________________ Telfono:____________________________________ Monto Solicitado:____________________________ Saldo Actual: $______________________________ PATRIMONIO
Activos: Ahorros C x Cobrar Mercadera Vivienda Terrenos Vehculos Animales TOTALES Patrimonio:
Pasivos Ctas x Pagar Cred Bancarios TOTALES
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Ingresos Sueldo Sueldo Cnyuge Ventas del Negocio Ventas Agricultura Ventas Ganadera
valor
Gastos Alimentacin Transporte Arriendo Serv. Bsicos Salud Educacin Vestuario
VALOR
TOTALES
TOTALES
SI TIENE NEGOCIO LLENE LO SIGUIENTE: Tipo de Negocio o Empresa:_____________________ No. Empleados:_________________________________ Compras Mensuales:____________________________ Ventas Mensuales:______________________________
GARANTIAS PROPUESTAS: (Marque el tipo de garantas que propone) Sobre Firmas ( ) Hipotecarias ( ) Prendarias ( )
COMISIN DE CRDITO: Informacin Sobre: Ubicacin de Vivienda: ( ) Terreno: ( ) Direccin / Sector:____________________________________________ Vivienda: rea de Construccin:___________ No. Plantas:_____________________ Material de Construccin:________ Terreno: Extensin:______________ Serv. Bsicos:___________ Pendiente:_______________
AVALO:
89
Realizado por:__________________ ______________________ Firma del Solicitante
Lugar y Fecha:______________
Acta No._________ Fecha:____________ Resolucin: Aprobado ( ) Negado ( ) Valor:$__________ Plazo:________ Periodicidad: Semes. ( ),Quincenal( ) Mensual( ), Bimensual( ) Observaciones:_________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________ Presidente ______________________ Secretario _______________ Vocal
90
3.17.4 Administracin del Crdito.
El objetivo de administrar crditos es mantener en forma cuantitativa y cualitativa un margen de seguridad en cuanto a la recuperacin de un crdito y/o al cumplimiento del socio de los trminos y las condiciones establecidas en un contrato. De esta manera el riesgo asumido debe reunir las tres caractersticas fundamentales, debe ser
conocido, aceptable y controlable.
3.17.4.1
Actualizacin de la Documentacin.
El anlisis peridico de la informacin financiera juega un papel fundamental, el Comit de Crdito deber solicitarla en forma oportuna para poder desarrollar las tcnicas de anlisis.
Desde el inicio de la relacin el empleado a cargo del manejo del socio debe hacer nfasis en la importancia que la cooperativa da a la concesin de crditos fundamentados en la informacin financiera.
3.17.4.2
Seguimiento
Esta ser una funcin principal de la comisin de crdito, el rastreo, monitoreo del capital colocado, su uso para evitar desvos de la inversin que en un momento se solicito por ejemplo, capital que se solicito para cubrir gastos por enfermedad, que luego fue utilizado para pago de deudas, comprometiendo la fuente de pago por tanto transformando un crdito sano en un crdito problemtico.
La Gerencia en forma conjunta con el comit de crdito deber realizar un Plan estratgico a fin de que los objetivos planteados lleguen a su consecucin, que es el seguimiento ordenado para mantener una cartera saneada.
91
3.17.5 CONTROL DE LA CARTERA VENCIDA
Se realizar las provisiones para crditos incobrables que presenta la cooperativa, esto es el 10% de la cartera total este valor constar en el presupuesto de cada ao.
La cartera vencida de la cooperativa deber ser lo menor posible, se sugiere como parmetro de referencia un mximo del 10% del total de la cartera.
3.17.6 CONTROL DE EFECTIVOS Autorizacin y Funcionamiento
1. La Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda.., podr autorizar el funcionamiento de Fondos Permanentes para los Organismos de la Cooperativa, cuya administracin se ajustar a las normas que se determinen en el presente reglamento y las que establezca en particular el Acuerdo de creacin.
2. Por medio del acuerdo se designar al empleado responsable del Fondo, con facultades de disponer las aperturas, los depsitos, retiros de ahorros, y cierres de cuenta, el cual est obligado a rendir cuentas documentadas de su gestin en los trminos de Ley. En e! referido acuerdo, la Cooperativa podr determinar cul ser la finalidad del fondo asignado, quedando obligado el responsable a destinarlo exclusivamente a los fines para el cul fue constituido.
3.17.6.1
Tramite de Pedido o Ampliacin
3. Se iniciar con la solicitud del representante de la unidad o departamento solicitante, exponiendo los motivos de la necesidad de tener la disponibilidad inmediata de fondos, precisando los conceptos que propone atender con el mismo y la frecuencia de repeticin del gasto. En los casos de que resulte necesaria la ampliacin, deber fundamentar el pedido en las necesidades operativas.
92
4.
La solicitud de nuevo fondo y los pedidos de ampliacin de los mismos, debern ser presentados directamente a la Gerencia, que evaluar la
justificacin de su otorgamiento o ampliacin y previo a su consideracin, se podr requerir de la Asamblea de Socios y sus Consejos, la opinin sobre recursos y crditos presupuestarios disponibles que se afectaran por los gastos que se piden realizar, su comparacin, con Fondos similares y dems conceptos que hagan a su rotacin, debiendo evacuar el mencionado informe y remitirlo a la Administracin General en un plazo no mayor de 5 das hbiles.
3.17.6.2
Tramite de Rendicin.
5.- Los Fondos Permanentes sern de rendicin mensual, modalidad que ser determinada al momento de su creacin. La presentacin de la documentacin para su reposicin se realizar directamente ante la Gerencia y podr solicitarse, cuando el porcentaje consumido alcance el 50%. Este Organismo, deber efectuar la reposicin del mismo en el da que se realiza la orden de pago.
6.- La documentacin de respaldo, en cada rendicin de cuentas que se presente a la Gerencia para reposicin estar integrada por:
Solicitud de egreso Comprobantes originales de los retiros realizados, con firma de conformidad por el responsable. Listado de comprobantes debidamente ordenados por sus fechas y estado de situacin del fondo permanente con: A cancelar
3.17.6.3
Disposiciones Generales
7.- La Gerencia deber instruir a los responsables administradores de los Fondos Permanentes sobre su operatoria y requisitos que debern considerar.
8.- Los comprobantes en original que respalden las erogaciones a efectuarse con el Fondo Permanente debern cumplir con los requisitos formales de legalidad e impositivos vigentes en oportunidad de su ocurrencia, para lo cual la Gerencia
93
indicar a los responsables de los Fondos cuando estos requisitos varen, e indicar las formalidades vigentes.
9.- El Departamento de Contabilidad no aceptar ni tramitar comprobantes de egreso, para registro contable y presupuestario que no se ajusten a lo establecido precedentemente, o que presente enmiendas o errores de cualquier naturaleza que ofrezcan dudas sobre su autenticidad. En caso de existir en la rendicin, comprobantes con tales caractersticas, sern desglosados y devueltos al responsable del fondo, sin perjuicio de proseguir el trmite de reposicin con los comprobantes vlidos
10.- La Gerencia deber adoptar las medidas preventivas y de control necesarias sobre los crditos presupuestarios que se autorizan, con registro individual que permita evaluar el comportamiento en el tiempo y a medida que se rinden los gastos y se repone cada Fondo.
11.- La renovacin de los Fondos se operar en forma automtica en el diciembre de cada ao.
mes de
12. Antes de la finalizacin del ejercicio financiero anual, deber cada responsable de Fondo reintegrar las sumas remanentes mediante depsito correspondiente, a fin de realizar la cancelacin final del fondo. La Gerencia deber arbitrar los medios para reponer los fondos asignados a los organismos dentro de los primeros dos das hbiles del ao siguiente.
3.18
Estructura Orgnica
La Estructura Orgnica, principalmente radica en coordinar actividades respetando jerarquas, desde el punto de vista de colaboracin y responsabilidad.
Para que una organizacin alcance resultados satisfactorios mucho depender de la independencia que cada uno de sus departamentos o reas tengan para actuar.
94
En el marco del proceso de control y con el fin de preservar la mencionada independencia, las actuaciones de Auditoria Interna o del Consejo de Vigilancia se centrarn en la revisin del mencionado proceso. Con ello se pretende que las decisiones en materia de diseo y ejecucin del control interno sean responsabilidad de toda la institucin en cada mbito de actuacin, la realizacin de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn considerando adecuadamente.
Como consecuencia de la especializaron de labores, o departamentalizacin para el manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto para que los diferentes departamentos, funcionarios o empleados, tengan para sus trabajos, como eficaz para los fines que para poder coordinar estos trabajos en forma pretende alcanzar la una base o gua lgica, til y se logra
Cooperativa. Con ello
adems, de impedir indebidas desviaciones de los mtodos entrenamiento de nuevos empleados, y la coordinacin de
establecidos, el fcil labores entre los
diferentes trabajos y responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.
Otra de las razones que sustenta la presencia de una estructura organizacional es el mencionar la multiplicidad de funciones que algunos bien se puede su analizar y compartir el empleados desempean si
hecho de
que los
mismos no de
desenvuelvan
trabajo en forma
mecnica y
adquieran
conocimientos
otras reas, las funciones especficas que determinan cada puesto de trabajo, tambin ayudan a controlar la actuacin laboral y la responsabilidad que sobre el funcionario o empleado recae, puesto que en determinado momento se requerir de un control total de sucesos y hechos sobresalientes.
El caer en la ejecucin de mltiples funciones distorsiona el principio de respeto y orden jerrquico de la institucin.
95
3.19
Niveles de Responsabilidad
En lo referente al cumplimiento de responsabilidad consideramos pertinente realizar las siguientes aclaraciones en las que deber respetar el orden jerrquico:
Por niveles jerrquicos: estos niveles intervienen cuando las polticas sirven de gua para determinado nivel, en cuyo caso para que alcance la importancia dependern precisamente del nivel que abarquen.
Unidad de mando.- bsicamente ser aplicada a cada jefe departamental, puesto que cada grupo de trabajo requiere de la supervisin de un Jefe.
Tramo de control.- seala que un jefe slo debe tener el nmero de subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que debe tener presente los miembros del Consejo de Vigilancia con el fin de mejorar el tramo de control y determinar el nmero ptimo de subordinados son los siguientes:
Delegacin de la autoridad.- La autoridad es el elemento clave de la administracin ya que por medio de ella se esta dando la facultad para exigir a otros que acten en el cumplimiento de los objetivos que se han fijado. La delegacin de autoridad es en cierta forma, una derivacin del tramo de control. Cuando ste ya est limitado en el nmero de subordinados, se tendr que recurrir a delegar autoridad con el consiguiente aumento de niveles jerrquicos.
Divisin del trabajo.- parte de que las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeadas por varias personas y as aprovechar las ventajas de la especializacin Deber ser diseada para cada institucin, departamento, unidad o rea, de acuerdo a las caractersticas particulares y los recursos con que cuenta.
Revisin de funciones.- La institucin slo deber llevar a cabo aquellas funciones y actividades que positivamente sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
96
3.20
LA AUDITORIA COMO TCNICA DE CONTROL
Comprende los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptarn en la Cooperativa para garantizar que sus operaciones se realicen como deben ser y de acuerdo a lo planificado y convenido. Para la ejecucin de este control la unidad de auditoria deber efectuar dos tipos de controles sin dejar pasar por alto que el resultado del uno es la consecuencia del otro.
Control Administrativo. Este comprende, aunque no en forma exclusiva, el plan de la institucin y los procedimientos y registros relativos a los procesos de decisin que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia.
Dicha autorizacin es una funcin administrativa directamente asociada con la responsabilidad del logro de los objetivos de la institucin, a la vez que constituye el punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.
Control Contable. Comprende el plan de la Cooperativa y los procedimientos y registros relativos a la seguridad de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros: por consiguiente, estn destinados a proporcionar una garanta razonable de que las transacciones se registren segn lo requerido para permitir la preparacin de los estados financieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados o en cualquier criterio aplicable a tales estados, y mantener datos relativos a la custodia de los activos, que las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la gerencia. El estudio y evaluacin del control interno contable por parte del auditor, comprender las siguientes etapas claramente identificadas como son;
La revisin del sistema, siendo est una fase de recoleccin de informacin, en la cual el auditor mediante la observacin e indagacin establece las
polticas y procedimientos prescritos. El objetivo del auditor es obtener un
97
conocimiento del flujo de las transacciones y de los controles relativos al procesamiento de las mismas. Otra fase es la de la evaluacin preliminar, el objetivo del auditor al hacer esta evaluacin es determinar si podra confiar en los controles contables. Si
los controles son adecuados como para confiar en ellos. El auditor puede realizar una revisin ms amplia y ejecutar pruebas de cumplimiento, estas pueden indicar que aquellos controles en los cuales pretende apoyarse el auditor no estn funcionando apropiadamente para ello deber utilizar otros procedimientos de auditoria que brinden la seguridad de que los registros contables son fiables
3.21
Ejecucin de la Auditoria
En esta etapa de la auditoria encontramos los siguientes aspectos:
Anlisis: Consiste en agrupar y clasificar las cuentas o rubros de los estados financieros para constituir unidades homogneas y significativas.
a. De saldos:
Consiste
en
analizar
diversos
rubros
de
cuentas
relacionadas entre s, que influyen directamente sobre el resultado o el saldo de otras. b. De movimientos: En este caso, al anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin conforme a conceptos concretos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que vinieron a constituir el saldo final de la propia cuenta.
Inspeccin: En diversas ocasiones,
los saldos del activo, los datos de la
contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito, u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato
registrado, en todos estos casos puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta de la operacin comprobar, realizada o de la circunstancia que se trata de
mediante el examen fsico de los bienes o documentos que
amparan el activo o la operacin.
98
Confirmacin: Consiste en la obtencin de una comunicacin por parte de una persona independiente de la empresa auditada para conocer la naturaleza y condiciones de la operacin de una manera valida sobre la misma.
Investigacin: Por medio de esta tcnica, el auditor obtiene conocimiento y puede formarse un juicio sobre algunos saldos, u operaciones realizadas por la empresa, por medio de datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia Cooperativa.
Observacin: Consiste en presenciar como se realizan ciertas operaciones o hechos, por las cuales el auditor da cuenta de la forma como el personal de la Cooperativa las realiza, un ejemplo claro es la inspeccin del inventario fsico.
99
CAPITULO IV
4.1 CONCLUSIONES:
El propsito principal de implantar un Manual de Control Interno en la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., es para que sirva como una instrumento administrativo, para encontrar deficiencias o anomalas en las reas investigadas con el fin de dar soluciones a esos problemas.
Al establecer controles puede provocar un cierto grado de incertidumbre al no saber cules sern los resultados de dicho control, porque puede darse situaciones imprevistas en el trayecto de la valoracin, por todo esto se ha obtenido las siguientes conclusiones:
Con ste proyecto de Implementacin de un Manual de Control Interno la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., podr desarrollar de mejor manera sus actividades administrativas y financieras ya sea de forma interna entre su personal y los consejos directivos, como tambin se ver reflejado de manera externa con sus socios.
Con la puesta en marcha del presente Manual en la COAC. Minga Ltda., se realizar un control debido de los activos fijos y en general de todos los bienes que posee la institucin, ya que en la actualidad no existe una persona que cumpla con las actividades como custodio de los bienes.
Debera capacitarse a todo el personal que integra la cooperativa sobre las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que tienen c/u de ellos en el rol que desempean para detectar sus debilidades y mejorar sus servicios
Es importante destacar que la aplicacin y consecucin con xito de ste proyecto de implementacin depender de las personas que estn al frente del mismo y de su capacidad y conocimiento sobre las falencias y
100
errores existentes entre los empleados que laboran en los distintos departamentos.
De acuerdo al anlisis realizado, se determin que todas las reas de la cooperativa comparten las mismas falencias, debido a que no existe un control interno adecuado.
La Cooperativa Minga Ltda.., necesita de un Manual de Control Interno que se enfoque en los pasos a seguir para que los controles sean efectivos y de sta forma se incentive a la creacin de sistemas preventivos.
Estos procedimientos y funciones debern ser revisados y modificados si fuera necesario de manera regular, para evitar que las falencias no detectadas provoquen daos importantes dentro de la institucin.
Por todo lo sealado anteriormente se concluye que el control interno constituye un enfoque actual cuyo fin es obtener resultados claros sobre las evaluaciones realizadas a los sistemas.
101
4.2.-
RECOMENDACIONES:
Se recomienda que los directivos, empleados y los integrantes de los consejos antes mencionados tomen la iniciativa de poner en prctica la implementacin de ste proyecto, el mismo que les permitir obtener beneficios importantes que se vern reflejados en el futuro xito de sta financiera.
Con la aplicacin de ste Manual como una herramienta tcnica, cientfica en c/u de las reas tanto administrativa, de contabilidad, de crdito, de recaudacin, y de servicios, el personal tendr mayor y mejor desenvolvimiento en las actividades que realiza, y podrn trabajar en base al cumplimiento de metas y logros que contribuirn con el crecimiento de la COAC Minga Ltda.
Se sugiere que se seleccione a una persona como custodio de los bienes de la Cooperativa para que ste proporcione mayor control, mantenimiento y orden, para dar la seguridad que requieren a los activos fijos de la empresa.
Se recomienda que los ejecutivos y representantes de los consejos cuenten con una serie de cualidades y virtudes como por ejemplo que sean personas capaces, honestas, responsables, capacitadas profesionalmente y con experiencia, ya que de esto depender la realizacin de los objetivos planteados y el xito de los mismos.
Se recomienda examinar y discutir con la Gerencia, los planes y objetivos que persigue el presente Manual para que estos sean de conocimiento de todo el personal de la cooperativa, para evitar algn retraso en las actividades de la misma.
Se deben fijar normas que permitan revisar los instrumentos legales utilizados en las operaciones que se realizan diariamente, esto contribuir a establecer si los mtodos de control son adecuados y eficaces.
102
Se debe realizar un estudio para emprender una accin para mejorar la eficacia de las polticas y prcticas, y determinar las necesidades del personal y su desenvolvimiento en el rea de trabajo que se a evaluado.
Para llevar a cabo un examen de auditora ser necesario aportar con los medios suficientes y la colaboracin total para la recoleccin de informacin suficiente para realizar un anlisis objetivo de los hechos.
Para obtener mejores resultados se debe evaluar las operaciones con el fin de precisar que aspectos necesitan de un mejor control coordinacin y comunicacin.
103
4.3
BIBLIOGRAFA
ARIAS Ivn. Departamento de Contabilidad, Cooperativa de Ahorro y Crdito MINGA LTDA. BITTELL / RAMSEY J. Enciclopedia de Management, Editorial Ocano, Colombia, 2001. carvajal@superban.gov.ec, COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO RIOBAMBA LTDA. Departamento de Crdito CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Ley de Cooperativas, Quito,2005. CHIAVENATO Adalberto. Administracin de los Recursos Humanos. McGraw-Hill.-Colombia 5ta.Edicin ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO. Biblioteca Central, Tesis y Tesinas sobre Manuales de Control Interno, 2006 y 2007. GOMEZ Guillermo, Planeacin y Organizacin, MacGraw Hill, Mxico, 2000. Informacin remitida por las instituciones del sistema financiero. Elaboracin: Direccin Nacional de Estudios / Subdireccin de Estadsticas LJIMENEZ@SUPERBAN.GOV.EC, PAREJA Gonzlez Pedro, Manual de Cooperativas de Ahorro y Crdito. Quito, FECOAC, 2001. SUBDIRECCIN GENERAL DE COOPERATIVAS, Provincia de Chimborazo, Riobamba. WETHER Willion B. Jr. Resmen de Administracin de Personal y Recursos Humanos www.coacmingaltda.gov.ec. www.google.com.ec www.monografias.com.ec www.superban.gov.ec
104
4.4.
ANEXOS
105
DIAGRAMA DE FLUJO PARA APERTURAR UNA CUENTA DE AHORROS

ELABORADO POR: Marcia Ramrez E. INICIO
Informacin servicios y beneficios
FIN
NO
TIPO
Revisin en la Central de Riesgos: A, B, C, D
SI
Recepcin de Requisitos
Documentos
idneos SI
Ingreso de datos al sistema
INICIO-FIN LECTURA DE DATOS
PROCESO DE CALCULO
Emisin de papeleta de depsito y Libreta de Ahorro
PROCESO ADMINISTRATIVO BASE DE DATOS
Depsito de dinero
PRUEBA LOGICA IMPRESIN DE DATOS DIRECCIN DE FLUJO
Archivo de Documentos
-------
ARCHIVO
106
REQUISITOS PARA SER SOCIO DE UNA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO
Presentar 1 Foto tamao carn Copias de la cdula de identidad Copias de la papeleta de votacin Copias de la credencial militar (hombres) Copias de el ltimo pago de un servicio bsico (luz, agua, telfono, etc) Depsito de $20 en ahorro normal Depsito de $10 en certificados de aportacin.
107
ENCUESTA DEL GRADO DE SATISFACCIN DE LOS SOCIOS DE LA COOPERATIVA CON EL SERVICIO QUE PRESTA EL AREA DE CAJA
OBJETIVO: Determinar el grado de satisfaccin de los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda., con la atencin que reciben por parte de la institucin. INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada pregunta y conteste con sinceridad, marcando con una X o con su criterio personal. PREGUNTAS: 1. Conoce usted los servicios que brinda la Cooperativa? SI........... NO-----------
Qu tipos de transacciones realiza usted en Caja? ___________________________________________________________________ 2. Considera que la atencin que brinda caja es: Muy gil:_________ gil:_____________ Poco gil:_________ Lenta:____________ 3. El tiempo que se demor su trmite de crdito cree que es: Rpido:________ Normal:_______ Lento:_________ Especifique el tiempo que dur su trmite:_______________________ 4. Considera que la tasa de inters es conveniente? SI:_________ NO:_________
Porque:_________________________________________________________
5. Deseara que se aumente el monto de los crditos y el plazo de pago?
108
SI:_________
NO:_________
Porque:_________________________________________________________
6. Considera que la contratacin del Seguro de Vida beneficia a los socios? SI:_________ NO:_________
Porque:_________________________________________________________ 7. Cree usted que los montos que maneja este Seguro son suficientes para cubrir la necesidad de los socios? SI:_________ NO:_________
8. Estima que existe falta de informacin sobre los beneficios que ofrece la Cooperativa? SI:_________ NO:_________
9. Qu sugerencia podra dar para mejorar los servicios que brinda la cooperativa? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
GRACIAS POR SU COLABORACIN
109
ESTADO DE FUENTES Y USOS

SISTEMA DE COOPERATIVAS
( en miles de dlares)
CDIGO CUENTA
USOS
2008-12-31
FUENTES
2008-12-31
12 13 14 15 16 17 18 19
OPERACIONES INTERBANCARIAS INVERSIONES CARTERA DE CREDITOS DEUDORES POR ACEPTACIONES CUENTAS POR COBRAR BIENES REALIZABLES, ADJUD POR PAGO, DE ARREN MERC Y NO UTILIZADOS POR LA INSTIT. PROPIEDADES Y EQUIPO OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVO
100 1.948 246.817 0 2.642 1.378 1.484 0 254.369 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 5 0 1.976 1.982 0 0 0 0 0 0 256.351 21.867 44.512 66.379 130.406 174.918
0 0 0 0 0 0 0 2.947 2.947 206.799 117.298 0 97.698 14 0 360 0 7.617 43.417 0 0 0 258.192 15.895 0 12.245 7.831 136 3.617 39.723 300.863 -
21 2101 2102 2103 2104 22 23 24 25 26 27 28 29
OBLIGACIONES CON EL PUBLICO DEPSITOS A LA VISTA OPERACIONES DE REPORTO DEPSITOS A PLAZO DEPSITOS DE GARANTA OPERACIONES INTERBANCARIAS OBLIGACIONES INMEDIATAS ACEPTACIONES EN CIRCULACION CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES FINANCIERAS VALORES EN CIRCULACION OBLIGACIONES CONVERTIBLES EN ACCIONES Y APORTES PARA FUTURA CAPITALIZACION OTROS PASIVOS TOTAL PASIVO
31 32 33 34 35 36
CAPITAL SOCIAL PRIMA O DESCUENTO EN COLOCACION DE ACCIONES RESERVAS OTROS APORTES PATRIMONIALES SUPERAVIT POR VALUACIONES RESULTADOS TOTAL PATRIMONIO TOTAL UTILIDADES PERDIDAS (+) FUENTE (-) USOS CAMBIO EN FONDOS DISPONIBLES SALDO INICIAL EN FONDOS DISPONIBLES SALDO FINAL EN FONDOS DISPONIBLES
110
111

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA

RIOBAMBA ECUADOR 2009

DECLARACIN DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD

Marcia Ramrez Estrada CI: 0603153701 AUTORA

Econ. .Luis Barreno DIRECTOR DE TESIS

Quito, julio de 2009

2.1. 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2.

2.2.1. Definiciones y Conceptos....................................................................................15 2.2.2. Tipos de Manuales...............................................................................................16

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO

3. Introduccin..............................................................................................................42 3.1 Contenido del Manual...........................................................................................43

3.8.5 3.8.6 3.8.6.1 3.8.6.2 3.8.6.3 3.9

3.15 Responsabilidad del Conserje.................................................................................73 3.15 CONTABILIDAD.............................................................................................74

3.17.6.2 3.17.6.3 3.18 3.19 3.20 3.21

Tramite de Rendicin. .............................................................................93 Disposiciones Generales..........................................................................93

4.1 4.2 4.3 4.4

TITULO DEL PROYECTO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Marcia Ramrez Estrada

Marcia Ramrez Estrada

Implementacin de un Manual de Control Interno a travs de un plan de organizacin.

Marcia Ramrez Estrada

INVESTIGACIN DOCUMENTAL Y BIBLIOGRAFICA:

investigador para el fortalecimiento y progreso de conocimientos sobre el tema

Marcia Ramrez Estrada

TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACIN

Marcia Ramrez Estrada

Marcia Ramrez Estrada

1.10 Base Legal

Marcia Ramrez Estrada

1.11 Objetivos y Finalidad

1.12 Cobertura y/0 Localizacin

Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda..

Marcia Ramrez Estrada

1.15 Organizacin y Estructura Administrativa.

Cooperativa de Ahorro y Crdito Minga Ltda..

Marcia Ramrez Estrada

IDEM No1, Obra Citada, pp.445

Marcia Ramrez Estrada

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COAC. MINGA LTDA

COMISION DE ADMINISTRACION ASESORIA LEGAL

COMISION DE CREDITO GERENCIA COMISION DE EDUCACION SECRETARIA

Elaborado por: La Autora.

Marcia Ramrez Estrada

Marcia Ramrez Estrada

2..1.2 Clasificacin del Sistema Cooperativo

Corporacin de Estudios y Publicaciones, Ley de Cooperativas, Quito,2005.

Marcia Ramrez Estrada

2.1.3 El Sistema Cooperativo de Crdito de La Provincia de Chimborazo

Marcia Ramrez Estrada

Marcia Ramrez Estrada

2.2.2 Tipos de Manuales

Marcia Ramrez Estrada

Marcia Ramrez Estrada

Prlogo y/o Introduccin.-

Es una explicacin acerca de lo que es el

Marcia Ramrez Estrada

Procesos y Normas de Elaboracin

Marcia Ramrez Estrada

GOMEZ Guillermo, Planeacin y Organizacin, McGraw Hill, Mxico,2000.

Marcia Ramrez Estrada

de la informacin.- Una vez concluida la fase de