Por: Alejandro Torres Balczar ALINEACIN DE LA ESTRATEGIA Y LA ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN En este mundo que parece cobrar

cada da ms revoluciones, donde las cosas se suceden cada vez ms de prisa, el ao que acaba cuando menos los pensamos y estamos otra vez en preparativos para navidad, los hijos que crecen en un instante y de pronto ya entran a la universidad, los problemas de la oficina que se suceden uno tras otro y parecen nunca acabar, nos preguntamos a veces, A qu horas pas todo esto?, Este esfuerzo habr valido la pena para el resultado obtenido?, Hubiera podido hacer algunas cosas de forma diferente si hubiera tenido ms claridad sobre ciertos temas puntuales?, Nos encontraramos en esta situacin de haber visualizado con anticipacin determinadas situaciones que hoy en da parecen obvias y previsibles? El Plan Estratgico podra dar respuesta a estas y muchas otras preguntas. Dependiendo de la rigurosidad en el enfoque del tema en la organizacin, puede convertirse en un mero ejercicio terico en el que la alta direccin de una organizacin decide que tiene que cumplir el requisito de cualquier organizacin respetable el hecho de tener una misin y una visin definida, la cual no representa nada concreto en la organizacin, y pasa a ser un elemento decorativo a la vista de todos o un documento almacenado en la biblioteca o la computadora de la gerencia. Puede tambin por otra parte, convertirse en la carta de navegacin que le brinde el direccionamiento necesario para llevar a la organizacin a desempeos de orden superior, y le permita alinear las voluntades individuales hacia propsitos globales. No se trata de predecir el futuro, ya que esto es imposible. Se trata ms bin de incorporar los elementos relevantes que harn el camino ms factible y realizable, acorde a los planes definidos.

El modelo propuesto Segn se observa en la figura 1, el Plan Estratgico consta de dos grupos de elementos:

El primero de ellos, corresponde a los elementos que le dan direccionamiento a la organizacin (Visin, Misin, Valores y Polticas) y Figura 1. Estructura del Plan Estratgico le permiten establecer un marco global para identificar el foco al cual se dirige la organizacin, su razn de ser, la filosofa con la que rige su desempeo y las directrices aplicables a las diferentes temticas estratgicamente relevantes.

El segundo grupo, se compone de elementos que permiten materializar el direccionamiento definido anteriormente. Corresponde a la estrategia mediante la

cual se concretan en hechos tangibles los elementos direccionales, traducindose en objetivos, indicadores, metas, planes de accin y responsables. A continuacin se presenta el enfoque de cada uno de los elementos que componen el Plan Estratgico, identificando algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta para su aplicacin en las organizaciones.

La visin compartida: claridad mental para usted y sus colaboradores La visin obedece a un ejercicio de visualizacin de su organizacin en el futuro. Es la definicin del norte estratgico de la organizacin. Es el foco o gran propsito hacia donde se dirige, o quiere dirigirse. Por ser un elemento que define un futuro desconocido, deber revisarse con cierta frecuencia, ya que este futuro depende de eventos donde la organizacin puede ejercer control directo y otros donde deber adecuarse a las situaciones segn se le presenten. En sociedades como la nuestra, existe una fuerte tendencia a definir visiones de corto plazo entre 3 a 5 aos aduciendo la dificultad de proyectar un lapso de tiempo ms largo debido a la velocidad de los cambios y la dificultad de controlar los elementos externos. Si bien es cierto que estas son pocas de un mundo cada vez ms globalizado, con caractersticas y voraces cambios tecnolgicos, culturales, sociales y polticos, la visin se convierte en el faro en el horizonte de tiempo que fija el rumbo en medio de la tempestad. Una visin de largo plazo en espacios de tiempo superiores a 10 aos le permite a la organizacin determinar la direccin global para alcanzar los resultados esperados, brindndole un enfoque claro que le permite decidir si las acciones desarrolladas se dirigen en la direccin apropiada o no. Deber servir para que la organizacin responda la pregunta esto que hacemos nos permite avanzar en la direccin esperada o nos aleja de ella? Para definir la visin, convoque a un equipo de trabajo proactivo, que aporte ideas y conceptos innovadores, con mente abierta y capacidad de confrontar diferentes posiciones con argumentos vlidos. Cierre los ojos y trasldese mentalmente hacia el futuro (10 aos o ms), proyctese en ese tiempo, abra los ojos, visualice su nueva organizacin y describa lo que ve: Cul es su posicin en el mercado?, Qu nuevos mercados atiende?, Qu nuevos procesos, productos y tecnologas ha incorporado a su negocio?, Qu perfil de gente lo acompaa ahora? La descripcin puede ser enunciada en trminos futuros Seremos una organizacin o en trminos de futuro presente Somos la organizacin . En esta ltima, la visin describe en tiempo presente lo que est viendo en el futuro, motivando de esta forma la accin de todo el personal. Si alguien afirmara Pero, es que todava no lo somos usted podra increparlo diciendo Y qu esperamos entonces para lograrlo?.

El norte definido en la visin deber ser conocido y compartido por todos los miembros de la organizacin, a fin de unificar esfuerzos individuales para alcanzar propsitos comunes, que incrementen la generacin de valor para todas las partes interesadas. Todos deberan estar enfocados hacia esa visin, y verse all realizados!

Misin: la razn de ser Si tuviese que ir a un pas que no conoce, para cumplir un encargo de su compaa, no preferira tener una instruccin absolutamente clara respecto al propsito de su viaje? Saber cul es la razn central del mismo? Seguramente los resultados entregados al final del viaje variaran dependiendo de la claridad de la instruccin. Si el personal de la empresa no comprende la misin general de la organizacin y cul es su papel personal dentro de la misma, seguramente su desempeo ser poco apropiado o desarticulado con el resto del equipo de trabajo. La definicin de la misin responde bsicamente a 4 preguntas: Qu?, A quin?, Cmo? y Por qu?

1. Qu? 1. Qu?
(Necesidad)

Esta pregunta corresponde a la misin en s, ya que define la razn de ser de la organizacin, en trminos de la necesidad que suple al grupo objetivo. Histricamente, ha existido gran confusin al responder a esta pregunta, ya que las respuestas se enfocan ms a enunciar las actividades a las que se dedica, y no a la(s) necesidad(es) que satisface en el desempeo de dichas actividades, confundindosele de esta manera con el Por qu? social (definido ste en el acta de constitucin y registrado en la Cmara de 4. objeto 3. Cmo? (Razones (Estrategia Comercio).de orden
superior) global)

2. A quin? (Grupo objetivo)

Una misin enfocada en actividades dira: Nuestra misin es producir medicamentos para , mientras que una misin enfocada en satisfacer las necesidades del grupo objetivo dira: Nuestra misin es mejorar la salud y la calidad de vida de . La diferencia entre estos dos enunciados es abismal: la primera denota una compaa manufacturera de medicamentos sin un enfoque especial, mientras que la segunda muestra una compaa enfocada en las necesidades del paciente, quien es en ltimas la razn de ser de la empresa, al ser ste quien hace posible que la empresa subsista, y cumpla su misin. En algunos casos sin embargo, resulta ms til describir la misin en trmino de las actividades: Nuestra misin es la fabricacin y comercializacin de bolsas plsticas , caso donde la necesidad especfica se torna muy amplia por ser este un producto con aplicacin en prcticamente cualquier mercado. 2. A quin? Esta pregunta permite a la empresa definir el grupo objetivo que recibe el beneficio definido en la pregunta anterior. Deber ser respondido en el nivel ms alto posible, de forma tal que englobe la mayor cantidad de beneficiados, dependiendo del tamao de la empresa y del mercado al cual est dirigido el producto o servicio ofrecido: Nuestra misin es mejorar la salud y la calidad de vida de la poblacin colombiana . Note que

el alcance del grupo objetivo se limita pacientes colombianos, el cual podra variar si la empresa decide exportar sus productos a otros pases. Asimismo, se podra especificar Nuestra misin es mejorar la salud y la calidad de vida de pacientes de Parkinson si los medicamentos estuviesen dirigidos a suplir las necesidades de este segmento especfico. 3. Cmo? Corresponde a la descripcin del mtodo general mediante el cual se satisfacen las necesidades del grupo objetivo, el cual denota la estrategia global de la organizacin para ofrecer sus productos y servicios. Nuestra misin es mejorar la salud y la calidad de vida de la poblacin colombiana, mediante el desarrollo, fabricacin y comercializacin de medicamentos de calidad mundial denota que la empresa, pese a que atiende el mercado colombiano, ha configurado su produccin para nivelarla con estndares internacionales. Esta pregunta denota el resumen de la actividad desarrollada, expresada en trminos de agregacin de valor. 4. Por qu? El propsito de esta sta pregunta es definir las razones de orden superior que motivan la aplicacin de la misin a lo largo y ancho de la organizacin en un contexto amplio, el cual obedece a la filosofa organizacional. Nuestra misin es mejorar la salud y la calidad de vida de la poblacin colombiana, mediante el desarrollo, fabricacin y comercializacin de medicamentos de calidad mundial, garantizando el desarrollo integral de nuestro equipo humano y maximizando nuestro aporte a la salud humana permite vislumbrar que las razones superiores de la empresa se centran en el desarrollo de su personal y el aporte que desea hacer a la salud humana, a travs de los medicamentos.

Valores: la filosofa empresarial Para entender el significado de este concepto, piense por un instante en alguien con quien usted haya realizado negocios o establecido acuerdos importantes de palabra (sin firmar ningn documento). Qu sensacin le surge? Volvera a establecer relaciones de palabra con esa persona en un futuro? Seguramente para tomar esta decisin, a usted se le cruzarn por la mente elementos como honestidad, rectitud, integridad, entre otros. Estos elementos son los valores, y definen lo que para usted es valioso, por lo que los aplica constantemente cada vez que toma decisiones, ejecuta sus labores, interacta con otros, trabaja y vive. Es la lente con la que ve todas las cosas y situaciones que le rodean. Las organizaciones, que en esencia son agrupaciones de personas trabajando bajo un mismo fin, aplican el mismo concepto, e interactan en su medio con base en sus principios y valores. La diferencia entre uno y otro es que los valores son de carcter individual, mientras que los principios obedecen a elementos de orden comn o colectivo. Dado que en una empresa se

compone de un grupo de personas, resultara ms apropiado hablar de principios corporativos, aunque en ltimas lo importante no es el nombre que se les d, sino que estos elementos estn presentes en el da a da de las personas, y sus fundamentos corran por su sangre, y los aliente a desarrollar su labor, sea cual fuere, acorde a los principios rectores de la organizacin. Algunos de los principios y valores que ostentan las organizaciones son Respeto, Honestidad, Trabajo en Equipo, Cumplimiento, Excelencia, Responsabilidad, Calidad, Innovacin, tica, Eficacia y otros. Nuevamente: lo importante no es cual enuncie; lo importante es cual se vive en la mente y en el corazn de los miembros de la organizacin.

Polticas: las reglas de juego He conocido gran cantidad de compaas de todos los tipos y sectores, y las que parecen tener trabajadores ms centrados y eficaces son aquellas en las que se han definido polticas, en los diferentes temas relevantes en la compaa. No hay un lineamiento exclusivo para su definicin, ya que dependen exclusivamente de los lineamientos y mtodos internos de cada organizacin, e inclusive de cada rea. Las polticas pueden aplicarse a diferentes reas: comercial, recursos humanos, financiera, etc.; as como a los diferentes Sistemas de Gestin: Calidad (ISO 9001), Medio Ambiente (ISO 14001), Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001), entre muchos otros. Cuando la organizacin ha decidido aplicar varios modelos de gestin, lo ideal es definir una Poltica Integral, de forma tal que incluya los diferentes lineamientos definidos por las diferentes normas. Esto hace que le brinde unidad de propsito a diferentes reas, y evita la generacin de islas temticas, tratando cada una de cumplir lineamientos sin un eje conductor. Una vez definida la(s) poltica(s), es importante que sean utilizadas como base de referencia para la definicin de los objetivos, los cuales debern estar alineados con la estrategia de la organizacin.

Estrategias: el cmo logramos los resultados esperados y alcanzamos nuestra visin La estrategia es definitivamente lo que marca la diferencia entre una organizacin y otra. Responde al mtodo que desarrolla la empresa para cumplir sus objetivos y la visin organizacional. Suponga que su organizacin quiere, al igual que otras organizaciones de su sector, ir desde

A hasta B. Dependiendo de sus capacidades, conocimientos, infraestructura, recursos, experiencia, y otros elementos relevantes, cada organizacin define su respectiva ruta o forma en la que cumplir este propsito, pudiendo escoger entre diferentes posibles opciones. Cada una de estas rutas, le exigir diferentes elementos, los cuales, si se encuentran armonizados e instaurados al interior de la organizacin, se podrn desarrollar en mejor o peor manera que sus competidores. Asimismo, le exigir procesos y capacidades diferentes en trminos de inversiones, recursos fsicos, humanos y financieros, sistemas de gestin, infraestructura, diseo e innovacin, entre muchos otros elementos que le darn diferenciacin y lo pondrn como referente o seguidor en su mercado. En definitiva, la estrategia corresponde al como hago para alcanzar mis propsitos. Documentar, socializar y hacer seguimiento a las estrategias, es parte del xito de su implementacin y logro. Para lograr esto, es til traducir las estrategias en elementos tangibles, tales como los objetivos, indicadores, metas, planes de accin y responsables, de forma tal que le permita indicar a la organizacin de forma ms directa a cada uno de sus miembros, los niveles de desempeo esperados. Objetivos: los resultados que deseamos obtener Los objetivos corresponden al elemento central entre los propsitos organizacionales (Misin, Visin, Valores y Polticas) y la(s) estrategia(s) necesarias para lograr dichos propsitos. Corresponden al resultado esperado; al propsito buscado. Una buena comprensin del objetivo depende en gran medida de la redaccin del mismo, de una forma clara y precisa. Para esto, siga los lineamientos generales definidos a continuacin: Variable o Cunto Cundo / Cmo caracterstica dnde Logro esperado Aspecto Cuantificacin Perodo en el Mtodo redactado con verbo en cualitativo o de la variable o que espera general para infinitivo: optimizar,increm cuantitativo a caracterstica, cumplir o alcanzar el entar, reducir, obtener. analizar: expresadaen beneficiario (propsito satisfaccin, unidades: del (propsito + variable + costo, calidad, %, und, $, Kw, + variable + cantidad + oportunidad, etc etc. cantidad) perodo . Dependiendo del nivel de aplicacin, un objetivo podr denominarse como estratgico, funcional, general, especfico, de calidad, ambiental o cualquier otra clasificacin que sea til para identificar el alcance del mismo, el rea de aplicacin, el sistema de gestin al que responde, entre otros. Lo importante en estos casos, no es el "apellido" asignado, sino la coherencia dentro del sistema de gestin global de la organizacin, y la alineacin con la estrategia general. Todos los objetivos, deben ser medibles y cuantificables, de forma tal que sea posible determinar el nivel de cumplimiento y avance en los propsitos buscados. Cada uno de los objetivos cumplidos, representa un peldao ms para alcanzar la visin empresarial. Indicadores: la medicin que permite mejorar y direccionar Propsito

Imagnese manejando un avin. Frente a usted, tiene un tablero que le "indica" los principales elementos y variables que son importantes para que el piloto controle: la velocidad, las revoluciones del motor, la temperatura del agua, el nivel de aceite y gasolina, entre muchos otros. Sin embargo, si su organizacin es muy compleja, estos indicadores no le bastarn, y deber montar una estructura de indicadores ms robusta. Imagine ahora la cabina de mando de un avin: ahora tendr que controlar otros temas diferentes, tales como altitud, temperatura interior y exterior, presin atmosfrica, entre muchos otros indicadores. Sin embargo, piense en esto: !Esos indicadores no hacen nada por s mismos Usted, que es el piloto, los debe saber interpretar y tomar las decisiones pertinentes, para mantener en ptimo funcionamiento su mquina. En las organizaciones, los indicadores deben reflejar el estado de los diferentes procesos de la empresa, los cuales deben estar alineados con la estrategia de la misma, con el propsito de TOMAR DECISIONES fundamentadas, basadas en hechos y datos. Planes de Accin y Responsables Haga la tarea, y asegrese que el responsable entiende lo que tiene que hacer y sabe hacer esta tarea! Cuando defina acciones, no defina acciones para eliminar el problema. Defina acciones tendientes a eliminarla causa de las no conformidades reales o potenciales. Planee las acciones enmarcadas dentro del contexto y la situacin real en que se encuentra la organizacin en trminos de dinero, infraestructura, talento humano, entre otros. No proponga acciones inalcanzables!! Considere todos los aspectos que influyen en la situacin. Es posible que necesite una combinacin de acciones en diferentes reas. Asigne los recursos necesarios para la implementacin exitosa. !Las tareas no se hacen solas Asigne presupuesto, personal, equipos e infraestructura necesarias. Defina tiempos de implementacin y fechas para realizar el seguimiento, y lo ms importantes, asegrese que cuenta con el apoyo de la alta direccin para la implementacin de los planes definidos. www.bscconsultores.com