Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

TALLER 4. Anlisis Costo/Beneficio y presentacin de presupuestos.

Anlisis Costo Beneficio (ACB). Es una tcnica que se basa en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo efectuado. Este esfuerzo incluye: la inversin de recursos econmicos o fsicos; la eficiencia tcnica y la motivacin humana. El anlisis sirve para: 1. Tomar decisiones en cuanto a dos o ms alternativas. 2. Evaluar el proyecto o propuesta. Algunos instrumentos que se utilizan para complementar el Anlisis Costo Beneficio son: 1. 2. 3. 4. El punto de equilibrio. La Tasa Interna de Retorno. Valor Actual Neto. El Anlisis Costo Efectividad.

Una tcnica que se utiliza para efectuar el ACB y el ACE, es la definicin de una situacin base o situacin sin proyecto y la comparacin con el mismo, asumiendo costos y beneficios del mismo, tanto econmicos (ACB) como sociales (ACE). Cuando se elabora el ACB se toma en cuenta el asunto financiero o sea el costo del dinero.

Cuando se trabaja el ACE se toman en cuenta los aportes de recursos Su aplicacin es posible en prcticamente todo tipo de proyectos, reales (bienes o servicios) utilizados y producidos por el proyecto. incluyendo: proyectos sociales, proyectos colectivos o individuales, Tambin el origen de los recursos y el destino de los beneficios: a) las empresas privadas, planes de negocios, etc. personas o empresas individuales; b) el gobierno local, nacional, la cooperacin internacional; c) la comunidad o la sociedad en Los beneficios obtenidos pueden ser de tipo monetario o social conjunto. (tambin ambiental), directos o indirectos. Cuando hablamos que existe un nfasis en costos y beneficios sociales, nos referimos al En la formulacin y evaluacin de proyectos sea con ACE o con ACB se Anlisis Costo Efectividad (ACE). toma en cuenta los beneficios y costos directos o sea aquellos que tienen una medida de cuantificacin real. En cambio los costos y El ACE trata de medir el cumplimiento de los objetivos que no se beneficios secundarios o indirectos son generalmente de tipo no pueden medir en moneda a partir de la evaluacin ex ante o con la monetario. En tanto los primeros son relativamente fciles de medir, eficacia y eficiencia en el logro de aquellos. La medida de la eficacia los segundos no lo son. En este caso, se recomienda medir los ms es el impacto. inmediatos y que signifiquen mayor valor monetario.

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 1

Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

PRESUPUESTO DEL PROYECTO.

Adems hay efectos intangibles, como los que se logran cuando se mejora la seguridad, la integracin comunitaria o regional, el medio ACTIVIDADES. ambiente, etc., que no son cuantificables, pero inciden en la decisin Acciones o tareas a realizar para obtener resultados. Son procesos y de efectuar un proyecto. establecen la estructura bsica y estrategia del proyecto. Para identificarlas se recomienda identificar las acciones necesarias para Pasos para efectuar el Anlisis de Costo/Beneficio obtener cada resultado y numerarlas segn el orden que se realizarn. 1. Efectuar una lluvia de ideas o identificar factores importantes que afecten positiva o negativamente el proyecto. INSUMOS. 2. Determinar costos (directos e indirectos) por cada factor. Son los recursos: a) humanos; b) materiales; c) financieros; 3. Determinar los beneficios (directos e indirectos) de cada factor. necesarios para efectuar las actividades. Corresponden a a) personal; 4. Efectuar una relacin: colocar los beneficios en el numerador y los bienes; c) costos. costos en el denominador. 5. El indicador obtenido sirve para efectuar una comparacin con MATRIZ DE COSTO POR ACTIVIDAD. otras opciones. Hay que ser precisos en costear las actividades y a partir de ello, efectuar un gasto racional. Ejemplo: Actividad: Realizacin de 18 Pros y contras del Anlisis Costo Beneficio Costo Efectividad. talleres comunitarios (20 participantes y dos das cada uno). Se puede utilizar una matriz de costos por actividad como la siguiente:
PROS Se profundiza el anlisis de decisin. Se consideran otras opciones. Se profundiza el impacto Tendencia a mayor eficiencia. Mejor uso de los recursos. Da claridad a los objetivos y objetividad a los resultados. CONTRAS Requiere equipo ms preparado. Subestimacin de su importancia Puede verse como un anlisis o requisito ms y encajonarse. Como toda herramienta, su uso incorrecto puede distorsionar los hechos. Implementacin de controles. Ms tiempo para su seguimiento

Descripcin
Recursos humanos Pago del facilitador (das de capacitacin). Recursos Materiales Papelgrafos Masking Tape Marcadores Recursos Financieros Viticos Almuerzos (72 x 20) Refacciones (72 x 20 x 2)

Cantidad
36

Unidad
Das/taller

C. U.
Q 400.00

Total

360 9 36 18 1440 2880

Unidades Rollos Unidades Pagos Tiempos Refacciones

Q 0.50 Q 6.00 Q 5.00 Q 150.00 Q 15.00

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 2

Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Utilizando el enfoque de Marco Lgico, tenemos que al costear todas las actividades de un resultado y sumarlas, nos dar el costo total de ste. As: Costo del Resultado = Costo A1 + Costo A2 + Costo A3 . De la misma forma, al sumar el costo de los resultados incluidos en el Marco Lgico nos dar el costo del proyecto. As: Costo del proyecto = Costo R1 + Costo R2 + Costo R3 . Actualmente, se agrega un resultado extra, que muchos denominan Resultado 0 y que incluye el presupuesto de muchos gastos que no pueden atribuirse a ninguno de los resultados o que son gastos generales como por ejemplo gastos de correspondencia, mantenimiento de equipo, etc.

Rubro Personal calificado Personal no calificado Personal de oficina Total %

Comisin Europea 5,000 0 0 5,000 62%

Contrapartida local ONG Beneficiarios local 0 0 0 2,000 1,000 0 1,000 2,000 25% 13%

Total 5,000 2,000 1,000 8,000

% 62% 25% 13% 100%

En el cuadro anterior se ha agregado una fila y una columna con el trmino %. Aunque muchas organizaciones no lo exigen, el manejo de porcentajes ayuda mucho a interpretar si el presupuesto ha sido formulado correctamente. Por ejemplo: muchos donantes no aceptan que las contrapartes locales presupuesten ms de un 15% en gastos de administracin y se determina teniendo la informacin del rubro y comparndola con el presupuesto total. Ahora, entremos a ver un presupuesto bsico.

Hay que tomar en cuenta que existe infinidad de modelos de presupuestos y cada organizacin donante normalmente tiene el Resumen del presupuesto. propio. Tambin se debe recordar que la ejecucin de proyectos cada vez Un presupuesto mnimo debera contener lo siguiente (ejemplo): exige mayor aporte local o sea lo que se conoce como contrapartida. Contrapartida local Las contrapartidas pueden ser un aporte de la organizacin local, del Comisin ONG gobierno, de gobiernos de otros pases, embajadas, municipalidades, Rubro Beneficiarios Total % Europea local empresas privadas, organizaciones locales o de los propios Gastos de inversin 20,000 3,000 12,000 35,000 18.3% beneficiarios. G. de funcionamiento 108,000 15,000 0 123,000 64.4% Cuando es as, se habla de origen de los fondos y al presupuesto as formulado se le conoce como Presupuesto por origen de fondos. Un ejemplo es el siguiente:
G. de administracin Total % 25,000 153,000 80.1% 8,000 26,000 13.6% 0 12,000 6.3% 33,000 191,000 17.3% 100%

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 3

Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Observaciones. Gastos de inversin: es un fondo que tiene la intencin de incrementar el capital productivo o la eficiencia de la produccin. Significa un sacrificio de recursos para tener un beneficio a mediano o largo plazo, con tal que lleve a un aumento de la produccin. Por ejemplo: una mquina productiva, un vehculo, una computadora, una planta telefnica. En el ejemplo, 18%. Gastos de funcionamiento: son los gastos necesarios para la ejecucin del proyecto. Incluye gastos del personal de ejecucin y gastos generales (movilizacin y gastos relacionados, gastos de mantenimiento de oficinas de personal de campo, de equipo, material educativo, papelera, alimentacin imputables a los beneficiarios, viticos, comunicaciones, alquileres de oficinas de personal de campo, pago de energa elctrica, agua, internet, etc.). Poco ms de 64% en el ejemplo. Gastos de administracin: gastos incurridos en la direccin de un proyecto. Comprenden sueldos y salarios, as como materiales y suministros de oficinas, renta de oficinas administrativas, etc. Ms de 17% en el ejemplo. Dependiendo del tipo de proyecto, esos porcentajes sern ms o menos razonables. No puede existir una regla que abarque todo, porque hay proyectos que se especializan ms en inversin, otros ms en acciones relacionadas con el funcionamiento (capacitacin). Algunos proyectos (por ejemplo lneas de la cooperacin japonesa), slo se destinan a la infraestructura (inversin). En el ejemplo anterior, vemos tambin los aportes y contrapartidas locales. Muchas organizaciones tienen polticas al respecto. Por ejemplo, financian 80% de la accin, pero exigen una contrapartida local del 20% (muchas veces en efectivo). Los aportes en especie tambin estn sujetos a las polticas institucionales y cada vez hay mayor exigencia en precisar su monto. Es necesario que exista un presupuesto ms detallado que respalde al presupuesto anterior. En la pgina siguiente se incluye como ejemplo el que ha utilizado la Comisin Europea. Para la gestin del proyecto, ste es el presupuesto que hay que tomar en cuenta para todo su seguimiento. Aprender a manejarlo requiere de prctica constante y siempre tomar en cuenta una serie de elementos tcnicos, por ejemplo: Asignacin de gastos. Cada gasto debe tener orientacin en las partidas respectivas. Por ejemplo, combustibles en la partida de combustibles. Ejecucin del presupuesto. Mensualmente se debe revisar cunto del presupuesto se ha ejecutado. La forma de controlarlo es por ejemplo: Rubro Combustibles Papelera y tiles Presupuestado 500.00 300.00 Gastado 600.00 150.00 Saldo (100.00) 150.00

En esos dos aspectos al menos, hay que tener alta disciplina. Finalmente, cada vez ms se introduce el manejo de presupuestos, por resultados. Un modelo es: Donante 5,000 5,000 0 37,000 18,000 10,000 9,000 340,000 200,000 50,000 20,000 70,000 40,000 10,000 30,000 422,000 78.6% Contraparte 27,000 12,000 15,000 11,600 3,600 5,000 3,000 69,000 40,000 10,000 5,000 14,000 7,000 2,000 5,000 114600 21.4% Total 32,000 17,000 15,000 48,600 21,600 15,000 12,000 409,000 240,000 60,000 25,000 84,000 47,000 12,000 35,000 536,600 % 6% 3% 2.8% 9% 4% 2.8% 2.2% 76.2% 44.7% 11.2% 4.7% 15.7% 8.8% 2.2% 6.5% 100%

Resultado 0 Diagnstico previo Anteproyecto Resultado 1 Actividad 1: talleres (12) Actividad 2: giras (2) Actividad 3: foros (3) Resultado 2 Actividad 1: depsitos (100) Actividad 2: filtros (100) Actividad 3: tuberas (100) Actividad 4: pneles (100) Resultado 3 Actividad 1: semillas (100) Actividad 2: mallas (100) Total %

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 4

Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Anexo B. Presupuesto de la Accin1 Gastos Unidad

Todos los aos Coste # de unitario (en unidades EUR)3

Ao 12 Costes (en EUR) Unidad # de unidades Coste unit, (en EUR)

Costes (en EUR)

1. Recursos Humanos 1.1 Salarios (importes brutos, personal local)4 1.1.1 Personal tcnico 1.1.2 Personal administrativo y de apoyo 1.2 Salarios (importes brutos, personal expatriado/internacional) 1.3 Dietas para misiones/viajes 1.3.1 En el extranjero (personal para la Accin) 1.3.2 Local (personal para la Accin) 1.3.3 Participantes en seminarios/conferencias Subtotal Recursos Humanos 2. Viajes6 2.1 Viajes internacionales 2.2 Transporte local Subtotal Viajes 3. Equipos y Material
7 5

Por mes Por mes Por mes

0 Por mes 0 Por mes 0 Por mes

0 0 0

Por da Por da Por da

0 0 0 0

Por da Por da Por da

0 0 0 0

Por vuelo Por mes

0 0

Por vuelo

0 0 0

0 Por mes

3.1 Compra o alquiler de vehculos 3.2 Mobiliario, equipos informticos 3.3 Repuestos/material para mquinas, herramientas 3.4 Otros (especifquese) Subtotal Equipos y Material 4. Oficina local/Costes de la Accin8 4.1 Costes de vehculos 4.2 Alquiler de oficina 4.3 Bienes fungibles-material de oficina 4.4 Otros servicios (tel./fax, electricidad/calefaccin, mantenimiento) Subtotal Oficina local/Costes de la

Por vehculo

Por 0 vehculo 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Por mes Por mes Por mes Por mes

0 Por mes 0 Por mes 0 Por mes 0 Por mes 0

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 5

Entremundos. Investigacin y diseo de proyectos. Taller N 4. Septiembre 2011.

Accin 5. Otros costes, servicios9 5.1 Publicaciones10 5.2 Estudios, investigacin 5.3 Costes de auditora 5.4 Costes de evaluacin 5.5 Traduccin, interpretacin 5.6 Servicios financieros (costes de garanta bancaria, etc.) 5.7 Costes de conferencias/seminarios10 5.8 Actividades de visibilidad Subtotal Otros Costes/Servicios Todos los aos Coste # de unitario unidades 6. Otros Subtotal Otros 7. Subtotal costes directos de la Accin (1.-6.) 8. Costes administrativos (mximo 7% del punto 7, total de los costes elegibles directos de la Accin) 9. Total de costes elegibles de la Accin (7.+ 8.) (en EUR) 0 Ao 1 Costes (en EUR) 0 0 #REF! #REF! Unidad # de unidades Cost. unit. (en EUR) 0
10

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

Gastos

Unidad

Costes (en EUR) 0 0

#REF!

#REF!

Referencias Comisin Europea. Formato de Presupuesto. http://ec.europa.eu/budget/explained/budg_system/financing/fin_en.cfm http://www.google.com.gt/search?q=Gastos+de+funcionamiento&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:es-ES:official&client=firefox-a http://www.definicion.org/gastos-de-administracion

Preparado por Walter Hillermann

Pgina 6