Manual de procedimiento de compra.

Indice 1. 2.

introduccion parte 1- repedido catalogo de proveedores

Introduccion

Al inciar las clases la maestra herlinda nos explico la materia que nos daria, "ADQUIRIR BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESA" y nos introdujo con un programa de actividades.

Despues nos dio unos ejemplos de sistema, y por ultimo nos dio unas preguntas relacionadas a la materia como:

Que es un sistema?

nos explico que un sistema es un ente o algo que recibe, procesa y produce algo.

Despues ella nos dijo que adquir los bienes y servicios de la empresa es una parte importante de administracion pues en ella veriamos lo necesario para poder comprar, como comprar y los encargados de

comprar.

Despues de esto empezamos a trabajar en el manual de procedimiento de compras donde poniamos varios puntos relacionados con unos recortes que teniamos de unas copias como: 1. 2. 3.

funcion del sistema de compras. objetivos del sistema de compras subprocedimiento grafico.

4. 5.

politicas del sistema de compras requisicion de almacen

Con estos puntos la maestra nos ha estado explicando paso a paso en que consisten y nos ha estado diciendo que todo esto tiene relacion ya que con los objetivos y politicas de compras es como vamos a poder administrar bien nuestra empresa ya que con ellas damos a conocer como nos gusta trabajar.

hasta esto que eh visto podria decir que en la empresa es necesario conocer cada una de las areas y saberlas diferenciar pues cada departamento es importante como este el de adquirir un bien o un servicio para beneficio.

Parte 1

Repedido

Es el momento de hacer una nueva requisicion de compra de materiales en el area de compras.

Luego nos explico que era y para que servia y despues nos puso una actividad de aprendizaje donde nos mostro como sacar el punto de repedido con su formula:

P.R.=(UxL)+S

donde:

P.R.= punto de repedido

U=promocion de uso

L= tiempo en el que el proveedor tarda en surtir

S= inventario de seguridad

V= inv.maximo-inv. minimo/tiempo que dura el abasto

Despues de que vimos este tema el siguiente con el que iniciamos el segundo parcial fue : CATALOGO DE PROVEEDORES

En el cual estuvimos viendo temas como:

Registro de proveedores: es donde se lleva generalmente en tarjetas colocadas por orden alfabetico una para cada proveedor.

Registro de articulos: se lleva por orden alfaetico de articulos y es una tarjeta por cada proveedor que vende el articulo con nombre del comerciante, su direccion y las compras hechas.

requisicion de precios:es donde el departamento de compras manda una lista de a sus principales proveedores con objeto de que el mismo documento coticen los precios y asi comparar las ventajas que ofrecen en calidad,precio y condiciones de pago.

Con todos estos conceptos aparte de las imagenes con las que nos pudimos apoyar para entender mejor el concepto pude apreciar que al hacer una compra no nomas se compra al ahi se ve sino que primero se tiene que verificar si se ocupa realmente la compra ademas de ver un catalogo de proveedores en el cual podriamos ver cual es la mejor opcion para comprar de acuerdo a su calidad, precio y forma de pago.

Parte 3

Ultimo proceso de compra.

En estas ultimas clases estuvimos viendo el ultimo sistema de compras que se utiliza dentro de lo que es el almacen, donde estuvimos viendo que un pedido es:

El contrato de compra u orden que se da a un proveedor para que nos remita las mercacias solicitadas.

Tambien estuvimos viendo las clases de pedidos que existen los cuales son:

Pedido verbal o telefonico

Esta es porque por lo regular los jefes en esta operacion no tiene tiempo de ir y ver el producto sino que esconomizan tiempo, esfuerzo y tramites.

Via fax o internet

Esta es porque la empresa no siempre radica en la misma poblacion.

Pedido por escrito

Este es el medio mas comun y se hace por medio de formatos impresos o cartas especiales.

En esta clase podemos concluir que al momento de hacer un pedido de materiales existen varios formatos de pedido de entre los cuales podemos decidir de acuerdo a la necesidad que tengamos

parte 4

Costos en inventarios

Despues de haber determinado el punto de repedido o inventario minimo es importante calcular la cantidad a pedir en el area de compras y esto se determinara a travez de la cantidada economica de pedido.

Costos en inventarios o en el almacen.

Los costos resultantes de cualquier decision especifica de una empresa se determinan cuando se toma la decision referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios.

Costos de ordenamiento

Estos pueden ser: ordenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con ordenes de preparacion del lote de produccion.

Costos de llevar o mantener inventarios.

Incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios, dentro de este tipo de costos estan usualmente los sig. factores:almacenamiento, seguro, capital, obsolecencia y deterioro.

Costos por agotamiento de inventario.

Nos importa quedarnos sin inventarios? esta pregunta se hace si un producto no esta disponible para embarcarse al cliente cuando este lo ordene, pueden perderse clientes o incurrirse en costos extras que pueden ser considerables.

Costos asociados con la capacidad de produccion.

Incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento de obreros y empleados, paros

en la produccion etc.

Cantidad economica de compra y produccion.

la gerencia de produccion sabe que si se adquiere un articulo en menor cantidad habra una disminucion en la carga de llevar el inventario pero una aumento en los cargos del costo de adquisicion de ese articulo.

Formula del costo total minimo.

ct: Ciq/2 + Do/q

Formula de cantidad economica de compra.

actividad de aprendizaje

la empresa Velazquez arena fabricante de articulos electricos necesita comprar a japon 18000 transitores electronicos en un ao o 60 transmisores por dia y el departamento de compras dipone de los siguientes datos:

CI: .10 pesos por unidad por ao D: 18000 unidades O: 100 pesos por orden o por pedido

DESARROLLO

q=raiz cuadrada de 2(18000)(100)=6000 unidades

CT= 6000 u (.10)/2 + 18000(100)/6000 u = $600 pesos D q D/q D/q(O) q/2 q/2 (CI) CT= D/q + q/2(CI)

18000 18000 18000 18000

2000 4000 6000 8000

9 4.5 3 2.25

900 450 300 225

1000 2000 3000 4000

100 200 300 400

1000 650 600 625

18000

10000

1.8

180

5000

500

680

parte 5

cancelar un pedido

Al gerente de una negociacion se le presenta con frecuencia el caso de tener que suspender la compra de uno o mas articulos porque resuelva no comprarlos o por que trate de adquirir menos cantidad. En este caso sera necesario que la gerencia lo participe asi al departamento de compras en una forma escrita que recibe el nombre de Cancelacion De Orden De Compra

Cuando cancelar una compra

Las cancelaciones de pedidos o compras se formulas con mucha frecuencia por cualquiera de las siguientes causas: 1.

2.

Por instrucciones de la gerencia: En estos casos como ya dijimos la gerencia expide una cancelacion en la orden de compra y el departamento procede a cancelar el pedido Por falta de cumplimiento del vendedor en la entrega de los articulos: Cuando ha transcurrido el plazo que se fijo al proveedor para la entrega de la mercancia y esta no se recibe, se procede ala cancelacion del pedido. En este caso hay que extender una nueva orden al proveedor que haya quedado en segundo termino a la recapitulacion de precios.

3.

4.

Por la mala calidad de la mercancia recibida o por no ajustarse a las caracterizticas fijadas en el pedido: En este caso el almacen informa y seordena la cancelacion. Por diferencia entre las cantidades pedidas y las recibidas: Si caundo ocurre este caso no es posible hacer un cambio conveniente procede tambien a la cancelacion.

Datos que debe contener la cancelacion de compra.

Numero de la orden que se cancela. Nombre de los articulos. Cantidades parciales y totales que no deben adquirirse. Razon o motivo de la cancelacion. Fecha y firma.

Despues de que vimos todos estos conceptos lo siguiente fue un ejercicio para complementar esto y ver si si habiamos comprendido esto.

Entre las actividades que hicimos una fue un problema donde teniamos que determinar: 1. 2. 3.

cantidad economica de compra costo total minimo y por ultimo graficar esto

Con estas actividades pudimos notar que en una empresa tenemos que llevar el manejo de las cantidades de compra y que esto se reprenta mesiante una grafica donde se nos muestra bien como manejar la empresa.

Parte final

Prorateo de facturas

Despues de recibir la mercancia y pagar al provedoor, por consiguiente el proveedor nos regresara una factura para comprobar esa salida de dinero, el cual almacen o la gerencia de compras tiene la responsabilidad de proratearla antes de mandarla para que contabilidad la registre como salida de dinero y entrada de mercancia.

El prorateo de facturas no da a enterder que la factura de compra original debemos de sumarle todos los gastos que ocasiono su transporte, almacen, permisos, seguros, gastos a intermediarios etc..; para hacer llegar lamercancia del proveedor al cliente.

Definicion: llamamos al prorateo de facturas a la serie de operaciones y calculos matematicos que tiene por objeto determinar el precio de costo de una mercancia que bien podemos adquirir por pieza, docena, kg, toneladas, litros, metros acumulando el precio unitario de factura de los articulos comprados, el reparto de gastos ocasionados como traslado de las mercancias desde almacen del proveedor hasta almacen del comprador. Podemos clasificar la problematica del prorateo de facturas en dos grandes grupos: 1. 2.

prorateo de facturas nacionales o de comercio interior. prorateo de facturas del extranjero o comercio exterior.
Prorateo de facturas del extanjero o de comercio exterior.

Si compramos mercancia en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos efectuar y estas ultimas son muy importantes debido a que estas entre mas se tengan que realizar mayor probabilidad habra de incurrir en mayores gastos.

Clasificacion de los gastos de compra en el caso de la adquisicion de mercancia desde la plaza extranjera 1. 2. 3. 4.

5.

costos segun precio de factura incluyendo impuestos de compra venta, envases y empaques expresados en moneda extranjera generalmente pagos de derechos consulares pagos de comiciones en moneda extranjera si hubiera intermediarios en las operaciones de compra-venta pagos de fletes y acarreosen mmoneda extranjera desde el almacen del vendedor hasta el puerto de embargue del pais exportador cuando se utilice la via maritima o hasta la frontera en caso de que solo haya transporte terrestre pagos de almacenaje en moneda extranjera ocurridos en el pais exportador los gastos originados por una compra en el exterior se distribuyen unos sobre el peso(bruto o neto) y otros sobre el valor de la mercancias adquiridas.
Clasificacion que se aplica al peso de las mercancias

Los gastos que generalmente aplicamos al peso son debido a: 1. 2. 3. 4.

Empaques Envases Almacenajes Fletes

5. 6.

Acarreos Maniobras de embargue y desembargue

Casificacion que se aplica al valor de las mercancias

Los gastos que generalmente clasificamos sobre el valor son debido a: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Impuestos de compra-venta Derechos consulares Seguros contra riesgo de transporte Situaciones de fondos y negociante de giras Comisiones pagados a agentes aduanales y comisionistas Porcentajes de gastos generales

En lo que toca a derechos aduanales, estos se aplican en unos casos sobre el peso y en otros sobre el valor segun al naturaleza de la mercancia y la disposicion fiscal. tratandose de los gastos diversos que puedan presentarse la distribucion de ellos se hara sobre la base al peso o sobre la base al valor segun las erogaciones.

Actividad de aplicacion

La compaia distribuidora de alimentos importa de paris francia la mayonesa cheff orly dicha importacion se realiza con intervencion de intermediarios con un peso bruto total de 14356 kg y un peso neto de 11196 francos con un valor facturado de 184615.38 francos por 12000 frascos de mayonesa

los gastos originados hasta veracruz son los siguientes:

empaques 3000 francos fletes de paris a le haure 11000 francos flete maritimo 40000 francos seguro maritimo 8000 francos factura consular 30000 francos comision del intermediario 10% sobre el valor de la factura que corresponde a 18461 francos cotizacion para las conversiones a moneda nacional 105 pesos por 1 franco frances los gastos veracruz a mexico derechos de importacion aplicable sobre el valor de la mercancia 4800000 pesos fletes de acarreos hasta mexico 300000 pesos comision del agente aduanal de veracruz(aplicable sobre el valor de la mercancia) 70000 pesos el recargo que se hace en los costos para cubrir los gastos sobre el peso se tomara como base el precio neto de la mercancia

Determinar el precio de costo de cada frasco de mayonesa en moneda nacional

Desarrollo

paso 1- Gastos de paris a veracruz al peso de la mercancia en moneda extranjera

empaque 3000 francos flete +11000 flete maritimo 40000 54000 francos

paso 2- Gastos al valor de la mercancia

seguro maritimo 8000 francos factura consular +30000 comision del intermediario 1846 francos 56461 francos

paso 3- Gastos de precio de factura de Paris a Veracruz en moneda extranjera

precio de factura 184615.38 francos gastos al peso 54000 gastos al valor 56461 295076.38 por $105 = 30983019.9

paso 4- Gastos al peso de veracruz a Mexco

fletes y acarreos 300000 pesos

paso 5- Gastos al valor de veracruz a Mexco

derechos de importacion 4800000 comision del agente aduanal 70000 4870000

paso 6- Gastos de veracruz a Mexco

$300000 + 4870000 = $5170000

R: $3012.75 por frasco de mayonesa