SOFTWARE ERP Las suite ERP son software que proveen aplicaciones de control y contables, administracin de produccin y materiales,

administracin de calidad y mantenimiento de fbricas, distribucin de ventas, administracin de recursos humanos y administracin de proyectos, dejando a un lado la heterogeneidad de los sistemas MRP y vinculando todos los sectores de la organizacin. La caracterstica ms significativa es que todas las aplicaciones estn integradas, por lo que comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos comn. Las empresas se benefician de esta informacin debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada. Al igual que la mayora de tecnologas de informacin los ERP proveen herramientas para mejorar el control y la planeacin y principalmente la toma de decisiones.

EVOLUCION HISTORIA Los sistemas de ERP cuentan con un largo currculo de cerca de 40 aos, acumulando algunos errores y xitos. Antes de la dcada de 60, y con el objetivo de garantizar el correcto funcionamiento organizacional de las empresas, gran parte de los negocios eran apoyados por tcnicas de gestin de inventarios. La ms popular de ellas todas era la EQQ Economic order of Quantities (Orden Econmica de Cantidades). En esta tcnica, cualquier artculo en stock ser analizado en funcin de su valor de coste de pedidos y por el coste de almacenaje, es decir, son estimadas las ventas al ao de forma de optimizar el costo final de los artculos y la cantidad de los mismos a tener en stock en el almacn. A partir de los aos 60, surge una nueva tcnica con el nombre MRP Material Resource Planning (Planificacin de Pedidos de Material), tcnica esta que ir a conocer su segunda fase, los aos 80 que se hablara a continuacin. Era una forma activa de gestionar y planear inventarios, explorando en busca de los productos finales a travs de una planificacin de produccin especfica y su transformacin en una tabla ordenada de rdenes de pedidos y produccin, no dejando de lado las cantidades en stock. El MRP obtuvo excelentes resultados al nivel de: Reducir la cantidad de los stocks en almacn; Reducir los tiempos de produccin y distribucin, pues mejoraban la coordinacin disminuyendo as los atrasos; Aumento de la eficiencia a todos los niveles.

Esta tcnica prob ser un excelente mtodo de gestin de inventarios, pero pecaba en otras importantes reas de las empresas u organizaciones. Era a CL MRP Closed Loop Material Resource Planning (Planificacin de Pedidos de Material de Ciclo Cerrado). En esta nueva tcnica, la capacidad de produccin pas a ser tomada en cuenta, resultando en una nueva inclusin de un mtodo en el sistema, el CRP Capacity and requiring Planning (Planificacin de Requisitos y Capacidades). Alrededor de la dcada de 80, y como ya se mencion cuando se abord el MRP, surge la evolucin de este, el MRP-II que abordaba el concepto de la planificacin de recursos de produccin y la necesidad de ensanchar la gestin de las otras reas de la empresa. Surge as un mtodo efectivo de gestin de todos los recursos de una empresa que transforma la planificacin operacional en unidades, la planificacin financiera en dinero y, por su parte, tiene capacidad de efectuar simulaciones basadas en preguntas What If? (y que si?). Es hecho a partir de una variedad de funciones que se interligan entre s (Surge aqu ya el primer concepto de ERP): planificacin de negocios, planificacin de produccin, tablas de tiempos de produccin, planificacin de material y requisitos, planificacin de capacidades y el funcionamiento del sistema para capacidades y prioridades. Lo que resulta de este sistema debe ser integrado con otros informes financieros, tales como balances, pedidos, compras, stocks, produccin, etc. Los MRP II tuvieron serios contratiempos, pues asuman tiempos de produccin fijos, capacidades infinitas, procesamiento en batch, etc. Al largo de los aos, otras importantes herramientas evolucionaron automatizando todo el proceso de gestin de produccin: Dibujo auxiliado por ordenador; Produccin auxiliada por ordenador; Produccin integrada por ordenador; Sistemas de gestin de produccin influenciada por clientes.

Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestin Empresarial). Los tradicionales sistemas aplicacionales usados generalmente por las empresas tratan todas las transacciones en separado. Son hechos y usados para responder a las funciones especficas que fueron destinados. Los ERP dejaron de mirar aisladamente a una transaccin, pero como parte integral de un conjunto de procesos interligados que caracterizan toda la existencia de una empresa o institucin. Casi todos los sistemas de aplicaciones tradicionales usados en separado por algunas empresas nada ms son herramientas de manipulacin de datos. Almacenan datos, los procesan y los presentan de forma apropiada requerida por el usuario. En este proceso, el nico problema es que no hay conexin aparente entre los diversos sistemas usados por los diferentes departamentos. Un sistema ERP hace lo mismo, pero de una manera diferente. La constante evolucin de la tecnologa y la reduccin del precio del hardware hizo que las pequeas y medias empresas pudieran tener un sistema ERP. Con la llegada de los famosos

PCs y las arquitecturas cliente/servidor de mltiples capas en Unix, La as/400 y Windows NT, la relacin con SGBD (Sistemas de Gestin de Bases de Datos) y su integracin con tecnologas Web contribuy en gran medida para la facilidad de utilizacin de los sistemas ERP. Sistemas como lo Internet, Intranet, Workflow, Workgroups, Groupware, Datamining, Datawarehousing, etc, influencian a los ERPs para una evolucin hacia el futuro. Los ERP evolucionaron hasta los das de hoy y continan en constantes evolucin, pues intentan de una forma u otra acompaar la evolucin de las propias tecnologas computacionales. Todo esto llev las empresas a creer que los sistemas ERP podran mejorar la performance de una empresa. INTEGRACIN DEL ERP La integracin es una parte muy importante del ERP. Su principal objetivo es integrar datos y procesos en todas las reas de una organizacin y que unificar para facilitar el acceso y flujo de trabajo. ERP logra la integracin mediante la creacin de una nica base de datos que emplea varios mdulos de software de distintas reas de una organizacin con diversas funciones de la empresa. Los principales departamentos para la aplicacin de los sistemas ERP son: Contabilidad, Recursos Humanos, Operaciones, Ventas, Direccin, etc. Un sistema ERP posee una nica base de datos, conteniendo en ella todos los datos de diferentes mdulos de software. Estos mdulos de software pueden incluir: Fabricacin: algunas de las funciones incluyen la ingeniera, la capacidad, la gestin del flujo de trabajo, control de calidad, facturas de materiales, proceso de fabricacin, etc. Finanzas: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos, libro mayor general y de gestin de tesorera, etc. Recursos Humanos: beneficios, capacitacin, nmina, tiempo y asistencia, etc. Supply Chain Management: inventario, planificacin de la cadena de suministro, el proveedor de programacin, tramitacin de reclamaciones, entrada de pedidos, compras, etc. Proyectos: costos, la facturacin, la actividad de gestin, tiempo y gastos, etc. Customer Relationship Management: ventas y marketing, servicios, comisiones, el contacto con los clientes, centro de llamadas de apoyo, etc. Al observar las reas de aplicacin, se puede notar que el proceso de integracin de datos e informacin entre los distintos departamentos de la organizacin, significa mayor complejidad en la conduccin de los procesos de negocios. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA ERP Son tres las caractersticas que distinguen a un ERP, estas son:

Integrales Controlan los procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Modulares Una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacn, etc. Adaptables Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Ejemplo: para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Otra de las caractersticas principales y que destaca en los sistemas ERP es la Centralizacin de la Base de Datos. Antes de tener un sistema ERP, cada departamento en una organizacin lo ms probable es que tena su propio sistema informtico, los datos y la base de datos. TIPOS DE ERP Propietario Los sistemas propietarios son aquellos que requieren del pago de una licencia para poder ser utilizados. Existen sistemas ERP propietario que pertenecen a grandes desarrolladoras de software como Sage, SAP o Microsoft y otros creados por pequeas empresas como Solmicro y Deister. Los primeros suelen disponer de un producto maduro, slido, y con mayor soporte .Los segundos suelen estar ms especializados en un sector concreto. Debemos tener precaucin en el segundo caso ya que dependeremos de una empresa que tiene mayores probabilidades de ser absorbida o desaparecer que una gran corporacin. Opensource Una buena alternativa a los ERP propietario son los sistemas ERP Opensource o de software libre. Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener una comunidad de partners que ofrecen servicios de implantacin, configuracin, parametrizacin y formacin de usuarios en sus aplicaciones ERP. Adems, ofrecen para nuevos partners o clientes que desean implantar la solucin de forma independiente (en su propia empresa, por ejemplo), unos cursos de entrenamiento o capacitacin. Sin estas opciones es muy difcil llevar a cabo la configuracin, parametrizacin e implantacin del sistema, ya que podemos estar mucho

tiempo averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy complicados de modificar/adaptar. Adems, usando aplicaciones de cdigo abierto, se asegura un buen servicio, ya que si la empresa proveedora del software no da un buen trato al cliente, ste puede elegir que otra empresa le d el soporte sin cambiar de aplicacin. Los proyectos Opensource se basan en la entrega y garanta de libertades al usuario final. El Software Libre es el que da: Libertad para usar el programa para cualquier actividad. Libertad para la libre distribucin de la aplicacin, modificado o no.

Modalidad SaaS La nueva tendencia en el mercado de sistemas ERP es el software como servicio o SaaS. Se trata de un modelo de entrega de software donde la compaa que implanta proporciona mantenimiento, operacin tcnica diaria, y la ayuda para el software proporcionado a su cliente. El cliente tiene el sistema hospedado en la compaa de IT. La modalidad SaaS es compatible con los tipos Propietario y Opensource, es decir puede existir un ERP SaaS propietario y un SaaS Opensource. Ejemplos de ERP Algunos ejemplos importantes de ERP Propietario son: SAP Business One Microsoft Dynamics NAV Sage lnea 100 Solmicro CCS Agresso Algunos ejemplos de ERP Opensource son: Openbravo (que explicar ms adelante) Openxpertya Tiny ERP Abanq Algunos de los ERP SaaS son: Netsuite Salesforce Business by design (creado por SAP) Intacct GSInnovate

La mayora de ellos slo funcionan en Norteamrica

UTILIDAD ERP En el pasado, los sistemas ERP se utilizaron en las empresas industriales ms grandes. Sin embargo, el uso de ERP ha cambiado y es muy amplia hoy en da, los sistemas ERP son usados en casi cualquier tipo de organizacin independiente su tamao. Hoy en da los sistemas de ERP puede cubrir una amplia gama de funciones e integrarlas en una base de datos unificada. Por ejemplo, funciones tales como Recursos Humanos, Supply Chain Management, Gestin de Relacin con el Cliente, Finanzas, Industria y funciones de depsito de las funciones de gestin. Beneficios utilizacin Sistema ERP Hay muchas ventajas de la aplicacin de un sistema ERP, las que se destacan son: Un sistema totalmente integrado La capacidad para racionalizar los diferentes procesos y flujos de trabajo La capacidad de compartir fcilmente los datos a travs de diversos departamentos en una organizacin Mejora de la eficiencia y los niveles de productividad Un mejor seguimiento y previsin Reduccin de los costes Mejor servicio al cliente Inconvenientes de los sistemas ERP Muchos obstculos se logran prevenir, si se realiza una inversin adecuada y si se hace una formacin adecuada. A continuacin algunos inconvenientes del sistema ERP: Personalizacin en muchas situaciones es limitada. La necesidad de procesos de negocio de reingeniera. Sistemas ERP puede ser un costo prohibitivo para instalar y ejecutar El apoyo tcnico puede ser de mala calidad ERP puede ser demasiado rgido para determinadas organizaciones que son nuevos o desea mover en una nueva direccin en un futuro prximo.

ACTUALIDAD Si bien existe una gran cantidad de software de ERP para gestionar de manera eficaz las operaciones de una empresa, lo cierto es que muchas veces se carece de recursos econmicos para llevar a cabo la implementacin de este tipo de sistemas, sobre todo en el sector de las pequeas y medianas empresas. Para aquellas organizaciones que desean incorporar el sistema ERP en su produccin, pero debido a los

elevados costos de inversin en software an no han podido implementar esta herramienta, existe la posibilidad de utilizar alguno de los tantos ERP de software libre que se encuentran disponibles en la actualidad. En principio, recordemos que el sistema ERP consiste bsicamente en una aplicacin que rene en un solo sistema todos los procesos relacionados al negocio de una compaa, es decir que se trata de un solo programa en el que interactan todos los departamentos de una empresa. Esa caracterstica diferencia a los ERP del resto de los sistemas de gestin denominados suites, que se basan en mltiples aplicaciones independientes centralizadas en una nica base de datos. Por ello, los ERP y las suites de gestin ocupan un sitio diferente en el mercado del software empresarial, y como cada empresa es un caso diferente, existen compaas que podrn administrar su informacin por medio de una suite, y otras que en cambio necesitarn sin dudas un sistema ERP. Como ya mencionamos, la implementacin de un sistema ERP requiere de una importante inversin de dinero, no slo en maquinaria, sino tambin en software, ya que si se utiliza un programa propietario deber pagarse la licencia que corresponda.