CMO HACER UN PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS El procedimiento de control de documentos es uno de los 6 procedimientos que exige como obligatorio

la norma ISO 9001:2008. En el procedimiento se debe especificar que los documentos son controlados y cmo (si es con una planilla Excel, un software, etc.). En general, los documentos se controlan a travs de la Lista Maestra de los Documentos (un listado que contiene los cdigos, nombres, revisiones y fechas de todos los documentos aprobados). Para su control, se debe asignar a cada documento un identificador nico, llamado cdigo. El cdigo se puede componer de letras que sean iniciales de las reas y un correlativo, por ejemplo: PGF01: Procedimiento de Gerencia de Finanzas y un correlativo. No es obligatorio, pero se utiliza el mismo encabezado para todos los documentos, como una manera de uniformarlos. El encabezado puede ser una tabla que contenga el logo de la empresa, el nombre del documento, el cdigo del documento, el nmero de revisin del documento, la fecha de la redaccin del documento, el nmero de pgina actual y el total de pginas. Adems, los documentos deben ser aprobados por el responsable del rea y del Gerente o Director General. Se debe describir el proceso de aprobacin de los documentos (si es mediante firma o software, etc.) Con respecto al formato, no es obligatorio que todos los documentos sean iguales, pero por un tema de orden y de fcil identificacin, se recomienda que todos los documentos posean el mismo tipo y tamao de letra. Tambin se puede agregar el nombre de la empresa como marca de agua en el fondo del documento. Todos los documentos deben contener una hoja de control de cambios en que se especifique qu nmero de revisin es el actual, cul es la fecha y cules son las modificaciones que se le han hecho al documento. Los documentos pueden contener los siguientes puntos: objetivo del documento, alcance del documento (a qu o quines aplica), responsables del documento, definiciones relacionadas con el proceso que se describe, lista de referencias a otros documentos relacionados, listado de anexos y descripcin del proceso (cuadro con las actividades, responsables y descripcin). Tambin se puede agregar un diagrama de flujo del proceso que describa la secuencia de las actividades y sus responsables. Ac hay ejemplos concretos: http://www.bpa.peru-v.com/documentos/ejemplogestiondoc17025.pdf http://www.usergioarboleda.edu.co/santamarta/institucional/calidad/documentacion/procedimie ntos/pro_control_documentos_registros_version2.pdf

http://www.sga.uson.mx/documentos/SGC/PSGC01.pdf http://www.quimetalpemder.com.mx/Quimetal%20SGC%20Intranet/PDF%20ISO/PR-GC-01.pdf