PR-SGC- 03 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

Fecha de creacin: 18-Feb-13

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1. OBJETIVO

Definir la metodologa para la realizacin de las auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditoras Internas que se realicen a los procesos y elementos de los Sistemas de Gestin adoptados por Amezquita Naranjo Ingeniera CIA. S.A.C.

3. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistmico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

La documentacin vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrnico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considerara como COPIA NO CONTROLADA.

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Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

Hallazgo de la Auditoria: Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditora.

Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditora.

Cliente de la auditoria: Organizacin o persona que solicita una auditoria.

Auditado: Organizacin que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.

Experto Tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor
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Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.

Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y detalles acordados de una auditoria.

Alcance de la Auditoria: Extensin y lmites de una auditoria.

Competencia: Atributos y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Auditora Interna o de Primera Parte: Son las actividades desarrolladas por el personal interno de la Organizacin que tiene el perfil para ejecutarla.

Auditora Externa de segunda o Tercera Parte: Es la desarrollada por funcionarios externos a la Organizacin el cual no tiene vnculo directo con la misma.

4. CONDICIONES GENERALES

La documentacin vigente corresponde a la que se tiene acceso en medio electrnico. Cualquier copia impresa que no incluya la marca COPIA CONTROLADA o que se encuentre ubicada en otro equipo se considerara como COPIA NO CONTROLADA.

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4.1 Programacin de Auditores: La programacin de los auditores tendr en cuenta el

principio de independencia ya que un auditor no puede hacer auditoria al rea donde trabaja.

4.2 Seleccin y Evaluacin de Auditores: El equipo de auditores internos debe ser

seleccionado y evaluado de acuerdo a lo establecido en Instructivo Seleccin y Evaluacin de Desempeo de Auditores IT-01-00.

4.3 Acompaamiento con Especialista: El grupo auditor podr estar acompaado por

un especialista, interno o externo, que conozca del proceso a auditar, para que asesore al equipo auditor.
4.4 El Criterio para definir los procesos a auditar: En las auditoras internas son los

siguientes: El programa de Auditoras debe ser elaborado teniendo en cuenta la calidad del producto, el resultado de Auditoras internas y externas anteriores, la Matriz de peligros y la de aspectos Ambientales, la Matriz de requisitos Legales, el comportamiento del sistema de seguridad y salud Ocupacional y ambiental en los procesos. As mismo los resultados de los indicadores de Gestin y el resultado de los planes de accin de los registros Reporte y Anlisis de No Conformidades FSGC016, la decisin del comit de Gerencia y la decisin del Gerente General.

4.5 Programa de Auditoras: Cada uno de los procesos ser auditado como mnimo

una vez al ao y adicionalmente se programaran auditoras a los diferentes procesos cuando se considere necesario. Para ello se empleara el formato Programacin de Auditoras Internas FSGC-012

4.6 Ejecucin de La Auditora: Las auditorias se realizaran en los sitios de trabajo de los

auditados mediante entrevista, observacin directa y/o revisin de registros.

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El auditor comenzara la Auditora explicando el objetivo, alcance y la metodologa a seguir, de acuerdo a la planificacin de la Auditora.

Durante el proceso se realizara la calificacin de las habilidades del Auditor usando instrumentos especialmente diseados ver en Instructivo Seleccin y Evaluacin de Desempeo de Auditores IT-01-00.

(Competencia= Conocimiento + Educacin + Entrenamiento + Experiencia).

4.7 Informe de Auditora: Los informes de auditora debern ser entregados por los

auditores al rea de HSEQ en un plazo mximo de 3 das hbiles posteriores a la culminacin de la auditora. Al igual que al responsable del rea auditada, de lo contrario cada da de atraso incidir en la evaluacin de desempeo de los auditores.

El informe de Auditora Comprende la Copia de Notificacin y los siguientes formatos de registro: Lista de Verificacin de Auditoras Internas FSGC-013, el Informe de Auditoras Internas FSGC-014 y los registros Reporte y Anlisis de No Conformidades FSGC-016 correspondiente a la No Conformidades y Desviaciones encontradas. Las No conformidades encontradas se registraran en la Matriz de Acciones Preventivas y Correctivas FSGC-011

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Es responsabilidad del Auditor hacer el seguimiento de las No conformidades y observaciones encontradas y hacer la verificacin de la eficacia de los planes de accin desarrolladas por las reas, el incumplimiento a este seguimiento y verificacin incidir en la evaluacin del desempeo de los auditores. La verificacin de la eficacia de los planes de accin se hace observando el grado de cumplimiento de los objetivos planteado, es decir en qu medida cada rea cumple sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. En las auditoras externas, el departamento de HSEQ efectuara una retroalimentacin con las reas en donde existan oportunidades de mejora, y ser el responsable de dar seguimiento de las tareas a ejecutar.

4.8 Auditoras Externas de segunda y Tercera Parte: Las auditorias de segunda parte

se conviene la metodologa con el cliente, para las auditorias de tercera parte se desarrollara con la metodologa del ente Certificador: (Icontec, SGS, Bureau Veritas).

Las auditorias deben ser acordadas (notificadas) y aprobar por la Organizacin, detallando el alcance, fecha de realizacin, y lugar, Finalizada la auditora, debe ser entregado un informe de resultados por parte del proveedor, cliente o Ente Certificador, para lo cual Amezquita Naranjo Ingeniera CIA. S.A.C. el rea encargada lo revisara y dar el tratamiento correspondiente a los resultados de acuerdo a su naturaleza.

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5. ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
Inicio Entradas

RESPONSA BLE
*Alta Direccin *rea HSEQ

DESCRIPCION
El programa de Auditoras debe ser elaborado teniendo en cuenta sus Entradas relacionadas. Se define el programa anual de Auditoras para evaluar la eficacia de la Organizacin. Registro que se Genera de Esta actividad: Programacin de Auditoras Internas FSGC-012

Programa de Auditoras Programa de Auditoras

Asignacin de Recursos

*Alta Direccin

Se asignaran los recursos para la adecuacin del programa de Auditoras tanto en: Sede Central-Planta y Proyectos.

Publicacin del Programa de Auditorias

*rea HSEQ

Se comunicara a los auditores y a los responsables de las Areas, el programa de Auditoras.

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Notificacin

*Auditor *Funcionario afectado

Comunicacin del auditor al responsable del rea a auditar, en la cual se debe informar: La fecha en la cual se realizara la auditoria. Objetivo, alcance. Procedimientos, actividades, documentos a auditar. Esta notificacin debe hacerse mnimo 24 horas antes de la fecha de realizacin, por email, fax, correo, u otro medio, dejando evidencia tangible de ella. Registro que se Genera de Esta actividad: Notificacin de Auditoria Interna

Notificacin

*Auditor
Planeacin de la Auditoria

El auditor har la planeacin de la auditoria en el Formato Informe de Auditoras Internas FSGC-014, cubriendo todos los requisitos que describe el alcance en ella. Registro que se Genera de Esta actividad: Informe de Auditoria Internas FSGC-014.

Informe de Auditora

ACTIVIDAD 1
Ejecucin de la de la Auditora

RESPONSA BLE
*Auditado

DESCRIPCION
Los auditores deben verificar por observacin y solicitud de documentacin correspondiente a los procesos auditados, el correcto y eficaz funcionamiento del sistema, para ello debe actuar objetivamente. Durante la auditoria el auditor deber ir informando los hallazgos encontrados y registrarlos en el formato de Informe de Auditoras internas FSGC-014. Lista de Verificacin de Auditoras Internas FSGC-013 Registro que se Genera de Esta actividad: FSGC-013 y FSGC-014 El auditor elaborara el informe de Auditora, en el cual har el compendio de los hallazgos. No conformidades, acciones preventivas y desviaciones. En el formato dejara definida la fecha de entrega de los planes de accin, la fecha de verificacin de los mismos, las cuales sern acordadas con el responsable del rea auditada. (Mximo 3 das). Si hay hallazgos, diligenciara los registros FSGC-016 correspondientes a estos. El auditor entregara, el informe de auditora y los

Informe de Auditoria

*Auditado
Informe de Auditoria

Registro FSGC-016

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registros FSGC-016 al rea de HSEQ. Registro que se Genera de Esta actividad: Informe de Auditoras Internas FSGC-014 Reporte y Anlisis de No Conformidades FSGC-016 Una vez asignado el nmero consecutivo al registro FSGC-016, es entregado al Responsable del rea auditada, para la generacin de los planes de accin de los hallazgos encontrados en la auditora. Si no hubo hallazgos en la auditoria no habr Registros FSGC-016. Si hay hallazgos estos se registraran tambin en la Matriz de Acciones Preventivas y Correctivas FSGC011. Registro que se Genera de Esta actividad: Reporte y anlisis de No Conformidades FSGC-016 Matriz de Acciones Preventivas y Correctivas FSGC011
A Planes de Accin

Registros FSGC-016 / Matriz de A. Correctivas y A. Preventivas

No

*rea HSEQ *Funcionario Afectado

Fin

Planes de Accin

*Responsable del rea Auditada

Se deben establecer planes de accin tendientes a eliminar la causa real de las No conformidades, Acciones preventivas, estos debern ser eficaces.

2 ACTIVIDAD 2
No Verificacin de planes de Accin A

RESPONSA BLE
*Auditor

DESCRIPCION
Se verificara la eficacia de los planes de accin analizando que estos eliminen o controlen la ocurrencia repetida de las No conformidades. Si los planes no son eficaces se debern establecer nuevamente. Se verificara el cumplimiento de la fecha de entrega de los planes y su ejecucin.

No Seguimiento a la Ejecucin de los Planes de Accin A

*Auditado *rea HSEQ

Seguimiento de los resultados de la ejecucin de los planes de accin. Se verificara la correcta y eficaz implementacin de los planes de accin y los resultados de ella. Si durante la ejecucin de los planes no se logran resultados se debern plantear nuevos planes.

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Cierre de las No Conformidades / Hallazgos Fin

*Auditado *rea HSEQ

Cuando el auditor verifica y valida la eficacia y cumplimiento de los planes de accin cierra la no conformidad. Estos planes y verificaciones deben estar dentro de las fechas establecidas en el informe de auditora.

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6. LISTADO FORMATOS DE REGISTRO

LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO MINIMO DE RETENCION Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ 3 Aos Oficina rea de HSEQ Auditor Externo HSEQ 3 Aos

CODIGO

TITULO Matriz de Acciones Preventivas y Correctivas Programacin de Auditoras Internas Lista de Verificacin de Auditoras Internas Informe de Auditoras Internas Reporte y Anlisis de No Conformidades Notificacin de Auditoria Interna Informe de Auditoras externas

DILIGENCIADO POR

DESTINATARIO Todos los Funcionarios Afectados de la Organizacin Auditores/Responsable rea Auditar Auditores/Responsable rea Auditar rea HSEQ

FSGC-011

rea HSEQ

FSGC-012 FSGC-013

Responsable HSEQ

Auditor

FSGC-014

Auditor

FSGC-016

Personal HSEQ / rea Afectada Auditor

Archivo HSEQ / rea Afectada Auditado

No Tiene

No Tiene

7. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

VERSION FECHA SECCION AFECTADA DESCRIPCION

8. CONTROL DE CAMBIOS DE FORMATOS

CODIGO DEL FORMATO VERSION FECHA DESCRIPCION

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9. DISTRIBUCION DEL DOCUMENTO

ITEM 01 02 CARGO REPRESENTANTE DE LA DIRECCION PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO

10. ELABORACION, REVISION Y APROBACION

NOMBRE JUAN CARLOS HOYOS CARGO CONSULTOR FIRMA

GUSTAVO ADOLFO AMEZQUITA

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

JORGE EDUARDO AMEZQUITA

GERENTE GENERAL

11. ANEXO

NO REQUIERE SER DILIGENCIADO

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