INTRODUCCION AL SISTEMA CONTABLE.

Antecedentes Las necesidades de informacin sobre los bienes y derechos o sobre las obligaciones que tendran los seres humanos de la poca de las cavernas; los antiguos habitantes de Grecia, Egipto, Roma, de la edad media o de la poca contempornea no serian las mismas. Para un comerciante de la antigedad, un sistema manuela de registro de sus operaciones satisfaca a plenitud sus necesidades de informacin, pero un comerciante de hoy requiere una informacin que fluya de maneara gil; para ello se emplean sistemas de informtica. Al conocer la evolucin histrica de la contabilidad se pretende remarcar el hecho real. La comisin de principios de contabilidad (CPC) del IMCP, Teora bsica de la contabilidad financiera expresa antes del 1 de enero de 2006 que los principios de contabilidad son guas de accin y no verdades fundamentales, considera la contabilidad como algo diseado para el hombre para satisfacer necesidades individuales y sociales, que no existe en la naturaleza . La contabilidad debe estar auspiciada por la apertura a diferentes corrientes tericas, con sus diferentes enfoques y metodologas. Desde sus orgenes hasta el Renacimiento Como lo enseo Federico Gertz Manero, para poder contar con una visin histrica de la contabilidad, es pertinente hacerlo a la luz de los elementos que constituyen el objeto de la actividad contable.

Introduccin al Sistema de Informacin Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos. El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones1. Es conveniente crear un sistema de informacin contable ms detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Identificar el software, sus funciones, caractersticas y requerimientos de instalacin

Aspel-COI Es un programa de cmputo que te permite un manejo ms rpido y seguro de tus procesos de organizacin y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de tu empresa. La informacin que ingreses en tu computadora es la que podrs procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra manera, te tomara ms tiempo lograr. Adicionalmente podrs calcular la depreciacin y reevaluacin de los activos fijos. Adems de obtener reportes y grficas de alto nivel e interactuar con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una administracin automatizada. Funciones Aspel - COI cuenta con una gran flexibilidad para que la informacin que manejes puedas utilizarla en forma simultnea en otras aplicaciones, gracias a la opcin Copiado especial Puedes Personalizar la informacin que mostrar los catlogos o consultas. Puedes Exportar tu informacin a otros formatos de bases de datos u hojas de clculos sin ningn problema de compatibilidad y as crear tus propios informes personalizados. Cuentas con el Editor de Formatos, que te permite elaborar fcilmente tus propios formatos que se apeguen a las necesidades de tu empresa. Da de alta tus Usuarios para establecer a qu partes del sistema podrn ingresar y las operaciones que podrn llevar a cabo dentro de ellas.

Caractersticas Modalidades de operacin del sistema Caractersticas del sistema Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. Manejo de Base de Datos Abiertas El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de datos como: DBASE, ORACLE, DB2 y MS-SQL esto te permitir explotar la informacin generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos.. La base de datos de Aspel-COI est estructurada por omisin en PARADOX.

Administrador de perodos Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o funcin estn relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de perodos podrs consultar informacin relevante de todos los perodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del perodo, etc., tambin podrs seleccionar el perodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como:

Traspaso de saldos. Creacin del siguiente perodo. Configura la base de datos Crear una nueva contabilidad. Auditar /des auditar perodo. Elimina un perodo Generar respaldos, entre otros.

Cierre de perodos En el Administrador de perodos se adicion la opcin "Auditar/Des auditar perodo" que te permitir marcar como cerrado un perodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos perodos para que stos no puedan modificarse. Auditar /des auditar perodo. Nueva interface de consultas Para agilizar la consulta de informacin, la estructura y presentacin de los principales catlogos y ahora mediante consultas dinmicas es posible: Revisar fcilmente desde la misma consulta la informacin relacionada sin necesidad de desplegar ms catlogos, por ejemplo: desde el catlogo de cuentas podrs consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se desplegarn automticamente todas las plizas que sta tenga registradas y si as lo deseas podrs consultar el detalle de las plizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catlogo de

plizas donde con slo posicionarse sobre una pliza especfica podrs observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono registrados en sta. Personalizar las consultas de varias formas: Ordenando la informacin de manera ascendente o descendente, a partir

de alguno de los campos o columnas disponibles. Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta. Ordenando las columnas de la consulta segn las necesidades especficas,

para definir que columna estar en la primera posicin, cual en la segunda y as sucesivamente. Catlogo de Cuentas Las caractersticas y funciones ms relevantes que pueden realizarse en el catlogo de cuentas son: a) En la consulta: Identificar fcilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular

para su consulta posterior. Realizar una Asociacin de cuentas dependiendo del rubro al que

pertenezcan. Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que

pertenecern a dicho rubro. Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos

histricos. Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel.

b) Al dar de alta una cuenta:

Seleccionar la naturaleza de sta (acreedora o deudora), lo que permitir

que el sistema no tenga que manejar nmeros negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos. pliza. Asociar o desasociar la cuenta a un rubro. Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una

Manejo de rubros de cuentas Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecern a l, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta.

Al instalar un sistema Aspel, adquieres derechos de uso para 1 usuario y una empresa y podrs una vez activado tu sistema dar de alta hasta 99 empresas. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema.

Modalidad Demostrativa Inicialmente se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versin demostrativa, Aspel te proporciona 30 das de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operacin tiene algunas restricciones tales como: que slo podrs trabajar con un usuario y una empresa y que no podrs modificar la razn social de la empresa hasta que el sistema sea activado.

Al concluir los 30 das del perodo de evaluacin o en el momento que lo decidas, podrs activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta". Cuando el plazo de evaluacin de 30 das otorgado por Aspel para la activacin del sistema haya concluido y an no se haya realizado la activacin del mismo, ste dejar de funcionar al 100%, es decir, podrs acceder para consultar tu informacin pero no podrs registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. Puedes activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta". Es importante considerar que NO podrs utilizar Aspel-COI en modalidad de Red hasta que se active el sistema. Modalidad Tradicional o Normal Cuando adquieres un sistema Aspel, ste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el nmero de serie del sistema y el cdigo de activacin correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. Al instalar el programa se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, una vez activado para re-activaciones posteriores (semestrales) se contar con 30 das de perodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, despus de los 30 das de gracia el sistema ya no podr operar con el 100% de la funcionalidad.

Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com para su activacin posterior en el Asistente de Activacin del sistema. Recuerda que para este tipo de instalacin, debes asegurarte que la computadora donde se instal el sistema realice funciones de servidor en la red.

Modalidad en Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratacin previa de este servicio por un perodo determinado en http://www.aspel.com.mx.

Al instalar el sistema se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del programa, una vez activado ser necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operacin y para realizar este proceso en Aspel-COI se contar con 10 das de perodo de gracia contados a partir del da de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activacin por Internet del programa o al de la ltima validacin de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el nmero de serie y cdigo de activacin indispensables para activar el sistema, sern proporcionados va correo electrnico o en la pgina de aspel.com.mx al llevar a cabo la contratacin del servicio de renta. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere del uso actual o que tradicionalmente conocemos. De igual forma en ambas modalidades (renta y tradicional) podrs controlar la administracin de tu negocio.

Requerimientos de instalacin del COI Procesador Intel Pentium de 1Ghz o superior* 512 MB de RAM* 140 MB de espacio libre en disco duro Monitor Sper VGA (800x600) o superior Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista, 2008 7

Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SISTEMA. Instalacin bsica Para realizar la instalacin de cualquier sistema es necesario disponer de los siguientes elementos: Soporte de instalacin del Sistema Operativo (CD con auto-arranque) Informacin del hardware disponible en la mquina destino Drivers de los dispositivos hardware para el sistema operativo elegido

(mnimo la tarjeta grfica, aunque es muy aconsejable disponer de conexinn a internet). Es necesario verificar los requisitos que precisa el sistema operativo (se encuentran en la documentacin del mismo). Tambin es muy aconsejable realiza una copia de seguridad de toda la informacin til (si se trata de una reinstalacin). De forma general, la instalacin se compone de los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Configuracin del dispositivo de arranque en la BIOS Creacin de las particiones en el disco duro Creacin del sistema de ficheros Seleccin de paquetes 1)

5. 6.

Configuracin 2) Instalacin y configuracin de aplicaciones

En el caso concreto de a prctica, se se va a instalar un sistema operativo Microsoft Windows. El instalador se subdivide en dos partes fundamentales: 1. Instalacin modo texto: Se encarga de detectar y cargar los controladores

necesarios. Permite crear las particiones y sistema de ficheros y finaliza realizando la copia de los ficheros imprescindibles. 2. Instalacin grfica: encargada de realizar la copia de los ficheros del

sistema y aplicaciones del sistema operativo y permite configurar las opciones de internacionalizacin y de red.
Instalacin automtica de la red Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).
Indicar Directorio de Instalacin En este paso debers seleccionar la carpeta en la que el programa instalar los archivos. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelCOI 5.7, pero puede ser modificada, utilizando el botn Examinar. Con el botn "siguiente" puedes continuar con el proceso de instalacin.

Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examinar. Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Para conocer ms al detalle sobre la instalacin de la carpeta de Archivos Comunes, consulta el tema Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, que compartan el mdulo de perfiles del usuario y la aplicacin Infoweb, etc., para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres en el men Utileras, opcin Directorio comn Aspel, podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes. Seleccin del grupo de programas Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas correspondiente a Aspel-COI 5.7; por omisin se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes modificarlo Estado de la instalacin Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivos de acuerdo a lo indicado.

Instalacin de los archivos del BDE Los archivos del BDE son instalados durante la instalacin Local o servidor, para ello el sistema generar un subdirectorio con el nombre "BDE" (Borland Database Engine), en la misma ubicacin donde se instalar el sistema, se sugiere por omisin la ruta: C:\Archivos de Programa\ASPEL\ASPELCOI 5.7\Bde. En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarlas en formatos: MSSQL, DB2, ORACLE, DBASE, FOXPRO, PARADOX, INFORMIX, INTRBASE, MSACCESS Y SYBASE. Esta carpeta NO ser creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalacin previa del BDE en otra ruta ( es decir si en el REGEDIT del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar los drivers necesarios para trabajar.

Fin de la instalacin Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo preguntar si deseas revisar la informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relevante sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesin de Aspel-COI. Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-COI 5.7 y el icono para ejecutar el programa. Al abrir el sistema automticamente se presentarn las ventanas correspondientes a la activacin del sistema, es decir, el Asistente de Activacin.

5.2.1. Identificar el software, crear la empresa y seleccionar los parmetros

El sistema de contabilidad integral COI de la lnea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la informacin contable de la empresa. Tambin te permite la generacin de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de COI, es proporcionarte una herramienta que te facilite la prctica contable; sin embargo los conocimientos bsicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti.

El sistema se compone de los siguientes mdulos: Catlogo de cuentas. Plizas Balanza de comprobacin Diario general Auxiliares mensuales y anuales Reportes financieros Balanza anual y consolidacin Hoja de clculo Utileras El sistema se basa en un diseo estructural en el cual los mdulos estn correlacionados entre s. Los mens se despliegan en cascada permitiendo ver los submens que los integran y los mdulos que los anteceden. Crear la empresa Men Configuracin, Datos de la empresa Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como perodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho perodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.7. Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de seleccin de empresa.

Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrs reanudar la captura de informacin.

Da de alta la empresa en tu sistema El proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas.

Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primera empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa. NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA.

Seleccionar los parmetros Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas). Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los catlogos de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, Histrico de tipos de cambio y Catlogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificacin, repercutir directamente en los resultados de tu contabilidad. La ventana de esta opcin muestra a estos parmetros agrupados en las siguientes carpetas: Datos de la empresa Cuentas Plizas Activos Multimoneda Fiscal

Parmetros Datos de la empresa Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr.

CUENTAS QUE INTERVIENEN EN EL CATALOGO DE CUENTAS.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema. Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General 1. 2. 3. Activo Pasivo Capital

Estado de Resultado 4. 1. 2. Ingreso 7- Otro ingresos Costos 8- Otros egresos Gastos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1. 2. 3. 4. Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias

5.

Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo Conduce Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es conservada por el que lo recibe. El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancas y/o productos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado,

al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que sllenla cuando hay un agredo de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras Cheques emitidos Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario.

En este catlogo podrs ejecutar las siguientes funciones: Agregar cuentas Modificar cuentas Elimina cuentas Consulta el catlogo de cuentas Filtrar cuentas

Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catlogo de cuentas. Tambin podrs agregar el saldo inicial de la cuenta que ests dando de alta, siempre y cuando tengas habilitada la opcin Capturar Saldo inicial en Parmetros del sistema. Puedes elegir el tipo de moneda en el que se registrarn los movimientos de esa cuenta. Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectar a la pliza de ajuste cambiario. Podrs indicar la naturaleza ya sea acreedora o deudora de la cuenta, adems de poder asignar una cuenta complementaria. Desde este proceso puedes asociar una cuenta a un rubro de cuenta disponible. Entonces podrs elegir la opcin consultas y posteriormente seleccionar la opcin cuentas finalmente el sistema integrar a la pantalla otro recuadro donde puedes escribir el nmero de cuenta que deseas consultar. Las cuentas pueden ser de: ingresos, egresos, diario o hasta nueve clasificaciones adicionales, este modulo presenta las siguientes ventajas: Incluye el nmero de pliza en forma automtica (opcional).

 Verifica que las cuentas afectadas existan en el catlogo de cuentas. Verifica que se cumpla la partida doble. Realiza los asientos contables a las cuentas de detalle afectadas y, posteriormente, realiza en forma automtica la acumulacin de los niveles superiores (cuentas de acumulacin). Proporciona un campo para el concepto general de pliza y otro para el auxiliar de cargo y de abono. Permite la consulta de plizas de forma gil e inmediata. Permite modificaciones inmediatas a la pliza en caso de captura de datos incorrectos. Emisin de formatos de pliza. Puede dar de alta las cuentas de detalle en ese mdulo. Permite dar de baja plizas. BALANZA DE COMPROBACIN. La balanza de comprobacin se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: nmeros de cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadr de cuentas. DIARIO GENERAL. Este diario general se conoce tambin como el libro diario, consiste en el listado de todas las plizas ordenadas por tipo de pliza y en orden ascendente de nmero de pliza. Al final del reporte se suman los totales de los movimientos de todas las plizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningn proceso de clasificacin.

AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES. Los auxiliares tambin se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en el mismo orden del catlogo, en cada una se menciona su nmero, descripcin y saldo inicial. Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan tambin las plizas que la afectaron. Este reporte se puede emitir en el momento que el usuario lo desee. REPORTES FINANCIEROS. El sistema te permite emitir estados financieros estndar y estados financieros diseados por ti mismo. Estos ltimos se crean con un mdulo de emisin de formatos de reporte. Este modulo manda a impresin los siguientes reportes estndar: Estado de situacin financiera. Estado de resultados. Libro mayor.

BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIN. Ese mdulo, te permite emitir una balanza de comprobacin mensual o de varios meses, y solo requiere que le proporciones los archivos de los meses que deseas incluir. UTILERAS. Este mdulo de utileras del sistema de contabilidad integral, te permite efectuar procesos que antes, solamente podan ser realizados por personas con conocimientos en computacin, este submen, es todo un sistema de

mantenimiento, verificacin y monitoreo de la contabilidad. Las opciones con las que cuenta son las siguientes: Rectificar la integridad de los archivos y programas con verificacin de registros, cifras de control y regeneracin de ndices en caso de fallas. Procesos de operacin contable: Traspasos de saldos, creacin de nuevos meses, borrados de movimientos y pliza de cierre del mes de trabajo.

Cuentas de saldos deudoras Son aquellas que registran costos, gastos y prdidas, por lo tanto, aumentarn cargando, disminuirn abonando y su saldo ser deudor. Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros y los otros gastos. Cuentas de saldos acreedoras Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarn abonando, disminuirn cargando y su saldo ser acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, los productos financieros y los otros productos. Contrapartida Esta cuenta de naturaleza contraria a la cuenta correlativa para mostrar un saldo apropiado para la partida registrada a la cuenta en una pliza; esta cuenta ser de naturaleza contraria, esto es, que si realizas una pliza con una cuenta que se le defini una cuenta complementaria, al momento de capturar la siguiente cuenta en

la pliza automticamente te pondr la cuenta complementaria posicionndola del otro lado de la columna. Cuentas Acumulativas Son cuentas que no se ven afectadas por movimientos de las plizas, sino que se actualizan automticamente de acuerdo a los movimientos que se efectan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuentas acumulativas. Cuentas de Detalle Pueden ser afectadas a travs de las plizas. Generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a travs de ellas como se van afectando los niveles superiores. Cuentas departamentales Las cuentas de tu catlogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una pliza a un departamento en particular. Administrador de periodos, traspaso de saldos y generacin de plizas

En este mdulo se encuentran los perodos dados de alta en la empresa; dentro ste, podrs dar de alta un perodo, crear el siguiente, realizar traspaso de saldos as como asignar el manejador en que trabajar la base de datos del perodo, auditar o des auditar el perodo as como cambiar la ruta del perodo.

Incorporando un periodo en el administrador Con esta opcin tendrs la posibilidad de crear un siguiente perodo en base a los saldos finales del perodo anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo perodo en ceros; adems de poder crear un perodo siempre y cuando no haya sido creado. Traspaso de saldos Esta funcin permite realizar la actualizacin de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en perodos anteriores al actual. Este proceso afectar los saldos de los perodos que se especifiquen desde esta opcin, es decir, desde el perodo donde se realizaron los movimientos hasta el ltimo perodo creado actual. Manejo En la pantalla de Administrador de perodos en el campo Traspaso, te indicar si se necesita realizar esta tarea o no. Al indicar si requiere, elige la opcin de Traspaso de saldos y aparecer una ventana en la cual debers especificar de qu a qu meses quieres el traspaso de saldos. Por omisin te sugiere el de un mes a otro.
Balanza anual Men Procesos, Balanza anual Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la informacin de varios meses, incluso hasta de un ao. A diferencia de una balanza de comprobacin normal, la Balanza anual no slo se reporta, sino que se archiva en disco, como un perodo de trabajo ms. Para accederla, debes indicar como perodo de trabajo Ao/06 (mes

correspondiente). Ya ubicado en el perodo anual, debes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.

Repercusiones El catlogo de cuentas departamentales slo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catlogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del perodo de balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese nmero se retom para dar de alta otro concepto, se mezclaran en el mismo nmero de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo, no existir ningn problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un perodo a otro. Balance general Esta opcin te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posicin financiera, el cual refleja la situacin financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catlogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable. Los registros que emite son los siguientes: Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital). Totales de los rubros de activo, pasivo y capital. Fecha del reporte.

El reporte se generar por la emisin de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades.

Bgralmow.fto, el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo sta proporcionada por el usuario, as como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado), o

Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sistema.

Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos.

Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto, para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (AspelCOI3.5 y Aspel-COI 4.0) Estado de resultados Acceso Men Reportes, Estado de resultados, moneda contable o moneda extranjera Desde la Barra de herramientas oprimir el botn

Esta opcin permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda extranjera, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado perodo de tiempo. Se realiza para obtener informacin y as determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero diciembre). El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o prdidas inflacionarias, inters reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles. Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

BALANCE GENERAL PROFORMA Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de mostrar una propuesta o una situacin financiera futura probable. METODOS DE PRESENTACION DEL BALANCE La presentacin de las diferentes cuentas que integran el balance se puede realizar en funcin de su orden creciente o decreciente de liquidez. El mtodo es creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o disponibilidad y a continuacin en este orden de importancia las dems cuentas. Se dice que el balance est clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad

decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente, observando ese orden los activos realizables o corrientes. BALANCE OPERACIONAL FINANCIERO DEL SECTOR PUBLICO Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y dficit de las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal deducidas de las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e ingresos totales genera el dficit o supervit econmico. BALANCE PRESUPUESTARIO Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal ms los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo. BALANCE PRIMARIO DEL SECTOR PBLICO El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del Sector Pblico y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscal est determinado por la acumulacin de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas pblicas.

. ESTADO DE RESULTADOS Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, prdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros

gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado. ESTADO DE OPERACIONES Presupuestariamente son aquellos compromisos de pago de las dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federacin a favor de terceros, por importes retenidos derivados de relaciones contractuales y legales, como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que d lugar el pago de remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social para las fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejrcito, Fuerza Area y Armada, S.N.C., Fondo de Garanta para Reintegros al Erario Federal, Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable, Pensiones

Alimenticias, Cuotas Sindicales y otros conceptos similares. Estas son algunas divisiones del estado de operaciones, OPERACIONES COMPENSADAS Son aqullas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por el mismo monto, establecindose una relacin compensatoria.

OPERACIONES DE MERCADO ABIERTO Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de Mxico para influir directamente sobre la liquidez del sistema. Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema monetario comprando y vendiendo valores, principalmente bonos gubernamentales a los bancos comerciales y al pblico. Estas operaciones se llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de Inters en los mercados financieros.

OPERACIONES VIRTUALES Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se compensan con egresos, constituyndose en asientos puramente contables. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO. Movimiento o circulacin de cierta variable en el interior del sistema econmico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente econmica y se caracterizan por una dimensin temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en