Institut de Dveloppement Economique (IDEC) Economic Development Institute

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, BUDGETAIRES, COMPTABLES ET FINANCIERES DU PROJET IDEC III

Tl : (257) 22213129 Fax : (257) 22213130 ; BP : 6210 Bujumbura Burundi, E-mail : idec@idecburundi.org Site Web: http://www.idecburundi.org/

TABLE DES MATIERES

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................. II AVANT-PROPOS ....................................................................................................... II CHAPITRE I : INTRODUCTION................................................................................. 1 CHAPITRE II : GESTION DU PROJET...................................................................... 2 CHAPITRE III : LA GESTION BUDGETAIRE.......................................................... 19 CHAPITRE IV : LA GESTION FINANCIERE ........................................................... 29 CHAPITRE V : PROCEDURES COMPTABLES ..................................................... 40 CHAPITRE VI : PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES DE BIENS ET DE SERVICES ......................................................................................................... 45 CHAPITRE VII: GESTION DES STOCKS ............................................................... 48 CHAPITRE VIII : GESTION DES IMMOBILISATIONS ............................................ 55 CHAPITRE IX: LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ............................ 65 CHAPITRE X : PROCEDURES DE TRANSMISSION DU COURRIER ET DE ....... 83

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LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

ACBF ADF BEM BM CE CF COMESA CSLP CURDES DABS DPD FSEA IASC IDEC IGE INSS IOV IROV PIPO PBCE PNUD PTBA PV RAF RL : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : African Capacity Building Foundation Appel De Fonds Bons dEntre en Magasin Banque Mondiale Comit Excutif Conseil Fiduciaire Common Market for Eastern and Southern Africa Cadre Stratgique de Croissance et de Lutte contre la Pauvret Centre Universitaire de Recherche pour le Dveloppement Economique et Social Demande dAchats de Biens ou Services Demande de Paiement Direct Facult des Sciences Economiques et Administratives International Accounting Standards Committee Institut de Dveloppement Economique Inspection Gnrale de lEtat Institut National de Scurit Social Indicateurs Objectivement Vrifiables Indicateurs de Ralisations Objectivement Vrifiables Planification des Interventions Par Objectifs Plan Budgtaire & Comptable de l'Etat Programme des Nations Unies pour le dveloppement Programme de Travail et Budget Annuel Procs-verbal Responsable Administratif et Financier Reprsentant Lgal

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AVANT-PROPOS
Le Manuel dExcution a pour objet de dcrire le fonctionnement du Projet et de donner aux diffrents acteurs les outils ncessaires sa gestion. Il vise traduire, dans un langage plus proche de la mise en oeuvre, les documents qui ont conduit lapprobation du Projet par lACBF et prciser les mthodologies et lorganisation de la mise en oeuvre. Il reprend trs sommairement quelques lments des documents prpars dans le cadre de la planification du Projet. Le Manuel est complt par le Manuel de dcaissement de lACBF, des procdures rvises de mise en uvre des subventions de lACBF . Le Manuel permet, entre autres, de dfinir le rle et les responsabilits de chacun, et de dtailler les procdures appliquer dans les diffrentes situations rencontres. Le Manuel dExcution tant un document dynamique, il devra voluer en fonction des accords convenus entre lACBF et les autres bailleurs de fonds potentiels. Ainsi, la conception du systme dorganisation administrative, comptable et financire du projet, la description de poste et des tches, ainsi que le profil de chaque poste, tiennent compte de laccord de don, du document du plan stratgique, de loprationnalit et de lefficacit de la structure mise en place. Ce manuel simposera chacun membre du personnel de lIDEC qui devra sy rfrer dans laccomplissement de son travail quotidien. Ce manuel de procdures est labor conformment aux exigences de lACBF mais il sera adapt aux exigences des autres bailleurs de fonds chaque fois que de besoin.

CHAPITRE I : INTRODUCTION

1.1. Gnralits Le prsent Manuel prsente les procdures et les mcanismes destins guider le Comit de Pilotage du Projet, ainsi que le personnel de lIDEC dans la conduite et la gestion quotidienne de lInstitut,. Il contient les arrangements institutionnels, les rapports verticaux et horizontaux inter services et les processus oprationnels destins assurer une adquate distribution avec les objectifs assigns au Projet. Ce Manuel doit servir de rfrence pour la mise en uvre de toutes les activits du Projet. Au cas o une notion quelconque dudit manuel soulverait une difficult ou une confusion quant son interprtation, il reviendra au Directeur du Projet de prciser lunique comprhension. Ce Manuel pourra requrir des mises jour pour diverses raisons. Dans pareille situation, il appartiendra au Directeur du Projet de faire une proposition de modification et de la soumettre lACBF pour non objection, aprs en avoir discut avec les autres intervenants concerns par le changement requis. Le Directeur du Projet devra sassurer que les propositions retenues sont portes la connaissance du personnel concern. A cet effet, des notes crites et de laffichage seront ncessaires, de mme quil faudra tenir un classeur contenant les diffrentes mises jour. 1.2. Prsentation de lIDEC LInstitut de Dveloppement Economique (IDEC) est une Association Sans But Lucratif qui a t fonde en 1993 par des membres provenant des secteurs public et priv, nationaux et trangers. Il a t agr par lOrdonnance Ministrielle n205.01/305/93 du 15 juin 1993. A ce stade, le Burundi manquait une structure indpendante ayant pour vocation de contribuer la formulation des politiques conomiques et de proposer des programmes de dveloppement cohrents et appropris. Les organes de gouvernance de lIDEC sont : lAssemble Gnrale, le Conseil Fiduciaire et le Comit Excutif. LIDEC en est sa troisime phase. Il bnficie depuis sa cration de lappui de lAfrican Capacity building Foudation (ACBF), du Gouvernement du Burundi et dautres qui bailleurs de fonds qui interviennent de faon ponctuelle et circonstancielle comme la Banque Mondiale (BM), le Programme des Nations Unies pour le dveloppement (PNUD), lActionaid Burundi, etc.

CHAPITRE II : GESTION DU PROJET

2.1. La structure organisationnelle La structure organisationnelle du projet comprend lAssemble Gnrale, le Conseil Fiduciaire, le Comit Excutif et lUnit de Gestion du Projet. 2.1.1. LAssemble gnrale Elle est lorgane suprme de lInstitut. LAssemble Gnrale dlgue certains de ses prrogatives au Conseil Fiduciaire savoir: - Superviser les activits de lIDEC ; - Veiller au respect de son mandat et son indpendance ; - Approuver les budgets et les comptes. 2.1.2. Le Conseil Fiduciaire (C F) Le Conseil Fiduciaire exerce le pouvoir lui confr par lAssemble Gnrale Les membres du Conseil Fiduciaire sont au nombre de huit dont quatre personnalits burundaises choisies par lAssemble Gnrale pour leur mrite personnel et leur lien professionnel avec les politiques conomiques et sociales et quatre Reprsentants des bailleurs de Fonds. Le Prsident du Conseil Fiduciaire est en mme temps Prsident de lAssemble Gnrale de lIDEC. 2.1.3. Le Comit Excutif (C E) Le Comit Excutif est lorgane qui administre et gre lInstitut avec les pouvoirs les plus tendus. Le Prsident du Comit Excutif est en mme temps le Reprsentant Lgal. Il rend compte lAssemble Gnrale. Les membres du Comit Excutif sont au nombre de sept. Ils sont lus par lAssemble Gnrale. La mise en uvre des activits du projet se fait en sappuyant sur les organes de gouvernance. Cest ainsi que lorientation, limpulsion et le suivi-valuation sont assurs par le Comit Excutif. Le comit Excutif est comptent pour examiner et dcider de toutes les questions ayant trait la vie et aux activits du projet. Les attributions essentielles du CE sont : approuver le programme de travail annuel et le budget ; veiller la qualit des travaux et des performances ; examiner et approuver le rapport annuel dactivits ; nommer les auditeurs externes et approuver les comptes et rapport daudit ;

assurer le marketing du projet et la mobilisation des ressources ; raliser toutes autres activits susceptibles de promouvoir la viabilit financire et oprationnelle du projet ; Sassurer de la transparence et lobligation de rendre des comptes en qui concerne lutilisation des subventions et les rsultats ; recruter le personnel du projet dans le cadre dun processus comptitif et transparent ; dcide en dernier ressort des rvocations, des changements de statuts, des avancements, des augmentations de salaires et des attributions davantages aprs la non-objection du bailleur. Le Comit Excutif est compos de sept membres dont : - trois reprsentants de lEtat, - trois reprsentants du secteur priv et de la socit civile ; - un reprsentant des bailleurs de fonds 2.1.4. Lunit de Gestion du projet La gestion quotidienne de lIDEC est confie un Directeur qui assure ses fonctions sous la supervision du Comit Excutif par la voie de son Prsident qui est en mme temps Reprsentant Lgal. Le Directeur du projet est assist dune quipe de chercheurs professionnels , d assistants de recherche, du personnel de soutien et du personnel recrut temporairement dans le cadre dexcution du programmes dactivits tels les chercheurs associs et consultants. Le Directeur est le premier responsable de la gestion du projet, de la conception du programme dactivits, de sa mise en uvre et du contrle de la qualit des extrants selon les dispositions du manuel des procdures de lIDEC accept par lACBF. Conformment laccord de don de financement de la phase III du projet et du plan stratgique de lIDEC, la structure organisationnelle du projet repose sur deux dpartements : - Le dpartement des programmes comprenant 5 sections savoir : (i) Macroconomie, (ii) Gouvernance et Dveloppement Institutionnel, (iii) Promotion du secteur priv et Intgration rgionale, (IV) Socio-conomie et dveloppement humain et (v) Statistiques Economiques. Les assistants de recherche ainsi que les chercheurs associs oeuvrent dans ce dpartement. - Le dpartement Administratif et Financier qui supervise les activits comptables, de la bibliothque, des secrtaires, du chauffeur, du jardinier et des gardiens. Il est dirig par un Responsable Administratif et Financier assist dun agent administratif

2.2. Organigramme de lIDEC

Assemble Gnrale
ConseilC Di Directeur Fiduciaire
Chauffeur Comit Excutif

Directeur
Comit de lecture des publications de lIDEC

Secrtaire de Direction

Chercheurs Professionnels

Responsable Administratif et Financier

Assistants de Recherche

Bibliothcaire

Assistant Administratif

Secrtaire Standardiste

ChauffeurMcanicien

Prpos la Bibliothque

Coursier

Sentinelles

Jardinier

2.3. Organisation

2.3.1. LUnit oprationnelle de lIDEC Elle place sous la supervision du Comit Excutif de lIDEC. Elle est responsable de la conception et de la gestion du Projet, de la coordination de la mise en uvre des activits, de lapprovisionnement et de la gestion financire, du recrutement du personnel, de lexcution et des activits de suivi et dvaluation. LUnit oprationnelle est compose : dun directeur du Projet ; de cinq chercheurs-Professionnels ; de deux assistants de recherche ; dun responsable administratif et financier ; dun assistant administratif; de deux secrtaires ; dune bibliothcaire ; dun prpos la bibliothque ; dun chauffeur mcanicien ; dun coursier ; dun jardinier ; de deux sentinelles. Le nombre du personnel ainsi que les attributions lies chaque poste peuvent changer en fonction des ncessits et des moyens dont dispose lInstitut. 2.3.2. Les attributions de chacun des membres du personnel de lIDEC 2.3.2.1. Le Directeur de lIDEC

Devoirs gnraux Le Directeur de lIDEC travaille comme le gestionnaire quotidien de lInstitut en conformit avec les politiques et directives des organes de gouvernance et des bailleurs de fonds. Il/elle dcide et participe la formulation de nouvelles politiques tout en prenant des dcisions dans le cadre de politiques dj en vigueur conformment la dcision du Comit Excutif de lIDEC. Il/elle est responsable de la mise sur pied de stratgies orientes vers la ralisation de la vision, la culture, les valeurs et lesprit dquipe, la recherche de financements et lallocation des ressources.

Il/elle gre les prestations oprationnelles, financires et techniques de linstitut ; maintient un environnement conduisant une croissance professionnelle et lavancement du personnel et gre les relations entre les bailleurs et les donateurs potentiels, guide et supervise le personnel et sert de point focal avec les donateurs. Le Directeur travaille troitement avec le Comit Excutif de lIDEC travers sa prsidence pour sassurer que les buts, objectifs et dlais sont respects. Il/elle est responsable de toutes les activits menes au nom du projet et garde la responsabilit finale du personnel pour tous les programmes de linstitut. Il/elle est tenu de faire en sorte quil y ait une supervision et une gestion fluide du projet, surtout par rapport la rputation de linstitut, ses programmes et travaux de recherche et porte la responsabilit de superviser toutes les fonctions des diffrents dpartements avec une redevabilit spcifique pour les responsabilits reprises ici-bas : A. Gestion du Projet 1. Elaborer des plans annuels de travail et le budget et contrler lexcution du budget. Sassurer que les programmes sont de trs bonne qualit, excuts dans les dlais et avec le budget disponible. ; 2. Superviser la gestion des dons et les contrats donns lIDEC, sassurer que les services dcoulant du don et du programme sont conformes aux termes du contrat ; 3. Superviser et coordonner toutes les activits de lIDEC travers une revue et des analyses des rapports mensuels, des runions rgulires avec les chercheurs professionnels et travers un soutien et un contrle de leur travail ; 4. Produire des rapports rguliers au Comite Excutif et aux bailleurs de fonds sur les programmes, le financement, les oprations et les activits ; 5. Prparer des rapports techniques priodiques sur les activits du projet ainsi que des rapports annuels destins aux donateurs. B. Recherche de fonds 1. Elaborer et mettre en uvre une stratgie globale de recherche de fonds pour couvrir les cibles de financement convenues ; 2. Servir de principal lien pour lInstitut et garder le contact avec les partenaires en matire de recherche et de politique de dveloppement, ainsi que les agences donatrices pour le compte de lInstitut. Renforcer les liens existants et garder la confiance des bailleurs nationaux, internationaux et des donateurs avec pour objectif de faciliter la mobilisation des ressources requises par les programmes de lInstitut ;

3. Elaborer et mettre en uvre des systmes dinformation et procdures en vue dun contrle de qualit efficace des programmes de lIDEC ; 4. Travailler avec les agences gouvernementales et non-gouvernementale en Afrique et ailleurs pour obtenir le financement pour de nouveaux programmes ; 5. Aider le Comit Excutif de lIDEC mobiliser des fonds en vue de la mise sur pied dun Fonds de Dotation de lIDEC. C. Recrutement des membres 1. En collaboration avec le Comit Excutif, coordonner les activits relatives au recrutement, la nomination et lagrment de nouveaux membres de lIDEC . 2. Rpondre aux demandes de renseignements sur lInstitut sur la qualit de membre et traiter les nouvelles demandes de qualit de membres ; 3. Tenir un registre des membres et sassurer que les contacts des membres sont rgulirement mis jour ; 4. Prparer un rapport sur ladhsion de nouveaux membres chaque trimestre et lenvoyer aux membres du Comit Excutif. D. Administration Gnrale 1. Elaborer et mettre en uvre les politiques et actions en consultation avec les chercheurs pour permettre lIDEC datteindre ses objectifs travers un leadership efficace et un esprit dquipe ; 2. Guider llaboration des plans stratgiques de lIDEC et ainsi traduire les objectifs globaux en activits spcifiques ; 3. Elaborer et mettre en uvre des systmes de gestion dinformation en vue dun contrle efficace des programmes de lIDEC ; 4. Sassurer que des systmes et procdures administratifs et financiers sont labors et suivis ; 5. Superviser le recrutement et la nomination du personnel, leur orientation et valuation annuelle. Superviser et procder lpanouissement du personnel travers lappui, le feedback et la formation continue; 6. Aider le Comit Excutif mettre en application les dcisions prises par les organes dirigeants de lInstitut ; 7. Assurer le secrtariat du Comit Excutif ; 8. Superviser la production, limpression et la distribution des publications et superviser la production des rapports financiers ; 9. Sassurer que le projet dispose dun personnel adquat et quil est suffisamment quip pour rendre les services requis.

Le Directeur devra : a. Dlguer des responsabilits spcifiques aux autres collaborateurs en cas de besoin ; b. Participer toutes les runions du Comit Excutif et produire tous les claircissements demands par le Prsident et dautres membres et faire le suivi des dcisions du Comit Excutif ; c. Prendre, transcrire et distribuer les procs verbaux de toutes les runions des organes dirigeants ; d. Participer aux assembles gnrales de lIDEC et faire rapport aux membres sur les diffrents programmes et activits du projet ; e. Tenir le personnel et membres de lIDEC informs sur toutes les situations intressant la vie du projet ; f. Sacquitter de toute autre tche telle quassigne par le Comit Excutif par le biais de son Prsident. 2.3.2.2. Chercheur Macroconomiste lIDEC Cet expert veillera dans lensemble la prparation et la mise en uvre des programmes dactivits de lIDEC. Il sassurera de la production des rapports soumettre aux dcideurs et partenaires. Ces rapports seront labors la fin de chaque tude de recherche et incluront des recommandations/plans dactions. Lexpert assurera galement le suivi-valuation de la mise en uvre des recommandations et produira un rapport sur les progrs atteints par les acteurs cibls par rapport au thme de recherche. Il aura notamment pour missions de : Conduire des travaux danalyse des politiques macro-conomiques (fiscale, budgtaire, commerciale, finances publiques, de change et montaire) et de leur impact sur la pauvret dans le cadre de la mise en uvre du CSLP ; Raliser des tudes conomiques et conduire des travaux danalyse et de recherche dans les secteurs productifs : agriculture, industrie, nergie, ressources naturelles, promotion des micro entreprises; Participer aux tudes prospectives et lanalyse conomique des stratgies sectorielles notamment dans les secteurs productifs et les secteurs dinfrastructures ; Constituer une expertise de rfrence dans le domaine de lanalyse de la dpense publique et de lconomie relle; Renforcer les capacits des diffrents intervenants dans le domaine des politiques conomiques et des outils danalyse ; et Contribuer la diffusion de linformation conomique et de son analyse lintention des publics cibles.

2.3.2.3. Chercheur Professionnel Statisticien-Economiste Cet expert veillera dans lensemble la prparation et la mise en uvre des programmes dactivits de lIDEC. Il sassurera de la production des rapports soumettre aux dcideurs et partenaires. Ces rapports seront labors la fin de chaque tude de recherche et incluront des recommandations/plans dactions. Lexpert assurera galement le suivi-valuation de la mise en uvre des recommandations et produira un rapport sur les progrs atteints par les acteurs cibls par rapport au thme de recherche. Il aura notamment pour missions de : Collecter, constituer et mettre jour une banque de donnes conomiques et sociales permettant de produire des notes de veille et de conduire des tudes conomiques Servir, pour toutes les activits du Projet, de personne ressources et de point focal en matire danalyse des donnes, de traitement statistique et de dveloppement de systme dinformations conomiques; Contribuer la conduite des travaux danalyse des politiques macroconomiques et de leur impact sur la pauvret; Participer la ralisation des tudes conomiques et travaux danalyse et de recherche dans les secteurs productifs, ainsi que dans les domaines du dveloppement humain, dveloppement institutionnel et de la gouvernance. Participer aux tudes prospectives et lanalyse conomique des stratgies sectorielles; Constituer une expertise de rfrence dans le domaine de lanalyse statistique et des mthodes quantitatives appliques. Contribuer la diffusion de linformation conomique et de son analyse lintention des publics-cibles. 2.3.2.4. Chercheur professionnel gouvernance/dveloppement institutionnel Cet expert veillera dans lensemble la prparation et la mise en uvre des programmes dactivits de lIDEC. Il sassurera de la production des rapports soumettre aux dcideurs et partenaires. Ces rapports seront labors la fin de chaque tude de recherche et incluront des recommandations/plans dactions. Lexpert assurera galement le suivi-valuation de la mise en uvre des recommandations et produira un rapport sur les progrs atteints par les acteurs cibls par rapport au thme de recherche. Il aura en particulier pour missions de : valuer la contribution des institutions au dveloppement du pays, les rformes et proposer les mesures ncessaires pour assurer une organisation efficiente des diffrents acteurs (secteur public, collectivits locales, secteur priv, socit civile etc.) ;

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Participer des rflexions stratgiques visant assurer une bonne gouvernance; Conduire des travaux dtudes et danalyse spcifiques aux questions institutionnelles et de gouvernance ou ayant une telle dimension ; Constituer une expertise de rfrence dans le domaine du dveloppement institutionnel Aider au renforcement des capacits des diffrents intervenants. 2.3.2.5. Chercheur professionnel socio-conomiste/dveloppement humain Cet expert veillera dans lensemble la prparation et la mise en uvre des programmes dactivits de lIDEC. Il sassurera de la production des rapports soumettre aux dcideurs et partenaires. Ces rapports seront labors la fin de chaque tude de recherche et incluront des recommandations/plans dactions. Lexpert assurera galement le suivi-valuation de la mise en uvre des recommandations et produira un rapport sur les progrs atteints par les acteurs cibls par rapport au thme de recherche. Il aura en particulier pour missions de : Conduire des travaux danalyse des politiques sociales (ducation, sant, population, nutrition, protection sociale, eau et assainissement etc.) et des politiques dancrage de la croissance dans la sphre des pauvres (conomies rurale et urbaine, micro-finance, emploi, etc.) ; Raliser des tudes et des valuations de politiques sectorielles dans le secteur du dveloppement humain ; Constituer une expertise de rfrence dans le domaine de lanalyse conomique des secteurs sociaux ; Aider au renforcement des capacits des diffrents intervenants; 2.3.2.6. Chercheur Professionnel en promotion du secteur priv, intgration conomique et politiques commerciales Cet expert veillera dans lensemble la prparation et la mise en uvre des programmes dactivits de lIDEC. Il sassurera de la production des rapports soumettre aux dcideurs et partenaires. Ces rapports seront labors la fin de chaque tude de recherche et incluront des recommandations/plans dactions. Lexpert assurera galement le suivi-valuation de la mise en uvre des recommandations et produira un rapport sur les progrs atteints par les acteurs cibls par rapport au thme de recherche.

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Il aura en particulier pour missions de : Conduire des travaux danalyse dans le cadre de la promotion du secteur priv et du dveloppement des systmes dincitation : cots des facteurs; environnement des affaires ; Conduire des travaux danalyse et produire des notes de veille relatives la comptitivit et linsertion du Burundi dans une conomie de plus en plus mondialise; Contribuer llaboration de la stratgie commerciale du Burundi, notamment travers la participation aux analyses du Cadre Intgr de politique commerciale; Participer aux analyses sur lintgration rgionale : COMESA, East African Community; etc. Constituer une expertise de rfrence dans le domaine de lintgration conomique, au niveau international et rgional ; Raliser les travaux dvaluation dimpact des projets et programmes pour la promotion du secteur priv ; Constituer une expertise de rfrence dans le domaine de la promotion du secteur priv ; Aider au renforcement des capacits des diffrents intervenants du secteur priv. 2.3.2.7. Assistant de recherche Sous la supervision du Directeur de lIDEC, suivant la tche lui assigne, lAssistant (e) de Recherche : participe la collecte, la constitution et la mise jour dune banque de donnes conomiques et sociales permettant de conduire des tudes socio- conomiques ; participe au traitement et lexploitation des donnes collectes en vue de la production des outputs ncessaires aux travaux de recherche des Chercheurs Professionnels ou ceux qui lui auront t assigns ; Elle effectue toute autre tche lui confie par la direction. 23.2.8. Responsable Administratif et Financier Il travaille sous la supervision du Directeur de lIDEC et a pour tches principales la gestion financire, comptable et administrative du projet. Il supervise et coordonne le reste du personnel administratif. De faon spcifique, ses principales attributions sont : Participer llaboration du programme annuel et budget du projet ; Co-signer les chques, ordre de paiement et les engagements de dpenses ;

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Contrler et surveiller les entres et les sorties de fonds des comptes bancaires ou de caisses ; Grer les comptes de lIDEC conformment aux procdures et rgles comptables ; Sassurer que les demandes de dcaissements sont envoyes temps et que les demandes sont dment signes ; Assurer lexactitude des transactions financires et le maintien en ordre de la documentation financire ; Effectuer le suivi des dpenses et sassurer quelles demeurent dans les montants autorises sous rubriques budgtaires ; Sassurer que les fonds sont dpenss pour le but auquel ils ont t affects ; Sassurer que les procdures dachat des biens et services sont suivies au sein du projet ; Sacquitter des tches administratives lies la gestion du personnel du projet ; Coordonner et superviser le travail du personnel administratif Produire les rapports trimestriels dexcution budgtaire ; Faire les rapports financiers et bilan de lexercice Faciliter le travail daudit financier du projet ; Faire toutes autres tches lui confies par la Direction. Dans ce cadre, il doit assumer les travaux suivants : Chaque jour tablit les codifications comptable, analytique et des activits des bordereaux de comptabilisation ; gre la petite caisse impliquant la prparation des bordereaux de comptabilisation dentre ou de sortie de fonds de la petite caisse sur la base des pices justificatives ou dune avance de fonds dment autoris ; transmet au Comptable lavis de dpt dment estampill par la banque pour comptabilisation ; transmet les pices pour approbation et signatures des chques ; prpare les critures doprations diverses. Chaque mois paie les salaires du mois coul ainsi que des dductions la source ; retire la banque des fonds requis pour le renflouement de la petite caisse et tout autre paiement ventuel ; tablit le rapport dtaill (compte par compte) des soldes de journaux comptables au grand livre de la comptabilit analytique ; tablit les listes des comptes fournisseurs, clients, employs, crdit etc.. pour justifier les soldes de tous les comptes de tiers apparaissant au grand livre ;

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prpare les tats et mouvements des stocks pour le mois coul ; obtient des relevs bancaires de tous les comptes du Projet. Chaque trimestre participe la prparation des tats financiers comptables et analytiques en collaboration avec le Comptable ; participe la prparation du rapport dexcution du budget. Chaque anne participe la prparation des budgets des composantes ; simplique dans la consolidation des budgets des composantes et du Projet ; prpare les bordereaux de comptabilisation des critures de fin dexercice ; participe la prparation des rapports financiers analytiques et comptables de fin danne. 2.3.2.9. Secrtaire de Direction Il/Elle assure certaines tches administratives et de gestion sous la supervision du Responsable Administratif et Financier. La Secrtaire de Direction aura particulirement pour tches principales de : Dactylographier les documents lui confis et de faon prioritaire les travaux de la Direction ; Tenir jour les registres de toutes les correspondances reues et expdies ; Assumer la responsabilit du systme de classement et appliquer la procdure darchivage ; Grer la petite caisse du projet ; Assumer la responsabilit de la gestion du courrier lectronique de lIDEC ; Assumer la responsabilit de la gestion des communications par le tlphone fax ; Rdiger les projets de rponses aux correspondances diverses ; les soumettre au RAF pour correction ventuelle avant signature du Directeur ; Participer lorganisation administrative et logistique des sminaires/ateliers de lIDEC ; Prendre des dispositions relatives lagenda du Directeur et des missions de supervisions ; Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorits et le redistribuer aux concerns ; Faire toutes autres tches lui confies par ses suprieurs.

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Dans ce cadre, il/elle doit assumer les travaux suivants : - centralisation des diffrentes activits du directeur ; - rception et expdition du courrier avec enregistrement dans le livre de transmission concern ; - classement du courrier "arrive'. et "dpart" aprs traitement ; - rponse au tlphone et transmission des appels aux intresss ; - rception, enregistrement et transmission des fax reus aux personnes concernes, aprs classement chronologique d'une copie en archives ; - copie, expdition et enregistrement des fax et lettres expdis ; - saisie de tous les documents requis ; - aprs approbation et traitement du document, classement en ordre chronologique et selon la nature ; - reproduction la demande, de tout document ; - reliure de tout document ncessitant cette prsentation ; - responsable de la propret de son espace de travail, de son matriel personnel (machine crire) et du matriel de soutien ; - participation tous autres travaux directement lis ses fonctions et que pourraient lui confier son suprieur immdiat ; - le traitement du courrier (rception, dpouillement, enregistrement, cheminement au Directeur, pointage du courrier trait par le Directeur, distribution au sein des services) ; - dactylographie tous les travaux du Directeur ainsi que ceux des Responsables des composantes en cas de besoin ; - rception des communications tlphoniques du Directeur (les trier, les enregistrer et les lui annoncer) ; - accueil des visiteurs et prise des rendez-vous ; - rquisition et gestion du matriel de travail ncessaire au secrtariat ; - classement et mise jour des dossiers administratifs de tout le personnel ; - envoi et rception de tous les messages fax ; - saisie et impression des documents ; - enregistrement des lettres reues et expdies ; - classement des diffrentes correspondances et autres documents ; - la distribution du courrier ; - la mise en ordre des dossiers du personnel nouvellement engag ; - ltablissement du rapport mensuel sur la rgularit du personnel.

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2.3.2.10. Bibliothcaire Il/Elle travaille sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier de lIDEC. La Bibliothcaire aura pour tches principales de : Organiser et grer la bibliothque de lIDEC (catalogage, prparation des diffrentes fiches, gestion des priodiques, etc.) ; Fournir toute documentation aux usagers de la bibliothque ; Faire une analyse des besoins des usagers pour servir de rfrence au moment de nouvelles acquisitions ; Rceptionner les commandes de livres et tenir jour le registre des acquisitions ; Faire rparer les livres et autres documents chaque fois que de besoin ; Organiser tout le circuit du livre ou de tout autre document ; Faire linventaire des livres au moins une fois par an et autres matriels se trouvant dans la Bibliothque et justifier les pertes ventuelles ; Grer le personnel affect la bibliothque ; Faire rapport au Responsable Administratif et Financier ; Faire toutes autres tches lui confies par ses suprieurs. 2.3.2.11. Assistant administratif Sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier de lIDEC, il/elle a pour tches principales suivantes : Organiser et assurer la logistique des sminaires/ateliers ; Prparer les dossiers dappel doffres et en assurer la publication en cas de besoin aprs autorisation de la Direction ; Prparer les correspondances de demande dexonration et en assurer le suivi auprs de lautorit concerne ; Rceptionner les fournitures et les quipements de bureau ; Assurer la gestion de stock des fournitures de bureau ; Fournir au RAF linventaire du matriel et des stocks financs par projet ; Prendre les procs-verbaux douverture des offres et des rapports dvaluation et les soumettre aux membres de commission dattribution des marchs pour signature ; Appuyer le RAF dans le contrle, le suivi de lutilisation et de la maintenance des quipements du projet (contrle de la livraison des nouveaux quipements, suivi des contrats de maintenance, dentretien et dassurance, etc.) ; Etre le Responsable direct des sentinelles, coursier et jardinier ; Accomplir toutes autres tches qui pourraient lui tre confies par ses suprieurs.

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Dans ce cadre, il doit assumer les travaux suivants : de ltablissement des diffrentes dclarations, de lenregistrement de toutes les sorties autorises, de la tenue du registre des sorties, des absences et des congs du personnel, de la propret et scurit du Projet et des agents, de la gestion du charroi ; de la gestion du stocks de fournitures de bureau ; o gestion du magasin de fournitures ; o prpare les tats et mouvements des stocks pour le mois coul ; du contrle de la propret des jardins, des btiments et des bureaux du Projet ; participe activement llaboration des dossiers techniques pour la passation des marchs. Les procdures suivre sont: classement et mise jour des dossiers administratifs de tout le personnel ; o chaque dossier doit tre class la place qui lui est rserv ; o enregistrement sur une fiche individuelle de toutes les sanctions infliges ; o enregistrement sur une fiche individuelle des repos mdicaux ; o enregistrement sur une fiche individuelle de toutes les absences ; o fournit le rapport journalier de tous ces lments du dossier individuel. tablissement des diffrentes dclarations ; o remplit la dclaration lInstitut National de Scurit Sociale ; o tablit mensuellement les retenues des institutions financires et bancaires. tenue des diffrents dossiers en rapport avec la paie ; o chaque dossier individuel doit comprendre : laccrditif, les renseignements sur les diffrentes retenues, les diffrentes dclarations sociales, tous les renseignements se rapportant sur la paie. gestion des stocks ; o tablissement des Bons dEntre en Magasin (BEM) ; o tenue des fiches de stocks ; o tablissement des DABS pour les fournitures de bureau renouveler ; o tablissement des rapports priodiques sur les consommations.

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2.3.2.12. Chauffeur-mcanicien Sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier, le chauffeurmcanicien aura pour tches principales de : Conduire le vhicule de service ; Veiller lentretien rgulier du vhicule et du groupe lectrogne ; Tenir jour les carnets de bord du vhicule ; Faire rapport rgulier au RAF sur ltat du vhicule ; du groupe lectrogne et des autres matriels sous son contrle ; Procder aux petites des rparations de 1er chelon et suivre les rparations du ressort des garages ; Assurer les courses de services ; Faire toutes autres tches lui confies par ses suprieurs. Dans ce cadre, il doit assumer les travaux suivants : faire les entretiens rguliers du vhicule et du groupe lectrogne ; veiller la propret du vhicule ; sassurer que lassurance du vhicule est jour ; Sassurer que le carnet de bord est rgulirement complt.

2.3.2.13. Secrtaire Standardiste Sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier de lIDEC, la secrtaire standardiste aura pour tches principales de : Grer convenablement le standard tlphonique ; Dactylographier les documents lui confis ; Assurer les photocopies et relier les documents ; Effectuer le travail de la secrtaire de Direction en cas de son absence ; Tenir jour le registre des photocopies ; Faire toutes autres tches lui confies par ses suprieurs Dans ce cadre, elle doit assumer les travaux suivants : photocopie tous les documents des diffrents services ; responsable de l'utilisation rationnelle de la machine photocopier, selon les rgles des normes et procdures qui rgissent cet appareil ; soccupe de lutilisation et de lentretien de la photocopieuse.

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2.3.2.14. Sentinelle Sous la supervision directe de lAssistant Administratif de lIDEC, la sentinelle accomplira les principales tches suivantes : Veiller sur les biens dont elle a la garde ; Assurer la scurit des lieux ; Faire toutes autres tches lui confies par ses suprieurs.

2.3.2.15. Coursier

Sous la supervision de lAssistant Administratif de lIDEC, le coursier accomplira les principales tches suivantes : Assurer la propret des bureaux ; Assurer les courses de services ; Assurer la scurit des bureaux durant la journe ; Faire toutes autres tches demandes par ses suprieurs. Dans ce cadre les travaux quotidiens sont les suivants : distribution du courrier linterne comme lexterne ; assurer la propret des bureaux ; disponibilit totale lgard du personnel de lIDEC. 2.3.2.16. Prpos la Bibliothque Sous la supervision directe de la Bibliothcaire, il aura pour principales tches suivantes : Fournir la documentation aux usagers de la bibliothque; Ranger les documents aprs consultation par les usagers Participer linventaire des livres organis au moins une fois par an et justifier des pertes ventuelles ; Faire toutes autres tches demandes par ses suprieurs. 2.3.2.17. Jardinier Sous la supervision de lAssistant Administratif de lIDEC, le jardinier accomplira les principales tches suivantes : Assurer la propret du jardin, des bureaux et ses alentours ; Assurer la scurit des bureaux durant la journe ; Faire toutes autres tches lui demandes par ses suprieurs.

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CHAPITRE III : LA GESTION BUDGETAIRE

Le budget constitue un lment cl de gestion financire du Projet. Il reprsente le processus au cours duquel les implications financires des activits sont exposes et les ressources affectes. Toutes dpenses engages ou payes au niveau de la comptabilit du Projet doivent tre lies au budget. Il reflte le Plan de Travail Annuel et prsente la prvision des activits raliser par le Projet pour atteindre les objectifs dfinis dans lAccord de financement. Le budget value le montant prvisionnel des dpenses effectuer pour raliser ces activits. Le budget prvisionnel du Projet est prpar par les Responsables du Projet sur la base des prvisions de dcaissement indiques dans laccord de financement La gestion budgtaire du Projet se fait par exercice budgtaire qui commence le 1er janvier pour se terminer le 31 dcembre. La gestion budgtaire ou contrle budgtaire sinscrit dans le concept de la matrise du Projet savoir connatre tout moment quelles sont les actions faire, en cours de ralisation ou acheves et ce, tant en terme quantitatif que qualitatif. 3.1. Structure des intervenants Llaboration et lexcution du Programme de Travail Annuel est de la responsabilit de tous les chelons existants (Unit de gestion, Comit Excutif, etc.). 3.2. Elaboration du Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA) Le PTBA est ralis partir des diffrents documents de rfrence suivant : document dvaluation du Projet, accord de financement, Plan stratgique accord dexcution des travaux commandits. Le PTBA doit recueillir la non-objection de lACBF. La prparation du PTBA suit la dmarche suivante partir du 1er septembre de lanne rdaction et diffusion tous les intervenants des instructions du Directeur de lIDEC. Par un courrier adress tous les bnficiaires du Projet, le Directeur indique les objectifs gnraux et spcifiques atteindre pour lanne venir aprs une projection des ralisations escomptes la fin de lexercice en cours. Ces instructions doivent tenir

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compte des instructions du Comit Excutif, des rapports dvaluation et des aides mmoires des missions de supervision. runion prparatoire llaboration du PTBA de tous les intervenants prside par le Directeur de lIDEC ; Cette runion provoque et dirige par le Directeur vise lharmonisation des activits avec les autres intervenants dans lexcution du projet en vue datteindre les objectifs et notamment de clarifier la contribution de lIDEC. runions prparatoires llaboration du PTBA avec les Responsables des principaux bnficiaires (FSEA/CURDES, IGE) et partenaires au niveau technique prside par le Directeur de lIDEC. Ces runions diriges par le Directeur de lIDEC visent prciser les activits entreprendre dans lanne venir pour chacune des composantes avec leurs responsables, arrter la liste des actions entreprendre par chaque Responsable et leur demander de prparer dans le cadre du montage du PTBA la liste prcise des activits et dtablir des fiches techniques des besoins par unit dactivit. recueil des informations et des programmes dactivits par les Chercheurs Professionnels de lIDEC en prcisant pour chaque activit les Indicateurs Objectivement Vrifiables (IOV) pour le Suivi et Evaluation futur. Lobjectif est de vrifier si les activits dclares par les Responsables des composantes rentrent bien dans les objectifs du Projet et de rdiger la note introductive du PTBA sur le programme dactivits. tablissement par les Chercheurs Professionnels dune fiche budgtaire dcrivant les besoins ncessaires en quantit et si possibles en valeur par unit dactivit. Lobjectif est dobtenir des devis estimatifs pour les diffrentes activits. analyse et consolidation des programmes dactivit et des fiches budgtaires par le Responsable Administratif et Financier en collaboration avec les Chercheurs Professionnels en un projet de PTBA. Cette tape vise consolider les diffrentes activits et leur cot suivant les diffrentes nomenclatures prvues dans laccord de don. arbitrage budgtaire par le Directeur de lIDEC et les Responsables des services et/ou modules. Les sances darbitrage diriges par le Directeur de lIDEC visent sassurer que le programme dactivit est raliste et peut tre financ par les ressources du projet et

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correspond bien aux objectifs du Projet et aux recommandations des missions de supervision. Finalisation du PTBA par le Directeur et le Responsable Administratif et Financier. Lobjectif est la compilation finale du PTBA ainsi que la rdaction des notes introductives Approbation du PTBA par le Comit Excutif : Convocation du CE par le Directeur pour approbation du PTBA ; transmission du PTBA lACBF par le Directeur pour non objection. Il convient de rappeler que le PTBA doit recevoir la non-objection de lACBF avant tout engagement de dpenses. Le PTBA pourra ventuellement tre modifi pour tenir compte des recommandations de lACBF. Note dinstruction aux Responsables des composantes pour mise en excution du PTBA Ds rception de la non objection de lACBF, le Directeur de lIDEC avise les Chercheurs Professionnels et le Responsable Administratif et Financier de la date de mise en excution du PTBA, ventuellement en prcisant les modifications intervenues depuis les runions prparatoires o ont particip les Chercheurs Professionnels et le Responsable Administratif et Financier de lIDEC. 3.3. Excution du budget Le budget approuv et ayant donn lieu un avis de non-objection de lACBF est mis en excution. A chaque chelon, le budget du projet est engag sur la base des besoins exprims par les principaux bnficiaires du projet aprs vrification de lligibilit et disponibilit des fonds. Le PTBA approuv dans sa version dfinitive est mis en excution par le Directeur. Les chercheurs Professionnels de lIDEC assurent le suivi de lexcution du PTBA particulirement pour les aspects techniques et la mesure des Indicateurs Objectivement Vrifiables. Pour suivre lexcution du budget, RAF produit les tats financiers annuels en conformit avec les normes internationales. Les tats financiers comprennent : un tableau des emplois et ressources par activits et type de financement ; un bilan accompagn des notes explicatives des tats financiers.

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La vrification de ces tats financiers du Projet sera faite par un cabinet daudit accept par le Bailleur de fonds. Les auditeurs utiliseront les standards daudit internationaux et seront tenus : dexprimer une opinion sur les tats financiers, de faire la revue du contrle interne, de fournir des recommandations de nature amliorer les performances, de soumettre le rapport daudit lACBF au plus tard six mois aprs la fin de lanne fiscale. 3.4. Engagement des Dpenses 3.4.1. Autorisation des dpenses Aucune dpense nest autorise si elle nest pas inscrite au PTBA approuv par lACBF. Le personnel de lIDEC doit tablir une Demande dAchats de Biens ou Services (DABS) en se rfrant rgulirement au PTBA approuv et ayant eu la non-objection. Le Responsable Administratif et Financier vrifie lexistence effective de cette dpense au PTBA et signe titre de contrle budgtaire priori la DABS. Le Directeur de lIDEC reste juge de lopportunit dentreprendre la dpense et signe la DABS pour autorisation de lengagement. 3.4.2. Procdures de dcaissement Cest une opration matrielle consistant verser aux cranciers bnficiaires du Projet le montant de la facture. Le paiement va seffectuer partir des dpenses ligibles sur fonds ACBF ou sur Fonds gnrs. Dans le cadre de lexcution du projet, trois types de paiement sont prvus selon quil sagit dune dpense ligible sur fonds ACBF ou sur Fonds gnrs. Les paiements sur Fonds gnrs se font en tenant compte de la non ligibilit de la dpense sur Fonds ACBF et de son inscription au budget en cours dexcution: Paiement partir du Compte Spcial, Paiement direct ou tirage direct Paiement sur Fonds gnrs Tous les paiements exigent une double signature : celle du Directeur de lIDEC et du Responsable Administratif et Financier ou du Reprsentant Lgal en en labsence de lun des deux.

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3.4.21. Paiement par compte spcial - tablissement et signature du chque ou de lordre de virement par le Responsable Administratif et Financier ; - transmission au secrtariat des paiements effectus accompagns des factures, bon de commande, bon livraison ou pv de rception et transmission du dossier de paiement au Directeur de lIDEC pour contrle et signature. Avant paiement, le Responsable Administratif et Financier et le Directeur - Contrlent la rgularit des dpenses ; - Vrifient lexactitude de limputation ; - Approuvent en signant le chque ou lordre de virement. 3.4.2.2. Paiement direct (sur compte du don lACBF) Cette mthode est indique lorsque le bnficiaire doit effectuer des paiements un fournisseur dun montant important qui pourrait affecter ltat de la trsorerie du compte spcial. Cette mthode est applicable dans les cas suivants : - lorsque lACBF paye au fournisseur du projet un montant substantiel en rglement des achats de biens et services ; - quand les achats sont ligibles dans laccord de don ; - sil y a suffisamment de fonds sous la catgorie de laccord de don pour financer le cot de lachat. Les documents requis comprennent : - le formulaire de demande de dcaissement sign indiquant le fournisseur comme rcipiendaire du paiement ; - lidentit bancaire du fournisseur qui doit tre clairement indique sur le formulaire ; - la facture du fournisseur et la preuve de la livraison des biens et services qui doivent accompagner la demande de dcaissement ; - lavis de paiement envoy au projet aprs paiement. Les preuves de dpenses pour la mthode dite de paiement direct sont : - le contrat et linformation relative lachat (lettre de non objection pour tout achat excdent la limite stipule dans laccord de don) ; - la facture du fournisseur ou ltat davancement des travaux certifi par le consultant superviseur ;

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le bordereau dexpdition des biens ; la garantie bancaire en cas davance.

3.4.2.3. Paiement sur fonds gnrs Les ressources se trouvant sur ce compte servent financer les dpenses non ligibles sur don ACBF. Les dpenses sur ce font requiert la double signature des personnes habilites. Un budget des recettes et des dpenses devra tre labore et approuve chaque anne par les organes de gouvernance et soumis lACBF pour approbation. Les dpenses ne peuvent tre engages que si les ressources sont disponibles sur ce compte. Le compte sert en priorit faire face aux dpenses de soins de sant, de paiement des cotisation la scurit sociale et surtout de faire face aux paiement des salaires et indemnits de fin de contrat au cas o le bailleur de fonds ne prend pas en charge ce genre doprations. Les primes de fonction, les indemnits de caisse, les primes dencouragement et de recherche etc. sont inscrire sur ce compte.

UTILISATION DES REVENUS GENERES PAR LES BENEFICIAIRES DE DONS ACBF : PROCEDURES ET PROCESSUS Conformment aux instructions contenues dans le document des procdures rvises de mise en oeuvre des subventions de lACBF, la non objection de lACBF sera requise avant dutiliser le revenu provenant de lutilisation des ressources finances sur base des produits des subventions de lACBF, de lutilisation des services des personnels temps plein occupant des postes financs par lACBF pendant les heures ouvrables, ou provenant des instruments portants intrts. Parmi les types de revenus qui sont subordonns lobtention dun visa de nonobjection, figurent entre autres : (a) Un revenu obtenu des services rendus par le personnel mergeant aux ressources du don de lACBF au cours de ses activits ; (b) Tout intrt ou retour sur investissements gnr comme revenu rsultant de lutilisation du fonds daide accord par lACBF. Ces intrts ou retours sur investissement comprennent, entre autres : Des compensations obtenues des travaux commandits tels que des tudes ; Les revenus locatifs des quipements ou dinstallations des projets et programmes tels que les laboratoires ; Les recettes gnres par des activits de formation comme les ateliers ; Des recettes gnres par des tudes commandites ; Les intrts gnrs par les ressources du don et qui sont dposs la banque.

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Pour lutilisation des recettes nettes gnres, les procdures et processus sont les suivantes : Le Directeur de lIDEC demandera un avis de non-objection pralable avant lutilisation des recettes tel que prvu ci-haut. Le processus suivre sera comme suit : (i) La prparation et la transmission lACBF de la note conceptuelle dtaille qui spcifie la stratgie technique et le travail entreprendre, y compris lidentification des activits spcifiques et des marques de rfrence pour ce travail particulier ; (ii) La transmission lACBF de toute information sur les ressources qui ont t gnres et affectes pour financer le travail entreprendre ; (iii) La prsentation lACBF de toute documentation indiquant comment ce revenu tait constitu ; (iv) La prparation dun budget dtaill et la transmission de celui-ci lACBF, budget assorti des indications sur les activits programmes et leurs cots affects pour lutilisation du revenu en question, et ; (v) La transmission des justificatifs pour ce revenu travers la prsentation des pices pertinentes sur lutilisation dudit revenu. 3.4.3. Planification et contrle budgtaire 3.4.3.1. Planification et gestion budgtaire Le Projet doit adopter pour sa planification la mthode participative de la Planification des Interventions Par Objectifs (PIPO) qui a lavantage de : Faire participer les groupes cibles lidentification des objectifs des projets ; Dfinir un cadre logique dintervention du projet ; Identifier les Indicateurs de Ralisations Objectivement Vrifiables (IROV). Le Projet doit se doter dun systme comptable informatis qui lui permet une imputation analytique des activits et programmes du Projet ; Le Projet doit responsabiliser les cadres au suivi budgtaire des activits pour quils fassent des comparaisons entre les cots budgtaires et les cots de ralisation en justifiant dans leur rapport dactivit les carts obtenus ; La formulation du budget doit tre faite par le Directeur de lIDEC en collaboration troite avec les bnficiaires du projet ; Les dpenses budgtes classes en catgories homognes seront le reflet des activits du Projet pendant la priode dactivit concerne.

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Le systme comptable informatis mis en place correspond aux besoins spcifiques du Projet et doit fournir des rapports dactivit priodiques ; une situation de trsorerie ; une analyse comparative entre budget et ralisations et une explication aux variances significatives. 3.4.3.2. Contrle budgtaire et suivi budgtaire Contrle journalier Afin de faciliter le contrle budgtaire priori des dpenses, le Responsable Administratif et Financier ouvre pour chaque activit autorise du PTBA, une fiche dengagement. Contrle mensuel Il sagit dun contrle posteriori. Le Responsable Administratif et Financier tablit un rapport mensuel par activit donnant le montant des engagements du mois par rapport au budget de trsorerie trimestrielle. Contrle trimestriel Le Responsable administratif et Financier sur base des ditions informatiques de la comptabilit TOMPRO dite une situation des engagements et des dcaissements : par bnficiaire ; par catgorie de dpense. Il effectue un contrle budgtaire posteriori de cohrence de la comptabilit avec ses fiches dengagement budgtaire. Il fournit au Directeur de lIDEC et aux bnficiaires, les diffrents tats dexcution budgtaire du trimestre et en cumul depuis le dbut de lexercice en regard au budget du PTBA. Les chercheurs Professionnels et les diffrents bnficiaires fournissent au Directeur de lIDEC un rapport dactivit du trimestre (mais aussi en cumul depuis le dbut de lanne) explicitant en liaison avec les tats budgtaires, la situation des ralisations, les problmes rencontrs et la matrise des cots budgts.

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Ces diffrentes situations et rapports dactivits sont intgrs dans le rapport financier trimestriel du Projet. Contenu des rapports annuels par composante une brve description des activits ; un rappel des objectifs spcifiques prvus ; un nonc des ralisations mesurables (IOV) ; un nonc des cots de ralisations par rapport au cot prvisionnel ; un expos des rsultats, problmes et perspectives pour lavenir. Le Responsable Administratif et Financier sera charg de la prsentation des diffrents tableaux de suivi budgtaire annuels par catgorie de dpenses, avec une analyse globale des cots/performances. Les efforts pour tablir un budget prvisionnel seraient vains si lon ny adjoignait pas le contrle assurant la fonction de comparaison des ralisations aux prvisions. Un tel contrle doit garder la souplesse ncessaire toute action dans la mesure o un budget est tabli pour un certain niveau dactivit, mais doit tre suffisamment flexible pour rpondre aux alas intervenus pendant son excution. La phase de contrle budgtaire consiste : comparer les ralisations aux prvisions ; dterminer les carts significatifs ; analyser et commenter les carts ; mettre en uvre les actions correctrices. Le logiciel mis en place doit permettre de produire une situation rcapitulative trimestrielle et semestrielle. Les lments de contrle et de suivi budgtaire sont fournis par la comptabilit, partir de larrt priodique des comptes, qui se fait mensuellement et trimestriellement avec un cumul pour la priode antrieure. Dans ce logiciel, le suivi budgtaire doit permet la comparaison entre les ralisations, engagements compris, et les prvisions de lexercice comptable. Lobjectif du suivi budgtaire mensuel est de : traiter et analyser les donnes de suivi financier ; produire les rapports de suivi financier : mensuel et semestriel ; suivre les activits des projets et des programmes ; analyser les impacts des actions en vue de la prise de dcision ; suivre et de contrler lexcution des dpenses ligibles ; laborer les rapports dexcution du budget ;

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Le budget du projet est engag aprs vrification de lligibilit des dpenses sur la base du PTBA. Le contrle budgtaire recherche les carts entre les prvisions et les ralisations effectives. Le processus de suivi de lexcution budgtaire se rsume comme suit : le Directeur de lIDEC exprime les besoins par une requte crite, aprs concertation avec le Chercheurs Professionnels et les autres bnficiaires du don ; Le Responsable Administratif et Financier contrle la conformit au PTBA, contrle les engagements et vrifie la disponibilit des fonds (consultation sur base des donnes) et enfin saisit les engagements des dpenses : marchs, contrat et engagements divers ; Le Directeur de lIDEC, en collaboration avec les Chercheurs Professionnels et le Responsable Administratif et Financier, suit des indicateurs de ralisation ; labore le rapport de suivi du projet ; sort ltat de suivi budgtaire ;

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CHAPITRE IV : LA GESTION FINANCIERE

4. 1.Introduction LInstitut de Dveloppement Economique (IDEC) vit essentiellement des ressources du Don de lACBF. Il bnficie aussi des ressources de cofinancement, soit du gouvernement du Burundi, soit des autres bailleurs ainsi que celles issues des travaux de consultance. Le Don ACBF est log dans un compte dit Compte Spcial en dollars amricains ouvert dans une banque commerciale de Bujumbura. Conformment aux rgles et procdures convenues avec le bailleur, un compte courant en monnaie locale, aliment partir du compte spcial doit tre ouvert dans la mme banque que celle qui loge le compte spcial. Ce compte courant enregistre tous les paiements de biens et services ligibles sur le don ACBF. Un troisime compte dit Fonds gnrs sert recevoir les autres ressources issues notamment des travaux de consultance, des recettes issues des ventes des Dossiers dAppel dOffres etc. 4.2. Procdures de Gestion Financire

4.2.1. Financement ACBF Pour le financement ACBF, il existe quatre mthodes de dcaissement des fonds savoir : La mthode dite de rapprovisionnement ; La mthode dite de remboursement ; La mthode dite de paiement direct ; La mthode dite de ltat des dpenses. Les fonds ACBF sont mobiliss pour financer uniquement les dpenses ligibles conformment aux dispositions de lAccord de Don. Les appels de fonds doivent tre numrots chronologiquement en commenant par le n1 correspondant lavance de dmarrage jusqu la fin du projet. 4.2.1.1 . La mthode dite de rapprovisionnement La mthode de rapprovisionnement est applique lorsque : le bnficiaire a utilis les ressources du compte spcial pour financer ses dpenses ; les dpenses encourues sont ligibles conformment laccord de don ;

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il y a suffisamment de fonds sur le solde des catgories de laccord de don pour couvrir les dpenses soumises.

Documents requis : Le formulaire de demande de dcaissement complt et sign ; Le rsum des dpenses correctement rempli ; Les documents justificatifs comme preuve du paiement ; La rconciliation du compte spcial et relev bancaire ; Preuves des dpenses pour la mthode dite de rapprovisionnement : la facture du fournisseur ou du consultant ; preuves que la livraison a t effectue : bon de livraison, certificat dexpdition ; preuves de paiement tel que : reu du fournisseur ou du projet, note de dbit de la banque.

Pour tout achat de biens et services excdent la limite stipule dans laccord de Don, une lettre de demande de non objection de la part de lACBF est requise. Pour les paiements effectus aux consultants, une copie du contrat du consultant et les termes de rfrences doivent tre envoys la Fondation ; Dans le cas des paiements des salaires du personnel, une copie des contrats doit tre soumis avec la premire demande pour rapprovisionnement. Une copie du contrat de tout nouveau personnel recrut devra tre transmis la fondation qui sera avise en cas de sparation. 4.2.1.2. La mthode dite de remboursement La mthode dite remboursement est applique lorsque : - le bnficiaire a utilis ses propres ressources pour financer les dpenses ligibles conformment laccord de don ; - il y a assez de fonds disponibles sur le solde de la catgorie de laccord de don pour financer les dpenses ; - le bnficiaire a obtenu laccord pralable de lACBF pour utiliser cette mthode. Les Documents requis sont : - le formulaire de demande de dcaissement ; - le rsum des dpenses correctement complt ; - les documents justificatifs comme preuve de paiements ; - un relev bancaire du compte qui a financ les dpenses.

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Les Preuves des dpenses sont constitues par : - les contrats et documents dachat ; - la lettre de non objection de lACBF dans le cas des dpenses excdant la limite stipule dans laccord de don ; - la facture du fournisseur ou ltat davancement des travaux ; - la preuve de lexpdition des biens ; - la preuve du paiement : reu du fournisseur ; - etc.

4.2.1.3 . Mthode dite de paiement direct Cette mthode est indique lorsque le bnficiaire doit effectuer des paiements un fournisseur dun montant important qui pourrait affecter ltat de la trsorerie du compte spcial. Cette mthode est applicable dans les cas suivants : - lorsque lACBF paye au fournisseur du projet un montant substantiel en rglement des achats de biens et services; - quand les achats sont ligibles dans laccord de don ; - sil y a suffisamment de fonds sous la catgorie de laccord de don pour financer le cot de lachat. Les documents requis comprennent : - le formulaire de demande de dcaissement sign indiquant le fournisseur comme rcipiendaire du paiement ; - lidentit bancaire du fournisseur qui doit tre clairement indique sur le formulaire ; - la facture du fournisseur et la preuve de la livraison des biens et services qui doivent accompagner la demande de dcaissement ; - lavis de paiement envoy au projet aprs paiement. Les preuves de dpenses pour la mthode dite de paiement direct sont : - le contrat et linformation relative lachat (lettre de non objection pour tout achat excdent la limite stipule dans laccord de don) ; - la facture du fournisseur ou ltat davancement des travaux certifi par le consultant superviseur ; - le bordereau dexpdition des biens ; - la garantie bancaire en cas davance.

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4.2.1.4. Mthode dite de ltat des dpenses Sous cette mthode, le bnficiaire travaille en troite collaboration avec les auditeurs externes qui doivent certifier les dpenses soumises par le bnficiaire avant que ce dernier ne soumette sa demande la fondation. Cette mthode est rarement applique dans le cadre de laccord de don ACBF. 4.2.2. Autres ressources hors don ACBF Les sources de cofinancement proviennent du Gouvernement du Burundi qui finance les frais de location des bureaux du sige de lIDEC ainsi que le local abritant la bibliothque. Les autres sources de financement proviennent des revenus nets gnrs la suite des travaux commandits la suite dun appel doffre ouvert ou tude confie lIDEC la suite des capacits individuelle de ngociation du Comit Excutif Directeur, du Comit Excutif ou des Chercheurs Professionnels. Les honoraires payes au Directeur et lquipe de recherche suite une intervention quelconque titre individuel pendant les heures de services sont galement reverss lIDEC. Dans ce cadre, en vue de lautonomisation progressive du projet tout en motivant le personnel ayant contribu laccroissement de ces revenus, les stratgies suivantes seront prises : (Suggestions attendues de lquipe de recherche). 4.3. PROCEDURES ET PROCESUS DE DECAISSEMENT DU DON ACBF 4.3.1. Comptes Spcial Le compte spcial est aliment par le versement dune avance prleve sur le Compte du Don ouvert dans les livres de lACBF et est exclusivement destins au rglement des dpenses admissibles. LACBF dcaisse aprs justification des dpenses encourues aprs une priode dtermine. La premire tranche est verse comme avance de dmarrage au dbut du projet et doit tre rcupr en fin de projet. Ce compte sert payer les catgories de dpenses ligibles au don ACBF. Les paiements sont effectus par lIDEC au profit des bnficiaires et consultants qui introduisent une facture cet effet. La facture est accompagne de toutes les pices justificatives de la dpense (contrat ou bon de commande, bon de livraison ou PV de rception). Si des dpenses non ligibles sont effectues sur le Compte Spcial, le rcipiendaire sera tenu de les rembourser. LACBF aura droit conformment aux termes de financement de suspendre les dcaissements si des insuffisances matrielles sont constates.

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4.3.1.1. Procdure de rapprovisionnement du compte spcial Le rapprovisionnement est la reconstitution priodique des fonds, dposs dans un compte dit spcial au sein dune banque commerciale, Le rapprovisionnement du Compte Spcial est dfini comme un retrait de fonds du Compte du Don dans les livres de lACBF.La procdure de rapprovisionnement du Compte Spcial suit les rgles de dcaissement de lACBF ( cfr Manuel de dcaissement de lACBF) . Processus et rapprovisionnement du Compte Spcial 4.3.1.2 Appel De Fonds (ADF) Les Appel De Fonds (ADF) doivent tre numrotes chronologiquement en commenant par le numro 1. La procdure d'une ADF comprend les oprations ci-aprs : prparation par le RAF ; contrle et signature de la ADF par Directeur de lIDEC et le RL; soumission de lADF lACBF. 4.3.1.2.1 Prparation de lADF par le Responsable Administratif et Financier Le Responsable Administratif et Financier obtient le dernier relev du compte spcial depuis la date du dernier ADF envoye, Ensuite il : rassemble de faon chronologique les diffrents documents concernant les dpenses payes ; vrifie que toutes les dpenses sont prises en compte ; vrifie que les montants en comptabilit sont les mmes que ceux du relev bancaire; vrifie que les dpenses sont regroupes par catgories de dpenses de l'Accord de Don ; effectue un contrle systmatique des pices ; s'assure de la rgularit et de l'authenticit de chaque pice ; vrifie les mentions de rglement et l'ligibilit de la dpense par rapport aux clauses de l'accord de Don ; remplit les feuilles rcapitulatives et les formulaires appropris ; transmet lADF au Directeur et au Reprsentant Lgal pour contrle et signature. En labsence de lun des deux, le RAF signe en premier lieu.

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4.3.1.2.2 Contrle et signature de lADF Le RAF contrle les formulaires et les pices et envoie le dossier pour vrification et signature au Directeur de lIDEC. Le Directeur de lIDEC contrle les formulaires et les pices, et signe pour certification chaque formulaire et envoie les formulaires au RL pour contrle et signature. 4.3.1.2.3 Soumission de lADF lACBF Le Responsable Administratif et Financier : reoit ces documents du secrtariat du Secrtaire de Direction ; vrifie que les signatures autorises sont apposes ; Demande la secrtaire de Direction de : - Faire une photocopie en deux exemplaires, une destine la comptabilit et une autre au secrtariat ; - tablit un carnet de transmission (selon les procdures dpart du courrier . Le Chauffeur dpose le courrier une socit de transport rapide du courrier par voie arienne. La mobilisation du paiement est effectue lors de la rception de l'avis de crdit bancaire. 4.3.1.2.4 Demande de Paiement Direct (DPD) Cette mthode est indique lorsque le bnficiaire doit effectuer des paiements un fournisseur dun montant important qui pourrait affecter ltat de la trsorerie du compte spcial. 4.3.1.2.5. Prparation de la DPD et soumission de la DPD Sur le plan comptable, le RAF: vrifie la conformit de la dpense avec l'Accord de don et l'ligibilit au paiement direct (facture, bon de commande, bon de livraison, contrat, avis de non objection, etc.), prpare le paiement, le soumet au Directeur et Reprsentant Lgal pour signature ; Transmet la DPD lACBF suivant la mme procdure que lenvoi de lADF.

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4.4. Organisation de la Caisse de lIDEC 4.4.1. Au niveau de lIDEC Le montant plafond de l'encaisse est de 200.000 FBu. La rgle est de payer par la banque. La caisse servira payer les menues dpenses qui par nature ne peuvent tre rgles par banque. Le Directeur de lIDEC nomme un caissier qui est lunique dtenteur et dpositaire des sommes en espces pour la caisse et doit garder ces sommes dans un coffre fort ferm, dans un tiroir ou une armoire ferme cl. Cette personne est la seule gardienne de ces cls. Les oprations de caisse seront enregistres au jour le jour et suivies travers un journal caisse. Le RAF vrifiera rgulirement la tenue et la rgularit du journal caisse qu'il confrontera avec le solde rel. A la fin du mois, les oprations de caisse sont totalises afin d'introduire une demande de ralimentation de la caisse exactement gale aux dpenses payes par la caisse et convenablement justifies. 4.4.1.1. Gestion de la caisse Dans le cadre des ralisations de ces activits, lUnit de Gestion de lIDEC sera amene avoir des fonds de caisse pour payer les menues dpenses, tels que les dplacements, les photocopies , les petites rparations etc. Une caisse sera alors tenue pour un plafond de 200 000 FBU. Le caissier est charg dassurer la tenue physique de la caisse. Cette fonction sera assure par le caissier. A cet effet, il est lunique dtenteur et dpositaire des sommes en espces pour la caisse et doit, dans la mesure du possible, garder ces sommes dans un coffret qui est lui-mme ferm dans un tiroir ou une armoire ferme cl. Le caissier est le seul gardien de ces clefs. En ce qui concerne les recettes de la caisse, elles proviennent dun approvisionnement effectu partir dun compte bancaire du projet. Le contrle de la caisse est sous la responsabilit du Responsable administratif et Financier.

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La procdure suivre pour la tenue et le contrle de la caisse est la suivante : 4.4.1.1.1. Entre dargent en caisse : La caisse est ralimente chaque fois quelle atteint le niveau plancher de 30 000 FBU. La procdure appliquer pour lapprovisionnement de la caisse est la suivante : Processus dengagement des dpenses remplissage de formulaire demande dapprovisionnement caisse en deux par le caissier et prsentation de la demande pour contrle au RAF ; tablissement dun chque correspondant aprs approbation par le Directeur ; signature dune demande dapprovisionnement caisse et du chque par le RAF et le Directeur ; inscription des rfrences de chque sur la demande dapprovisionnement caisse par le RAF ; retrait espces la banque par le caissier ; tablissement dune pice de caisse recettes pour attester lentre effective dans la caisse par le RAF ; mise jour du livre de caisse la fin de la journe par la personne qui tient la caisse ; transmission livre de caisse et de la pice de caisse recettes au RAF ; enregistrement comptable de lopration par le RAF ; classement des pices comptables la comptabilit. 4.4.1.1.2. Sortie dargent de la caisse Chaque opration de dpense suprieure 50 000 FBU devrait faire lobjet dun paiement par chque. La procdure de dpenses payes en espces est la suivante : Processus de sortie dargent remplissage et signature du bon de sortie de caisse en mentionnant le montant voulu par le demandeur ; approbation du bon de sortie de caisse par le Directeur ; dcaissement et signature du bon de sortie de caisse par le demandeur en attendant les pices justificatives soient fournies ; la rception des pices justificatives, mise jour du montant obtenu, du montant de la facture et du montant retourn par le RAF ; mise jour du livre de caisse la fin de la journe par la personne qui tient la caisse ;

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transmission du feuillet original du livre de caisse et des pices de caisse dpenses originales au RAF par le caissier ; classement du double de la pice de caisse dpenses par le caissier ; enregistrement comptable par le RAF ; classement des pices comptables (pices de caisse dpenses et feuillet) par numro de feuillet et par numro chronologique des pices dans un classeur par le RAF ; Un inventaire de caisse doit tre effectu la fin de chaque mois par le RAF. Le rsultat doit tre matrialis par un procs-verbal sign par le caissier et le RAF. Des contrles inopins de la caisse doivent tre faits par le Directeur afin de responsabiliser le caissier dans lexercice de ses fonctions. 4.5. SYSTEME COMPTABLE Un cabinet expriment sera recrut pour concevoir ou adapter un logiciel de gestion financire qui permettra de produire une information fiable, pertinente et opportune sous forme de tableaux de bord financiers et sur la performance physique pour aider lUnit de Gestion de lIDEC piloter le Projet vers latteinte des objectifs qui lui sont assigns. Le logiciel doit tre la fois situ dans lenvironnement normatif et positif en matire de gestion financire informatise. Le logiciel propos doit reposer sur les bases suivantes : 1. Tenir compte des dispositions du plan comptable national, des normes comptables internationales publies par lIASC (International Accounting Standards Committee) et des directives en matire de comptabilit des dpenses et ressources provenant des bailleurs de fonds, notamment les directives de gestion financire de lACBF, Banque Mondiale etc. ; 2. Intgrer des comptabilits gnrale, auxiliaire et analytique ainsi que de suivi et de contrle budgtaires, permettant le suivi des comptes spciaux et des engagements, analytique et budgtaire par composante, par catgorie et par source de financement ; 3. Permettre la production dinformation financire en temps rel, dans les formats requis par lACBF et autres bailleurs de fonds, sous forme dtats trimestriels financiers, dtats trimestriels de suivi de la performance et des engagements dachats de biens, de services et de travaux ainsi que sous forme dtats financiers consolids de fin dexercice ;

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4. Etre paramtrable avec les donnes de base telles que les composantes et souscomposantes, les catgories et autres lignes budgtaires spcifiques un projet donn, avec leurs dotations budgtaires respectives ainsi que les plans des achats de biens, services et travaux variant dun projet un autre ; 5. Possder les caractristiques dun logiciel multi bailleur de fonds, multidevise, sous Windows, et accompagn dun systme de sauvegarde des donnes. Le logiciel de gestion financire propose doit intgrer les modules et proprits suivants : Un module de gestion commerciale, construit sur la gestion de stocks et des approvisionnements (achats) en biens, services et travaux avec la possibilit de suivre les fournisseurs ; Un module de gestion des immobilisations prvoyant la saisie de codes didentification dau moins 15 caractres dans un registre et dans un fichier et permettant de faire le rapprochement entre linventaire physique annuel et les soldes de la comptabilit, cela exigeant son intgration aux modules de comptabilits ; Un module de suivi des approvisionnements et rapprovisionnements en fonds ainsi que des paiements directs faisant le lien avec le budget trimestriel de trsorerie servant de document de base de retrait de fonds du Compte Don ; Un module de gestion du personnel pouvant renseigner sur les aspects administratif et socioprofessionnel de chaque agent, et permettant une gestion de la paie ; Un module de suivi de la performance pouvant renseigner sur les carts entre les prvisions et les ralisations en rfrence aux indicateurs de performance prtablis ; Le logiciel doit permettre ldition de bulletins individuels et rcapitulatifs mensuels de paie et de suivi des congs pays. Le cabinet devra galement assurer la formation des utilisateurs et fournir une assistance de courte dure lIDEC. 4.5. AUDIT 4.5.1. Audit externe Laudit des tats financiers du don doit permettre lauditeur d'exprimer une opinion professionnelle sur la situation financire du Projet la fin de chaque exercice. Lauditeur exprimera galement des opinions spares sur les relevs de dpenses , d'une part et, d'autre part, les comptes spciaux et ou les comptes du projet pour les fonds reus des

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autres bailleurs de fonds autre que lACBF, et les dpenses effectues au cours de lexercice clos aux mmes dates. Les audits externes seront galement conduits par lACBF tant sur le plan du programme que sur le plan financier. 4.5.2. Audit interne Le contrle interne sera assur par tous les responsables intervenants dans les oprations financires et comptables du projet. Le paiement des dpenses engages est assur par le RAF. Aucune dpense ne peut tre rgle si la certification du service rendu ou de la livraison conforme du bien nest pas disponible.

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CHAPITRE V : PROCEDURES COMPTABLES

5.1. Application des principes comptables gnralement admis. La comptabilit est tenue suivant les hypothses de bases gnralement admises, savoir : - Comptabilit d'engagement ; - Continuit dexploitation. Les Etats Financiers du Projet sont raliss en respectant les caractristiques qualitatives gnralement admises : Intelligibilit ; Pertinence ; Non compensation ; Importance relative ; Fiabilit ; Image fidle ; Prminence de la substance sur l'apparence Neutralit ; Prudence Exhaustivit ; Comparabilit (Permanence des mthodes). 5.2. Application du PBCE, dition 2004 La comptabilit de lIDEC sera tenue en application du Plan Budgtaire & Comptable de l'Etat applicable partir du 1er janvier 2005. Il en rsulte les caractristiques suivantes : Utilisation d'une nouvelle nomenclature des comptes par rapport la comptabilit tenue jusqu'au 31 juin 2005 en application du Plan comptable national 1985 qui reste d'application pour les entreprises prives. Prsentation d'un Tableau des ressources & dpenses au lieu du tableau des soldes caractristiques de gestion Absence d'amortissement, la comptabilit de l'Etat au Burundi n'ayant pas encore intgr ce concept bien qu'envisag dans les recommandations du Fonds Montaire International N.B. Afin d'viter les diffrences de change, toutes ces critures sont valorises au taux du jour de la demande de paiement direct.

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5.3. Planning des travaux comptables 5.3.1. Travaux quotidiens Les travaux que le Comptable doit excuter rgulirement s'articulent autour des points suivants: - Tenue de la caisse ; - Tenue des comptes bancaires ; - Tenue du livre des achats ; - Suivi des stocks. 5.3.1.1. Tenue de la caisse contrle et codification des pices de caisse ; saisie des pices de caisse et de banque, tenue et contrle du brouillard de caisse. Ces travaux donnent lieu la production des documents suivants : situation journalire de la caisse ; tat des suspens de caisse (bons justifier, etc.). 5.3.1.2. Tenue des Comptes bancaires imputation des transactions bancaires (chques, ordres de virement, bordereaux de versement, avis de dbit et crdit, remises de chques) ; contrle des imputations ; saisie des transactions bancaires. Ces travaux donnent lieu la production des documents suivants : position journalire de la trsorerie bancaire ; tat journalier des chques reus ; tat squentiel de suivi des chques mis. 5.3.1.3. Tenue du livre des Achats imputation des factures ; contrle des imputations ; saisie des factures. Ces travaux donnent lieu la production du document suivant : mise jour de la situation des engagements liquids.

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5.3.1.4. Suivi des stocks saisie des bons d'entre et des bons de sortie ; mise jour des fiches de stock. Ces travaux donnent lieu la production des documents suivants : Fiches de stocks. 5.3.2. Travaux mensuels 5.3.2.1. Caisse inventaire physique par le RAF en prsence du Caissier et rapprochement avec le solde comptable ; dition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilit gnrale ; contrle de la saisie ; classement des pices de caisse ; vrification du classement des pices justificatives. Ces travaux donnent lieu la production du document suivant : dition du rcapitulatif des dpenses pour ralimentation 5.3.2.2. Comptes bancaires collecte des relevs bancaires ; comptabilisation des frais bancaires ; dition des journaux de banques, contrle des saisies du mois ; tablissement des tats de rapprochement bancaire et analyse ; vrification de la cohrence du solde du compte spcial ; comptabilisation des ventuelles critures de rgularisation ; dition des journaux de banque dfinitifs ; vrification du classement des pices et documents de banque (relevs bancaires, avis de crdit et de dbit, ordres de virement) ; suivi des oprations de trsorerie non dnoues (oprations de virement en attente (chque ou documents rceptionns mais non encore transmis) Ces travaux donnent lieu la production des documents suivants : position de la trsorerie bancaire ; situation des flux de trsorerie de la priode, actualisation du budget de trsorerie ; tat de suivi squentiel des chques mis et reus.

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5.3.2.3. Journal des Achats dition du journal d'achats ; contrle de la saisie ; rapprochement des documents informatiques pour cohrence ; justification des soldes fournisseurs et analyse ; classement des pices justificatives ; vrification du classement des pices justificatives. Ces travaux donnent lieu la production des documents suivants : balance fournisseurs ; tat des engagements liquids. 5.3.2.4. Stocks Inventaire des stocks vrification de la cohrence des sorties avec les bnficiaires de la DABS ; rgularisation analytique en cas de changement de bnficiaires ( proscrire). Ces travaux donnent lieu la production du document suivant : situation des stocks disponibles 5.3.2.5. Immobilisations. mise jour des acquisitions d'immobilisations ; tablissement ou dition des fiches d'immobilisations relatives aux acquisitions du mois et rapprochement avec les pices justificatives. Ces travaux donnent leu la production du document suivant : tat dtaill des immobilisations aprs rapprochement entre le grand livre et le registre d'immobilisations.

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5.3.3. Travaux de synthse trimestriels Le RAF doit effectuer les tches suivantes: dition du grand-livre gnral et de la balance gnrale, dition des tats de suivi analytique des composantes, dition des tats de trsorerie ; dition des tats de suivi budgtaire. Le RAF doit effectuer les tches suivantes: comparaison des ralisations de la priode avec le budget et explication des carts. rapport financier trimestriel. 5.3.4. Travaux de fin dexercice Ces travaux doivent tre excuts en fin dexercice. 53.4.1. Immobilisations Inventaire physique des immobilisations ; Edition du tableau des immobilisations ; justificatifs et la comptabilit gnrale. 5.3.4.2. Comptabilit et Etats financiers annuels dition du grand-livre gnral et de la balance gnrale ; dition des tats de suivi analytique ; dition du tableau des ressources et emplois ; dition du bilan.

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CHAPITRE VI : PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES DE BIENS ET DE SERVICES

6.1. Passation de marchs des biens et services devant tre financs sur Don ACBF Conformment laccord de don n 206 sign entre lACBF et lIDEC en son article III, section 3.02, les biens et services acquis pour le compte du projet doivent se faire suivant les dispositions et conditions de passation de marchs avec les clauses suivantes : a) LIDEC se procure des fournitures et services auprs du soumissionnaire ayant prsent loffre conforme la moins disante et possdant les comptences et capacits requises et sur base de marchs passs entre le bnficiaire et le prestataire de fournitures et de services ; b) Les marchs de fournitures dun cot estimatif infrieur la contre-valeur de 5,000 dollars chacun, hauteur dun montant global quivalent 20, 000 dollars, peuvent tre passs sur base dune comparaison des offres obtenues dau moins trois fournisseurs conformment des procdures juges satisfaisantes par lACBF ; c) Les marchs de fournitures dun cot estimatif gal ou suprieur la contre-valeur de 5, 000 dollars peuvent tre passs par appel la concurrence dont la publicit est faite localement, conformment aux procdures juges satisfaisantes par lACBF ; d) Pour le cas des services, lIDEC doit faire appel des consultants et un personnel ayant des qualifications et lexprience satisfaisantes et conformment des termes de rfrence rpondant des directives convenues avec lACBF ; e) LACBF ne finance pas les fournitures et services qui nauraient pas t acquis conformment aux procdures convenues et annule le montant du Don qui a servi financer lesdits services et fournitures ou en demande le remboursement. PROCEDURES ET PROCESSUS Le Directeur de lIDEC dsigne formellement un panel de passation de march pour traiter des actions de passation de march de forte valeur, qui sont suprieures au seuil minimum pertinent dfini la section 3.02 de laccord de don. Le panel de passation de marchs tudie les soumissions/propositions/offres et recommande ladjudication des marchs aux soumissionnaires les plus comptents. Le panel de march peut tre un organe permanent ou ad-hoc, selon la nature du march et la comptence technique des personnes impliques

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En ce qui concerne lacquisition des services de consultation devant tre fournis par des firmes ou par des personnes physiques, il doit se faire par le bais dun processus dappels doffres acceptable du point de vue de lACBF. Dans le cas dun tel recrutement le processus est le suivant : Prparation pralable des termes de rfrences spcifiant ce que le soumissionnaire doit fournir, les dlais dans lequel la tche sera excute ; le processus dexamen et dapprobation de la performance, ainsi que le mode de paiement doivent tre absolument tre clairement dfins par un panel Lancement de lappel doffres ; Rception des offres ; Ouverture et analyse des offres. La proposition dattribution de march de forte valeur est effectue par le panel dattribution de marchs. La notification dattribution du march est effectu par le Directeur aprs, le cas chant, lapprobation du CE et la note de non objection de lACBF. Les marchs relatifs la slection dune personne ou de firmes pour la fournitures de services de consultation, de services professionnels ou techniques sont attribus en se fondant principalement sur la comptence technique, la pertinence des savoirs et lavantage comparatif. Le march est attribu le cas chant, sur base de ngociations aprs le lancement dun appel doffres formel. Les propositions relatives au cot sont soumises sparment de loffre technique. 6.2. FACTEURS DECISIFS DANS LE CHOIX DU TYPE DE SOLLICITATION Trois modes de sollicitations peuvent tre utiliss pour lacquisition des biens et services : 1. la demande de cotation ; 2. la demande de proposition ; 3. lappel doffres. Pour dterminer le mode de sollicitation utiliser, on doit dabord se poser la question suivante : DES DISCUSSIONS SONT ELLES NECESSAIRES AVEC LE FORUNISSEUR /VENDEUR/ CONTRACTANT ? Si des discussions sont ncessaires, alors il faut une demande de proposition ; Si des discussions ne sont pas ncessaires, alors il faut une demande de cotation ou un appel doffres (achat excdent la limite stipul dans laccord de don)

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Des discussions sont elles COMPETITIF : ncessaires avec les Achat infrieur la Fournisseurs/vendeurs/Contractants ? limite de laccord de don OUI Demande de proposition

COMPETITIF : Achat excdent la limite de laccord de don Demande de proposition Lettre de non objection ACBF requise avant attribution du march Appel doffres Lettre de non objection ACBF Requise avant attribution de march

NON

Demande de cotation

Les achats par caisse ne sont pas soumis la rgle des comparaisons de prix.

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CHAPITRE VII: GESTION DES STOCKS

7.1. Introduction Dans le cadre de ses activits de tous les jours, le Projet est contraint de dtenir des produits, matires, fournitures et matriels divers. Toutefois, les produits destins l'usage de Projet (carburant, lubrifiants, outillage, pices de rechange, etc.) ne doivent jamais tre prts ou vendus. Dans le cas de produits vendus, une facture doit tre tablie et les fonds encaisss. Quelque soit la personne qui prpare la facture et encaisse les fonds, elle se doit de prparer un bon de sortie de magasin dfaut duquel aucune marchandise ne peut tre dlivre par le magasinier. De plus, pour connatre en tout temps les quantits disponibles, des fiches de stocks doivent tre tenues jour. 7.2. Dfinition des stocks Il s'agit des biens entrant dans le cycle des activits du Projet pour tre consomms la premire utilisation. Ils doivent appartenir au Projet, et celui-ci doit en tre propritaire au moment de l'inventaire, ce qui signifie en particulier que peuvent tre compris dans les stocks les produits en cours d'acheminement ou reus, mais dont La facture n'a pas t comptabilise, et l'inverse doivent tre exclus les produits qui ont t livrs aux clients mais non encore facturs. 7.3. La gestion des stocks L'objectif de la gestion des stocks est de rduire les cots de possession (stockage, gardiennage) et passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock ncessaire pour viter toute rupture de stock, pouvant entraner un arrt des activits du projet. Pour cela, le Projet devra suivre des indicateurs prcis et contrler le mieux possible et les mouvements des stocks et leur tat rel. 7.4. Gestion extra-comptable des stocks La gestion physique des stocks de fournitures ou consommables est faite par le gestionnaire des stocks de faon extra-comptable sur des fiches de stocks, c'est -dire que les stocks sont considrs comme consomms ds leur acquisition et imputs tant en comptabilit gnrale qu'en comptabilit analytique en conformit avec la destination prvue lors de leur commande.

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7.5. Changement de destination En cas de livraison des bnficiaires autres que ceux prvus lors de la commande par exemple des quantits de livres scolaires au final livrs aux coles dans des proportions diffrentes de celles prvues, une rgularisation de la destination analytique devra tre ralise. 7.6. Les indicateurs de gestion des stocks Pour une bonne matrise de ses stocks, le Projet doit utiliser diffrents indicateurs de gestion des stocks: Stock de scurit: c'est la quantit en dessous de laquelle il ne faut pas descendre. Stock d'alerte: c'est la quantit qui dtermine le dclenchement de la commande en fonction du dlai habituel de livraison. Stock minimum: c'est la quantit correspondant la consommation pendant le dlai de rapprovisionnement, donc stock minimum = stock d'alerte - stock de scurit. Stock maximum qui est fonction d'espace de stockage disponible, mais aussi du cot que reprsente l'achat par avance du stock 7.7. Les documents de gestion des stocks Pour un bon suivi des mouvements de stocks, le Projet doit utiliser des documents normaliss : Fiche de demande / suivi des achats ; Bons de commande ; Bon d'entre magasin ; Fiches de stocks ; Bordereau de sortie magasin. 7.8. La gestion physique La gestion physique des stocks repose sur les parties matrialises par suivants : La demande d'achats de biens ou service (DABS) ; Demande dachat ; Procdure dacquisition ; Rception et facturation du fournisseur ; Livraison aux bnficiaires.

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7.8.1. La demande d'achats de biens ou service (DABS) L'objectif de cette fiche est de suivre sur un seul document la vie d'un achat des demandes jusqu' sa consommation finale pour permettre de suivre le lien entre une demande d'achat et la liste des achats prvus au PTBA, de suivre la procdure d'acquisition concurrentielle utilise, de noter les rceptions. Cette fiche tenue par le RAF comprend donc les quatre parties suivantes: demande dachat ; procdures dacquisition ; rception et facturation du fournisseur ; Livraison aux bnficiaires. 7.8.2. Demande d'achats Dans cette partie est document: description du bien acqurir ligne budgtaire signatures du ou des responsables de l'activit contrle budgtaire a priori par le RAF 7.8.3. Procdure d'acquisition Dans cette partie est document: date et quantit rceptionne ; rserves ventuelles sur les rceptions ; rfrence des factures ; contrle comptable par le Comptable. 7.8.4. Rception et facturation du fournisseur Dans cette partie est document : date & quantit rceptionne ; rserves ventuelles sur les rceptions ; rfrence des factures ; contrle comptable par le Comptable.

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7.8.5. Livraison aux bnficiaires. Dans cette partie est document : quantits rellement livres aux bnficiaires ; modifications d'imputations analytiques ventuelles ; contrle budgtaire posteriori par le RAF 7.9. Fiche de stocks Les stocks tant tenu par la mthode des stocks pr affects (en comptabilit analytique code composante et code gographique) ds leur acquisition, une fiche de stocks doit tre ouverte par lAssistant Administratif, gestionnaire de stock le stock maximum est calcul en fonction du principe de stockage adopt et selon la rotation estime de l'article et de la disponibilit des ressources. Par exemple pour un stock rotation trs lente, le maximum est le mme que le minimum. Le maximum est en fait une marge de scurit additionnelle contre une ventuelle rupture ; aprs dfinition du stock minimum et maximum pour chaque article, le gestionnaire de stock veille ce que les commandes soient effectues chaque fois que le niveau de stock tombe sous le niveau, minima. Il doit en outre s'assurer que le niveau de stock ne dpasse jamais les maxima et ainsi fixer la quantit commander ; lAssistant Administratif en tant que responsable du stock surveille le niveau de stock et prpare un tat de stock chaque mois pour tout article dont la quantit est sous le minimum et fait des suggestions de commande ; l'tat de stock est pass en revue par le RAF qui appose sa signature pour approbation aprs que le RAF se soit assur de la disponibilit du budget, la quantit commander est retourne lAssistant Administratif qui ensuite prpare une demande d'achats selon les procdures d'approvisionnement ; en fin de chaque mois, le gestionnaire des stocks prpare aussi un relev de stock qui est un sommaire des stocks disponible par article 7.9.2. Gestion comptable des stocks 7.9.2.1. Principes comptables Le projet utilise la mthode des stocks pr affects impliquant que les stocks sont imputs en consommations tant au niveau de la comptabilit gnrale que de la comptabilit analytique.

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Les mouvements de stocks de la rception jusqu' la livraison au destinataire finale sont donc extra-comptables. 7.9.2.2. Analyse du systme de valorisation des stocks il existe au Projet deux principales sources d'achats: l'achat local et l'importation de l'tranger (cas de livres et revues) ; le RAF donne priorit l'achat local qui est moins complexe. L'importation de l'tranger est considre seulement si l'article n'est pas disponible localement ; en ce qui concerne les achats locaux, les prix unitaires sont disponibles la commande et ils sont inscrits sur le bon de commande. La facture du fournisseur doit comporter en principe le mme prix ; le RAF de mme que lassistant administratif s'assurent que le prix sur la commande est respect au moment de la facturation par le fournisseur. Si une diffrence est constate, la correction est opre au niveau des fiches de stock ; le prix unitaire de l'article import fait l'objet d'un calcul par le RAF et prend en considration ; - le prix FOB d'un port tranger ou un port tout proche, - le cot de l'assurance, - le cot de transport jusqu'au magasin, les frais bancaires ; - les pertes non remboursables par l'assureur frais E.P.B., Vrification et approbation Transmission des pices justificatives au responsable concern pour validation technique et retour au RAF pour vrification financire (rgularit; exactitude) et approbation par le Directeur de lDIEC. Analyse comptable, imputation et saisie comptable Le RAF procde l'analyse des pices afin d'attribuer les diffrentes codifications comptables et analytiques Contrle et classement Le classement constitue une pice matresse pour la bonne tenue d'une comptabilit. II doit se faire par ordre chronologique. Lorsqu'il s'agira de procder au paiement, les pices suivantes seront jointes au chque ou l'ordre de paiement : demande d'achats de biens ou service ; bon de commande ou contrat (original) ; fiche de suivi des commandes ;

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bon de rception (original) ; facture (original) ; pice de paiement ; solde du compte (avis de dbit ou extrait de banque) ; L'initiative de procder au paiement devra provenir toujours du Responsable administratif et Financier qui doit respecter le principe du premier entr premier pay. Il prpare le document de paiement en y annexant les pices justificatives et le remet au Directeur. Le document de paiement est sign au premier degr par le Responsable Administratif et Financier qui doit : vrifier la cohrence des diffrentes pices justificatives ; vrifier la conformit avec la fiche d'engagement et les registres des DABS, des commandes et des factures qu'il annote du paiement ; s'assurer de la disponibilit des fonds sur le Compte spcial/ou Fonds gnrs. Le document de paiement est sign au deuxime degr par le Directeur de lIDEC qui doit vrifier la cohrence des diffrentes pices justificatives Edition des documents comptables Le RAF doit procder chaque mois une dition des documents suivants : comptabilit gnrale ; journal des critures comptables ; grand-livre de comptabilit gnrale ; situation des comptes de tiers ; comptabilit analytique ; grand-livre par composante et s/composante.

Analyse des comptes et rapprochements bancaires Analyse des comptes: Le RAF doit procder chaque mois une justification du solde et des mouvements de chaque compte en rapprochement avec les pices comptables correspondantes.

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Pour les comptes bancaires, le RAF doit tablir chaque mois un tat de rapprochement bancaire faisant apparatre les oprations en suspens tant la banque qu'en comptabilit expliquant la diffrence entre le solde comptable et celui apparaissant sur le relev de la banque. Les oprations en suspens de la comptabilit doivent tre immdiatement corriges et les suspens bancaires doivent faire si ncessaire l'objet d'une correspondance la banque pour rgularisation.

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CHAPITRE VIII : GESTION DES IMMOBILISATIONS

8.1. Introduction Les immobilisations comprennent notamment le matriel roulant ; le matriel informatique ; le matriel de bureau ; le mobilier de bureau. 8.2. Fichier des immobilisations La gestion de ces immobilisations est confie au Responsable administratif et Financier Toutes les immobilisations sont inventories et enregistres dans le module immobilisation du logiciel de comptabilit. La prise en compte dune immobilisation dans ce fichier se fait sur la base dune fiche dimmobilisation prpare par le RAF. 8.2.1. Fiches dimmobilisation Les informations inscrire sur la fiche sont : nature de limmobilisation ; dsignation ; famille ; affectation ; date de rception ; valeur dacquisition ; source de financement Chaque immobilisation est identifie dans le fichier par un numro dimmatriculation unique. Le numro dimmatriculation et le nom du projet sont inscrits sur limmobilisation de faon indlbile (toute altration de ce numro laissera une marque visible sur limmobilisation). Ce marquage sera fait sous les meubles pour ne pas les dnaturer. Il pourra tre trs visible pour les autres biens. 8.2.2. Codification et marquage des immobilisations Aprs acquisition, toute immobilisation doit tre immdiatement marque. Le code attribu limmobilisation est directement inscrit sur celle-ci par tout moyen ineffaable

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sans dommage pour le bien (encre indlbile, plaques inscrutables, marquage poinon sur feu ou sur vitres, etc.). 8.3. Enregistrement des immobilisations 8.3.1. Principes les dpenses d'investissement en immobilisations sont au pralable inscrites au budget ; une Demande dAchats de Biens ou Services (DABS) doit tre soumise au au Directeur par lAssistant Administratif aprs expression des besoins par les utilisateurs ; Responsable Administratif et Financier vrifie si la demande est budgtise. Dans l'affirmative, la demande doit tre approuve par le Directeur de lIDEC ; si la dpense n'est pas inscrite au budget, le demandeur concern doit soumettre un rapport justificatif avec la DABS ; ce rapport justificatif est examin par le Directeur et si la dpense est approuve, la demande d'autorisation est signe par le Directeur de lIDEC; la rception de l'immobilisation et de la facture fournisseur, l'immobilisation est entre au registre d'immobilisations sur la base de la facture ; l'exclusion des terrains et btiments, toute immobilisation acquise est enregistre au magasin comme prvu par les procdures de stock ; l'quipe de rception qui comprend le RAF, lassistant administratif et la personne utilisateur doit examiner l'acquisition lors de son arrive au magasin et un procs-verbal de rception (PV) doit tre tabli en 3 exemplaires par le RAF ; un registre des immobilisations est tenu par le RAF. Chaque immobilisation est enregistre sur une fiche afin de permettre le contrle de son existence physique ; pour les sorties du magasin, les bons de sortie et de rquisition correspondants sont utiliss pour l'enregistrement sur la fiche d'immobilisation, mais pour les immobilisations non inscrites en stock, la facture du fournisseur et le procs verbal de rception agit comme documents de base pour l'enregistrement sur la fiche d'immobilisation ;

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les fiches d'immobilisations sont regroupes par catgorie et par affectation. Le total des valeurs des fiches devra correspondre au montant se trouvant dans le grand livre ; tout changement d'affectation d'une immobilisation fait l'objet d'une note signe par le Directeur et une copie est transmise RAF pour actualisation de la fiche individuelle d'immobilisation. 8.3.2. Valeurs des immobilisations Les immobilisations sont inscrites en comptabilit : leur cot d'achat, c'est--dire le prix d'achat augment des frais accessoires (frais de transport, frais d'installation et de montage, etc..) s'ils existent ; un registre des immobilisations est tenu par la comptabilit. Chaque article immobilis est enregistr sur une fiche afin de permettre le contrle de son existence physique et le calcul manuel des amortissements ; la dprciation des immobilisations est calcule sous forme d'un amortissement. La technique d'amortissement en vigueur est l'amortissement linaire, pratiqu sur la base de la dure de vie de chaque catgorie d'immobilisations ; les valeurs comptabilises sont maintenues dans les comptes d'immobilisations corporelles, mme si l'immobilisation est compltement amortie, tant que ces immobilisations existent et sont susceptibles d'tre mises en service ou cdes. 8.4. Gestion du matriel roulant Tout vhicule de lIDEC doit tre utilis dans le cadre de ses activits. Le Chauffeur mcanicien doit sassurer rgulirement du bon entretien du vhicule et faire rapport au Responsable Administratif et Financier. Le Chauffeur tient un carnet de bord du vhicule et ce document fait partie des documents susceptibles dtre audits. Le Chauffeur est tenu de sassurer que ce carnet est rgulirement complt et sign par les personnes habilites. Le Vhicule ne peut sortir que sur autorisation du Directeur ou du RAF. Etant donn que lIDEC ne dispose quun nombre restreint de matriel roulant, il ; savre ncessaire de bien organiser la gestion du vhicule afin de rationaliser son utilisation. La gestion du vhicule comprend : - Envoie en rparation ;

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Le dispatche des courses quotidiennes ; Lapprovisionnement en carburant.

Le chauffeur est le premier responsable de lentretien du vhicule et de la scurit des passagers. Il se doit de lentretenir suivant les normes requises. Il doit avoir un carnet dentretien et le prsenter au Responsable Administratif et Financier chaque envoie en rparation. Avant le dpart en mission, le vhicule doit tre contrl afin dassurer le bon droulement de la mission. Le dispatche des courses quotidiennes tiendra compte de larrive des demandes, de limportance et de lurgence des courses. Compte tenu de la contrainte de vhicule limit au strict minimum, autant que possible les courses devraient tre regroupes. Lorsque le vhicule de lIDEC nest pas disponible, le personnel ayant des courses professionnelles effectuer devrait utiliser ses propres moyens (sil en dispose) ou prendre le taxi suivant le cas. Les frais relatifs ce dplacement seront rembourss. Chaque employ est pri dinscrire ses besoins en avance. Un cahier est rserv cette effet auprs de lAssistant administratif. Les courses sont rcaputiles quotidiennement sur le tableau se trouvant devant bureau de lAssistant Administratif. Ainsi chaque usager pourra vrifier si le vhicule est encore disponible en cas dimprvue. Pour lapprovisionnement en carburant on doit distinguer deux cas : 1. le cas des courses quotidiennes : Au dbut, le vhicule fait le plein. Il sera complt par la suite chaque fin de semaine son niveau maximum en prsence de lAssistant Administratif mais au pralable le niveau du rservoir sera contrl et le kilomtrage parcouru devra tre rapproch aux consommations 2. le cas des dparts en mission : Les missionnaires soumettent au RAF une budgtisation du carburant ncessaire pour la mission. En cas de mission dans le cadre des travaux rmunrs, lIDEC privilgie la location dans les conditions spcifies par le march et dans ce cas le propritaire donne le vhicule plein au dpart et lIDEC fait le plein du mme vhicule au retour de la mission. 8.5. Gestion des moyens de communication 8.5.1. Tlphones/Fax Le RAF dresse un rapport mensuel dutilisation des moyens de communications (Tlphone et fax) au Directeur qui prend, si cest ncessaire, des mesures appropries.

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Lutilisation du tlphone, fax doit se faire dans le cadre des activits de lIDEC et lutilisation de ces moyens des fins personnels doit tre rduit au strict minimum. En tout tat de cause, les communications personnelles ltranger seront factures au personnel larrive des factures et tout utilisation abusive est passible de sanctions. Pour les appels ltranger pour raisons de services, seul le Directeur dispose dune ligne direct en international. Les autres membres du personnel utiliseront le tlphone fax se trouvant au secrtariat de Direction. La secrtaire de Direction tiendra cet effet un registre des communications partir de cet appareil . 8.5.2. Courrier -lectronique La secrtaire de Direction est aussi responsable de la gestion du courrier entrant et sortant par ladresse lectronique de lIDEC 8.5.3. Correspondances/rapport Le courrier (dpart et arrive) ainsi que les rapports trimestriels doivent obligatoirement passer par le Secrtariat de Direction. LIDEC se dgage de toute responsabilit pour tout courrier non enregistr au niveau du secrtariat de Direction 8.6. Entretien et rparation des immobilisations Chaque dtenteur est le premier responsable de lentretien des immobilisations sa disposition. LAssistant Administratif doit veiller ce que tous les matriels soient tenus dans de bonnes conditions dutilisation, ce qui implique un entretien et une maintenance adquats. Il en informe rgulirement le Responsable Administratif et Financier. Chaque matriel doit subir un entretien priodique suivant des conditions et intervalles de temps dutilisation prvus et consigns dans le cahier historique. Le RAF fixe les intervalles dentretien en respectant les exigences spcifies par le fournisseur ou, dfaut, en prenant soin de lavis dun spcialiste. Lentretien du matriel est effectu selon une des modalits suivantes : contrat de maintenance auprs du fournisseur ou dun spcialiste reconnu ; consultation de trois prestataires pour des entretiens ponctuels non contractuels sauf pour les services dont le cot ne dpasse pas Cinquante Mille Francs Burundais (50.000 Fbu).

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8.7. Suivi des mouvements des immobilisations 8.7.1. Sorties des immobilisations La dcision de mettre au rebut ou de sortir une immobilisation relve uniquement de la responsabilit du Directeur de lIDEC aprs le cas chant lavis de non objection du bailleur. Cette dcision peut se faire suite une demande de la part des utilisateurs concerns. Procdure le RAF tablit un rapport de toutes les immobilisations dclasser quil adresse au Directeur pour approbation ; le Directeur lance un avis de mise en vente ; les offres reues sont examines par une commission ad hoc ; le RAF tablit une facture en double exemplaire qui est signe par le Directeur de lIDEC Le RAF enregistre la sortie de l'immobilisation dans le registre dimmobilisation. 8.7.2. Suivi de lutilisation des matriels Responsable Administratif et Financier est le premier responsable du suivi de lutilisation du matriel. Conformment la procdure de dtention des immobilisations, il est suppos dtenir tout le matriel en commun et non affects. Toute utilisation de matriel en commun doit faire lobjet dune demande au Responsable Administratif et Financier sauf pour les photocopieurs et les machines relier dont lutilisation sera directement consigne dans le cahier de suivi tenu par la Secrtaire Standardiste. Toute utilisation de ce matriel doit tre consigne dans un cahier de suivi. Un cahier de suivi est tabli pour chaque matriel et localis en permanence au bureau de la Secrtaire Standardiste. Le Responsable Administratif et Financier doit effectuer les oprations suivantes pour tous les matriels : vrification de la bonne tenue des cahiers de suivi ; prise des mesures appropries en cas de dfaillance dans cette tenue ;

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contrle la bonne utilisation du matriel partir des inscriptions du cahier de suivi ; vrification de la cohrence des informations et obtention des explications sur dventuels carts dutilisation. 8.7.3. Suivi des consommables Lutilisation des consommables rentre dans la procdure dentretien et de maintenance des matriels. Cette utilisation doit tre inscrite dans le cahier historique dans la partie entretien. Un registre de suivi est tenu cet effet par lAssistant administratif. Le Responsable administratif et Financier doit : vrifier mensuellement et tablir une statistique dutilisation des consommables par matriel ; prendre toute mesure approprie en cas de consommation anormale de ces consommables La gestion des consommables suit la procdure de gestion des stocks. 8.7.4. Entretien et rparation des immobilisations Chaque dtenteur est le premier responsable de lentretien des immobilisations sa disposition. Lassistant Administratif doit veiller ce que tous les matriels soient tenus dans de bonnes conditions dutilisations, ce qui implique un entretien et une maintenance adquats. Chaque matriel doit subir un entretien priodique suivant des conditions et intervalles de temps dutilisation prvus et consigns dans le cahier historique. Le Responsable Administratif et Financier fixe les intervalles dentretien en veillant respecter les exigences spcifies par le fournisseur ou dfaut en prenant soin de lavis dun spcialiste. Lentretien des matriels est effectu selon une des modalits suivantes : contrat de maintenance auprs du fournisseur ou dun spcialise reconnu ; consultation de 3 prestataires pour des rparations qui ne font pas lobjet dun contrat En cas de besoin, une demande de consommables ncessaires lentretien peut tre faite selon les procdures dachat habituelles. Chacun des entretiens dun matriel doit tre inscrit dans le cahier historique.

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Le Responsable Administratif et Financier doit : vrifier en permanence la bonne tenue de ce cahier ; vrifier la bonne excution des exigences dentretien ; prendre les mesures ncessaires pour faire excuter convenablement les oprations dentretien Chaque utilisateur qui constate une panne ou dfaillance dun matriel doit le signaler au Responsable Administratif et Financier Tout accident survenu par suite de lutilisation dun matriel doit tre signal au RAF et faire lobjet dune note explicative auprs Directeur. Le RAF a la charge de la rparation des accidents ou pannes signals. Les accidents ne peuvent tre rpars avant que lexplication fournie ne soit approuve par le Directeur. Chaque panne ou accident signal est enregistr dans le cahier historique par matriel. Les pannes doivent toujours tre rpares : soit par les techniciens du fournisseur du matriel, notamment si le matriel est sous contrat ; soit par un spcialiste reconnu slectionn sur base dune consultation de 3 prestataires La rception de bonne excution des rparations est effectue par le RAF, et lutilisateur. Lentretien journalier des bureaux est rserv aux plantons et aux jardiniers ;

8.8. Affectation et dtention Laffectation des immobilisations relve de la responsabilit du Directeur. Toute affectation est effectue sur base dune note crite par le Directeur. Chaque immobilisation doit avoir un dtenteur individualis. Le dtenteur de limmobilisation est le premier responsable de la bonne tenue de cette immobilisation. Les immobilisations utilises en commun sont rputes dtenues par le RAF. Laffectation initiale dune immobilisation, le changement daffectation ou laffectation dune immobilisation nouvellement acquise doit faire lobjet dune inscription, dune signature et dune fiche de dtention. La fiche de dtention qui peut prendre la forme dune fiche ou dun registre sert : - retracer les affectations successives de chaque immobilisation ;

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identifier clairement le dtenteur dune immobilisation un moment donn pour la dtermination de la responsabilit de la dtention de limmobilisation.

Les fiches de dtention sont tenues par le RAF. La fiche de dtention est mise jour uniquement sur base dune note crite daffectation. En labsence de fiche daffectation dment signe signalant une raffectation, le dernier dtenteur inscrit dans la fiche de dtention est responsable de limmobilisation. nouvelles acquisitions de vhicules ; tient le fichier des consommations journalires de chaque vhicule en carburants et lubrifiants ; fait le suivi de la maintenance prventive par vhicule par la tenue du fichier de lentretien des vhicules ; prpare les dossiers dassurance et de limpt vhicules pour tout le parc automobile du Projet ; relve tous les cots de fonctionnement des vhicules du Projet et fait un rapport mensuel au Directeur ; tient un registre de suivi des vhicules accidents, de la dclaration du sinistre jusquau paiement de la quittance de rparation du vhicule ; affecte les chauffeurs aux vhicules ; produit un plan de fonctionnement du matriel roulant ; veille l'entretien rgulier des vhicules ; produit et supervise l'utilisation des carnets de bords ; produit des rapports priodiques d'activits comportant l'tat du matriel et des stocks ; Pour une meilleure gestion du charroi, le Projet doit : affecter chaque vhicule un chauffeur de prfrence possdant des capacits en mcanique auto ; affecter chaque vhicule une fiche sur laquelle on marque ses consommations et son entretien ; faire un contrle de l'tat de chaque vhicule en fin de semaine ; conserver toutes les cls de contact chez le RAF.

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8.9. Inventaire physique Au mme titre que pour les stocks, le RAF fait faire un inventaire la fin de lexercice suivant la mme procdure. A chaque fin dexercice, le RAF fait procder linventaire physique des immobilisations. Cet inventaire fait lobjet dun PV dment sign par tous les membres de lquipe charge de la ralisation des inventaires. Le RAF compare les inventaires avec les fiches de dtention. En cas de divergence, il vrifie les dernires mises jour des fiches de dtention partir des notes daffectation. Si la divergence persiste, il avise les personnes concernes des divergences constates pour demander les explications ncessaires. Le PV dinventaires accompagns des commentaires du RAF sont transmis au Directeur de lIDEC pour information et le cas chant pour prendre les mesures qui simposent.

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CHAPITRE IX: LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

9.1. Les procdures de gestion du personnel d'appui du projet Ce document est un outil de rfrence pour tout cadre et agent affect au Projet. La liste des tches n'est pas exhaustive. Le Directeur peut tout moment, confier des missions aux diffrents spcialistes affects au Projet. Pour tout ce qui n'est pas mentionn dans ce document, il faut se rfrer au rglement d'ordre intrieur du Projet ; aux notes de service ; la lgislation sociale ; la hirarchie ; etc.... Pour tout problme d'interprtation, s'adresser toujours la hirarchie. Tout projet doit tre dot d'un statut du personnel qui rgit tout agent et cadre travaillant en son sein. Aussi, le prsent document tient lieu de Statut du personnel de lIDEC et ce, conformment au code du Travail du Burundi tel que modifi ce jour et la Convention Collective Interprofessionnelle Nationale du Travail du 03 avril 1980. 9.1.1. Registre du personnel Tout le personnel de lIDEC doit tre enregistr dans un registre du personnel prpar cet effet. Ce registre se prsente comme suit: enregistrement par date d'engagement et par catgorie; nom et prnom de l'agent ou du cadre ; numro de la carte d'identit, lieu et date de dlivrance; photo de l'agent ou du cadre; fonction occupe ; numro et date de l'attestation de naissance ; numro et date de l'attestation de nationalit ; numro et date de l'extrait du casier judiciaire ; rsultat du test de recrutement ; numro et date de la dcision d'engagement ; numro et date de la dcision daffectation ; 9.1.2. Recrutement Pour tout recrutement, les dispositions de laccord de Don prvalent sur les dispositions nationales. Ainsi, le Directeur de lIDEC veillera-t-il recueillir lavis de non objection de

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lACBF chaque fois de besoin pour tout recrutement. Tous les postes sont dcrits par des termes de rfrence prcis et aucun personnel ne peut tr recrut si son profil ne correspond pas aux termes de rfrence. Une publicit est faite sur les caractristiques du poste vacant pour une priode dau moins trente jours. Le Processus de recrutement (description du poste pourvoir, avis d'appel d'offres, organisation des tests, slection des candidats, etc.) est excut par une commission de recrutement .Procdure : enregistrement de l'expression du besoin en personnel ; accord pralable du Directeur et CE et du bailleur rdaction des termes de rfrences; rdaction de l'avis d'appel doffres ; organisation des tests de slection ; slection des candidats ; enregistrement et numrotation chronologique de toutes les demandes d'emploi dans un fichier rgulirement mis jour. Par niveaux de formation, ce fichier reprend les lments vrifis suivants: - nom et prnom du demandeur ; - tat civil ; - niveau de formation ; - exprience professionnelle ; - adresse de contact, Sauf instructions particulires du Directeur, le recrutement se fait sur base de ce fichier . Des tests de slection sont organiss puis ; tablissement des procs verbaux de recrutement ; transmission des trois meilleurs candidats lACBF si ncessaire correspondance au candidat retenu pour confirmer le recrutement; le candidat retenu remet au Secrtaire de Direction les documents suivants: - attestation de naissance, - attestation d'tat civil, - attestation de bonne conduite, vie et murs, - extrait de casier judiciaire, - attestation d'identit complte, - attestation d'aptitude physique. ces documents, en plus de ceux qui sont remis pralablement avec la demande (curriculum vitae, copie du diplme) doivent tre disponibles avant la signature du contrat; signature du contrat de Travail par Reprsentant Lgal ainsi que l'agent recrut;

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inscription au registre du personnel, dclaration l'inspection du travail ; affiliation l'INSS ; abonnement aux soins mdicaux ; remise l'agent d'un exemplaire du rglement du Personnel de lIDEC dont il accuse rception conserver sur un rcpiss et conserver soigneusement dans son dossier ; remise l'agent d'un programme de stage tabli par la Direction de lIDEC prcisant l'chancier de stage. peuvent tre engags lIDEC "les candidats remplissant les conditions suivantes : - tre de nationalit burundaise ; - les trangers peuvent tre engags par contrat dans les mmes conditions que les burundais sous rserves de l'obtention par l'employeur de l'autorisation des services comptents de lAdministration du Travail ; - avoir un casier judiciaire ne comportant aucune condamnation une servitude pnale de plus de 6 mois ; - avoir russi les tests de slection ; - Obtenir lavis de non objection du bailleur si ncessaire ; - tre titulaire dun diplme et de lexprience professionnelle prise en considration pour le poste vacant ; - tre reconnu apte occuper l'emploi par un mdecin du Gouvernement ; - tre reconnu de bonne conduite, vie et murs par l'autorit comptente ; - tre libre de tout engagement envers tout autre employeur et remplir les formalits imposes par le ministre ayant le travail dans ses attributions. 9.1.3. Contenu du dossier individuel d'un membre du personnel. Le dossier contient les fardes suivantes : farde contenant les documents obligatoires : - la demande d'emploi ; - le curriculum vitae ; - lattestation de naissance ; - lattestation d'tat-civil ; - lattestation de bonne conduite, vie et murs ; - lextrait du casier judiciaire ;

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lattestation d'identit complte ; le certificat d'aptitude physique ; la copie du diplme ; la copie du contrat de travail ; laccus de rception du rglement d'entre prise.

farde contenant les diffrentes correspondances : - demandes de congs, - repos mdicaux, - fiches de cotation, - avancement de grades, - mutations, - sanctions, - etc. farde contenant - les bulletins de paie; - autres documents relatifs la rmunration, Les autres documents individuels sont conservs soigneusement dans un endroit dont l'accs est exclusivement rserv au seul Secrtaire de lIDEC. 9.1.4. Essai. l'essai est de six mois pour un cadre ou agent sans exprience dans les projets ; l'essai est de trois mois pour un cadre ou agent avec exprience dans les projets ; la fin du stage, le candidat : - fournit un rapport de stage, - avis du Chef du service utilisateur, soumission du dossier au Directeur pour dcision de titularisation, reconduction du stage ou stage non concluant. 9.1.5. Horaire de travail Les heures de travail sont fixes par le Directeur de lIDEC, la dure hebdomadaire du travail, fixe 40 heures est effectue 5 jours ouvrables du lundi au vendredi inclus. La dure quotidienne de travail est de 8 heures.

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9.1.6. Heures supplmentaires Les heures supplmentaires sont autorises et fixes par le Directeur de lIDEC. Toute heure supplmentaire ouvre droit une indemnit et ou repos compensatoires calculs selon la rglementation en vigueur. Les heures supplmentaires effectivement travailles font l'objet d'une dclaration par l'employ avant toute mise en paiement. Le Personnel d'encadrement ou de direction ne peroit pas lindemnit pour les heures supplmentaires effectues. 9.1.7. Congs lgaux Le Responsable Administratif et Financier : - tablit deux plannings du personnel (un planning pour les cadres et un planning pour les agents) ; - vrifie que la liste comporte tout le personnel ; - s'assure que plus d'un tiers du personnel n'est pas programm pour partir en cong en mme temps ; tous les agents du Projet doivent prendre annuellement le cong auquel, ils ont droit ; la dure du cong est fixe 30 jours ouvrables par priode d'une anne le cong non demand et par consquent non pris ne peut tre report l'exercice suivant et aucune compensation ne peut tre rclame pour le prorata de celui-ci ; Les congs non pris pour des raisons de service ouvrent droit une compensation financire nexcdent pas 60 jours au total. les congs sont rpartis de manire ne pas nuire la bonne marche du service; les demandes de cong doivent tre crites ; toutes les demandes de cong sont adresses au Directeur de lIDEC toutes les demandes de cong doivent tre revtues du sous couvert du Chef direct dont relve l'agent et une copie est rserve au RAF toutes les demandes de cong doivent tre introduites au plus tard 10 jours avant la date de dpart en cong; le cong peut tre refus la date demande si les ncessits de service l'exigent et une autre date est fixe de commun accord avec le requrant et son Chef direct; pendant son cong, l'agent a droit aux mmes traitements de base et autres avantages octroys en priode de service qui peuvent lui tre liquids sa demande avant son dpart en cong ;

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des congs de circonstance sont accords l'occasion des vnements suivants: - mariage de l'intress : 4 jours - accouchement de l'pouse : 4 jours - mariage d'un enfant : 4 jours - mariage du pre : 4 jours - mariage de la mre : 4 jours er - mariage dun parent ou alli au 1 degr : 4 jours - mariage d'un parent ou alli au 2me degr: 2 jours - dcs dun conjoint : 4 jours - dcs d'un conjoint d'un parent ou d'un alli au premier degr: 4 jours - dcs d'un conjoint d'un parent ou d'un alli au deuxime degr:2 jours - mutation de l'agent impliquant un changement de localit: 4 jours les agents peuvent obtenir un repos mdical de quinze jours sur production d'un certificat mdical et ce repos est rmunr ; l'agent peroit un traitement rduit aux 2/3 du traitement de pleine activit en cas d'une interruption de service de plus de trois mois lie son tat de sant dment constat par un mdecin agr. Il bnficie nanmoins de l'intgralit de ses indemnits, des soins mdicaux et des secours en cas de dcs ; les agents fminins, sur prsentation d'un certificat mdical attestant la date prsume de l'accouchement, obtiennent un cong de maternit d'une dure de 14 semaines et peroivent le traitement de pleine activit ; pendant six mois, dater de l'accouchement, les agents fminins bnficient de deux heures de repos par jour pendant six mois et d'une heure de repos par jour pendant une anne pour leur permettre d'allaiter leur enfant ; pour convenance personnelle, les agents peuvent bnficier d'un cong sans traitement pour une dure maximum de 15 mois (formation ; Nomination aux fonctions de lEtat) ; l'agent qui reprend le service est nomm l'un des postes vacants au grade qu'il avait au moment de la mise en disponibilit, le temps pass en disponibilit n'intervenant pas dans le calcul de l'anciennet totale de l'agent ; l'expiration de la priode de cong, d'absence justifie ou de disponibilit, l'agent doit retourner au service, sinon il est mis en demeure par lettre recommande de reprendre immdiatement son service. S'il n'obit pas la mise en demeure, il cesse de faire partie du personnel du Projet ", si l'absence sans autorisation dpasse cinq jours ouvrables.

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91.8. Maladies et absences Un agent qui ne se prsente pas au travail pour une raison quelconque doit en informer son Chef direct au bout de trois jours au plus tard en donnant le motif de son absence. 9.1.8.1. Maladies Toute absence pour cause de maladie doit faire objet d'un certificat mdical. Le certificat mdical est prsent au Responsable Administratif et Financier au plus tard dans 48 heures. Le certificat mdical doit tre sign par un mdecin agr par le Gouvernement. Si le dlai de 48 heures est dpass, l'absence est considre comme non justifie, sauf en cas de force majeure. 9.1.8.2. Absences Toute journe d'absence non justifie n'est pas rmunre et est sanctionne; les sanctions applicables sont les suivantes : une journe d'absence non justifie : 1 3 jours de mise pied 2 journes conscutives d'absence : 2 6 jours de mise pied 3 journes conscutives d'absence: 3 9 jours de mise pied 4 journes conscutives d'absence : 4 12 jours de mise pied 5 journes conscutives d'absence : 5 15 jours de mise pied au del de 5 jours conscutifs d'absence: licenciement 9.1.9. Discipline du personnel LIDEC doit maintenir des rgles strictes de discipline de ses cadres et agents. Sont considres comme fautes disciplinaires : tout retard au service et toute absence non autorise ; tout refus d'ordre manant de son suprieur et donn dans l'intrt du service ; toute utilisation de l'outillage ou autres moyens de production pouvant prsenter un danger ou entraner un gaspillage ou un dfaut de qualit ou de rendement ; tout manquement volontaire aux consignes de scurit ; tout manquement de correction dans les relations entre travailleurs ou entre ceux-ci et la clientle et partenaire;

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tout geste, toute attitude ou infraction portant atteinte aux biens ou au personnel de lIDEC ; tout personnel qui enfreint aux rgles de discipline encourt les sanctions suivantes par ordre de gravit : - avertissement ; - blme avec inscription au dossier ; - mise pied entranant la retenue de la moiti du traitement; o suspension d'un mois renouvelable jusqu' six mois ; - licenciement avec pravis et indemnits de licenciement ; - licenciement sans pravis ni indemnits de licenciement ; Tout agent doit justifier par crit les fautes l'exposant des sanctions disciplinaires. toutes les sanctions font l'objet d'inscription sur la fiche signaltique de l'agent l'agent qui fait preuve de dvouement et de discipline pendant une anne pour la rprimande crite, deux ans pour le blme crit et quatre ans pour la suspension de fonction, peut demander la radiation de la sanction auprs de l'autorit qui a pris la mesure ; les agents cts mdiocres sont licencis avec pravis ; les agents cts assez bons deux fois de suite sont licencis avec pravis ; la direction de lIDEC est habilite infliger toutes les sanctions disciplinaires ; le licenciement relve de l'autorit revtue du pouvoir de nomination : tout agent se sentant ls par la sanction encourue a le droit de recours adresser l'autorit directement suprieure celle qui a pris la sanction au plus tard huit jours calendrier aprs la notification de la sanction ; l'autorit de recours doit statuer dans les quinze jours dater de la rception du recours ; en cas de manquement ses obligations professionnelles ou d'une infraction pour laquelle la loi prvoit une peine de servitude pnale, l'agent concern est immdiatement suspendu de ses fonctions par le Directeur de lIDEC ; un agent suspendu doit voir sa situation rgle dfinitivement dans un dlai d'un mois, sauf si la clture de l'enqute administrative dpend d'une sanction judiciaire en cours ; un agent condamn par jugement une peine de servitude pnale de plus de six mois, est licenci d'office sans pravis et ce, compter du jour o sa condamnation est devenue effective ; un agent qui abandonne son poste, c'est dire absent sans autorisation pendant une dure conscutive de cinq jours ouvrables constate par son

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chef direct, est licenci d'office sans pravis et ce, compter du jour de l'abandon de son poste ; la suspension et le licenciement font l'objet d'un recours auprs du Comit de recours, mais la peine continue courir jusqu' la dcision de l'instance de saisie; une peine abroge donne droit la compensation verse en argent l'agent rhabilit au prorata des jours o la sanction a couru indment. 9.1.9.1. Retards LIDEC instaure des fiches individuelles des prsences ; tout agent est tenu de marquer l'heure d'arrive au service ; tout agent retardataire doit justifier son retard ds qu'il se prsente au service. 9.1.9.2. Sorties pendant les heures de service toute sortie doit tre autorise ; toute autorisation est donne sur un bon de sortie sign par le Chef direct et le bon de sortie renferme les renseignements suivants : - nom et prnom de l'agent ; - nom du service ; - fonction dans le service ; - grade dans le service ; - motif de la sortie ; - accord ou non motiv du Chef direct ; - heure prsume de retour ; - signature du Chef direct. Tout agent qui sort sans autorisation est considr comme n'tant pas au service et supporte toutes les consquences. L'agent, de retour de sa sortie, doit remettre le bon de sortie au Responsable Administratif et Financier. Le personnel relevant de la catgorie de chef de services n'est pas concern. Seulement, il est tenu d'en informer le chef direct dont dpend l'agent. 9.1.9.3. Ouverture et clture des dossiers disciplinaires : enqute sur l'agent concern ; recueil de diffrents tmoignages ; avis du Chef direct sur les rsultats de l'enqute ; rdaction d'un projet de lettre de clture du dossier avec indication de la punition (suspension pour raison d'enqute, un avertissement, un blme, une suspension de 5,10 ou 15 jours.

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9.2. Comportement, accs aux locaux, secret professionnel Le comportement des agents doit rpondre aux normes de discipline dcrites ci avant. L'accs aux locaux rpond aux normes de scurit. A cet effet, lIDEC doit tout mettre en uvre pour scuriser les locaux, les biens et les informations. Aussi les normes de scurit auxquelles doit se rfrer l'accs aux locaux sont celles-ci : accs pour raisons de service; surveillance des entres par un agent de scurit; fermeture des portes extrieures ; les cls sont dtenues par des personnes connues ; l'intrieur des locaux du Projet, les bureaux occups par les diffrents responsables ferment et les doubles dtenus par le RAF ; les ordinateurs, les centraux tlphoniques doivent tre protgs par des stabilisateurs; le RAF doit disposer d'une salle ferme et d'un coffre fort ; l'accs aux locaux de lIDEC par une personne trangre est conditionn par le port d'un badge de scurit; la personne trangre entrant dans les locaux de lIDEC doit laisser sa carte d'identit au portail d'entre; l'agent de scurit va chercher la personne dsire ; lIDEC peut recourir aux maisons de gardiennage sur appel la concurrence avec un cahier des charges spcifique insistant surtout sur le srieux des services rendus par ces maisons. Le secret professionnel : les informations ne peuvent pas tre livres s'il n'y a pas d'autorisation du Directeur de lIDEC ; aucune correspondance de lIDEC ne peut sortir si elle nest pas revtue de la signature du Directeur ; les donnes administratives, budgtaires et comptables doivent tre protges et l'accs ces diffrents documents est imprativement limit ; les donnes comptables doivent tre particulirement protges. 9.2.1. Evaluation du personnel tous les agents lis lIDEC par contrat doivent faire l'objet d'une valuation annuelle qui fait tat de leur mrite ; les cadres de direction font l'objet de notation s'ils sont engags dfinitivement depuis trois mois ;

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les cadres de collaboration font l'objet de notation s'ils sont engags dfinitivement depuis trois mois ; les agents d'excution font l'objet de notation s'ils sont engags dfinitivement depuis six mois ; les cadres et les agents sont nots de la faon suivant : - lite: 90 100% - trs bon: 80 89% - bon: 60 79% - assez bon: 50 59% - insuffisant: moins de 50% le signalement est tabli sous forme de bulletin ; les bulletins de notation sont tablis au premier degr par le Chef direct ayant le grade de chef de service et au deuxime degr par le Directeur de lIDEC ou par le Reprsentant Lgal ; les bulletins sont notifis aux intresss avec accus de rception ; un agent ls en notation peut introduire son recours l'autorit directement suprieure celle ayant attribu la notation ; la notation devient dfinitive l'expiration d'un dlai de 15 jours ouvrables compter de la date de rception du bulletin de notation. 92.2. Rsiliation, abandon du poste ou Dmission 92.2.1. Rsiliation Sauf reconduction de laccord de don ACBF ou existence dautres fonds pouvant justifier le maintien du personnel, tous les contrats expirent de plein droit lchance convenue. Le Directeur de lIDEC est tenu cependant dinformer rgulirement le personnel sur la possibilit ou non de reconduction de leur contrat dans le cadre dun autre accord de financement. En cas de rsiliation pour cause de non reconduction de financement par lACBF ou cause des conditionnalits figurant dans laccord de don ACBF, une indemnit de pravis quivalent un mois de salaires par anne danciennet sera appliqu tout le personnel. Pour les rsiliations pour cause dincomptence ou autres fautes, lIDEC se rfrera au code scrupuleusement au code du travail burundais. 9.2.2.2. Abandon du poste Est considr comme abandon de poste, labsence injustifi au travail pour une dure conscutive de 5 jours calendriers. Dans ces conditions, le contrat de lemploy sera rsili sans pravis.

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9.2.2.3. Dmission. Tout agent de lIDEC peut, sil le juge ncessaire, dposer sa dmission la Direction de lIDEC voire mme laisser tomber son poste sous rserve du respect de lobligation du pravis dun mois. Procdures : Lemploy adresse une lettre de dmission au Prsident du CE avec Copie au Directeur un mois lavance ; Le RL reoit la lettre et renvoi la lettre au Directeur de lIDEC pour classement ; Le Directeur de lIDEC envoi copie annote au RAF pour prparer le solde de tout compte ; Le RAF fait approuver le solde de tout compte par Directeur ; Le Directeur approuve le solde de tout compte et lattestation de travail et les retourne au RAF Le RAF procde au paiement du solde de tout compte et remet lattestation de travail lemploy ; Le Directeur informe lACBF de la dmission de lemploy. 9.2.3. Gestion de la carrire du personnel suivi de chaque travailleur ou employ; essai du travailleur ou employ; essai concluant: incorporation ; essai non concluant: pas retenu ; notation de chaque employ par son chef direct au premier degr et par le Directeur et/ou le Reprsentant Lgal au deuxime degr; employ qui n'a commis aucune faute au cours de l'exercice, cotation Trs Bon; si un employ commet une faute, ouverture du dossier disciplinaire par le chef direct; proposition du programme, des candidats et dun calendrier des formations; vrification des prsences, absences et retards avant et aprs midi ; l'valuation donnera lieu l'indexation du salaire dans les proportions contenues dans le tableau suivant Cotation Elite Trs bon Bon Assez Bon Note (%) >ou=90% >ou=80% >ou=70% >ou=50% Index 12% 10% 8% 3%

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9.2.3.1. Critres relatifs la gestion des carrires du personnel et de l'octroi des primes d'incitation apprciation du rendement ; nombre de retards au service ; nombre de sorties non autorises ; nombre d'absences ; nombre de refus d'obtemprer. 9.2.3.2. Fiche individuelle de rendement: hebdomadaire et mensuelle : nom et prnom ; service ; nature du travail donn par le Chef direct ou autre responsable ou qui rsulte de l'initiative du travailleur ; dure thorique du travail ; date et signature de rception ; date et signature de transmission (remise de travail) ; dlai prvu pour l'excution du travail ; observation du Chef direct suivant le temps utilis, la qualit du travail, la ponctualit et la rgularit. 9.2.4. Tenue des statistiques sur les mouvements du personnel : Les statistiques tenir sur le mouvement du personnel dans un registre ad hoc sont les suivantes : le nombre d'absences ; le nombre de prsences ; le nombre de retards ; le nombre de repos mdicaux ; le nombre de sorties autoris et non autoris ; le nombre de congs lgaux ; le nombre de congs maladie ; le nombre de congs de maternit ; la dsertion du service. 9.2.5. Plan de formation du personnel : identification des agents former; tablissement des besoins en formation ; identification des maisons de formation ; ngociation des conditions tant organisationnelles que financires avec les maisons de formation ;

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envoi des agents en formation ; faire le suivi des agents en formation ; exige aux maisons de formation une valuation des agents en formation; exige au retour de la formation une attestation d'valuation ; 9.2.6. Soins de Sant Les soins mdicaux en faveur du personnel de lIDEC et de tous les ayant droits seront pris en charge par le Projet 100% hauteur de un million de francs burundais (Bif 1000 000) par an et par membre du personnel et ses ayant droits. Cet avantage se limite au territoire national et ne sapplique pas au personnel recrut dans le cadre de la ralisation des tudes commandites. 9.2.7. Dcs d'un employ En cas de dcs d'un employ, le salaire de prsence, et les indemnits de toute nature acquises la date du dcs reviennent de plein droit ses ayant-droits. Les frais funraires sont charge du Projet. 9.3. Gestion du Personnel spcialis Les tches du personnel spcialis sont dcrites dans leurs contrats respectifs. Il revient au Directeur de lIDEC d'apprcier leur travail par rapport aux termes de rfrences spcifis dans le contrat. Toutes leurs obligations sont dcrites dans leurs contrats, leurs manquements sont sanctionns suivant les termes de leurs contrats. 9.4. Gestion de la paie Le Directeur de lIDEC veille l'tablissement rgulier des journaux de paie : la procdure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires ; le paiement est constat par un bulletin individuel de paie, qui est rdig de manire faire apparatre clairement les diffrents lments de la rmunration, la catgorie socioprofessionnelle, la nature exacte de l'emploi occup ; la rmunration est verse soit en espces, soit par virement ou chque bancaire Les salaires sont payes en Francs Burundais au taux du jour de la date de paie

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La procdure comprend les oprations suivantes: prparation de la paie ; calcul de la paie, dition et contrle de l'bauche de paie; dition et contrle des bulletins et des tats de paie ; prparation des chques, ordre de virement et tats de paiement par la caisse ; signature des chques, ordres de virement et notes de retrait despces ; remise de chque et notes de retrait despces aux bnficiaires. Le salaire doit tenir compte des modifications au cours du mois, notamment : nombre de jours prests ; absences ; repos mdicaux ; retards ; sorties autorises ; sorties non autorises ; sanctions disciplinaires : avertissement, blme, suspension ; dossier disciplinaire en cours ; vol des recettes ; vol de carburant ; accident de roulage ; retenues bancaires ; autres retenues. Le salaire doit tre dans les limites des prvisions budgtaires. 9.4.1. Prparation des chques et ordres de virement Le RAF prpare les chques et les ordres de paiement ; prpare un chque d'approvisionnement de la caisse pour le personnel payer en espces ; transmet les chques et les ordres de paiement au Directeur de lIDEC aprs avoir sign en premier lieu. 9.4.2. Signature des chques et Ordres de paiement Le Directeur : vrifient ces documents ; signent les chques et les ordres de paiement ; retournent tous les documents la comptabilit.

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9.4.3. Remise des chques aux bnficiaires Le RAF: vrifie que les chques et les tats ont t revtus des signatures autorises ; enregistre les chques et les ordres de virement dans le brouillard de banque; dpose les ordres de paiement la banque ; remet les chques aux bnficiaires contre dcharge sur la copie du chque ; archive les tats de paie ; archive les documents de banque dans les chronos concerns ; paie ceux dont le paiement est prvu par la caisse aprs margement par chque bnficiaire ; classe ensuite les documents de paie. 9.5. Missions 9.5.1. Gnralits La procdure sapplique pour les missions effectuer dans le cadre des activits de lIDEC et concerne le paiement des frais de mission. Tous les ordres de mission sont signs par le Directeur lexception du sien qui est sign par le Reprsentant Lgal et Prsident du Comit Excutif. Les frais de mission couvrent : les perdiems ; les frais dhbergement et de restauration ; les autres frais ventuels de route ou de sjour. 9.5.2. Missions lintrieur du pays Les taux journaliers pays se font sur base du tableau de rfrence de lACBF. 9.5.3. Missions ltranger Les frais de missions ltranger sont octroys sur base du tableau de rfrence ACBF dans lequel les frais de perdiems et dhtel sont dtermins suivant le cot de la vie de la ville dans laquelle on se rend. Lutilisation de la provision pour payer lhtel doit tre justifi au retour de la mission (les factures dhtel sont ramener comptabilit de lIDEC ). Les montants non justifis doivent tre reverss sur le compte de lIDEC. En cas

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de prise en charge par un autre bailleur, lIDEC tiendra compte des conditions de participation et fixera un supplment si ncessaire. Au plus tard huit jours aprs le retour de la mission, un rapport doit tre rdig, sign et dpos avec loriginal de lordre de mission. Si la mission comporte plusieurs membres et que la rdaction du rapport est collgiale, le rapport est rdig par le moins grad et sign par les autres membres. En cas dgalit de grade, ce sera le moins ancien au grade concern et/ou le moins g. Le chef de mission dposera le rapport de mission au secrtariat avec les originaux des ordres de mission. 9.5.4. Description de la procdure La procdure comprend les oprations suivantes : 9.5.4.1. Etablissement de la demande dordre de mission Une demande dordre de mission doit tre introduite auprs du Directeur et ce dernier sassure auprs du comptable de la disponibilit du budget. En cas de rejet, la demande est retourne son auteur. Etablissement de lordre de mission et signature de lordre de mission La secrtaire de Direction tablit lordre de mission en prcisant les : n de lordre de mission ; nom, prnoms et fonction de lintress ; lieu de destination ; dates de dpart et de retour ; objet de la mission ; identit du vhicule en cas de mission lintrieur. 9.5.4..Signature de lordre de mission Le Directeur signe lordre de mission, le transmet la Secrtaire pour enregistrement avant son envoi au RAF pour paiement des frais de mission et la dotation de carburant ou dautres frais.

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Etablissement de la fiche et paiement des frais de mission : Le RAF vrifie que lordre de mission est sign par le Directeur et prpare une fiche des frais de mission qui comporte les indications suivantes : nom et prnom, fonction, taux journalier, nombre de jours de la mission et le montant total. Le missionnaire dposera auprs du RAF les pices suivantes : loriginal de lordre de mission, le document indiquant les conditions de voyages et de sjour et une copie du billet davion en cas de mission ltranger,. Sur base des documents ci-dessus, le RAF prpare le paiement des frais de mission et les autres frais ventuels et classe les pices justificatives aprs la saisie des critures. 9.5.4.3. Rdaction du rapport de mission : De retour de mission, le chef de mission (si mission plusieurs) ou lintress rdige son rapport de mission et le signe et transmet son suprieur hirarchique. Le chauffeur, en guise de rapport remplira la feuille habituelle de suivi des vhicules et procdera lentretien dusage.

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CHAPITRE X : PROCEDURES DE TRANSMISSION DU COURRIER ET DE CLASSEMENT/ARCHIVAGE

10.1. Introduction La gestion de l'information passe par une rception et une distribution parfaite de tout le circulant l'intrieur de lIDEC, le courrier provenant soit du Directeur ou des partenaires de lIDEC, extrieur au Projet. D'autre part, le Projet expdie du courrier ses partenaires. Il est trs important que les documents soient bien classs et bien archivs. Aussi, la gestion de l'information se fait travers des procdures d'laboration et de transmission des diffrents rapports priodiques, des procs verbaux des runions et des notes d'information. Il faut savoir que les donnes de base de ces rapports manent principalement des partenaires appuys par lIDEC. Pour permettre le suivi des activits du Projet et une bonne exploitation, les dlais d'tablissement et de transmission de ces informations doivent tre fixs et respects. La circulation de l'information est verticale et horizontale. Tous les agents et cadres du Projet doivent disposer de toute information utile. Les rapports priodes sont mensuels, trimestriels et annuels. Les runions d'valuation sont mensuelles et trimestrielles. Les notes d'valuation ou d'instructions sont ponctuelles. 10.2. Les procdures 10.2.1. Les procdures de rception et de distribution du courrier La Secrtaire de Direction reoit et distribue tout le courrier. Sur tout courrier reu est appos un cachet arriv prcisant la date d'arrive Tout courrier reu doit figurer dans un registre ad hoc qui se prsente de la faon suivante: numro d'arrive du courrier ; date d'envoi du courrier par l'expditeur ; date d'arrive du courrier au Projet ; nom et fonction de lexpditeur.

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date de transmission au destinataire ; traitement du courrier par le Directeur qui indique le service concern ; date de retour du courrier trait chez la Secrtaire de Direction. Tout courrier distribu doit suivre la procdure suivante: Le secrtariat met dans le signataire du Directeur le courrier et le lui transmet ; Le Directeur fait des annotations sur le courrier et indique le service devant traiter le courrier; Le courrier revient au secrtariat ; Le secrtariat transmet le courrier au concern avec un accus de rception ; Le courrier trait revient au secrtariat pour classement et archivage. 10.2.2. Expdition du courrier Tout courrier expdi doit suivre la procdure suivante : papier l'entte et avec cachet de lIDEC ; enregistrement dans un registre ; numrotation du courrier ; enregistrement du courrier dans un carnet de transmission; envoi du courrier au destinataire par le planton ; rception du courrier par le destinataire confirm par sa signature dans le carnet de transmission. 10.2.3. Classement et archivage des documents Tout document doit tre class et archiv. La procdure suivre est celle-ci : le courrier ou le document trait revient au secrtariat ; le secrtariat le rceptionne ; le secrtariat le classe dans un classeur au dos duquel est marqu Secrtariat IDEC ou les composantes, par exemple : IDEC, Dpartement Programme, Dpartement Administration et Finances etc. ; le secrtariat indique au marqueur sur le dos du classeur le contenu des documents, par exemple, lettres expdies, lettres reues, statuts, rglement d'ordre intrieur, budget, rapports mensuels, rapports trimestriels, rapports annuels, bilan etc. ; tous les classeurs sont rangs sur des tagres ou dans des armoires tiquetes; tous les documents sont archivs dans une salle facile d'accs pour ceux qui veulent les consulter.

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10.3. Circulation de l'information La circulation de l'information dcrit les procdures d'laboration et de transmission des diffrents rapports priodiques, des procs verbaux et des notes d'information. 10.3.1. Rapports priodiques d'activits 10.3.1.1. Rapports journaliers les rapports journaliers sont internes au Projet ; les rapports sont formels et donns par crit, verbalement ou simplement excuts ; les rapports concernent certaines oprations comme l'encaisse, les extraits de banque, le courrier reu par la Secrtaire de Direction etc. qui requirent un suivi ou un traitement quotidien ; tout employ qui dtient une information susceptible d'avoir un impact sur la vie du Projet est tenu de la communiquer sans tarder qui de droit ; la circulation de ces informations se fait verticalement et horizontalement. 10.3.1.2. Rapports hebdomadaires les rapports hebdomadaires sont internes au Projet ; les rapports sont formels et donns par crit, verbalement ou simplement excuts ; les rapports concernent certaines oprations comme l'encaisse, les extraits de banque, la situation de la vente locale, le courrier reu par la Secrtaire de Direction etc. qui requirent un suivi ou un traitement quotidien ; tout employ qui dtient une information susceptible d'avoir un impact sur la vie du Projet est tenu de la communiquer sans tarder qu de droit ; la circulation de ces informations se fait verticalement et horizontalement ; les rapports hebdomadaires ci-aprs seront produits : la situation des entres et des sorties magasin est tablie par lAssistant Administratif au RAF ; la rquisition par les diverses composantes et la livraison des articles comme le matriel de bureau se font hebdomadairement ; les rapports hebdomadaires sont internes et sont gnralement destins au chef hirarchique au premier degr.

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10.3.1.3. Rapports trimestriels tous les services du Projet fournissent temps les donnes ncessaires la confection des rapports trimestriels ; les rapports trimestriels rendent compte de l'tat d'avancement ou d'excution du programme de travail ou du budget annuels ; les rapports trimestriels sont donns par crit ; le mme type de rapport, le mme canevas de rapport est suivi par les composantes; un rapport trimestriel consolid est tabli par le Direction de lIDEC les rapports trimestriels produire sont : les rapports trimestriels d'activits par les par les Chercheurs Professionnels et Assistants de Recherche, rapports trimestriels d'entretien et rparation des vhicules par le Chauffeur, rapports trimestriels dexcution budgtaire au niveau du Responsable Administratif et Financier ; situation des commandes en cours par l'Assistant administratif ; situation mensuelle des stocks magasin par lAssistant administratif indiquant les entres et sorties magasins valoriss. Ces rapports doivent tre transmis au Directeur de lIDEC au plus tard le 15 du mois suivant. Le Projet veille ce que le Comit Excutif et lACBF reoivent temps ces divers rapports trimestriels. 10.3.1.4. Rapports annuels LIDEC doit tablir des rapports annuels d'activits. Ces rapports sont : rapports annuels d'activits par les Chercheurs Professionnels rapport annuel sur la situation du personnel par le Directeur; rapports annuels d'activits du Directeur de lIDEC ; le suivi budgtaire de fonctionnement et d'investissement par le RAF le rapport Financier par le RAF; l'inventaire physique des stocks par lAssistant Administratif ; le rapport annuel d'audit externe par le cabinet daudit ; Ces diffrents rapports annuels doivent tre disponibles le 31 mars suivant, part le rapport d'audit externe le 30 juin de l'anne suivante.

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10.4. Runions d'change et d'information 10.4.1. Runions hebdomadaires Le Directeur de lIDEC organise une runion hebdomadaire dvaluation de ltat davancement des activits programmes lintention du personnel de programme et du Responsable Administratif et Financier Le procs verbal de la runion est tenu par les Assistants de recherche tour de rle. 10.4.2. Runions trimestrielles le Directeur de lIDEC organise l'intention de tout le personnel une runion trimestrielle d'valuation et dinformation; des procs verbaux des runions trimestrielles d'valuation sont rdigs et diffuss, rapidement. Les Assistants de recherche tiennent les procs verbaux tour de rle. 10.4.3. Notes d'information des notes d'instruction sont rdiges par le Directeur ou le Reprsentant Lgal ; des notes d'information sont rdiges par le Directeur ou le Reprsentant Lgal les notes d'instruction et d'information sont ponctuelles.