S istema G estor de B ase de D atos R elacionales.

Curso Propedutico
MSc. Silvia Lpez Riquelme MSc. Mirtha Cepero Morales Marzo 2010

Microsoft Office Access.

Objetiivos Objet vos Conocer las principales aplicaciones, que en la actualidad tienen las Bases de Datos (BD), como fuentes de informacin, organizadas y estructuradas. Brindar los elementos esenciales para la conceptualizacin y aplicacin de las Bases de Datos como fuentes de informacin, en la solucin de problemas organizacionales y cientficos. Identificar los problemas relativos a la gestin econmica que puedan ser resueltos por medio de un Sistema Gestor de Base de Datos (S.G.B.D). Conocer las caractersticas principales de las Tcnicas de Bases de Datos en general y del Modelo Relacional en particular. Fundamentar la necesidad de utilizar tcnicas para la extraccin y anlisis de la informacin contenida en las bases de datos y otros almacenamientos que dan soporte a los sistemas de informacin de las organizaciones. Identificar las caractersticas y posibilidades de aplicacin de las Bases de Datos, para la bsqueda y organizacin de informacin, que pueden ser utilizadas en sus trabajos de investigacin.

2 Una BD Es un conjunto ordenado e interrelacionado de los datos de una organizacin cualquiera que tiene relacin tanto con su actividad operativa como con su proyeccin tctica como estratgica. Existen diferentes tipos pero el utilizado ser el MODELO RELACIONAL. Este modelo se est empleando con ms frecuencia en la prctica, debido a las ventajas que ofrece sobre resto de los modelos. El principio bsico de este modelo consiste en representar tanto las entidades, denominadas tambin tablas, como las asociaciones, con la ayuda de relaciones. Una tabla est compuesta por lneas y columnas, donde cada lnea o fila, representa un objeto (proveedor, producto) y las columnas o campos representan los atributos de dicho objeto. Una tabla es una estructura. El sistema permite relacionar distintas tablas entre s y tablas con sus ndices. Estos ficheros se conocen como ficheros planos donde las filas representan los distintos elementos (artculos) que conforman el fichero, los cuales a su vez estn compuestos por distintas columnas que conforman los atributos (campos) y que representan el dominio (propiedad) comn a todos los elementos dentro de la base.

Ejemplo de tabla:
Columna=Dominio=Campo=Atributo=Propiedad

CODIGO 1 2 3

NOMBRE Jabn Espuma Leja

PLAN REAL 100 110 200 1900 300 305

Fila= Artculo= Registro=Cluster= Item=Tupla

Ventajas o beneficios del enfoque de BD: 1. Manipulan: a. Grandes volmenes de informacin b. Informacin de alto nivel de complejidad c. Bajo tiempo de acceso requerido 2. Reducen el espacio de almacenamiento

3 3. Reducen la redundancia 4. Evitan inconsistencias 5. Comparten informacin 6. Seguridad 7. Integridad 8. Caractersticas de las tablas y diferencia con las Hojas de Clculo. Trminos

Atributos Es una unidad bsica e indivisible de informacin acerca de una entidad o una relacin. Por ejemplo la entidad proveedor tendr los atributos nombre, domicilio, poblacin, CIF. Claves En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro) concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o ms atributos). Hay varios tipos: primaria (la clave principal), ajena (la que corresponde a una primaria de otra tabla). Dominios Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del atributo poblacin, ser la relacin de todas las poblaciones del mbito de actuacin de nuestra empresa. Entidad-Relacin Modelo de diseo de base de datos grfica, que nos muestra informacin relativa a los datos y la relacin existente entre ellos. Entidades Son objetos concretos o abstractos que presentan inters para el sistema y sobre los que se recoge informacin que ser representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas seran entidades en el entorno de una empresa. Esquema conceptual Definicin del modelo conceptual. Compuesto por el DDL (lenguaje de definicin de datos) y el DML (lenguaje de manipulacin de datos. Integridad de la base de datos Consiste en una serie de normas, que desarrollaremos ms adelante. Estas normas nos indican si una base de datos tiene todos sus elementos correctamente relacionados (consistentes). Modelo conceptual Imagen del mundo real que deseamos plasmar en la base de datos, compuesta por los elementos necesarios para definir todo lo que deseamos incluir en ella.

4 Relacin Es la asociacin que se efecta entre entidades. Por ejemplo la relacin entre las entidades facturas emitidas y clientes. Sistema de Gestin de Bases de Datos (SGBD) Conjunto de programas, procedimientos y lenguajes que nos proporcionan las herramientas necesarias para trabajar con una base de datos. Incorpora una serie de funciones que nos permita definir los registros, sus campos, sus relaciones, insertar, suprimir, modificar y consultar los datos. Tablas Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos. A diferencia de las vistas almacenan datos fsicamente de todos o parte de sus campos.

Figura 1. Imagen que se presenta al solicitar una nueva BD. Fuente: Elaboracin propia

Figura 2. Imagen de una nueva BD vaca. Fuente: Elaboracin propia

6 Objeto Tablla Objeto Tab a

Figura 3. Imagen de las tablas una BD. Fuente: Elaboracin propia

Figura 4. Vista de las relaciones entre las tablas de una BD. Fuente: Elaboracin propia

Figura 5. Vista Diseo de la Tabla Producto. Fuente: Elaboracin propia

Figura 6. Vista Hoja de Datos de la Tabla Producto. Fuente: Elaboracin propia

8 Objeto Consullta Objeto Consu ta

Figura 7. Modos de creacin de una Consulta. Fuente: Elaboracin propia

Zona QBE, (Query by Example)

Figura 8. Creacin de una Consulta en modo diseo. Fuente: Elaboracin propia

Doble clic encima del nombre de una tabla seleccionada o clic en el botn Agregar. Se pueden seleccionar varias al mismo tiempo.

Figura 9. Se utiliza Generar para utilizar el Generador de expresiones. Fuente: Elaboracin propia

Los campos se invocan, haciendo doble clic encima del campo, arrastrndolo hacia el campo en la zona QBE, desplegando en la fila correspondiente al Campo y seleccionando de la lista, o utilizando el Generador de expresiones y seleccionando el campo deseado o el clculo de la expresin deseada.

Figura 10. El Generador de expresiones permite generar clculos, por ejemplo se puede multiplicar el precio por la cantidad del Inventario Inicial. Fuente: Elaboracin propia

Se pueden utilizar todos los operadores que se presentan, tanto los aritmticos, como los lgicos, de cadena, as mismo las funciones que brinda el software.

10 Todas las consultas inician su trabajo de diseo, como consultas de Seleccin.

Figura 11. Vista Hoja de datos de una consulta. El campo InvValorado es el resultado de multiplicar el precio por el Inventario Inicial. Fuente: Elaboracin propia

En una consulta de Seleccin se pueden obtener, totales generales o, por grupo. Tambin se pueden establecer parmetros que permiten cambiar el criterio de seleccin en el momento de abrir la consulta. Tablas de Referencia cruzada sern aquellas consultas que permiten obtener salidas resmenes por filas y columnas. Otra clasificacin de las consultas son las de Accin que son aquellas que afectan fsicamente los registros de las tablas, en cuatro tipos: De Creacin de Tablas, de Eliminacin de registros, de Datos Anexados y de Actualizacin. Estas consultas en el momento de su ejecucin slo muestran un mensaje informativo de la accin que desarrollan.

Figura 12. Vista de la ejecucin de una consulta de Creacin de tablas. Fuente: Elaboracin propia

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Figura 13. Vista del segundo momento de la ejecucin de una consulta de Creacin de tabla. Fuente: Elaboracin propia

Objeto Informe. Objeto Informe. Otro de los objetos de la Base de datos son los Informes. Objeto utilizado para la visualizacin de Informacin.

Figura 14. Vista del inicio de la elaboracin de un Informe. Fuente: Elaboracin propia

Dependen al igual que los formularios de un objeto tabla o una consulta. En diferentes modos de elaboracin, constituyen una gran herramienta de visualizacin de la informacin deseada. En distintos formatos de visualizacin preestablecidos, as como la posibilidad de personalizar los mismos. Poseen un comando que permite ordenar y agrupar los registros. Estn habilitados para realizar clculos. Poseen una caja de herramientas tiles en su diseo.

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Figura 15. Vista previa de la primera pgina de un Informe. Fuente: Elaboracin propia

Figura 16. Vista dos pginas del Informe. Fuente: Elaboracin propia

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Figura 17. Vista de la ltima pgina del Informe, observar el total general despus del ltimo valor de salida. Fuente: Elaboracin propia

Objeto Formullariio. Objeto Formu ar o.

Figura 18. Vista del inicio de la elaboracin de un formulario. Fuente: Elaboracin propia

Los formularios son los objetos utilizados para la entrada de informacin a las tablas. Al igual que los informes, dependen de un objeto tabla o una consulta. En diferentes modos de elaboracin, constituyen una gran herramienta en la entrada de informacin. En distintos formatos de visualizacin preestablecidos,

14 as como la posibilidad de personalizar los mismos. A diferencia de los informes, no cuentan con el comando que permite agrupar la informacin, ni con la posibilidad de a travs del asistente poder lograr totales, promedios, mximo o mnimo de campos numricos. Para lograr este efecto cuentan con la elaboracin de Formularios/Subformularios, que como su nombre indica, son formularios que contienen otros formularios. Al formulario exterior se le denomina Principal y depender de una tabla que se encuentre en el lado 1 de una relacin y al que se encuentra contenido se le denomina Subformulario, que depender de una tabla o consulta que se encuentre en el lado varios ( ). Estn habilitados para realizar clculos a travs de la caja de herramientas que poseen en su diseo.
Principal depende de la Tabla Marcas

Subformulario depende de una consulta con datos de la tabla Producto.

Figura 19. Vista de un Formulario/Subformulario visualiza productos por Marcas. Fuente: Elaboracin propia.

En resumen las BD:

-Son una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los Sistemas de Informacin de una empresa o negocio en particular y manipulados por el Sistema Gestor de la Base de Datos. -Las BD proporcionan la infraestructura requerida para los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones y para los Sistemas de Informacin Estratgicos, ya que estos explotan la informacin en ellas contenida para apoyar el proceso de toma de decisiones o as lograr ventajas competitivas en la organizacin.
-Como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicacin en las Organizaciones permiten: * Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como un recurso corporativo que carece de dueos especficos * Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma informacin, los cambios que se hagan a stos debern hacerse en cualquier lugar donde exista dicha informacin. * Compartir informacin. * Mantener la integridad en la informacin: la integridad de la informacin es una de sus cualidades altamente deseables. Tiene por objetivo que slo se almacena la informacin correcta. * Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el que ms ha ayudado a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos debido a la independencia entre programas y datos.