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CONTROL
Robbins: El control es el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa
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METAS Y OBJETIVOS METAS Y OBJETIVOS Organizacionales, de Organizacionales, divisiones, Divisionales, departamentales, Departamentales, individuales Individuales
Etapa 2: Comparacin Comparaci n del desempeo desempe o real con una norma
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Supuesto Bsico Establecimiento de normas: Las normas deben determinarse de tal modo que sirvan a las necesidades particulares de una compaa y teniendo en mente que con su implantacin podrn medirse aquellas actividades que son vitales en su funcionamiento. Cada uno de los elementos que se consideren como medida estndar, deben reunir dos condiciones bsicas: que puedan ayudar a la direccin a formular decisiones y que provean suficientes datos de comparacin para fundar una opinin
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Etapa 1
Medicin del desempeo real: para determinar cual es el desempeo real, un gerente debe obtener informacin sobre este. Por lo tanto, la primera etapa del control es la medicin. I) Cmo medimos? Cuatro fuentes de informacin que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeo real son la observacin personal, los informes estadsticos, los informes orales y los informes escritos. Para la mayora de los gerentes el uso de una combinacin de enfoques aumenta tanto el nmero de fuentes de informacin como la probabilidad de obtener informacin confiable.
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VENTAJAS
Observaciones Obtiene informacin de primera personales
mano. La informacin no se filtra. Cobertura intensiva de las actividades laborales Fciles de visualizar
DESVENTAJAS
Est sujeta a prejuicios personales. Requiere tiempo Evidente para el que es controlado
Informes
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Eficaces para mostrar relaciones Forma rpida para obtener informacin. Permiten retroalimentacin verbal y no verbal documentar
Proporcionan informacin limitada. Ignoran los factores subjetivos La informacin se filtra. La informacin no se puede
Informes escritos
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II) Qu medimos? La seleccin de los criterios errneos puede ocasionar consecuencias disfuncionales graves. Adems, lo que medimos determina en gran parte, aquello en lo que las personas trataran de sobresalir. La mayor parte de los trabajos y actividades se pueden expresar en trminos tangibles y mensurables. Sin embargo, cuando un indicador del desempeo no se puede expresar en trminos cuantificables, los gerentes deben usar medidas subjetivas. Aunque estas medidas subjetivas tienen limitaciones importantes, son mejores que no tener estndares en absoluto e ignorar la funcin de control. Si una actividad es importante, la excusa de que es difcil de medir es inaceptable.
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Etapa 2
Comparacin del desempeo real con una norma: La etapa de comparacin determina el grado de variacin entre el desempeo real y el estndar. Aunque es posible esperar cierta variacin en el desempeo en todas las actividades, es fundamental determinar el margen de variacin aceptable (parmetros aceptables de variacin entre el desempeo real y el estndar). Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y requieren la atencin del gerente. En la etapa de comparacin, los gerentes se interesan de manera particular en el tamao y la direccin de la variacin. Estas variaciones son importantes tanto si son en ms como en menos
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Etapa 3
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En el siguiente diagrama se resumen las decisiones del gerente en el proceso de control. Los estndares surgen de las metas que se desarrollan durante el proceso de planeacin. Dichas metas proporcionan la base para el proceso de control, el cual es bsicamente un flujo continuo entre la medicin, la comparacin y la toma de medidas administrativas (eventuales). Dependiendo de los resultados de la comparacin, las decisiones de un gerente sobre el curso de accin que tomara podran ser:
1)
2) 3)
no hacer nada
revisar el estndar
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corregir el desempeo
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No
Objetivos
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Estndar
Medir el desempeo real No Es el estndar aceptable? Si No
Es la variacin aceptable?
Si
No hacer nada
Revisar el estndar
Corregir el desempeo
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Si un gerente decide corregir el desempeo real necesita tomar otra decisin: A) debe tomar una medida correctiva inmediata? La medida correctiva inmediata resuelve los problemas al instante para que el desempeo retome su curso B) debe tomar una medida correctiva bsica? La medida correctiva bsica analiza como y por qu se desvi el desempeo y despus corrige la causa de la desviacin.
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Enfoque de Sistemas
Insumos
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Procesos Control Concurrente NO DIVULGAR
Produccin
Control de retroalimentacion
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TIPOS DE CONTROL SEGN EL MOMENTO EN QUE SE EFECTA - Control preventivo o anterior a la accin:
Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una accin administrativa antes de que se presente el problema.
- Control concurrente: Se realiza durante la accin, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de estos llegue a ser demasiado alto.
- Control de retroalimentacin: Despus que la actividad se ha completado, corrige los problemas despus que ocurren.
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- Control de mercado:
Destaca el uso de mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin relativa en el mercado para establecer las normas que se utilizan en el sistema de control.
Destaca la autoridad organizacional y se basa en normas administrativas, reglamentaciones, procedimientos y polticas. Los valores compartidos, las normas, las tradiciones, los rituales, las creencias y otros aspectos de la cultura organizacional regulan el comportamiento de los empleados
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Control Tctico
El nivel gerencial medio, debe ajustar su comportamiento a los parmetros fijados la Direccin. Para ello recibe informacin por va jerrquica y acta como un censor de operaciones. Utiliza el margen de discrecionalidad que se le ha otorgado para tratar de ajustar el nivel de actividad al estndar fijado. En tal sentido revisa personalmente los problemas que salen del estndar y resuelve en consonancia. Su intervencin en el proceso no responde a una continuidad de revisin como el nivel inferior, sino que solo lo hace por excepcin ante casos determinados o por intervenciones sorpresivas destinadas a calibrar el grado de cumplimiento de las normas impartidas a sus subordinados inmediatos. Debe atender las excepciones que hacen al flujo de la actividad y que en su conjunto normalmente comportan la diferencia entre el estndar deseado y el que se podra lograr. El contacto personal y la va informal esta mas cerrada al nivel medio que al nivel inferior, sin embargo, una adecuada relacin entre el nivel bajo y el medio puede facilitar el acceso a la segunda de las va
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CONTROLES COMPARATIVOS Presentamos dos conceptos importantes: Patrn de referencia: La norma de excelencia con la que se mide y compara. Puede ser interna o externa. Benchmarking: Bsqueda de las mejores practicas entre competidores y no competidores que conduce a un excelente desempeo. Externa. Tengamos en cuenta que los gerentes no solo deben buscar las mejores prcticas en organizaciones externas, sino que tambin es importante que busquen dentro de su organizacin las mejores prcticas que se puedan compartir (interna).
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Alimentacin anticipada: Seleccin cuidadosa antes de la contratacin. Establecer polticas especficas para definir el robo, fraude, y los procedimientos de disciplina. Creacin de Cdigos de Etica y Reglamentos Internos de Trabajo. Involucrar a los empleados en la redaccin de estos documentos. Educar y capacitar a los empleados sobre las polticas. Hacer que profesionales revisen sus controles de seguridad internos.
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Concurrente: Tratar a los empleados con respeto y dignidad Comunicar abiertamente el costo del robo Comunicar regularmente a los empleados sus xitos en la prevencin del robo y el fraude Usar equipo de vigilancia de video si las condiciones lo justifican. Instalar opciones de seguridad en sus computadoras, telfonos y correo electrnico. Usar lneas directas para reportar incidentes. Usar medidas ejemplarizantes (despido, denuncia judicial, etc.)
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Retroalimentacin Asegurarse de que los empleados saben que ha ocurrido un robo o fraude, sin decir nombres, pero haciendo saber al personal que esto no es aceptable. Dar a conocer a todo el personal las medidas ejemplarizantes tomadas Usar los servicios de investigadores tradicionales. Redisear las medidas de control Evaluar la cultura de su organizacin y las relaciones de los gerentes y empleados
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Control de Gestin Joan Mara Amat MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL DE GESTIN La mayora de contribuciones que se han realizado sobre el control de gestin y, en particular, las ms dominantes se caracterizan porque: No sealan las vinculaciones del sistema de control financiero con el contexto organizativo y social en el que opera Ignora la existencia de otros mecanismos de control que pueden operar con la misma e incluso con mayor eficacia que los propios sistemas do control financiero
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Control de Gestin Joan Mara Amat ESTRUCTURA DEL MODELO El modelo parte de la distincin de seis elementos diferenciados que configuran el funcionamiento de toda organizacin 1) El sistema de control financiero 2) La estrategia de la empresa 3) La estructura organizativa 4) Los aspectos psicosociales 5) La cultura organizativa 6) El entorno
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Global /Reducido Valores de la organizacin
ENTORNO
CULTURA ORGANIZATIVA
Personalidad Individual de Gerentes y Empleados Caractersticas de la actividad
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Organigrama Normas y Procedimientos
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ESTILOS DE COMPORTAMIENTO INDIVIDUAL E INTERPERSONAL SISTEMAS DE CONTROL RESULTADOS
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Estilos de resolucin de conflictos. Relaciones de poder Adecuacin del sistema de control a las personas
ESTRATEGIA
PROCESO DE CONTROL
Planificacin Comunicacin de Informacin Evaluacin
ESTRUCTURA DE CONTROL
Instrurmentos de Control Sistemas de Informacin Sistemas de incentivos
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FAMILIAR O DE CLAN
Caractersticas Organizaciones pequeas y centralizadas. Gestin basada en liderazgo y supervisin directa del dueo o principal de la empresa. Se rodea de un grupo reducido de personas cohesionado e identificado con l. Actividades rutinarias pero de difcil formalizacin. Elevada identificacin de las personas de la empresa con su lder. Estabilidad del personal. Delegacin a veces del control en algunos empleados claves, fieles al lder. Riesgos Prevalece la fidelidad al lder en detrimento de la eficacia y la innovacin (falta de criticas). Prima el liderazgo, la fidelidad, la supervisin directa y la intuicin ante los mecanismos formales. (contables). En caso de considerarse, la contabilidad est orientada ms a la toma de decisiones que al control. Frenos a la iniciativa individual, en la medida que critique o contradiga al lder
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AD-HOC
Caractersticas Elevada centralizacin, y dificultades para formalizar las tareas, as como para prever, medir y evaluar Se promueve mediante la motivacin individual con la tarea, con la identificacin de los miembros de la organizacin con los valores y objetivos de la empresa. Es flexible e innovador y el elevado compromiso personal acta como un eficaz mecanismo de autocontrol e identificacin. Riesgos Prevalece la intuicin en detrimento de la posibilidad de la formalizacin de actividades ms rutinarias
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Pequea dimensin Limitada formalizacin Estilos personales y culturales poco favorables a la formalizacin
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Control Familiar o de clan Control Burocrtico
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Control ad hoc
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SISTEMAS DE CONTROL RELACIONADOS CON ESTRATEGIAS DE LIDERAZGO EN COSTOS O ESTRATEGIAS DE DIFERENCIACIN (MICHAEL PORTER)
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CONTROL FAMILIAR CONTROL BUROCRATICO CONTROL POR RESULTADOS CONTROL AD-HOC
SISTEMA DE CONTROL
Enfasis en las normas culturales y en la confianza del lder con sus colaboradores Control carismtico ejercido por el dueo Control no formal
INDICADORES DE CONTROL
SISTEMAS DE INFORMACION
SISTEMAS DE EVALUACION
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Los clculos Las desviaciones (realidad/presupuesto) Poco formalizado Cualitativo Facilidad medicin Centralizado (dueo) Sistemas contables orientados a imputacin de gastos y valoracin de stocks. Muy complejos Centralizados Sistema econmico financieros orientados al control por reas de responsabilidad, al anlisis de decisiones. nfasis en el mercado Descentralizado Limitada importancia del sistema de control como elemento de evaluacin personal. Incentivos ligados a la seguridad econmica (necesidades fisiolgicas y Basada en el clculo y anlisis en las desviaciones sociales) de seguridad) Incentivos ligados a resultados
Indicadores cualitativos internos y externos (calidad, servicio, innovacin, tiempo de entrega, cuota de mercado) Orientacin l/p
autorrealizacin
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ESTRATEGIAS
LIDERAZGO EN COSTOS
Control de Rendimiento Control Muy usado (control de costos)
DIFERENCIACION
Cierto uso (metas de calidad)
Burocrtico
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Cierto uso (normas, procedimientos, presupuestos y estandarizacin) Poco uso NO DIVULGAR
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LIDERAZGO EN COSTES
Formalizado y rutinario. Orientado al control de costes Puede pecar de ser rgido, lento y frenar la motivacin
DIFERENCIACIN
Flexible y con nfasis en sistemas informales orientado a resultados. Control basado en la seleccin de personal.
Sistema de Control
Proceso de planificacin
Sistema de evaluacin
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nfasis en la eficiencia Indicadores cuantitativos, financieros y de produccin nfasis en los sistemas de costes. Importancia de la medicin rutinaria de los costes y resultados Poco formalizados Orientado a corto plazo. Importancia de la fijacin de estndares. Proceso muy formalizado y rutinario nfasis en el anlisis de las desviaciones respecto a los presupuestos
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VENTAS-MARKETING
Unidades vendidas por producto y por mercado Precio de venta unitario Costos variables de ventas (comisiones) Costos fijos de ventas
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parte de los proveedores Inversiones en activo fijo (depsitos, maquinaria) Inversin en stock de envases, embalajes, etc Polticas de pago a los proveedores Inversiones en activo fijo (fbrica, maquinaria) Inversin en stock de productos terminados Plazo de entrega del producto terminado Mermas, desperdicios, derrames en el proceso productivo
Precio de compra Costos variables de compra Costos fijos de compra Costos financieros por mantener stock de materia prima y materiales Garanta de suministro por
Participacin en el mercado
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VENTAS-MARKETING
Costos variables de ventas (comisiones)
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Calidad de productos comprados Plazo de entrega de los proveedores Relaciones con los proveedores Calidad Capacidad de dar respuesta a nuevos requerimientos de los compradores Plazo de entrega del producto terminado Cantidad de devoluciones por parte de los clientes Empaque Durabilidad Presentacin
Conocimiento del cliente Capacidad de satisfacer al cliente Capacidad de conocer cambios en los gustos del comprador Plazo de entrega del producto vendido. Trato personalizado Servicio post venta de alta calidad
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reas de Resultados Claves El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales Areas de Resultados Claves en la empresa, si tomamos como estructura la tpica funcional seran:
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Area de compras (de acuerdo a Amat seran Abastecimiento y Logstica interna). rea de produccin (de acuerdo a Amat sera Operaciones). rea comercial y marketing (de acuerdo a Amat sera Ventas y Marketing). rea financiera (de acuerdo a Amat sera parte de Infraestructura de la Empresa). rea de Recursos Humanos (de acuerdo a Amat sera Administracin de Recursos humanos).
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Control de costos Control de inventarios Control de operaciones productivas
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Control de calidad
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Control de costos Control de los tiempos de produccin Control de inventarios Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservacin
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Control de calidad
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Control de marketing
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Control de costos Control a travs de ratios
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rea de Recursos Humanos (de acuerdo a Amat sera Administracin de Recursos humanos).
Controles de asistencia y retrasos
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Control de vacaciones Control de salarios Control de rotacin del personal
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Viculacin entre los sistemas de control de Joan Amat y William Ouchi: William Ouchi Control de clan Relaciones Joan Ma. Amat Control Familiar Control Burocrtico Control por Resultados Control Ad-Hoc
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