Proiect de Specialitate Privind Organizarea Si Functionarea Unei Institutii Publice

Proiect de specialitate privind organizarea si functionarea Bibliotecii Centrale Universitare Mihai EminescuIasi
Masterand: Sovan Simona Specializarea: AP,anul II, grupa 1.3
Iasi, 2011
Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi
CUPRINS
I. Locul si rolul institutiei publice in cadrul sectorului public 1.1. Scurt istoric privind infiintarea institutiei publice 1.2. Descrierea obiectului de activitate 1.3.Prezentarea structurii organizatorice si indicarea fluxului informational (organigrama, interrelatii intre compartimente/departamente/servicii ; competente, atributii, sarcini) 1.4. Interrerlatiile institutiei publice cu partenerii externi (institutii ierarhic superioare si inferioare, furnizori, beneficiari, institutii financiare) II. Cadrul reglementativ privind organizarea si functionarea institutiei publice 2.1. Identificarea actelor normative ce stau la baza organizarii si functionarii institutiei publice 2.2. Prezentarea celor mai importante prevederi legale privind functionarea institutiei publice III. Resurse mobilizate pentru desfasurarea activitatii specifice 3.1. Resurse umane (recrutare, selectie, numire, avansare, promovare, cariera etc.) 3.2. Resurse materiale 3.3.Resurse informationale 3.3. Resurse financiare (surse de finantare, reflectarea veniturilor si cheltuielilor in bugetul institutiei, metode, tehnici, proceduri si operatiuni folosite in finantarea institutiei publice IV. Fundamentarea indicatorilor financiari reprezentativi 4.1. Identificarea modalitatilor de fundamentare a indicatorilor specifici (fizici si valorici) 4.2. Calcule si fundamentari privind veniturile si cheltuielile 4.3. Fluxul informational al documentelor financiare Concluzii si Propuneri
I. Locul si rolul institutiei publice in cadrul sectorului public 1.1. Scurt istoric privind infiintarea institutiei publice Originea Bibliotecii Centrale Universitare Mihai Eminescu Iai se afl n biblioteca fondat odat cu Academia Domneasc n 1640 (devenit n 1835 Academia Mihilean) , la Trei Ierarhi, de ctre domnitorul Vasile Lupu. n calitate de continuatoare a acesteia, Biblioteca Central Universitar Mihai Eminescu de astzi este o instituie cu rang de bibliotec naional, care i pstreaz caracterul de universitar nc din 1860, de la nfiinarea primei universiti din ar. Aceasta i desfoar activitatea n cldirea care trebuia s fie sediul Fundaiei Universitare Ferdinand Ferdinand I Hohenzollern Sigmaringen, Rege al Rom niei, cladire care la 1 septembrie 1945 a fost cedat Bibliotecii, iar ntregul patrimoniu al Fundaiei a trecut n administrarea Universitii din Iai. Din 1949, odat cu transformarea bibliotecilor facultilor (de Drept, tiine economice, Istorie, tiine sociale, Filozofie, Limbi clasice i moderne, Biologie, Matemetic, Chimie, Fizic, Geologie, Pedagogie-psihologie) n filiale ale Bibliotecii Universitare, aceasta devine Biblioteca Central Universitar. Scopul nfiinrii acestei Biblioteci este crearea unei instituii universitare, tiinifice i culturale destinat n primul r nd profesorilor i studenilor universitii, dar i o instituie de utilitate general, la dispoziia tuturor celor interesai. Misiunea ei, achiziionarea, organizarea i asigurarea accesului la o mare varietate de informaii, materiale i servicii care s contribuie la satisfacerea nevoilor intelectuale de informare, de cercetare a ntregului segment de pia (mediul academic ieean, cu extensie ctre cel naional i internaional) a cptat, cu trecerea anilor, valene noi. Astfel, aceasta se dorete a fi : Un preios instrument de lucru pentru profesori i studeni; Un tezaur naional unde s-au adunat i conservat imprimate i manuscrise de valoare; Un focar de cultur pentru oraul Iai i pentru ntreaga zon. Actualul fond de cri i publicaii (de aproximativ 2.527.641 volume de cri i periodice) al Bibliotecii Centrale Universitare a trebuit sa treac prin faze intense de
acumulri. n funcie de componena depozitului, biblioteca a traversat n evoluia sa etape distincte. Serviciile B.C.U. Iai pun accent pe dou caracteristici: Organizarea administretiv-bibliotecar; Asigurarea informrii i documentaiei cititorilor. La sf ritul secolului al XIX-lea, personalul bibliotecii era compus din doar 5 persoane, din care 1 bibliotecar i 4 custozi. La acest numr minim de oameni, era imposibil ca lucrrile s fie rezolvate. n prezent, personalul bibliotecii se constituie din 158 de angajai.
1.2. Descrierea obiectului de activitate Stabilirea domeniului i a obiectului de activitate al B.C.U. Iai prezint importan pentru activitatea de fundamentare a bugetului propriu de venituri i cheltuieli al acestei instituii n cadrul clasificaiei de venituri i cheltuieli la bugetul de stat. Pentru c se ncadreaz n domeniul nvm ntului, ordonatorul principal de credite al Bibliotecii Centrale Universitare este Ministerul Educaiei Naionale, iar Biblioteca, conform regulamentului su de funcionare, este ordonator teriar de credite, ntruct ea nu mai repartizeaz credite bugetare altor instituii publice. Atribuiile i competenele Bibliotecii Centrale Universitare Mihai Eminescu Iai, aa cum sunt menionate i n regulamentul de organizare i funcionare, sunt : - Asigur condiiile pentru consultarea de ctre toate categoriile de utilizatori a documentelor n sala de lectur sau prin mprumut la domiciliu; - Particip la activiti didactice, cultural educative, de cercetare tiinific, asigur nd informarea documentar a utilizatorilor; - Asigur calificarea i perfecionarea personalului propriu prin participarea la cursurile organizate de Ministerul Educaiei i Cercetrii sau la stagii de pregtire i perfecionare n strintate; - Achiziioneaz publicaii i alte documente din ar i strintate; - Colecioneaz lucrrile cadrelor didactice, precum i tezele de doctorat susinute n cadrul instituiilor de nvm nt superior;
- ncheie nelegeri, convenii, contracte cu organizaiile interne i internaionale pentru activiti specifice. Pentru ndeplinirea atribuiilor, Biblioteca desfoar urmtoarele activiti: - Achiziioneaz publicaii i alte documente din ar i din strintate, colecioneaz lucrrile cadrelor didactice i cercettorilor din instituia de nvm nt n cadrul creia funcioneaz; - Realizeaz schimburi de publicaii i alte documente cu instituii, organizaii i personaliti ale vieii tiinifice i culturale din ar i strintate; - Organizeaz pstrarea, folosirea i prelucrarea tuturor categoriilor de documente din colecii proprii; - Asigur condiiile necesare pentru consultarea de ctre toate categoriile de utilizatori a documentelor, n slile de lectur sau prin mprumut la domiciliu. Stabilirea domeniului si a obiectului de activitate a BCU prezinta importanta pentru activitatea de fundamentare a bugetului propriu de venituri si cheltuieli al acestei institutii urmand clasificatia bugetara. 1.3. Prezentarea structurii organizatorice si indicarea fluxului informational (organigrama, interrelatii intre compartimente/departamente/servicii ; competente, atributii, sarcini) BCU funcioneaz ca un complex biblioteconamic universitar, cuprinznd o central i 12 biblioteci filial. Cele 12 filiale sunt unitai de profil, speciale i specializate, avnd funcia utilitar de cercetare, informare i documentare, iar unitatea central are funcia de cultur general.Compartimentele organizatorice ale bibliotecii sunt organizate pe servicii i/sau birouri, n funcie de volumul i complexitatea activitilor, potrivit prevederilor legale. Filialele sunt grupate pe trei servicii principale, fiecare ef de serviciu coordon nd activitatea unui numr de filiale. Conducerea operativ a bibliotecii este asigurat de un director general i de un director general-adjunct. n prezent, personalul bibliotecii este format dintr-un numr de 158 de salariai. Organigrama pe funcii , aprobat de ctre Ministerul Educaiei i Cercetrii este prezentat deasemeni n Anexa 1.
Conducerea general a Bibliotecii Centrale Universitare Mihai EminescuIai este realizat de Consiliul de Administraie. Acesta este condus de directorul general (n calitate de preedinte) i este format din maximum 11 membri, astfel: directorul general, directorul adjunct, contabilul ef i reprezentani ai principalelor compartimente ale bibliotecii (desemnai prin decizie de ctre directorul general), precum i un reprezentant al autoritii finanatoare, desemnat de aceasta. Personalul B.C.U. prezint urmtoarele funcii: -Funcii de conducere: director, director adjunct de specialitate, ef serviciu de specialitate, ef birou de specialitate, contabil-ef; -Funcii de execuie ale personalului de specialitate: bibliograf, bibliotecar, inginer de sistem, analist programator, analist programator ajutor, operator date, conservator, sociolog, mnuitor de carte; -Funcii de execuie ale personalului administrativ: economist, contabil, referent, casier, administrator; -Funcii de execuie ale personalului de ntreinere. Aceast list poate fi completat n funcie de necesiti i cu alte funcii specificate n Legea bibliotecarilor i Regulamentul cadru de organizare i funcionare al bibliotecilor publice. n situaii justificate se pot folosi i funcii specifice altor domenii de activitate, cu aprobarea consiliului local. n ceea ce priveste Unitatea Centrala aceasta are in structura sa urmatoarele departamente: Directiune, Departamentele Achizitii Evidenta; Schimb International, Catalogare; Indexare, Periodice; Marketing; Colectii speciale; Relatii cu publicul; Informatizare;Conservarea Colectiilor;Bibliografic; Contabilitate; Personal Administrativ si Ateliere. Aceasta structurare a bibliotecii pe biblioteci filiale si servicii aferente unitatii centrale dau posibilitatea realizarii obiectivelor si activitatilor bibliotecii cu maxima eficienta, urmarindu-se obtinerea unui timp cat mai scurt privind circulatia informatiilor, cu scopul de a se raspunde cat mai promt cerintelor cititorilor. Structura organizatoric a B.C.U. Iai se aprob de ctre Consiliul de Administraie al B.C.U.,care alege pe directorul-general.
Consiliul de administratie are un rol consultativ, este condus de directorul general, care indeplineste calitatea de presedinte si este format din 11 membri: director general, directori adjuncti, contabil sef si reprezentanti ai principalelor compartimente ale bibliotecii, desemnati prin decizie a directorului general. Acesta este organul de decizie al activitii n domeniile: administrativ, al programelor de dezvoltare ale bibliotecii, politica salarial, financiar, de personal etc. Directorul general i directorul general adjunct se numesc, se transfer i se elibereaz din funcii prin Ordinul Ministerului Educaiei i Cercetrii. Directorul general, cu avizul ministerului, numete, transfer i elibereaz din funcie Contabilul ef al Bibliotecii. Directorul adjunct mpreun cu contabilul ef asigur conducerea operativ a bibliotecii. De asemenea, acesta numete i elibereaz din funcie personalul de specialitate, economic i administrativ. Directorul general al bibliotecii rspunde de ntreaga activitate tiinific, economic i administrativ a instituiei. Directorul adjuct ndeplinete atribuiile delegate de ctre director pe perioade determinate, precum i pe cele stabilite prin regulamentul de ordine interioar al bibliotecii, cu excepia dreptului de a semna documentele contabile. Serviciul financiar-contabil este numit de Directorul general, cu avizul Ministerului Educaiei Naionale si este in subordinea contabilului sef. Contabilul ef al instituiei are urmtoarele atribuii: asigur utilizarea raional a resurselor umane i materiale; asigur meninerea unui echilibru ntre veniturile i cheltuielile instituiei; asigur ndeplinirea unor sarcini date de organul ierarhic superior; controleaz activitatea financiar-contabil pentru a ine o contabilitate corect i la zi; Serviciul Relaii cu Publicul asigur realizarea n condiii optime a consultrii prin mprumut acas sau doar n slile de lectur, a fondului de documente a bibliotecii. Exist at t n central c t i n filiale. n ajutorul su vin toate celelalte departamente. Numrul slilor de lectur este de 30, organizate at t n unitatea central, c t i n filiale, iar capacitatea este de aproximativ de 1200 de locuri. Deasemenea, unitatea central ofer beneficiarilor dou sli de lectur pentru studeni i absolveni de facultate, o sal de lectur pentru profesori i o sal pentru periodice. Serviciul Depozit de carte are n subordine dou servicii :
Seviciul Depozit Legal. Documentele primite sunt organizate pe fonduri i colecii conform legislaiei specifice, iar cele pierdute sau sustrase se elimin din eviden numai pe baza unui act contabil. Serviciul Clasificare zecimal administreaz catalogul ce reflect documentele aflate n colecia bibliotecii, fiind format din fie de descriere pe care se noteaz anumii indicatori cu rol de a facilita regsirea informaiilor n catalog. Acesta cuprinde publicaiile intrate n bibliotec p n n 1995, iar cele intrate dup acest an sunt informatizate. n cadrul bibliotecii sunt organizate cataloage de serviciu i cataloage pentru public. Acestea din urm sunt: catalogul alfabetic, catalogul sistematic pe materii, catalogul topografic. Serviciul Administrativ, Aprovizionare i P.S.I. are n vedere ndeplinirea unor atribiii precum: ntreinerea imobilelor, precum i a altor bunuri ale institiiei, paza i securitatea cldirii, protecia muncii i paza contra incendiilor. Fiecare compartiment i fundamenteaz cheltuielile necesare , iar datele vor fi trimise compartimentului financiar-contabil, mai exact Departamentului financiar iar cheltuielile efectiv realizate vor fi justificate pe baz de documente i transmise .
1.4. Interrerlatiile institutiei publice cu partenerii externi (institutii ierarhic superioare si inferioare, furnizori, beneficiari, institutii financiare)
Relaiile BCU cu exteriorul sunt de subordonare fa de instituia ierarhic superioar Ministerul Educaiei i Cercetrii, care indeplineste rolul de ordonator principal de credite bugetare, si care stabileste norme, normative i reglementri legale privind funcionarea acesteia. Relaiile de subordonare reies din atribuiile Bibliotecii privind desfurarea activitii de administrare a fondului de carte din cadrul unor instituii ca: cele ale Muzeului de Istorie, Grdinei Botanice, Observatorului Astronomic, Catedrei de Germanistic din Universitatea Al. I. Cuza. Subordonarea nu este efectiv ntre instituii, ci doar pe linia administrrii fondului de carte.
Prin intermediul Trezoreriei Finantelor Publice Iasi, se desfasoara relatii privind efectuarea de incasari si plati din creditele bugetare acordate din bugetul de stat, prin intermediul contului deschis de aceasta. Documentele utilizate n cadrul acestor operaiuni sunt: cecuri, ordinul de plat, foi de vrsm nt. Biblioteca are conturi deschise la Trezorerie pentru fiecare tip de cheltuial, pe surse de finanare astfel: cont cheltuieli de personal, cont de cheltuieli materiale i servicii, cont de cheltuieli de capital, cont de venituri proprii. Relaiile de colaborare sunt numeroase. Astfel relaia cu Institutului de Statistic privete transmiterea de informaii cu privire la activitatea desfurat i la principalii indicatori realizai. Deasemenea BCU Iai transmite rapoarte anuale Comitetului Naional al Bibliotecilor din nvm nt. Prin meninerea relaiilor cu bibliotecile instituiilor de nvm nt superior se urmrete asigurarea unei eficiene maxime n completarea, organizarea i utilizarea coleciilor de publicaii, iar cu cele din strintate se asigur intensificarea circulaiei informaiei i a documentelor. Cadrele didactice i cercettorii asigur selecia documentelor rom neti i strine, precum i o evaluare periodic a coleciilor. Totodat biblioteca asigur n incinta sediului su locaii pentru instituii ca : British Council, Geothe Institut pentru care nu percepe chirie, ci printr-un acord s-a stabilit ca n locul acesteia BCU s primenasc cari n limbile german repsectiv englez.Fluxul informaional privind relaiile externe la B.C.U. Iai este prezentat in Anexa 2
II. Cadrul reglementativ privind organizarea si functionarea institutiei publice 2.1. Identificarea actelor normative ce stau la baza organizarii si functionarii institutiei publice
Legea nr. 334 din 31 mai 2002 privind bibliotecile, actualizat prin legea nr. 159 din 2009; Legea nr. 128/1997 privind statutul personalului didactic; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice; Legea nr.154/1998 privind sistemul de stabilire a salariului de baz n sistemul bugetar i a indemnizaiilor pentru persoanele care ocup funcia de demnitate public, actualizat prin OUG nr. 41/28 aprilie 2009;
Ordonana Guvernului nr. 15/2008 privind creterile salariale; OUG nr. 24/2000 privind sistemul de stabilire a salariului de baz pentru personalul contractual n sectorul bugetar; Legea 284 si 285 privind salarizarea Legea nr. 544/12 octombrie 2001 - privind liberul acces la informatiile de interes public Legea nr. 593/15 dec.2004 - privind constituirea, organizarea i funcionarea Depozitului Legal Legislaie de bibliotec
2.2. Prezentarea celor mai importante prevederi legale privind functionarea institutiei publice Bibliotecile centrale universitare funcioneaz n baza Legii nvm ntului, a Legii bibliotecilor i a Regulamentului de organizare i funcionare a bibliotecilor centrale universitare i a bibliotecilor instituiilor de nvm nt superior. Conform acestui regulament, bibliotecile centrale universitare sunt structuri cultural-tiinifice integrate n sistemul naional de nvm nt. Ele particip la procesul cultural-educativ, de perfecionare i cercetare tiinific i efectueaz cercetri proprii n domeniul tiinei informaiei. Actul de infiintare al BCU Iasi : 1. Prin Ordonana domneasc din 26 octombrie 1860 este nfiinat Universitatea din Iai, prima instituie de nvm nt superior a Rom niei.Universitatea din Iasi este continuatoarea Academiei Mihilene, nfiinat la 16 iunie 1835,iar biblioteca universitatii este continuatoarea bibliotecii Academiei Mihailene.
2. Regulamentul pentru bilioteci publice (1864) - Biblioteca Universitii din Iai a devenit Bibliotec Central. 3. Prin Regulamentul bibliotecii, din 9 iunie 1916, promulgat prin Decretul nr. 2271, publicat n Monitorul Oficial nr. 63 din 21 iunie 1916, biblioteca isi schimba statutul din biblioteca publica in biblioteca universitar. 4. Apare noul Regulament al bibliotecii (12 decembrie 1935) promulgat prin Decretul nr. 2826, publicat n Monitorul Oficial nr. 292 din 19 decembrie 1935, pentru punerea n concordan cu Legea nvm ntului din anul 1932. La art.1 al Regulamentului, Biblioteca Universitar din Iai este definit ca fiind o instituie universitar, tiinific i cultural, destinat profesorilor i studenilor universitii dar i ca o instituie de utilitate general, la dispoziia tuturor celor interesai. Acest moment marcheaz inceputul reorganizarii pe baze stiintifice, biblioteconomice, a bibliotecii iesene. 5. Prin Decretul nr. 135 din 14 iulie 1948, Biblioteca Centrala Universitar din Iai altur coleciilor deja existente pe cele ale Fundaiei Ferdinand, n al crei spaiu funciona din anul 1947. 6. Decretul Ministerului Educaiei i nvm ntului nr. 83/1976 - Norme de structur pentru unele instituii cultural-educative din subordinea Ministerului Educaiei i nvm ntului - stabileste faptul c Biblioteca Centrala Universitar M. Eminescu din Iai este unitate bugetar cu personalitate juridic proprie, n condiiile prevzute de art. 10 i 13 din Decretul 703/1973. 7. Hotr rea nr 81/5 februarie 2010 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei,Cercetrii, Tineretului i Sportului, prin care se recunoate c Biblioteca Central Universitar M.Eminescu din Iai este instituie finanat de la bugetul de stat, aflat n directa subordine a Ministerului, conform Anexei nr. 3, poziia XVII. III. Resurse mobilizate pentru desfasurarea activitatii specifice 3.1. Resurse umane (recrutare, selectie, numire, avansare, promovare, cariera etc.)
10
Bibliotecarul are ca principala datorie sa raspunda necesitatilor de lectura, studiu, informare si documentare ale comunitatii pe care o serveste si militeaza activ pentru integrarea bibliotecii n viaa acesteia. n acest sens, bibliotecarul si foloseste cunostintele profesionale si toate mijloacele avute la dispozitie pentru a oferi servicii n timp util, local si la distanta, la cele mai nalte standarde. Recrutarea in vederea intrarii in corpul functionarilor publici din biblioteci se face prin concurs, in limita functiilor publice vacante rezervate in acest scop prin planul de ocupare a functiilor publice. Conditiile de participare si procedura de organizare a concursului se stabilesc potrivit legii. Concursul are la baza principliile competitiei deschise ,transparentei, meritelor profesionale si competentei, precum si cel al egalitatii accesului la functiile publice pentru fiecare cetatean care indeplineste conditiile legale. Concursul consta in trei etape:selectarea dosarelor de inscriere, proba scrisa, interviu. Perioada de stagiu este etapa din cariera functionarului public cuprinsa intre data numiri ca functionar debutant si data numirii ca functionar definitiv. Parcurgerea perioadei de stagiu este obligatorie si efectiva si are ca obiect confirmarea aptitudinilor profesionale ale functionarilor in indeplinirea atributiilor si responsabilitatilor unei functii in cadrul BCU. Promovarea este modalitatea de dezvoltare a carierei prin ocuparea unei functii publice superioare vacante si avanseaza in grade de salarizare corespunzatoare functiei detinute iar Ordonatorii principali de credite au obligaia s stabileasc salariile de baz, soldele funciilor de baz/salariile funciilor de baz, indemnizaiile lunare de ncadrare, sporurile, alte drepturi salariale n bani i n natur stabilite potrivit legii, s asigure promovarea personalului n funcii, grade i trepte profesionale i avansarea n gradaii, n condiiile legii, astfel nc t s se ncadreze n sumele aprobate cu aceast destinaie n bugetul propriu conform legii nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice. Conform art 6 Legea 285/2010 privind salarizarea in anul 2011 : n anul 2011, avansarea personalului ncadrat pe funcii de execuie n gradaia corespunztoare tranei de vechime n munc se face prin ncadrarea n clasele de salarizare corespunztoare vechimii n munc dob ndite, prevzute la art. 11 alin. (3) din legea-cadru, personalul beneficiind de o majorare a salariului de baz avut, corespunztor numrului de clase de
11
salarizare succesive suplimentare multiplicat cu procentul stabilit la art. 10 alin. (5) din legea-cadru, fr acordarea salariului corespunztor coeficientului de ierarhizare aferent noii clase de salarizare. In situatia de fata posturile la BCU sunt blocate. Nu se mai poate vorbi de recrutare, selectie, numire, avansare sau promovare ci de remaniere, astfel numarul personalului din cadrul BCU Iasi sa diminuat de la 188 la 158 de persone. In cazul in care un post este eliberat, din diverse motive, acesta este blocat si nu scos la concurs. Personalul bibliotecii a crescut de-a lungul timpului ca urmare a majorrii volumului de activitate, de la 5 persoane n anul 1864, pentru ca n prezent acesta s ajung la 158 de salariai. Conform legii, personalul bibliotecii se compune din: personal de specialitate: bibliotecarii, bibliografii, cercettorii, redactorii, documentaritii, restauratorii, inginerii de sistem, informaticienii, operatorii, analitii, custozii, m nuitorii, depozitarii i alte funcii de profil; personal administrativ- realizeaz operaiunile de rutin din bibliotec acesta personal de ntreinere. Structura de personal din cadrul BCU- Iai cu funciile de conducere respective poate fi redat n urmtorul tabel: Tabel nr.1- Personalul BCU-Iai cu funcii de conducere Nume Prof.Univ.Dr. Al. Clinescu Nicoleta Popescu Vladimir Petrea Paul Ichim Elena uu Aurelia Stoica Olga Beschea Lcrmioara Chihaia Adrian Simionescu Funcie Director General Director General Adjunct Director economic ef Serviciu Achiziii ef Serviciu Administrativ ef Serviciu Bibliografic ef Serviciu Catalogare ef Departament Colecii speciale ef Birou Contabilitate fiind, de obicei i cel mai numeros, put nd avea calificare medie, dar i superioar;
12
Ioana Gafton Carmen Halciug Carmen Diaconescu Camelia Boca Luminia Dani Dr. Liviu Papuc Mirela Vicol Carmen Alexa Julieta Manolache Dr. Ivona Olariu
ef Serviciu Conservarea coleciilor ef Departament Indexare ef Departament Informatizare Departamentul de Marketing ef Serviciu Periodice ef Serviciu Relaii cu publicul Departament Schimb Internaional ef Serviciu Filiale de t. Sociale ef Serviciu Filiale de t. Umaniste ef Serviciu Filiale de t. Exacte
Sursa: http://www.bcu-iasi.ro/conducere.php Referitor la personal, BCU-Iai are n vedere: s identifice competena necesar pentru personalul care realizeaz activiti care influeneaz calitatea serviciului; s asigure instruirea sau s ntreprind alte aciuni pentru a satisface aceste necesiti; s evalueze eficacitatea aciunilor luate; s se asigure c personalul este contient de relevana i importana activitilor sale i de modul n care ele contribuie la realizarea obiectivelor calitii; s menin nregistrri corespunztoare referitoare la studii, instruire,abiliti i experiena personalului. Profesia de bibliotecar pare s se confunde adeseori cu biblioteca nsi, pornind de la vocaie i transform ndu-se adesea ntr-o obsesie. Nevzui printre "pereii de cri", vorbind n oapt i pind pe v rfuri, bibliotecarul este cel care trebuie s comunice, s pun la dispoziie toate resursele n scopul satisfacerii necesitilor de educare, informare, cercetare i recreere a utilizatorilor si. Dei informatizarea invadeaz universul familiar lui (bazat pe o logic descriptiv, repetitiv i standardizat) , bibliotecarul nu renun la rolul lui de mediator
13
tradiional ntre tiin, cultur, tehnic, ntre politic, social i publicul beneficiar. Pe l ng acestea, bibliotecarului i revine i responsabilitatea istoric de transferare a memoriei umanitii n "biblioteci electronice", salv nd-o din perisabilitatea i moartea h rtiei. n aceast ordine de idei profesia de bibliotecar presupune astzi nu numai adaptarea la noile tehnologii de informare, ci i recuperarea unei vechi tradiii, fundamentat pe ntoarcerea la carte. 3.2. Resurse materiale Cei 18.588 utilizatori activi ai bibliotecii (2010) au vizitat biblioteca, n cursul anului trecut, de 486.884 ori, realiznd 874.036 tranzacii de mprumut . Lor le stau la dispoziie cele 1320 locuri n cele 30 de sli de lectur, echipate cu 179 calculatoare. Dinamica aproximativ constant a fondului ( 2450886 unitati bibliografice in 2010, 34218 documente achiziionate n 2009, peste 32000 n 2008 i peste 33000 n 2007) s-a meninut chiar n condiiile n care finanarea instituional a fost, n 2009, 1/3 din cea obinut n 2008, ceea ce demonstreaz preocuprile colectivului bibliotecii pentru nnoirea i mbogirea coleciilor. In ceea ce priveste resursele materiale, acestea se concretizeaza si in sistemele de monitorizare a locurilor din salilie de lectura, aparatura specifica necesara desfasurari activitatii in cadrul bibliotecii, statiile pentru public, birouri de informare si piesele de mobilier speciale pentru amenajarea biblitecilor. Echipamente functionale in unitatea centrala si Filiale Unitatea central: Calculatoare-164 Calculatoare ALEPH OPAC 70 Calculatoare ALEPH WEB- 74 Servere 13 Scannere- 9 Imprimante- 23 Cititoare BARCOD- 11
Filiale:
14
Calculatoare-152 Calculatoare ALEPH OPAC 44 Calculatoare ALEPH WEB- 105 Scannere- 11 Imprimante- 18 Cititoare BARCOD- 29
LICENE:50 licene web Aleph,54 licene full Aleph, 1 licen Z39.50 pentru acces catalog naional online,1licen X-server Free pentru teste,122 licene OfficeBidDefender SendMail 120 licene utilizator soft antivirus pentru reea Nod32 Standard 161 utilizatori - soft antivirus la nivel workstation, Nod32 Remote Administrator 1 buc.Nod32 Server 1 buc. Licene Nero - 6 buc. Licene Coreldraw - 3 buc. Linux Red Hat Enterprise3.0 Es server - 1 buc. Licene Windows 2003 Server CAL 96 buc. Licene Windows 2003 Server 2 buc. Digital unix (cu upgrade p n la 20 useri) Windows NT 4 Server 1 buc. 3.3.Resurse informatice Orientarea catre utilizatorul de tip nou presupune nu doar dezvoltarea coleciilor conform cerinelor acestuia, dar i adaptarea functiilor sale tradiionale la noile necesiti de informare, prin organizarea un sistem complex de servicii, inclusiv posibilitatea de a participa la activiti culturale organizate n bibliotec - i de aici o prelungire, o adaptare si o actualizare a dimensiunii culturale tradiionale. Fiind prima bibliotec din Rom nia complet informatizat (unitatea central i cele 13 filiale), biblioteca i-a construit o unic baz de date online, care n prezent are peste 1,8 milioane nregistrri bibliografice (reprezentand intregul fond de publicaii), dar a fost i n permanent legtur cu comunitatea tiinific din domeniul biblioteconomiei i tiinei informrii, cu cele mai noi abordri ale profesiei. Faptul c peste 50% din cheltuielile pentru achiziii au fost, n 2009, pentru colecii electronice (procent comparabil cu cel calculat i n cazul unor biblioteci din ri cu tradiie n alctuirea de astfel de colecii) este un argument al preocuprii manifestate n aceast direcie
15
Conectat, dup anul 2000, la baze de date naionale i internaionale de nivel academic, biblioteca s-a aliniat tendinelor contemporane ale cunoasterii tiinifice, fiind interfaa ntre aceste platforme ale cunoaterii i utilizatorii crora le ofer resurse pentru studiu si cercetare. BCU Iai este unul dintre membrii fondatori ai Consoriului pentru Achiziia Resurselor Electronice n Rom nia (CARER). Biblioteca ofer astzi acces (prin abonamente n consoriu sau individuale, precum i prin Proiectul Anelis) la importante baze de date tiinifice (ProQuest, SpringerLink, Ebsco, Scopus, Embase, ScienceDirect, EuropeanSources, ISI Thompson), din variate domenii ale cunoaterii: literatur, art, istorie, drept, medicin,economie, tiine exacte - matematic, fizic, chimie, biologie, informatic (http://www.bcuiasi. ro/journals.php) i la un numr semnificativ de cri electronice (http://www.bcuiasi.ro/books.php). 3.3. Resurse financiare (surse de finantare, reflectarea veniturilor si cheltuielilor in bugetul institutiei, metode, tehnici, proceduri si operatiuni folosite in finantarea institutiei publice) Bibliotecile judeene, categorie din care face parte i Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai, sunt biblioteci de drept public cu personalitate juridic. Bibliotecile judeene se organizeaz i funcioneaz n toate municipiile reedin de jude, n subordinea consiliilor judeene. Serviciile culturale se pot realiza n mod gratuit sau cu plat taxe, tarife sau preuri - , care nu acoper ntotdeauna valoarea de pia a serviciului respectiv. De aceea, n aceste cazuri, instituiile respective pot s nu realizeze deloc venituri sau s ncaseze venituri modice, care nu acoper costul serviciilor, iar pentru continuarea activitii acestea au nevoie de subvenii de la buget sau din alte resurse. Instituiile i activitile cultural artistice se finaneaz n toate rile cu prioritate de la bugetul public, fie integral, fie parial, prin acordarea de subvenii n completarea veniturilor proprii. n afara bugetului, finanarea cheltuielilor publice pentru cultur se mai realizeaz din veniturile proprii ale instituiilor respective, obinute din activiti specifice sau alte
16
activiti. Este cazul instituiilor publice artistice de spectacole, instituiilor muzicale care pot obine venituri din activitatea desfurat sau din alte activiti (nchirieri, expoziii). O mare importan o au i donaiile i sponsorizrile ca resurse ce acoper o parte din cheltuielile acestor instituii Ca sisteme de finanare a cheltuielilor instituiilor pentru cultur, menionm: Finanarea bugetar, respectiv alocarea integral de la buget a fondurilor necesare ntreinerii i funcionrii instituiei i vrsarea la buget a eventualelor venituri realizate; unele instituii finanate integral de la bugetul de stat pot folosi direct veniturile proprii pentru acoperirea cheltuielilor unor proiecte sau programe; Finanarea din venituri extrabugetare i alocaii din buget, respectiv reinerea veniturilor realizate pentru a acoperi unele cheltuieli i primirea n completare a unor subvenii de la bugetul de stat sau de la bugetele locale, n funcie de subordonare; aa este cazul caselor de cultur, al muzeelor, al unor instituii de spectacole i concerte, teatre, opere, filarmonici, etc. Finanarea din veniturile extrabugetare (autofinanare) n cazul instituiilor care au venituri sufuciente pentru a-i acoperi n totalitate cheltuielile deoarece desfoar activiti cu caracter economic, cum sunt: Institutul de Memorie Cultural, Arhiva Naional de Filme, edituri, publicaii culturale. Finanarea din fonduri extrabugetare. n ceea ce privete cultura, n anul 1998 s-a creat Fondul Cultural Naional care este un fons extrabugetar gestionat de Ministerul Culturii i Cultelor. Fondul se constituie dintr-o serie de contribuii ntre 1% i 5% calculate asupra ncasrilor realizate de agenii economici care efectueaz operaiuni cu bunuri culturale, donaii, sponsorizri, sume din colaborri internaionale. Potrivit Legii Finanelor Publice, veniturile proprii de instituiilor publice provin din chirii, organizarea de manifestri culturale, concursuri artistice, publicaii, studii, proiecte, etc. Fondul de susinere a bibliotecilor neconsumat n timpul exerciiului bugetar anual, se raportez cu aceeai destinaie, n anul urmtor. Alturi de acest fond, din categoria veniturilor extrabugetare fac parte i veniturile proprii. Potrivit Legii Finanelor Publice, veniturile proprii ale instituiilor publice provin din chirii, organizarea de manifestri culturale, concursuri artistice, publicaii, prestaii editoriale, studii, proiecte,
17
valorificri de produse din activiti proprii sau anexe, prestri de servicii i alte asemenea. Punerea la dispoziia instituiilor publice a mijloacelor necesare finanrii cheltuielilor aprobate prin buget, proces cunoscut sub denumirea de finanarea bugetar, constituie un act de mare rspundere din partea organelor abilitate prin lege s dispun de aceste resurse Datorit caracteristicii obiectului de activitate al acestor instituii, resursele proprii obinute nu vor putea niciodat s acopere cheltuielile n totalitate. Aceasta nseamn c resursele de la bugetul statului sub forma creditelor bugetare vor continua s reprezinte cea mai important surs de finanare a acestora. Finanarea cheltuielilor bugetare reprezint alocarea de mijloace bneti, pe baza bugetelor publice ca balane financiare aprobate, la dispoziia consumatorilor de fonduri autorizai: ordonatori de credite bugetare, pentru destinaii precis stabilite, ca expresie a nevoilor publice recunoscute ca atare.1 Finanarea de la bugetul statului se poate contura distinct prin tehnica deschiderii i repartizrii de credite bugetare. Deschiderea de credite bugetare reprezint autorizarea expres pe care o da instituia ce gestioneaz bugetul public finanatorul, unitii operative a Trezoreriei Finanelor Publice Bucureti, unde sunt deschise conturile bugetare i cele ale ordonatorilor de credite bugetare, prin care se dispune ca o anumit sum de bani cu titlu de credit bugetar s treac din contul bugetar n contul ordonatorului principal de credite bugetare, la solicitarea acestuia. Iniiativa n finanarea bugetar o are ordonatorul principal de credite bugetare care ntocmete trimestrial o cerere de deschidere de credite bugetare n trei exemplare pe care o adreseaz finanatorului. n cerere se precizeaz suma solicitat, n acord cu prevederile aprobate din bugetul ordonatorului principal, i subdiviziunea de cheltuieli, capitolul la care se ncadreaz.. Odat cu cererile menionate ordonatorii de credite bugetare prezint o not justificativ i dispoziiile bugetare pentru repartizarea creditelor ctre ordonatorii subordonai.
1
tefura Gabriel, Procesul bugetar n Romnia, Ediia a II-a, Editura Junimea , Iai, 2004, pag. 116
18
Ordonatorii principali de credite, dup primirea comunicrii privind deschiderea creditelor, procedeaz la repartizarea creditelor la instituiile din subordine. informaional privind deschiderea de credite bugetare este prezentat in Anexa 3 Repartizarea creditelor bugetare presupune iniiativ din partea aceluiai ordonator principal de credite, care ntocmete dispoziiile bugetare de repartizare, pe care le adreseaz Trezoreriei Finanelor Publice a municipiului Bucureti unde-i are deschis cont. Dup repartizarea creditelor bugetare n conturile ordonatorilor, acetia sunt informai de Trezorerie, de repartizarea sumelor n contul creditelor bugetare, n contul lor de la Trezorerie. Repartizarea are loc pe baza urmtoarelor elemente de fundamentare: necesarul de finanat n limita creditelor aprobate i repartizate pe trimestre i disponibilul de credite rmas din perioadele anterioare.Fluxul informational privind repartizarea creditelor bugetare este prezentat in anexa 4. Prin finanarea de la bugetul de stat se asigur instiuiei publice necesarul de mijloace pentru desfurarea activitii conform prevederilor din bugetul de venituri i cheltuieli aprobat. Acest tip de finantare cuprinde: Finanarea de baz: care se stabilete n funcie de numrul de cititori ai bibliotecii i se realizeaz prin: credite bugetare acordate de Ministerul Educaiei i cercetrii n funcie de bugetul de venituri i cheltuieli al bibliotecii aprobat de acest minister. Acestea sunt utilizate pentru plata salariilor i cheltuielilor materiale. Finanarea complementar: cuprinde cheltuielile pentru dotri achiziii de crti i publicaii strine, n valut, investiii- achiziii de calculatoare i reparaii capitale. Acest tip de finanare se face pe baza unei note justificative pentru solicitarea de fonduri de la bugetul statului. Finanarea bugetar presupune deschiderea de cont la unitatea Trezoreriei Finanelor Publice n raza creia se afl fiecare unitate n parte. n acest sens, n aciune sunt implicai Ministrul Finanelor Publice ca ordonator principal de credite, Directorul BCU ca ordonator teriar de credite bugetare i Trezoreria Finanelor Publice. Fluxul
19
Finanarea
din
venituri
extrabugetare.
Veniturile
extrabugetare
ale
bibliotecilor centrale universitare provin din chirii pentru nchirieri de spaii, taxe pentru eliberarea permisului i a vizei anuale, contravaloarea cursurilor de biblioteconomie susinute i a lucrrilor bibliografice realizate, i din amenzile pentru nerespectarea termenului de restituire a crilor sau pierderea acestora. Acestea se ncaseaz n numerar, taxele, prin casieria proprie, sau din contul bibliotecii deschis la Trezoreria Iai, cont care periodic sau zilnic este alimentat cu ncasrile realizate n numerar. Finanarea extern. n acest tip de finanare se ncadrez mprumuturile acordate pentru finanarea reformelor din cadrul domeniilor definite, finanarea nerambursabil a unor programe internaionale, din cadrul unor organisme multistatale i alte surse. mprumuturile se contracteaz de ctre Guvern n numele ministerelor beneficiare, care preiau i obligaiile de gestionare a mprumuturilor, inclusiv de rambursare i de plat a dob nzilor i a comisioanelor n concluzie, finanarea bugetar, din punct de vedere al tehnicii de finanare, se realizeaz prin deschiderea i repartizarea de credite bugetare, finanarea extrabugetar se realizeaz prin ncasri n numerar prin casieria proprie sau prin ordin de plat n contul deschis la trezorerie, iar n cazul finanrii din surse externe, mprumuturile sunt gestionate de ctre Ministerul Educaiei i Cercetrii, care vireaz sumele reprezent nd resursele externe tot n contul bibliotecii deschis la trezorerie. 1.ncasarea veniturilor. Veniturile proprii ale B.C.U. Iai vin s completeze ntr-o mai mare msur nevoile financiare ale acesteia. Pe msura realizrii lor, acestea sunt depuse n cont la trezorerie i utilizate pe msura apariiei cheltuielilor pentru care au fost prevzute. Evidenierea n cont a acestora se face prin depunere n numerar, fie prin virare n cont cu ordin de plat, mai ales pentru sumele reprezent nd ncasri din chirii 2. Deschiderea i repartizarea de credite bugetare pentru Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai este pus n eviden prin fluxul informaional prezentat in anexa 5 Efectuarea de pli din contul bibliotecii deschis la Trezoreria Iai nu se poate realize fr creditele bugetare deschise i repartizate pe cele trei categorii de cheltuieli.
20
Angajarea cheltuielilor de personal se realizeaz n baza unui act sau document legal prin care biblioteca i asum obligaia de a plti o sum de bani. Aceste legi pot fi Legea privind salarizarea, contractul de munc al salariailor, etc. - Lichidarea se realizeaz n baza unui act justificativ, cum ar fi statul de plat. - Ordonanarea cheltuielilor de personal pli pentru salarii se fac de ctre bibliotec pe baza actelor pe care le prezint Compartimentului pentru Control i Evidena Cheltuielilor din cadrul Trezoreriei Judeului Iai. - Urmtoarea operaiune, plata are n vedere avizarea din cont a sumelor pentru plata drepturilor de personal. Fluxul informaional privind angajarea i efectuarea cheltuielilor de personal n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai anexa 6 Angajarea cheltuielilor materiale se realizeaz n baza contractelor sau comenzilor ncheiate de bibliotec cu diferii furnizori. - lichidarea const n achiziionarea de bunuri, executri de lucrri sau prestri servicii. - documentele prezentate Trezoreriei judeului Iai n vederea ordonanrii sunt: ordinul de plat ntocmit de bibliotec pentru achitarea furnizorilor; dispoziia de ncasare nsoit de factura primit de la furnizor; cecul pentru ridicarea din cont a sumelor nete de plat pentru cheltuielile ce urmeaz s se achite n numerar. Compartimentul Control i Evidena Cheltuielilor verific existena disponibilului n cont; concordana cheltuielilor angajate i obiectul de activitate al bibliotecii; dac prestrile de servicii sau livrrile de mrfuri au avut loc pe baz de contract sau comand. - Pentru plata cheltuielilor materiale, Compartimentul pentru Control i Evidena Cheltuielilor vizeaz cecul i ordinul de plat i le transmite Compartimentului Contabil i Decontri al Trezoreriei, pentru nregistrare n contul Bibliotecii Centrale Universitare Iai i pentru a face plata n contul deschis la Trezorerie al furnizorului. Fluxul informaional privind angajarea i efectuarea cheltuielilor materiale n cadrul BCU Iai prezentat in anexa 7 Angajarea cheltuielilor de investiii se realizeaz pe baza notei justificative
ntocmit de BCU Iai, lichidarea const n achiziionarea de computere, de exemplu, iar
21
ordonanarea const n prezentarea ordinului de plat ntocmit de bibliotec pentru achitarea furnizorului. Plata cheltuielilor se realizeaz dup ce Trezoreria Iai verific concordana cu limitele creditelor aprobate de Ministerul Educaiei i Cercetrii a notei justificative privind realizarea de dotri pentru bibliotec.
IV. Fundamentarea indicatorilor financiari reprezentativi Fundamentarea indicatorilor financiari este momentul care precede nceperea elaborrii proiectelor bugetelor de venituri i cheltuieli. Aceasta const n prefigurarea reperelor de fundamentare a bugetelor, care sunt: identificarea i individualizarea de indicatorilor reprezentativi (cu exprimare fizic, convenional i valoric) aciunii sau activitii generatoare de venituri sau de cheltuieli bugetare; situaia indicatorilor din anul de baz; normele i normativele financiare de utilizat n determinarea indicatorilor bugetari; cadrul juridic de aciune, cu efecte n determinarea indicatorilor bugetari.
4.1. Identificarea modalitatilor de fundamentare a indicatorilor specifici (fizici si valorici)
Identificarea indicatorilor specifici este primul reper n cuantificarea veniturilor i cheltuielilor de nscris n proiectul de venituri i cheltuieli, iar acetia se determin pe categorii de venituri i de cheltuieli, n funcie de natura activitii desfurate. Acetia exprim de regul obiectul principal de activitate, av nd denumiri i dimensiuni n str nsa legtur cu ramura de activitate i cu nivelul la care se gsete ordonatorul de credite bugetare n sistemul instituional. Indicatorii fizici reprezentativi sunt dinainte stabilii, n sensul susinerii unei metodologii comune folosite n cuantificarea mijloacelor bneti de mobilizat i de repartizat prin bugetele publice. Situaia anului de baz se constituie ca un reper important n fundamentare pentru c exprim continuarea de activiti i aciuni prin instituia respectiv de la un an
22
bugetar la altul. n practica bugetar, aciunile cu caracter de planificare folosesc pentru comparare i raportare dimensiuni ale execuiei din anul de baz, adic niveluri de realizat cu caracter integral sau parial a indicatorilor financiari. De aici, prezena n documentele finale de fundamentare a dou mrimi cu privire la indicatorii financiari execuia cert (de regul la 30 iunie an baz) i execuia preliminar (la data de 31 decembrie an baz). Normele i normativele financiare sunt folosite pentru imdicatorii de cheltuieli, ele exprim nd limite fixe sau variabile, funcie de care sunt dimensionate consumurile de fonduri pe destinaii. Normele pot fi regsite cu exprimri unitare i variabile, sau obligatorii i indicative. Normativele se mpart n normative combinate i normative individuale.2 Normativele combinate reprezint suma total a cheltuielilor necesare pentru ntreinerea unui indicator pe timp de un an. Acestea se stabilesc pentru unitile de acelai fel pe subdiviziunile cadrului general al clasificaiei bugetare. Normativele individuale se stabilesc pentru fiecare tip de cheltuial n parte n limita normativelor combinate. La r ndul lor, normativele individuale se mpart n normative materiale i financiare. Cele materiale reprezint cantitatea de materie , bunuri sau servicii calculat pe un indicator, iar cele financiare rezult din nmulirea normativelor materiale cu preurile n vigoare. O alt diviziune a normativelor se face n normative obligatorii i normative facultative. Normativele obligatorii se aprob prin Hotr ri ale Guvernului sau prin legi i trebuie aplicate ntocmai, fiind interzis depirea lor (de exemplu sistemul tarifar de ncadrare). Normele facultative sunt toate celelalte categorii de normative individuale precum i normative combinate. Indicatorii financiari utilizai n fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli al unei instituii sunt structurai n clasificaia bugetar. De asemenea, permite cunoaterea coninutului acestora i face posibil adoptarea msurilor corespunztoare pentru ncasarea la timp a veniturilor, facilitnd efectuarea cheltuielilor potrivit destinaiilor aprobate de ctre organele competente.
Popescu Luigi, Gestiunea financiar a instituiilor publice sinteze i aplicaii practice, Editura Reprografia Universitii din Craiova, Craiova, 2001, pag. 32-33
23
4.2. Calcule si fundamentari privind veniturile si cheltuielile Aciunea de fundamentare a indicatorilor vizeaz calcule, potrivit cu subdiviziunile clasificaiei bugetare, folosindu-se anumite formule, cu scoaterea n eviden a specificului activitii, a provenienei veniturilor i a destinaiei cheltuielilor. Fundamentarea veniturilor trebuie s reflecte valorificarea tuturor posibilitilor pe care instituia le are pentru a reduce efortul financiar din partea bugetului statului, iar fundamentarea cheltuielilor trebuie s aib n vedere prioritile bugetare, pentru ca obiectivele propuse s se realizeze cu un minim de efort uman, material i financiar. Fundamentarea indicatorilor de venituri i cheltuieli n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai se realizeaz pe subdiviziuni ale clasificaiei bugetare. n continuare voi prezenta modul de fundamentare a indicatorilor financiari utilizai n cadrul bibliotecii, pe subdiviziunile clasificaiei bugetare ce corespund obiectului de activitate al acesteia. n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai, cheltuielile curente se calculeaz anual, conform normelor i normativelor de cheltuieli care sunt reglementate prin acte normative cu aplicabilitate pentru toate instituiile de cultur, de acelai fel i grad. Aceste norme i normative de cheltuieli sunt modificate i perfecionate at t n raport cu evoluia preurilor i tarifelor, c t i subordonat dezideratului de a mbunti condiiile n care i desfoar activitatea acestei instituii. Pentru calculul i individualizarea acestor cheltuieli, sunt incidente normele metodologice stabilite de Ministerul Finanelor n colaborare cu Ministerul Educaiei i Cercetrii. Cheltuielile programate a fi efectuate n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai EminescuIai pentru anul 2008, conform clasificaiei bugetare, sunt structurate n cele dou mari categorii, cheltuieli curente i cheltuieli de capital. Cheltuielile curente sunt structurate pe dou titluri, cheltuieli de personal i cheltuieli pentru bunuri i servicii, care la r ndul lor sunt structurate pe articole i aliniate. Cheltuielile Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai EminescuIai se ncadreaz n partea a III-a Cheltuieli social-culturale, capitolul 65.00 ,,nvm nt, subcapitolul 10, ,,Biblioteci centrale universitare potrivit clasificaiei funcionale a bugetului de stat.
24
Primul articol din cadrul cheltuielilor de personal este articolul 10.01, cheltuieli salariale n bani..n cadrul acestui articol, primul alineat este cel al cheltuielilor cu salariile de baz, aliniatul 10.01.01. Acestea se determin n baza Legii privind sistemul de stabilire a salariilor n sectorul bugetar i a indemnizaiilor pentru persoanele care ocup funcii de demnitate public nr.154/19983, modificat prin Ordonan de Urgen n februarie 2000. 4 Conform articolului 1 aliniatul 3 al acestei Ordonane, salariile de baz n sectorul bugetar se stabilesc pe baza urmtoarelor elemente: valoarea coeficientului de multiplicare 1,000 se stabilete anual prin Hotr ri ale Guvernului, dup aprobarea legii bugetului de stat, n limita fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru cheltuielile cu salariile, n vederea realizrii obiectivelor, programelor i proiectelor stabilite. De exemplu, pentru un bibliotecar, documentarist, redactor gradul I, absolvent de studii superioare de lung durat, cu funcie de conducere i cu vechime de 11 ani, coeficientul de multiplicare poate varia ntre 2,808 i 3,800 pentru prima jumtate a anului i ntre 2,954 i 4,702 pentru cea de-a doua jumtate a anului. Prin aplicarea acestor valori la valoarea coeficientului de multiplicare 1,000, prima jumtate a anului, salariul bibliotecarului n cauz variaz ntre 716,16 i 1139,62.Se adaug cota de 15% aferent salariului de merit, de 170,94+341,88, reprezent nd cota de 30% a indemnizaiei de conducere+170,94 reprezent nd cota aferent sporului de titlu tiinific+247,26 reprezent nd sporul de vechime(spor de vechime=(salariu de baz+salariu de merit+indemnizaia de conducere)*15%).nsum nd toate sporurile cu salariul de baz, obinem: 1139,62+247,26+170,94+170,94=2071,24. Valoarea cheltuielilor cu salariile de baz pentru anul 2008 n cadrul bibliotecii au fost estimate la suma de 1.574.500 lei.
3
Legea nr. 154/15 iulie 1998, Legea privind sistemul de stabilire a salariilor n sectorul bugetar i a indemnizaiilor pentru persoanele care ocup funcii de demnitate public, publicat in M. Of. Nr. 266/16 iulie 1998
4
Ordonana de Urgen a Guvernului nr.8/23 februarie 2000, Ordonana pentru modificarea i
completarea Legii 128/1997 privind Statutul personalului didactic i a Legii 154/1998, publicat n M.Of. nr.83/23 februarie 2000
25
2.Cheltuielile cu salariile de merit, prevzute n aliniatul 10.01.02 se calculeaz prin aplicarea la salariul de baz a procentului de 15%. De salariu de merit beneficiaz doar 28 de angajai, iar valoarea cheltuielilor cu salariile de merit este de 43.800 lei. 3.Conform Legii bibliotecilor, efii de servicii, de laboratoare i de birouri au dreptul la o indemnizaie de conducere cuprins ntre 5 i 55% din salariul de baz (10.01.03). n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare Iai, de aceast indemnizaie beneficiaz un numr de 16 salariai. Cheltuiala cu indemnizaia de conducere este de 62.500 lei. 4.Cheltuielile cu sporul de vechime sunt prevzute n aliniatul 10.01.04. Potrivit Ordonanei privind reglementarea drepturilor salariale i a altor drepturi ale funcionarilor publici pentru anul 2008, Ordonana nr. 2/12 ianuarie 2006, aceste cheltuieli se calculeaz prin aplicarea la salariul de baz a unui procent de p n la 25%, corespunztor timpului lucrat n program normal de lucru, iar pentru anul 2008, valoarea acestora este de 349.300 lei. 5.Alturi de spor de vechime, personalul bibliotecii mai poate beneficia i de spor de condiii de munc. Acesta este prevazut n aliniatul 10.01.05, iar sporurile se acord n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare Iai, conform Legii bibliotecilor, sunt spor de noapte i spor titlu tiinific. De acest spor beneficiaz doar trei salariai din cadrul instituiei. Sporul pentru titlu tiinific se acord salariailor ce posed un titlu de ,,doctor, dac i desfoar activitatea n domeniul pentru care posed titlu tiinific respectiv i const n 15% din valoarea salariului de baz. Totalul cheltuielilor cu sporul de condiii de munc se obine prin nsumarea celor dou sporuri, iar acesta este de 34.800 de lei. 6. n aliniatul 10.01.06 Alte sporuri, se include sporul de fidelitate ce se acord personalului cu o vechime nentrerupt de 10 ani, n oricare dintre bibliotecile de drept public. Acest spor reprezint 15% din salariul de baz, care face parte din acesta. Totalul aliniatului 10.01.06 este de 586.100 lei. Structura cheltuielilor salariale n bani la Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai este prezentata in anexa 8 Al treilea articol al cheltuielilor de personal, 10.03,este reprezentat de Contribuii. Acesta cuprinde contribuiile referitoare la asigurrile sociale de stat, asigurri de omaj,
26
asigurri sociale de sntate, asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale i prime de asigurare via pltite de angajator pentru angajai. 1.Contribuia de asigurri sociale de stat, aliniatul 10.03.01, se calculeaz la fondul total de salarii realizat de personalul angajat cu carte de munc, prin aplicarea la acest fond a cotei procentuale a contribuiei. n prezent cota pentru contribuia la asigurrile sociale de stat este de 10,5% ,ce seaplic salariilor angajailor cu carte de munc, cot aplicat n condiii normale de munc. Astfel, cheltuielile cu contribuia de asigurri sociale de stat sunt de 593.000 lei. Cheltuieli cu contribuia de asigurri sociale de stat anuale = fond de salarii lunar*cota de asigurri sociale de stat*nr. De luni 2. Contribuia pentru fondul de omaj (10.03.02). Calculul acestuia are la baz legea privind constituirea fondului pentru plata ajutorului de omaj, cu modificrile ulterioare i presupune c persoanele angajate sunt asigurate obligatoriu pentru riscul pierderii locului de munc i pltesc o contribuie individual la bugetul asigurrilor pentru omaj de 1%, parte din fondul de salarii al angajailor cu carte de munc,din care 0,5% se suport de ctre angajai i 0,5% de ctre angajator, iar pentru anul 2008 aceasta este de 73.800 lei. Cheltuieli anuale cu fondul de omaj = fondul de salarii lunar*cota de ajutor de omaj*numrul de luni. 3. Contribuia la asigurrile sociale de sntate (10.03.03). Aceast contribuie se calculeaz n procent de 5,5% din fondul de salarii al instituiei publice. Cheltuielile anuale cu contribuia la asigurrile sociale de sntate = fondul lunar de salarii*cota de asigurri sociale de sntate*numr de luni. 4. De asemenea, se mai calculeaz contribuia la asigurrile de munc i boli profesionale (10.03.04), n procent de 0,25% din fondul brut de salarii, i contribuia la fondul unic de sntate, care este de 0,75% din fondul brut de salarii. O alt cheltuial ce urmeaz a se efectua cu personalul este cea care privete deplasrile, detarile i transferrile acestuia. Fluxul informaional privind fundamentarea contribuiilor Bcu Iai privind personalul propriu prezentat in anexa 9
27
Pentru anul 2008, la B.C.U.Iai cheltuielile cu nclzitul sunt estimate la 53.300 lei i au n vedere cantitatea de gaze naturale consumat n anul precedent i preul pe metrul cub de gaze naturale aferent anului curent. Punctul de plecare pentru fundamentarea cheltuielilor cu iluminatul i fora motric l constituie puterea medie instalat (pmi), numrul mediu de ore pe zi de funcionare (Nmediu), numrul mediu de zile de funcionare (Nzile), tariful unui kw or (p). Formula de calcul este: Cheltuielile cu iluminatul i fora motric = pmi x Nmediu x Nzile x p Cheltuielile cu apa, canal, salubrizare - n cazul acestora se calculeaz mai nt i cheltuielile cu apa, se ia n considerare cantitatea consumat i apoi cheltuielile cu taxa de canal, salubritate. Cheltuielile cu consumul de ap pentru anul de plan se fundamenteaz pe baza consumului mediu zilnic i tariful unui metru cub de ap. n mod identic se pot determina i cheltuielile cu salubritatea. Prin nsumarea celor dou cheltuieli se determin cheltuiala pentru ntregul aliniat, iar pentru 2008 aceasta este de 7.300 de lei. Formula de calcul: cheltuieli anuale cu apa, canal,salubritate = numarul de m de ap consumai n anul n-1*preul unui metru cub de ap pe anul n+cheltuieli canal i salubritate anuale. Cheltuieli cu pota, telefon, telecomunicaii, radio, televiizor i internet se determin ca sum ntre cheltuielile anuale cu abonamentul telefonic i cheltuielile potale anuale. Pentru anul curent s-au estimat cheltuieli de 19.200 lei. Totalul articolului 20.01 se determin prin nsumarea valorilor alineatelor, iar acesta este de 180.000 lei. 2. Articolul 20.02 cuprinde cheltuielile cu reparaiile curente ce urmeaz s se realizeze n anul 2008 n cadrul bibliotecii. Valoarea acestora este de 12.000 lei, i sunt destinate efecturii unor lucrri de instalaii sanitare, electrice, termice, i alte lucrri de funcionare. Acestea sunt nscrise n bugetul de venituri i cheltuieli pe baza devizelor estimative ntocmite de executanii lucrrilor. 3. Bunurile de natura obiectelor de inventar (articolul 20.05) se fundamenteaz pe dou alineate i anume: uniforme i echipament (alineatul 20.05.01) i alte obiecte de
28
inventar (alineatul 20.05.30). Necesarul
acestora este cel prezentat de serviciul
administrativ pentru un an, iar pentru anul 2008 acesta este de 38.000 lei. 4. Cheltuielile ocazionate de deplasrile personalului bibliotecii sunt cuprinse n articolul 20.06 Deplasri, detari, transferri. Aceste cheltuieli se fundamenteaz pe cele dou alineate ale sale 20.06.01Deplasri interne, detari, transferri i 20.06.02 Deplasri n strintate. Cheltuielile cu deplasri interne, detari se calculeaz pe baza situaiei din anul curent, ca produs ntre numrul persoanelor ce urmeaz s fac deplasarea, numrul de zile programate ale deplasrii i costul deplasrii, cost raportat la o persoan i n care este inclus transportul i cazarea 5. Cea mai important categorie de cheltuieli din cadrul acestui titlu II sunt cheltuielile cu achiziia de cri, publicaii i materiale documentare, ncadrate n articolul 20.11. Aceast cheltuial este specific bibliotecilor, iar fundamentarea ei se realizeaz pe baza unor medii valorice pentru achiziionarea de cri si publicaii, ce au ca indicator de referin indicele de lectur, calculat prin raportarea fondului de carte i publicaii al Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai la numrul de cititori ai acesteia. Indicele de lectur = fond de carte, publicaii i materiale documentare consultate ntr-un an/total beneficiari nscrii =2.426.209 uniti bibliografice/28.907 beneficiari nscrii = 83,93% cri i publicaii/cititor Marimea indicelui ne arata suma de bani necesar a fi alocat fondului pentru achiziii de cri i publicaii n anul de plan, fa de anul de baz, av ndu-se n vedere i suma alocat n anul precedent, care pentru BCU a fost de 210.300 lei.Pe baza indicelui de lectur stabilit i a fondului pentru achiziii de cri din anul 2007 s-a stabilit suma necesar acestui fond pe anul 2008. 210.300lei........................................83,93% x lei....................................................100% x = 210.300* 100% / 83,93%= 250,565,95 lei
Cheltuielile cuprinse in capitolul 20.11 aprobate bibliotecii pentru anul 2008 sunt de 330.000 lei, nivel superior celui determinat prin calculul anterior.
29
Formula de calcul: cheltuieli cu achiziia de cri, publicaii i materiale documentare = (cheltuieli cu achiziia de cri, publicaii i materiale documentare * 100)/ indicele de lectur. 6. Pentru pregtirea profesional a personalului bibliotecii, articolul 20.13,a fost alocat pentru anul 2008 un fond de 9.000 lei. n cadrul acestei categorii de cheltuieli sunt cuprinse cheltuielile efectuate cu acele cursuri de perfecionare sau de nsuire a noilor reglementri n vigoare, la care mcar o data la trei ani trebuie s participe 30% din personalul bibliotecii. 7.n categoria alte cheltuieli prevzute n articolul 20.30 sunt incluse i cheltuielile cu taxa de afiliere a bibliotecii la Asociaia Internaional a Bibliotecarilor IFA, precum i taxa de 4 % din fondul de salarii pltite de bibliotec pentru c nu are angajate persoane cu handicap. Totalul acestor taxe este de 32.000 lei. Totalul cheltuielilor de bunuri i servicii se obine prin nsumarea cheltuielilor prevzute n articolele 20.01, 20.02, 20.05, 20.06, 20.11 i 20.30 iar acesta este de 603.000 lei. Dac la aceast valoare adugm cheltuielile de personal n valoare de 3.852.100, rezultatul obinut valoarea total a cheltuielilor curente, adic 4.455.100 lei. Cheltuielile de capital reprezint cea de-a doua mare categorie de cheltuieli din cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai. Aceste cheltuieli sunt prevzute n articolul 71.01 Active fixe (inclusiv reparaii capitale). Fundamentarea cheltuielilor de capital ale instituiei se face pe baza listei de lucrri, utilaje, mobilier i alte obiecte de investiii, cu desfurarea at t fizic,c t i valoric. n fundamentare se pleac de la investiiile n curs care vor continua i n anul de plan, precum i la planul de investiii al instituiei. Diferena ntre veniturile prevzute a fi ncasate i cheltuielile de realizat reprezint cheltuielile necesare a fi finanate de la bugetul de stat. Att veniturile proprii, c t i veniturile sub forma creditelor bugetare sunt utilizate n acoperirea cheltuielilor instituiilor, sumele de la buget fiind folosite n special pentru acoperirea cheltuielilor de personal, a cheltuielilor cu achiziionarea de fond documentar i a celor de capital. Proiectul bugetului de venituri i cheltuieli al bibliotecii va cuprinde indicatori financiari rezultai din fundamentare i va fi naintat de ctre bibliotec spre aprobare
30
ordonatorului principal de credite, Consiliului Judeean. Fluxul informaional privind fundamentarea indicatorilor de venituri i cheltuieli este prezentat n Anexa 10 n concluzie, fundamentarea indicatorilor de venituri i cheltuieli la o instituie de cultur presupune ca punct de plecare legea bibliotecilor, legea privind finanele publice, norme elaborate de Ministerul Finanelor Publice i Ministerul Educaiei i Cercetrii precum i clasificaia indicatorilor de venituri i cheltuieli. Procedeul utilizat n fundamentarea cheltuielilor bugetare are la baz relaia general de calcul cheltuial bugetar : Numr indicatori fizici x cheltuiala medie pe indicator, iar situaia anului precedent i indicatorii fizici pentru anul de calcul sunt de asemenea repere utilizate n fundamentare. Utilizarea acestei proceduri d unitilor de cultur posibilitatea sa-i dimensioneze c t mai precis cheltuielile pentru fiecare an i implicit volumul resurselor bugetare de care va beneficia sub forma creditelor bugetare. Structura i evoluia principalelor venituri/cheltuieli bugetare la Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai, n perioada 2006-2008 este prezentata in anexa 11
4.3. Fluxul informational al documentelor financiare Actualmente, mai mult ca oric nd, se simte nevoia elaborrii unui sistem informaional integrat, care s colecteze, administreze i publice informaiile create. Pentru atingerea acestui deziderat, se considera necesar parcurgerea urmtoarelor etape: automatizarea circuitului infodocumentar la nivelul instituiei adoptarea unui cadru legislativ adecvat pentru crearea unui sistem informaional
integrat privind gestionarea datelor existente identificarea partenerilor direci i indireci, realizarea unui protocol de colaborare stabilirea structurii instituionale care se va ocupa de colectarea, centralizarea i
publicarea informaiilor. Conform prevederilor legale n vigoare, arhiva unei instituii este structura care are un rol important n stabilirea i urmrirea regulilor de circulaie a informaiilor i
31
documentelor, de la intrare n instituie i p n la ieirea i/sau reintroducerea n circuitul adminstativ i tiinific. Biblioteca , n particular, instituiile publice n general, precum i agenii economici, prin extrapolare, la momentul actual, creaz, primesc i expediaz o cantitate foarte mare de documente. Aceste activiti creaz serioase probleme n ceea ce privete evidena, pstrarea i ntreinerea arhivei rezultate, gener nd totodat costuri directe i indirecte foarte mari. Arhiva unei instituii, fiind punctul terminus n cadrul oricrui flux complet de date, reprezint una din verigile cheie n managementul informaiilor i documentelor vehiculate ntre diveri parteneri de dialog din cadrul bibliotecii i asigur o clasificare funcional n vederea regsirii rapide i complete a oricrui gen de infomaie vehiculat la nivelul sistemului. Concluzii si propuneri BCU Iasi, una dintre cele mai mari si mai vechi biblioteci ale Romaniei, are misiunea de a oferi servicii de informare si documentare la nivel de excelenta, pentru a respunde nevoilor informationale ale comunitatii stiintifice locale si nationale si din ce in ce mai mult cele internationale. Biblioteca sprijina universitatile iesene in exercitarea rolului lor de a crea un mediu educational si de cercetare integrat in tenditile moderne ale unei vieti stiintifice dinamice, pe o piata cocurentiala a accesului la informatii. Un real ajutor al studentilor, BCU ofera spre consultare intregul sau fond, asigurand astfel baza documentara fara de care acest proces nu este posibil. Referitor la activitatea biblitecii in anul 2010 aceasta detinea un fond existent de : 2.450.886 uniti bibliografice, intrarile in cursul anului fiind in numar de 31.368 iar utilizatori inscrisi 39.346 avand o frecventa de 486.884. Coleciile speciale tezaurizeaz peste 100.000 de documente: manuscrise, carte veche strain, carte veche rom neasca, atlase, albume, hri, stampe, piese de arhiv, partituri muzicale.
32
Sub raportul coninutului, biblioteca deine tiprituri din aproape toate domeniile cunoaterii i creaiei umane care, ntr-o mare masur, reflect i istoria acestui lcas de cultur. Se pstreaz aici opere literare, teologice, filosofice, istorice i juridice, lucrri de medicina, chimie, fizic, publicaii ce au aparinut personalitilor politice i culturale, domnitorilor, crturarilor celebri ori vestitelor biblioteci ale Academiei Vasiliene, Academiei Domneti sau Academiei Mihailene. Valoarea documentelor este dat de vechimea, raritatea lor i de nsemnrile sau ex-libris-urile de proprietate pe care le posed. n ultimii ani, coleciile s-au mbogit i cu documente de tip multimedia: discuri, casete audio, casete video, CD audio i CD-Rom, fotocopii, microfilme. Constituirea fondului de colecii speciale, care la nceput se numea fondul de rariti, a nceput odat cu fondarea bibliotecii i continu i astzi. Fiind o bibloiteca Universitara, accesul la informatii ar trebui sa fie facilitat prin tarife accesibile si printr-un proces simplificat de obtinere a cartilor atat pentu imprumut la domiciliu cat si la sala de lectura.In momentul de fata consider ca majorarea tarifelor si taxelor nu a facut altceva decat sa limiteze numarul utilizatorilor, nu foarte mult, si in special a studentilor care au optat pentru informatiile obtinute de pe internet sau alte surse.Comparativ cu BCU din Cluj, tarifele acesteia din urma sunt mai accesibile si structurate in functie de categoriile de utilizatori;vizarea permisului de acces la biblioteca din Cluj este doar de 5 lei pe cand la Iasi este de 15 lei, iar amenzile pt fiecare zi de intaziere incep de la 12 lei-pana la 25 lei. Deasemeni consider necesar imbunatatirea situ-lui BCU iasi, care comparativ cu celelalte biblioteci universitate din tara, este foarte sarac organizat, neactualizat in informatii de interes public si nu numai. O alta propunere ar fi cea de dezvoltare a Bibliotecii Digitale care s-ar putea realiza prin scanarea documentelor, revistelor, cartilor si care ar duce la crearea unor servicii noi si moderne pentru toti utilizatorii.
33
Bibliogafie 1. tefura Gabriel, Procesul bugetar n Romnia, Ediia a II-a, Editura Junimea , Iai, 2004 2. Popescu Luigi, Gestiunea financiar a instituiilor publice sinteze i aplicaii practice, Editura Reprografia Universitii din Craiova, Craiova, 2001 3. Ciobanu V., Drcea Marcel, Popescu Luigi, , Gestiunea financiar a instituiilor publice, Editura Reprografia Universitii din Craiova, Craiova, 2001 4. u Lucian, Introducere n gestiunea financiar a instituiilor publice, Editura ASE, Bucureti, 2002 5. Moteanu Tatiana, Buget i trezorerie public, ediia a II-a, Editura DuStyle, Bucureti, 2000 6. Vcrel Iulian, Finane publice, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2003 7. Bente Corneliu, Buget i eviden bugetar, Editura Universitii din Oradea, Oradea, 2002 Legislaie 1. Legea nr. 334/2002- Legea bibliotecilor, publicat n M. Of. Nr. 422/18.06.2002, actualizat prin legea nr. 159 din 2009. 2. Legea nr. 154/15 iulie 1998, Legea privind sistemul de stabilire a salariilor n sectorul bugetar i a indemnizaiilor pentru persoanele care ocup funcii de demnitate public, publicat in M. Of. Nr. 266/16 iulie 1998, actualizat prin OUG nr. 41/28 aprilie 2009. 3. Ordonana de Urgen a Guvernului nr.8/23 februarie 2000, Ordonana pentru modificarea i completarea Legii 128/1997 privind Statutul personalului didactic i a Legii 154/1998, publicat n M.Of. nr.83/23 februarie 2000 4. Legea nr. 500 din 11 iulie 2002, Legea privind finanele publice, publicat n M. Of. Nr. 597 din 13 august 2006. 5. Ordonana Guvernului nr. 15/2008 privind creterile salariale; 6. OUG nr. 24/2000 privind sistemul de stabilire a salariului de baz pentru personalul contractual n sectorul bugetar.
34
ANEXE
35
Anexa 1 Organizarea Bibliotecii Centrale UniversitareMihai EminescuIai pe filiale
BCU Centrala
Serviciul EXACTE
TIINE Serviciul STIINE UMANISTE
Serviciul TIINE SOCIALE
Biblioteca de Biologie Biblioteca de Drept Biblioteca de GeologieGeografie BibliotecadeMatematic Biblioteca de Fizica Biblioteca de Chimie Biblioteca de Filologie Biblioteca de Limbi clasice i moderne Biblioteca de PedagogiePsihologie Biblioteca de tiine Sociale Biblioteca de Economie
Biblioteca de IstorieFilosofie
36
Anexa 2 Fluxul informaional privind relaiile externe la B.C.U. Iai
Consiliul Judeean
Furnizor iii
1 9
Trezoreria Iai
Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu
Filiale
7 5
Casa Judeean de Pensii
7
Edituri
6 5
6
Administraia financiar
Utilizatori Casa Judeean de Asigurri de Sntate Biblioteci din ar i strintate Bibliotecile instituiilor de nvmnt superior
Institutul de Statistic
Legend: 1. elaborarea i aprobarea bugetului; 2. operaiuni de ncasri i pli; 3. contribuii datorate la asigurrile sociale de stat; 4. contribuii datorare la asigurrile sociale de sntate; 5. mprumuturi, sponsorizri, donaii;
Muzeul de Istorie Grdina botanic Observatorul astronomic Catedra de Germanistic din Universitatea ,,Alexandru Ioan-Cuza
37
6. depunerea declaraiilor privind impozitele pe venituri de natur salarial; 7. cumprri de cri; 8. donaii de cri; 9. obinerea serviciilor de utiliti.
38
Anexa 3 Fluxul informaional privind deschiderea de credite bugetare
O.P.C. 1 Ministerul Educaiei i Cercetrii
2,3
Finanator: 4 Ministerul Finanelor Publice
nregistrarea cererii de deschidere de credite bugetare
5 5
Trezoreria Finanelor Publice a Mun. Bucureti
Deschiderea creditelor bugetare
Legend: 1 Manifestarea iniiativei ordonatorului principal de credite, Ministerul Educaiei i Cercetrii, n deschiderea de credite bugetare. 2 ntocmirea cererii de deschidere de credite bugetare n trei exemplare i a documentelor nsoitoare. 3 Adresarea cererii ctre finanator, Ministerul Finanelor Publice. 4 Analiza la finanator a documentelor de finanare naintate de ordonatorul principal de credite. 4 nregistrarea n evidena finanatorului a deciziei privind deschiderea finanrii. 5 Dispoziia dat de finanator printr-un exemplar din cerere Trezoreriei Finanelor Publice a municipiului Bucureti privind deschiderea finanrii pe seama ordonatorului principal de credite. 5 Consemnarea n evidena trezoreriei, pe seama conturilor bancare, a deschiderii finanrii. 6 Informarea Ministerului Educaiei i Cercetrii,n calitate de ordonator principal de credite, printr-un exemplar al cererii de deschidere de credite bugetare, despre deschiderea finanrii n contul su de la trezorerie.
39
Anexa 4 Fluxul informaional privind repartizarea creditelor bugetare pentru instituiile de cultur
nregistrarea dispoziiei bugetare de repartizare
nregistrarea dispoziiei bugetare de repartizare
3
O.P.C. 2 Ministerul Educaiei i Cercetrii Trezoreria Finanelor Publice a Mun. Bucureti
4
Trezoreria Finanelor Publice din teritoriu
3 5
Ordonator secundar de credite bugetare
6
Ordonator teriar de credite bugetare
Legend: 1 Manifestarea iniiativei Ministerului Educaiei i Cercetrii, ordonator principal de credite, n repartizarea de credite bugetare ctre ordonatorii subordonai. 2 ntocmirea de ctre ordonatorul principal de credite a dispoziiilor bugetare de repartizare a creditelor , spre ordonatorii subordonai. 3, 4 Repartizarea propriu zis a creditelor bugetare n conturile ordonatorilor subordonai celui principal, adic secundari i teriari, la uitile operative ale Trezoreriei Finanelor Publice fa de care sunt subordonate. 3, 4 nregistrarea la unitile operative ale Trezoreriei Finanelor Publice, a repartizrilor de credite bugetare. 5, 6 Informarea de ctre unitile trezoreriei a ordonatorilor subordonai, de repartizarea creditelor bugetare cuvenite.
40
Anexa 5 Deschiderea i repartizarea de credite bugetare pentru Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai
O.P.C. Ministerul Educaiei i Cercetrii Publice
2, 3
7, 8
Finanator: Ministerul Finanelor Publice 4
4
Inregistrarea cererii de deschidere de credite bugetare
Trezoreria Finanelor Publice a Mun. Bucureti
Deschiderea creditului bugetar
Trezoreria Finanelor Publice, 9 Iai
nregistrarea dispoziiei de repartizare
Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai
10
Legend: 1 Iniiativ n deschiderea de credite bugetare pentru bibliotec are Ministerul Educaiei i Cercetrii, n calitate de ordonator principal de credite.
41
2, 3 Ministerul Educaiei i Cercetrii ntocmete cererea de deschidere de credite bugetare, n trei exemplare i o trimite spre analiz Ministerului Finanelor Publice, n calitate de finanator. 4 Ministerul Finanelor Publice analizeaz documentele de finanare nainte de Ministerul Educaiei i Cercetrii. 4 Concomitent, are loc nregistrarea n evidena finanatorului a deciziei privind deschiderea creditelor bugetare solicitate. 5 Printr un exemplar al cererii, Ministerul Finanelor Publice d dispoziie Trezoreriei Finanelor Publice a municipiului Bucureti privind deschiderea finanrii pentru Ministerul Educaiei i Cercetrii. 5 Consemnarea n evidena Trezoreriei Finanelor Publice a municipiului Bucureti, pe seama conturilor bancare, a deschiderii finanrii pentru Ministerul Educaiei i Cercetrii. 6 Informarea Ministerului Educaiei i Cercetrii, printr un exemplar al cererii de deschidere de credite bugetare, despre deschiderea finanrii n contul su de la trezorerie. 7,8 n urma informrii, Ministerul Educaiei i Cercetrii ia iniiativ n repartizarea de credite bugetare ctre pentru Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai. n acest sens, ministerul ntocmete o dispoziie bugetar de repartizare de credite bugetare, pe care o nainteaz Trezoreriei Finanelor Publice a municipiului Bucureti. 9 Trezoreria Finanelor Publice a municipiului Bucureti repartizeaz creditele bugetare n contul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu Iai,deschis la Trezoreria Iai. 9 n acelai timp, are loc nregistrarea repartizrii de credite bugetare pentru Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai, n evidenele Trezoreriei Iai. 10 Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai este ntiinat prin documentul Borderou de confirmare primire de repartizarea creditelor bugetare cuvenite, pe cele dou categorii de cheltuieli: cheltuieli curente (de personal i materiale) i cheltuieli de capital.
42
Anexa 6 Fluxul informaional privind angajarea i efectuarea cheltuielilor de personal n cadrul Bibliotecii Centrale Universitare ,,Mihai Eminescu
Director BCU Iai
Stat de plat
Stat de plat aprobat
Serviciul Financiar Contabil
Ordin de plat
Trezoreria Iai
Ordin de plat
Bnci
Virament
Personalul bibliotecii
43
Anexa 7
Fluxul informaional privind angajarea i efectuarea cheltuielilor materiale n cadrul BCU
Birouri, Compartimente din cadrul Bibliotecii Centrale Universitare

Cereri, necesar consumabile
Serviciul Aprovizionare BCU Iai

comenzi facturi Cereri necesar
Serviciul Financiar Contabil BCU Iai

Cereri aprobate
Trezoreria Iai, cont BCU

Ordin de plat
Furnizori
Director BCU Iai
Trezorerie, conturi furnizori
44
Anexa 8 Structura cheltuielilor salariale n bani la Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai
Titlu
Articol Aliniat
Denumire indicator Salarii de baz Salarii de merit Indemnizaii conducere
Nr.posturi Suma
10
10.01
10.01.01 10.01.02 10.01.03
158 28 de 17
1.574.500 43.800 62.500
10.01.04 10.01.05
Spor de vechime munc
110
349.300 34.800
Spor condiii de 3
10.01.06 10.01.07 10.01.08
Alte sporuri Ore suplimentare Fond de premii
586.100 52.500 235.300
45
Anexa 9 Fluxul informaional privind fundamentarea contribuiilor Bcu Iai privind personalul propriu
Serviciul Contabilitate Legislatie FOND DE SALARII
procent
Cheltuieli lunare necesare pentru salarii
12 luni
Contributia la asigurarile sociale de stat lunara Contributia la constituirea fondului de somaj lunara Contributia la fondul de asigurari de sanatate lunara
12 luni
Contributia la asigurarile sociale de stat anuala Contributia la constituirea fondului de somaj anuala Contributia la fondul de asigurari de sanatate anuala
46
Anexa 10 Fluxul informaional privind fundamentarea indicatorilor de venituri i cheltuieli
Domeniul de activitate: Cultur i art
O.P.C.Ministerul Educaiei i Cercetrii
1
Obiectul de activitate: Informare, documentare a cititorilor
7 2
Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai
3
Metodologie: Legislaie i clasificaia bugetar
4
Repere: Situaia anului de baz i indicatori fizici
5
Indicatori financiari: Volumul de ncasri i cheltuielile de efectuat
Proiectul bugetului de venituri i cheltuieli
Legend : 1,2 Punctul de plecare n fundamentarea indicatorilor n reprezint domeniul n care i desfoar biblioteca activitatea cultur i art, i obiectul de activitate al acesteia informarea i documentarea cititorilor.
47
3.Un element important n fundamentare este legislaia n vigoare legea bibliotecilor, legea privind finanele publice, metodologii, precum i clasificaia indicatorilor financiari. 4. De asemenea, n fundamentare se are n vedere situaia anului de baz i indicatorii fizici din anul de plan. 5. Rezultatul fundamentrii l reprezint veniturile de ncasat i cheltuielile de efectuat n anul 2008, structurate pe subdiviziunile clasificaiei bugetare, respectiv pe capitole i subcapitole, la venituri, i pri, capitole, subcapitole, titluri, articole i alineate, la cheltuieli. 6. Indicatorii financiari astfel rezultai sunt inclui n proiectul bugetului de venituri i cheltuieli ai bibliotecii, pentru anul 2008. 7. Biblioteca nainteaz proiectul bugetului de venituri i cheltuieli ordonatorului principal de credite, Ministerul Educaiei i Cercetrii. Fundamentarea veniturilor i cheltuielilor unei instituii publice st la baza eleborrii proiectului de buget, care n urma aprobrii va deveni funcional, limitele cheltuielilor stabilite n acest buget fiind limite maxime, iar limitele veniturilor prevzute n buget fiind limite minime de realizat.
48
Anexa 11 Structura i evoluia principalelot venituri/cheltuieli bugetare la Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu Iai, n perioada 2006-2008 RON Nr. Denumire Anul 2006 Sume absolute 1 2 Venituri totale Chirii pentru spaii nchiriate 3 Servicii de bibliotec 4 Cheltuieli totale 2.611.10 0 5 Cheltuieli curente 6 Cheltuieli de personal 7 Cheltuieli cu salariile 8 Contribuii pentru asigurari sociale de stat 9 Contribuii 41.800 1,6 70.200 2,7 73.800 1,6 2.611.10 0 2.041.10 0 1.490.40 0 410.000 15,7 402.300 15.2 57,1 1.531.200 58,0 78,2 2.153.300 81,6 100 2.588.200 98,1 100 2.638.200 100 4.535.10 0 4.455.10 0 3.852.10 0 2.962.00 0 593.000 13,1 65,3 84,9 98,2 100 80.000 57,1 95.000 55,9 120.000 60,0 140.000 60.000 100 42,9 % Anul 2007 Sume absolute 170.000 75.000 100 44,1 % Anul 2008 Sume absolute 200.000 80.000 100 40,0 %
Crt Indicator
49
pentru constit. fondului de ajutor de somaj 10 Contribuii pentru asigurri sociale de sntate 11 Deplasri, detari, transferri 12 Contribuii pentru asigurri de accidente i boli profesionale 13 Cheltuieli materiale i servicii 14 Medicamente i materiale sanitare 15 Cheltuieli pentru ntretinere i gospodrire 16 Materiale i prestri servicii cu caracter funcional 8.000 0,3 21.400 0,8 41.500 0,9 120.000 4,6 164.400 6,2 200.000 4,4 95.000 3,6 0 0,0 0 0,0 570.000 21,8 434.900 16,5 683.000 16,0 0 0,00 42.300 1,6 14.800 0,3 1.900 0,1 2000 0,1 2000 0,0 97.000 3,7 105.300 4,0 206.500 4,6
50
17
Obiecte de inventar de mic valoare i scurt durat
7.000
0,3
12.800
0,5
38.000
0,8
18
Reparaii curente
11.000
0,4
14.900
0,6
12.000
0,3
19
Reparaii capitale
0,0
0,0
0,0
20
Cari i publicaii
265.000
10,1
210.300
8,0
330.000
7,3
21 22
Alte cheltuieli Cheltuieli de capital
64.000 0
2,5 0,0
7.100 50.000
0,3 1,9
32.000 40.000
0,7 0,9
23
Investiii ale instituiilor publice
0,0
50.000
1,9
30.000
0,7
51

Proiect de Specialitate Privind Organizarea Si Functionarea Unei Institutii Publice

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proiect de Specialitate Privind Organizarea Si Functionarea Unei Institutii Publice

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proiect de specialitate privind organizarea si functionarea Bibliotecii Centrale Universitare Mihai EminescuIasi

Masterand: Sovan Simona Specializarea: AP,anul II, grupa 1.3

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

ntocmit de BCU Iai, lichidarea const n achiziionarea de computere, de exemplu, iar

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

4.1. Identificarea modalitatilor de fundamentare a indicatorilor specifici (fizici si valorici)

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Ordonana de Urgen a Guvernului nr.8/23 februarie 2000, Ordonana pentru modificarea i

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

inventar (alineatul 20.05.30). Necesarul

acestora este cel prezentat de serviciul

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Anexa 1 Organizarea Bibliotecii Centrale UniversitareMihai EminescuIai pe filiale

TIINE Serviciul STIINE UMANISTE

Serviciul TIINE SOCIALE

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Anexa 2 Fluxul informaional privind relaiile externe la B.C.U. Iai

Biblioteca Central Universitar ,,Mihai Eminescu

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

Anexa 3 Fluxul informaional privind deschiderea de credite bugetare

O.P.C. 1 Ministerul Educaiei i Cercetrii

Finanator: 4 Ministerul Finanelor Publice

nregistrarea cererii de deschidere de credite bugetare

Trezoreria Finanelor Publice a Mun. Bucureti

Deschiderea creditelor bugetare

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

nregistrarea dispoziiei bugetare de repartizare

nregistrarea dispoziiei bugetare de repartizare

Biblioteca Centrala UniversitaraMihai EminescuIasi

O.P.C. Ministerul Educaiei i Cercetrii Publice

Finanator: Ministerul Finanelor Publice 4

Trezoreria Finanelor Publice a Mun. Bucureti