NOMBRES: OLGA LUCIA CRUZ GERENA y JHERYS PATRICIA MOZO TMARA FECHA: 30 de abril de 2012 ACTIVIDAD: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

VOCAVBULARIO ARCHIVISTICO. TEMA: 2 ACTIVIDAD COLABORATIVA

1. DOCUMENTAL: Conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.
2. ARCHIVO DE GESTION: Es una unidad administrativa, que se rige por

las disposiciones de la unidad o empresa que lo establece. El archivo de gestin como gestor de documentos tiene una funcin de gran relevancia al permitir la localizacin y utilizacin oportuna y efectiva de la informacin.
3. ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE: Aqul al cual se transfiere la

documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
4. CASILLEROS: Muebles con divisiones donde se guardan papeles u

otros objetos. Son utilizados para dar orden y bibliotecas y dems sitios pblicos y privados traen los clientes y/o usuarios.

tambin en algunas para guardar lo que

5. CLASIFICACIN: Consiste en separar los documentos en grupos y

categoras, de acuerdo con la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular- con las

actividades del personaje que gener los documentos, o bien la temtica de los mismos en el caso de las colecciones.
6. CONSERVACIN: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a

asegurar, por una parte, las posibles alteraciones fsicas en los documentos y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.
7. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.
8. EXPURGO

DE DOCUMENTOS (SELECCIN DOCUMENTAL): Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.

9. FACSMIL: Es una copia o reproduccin ms precisa casi perfecta de

un documento generalmente antiguo de gran valor ( tambin llamado facsmile, es una copia o reproduccin muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.)
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FILATELIA: Es la aficin por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. Se puede decir que son como recuerdos de la empresa que se han ido cambiando a medida que pasan los aos. FOLIACIN: Es la numeracin de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podr hacerse por fondo, seccin, subseccin, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prcticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando nmeros bis o hasta tris, pero slo como excepcin. La foliacin se har al trmino de la organizacin, es decir, una vez que la clasificacin y la ordenacin sean definitivas. ORIGINAL: Se aplica a las cosas que no son repeticin, copia o imitacin de otras. ORDENACIN: Objetos homogneos o pertenecientes al mismo rango en una serie organizada de acurdo al criterio nico.

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RADICACIN: Procedimiento que permite el registro de los datos bsicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mnimas y la asignacin de un nmero nico de radicacin para su identificacin dentro del sistema. REGISTRAR: Anotar o incluir una cosa en una lista o relacin, o Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro o en un libro o documento oficial Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero consecutivo (nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo clave para su bsqueda.

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SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. (Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros). TRANSFERENCIA: Es la accin y efecto de transferir (pasar o llevar algo desde un lugar a otro, ceder un derecho o dominio). El trmino es muy habitual en el mbito del comercio y los negocios para nombrar a la operacin que consiste en transferir una cantidad de dinero de una cuenta bancaria a otra.

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TABLAS DE RETENCIN: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una Unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin, las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DE DOCUMENTO: es una descripcin de estructura y sintaxis de un documento XML o SGML. Su funcin bsica es la descripcin de la estructura de datos, para usar una estructura comn y mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma DTD. De esta forma, dichos documentos pueden ser validados, conocen la estructura de los elementos y la descripcin de los datos que trae consigo cada documento, y pueden adems compartir la misma

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descripcin y forma de validacin dentro de un grupo de trabajo que usa el mismo tipo de informacin.
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USUARIO: un usuario es un individuo que utiliza un sistema operativo, servicio o cualquier sistema informtico. Por lo general es una nica persona.Un usuario generalmente se identifica frente al sistema o servicio utilizando un nombre de usuario (nick) y a veces una contrasea, este tipo es llamado usuario registrado. Por lo general un usuario se asocia a una nica cuenta de usuario, en cambio, una persona puede llegar a tener mltiples cuentas en un mismo sistema o servicio (si eso est permitido). Un usuario registrado accede a un servicio a travs de un login luego de su autentificacin.