Sunteți pe pagina 1din 96

Universitatea Lucian Blaga Din Sibiu Facultatea de tiine Economice

Ioan COSMESCU

TURISMUL DE AFACERI I DE EVENIMENTE


- NOTE DE CURS - PENTRU NVMNT LA DISTAN I CU FRECVEN REDUS -

2008

Cuprins CAPITOLUL 1. Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism ........................................................................................................................ 4 1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice............................................. 4 1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia ......................................... 8 1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor .............................................. 10 1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese........................................................... 13 1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni............................................................ 15 CAPITOLUL 2. Turismul de afaceri - istoric i concepte................................................ 19 2.1. Organizarea unui eveninsent tip reuniune (convenie, conferin, ntrunire, seminar, program de training etc.)...................................................................... 20 2.2. Organizarea de evenimente n business-hoteluri................................................. 30 2.3. Organizarea unui trg sau a unei expoziii.......................................................... 33 2.4. Programe i cltorii incentive ........................................................................... 34 2.5. Evenimente n aer liber (outdoor training, teambuilding).................................... 37 CAPITOLUL 3. Turismul de afaceri istoric i concepte ............................................... 40 3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri................................................................... 40 3.2. Concepte i teorii privind turismul de afaceri ..................................................... 42 3.3. Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir .................. 44 3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii............................................... 45 3.5. Piaa turismului de afaceri.................................................................................. 46 CAPITOLUL 4. Tendine ale turismului de afaceri pe plan mondial ............................. 48 4.1. Situaia actual a turismului de afaceri ............................................................... 48 4.2. Organisme i organizaii internaionale n turismul de afaceri ............................ 49 4.3. Turismul de afaceri n diferite ri ale lumii ....................................................... 50 4.4. Turismul de afaceri n Romnia ......................................................................... 52 4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri n Romnia ........................ 52 4.4.2. Organizarea turismului de afaceri n Romnia........................................ 54 4.4.3. Turismul de afaceri i oferta hotelier din Romnia ............................... 55 4.4.4. Centrele de conferine i expoziii .......................................................... 58 Capitolul 5. Resursele umane implicate n activitatea turistic evenimenial .......................................................................................................... 63 5.1. Director asistent / ef compartiment turism de afaceri i congrese ...................... 63 5.2. Ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale)............................. 64 5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO professional event organiser)........................................................................................................... 65 Anexe ................................................................................................................................. 69 Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaionale (congres, convenie, conferin) ........................................................................................ 69 Anexa 2. Checklist organizare eveniment .............................................................. 73 Anexa 3. Model cerere de ofert (RPF Request for Proposal).............................. 77 Anexa 4. Buget eveniment ....................................................................................... 79 Anexa 5. Spaii i servicii pentru organizare evenimente (tip conferin, seminar, trening) .............................................................................................................. 86 Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaiei (site inspection)..................................... 92 Rspunsurile la grilele de autoevaluare ............................................................................ 96

CAPITOLUL 1 Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism


Obiective:
nelegerea motivaiilor i tendinelor de dezvoltare a acestor forme de turism; structurarea pieei turistice evenimeniale; sesizarea adaptrii ofertei la aceste tendine; sistematizarea tipurilor de evenimente presupuse de turismul de afaceri; explicarea tendinelor pe plan mondial n industria reuniunilor; caracterizarea Romniei pe piaa de reuniuni i congrese; nominalizarea partenerilor de afaceri pe piaa de reuniuni. Rezumat: Capitolul abordeaz motivaiile i aspectele specifice turismului evenimenia, tipurile de evenimente proprii turismului evenimenial, tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri, tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor, precum i prezena Romniei pe acest tip de pia, la care se adaug partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni. Cuvinte cheie: eveniment, turism de afaceri, turism evenimenial, conferin, congres, convenie.

1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice


Pentru nceput se impune definirea noiunii de eveniment n contextul activitilor de turism i implicit importana organizrii de evenimente pentru sectorul de turism. n literatura de specialitate turistic termenul eveniment apare utilizat n contexte diferite, putnd desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social, cultural, sportiv (o reuniune, un congres, un festival, o olimpiad sportiv, un campionat de fotbal etc.), fie o ntmplare ieit din comun, unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite, emoii sau o experien de via de neuitat. Organizarea de evenimentele din prima categorie este o activitate ce capt o importan tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de turismul cultural. Cea de-a doua categorie de evenimente a generat n ultimii ani o adevrat mod a turismului evenimenial sau special, unele agenii de turism (numite event agencies) specializndu-se n a oferta programe / pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale (eclipsa total de soare, erupia unui vulcan etc.) sau tematice / puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s permit turitilor experiene deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea i cu cel de aventur, de asemenea foarte gustat de un important segment de turiti. Motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia general a sectorului de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii ani, caracterizat prin: Globalizarea economic, social, politic, dar i a riscurilor pentru turism nseamn adaptare la standarde de nivel internaional, flexibilitate n oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapid a tendinelor noi. Contientizarea efectelor turismului asupra mediului i ntoarcerea spre natur, manifestat prin variate forme de turism ecologic, destinaiile care au aderat la acest concept fiind agreate i n cazul celorlalte forme de turism practicate. 4

Computerizarea i informatizarea societii - pentru turism nseamn utilizarea preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a oferi informaii, consiliere i servicii, ele determinnd o mai mare vitez de derulare a activitii, precum i participarea pe piaa global a turismului n timp real. Comunicarea este cuvntul cheie al societii postmoderne. avnd nenumrate faete, putnd fi realizat prin cele mai sofisticate medii de comunicare, dar, n mod surprinztor, chiar n domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding, evenimente care au o pondere tot mai mare n segmentul turismului de afaceri, tinznd s devin o adevrat industrie. Astfel de evenimente se organizeaz, de obicei, n ara n care sunt iniiate, dar participarea este adesea internaional, iar tendina este de a le organiza tot mai frecvent n destinaii din afara rii respective, ceea ce dovedete globalizarea i n acest domeniu. Creterea ponderii timpului liber, disponibil n mod individual, i a dorinei de petrecere a acestuia n conformitate cu valori stabilite personal - ceea ce pentru turism nseamn, contrar punctului anterior, acordarea unei atenii sporite clientului, individului, numit n limbaj de specialitate, managementul relaiei cu clientul (CRM - customer relationship management), avnd ca moto ,,este mai important de a pstra un client, nu de a ctiga unul nou. Valorizarea timpului liber a dus la apariia turismului evenimenial i la apariia ageniilor specializate n oferte de acest tip. Tendina merge att de departe, nct se ofer programe turistice modelate individual, la sugestia i dorina fiecrui client, iar informarea devine consiliere sau negociere fa n fa, direct, relaia interuman fiind mai important. Segmentele pieei turistice sunt afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii sociale, diferite de cele ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind urmtoarea ierarhizare: turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc, urmat de cltorii la distane mari (destinaii exotice), vacane club, turism de sntate i fitness, cltorii de lux, turism evenimenial i de aventur, cltorii de studii i educaie, vacane creative i de practicare a unui hobby, vacane active i practicarea sportului, turism ecologic. Se observ, n principal, creterea cltoriilor sau vacanelor scurte, dar mai frecvente pe parcursul anului (week-end, zile de srbtoare), cltorii pentru participarea la evenimente culturale sau speciale, la data la care aceste sunt planificate, dar mai ales o puternic individualizare a pachetelor de servicii turistice. Tendinele (trend-urile) decelate implic, desigur, schimbarea atitudinii ageniilor de turism, n sensul adaptrii ofertei la aceste tendine, i anume: Tendina de petrecere a vacanei n mediu sau peisaj natural intact, creterea sensibilitii turitilor pentru mediu - impune oferte adecvate din partea ofertanilor din turism, cunoaterea i implicarea lor privind problemele de mediu, promovarea turismului ecologic. Tendina de individualizare a formelor de turism - oferte flexibile n sistem de module combinabile, pachete IT individuale, fiecare turist devine creatorul propriului program de cltorie / vacan. Tendina de a dispune de propria cas de vacan" - cumprarea de case de vacan n staiuni internaionale sau nchirierea de case sau apartamente de vacan, pe anumite perioade stabilite din an sau de lung durat. 5

Tendina ctre destinaii nsorite, dorina de soare, plaj, cldur n orice anotimp - ofert de destinaii n rile care corespund acestor criterii, dar implic i riscuri legate de anumite destinaii exotice i nesigure, fiind necesar existena unor oferte variate, ntruct tendina este de rezervare n ultimul moment (last minute), dup aflarea datelor meteo sau avertizrile de risc privind anumite destinaii. Tendina ctre oferte cu standard nalt de confort i calitate - ofertele trebuie s corespund tuturor cerinelor i dorinelor unei clientele tot mai pretenioase, s asigure prin ambient i faciliti o stare de confort sufletesc, de ndeplinire a unor ritualuri personale i s ofere o animaie discret, aproape neobservabil. Tendina ctre un mix de relaxare i aciune/aventur n comportamentul turitilor - implic oferte de evenimente cu potenial de stimulare, de distracie relaxant, de socializare informal. Tendina ctre cltorii / vacane mai scurte, conform principiului mai bine mai scurt, dar mai des - oferte de excursii de o zi, cltorii scurte, vizitarea unor orae i shopping, vizitarea unor obiective importante dintr-o ar sau participarea la evenimente la anumite date, spre deosebire de lungi i obositoare circuite. Tendina ctre rezervri n ultimul moment (last minute), decizii luate spontan i n ultima clip, mobilitate mai mare n vacane (excursii, vizite), alegerea unor destinaii multiple pentru o singur vacan de mai lung durat - oferte adecvate din partea ageniilor. Tendina ctre vacane de club / programe speciale - club pentru familii, persoane singure, seniori, gourmet, de sntate, fani computer, cunoaterea unei ri i a locuitorilor si, natur (observare flor, faun) etc. Tendina ctre vacane oferite unor grupuri-int - prieteni, grupuri de interese, specialiti din anumite domenii, cursuri de limb a rii respective pentru elevi i studeni etc. Analiznd aceste tendine, se observ c aceast nou atitudine a clientelei privind petrecerea timpului liber prin cltorii i vacane, implic luarea n considerare de ctre ageniile de turism a dorinelor puternic individualizate ale noii clientele i adaptarea atitudinii i a ofertei ageniei la aceste cerine. n centrul ateniei nu trebuie s stea produsul, superstandardizat sau superatractiv ca pre, ci gradul n care produsul poate satisface dorina clientului de a tri ceva deosebit, adic gradul n care acesta poate genera un eveniment, cu alte cuvinte, clientul dorete s i se ofere un eveniment, dac se poate doar pentru el, nu un produs standard, acelai pentru toat lumea. De ce exist aceste tendine? Superoferta de produse, dar i de posibiliti de distracie creeaz n toate domeniile, deci i n turism, o imens presiune concurenial. ntruct n rile dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaiei are asigurate trebuinele fizice de baz, consumatorii avnd la dispoziie produse i servicii n nenumrate variante care se concureaz reciproc pe pia, nu mai sunt importante aspectele de baz ale acestora, ci cele care ofer ceva n plus, permind o alegere dup gustul personal al consumatorului. Emoiile, tririle, ntmplrile, experiena sau experimentul ocup acum un loc central n via. Se profileaz astfel o nou ramur economic, aceea a economiei sau industriei eventului (evenimentului). Consumatorul din aceast nou ramur n devenire nu va mai cheltui bani pentru un produs, ci n primul rnd pentru evenimentul i sentimentul care nsoete cumprarea i consumul acestui produs. Ceea ce nseamn c tendina spre eveniment se va accentua, diferitele manifestri n acest sens vor fi tot mai variate i n direcii noi, nu doar de aventur extrem sau anumite evenimente exagerat nscenate. Moto: Evenimentul sunt EU! Noii consumatori doresc s-i aranjeze singuri evenimentele, organizatorii trebuie doar s le ofere ocazia, eventual locaia. 6

n viitor nu vor mai fi gustate manifestrile organizate perfect dup un plan sau scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadru n care oamenii s-i nsceneze singuri evenimentele sau s le deruleze dup propriul plac. Pentru organizatori, nseamn s descopere valenele unor locaii, produse sau servicii, n concordan cu dorinele clientelei-int. Principiul este: mai mult coninut dect abunden cantitativ. Predomin deci calitatea. Teoria economic decizional spune: cu ct se consum mai mult dintr-un bun, cu att valoarea adugat scade dac se consum o unitate n plus din acest bun. Iar dac se depete chiar o anume cantitate, aceast valoare devine negativ. Cel mai bun exemplu este o instalaie de muzic i lumini care, dac i se dubleaz puterea, i asurzete i orbete pe participani. Cu alte cuvinte, chiar dac se organizeaz tot mai multe evenimente, tot mai exagerate, ele nu pot deveni dect obositoare sau plictisitoare. Conteaz doar adecvarea lor la ateptrile clienilor, n general, a turitilor, n special. n turism acest fapt se observ n supralicitarea turismului de aventur sau cel evenimenial n care abund oferte de activiti precum sporturi extreme, excursii n locuri slbatice etc. promind ntmplri i triri ieite din comun. Tendina este ns, de a analiza corect cerinele clientelei, de a crea programe turistice cu o palet ct mai larg de evenimente din care potenialii turiti s-i aleag cltoriile i vacanele potrivite. Concurena este foarte mare, de aceea imaginaia i creativitatea ofertanilor din turism va fi pus la grea ncercare. S dm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Paris pune la dispoziie clienilor venii la cumprturi, pe lng courile obinuite, n fiecare joi ntre orele 18.30 i 20.30 couri de culoare lila. Cine alege un co lila semnalizeaz c este dispus la un flirt, astfel c, dup efectuarea cumprturilor, la barul casei poate sta de vorb la un pahar de vin pentru a face cunotin. n acest caz, magazinul ofer infrastructura i cadrul, decizia de a provoca ntmplarea i amintirea ce o va lsa, rmne la latitudinea fiecruia. Pentru ageniile de turism ceea ce nseamn c pachetele prefabricate de programe turistice sunt tot mai puin cerute, deci greu vandabile, fiind n trend cltoriile scurte, individuale sau cele de grup la comand sau n regie proprie, fapt pentru care paleta de oferte trebuie s conin sau s gseasc ceea ce dorete potenialul client. Componentele ofertei adaptate acestei cereri pot fi circumscrise astfel: Destinaii: mari metropole, localiti cu obiective turistice atractive Evenimente speciale: srbtori folclorice, tradiii i obiceiuri locale, festivaluri tradiionale (ale berii, ale vinului etc.), aniversri istorice (...ani de la fondarea unei localiti, de Ia naterea unei personaliti etc.), memoriale, evenimente sportive internaionale sau de mare rezonan, festivaluri culturale, carnavaluri, expoziii de art, reuniuni ale unor grupuri determinate de un anumit hobby sau nclinaii. Mijloace de transport n comun: tren, avion de linie sau charter, vase de croazier, ferry-boat, vapor de excursie. Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacan, trenuri turistice (cu locomotive cu aburi, mocnie, trenuri istorice), autocare sau tramvaie transformate n bistro, pentru party sau alt tem, excursii cu pluta, rafting cu plute pneumatice. Restauraie: bufet cu autoservire, dineuri de gal, mese speciale precum grtar n aer liber, foc de tabr cu picnic, mese n stil medieval, cu specific naional sau local etc. Programe de animaie: folclor, show, dans, tur de ora, excursii, concursuri cu premii sau pentru amuzament, degustri de vinuri sau bere, spectacole n hale industriale dezafectate, cu alte cuvinte tot ceea ce implic eveniment. 7

Cazare: hoteluri, parcuri de vacan, pensiuni particulare, case de oaspei ale unor organizaii non-profit. Servicii de agenie: mape de informare pentru (toi) participani, pachet de asigurare individual sau de grup, locuri gratuite proporional cu numrul de participani, cocteil de bun venit la destinaie.

Agenie de turism specializat pe evenimente


Analog cu tendina de dezvoltare de la un comer de aprovizionare la un comer axat pe evenimente, o comparaie ntre o agenie de turism de aprovizionare cu una de eveniment relev urmtoarele aspecte: Agenie de turism agenie de zboruri ieftine, discount strategie de pre / volum Cumprare / pre trading down cerine de baz mic grad mare de standardizare mic-mediu mic - mediu personal de nregistrare mic mic telecomunicaii funcional-tehnic Agenie de evenimente agenie integrat, specializat strategie preferenial Client / individ trading up cerine speciale mare puternic difereniate mediu - mare mediu - mare personal de consiliere mare mare direct face to face ambiental

Tip de agenie Strategie de marketing Focusare pe pia Concepie de baz Satisfacere cerine Palet sortimental Produse turistice Nivel de pre Pre mediu Personal Intensitate consiliere Intensitate servire Comunicare Dotarea ageniei

1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia


Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri evenimente care au n comun faptul c se cltorete n scopuri legate de afaceri: ntlniri / reuniuni de afaceri (Meetings) Programe i cltorii incentive (Incentives) Congrese, conferine, convenii (Congresses) Expoziii - trguri de comer (Expositions) Acestea sunt prezentate n lucrrile de specialitate (brouri, site-uri etc.) sub sigla MICE, incluznd toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici - seminarii, simpozioane, activiti de training sub form de cursuri tradiionale sau n aer liber, teambuilding n variate forme etc., pn la conferine i congrese sau trguri de anvergur, numit alteori turism de reuniuni i congrese sau, pe scurt, turism de congrese. Trebuie remarcat c adesea cltoriile incentive sunt evideniate separat, fiind o form de cltorii organizate de ctre firme, adesea nedeosebindu-se de alte excursii i cltorii i nu necesit aceeai logistic ca reuniunile i congresele. Din acest motiv le vom prezenta, pe scurt, chiar de la nceput.

Cltoriile incentive
Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite forme angajailor de ctre firme (premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care au suficient putere economic. n majoritatea ntreprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite 8

conform unor reguli clar stabilite, de ele beneficiind mai ales lucrtorii din departamentele de vnzri i distribuie, precum i lucrtorii comerciali. Conform unor studii internaionale, cele mai apreciate sunt cltoriile incentive, cu toate c acestea implic cheltuieli mai mari, dar ntruct au ceva deosebit, ele las o impresie mai puternic i rmn mai mult timp n memoria celor care au beneficiat de ele, de aceea, din totalul de cheltuieli alocate pentru incentive, aproximativ jumtate se aloc pentru cltorii incentive. Aceste cltorii sunt considerate turism de afaceri deoarece implic oameni ce cltoresc mpreun datorit specificului muncii lor. Ele pot fi scurte excursii sau vacane oferite de ctre o companie salariailor si, ca stimulent pentru realizri deosebite sau pentru rezultate bune n munc, dar pot fi oferite i clienilor fideli sau sub forma de ctiguri la anumite concursuri, prin programele de atragere de clieni sau cele de fidelizare. Din datele OMT se arat c circa 11 milioane de oameni cltoresc n aceast form de turism. Programele oferite sunt packages, precum i vacanele tradiionale, cu deosebirea c pachetul de servicii cuprinde i vizite la locuri de interes profesional, banchete, participarea la manifestri culturale etc. Principalele piee pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele destinaii fiind Paris i Londra. Pentru turism, din aceste cltorii au de profitat hotelierii crora le revine cam 40% din cheltuielile alocate pentru cltorii incentive, iar pentru transport 26%. Doar 32% dintre firme fac rezervri n hoteluri de 5 stele, 55% n hoteluri de 4 stele, 59% dintre aceste cltorii au destinaii strine, 41% se fac n ara respectiv. Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezint un segment important al industriei ospitalitii, generatoare de venituri substaniale, mai ales n perioadele de extrasezon, dar i de imagine pozitiv pentru destinaiile implicate i chiar pentru imaginea turistic de ansamblu a unei ri. Din datele statistice reiese c acest segment poate fi considerat ca fiind componenta cea mai eficient i mai profitabil din turism, tinznd s devin chiar o industrie independent. Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficient i dinamic din economia turismului unei ri / regiuni / localiti care nglobeaz nu doar activiti turistice comune (cazare, restauraie, transport), ci i o serie complex de servicii organizatorice profesioniste de ntruniri, conferine, expoziii, seminarii, programe incentive sau de training, gzduite de destinaia respectiv (nchirierea locaiilor, dotri i servicii audio-video, traducere simultan, mijloace promoionale pentru eveniment, hosting, asisten etc.). ntlnirile de afaceri (reuniuni) reprezint activiti n care oamenii cltoresc pentru a se ntlni i a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaii ntre cei de aceeai profesie sau din aceeai asociaie: ntlniri de breasl, cu scopul de a favoriza afacerile ntre participani; ntlniri ale unor asociaii, n care oamenii cu aceleai interese sau aparinnd unei asociaii locale, naionale sau internaionale, se ntlnesc pentru schimburi de idei i informaii. Conferinele, congresele i conveniile au un deosebit potenial de a atrage participani n numr mare i reprezint o bun afacere pentru destinaiile unde se organizeaz. Lunile de vrf ale acestor manifestri internaionale i naionale sunt septembrie, octombrie i mai, iunie. Pe plan mondial, orae recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestri sunt: Londra, Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) .a. Durata acestor manifestri este de 3 - 7 zile. La aceste manifestri 2/3 din participani vin cu soia / soul sau o persoan nsoitoare, iar rezervrile pentru asemenea manifestri se fac chiar i cu 2 ani nainte. Expoziiile i trgurile de comer reprezint un sector important al turismului de 9

afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacii ntre vnztori i cumprtori, se plaseaz comenzi, se fac contracte de durat etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaie de la Paris, iar n turism, Trgul Internaional de la Berlin (ITB), care atrage anual ntre 20.000 50.000 de specialiti la fiecare manifestare i peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul publicului larg. De multe ori, expoziiile sunt combinate cu conferine care atrag un numr mai mare de participani la acest gen de turism de afaceri.

1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor


n cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare revine segmentului de reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general, n ansamblu, avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor. n acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea nregistreaz doar manifestrile cu minimum 50 participani ale unor asociaii i cele cu minimum 20 participani ale unor ntreprinderi i care sunt declarate din proprie iniiativ. Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa. n anul 2000 pe primul Ioc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un segment de pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2, Germania pe 3. n ceea ce privete orelul-locaii pentru congrese, n top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris i Viena. Numrul participanilor la congrese a fost, n medie, de 250 - 500 persoane, doar 11 procente cuprinznd mai mult de 2.000 participani. Cifra medie a participanilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4, 5 zile. Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur medical, n general manifestrile de natur tiinific s-au diminuat, urmate de tehnologie (locul 3) i industrie (locul 4). Pentru anul 2003 statistica ICCA a nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care 62% au avut loc n Europa. ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflect n totalitate amploarea acestora n cadrul turismului de afaceri. Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i congrese se desfoar preponderent n lunile mai, iunie, septembrie i octombrie, deci n perioade cnd sezonul turistic de vacan se afl tradiional n recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice prin astfel de manifestri. n acest sens activitatea de organizare a evenimentelor tinde s devin o form complementar de turism, deosebit de important n economia turismului unei ri, necesitnd ns adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestei activiti. Pentru exemplificare sunt relevante datele statistice din rile europene cu experien n acest domeniu, prin care se pot decela avantajele acestui segment de pia n cadrul economiei turismului al unei ri, dar i condiiile care se impun a fi ndeplinite pentru ca Romnia, care are reale posibiliti de a se lansa pe piaa turismului de reuniuni, s devin o ar atractiv n acest domeniu. Austria. n anul 2001, n aceast ar existau 244 orae i comune cu 557 ofertani de congrese i reuniuni, capabili s organizeze manifestri pentru 100 i mai muli participani. Cele 2.705 spaii de reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane. Oraul cel mai solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3, dup Londra i Paris. 10

Se confirm, pentru ultimii trei ani, c industria de congrese este un segment de pia cu o accentuat tendin de cretere: Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut n ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentnd ntre 3,1 - 3,5% din totalul de nnoptri n Austria. Hotelria din cele 244 localiti organizatoare de congrese a cunoscut n medie o mrire a duratei de ocupare cu 36 zile fa de celelalte localiti turistice din Austria. Italia. Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de atracie i pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163 centre de conferine i 4.504 hoteluri, 39.600 palate i castele, plus 30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de trguri i expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre, cinematografe. Locaiile cele mai solicitate sunt oraele mari i metropolele: Rota, Milano, Florena, Neapole, Bologna, dar i localitile culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice recunoscute. n anul 2000, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane participani, piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor realizate din turism. Acestea se datoreaz numrului crescut de nnoptri (cretere 20.2% fa de anii anteriori), dar i prin creterea duratei manifestrilor, ntruct congresele care au durat mai mult de 3 zile au crescut cu 95%, iar reuniunile de 1 zi au sczut cu 4,9%. 66,41% ale manifestrilor s-au derulat n hoteluri specializate pentru reuniuni (69.437), 33,59% n centre de congrese (35.126). Semnificativ este creterea reuniunilor internaionale (23,7%). 52,6% (3.701) au avut loc n orae mari, 20,97% (1.475) n localiti culturale i artistice sau mici, 26,42% (1.859) n centre turistice. 69% dintre organizatorii de reuniuni internaionale prefer hotelurile, 31% alte locaii de reuniuni. n ceea ce privete participanii, 89% au fost de provenien naional, 11% internaional. Caracteristic, pentru Italia, este creterea numrului de participani la congrese (evenimente de mare anvergur), acesta fiind n medie de 336 participani. Reuniunile cu mai puin de 300 participani au sczut cu 8,4%, n timp ce congresele de 1.000 - 4.000 persoane au crescut cu 39%, iar cele cu peste 4.000 chiar cu 125%. Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele 11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestri cu 69 milioane de participani. Cele 11.000 locaii pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese (4%), 330 institute de nvmnt superior (3%). La acestea se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i sli de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme. n total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4 milioane mp de spaii de expoziie. Dintre acestea, 6% centre de conferine (656), printre care toate centrele de congrese, ofer spaii pentru manifestri de mare anvergur cu 500 i mai mult de participani. n domeniul hotelier, 85% dintre ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele. Preul mediu de nnoptare acceptat pe piaa de congrese este de 100 Euro. Cifra de nnoptri a delegailor a crescut la 67,6 milioane, fa de 65 milioane n anul 1999. Raportat la totalul de nnoptri hoteliere, 35,5% revine segmentului de reuniuni i congrese, prin urmare fiecare al treilea client este un participant la o reuniuni. Din statistic mai rezult c fiecare al treilea loc de munc din turism este creat direct sau indirect prin segmentul de organizare reuniuni care cuprinde n total 970.000 lucrtori full-time. Astfel este clar demonstrat importana congreselor i a reuniunilor n special pentru activitatea de hotelrie, precum i pentru turism n general. 11

Prin cumprturile efectuate de participani are de ctigat i comerul en detail, care se cifreaz n Germania la circa 1,7 miliarde Euro pe an. Centrele de congrese i slile polivalente (hale) s-au adaptat n ultimii ani, mai ales din punct de vedere structural, noilor cerine ale pieei. Pe lng spaii de mare capacitate ofer tot mai mult i spaii adecvate pentru grupuri de lucru mai mici. Datorit situaiei economice tensionate, se observ o cretere a rolului centrelor de reuniuni integrate firmelor, mai ales pentru organizarea de activiti de instruire i educaie continu. n schimb se dezvolt n mod dinamic oferta pe pia a unor locaii ieite din comun pentru evenimente, precum palate, castele, mnstiri, crame, construcii industriale dezafectate, cinematografe, teatre de musical. Circa 1.500 ofertani (fa 1.000 n 1999) din acest segment deruleaz pe an cam 25.000 manifestri cu circa 5 milioane de participani. Se observ o tendin general de scurtare a duratei manifestrilor. 45% din totalul evenimentelor dureaz maximum 1 zi. Durata medie n 2002 era de 1,8 zile (1999: 1,9 zile). Doar una din ase manifestri dureaz 3 sau mai multe zile. Durata depinde mai ales de tipul de eveniment: n timp ce congresele dureaz n general, mai multe zile, un trening dureaz, de regul, doar 2 zile. Numrul participanilor este n medie de 53, doar 1% din totalul de evenimente (adic 13.000) reprezint manifestri de anvengur cu peste 1.000 participani. 84% din totalul de 1.3 milioane de evenimente au fost organizate n hoteluri specializate pe acest segment, 8% au fost n legtur cu expoziii, iar congresele au fost flancate de expoziii chiar n 30% din cazuri. n ceea ce privete sezonalitatea acestora, nu se observ schimbri: februarie, martie, aprilie, octombrie i noiembrie sunt lunile preferate pentru reuniuni i congrese. Week-end-urile sunt n continuare puin atractive. Cele 1.3 milioane de manifestri sunt iniiate n proporie de 60% (780.000) de ctre ntreprinderi i firme, incluznd diferite forme de instruire i perfecionare cu un numr mai mic de participani, dar i reuniuni i congrese cu mii de delegai. Conform principiului all business are local majoritatea participanilor sunt din regiunea nconjurtoare de pn la 200 km, iar la cele de anvergur i de Ia distane mai mari. n anul 2002 prin cei 3.5 milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i congrese cu un milion de clieni mai mult dect n anii anteriori. Punctele forte ale Germaniei ca ar de congrese sunt: profesionalismul, perfecionismul, corectitudinea, paleta larg a ofertei, raportul optim pre / servicii, precum i volumul i varietatea pieei. n concluzie: Se observ c, mai ales la congrese, caracterul internaional al acestora este n cretere. Conform unor studii, tor mai muli organizatori de congrese i trguri doresc s le deruleze n afara rii respective. n general, se observ o cretere a cererii de organizare de reuniuni n timp ce oferta de capaciti locative rmne constant. Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional, dar i cele cu ofert cultural i turistic variat i interesant. Se confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de scurtare a duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de organizare. De aceste tendine pot profita n mare msur, pe lng locaiile de reuniuni i ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt solicitai n organizarea i derularea de manifestri cu caracter internaional. Ca i n domeniul turismului, se observ i n cel al congreselor o tendin de a face planificri i rezervri pe termen scurt. Din partea prestatorilor specializai pe congrese se ateapt un suport mai puternic care ar putea fi chiar sub forma unor pachete de servicii de congrese (congress-packages) difereniate, Ia alegere.

12

Cerine i servicii pe piaa turismului de reuniuni i congrese


Turismul de reuniuni, incluznd aici toate componentele sale precum conferine, congrese, trguri i expoziii, incentive i alte activiti pe grupuri profesionale, este un domeniu prin excelen dinamic la nivelul ntregii lumi. n ultimii 15-20 de ani, circulaia turistic mondial are din ce n ce mai frecvent drept motivaie deplasarea individual sau de grup n scopul participrii la reuniuni sau forumuri de afaceri, congrese internaionale, expoziii i trguri specializate, cltorii incentive sau activiti de training (programe de instruire, de perfecionare i specializare, educaie profesional) i de teambuilding. n acest context, aranjamentele de cltorie n scop profesional i de atacuri presupun o serie ntreag de alte servicii pe lng cele specifice turismului clasic. Pentru a intra pe aceast piaa se impune: existena unor structuri de primire turistice i a unor centre de conferine, trguri i expoziii; gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri rapide i posibiliti de distracie i agrement; personal de turism specializat pe turismul de afaceri; promovarea i publicitatea turismului de afaceri prin asociaii specializate n turismul de afaceri, prin brouri speciale etc. Organizarea de reuniuni i congrese implic numeroase activiti comune cu turismul de afaceri, precum cazare, catering, transferuri i transport local, tururi pre- i post-eveniment, dar i activiti specifice: calcularea i procurarea bugetului necesar, stabilirea, invitarea, nregistrarea participanilor, selecia i nchirierea locaiilor i a spaiilor, hostess, selecia i organizarea programelor sociale adiacente, producia de obiecte i mijloace promoionale personalizate pentru eveniment, tiprirea brourilor, cataloagelor, mapelor i lucrrilor necesare evenimentului (conferin, congres, seminar etc.).

1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese


Atragerea de evenimente internaionale spre a fi gzduite i organizate n Romnia este o direcie ce ar trebui urmrit prioritar n preocuprile privind promovarea turismului romnesc. Organizarea de reuniuni aduce mari beneficii att pentru imaginea rii pe plan mondial, ct i pentru agenii economici locali implicai n procesul de organizare a acestora. Beneficiile n plan material nseamn creterea ncasrilor, profit mai mare prin grad sporit de ocupare i utilizare a infrastructurii de cazare i de reuniuni, crearea i asigurarea de locuri de munc, atragerea participanilor i ca turiti n alte perioade ale anului, taxe i impozite ncasate la bugetul de stat, creterea volumului de vnzri n alte sectoare comerciale. Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar asigurarea unui standard nalt al serviciilor din partea prestatorilor implicai i o cooperare i din partea autoritilor i administraiei locale pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga comunitate local, astfel c localitatea (staiune, ora) n sine s fie considerat i recunoscut ca o destinaie-locaie adecvat pentru astfel de evenimente. Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru orice comunitate local specializat ca destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din alte ri care dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea financiar a acestor destinaii n comparaie cu destinaii turistice tradiionale. Pe lng veniturile directe provenite din organizarea unei reuniuni care rspltesc eforturile prestatorilor / furnizorilor de servicii dedicate reuniunii, comunitatea local, guvernul i municipalitatea destinaiei care gzduiete evenimentul beneficiaz i ele de o serie de venituri substaniale. Este tiut faptul c din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni internaionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului i, eventual, un oarecare profit n schimb, aproximativ 86-90% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ara care gzduiete 13

evenimentul, acestea regsindu-se n produsul intern brut. Din aceste ncasri se vireaz ctre bugetul de stat i bugetul administraiei locale taxele aferente (TVA 19%). n paralel, comunitatea local are de profitat prin veniturile generate, cu ocazia evenimentului, de consumul suplimentar de produse i servicii (cumprri de suveniruri i alte produse pentru nevoi personale, agrement, vizite la obiective turistice locale) de ctre participanii la eveniment. Pe termen lung, reuita evenimentului va putea genera revenirea participanilor n destinaia respectiv, att ca turiti, ct i ca oameni de afaceri i chiar ca investitori pe piaa local. Totodat, organizarea unui eveniment ntr-o anumit destinaie (fie c ne referim la ar, regiune sau ora), reprezint o ocazie oportun de a promova acea ar sau zon ca destinaie turistic. Participanii profit de prilejul deplasrii n scop profesional pentru a cunoate ara respectiv, iar prin programele pre / post-eveniment vor putea fi atrai s-i petreac eventual un sejur n acea destinaie. Depinde de abilitatea i creativitatea organizatorului profesionist ct de reprezentative pentru destinaie i ct de atractive pentru participani vor fi aceste programe turistice adiacente. n evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii Romniei ca destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere urmtoarele criterii: competitivitatea (locaie, organizare, servicii), securitatea / sigurana destinaiei, credibilitatea mediului de afaceri local. Fa de aceste criterii, Romnia prezint o serie ntreag de avantaje reale, dar i de minusuri. Multe caliti au fost confirmate de clienii care au intrat deja n contact cu profesionitii romni i au beneficiat de serviciile acestora. Punctele slabe sunt perceptibile n: existena n numr mic i distribuia inegal pe teritoriul rii a facilitilor de conferine i expoziii (centre de afaceri, centre de conferine, hoteluri specializate pe organizare de reuniuni i seminarii), mai ales n Bucureti, fr a se valorifica potenialul staiunilor turistice pitoreti din ar, desigur cu unele excepii; lipsa investiiilor majore n infrastructura necesar (centre de conferin cu capacitate mare, centre de expoziie multifuncionale, hoteluri cu faciliti de reuniuni n alte regiuni dect Bucureti); insuficienta susinere din partea autoritilor naionale i locale privind stimularea i promovarea industriei de reuniuni, n special internaionale, ca mijloc de dezvoltare durabil a unor regiuni sau destinaii (orae, centre culturale i istorice, staiuni, castele i palate etc.); Totui n ultimii ani Romnia a devenit treptat o destinaie acceptat i apreciat pentru evenimente, miznd pe o serie de avantaje care o pot transforma ntr-un punct de referin n Europa de Est, acestea fiind: destinaie inedit, dispunnd de un peisaj natural i valori culturale i istorice unice, existente n toate regiunile geografice ale rii; stabilitatea politic i social; amplasare ideal n spaiul central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; infrastructura pentru conferine i expoziii ntr-un proces de modernizare, diversificare i extindere rapid, genernd totodat posibiliti de investiii strine sau mixte, amortizabile n termen scurt; prezena unor renumite lanuri hoteliere i companii multinaionale, alturi de cele locale de cazare, la nivel de 3-5 stele; stadiu avansat de implementare a standardelor internaionale de calitate a serviciilor n industria ospitalitii;

14

specializarea profesional a tot mai multor agenii / companii romneti n organizarea diferitelor tipuri de reuniuni, de la seminarii i simpozioane Ia cele de mare anvergur, putnd deveni parteneri de ncredere ai oricror organizatori sau beneficiari din ntreaga lume care vizeaz Romnia ca destinaie pentru evenimentele lor. Dintre evenimentele internaionale de anvergur pentru care Romnia a fost aleas ca destinaie se pot enumera: Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina Anual i Adunarea General a BERD (2002), Summit-ul efilor de stat din Europa Central. de la Mamaia, 27 mai 2004, Summit-ul NATO (Reuniunea Informal a Minitrilor Aprrii din rile NATO) de la Poiana Braov, 13 - 14 oct. 2004, precum i Conferina Internaional de Turism Rural, organizat de A.N.T.R.E.C. 8-9 octombrie 2004 Ia Cheile Grditei, n frumoasa zon a Branului, sunt doar cteva dintre exemplele a ultimilor ani.

1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni


Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi: companii de stat sau private, romneti sau mixte; instituii publice sau guvernamentale; asociaii profesionale naionale sau internaionale; institute de cercetare n diverse domenii (tiinific, tehnologic etc.) avnd sediul fie n Bucureti sau n ar, fie oriunde n lume. Beneficiarul este cel care iniiaz, de obicei, evenimentul (o conferin, un congres, un seminar, o sesiune de training etc.) fie pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor avnd mai mult de o singur ediie i o caden n general anual, fie este vorba de evenimente singulare sau unice n felul lor. De multe ori, beneficiarul caut pentru fiecare ediie o nou destinaie, spre a oferi diversitate i o not spectaculoas evenimentului, dar i din motive concrete (tematica, originea majoritii participanilor etc.). Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniului turismului, n general, i al organizrii profesioniste de reuniuni, n special. Din punct de vedere comercial, atribuiile sale se refer Ia iniierea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potenialilor confereniari i participani, precum i la supervizarea administrrii bugetului manifestrii i atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lng taxele de participare, sponsorizri, finanri guvernamentale nerambursabile etc. Participanii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii i instituii care i trimit delegaii la reuniune, precum i personaliti din domeniul de referin al evenimentului, specialiti, cercettori, confereniari, respectiv invitai oficiali. Acestora li se adaug reprezentani ai autoritilor centrale i locale care, conform uzanelor consacrate n lume, reprezint patronajul onorific sau acord faciliti pentru evenimentele locale sau internaionale de importan major pentru interesele unei ri, regiuni sau localiti. Organizatorii i / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care au capacitatea profesional dovedit i abilitatea s identifice, s planifice, s gestioneze i s opereze integral segmentul de servicii necesare derulrii profesioniste a unui eveniment n acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, bugetul i cerinele beneficiarului. Companiile implicate n organizarea de evenimente sunt: CB (Convention Bureau) naional (n Romnia RCB - Romanian Convention Bureau) sau municipal (n alte ri exist astfel de birouri la nivelul localitilor implicate n organizarea de evenimente) care ofer gratuit i neprtinitor informaii i consultan pentru gsirea unei locaii adecvate reuniunii. Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuit, dar multe birouri municipale ofer n plus servicii cu plat, ca de exemplu gsirea de spaii hoteliere pentru conferine, nregistrarea invitailor etc. aceste birouri fiind finanate de municipalitate sau de ctre 15

sponsori. Ele poart aceeai denumire internaional, difereniat printr-o liter ce indic numele rii (de ex. GCB German Convention Bureau), i au rol de integrator ntre beneficiari i furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind prin website-uri accesibile i brouri difuzate gratuit informaii detaliate i la zi privind PCOs (organizatorii profesioniti de congrese), furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenii touroperatoare), oficii de turism naionale n strintate, agenii de turism locale, prestatori de servicii pentru trguri etc. Organizatori profesioniti de congrese (PCOs - Professional Congress Organisers), companii specializate n furnizarea la cheie a structurii integrale de servicii necesare pentru orice tip de reuniune, respectiv congres, conferin, trguri i expoziii integrate acestora sau de sine stttoare etc.; acetia aui capacitate profesional atestat i recunoscut s identifice, s planifice, s gestioneze i s opereze integral segmentele de servicii necesare organizrii profesioniste a unui eveniment (conferin, congres, seminar sau trg expoziie specializat), n acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, cu bugetul i cerinele beneficiarului. Furnizori de servicii individualizate - furnizori de echipamente specifice pentru reuniuni, de servicii de translaie i traducere, de servicii de hostess, centrele de conferine i hotelurile specializate avnd adesea furnizori de servicii agreai, pe care i indic n ofertele lor. Transportatori oficiali - cel mai adesea marile companii aeriene, dar care ofer contracte atractive de transportator oficial doar pentru evenimente de anvergur, de cel puin 500 participani i cu anumite condiii (reuniunea s fie organizat n ara respectiv, un numr mare de participani s fie din rile nvecinate etc.). Agenii touroperatoare / Companii de management al destinaiei (DMC Incoming-Agenty / Destination Management Company), agenii de turism care au abiliti de PCO, fiind competente i experimentate n integrarea de servicii profesioniste specializate de turism pentru evenimente, de afaceri i incentive la destinaie, prelund sarcini la nivel local, precum gsirea hotelului adecvat, organizarea transferului cu autocarul, programe sociale etc.

Alte agenii implicate care pot oferi servicii specifice:


Agenii de turism - pentru servicii de ticketing, cazare, organizare de programe sociale Agenii specializate pe evenimente (Event agency) - programe sociale deosebite, prezentri, seri speciale (spectacole, serate, localuri cu programe nonconvenionale etc. Agenii de PR (Public Relation) - ofer servicii de publicitate, elaboreaz brouri, programe, relaii cu presa. Companii de design i construcii de standuri - servicii pentru trguri i expoziii. n practic, activitatea organizatorului presupune furnizarea n mod direct sau prin subcontractarea unor ali furnizori a structurii integrale de servicii necesare evenimentului, de la gestionarea informaional a nscrierilor i a rezervrilor hoteliere ale participanilor pn la asigurarea efectiv a transferurilor la i de la aeroport, cazare, nchirierea slilor de conferin i expoziii, a echipamentelor audio-video necesare, construcia standurilor, asigurarea dotrilor i a mobilierului expoziional, catering, personal de hosting i asisten specializat, organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniunii, a tururilor opionale pre- i posteveniment. n Romnia, numrul companiilor care se specializeaz n astfel de activiti este n vizibil cretere, urmnd tendina ascendent a pieei mondiale privind ponderea ncasrilor din turismul de reuniuni. Furnizorii de servicii pentru reuniuni reprezint o mare varietate de domenii, intervenind n procesul de organizare a evenimentului ca prestatori efectivi ai fiecruia dintre segmentele de servicii necesare: deintorii de locaii / spaii de conferine i expoziii (centre de conferine, hoteluri 16

specializate pe conferine sau hoteluri care ofer spaii echipate special pentru conferine alturi de activitatea obinuit de cazare, instituii de nvmnt, complexe de trguri i expoziii .a.); deintorii de structuri de cazare (hoteluri urbane, pensiuni rurale, vile etc.); companiile locale de transport cu autocare, microbuze, autoturisme (transferuri individuale sau de grup, tururi de ora, vizite tehnice, excursii etc.); furnizorii de echipamente tehnice, respectiv audio-video (instalaii de sonorizare, proiectoare, instalaii de traducere simultan, IT i multimedia), dar i de alte materiale necesare (flipchart-uri, suporturi i instrumente de scris, ecusoane etc.); restaurante i companii de catering care asigur serviciile necesare n cadrul evenimentelor: cocktail-uri de primire, pauze de cafea, buturi rcoritoare, cine festive, recepii, banchete, dejunuri i dineuri; traductori / interprei de conferin; hostess; ghizi nsoitori i interprei; tipografii (materialele de promovare a evenimentelor, suporturi tiprite ale materialelor prezentate de confereniari sau pentru training-uri); agenii de publicitate, PR i pres (producie de obiecte promoionale personalizate pentru eveniment, conferine de pres etc.) Sub aspect comercial, relaia dintre beneficiar, organizator i furnizorii de segmente de servicii poate fi n raport (recomandabil) de contractare general a evenimentului de ctre organizatorul profesionist care asigur gestionarea logistic, informaional i financiar a evenimentului, subcontractnd furnizori de servicii pe segmentele pe care nu Ie poate acoperi n regie proprie sau n raport direct dintre beneficiar i furnizorii individuali pe fiecare segment de servicii (caz n care beneficiarul realizeaz practic integrarea evenimentului, ceea ce este mai puin recomandabil la evenimente de anvergur). n primul caz, beneficiarul are avantajul c este degrevat de efortul de timp, resurse umane i eventuale pierderi financiare, ntruct PCO-ul are, prin menirea sa, obligaia de a optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mult mai sczute fa de cele obinute - chiar i n urina unei negocieri - de ctre un beneficiar final.

ntrebri recapitulative
1. Comentai motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism? 2. Enunai segmentele pieei turistice evenimeniale? 3. Caracterizai procesul adaptrii ofertei turistice n direcia apariiei i dezvoltrii turismului evenimenial? 4. Ce tipuri de evenimente cumuleaz turismul de afaceri? 5. Cum caracterizai tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor? 6. Caracterizai locul Romniei pe piaa de reuniuni i congrese? 7. Menionai partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni?

Teste gril pentru autoevaluare


1. Motivaiile turismului evenimenial in de evoluia general a sectorului de turism, caracterizat prin: a. globalizarea economic, social, politic i a riscurilor; b. contientizarea efectelor turismului asupra mediului; c. creterea ponderii timpului liber; d. comunicarea prin evenimentele turismului de afaceri. A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (b, c, d); D (c, d) 2. Marketingul turistic ofer urmtoarea ierarhizare n segmentarea pieei turistice: a. turismul de afaceri; 17

b. cltorii la distane mari; c. turismul de sntate i fitness; d. cltorii de studii i educaie, etc. A (c, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c, d) 3. Tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri sunt: a. reuniuni de afaceri (ntlniri); b. programe i cltorii incentive; c. congrese, conferine, convenii; d. expoziii trguri de comer. A (a, c); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (a, c, d) 4. Intrarea pe piaa turismului de reuniuni i congrese, presupune respectarea unor cerine: a. existena unor structuri de primire turistice specifice (centre de conferine, trguri i expoziii); b. gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri, inclusiv posibiliti de distracie i agrement; c. personal de turism specializat pentru turismul de afaceri; d. promovarea i publicitatea turismului de afaceri. A (a, b, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c) 5. Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi: a. companii de stat sau private, romneti sau mixte; b. instituii publice sau guvernamentale; c. asociaii profesionale naionale sau internaionale; d. institute de cercetare n diverse domenii. A (a, b, c); B (a, b); C (b, c, d); D (a, b, c, d)

Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor, Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-23. 2. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i banquetingul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-9.

18

CAPITOLUL 2 Turismul de afaceri - istoric i concepte


Obiective:
conturarea etapelor presupuse de organizarea unui eveniment; consacrarea rolului planificrii strategice n organizarea unui eveniment; nominalizarea criteriilor de selecie ntre ofertele de locaii pentru organizarea evenimentelor; proiectarea unei structuri a bugetului (estimarea cheltuielilor i a veniturilor); precizarea echipamentelor i serviciilor tehnice aferente; etapizarea unui program de organizare a unui eveniment. Rezumat: Orice eveniment are drept scop comunicarea. De aceea, cei antrenai n planificarea i organizarea unui eveniment sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare. Cuvinte cheie: locaie, cerere de ofert, buget de venituri i cheltuieli, trg, expoziii, incentive etc. Scopul oricrui eveniment, indiferent din ce domeniu, este comunicarea fie c este vorba de informaii, idei sau doar de distracie. De aceea, cei implicai n planificarea i organizarea unui eveniment (reuniune, congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntro afacere bazat pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de aceast obligaie i a avea succes n acest domeniu trebuie s dovedeasc competene i utiliti privind: tehnici de comunicare, administrare, organizarea muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism i hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i negociere, dar i altele ce ar putea interveni n unele situaii neprevzute. n vederea reuitei oricrui eveniment este necesar ca n organizarea lui s se parcurg urmtoarele etape:

Definea profilul evenimentului


Obiective Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea spaiilor utilizate) Stabilirea datei - se va avea n vedere s nu se suprapun cu alte evenimente locale (trguri, alte reuniuni) Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii) Programului (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare organizate nainte sau dup eveniment) Numrul participanilor Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul Spaiul necesar (numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.) Cerine tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment Selectarea unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului

Profilul participanilor

Caracteristicile participanilor (grupuri-int) rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei) Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba matern, motivaie) Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai ai participanilor)

Stabilirea bugetului
Lista costurilor Cine suport cheltuielile i pentru ce ncasri (din taxa de participare, pentru expoziie, sponsori) Investigarea altor opiuni financiare (de ex. programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor companii, asisten public, sponsori) Clarificarea problemelor legate de fiscalitate i legislaie

Elaborarea planului de aciune


Diagram realizat pe calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i cnd trebuie executat. Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile de executat pentru echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe parcurs, pn la startul evenimentului, privind: - Selectarea locaiei - Materiale tiprite - nregistrarea / sosirea participanilor - Programe sociale i timp liber - Cazare - Confereniari - VIP-uri - Catering - Repetiii - Audio-video i IT - Marketing - Evaluare - Eventualiti

2.1. Organizarea unui eveniment tip reuniune (convenie, conferin, ntrunire, seminar, program de training etc.)
Succesul organizrii unui eveniment const n planificarea strategic, nceput cu mult naintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare fiind extrem de complex, beneficiarul adesea lipsit de experien are dificulti de gestionare. Contactarea unui organizator profesionist local de evenimente este aadar o garanie de performan i succes, acesta putnd identifica, proiecta i gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permind astfel beneficiarului s se concentreze asupra coninutului evenimentului. Majoritatea clienilor practic alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori de secvene de servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experiena ediiilor trecute) i a seleciei de oferte. n Romnia acetia sunt n special membrii REB, clientul beneficiind de avantajul c aceste companii cunosc piaa specific romneasc i politicile tarifare pentru grupuri sau evenimente, practicate de fiecare locaie. n planificarea strategic (vezi anexa nr. 1), este esenial, aa cum s-a artat mai sus, determinarea timpurie a ctorva elemente: - caracteristicile, anvergura i programul general al evenimentului - data la care va avea loc reuniunea 20

destinaia / localitatea unde se va desfura reuniunea numrul i profilul participanilor, care se stabilesc, cel mai adesea, de ctre iniiatorul / beneficiarul evenimentului, pe baza crora se poate prefigura bugetul necesar, iar organizatorul i va elabora planul de aciune propriu-zis, pe care l va urmri pe baza unei liste de control (vezi anexa nr.2) generale, precum i prin liste de control separate (de ex. pentru site inspection; vezi anexa nr.6) detaliate, pentru anumite aciuni relevante din cadrul planului. Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, dar n determinarea ei trebuie totui s se in cont de: intervalul din sptmn, anotimp, perioade de vacan / extrasezon (tarife reduse, disponibiliti spaii cazare etc.), evenimente similare care au Ioc n acea perioad ntr-o destinaie agreat etc., ceea ce va avea un efect de optimizare a bugetului. Destinaia poate fi stabilit de beneficiar, din anumite considerente i interese proprii, sau poate avansa anumite preferine. Trebuie avut n vedere c destinaia adaug un plus de valoare i interes evenimentului, de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii naturale, culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber sau de organizare a unor programe sociale interesante, complementare reuniunii. n alegerea unei destinaii trebuie avute n vedere: obiectivele reuniunii ateptrile participanilor cerinele grupurilor de interese localitile anterioare n care s-au desfurat astfel de reuniuni (comparaie) distana de la care sosesc participanii (timpul necesar pentru cltorie) bugetul disponibil considerente politice i sociale clima (anotimp, condiii meteo) atitudinea oficialitilor locale (sprijin) obiective turistice n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre: centrul unui ora staiune turistic de munte sau de litoral zon rural aeroport Trebuie s se in cont de originea geografic a majoritii participanilor, destinaia optim fiind la maximum 20 km deprtare de localitile de reedin ale participanilor, excepie fcnd reuniunile internaionale. Acest procedeu impune o planificare cu mult timp n avans, mai ales pentru congrese i reuniuni sau alte evenimente de anvergur. Pentru cele cu un numr mai mic de participani este, firesc, mult mai uor de stabilit destinaia i de gsit o locaie. Alegerea locaiei cade, de obicei, n seama organizatorului profesionist care propune lista posibilelor locaii ce corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului (clasificarea calitativ, numr i capaciti sli, spaiu expoziional). Locaiile pot fi: hoteluri centre de conferine sau congrese centre culturale alte locaii (palate, castele, hale industriale, nave de agrement etc.) Pentru a selecta dintre locaiile existente ntr-o regiune sau localitate evideniate n materialele publicitare, este de recomandat ca organizatorul s transmit cereri de oferte cu specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat, cererea de ofert (RPF - request for proposals) este un instrument de lucru (formular / list) n care, dup o scurt prezentare a profilului reuniunii, organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care 21

trebuie s le ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a reuniunii, avnd alluri meniunea obligatoriu sau de dorit, dup curn unele cerine sunt imperative, altele mai puin importante, dar preferabile (vezi anexa nr. 3) Cerinele trebuie s se refere la: numrul i mrimea spaiilor necesare reuniunii. capaciti de cazare, catering, evenimente sociale (cocktail de primire, dineu, banchet), precum i la factorii restrictivi: buget limitat, faciliti pentru persoane cu dizabiliti, echipamente audio-video etc. Dup primirea ofertelor corespunztoare se face o prim selecie, astfel c n joc vor rmne doar cteva locaii Ia care este recomandabil s se fac o inspecie Ia faa locului, pe baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr. 6), de preferat mpreun cu clientul, urmnd s se stabileasc locaia cu cea mai potrivit infrastructur pentru reuniune. Adesea se efectueaz rezervri de principiu a locaiilor alternative, pn la momentul opiunii ferme. Studiile de pia n acest domeniu relev c printre criteriile de selecie ntre oferte de locaii similare, pe primele locuri se situeaz:

Condiii generale
Organizare perfect Echipament modern pentru derulare de conferine, seminarii Servicii perfecte Ofert gastronomic adecvat Calitate superioar a ofertei Existena unor spaii pentru expoziii Reputaia locaiei - recomandarea acesteia din partea altor clieni satisfcui

Amplasament
Acces uor pe cile rutiere Ambian natural atractiv Zon geografic central Obiective turistice atractive Localitate turistic renumit Se poate uor observa c n acest sector lideri de pia sunt locaiile (hotelurile, centre de conferine, complexe) situate n orae, dar sunt preferate tot mai des cele situate n zone pitoreti, ntruct se observ tendina de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri mici (12-20 persoane), n special angajai ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se pune accent mai mare pe activiti n aer liber sau pe programul complementar oferit participanilor (relaxare, sport, vizite etc.). Este important deci, ca n oferte s se evidenieze i facilitile de acest gen (acces gratuit la sauna, centru de fitness: instructor de gimnastic pentru pauzele dintre activiti: faciliti pentru practicarea sportului n grup: organizarea de tururi cu biciclete mountainbikcs, puse la dispoziie de hotel, organizare drumeie, rafting, n mprejurimi; program artistic seara: drumeie cu tore, noaptea etc.), neprecupeind imaginaia n acest domeniu, activitile complementare fiind adesea sarea n bucate care determin succesul pe piaa de evenimente.

Asigurarea securitii i a satisfaciei participanilor


Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni const n asigurarea securitii participanilor, dar i a unei stri de satisfacie i bun dispoziie n decursul reuniunii. Aceasta este o responsabilitate moral, dar i o obligaie stipulat legal n rile europene, privind securitatea fizic i spiritual a oricrui prestator / organizator fa de clienii / invitaii si. Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie s se asigure c nu exist nici un pericol privind: 22

Aciuni criminale Terorism Incendii Cltorii auto periculoase Activiti sportive nesupravegheate Condiii extreme de clim i meteo n acest context trebuie s fie luate urmtoarele msuri: S se asigure ca toi participanii s fie nregistrai. S se verifice dac exist sisteme i msuri de securitate n locaia aleas. S fie informai participanii asupra potenialelor pericole din localitate. S se verifice existena certificatelor sanitare privind igiena din departamentele de producie culinar. S se verifice existena licenelor organizatorilor de sporturi extreme S existe post de prim-ajutor. Participanii s fie informai asupra condiiilor meteo de Ia destinaie S fie verificai oferii dac au permisele i competenele corespunztoare activitii desfurate. S fie asigurat supravegherea bagajelor. S existe la ndemn o list cu cabinete medicale disponibile n acea perioad (servicii de urgen, ambulane, cabinete specializate etc.)

Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuielilor i a veniturilor


Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizeaz proiectarea i structurarea bugetului reuniunii. Lund n considerare caracteristicile evenimentului i experiena anterioar, cei doi parteneri identific sursele de venituri, potenialul financiar al acestora i distribuia lor n raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind reproiectri succesive convenite pe baza elementelor concrete relevate pe parcursul procesului de organizare. Important este estimarea costurilor reuniunii, care n principiu sunt de dou feluri: costuri fixe (care nu sunt determinate de numrul participanilor: marketing, onorarii pentru confereniari etc.) costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate i buturi, acestea fiind de obicei cele mai mari din totalul de costuri ale unei reuniunii) Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat s se utilizeze o list (vezi anexa nr. 4) n care sunt prevzute toate poziiile posibile ale unui buget i de a puncta cele care intervin n organizarea reuniunii respective. Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, subvenii din partea unor organisme locale, naionale sau europene, sponsorizri, nchiriere de spaiu expoziional (expoziie conex), vnzri de spaiu publicitar (inserii n materialele promoionale scrise / audio-video / multimedia ale conferinei brouri, mape de prezentare, casete video, CD etc.), de suveniruri, de lucrri tiprite. Taxele de participare rmn ns componenta de baz a veniturilor, de aceea, trebuie determinat cu exactitate numrul de participani pltitori, numrul de participani ale cror costuri sunt preluate de iniiatori, integral sau parial (confereniari principali, invitai speciali), i nivelul valoric al taxelor, care poate fi difereniat att n funcie de categoriile de participani, ct i de data la care se efectueaz nscrierea (timpurie / trzie / la faa locului). Politica de contramandri se definete n raport cu momentul anulrii nchirierii, n general, se stabilesc cteva etape, care pot diferi de la caz la caz: a. primul termen de nscriere este i cel pn la care este posibil restituirea integral a taxei b. pn cu o lun naintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 % 23

c. ntre o lun i 48 de ore naintea evenimentului, penalizarea este de 50 % d. pentru contramandrile care survin la mai puin de 48 de ore nainte de deschiderea conferinei nu se restituie taxa de participare. Aceste reglementri i au justificarea n etapele i procedurile recunoscute n industria hotelier i turism pe plan mondial. Toate drepturile, obligaiile i riscurile financiare descrise mai sus se cuvin a fi comunicate participanilor n invitaia de participare, brourile i website-ul de prezentare ale conferinei. Totodat, o politic prea dur a contramandrilor poate descuraja nscrierile timpurii ale participanilor, diminund fluxul ncasrilor n avans pentru bugetul conferinei. O completare adesea salutar a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizri, n obinerea crora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, coninnd diverse forme de recunoatere public a meritului sponsorului, n funcie de aportul su: invitarea i menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i momente oficiale; inserarea de materiale promoionale ale sponsorilor n cadrul conferinei (mape, afie, bannere); includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de publicitate din pres; inserii de publicitate electronic n website-ul manifestrii acordarea unui spaiu expoziional preferenial pentru produsele sau prezentarea sponsorului. Orice PCO / DMC trebuie s aib capacitatea de a optimiza permanent bugetul, n funcie de necesiti. De exemplu, costul pentru nchirierea locaiilor de conferin se poate diminua prin utilizarea serviciilor de catering ale locaiei pe durata conferinei. Locaia ofer un pre-pachet / zi pentru un numr minim de persoane anunat, care include: pauze de cafea, prnz, chiria slilor de ntruniri, amenajare i minime dotri audio-video.

nregistrarea participanilor
nregistrarea participanilor se face fie dinainte, fie la nceperea manifestrii. Datele cerute prin formularul de nregistrare se stabilesc de ctre beneficiar, asistat de PCO/DMC Formularul de nregistrare se transmite participanilor prin pot, e-mail sau este disponibil on-line n website-ul manifestrii. Acesta este principala surs de informaii despre participanii care intenioneaz sau confirm s participe la eveniment. Prin urmare, trebuie s se solicite explicit datele personale i de contact ale fiecrui participant, tipul nscrierii, metoda de plat acceptat i, totodat, s se specifice condiiile de anulare / contramandare. Dup recepionarea fiecrui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire i documentul de facturare a sumei aferente. Centralizarea nregistrrilor poate fi realizat de ctre beneficiar, care le comunic organizatorului, dar este recomandabil s fie fcut chiar de ctre PCO / DMC, degrevnd beneficiarul de un volum de munc apreciabil. Organizatorul profesionist are datoria de a furniza n orice moment beneficiarului informaiile privind numrul nscrierilor i aspectele financiare. Invitarea confereniarilor este o problem ce ine att de componenta tiinific / tematic gestionat de beneficiar, ct i de cea organizatoric gestionat de PCO / DMC. Formularul de depunere a rezumatului tiinific este documentul prin care confereniarul sau alt participant (care dorete s fac o comunicare) care i-a confirmat nscrierea precizeaz datele i sumarul lucrrii pe care urmeaz s o prezinte n cadrul conferinei, forma de prezentare (expunere liber, prezentare de postere), precum i echipamentele audio-video necesare. Formularul de rezervare hotelier trebuie s includ tarifele speciale de cazare negociate de PCO / DMC pentru eveniment, difereniat n funcie de data rezervrii, precum i condiiile de contramandare. Participantul va completa datele sale de identitate, prima i a 24

doua opiune pentru hotel, data sosirii i data plecrii, inclusiv orarul de zbor dac solicit transfer de la i la aeroport, numrul i tipul camerelor rezervate, eventuale cerine speciale, numele nsoitorilor, opiunea pentru programele sociale i tururile pre- i post- congres facultative, modalitatea de plat. Pe baza formularelor de nregistrare completate de participani, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru: transportul internaional (eventuale tarife prefereniale negociate cu companiile aeriene) transport local al participanilor de la hotel la locaia conferinei i retur, precum i n cadrul programelor sociale i turistice ntmpinarea, preluarea i transferul participanilor aeroport / hotel / aeroport (n funcie de programul individual de zbor) rezervrile hoteliere i comunicarea de rooming-lists ctre hoteluri, conform cerinelor i duratei sejurului fiecrui participant rezervrile i constituirea grupurilor pentru tururi i programe sociale facultative. nregistrarea participanilor se poate face i la sosirea n locaie, motiv pentru care organizatorul trebuie s amenajeze un spaiu ca Birou de nregistrare, s dispun de resurse umane i echipamentele necesare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcional n ziua primei sosiri, avnd activitate permanent pentru participani pe durata conferinei (oferind informaii despre programele sociale, tururi pre- i post- congres) i i nceteaz activitatea organizatoric dup plecarea ultimului participant. Biroul de nregistrare distribuie ecusoanele i mapa de conferin fiecrui participant.

Cazare
Indiferent c este gestionat de PCO / DMC, de beneficiar sau este lsat la libera alegere a participanilor, cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de conferin. Evenimentele de anvergur presupun rezolvarea unui numr mare de camere, de cele mai multe ori n hoteluri diferite, fiind necesar obinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibiliti suficiente de cazare. Se recomand includerea n oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei, se solicit camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu mic dejun inclus, invitaii VIP i sponsorii putnd solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuiti n funcie de numrul total de camere rezervate.

Spaiile / slile de conferin


Profilul conferinei determin nevoia de ntlniri fie n plen (sli mari), fie pe seciuni (activiti n grupuri mai mici, n sli adecvate), care i desfoar activitatea simultan sau succesiv, fapt care devine un criteriu n selectarea locaiei. Organizatorul identific locaia potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli corespunztor nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate numrului de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5). Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiiona alegerea locaiei. n completare, pot fi necesare sli sau spaii pentru diverse activiti / necesiti (secretariatul conferinei, birou de pres, vestiar etc.). Cele mai cerute forme de amenajare a spaiilor sunt urmtoarele (vezi anexa nr.5): Aranjarea convenional (stil teatru / cinema) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul participrii a 200 de persoane este necesar s se amenajeze o alee central. 25

Modalitatea de aranjare este urmtoarea: se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, Ia extremitatea slii); primul rnd de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu; se alege aleea central, plasnd primele dou scaune (capete de rnd), apoi celelalte, respectnd aliniamentul. Spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm. distana ntre dou rnduri va fi de 40 - 50 cm; aleea central va avea 1,50 - 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200; se las alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi). Aranjarea sal de clas (numit i stil parlament) Pentru aceast dispunere este de dorit s existe n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime i 0,45 m lime pentru a ctiga Ioc. Metoda de aranjare este urmtoarea: se aliniaz mesele pe rnduri cte 2 sau 3 urmnd limea slii; se face o alee central de dimensiuni suficiente i alei de degajare ntre rnduri; distana ntre dou rnduri de mese trebuie s fie de 0,60 m minimum, dar pentru un confort mai bun se poate 0,70 m. Aranjarea n form de U / careu Acest fel de amenajare a meselor se utilizeaz, mai ales, pentru activiti n grupuri de lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanilor spre moderator, precum i spre ecranul de proiecie sau alte mijloace de lucru folosite (flipchart, TV). Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consiliu (bloc ptrat, n form de T, n form l, mas oval, mas rotund) se acoper masa sau blocul de mese cu fee de mas speciale pentru asemenea aciuni; se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, hrtie de scris; se repartizeaz n diverse puncte ale slii, couri de hrtie; se aeaz un pahar / persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i alte buturi rcoritoare, n funcie de comand; paharele se pun pe suporturile speciale, iar sticlele pe tav cu ervet, pentru a proteja faa de mas; se aranjeaz flori pe mas i n sal, cu mult discreie. Aranjarea mesei n form de I Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel nct participanii s se poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru consiliul de administraie sau aciuni la care numrul participanilor nu depete 30. Aranjarea stil banchet (mese rotunde) Acest fel de aranjare poate fi utilizat i pentru activiti pe echipe, n sli de lucru (workshop). Stil cocktail (la mese, stnd n picioare) utilizat, n special, n cadrul programelor sociale ale evenimentului. Pentru aciunile de protocol (banqueting) - cocktail-uri de bun venit, recepii, banchete - aranjarea slilor / saloanelor se va stabili cu departamentul banqueting sau de restauraie, ntruct i pentru aceste aciuni exist nenumrate posibiliti de amenajare: bufet cu autoservire, recepii i cocktail-uri stnd n picioare, cu cteva mese amplasate n jur, banchete cu servire la mas de ctre personal specializat, mesele pentru oaspei putnd avea o aranjare variat. Se practic curent aranjarea meselor n form de I, T, U, E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotund, oval , de obicei, cu o mas de onoare amplasat n fa sau la mijlocul meselor invitailor. Este recomandabil ca Ia inspecia locaiei (vezi anexa nr. 6) s se observe anumite elemente care, de obicei, nu sunt nscrise n oferte, dar care sunt foarte importante pentru o bun derulare a unui eveniment:

26

Accesul:
acces separat pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad) acces pentru aprovizionare / furnizori acces adecvat pentru persoane cu dizabiliti Spaiile pentru reuniune sunt situate n apropiere sau la distan de: intrarea principal locul / biroul de nregistrare alte sli utilizate de participani saloane de restaurant i buctrie (miros, zgomot) lift i telefon toalete ieiri obinuite sau de urgen Dotarea: decor pardoseli, perei (s fie fono-izolante, culori plcute, nu iptoare, fr modele agresive) perei despritori sau glasvanduri fono-izolante sistem de nclzire, climatizare forma spaiilor i sistemul de modulare / compartimentare coloane, alte obstacole amplasarea uilor ieiri de urgen lumin natural / vedere spre lustre, oglinzi sistem de reglare a luminii i cldurii prize electrice i de telefon posibiliti de ntunecare a spaiului acustic nlimea spaiului Mobilierul: Scaune (confort) Mese (mrime, materialul blatului) Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie)

Echipamente i servicii tehnice


Calitatea echipamentelor audio-video i a serviciilor tehnice contribuie n msur considerabil la succesul conferinei. Adesea, prezentrile i dezbaterile se susin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor i conexiunilor Internet n sli. Slile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaiilor de sonorizare, la care se pot ataa microfoane fr fir / lavaliere / de mas pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcionale au propriile necesiti logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internaionale, fax etc. Serviciile de traducere simultan se includ din timp n buget i n planul organizatoric, fiind i un argument n ncurajarea creterii numrului de participani. Traducerea poate fi asigurat fie simultan, de ctre traductori aflai n cabine speciale, prin instalaie individual, fie consecutiv de ctre un interpret pentru vorbitori. Prestarea acestor servicii trebuie s respecte reglementri internaionale privind numrul minim de traductori / echip, precum i numrul maxim de ore de lucru / zi / 27

traductor etc. Suplimentar, poate fi amenajat pentru participani un Internet cafe cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau n calcul costurile de nchiriere a echipamentelor electronice i a conexiunii Internet, precum i prezena resurselor umane care asigur asistena tehnic. n cazurile n care conferina include o component expoziional, organizatorul (printr-un furnizor subcontractat) va gestiona nchirierea spaiului ctre expozani i asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea i instalarea standurilor, inscripionarea paziilor, mobilier i dotri n standuri, depozitarea exponatelor). Orientarea participanilor n locaie este facilitat prin marcaje, indicatoare i signalectic (panouri electronice, tv cu circuit intern etc.). Derularea conferinei Ceremonia de deschidere oficial a conferinei marcheaz ntr-un cadru protocolar i chiar spectaculos debutul evenimentului, determinnd prin impresiile pozitive atmosfera ntregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de cteva elemente pe care organizatorul profesionist le aplic: discursuri oficiale de scurt durat, parada steagurilor naionale, momente artistice (dans popular, orchestr). n cadrul sesiunilor n plen i pe seciuni, numrul i calitatea vorbitorilor invitai dau substan coninutului conferinei. Ordinea lurilor de cuvnt, tematica lucrrilor, forma i durata admis a prezentrii, programul tiinific al evenimentului sunt stabilite i comunicate vorbitorilor n prealabil, n paralel cu corespondena legat de serviciile de cazare i pachetul de conferin. Ceremonia de nchidere a conferinei este un argument al meninerii prezenei delegailor pn la finalul evenimentului, n special dac este urmat de decernare de premii, un banchet, dineu.

Catering
Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri de afaceri de durat medie, n aceeai locaie. Programul prevede i pauze de cafea pentru participani (cafea, ceai, rcoritoare, produse de patiserie, gustri etc.). Cateringul n slile de conferin se refer la necesarul de buturi rcoritoare pentru vorbitori i public. Recepiile de bun-venit, o cin n ambiana tradiional local, dineurile oficiale fac parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea raporturilor sociale ntre participani. n funcie de natura activitii de catering, se practic servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd caracteristicile fiecrei aciuni n parte, innd cont de diferite cerine speciale (vegetarieni / diabetici / apartenen cultural sau religioas). Pentru ca i din acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, tiind c mncarea i butura consumate, dar i serviciile dintr-un restaurant, contribuie decisiv la buna dispoziie a clienilor, este necesar a acorda o atenie sporit i a verifica urmtoarele elemente: micul dejun (sortiment, mod de servire) lista de preparate i buturi (coninut, aspect, preuri) preparatele servite (aspect, gust) condiii de igien n buctrie serviciul din restaurant (personal calificat, inut, promptitudine, atitudine, numr suficient al personalului fa de cel al clienilor) decoraia meselor ambient, iluminare 28

instalaie de sonorizare acces i faciliti pentru persoanele cu dizabiliti ieiri de siguran i alte msuri generale de securitate (incendii) garderob, toalete (amplasare, igien) orar de funcionare (bar, restaurant, alte localuri) baciuri, alte taxe

Programe turistice i sociale opionale


Un eveniment internaional gzduit de o anumit destinaie este o ocazie pentru aceasta de a-i dezvlui valorile turistice, culturale i de civilizaie, prin completarea pachetului de servicii pentru conferin cu programe sociale sau turistice opionale, adresate participanilor i nsoitorilor. Compania contractant ca PEO / DME local propune alternative interesante i atractive, de la spectacole de balet, oper, folclor, la tururi de ora, vizite de obiective turistice reprezentative, excursie de o zi n mprejurimile oraului. Muli delegai sunt interesai s foloseasc deplasarea pentru conferin ca pe un prilej de a petrece i un sejur de 4-5 zile n ara gazd, fie nainte, fie dup perioada conferinei. Astfel de sejururi sunt ofertate de PEO/DME ca programe facultative complete (transport, cazare, mic dejun, dejun, cin, ghid etc.), cu variante pitoreti de trasee posibile. n general, costurile tururilor nu sunt incluse n taxa de participare, ci sunt exprimate separat. Participanii vor fi cu att mai satisfcui, cu ct programul le va oferi i timp liber pentru relaxare i agrement, adic s existe un echilibru ntre activitatea impus i activitile la libera alegere din timpul liber. Dar i aceste posibiliti trebuie inventariate de organizator, pentru a oferi informaiile necesare participanilor. Trebuie astfel stabilit o corelaie optim ntre dorinele participanilor i oferta de agrement la destinaie, dup urmtoarele criterii: Participani scopul reuniunii numrul de participani profilul participanilor obinuinele i preferinele participanilor ateptrile / preteniile participanilor starea material a participanilor (ce cheltuieli i pot permite) activiti n ziua sosirii (preziua nceperii reuniunii) starea participanilor dup cltoria de sosire (oboseal, diferene de fus orar etc.) Planificarea timpului (timing) timp liber disponibil orarul magazinelor de la destinaie timp necesar pentru transfer la locuri de agrement orar de mas nainte i dup timpul liber disponibil orar pentru programul / manifestrile sociale planificate special pentru participanii la reuniune planificarea activitilor n cadrul reuniunii Destinaie clima i meteo ofertele destinaiei (obiective turistice, de agrement, cultur etc.) ofertele locaiei (distracie, wellness, fitness, sport) mprejurimi (excursii, vizite etc.) preuri bilete de intrare catering (restaurante, baruri, cofetrii, cafenele etc.) resurse disponibile la destinaie (transport, personal, furnizori etc.) Tiprituri / mijloace promoionale Mediatizarea evenimentului urmrete, n prim faz, informarea i determinarea 29

deciziei de participare a posibililor delegai, la care se adaug ulterior efortul de promovare a conferinei n pres i n mediile de interes. Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al conferinei, folosind servicii de design sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea unui logo al destinaiei. Producerea i distribuirea materialelor informative const n: Pliant de anunare / semnalare a conferinei, distribuit cu mult naintea datei evenimentului, uneori chiar n timpul ediiei anterioare, incluznd date despre: destinaie, locaie, dat, cazare, informaii turistice, schia programului tiinific; Broura de invitare a confereniarilor i oaspeilor speciali care include tematica evenimentului i formularul de nregistrare a rezumatelor pe teme de interes profesional, n condiii determinate; Pliant pentru a doua anunare, tiprit i distribuit cu cteva luni naintea conferinei, care trebuie s cuprind toate informaiile, tarifele i serviciile determinate ferm pn la momentul respectiv; Programul lucrrilor tiinifice prezentate n cadrul conferinei, un volum tiprit n care se prezint cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrrilor tiinifice, planuri ale spaiului expoziional i amplasarea expozanilor. Alte materiale promoionale pentru eveniment: invitaii, mape i brouri de seminar, materiale scrise, obiecte inscripionate (pixuri, serviete etc.), bannere; Organizarea conferinei de pres, redactarea i diseminarea comunicatelor de pres, planificarea publicitii n mass-media (gestionate direct de beneficiar sau de ctre PEO / DME); Crearea unui website dedicat conferinei i realizarea n cadrul acestuia a transmisiei audio-video n direct prin Internet a conferinei pot aduga prestan i atractivitate evenimentului, fiind accesibile n timp real persoanelor aflate oriunde n lume, prin intermediul unui simplu computer conectat la Internet.

2.2. Organizarea de evenimente n business-hoteluri


Dac o structur hotelier se specializeaz exclusiv pe organizare evenimente / reuniuni de afaceri (business-hotel) i cazarea oamenilor de afaceri, facilitile i serviciile oferite n mod uzual de hotel trebuie suplimentate n dou direcii: Dezvoltarea facilitilor i serviciilor pentru reuniuni conform standardelor internaionale i necesitilor organizatorului profesionist de conferin (PEO) n vederea asigurrii succesului conferinei, n cazul n care hotelul nu preia i funcia organizrii reuniunilor. Recunoaterea de ctre managementul hotelului c organizarea unei conferine necesit mai mult flexibilitate i adaptabilitate dect impune activitatea hotelier de rutin, ceea ce impune existena unui departament i resurse umane specializate n organizarea de reuniuni. Aceast percepie este absolut necesar, datorit faptului c, n cadrul planificrii strategice i organizrii profesioniste a unei reuniuni, programarea serviciilor pentru grupul de participani este parte a structurii integrante, mult mai complex i mai dificil dect pentru turistul individual.

Managementul reuniunii
Echipa managerial a hotelului trebuie s includ un Conference Manager (Even Manager) al crui rol este de a se asigura legtura ntre serviciile hotelului i PEO. El trebuie s sigure i conducerea echipei ce deservete centrul de conferin integrat hotelului. Echipa managerial a centrului de conferine trebuie s se asigure c ntreg personalul hotelului este capabil s rspund cerinelor speciale ale organizatorului de conferine. ntre managementul hotelului i PEO trebuie s se stabileasc relaii bazate pe deontologia profesional i ncredere, astfel ca problemele identificate s fie cunoscute din timp pentru a se gsi rezolvarea lor nainte de nceperea reuniunii. 30

Contractul ncheiat trebuie s prevad termene limit suficiente pentru perfectarea tuturor aspectelor i efectuarea aranjamentelor speciale solicitate de PEO n slile i spaiile de conferin. n perioada planificrii, organizrii i desfurrii conferinei, o persoan nominalizat din cadrul echipei manageriale a hotelului, bine informat i care va participa la organizare pe tot parcursul evenimentului, va trebui s fie disponibil permanent n locaie pentru a coordona, mpreun cu organizatorul conferinei, toate aspectele practice, a lua msurile care se impun pentru evitarea sau rezolvarea problemelor, precum i pentru a discuta i a soluiona pe loc orice eventuale schimbri imprevizibile n programul evenimentului. Managementul hotelului trebuie s dein controlul total asupra personalului, pentru a evita ca organizatorul s negocieze cu personalul operativ sau s plteasc n plus servicii care intr, n mod normal, n atribuiile de serviciu ale acestuia. Delegaii la conferin, inclusiv cei care nu locuiesc n hotel trebuie tratai de personalul hotelului cu amabilitatea i grija de care se bucur oaspeii unui hotel de calitate. Organizatorul de conferine trebuie informat de conducerea hotelului asupra msurilor de securitate proprii, msurilor de prevenire i stingere a incendiilor etc.

Infrastructura locaiei
Este de dorit ca hotelul cu faciliti de conferin s dispun de intrare separat n spaiile destinate organizrii de conferine, precum i de o garderob separat n aceste spaii. Este necesar s existe un desk separat de recepia hotelului pentru nregistrarea i cazarea delegaiilor la conferin i un spaiu care s permit instalarea echipamentelor pentru nregistrare computerizat. Locaia trebuie s dispun de un spaiu de parcare adecvat, cu o arie de parking suficient, alocat i marcat pentru participanii la eveniment i prevzut cu ci de acces care s permit manevrarea autocarelor. Este indicat s aib i paz. Trebuie s existe o semnalizare clar n incinta locaiei care s indice direciile principale n hol, precum i spre slile i celelalte faciliti pentru conferin. Locaia trebuie s dein structuri de acces special adaptate pentru persoanele cu dizabiliti att Ia intrarea n hotel, ct i n spaiul de conferin, iar organizatorul trebuie s fie informat de managementul hotelier asupra accesibilitii i dotrilor speciale destinate persoanelor cu handicap. Trebuie s existe un numr adecvat de posturi telefonice i fax internaionale cu plat pentru accesul delegaiilor. Birourile trebuie s fie dotate cu telefon, telefax, computer cu conexiune Internet pentru transmisie de date pentru organizator i preedintele conferinei. Trebuie s existe posibilitatea suplimentrii liniilor telefonice puse la dispoziia participanilor. Centrala telefonic trebuie s fie deservit de operatoare cunosctoare de limbi strine de circulaie internaional, instruite asupra evenimentului desfurat, precum i asupra numelui i a interiorului la care sunt de gsit preedintele, secretarul general, organizatorul conferinei i alte persoane cu rspundere. n contextul creterii cererii pentru servicii de televiziune cu circuit nchis. video transmisie i teleconferin, precum i pentru sisteme de transmisie electronic de date, furnizarea acestor servicii ctre organizatori i participani devin atuuri importante pentru ansele de eligibilitate ale unui centru de conferin sau business-hotel.

Spaii i echipamente tehnice pentru reuniuni


Spaiul dedicat pentru reuniuni trebuie s includ o sal principal de plen, cu suprafa i capacitate planificate s satisfac cerinele eantionului de pia cruia i se adreseaz respectivul hotel cu faciliti de conferin. n general, capacitile proiectate sunt mai mici dect cele ale centrelor de conferin. Pe lng sala de plen, trebuie s existe un numr adecvat de sli mai mici i spaii de circulaie disponibile n exclusivitate pentru 31

organizarea conferinelor. Dotri minime obligatorii (vezi anexa nr.5): Toate slile de reuniuni trebuie s fie bine ventilate, cu instalaii de nclzire / aer condiionat care s poat fi controlate individual din interior. Toate slile trebuie s aib lumin natural i s fie prevzute cu instalaii electrice de baz: lumin artificial adecvat, ntreruptoare uor accesibile att din interiorul slii, ct i din exteriorul ei, lmpi de avarie, prize suficiente pentru conectarea aparaturii audio-video i de traducere simultan, prelungitoare. Slile trebuie s ofere posibilitatea de ntunecare (ocultare) total. nlimea slilor trebuie s fie suficient pentru a permite o vizibilitate perfect a ecranului i a pupitrului vorbitor, chiar din ultimul rnd de scaune. Sala principal i, pe ct posibil, celelalte sli trebuie s fie prevzute cu dotrile i echipamentul audio-vizual de baz, incluznd platforme modulare pentru amenajarea scenei, pupitru pentru vorbitor echipat cu microfon, video-proiector, ecran mobil, retroproiector (eventual cu plac LCD pentru conectare la computer), indicatoare, flipchart, sistem de amplificare controlat din interior, cu microfoane adecvate. Aparatura trebuie asigurat i asistat de personal tehnic cu experien n realizarea conferinelor. ntre organizatori i tehnicieni trebuie s existe mijloace de comunicare direct, prin telefon sau radio. n cazul n care o sal de conferine este modulabil / divizibil prin perei constituii din panouri mobile, acestea trebuie s aib caliti fono-izolatoare adecvate. S existe spaii de depozitare adecvate care se pot ncuia, puse la dispoziie cu cel puin 24 de ore nainte de conferin i pe toat durata acesteia. Seif pentru pstrarea valorilor. Spaii pentru birouri-organizator i secretariat, amplasate lng slile de conferine. Echipament pentru fotocopierea documentelor, puse la dispoziia organizatorilor i participanilor, la tarife acceptabile. Garderob destinat numai participanilor la conferin. Organizatorii trebuie s aib la ndemn detalii asupra tuturor capacitilor slilor i spaiilor din centrul de conferine. De aceea, trebuie s existe planuri la scar ale tuturor spaiilor, care s fie puse oricnd la dispoziia beneficiarului sau organizatorului (PEO). Planurile trebuie s marcheze poziia punctelor de iluminare i nclzire, a prizelor, telefoanelor, capacitilor n numr de scaune n diferite variante de amenajare, poziiile coloanelor sau a oricror altor puncte de construcie vizual, localizarea uilor, ferestrelor, ieirilor de urgen, etc.

Servicii de restauraie / catering


Dac hotelul ofer integral servirea meselor i celelalte aciuni de protocol destinate delegaiilor, managementul acestuia va propune i va stabili cu organizatorul o zon special, rezervat acestor clieni, n restaurantele hotelului sau alte spaii adecvate aciunilor (saloane de restaurant, foaier, holuri etc.). Se vor realiza aranjamente speciale, pentru micul dejun, pentru ca delegaii s fie servii cu punctualitate n intervalul de timp stabilit de comun acord. Serviciile destinate delegaiilor la conferin (rezideni sau nerezideni n hotel) nu trebuie s fie subordonate serviciilor generale, oferite celorlali clieni ai hotelului. n cazul n care hotelul este specializat n organizarea integral a reuniunilor, managementul activitilor de restauraie pentru evenimente este separat de cel de catering general i este n sarcina departamentului de banqueting, al crui banqueting manager (function manager) va coordona toate aciunile privind asigurarea cu preparate i buturi ale 32

participanilor la eveniment.

Alte servicii
Slile de conferin i celelalte spaii alocate trebuie mturate i curate zilnic, nainte de nceperea reuniunilor. Grupurile sanitare din zona spaiilor de conferin trebuie curate i igienizate frecvent, aprovizionate cu spun, prosoape i hrtie. Courile de gunoi i scrumierele trebuie golite de mai multe ori pe zi. Garderoba trebuie s funcioneze pe toat durata conferinei, n funcie de programul reuniunilor. Uierii i personalul de hol trebuie s fie prezeni permanent pentru a ndruma i ajuta personalul organizatoric i participanii la conferin. Serviciile de prim ajutor i urgen trebuie specificate i semnalizate clar. Serviciul de paz (security) va fi instruit adecvat pentru acest fel de activitate, pentru a asigura tuturor participanilor securitatea impus de standardele i legile internaionale.

2.3. Organizarea unui trg sau a unei expoziii


Trgul / expoziia este un tip de eveniment cu ndelung tradiie n viaa comunitilor umane, iar din perspectiva organizatorului un produs i totodat un set de servicii, cu adresabilitate larg, elaborat, lansat i promovat de organizator n cadrul unui program unitar. n general, un trg cu o anumit tem i pstreaz, de la o ediie la alta, principalele trsturi i obiective generale, adugndu-le mbuntiri i inovaii. Succesul i poziionarea optim pe pia a unui trg / expoziie, calitatea serviciilor expoziionale, creativitatea n promovarea evenimentului, capacitatea de nnoire periodic a produsului trg sunt tot attea elemente de care organizatorul profesionist de expoziii trebuie s in cont n definirea i dezvoltarea evenimentului su. Organizarea profesionist a trgurilor i expoziiilor presupune nc de la prima ediie definirea unui concept al manifestrii i a unor aspecte strategice. Conceptul este primul pas, dar i parte integrant a politicii generale de elaborare a produsului-trg. Atunci cnd este bine definit, conceptul devine un argument in sine, prin care organizatorul recomand publicului acceptarea, cumprarea produsului-trg, rezultatele fiind direct proporionale cu msura n care conceptul rspunde ateptrilor i nevoilor publicului. Conceptul trebuie s individualizeze trgul n raport cu alte trguri. Organizarea unui trg presupune: Definirea domeniului, a coninutului i a manifestrilor conexe ce fac obiectul evenimentului. Stabilirea categoriilor de participani i de public vizate. Elaborarea strategiei de comunicare, adaptarea mesajului global n funcie de profilul psihografic al fiecrui segment-int, precum i selectarea mijloacelor cu cel mai tare impact la aceste segmente de public, pentru determinarea unui feedback de calitate i stimularea nscrierilor expozanilor. Analiza contextului concurenial al pieei interne i internaionale de gen pentru evitarea suprapunerilor de coninut i perioad cu alte manifestri, pentru identificarea concurenilor direci i indireci, pentru orientarea corect a strategiei de lansare pe pia. Stabilirea elementelor de noutate care justific iniierea evenimentului. Prognozarea profitului material i de imagine pe care evenimentul l aduce organizatorului, acesta stabilindu-i interesele i obiectivele utile pe care le are de urmrit prin evenimentul respectiv, pe termen scurt, mediu i lung. Evaluarea i selecia organizatorului.

33

Stabilirea responsabilitilor, obligaiilor i drepturilor partenerilor, ale organizatorului principal i n special dreptul de proprietate intelectual asupra muncii i conceptului trgului pe baz contractual. Alegerea denumirii de marc a evenimentului. Odat definit conceptul, evenimentul se delimiteaz clar i corect nu doar prin coninutul i obiectivele sale, ci dobndete personalitate care trebuie s transpar din denumirea sa. La aceast denumire, personalizat prin anumii parametrii (inscripii pe antete, afie cu anumite fonturi, dimensiuni de litere, culori etc.) se adaug adesea un element figurativ, o sigl (logo) sau chiar un personaj-mascot. n acest fel, conceptul, denumirea i logo-ul se constituie n imaginea de marc a evenimentului.

Promovarea trgului
n accepiunea sa postmodern, trgul / expoziia a devenit uni eveniment gustat de un public tot mai numeros, mai ales de oameni de afaceri, specialiti, dar i de publicul larg, fiind i obiectul unor campanii de promovare ample. Publicul unui trg este constituit din: Expozanii - coparticipani la substana i succesul trgului; Profesionitii / specialitii din domeniu - beneficiarii ofertei expozanilor, direct interesai de coninutul manifestrii; Jurnalitii - interfa dintre organizator i publicul int; Vizitatori - de diverse categorii. Cu ct interesele acestora sunt mai numeroase i mai diverse, cu att este mai important pentru succesul trgului ca ele s i afle convergena i soluionarea n substana manifestrii. Principala provocare pentru organizator devine, prin urmare, inducerea fidelitii pe termen lung a participanilor i a publicului fa de conceptul trgului. Prin obiectul i finalitatea lui, consacrate de tradiie, trgul este un eveniment periodic: semestrial, anual, bianual etc. Fiecare nou ediie reafirm conceptul trgului, aprofundndu-i i mbogindu-i perspectiva. nnoirea periodic este absolut indispensabil pentru supravieuirea i succesul trgului. n vederea realizrii ei, organizatorul are la dispoziie mai multe soluii: modificarea produsului n sine; schimbarea de imagine, fr modificarea produsului, pe baza unei caracteristici-cheie (tema ediiei, diferite valene ale conceptului etc.); combinarea primelor dou variante: nnoirea de coninut a trgului i semnalarea ei ntr-o campanie de relaii publice adecvat.

2.4. Programe i cltorii incentive


Ce se nelege prin incentive? Termenul, preluat din limba englez, are urmtoarele sensuri: influen motivaional puternic; plat suplimentar (sau alt remuneraie) acordat angajailor pentru a recompensa eforturile personale sau contribuia la creterea veniturilor firmei. Sinonime: bonus, stimulent n cadrul unei companii / firme se instituie programe incentive acestea fiind nite scheme formale sau reglementri cu scopul de a determina pe angajaii s fac un anumit lucru, s execute un anumit volum de sarcini. Ce este simularea ? Simularea, prin definiie, reprezint o modalitate de a motiva eforturile sau de a induce aciunea. n lumea afacerilor, stimulrile pot lua forma unui bun (precum un instrument de scris, o hain) sau pot fi privite ca nite oportuniti (de ex. cltorii). Cu ajutorul lor pot fi 34

atinse o serie de obiective, ncepnd de la creterea vnzrilor pn la sporirea interesului angajailor de a-i mbunti performanele. Ce este un program incentive (stimulativ)? Un program incentive (stimulativ) este, ntr-o exprimare mai exact, un plan de afaceri care include obiective bine definite, criterii de msurare, metode de monitorizare a progresului angajailor i presupune o modalitate de recompensare. Programele incentive pot fi folosite pentru a promova sigurana ntr-un mediu de lucru periculos, pentru a ncuraja clienii s cumpere propria marf n loc s o prefere pe a concurenei, ncurajeaz distribuitorii s vnd un produs cu o micare lent sau care stagneaz. Care este cheia reuitei unui program stimulativ? ntr-un cuvnt: transparena. Un astfel de program trebuie s aib un mesaj clar, consistent i nite obiective msurabile i concrete. Participanii, chiar dac sunt angajai sau clieni, trebuie s neleag scopul (al politicii firmei unde sau cu care lucreaz). Ei trebuie s primeasc comunicri periodice i s-i cunoasc n permanen poziia pe care o ocup n program sau n concurs. Ce tipuri de companii utilizeaz, programe stimulative? Istoric vorbind, companiile de asigurri i companiile farmaceutice au fost cel mai des citate ca utilizatori ai acestor programe. Ulterior, programele incentive au fost implementate cu succes n aproape toate industriile majore. n plus fa de motivarea personalului i a clienilor, multe companii folosesc programele incentive pentru a ntri recrutarea personalului i reducerea eforturilor pe piaa forei de munc. Dar de cnd programele incentive pot fi folosite n aproape orice domeniu n care productivitatea angajailor sau a clienilor poate fi msurat, potenialul de aplicare este practic nelimitat. Care sunt costurile pentru un program incentive? Programele incentive pot costa ncepnd de la cteva sute de dolari pn la cteva milioane de dolari, indiferent de domeniu. Avantajul lor este c pot fi ajustate dup numrul participanilor i dup fiecare buget n parte. Cum pot fi convini managerii s implementeze un astfel de program? Cteodat, singura modalitate de a ctiga este de a reduce sau de a elimina riscul. introducnd programele stimulative doar ca programe pilot, managerii nu sunt tentai s extind campania dect dac rezultatele ateptate sunt atinse. Exist posibiliti s poat fi inclus toat lumea? Absolut. Toat lumea are nevoie de o motivaie. Se poate dezvolta un program cu mai multe niveluri care aduce puncte tuturor participanilor pentru a atinge anumite performane. Aceste puncte se premiaz la un moment dat, ncepnd de la articole electronice mrunte, mrfuri alimentare, excursii. Oferindu-se o varietate de premii cei care se calific la fiecare nivel vor fi ctigtori. Cum alegem recompensele stimulative care se potrivesc tuturor? Se pot oferi o gam larg de articole, ncepnd de la excursii pn la articole sportive sau porelanuri. Recompens poate fi orice lucru care poate fi folosit la birou, acas, n familie sau personal. Cum putem fi siguri c un program stimulativ va aduce rezultate? Cel mai bun mod de a garanta rezultatul este de a defini scopuri sau inte clare. Conform unui studiu, 83% din programele stimulative au atins inta final. Alte studii au artat c firmele care s-au concentrat asupra angajailor (ca strategii utilizate) au avut ctiguri substaniale pentru asociai. Dei exist muli factori care trebuie luai n considerare atunci cnd se planific un program incentive, nu e necesar s se reinventeze roata. E suficient s se in seama de anumii pai obligatoriu de urmat pentru ca lucrurile s se simplifice n mod considerabil. 35

Cine trebuie s participe? Cei vizai trebuie s fie angajaii care au un impact direct sau pot influena n iod pozitiv scopurile declarate ale programului. Ali factori care determin profilul participanilor ar fi bugetul alocat, politica companiei (n sensul c pot exista companii care limiteaz numrul participanilor sau tipul recompenselor oferite), gradul de accesibilitate din punct de vedere al posibilitii de contactare a participanilor. De reinut faptul, ca aceste programe incentive au rolul de a motiva salariaii de mijloc, cei din ierarhiile superioare sunt oricum motivai i priii recunoaterea calitilor personale i a ego-ului, de aceea este important s li se ofere oportuniti de a obine noi succese i salariailor cu performane medii. Obiective: Acestea trebuie s fie realiste, msurabile, realizabile. de asemenea, trebuie s fie simple. Se recomand limitarea scopurilor propuse la 2 sau 3 obiective primare. Acest lucru ajut la pstrarea unei comunicri clare i menine audiena treaz i nu n stare de confuzie. Recompense. De ce se prefer acordarea de premii non-cash i nu premii n bani? Se pune problema tipului de recompens cu care s se lucreze, deoarece s-a ajuns la concluzia c exist anumite recompense care pot fi mai puternic motivaionale dect o sum de bani. Cu toate acestea, cnd ntrebi pe cineva ce i dorete cel mai mult, el va spune c mai muli bani. Dar banii nu sunt ntotdeauna cel mai bun mijloc de a ajuta compania s-i ating scopul n ceea ce privete rentoarcerea investiiei (ROI). n orice caz, este de subliniat faptul c pentru mbuntirea performanelor se pot oferi i ali stimuleni, sub forma unor bunuri sau cltorii pe care chiar dac ar dispune de suia de bani necesar, angajatul fie c nu este dispus s o cheltuiasc, fie are alte prioriti. De ce funcioneaz mai bine stimulentele materiale? Mrfurile asigur un simbol tangibil al reuitei i amintirea unui eveniment (cltorie, vizit, festivitate) dureaz mai mult, datorit sentimentelor pozitive care o nsoesc. Banii dispar repede, n conturi sau direct n portofel, de fapt 72% din banii numerar primii ca stimulent sunt folosii pentru a plti diverse facturi, rareori i pot aduce aminte pe ce i-au cheltuit sau chiar nu-i mai amintesc c i-au primit! Bunurile pot fi artate i altor persoane, lucru care nu se poate face cu banii. Bunurile sunt o form de recompens nevinovat, deoarece sunt persoane care nu ar cumpra bunurile respective sau s-ar putea simi vinovate c nu au cheltuit banii pe alte necesiti. Bunurile au o valoare perceptibil mai mare, valoarea banilor poate s scad n timp. Bunurile conecteaz participanii la programul de sponsorizare (crend o legtur indirect i cu sponsorul), banii au o valoare fix, lipsit de o ncrctur emoional. Familia participantului este adesea implicat n alegerea recompensei, astfel c alegerea fcut poate fi n beneficiul ntregii familii, n timp ce banii dispar (tot n bugetul familiei) pentru diverse necesiti. Cltorii incentive Din totalul de incentive pe care anumite companii le acord angajailor, aproximativ jumtate este sub forma cltoriilor, numite din acest motiv cltorii incentive. Cltoriile incentive reprezint un instrument managerial global care utilizeaz o experien de cltorie excepional pentru a motiva sau / i a recunoate meritele participanilor la creterea nivelului de performan n susinerea i atingerea scopurilor organizaiei. Din ce n ce mai multe companii caut noi strategii de a crete veniturile, s mbunteasc satisfacia clientului, dar s rmn i competitive pe piaa n care activeaz. Priii investirea ntr-un program de cltorie incentive, practic se investesc bani n companie pentru a obine profituri mai mari. Aceste cltorii sunt, de obicei, cltorii de grup, organizate la cererea companiei respective, organizarea acestora nedeosebindu-se prea mult de alte cltorii de grup organizat. Pentru o agenie de turism, important este ins s aib abilitatea de a acorda atenia 36

cuvenit acestor firme-clieni printr-un management modern al clientului (CIM - customer relationship management), cu scopul de a fideliza clienii odat dobndii, asigurnd satisfacerea cerinelor acestora la standardele cerute,

2.5. Evenimente n aer liber (outdoor training, teambuilding)


Evenimente i activitile desfurate n aer liber (outdoor) ofer posibilitatea tririi unei experiene ieite din comun, fiindc sunt considerate n ultima vreme a fi de mare utilitate pentru business to business. Experienele ieite din comun reprezint o cale unic de identificare i stabilire de relaii n cadrul unui grup / echip de lucru, aducnd forele naturii n centrul evenimentului, utiliznd natura, dramaturgia i trirea emoional pentru a obine efectul scontat, impresiile intense trite n cursul evenimentelor fiind puse n slujba unui scop concret. Astfel. apelnd la natur, prezentarea de produse, programele incentive, excursiile de firm, seminariile sau programele de teambuilding devin evenimente de neuitat. Este vorba ns, nu doar de o distracie sau excursie n natur, ci de exerciii inteligente, de activiti care s ofere soluii pentru situaiile concrete din firm. Important pentru nvarea prin experien nu este satisfacia de a te afla n aer liber sau de a te amuza, ci evidena pentru i transferul n realitatea firmei a concluziilor desprinse din cele trite. Elaborarea i derularea acestor activiti se face, de obicei, de ctre traineri din cadrul firmei, ei stabilind scopul i metodele adecvate conform propriei concepii de management al resurselor umane sau ale unei echipe (team management, teambuilding): coeziunea echipei, creterea eficienei n activitate, programe incentive, dar i alte scopuri: identificarea unei mrci, a unui produs etc. Astfel de situaii noi i provocatoare dau posibilitate participanilor s se cunoasc mai bine i n mod autentic, s devin mai apropiai. nscenare nseamn existena unui program complet (scenariu), dirijat i bine gndit, ncepnd de la primire pn Ia rmas bun. n comunicare se ine cont de cum i ce se ofer: muzica, multimedia i o atmosfer excelent sunt adesea factorii cei mai importani pentru succesul evenimentului. Pot fi organizate evenimente pentru 10-1000 participani, cu alte cuvinte pentru ageniile specializate n organizarea de evenimente este un segment de pia cu potenial tot mai mare, Pentru derularea acestor evenimente firmele apeleaz, de obicei, ia o agenie (event agency) sau un organizator de evenimente (event organiser) care s selecteze destinaia potrivit scopului acestora i s se ocupe de toate detaliile privind asigurarea condiiilor optime pentru derularea evenimentului. Adesea este necesar ca trainerul s fie asistat de un ghid specializat (sportiv, de munte) pentru sigurana participanilor, ntruct aceste programe includ sporturi extreme, exerciii i activiti dificile, drumeii n locuri slbatice etc. Pentru ageniile de turism, destinaiile i structurile turistice implicate, ele presupun cunoaterea acestor forme de activiti i ofertarea unor produse turistice sau a infrastructurii adecvate pentru acest segment de pia a turismului de afaceri. Programele de teambuilding (teamevent) sunt acum cele mai solicitate. dac nu chiar o mod. Ele se organizeaz fie cu ocazia unei conferine sau seminar, pe durata de 1/2-1 zi, sau sunt programe de sine stttoare de 2-3-6 zile, grupul fiind cazat ntr-un hotel, centru de conferine care dispune de faciliti adecvate (spaii i echipamente n interior i exterior i situat ntr-o zon geografic potrivit pentru exerciiile incluse (aventur, sport, excursii etc.). Locaia trebuie s ofere posibiliti pentru derularea unor activiti specifice unor astfel de programe. n aceste cazuri, trebuie accentuat faptul c nu este vorba de animaie, ci de activiti i exerciii care s faciliteze comunicarea, integrarea, motivaia i spiritul / ideea de echip prin atmosfer, distracie, jocuri, provocri, aventur, cu alte cuvinte prin emoii i 37

triri intense ce nu pot fi oferite la locul de munc. Acestea sunt pe de o parte derulate n sli (indoor) sau n aer liber (outdoor), esenial fiind ca toi participanii s fie antrenai, s devin activi i s rezolve sarcinile propuse. Tipurile de activiti / exerciii sunt determinate de obiectivele specifice: Exerciii de acomodare / nclzire (icebreaker spargere a gheii): serat dansant, jocuri de societate, jocuri n aer liber; Exerciii n echip: labirint, piramid, construirea unei plute etc. Activiti de integrare: concursuri, sporturi pe echipe; Aventur: mers pe frnghie la nlime, orientare, rafting, escaladare i coborre pe stnc, mountain-bikinig, iahting, drumeii n locuri slbatice, drumeii de noapte, coborrea n peteri etc. Destinaiile alese sunt cele amplasate n zone cu peisaj pitoresc i relief potrivit: munte, stnci, ruri, lacuri, pare, iar locaiile trebuie s dispun de facilitile necesare (terenuri de sport, echipamente sportive desfurrii exerciiilor i s asigure securitatea participanilor la standarde internaionale. Pentru anumite programe, mai simple, chiar i un hotel situat n apropierea unei pduri sau a unei pajiti poate fi o locaie potrivit. Important este ca prestatorii de servicii turistice s-i adapteze ofertele pentru a satisface aceste cerine i necesiti ale clienilor, de obicei mari companii. i n Romnia, marile corporaii multinaionale sunt interesate de a-i forma echipele de lucru potrivit standardelor internaionale, echipe iniial eterogene care prin astfel de programe s se identifice cu filozofia firmei, iar n mod firesc pe pia au aprut agenii i organizatori de astfel de evenimente. Locaiile promovate sunt: Bran, Moieciu - Cheile Grditei, irnea, Bazna, Balvanyos, Tunad, Climneti, Rnov, Prul Rece, dar i Sighioara, Dane. Se ofer programe de 1-2 zile, axate n special pe activiti de orientare cu tematic specific zonei: cutare de comori, misiuni speciale, dezlegare de enigme, precum i activiti de timp liber: foc de tabr, sport (comunicri, prelegeri, studii) ale confereniarilor participani.

ntrebri recapitulative
1. 2. 3. 4. 5. 6. n ce const elaborarea planului de aciune pentru organizarea unui eveniment? Ce elemente trebuiesc avute n vedere n alegerea unei destinaii? Comentai structura bugetului unei reuniuni? n ce const organizarea unui trg sau a unei expoziii? Cum caracterizai programele i cltoriile incentive? Sistematizai coninutul evenimentelor n aer liber?

Teste gril pentru autoevaluare


1. n planificarea strategic este esenial determinarea timpurie a ctorva elemente: a. caracteristicile, anvergura i programul evenimentului; b. data la care va avea loc; c. destinaia (localitatea unde se va desfura reuniunea); d. numrul i profilul participanilor. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (b, c, d); D (c, d) 2. Locaia unei reuniuni poate fi: a. hoteluri; b. centre de conferine sau congrese; c. centre culturale; d. palate, castele, hale industriale, nave de agrement. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (b, c, d) 3. Categoriile de elemente avute n vedere n estimarea costurilor reuniunii sunt: 38

a. costuri fixe; b. costuri preliminate; c. costuri variabile; d. costuri aleatorii. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, c); D (b, c) 4. Publicul unui trg este constituit din: a. expozanii; b. profesionitii, beneficiarii ofertei expozanilor; c. jurnalitii; d. vizitatori de diverse categorii. A (a, b, c, d); B (a, b, d); C (a, b); D (a, c, d) 5. Termenul incentive, preluat din limba englez, are urmtoarele sensuri: a. influen motivaional puternic; b. gratuitate; c. plat suplimentar (sau alt remuneraie) acordat angajailor pentru a recompensa eforturile personale ale acestora; d. bonus, supliment (ca sinonime). A (a, b, c); B (a, c, d); C (a, d); D (b, c)

Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor, Editura THR-CG, Bucureti, pg.24-50. 2. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i banqueringul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.12-72.

39

CAPITOLUL 3 Turismul de afaceri istoric i concepte


Obiective:
identificarea formelor principale ale turismului de afaceri; nominalizarea formelor reuniunilor organizate; conturarea elementelor de asemnare i a deosebirilor ntre turismul de afaceri i turismul de losir; enunarea i explicarea avantajelor turismului de afaceri pentru destinaii; explicarea, succint, a unor elemente specifice pieei turismului de afaceri. Rezumat: Turismul de afaceri este cea mai dinamic form de turism, deinnd cca.20% din totalul cltoriilor internaionale i aproape 25% din totalul ncasrilor turistice. El cuprinde forme specifice de manifestare, se disting de alte forme ale activitii turistice i se particularizeaz prin relaia pe care o deruleaz practic. Cuvinte cheie: turism de afaceri, seminar, simpozion, summit, workshop. Turismul este cea mai mare afacere a nceputului de mileniu, att pe plan mondial, ct i n Uniunea Europeana. Turismul de afaceri - parte componenta a activitii turistice - este cea mai dinamic form de turism, deinnd circa 20% din totalul cltoriilor internaionale i aproape 25% din totalul ncasrilor turistice, fund una din cele mai pretenioase i mai scumpe activiti1.

3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri


Turismul, n general i turismul de afaceri n special sunt activitatea aprute odat cu omenirea, chiar daca acest termen nu a fost definit dect n secolul al XIX-lea. Istoria turismului de afaceri se pierde n negura timpului. Apariia agriculturii de subzistenta n Africa, Asia i Europa, cu mu de ani naintea erei noastre a dus automat la dezvoltarea schimburilor comerciale ce se realizau la distante din ce n ce mai lungi. De asemenea, dezvoltarea oraelor a generat o nevoie crescut de produse pentru gospodarii. Se poate afirma ca primele cltorii de afaceri au fost ntreprinse de ctre micii comerciani i de ctre artizani care puteau calatori i mu de kilometri pentru a-si desface produsele. Urmeaz apoi perioada marilor imperii: Egipt, Persia, Grecia i Roma, ce au stimulat creterea comerului i implicit a calatorilor de afaceri. Cel mai bun exemplu este cel al Imperiului Roman, care prin dezvoltarea unui sistem de drumuri extins n tot imperiul a fcut posibil schimbul de produse din Italia n Spania, din Asia i Orientul Mijlociu pn n Marea Britanie. Printre obiectele i produsele descoperite de arheologi n cele mai diverse locuri ale Imperiului se numra: obiecte de olrit fabricate n Italia, vase cu ulei de msline din Spania; carafe cu vin din Grecia sau pietre preioase din Orientul Mijlociu, toate expuse n prezent n muzeele tarilor unde au fost descoperite (Marea Britanie, Frana, Germania sau Romnia, pentru a enumera doar cteva din marile rute ale comercianilor antichitii). Cderea Imperiului Roman a adus cu sine o perioada de instabilitate economica i politica, reducnd temporar i volumul calatorilor de afaceri2.
1

Rodica Minciu, Economia turismului; Ediia a III-a revzut i adugita; Editura Uranus, Bucureti, 2004, p. 81. J.Swarbrooke. Susan Hower, Business Travel and Tourism, Editura Butterworth, Heinemamms,

40

Pe toata durata evului mediu i pn n zorii erei moderne, principalele categorii de calatori au fost comercianii i pelerinii. Din punct de vedere istoric, oamenii de afaceri au constituit elementul major de mobilitate i factorul de continuitate n relaiile dintre diverse popoare. Acest lucru este confirmat i de faptul ca pn n secolul al XIV-lea fuseser adoptate tehnici comerciale i instrumente juridice mult mai avansate: cambiile, poliele de asigurare i contractele de comision dezvoltndu-se n aceasta perioada i oblignd comercianii la o mai mare grija fata de afacerile pe care le derulau. Intre secolul al XI-lea i al XIII-lea, Europa a fost leagnul unei revoluii comerciale ce poate fi considerata att cauza ct i efect al redescoperirii calatorilor de afaceri. ncetarea nvlirilor (germanilor, scandinavilor, nomazii stepelor eurasiatice, sarazinilor) este urmat de apariia schimburilor panice (chiar din timpul luptelor), aceste lumi vrjmae dovedindu-se acum mari centre de producie i consum: grne, blnuri i sclavi din lumea nordica i rsriteana se ofer si, n acelai timp sunt cerute de marile metropole ale civilizaiei musulmane de unde vin n schimb, din abundenta metalele preioase ale Africii i Asiei. Evului mediu timpuriu, cu incursiunile i jafurile sale, i urmeaz o pace (relativ), aceast siguran permind o nviorare a economiei i mai ales odat ce uscatul i marea deveniser cal mai puin periculoase, o accelerare dac nu chiar o reluare a comerului. n plus, mortalitatea regresnd i condiiile de hrana ca i posibilitile de subzistenta mbuntindu-se, are loc un avnt demografic ce va deveni pentru cretintate o sursa de consumatori, de productori, de mna de lucru, un rezervor din care comerul i va recruta oamenii. Iar cnd situaia S-a schimbat i a venit rndul cretintii s atace, marele episod al Cruciadelor nu va fi dect o faada la umbra creia se vor dezvolta n continuare schimburile comerciale. Aceste rsturnri de situaii Sunt legate de un fenomen capital: naterea sau renaterea oraelor, caracteristica lor majora n aceasta perioada fund primatul funciei economice. Fie ca sunt noduri de cai de comunicaie, halte marcnd etapele pe drumurile comerciale, porturi maritime sau fluviale - centrul lor vital se afla lng vechiul castru feudal, lng nucleul militar sau religios, alturi de nou aprutul cartier al dughenelor, alturi de piaa sau de locul de tranzit al mrfurilor. Cei doi poli ai comerului internaional erau Mediterana i Nordul, ceea ce duce la apariia a doua benzi de orae comerciale puternice: de o parte Italia i (ntr-o msura mai mica) Provena i Spania, de cealalt parte Germania de Nord. Acest lucru i explica predominarea n Europa medievala a doi negustori: italianul i hanseatul, fiecare cu propriile caracteristici. ntre cele doua exista ns o zon de contact cu un caracter de originalitate, datorat faptului c adaug funciei sale de mijlocitoare de schimburi ntre cele dou arii comerciale menionate anterior i funcia de productoare. Aceasta zona este Europa de Nord - Vest formata din sud-estul Angliei, Normandia, Flandra, Champagne, inuturile de pe valea rului Mense i cele ale Renaniei de Jos. Este vigurosul domeniu al postavului i totodat, mpreuna cu Italia nordic i centrala, singura regiune a Europei medievale unde se poate vorbi de prezenta industriei. Alturi de articolele de consum provenind din Nordul i Rsritul continentului, produsele industriei textile europene constituie mrfurile pe care negustorul italian i cel hanseat vin s le caute pe pieele i la trgurile din Champagne i Flandra. n cursul acestei prime faze de apariie i avnt comercial, negustorul medieval este, n primul rnd, un negustor itinerant. Nenumratele obstacole l ateapt pe drumurile de uscat i apa pe care i transporta mrfurile, att naturale, ct i legate de mijloacele de transport nc rudimentare. De-a lungul istoriei au existat, alturi de negustori, alte trei marin categorii profesionale care au practicat (intr-o forma incipienta) cltoriile de afaceri: preoii tuturor religiilor ce cltoreau fie n scopul introducerii religiei respective n teritoriile ocupate, fie pentru ntlniri ale conclavurilor, fie pentru pelerinaje.
London, 2002, p.15.

41

A doua mare categorie o reprezentau soldaii i n particular mercenarii, ce cltoreau fie pentru a lua parte la btlii, fie pentru a se muta n teritoriile ocupate, sau pun i simplu pentru ca se muta garnizoana. A treia mare categorie era formata din muncitorii ce migrau temporar n cutarea unui loc de munca (pentru cteva luni pe an - atunci cnd n satele lor nu aveau de lucru). Interesant, este c cele trei categorii profesionale, mpreun cu comercianii reprezint nc din vechime i pn n zilele noastre pri componente ale calatorilor de afaceri. n perioada 1750-1900 cltoriile i turismul de afaceri n Europa s-au dezvoltat din trei mari motive: revoluia industrial (nceput n Anglia i extinsa apoi n majoritatea rilor europene); dezvoltarea imperiilor epocii moderne i mbuntirea reelei de drumuri (i foarte important: apariia cii ferate). La nceputul secolului XX primul loc n turismul de afaceri ncepe s fie ocupat de Statele Unite. ntlnirile (ntrunirile) aveau loc din vremuri imemoriale, dar conceptul de conferina sau convenie a fost dezvoltat abia acum n SUA. Oraele realizeaz curnd c prin gzduirea unor astfel de evenimente se aduc mari beneficii comunitarii. n aceasta perioad se deschid primele birouri pentru organizarea de evenimente i pentru nscrierea oraelor respective ca destinaii pentru turismul de afaceri: Detroit n 1896, Cleveland n 1904, Atlantic City (1908), Denver i St Louis (1909) i Louisville i Los Angeles (1910). n jurul anului 1950 turismul i cltoriile de afaceri se dezvolt exploziv datorit pe de o parte creterii consumului (boom-ului economic), dar i dezvoltrii facilitilor oferite turitilor. La sfritul secolului XX tigrii economiei din Sud-Estul Asiei i bogatele ri petroliere din Orientul Mijlociu ncep s devin elemente majore n dezvoltarea acestei forme ale turismului. n trecut, foarte putini erau cei ce se plimbau de plcere, majoritatea cltorilor fiind bazate pe activitile comerciale, religioase sau militare, activitatea ce se regsesc i astzi printre motivele cltoriilor de afaceri, chiar dac la o scara mult mai mare i cu mijloace mult mai evoluate. Concluzia uimitoare a acestor succinte spicuiri din istoria activitii turistice este aceea ca, tot (sau, pentru a nu exagera - aproape tot) ce se afirma c este istorie a turismului, n general, este - n fond - o istorie a turismului de afaceri.

3.2. Concepte i teorii privind turismul de afaceri


Turismul de afaceri presupune, n general, deplasarea ntr-o alt localitate, la o distan mai mare de 50 de km de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare determinat strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educaional. Exist mai multe feluri de turism de afaceri: deplasri individuale, deplasri de grup, deplasri cu ocazia unor evenimente (domeniul Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions (MICE)), team building-un i deplasri de training. Forme de turism de afaceri (business travel & tourism). - Congrese i Convenii internaionale - Conferine i ntlniri pentru asociaii, firme, instituii - Traininguri - Expoziii i trguri comerciale - Lansri de produse, Incentive travel - Cltorii individuale de afaceri - Deplasri n interes de serviciu a funcionarilor din instituiile de stat. ntrunirea este un eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune (comerciale sau non-comerciale), poate ntruni 6 persoane sau sute de persoane, poate dura cteva ore sau o sptmn. Ceea ce face ca ntrunirile s fie parte a turismului de afaceri este faptul ca ele angajeaz cteva servicii aparinnd industriei turistice i pleac de la premisele organizrii. Expoziiile pot fi definite (tot conform lui Davidson), ca prezentri de produse sau servicii avnd un public inta n scopul promovrii vnzrilor sau informrii vizitatorilor. Expoziiile sunt considerate ca fiind parte a turismului de afaceri deoarece stimuleaz 42

cltoriile (att ale expozanilor ct i ale vizitatorilor). De asemenea, ele creeaz o cerere ridicat pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu cateringul i cazarea. n diferite pri ale lumii le ntlnim sub denumirea de trguri sau manifestri. Cursurile de pregtire (training) sunt evenimente unde participanii se ntlnesc (ntr-un anumit loc, pentru o perioada determinata de timp) pentru a primi informaii, sau pentru a fi ajutai s-si dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi cursuri de pregtire interne, unde toi participanii aparin unei singure organizaii sau evenimente deschise unde instituia ce coordoneaz cursurile de pregtire ofer programe ce sunt disponibile tuturor celor ce vor s beneficieze de ele. Lansrile de produse sunt evenimente specializate pe cane multe organizaii le utilizeaz n prezent ca o modalitate de promovare a produselor i serviciilor ce urmeaz a fi introduse pe piaa. Ele au de obicei o audien variata incluznd media, distribuitorii i consumatorii. De asemenea, lansrile n general, evenimente de scurt durat (chiar i de cteva minute), dar necesita un buget foarte mare. Cltoriile stimulent au fost definite n 1998 de ctre Society of Incentive Travel Executives (SITE) ca fund un instrument de management care - prin oferirea unor calatorii de excepie - s motiveze i / sau s recunoasc participanilor nivelul nalt de performan atins n ndeplinirea sarcinilor ce le revin n cadrul organizaiei. Cltoriile stimulent utilizeaz turismul de loisir pentru recunoaterea performantelor la locul de munca. Reuniunile organizate pot mbrca diferite forme: - Adunare - ntlnire ntre persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentru divertisment. - Colocviu - ntlniri la care civa specialiti in cuvntri pe un anumit subiect sau rspund la ntrebri legate de acesta. - Conclav - o ntlnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa). - Conferina - un schimb de opinii formal sau o ntrunire a mai multor oameni pentru a discuta probleme de interes comun, n care o persoana face o expunere, auditoriul participnd activ. - Congres - ntlnire formala a unor delegaii pentru discuii, n special persoane aparinnd unui anumit organism sau unei specializri profesionale. - Manifestri cu caracter informativ, congresele reunesc ntre 100 i 1.000 de persoane cu scopul de a schimba idei i de a-si comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2-3 zile. - Convenie - adunare de oameni care se ntlnesc ntr-un scop comun, n special, o ntlnire a delegaiilor unui partid n scopul formulrii politicii sau selectrii candidailor pentru funcii. - Meeting - o ntrunire a mai multor oameni cu un scop comun. - Recepie - manifestare cu caracter festiv, de un standard nalt. - Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promoional sau informativ, regrupnd 30-150 persoane, iar durata nu depete de regul 3 zile. - Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 -30 de persoane cu o durata de 3 -5 zile. - Simpozion - petrecere cu muzica i conversaie sau o ntlnire formala la care civa specialiti in scurte cuvntri pe un anumit subiect sau subiecte asemntoare, la care auditoriul nu participa activ. - Summit - o conferina oficiala la cel mai nalt nivel (de exemplu: la nivelul efilor de stat i de guvern). - Workshop - reuniune de 30-35 de persoane n cursul creia se discuta n grupuri mici, realizndu-se un schimb de experiena. Termenul este utilizat n SUA, iar francezii l numesc salon sau trg n cadrul cruia un numr variabil de expozani i prezint produsele unui public de profesioniti. 43

O alta clasificare (R. Davidson) mparte turismul de afaceri n: turism general de afaceri (delegaii), reuniuni / ntruniri, trguri i expoziii, calatorii stimulent. Prin coninutul sau complex, turismul de afaceri permite apariia multor definiii i clasificri.

3.3. Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir


Serviciile turistice de baza i multe din cele suplimentare sau complementare servesc att turismului de afaceri ct i celui de vacan. Transportul, cazarea, alimentaia, serviciile de informare i de promovare, sau activitatea ageniilor de turism i chiar atraciile turistice sunt prezente pe ambele piee, chiar daca serviciile oferite fiecruia pot fi diferite. Cu toate acestea exista i deosebiri importante ntre cele dou mari tipuri de turism. Turismul de afaceri conine un element important din turismul de plcere. n cazul cltorilor stimulent putem spune ca aproape toate elementele sunt similare turismului de odihna, excepie fcnd modalitatea de plata a serviciilor, dar chiar i pentru delegaii la o conferina, vizitatorii unor trguri comerciale i turitii de afaceri individuali, vizitarea locurilor atractive poate reprezenta un mod de relaxare la sfritul unei zile de lucru. Tabelul 3.1 Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir Factori de influen Cine pltete? DEOSEBIRI Turismul de loisir Turistul Turismul de afaceri ASEMNRI Patronii pot s i plteasc singuri cltoriile Organizatorii pot ine deseori cont de dorinele delegaiilor

Angajatorul turistului sau asociaii din care face parte acesta Cine decide Turistul Organizatorul destinaia? ntlnirii / cltoriei incentive / conferinei expoziiei Cnd au loc aceste Pe durata vacanelor Tot anul de luni pn calatorii? i n week-end vineri.

Perioada de comand (perioada de timp dintre rezervare i plecare n cltorie).

Cine cltorete?

Ce tipuri destinaii utilizate?

Unii oamenii de afaceri sunt nsoii n cltorie de persoane care nu au legtura cu evenimentul. de Toate tipurile: litoral, n general sunt Destinaiile pentru sunt orae, munte i la centrate pe oraele turismul incentiv sunt tara. din zonele foarte asemntoare industrializate. cu cele pentru 44

Vacantele sunt rezervate de regula cu cteva luni n avans; pentru plecrile de cteva zile se poate face rezervare cu cteva zile nainte. Oricine are suficieni Acele persoane a bani i timp. cror munca necesita calatorii sau membrii unor asociaii.

Iulie i august sunt evitate n alegerea evenimentelor majore. Unele calatorii de Conferinele afaceri pot fi anunate importante sunt cu foarte puin timp rezervate cu civa nainte de a ncepe. ani nainte.

Factori de influen

DEOSEBIRI Turismul de loisir Turismul de afaceri ASEMNRI turismul de masa.

Sursa: J.Swarbooke, Susan Hower, op. cit, p.11 Spre deosebire de turistul obinuit (clasic), cel ce cltorete n interes de. afaceri cheltuiete de obicei mai mult att pentru cazare ct i pentru transport, deoarece acesta din urm are nevoie de servicii turistice de calitate superioar i de servicii specializate (sli de conferine, translatori .a.). Exist patru mari asemnri ntre cererea pentru turismul de loisir i cea de afaceri: a) turitii de afaceri devin turiti de loisir odat cu terminarea zilei de lucru; b) programul unei conferine include i activitatea de loisir pentru delegai; c) cltoriile stimulent nseamn oferirea unei vacante ca recompensa pentru munca depus; d) muli oameni de afaceri sunt acompaniai de partenerii lor sau / i de copii, care fac cltoria de plcere i nu pentru afaceri.

3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii


La fel ca i turismul de loisir, turismul de afaceri aduce multe avantaje att comunitilor locale, ct i rilor ce sunt preferate pentru organizarea unor evenimente de amploare. n plus, turismul de afaceri aduce att ncasri mai mani, ct i reducere a sezonalitii. Sezonalitatea este una din problemele majore cu care se confrunt activitatea turistica, turismul de afaceri jucnd un important rol n ameliorarea incidenei acestui fenomen. Importana acestei piee const (pe lng ncasrile mari) n creterea ratei de ocupare n extrasezon, fapt necunoscut de foarte multe ri i orae organizatoare de evenimente. Lunile cu cele mai multe reuniuni internaionale sunt, n ordine octombrie i septembrie. Un alt avantaj major adus de turismul de afaceri este profitabilitatea ridicat. Aceasta forma moderna de turism presupune costuri relativ mari, dar datorita profilului Socio-economic al celor ce cltoresc pentru afaceri (din clasa medie i superioar de management) tinde sa aduc beneficii furnizorilor de servicii de calitate superioar: hoteluri de peste trei stele, facilitai de transport ba clasa superioar etc. Turismul de afaceri are, de asemenea, un impact pozitiv i asupra mediului. Cu toate ca delegaii pentru o conferina sosesc ntr-o localitate n numr mane, ei petrec majoritatea timpului n slile de conferina, iar ieirile n ora seara nu reprezint o sursa de stres pentru populaia rezidenta. De asemenea, ei utilizeaz pentru transport avionul sau trenul, nepunnd mari probleme cu poluarea sau cu aglomerarea parcrilor. Un alt avantaj se refer la posibilitile de promovare. Astfel, un vizitator cane pleac de la o conferina avnd o bun impresie devine un ambasador nepltit ce face reclama acelei destinaii. Acesta este motivul pentru care autoritile locale fac un efort deosebit n a-i impresiona pe turitii de afaceri. De multe ori aceti turiti sunt persoane influente, ale cror opinii pot fi determinante n alegerea unei destinaii pentru o aciune ulterioar. Eforturile locale de impresionare a vizitatorilor iau forme diverse: un discurs al primarului ba deschiderea unei conferine, un film despre atraciile locale, un tur cu autocarul al oraului i mprejurimilor, o cina tradiional. Oricare an fi tehnica aleas, scopul este acela de a crea o imagine buna ce poate fi transmisa colegilor sau prietenilor, dar i pentru revenirea ca reprezentani ai turismului de loisir n localitate i n zon.

45

3.5. Piaa turismului de afaceri


Piaa turismului de afaceri este locul de ntlnire al furnizorilor acestor servicii specializate cu beneficiarii lor. Principalii furnizori ai industriei reuniunilor i conferinelor sunt aceia care asigura facilitai specifice acestei piee. Marile centre de conferine reprezint cei mai buni susintori ai ntlnirilor de afaceri, dar muzeele, teatrele, castelele, vapoarele i chiar parcurile tematice Sunt capabile de a fi locuri de ntlnire pentru evenimente ce au nevoie de o locaie speciala pentru a fi memorabile. i hotelurile au locul lor important pe piaa ntlnirilor de afaceri, datorita posibilitii gzduirii unui numr mare de evenimente de talie mica i medie. Dominaia hotelurilor pe aceasta piaa este concurata de alte tipuri de locaii. Exemplul cel mai bun l reprezint marile universiti ce au investit n uniti pentru cazare i ntlniri, n scopul creterii veniturilor proprii. De cealalt parte a pieei turismului de afaceri se afl beneficiarii. Acetia pot fi clasificai n trei mari categorii: sectorul corporate, asociaiile i sectorul public. Sectorul corporate este reprezentat de companiile al cror interes principal de realizare a ntlnirilor este unul strict comercial: conferine pentru discutarea strategiilor, lansri de noi produse i realizarea de sesiuni de pregtire pentru angajai. Activitile de relaxare ce nsoesc de obicei conferinele permit participanilor s creeze un mai bun spirit de echipa. Asociaiile (a doua mare categorie de beneficiari) Sunt de doua tipuri: profesionale, cnd motivul ntlnirilor este legat de munca i de voluntari Asociaiile pot fi locale, regionale, naionale sau internaionale. Cu toate ca membrii lor sunt foarte dispersai, acetia trebuie s se reuneasc regulat pentru a se pune ba curent cu ultimele tendine sau descoperiri n domeniul lor de activitate. Competiia cea mai mare ntre destinaii se da pentru organizarea conferinelor asociaiilor internaionale care implica un numr mare de delegai, dureaz mai mult i, ca o regul general, sunt mai puin frecvente. Din fericire pentru ageniile de turism implicate n astfel de manifestri, numrul asociaiilor internaionale creste ca urmare a specializrii profesionale tot mai mari. Sectorul public - autoritile locale i centrale - cumpra serviciile oferite de organizatori ai turismului de afaceri, att pentru delegaii, ct mai ales pentru organizarea unor evenimente la nivel local, naional sau internaional. Sectorul educaional i cel al sntii sunt cei mai mari consumatori, dar i organizatori ai unor astfel de activitatea.

ntrebri recapitulative
1. 2. 3. 4. 5. 6. Caracterizai formele turismului de afaceri? Comentai formele reuniunilor organizate? Ce asemnri identificai ntre turismul de afaceri i turismul de loisir? Ce deosebiri identificai ntre turismul de afaceri i turismul de loisir? Cum caracterizai avantajele turismului de afaceri pentru destinaii? Subliniai cteva particulariti ale pieei turismului de afaceri.

Teste gril pentru autoevaluare


1. Forme ale turismului de afaceri pot fi: a. conferine i ntruniri pentru asociaii, firme, instituii; b. cltorii individuale de afaceri; c. turismul de loisir; d. traininguri, expoziii i trguri comerciale etc. A (a, b, c); B (a, b, d); C (a, b); D (a, b, c, d) 2. Reuniunile organizate pot mbrca diferite forme: a. adunare; 46

b. conferin, congres; c. colocviu; d. convenie. A (a, b, c, d); B (b, c, d); C (a, b); D (c, d) 3. ntre cererea pentru turismul de losir i turismul de afaceri exist unele asemnri: a. turitii de afaceri devin turiti de loisir odat cu terminarea zilei de lucru; b. programul unei conferine include i activitatea de losir pentru delegai; c. destinaia este decis de turist; d. cltoriile au loc pe durata vacanelor i n week-end. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (c, d) 4. Beneficiarii pieei turismului de afaceri cuprind drept categorii: a. ntreprinztorii privai; b. asociaiile profesionale, ori voluntare; c. sectorul public (autoritile locale i centrale), d. turitii motivai pentru odihn, refacerea sntii. A (a. B. c); B (a, b, c, d); C (c, d); D (a, b) 5. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii ar nsemna: a. ncasri mari i creterea ratei de ocupare n extrasezon; b. o reducere a sezonalitii; c. profitabilitatea ridicat; d. impact pozitiv asupra mediului i ample posibiliti de promovare. A (a, b); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (b, c)

Bibliografie selectiv
1. Davidson Rob (1994), Business Travel, Editura Pitman, London. 2. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor, Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-23.

47

CAPITOLUL 4 Tendine ale turismului de afaceri pe plan mondial


Obiective:
focalizarea unor statistici economice privind situaia actual a turismului de afaceri; relevarea organismelor i organizaiilor internaionale n turismul de afaceri; prezentarea general a turismului de afaceri din alte ri i din Romnia; prezentarea relaiei dintre oferta hotelier din Romnia i turismul de afaceri. Rezumat: Unul dintre cele mai dinamice sectoare ale economiei este cel al turismului de afaceri, tendina fiind de dezvoltare susinut ca urare a extinderii relaiilor internaionale n toate domeniile i mai ales ca urmare a globalizrii vieii economice. Factori cheie: turism de afaceri, pia a turismului de afaceri. Turismul de afaceri s-a remarcat ca unul din cele mai dinamice sectoare ale economiei, tendina fund de dezvoltare susinut ca urmare a extinderii relaiilor internaionale n toate domeniile i mai ales ca urmare a globalizrii vieii economice.

4.1. Situaia actual a turismului de afaceri


n anul 2004 au avut loc 9160 de reuniuni n 223 de ri i 1557 de orae. Fa de anul 2000 (n cane s-a nregistrat numrul maxim de reuniuni), numrul reuniunilor a fost mai mic cu 12% (1253 reuniuni). Pe regiuni, numrul reuniunilor s-a redus cu 11% n Africa; 11% n Europa; 6% n America de Nord; 16% n America de Sud; 2% n Australia i Pacific crescnd doar n Asia cu 14,9%. Ponderea fiecrui continent n organizarea de reuniuni n 2004 este urmtoarea: Tabelul 2 Cota de piaa a organizrii de reuniuni pe continente n 2004 Continentul / Cota de pia Total Europa America de Nord Asia America de Sud Africa Australia i Pacific Sursa: www. uia. org Topul primelor ri n ceea ce privete este urmtorul: 2004 100 56,8 13,9 14,9 6,4 4,8 3,2 2003 100 58,3 14,9 12,9 6,0 4,8 3,1 2002 100 56,7 16,5 13,7 4,71 4,6 3,8 2001 100 57,66 15,96 12,8 5,19 4,25 4,14 2000 100 56,19 17,17 13,08 5,12 4,03 4,41

organizarea de reuniuni internaionale n 2004 Tabelul 3

Primele 10 ri organizatoare de reuniuni internaionale n anul 2004 Tara SUA Frana Germania Marea Britanie Numrul de reuniuni 1080 552 491 377 48 Procentul din total reuniuni -%11.79 6.03 5.36 4.12

Tara Spania Italia Elveia Belgia Austria China, Hong Kong Macau Sursa: www. uia. Org

Numrul de reuniuni 361 336 302 282 279 231

Procentul din total reuniuni -%3.94 3.67 3.30 3.05 3.05 2.52

n ceea ce privete topul primelor 10 orae situaia n 2004 este urmtoarea: Tabelul 4 Primele 10 orae organizatoare de reuniuni internaionale n anul 2004 Oraul Paris Viena Bruxelles Geneva Singapore Copenhaga Barcelona Londra Berlin Seul Sursa: www. uia. org Numr reuniuni 221 219 190 188 156 137 133 131 110 109 Ponderea n total (% ) 2.4! 2.39 2,07 2,05 1,70 1.50 1.45 1.43 1.20 1,19

Reuniunile luate n considerare n aceasta clasificare ndeplinesc criterii de selecie stricte impuse de UIA (Uniunea Asociaiilor Internaionale): sunt organizate sau sponsorizate de organizaii internaionale ce apar n Yearbook of Internaional Organizations i n Internaional Congress Calendar; sau sunt ntlniri (reuniuni) naionale cu participare internaional organizate de filiale naionale ale unor asociaii internaionale. Tabelul 5 ncasrile din turismul de afaceri n perioada 2000-2005 i previziuni pentru 2015. Anii 2000 2001 2002 2003 ncasri (mld $) Total turism de afaceri 502,64 480,05 461,32 521,81 din care Corporaii 434,57 414,53 398,03 450,08 Guverne 68,08 65,51 63,29 71,74 Total turism afaceri 10,32 -2,18 -6,15 2,16 (cretere fa de anul precedent) - % 2004 (E) 592,08 509,91 82,16 5,25 2005 (E) 652,90 561,95 90,94 4,64 2015 (P)

962,71 834,37 128,34 3,13 (anual)

4.2. Organisme i organizaii internaionale n turismul de afaceri


Organizaiile internaionale profesionale ce au preocupri n domeniul turismului de afaceri n general sunt: - Asociaia Internaional a Palatelor de Congrese (AIPC); 49

Federaia Europeana a Oraelor de Conferina (EFCT); Asociaia Internaional a Convention Visitor Buneau-urilor (IACVB); Asociaia Internaional a Congreselor i Reuniunilor (ICCA); Organizaia Internaional a Profesionitilor de Reuniuni (MPI); Asociaia de Management Profesionist de Reuniuni (PCMA); Societatea Executivilor din Turismul de Afaceri i Motivaional (SITE); Uniunea Trgurilor Internaionale (UFI); Uniunea Asociaiilor Internaionale (UIA).

4.3. Turismul de afaceri n diferite ri ale lumii


Cele mai reprezentative ri pentru activitile legate de turismul de afaceri sunt: SUA, Marea Britanie, Frana, Germania, Japonia.

SUA
Fiind situat pe primul loc n toate statisticile referitoare la ncasrile din turism n general i la cele de afaceri n special, SUA prezint o evoluie complexa n ceea ce privete acest domeniu turistic, cu oscilaii periodice, care ns nu elimina avansul enorm n faa celorlalte ri. Cele mai reprezentative orae, n ordinea importantei sunt: Washington, cu peste 6% din totalul evenimentelor organizate n SUA i aproape 1% din numrul total de congrese organizate pe plan mondial, urmat de New York cu 5% din manifestrile americane i 0,8% din totalul mondial i Chicago cu aproape 3,5% din evenimentele organizate n SUA. Toate aceste orae au dotri impresionante pentru organizarea de evenimente.1 Cu toate acestea turismul de afaceri a sczut drastic n intervalul 2001-2003 fa de anul 2000 cnd s-a nregistrat un maxim pentru acest tip de activitate. Printre factorii ce au avut un efect negativ menionm: evenimentele de la 11.09.2001, rzboiul din Irak i rspndirea pneumoniei acute (SARS). Previziunile pentru urmtoarea perioada de timp sunt ns pozitive. Creterea, dei lent a economiei americane, va relansa uor turismul de afaceri, ncetarea aciunilor militare din Irak determinnd o cretere a siguranei celor ce ntreprind calatorii de afaceri. Cu toate previziunile optimiste se pare ca volumul activitilor specifice turismului de afaceri de la sfritul mileniului II va fi greu de atins nc o lung perioad de timp, innd cont i de schimbrile majore n politicile specifice turismului de afaceri, ca i de succesul tot mai mare al tehnologiilor care pot substitui o parte a cltoriilor de afaceri clasice. Incidena cea mai mare a turismului de afaceri se regsete n ntlnirile asociaiilor (53%), urmnd apoi turismul individual de afaceri (43%) i deplasrile necesare pentru ntlnirile corporatiste (29%). Se observa, de asemenea, un declin al calatorilor de afaceri internaionale i al celor cu durata mare (5 sau mai multe nopi de cazare). O alt tendin observat de studiul realizat de Naional Business Travel Monitor este preferina oamenilor de afaceri pentru uniti de cazare mai mici de 300 de camere. Dei industria hotelier continu s investeasc n uniti de cazare mari (big-boxes), 74% dintre cltorii n interes de afaceri prefera locaiile cu mai puin de 300 de camere. n ceea ce privete serviciile de transport aerian, 4 din 10 calatori de business declar c ncearc s obin mile (de tip Smartmiles), de cte ori cltoresc n interes de afaceri, pentru a le utiliza ulterior pentru vacanele personale. Facilitile menionate pentru zborul cu avionul sunt: spaiu mai mare pentru picioare (88% fa de 83% n 2004); spaiu suplimentar pentru bagaje (63% fa de 55%); accesul la internet n timpul zborului (36% fa de 27%). n schimb, numai 23% din oamenii de afaceri consider c folosirea telefoanelor celulare ar trebui permis n timpul zborului, iar 7 din 10 persoane consider c n cazul permisiuni de a utiliza telefoanele celulare la bond, ar trebui prevzute locuri (zone) distincte n avion pentru cei care utilizeaz, respectiv pentru cei care nu utilizeaz celularul. 50

Contrar tendinelor nregistrate n ultimii ani n activitatea turistica s-a observat o cretere a procentului celor care prefera utilizarea serviciilor unui agent de turism (32% fata de 25% n 2004), fie din cauza suspiciunii crescute fata de tarifele practicate prin diverse canale de distribuie, fie preferinei turitilor de afaceri de a-i petrece timpul necesar gsirii unei locaii n alt mod, lsnd acest lucru n seama agenilor de turism. n 2004, 68% dintre cltorii n interes de afaceri au folosit internetul sau serviciile online pentru a-si planifica unele aspecte ale cltoriei i 54% i-au fcut rezervri on-line. Creterea utilizrii rezervrilor on-line se reflecta n creterea cifrei de afaceri ageniilor de turism ce ofer astfel de facilitai. Jupiter Research estimeaz ca de la o cifra de afaceri de 12 mld $ n 2004 se va ajunge n 2009 la 32 mld $, ceea ce nseamn cam 35% din totalul afacerilor ageniilor specializate n turism de afaceri. O viata n cltorie continu s fie o provocare pentru cltorii n interes de afaceri, chiar daca 41% considera ca nu dorm suficient, 35% ca mnnc prea mult, 23% ca sunt prea stresai i 18% ca se simt singuri.

Germania
Germania este liderul Europei n ceea ce privete ncasrile din turismul de afaceri. Anul 2004 a fost un an excelent pentru hotelurile i centrele de convenii i congrese din Germania. German Convention Bureau (GCB) are aproximativ 200 de membrii incluznd hoteluri, centre de convenii, firme de rent-a-car, agenii specializate n crearea i derularea evenimentelor. Berlinul ocup locul patru ntre cele mai mari orae organizatoare de evenimente din Germania, fapt ce se datoreaz i Centrului Internaional de Congrese Berlin (IOC Berlin), acesta numrndu-se printre cele mai mar i mai moderne centre de afaceri din lume. n fiecare an, IOC Berlin gzduiete peste 500 de manifestri de tipul congreselor, conferinelor naionale i internaionale, fiecare avnd, n medie, 250 de participani, precum i peste 70 de trguri i expoziii cu o audienta medie de 200.000 de vizitatori. Centrul dispune de 80 de sli de conferin cu o capacitate cuprins ntre 20 i 9100 de locuri. Un alt ora german cu importante dotri pentru turismul de afaceri este oraul Hanovra, Centrul de Congrese de aici fund cunoscut n toata lumea pentru trgurile i conferinele sale. Dotrile specifice se grupeaz n 43 de sli de recepii i banchete, cu o capacitate de 3.800 de locuri, 38 de sli pentru conferine i seminarii dispunnd de 15-220 de locuri precum i o serie de sli pentru baluri i diverse ceremonii, cu o capacitate maxima de 3.642 de locuri. Centrul mai dispune i de 10.000 mp spaiu interior i 40.000 mp spaiu exterior pentru expoziii. Un loc important n peisajul ntlnirilor de afaceri l ocupa i oraul Munchen, cu al sau Centru Internaional de Conferine (ICM). Capacitatea totala este de 7.000 de locuri n cele 20 de sli de conferine, fiecare putnd gzdui ntre 30 i 3.000 de persoane, existnd i posibilitatea divizrii acestora, astfel nct s se adapteze diferitelor cerine. Suprafaa totala a centrului este de 8.000 mp, cea mai mare sal avnd 3.500 mp. O dezvoltare remarcabil n ceea ce privete turismul de afaceri o are oraul Stuttgart cu Centrul de Trguri i Conferine Stuttgart. Acesta are o suprafaa totala de expoziii de 50.000 mp, mprita n 16 sli de expoziii multifuncionale. Centrul dispune de asemenea de 9 sli de conferine cane pot gzdui peste 3.900 de persoane, dotate cu toata tehnologia necesar. Mai poate fi menionat i oraul Dusseldorf care are 5 centre de afaceri, cel mai important fund Centrul de Congrese Dusseldorf, al treilea ca mrime n Germania, cu peste 2.500 de evenimente organizate anual i peste 700.000 de vizitatori, slile de conferine avnd o capacitate totala de 7.500 de persoane. Pot fi enumerate, de asemenea, i alte mari orae germane cu o dezvoltare importanta n ceea ce privete echipamentele pentru turismul de afaceri: Frankfurt, Essen, Nurenbeng, Kalsruhe, Dresda, Dortmund, Leipzig.

51

4.4. Turismul de afaceri n Romnia


Evoluia general pozitiv a economiei romneti, are ca efect direct o intensificare a relaiilor de afaceri. Ca urmare a acestor tendine pozitive, turismul de afaceri poate avea i el un trend cresctor, chiar dac pn n prezent aceasta form modern de turism a avut o dezvoltare destul de redus.

4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri n Romnia


nainte de 1990, n Romnia, turismul de afaceri era foarte slab dezvoltat. Singurele evenimente erau, organizate n cadrul Complexului Expoziional Romexpo. n prezent, turismul de afaceri, reprezint poate cel mai stabil sector n cadrul turismului romanesc, nregistrnd o dezvoltare constanta, n ultimii doi-trei ani. n urma referinelor, oferite mass-media de instituiile acreditate n acest sens, se constata o cretere permanenta a acestui domeniu, cu peste 20% pe an, ncepnd din 2005 i pn n prezent. Pentru aproximativ doua treimi, din totalul celor 2 milioane de turiti strini ajuni n Romnia, n 2007, motivul cltoriei l-a reprezentat participarea la conferine, team-buildingun sau sesiuni de training. nregistrnd o pondere major n mediul urban, turismul de business i are ca reper Bucuretiul, unde, procentul celor sosii n interes de serviciu anul trecut, s-a situat n jurul a 80% din totalul celor cazai n hotelurile Capitalei. i n marile orae, precum Timioara, Cluj-Napoca, Iai sau Constana, evolueaz infrastructura necesara domeniului MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), datorita existentei unor aeroporturi internaionale i dezvoltrii de noi uniti de cazare, la un nivel de cotare ridicat. De altfel, numrul sosirilor nregistrate la punctele de frontiera, n primele noua luni ale anului trecut, a fost cu peste 25% mai mare, dect n aceeai perioada din 2006. n momentul de fa, capacitatea hoteliera de 4-5 stele, la nivelul Capitalei, se situeaz, sub cea a unor orae precum Budapesta sau Praga, iar numrul slilor de conferina, nu poate satisface n totalitate, cererea privind organizarea de evenimente, n multe cazuri, fund necesara efectuarea rezervrii, cu doua-trei luni nainte. Cele 110 hoteluri din Bucureti, nsumnd un total de aproximativ 8.000 de locuri de cazare i ndeplinind condiiile necesare efecturii unui turism de business adecvat vor fi supuse unui test major, cu ocazia organizrii Ia nceputul lunii aprilie, a Summit-ului NATO. O manifestare care va da dovada calitii serviciilor oferite de industria ospitaliera romneasca, n acest moment. Turismul de afaceri efectuat n scop guvernamental, comercial sau educaional, atrage o clientela nu foarte interesata de preurile practicate, cat mai ales, de rapiditatea, calitatea i eficienta serviciilor. n general, pachetului de business achiziionat, ii poate fi alturat, cu uurina i unul de agrement, lund n considerare posibilitatea, ca un client mulumit, sa ceara efectuarea unui circuit ulterior sau sa doreasc revenirea la un moment dat, alturi de cei dragi, pe aceleai meleaguri. Stadiul actual al dotrilor. Organizarea de conferine sau reuniuni, constituie centrul de referina al turismului de business, reprezentnd, din punctul de vedere al hotelierilor, componenta cea mai profitabila i eficienta a ntregii industrii de profil. Companiile, cu nume n domeniu i nu numai, ofer n cadrul resorturilor pe care le gestioneaz, n Bucureti, o serie de sli, cu mrimi cuprinse ntre 50 i 1.000 de locuri, toate dotate cu aparatura audiovideo necesar, surse de iluminare i mediu ambiant propice, conform cu standardele n vigoare. Tabelul 6 Numrul de sli de conferine n funcie de capacitate Locaie Bucureti Restul rii Total 1-50 82 323 405 Capacitatea slilor de conferine 51-100 101-200 201-500 51 37 24 150 110 34 201 147 58 52 500+ 14 10 24

Sursa: Asociaia Naional a Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii n urma evalurii, s-a sesizat, lipsa unor locaii cu numr mare de participani, nsumnd peste 5.000 de locuri. Probabil, una dintre cele mai mar ncperi de acest gen, existente n prezent, aparine Slii Palatului, intitulata Sala Mare, cu o capacitate de 4060 de locuri, ce poate fi utilata n scurt timp, corespunztor solicitrilor. Palatul Parlamentului, a doua construcie din lume, dup Pentagon, ca suprafaa desfurata, a nfiinat n anul 1994 Centrul Internaional de Conferine, ce ofer 12 sli spaioase, cea mai mare, intitulata Sala Unirii, putnd absoarbe pana la 1.000 de locuri. Este un modern centru de conferine (care a gzduit Forumul Crans-Montana, ministeriala OSCE din 2001, Sommet-ul Francofoniei din 2006 i alte evenimente majore), Muzeul de Arta Contemporana. De asemenea, Centrul de Conferine al Camerei de Comer i Industrie sau Complexul Expoziional Romexpo, pun la dispoziia mediului de afaceri, un numr important de spatii, n scopul organizrii de reuniuni, expoziii sau cursuri de training. Amintim i centrele de afaceri ce sau dezvoltat ndeosebi n zona montana i pe litoral. Dezvoltarea transportului aerian a contribuit la rndul sau la dezvoltarea turismului de afaceri. Alturi de compania aeriana naionala Tarom, opereaz mari companii aeriene: Air France, KLM, Alitalia, MALEV, Carpatair, LUFTHANSA, BRITISH AIRWAYS, CZECH AIRLINES, SWISS AIR LINES i companii aeriene low cost: SkyEurope, Wizzair, BlueAir. n ar sunt n prezent 16 aeroporturi comerciale din care 11 fac parte din reeaua de transport transeuropean. Cel mai mare aeroport romnesc din punct de vedere al fluxului de turiti, este Otopeni cu aproximativ 3 milioane pasageri n 2006, dup cum se poate observa n urmtorul tabel: Tabelul 7 Aeroporturi din Romnia Ora Nume aeroport Vam Da Nu Nu Da Da Nu Da Da La cerere La cerere Da Nu Da La cerere Da Da Nu Pasageri 2005 (* 2006) 1.758 44.847 6.309 385.759 3.035.511 73 *244.366 111.142 1.557 41.959 37.891 9.276 60.475 12.766 4.215 608.212 29.054 Lungime pist (picioare) 6.500 8.200 5.900 10.400 11.400 6.500 6.000 11.400 8.200 5.900 5.900 8.200 6.500 5.900 8.500 11.400 6.500

Arad Arad Bacu Bacu Baia Mare Tautii Magheraus Bucureti Aurel Vlaicu Bucureti Henri Coand Caransebe Caransebe Cluj-Napoca Someeni Constana M. Koglniceanu Craiova Craiova lai lai Oradea Oradea Satu Mare Satu Mare Sibiu Sibiu Suceava Salcea Trgu Mure Vidrasau Timioara Traian Vuia Tulcea Cataloi Sursa: Ghidul aeroporturilor mondiale

Din vnzarea biletelor de avion, care a fost o afacere de 350 de milioane de euro n 2007, triesc att companiile aeriene prezente n Romnia, ct i o mare parte a ageniilor de turism. 53

Oferta turismului de afaceri cuprinde i serviciile de nchiriere de maini (cunoscute ca rent-a-car). Istoria acestor servicii n Romnia ncepe n 1975, cnd ONT Carpai deschide primul birou. Dup 1990 s-au deschis filiale ale unor mari companii de rent-a-car: Avis, Hertz, Europcar, Budget, Eurodolar, dar au aprut i firme locale ce ofer aceleai servicii ntr-un mod din ce n ce mai profesionist. Trebuie menionata, de asemenea, importanta introducerii sistemelor de rezervare computerizata (Amadeus, Worldspan), att pentru biletele de avion, ct i pentru nchirierea de maini sau rezervarea locurilor la hotel. Este de remarcat aici activitatea ageniilor de turism ce au obinut licena IATA, specializndu-se pe emiterea biletelor de avion Capacitatea Romniei de a atrage acest segment de pia este slab. n analiza sa cu privire la conferinele internaionale organizate de ctre membrii si n 2005 Asociaia Internaional de Congrese i Conferine (ICCA) identific 5315 conferine internaionale organizate n aproape 100 de ri. Din acestea 12 au fost organizate n Romnia. Tabelul 8 ntrunirile Asociaiei Internaionale organizate n rile selectate n 2000-2005 ara 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Ungaria 64 51 76 75 94 97 Romnia 8 16 1 12 17 12 Serbia i 2 1 0 3 12 10 Muntenegru Bulgaria 2 3 12 5 11 6 Total Mondial 4.500 4.468 4.981 5.014 5.497 5.315 Sursa: Asociaia Internaional de Congrese i Conferine ICCA 1996-2005 Locul 20 53 58 67 -

Exist dou motive pentru aceast performan slab. n primul rnd, Romnia nu are multe centre de conferine special destinate acestui scop care s corespund cerinelor de pe piaa internaional de conferine i expoziii -att pe segmentul asociaiilor, guvernamental ct i de afaceri. Al doilea motiv este acela c, n ciuda eforturilor ndrznee ale Asociaiei Naionale a Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii, se face Simit o lips a studiilor de pia i a activitii de promovare pentru asigurarea conferinelor la nivel internaional.

4.4.2. Organizarea turismului de afaceri n Romnia


Turismul de afaceri opereaz cu o gama larga de Societi comerciale: agenii de turism, hoteluri, organizatori de trguri i expoziii, agenii de interprei, centre de afaceri, care, n cele mai multe ri, se grupeaz n structuri profesionale sau asociaii ce poarta cel mai adesea numele de Convention Bureau. Convention / Visitors Bureau-urile sunt n general Structurii asociative ce reunesc entiti ce realizeaz venituri din activitatea specifice turismului de afaceri i industriei organizatorilor profesioniti de reuniuni. n lume, industria organizrii de reuniuni, conferine i expoziii, turism de afaceri i motivaional (MICE industry) este un fenomen prin excelenta dinamic cu numeroase Structuri operative sau asociative eficiente ntre profesionitii domeniului; organizaiile de tip Convention Bureau reprezint pretutindeni structura de asociere cel mai frecvent ntlnit. Romnia s-a aliniat acestor reguli abia n decembrie 1997 prin constituirea Asociaiei Naionale a Organizatorilor Profesioniti de Conferine i Expoziii Romanian Convention Bureau (RCB). Din 1999, RCB este membru a! celei mai importante organizaii mondiale n domeniul: Asociaia Internaional a Congreselor i Reuniunilor (ICCA). RCB i propune sa ctige, sa mbunteasc i s globalizeze acceptarea internaionala a Romniei ca locaie pentru evenimente de anvergura, ct i sa impun o imagine convingtoare a ofertei locale de servicii specifice de nalta calitate. Fund singura asociaie pluriprofesional din Romnia 54

dedicata exclusiv industriei de reuniuni, RCB reunete ca membrii mai multe categorii de instituii publice i companii private a cror activitate este legata de organizarea de evenimente: congrese, conferine, seminarii, expoziii specializate, trguri naionale i internaionale, festivaluri, management al destinaiei, turism de afaceri i motivaional (incentive). Beneficiarii i parteneri ai RCB fie solicita consultanta RCB n identificarea unor furnizori de servicii prin selecii de oferte, fie abordeaz direct membrii RCB pentru contractarea serviciilor profesioniste. Companiile i instituiile reunite n cadrul RCB organizeaz anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt trguri i expoziii i peste 600 sunt congrese, conferine, seminarii, lansri de produse i sesiuni de training, aceste evenimente reunind circa 1.200.000-1.500.000 de participani anual. Prezena succesiva a membrilor Asociaiei la cele mai importante trguri de specialitate din lume: EIBTN (The Global Meetings / Incentive Exhibition) i IMEX (The Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events) a captat atenia organizatorilor strini de evenimente pentru Romnia.

4.4.3. Turismul de afaceri i oferta hotelier din Romnia


n tara noastr oferta hoteliera pentru turismul de afaceri se concentrat n Bucureti, pe Valea Prahovei i pe litoralul Marii Negre.

1. Hotel Intercontinental
Cu o tradiie n domeniul turismul de afaceri nc de dinainte de 1990, primul hotel de 5 * din tara noastr ofer n prezent facilitai pentru organizarea de reuniuni i ntlniri pentru afaceri n cele 3 sli de conferine de care dispune: Tabelul 9 Slile de conferina din cadrul Hotelului Intercontinental Sala Rond Intim Hora Dimensiuni (mp) 43 x 18 9x6 9x8 nlime (m) 4,7 4,0 2,5 Capacitate Sala de Recepie clas 250 600 20 50 60 130

Amfiteatru 350 40 100

banchet 250 24 80

Echipamentele hotelului destinate turismului de afaceri, precum i serviciile oferite cuprind: ecran cu proiector, proiector pentru diapozitive, microfoane, flipchart, pupitre, echipament audio-vizual, sistem de iluminare trifazica, aer condiionat i sistem independent de control al temperaturii, servicii de curierat, consultanta turistica. Hotelul are de asemenea i alte atuuri importante, precum restaurantul Balada cu specific romnesc cu o panorama deosebita, departamentul special de catering i cazinoul.

2. Bucharest Marriott Grand Hotel


Inaugurat n anul 2000, hotelul Marriott este unul din cele mai noi hoteluri de 5* din Bucureti si, n acelai timp una dintre locaiile cele mai cutate din punct de vedere al turismului de afaceri. Hotelul dispune de 402 camere i apartamente de cel mai nalt confort, alturi de care se remarca oferta n domeniul alimentaiei - nu mai puin de 5 restaurante, cafenele sau baruri cu specific variat i meniu divers. n ceea ce privete oferta strict specializata pe domeniul afacerilor, hotelul dispune de 10 sli funcionale, precum i spaiu pentru expoziii cu o suprafaa totala de 2.000 mp., toate acestea fund echipate corespunztor i putnd gzdui peste 1.500 de persoane.

55

3. Hotel Athenee Palace Hilton


Hotelul beneficiaz de o locaie foarte bun, n centrul ariei de afaceri, la mica distanta de principalele atracii turistice ale Bucuretiului. Hotelul dispune de 272 camere, dintre care 210 standard, 47 tip executive i 15 apartamente. Serviciile hotelului pentru turismul de afaceri cuprind: nchirierea de echipamente audio-vizua, servicii de telefonie, fax, conectare la internet, fotocopiere, printare, dactilografiere, servicii de traducere i secretariat, centru de afaceri cu nchiriere de birouri. n ceea ce privete slile de ntruniri i banchete, caracteristicile acestora sunt prezentate n tabelul urmtor: Tabelul 10 Slile de conferin din cadrul hotelului Athenee Palace Hilton
Sala Brncui / Coand / Eliade / Silvestru Le Diplomat Marcu / Enescu / Cioran Regina Maria A+B Dimensiuni (mp) 8x4 nlime Sal de (m) Amfiteatru Conferin clas 2 24 16 16 Capacitate Form Circular de U Banchet 16 Recepie 20

18 x 17 8x9

5 2

400 60

180 36

180 36

80 27

100 40

250 40

350 60

14 x 13

200

140

140

50

60

140

180

n afara slilor de conferina, hotelul mai dispune de un centru de afaceri care pune la dispoziia celor interesai, contra cost, calculatoare, imprimanta, acces internet, acces e-mail, copiator, maina de laminat, servicii de secretariat. De asemenea, legat de domeniul turismului de afaceri nu trebuie uitat nici departamentul de catering care-i ofer serviciile pentru organizarea de reuniuni, ntlniri private i evenimente incentive.

4. Best Western Parc


Hotelul Best Western Parc ofer n domeniul turismului de afaceri facilitile celor 4 sli de conferina de care dispune. Sala Terra, sala polivalenta de mari dimensiuni poate gzdui la capacitatea sa maxima, pn la 350 de invitai. Gratie unor soluii de iluminare suedeze, se poate obine un efect impresionant al luminii, care face din Terra Grand Ballroom o locaie potrivita pentru lansri de produse, conferine grandioase, prezentri de moda sau petreceri private. Cu acces separat de restul hotelului, sala dispune de toata logistica necesara unei ntlniri de succes: videoproiectoare, ecrane fixe i mobile, un sistem de sonorizare performant, echipamente de traducere simultana, precum i o reea de calculatoare cu acces internet i sistem de videoconferin. Pentru alte tipuri de evenimente de tipul cursurilor de pregtire sau prezentrilor de proiecte, se recomanda slile Meridiane i Atlas. Sala Globus este destinata ntlnirilor private, putnd fi de asemenea, nchiriata ca secretariat. Slile sunt dotate cu echipament audio-vizual i calculator cu acces internet. Tabelul 11 Slile de conferine din cadrul hotelului Best Western Parc
Capacitate Sala Suprafa a (mp) 59 52 15 Dimensiuni (Lxlxh) (m) 2,5x9,4x6,3 2,5x9,2x5,8 2,5x3,6x4,2 Patrulate r 30 30 Form de U 25 25 Sal de clas 16 16 Consili u 20 20 8 Amfiteatr u 50 50 10 Mese rotund e n picioar e -

Atlas Meridiane Globus

56

Capacitate Sala Suprafa a (mp) 295 Dimensiuni (Lxlxh) (m) 5,1x20,5x14, 4 5,1x6,5x4,4 Patrulate r Form de U Sal de clas 150 Consili u Amfiteatr u 350 Mese rotund e 200 n picioar e 300

Terra (Polivalent ) Tronson Terra

98

30

40

50

24

80

60

80

5. Hotel Sofitel
Hotel Sofitel din cadrul World Trade Center pune la dispoziie, centrul de afaceri din cadrul complexului dotat cu 6 sli de conferina dintre care 2 cu structura modulara, la care se adaug un amfiteatru cu 300 de locuri, oferind facilitai pentru traducere simultana, proiecii video, plus un sistem audio-vizual performant.

6. Lanul hotelier Continental


Lanul hotelier Continental deine hoteluri n marile orae ale tarii, clasificate la 3*, cu excepia hotelului din Bucureti, de 4* Toate hotelurile dispun de sli de conferine cu facilitai pentru turismul de afaceri, remarcndu-se n acest sens n oraele de provincie ca importante locaii pentru manifestrile de acest gen, n condiiile n care oferta concurenta lipsete sau este relativ slab dezvoltata.

7. Hotel Ibis
Hotelul ofer pentru turismul de afaceri facilitile celor 6 sli de conferina de care dispune, dup cum urmeaz: Tabelul 12 Slile de conferina din cadrul hotelului Ibis Sala Enescu Berlioz Mozart Chopin Verdi Rossini Suprafaa (mp) 138 54 28 28 28 28 Form de U 52 18 Capacitate Sal de clas 44 24 -

Cinema 100 53 -

Recepie 100 60 -

Boardroom 56 24 16 16 16 16

8. Hotel Intercontinental - Sinaia


Hotelul ofer 86 de camere modernizate (6 apartamente, 5 garsoniere, 14 camere duble matrimoniale, 61 de camere duble), dotate cu linie telefonica internaionala, acces internet. n afar de acestea, complexul mai ofer 71 de camene duble i 17 camere triple la tarife atractive. Hotelul dispune de un centru de conferine format din 9 Sli multifuncionale cu o capacitate cuprinsa ntre 10 i 150 locuri, cu echipare tehnica adecvata. In ceea ce privete turismul de afaceri pe litoral, tabelul urmtor sintetizeaz principalele sale coordonate: Tabelul 13 Slile de conferine din cadrul hotelurilor de pe litoralul M. Negre: Hotel (locaie) President 4* (Mangalia) Sal Belvedere Business Club 57 Suprafa (mp) 181 308 Numr de locuri 130 patrulater 160 cinema 40 patrulater

Hotel (locaie)

Sal Ovidius

Suprafa (mp) 50 145 190 80 40 180 56 80 25 50 62 203 258 307 -

Numr de locuri 100 cinema 15-20 150 100 60 80 150 60 200 50 60 400 50 30 30 40 160 200 250 100 60 30

Mangalia 3* (Mangalia) Savoy 4* (Mamaia) Riviera 3* (Mamaia) Rex 4* (Mamaia) Central 3* (Mamaia) Perla 2* (Mamaia) Majestic 3* (Mamaia) Intim 3* (Constana) Forum 2* (Costineti)

Sal polivalent Sal Sala 1 Sala 2 Sala Sala Sala Sala Sala Sala Polivalent Sala de ntruniri Sala Bar Sala 17 Sala 19 Sala Cinema Sala Biliard Sala Bar de zi Sala Cocktail Sala Cinema Club Teras

Club Bazin (Neptun)

Complex Asttoria 3* (Eforie Nord)

4.4.4. Centrele de conferine i expoziii


n domeniu! turismului de afaceri, centrele de conferine i expoziii dein un no! deosebit de important, gzduind manifestri specifice de mare anvergura, cele mai mari centre de conferina i expoziii din tara noastr se gsesc n Bucureti, ntlnindu-se ns i o serie de centre de afaceri n zona montana i n cea litoral. 1. Complexul expoziional ,,Romexpo ROMEXPO S.A., avnd ca acionar majoritar Camera de Comer i Industrie a Romniei i a Municipiului Bucureti, este societatea romneasca cu cea mai bogata experiena n organizarea manifestrilor de tipul trgurilor i expoziiilor. nfiinata n 1968 sub denumirea de ntreprinderea pentru Trguri i Expoziii, complexul a gzduit n 1970 prima ediie a TIB (Trgul Internaional Bucureti). Denumirea actuala de Romexpo a intrat n vigoare ncepnd cu 2 decembrie 1991. Perioada de dup 1989 a atras o cretere a numrului manifestrilor expoziionale, astfel ca n prezent s-a ajuns la peste 40 de astfel de manifestri de interes naional i internaional anual. De asemenea, Romexpo este ce! mai experimentat organizator n ceea ce privete participrile Romniei n cadrul manifestrilor expoziionale din Strintate. n 1993, TIB i un an mai trziu TIBCO (Trgul Internaional pentru Bunuri de Consum Bucureti) au fost recunoscute de ctre Uniunea Trgurilor Internaionale (Union de Foires Internationales - UFI), aceeai calitate fiind acordata n 1995 i manifestrilor Rommedica, Rompharma i Romcontrol. n prezent Romexpo este membru cu drepturi depline al UFI. Spaiul expoziional al complexului are o suprafaa totala de 100.000 mp, din care 55.000 mp n corpul central i 45.000 mp n cadrul celorlalte 42 de pavilioane. Serviciile oferite de Romexpo includ o gama larg de prestaii la standarde internaionale de calitate, capabile sa satisfac n cel mai nalt grad exigentele expozanilor i vizitatorilor. Aceste servicii includ: - proiectare, construcie i dotare a standurilor conform cerinelor specifice ale 58

expozanilor; - centru de presa cane furnizeaz informaii i materiale promoionale referitoare la evenimente, firme i expozani; - transport i servicii de comisionariat; - restaurante, snack-baruni i fast-food-uri n interiorul pavilioanelor, chiocuri i terase pe aleile Centrului Expoziional, parcare cu peste 1.500 de locuri; - spoturi publicitare i mesaje pe postul local de radio; - asistenta medicala. In afara trgurilor i expoziiilor pe cane le gzduiete, Romexpo s-a remarcat i datorit facilitailor sale deosebite pentru conferine i congrese. Centrul de Conferine i Congrese Romexpo dispune de spatii multifuncionale care pot gzdui evenimente de anvergura de tipul congreselor, conferinelor, simpozioanelor, seminarilor, meselor rotunde, ntlniri de afaceri, workshopurilor, conferinelor de presa, demonstraii i prezentri de produse, parade de moda i spectacole artistice, recepii, cocktail-uri. Toate facilitile Centrului de Congrese i Conferine corespund celor mai nalte standarde: echipament audio-video, modern, sisteme de nregistrare, servicii de traducere simultana, birouri de secretariat s.a. Centrul dispune de 7 sli cu o capacitate ntre 90 i 700 de locuri. 2. Centrul Internaional de Conferine ,,Palatul Parlamentului. Centrul Internaional de Conferine Palatul Parlamentului a fost inaugurat n anul 1994, o data cu gzduirea lucrrilor Forumului Crans Montana. ncepnd cu acest moment, a gzduit numeroase manifestri, n mod special evenimente diplomatice, implicnd aciuni ale Parlamentului, Preediniei i Guvernului, dar i alte manifestri de tipul congreselor, conferinelor, reuniunilor etc., organizate de diverse societii comerciale sau asociaii naionale sau internaionale. Tabelul urmtor prezint trsturile slilor de conferine i expoziii care alctuiesc Centrul Internaional de Conferine ,,Palatul Parlamentului. Tabelul 14 Slile de conferine i expoziii din cadrul Centrului Internaional de Conferine Palatul Parlamentului
Sala Unirii Sala Tapiseriilor IC Brtianu AI Cuza Sala Drepturilor Omului N. Iorga N. Blcescu M. Koglniceanu Destinaie Expoziii Expoziii Conferine Conferine Conferine Conferine Conferine Conferine Suprafa pentru expoziii (mp) 2450 1200 Capacitate maxim Sal Mas de Teatru rotund clas 100 550 1200 150 250 150 -

Banchet 3000 1000 700 2500 -

Consiliu 200 -

3. World Trade Center


In legtura directa cu hotelul Sofitel, World Trade Center grupeaz sub acelai acoperi societi comerciale i agenii guvernamentale, oferind toate serviciile asociate desfurrii afacerilor i tranzaciilor economice internaionale. Aceste servicii includ informare i comunicare comerciala, programe de formare profesionala economica, asistenta comerciala, facilitai pentru expoziii temporare sau permanente. Slile de conferine i 59

expoziii care se gsesc n cadrul World Trade Center sunt prezentate n tabelul urmtor: Tabelul 15 Slile de conferina i expoziii din cadrul World Trade Center
Sala World Trade Plaza New York Taipei Viena Viena&Taipei Seul Mexico City Cairo Moscova 1&2 Paris Oress Room Destinaie Expoziii Conferine Conferine Conferine Conferine Conferine conferine conferine conferine conferine conferine Suprafa pentru expoziii (mp) 780 370 64 Capacitate maxim Sal de clas 30 45 60 30 30 15 30 30 Teatru 500 300 30 50 60 30 30 20 50 50 15 Mas rotund 190 40 60 100 40 40 20 40 40 Consiliu 32 52 64 32 32 20 32 32 Form de U 30 45 60 30 30 15 30 30 -

4. Regia Autonoma Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat. Regia Autonoma Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat dispune de o baza materiala valoroas constituit din centre de conferine, hoteluri, vile i alte uniti prestatoare de servicii aflate n administrarea unor Sucursale specializate n asigurarea de servicii de reprezentare i protocol. Sucursalele Regiei Autonome Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat asigura cadrul organizatoric pentru desfurarea unei game variate de activiti: conferine, seminarii, mese rotunde, colocvii tiinifice, tratative i ntlniri politice i de afaceri, expoziii, parade ale modei, recepii, cocktail-uri, s.a. Printre cele mai importante centre de afaceri ce aparin de Administraia Patrimoniului Protocolului de Stat, se numra urmtoarele: a) Palatul Sporturilor i Culturii i Arenele Romane - Bucureti. Cu o suprafaa construita pe mai multe nivele, centrul are o capacitate variabila ntre 6.000-8.000 de locuri, n funcie de natura diverselor activitatea care se pot organiza (manifestri sportive, expoziii, conferine, congrese, spectacole, parade ale modei, s.a.). b) Complexul Sala Palatului - Bucureti. Principalul spaiu de desfurare a manifestrilor de amploare din cadrul complexului este Sala Mare, cu o capacitate de 4.060 de locuri, dotata cu instalaii speciale de amplificare a sunetului, de iluminare i pentru proiecia cinematografica. Se pot realiza traduceri simultane n peste 6 limbi, iar din birourile anexa pot fi urmrite lucrrile desfurate n sala principala prin intermediul instalaiei TV cu circuit nchis. Foaierele dispuse pe trei nivele nsumeaz cca. 2.000 mp, suprafaa unde se pot organiza expoziii din cele mai diferite domenii, pentru care se asigura: panouri melaminate, structuri de aluminiu, mijloace de iluminare, mobilier adecvat i personal de serviciu. La cerere se pot pune la dispoziie i alte sli cu capacitate ntre 50 i 350 locuri, pentru diferite activitatea. Toate slile pot fi mobilate corespunztor solicitrilor, dispunnd de instalaii de traducere simultana fixe i mobile, de amplificare, aer condiionat, retroproiectoare, video, tv, aparate de proiectat diapozitive. n timpul desfurrii ntlnirilor, pot fi organizate birouri de informaii, de voiaj, centre de presa, cocktail-uri, mese festive. c) Palatul Elisabeta - Bucureti. Construit ntre anii 1936-1937 n stil maur-spaniol pentru principesa Elisabeta, fosta regina a Greciei, palatul a fost n perioada 1945-1947 biroul de lucru al regelui Mihai. n prezent, palatul poate gzdui conferine, simpozioane, expoziii, ntlniri tratative (n salonul principal, pentru circa 100 de persoane, jar n saloanele laterale, 60

pentru 30-40 de persoane), precum i mese de protocol, dineuri (pentru circa 70 de persoane n salonul principal i pentru 40-50 de persoane n celelalte saloane). n toate cele trei saloane se pot organiza recepii, cocktail-uri pentru circa 400 de persoane. d) Centrul Snagov. Centrul este compus din Sala Mare (300 locuri), Sala Mica (50 locuri), Salonul Verde (25 locuri) i 5 sli cu diferite capacitii. n slile i saloanele centrului se pot organiza conferine, seminarii, mese rotunde, colocvii tiinifice, tratative, ntlniri politice i de afaceri, recepii, mese festive, cocktail-uri etc. La cerere, se pot asigura instalaii de sonorizare i de traducere simultana. e) Palatul tirbei - Bucureti. Construit ntre anii 1855-1864 de Barbu tirbei, domnitorul rii Romneti, palatul dispune de o sala pentru organizarea de conferine, simpozioane, ntlniri, tratative (75 locuri), mese de protocol (20 locuri), recepii, cocktail-uri (100 locuri). f) Centrul Internaional de Conferine - Sinaia. Format n anul 1911, fostul cazinou Palas Sinaia, n prezent centru internaional de conferine, dispune de o sal de spectacole cu 300 de locuri, sli de conferine cu 40-80 locuri i o sala de recepie. g) Palatul Foior - Sinaia. Palatul dispune de o sala multifuncionala de circa 60 locuri pentru desfurarea de conferine, simpozioane, seminarii, ntlniri, tratative. n incinta palatului se pot organiza mese de protocol pentru circa 60 persoane, precum i cocktail-uri sau recepii pentru circa 100 de persoane. h) Centrul de Conferine ,,Club Bazin - Neptun. Complexul dispune de 2 sli cu 100 de locuri fiecare, o sala de ban cu 150 locuri i 2 sli de secretariat. n toate acestea se pot organiza la cerere, n afar de conferine i consftuiri, congrese, mese de protocol, recepii pentru circa 100 persoane. i) Complexul Ambasador - Neptun. Complexul dispune de 3 sli de conferine de circa 20 70 de locuri, precum i de un restaurant de 200 de locuri pentru recepii, cocktail-uri.

5. Internaional Trade Center -Braov


Internaional Trade Center -Braov reprezint unul dintre cele mai importante centre de afaceri situate n zona montana. Centrul prezint 4 sli multifuncionale ce pot gzdui diferite manifestri. Tabelul 16 Slile de conferine i expoziii din cadrul International Trade Center
Sala Sal de expoziii Sala de conferin 1 Sala de conferin 2 Sala de protocol Destinaie Expoziii i conferine Conferine Conferine Conferine Suprafa pentru expoziii (mp) 1300 Capacitate maxim Banchet 1500 250 50 30 Sal de clas 200 80 30 9 Teatru 500 190 40 30 Mas rotund 60 50 20 25 Consiliu 60 54 25 Form de U 110 90 30 -

6. Centrul Romn de Afaceri ,,Marea Neagra


Situat n staiunea Mangalia i legat structural de Hotelul President 4*, Centrul Romn de Afaceri Marea Neagra ofer oamenilor de afaceri, diplomailor, instituiilor i organizaiilor naionale i internaionale posibilitatea de a organiza simpozioane, conferine, mese rotunde, cursuri, expoziii. Centrul de afaceri ofer servicii de nchiriere: spatii pentru birouri, sli de conferine echipate cu sistem de aer condiionat, echipamente audio-video de ultima ora, instalaii de traducere simultana, aparate de video proiecie. Se asigura de asemenea, servicii de Secretariat: fotocopiere, dactilografiere, transmitere i recepie mesaje prin fax, traduceri. Totodat exista posibilitatea de acces la Internet. Centrul Romn de Afaceri Marea Neagra ofer n acelai timp informaii de afaceri, 61

acces la baza de date a Camerei de Comer i Industrie a Romniei, precum i reclama i publicitate n periodicele editate de instituia menionat.

ntrebri recapitulative
1. Comentai situaia actual a turismului de afaceri, pe marile regiuni turistice ale globului. 2. Ierarhizai principalele organizaii internaionale n turismul de afaceri. 3. Facei cteva comparaii ntre rile lumii, prin prisma turismului de afaceri. 4. Caracterizai, succint, turismul de afaceri din Romnia.

Bibliografie selectiv
1. Niculescu Cristian (2008), Creteri spectaculoase n turismul de afaceri, Cotidianul Romnia Liber. 2. Stnciulescu Gabriela (2003), Managementul operaiunilor de turism, Editura All Beck, Bucureti. 3. * * * Publicaia: Master Planul pentru Dezvoltarea Turismului Naional 2007-226, 09 august 2007.

62

CAPITOLUL 5 Resursele umane implicate n activitatea turistic evenimenial


Obiective:
concretizarea atribuiilor efului de compartiment turism de afaceri i congrese; autonomizarea atribuiilor postului ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale); nominalizarea atribuiilor postului organizator de evenimente.

Rezumat: Resursele umane constituie un factor fundamental al activitii economice turistice, n general, cu unele elemente specifice, n particular, pentru turismul de afaceri. Factori cheie: ef compartiment, ghid interpret, organizator de evenimente.

5.1. Director asistent / ef compartiment turism de afaceri i congrese


Atribuiile postului Contractarea spaiilor de cazare la hoteluri n ar i n strintate; Contractarea serviciilor de transport auto, transferuri; nchirierea slilor de conferine; Organizarea meselor festive, cocktail-uri, dineuri; Organizarea de trguri i expoziii; Derularea contractelor ncheiate cu prestatorii interni i urmrirea plilor; Derularea contractelor ncheiate cu prestatorii externi i urmrirea plilor i verificarea ncasrilor pe perioade de timp (lun, trimestru, semestru, an); Realizarea de materiale informative pentru turiti i de uz intern; Angajarea ghizilor interprei i a ghizilor locali. Integrarea postului n structura organizaional Poziia postului n cadrul structurii organizatorice: conducere Relaii: Ierarhice: poate fi subordonat directorului de agenie; are n subordine ghizii de turism; Funcionale: cu toi lucrtorii ageniei; De reprezentare: cu clieni, prestatorii de servicii. Condiiile postului de munc Generale: Durata perioadei de prob: 90 zile Durata normal a muncii: minimum 40 ore/sptmn Caracterul muncii: intelectual, comercial Salarizarea: Salariu fix + prim lunar, n funcie de realizarea produsului societii, reliefat n statisticile operativ-contabile; Prime ocazionale; Bonusuri pentru realizri deosebite. Speciale: Informaii confideniale la care are acces: conform contractului de confidenialitate; Clauza de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc; Clauza de neconcuren: nu poate lucra la o fr concurent. 63

Formare profesional de baz: liceul cu bacalaureat; de specialitate: calificare profesional, formare managerial sau studii superioare n turism. Aptitudini profesionale i personale Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, conformaie plcut, rezisten la efort, stres, oboseal; Cerine intelectuale: capacitatea de nelegere, memorie, metod, capacitate de analiz, imaginaie, intuiie, ordine; Cerine psihice: atenie distributiv, voin, ambiie, calm, concentrare, curaj, consecven, uurin n exprimare; Cerine morale: corectitudine, discreie, solicitudine, punctualitate; Trsturi de personalitate: adaptabilitate, contiinciozitate, responsabilitate, dinamism, deschidere la nou, simul umorului, jovialitate, putere de convingere; Cerine profesionale: cultur general, cultur profesional, operare pe calculator, 2 limbi de circulaie internaional; Cerine speciale: cazier judiciar. Riscurile specifice meseriei: riscurile normale unei activiti de conducere presupunnd implicare intelectual. Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan, msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii: Calitatea lucrrilor Randamentul n munc Cunotinele i aptitudinile Adaptarea profesional Autoperfecionarea Spiritul de iniiativ Disciplina Integrarea n colectiv Comportamentul etc.

5.2. Ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale)


Atribuiile postului Preia turitii i le ofer asisten turistic de specialitate pe tot parcursul programului turistic; Ofer informaii turistice; Asigur securitatea delegaiei; Rezolv prompt reclamaiile turitilor; Se adapteaz la orice situaie aprut i acioneaz n consecin; Dovedete stpnire de sine i calm n cazul unor situaii de criz; ntreine un dialog viu cu turitii; Realizeaz munc de interpretare pentru delegaia de care se ocup; Preia de la agenie materiale publicitare i le pune la dispoziia turitilor; Ofer informaii cu privire la obiectivele turistice locale i la magazine; Se ocup de finalizarea aciunii turistice (raport asupra desfurrii programului, decontul aciunii). Integrarea postului n structura organizaional Poziia postului n cadrul structurii organizaionale: operativ; Relaii: ierarhice: se subordoneaz directorului de agenie; de colaborare: cu agenii de turism; funcionale: cu toi lucrtorii ageniei; 64

de reprezentare: cu clienii. Condiiile postului de munc Generale: durata perioadei de prob: 90 zile durata normal a muncii: ct este nevoie caracterul muncii: intelectual salarizarea: salariu fix + diurna stabilit de agenia angajatoare; prime ocazionale. Generale: Clauz de confidenialitate: conform contractului de confidenialitate; Clauz de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc; Clauz de neconcuren: numai dac este stipulat n contractul individual de munc. Formare profesional De baz: studii superioare de specialitate; De specialitate: calificare de ghid. Aptitudini profesionale i personale Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, acuitate vizual i auditiv, vorbire clar; Cerine intelectuale: capacitate de nelegere, capacitate de ascultare activ, memorie auditiv i vizual, intuiie, ordine, metod, capacitate de analiz i sintez, capacitate de comunicare; Cerine psihice: atenie distributiv i concentrat, calm, echilibru, consecven, spirit organizatoric; Cerine morale: corectitudine, politee discreie, solicitudine, punctualitate; Trsturi de personalitate: capacitate de munc n program prelungit n zile nelucrtoare, contiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism; Cerine profesionale: cunotine de cultur general, 1-2 limbi strine de circulaie internaional; Cerine speciale: fr antecedente penale. Riscurile specifice meseriei: afeciuni ale coardelor vocale. Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan, msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii: calitatea lucrrilor; randamentul n munc; cunotinele i aptitudinile; adaptarea profesional; autoperfecionarea; spiritul de iniiativ; disciplina; integrarea n echip; comportamentul.

5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO professional event organiser)


Organizatorul de evenimente are capacitatea de a organiza o palet variat de evenimente: expoziii, promovri de produse, dineuri de afaceri etc. El identific aciunile poteniale, cerceteaz piaa, planific i deruleaz evenimente la cererea unui client sau pentru organizaia (agenie, hotel, centru de conferine etc.) proprie. n organizaii mari, aceste sarcini sunt divizate n cadrul departamentelor de marketing, vnzare, operative, fiind vorba de echipe de lucru cu atribuii specifice. 65

Departamentul de marketing cerceteaz segmentele de pia, identific cerinele i organizeaz campanii de promovare a evenimentului ctre public. Departamentul de vnzare este responsabil cu atragerea potenialilor coparticipani la eveniment (de ex. expozanii) i a sponsorilor. Departamentele operaionale se ocup de detaliile practice, ncepnd cu rezervarea locaiei, catering, nchirieri de echipamente etc. Atribuii Atribuiile sale sunt foarte variate, depinznd de amploarea evenimentului ce trebuie organizat, ele putnd fi ndeplinite de o singur persoan, pentru evenimente mrunte, sau de echipe de lucru specializate, sub conducerea managerului de evenimente, n cazul unuia de anvergur: cercetarea pieei i identificarea potenialului de no evenimente; cooperare cu clientul pentru identificarea precis a cerinelor sale; elaborarea de oferte pentru evenimente, incluznd program-orar, sugestii de locaii i buget; nchiriere de standuri / spaii pentru expoziii / expozani; crearea unei campanii de publicitate pentru promovarea evenimentului ctre public; cooperare cu presa, TV, radio i realizarea de comunicate i conferine de pres pentru a asigura un maxim de reclam evenimentului; cooperare cu furnizorii / prestatori i designeri pentru a crea un brand i o imagine pentru eveniment; asigurarea i rezervarea unei locaii pentru eveniment; rezervare de spaii de cazare pentru expozani sau delegai; coordonarea activitilor prestatorilor de servicii: locaie, catering, standuri, furnizori de echipamente, etc.; nregistrarea riguroas cerinelor clienilor, rezervri etc.; asigurarea de bilete, afie, cataloage, brouri etc.; pregtirea documentelor pentru delegai; coordonarea activitilor din ziua evenimentului, astfel ca totul s decurg n cele mai bune condiii; asigurarea siguranei i securitii la locul desfurrii evenimentului pentru toi cei implicai; asigurarea derulrii evenimentului n timpul stabilit, inclusiv dezafectarea locaiei dup eveniment; evaluare i activiti post-eveniment specifice. Integrarea postului n structura organizaional Poziia postului n cadrul structurii organizaionale: conducere. Relaii: ierarhice: se poate subordona directorului de agenie (event agency); funcionale: cu toi lucrtorii ageniei; de reprezentare: cu clienii, furnizorii, prestatorii de servicii. Condiiile postului de munc Generale: durata perioadei de prob: 30 zile durata normal a muncii: ct este nevoie caracterul muncii: intelectual salarizarea: salariu fix + diurna stabilit de agenia angajatoare; prime ocazionale. Generale: Clauz de confidenialitate: conform contractului de confidenialitate; Clauz de mobilitate: stipulat n contractul individual de munc; 66

Clauz de neconcuren: numai dac este stipulat n contractul individual de munc. Formare profesional Aptitudini profesionale i personale Cerine medicale: sntate bun, aspect general agreabil, acuitate vizual i auditiv, vorbire clar; Cerine intelectuale: capacitate de nelegere, capacitate de ascultare activ, memorie auditiv i vizual, intuiie, ordine, metod, capacitate de analiz i sintez, capacitate de comunicare; Cerine psihice: atenie distributiv i concentrat, calm, echilibru, consecven, spirit organizatoric; Cerine morale: corectitudine, politee discreie, solicitudine, punctualitate; Trsturi de personalitate: capacitate de munc n program prelungit / n zile nelucrtoare, contiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism; Cerine profesionale: cunotine de cultur general, 1-2 limbi strine de circulaie internaional; Cerine speciale: fr antecedente penale. Riscurile specifice meseriei: stres, oboseal. Sistemul de evaluare a performanei postului: pe baza a 5 nivele de performan, msurabile ntre 1 i 5 puncte; viznd urmtoarele criterii: calitatea lucrrilor; randamentul n munc; cunotine i aptitudinile; adaptarea profesional; autoperfecionarea; spiritul de iniiativ; disciplina; integrarea n echip; comportament.

ntrebri recapitulative
1. Comentai atribuiile efului de compartiment turism de afaceri i congrese. 2. Detaliai atribuiile ghidului interpret pentru congrese i manifestri internaionale. 3. Nominalizai i interpretai atributele organizatorului de evenimente.

Teste gril pentru autoevaluare


1. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuiile efului de compartiment turism de afaceri i congrese? a. contractarea spaiilor de cazare la hoteluri n ar i n strintate; b. preia turitii i le oferp asisten turistic de specialitate pe tot parcursul programului turistic; c. nchiriaz slile de conferine; d. ofer informaii turistice. A (a, c); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (c) 2. Formarea profesional a efului de compartiment turism de afaceri i congrese presupune: a. studii de baz (liceu); b. studii de specialitate (forare managerial sau studii superioare de turism); c. fr vreun anume fel de studii; d. studii doctorale de specialitate. A (a, b, d); B (a, b); C (b, d); D (b) 3. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuiile ghidului interpret (pentru congrese i 67

manifestri internaionale)? a. asigur ssecuritatea delegaiei; b. rezolv prompt reclamaiile turitilor; c. ntreine un dialog viu cu turitii; d. organizeaz mesele festive, cocktail-uri, dineuri. A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (a, b); D (b) 4. Dintre cele enumerate, organizatorul de evenimente are drept atribuii: a. cercetarea pieei i identificarea potenialului de noi evenimente; b. crearea uneicampanii de publicitate pentru promovarea evenimentului ctre public; c. ofer informaii turistice; d. nchiriaz slile de conferine. A (a, b); B (a, b, c); C (b, c, d); D (a, b, c, d) 5. Formarea profesional a organizatorului de evenimente presupune: a. studii superioare de baz; b. studii de specialitate (cursuri de specializare, de formare managerial); c. studii liceale; d. studii doctorale. A (a, b); B (a, b, d); C (b, c); D (a, b, c)

Bibliografie selectiv
1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor, Editura THR-CG, Bucureti, pg.51-57. 2. RCB (2004), Organizarea profesional de conferine. 3. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i banqueringul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.12-36.

68

Anexe Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaionale (congres, convenie, conferin)

69

70

71

72

Anexa 2. Checklist organizare eveniment


(relevant = se marcheaz cu x cele care trebuie avute n vedere pentru evenimentul n cauz)

73

74

75

76

Anexa 3. Model cerere de ofert (RPF Request for Proposal)

77

78

Anexa 4. Buget eveniment


I. Costuri

79

80

81

82

83

84

II. Venituri

85

Anexa 5. Spaii i servicii pentru organizare evenimente (tip conferin, seminar, trening)
Este recomandabil ca prestatorii s fie specializai pe 1-2 tipuri de spaii, dotate adecvat, i n plus s ofere o ambiana ct mai atractiv pentru manifestrile organizate, putnd astfel ctiga o clientel constant i satisfcut.

Conferin / Prelegere

86

Congres

87

ntlniri de afaceri / Seminar / Training

88

Outdoor trening / Teambuilding

89

Evenimente speciale

90

Amenajarea spaiilor de lucru

91

Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaiei (site inspection)


Principii Verificai datele din ofert (prospecte, brouri). Sunt ndeplinite toate condiiile indicate din cererea de ofert? Stabilii cine este partenerul dv. de negociere (partener principal, competene decizionale, persoana de contact, alte persoane) Ce servicii sunt prestate de subcontractori? Personal implicat - pregtire profesional, experien, amabilitate, eficien. Standardul serviciilor Acordai suficient timp pentru vizit, nnoptai n locaie, vei verifica astfel calitatea serviciului n mod direct. SOSIRE I TRANSFER Infrastuctura de transport. Ce legturi exist? Distana de la hotel (km, timp) pn la aeroport gar locaia conferinei Transfer microbuz-navet a hotelului / a aeroportului alte posibiliti Parcare Locuri de parcare / garaje la hotel n apropiere de hotel sau de locaia conferinei Taxe de parcare / plat forfetar? HOTEL & CAMERE Capacitate, dotare, costuri, servicii Categorii de confort ale camerelor: Standard, Confort superior. Upgrade pentru VIP-uri? Camere pentru nefumtori i pentru persoane cu dizabiliti Ambientul camerelor Exist conexiuni ISDN, respectiv modem, robot telefonic, birou cu lamp de mas i consumabile n camer? Check-in i Check-out Care sunt orele de Check-in i Check-out? Exist Express - Check-out? Servicii Care sunt condiiile pentru prestarea urmtoarelor servicii (orar, costuri, volum) Room-Service Concierge-Service Curtorie i spltorie VIP-Treatments Hostess-Service Security-Service 92

Translatori Schimb valutar Restaurante / Baruri Ce fel i cte sunt? Dotare, ambient, ofert, orar orar pentru mic dejun Condiii de munc Exist ncperi pentru organizator? Exist Business Centre sau servicii de secretariat n hotel? Ce servicii ofer: fax, fotocopiator. Ce costuri implic? Posibiliti de agrement (sport, wellness) ofer hotelul? Orar, taxe Condiii de securitate Msuri de PSI: semnalizatoare de fum, instalaie automat de stingere cu ap, ieiri de urgen etc. SPAII PENTRU CONFERIN I ECHIPAMENTE Ce fel de spaii sunt necesare i la ce ore? Ct timp este necesar pentru aranjarea spaiilor, precum i pentru dezafectare, pentru a nu se suprapune cu alte activiti. Vedei dac anumite spaii sunt utilizabile pentru activiti multiple (de zi, de sear). sli de conferin sli / spaii de expoziie birouri spaii pentru pauze i pregtire spaii de depozitare materiale pentru conferin Ioc pentru desk de nregistrare posibiliti de afiaj. Amplasare Care este distana dintre spaiile pentru conferin, respectiv a acestora pn Ia: intrarea principal locul de nregistrare restaurante toalete etc. Sunt la etaje diferite? Unde sunt uile? Cte lifturi exist, ce capacitate au? Exist interfon n hotel sau n slile de conferin? Garderobe & toalete Unde sunt garderobele, ce capacitate au? Exist suficiente toalete? n sli verificai: acustica i tehnica de sonorizare 93

izolarea fonic, zgomote interne (buctrie, altele) i (strad, maini) climatizare, ventilaie - verificai i dac produc zgomot. lumina natural, iluminare, tehnic de ntunecare acces la tabloul electric spaiile sunt modulabile? exist obstacole n spaiu (coloane, nie etc.) amplasarea scaunelor n spaiu - vizibilitate spre scen, ecran etc. nlimea spaiului (la proiecii) Echipamente tehnice & dotare Dotarea standard a spaiilor Acces telefon, fax, ISDN - Unde se afl? Retroproiector (OHP), ecran Flipchart Mobilier (mese, scaune) Prize de mare putere (pentru proiecii cu beamer i show de lumini) Altele Ce aparatur tehnic mai trebuie instalat? Costuri (cerei list de preuri) Trebuie fcut comand? Exist tehnicieni interni pentru asisten? Cu cine trebuie negociat? Mese de recepie Tribun pentru confereniari Scen, recuzit Podium Spaii de expoziie Prize de curent i telefon Iluminare Climatizare Sigurana podelelor pentru exponate grele Acces facil pentru aprovizionare i ncrcare la dezafectare Lifturi de marf Securitate Verificai ce msuri de securitate exist n locaie. Post de prim-ajutor Biroul de organizare al evenimentului Copiator Telefon, Fax, Modem PC, imprimant etc. Catering Capaciti suficiente Spaii pentru pauze Ce aranjamente sunt posibile i adecvate: bufet, banchet etc. Cine asigur cateringul: hotelul, alt furnizor? Cerei liste de preparate i buturi, meniuri, liste de vin, cu indicarea preurilor. Care este raportul personal / numr participani? Exist serviciu de decoraiuni?

94

PROGRAM SOCIAL Ce posibiliti exist? Cine sunt partenerii posibili pentru informaii, organizare - hotelul, agenii, municipalitate etc. CONDIII CONTRACTUALE Cerei un contract-cadru Modaliti de plat - Se ofer pachete de servicii Ia preuri forfetare pentru conferina? - Care sunt condiiile (volum de servicii, costuri etc.)? - Sunt cerute aconturi? - Care sunt serviciile incluse n preul forfetar? - Cum se deconteaz serviciile suplimentare (extras) oferite anumitor participani? - Ce cri de credit sunt acceptate? Termene de rezervare Termene de contractare Termene de anulare / decomandare, penalizri Asigurri. Pentru ce pagube rspunde hotelul? Altele CERINE INDIVIDUALE .....................................................................................................

95

Rspunsurile la grilele de autoevaluare


ntrebare Capitol Cap.1 Cap.2 Cap.3 Cap.4 Cap.5 1 A B B A 2 B B A B 3 C C C B 4 B A A A 5 D B C D

96