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Archivo General de la Nacin

Al contestar cite este #: 668 Fecha: 09103/2011 08:27:44 a.m. Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos:

Folios:

ARCHIVO GENERAL
DE LA "ACIOfli:

Remite:

311

Grupo de Normatividad

y Desarrollo

de la Poi ea A.

311-Rad. 4683/10 Bogot D.C.

Seora MARIA DE LOS ANGELES NOCUA TRUJILLO Auxiliar Gestin Documental mdnocua@grupodellano.com mangelita _ 5@hotmail.com

Asunto: Concepto tcnico sobre tiempos de retencin.

Respetada Sra. Nocua:

En atencin a su comunicacin de fecha 16 de diciembre de 2010, radicada en el Archivo General de la Nacin el da 17 de diciembre del mismo mes y ao, bajo el nmero 4683, mediante la cual solicita informacin sobre los tiempos de retencin de documentos en el archivo de gestin, archivo central y archivo Histrico, le informamos que: El artculo 2 de la Ley General de Archivos (ley 594 de 2000) seala su aplicabilidad respecto de las entidades de Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados en dicha Ley. El artculo 10 del Decreto 4124 "por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados", seala: "Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado, debern tener el archivo creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artculo 15 de la Constitucin Poltica." Bajo estas consideraciones, las entidades de carcter privado concesionarias, debern aplicar las normas de archivo en lo referido a las funciones pblicas que se les haya encomendado. Lo anterior sin perjuicio de los trminos menores consagrados en normas especiales como es el caso de las normas sobre los libros de los comerciantes, establecidas en el Cdigo de Comercio, as como en las normas que lo regulan y modifican, especialmente el artculo 28 de la Ley 962 de 2005. ~ Adems, si es el caso de que su entidad cumpla con funciones pblicas el Acuerdo 07 de 1994 "Reglamento General de Archivos" seala que: "Cada entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los

ESTABLECIMIENTO Cra. 6 NQ 6-91 Tel: 3282888 NIT 800128835-6 Atencin Fax: 337 20 19, de Quejas Reclamos y Sugerencias,

PBLICO

ADSCRITO

AL

MINISTERIO

DE CULTURA Bogot, Colombia. Fecha: 2011-02-

E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Lnea gratuita 23 V: 4 GD-302-FR-003

Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co,

fuera de Bogot 01800091173,3372035

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ARCHIVO

GENERAL
DE LA X\.CIO~

procesos administrativos Acuerdo 12 de 1995).

y tcnicos de los archivos,,1 (artculo 19 Modificado por el Artculo 4

del

Sobre los tiempos de retencin y la disposicin final de los cupones de pago, objeto de su consulta, le informamos que no existe una norma especfica directamente relacionada con los tiempos de retencin de los documentos mencionados; sin embargo, en la metodologa diseada para la formulacin, elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental2 (TRD) es un instrumento bsico para la gestin documental. Las TRD deben hacerse segn la estructura orgnica y funcional de la entidad para la identificacin de las series y subseries. A estas se le otorgan tiempos de retencin v disposicin final para el ciclo de Archivo de Gestin y el Archivo Central. El tiempo de retencin es un plazo temporal que debe responder a las necesidades particulares de la entidad y de sus dependencias, el conocimiento sobre el manejo, consulta y gestin de la documentacin que debe ser recogido en las TRD. Para llegar a este resultado se debe llevar a cabo un proceso tcnico de valoracin. Segn el Minimanual de Tablas de Retencin Documental y Transferencias documentales publicado por el Archivo General de la Nacin: "Pueden existir criterios generales para la valoracin, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS". Los Valores Primarios de los documentos y que tiene que ver directamente con la determinacin tiempos de retencin en Archivo de Gestin o Central pueden ser: de los

Valores administrativos: se valora el trmite o asunto al que se refiere y se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos para responder a la gestin. Valores jurdicos: del documento se derivan obligaciones o derechos. Valores Legales: Documentos que sirven de testimonio ante las leyes. Valores Fiscales: Documentos que sirven de testimonio ante las entidades de Hacienda. Valores Contables: Documentos que testimonian las actividades econmicas de una entidad. Los Valores Secundarios de los documentos son los que permiten determinar que testimonian sobre las actividades de la entidad y sus dependencias a travs del tiempo y adems en algn momento tambin sern testimonio de la historia. Generalmente, los documentos con estas caractersticas

Sobre

la conformacin

del

Comit

de Archivo

consultar

el

Pargrafo de este artculo.

Puede consultar

las normas

en

la pgina:

www.archivogeneral.gov.co
2

Dos de las normas sobre tablas de retencin son: Acuerdo 039 de 2002 " Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las

Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000" y el Acuerdo 042 de 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21,22,23 Y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". Puede consultar normas y publicaciones en la pgina www.archivogeneral.gov.ea

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra. 6 N~ 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co, NIT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Lnea gratuita fuera de Bogot 01800091173,3372035 Bogot, Colombia. Fecha: 2011-0223 V: 4 GD-302-FR-003

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ARCHIVO
GENERAL
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tienen tiempo de conservacin permanente y su disposicin final es el Archivo Histrico (lo que usted llama archivo inactivo). Finalmente, hay que tener en cuenta las disposiciones legales vigentes sobre ciertos documentos y que afectan los tiempos de retencin (documentos contables, historias laborales, etc.). Es claro entonces, que los tiempos de retencin deben responder a las necesidades y a las disposiciones legales y normas de cada una de las entidades y sus dependencias. La informacin que aqu le resumimos debe ser complementada necesariamente con la consulta de las normas enunciadas y de los instructivos publicados por el Archivo General de la Nacin (AGN) para una mayor ilustracin: Le recomendamos revisar la normatividad sealada, la cual puede ser consultada en nuestro sitio Web: www.archivoqeneral.gov.co; particularmente el Mini Manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. 2001, en formato digital que puede encontrar en el vnculo: http://www.archivoqeneral.gov.co/i ndex.php?idcategoria=2333 En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

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Anexos: N/A Copia: N/A . Da. Proyect: Laura Snchez Alvarado, Grupo de ~. Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica. Revis: Clara Ins Casilimas Rojas, Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica 311.02.02

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ESTABLECIMIENTOPBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Cra.6 NQ6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co, NIT 800128835-6 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Lnea gratuita fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot, Colombia. Fecha: 2011-0223 V: 4 GD-302-FR-003