UNIVERSIDAD GALILEO FISICC IDEA AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1

CAPITULO III

INFORMACION

En esencia el significado de informacin denota un proceso de reduccin de la incertidumbre.

DATO Es un registro o anotacin respecto de determinado hecho. COMUNICACION Es el proceso de transmitir informacin a alguien.
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Poseer la informacin es tener el conocimiento disponible para uso inmediato que permite guiar la accin al reducir la incertidumbre. La informacin no tiene que ser escrita, esta puede ser una seal, un dato, una coleccin de datos, un color, una conversacin, etc.

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FORMA
FONDO
1. EXACTA

2. 3. 4. 5.

OPORTUNA INTEGRA CONCISA CONFIDENCIAL 1. CLARA 2. ORDENADA 3. FACIL DE INTERPRETAR

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INFORMACION

Se mide en porcentaje de informacin correcta con relacin al total de la informacin generada. El nivel de exactitud est en relacin con el tipo de informacin.

Se refiere al nmero de errores aceptables al producir informacin.

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INFORMACION

Se refiere a que la informacin debe estar disponible en el momento justo, de que sirve una informacin exacta si llega tarde y no puede servir de base para tomar decisiones.

INTEGRA
Que sea completa. Es decir que, adems de ser exacta y oportuna, no debe olvidarse ningn aspecto que se requiera.
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INFORMACION CONCISA Breve y al grano. Es una presentacin de la informacin sin rodeos ni adornos, sino presentando nicamente los aspectos ms relevantes de la informacin. CONFIDENCIAL Significa revelacin secreta, es importante velar por la confidencialidad de la informacin, que slo las personas que tienen que saberla puedan tener derecho.

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Clara Ordenada Fcil de interpretar

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Nivel de Oficina Estn aquellas personas que se dedican a tareas repetitivas y al manejo en si de las transacciones. En este nivel la informacin es manipulada y trabajada al detalle. Nivel Operativo Se tienen tareas bien definidas y de corta duracin. La informacin que se requiere es resumida para efectuar controles.
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Nivel Tctico
Este se concentra en las metas y objetivos a lograr, se requiere informacin peridica que permita evaluar el logro de las metas, as como proyectar y evaluar situaciones supuestas. Nivel Estratgico En este nivel la informacin es resumida y agrupada, se requiere evaluar situaciones hipotticas para tener un mejor panorama del futuro, es en este nivel donde se toman las decisiones estratgicas en la organizacin.

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Es la reunin de los datos necesarios para la produccin de informacin. Para ello se utiliza varios medios cmo, el telfono, conversaciones, faxes, datos de operaciones

Recopilacin
Esta es la culminacin de todo el proceso y el objetivo por el cual se ha realizado, con ella se analiza la informacin y se toman las decisiones. En esta fase se preparan los datos en forma adecuada para que al final del proceso se obtenga informacin. Este involucra ordenamientos , clculos, filtros.

Procesamiento

Utilizacin

Distribucin

Ya procesada la informacin se procede a distribuirla a las personas que la utilizarn, para ello se utilizan medios como el fax, correo normal o electrnico, etc.
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Debe ser protegida de diversas formas. Es necesario asegurarse que la informacin no se pierda, que no sea accesible a personas con malas intenciones o alterada. Debe evitarse el acceso cuyo fin es cometer fraude o realizar algn robo. En este sentido los mecanismos de seguridad van desde el control de las personas que ingresan al edificio de la organizacin, control de acceso al sistema desde fuera en forma remota, administracin de claves y niveles de acceso a la informacin, etc.

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La comunicacin es uno de los facilitadores ms importantes de las actividades administrativas. El objetivo de la comunicacin es la comprensin. La comunicacin capacita a toda persona a desempearse mejor, siendo un medio no un fin.

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La comunicacin implica la transferencia y la comprensin de los significados. Una comunicacin eficiente intenta minimizar el tiempo y el costo en el esfuerzo total del intercambio de informacin. Esta se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por un canal menos costoso que por otros canales.
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Para que ocurra la comunicacin es indispensable que exista un propsito expresado como un mensaje a transmitir.

Este mensaje se transmite de una fuente hacia un destino.

Previo a que la reciba el destino, el mensaje es codificado por un transmisor y a travs de algn medio o canal se transmite al receptor.
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El receptor traduce el mensaje al emisor y se lo comunica al destino. El resultado es la transferencia de significado de una persona a otra. Existe la retroalimentacin, que es la verificacin del mensaje por parte del destino. El mensaje puede ser distorsionado en cualquiera de estas etapas. Es decir que el mensaje original no es el que llega el receptor.

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MENSAJE

MENSAJE

MENSAJE

MENSAJE

FUENTE

CODIFICACION (TRANSMISOR)

CANAL

DECODIFICACION (RECEPTOR)

DESTINO

RETROALIMENTACION

PROCESO DE LA COMUNICACION

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RUIDO
Es el elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace ms difcil el proceso de comunicacin, distorsiona impide o dificulta la exitosa recepcin de un mensaje

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ORAL
ESTA COMUNICACIN UTILIZA EL LENGUAJE HABLADO PARA CONSTRUIR UN MENSAJE

ESCRITA
UTILIZA EL LENGUAJE ESCRITO PARA ELABORAR UN MENSAJE

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NO VERBAL
DICEN ALGO SIN PALABRAS

MEDIOS ELECTRONICOS

ESTA COMUNICACIN PUEDE SER A TRAVES DE: TV CERRADA, TELEFONO, AMPLIFICADORES, COMPUTADORES.

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La comunicacin formal en una organizacin obedece y sigue la autoridad de la cadena de mando. La comunicacin informal intenta satisfacer las necesidades de los empleados, no se observan los niveles de jerarqua.

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FLUJO DE INFORMACION

El flujo es vertical. El administrador se comunica hacia abajo en la jerarqua de autoridad. Tiene como propsito informar, dirigir, coordinar y evaluar a sus subordinados.
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COORDINADOR DE NOMINA

SUBJEFE

SECRETARIA

AREAS Y HOSPITALES

NOMINA

CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES

REA 1

LIQUIDACION Y AUDITORIA

LIQUIDACION

AREA 2

COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO

VERIFICACION

AREA 3

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FLUJO DE INFORMACION

COORDINADOR DE NOMINA

El flujo es vertical. El administrador se comunica hacia abajo en la jerarqua de autoridad. Tiene como propsito informar, dirigir, coordinar y evaluar a sus subordinados.
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SUBJEFE

SECRETARIA

AREAS Y HOSPITALES

NOMINA

CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES

REA 1

LIQUIDACION Y AUDITORIA

LIQUIDACION

AREA 2

COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO

VERIFICACION

AREA 3

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Esta comunicacin se da entre los miembros del mismo grupo, del mismo nivel. El principal objetivo es la coordinacin del trabajo. Permite una transferencia eficiente y precisa de la informacin. Si se omiten los canales verticales puede crear problemas a la organizacin.

COORDINADOR DE NOMINA

SUBJEFE

SECRETARIA

AREAS Y HOSPITALES

NOMINA

CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES

REA 1

LIQUIDACION Y AUDITORIA

LIQUIDACION

AREA 2

COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO

VERIFICACION

AREA 3

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Es la que ocurre diagonalmente entre personas, es decir de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia. En algunas ocasiones esta comunicacin agiliza la comunicacin. Se debe garantizar que se respeten los lmites de autoridad y no se realicen acuerdos sin el consentimiento de sus superiores.
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COORDINADOR DE NOMINA

SUBJEFE

SECRETARIA

AREAS Y HOSPITALES

NOMINA

CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES

REA 1

LIQUIDACION Y AUDITORIA

LIQUIDACION

AREA 2

COMPROBANTE UNICO DE REGISTRO

VERIFICACION

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 Filtracin: Es la manipulacin de la informacin a propsito que sea vista ms favorables por el destinatario. Mientras mayor ser necesidad de dar un nfasis en el estilo y la apariencia.
Percepcin

Selectiva: Es cuando el destinatario mira y oye de manera selectiva de acuerdo a necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes, es un reflejo de lo que hacemos, es decir, no vemos la realidad, sino interpretamos lo que vemos.

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 Emociones:

Es indudable que la forma de sentir influye en la interpretacin que se hace del mensaje.
Lenguaje:

El significado de las palabras puede ser diferente para cada persona, de acuerdo a su edad, a la educacin, y los antecedentes culturales de los destinatarios. La jerga muy sofisticada puede ser comprendida entre los tcnicos o profesionales de una misma rea.

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 Sobrecarga

Resulta ser un problema extendido por el uso frecuente del fotocopiado, de las computadoras y las diversas comunicaciones electrnicas. Ya que la revisin de la informacin ser superficial o muchos son pasados por alto o mal interpretados.
Seales

de Informacin:

no Verbales: Debe existir coherencia entre

el lenguaje verbal y el no verbal. El no verbal debe reforzar lo que se dice verbalmente. Las palabras del emisor me dicen si esta enojado, adems su tono de voz y movimientos corporales me refuerzan ese hecho.

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 Presiones

de Tiempo: En este ambiente es necesario cumplir con los plazos y tomar las decisiones oportunas. Esta presin de tiempo puede provocar mensajes incompletos o ambiguos. En muchas ocasiones se pasan por alto canales formales y darse una comunicacin ineficiente.
Otras

Causas: Muchos mensajes evidencian la falta de la planeacin. Los supuestos que son base del mensaje son confusos y podran ser causa de desconcierto y caos.

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LA COMUNICACIN EN EQUIPO
Las organizaciones establecer grupos de personas para que trabajen en colaboracin y cumplan con un propsito organizacional. Cada persona en el grupo posee necesidades, intereses, conocimientos, experiencias, expectativas y otras series de motivaciones diferentes. La funcin del administrador es consolidar esta variedad de expectativas en un propsito comn. La unidad de propsito en un equipo es esencial para que sus miembros trabajen en armona y logren minimizar sus diferencias. Cuando se conocen las caractersticas de un equipo, la nica forma comunicacional que le permite funcionar acertadamente es la bidireccional.

Los equipos que son ms productivos tienen establecida una red de comunicaciones ms adecuada que aquellos que son menos productivos.
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Es relevante trabajar con los empleados para comunicar y explicar algunos factores: Cmo espera que trabajen, En que difiere el nuevo mtodo de funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados, Dnde pueden solicitar ayuda, Cmo funcionar el nuevo equipol trabajo.
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Regulacin del flujo de informacin. Retroalimentacin Simplificar el lenguaje Atencin activa Limitacin de las emociones Observar seales no verbales Utilizar el rumor

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Objeto de aprendizaje elaborado por Comit Acadmico del rea de Automatizacin de Procesos Administrativos Universidad Galileo 2011
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