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Le contrle

I.

Dfinition :
Dvaluer sa performance De comparer les rsultats obtenus ses plans et objectifs De prendre els mesures appropries pour remdier aux situations dfavorables

Le contrle peut tre dfini comme un processus qui permet au gestionnaire :

Donc le contrle consiste valuer les rsultats des activits des membres de lentreprise et apporter les corrections ncessaires ces activits de manire sassurer que les objectifs de lentreprise et les plans labors pour les atteindre ont t respects. Cest une fonction que doit assumer chaque responsable de lentreprise du dirigeant au contrematre.

II.

Utilit :
Mesurer les rsultats Jouer un rle de communication Constituer un facteur de motivation

Lobjectif du contrle est :

Le contrle est troitement li la planification travers laquelle sont dtermins les objectifs et les moyens ncessaires pour les raliser. Il permet de vrifier si les objectifs fixs dans le cadre de la planification ont t ralis et si les moyens ont t employ conformment aux prvisions. Cette vrification conduit la proposition des ajustements ncessaires pour la minimisation des carts entre prvision et ralisation. Planification (prvisions) objectifs contrle (vrification)dtection des anomalies Moyens proposition des corrections Maitrise de la gestion

Planification et contrle

III.

Processus de contrle

1) Mesure des rsultats :


Pour que els rsultats mesurs soient utilisables la mesure doit tre utile (c d son utilit est apprcie travers la possibilit de son analyse et son degr dadaptation aux besoins du responsable concern et ses possibilits daction), aussi fiable (c d quelle puisse donner lieu des mesures correctives et efficaces). La mesure doit tre juste (elle reprsente le plus fidlement

possible, avec exactitude et prcision le phnomne observ). Elle ne doit pas constituer une information prime. La mesure des rsultats peut avoir lieu selon diffrents procds : a) Lobservation des donnes quantitatives et qualitatives : Ce procd se base sur lenregistrement des rsultats observs quand ces derniers sont dordre quantitatif (financier et comptable) lobservation des rsultats donne lieu une mesure objective, fiable, fidle la ralit des faits. Par contre si les rsultats mesurer sont dordre qualitatif (efficacit de communication, le bon moral des employs, le srieux des subordonns). La mesure de ces rsultats doit tre effectue dune manire cohrente et homogne.il faut que les instruments de mesure aient les mmes caractristiques uniques et lobservateur soit le mme. b) La mesure par lutilisation dindice prmonitoire : Les indices prmonitoires sont ceux qui annoncent la probabilit dexistence de problmes graves. Lutilisation de ce type dindice doit avoir lieu avec prudence car lorigine du problme peut tre une cause externe non contournable par lentreprise. c) Lobservation directe : Lobservation directe de laction en cours permet au responsable davoir une vue densemble sur lopration, de communiquer plus facilement avec le charg de lexcution de lopration, elle permet de faire rapidement le point de la situation et de dceler les problmes potentiels pouvant surgir. d) Lchantillonnage et le contrle statique : Cette procdure consiste contrler seulement un certain nombre des lments condition que ces lments soient homognes et que le nombre dlments contrler soit reprsentatif de lensemble.

2) Lidentification et la vrification des rsultats :


Cette deuxime tape consiste valuer les rsultats et les comparer aux standards dj fixs. 1. La dtermination des standards : Elle prcde le processus de contrle et relve gnralement de la planification. Ils constituent llment de rfrence qui sert de base pour la comparaison des rsultats rels aux rsultats souhaits. Ils sont dtermins en fonction des objectifs fixs ; Les standards doivent tre choisis de manire permettre le contrle de toutes les phases de lopration et non seulement des tapes finales. 2. Lvaluation des rsultats Cette tape consiste comparer les rsultats aux standards et analyser les carts. La diffrence entre les rsultats et les standards ne doit pas tre interprte dune manire rigide. Les carts nont pas continuellement la mme signification, des carts relativement faibles par rapport aux standards

peuvent tre admis dans certaines activits alors que dans dautres cas le moindre cart ne peut pas tre tolr en raison de ces consquences graves.

3) La correction des carts :


1) Elle consiste adapter les rsultats aux prvisions. Il sagit de dgager la cause relle des difficults et mettre en uvre les actions qui permettent dliminer la source des carts. Les actions de correction peuvent consister en un changement des mthodes et des procdures ou une rvision des standards ce qui mne une modification des plans. Elles peuvent aussi viser une modification des objectifs. Pour tre efficace laction corrective doit avoir certaines caractristiques : Elle doit tre rapide Elle doit tre adapte : elle doit avoir une force adapte aux ncessits de lajustement. Elle doit porter en premier lieu les points critiques du phnomne contrl. Mesurer les ralisations Comparaison Dtermination des carts

Standard Dbut de contrle

Sont-ils dans les limites acceptables

Planification Organisation Direction Non Oui ui

Le processus de travail continu

4) Les diffrents types de contrle :


I. Le contrle proactif : Il se droule avant lexcution des oprations planifies. Il permet de sassurer de la comprhension et du suivi des politiques et des procdures et de vrifier leurs cohrences. II. Le contrle concomitant :

Est celui qui accompagne toutes les oprations dexcution du plan. Il a lieu aprs lachvement de chaque tape pour que les tapes enregistres au cours dune tape donne naffecte pas les tapes suivantes. III. Le contrle rtroactif :

Cest le type de contrle le plus rpandu dans les entreprises, dans le cadre de ce type de contrle les rsultats sont compars aux standard fin de comparer la conformit des rsultats aux objectifs et de mettre en uvre laction corrective. Il permet damliorer le droulement des activits futures. Il existe le plus souvent sous forme de contrle budgtaire.

5) Les diffrentes formes de contrle :


1. Contrle oprationnel : Il est troitement li au contrle concomitant qui concerne les oprations en cours. Le contrle dune activit en cours a lieu selon lun des facteurs suivants : La quantit des produits et des matires utilises La qualit permet dobtenir une qualit spcifique Le temps dexcution Le cot de lopration

Le contrle de qualit lieu travers linspection ou le contrle statistique de la qualit ou les deux la fois. Le contrle statistique : il repose sue le contrle dun chantillon qui permet de savoir sil faut continuer la production ou larrter jusqu lamlioration du processus de production. Evaluer lefficacit de lexcution des oprations et les performances des individus. Si les oprations sont rptitives et routinires le contrle du temps dexcution est relativement simple dans la mesure o il suffit de comparer chaque fois le temps dexcution de cette opration par rapport au temps standard prdtermin.

Relever les carts et sil existe leurs causes et mettre en uvre les actions correctives. Par contre quand il sagit doprations non rptitif tel que les projets, le contrle de temps dexcution ncessite une prparation. A fin de contrler le temps de ralisation dun projet il est ncessaire de : Dfinir lordre de ces oprations Attribuer chacune de ces oprations un responsable Dterminer les ressources ncessaires et leurs temps dacquisition Fixer le temps ncessaire pour la ralisation de chaque opration et les dates prcises de leurs achvements

Les cots : Cot de matire Cot de la main duvre Cot commercial et juridique : concerne toutes les dpenses juridiques, les frais gnraux, les loyers, llectricit, lnergie, la tlphone 2. Contrle budgtaire :

Cest un processus qui permet didentifier et dvaluer ce qui a t fait et comparer les rsultats aux donnes correspondantes du budget pour la ralisation ou remdier aux diffrences. Il relve du contrle oprationnel et constitue lun des moyens de contrle de gestion les plus accepts et les plus utiliss. Les avantages et les inconvnients : Il permet de dlimiter assez facilement les responsabilits Il utilise une seule unit : unit montaire il prsente lavantage de la clart et de la facilit dusage Il oriente les efforts des responsables vers la ralisation de lun des objectifs majeurs de lentreprise qui consiste assurer un minimum dquilibre financier : on cherche galiser la somme des revenues avec les dpenses de lentreprise Il favorise la prudence des responsabilits au niveau des dpenses de fonctionnement de chaque service dans la mesure o il se base sur des donnes comptables existantes Il privilgie laspect financirement mesurable des actions il peut dvelopper des conflits entre les diffrentes units de lentreprise car certains services peuvent avoir tendance certaines dpenses et dautres services ou dpartements fin de faire apparatre des rsultats satisfaisants. La russite de ce type de contrle ncessite une large priode dapprentissage 3. Contrle stratgique : Il est trs complexe en tant le type de contrle le moins dvelopp. Llaboration dune stratgie ncessite lanalyse des potentialits de lentreprise et des potentialits de lenvironnement. Elle ncessite ltude de plusieurs lments et sa ralisation a lieu longtemps aprs son laboration. La nature complexe de la stratgie et la difficult qui caractrise la prvision des lments ncessaires sa ralisation (la concurrence, lenvironnement technologique) rend difficile la mise en uvre dun systme de contrle efficace. Le contrle de la stratgie, il peut concerner la stratgie avant sa mise en uvre pour vrifier lexcution de chaque tape et il peut porter seulement sur les lments utiliss pour llaboration de la stratgie excuter ensemble les trois types de contrle permettent de suivre efficacement la stratgie et dassurer sa russite en minimisant le plus possible lcart entre les ralisations et les objectifs stratgiques.