MAPA MENTAL DE ACTIVIDADES

GANA TIEMPO Y DINERO Un Mapa Mental de Actividades te ayudar a identificar y clasificar todas las actividades que realizas durante el da, la semana, el mes o en el ao de tal manera que puedas dar prioridad a lo importante, ordenar y organizar todas tus actividades en una sola pantalla, aprende cmo hacer ms en menos tiempo y trabajar ms eficazmente. Un Mapa Mental imita la forma en que el cerebro procesa la informacin y constituye la manera natural de pensar. Existe mucha bibliografia sobre los mapas mentales, basta con que captures mapas mentales en cualquier buscador de Internet para encontrar cientos de artculos. Para crear el Mapa Mental de tus actividades utiliza el software freemind, es fcil de usar y lo puedes obtener gratuitamente de Internet (http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download). Llama al nodo principal con tu nombre y apellido, eso te dara foco para revisar tus actividades, no las de otros. Ponlo en negritas y aumenta el tamao de la letra.

Despus, captura todas las actividades que se te ocurran realizas durante el da, la semana, el mes o en el ao. No mezcles tareas del trabajo con tareas personales. Realiza un mapa mental para el trabajo y otro personal si quieres realizarlo. En caso de que tengas dos trabajos, tampoco los mezcles. Esto clarifica el panorama y da efectividad.

Ms informacin en el correo grubio@live.com.mx

Ten en cuenta que una Actividad es la suma de tareas, y que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un proceso o un sub proceso. Piensa en procesos, identifica tareas consecutivas y agrupalas en ramas diferentes, comienza a organizar tus actividades por procesos.

As como un proceso tiene sub procesos, y esos sub procesos pueden tener ms procesos pequeos, igual te puede pasar con las actividades, por lo que es importante revisar el nivel de detalle con que las anotas. Esto tambin es parte del ejercicio, las actividades que esten en la misma rama, deben estar al mismo nivel de detalle. Se dice que las empresas, las organizaciones o en este caso, las personas, son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente. Cual es tu razn de ser en la empresa donde trabajas? Las actividades que realizas son las que convienen a tu puesto? agregan valor a tu desempeo? Si es asi, felicidades! Sino, las oportunidades de que ganes tiempo eliminando tareas que no te favorecen salo para dedicarlo en actividades que te generen ms dinero, prestigio o un mejor puesto en la empresa. Puedes utilizar esta tcnica para alinear las actividades de las personas a las metas y objetivos de la Organizacin, para disear procesos e indicadores que definan y midan el logro de las mismas, la mejor toma de decisiones y localizar reas de oportunidad que inicien proyectos de ahorro.

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Cmo eliminar tareas que no te favorecen y dedicar ese tiempo en actividades que te generen ms dinero, prestigio o un mejor puesto en la empresa. Cada actividad o proceso (secuencia de actividades) debe tener un responsable, alguien que asuma los objetivos de la tarea y asegure su efectividad y eficiencia, una persona que analice los problemas que se puedan sucitar y busque soluciones con el objetivo de mejorar continuamente su rendimiento. Del lado izquierdo del mapa, enumera las personas que trabajan contigo y son responsables de al menos una actividad que hayas definido, incluido tu nombre; y del lado derecho agrega el nmero del responsable a cada actividad.

Probablemente sucedio que algunas tareas que creias realizarlas tu, son responsabilidad de otro y no tienes porque hacerlas, o bien, tienes actividaes que las realizan dos personas y ni una ni otra son responsables, lo que puede provocar retrabajos y perdida de tiempo. Ahora es tiempo de reorganizarte mejor, definir que tareas realizaras para enfocarte 100% en ellas, eliminar las que no te aportan valor y delegarlas o pasarlas a otras personas. Establecer polticas y procedimientos te ayudar a tener una mejor comunicacin y realizar un trabajo en equipo eficiente, eliminar retrabajos y perdida de tiempo.

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En general, las actividades son de dos tipos, operativas y estratgicas. Las actividades estratgicas son las que te consumen tiempo para pensar, muchas personas viven el da a da, yendo y viniendo, solo operando, sin pensar. Las actividades estratgicas dirigen y orientan las actividades operativas, desarrollan estrategias y definen objetivos. El tiempo que pases planificando una tarea, te ahorrara diez veces su tiempo de ejecucin. Si piensas durante una hora, ahorrars diez de trabajo sin sentido. Es como disear un proyecto donde agrupas tareas y aprovechas ciertos trabajos para completar otros, eliminas tiempos muertos y desatascas los cuellos de botella acelerando el proceso y ahorrando interminables horas. Todo lo que planifiques con antelacin te ahorrar tiempo y trabajo extra. Por lo tanto, tienes que contemplar la actividad de planificacin, lo que te puede tomar 1 hora al inicio de semana y 10 minutos cada da siguiente. Segn tu puesto (Director, Gerente, Ejecutivo, etc,) variar la cantidad de actividades estratgicas que realices, obviamente por la naturaleza del puesto. Las actividades operativas pueden ser de dos tipos, claves o de soporte. Las actividades clave son las que tienen que ver con la razn de ser de tu puesto, objetivos, metas o visin, y estn principalmente orientados a la satisfaccin del cliente; mientras que las de soporte son las que proporcionan los medios y el apoyo a una o ms de las actividades clave. Son rentables tus actividades? El porcentaje de actividades deben ser igual al porcentaje de lo que produces en dinero.

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