PROCESOS: ESTRUCTURA, SUBPROCESOS Y ETAPAS

Siguiendo con la metodologa de anlisis progresivo top-down, a continuacin, descompondremos cada proceso en segmentos y subsegmentos hasta llegar a grupos de actividades.

5.1.

Nivel 2
A este nivel de anlisis, seguimos con la descomposicin de procesos, claro est, luego de haber realizado la identificacin y clasificacin, y de haber establecido sus relaciones o interacciones (mapa de procesos). Es as que realizamos un anlisis para cada uno de los procesos ya identificados y clasificados. En este nivel del anlisis se representa la operatividad de los procesos ya identificados en el nivel 1, planteando el modelo para cada proceso y representando los subprocesos o etapas que los conforman. En este nivel es importante: Identificar los lmites o fronteras de cada proceso y etapas. Empezar con los procesos de negocio o crticos. A continuacin mostramos un ejemplo para el caso del proceso de comercializacin y distribucin:

N IVE L 1 N IV E L 0
S
Cor po r ati v o

D ESA RR O LL O D E NV O S. PR O DU CTO

D ESA RR

LL O

O O

CTO CTO

S C O ER C IZA CI Y DI C O M ER C IA L IZA CI O N Y DI ST R IB UC IO N R IB UC IO PR O DU CC I ON DE BI CC EN PR O ENI ES DE

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N IV E L 2
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Detonador / entrada

Trmino

Sub - procesos que lo componen

Dejando de lado las dificultades y el trabajo relacionados con la captura de informacin para este nivel de anlisis, es muy frecuente que hallemos complicaciones al momento de subdividir los procesos; para ello, debemos establecer criterios o elementos de juicio que nos orienten en esa etapa del estudio. No debemos olvidar que tales criterios se deben mantener para los anlisis de todos los procesos (unidad de criterio). En virtud de lo anterior, presentamos una serie de criterios que servirn de orientacin para identificar etapas o fases de proceso, con la salvedad de que la identificacin es resultado de contrastar lo observado con dos o ms de los criterios que se listan: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Grupo de actividades afines, similares en desarrollo y recursos Un mismo trmite o procesamiento, a pesar de visualizarse dividido o seccionado en tiempo y personas Grupo de actividades donde se mantiene el tipo de informacin que se procesa Un mismo estatus de documentos que ingresan No identificacin de un producto, resultado o salida diferente de la entrada Un mismo grupo de personas interactuando con frecuencia y no con otros Un mismo responsable o jefe Identificacin de propsitos u objetivos claramente diferenciados Identificacin de un reporte, informe o conclusin

5.2.

Nivel 3
Continuando con nuestro desarrollo del mtodo de anlisis, luego de desarrollar el nivel 2 de todos los procesos contemplados en nuestro estudio, procedemos a profundizar ms, ahora sobre la base de la descomposicin de cada etapa ya identificada en actividades. A este nivel se observa, en general, que las etapas son de tal detalle que se relacionan con trabajos de pocas personas o pocos puestos articulados entre s por flujos de informacin particulares y ms especficos. A continuacin, se muestra un caso para nuestro ejemplo.

NIVEL 1 NIVEL 0
C o r po r ati vo N acio nal es O C, P ed N acio nael s

D ESA RR OLLO D E NV OS. PR ODU D ESA OLLO D NV OS. CTOS C OMER C IA LIZA CI ON Y DI STR IB UC ION ODU C OMER C IALIZACI ON Y PR ODU CC I ON DE BI EN ES PR ODU CC A DQU ISI C ION Y ON ADM ON. DE M. P. Y MATS DE

F A B RI CA CI ON , CO M ERC I ALI Z A C IO N Y DI ST RIB UC IO N D EE MB UT ID OS, CA RN ES FR IA S Y OC , Pe Ext r anj er os EN L A T AD OS Ext r anj ero s

A AD DQU ISI D ION YEC U RS ON. DE Y IE ROS MON. ER OS FI NA NC AD MON. R ECU RS MA NT ENI MIE NTO FI NA NC

ASE GUR AMI EN TO D E LA CA LID AD MA A DM ON. D E R EC UR SOS H UM ANOS

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NIVEL 2
PRROOCCEE S MMIE TO DE T DDIS T II BUC IONN E NT RE GA R DEL R OODUUCT O FACT U RA CION Y O BRO O

PROCESAMIENTO DE PEDIDO S

NIVEL 3
RECIBIR PEDIDO AU TORIZAR PEDIDO VERIF.C REDITO Y CH.DEVUELTOS ASIGN ACIN DE INVENTARIOS PREDESP ACH AR PEDIDO

DeDeDetonador

Detonador /rrentrada
en rrrada AcAcActivivividades que Actividades qaaue lo

Trmino

componen Cabe destacar que no necesariamente se obtendrn secuencias simples o cadenas de etapas como la ilustrada lneas arriba; sin embargo, en la medida de lo posible se trata de no presentar diagramas complejos, dado que an habr otro nivel de mayor detalle. En este momento, hay que tener cuidado de no confundir el anlisis que vamos desarrollando con el siguiente nivel (nivel 4, denominado diagrama de flujo); obsrvese que, hasta el momento, no se hace hincapi, ni se observan a detalle los flujos de informacin entre actividades, los cuales s se identifican en los diagramas de nivel 4. Como comprendemos que, para un estudio organizacional, ya sea de diseo o de diagnstico, el anlisis no slo implica descomponer, detallar y describir, sino contrastar y concluir, debemos revisar lo ya obtenido en el nivel 2 y, ms an, en el nivel 3, gracias a su nivel de detalle. De esta manera, a este nivel ya deberamos tener observaciones, conclusiones, alternativas y recomendaciones sobre los siguientes elementos:

Procesos y soporte organizacional que deben aportar Identificacin de interfaces organizacionales y de los procesos involucrados Grado de delimitacin funcional y niveles de independencia Coherencia de propsito de lo que se realiza con los objetivos de los procesos Nivel de cumplimiento de objetivos: eficacia (si contamos con los datos)

5.3.

Anlisis de la gestin de un proceso

Intencionalmente, hemos dejado para el final de esta sesin un aspecto importante, pero que no se manifiesta de manera continua; nos referimos a las actividades que se ejecutan en fases previas o finales y en ciertas oportunidades durante la ejecucin normal y cotidiana de los procesos, es decir, se trata de actividades que se realizan de manera frecuencial. Luego de contar con el nivel 3 de anlisis, y contando ya con un modelo descriptivo de cada proceso y subproceso, es momento de revisar y de buscar evidencias de los siguientes aspectos: I. II. III. Planificacin, preparacin, prevencin, organizacin: Se trata de lo que se realiza previamente a un ciclo de operaciones, ciclo de negocio, o temporada. Accin, operacin, ejecucin: Esto ya lo tenemos analizado; es lo que se realiza repetidamente. Verificacin, control, validacin: En este caso, no se trata de los controles durante la ejecucin, sino de los controles de mayor nivel, que consideran al proceso en su conjunto y sus objetivos; este es el caso de auditoras y de evaluaciones. Informacin, reporte, comunicacin: Tampoco nos referimos a lo que se desarrolla permanentemente, sino a los casos de fin de periodo, y de otros contactos con otros procesos y/u otros actores (superiores, subordinados), que tengan influencia en los procesos; este es el caso de los informes de gestin y los de comits. Tratamientos y opciones: Debe tomarse en cuenta que todo proceso puede fallar; por lo tanto, es importante determinar el qu hacer y no hacer en caso de situaciones no esperadas, con la finalidad de reducir interrupciones y mayores consecuencias y facilitar, adems, la toma de decisiones.

IV.

V.

Lo anterior puede traer como resultado, adems de identificar flujos adicionales, el analizar y modelar los subprocesos complementarios o suplementarios, y la secuencia, segn sea lo que se presente.

Recuerde que en la seccin Documentos del Campus Virtual PUCP de su curso se encuentra la carpeta Anuncios, en ella podr ver todos los mensajes que su profesor le ha enviado.

Si tiene alguna pregunta sobre todo lo que ha ledo y visto en los materiales de la sesin, recuerde que, lo puede hacer a travs del Foro de consulta del curso.