2da Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
SEPTIEMBRE DE 2010
SECRETARA DE EDUCACIN
SUBSECRETARA DE EDUCACIN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MXICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
Derechos Reservados Segunda Edicin Septiembre de 2010 Gobierno del Estado de Mxico
Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Educacin Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico 2. Privada de la Libertad, No. 102, Colonia la Merced y Alameda, Toluca Mxico. Impreso y hecho en Toluca, Mxico. Printed and made in Toluca, Mxico. La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin ex profeso de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INDICE Presentacin Objetivo General Identificacin e interaccin de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de procedimientos
Asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes del COBAEM Autorizacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones Registro y Control de los Ingresos Propios del COBAEM Pago de estmulos al desempeo del personal docente (PROEDD). Elaboracin Mensual de los Estados Financieros Elaboracin del Informe de la Cuenta Pblica.
I II III IV V
205N140030/01-01 de 20
205N140030/02-01 de 40
205N140030/03-01 de 19 205N140030/04-01 de 08
205N140030/05-01 de 12 205N140030/06-01 de 11
Simbologa Registro de Ediciones Distribucin Validacin
VI VII VIII IX
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
I. PRESENTACIN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los problemas pblicos su prioridad. En este contexto, la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin de la calidad. El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralizacin o descentralizacin, los procesos clave de la organizacin y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de esta unidad administrativa del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.
II. OBJETIVO GENERAL Incrementar la eficiencia y eficacia de los trmites y servicios que proporciona el Departamento de Presupuesto y Contabilidad mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo.
III. IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS
Administracin de los Recursos Financieros
IV. RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Proceso: Administracin de Recursos Financieros: Del Reembolso del Fondo Fijo de Caja hasta el Informe de la cuenta pblica. Procedimientos:
Asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas Solicitantes del COBAEM Autorizacin de Cheques para el Pago de Solicitudes por Diversas Erogaciones Registro y Control de los Ingresos Propios del COBAEM Pago de Estmulos al Desempeo del Personal Docente (PROEDD). Elaboracin Mensual de los Estados Financieros Elaboracin del Informe de la Cuenta Pblica.
V. DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ASIGNACION DEL FONDO FIJO DE CAJA A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOLICITANTES DEL COBAEM
Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 1 de 20
PROCEDIMIENTO Asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes del COBAEM. OBJETIVO Mantener actualizados los recursos presupuestarios orientados a cubrir necesidades urgentes de gasto corriente, mediante la asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes del COBAEM. ALCANCE Aplica a los responsables de la administracin del Fondo Fijo de Caja de las Unidades Administrativas del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Mxico y Municipios, art. 42, fraccin III y IV (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico del 5 de Septiembre de 1990). Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, No.108, de Junio de 2009) Manual nico de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Pblicas del Gobierno y Municipios del Estado de Mxico, 2010.
Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Apartado 7, Numeral V, VI y VII, cdigo 205N14003 (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 45, 10 de Marzo de 2009).
RESPONSABILIDADES
El Departamento de Presupuesto y Contabilidad es el responsable de la asignacin de los recursos para el fondo fijo de caja a las unidades administrativas solicitantes, autorizados por el titular del organismo. La Direccin General deber: Autorizar los recursos solicitados por el titular del fondo Fijo de Caja, de acuerdo al Art. 31 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. Enviar oficio de autorizacin a la Direccin de Administracin y Finanzas con los importes asignados a cada Unidad Ejecutora. Autorizar los cheques de pago.
La Direccin de Administracin y Finanzas deber: Recibir el oficio de autorizacin y lo turna al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para la elaboracin del cheque correspondiente. Autorizar los cheques de pago. Recibir de la Direccin General las indicaciones para realizar el pago a las unidades administrativas autorizadas para el manejo de los recursos del fondo fijo de caja. Validar que el registro contable se realice de acuerdo a la normatividad establecida. Elaborar los cheques para el reembolso del Fondo Fijo de Caja. Verificar que cumpla con los requisitos fiscales y administrativos que rige la normatividad existente, de acuerdo al Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico y el clasificador por objeto del Gasto. Solicitar a travs de oficio a la Direccin General del COBAEM, la autorizacin con el monto solicitado para el manejo del Fondo Fijo de Caja. Designar al servidor pblico autorizado para la administracin de los recursos del FFC y le entrega los recursos Informar mediante oficio al Departamento de Presupuesto y Contabilidad el nombre del servidor pblico autorizado para la administracin del FFC, adjuntando el catlogo de firmas. Administrar el Fondo Fijo de Caja con base en los lineamientos establecidos en el Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico y el Clasificador por Objeto del Gasto.
El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:
El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:
El Titular del Fondo Fijo de Caja:
El Responsable de la Administracin del Fondo Fijo de Caja deber:
DEFINICIONES
Art.: Contra-recibo:
Artculo. Es el documento nico para la liberacin de recursos y programacin de pagos del gasto corriente. Es un documento no negociable y su vigencia es durante el ao del ejercicio fiscal en el que fue expedido.
EMSAD: FFC: Fondo Fijo de Caja:
Educacin Media Superior a Distancia. Fondo Fijo de Caja. Se entender por Fondo Fijo de Caja, el monto de dinero de que dispongan las unidades ejecutoras para el ejercicio de los recursos presupuestarios orientados a cubrir necesidades urgentes de gasto corriente que no rebasen los lmites autorizados en los art. 33 y 34 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico y sus disposiciones. A la devolucin del importe en cheque que ampara la Solicitud para el Reembolso del Fondo Fijo de Caja. Servidor Pblico designado, autorizado por el Titular de la Unidad Ejecutora, y Titular del Fondo Fijo de Caja para la administracin de los recursos del Fondo. Es el formato que se deber requisitar para la recuperacin de recursos por gastos efectuados derivados de necesidades urgentes de gasto corriente y su aplicaciones sujetar a lo dispuesto en el Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. Es el Titular de la Unidad Ejecutora del COBAEM que se le ha asignado con el monto de dinero solicitado de acuerdo a lo que establece el art. 31 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. Es la Unidad Administrativa subordinada a una unidad responsable, en la cual se desconcentra parte del ejercicio presupuestario, con el objeto de cumplir con eficiencia la misin encomendada. El Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.
Reembolso: Responsable del Manejo del Fondo Fijo de Caja: Solicitud de Reembolso del Fondo Fijo de Caja: Titular del Fondo Fijo de Caja: Unidad Ejecutora: Unidad Responsable:
INSUMOS
Oficio emitido por el Titular de la Unidad Ejecutora para la solicitud de la autorizacin del Fondo Fijo de Caja con copia para el Director de Administracin y Finanzas y el Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
RESULTADOS
Asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes orientados a cubrir necesidades urgentes de gasto corriente y de poca cuanta.
INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS
Elaboracin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. Elaboracin de los Estados Financieros e Informe de la Cuenta Pblica.
POLITICAS
Los formatos se modificarn de acuerdo al Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico, emitida cada inicio de ao en la Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico y la normatividad interna del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. El formato solicitud para reembolso de fondo fijo de caja y la documentacin soporte, deber cumplir con los requisitos fiscales y administrativos, como lo indica Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. Las facturas originales soporte no debern tener tachaduras ni borrones o enmendaduras, caso contrario, no se realizar el trmite correspondiente. Deber cumplir con la clasificacin de gasto correspondiente, as como el total cuantificado correctamente. El titular del fondo fijo de caja designar al servidor pblico responsable de la administracin del Fondo e informar al Departamento de Presupuesto y Contabilidad el nombre, cargo y firma del funcionario en quien delegue esta responsabilidad.
DESARROLLO
No. 1.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

El Titular del Fondo Fijo de Caja
ACTIVIDAD
Al inicio de cada ejercicio fiscal, solicita a travs de oficio en original y dos copias para la Direccin General del Colegio de Bachilleres la autorizacin con el monto solicitado para el manejo del Fondo Fijo de Caja con copia para el Director de Administracin y Finanzas y copia para el acuse de recibo.
Recibe el oficio de solicitud de los recursos revisa, firma el acuse, registra y archiva.
2.-
La Direccin General del CABAEM
Elabora el oficio de Autorizacin a la Direccin de Administracin y Finanzas en original y firma, detallando la Unidad Ejecutora que fue autorizada con los importes asignados con base al Art. 31 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico.
3.La Direccin de Administracin y Finanzas
Recibe el oficio, obtiene copia fotosttica y turna en forma econmica al titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe la copia del oficio se entera y turna al Analista. Recibe la copia del oficio, se entera y elabora los cheques y la pliza de egresos con el importe asignado y los entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe el cheque y pliza de egresos, revisa el importe y el asiento contable y determina: Es correcto?
4.5.-
El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
6.-
7.-
No es correcto, devuelve el cheque y pliza al analista para su correccin.
No.

El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
ACTIVIDAD
8.-
Recibe el cheque y la pliza de egresos corrige y lo turna al Jefe del Departamento (se conecta al punto 6). Si es correcto, autoriza la pliza de egresos en el apartado Revisado por, y la turna junto con el cheque para su autorizacin a la Direccin de Administracin y Finanzas.
9.-
10.11.12.13.-
El Director de Administracin y Finanzas
Recibe el cheque y la pliza de egresos revisa y determina: Es correcto?

No es correcto, turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su correccin.
El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad El Director de Administracin y Finanzas El Director General
Recibe la pliza de egresos y el cheque, revisa y turna al analista para corregirlo. (se conecta a la op. 8) Si es correcto, firma la pliza de egresos en el apartado Autorizado por y el cheque y turna a la Direccin General. Recibe, revisa la pliza de egresos y el cheque y determina:
14.-
Es correcto?
15.16.El Director de Administracin y Finanzas El Director General El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad No es correcto, turna la pliza y el cheque al Director de Administracin y Finanzas. Recibe la pliza y el cheque, requiere correcciones, turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. (se conecta a la op. 12) Si es correcto, firma el cheque y turna la pliza y cheque al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe la pliza de egresos y el cheque y turna al analista para su preparacin y entrega.
17.18.-
No. 19.-

El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad El Titular del Fondo Fijo de Caja
ACTIVIDAD Recibe la pliza de egresos y el cheque fotocopia el cheque con la pliza y entrega al Titular del Fondo Fijo de Caja, con original y copia del recibo de los recursos y obtiene acuse. Recibe el cheque y firma de recibo en la pliza original y el recibo de los recursos y designa al servidor pblico autorizado para administrar el fondo fijo de caja y entrega a l los recursos, as como el formato catlogo de firmas y los formatos que se utilizarn en el manejo del fondo fijo de caja. Recibe el cheque, guarda el cheque endosado y los formatos, en el formato catlogo de firmas anota firma y antefirma en el formato y entrega al Titular del Fondo. Recibe el formato e informa al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad mediante oficio del servidor pblico autorizado para la administracin del fondo fijo de caja, adjuntando el catlogo de firmas, con copia para el acuse de recibo. Recibe el oficio y el formato y turna al analista. Recibe el oficio y formato (catlogo de firmas) archiva para su consulta.
20.-
21.-
El Responsable del Fondo Fijo de Caja El Titular del Fondo Fijo de Caja
22.-
23.24.-
El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Fin del procedimiento.
ASIGNACIN DEL FONDO FIJO DE CAJA A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOLICITANTES DEL COBAEM
TITULAR DEL FONDO FIJO DE CAJA DIRECCIN GENERAL DEL COBAEM DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
INICIO
AL INICIO DE CADA EJERCICIO SOLICITA A TRAVES DE OFICIO LA AUTORIZACION CON EL MONTO SOLICITADO A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
RECIBE EL OFICIO REVISA, FIRMA EL ACUSE Y REGISTRA. ELABORA EL OFICIO DE AUTORIZACION EN ORIGINAL Y TURNA A LA DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
RECIBE EL OFICIO, OBTIENE COPIA FOTOSTATICA Y TURNA EN FORMA ECONOMICA AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
RECIBE LA COPIA DEL OFICIO SE ENTERA Y TURNA AL ANALISTA
5
RECIBE LA COPIA, SE ENTERA Y ELABORA LOS CHEQUES Y LA POLZIA DE EGRESOS CON EL IMPORTE ASIGNADO Y TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO
RECIBE EL CHEQUE Y POLIZA DE EGRESOS, REVISA EL IMPORTE Y EL ASIENTO CONTABLE Y DETERMINA
SI
ES CORRECTO?
NO
DEVUELVE EL CHEQUE Y PLIZA AL ANALISTA PARA SU CORRECCIN
8
RECIBE EL CHEQUE Y LA POLIZA DE EGRESOS CORRIGE Y TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO
10
AUTORIZA LA PLIZA DE EGRESOS EN EL APARTADO REVISADO POR Y LO TURNA JUNTO CON EL CHEQUE A LA DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
RECIBE EL CHEQUE Y LA POLIZA DE EGRESOS REVISA Y DETERMINA:
SI
ES CORRECTO?
NO
11
TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD PARA SU CORRECCION
12
13
RECIBE , REVISA Y TURNA AL ANALISTA PARA CORREGIRLO
FIRMA LA POLIZA DE EGRESOS EN EL APARTADO AUTORIZADO POR Y EL CHEQUE Y TURNA A LA DIRECCION GENERAL
ASIGNACIN DEL FONDO FIJO DE CAJA A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOLICITANTES DEL COBAEM
TITULAR DEL FONDO FIJO DE CAJA DIRECCIN GENERAL DEL COBAEM A DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
14
RECIBE EL CHEQUE Y LA POLIZA DE EGRESOS REVISA Y DETERMINA:
SI
ES CORRECTO?
NO
15
TURNA AL DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PARA SU CORRECCION
16
17
RECIBE EL CHEQUE, REQUIERE CORRECCIONES, TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
12
FIRMA EL CHEQUE Y TURNA LA POLIZA Y CHEQUE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
18
RECIBE EL CHEQUE, REQUIERE CORRECCIONES, TURNA AL ANALISTA PARA SU PREPARACION Y ENTREGA
19
RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA 20
RECIBE LA POLIZA DE EGRESOS Y EL CHEQUE FOTOCOPIA EL CHEQUE CON LA POLIZA Y ENTREGA AL TITULAR DEL FONDO FIJO DE CAJA CON ORIGINAL Y COPIA DEL RECIBO DE LOS RECURSOS
RECIBE EL CHEQUE Y FIRMA DE RECIBO EN LA POLIZA ORIGINAL Y EL RECIBO DE LOS RECURSOS Y DESIGNA AL SERVIDOR PUBLICO AUTORIZADO PARA ADMINISTRAR EL FONDO FIJO DE CAJA Y ENTREGA A EL LOS RECURSOS, ASI COMO EL FORMATO CATALOGO DE FIRMAS Y LOS FORMATOS QUE SE UTILIZARAN EN EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA.
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RECIBE EL CHEQUE, GUARDA EL CHEQUE ENDOSADO Y LOS FORMATOS, EN EL FORMATO CATALOGO DE FIRMAS ANOTA FIRMA Y ANTEFIRMA Y ENTREGA AL TITULAR DEL FONDO FIJO DE CAJA
RECIBE EL FORMATO E INFORMA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD MEDIANTE OFICIO DEL SERVIDOR PUBLICO AUTORIZADO PARA LA ADMINISTRACION DEL F.F.C. CON COPIA PARA EL ACUSE DE RECIBO
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RECIBE EL OFICIO Y EL FORMATO Y TURNA AL ANALISTA
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RECIBE EL OFICIO Y FORMATO CATALOGO DE FIRMAS Y ARCHIVA PARA SU CONSULTA
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MEDICION PROCEDIMIENTO Reembolso del fondo fijo de caja
Nmero de Solicitudes Atendidas Nmero de Solicitudes Recibidas
X100=
Porcentaje de las solicitudes aprobadas y pagadas
Registro de evidencias: Los formatos se utilizarn de acuerdo a la normatividad existente y al clasificador por objeto de gasto. Solicitud de Reembolso del Fondo Fijo de Caja Son registradas contablemente en la pliza de egresos. FORMATOS Los formatos que sern utilizados es el siguiente: FO DPYC 01 Catlogo de firmas autorizadas FO DPYC 02 Solicitud de Reembolso del Fondo Fijo de Caja
FO DPYC 02-1 Relacin de Gastos para la Solicitud del Fondo Fijo de Caja
FO DPYC 03 Orden de Ministracin de Viticos y Pasajes
FO DPYC 03-1 Informe de Comisiones del Personal Adscrito al COBAEM.
CATALOGO DE FIRMAS
PERSONAL AUTORIZADO PARA EL MANEJO DEL FONDO FIJO DE CAJA
UNIDAD ADMINISTRATIVA:_____(1_______________________
Nombre y Cargo
Firma
Antefirma
(2
(3
(4
FO DPYC 01
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 01) FORMATO Catlogo de Firmas OBJETIVO Detalla el personal administrativo responsable de la administracin del Fondo Fijo de Caja en el ejercicio. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El original se enva mediante oficio a la Direccin de Administracin y Finanzas, una copia para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad y otra copia el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- UNIDAD ADMINISTRATIVA: Detalla el nombre de la Unidad Administrativa al cual se encuentra adscrito el personal que est autorizado para el manejo del Fondo Fijo de Caja. 2.- NOMBRE Y CARGO: Describe el nombre y cargo del servidor pblico autorizado. 3.- FIRMA: Escribir la firma del personal autorizado. 4.- ANTEFIRMA: Describir la rbrica de la firma.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 02)
FORMATO Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja OBJETIVO Recuperar los recursos por gastos efectuados derivados de necesidades urgentes de gasto corriente y su aplicacin se sujetar a lo dispuesto en el Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El original ser entregado al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte respectivo en original y firmas autorizadas, la copia es para la firma del acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO. Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao 05/FFC/001/07 2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que esta adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables es el Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. 4.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en el Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. 5.- RECIBI DE LA DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEL COBAEM LA CANTIDAD DE: Anotar el monto total con nmero y letra, por el que se solicita el reembolso de los gastos efectuados; 6.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos por los que se elabora la solicitud; 7.- A FAVOR DE: Anotar el nombre del Responsable del Fondo Fijo de Caja.
8.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotar los caracteres que la integran. 3 Al nmero de regin o en su caso de municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios". 10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma proyecto 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos) 10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente; 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual; 9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar. 10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Director de Plantel o Director de rea al que pertenece la Unidad Ejecutora que presenta la solicitud.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 02-1) FORMATO Relacin de gastos para el reembolso del fondo fijo de caja. OBJETIVO Relacionar y detallar por unidad las facturas que se anexan soporte de la solicitud. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original, adjunto a la solicitud de reembolso del fondo fijo de caja. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1. No. DE REGISTRO: Anotar el nmero que har referencia con el Formato del Fondo Fijo de Caja. 2. HOJA: Anotara el nmero consecutivo al total de pginas. 3. FACT.: Anotar el nmero de factura con la que se realiz el gasto. 4. FECHA: Anotar la fecha de la factura. 5. PERSONA QUE REALIZO EL GASTO: Anotar el nombre del servidor pblico que realiz el gasto. 6. PROVEEDOR: Anotar el nombre de la razn social o proveedor. 7. CONCEPTO: Describir brevemente la justificacin razonable del gasto. 8. PARTIDA: Detallar el nmero de la partida de acuerdo al clasificador por objeto de gasto. 9. IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria. 10. TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11. SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud; 12. AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular del Fondo Fijo de Caja.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 03) FORMATO Orden de Ministracin de Viticos y Pasajes. OBJETIVO Manifestar los gastos erogados por alimentacin y transporte, por comisin del personal administrativo y docente del COBAEM, de acuerdo a las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original como soporte respectivo del Fondo Fijo de Caja. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1. NO. DE OFICIO DE COMISION.- Anotar el nmero consecutivo en el ao correspondiente de acuerdo al departamento al que este adscrito el servidor pblico comisionado. 2. CLAVE DE ISSEMYM.- Anotar la clave del registro de ISSEMYM del servidor pblico que realizar la comisin. 3. NO. DE TRABAJADOR.-Anotar el Nmero que se encuentra en el recibo de nmina. 4. FECHA DE ELABORACION.- Detallar la fecha de elaboracin del formato. 5. NOMBRE.- Anotar el nombre del comisionado. 6. CARGO.- Escribir el cargo o puesto del comisionado. 7. AREA DE ADSCRIPCION.- Anotar el Plantel, Centro EMSAD Departamento al que se encuentre. 8. LUGAR DE LA COMISION.- Anotar el lugar o lugares al que fue comisionado. 9. PERIODO (S) DE LA COMISION.- Anotar el periodo de la comisin a realizar. 10. MOTIVO DE LA COMISION.- Detallar el objetivo de la comisin a realizar. 11. MEDIO DE TRANSPORTE: Deber describir el tipo de transporte en el que se traslada. 12. DESGLOCE DE LOS GASTOS EROGADOS.- Detallar por separado los gastos realizados por transporte y alimentos. 13. TRANSPORTE.- Desglosar los gastos erogados por transporte describiendo con detalle de que lugar a que lugar se realiz el gasto, as como describir si lo comprueba o no. 14. CLAVE PRESUPUESTARIA POR TRANSPORTE.- Deber anotar los caracteres de acuerdo al artculo 17 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico, vigente.
15. ALIMENTOS.- Detallar el total de gastos erogados que realiz por alimentos, considerando la normatividad existente. 16. CLAVE PRESUPUESTARIA POR ALIMENTOS.- Deber anotar los caracteres de acuerdo al artculo 17 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico, vigente. 17. TOTAL.- Anotar con nmero la sumatoria de los gastos a liberar. 18. COMISIONADO.- Anotar el nombre y firma de la persona comisionada. 19. AUTORIZO.- Detallar el nombre del titular del Fondo Fijo de Caja, as como la firma de autorizacin.
AUTORIZACIN DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES
PROCEDIMIENTO Autorizacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. OBJETIVO Mantener el registro y control de las erogaciones asignados a las unidades administrativas del COBAEM, mediante la aprobacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. ALCANCE Aplica a Directores y Subdirectores Administrativos de los planteles, responsables y auxiliares de los Centros de Educacin Media Superior a Distancia, y servidores pblicos responsables de la administracin de los recursos financieros del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios, art. 42, fraccin III y IV (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, publicado el 5 de septiembre de 1990). Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. (Diario Oficial de la Federacin 20 de Agosto de 2001). Reglamento del Libro duodcimo del cdigo administrativo del Estado de Mxico. Reglamento del libro dcimo tercero del cdigo administrativo del Estado de Mxico. Del da 1 del mes de diciembre de 2003. Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 39 publicado el 24 de febrero de 2005. Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 108 Publicado el 15 de Junio de 2009). Manual nico de Contabilidad 2010, Enero de 2010. Manual de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, No. 45 Fraccin VII, publicado el 10 de Marzo de 2009).
RESPONSABILIDADES El Departamento de Presupuesto y Contabilidad es el responsable de la aprobacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. El Director General deber: Validar la documentacin soporte. Autorizar el gasto firmando el cheque. Validar la documentacin soporte. Autorizar el gasto firmando el cheque. Firmar en la pliza de egresos en la parte inferior derecha en el campo de Autorizado por. Validar el registro contable y verifica la informacin soporte de la pliza. Firmar en la pliza de egresos en la parte inferior derecha en el campo de Revisado por. Turnar a las reas correspondientes (Direccin de Administracin y Finanzas y Direccin General) los documentos para su validacin, autorizacin y firma. Recibir las solicitudes con la documentacin soporte para su revisin conforme a la normatividad establecida vigente. Elaborar el cheque y realiza el registro contable. Fotocopiar el cheque autorizado as como la pliza para tener evidencia del cheque entregado. Entregar el cheque al beneficiario. Archivar la documentacin para su consulta. Enviar la solicitud en original con la documentacin soporte para su revisin y pago y una copia para la firma del acuse de recibo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
El Director de Administracin y Finanzas deber:
El Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:
La Unidad Administrativa usuaria o el solicitante deber:
DEFINICIONES COBAEM: EMSAD: Solicitante: Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Educacin Media Superior a Distancia. Es la persona que solicita el pago por algn gasto efectuado, esta persona puede ser: INSUMOS La solicitud en original y copia con la documentacin soporte que emite la Unidad Administrativa usuaria el solicitante. El Director del Plantel El Subdirector Administrativo El Responsable del Centro EMSAD Personal Administrativo con la responsabilidad de la administracin del fondo fijo de caja. Docente Proveedor Contratista
RESULTADOS El pago a los proveedores, contratistas y a los titulares del fondo fijo de caja, as como el pago de nmina y finiquitos de los servidores pblicos del COBAEM.
INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS Asignacin del fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes del COBAEM. Elaboracin de los Estados Financieros e Informe de la Cuenta Pblica.
POLITICAS Los recursos asignados al Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, debern administrarse por medio de una cuenta de cheques y su control ser con firmas mancomunadas, debiendo registrar una tercera firma de servidor pblico con nivel mnimo de Jefe de Departamento, en caso de ausencia de uno de los servidores pblicos autorizados para ello.
Los cheques debern ser nominativos, en ningn caso Al Portador. Los cheques que se expidan a proveedores o prestadores de servicios debern ser cruzados con la leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO, de acuerdo a lo estipulado en el artculo 31 de la Ley del impuesto sobre la Renta. Los cheques que sean cancelados se les anotar la leyenda CANCELADO, para evitar su cobro posterior, adems se anexar a las plizas de egresos. En el caso de el pago de la Comisin Federal de Electricidad deber contener el cheque la certificacin por el banco cuando la cantidad sea mayor a 5,000.00 (cinco mil pesos 00/100 M.N.) Los talonarios de cheque en blanco, sern resguardados en la caja fuerte y utilizada nicamente por personal autorizado. Se deber realizar el registro contable en plizas de egresos y diario segn corresponda.
Para el pago correspondiente. Presentar en el caso que corresponda, los siguientes requisitos: Persona fsica.- Si el representante de la persona fsica es la que va a cobrar deber presentar su identificacin nicamente, en otro caso deber enviar carta poder e identificacin de la persona que lo representa. Persona moral.- Si el que solicita el cheque es el apoderado legal deber presentar copia del poder notarial as como su identificacin, si es representante deber presentar carta poder y su identificacin. Servidor Pblico.- Deber presentar nicamente su identificacin como servidor pblico y credencial de elector.
DESARROLLO UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Unidad Administrativa usuaria o el solicitante
No. 1.-
ACTIVIDAD Enva la solicitud en original y copia con la documentacin soporte para su revisin y pago al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe la solicitud con la documentacin soporte firma acuse de recibo y turna al analista para su cotejo. Recibe la solicitud y documentacin soporte y los verifica conforme a la normatividad existente. Es correcto? No es correcto, turna la documentacin a la Unidad Administrativa usuaria o el solicitante para su correccin.
2.-
Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
3.-
4.-
5.-
Unidad Administrativa usuaria el solicitante Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Recibe la solicitud con el soporte documental y elabora las correcciones, enva al analista. (Se conecta con la op. 2). Si es correcto elabora el cheque correspondiente, realiza el registro acuerdo a la normatividad y turna los junto con el cheque y la pliza Departamento para su revisin. y la pliza contable de documentos al Jefe del
6.-
7.-
Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Recibe cheque y pliza junto con la documentacin soporte, revisa y determina: Es correcto? No es correcto, turna al analista para que realice las modificaciones correspondientes.
8.-
No. 9.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
ACTIVIDAD Recibe documentos, verifica y determina de acuerdo al tipo de correccin: Tipo de correccin. A.- La documentacin est integrada de forma incorrecta, ser remitida a la Unidad Administrativa usuaria al solicitante (se conecta a la op. 5).
10.-
11.-
Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Director de Administracin y Finanzas
B.-Existe error en el registro contable, realiza los ajustes correspondientes ya corregida turna al Jefe del Departamento (se conecta a la op. 7). Si es correcto, valida y firma en la pliza en el apartado Revisado por y enva de manera econmica al Director de Administracin y Finanzas. Recibe el cheque y la pliza con la documentacin soporte, revisa y determina. Es correcto?
12.-
13.-
14.-
No es correcto, seala observaciones y turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su correccin. Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Director de Administracin y Finanzas Recibe, revisa y turna al analista para elaborar correccin. (se conecta a la op. 9). Si es correcto autoriza la pliza en el apartado Autorizado por firma el cheque y turna de manera econmica al Director General.
15.-
16.-
17.-
Director General del COBAEM
Recibe el cheque, la pliza y solicitud con documentacin soporte, revisa y determina:
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Es correcto?
ACTIVIDAD
18.-
No es correcto, seala observaciones y lo devuelve a la Direccin de Administracin y Finanzas para su correccin. Direccin de Administracin y Finanzas Director General Recibe, revisa y la turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su correccin (se conecta con la op. 15). Si es correcto, firma el cheque y turna de manera econmica al Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe el cheque firmado, la pliza y documentacin soporte y lo turna al Analista. la
19.-
20.-
21.-
Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Beneficiario del cheque.
22.-
Recibe el cheque autorizado, la pliza y la documentacin soporte y genera una fotocopia de la pliza junto con el cheque autorizado, para acuse de recibo y turna al beneficiario del cheque. Recibe el cheque y firma en la pliza original describiendo la fecha de recepcin y el nombre completo de quien recibe y devuelve al analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe la pliza original firmada y anexa el soporte documental en original y archiva. Fin del procedimiento.
23.-
24.-
Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
ELABORACION DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES

UNIDAD ADMINISTRATIVA USUARIA O EL SOLICITANTE INICIO 1
ENVIA LA SOLICITUD EN ORIGINAL Y COPIA CON LA DOCUMENTACION SOPORTE PARA SU REVISION
ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM
2
RECIBE, FIRMA ACUSE DE RECIBO Y TURNA AL ANALISTA PARA SU COTEJO
3
RECIBE, VERIFICA CONFORME A LA NORMATIVIDAD Y DETERMINA:
ES CORRECTO?
SI
NO
4
TURNA LA DOCUMENTACION A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE PARA SU CORRECCION
5
RECIBE LA SOLICITUD CON EL SOPORTE DOCUMENTAL, ELABORA LAS CORRECCIONES Y ENVA AL ANALISTA
6
ELABORA EL CHEQUE Y LA POLIZA, REALIZA EL REGISTRO CONTABLE Y TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO
7
RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA:
ES CORRECTO? NO
SI
8
TURNA LA DOCUMENTACION AL ANALISTA PARA QUE REALICE LAS MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES
9
RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA DE ACUERDO AL TIPO DE CORRECCION
12
BENEFICIARIO DEL CHEQUE
B
TIPO DE CORRECCION VALIDA Y FIRMA EN LA POLIZA EN EL APARTADO REVISADO POR Y ENVIA AL DIRECTOR DE ADMON. Y FINANZAS.
A 10
LO REMITE A LA U.A.U. PARA SU CORRECCION
11
REALIZA LOS AJUSTES Y TURNA AL JEFE DEL DEPTO.
ELABORACION DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES

BENEFICIARIO DEL CHEQUE ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM
A 13
RECIBE REVISA Y DETERMINA.
ES CORRECTO?
SI
NO 14
SEALA OBSERVACIONES Y TURNA AL JEFE DEL DEPTO. DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
15
RECIBE, REVISA Y TURNA AL ANALISTA PARA ELABORAR LAS CORRECCIONES
16
AUTORIZA LA POLIZA EN EL APARTADO AUTORIZADO POR FIRMA EL CHEQUE Y TURNA DE MANERA ECONOMICA AL DIRECTOR GENERAL
17
RECIBE, REVISA Y DETERMINA:
ES CORRECTO?
SI
NO 18
SEALA OBSERVACIONES Y TURNA DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PARA SU CORRECCION
19
RECIBE, REVISA Y TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD PARA ELABORAR LAS CORRECCIONES
20
FIRMA EL CHEQUE Y TURNA DE MANERA ECONOMICA AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
15 21
RECIBE Y TURNA AL ANALISTA PARA SU PREPARACION Y PAGO
22
23
RECIBE Y GENERA UNA COPIA FOTOSTATICA DE LA POLIZA JUNTO CON EL CHEQUE AUTORIZADO PARA EL ACUSE DE RECIBO Y TURNA AL BENEFICIARIO DEL CHEQUE
RECIBE Y FIRMA EN LA POLIZA ORIGINAL DETALLANDO LA FECHA Y EL NOMBRE DE QUIEN RECIBE Y DEVUELVE AL ANALISTA
24
RECIBE LA POLIZA ORIGINAL FIRMADA Y ANEXA EL SOPORTE DOCUMENTAL EN ORIGINAL Y ARCHIVA
MEDICION PROCEDIMIENTO: Elaboracin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. Nmero de solicitudes atendidas X100= Nmero de solicitudes recibidas Registro de evidencias: Porcentaje de solicitudes aprobadas y pagadas
Los formatos se utilizarn de acuerdo a la normatividad existente y al clasificador por objeto de gasto. El registro se realiza contablemente mediante plizas de diario y egresos segn corresponda. FORMATOS Los formatos que sern utilizados y forman parte importante en la revisin de los documentos para la elaboracin del pago son los siguientes:

FO DPYC 02 Solicitud de Fondo Fijo de Caja. FO DPYC 02-1 Relacin de Gastos para la Solicitud de Reembolso del Fondo Fijo de Caja. FO DPYC 03 Orden de Ministracin de Viticos y Pasajes. FO DPYC 03-1 Informe de Comisiones del Personal Adscrito al COBAEM. FO DPYC 04 Solicitud de pago de las adquisiciones directas. FO DPYC 04-1 Relacin de la solicitud de pago de las adquisiciones directas. FO DPYC 05 Solicitud de gastos a comprobar. FO DPYC 06 Comprobacin de gastos. FO DPYC 07 Solicitud de gastos de viaje a comprobar. FO DPYC 08 Comprobacin de gastos de viaje. FO DPYC 09 Solicitud de Reembolso de Gastos. FO DPYC 09-1 Relacin de la Solicitud de Reembolso de Gastos.
AUTORIZACION CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 02) FORMATO

Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.
OBJETIVO
Recuperar los recursos por gastos efectuados derivados de necesidades urgentes de gasto corriente y su aplicacin se sujetar a lo dispuesto en el Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico.
DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS
El original ser entregado al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte respectivo en original y firmas autorizadas, la copia es para la firma del acuse de recibo.
CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO. Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar
formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao 05/FFC/001/07
2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que esta
adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables. es el Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.
4.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la

comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en el Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico.
5.- RECIBI DE LA DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEL COBAEM LA CANTIDAD DE: Anotar el monto total con nmero y letra, por el que se solicita el reembolso
de los gastos efectuados.
6.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos por los que se elabora la solicitud. 7.- A FAVOR DE: Anotar el nombre del Responsable del Fondo Fijo de Caja.
8.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotar los caracteres que la integran.
3 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios". 10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma proyecto. 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos). 10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente; 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual.
9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar.
10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Director de Plantel o Director de rea al que pertenece la Unidad Ejecutora que presenta la solicitud.
AUTORIZACION DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 02-1) FORMATO Relacin de gastos para el reembolso del fondo fijo de caja. OBJETIVO Relacionar y detallar por unidad las facturas que se anexan soporte de la solicitud para el reembolso del fondo fijo de caja. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original, adjunto a la solicitud de reembolso del fondo fijo de caja. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero que har referencia con el Formato del Fondo Fijo de Caja. 2.- HOJA: Anotar el nmero consecutivo al total de pginas. 3.- FACT.: Anotar el nmero de factura con la que se realiz el gasto. 4.- FECHA: Anotar el da, mes y ao de elaboracin de la factura. 5.- PERSONA QUE REALIZO EL GASTO: Anotar el nombre del servidor pblico que realiz el gasto. 6- PROVEEDOR: Anotar el nombre de la razn social o proveedor. 7.- CONCEPTO: Describir brevemente la justificacin razonable del gasto. 8.- PARTIDA: Detallar el nmero de la partida de acuerdo al clasificador por objeto de gasto. 9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria. 10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 03) FORMATO Orden de Ministracin de Viticos y Pasajes OBJETIVO Manifestar los gastos erogados por alimentacin y transporte, por comisin del personal administrativo y docente del COBAEM, de acuerdo a las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original como soporte respectivo del Fondo Fijo de Caja. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1. NO. DE OFICIO DE COMISION.- Anotar el nmero consecutivo en el ao correspondiente de acuerdo al departamento al que este adscrito el servidor pblico comisionado. 2. CLAVE DE ISSEMYM.- Anotar la clave del registro de ISSEMYM del servidor pblico que realizar la comisin. 3. NO. DE TRABAJADOR.-Anotar el Nmero que se encuentra en el recibo de nmina. 4. FECHA DE ELABORACION.- Detallar el da, mes y ao de elaboracin del formato. 5. NOMBRE.- Anotar el nombre del comisionado. 6. CARGO.- Escribir el cargo o puesto del comisionado. 7. AREA DE ADSCRIPCION.- Anotar el Plantel, Centro EMSAD Departamento al que se encuentre. 8. LUGAR DE LA COMISION.- Anotar el lugar o lugares al que fue comisionado. 9. PERIODO (S) DE LA COMISION.- Anotar el periodo de la comisin a realizar. 10. MOTIVO DE LA COMISION.- Detallara el objetivo de la comisin a realizar. 11. MEDIO DE TRANSPORTE: Deber describir el tipo de transporte en el que se traslada. 12. DESGLOCE DE LOS GASTOS EROGADOS.- Detallar por separado los gastos realizados por transporte y alimentos. 13. TRANSPORTE.- Desglosar los gastos erogados por transporte describiendo con detalle de que lugar a que lugar se realiz el gasto, as como describir si lo comprueba o no. 14. CLAVE PRESUPUESTARIA POR TRANSPORTE.- Deber anotar los caracteres de acuerdo al artculo 17 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico, vigente. 15. ALIMENTOS.- Detallar el total de gastos erogados que realiz por alimentos, considerando la normatividad existente.
16. CLAVE PRESUPUESTARIA POR ALIMENTOS.- Deber anotar los caracteres de acuerdo al artculo 17 del Manual de Normas y Polticas para el Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico, vigente. 17. TOTAL.- Anotar con nmero la sumatoria de los gastos a liberar. 18. COMISIONADO.- Anotar el nombre y firma de la persona comisionada. 19. AUTORIZO.- Detallar el nombre del titular de la unidad ejecutora as como la firma de autorizacin.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 04) FORMATO Solicitud de pago de las adquisiciones directas. OBJETIVO Recuperar los recursos que permiten a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos con cargo a las partidas 1000 (servicios personales), 2000 (materiales y suministros), 3000 (servicios generales) y que no son pagadas en el fondo fijo de caja. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El original al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original, la copia fotosttica de este documento acuse de recibo y soporte de la unidad administrativa. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao 05/FFC/001/07 2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables. (Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico). 4.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en el Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. 5.- RECIBI DE LA DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEL COBAEM LA CANTIDAD DE: Anotar el monto total con nmero y letra, por el que se solicita el reembolso de los gastos efectuados. 6.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos por los que se elabora la solicitud. 7.- CHEQUE A FAVOR DE: Anotar el nombre del Responsable del Fondo Fijo de Caja.
8.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotar los caracteres que la integran. 3 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios".
10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma proyecto. 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos). 10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente. 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual. 9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar. 10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- ELABORO: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular del Fondo Fijo de Caja.
Edicin Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/02 Pgina: 22 de 40
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 04-1) FORMATO Relacin de gastos para la solicitud de pago de las adquisiciones directas. OBJETIVO Relacionar y detallar por unidad las facturas que se anexan soporte de la solicitud de pago de las adquisiciones directas. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original adjunto al formato SOLICITUD DE PAGO DE LAS ADQUISICIONES DIRECTAS. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1. No. DE REGISTRO: Anotar el nmero que har referencia con el Formato. 2. HOJA: Anotara el nmero consecutivo al total de pginas. 3. FACTURA: Anotar el nmero de factura con la que se realiz el gasto. 4. FECHA: Anotar el da, mes y ao de elaboracin de la factura. 5. PERSONA QUE REALIZO EL GASTO: Anotar el nombre del servidor pblico que realiz el gasto. 6. PROVEEDOR: Anotar el nombre de la razn social o proveedor. 7. CONCEPTO: Describir brevemente la justificacin razonable del gasto. 8. PARTIDA: Detallar el nmero de la partida de acuerdo al clasificador por objeto de gasto. 9. IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria. 10. TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11. SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12. AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 05) FORMATO Solicitud de gastos a comprobar OBJETIVO Obtener los recursos que permitan a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos, con cargo a las partidas de los captulos 1000 (servicios personales), 2000 (materiales y suministros) y 3000 (servicios generales) de forma anticipada a la comprobacin del importe. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El formato deber entregarse en original y una copia para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original y copia para el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao Pondremos como ejemplo el plantel de Valle de Bravo: 05/SGC/001/07 2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables, (Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico). 4.-UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, (Plantel). 5.- AGRADECEREMOS TRAMITAR LO SIGUIENTE POR UN IMPORTE DE: Anotar con nmero el monto que corresponda al importe total del gasto. 6.- NOMBRE DEL SOLICITANTE: Deber detallar el nombre de quien solicita el recurso, aunque el cheque se encuentre a nombre de otra persona o razn social, este deber realizar la comprobacin del gasto. 7.- CHEQUE A FAVOR DE: Deber anotar el nombre del proveedor al cual se realizo el gasto.
8.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos justificacin por los que se elabora la solicitud. 9.-DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN: Anotar los documentos que amparan la solicitud siendo stas las cotizaciones correspondientes. 10.-CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotarse los caracteres que la integran. 137 0701010301 3 205N10016 3105 11.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar. 12.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 13.- CUADRO COMPARATIVO: Anotar en forma resumida los datos de las cotizaciones que se anexan. 14.- SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 15.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
Gobierno del Estado de Mxico
NO. DE REG. DIA
(1
FECHA DE ELABORACIN MES
(2
AO
COMPROBACION DE GASTOS
UNIDAD RESPONSABLE ( 3 COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MEXICO DATOS GENERALES PROVEEDOR: FACTURA: UNIDAD EJECUTORA
(4
(5 (6
IMPORTE:
(7
IMPORTE CON LETRA: POR CONCEPTO DE: ( 8 DEL CHEQUE: ( 9 DE LA POLIZA: ( 10 No. DE REGISTRO DE LA SOLICITUD: ( 11
CLAVE PRESUPUESTARIA ( 12 CAPITULO 2000
IMPORTE
CAPITULO 3000
TOTAL ELABORO ( 14 AUTORIZO ( 15
( 13
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO O RESPONSABLE DE ADMON. DEL F.F.C.
DIRECTOR DEL PLANTEL TITULAR DE LA UNDAD EJECUTORA FO DPYC 06
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 06)
FORMATO Comprobacin de gastos OBJETIVO Presentar la documentacin del importe pagado con anticipacin por concepto de diversas erogaciones, relacionando los comprobantes de gasto. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El formato deber entregarse en original y una copia para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original y copia para el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao Ejemplo: 05/CG/001/07 2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables, (Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico). 4.-UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, (Plantel). 5.- NOMBRE DEL PROVEEDOR: Deber anotar el nombre del proveedor al cual se realizo el gasto. 6.- FACTURA: Anotar el Nmero de Factura Facturas que amparan el gasto. 7.- IMPORTE: Anotar con nmero y letra la sumatoria del total de los montos a liberar.
8.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos justificacin por los que se elabor la solicitud. 9.- DEL CHEQUE: Anotar el Nmero de cheque con que fue pagada la solicitud enviada antes de la comprobacin. 10.- DE LA POLIZA: Anotar el Nmero de pliza del registro contable correspondiente. 11.- No. DE REGISTRO DE LA SOLICITUD: Anotar el Nmero consecutivo de la solicitud pagada antes de la comprobacin. 12.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotarse los caracteres que la integran. 3 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios".
10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma proyecto). 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos).
10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente. 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual.
13.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 14.- ELABORO: Deber anotarse nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 15.- AUTORIZO: Deber anotarse nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE A COMPROBAR FECHA: (1) CLAVE PRESUPUESTARIA: (2) ADSCRIPCION UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD EJECUTORA: (4) (5) FOLIO COBAEM (3)
NOMBRE DEL SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO: (6) PUESTO FUNCIONAL: DESTINO (8) MOTIVO (9) PERIODO DE LA COMISION: (10) NUMERO DE DIAS: ANEXOS: (15) INVITACION FOLLETO TRIPTICO PUBLICIDAD PERIODICO REVISTA OTRO (12) POR INSTRUCCIONES DE: (11) COSTO POR DIA: OBSERVACIONES (13) TOTAL: (14)
(7)
(16)
RECIBI DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MEXICO LA CANTIDAD DE $ (17)
SOLICITA - RECIBE
VO. BO.
AUTORIZA
(18)
(19)
(20)
________________________________ _________________________________ _________________________________ SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS FO DPYC 07 TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 07) FORMATO Solicitud de gastos de viaje a comprobar. OBJETIVO Promover la autorizacin y liberacin de recursos, de acuerdo a la normatividad existente. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El formato deber entregarse en original y una copia para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original y copia para el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- FECHA: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 2.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotarse los caracteres que la integran: 3 10 1 10 4 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el Clasificador de Regiones y Municipios". Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma, proyecto). Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos). Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente. Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual.
3.- FOLIO COBAEM: Anotar el nmero progresivo de su control. 4.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la unidad responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al Catlogo de Unidades Responsables, contenido en este Manual. 5.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al Catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en este Manual.
6.- NOMBRE DEL SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO: Anotar el nombre del Servidor Pblico que realizar la comisin. 7.- PUESTO FUNCIONAL: Anotar el puesto funcional autorizado del Servidor Pblico comisionado. 8.- DESTINO: Anotar el lugar al que asistir el Servidor Pblico comisionado.
9.- MOTIVO: Anotar el motivo que justifique la necesidad de realizar la comisin. 10.- PERIODO DE LA COMISION: Anotar el periodo durante el cual se llevar a cabo la comisin. 11.- POR INSTRUCCIONES DE: Anotar el nombre y cargo del Servidor Pblico que instruye la comisin. 12.- NMERO DE DIAS: Anotar los que corresponden a la comisin. 13.- COSTO POR DIA: Anotar el monto diario que corresponda de acuerdo a la normatividad vigente. 14.- TOTAL: Anotar el resultado de multiplicar el costo diario por das en que se realice la comisin. 15.- ANEXOS: Indicar el tipo de documento que anexa para soportar el motivo de la comisin. 16.- OBSERVACIONES: Hacer referencia con mayor detalle del motivo de dicha comisin. 17.- RECIBI DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MEXICO LA CANTIDAD DE: Anotar el monto total con nmero y letra de la solicitud presentada. 18.- SERVIDOR PBLICO COMISIONADO: Anotar nombre y firma del servidor pblico que llevar a cabo la comisin. 19.- Vo. Bo.: Nombre y Firma del Titular de la Direccin de Administracin y Finanzas. 20.- AUTORIZA. Nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE FECHA DE ELABORACION: CLAVE PRESUPUESTARIA: FOLIO COBAEM
(1)
(2)
ADSCRIPCION
(3)
UNIDAD RESPONSABLE: UNIDAD EJECUTORA:
(4)
(5)
(8) (10)
NOMBRE DEL SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO: (6) PUESTO FUNCIONAL: (7) VEHICULO PARTICULAR: DESTINO JUSTIFICACION: NIVEL TABULAR:
(9)
VEHICULO PROPIEDAD DEL GEM:
(11)
(12)
RELACION DE GASTOS CON COMPROBANTE (13) No. DE FACTURAS Y/O NOTAS IMPORTE
CONCEPTO
TOTAL DE GASTOS CON COMPROBANTE TARIFA DIARIA DIAS
(14)
(17)
(18)
IMPORTE DE LOS GASTOS SIN COMPROBANTE (15) T O T A L (16)
COMPRUEBA
Vo. Bo.
AUTORIZA
(19)
(20)
(21)
________________________________ _________________________________ _________________________________ SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM FO DPYC 08
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 08) FORMATO Comprobacin de gastos de viaje OBJETIVO Comprobar la documentacin soporte del importe pagado con anterioridad por concepto de gastos de viaje, la unidad ejecutora deber requisitarlo atendiendo lo establecido a la normatividad. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El formato deber entregarse en original y una copia para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original y copia para el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- FECHA DE ELABORACION: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 2.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotarse los caracteres que la integran: 3 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios". 10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma, proyecto). 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos). 10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente. 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual. 3.- FOLIO COBAEM: Anotar el nmero progresivo de su control. 4.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la unidad responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al Catlogo de Unidades Responsables. 5.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al Catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en este Manual.
6.- NOMBRE DEL SERVIDOR PBLICO COMISIONADO: Anotar el nombre del Servidor Pblico que realizar la comisin. 7.- PUESTO FUNCIONAL: Anotar el puesto funcional autorizado del Servidor Pblico comisionado. 8.- NIVEL TABULAR: El correspondiente al Servidor Pblico comisionado, autorizado por la Direccin General. 9.- VEHICULO PARTICULAR: Marcar esta opcin si es aplicable. 10.- VEHICULO PROPIEDAD DEL GEM: Marcar esta opcin si es aplicable. 11.- DESTINO: Anotar el lugar al que asisti el servidor pblico comisionado. 12.- JUSTIFICACION: Anotar el motivo que justifique la comisin. 13.- RELACION DE GASTOS CON COMPROBANTE: Anotar el concepto, identificacin del comprobante y el importe que justifique la comprobacin de los gastos. 14.- TOTAL DE GASTOS CON COMPROBANTE: Anotar la sumatoria de los importes de los comprobantes. 15.- IMPORTE DE LOS GASTOS SIN COMPROBANTE: Anotar el importe sin exceder el mximo sealado en la normatividad aplicable. 16.- TOTAL: Anotar la sumatoria de la comprobacin de gastos. 17.- TARIFA DIARIA: Anotar la que corresponde de acuerdo a la normatividad vigente aplicable. 18.- DIAS: Anotar los das durante los cuales se llev a cabo la comisin. 19.- SERVIDOR PUBLICO COMISIONADO: Anotar nombre y firma del servidor pblico comisionado que llev a cabo la comisin. 20.- COMPRUEBA: Nombre y Firma del Titular de la Unidad Ejecutora. 21.- AUTORIZA. Nombre y firma del Director General.
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 09) FORMATO Solicitud de Reembolso de Gastos. OBJETIVO Recuperar los recursos que permiten a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos con cargo a las partidas 2000 (materiales y suministros), 3000 (servicios generales) y que no son pagadas en el fondo fijo de caja. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El original al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con el soporte documental en original, la copia fotosttica de este documento acuse de recibo y soporte de la unidad administrativa. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero con el cual se identificar el documento, ste estar formado por: No. del Plantel + tipo de documento + consecutivo + ao 05/SRG/001/07 2.- FECHA DE ELABORACIN: Anotar da, mes y ao en que se elabore la solicitud. 3.- UNIDAD RESPONSABLE: Anotar la denominacin de la Unidad Responsable a la que est adscrita la unidad ejecutora, de acuerdo al catlogo de Unidades Responsables.(Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico). 4.- UNIDAD EJECUTORA: Anotar la denominacin de la unidad ejecutora que presenta la comprobacin, de acuerdo al catlogo de Unidades Ejecutoras, contenido en el Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. 5.- RECIBI DE LA DIRECCIN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEL COBAEM LA CANTIDAD DE: Anotar el monto total con nmero y letra, por el que se solicita el reembolso de los gastos efectuados. 6.- POR CONCEPTO DE: Describir brevemente los conceptos por los que se elabora la solicitud. 7.- CHEQUE A FAVOR DE: Anotar el nombre del servidor pblico que realizo el gasto.
8.- CLAVE PRESUPUESTARIA: Debern anotar los caracteres que la integran. 3 Al nmero de regin o en su caso del municipio que corresponda segn el "Clasificador de Regiones y Municipios". 10 Corresponden al Catlogo de la Estructura Programtica (funcin, subfuncin, programa subprograma proyecto). 1 Corresponden a la Fuente de Financiamiento (1=Recursos Estatales, 2= Recursos Federales Y 3=Recursos Mixtos). 10 Corresponden al Centro de Costo, segn el Catlogo de Centros de Costo, contenido en el Manual de Operacin del Sistema Integral de Presupuesto por Programas vigente. 4 Corresponde a la clave del Objeto de Gasto, segn el Clasificador por Objeto de Gasto, vigente en este Manual. 9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria a afectar. 10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- ELABORO: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular del Fondo Fijo de Caja.
Edicin Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/02 Pgina: 39 de 40
Edicin: Fecha: Cdigo: Pgina:
Segunda Septiembre de 2010 205N14003/02 40 de 40
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ( FO DPYC 09-1) FORMATO Relacin de la Solicitud de Reembolso de Gastos. OBJETIVO Relacionar y detallar por unidad las facturas que se anexan soporte de la solicitud de Reembolso de Gastos. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregarse en formato original adjunto al formato SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS. CONCEPTO Y DESCRIPCION
1.- No. DE REGISTRO: Anotar el nmero que har referencia con el Formato. 2.- HOJA: Anotara el nmero consecutivo al total de pginas. 3.- FACTURA: Anotar el nmero de factura con la que se realiz el gasto. 4.- FECHA: Anotar el da, mes y ao de la factura. 5.- PERSONA QUE REALIZO EL GASTO: Anotar el nombre del servidor pblico que realiz el gasto. 6- PROVEEDOR: Anotar el nombre de la razn social o proveedor. 7.- CONCEPTO: Describir brevemente la justificacin razonable del gasto. 8.- PARTIDA: Detallar el nmero de la partida de acuerdo al clasificador por objeto de gasto. 9.- IMPORTE: Anotar con nmero el monto que corresponda a cada clave presupuestaria. 10.- TOTAL: Anotar con nmero la sumatoria de los montos a liberar. 11.- SOLICITA: Deber anotar nombre y firma del Subdirector Administrativo o equivalente, de acuerdo al responsable del manejo de los recursos de la Unidad Ejecutora que presente la solicitud. 12.- AUTORIZA: Deber anotar nombre y firma del Titular de la Unidad Ejecutora.
REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS PROPIOS DEL COBAEM
PROCEDIMIENTO Registro y Control de los Ingresos Propios del COBAEM. OBJETIVO Mantener actualizado los recursos propios del Colegio de Bachilleres mediante el adecuado registro y control de stos. ALCANCE Aplica al personal administrativo de los Planteles, Centros de Educacin Media Superior a Distancia y Oficinas Centrales del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, encargados del registro y control de ingresos propios. REFERENCIAS Ley de los Ingresos del Estado de Mxico para el ejercicio fiscal 2010, Art. nm 7.16 (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 10 de Diciembre de 2009) Acuerdo por el que se dan a conocer las cuotas y tarifas para el Ejercicio Fiscal 2009, previstas en el ttulo tercero "de los Ingresos del Estado", captulo segundo "de los Derechos Disposiciones Generales" del Cdigo Financiero del Estado de Mxico y Municipios. Reglamento de Control Escolar del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, Art. 8, Captulo I. Manual General de Organizacin, Apartado VII.- Objetivo y funciones por unidad administrativa: Departamento de Presupuesto y Contabilidad. (Gaceta del Gobierno, No. 45 publicado el 10 de marzo de 2009. Oficio 2052IA000-882/10 emitido por la Direccin General de Educacin Media Superior y Superior, adscrito a la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior de la Secretara de Educacin. Emitido el 06 de julio de 2010 de las cuotas voluntarias de recuperacin autorizadas para el ciclo escolar 2010-2011.
RESPONSABILIDADES El Departamento de Presupuesto y Contabilidad es el responsable de concentrar, registrar y controlar los ingresos propios del COBAEM. El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber: Recibir el oficio de solicitud de formas valoradas.
Revisar y valorar la pliza de ingresos con el soporte documental para su autorizacin. Solicitar mediante oficio al Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad los comprobantes de pago formas valoradas. Difundir a los alumnos en cada ciclo escolar el procedimiento que deben seguir para realizar los pagos por los conceptos autorizados. Realizar el registro contable mediante la pliza de Ingresos conforme a las cifras de los Estados de Cuenta Bancarios. Recibe los resultados de la conciliacin bancaria emitida por el Plantel o Centro EMSAD, y registra las modificaciones u observaciones correspondientes y los archiva. Emite los informes en los Estados Financieros Mensuales. Controlar y resguardar las formas valoradas adjuntando el depsito bancario, ordenando los folios de forma consecutiva. Realizar con base a la informacin remitida por el Departamento de Presupuesto y Contabilidad, la conciliacin bancaria. Remite al Departamento de Presupuesto y Contabilidad los resultados de la conciliacin bancaria.
El Director del Plantel o Responsable de los Centros EMSAD deber:
El Analista del Plantel o Centro EMSAD deber:
DEFINICIONES CENTRO EMSAD: COBAEM: Ficha de depsito bancario: Forma valorada Centro de Educacin Media Superior a Distancia. Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Es el comprobante oficial de pago que realiza el banco por el ingreso a la cuenta bancaria del COBAEM. Es el formato oficial impreso que es utilizado para la identificacin y recaudacin de los ingresos propios del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.
INSUMOS El oficio emitido al Departamento de Presupuesto y Contabilidad para solicitar las formas valoradas y as realizar el registro correspondiente de acuerdo al tipo de ingreso.
RESULTADOS Control de los ingresos propios mensuales mediante los Estados Financieros.
INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS Elaboracin Mensual de los Estados Financieros.
POLITICAS El oficio de solicitud de formas valoradas deber ir dirigido al Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Se realizar la distribucin de las formas valoradas de acuerdo al color, separando el color rosa, ya que a ste deber anexar la ficha de depsito bancario original, as como los formatos cancelados con el juego de los colores completos y ser resguardado por el Plantel Centro EMSAD correspondiente. La presentacin de los comprobantes de pago y los depsitos bancarios, debern ir engrapados a una hoja en tamao carta, sin doblar y sin pegar, ordenando los folios en forma consecutiva y perforando la hoja de lado izquierdo asegurados con broche baco en caso de faltar algn folio deber firmar una responsiva de quien entrega el documento. En caso de extravo del comprobante, el Titular del Plantel o Centro EMSAD deber levantar un acta administrativa de los hechos firmada por testigos presenciales y el Titular, adjuntndolo en el expediente.
DESARROLLO UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Director del Plantel Responsable del Centro EMSAD Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Director del Plantel Responsable del Centro EMSAD
No. 1.
ACTIVIDAD Elabora oficio original y copia solicitando al Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad las formas valoradas, entrega oficio, obtiene acuse y archiva. Recibe el oficio de solicitud en original, revisa, se entera, firma el acuse, registra y turna al analista para su atencin. Recibe el oficio de solicitud y elabora el llenado del formato Recibo y entrega junto con las formas valoradas al Director del Plantel o Responsable del Centro EMSAD, y lo registra en su control. Obtiene el formato Recibo junto con los comprobantes de pago y firma de conformidad por los folios que recibe, fotocopia el formato para su control y entrega original del recibo al analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, as como al analista del Plantel o Centro EMSAD las formas valoradas y fotocopia del recibo. Recibe original del Formato Recibo y la resguarda para su control. Recibe fotocopia del recibo y las formas valoradas y las resguarda. En fin de mes verifica los estados de cuenta bancarios de manera mensual, registra en el sistema contable y solicita va correo electrnico la elaboracin de la conciliacin y turna va correo electrnico al Analista del Plantel o Centro EMSAD.
2.-
3.-
4.-
5.-
Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Analista del Plantel o Centro EMSAD Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
6.7.-
No. 8.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Analista del Plantel o Centro EMSAD
ACTIVIDAD Se entera, realiza la conciliacin contable, y captura en el formato Relacin de Comprobantes de Pago por Ingresos Propios as como en el formato Concentrado de Ingresos y remite los resultados al Director o Responsable del Centro EMSAD para su autorizacin. Recibe los formatos valora determina: Es correcto? No es correcto, turna al Analista para su revisin y correccin.
9.-
Director del Plantel o Responsable del Centro EMSAD
10.11.12.Analista del Plantel o Centro EMSAD Director del Plantel o Responsable del Centro EMSAD Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Recibe los formatos y la conciliacin, valora y corrige la informacin (Se conecta al punto No. 9). Si es correcto, firma los formatos, elabora el oficio y remite junto con la documentacin al Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe la Relacin de Comprobantes de Pago por Ingresos Propios el Concentrado de Ingresos y los Resultados de la Conciliacin, firma acuse, analiza y determina: Es correcto?
13.-
14.-
No es correcto, turna al Director o Responsable del Centro EMSAD para su revisin y correccin (se conecta al punto No.9). Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Si es correcto elabora la pliza de ingresos y turna para su autorizacin. Obtiene la pliza de ingresos con el soporte documental, valora y determina:
15.-
16.-
No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Es correcto?
ACTIVIDAD
17.18.Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
No es correcto lo remite al Departamento para su correccin.
Analista
del
Recibe la documentacin valora y realiza la correccin de la pliza o bien remite la informacin para su correccin (se conecta al punto No.9) Si es correcto autoriza la pliza de ingresos y la turna. Recibe la documentacin y la resguarda, genera los informes en los Estados Financieros Mensuales. Se conecta al procedimiento Elaboracin Mensual de los Estados Financieros.
19.20-
Fin del procedimiento.

REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS PROPIOS DEL COBAEM DIRECTOR DEL PLANTEL INICIO 1 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE FORMAS VALORADAS, TURNA, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA 2 ANALISTA DEL PLANTEL O CENTRO EMSAD
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD, REVISA, SE ENTERA, FIRMA ACUSE, REGISTRA Y TURNA
3 RECIBE OFICIO, ELABORA FORMATO RECIBO Y ENTREGA JUNTO CON LAS FORMAS VALORADAS Y REGISTRA 5
4 OBTIENE FORMATO RECIBO JUNTO CON LAS FORMAS VALORADAS, FIRMA DE CONFORMIDAD, OBTIENE FOTOCOPIA Y TURNA
6 OBTIENE FORMATO RECIBO JUNTO CON LAS FORMAS VALORADAS, FIRMA DE CONFORMIDAD, OBTIENE FOTOCOPIA Y TURNA
RECIBE EL ORIGINAL DEL FORMATO RECIBO Y RESGUARDA PARA SU CONTROL
7 VERIFICA MENSUALMENTE ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS, REGISTRA EN EL SISTEMA CONTABLE Y SOLICITA VA CORREO ELECTRNICO LA ELABORACIN DE LA CONCILIACIN
8 9 RECIBE OFICIO JUNTO CON RELACIN DE COMPROBANTES DE PAGO POR INGRESOS PROPIOS EL CONCENTRADO DE INGRESOS Y RESULTADOS DE LA CONCILIACIN, VALORA Y DETERMINA: SE ENTERA, REALIZA LA CONCILIACIN Y REMITE RESULTADOS JUNTO CON LOS FORMATOS ELABORADOS PARA SU REVISIN Y AUTORIZACIN
SI
ESTN CORRECTOS?
NO
10 TURNA FORMATOS Y CONCILIACIN PARA CORRECCIONES 11 RECIBE FORMATOS Y CONCILIACIN, CORRIGE Y TURNA 9 FIRMA LOS FORMATOS, ELABORA OFICIO Y REMITE JUNTO CON LA DOCUMENTACIN 13 RECIBE RELACIN DE COMPROBANTES DE PAGO POR INGRESOS PROPIOS, CONCENTRADO DE INGRESOS Y RESULTADOS DE LA CONCILIACIN, FIRMA ACUSE Y DETERMINA:
12
SI
ESTN CORRECTOS?
NO
14 INTEGRA Y REMITE PARA SU CORRECCIN 9

REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS PROPIOS DEL COBAEM DIRECTOR DEL PLANTEL ANALISTA DEL PLANTEL O CENTRO EMSAD
ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD A 15 ELABORA PLIZA DE INGRESOS Y TURNA PARA SU AUTORIZACIN
16 OBTIENE PLIZA DE INGRESOS CON EL SOPORTE DOCUMENTAL, VALORA Y DETERMINA:
SI
ESTN CORRECTOS?
NO
17 INTEGRA Y REMITE PARA SU CORRECCIN 18 RECIBE Y TURNA PARA SU CORRECCIN 19 AUTORIZA PLIZA DE INGRESOS Y TURNA 9
20 RECIBE DOCUMENTACIN Y RESGUARDA, GENERA LOS INFORMES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUALES SE CONECTA AL PROCEDIMIENTO ELABORACIN MENSUAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
FIN
Edicin: Fecha: Cdigo:
Segunda Septiembre de 2010 205N140030/03 Pgina: 9 de 19
MEDICIN Registro de Ingresos
Nmero de formados emitidos Nmero de Ingresos Registrados y Conciliados con el Banco
= Porcentaje de los Ingresos Propios del COBAEM
Registro de evidencias: La forma valorada oficial del COBAEM El depsito bancario original Pliza de ingresos Estados de Cuenta Bancarios FORMATOS E INSTRUCTIVOS FI DPYC 1 Recibo. FI DPYC 2 Forma Valorada. FI DPYC 3 Relacin de comprobantes de pago por ingresos propios. FI DPYC 4 Concentrado de ingresos.
(1 RECIBI NO. __________
R E C I B I del Departamento de Presupuesto y Contabilidad la cantidad de (2 (3 ______________ comprobantes de pago del folio No. ___________________ al (4 _________________, para realizar las recuperaciones del Plantel EMSAD __________________________________________ por concepto de inscripciones, (5 reinscripciones, pago de exmenes de 1 y 2 nivelacin, concesiones de cafetera, servicio de fotocopiado, reposicin de credencial, etc.
Toluca, Mx., a __________ de _____________________ del 2009. (6
RECIBE (7
ENTREGA (8
______________________ NOMBRE Y FIRMA
______________________ NOMBRE Y FIRMA
FI DPYC 01
FORMATO Recibo (FI DPYC 01) OBJETIVO Controlar la salida de las formas valoradas, contra-entrega del oficio de solicitud emitido por el rea administrativa. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS El formato en original con las firmas correspondientes, quedan bajo resguardo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad adjunto con el oficio de solicitud, una copia fotosttica se entrega al solicitante. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- Recibo No. El Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber escribir el No. de Recibo consecutivo de su control. 2.- La cantidad de.- Deber anotar el total de comprobantes de pago formas valoradas a entregar. 3.- Folios Nos.- Anotar el folio inicial del comprobante de pago forma valorada que est entregando. 4.- Al.- Anotar el folio final del comprobante de pago forma valorada que est entregando. 5.- Plantel o Centro EMSAD.- Deber anotar el nombre del Plantel o Centro EMSAD que solicita. 6.- Toluca, Mx.- Deber anotar el da mes y ao en que se est recibiendo los comprobantes de pago formas valoradas. 7.- Recibe.- Anotar el nombre y firma de quien recibe. 8.- Entrega.- Anotar el nombre y firma de la persona que entrega.
(2 (3
(1 (4 (6 (7 (5 (8
(9
( 10
FI DPYC 02
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO FORMATO (FI DPYC 02) Comprobante de Pago OBJETIVO Controlar los ingresos propios del COBAEM, mediante la clasificacin de copias de color que corresponde al departamento que deber administrar y las claves que identifican el tipo de ingreso. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber llenar el formato contra-entrega de la ficha de depsito bancario, y las copias debern distribuirse a los departamentos correspondientes de la siguiente manera: Color Blanco.- Interesado: Se le entregar al alumno concesionario, como justificante del pago realizado en el banco. Color Azul.- Se archiva en el expediente del alumno concesionario. Color Rosa.- Se archiva junto con el depsito bancario y lo resguarda el Plantel o el Responsable del Centro EMSAD. Color Amarillo.- Copia de comprobante que controlar la Subdireccin Administrativa del Plantel o Centro EMSAD para consulta o supervisin del consecutivo de folios.
CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- Lugar y Fecha de Expedicin.- Deber detallar el da, mes y ao de la expedicin de la ficha de depsito, esta fecha no puede ser anterior a la contenida en el comprobante bancario o posterior a tres das hbiles de la entrega. 2.- Nombre.- Deber registrar el apellido paterno, materno y nombre del alumno, servidor pblico o concesionario que realiz el pago. 3.- No. de Cuenta.- Deber registrar el nmero que corresponde al alumno y que deber proporcionar la Subdireccin Acadmica. 4.-Semestre.- Especificar el semestre al que se est cursando, cuando se trate de inscripcin o reingreso deber anotar 1, tratndose de una constancia, reposicin de credencial o certificado anotar el semestre actual que cursa el alumno. 5.- Grupo.- Deber detallar el grupo escolar al que corresponde el alumno que est realizando el pago. 6.- Clave.- En este apartado deber registrarse el nmero de clave de acuerdo a su concepto:
CLAVE 1 2 3 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 28 27 DESCRIPCION BASES PARA CONCURSO PREINSCRIPCIONES INSCRIPCIONES EQUIVALENCIA DE ESTUDIOS EXAMENES EXTRA, TITULO, 1a Y 2a EXAMEN ESPECIAL CONSTANCIAS REPOSICION DE CREDENCIALES CERTIFICADOS PARCIALES Y TOTAL SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO GUIAS DE ESTUDIO (EMSAD) ANTOLOGIAS COBAEM CAFETERIA SERVICIO DE FOTOCOPIADO VARIOS DEPRECIACION EN GARANTIA CAFETERIA DEPRECIACION DE GARANTIA SERV. DE FOTO INTERESES MORATORIOS RENTA CAFETERIA INTERESES MORATORIOS FOTOCOPIADO INDEMNIZACION POR ROBO DE BIENES ESCUDOS REINSCRIPCIONES REINSCRIPCIONES CON DESCUENTO PORCENTUAL OBSERVACIONES EXCLUSIVO RECURSOS MATERIALES NUEVO INGRESO EXAMEN DE REGULARIZACION EXAMEN DE REGULARIZACION
7.- Importe.- Se deber anotar el importe que corresponde a la clave, segn el oficio de autorizacin emitido por la Secretara de Educacin, y que deber ser el mismo de la ficha de depsito bancario. 8.- Concepto.- En este apartado se especificar el concepto por el cual se realiz el pago. 9.- Suma.- Anotar con nmero la sumatoria del total de los importes. 10.- Recibi.- Deber anotar el nombre y la firma de quien recibe y realiza el llenado del formato.
FI DPYC 03
FORMATO (FI DPYC 03) Relacin de comprobantes de pago por ingresos propios. OBJETIVO Informar de los ingresos que se recibieron en un periodo determinado. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregar el original al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con copia para el acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- Plantel.- Anotar el nombre del Plantel que informa de los ingresos obtenidos. 2.- Mes.- Describir el mes del que se est informando. 3.- No. de Comprobante de Pago.- Deber anotar el Nmero de Forma Valorada en forma consecutiva, misma que invariablemente debe coincidir con la documentacin que soporta. 4.- Fecha de Recibo.- Deber anotar el da, mes y ao de expedicin del comprobante de pago. 5.- No. de Cuenta.- Describir el nmero de registro del alumno que est realizando el pago. 6.- Nombre del Alumno.- Describir el nombre y apellidos del alumno que realiza el pago. 7.- Semestre.- El numero de semestre que est cursando el alumno que realiza el pago. 8.- Clave del Ingreso.- Deber anotar la clave que registr de acuerdo al tipo de ingreso. 9.- Concepto.- Deber anotar el concepto del pago que est realizando. 10.- Importe.- Anotar el importe del pago que se realiza. 11.- Referencia Bancaria.- Anotar la clave del depsito bancario, misma que se encuentra en la parte superior derecha del formato y en la parte inferior izquierda, en esta parte la clave la acompaa un cero intercalado en cada nmero ejemplo: 80270 (parte superior derecha) 000080207000 (parte inferior izquierda) 12.- Fecha del Ingreso.- Deber anotar la fecha del depsito bancario.
13.- Elabor.- Deber anotar el cargo, nombre y firma de la persona que realiz el llenado del formato. 14.- Reviso.- Anotar el cargo, nombre y firma de quien revis y valido la informacin. 15.- Autoriz.- Anotar el cargo, nombre y firma de quien autoriza.
FI DPYC 04
FORMATO (FI DPYC 04) Concentrado de Ingresos. OBJETIVO Informar de los ingresos concentrados por clave que se recibieron en un periodo determinado. DISTRIBUCION Y DESTINATARIOS Deber entregar el original al Departamento de Presupuesto y Contabilidad con copia para el Plantel o Centro EMSAD y acuse de recibo. CONCEPTO Y DESCRIPCION 1.- Plantel.- Anotar el nombre del Plantel que informa de los ingresos obtenidos. 2.- Mes.- Describir el mes del que se est informando. 3.- Clave del Ingreso.- Deber anotar la clave que registr de acuerdo al tipo de ingreso. 4.- Concepto.- Deber anotar el concepto del pago que est realizando. 5.- Importe.- Anotar el importe total por clave de ingreso acumulado del pago que se realiza. 6.- Elabor.- Deber anotar el cargo, nombre y firma de la persona que realiz el llenado del formato. 7.- Reviso.- Anotar el cargo, nombre y firma de quien revis y valido la informacin. 8.- Autoriz.- Anotar el cargo, nombre y firma de quien autoriza.
PAGO DE ESTMULOS AL DESEMPEO DEL PERSONAL DOCENTE (PROEDD)
Segunda Septiembre de 2010
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PROCEDIMIENTO Pago de estmulos al desempeo del personal docente (PROEDD) OBJETIVO Mejorar el otorgamiento del estmulo econmico al personal docente adscrito a los Planteles del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, mediante el pago al desempeo acadmico por desarrollo profesional, permanencia en las actividades de la docencia y capacitacin continua. ALCANCE Aplica a los docentes adscritos a los 29 planteles del COBAEM que cuenten como mnimo con un semestre de antigedad y cumplan con todos los requisitos establecidos en la Convocatoria que para tal fin emite la Direccin General del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico, y con lo dispuesto en el Programa de Estmulos al Desempeo del Personal Docente. REFERENCIAS Ley de Creacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, No. 125 de fecha 28 de junio de 1996, Captulo I, Art. 5, Fraccin XII) Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Docente y Administrativo del COBAEM. 22 de Agosto de 2006 Programa de Estmulos al Desempeo del Personal Docente. (Gaceta del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico Enero-Diciembre de 1999 ao I. Edicin Especial) Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Art. 5, Numeral V, VI y VII, cdigo 205N14003 (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 45, del 10 de Marzo de 2009). RESPONSABILIDADES El Departamento de Presupuesto y Contabilidad es el responsable del pago de estmulo al desempeo del personal docente. El Director General del COBAEM deber: Autorizar la elaboracin y publicacin de la Convocatoria. Convocar al Director Acadmico, Director de Planeacin y Evaluacin Institucional y a tres Directores de Plantel para integrar el Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica; a travs del Jefe del Departamento de Docencia y Orientacin Educativa.
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Autorizar el pago del estmulo econmico mediante la firma en el cheque (con firma mancomunada). El Director, Subdirector Acadmico Subdirector Administrativo del Plantel deber: Recibir y cotejar los cheques y la pliza con el acta, ya sea de Recepcin o de Entrega. Recibir del Departamento de Presupuesto y Contabilidad los cheques y la pliza del registro contable. Realizar el llenado del acta de recepcin de cheques en dos originales con puo y letra. Entregar un original al Departamento de Presupuesto y Contabilidad y el otro original para el plantel. Realizar el pago al docente a la presentacin de su credencial de elector y credencial del COBAEM. Fotocopiar los cheques y la pliza de registro contable debidamente firmados y archivarlos. Elaborar el acta de entrega detallando los cheques entregados y devolviendo los cheques que no fueron entregados, as como las listas de recibo de pago y las fotocopias de las identificaciones y lo enva mediante oficio al Departamento de Presupuesto y Contabilidad. El Titular del Departamento de Docencia y Orientacin Educativa deber: Remitir al Departamento de Presupuesto y Contabilidad mediante oficio, el concentrado con los resultantes en puntaje y nivel obtenidos por los docentes para que se realicen los cheques del estmulo econmico. El Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber: Realizar el clculo del importe del estmulo de acuerdo al nivel que le fue asignado por parte del Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica, una vez hecho lo turna al analista. El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber: Recibir mediante oficio del Departamento de Docencia y Orientacin Educativa, los listados de los docentes participantes y beneficiados al estmulo al desempeo del personal docente. Realizar con los listados de los docentes beneficiados el clculo del importe del estmulo de acuerdo al nivel que le fue asignado por parte del Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica. Elaborar los cheques y registros contables en las plizas de egresos. Elaborar el acta correspondiente y fotocopia los cheques para la firma de acuse de recibo. Recibir el acta de recepcin de cheques en original y archiva.
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DEFINICIONES COBAEM: Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica: Estmulos al desempeo docente: Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Es el rgano designado por el Director General del COBAEM, encargado de la evaluacin de los docentes participantes en el PROEDD. Son prestaciones econmicas autorizadas para el personal del modelo de educacin media superior, son beneficios econmicos independientes al sueldo, por lo que no constituyen un ingreso fijo, regular ni permanente y en consecuencia no podrn estar, bajo ninguna circunstancia, sujetos a negociaciones con organizaciones sindicales o estudiantiles; ni podrn ser demandables ante otra autoridad gubernamental. Programa de Estmulos al Desempeo del Personal Docente.
PROEDD: INSUMOS
El oficio con los listados donde emite los resultados en puntaje y nivel obtenidos por los docentes para el clculo del importe del estmulo de acuerdo al nivel que le fue asignado por el Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica. RESULTADOS El pago de estmulos al desempeo del personal docente (PROEDD). INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Autorizacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. POLTICAS: La informacin deber ser entregada en reporte impreso y medio magntico, con informacin clara, sin repetir y firmada por el Director y Subdirector Acadmico. Entregar los cheques nicamente al Director del Plantel Subdirector Acadmico Subdirector Administrativo.
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DESARROLLO UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO
No.
ACTIVIDAD Viene del procedimiento: Programa de estmulos al desempeo del personal docente (PROEDD) del Departamento de Docencia y Orientacin Educativa.
1.
Departamento de Docencia y Orientacin Educativa.
Remite al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad mediante oficio, el listado con los resultados en puntaje y nivel obtenidos por los docentes para que se realicen los cheques del estmulo econmico. Recibe el oficio y los listados de los docentes participantes y beneficiados al estmulo al desempeo y realiza el clculo del importe del estmulo de acuerdo al nivel que le fue asignado por el Comit Tcnico de Evaluacin Acadmica, una vez hecho lo turna al analista. Recibe los listados y elabora los cheques y realiza el registro contable emitiendo las plizas de egresos. Recibe cheque, pliza y documentacin soporte, conectndose en la op. 7 del procedimiento Autorizacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones, turna el cheque firmando, pliza y documentacin soporte al analista del Departamento.
2.-
Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
3.-
Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
4.-
5.-
Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
Recibe los cheques autorizados y las plizas y fotocopia para la firma de acuse de recibo. Elabora el acta correspondiente para la recepcin de cheques y lo turna al Director del Plantel Subdirector Acadmico Administrativo del Plantel. Recibe los cheques y la pliza del registro contable y realiza el llenado del acta de recepcin de cheques en dos originales con puo y letra y entrega un Original al Analista y el otro original lo archiva.
6.-
Director del Plantel Subdirector Administrativo Acadmico
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No. 7.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Director del Plantel Subdirector Acadmico Administrativo. Docente
ACTIVIDAD Recibe el original del acta de recepcin de cheques y la archiva, entrega cheques y pliza al Director del Plantel. Recibe cheques pliza, fotocopia cada uno de los cheques y efecta el pago al docente a la presentacin de la credencial de elector y credencial del COBAEM. Recibe pago, firma pliza y turna y se retira. Recibe pliza firmada, copia del cheque y elabora el acta de entrega detallando los cheques entregados y no entregados y devuelve junto con las copias de los cheques entregados, las listas de recibo de pago y las fotocopias de las identificaciones firmando al calce 1 2 testigos y lo enva mediante oficio al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe el oficio y el acta de entrega en original y la turna al analista para su seguimiento. Recibe el oficio junto con el acta de entrega en original con los acuses y documentacin soporte, realiza la cancelacin de los cheques y coteja con los acuses y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
8.-
9.-
10.- Director Subdirector Acadmico Administrativo.
11.-
Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
12.- Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
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PAGO DE ESTIMULOS AL DESEMPEO DEL PERSONAL DOCENTE

DEPARTAMENTO DE DOCENCIA Y ORIENTACIN EDUCATIVA INICIO
VIENE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ESTMULOS AL DESEMPEO DEL PERSONAL DOCENTE PROEDD DEL DEPARTAMENTO DE DOCENCIA Y ORIENTACIN EDUCATIVA
DIRECTOR DEL PLANTEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO O ACADMICO
DOCENTE
REMITE MEDIANTE OFICIO, EL LISTADO CON LOS RESULTADOS EN PUNTAJE Y NIVEL OBTENIDOS PARA REALIZAR EL CHEQUE AL ESTIMULO
RECIBE EL OFICIO CON EL LISTADO, REALIZA EL CALCULO DE ACUERDO AL NIVEL QUE LE FUE ASIGNADO POR EL COMIT Y LO TURNA
RECIBE LOS LISTADOS Y ELABORA LOS CHEQUES Y REALIZA EL REGISTRO CONTABLE EMITIENDO LAS PLIZAS DE EGRESOS Y LO TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO
RECIBE CHEQUE, PLIZA Y DOCUMENTACIN SOPORTE SE CONECTA EN LA OP 7 DEL PROCEDIMIENTO AUTORIZACIN DE CHEQUES PARA EL PAGO DE SOLICITUDES POR DIVERSAS EROGACIONES TURNA EL CHEQUE FIRMANDO, PLIZA Y DOCUMENTACIN SOPORTE AL ANALISTA DEL DEPARTAMENTO.
RECIBE LOS CHEQUES AUTORIZADOS Y LAS PLIZAS Y FOTOCOPIA PARA LA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO. ELABORA EL ACTA CORRESPONDIENTE PARA LA RECEPCIN DE CHEQUES Y LO TURNA AL DIRECTOR DEL PLANTEL O SUBSECUENTE.
RECIBE EL ORIGINAL DEL ACTA DE RECEPCIN DE CHEQUES Y LA ARCHIVA, ENTREGA CHEQUES Y PLIZA AL DIRECTOR DEL PLANTEL
RECIBE LOS CHEQUES Y LA PLIZA DEL REGISTRO CONTABLE Y REALIZA EL LLENADO DEL ACTA DE RECEPCIN DE CHEQUES EN DOS ORIGINALES CON PUO Y LETRA, ENTREGA UN ORIGINAL AL ANALISTA Y EL OTRO ORIGINAL LO ARCHIVA.
RECIBE CHEQUES PLIZA Y EFECTA EL PAGO LO ENTREGA AL DOCENTE.
RECIBE PAGO, FIRMA POLIZA Y TURNA Y SE RETIRA.
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PAGO DE ESTIMULOS AL DESEMPEO DEL PERSONAL DOCENTE

DEPARTAMENTO DE DOCENCIA Y ORIENTACIN EDUCATIVA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DIRECTOR DEL PLANTEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO O ACADMICO
DOCENTE
10
RECIBE POLIZA Y COPIA DE CHEQUES DEBIDAMENTE FIRMADOS Y LOS FOTOCOPIA. ELABORA EL ACTA DE ENTREGA DETALLANDO LOS CHEQUES ENTREGADOS Y NO ENTREGADOS Y LOS DEVUELVE JUNTO CON LAS COPIAS DE LOS CHEQUES FIRMADOS, LAS LISTAS DE RECIBO DE PAGO Y LAS FOTOCOPIAS DE LAS IDENTIFICACIONES FIRMANDO AL CALCE 1 2 TESTIGOS Y LO ENVIA MEDIANTE OFICIO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
11
RECIBE EL OFICIO Y EL ACTA DE ENTREGA EN ORIGINAL Y LO TURNA AL ANALISTA PARA SU SEGUIMIENTO
12
RECIBE EL OFICIO JUNTO CON EL ACTA DE ENTREGA EN ORIGINAL Y LA DOCUMENTACION SOPORTE, REALIZA LA CANCELACION DE LOS CHEQUES Y COTEJA CON LOS ACUSES Y ARCHIVA.
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MEDICIN PROCEDIMIENTO Pago de estmulos al desempeo del personal docente (PROEDD)
Nmero de profesores evaluados ----------------------------------------------Nmero de profesores adscritos al COBAEM = Porcentaje de docentes acreditados para el pago de estimulo
FORMATOS
No hay formatos.
ELABORACIN MENSUAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO Elaboracin Mensual de los Estados Financieros. OBJETIVO Informar de los movimientos presupuestales y contables a travs de la emisin de estados financieros mensuales para el informe de la cuenta pblica. ALCANCE Aplica al Director General, Director de Administracin y Finanzas, Personal Administrativo adscrito al Departamento de Presupuesto y Contabilidad. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Mxico y Municipios, art. 42, fraccin III y IV (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico del 5 de Septiembre de 1990). Reglamento de Ley para la Coordinacin y Control de los Organismos el Estado de Mxico, Artculo 13, fracciones XII y XIV publicada el 13 de abril de 2010. Cdigo Financiero del Estado de Mxico y Municipios 2010. Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, No.108, 15 de Junio de 2009) Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 24 de febrero de 2005). Manual nico de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Pblicas del Gobierno y Municipios del Estado de Mxico, 2010. Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Art. 5, Numeral V, VI y VII, cdigo 205N14003 (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 45, 10 de Marzo de 2009).
RESPONSABILIDADES El Departamento de Presupuesto y Contabilidad realiza y ejecuta los sistemas contables y financieros para el registro y control del ejercicio presupuestal, emitiendo los estados financieros y auxiliares correspondientes a las operaciones del Colegio.
El Director General del COBAEM deber: Recibir de la Direccin de Administracin y Finanzas los Estados Financieros, Auxiliares y de mas documentos, los valida y firma vigilando se cumplan con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestales establecidos por el Gobierno del Estado de Mxico. Validar y autorizar la integracin de los estados financieros tendiente a conocer la situacin financiera del organismo. Enviar de forma econmica el oficio emitido por la Contadura General Gubernamental de la Secretara de Finanzas con el CD de las indicaciones para la elaboracin de la cuenta pblica a la Direccin de Administracin y Finanzas. Validar y autorizar la integracin de los estados financieros tendiente a conocer la situacin financiera del organismo y presentarlos a consideracin de la Direccin General. Registrar contablemente los gastos erogados de acuerdo a las partidas de gastos que corresponden al clasificador por objeto de gasto, as como los ingresos obtenidos registrados en las plizas de ingresos, egresos y diario por los Planteles, Centros EMSAD y Direccin General, as como el registro de nmina. Revisar que los movimientos se hayan registrado correctamente. Realizar el seguimiento presupuestal para realizar las cdulas presupuestales que se presentan en los Estados Financieros, obteniendo los datos de la balanza de comprobacin emitida por el sistema contable. Capturar los datos de la balanza de comprobacin en los formatos predeterminados de los Estados Financieros. Realizar los anexos de los Estados Financieros y la antigedad de saldos (fondo fijo de caja, bancos, inversiones en instituciones financieras, deudores diversos, anticipo a proveedores, cuentas por pagar, retenciones a favor de terceros por pagar, patrimonio, subsidio estatal, subsidio federal, ingresos propios, otros ingresos, intereses por inversin. Enviar la informacin a la Direccin General y a la Direccin de Administracin y Finanzas para su autorizacin de forma econmica. Proporcionar los Estados Financieros Anuales al Despacho de Auditora Externa designado por el Comit de la Secretara de la Contralora.
La Direccin de Administracin y Finanzas deber:
El Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:
Preparar las fotocopias en ocho juegos para la entrega a las instancias correspondientes. Al tener los estados financieros ya validados y firmados por el Director General, Director de Administracin y Finanzas y el Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad se distribuyen ocho juegos y se envan a las siguientes instancias para el informe financiero del COBAEM. Oficio dirigido a: Director de Control de Auditorias del Sector de Educacin Bsica, Media Superior y Superior de la Secretara de la Contralora. Con copia para: Contralor Interno. Oficio dirigido a: Director de Control Contable de Organismos Auxiliares. Con copia para: Secretario de Educacin. Secretario de Finanzas. Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Contador General Gubernamental. Director de Control y Auditorias del Sector Educacin Bsica, Media Superior y Superior de la Secretara de la Contralora. Oficio dirigido a: Contador General Gubernamental de la Secretara de Finanzas. Con copia para: Secretario de Educacin. Secretario de Finanzas. Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Director de Control y Auditorias del Sector Educacin Bsica, Media Superior y Superior de la Secretara de la Contralora. Oficio dirigido a: Director General de Planeacin y Gasto Pblico de la Secretara de Finanzas. Con copia para: Secretario de Educacin. Secretario de Finanzas. Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Contador General Gubernamental. Director de Control y Auditorias del Sector Educacin Bsica, Media Superior y Superior de la Secretara de la Contralora. Oficio dirigido a: Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior de la Secretara de Educacin.
Oficio dirigido a: Director de Finanzas de la Secretara de Educacin. Con copia para: Secretario de Educacin. Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Oficio dirigido a: Director General de Administracin y Finanzas de la Secretara de Educacin. Con copia para: Secretario de Educacin. Delegado Administrativo de la Subsecretara de Educacin Media Superior y Superior. Oficio dirigido a: Contralor Interno del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. DEFINICIONES Analista 1 Es el personal administrativo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad encargado de registrar contablemente en las plizas de ingresos, egresos y diario segn sea el caso. Es el personal administrativo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad encargado de concentrar la informacin capturada para la elaboracin de los estados financieros. Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Es el documento emitido por el Despacho de Auditora Externa designado por el Comit de la Secretara de la Contralora, donde realiza el estudio y evaluacin de las operaciones realizadas en el organismo. Educacin Media Superior a Distancia Son los documentos que se preparan al trmino del ejercicio contable a fin de conocer la situacin financiera del organismo. Regula el funcionamiento del Colegio de Bachilleres a travs de la expedicin de normas, lineamientos y polticas para la integracin, ejecucin y evaluacin de los programas acadmicos, de vinculacin de difusin, de planeacin y de administracin de los recursos disponibles; as como verificar
Analista 2:
COBAEM: Dictamen de los Estados Financieros:
EMSAD: Estados Financieros: H. Junta Directiva:
el cumplimiento de los objetivos institucionales, mediante la revisin, anlisis y evaluacin de los avances y resultados alcanzados. La Junta Directiva se integrar con: Tres representantes designados por el Ejecutivo Estatal que sern: -El Secretario de Educacin. -El Secretario de Finanzas. -El secretario de Administracin. Tres representantes del gobierno federal, designados por el Secretario de Educacin Pblica. Un secretario, quien ser designado por el propio rgano de gobierno a propuesta del presidente. Un representante del sector social, designado por la Junta Directiva a propuesta de quien la preside. Dos representantes del sector productivo, designados por el patronato de conformidad con sus estatutos. Un comisario, quien ser, el representante de la Secretara de la Contralora. Los miembros del consejo directivo sern removidos en su cargo por quien los designe, a excepcin de los referidos en las fracciones I y V, estos ltimos durar dos aos, pudiendo ser confirmados por un perodo igual. Por cada miembro propietario se nombrar un suplente, quien en ausencia de aqul fungir con voz y voto a excepcin de aqullos a que se refieren las fracciones III y VI quienes solo tendrn voz. INSUMOS El reporte de egresos, ingresos y diario se realizan por la recepcin de documentacin recibida por las erogaciones realizadas, as como los ingresos propios del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico.
INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Elaboracin del informe de la Cuenta Pblica.
POLTICAS Presentar la informacin en un periodo. La informacin deber estar basada en una estructura reglamentada establecida por el Gobierno del Estado a travs de la Secretara de Finanzas. (Encabezado, cuerpo y firmas).
DESARROLLO UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Analista 1 del Departamento de Presupuesto y Contabilidad ACTIVIDAD
No. 1.-
Recibe y registra contablemente los gastos erogados de acuerdo a las partidas que correspondan al clasificador por objeto de gasto, as como los ingresos realizados registrados en las plizas de ingresos, egresos y diario por los Planteles y Centros EMSAD y Direccin General as como el registro de la nmina. Una vez cerrado el periodo contable se imprime la balanza de comprobacin y el estado de resultados que emite el sistema de contabilidad. Revisa que no haya algn registro mal aplicado contablemente de acuerdo a la normatividad existente. Capturan los datos de la balanza de comprobacin en los formatos predeterminados de los Estados Financieros, mismos que se detallan: En primer orden: Estado de Posicin Financiera, Cuentas de Orden, Balanza de Comprobacin, Estado de Resultados, Estado de Cambios en la Situacin Financiera con Base en el Efectivo, Estado de Cambios en el Capital de Trabajo, Flujo de Efectivo, Disponibilidad. Se imprimen conforme se van realizando.
2.-
Analista 2 del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
No.
ACTIVIDAD
En segundo orden: El Estado de Ingresos y Egresos, Estado Comparativo de Ingresos y Egresos, Estado de Avance Presupuestal de Ingresos y Egresos. La informacin financiera que incluye los saldos en libros y en bancos de las cuentas bancarias del Colegio. Se imprimen. Se captura en este orden en virtud de que los saldos se reflejan en los formatos subsecuentes. Realizan los anexos de los Estados Financieros y la antigedad de saldos (fondo fijo de caja, bancos, inversiones en instituciones financieras, deudores diversos, anticipo a proveedores, cuentas por pagar, retenciones a favor de terceros por pagar, patrimonio, subsidio estatal, subsidio federal ingresos propios, otros ingresos, intereses por inversin). Se imprimen conforme se van terminando. Una vez terminado de capturar todos los formatos se revisan los cuadros realizados, comparndolos con las cifras que arrojo la balanza de comprobacin, debern dar el mismo resultado, y se turna al Titular para su validacin y firma. 3.Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe del Analista 2 los Estados Financieros revisa y determina: Es correcto? No es correcto, turna la documentacin al Analista 2 para su correccin. Analista 2 del Departamento Recibe del Jefe los Estados Financieros, rectifica conforme a las cifras que arrojo la balanza de comprobacin, corrige y enva al Titular para su autorizacin y firma. (se conecta con la op. 3)
4.5.-
No. 6.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Director de Administracin y Finanzas
ACTIVIDAD
Si es correcto firma en el apartado Elaborado por del Estado de Posicin Financiera y enva de manera econmica al Director de Administracin y Finanzas para su autorizacin y firma. Recibe los Estados Financieros, revisa y determina: Es correcto? No es correcto, enva al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para realizar las correcciones.
7.-
8.-
Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
Recibe los estados financieros, revisa, prepara y turna al Analista 2 del Departamento de Presupuesto y Contabilidad (se conecta a la op. 5). Si es correcto, firma en el apartado de Revis del Estado de Posicin Financiera, y lo enva de manera econmica a la Direccin General del COBAEM para su autorizacin y firma. Recibe los Estados Financieros, revisa y determina: Es correcto?
10.- Director de Administracin y Finanzas
11.- Director General
12.-
No es correcto, integra documentos y turna al Director de Administracin y Finanzas para su correccin (se conecta a la op. 7). Recibe los estados financieros, revisa, integra y turna la documentacin al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad (se conecta a la op. 9). Si es correcto, firma en el apartado Autorizado y turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su preparacin y entrega.
13.- Director de Administracin y Finanzas 14.- Director General
No.
ACTIVIDAD
15.- Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad 16.- Analista 2 del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Recibe documentacin autorizada y turna al Analista 2 para su preparacin y entrega. Recibe del Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad los Estados Financieros firmados y autorizados, prepara fotocopias en ocho juegos para la entrega mediante oficio a las instancias correspondientes El original lo archiva para su consulta. FIN DEL PROCEDIMIENTO

ELABORACIN MENSUAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ANALISTA 1
INICIO
ANALISTA 2
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DIRECTOR DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
DIRECTOR GENERAL
1
RECIBE Y REGISTRA LOS GASTOS EROGADOS DE ACUERDO A LAS PARTIDAS QUE CORRESPONDAN AL CLASIFICADOR POR OBJETO DE GASTO, AS COMO LOS INGRESOS REALIZADOS REGISTRADOS EN LAS PLIZAS DE INGRESOS, EGRESOS Y DIARIO POR LOS PLANTELES Y CENTROS EMSAD Y DIRECCIN GENERAL AS COMO EL REGISTRO DE NOMINA
2
UNA VEZ CERRADO EL PERIODO CONTABLE, SE IMPRIME LA BALANZA DE COMPROBACIN Y EL ESTADO DE RESULTADOS QUE EMITE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD, REVISA Y CAPTURA LOS DATOS DE LA BALANZA SE REVISAN LAS CIFRAS Y TURNA PARA SU REVISIN
3
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA Y DETERMINA:
ES CORRECTO? NO
SI
4
DEVUELVE AL ANALISTA 2 PARA SU CORRECCIN
5
RECIBE LOS FORMATOS, RECTIFICA CONFORME A LAS CIFRAS QUE ARROJO LA BALANZA, CORRIGE Y TURNA PARA SU AUTORIZACIN Y FIRMA.
6
FIRMA EN EL APARTADO ELABORADO POR DEL ESTADO DE POSICIN FINANCIERA Y ENVA PARA AUTORIZACIN Y FIRMA
7
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA Y DETERMINA:
ES CORRECTO? NO
SI
8
ENVA PARA REALIZAR LAS CORRECCIONES
9
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA Y TURNA PARA SU CORRECCIN
10
FIRMA EN EL APARTADO DE REVISO DEL ESTADO DE POSICIN FINANCIERA Y ENVA PARA SU AUTORIZACIN Y FIRMA.
11
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA Y DETERMINA: SI
ES CORRECTO? NO
12 13
RECIBE LOS ESTADOS FINANCIEROS, REVISA Y TURNA PARA SU CORRECCIN ENVA PARA REALIZAR LAS CORRECCIONES
9
A

ELABORACIN MENSUAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD ANALISTA 1 ANALISTA 2 JEFE DEL DEPARTAMENTO
DIRECTOR GENERAL
14
FIRMA EN EL APARTADO AUTORIZADO Y TURNA PARA SU PREPARACIN Y ENTREGA
15
RECIBE ESTADOS FINANCIEROS Y TURNA AL ANALISTA 2 PARA SU PREPARACIN Y ENTREGA
16
RECIBE ESTADOS FINANCIEROS AUTORIZADOS Y PREPARA FOTOCOPIAS PARA ENTREGAR A LAS INSTANCIAS CORRESPONDIENTES Y ARCHIVA EL ORIGINAL PARA SU CONSULTA
FIN
MEDICION Erogaciones realizadas e ingresos propios del Colegio de Bachilleres al cierre mensual. = _________________________________ Registro contable al cierre mensual
Porcentaje de emisin de los Estados Financieros
Registro de evidencias:
Son registradas contablemente en la pliza de egresos, ingresos y diario.
FORMATOS
Ninguno
ELABORACIN DEL INFORME DE LA CUENTA PBLICA
PROCEDIMIENTO Elaboracin e Informe de la Cuenta Pblica. OBJETIVO Mantener informados de los movimientos presupuestales y contables las dependencias normativas mediante la emisin de la cuenta pblica. ALCANCE Aplica al Director General, Director de Administracin y Finanzas, Personal Administrativo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad encargados de la elaboracin e informe de la Cuenta Pblica. REFERENCIAS Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Mxico y Municipios, art. 42, fraccin III y IV (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico del 5 de Septiembre de 1990). Reglamento de Ley para la Coordinacin y Control de los Organismos el Estado de Mxico, Artculo 13, fracciones XIII y XIV, publicada el 13 de abril de 1996. Cdigo Financiero del Estado de Mxico y Municipios 2007. Manual de Normas y Polticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluacin del Gasto Pblico del Gobierno del Estado de Mxico. (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, No.1, 108 de Junio de 2009) Manual nico de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Pblicas del Gobierno y Municipios del Estado de Mxico, 2010. Manual General de Organizacin del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Art. 5, Numeral V, VI y VII, cdigo 205N14003 (Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico No. 45, 10 de Marzo de 2009).
RESPONSABILIDADES El Departamento de Presupuesto y Contabilidad realiza y ejecuta los sistemas contables y financieros para el registro y control del ejercicio presupuestal, emitiendo los estados financieros y auxiliares correspondientes a las operaciones del Colegio as como elaborar anualmente la Cuenta Pblica del Colegio, de conformidad con la normatividad establecida.
La H. Junta Directiva deber: Analizar y aprobar, en su caso, los informes sobre la situacin financiera presentados por la Direccin General previo dictamen de auditora externa y vigilar la publicacin en el peridico oficial Gaceta de Gobierno. Recibir de la Direccin de Administracin y Finanzas los Estados Financieros, Auxiliares y de mas documentos, los valida y firma vigilando se cumplan con las disposiciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestales establecidos por el Gobierno del Estado de Mxico. Enviar de forma econmica el oficio emitido por la Contadura General Gubernamental de la Secretara de Finanzas con el CD de las indicaciones para la elaboracin de la cuenta pblica. Recibe del Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad el oficio con el reporte y respaldo de la cuenta pblica, revisa y determina. Si es correcto, acepta la cuenta pblica y le da seguimiento para la presentacin del informe ante el Poder Legislativo. Realizar el estudio y evaluacin de las operaciones realizadas por el organismo, emite dictamen final y enva mediante oficio al Director General del COBAEM. Validar y autorizar la integracin de los estados financieros, auxiliares as como la Cuenta Pblica al final del ejercicio tendiente a conocer la situacin financiera del organismo y presentarlos a consideracin de la Direccin General. Realizar la publicacin del Estado de Posicin Financiera en la Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, una vez dictaminados los Estados Financieros por el Despacho de Auditoria y aprobados por la H. Junta Directiva. Proporcionar los Estados Financieros Anuales al Despacho de Auditora Externa designado por el Comit de la Secretara de la Contralora. Validar y supervisar la elaboracin de la Cuenta Pblica de acuerdo a las cifras de los Estados Financieros dictaminados y aprobados.
El Director General del COBAEM deber:
La Direccin de Control Contable de Organismos Auxiliares deber:
El Despacho de auditora externa deber:
La Direccin de Administracin y Finanzas deber:
El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:
Enviar la cuenta pblica mediante oficio a la Direccin de Control Contable de la Direccin de Organismos Auxiliares, mismo que notifica las modificaciones va telefnica y enva la cuenta pblica para revisin. Enviar por oficio la Cuenta Pblica a la Direccin de Administracin y Finanzas y la Direccin General para su validacin y firma para su autorizacin una vez validada por la Direccin de Control Contable de la Direccin de Organismos Auxiliares. Elaborar la cuenta pblica con los Estados Financieros Dictaminados y aprobados por la H. Junta Directiva, que consiste en el llenado de los formatos con base en los lineamientos emitidos en el oficio que envo la Contadura General Gubernamental de la Secretara de Finanzas. Preparar un juego de fotocopias y se enva el original mediante oficio a la Contadura General Gubernamental.
DEFINICIONES Analista : Es el personal administrativo del Departamento de Presupuesto y Contabilidad encargado de concentrar la informacin capturada para la elaboracin de los estados financieros e informe de la cuenta pblica. Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Es el informe financiero al trmino del ejercicio fiscal del organismo, a la Contadura General Gubernamental que ste a su vez informar al Poder Legislativo del Estado de Mxico. Es el documento emitido por el Despacho de Auditora Externa designado por el Comit de la Secretara de la Contralora, donde realiza el estudio y evaluacin de las operaciones realizadas en el organismo.
COBAEM: Cuenta Pblica:
Dictamen de los Estados Financieros:
INSUMOS Los estados financieros dictaminados emitidos por el Despacho de Auditora Externa.
RESULTADOS Presentacin del informe de la cuenta pblica.
INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS Elaboracin Mensual de los Estados Financieros
POLITICAS La informacin deber estar basada en una estructura reglamentada establecida por el Gobierno del Estado a travs de la Secretara de Finanzas. (Encabezado, cuerpo y firmas). Una vez concluida la Cuenta Pblica, validada por la Direccin Contable de la Direccin de Organismos Auxiliares y autorizada por la Direccin General del COBAEM, la Direccin de Administracin y Finanzas y el Departamento de Presupuesto y Contabilidad, se enva el original mediante oficio a: Original Al Contador General Gubernamental de la Secretara de Finanzas. Copia para: El Secretario de Educacin, El Secretario de Finanzas, El Director General de Control y Evaluacin del Sector Educacin y Cultura, El Director de Administracin y Finanzas del COBAEM, El Contralor Interno del COBAEM, El Director de Control Contable de Organismos Auxiliares. NOTA: El oficio dirigido al Contador General Gubernamental y el soporte original debern entregarse en las oficinas de la Direccin de Control Contable de Organismos Auxiliares. DESARROLLO UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
No. 01.-
ACTIVIDAD Al cierre del ejercicio proporciona copia de los Estados Financieros Anuales al Despacho de Auditora Externa designado por el Comit de la Secretara de la Contralora para la auditora financiera del ejercicio.
No. 02.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Despacho de Auditora Externa
ACTIVIDAD Recibe y realiza el estudio y evaluacin de las operaciones realizadas por el organismo, emite un ejemplar del dictamen final y enva mediante oficio al Director General. Recibe el Dictamen y los informes y presenta ante la H. Junta Directiva el dictamen de los estados financieros que identifican el avance del ejercicio presupuestal y contribuye a la toma de decisiones. Recibe y analiza los informes sobre la situacin financiera presentados por la Direccin General previo dictamen de auditora externa y acuerda la aprobacin, e instruye a la publicacin en la Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico y turna al Director General para su seguimiento. Recibe y turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad. Recibe el Dictamen de los Estados Financieros aprobados por la H. Junta Directiva, se informa va telefnica de la fecha lmite para la publicacin en gaceta del gobierno y solicita el importe a pagar. Elabora el oficio y solicitud en original y copia adjunto el Estado de Posicin Financiera, as como el boucher bancario y turna a la Gaceta para la publicacin en el Peridico Oficial del Gobierno del Estado de Mxico.
03.-
Director General del COBAEM.
04.-
H. Junta Directiva
05.06.-
Director General del COBAEM Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
07.-
Gaceta del Gobierno del Estado Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
Recibe oficio original y copia, solicitud y boucher bancario junto con el Estado de Posicin Financiera firma y sella el acuse de recibo y publica. Recibe copia del oficio firmado, archiva y entrega el dictamen para elaborar la cuenta pblica al analista.
08.-
No. 09.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad
ACTIVIDAD Recibe el dictamen y elabora la cuenta pblica con base en los lineamientos emitidos por la Contadura General Gubernamental de la Secretara de Finanzas para la elaboracin de la cuenta pblica y turna al Jefe del Departamento para su revisin. Recibe los formatos de la Cuenta Pblica, revisa y determina: Es correcto? No es correcto, devuelve al Analista para su correccin.
10.-
11.12.Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Director de Administracin y Finanzas
Recibe los formatos de la Cuenta Pblica, elabora las correcciones y turna al Jefe del Departamento para su validacin y autorizacin (se conecta a la op. 10). Si es correcto firma en el apartado de Elabor y enva los reportes de la Cuenta Pblica al Director de Administracin y Finanzas para su autorizacin y firma. Recibe los formatos de la Cuenta Pblica y determina: Es correcto? No es correcto turna al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su correccin.
13.-
14.-
15.16.Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad Director de Administracin y Finanzas
Recibe, revisa las correcciones y turna al analista (se conecta a la op. 12). Si es correcto firma en el apartado de Revis y turna en forma econmica al Director General para su autorizacin.
17.-
No. 18.19.-
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO Director General del COBAEM
ACTIVIDAD Recibe los formatos de la cuenta pblica, revisa y determina. Es correcto? No es correcto turna al Director de Administracin y Finanzas para su correccin (se conecta con la op.14)
20.-
Director General del COBAEM Jefe del Departamento de presupuesto y Contabilidad
Si es correcto firma en el apartado Autorizado y enva de forma econmica al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su seguimiento. Recibe del Director General la Cuenta Pblica firmada y turna mediante oficio en original y copia el reporte y respaldo de la Cuenta Pblica a la Direccin de Control Contable de la Direccin de Organismos Auxiliares, obtiene copia de recibo y archiva. Recibe el respaldo y firma de recibido en el acuse del oficio y los formatos con la informacin de la Cuenta Pblica, revisa y determina: Es correcto? No es correcto notifica va telefnica y lo devuelve de manera econmica al Titular del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para su correccin. (se conecta con la op. 16).
21.-
22.-
Direccin de Control Contable de la Direccin de Organismos Auxiliares
23.-
24.-
Direccin de Control Contable de Direccin de Organismos Auxiliares
Si es correcto acepta la cuenta pblica y le da seguimiento para la presentacin del informe ante el Poder Legislativo. FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIN DEL INFORME DE LA CUENTA PUBLICA

JEFE DEL DEPTO. DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DESPACHO DE AUDITORIA EXTERNA DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
H. JUNTA DIRECTIVA
INICIO
PROPORCIONA COPIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL MES DE DICIEMBRE AL DESPACHO DE AUDITORIA EXTERNA
RECIBE Y REALIZA EL ESTUDIO Y EVALUACIN DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR EL ORGANISMO, EMITE UN EJEMPLAR DEL DICTAMEN FINAL Y TURNA AL DIRECTOR GENERAL
RECIBE EL DICTAMEN Y LOS INFORMES Y PRESENTA ANTE LA H. JUNTA DIRECTIVA EL DICTAMEN Y LOS ESTADOS FINANCIEROS
RECIBE Y REALIZA LA PUBLICACIN DEL ESTADO DE POSICIN FINANCIERA DICTAMINADO EN LA GACETA DEL GOBIERNO Y TURNA AL ANALISTA PARA LA ELABORACIN DE LA CUENTA PUBLICA
GACETA DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO
RECIBE Y TURNA AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PTO. Y CONTABILIDAD PARA SU SEGUIMIENTO
RECIBE Y ANALIZA LOS INFORMES SOBRE LA SITUACIN FINANCIERA Y ACUERDA LA APROBACIN E INSTRUYE A LA PUBLICACIN EN LA GACETA DEL GOBIERNO Y TURNA AL DIRECTOR GRAL PARA SU SEGUIMIENTO.
RECIBE EL OFICIO Y SOLICITUD 7Y PUBLICA EL ESTADO DE POSICIN FINANCIERA Y TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO EL ACUSE DE RECIBO
RECIBE COPIA DEL OFICIO FIRMADO, ARCHIVA Y ENTREGA EL DICTAMEN PARA ELABORAR LA CUENTA PUBLICA AL ANALISTA

9
RECIBE EL DICTAMEN Y ELABORA LA CUENTA PUBLICA, TURNA AL JEFE DEL DEPTO. PARA SU REVISIN Y FIRMA

JEFE DEL DEPTO. DIRECTOR DE DE PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD FINANZAS DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM DIRECCIN DE ANALISTA DEL CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTABLE DE ORG. PRESUPUESTO Y AUXILIARES CONTABILIDAD
10
RECIBE FORMATOS DE LA CUENTA PUBLICA, REVISA Y DETERMINA
SI
ES CORRECTO?
NO
11
DEVUELVE AL ANALISTA PARA SU CORRECCION
12
13
FIRMA EN EL APARTADO ELABORO Y ENVIA LOS REPORTES DE LA CUENTA PUBLICA AL DIRECTOR PARA SU AUTORIZACION Y FIRMA.
RECIBE LOS FORMATOS DE LA CUENTA PUBLICA, ELABORA LAS CORRECCIONES Y TURNA PARA SU VALIDACION.
14 10
RECIBE LOS FORMATOS DE LA CUENTA PUBLICA Y DETERMINA:
ES CORRECTO?
SI
NO
15
16
DEVUELVE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA SU CORRECCION
RECIBE, REVISA LAS CORRECCIONES Y TURNA AL ANALISTA
17
12
SI ES CORRECTO FIRMA EN EL APARTADO REVISO Y TURNA AL DIRECTOR GENERAL PARA SU AUTORIZACION
18
RECIBE LOS FORMATOS DE LA CUENTA PUBLICA, REVISA Y DETERMINA

EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD EL DIRECTOR DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS EL DIRECTOR GENERAL DEL COBAEM LA DIRECCIN DE EL ANALISTA DEL CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTABLE DE ORG. PRESUPUESTO Y AUXILIARES CONTABILIDAD
SI
ES CORRECTO?
NO
19
DEVUELVE AL DIRECTOR DE ADMINISTRACION PARA SU CORRECCION
14
20
21
SI ES CORRECTO FIRMA EN EL APARTADO AUTORIZADO Y ENVIA DE FORMA ECONOMICA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO PARA SU SEGUIMIENTO
RECIBE Y TURNA MEDIANTE OFICIO EL REPORTE Y RESPALDO DE LA CUENTA PUBLICA A LA DIRECCION DE CONTROL CONTABLE DE LA DIRECCION DE ORG. AUX.
22
RECIBE EL RESPALDO Y LOS FORMATOS CON LA INFORMACION DE LA CUENTA PUBLICA, REVISA Y DETERMINA:
SI
ES CORRECTO?
NO
23
NOTIFICA VIA TELEFONICA Y LO DEVUELVE DE MANERA ECONOMICA PARA SU CORRECCION
16
24
SI ES CORRECTO ACEPTA LA CUENTA PUBLICA Y LE DA SEGUIMIENTO PARA LA PRESENTACION DEL INFORME ANTE EL PODER LEGISLATIVO.
MEDICIN _ M=A+B+C ___________ n a, b y c= tiempo de entrega en aos anteriores
Registro de evidencias:
La informacin se encuentra registrada segn los lineamientos de Contabilidad Gubernamental para el cierre de ejercicio, emitidos en la Cuenta Pblica.
FORMATOS
Ninguno.
Vl. SIMBOLOGA Smbolo Representa Inicio final del procedimiento: Se utiliza para representar el principio y final de la representacin grfica del procedimiento (diagramacin), anotando la palabra INICIO o FIN segn corresponda. Actividad: Se utiliza para representar alguna actividad que se lleva a cabo a lo largo del procedimiento, dentro de este smbolo se describe brevemente la operacin. Flecha de Flujo: Se utiliza para representar el camino o direccin que llevan todas y cada una de las actividades que se realizan. Conector de pginas: Tiene la finalidad de representar cuando el flujo de un procedimiento contina en una pgina diferente a la que comenz. Indicador de Nmero de Actividad: Indica el nmero de actividad a la que se hace referencia con base en el Desarrollo de las actividades. Decisin: Se utiliza para indicar una toma de decisin de una actividad.
Tiempo de Espera: Se utiliza para indicar que la actividad a desarrollar esta en espera de instruccin.
VIl. REGISTRO DE EDICIONES Primera edicin (Enero de 2008): Elaboracin del manual. Segunda Edicin (Septiembre de 2010): Actualizacin del manual, que consiste en: Eliminar el procedimiento Elaboracin del pago a profesores por aplicacin de exmenes de regularizacin. Creacin del procedimiento Registro y Control de los Ingresos Propios del COBAEM. Actualizacin de los procedimientos: o Asignacin del Fondo Fijo de Caja a las Unidades Administrativas solicitantes del COBAEM. o Autorizacin de cheques para el pago de solicitudes por diversas erogaciones. o Elaboracin Mensual de los Estados Financieros. o Elaboracin del Informe de la Cuenta Pblica.
VIIl. DISTRIBUCIN
El original del Manual de Procedimientos se encuentra en poder del Departamento de Organizacin, Innovacin y Calidad del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico. Las copias controladas estn distribuidas de la siguiente manera: Direccin de Administracin y Finanzas. Departamento de Presupuesto y Contabilidad.
IX. VALIDACIN
M. en A. P. Liliana Romero Medina

Directora General del Colegio de Bachilleres del Estado de Mxico
Miguel Meja Cruz

Director de Administracin y Finanzas
C.P. Lorena Claraluz Bernal Trujillo

Jefa del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

2da Contabilidad

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

Simbologa Registro de Ediciones Distribucin Validacin

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

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Administracin de los Recursos Financieros

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

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V. DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 1 de 20

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 2 de 20

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:

El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deber:

El Titular del Fondo Fijo de Caja:

El Responsable de la Administracin del Fondo Fijo de Caja deber:

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 3 de 20

EMSAD: FFC: Fondo Fijo de Caja:

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 4 de 20

INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 5 de 20

UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

La Direccin General del CABAEM

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

El Analista del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

No es correcto, devuelve el cheque y pliza al analista para su correccin.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

El Director de Administracin y Finanzas

Recibe el cheque y la pliza de egresos revisa y determina: Es correcto?

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 7 de 20

UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

Fin del procedimiento.

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 8 de 20

RECIBE LA COPIA DEL OFICIO SE ENTERA Y TURNA AL ANALISTA

RECIBE EL CHEQUE Y POLIZA DE EGRESOS, REVISA EL IMPORTE Y EL ASIENTO CONTABLE Y DETERMINA

DEVUELVE EL CHEQUE Y PLIZA AL ANALISTA PARA SU CORRECCIN

RECIBE EL CHEQUE Y LA POLIZA DE EGRESOS REVISA Y DETERMINA:

TURNA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD PARA SU CORRECCION

RECIBE , REVISA Y TURNA AL ANALISTA PARA CORREGIRLO

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 9 de 20

RECIBE EL CHEQUE Y LA POLIZA DE EGRESOS REVISA Y DETERMINA:

RECIBE EL CHEQUE, REQUIERE CORRECCIONES, TURNA AL ANALISTA PARA SU PREPARACION Y ENTREGA

RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA 20

RECIBE EL OFICIO Y EL FORMATO Y TURNA AL ANALISTA

RECIBE EL OFICIO Y FORMATO CATALOGO DE FIRMAS Y ARCHIVA PARA SU CONSULTA

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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MEDICION PROCEDIMIENTO Reembolso del fondo fijo de caja

Nmero de Solicitudes Atendidas Nmero de Solicitudes Recibidas

Porcentaje de las solicitudes aprobadas y pagadas

FO DPYC 03-1 Informe de Comisiones del Personal Adscrito al COBAEM.

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Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 12 de 20

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Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 14 de 20

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO (FO DPYC 02)

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 15 de 20

Edicin: Segunda Fecha: Septiembre de 2010 Cdigo: 205N14003/01 Pgina: 16 de 20

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