Managementul calitatii proiectelor TIC

Cercetarea i dezvoltarea domeniului tehnologiei informaiei i comunicaiilor TIC se realizeaz n cadrul unui program de anvergur, avnd un sistem de finanare deosebit. Elaborarea aplicaiilor informatice se realizeaz: - ca iniiativ privat, cu fonduri proprii, n vederea fructificrii unei idei, obinerii unui profit i dezvoltrii unei afaceri n mod solitar; -n cadrul unui program de finanare; exist o metodologie de derulare a unui program, nsoit de reguli i criterii foarte precise, care declaneaz o competiie ndreptat spre performan; -prin licitaii punctuale, oferindu-se specificaii, impunnd criterii economice de selectare a executantului; selecia ofertelor urmeaz aceleai reguli pe care le au licitaiile pentru produse i servicii complexe; Definirea complet presupune: - stabilirea listei de activiti, a duratelor i a precedenelor; - estimarea consumului de resurse materiale, energetice i umane; - precizarea costurilor pe faze de derulare a fiecrui proiect; - ealonarea tranelor de finanare cu precizarea nivelurilor i a momentelor; - planificarea riscurilor de producere a unor evenimente specifice. nceperea procesului de derulare a proiectului TIC impune realizarea anterioar a unui plan de implementare. n contextul managementului proiectelor, elaborarea planului proiectului reprezint procesul prin care ieirile diferitelor procese de planificare sunt preluate n vederea crerii unui document coerent i consistent care este utilizat pentru: a descrie clar obiectivele de urmrit; a derula proiectul prin parcurgerea unui ir de etape dependente; a justifica deciziile viitoare; a asigura un canal de comunicaie obiectiv i coerent ntre membrii echipei manageriale; a defini baza procesului de evaluare a implementrii prin compararea nivelurilor estimate cu cele efective; a stabili clar limitele ntre care se desfoar procesul, pentru a atinge obiectivele stabilite. Asigurarea unui plan clar definit este o condiie esenial pentru derularea proiectului. De aceea, anterior obinerii contractului de finanare, proiectele sunt evaluate prin prisma acestui element important al proiectului. Etapa de evaluare a implementrii pornete avnd ca baz de stabilire a performanei planul de implementare, pentru c acesta conine: - lista etapelor importante de parcurs; - documentaie detaliat pentru organizarea proiectului, care descrie obiectivele urmrite; - baz de referin fa de care se compar rezultatul aplicrii metricelor n vederea stabilirii stadiului actual al derulrii proiectului; aceasta este constituit din niveluri estimate, calendarul parcurgerii etapelor, rezultate ateptate, puncte de referin, planul alocrii personalului. Implementarea unui proiect TIC presupune luarea n considerare a condiiilor concrete, adaptarea la contextul definit n fiecare etap, crearea condiiilor de aprovizionare cu resurse i de utilizare, pentru a atinge obiectivul propus. Procesul de implementare a proiectelor TIC este caracterizat prin:

Managementul calitatii proiectelor TIC

- obiectiv unic, clar i riguros definit; lipsa acestuia conduce la derularea unui proces ambiguu i dificil de evaluat datorit lipsei unui rezultat ateptat; n cazul programelor de finanare ce au la baz un concurs de oferte, riscul apariiei situaiilor de acest fel este redus prin evaluarea riguroas a proiectelor; de cele mai multe ori proiectele finanate din surse private sau proprii, pe baz de criterii neclare i n lipsa unui proces care s aleag cea mai bun ofert, sunt surse generatoare de proiecte implementate defectuos i ineficient; - optimizarea continu a consumului de resurse; permanent managementul proiectului caut metode de a optimiza consumul resurselor, iar dac nivelurile estimate sunt depite, procesul de implementare este remodelat pentru a recupera pierderea sau pentru a o compensa; - verificarea derulrii procesului conform traseului planificat; procesul de implementare a proiectului TIC este condiionat i influenat de numeroi factori interni sau externi; de aceea, o dat cu derularea activitilor, se fac evaluri pentru a descrie situaia real a procesului de implementare i pentru a lua decizii cu privire la continuarea acestuia; - variaii n cadrul unui interval stabilit; orice resurs utilizat pentru a implementa proiectul ofert este limitat; echipa managerial trebuie s gseasc combinaia care s stea la baza unui rezultat foarte bun, cu un cost minim care s nu depeasc nivelul maxim admisibil. Implementarea este etapa care realizeaz trecerea de la idee la realitate. Ideea se transform ntr-un produs, caracterizat prin greutate, dimensiuni, funcionalitate, forme, utilitate, accesibilitate, fiabilitate, complexitate. Implementarea este un proces complex n care managerul proiectului face dovada experienei conducnd echipa de executani pentru a atinge obiectivul propus. A implementa un proiect nseamn: a executa operaiile nscrise n textul proiectului; a folosi eficient echipa cu care s-a ctigat finanarea; a respecta nivelurile i termenele nscrise n textul proiectului; a atinge obiectivele cu un nivel de performan i calitate ct mai ridicat; a realiza proiectul fr a depi nivelurile stabilite pentru resursele utilizate; a finaliza proiectul nainte sau la data stabilit; a analiza periodic calitatea execuiilor; a efectua corecii care s readuc stadiile n termenele planificate i la nivelul calitativ cerut; a gestiona riscurile din cadrul fiecrei activiti descrise n proiect; a avea o eviden clar, orientat proiect, astfel nct s se stabileasc exact care sunt abaterile sistematice fa de nivelurile i termenele nscrise n proiect; a asigura nivelul de transparen necesar unei coordonri pe orizontal, ntre membrii echipelor adiacente ; a derula fluxuri pe vertical, de la echipa managerial spre executani i dinspre executani spre echipa managerial, pentru a obine transparena necesar actului decizional; a accepta rezultatele auditului intermediar; a urmri aplicarea principiului programrii dinamice, conform cruia soluiile pariale bune, prin compunere, asigur derularea n condiii bune a proiectului; a face economii ntruct orice depire a tranelor de finanare atrage dup sine antrenarea de fonduri i resurse materiale, umane i energetice proprii; a efectua msurtori i verificri pentru a vedea cum sunt utilizate resursele.

Managementul calitatii proiectelor TIC

Implementarea proiectului conform ofertei depinde de managerul de proiect care trebuie s dispun de toate prghiile pentru a obine: disciplin, calitate, volum de lucrri i ncadrare n costuri. Pentru a obine toate acestea, el definete un stil de lucru propriu, progresiv, care s genereze un nivel de motivare uniform pentru toi participanii la derularea proiectului. Acest stil de lucru pornete din momentul n care este aleas echipa. Managerul proiectului are ideea, definete obiectivul, stabilete echipa cu care dezvolt i implementeaz oferta. Membrii echipei sunt specialiti, au experien , tiu s deruleze activiti specializate i, mai ales, sunt alei dup criterii de performan. Strategia managerului de proiect, cunoscut de toi membrii echipei, include un capitol distinct de urmrire a cheltuielilor. Exist o mentalitate neadecvat managementului modern al proiectelor referitor la fondurile altora cu tendin de risip. n realitate, strategia managerului de proiect vizeaz urmtoarele aspecte: - finanarea proiectului reprezint un avantaj numai n msura n care calitatea i termenele sunt respectate; - depirile de termene i cheltuielile peste nivelurile stabilite prin proiect sunt suportate de executant; - compensrile dintre depiri i economii sunt acceptate numai n interiorul capitolelor unei activiti; economiile sunt returnate finanatorului, iar depirile sunt pltite de executant; - numai o derulare conform graficelor de implementare este generatoare de venituri substaniale pentru echipa de executani; - abaterile fac obiectul mai multor analize, iar auditul proiectului trebuie s fie orientat pe stabilirea cauzelor ce genereaz aceste abateri. Managementul calitii proiectului este evideniat prin repartizarea cheltuielilor i a operaiilor a cror execuie este cerut n cadrul activitilor. Att economiile, ct i depirile sunt cele care genereaz stri de anormalitate. Ele au la baz slaba documentare la elaborarea proiectului sau un comportament neadecvat n timpul derulrii proiectului. Raportul final care privete recepia consemneaz toate elementele de concordan sau neconcordan ntre ofert i produsul obinut. De asemenea, este reflectat i modalitatea de utilizare a fondurilor. Evaluarea implementrii ofertei de proiect TIC constituie baza informaional pentru luarea deciziilor cu privire la modul n care se va continua procesul pentru a crete calitatea produsului final i pentru a da noi valene performanei manageriale. Datele reprezentnd rezultatele evalurii sunt o surs important de informaii utilizate n activitile manageriale de conducere a procesului de implementare. Obiectivul procesului de evaluare a implementrii proiectului sau a echipei de specialiti direct implicat trebuie s fie parte integrant a setului de obiective stabilit de managementul proiectului. Evaluarea reprezint surs de informaii cu caracter obiectiv i semnificativ. Prin intermediul acestor date sunt descrise: - riscurile ce afecteaz obiectivele stabilite pentru proiect; - consumul efectiv de resurse, n raport cu nivelurile estimate; - activitile realizate n raport cu cele planificate sau cu cele rmase de realizat; - rezultate intermediare sau finale obinute n raport cu cele dorite; - niveluri de calitate obinute n raport cu niveluri de calitate propuse;

Managementul calitatii proiectelor TIC

- eficiena procesului de implementare. La nivelul unui proiect, evaluarea procesului de implementare se realizeaz prin intermediul metricilor. Acestea permit evaluarea cantitativ a ntregii activiti, iar pe baza rezultatelor se construiete imaginea calitativ. Odat aceasta determinat, managerii de proiect iau decizii - cheie n cadrul proiectului i stabilesc cursul viitor al aciunilor urmtoare, de continuare a implementrii sau de repetare a etapei respective. Ex: Matricea resurse planificate / activiti planificate Resurse planificate Activiti planificate a b c d m n o p r s

Metricile utilizate n evaluarea procesului de derulare a proiectului TIC reprezint instrumente aflate la dispoziia managementului proiectului. Principalele funcii ale managementului afectate de rezultatele aplicrii metricilor sunt: - planificarea resurselor necesare prin stabilirea nivelurilor utiliznd modele de estimare; - organizarea activitilor prin definirea succesiunii acestora n funcie de timpul necesar derulrii lor; - evaluarea activitilor implementate prin msurarea nivelurilor factorilor implicai n proces; - luarea deciziilor referitoare la modul de continuare a procesului de implementare pe baza analizei comparate a nivelurilor estimate cu cele efectiv msurate. Utilizarea unei metrici este realizat independent. Complexitatea procesului de derulare a proiectelor, datorat numrului mare de factori analizai, impune corelarea rezultatelor obinute prin utilizarea de metrici diferite pentru a fi oferit o imagine ct mai complet. De asemenea, sunt definite niveluri agregate care s cuantifice ntr-un singur rezultat nivelul calitativ al procesului. Informaiile obinute din evaluarea procesului de implementare ofer managerilor de proiect baza informaional pentru: a comunica eficient; comunicarea dintre managerii proiectului trebuie s fie clar i lipsit de descrierea unor situaii confuze ce conduc la interpretri diferite; caracterul obiectiv i semnificativ al rezultatelor utilizrii metricilor asigur un singur neles comunicrii i garanteaz o singur interpretare a situaiei; a urmri evoluia procesului de implementare din punct de vedere al atingerii obiectivelor finale i intermediare; pe baza unei imagini cantitative i obiective se verific atingerea obiectivelor, prin verificarea nivelurilor efective obinute i a celor estimate; pornind de la aceste informaii se contureaz descrierea calitativ a procesului de implementare; a lua decizii cu privire la modul de derulare a proiectului; utilizarea metricilor definete o abordare orientat pe identificarea timpurie a riscurilor i a deplasrii derulrii proiectului de la traseul planificat; experiena managerial n implementarea proiectelor a artat c este mai eficient din punct de vedere al costurilor s previi dect s corectezi; pentru aceasta este nevoie de un set de date actualizat permanent, care s descrie cantitativ procesul de

Managementul calitatii proiectelor TIC

implementare, la fiecare etap; de asemenea, informaiile stau la baza determinrii de modele care s estimeze nivelurile viitoare; a justifica deciziile care afecteaz parcursul procesului de implementare; fiecare decizie care se refer la derularea viitoare a proiectului trebuie s fie luat n urma unei analize complete a situaiei actuale, iar la aceasta se ajunge prin utilizarea metricilor i a modelelor de estimare. Un program de evaluare a procesului de implementare bazat pe utilizare de metrici trebuie s fie caracterizat de: - obiectivitate; metricile utilizate trebuie s msoare nivelul real al caracteristicilor analizate fr ca rezultatele s fie influenate de factori subiectivi; dac evaluarea se realizeaz sub influena unui curent de opinii prestabilite, rezultatele descriu o imagine artificial, care n final va conduce la eecul ntregului proiect; - realism; metricile sunt aplicate rezultatelor directe ale implementrii i nu pe situaii ipotetice sau estimate; - actualitate; sunt evaluate situaiile prezente pentru a fi luate decizii care s modifice sau nu modul de derulare a implementrii proiectului; - predicie; sunt utilizate modele care s estimeze, pe baza datelor din experienele anterioare, niveluri viitoare pentru caracteristicile msurate; - grad ridicat de detaliere; procesul de evaluare trebuie s caracterizeze procesul de derulare al proiectului n ansamblu, dar i pe fiecare etap sau activitate n parte, pentru a explica evoluia acestuia. Pentru a urmri evoluia proiectului i pentru a analiza gradul de completitudine al fiecrei activiti, se compar progresul actual fa de cel planificat n termenii numrului procentelor de activiti terminate sau de uniti produs completate. Orice proiect TIC este definit prin lista de activiti, lista de resurse, lista de calificri, lista de termene, lista tranelor de finanare. Un rol special n definirea unei oferte i pentru implementarea unui proiect l ocup echipa de specialiti i executani. n procesul de evaluare a ofertei de proiect TIC i de analiz a proceselor de derulare, evaluarea echipei programat s dezvolte s dezvolte activiti din proiect trebuie s dispun de instrumente riguroase. Rezultatul procesului de evaluare a echipei unui proiect trebuie s conduc la plasarea acestuia printr-un calificativ de echip foarte bine structurat, cu anse deosebite de realizare a proiectului, sau prin calificative de echip bine structurat, cu anse reale de finalizare a proiectului, respectiv, echip necorespunztoare, generatoare a riscurilor majore de implementare a proiectului. Managementul calitii proiectului este o latur distinct a ntregii activiti care se dezvolt n jurul unui program de finanare. Calitatea proiectului nseamn calitatea managerului de proiect, a echipei care elaboreaz oferta i, dup aceea, calitatea textului depus ca ofert. Acestea reprezint obiective ale proiectului, iar ndeplinirea lor reprezint garania unui proiect bun. Calitatea programului de finanare este dependent de calitatea procesului de evaluare i reprezint o construcie obinut prin parcurgerea etapelor de definire program, elaborare ghid, derulare competiie, evaluare i stabilirea finanrii. Un proiect este bun sau nu dac, n urma implementrii, produsul sau serviciul ndeplinesc condiiile specificate n proiect. Calitatea proiectului implementat este cea care

Managementul calitatii proiectelor TIC

evideniaz c finanarea s-a realizat sau nu n bune condiiuni. Celelalte aspecte care urmeaz implementrii proiectului respect cerine expres definite n ofert i se refer la diseminare i la certificarea utilizrii corecte i eficiente a fondurilor, cu returnarea eventual a unei pri din acestea. Stabilirea proiectelor ce vor fi finanate de ctre specialitii programului se realizeaz n cadrul unui proces obiectiv i care utilizeaz metode bine definite de evaluare a unui proiect. Evaluarea permanent a procesului de implementare este condiie obligatorie a acestuia, fr de care echipa de cercettori nu are certitudinea atingerii obiectivelor finale.

Managementul calitatii proiectelor TIC

Bibliografie:

Prof.univ.dr.Ion IVAN; Prep.Catalin BOJA - Managementul calitatii proiectelor TIC Opran, Constantin - Managementul proiectelor