Sunteți pe pagina 1din 21

Capitolul 1 INTRODUCERE N CORESPONDENA DE AFACERI Este un lucru bine cunoscut c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz.

Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societii/ firmei care-l trimite, un mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aadar un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul deceniilor devenind - dup unii autori - aproape o tiin. Totui, nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit dezvoltrii tehnicilor de comunicaie, pe de o parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor; dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile comerciale continu s-i pstreze locul i funcia lor. n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor de comunicaie modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei de afaceri n forma sa clasic. Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizat din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie s corespund regulilor de claritate, concizie i curtoazie, circumscrise modalitii comune de gndire care se concretizeaz n ceea ce literatura de specialitate numete stil comercial. Pentru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceput nct s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise, clare, exprimate ntr-o succesiune logic, pentru a exclude posibilitatea unei nelegeri eronate a mesajului. Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s ngreuneze lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem. Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe. Totui, dei concis, o scrisoare trebuie s includ formulele necesare de politee i respect fa de destinatar. Un alt aspect ce trebuie reinut la redactarea unei scrisori este concordana dintre tonul acesteia i coninut; n funcie de mesajul pe care dorim s-l transmitem, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc. Corectitudinea constituie de asemenea o cerin important n redactarea corespondenei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri. Cnd ne referim la corectitudine, avem n vedere att aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.), ct i de aspectele legate de corectitudinea gramatical a exprimrii sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizeaz prin folosirea unei terminologii specifice i printr-o larg selecie de fraze mai mult sau mai puin stereotipe. Este de asemenea necesar nsuirea unei anumite modaliti de exprimare, influenat de obicei de o tendin stilistic su de alta, fiecare dintre ele subordonat scopului de abordare pozitiv a mesajului de ctre destinatar.

1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay-Out of the Letter) Subordonat obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei. Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris corespunztor - hrtie de calitate superioar, o panglic bun - dar i o dactilografiere corect i estetic. Pentru corespondena oficial (de afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei coli de hrtie cu dimensiuni standardizate; este posibil i folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesiti tehnice sau de eficien. n cazul operaiunilor repetabile care au n vedere obiecte de serie sau de mic valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzaciei -i formulare tipizate. Acestea includ cererea de oferta, oferta, specificaiile tehnice, lista de colisaj, factura, instruciunile de transport etc. Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se respecte cteva cerine: - plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie, n funcie de lungimea acestuia; - lsarea unei margini de 2,5-3 cm. n partea stng a colii de hrtie; - alinierea capetelor de- rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai uniform posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.; - evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului; - dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text; - continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri (la fila de continuare se fac n colul din dreapta jos al primei file urmtoarele meniuni: -/ 2; sau - over); -menionarea pe a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea expeditorului i a destinatarului), a datei scrisorii i a numrului de pagini. Exemplu: ELECTRONUM S.A.": KINSLEY & KREE, LTD LONDON;... Febr. 2nd 199... -2-. -eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente denumite anexe" (liste de preuri, cataloage, brouri, facturi, conosamente etc.) cu menionarea lor n finalul scrisorii, n partea din stnga la nivelul semnturii sau mai jos (n limba englez se folosesc pehtru anexe" abrevierile End./ En./ Enc/ Enclos). Exemplu: Enc. Invoice... Yours faithfully, John Smith. - evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului scrisorii. In uzana internaional exist dou forme principale de aranjare a textului n pagin: forma dantelat, folosit n special de firmele din Marea Britanie i forma bloc, preferat de firmele americane. Aceasta din urm este considerat i ca form modern de aezare n pagin, fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca variante ale lor se ntlnesc forma semi-bloc i forma bloc modificat. Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici distinctive:

1. Forma dantelat Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng. Rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior. 2. Forma bloc Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia marginal stng. Intre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. 3. Forma semi-bloc Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n forma dantelat. Rndurile constituind adresa interioar, plasate n stnga i rndurile constituind formula de ncheiere i semntura, deplasate la dreapta, se dactilografiaz n forma bloc. 4. Forma bloc modificat Textul se dactilografiaz integral n forma bloc. Data i rndurile constituind formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.

1.2. Elementele componente ale scrisorii (Contents of the Letter)


S-a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind urmtoarele elemente: - antet - dat - referine - adresa destinatarului/ interioar - formula de salut/ adresare - obiectul scrisorii - coninutul scrisorii - formulele de ncheiere i salut - semntur - referiri la anexe In cele ce urmeaz vom prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al coninutului lor i al plasrii n pagin: 1.2.1. Antetul (The Letter-head/ Letter-heading/ Heading) n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de regul n mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va dactilografia n colul din dreapta sus al colii de hrtie.. n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. De obicei, antetul cuprinde: - denumirea ntreprinderii, firmei, instituiei, bncii, societii, reprezentanei, sucursalei, fabricii etc. - domeniul de activitate - adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul de cldire etc., ara, statul, codul potal) - numerele de telefon - adresa telegrafic - numrul de telex - numrul csuei potale - codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice - bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri. n cazul ntreprinderilor comerciale sau industriale din Marea Britanie, care n majoritatea lor sunt organizate ca societi pe aciuni cu rspundere limitat, la numele firmei se adaug cuvntul "Limited" sau abrevierea "Co.Ltd". Spre deosebire de acestea, firmele americane sunt ncorporate i abrevierea adugat este "Inc". Este obligatoriu ca n antetul firmelor britanice nfiinate dup 1916 s se indice numele directorilor i a secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera R" sau semnul , indic numele respectiv ca marc de fabricaie nregistrat la Camera de Comer sau alt organism oficial.

Exemplu de antet: John Croydon and Company Limited Heating Engineers 34 Rose Place Northampton NN5 24AA tel: 350490 33763/ 2 1.2.2. Data (The Date) Data emiterii corespondenei este plasat sub antet i poate fi scris sub urmtoarele forme: (EB) 2nd August 199... (EA) August 2nd 199... (EB) 2nd Aug 199... (EA) Aug. 2nd 199...

Deci dup cifra care indic ziua se scriu terminaiile numeralului respectiv: ex.: - st (1st), - nd (2 nd), - rd (3 rd), de la 4-20 th (4,h; 15th); ntre 21-23 se reiau terminaiile cifrei respective (21st , 22nd, 23rd); pentru 24-30-th; pentru 31 -st (31st) etc. n sistemul folosit de firmele americane, se obinuiete ca denumirea lunii s precead cifra care indic ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite i fr terminaii: August 2nd 199... sau August 2 199... naintea cifrei care indic anul nu se mai pune virgul. Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May, June, July nu se prescurteaz. nlocuirea denumirii lunilor anului cu cifre romane sau arabe nu este recomandabil i se indic evitarea folosirii acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar i n textul scrisorii. Adoptarea de ctre firme din diferite ri, care folosesc pentru corespondena lor limba englez, fie a variantei britanice fie a celei americane de exprimare a datei, poate duce la confuzii grave. Astfel, 5.10.199... ar putea fi neles 5 oct.199..." n variant britanic dar 10 mai 199..." n cea american. Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curent abrevierea inst." (instant). Exemplu: your letter of the 2nd inst..." Abrevierile prox. (proximo) nsemnnd luna viitoare" i uit. (ultimo) nsemnnd luna trecut" sunt considerate forme nvechite i nu se mai folosesc. n cazul anumitor corespondene sau documente, pe lng dat se indic locul emiterii acestora, Locul de emitere se plaseaz ntotdeauna naintea datei. Exemplu: Bucharest, 5th October 199... 1.2.3. Referinele (The Reference Line) Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei dantelate. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv^ precum i pentru o facilitare a repartizrii corespondenei. Referinele se introduc prin abrevierea Ref." (reference) i includ iniiatele numelui lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la

firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc. Exemplu: (EB) Ref: NB/ Oc 545 LP (EA) Ref: -YS: MS - 7050 XMD Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare^ introduse prin abrevierea Our Ref.", dar i a celor ale firmei destinatare, introduse prin abrevierea Your Ref." n scopul identificrii cu uurin de ctre aceasta din urm a corespondenei anterioare. Exemplu: Our Ref: NS/ Mo 393 P o Your Ref: IR/ YB 39 M 45 1.2.4. Adresa destinatarului/ interioar (The Inside Address) Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent. Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia ne adresm, inclusiv ara de destinaie. Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal. Vom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care s-au generalizat n uzanele corespondenei. 1. Unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie (sau unei persoane particulare) ne adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre aceasta, fr nici o prescurtare. (Exemplu: Mary Brown; Robert F.G. Gibson) Numele va fi nsoit de formule de politee sau de funciile oficiale sau onorifice alei persoanei respective. n limba englez formulele de politee sunt: - Mr. (Abrevierea cuvntului Mister", folosit pentru un brbat) - Mrs. (abrevierea cuvntului Mistress", folosit pentru o femeie cstorit) - Miss (cuvntul de adresare folosit pentru o femeie necstorit) - Ms. (abreviere folosit cnd nu se cunoate starea civil a unei femei). Aceste formule preced numele persoanei. - Esq. (abrevierea cuvntului esquire" - vechi titlu de noblee azi depit, este folosit doar n Marea Britanie numai pentru brbai i se plaseaz dup numele persoanei, fiind precedat de virgul (Exemplu: John Smith, Esq.) - Dr. (abrevierea cuvntului doctor") pentru titlul de doctor, fr alt formul de politee (Exemplu: Dr. John Brown) - Prof, (idem pentru titlul de profesor) . Alte abrevieri se plaseaz dup numele persoanelor: Jr., Jun., Jur., (pentru cuvntul junior"), Bros. pentru cuvntul brothers" (frai). Exemplu: Dan White Jr.; Daniel White Jun., Esq; fvjessrs Gibson, Bros. In Marea Britanie, funcia destinatarului este indicat naintea numelui, fr a se folosi formule de politee i fr virgul. (Exemplu:General Manager Robert Brown; Deputy

Director Maxwell Smith.) n SUA, funcia se indic dup numele persoanei, precedat de formula de politee i separat prin virgul (Exemplu: Mr./ Mrs./ Miss W.Browing, General Manager). n cazul unor persoane cu funcii oficiale (ministru, ambasador, guvernator etc.), formula de adresare este His Excellency" (Excelenei sale), urmat de funcia respectiv (Exemplu: His Excellency the Trade Minister, Excelenei sale Ministrul Comerului). 2. Unui funcionar al crui nume nu-l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii sau firme ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul, precedate de articolul hotrt the". Exemplu: The Managing Director - Directorului general The Secretary - Secretarului Firmei The Customs Officer - efului Vmii The Export Department - Serviciului de export Aceast indicaie poate fi plasat i la sfritul adresei interioare, cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele Attention"... sau For the attention of..." (n atenia...). Meniunea este subliniat. Exemplu: For the attention of the Secretary Attention the Managing Director Attention: The Export Department Dup numele persoanei sau funcionarului cruia i se adreseaz scrisoarea se indic denumirea firmei, instituiei, bncii etc., menionnd forma de organizare a respectivei societi (Ltd., Co., Corp., Inc.). 3. Unei ntreprinderi, instituii, firme, bnci etc. ne putem adresa menionnd numele acesteia. (Exemplu: Ed. White & Bob Green, Ltd.; National Iran Oils, Ltd.) Numele respectiv poate fi precedat de abrevierea Messrs (de la cuvntul francez Messieurs). (Exemplu: Messrs. Ed.White & Bob Green.Ltd., Messrs National Iran Oils, Ltd.) Dac numele firmei este precedat de articolul hotrt the", aceast abreviere nu se mai folosete. (Exemplu: The Smith Kendon Manufacturing Company, Ltd.) Sub denumirea ntreprinderii, instituiei, firmei etc. se indic adresa acesteia, menionnd strada, numrul, localitatea, districtul potal i, n cazul folosirii plicurilor cu decupaj transparent, i ara. Pentru corespondena expediat n rile de limb englez se menioneaz mai nti numrul i apoi strada, fr virgul ntre ele. n ceea ce privete indicarea statului, este de reinut faptul c denumirea oficial a insulelor Britanice este Marea Britanie (Great Britain), care cuprinde Anglia (England), Scoia (Scotland) i ara Galilor (Wales). La acestea se adaug Irlanda de Nord (Northern Ireland), care face parte din Regatul Unit al Marii Britanii i Irlandei de Nord, abreviat U.K. In cazul unei corespondene expediate n SUA, numele statului trebuie indicat dup numele localitii, ntruct orae cu acelai nume pot fi ntlnite n state diferite. Exemplu: New York, N.Y., U.S.A. New York City, U.S.A. Vom reda n continuare cteva exemple de adrese complete.

1. (A) - The Secretary Morgan and Company, Limited 93 Regent Street, Oxford OX 43 Great Britain (B) - The Woolen Mills, Limited 102 Courtney Street, Leeds Great Britain For the attention of the Managing Director 2.- Messrs.Ed.Smith & Jones Green, Ltd. 35 Elthane Road London W 1 Great Britain 3. - Mr. Robert Wilson, Assistant Manager White Brothers Company, Inc. 125 63 rd. Street Brooklyn, N.Y. U.S.A. 1.2.5. Formula de salut (The Salutation) Formula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 spaii sub adresa destinatarului. Modul n care o exprimm depinde de formula de adresare pe care am folosit-o ctre destinatar. n cazul n care destinatarul este o persoan fizic, creia ne-am adresat denumind funcia pe care o ndeplinete, formulele de salut vor fi: - Dear Sir, (Stimate domn) pentru un brbat - Dear Madam, (Stimat doamn) pentru o femeie. Dac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula de salut, menionnd de asemenea eventualele titluri sau funcii, sau numai pe acestea din urm. Exemplu: Dear Mr. Brown, Dear President Brown, Dear Miss Brown, . Dear Mr. Vice-President Dear Mrs. Brown, Dear Sir John,... etc. Dear Professor Brown, Dac ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va fi: - Dear Sirs, (Stimai domni) - Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se tie c sunt conduse de femei) Formulele Sir, (Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend prin folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c toate formulele de salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul. n corespondena redactat de instituii sau firme din SUA, formula de salut este Gentlemen: (Domnilor) urmat de semnul dou puncte".

1.2.5.Obiectul scrisorii (The Subject line) Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul paginii un rnd sub formula de salut, i se subliniaz; rolul su este de a prezenta succint problema care este tratat n corespondena respectiv. A existat uzana ca obiectul scrisorii s fie precedat de abrevierile Re: (prescurtarea cuvntului latin res" = lucru, chestiune) sau Ref: (prescurtarea cuvntului referring" = referitor) cnd vrem s atragem atenia destinatarului asupra unor scrisori anterioare legate de problema tratat, dar acestea sunt tot mai rar ntlnite n corespondena modern. Exemple: 1. Dear Sirs, Ref: Letter of Credit No... 2. Dear Sirs, Ref: Our letters MC/ 3 MC/ f of... 3. Dear Sirs, Wool Contract No... '

Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii n coresponden nu este obligatorie i poate fi omis, n cazul n care problema tratat n corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul paragraf al scrisorii. 1.2.7. Coninutul scrisorii (The Body of the Letter) Coninutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint partea esenial a corespondenei i de aceea trebuie redactat cu deosebit grij. De regul, acesta cuprinde: - paragraful de introducere - mesajul scrisorii - ncheierea Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine ca atare: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente etc., formularea unui rspuns la o coresponden anterioar etc.1 2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fa de prolemele tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, ntr-o nlnuire logic, folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problem tratat fcnd obiectul unui paragraf separat.22 3. ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj; aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandri de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.3
1.

In cele ce urmeaz vom prezenta o list - grupat tematic - cu cteva dintre cele mai uzuale modaliti de exprimare folosite pentru introducerea, transmiterea i ncheierea mesajului unei corespondene.
1 2

(vezi: Formulari de introducere, pg. 28-29 A ; B ; C) Vezi: Formulari de transmitere a mesajelor: pg.30-31IIA,IIB,IIC) 3 Vezi: Formulari de incheiere: pg 31-34/ IIIA, IIIB, IIIC, IIID)

10

1.2.7.1. Formulri de introducere

1.2.7.1. Specimen sentences for opening lines A. Pentru scrisori iniiale A. For first letters 1. Obiectul scrisorii noastre este 1. The subject of our letter is to - s v informm despre... - inform you of... - s v anunm... - announce you the... - s v facem cunotin cu... - acquaint you with... - s v reamintim c - remind you... - s v notificm c... - notify you... - s v atragem atenia c... - call your attention/ draw your kind attention... - s v avertizm de... - give you warning of... 2. Avem plcerea 2. a) We have the pleasure - de a v informa c... - to advise you that... - de a v aduce la cunotin... to let you know that... b) We have pleasure in advising/ informing you/ in letting you know that... 3. Suntem ncntai/ bucuroi/ fericii/ 3. We are pleased to/ glad to/ happy to/ Dorim/ Prin prezenta (ne permitem) We wish to/ We hereby/ This is to - s v informm - inform you/ advise you - s v aducem la cunotin - let you know - s (v) spunem c... - say/tell you that... 4. Pentru informarea dv. v comunicm 4. You will be interested to hear that... c... B. Pentru scrisori de rspuns B. For letters of reply 5. Ca rspuns/ Rspunznd ia scrisoarea dv. 5. In reply/ answer/ Replying to your letter din...: of 6. (Tocmai) Am primit... 6. We (have just) receive(d)... 7. Suntem ncntai 7. We are very pleased/ glad - c am primit - to receive - c suntem n posesia scrisorii dv. din... - to have your letter of... 8. Suntem bucuroi/ncntai s aflm c/ 8. We are glad/ pleased to learn/ to hear s auzim c... that... 9. Suntem n posesia scrisorii dv. din... 9. We are in receipt/ in possession of your letter of.../ dated... 10. Scrisoarea dv. din... a sosit ieri/ azi 10. Your letter of.../ dated... (has) arrived diminea. yesterday/ this morning. 11. Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea 11. We are pleased to receive your letter dv. din... of... 12. Referitor.(cu privire) la scrisoarea dv. 12. Referring/ We refer/ With reference to din... your letter of... 13. n legtur cu/ Cu privire la scrisoarea 13. In respect/ With regard to your letter dv. din... of... 14. Ca urmare a 14. Further to - scrisorii/ telegramei dv. din... - your letter/ cable of... - convorbirii noastre telefonice din... - our telephone conversation of... 15. Am luat/ lum not despre/ de... din 15. We have taken due note of.../ We have

11

scrisoarea dv. ...

duly noted the.../ We take/ took (due) note of.../ We note(d) of... from your letter... 16. Multe mulumiri pentru scrisoarea dv. 16. Many thanks for your kind letter of... din... 17. Folosim acest prilej pentru a v mulumi 17. We take this opportunity to thank you pentru scrisoarea dv. din... for your letter of... 18. Ne pare ru/ Regretm c 18. We are sorry/ We regret that - nu am putu rspunde la timp scrisorii dv. - we were not able to answer your letter in due time. - scrisoarea dv. (anterioar) nu a sosit la - your (previous) letter has not arrived in timp time. C. Pentru scrisori de confirmare 19. Confirmm/ confirmnd/ spre confirmarea/ telegramei noastre din... 20. Prin prezenta confirmm... 21. Ne grbim s confirmm (primirea) scrisorii dv. din... 22. Scrisoarea noastr/ dv. din... - trebuie s se fi ncruciat cu a dv./ noastr din... - foarte probabil s-a ncruciat cu... 23. Urmare a convorbirii noastre 24. Sperm/ Suntem ncredinai c ai primit telegrama noastr. 1.2.7. II. Formulri de transmitere a mesajelor A. Scrisori viznd realizarea unui acord ntre parteneri. 25. Datorit faptului c... 26. La cererea/ sugestia/ insistena dv. noi... C. For letters of acknowledgement 19. We confirm/ Confirming/ In confirmation of our cable of... 20. This is to confirm... 21. We hasten to acknowledge/ confirm (the receipt) of your letter of... 22. Our/Your letter of... - must have crossed yours/ ours of... - has very likely crossed... 23. Following up our talk... 24. We hope/ trust you have received our cable.

1.2.7. II. Specimen sentences for conveying the message A. Letters aiming at an agreement between partners. 25. Owing to the fact that... 26. At your request/ suggestion/ insistence we... 27. Ca o consecin a discuiilor noastre... 27. In consequence of our talks... 28. Conform/ n conformitate cu 28. According to/ Complying to/ In accordance/ compliance/ conformity with - dorina dv. ... - your desire/wish... - instruciunile/ indicaiile dv.... - your instructions/ directions... - recomandrile dv.... - your recommendation...; 29. Suntem dispui / nclinai / gata / siguri / 29. We are willing/ inclined/ ready/ convini / decii s... positive/ convinced/ decided to... 30. Nu ne ndoim c... 30. We are not doubtful that... 31. Am fost informai/ sftuii s... 31. We have been informed/ advised that... 32. Suntem de acord cu invitaia/ sugestia/ 32. We agree to your invitation/ propunerea dv. suggestion/ proposal. 33. Suntem de acord cu dv. n aceast 33. We agree with you in this respect. privin. 34. V vom ntiina imediat ce condiiile 34. We will let you know as soon as your dv. vor fi fost acceptate. terms will have been accepted. 35. V vom transmite la timp data exact 35. The exact date of... will be cabled in

12

a... 36. Din dispoziia i n contul firmei... 37. Pentru i n numele... B. Scrisori exprimnd un dezacord 38. Regretm foarte mult s v aducem la cunotin c: - nu putem accepta oferta dv. de... - suntem obligai s refuzm comanda dv. de... din... - nu putem/ nu suntem n msur s acceptm condiiile dv./ astfel de condiii. 39. Ne pare ru/ Regretm c trebuie s v informm c nu suntem de acord cu... 40. Spre regretul nostru suntem obligai s v atragem atenia c - ai omis... - nu ai respectat instruciunile... - ai ntrziat cu... 41. Cu regret trebuie s constatm c...

due time. 36. By order and for the account of... 37. For and on behalf of...

B. Letters expressing a disagreement 38. We very much regret to let you know that: - we have to decline your offer of... - we are obliged to refuse your order for of... - we cannot/ we are unable to accept your conditions/ such terms. 39. We are sorry/ regret we have to inform you that we cannot accept your... 40. To our utmost regret, we have to draw your attention to the fact that - you overlooked/ omitted... - you did not observe the regulations... - you are late in... 41. Much to our regret we have found that... 42. Nu v putei atepta ca noi... 42. You cannot expect us to... 43. Reprezentantul dv. nu poate nega faptul 43. Your representative cannot deny the c... fact that... 44. Trebuie s luai n considerare/ s 44. You have to consider/ to take into considerai opinia noastr... consideration our opinion about... 45. V-am fi/ rmne ndatorai/ 45. We should be obliged to you if. recunosctori dac... 1.2.7. III. Formulri de ncheiere 1.2.7. III. Specimen sentences for closing the letter A. Exprimri generale A. General specimen sentences 46. n ateptarea rspunsului dv., rmnem 46. Looking forward to receiving your answer, we remain 47. V-am fi ndatorai dac am primi un 47. We would greatly appreciate a prompt rspuns urgent. reply/ An early reply would be appreciated. 48. Ateptm cu mare interes: 48. We are awaiting with great interest: - rspunsul dv. - your answer. - confirmarea dv. - your confirmation. - aprobarea final - your final approval. - hotrrea dv. - your decision. 49. Anexm/ Am anexat/ ataat la aceast 49. We enclose/ enclosed/ have attached to scrisoare... this letter... 50. La aceast scrisoare vei gsi anexat... 50. You will find enclosed to this letter... 51. Anexat prezentei scrisori... 51. Enclosed to this letter... 52. Putem s sperm/ ateptm ca... 52. May we hope/ expect to... 53. May we hope/ expect to... 53. Please rest assured/ You may be sure of... B. Pentru exprimarea de mulumiri B. For expressing thanks

13

54. V mulumim/ Mulumiri pentru: - bunvoina dv. - ncrederea dv. - sprijinul dv. - confirmarea dv. - comanda dv. 55. Mulumindu-v - clduros - anticipat/ cu anticipaie - nc odat 56. V mulumim pentru ncrederea acordat i ntre timp rmnem... . 57. Primii, v rugm, mulumirile noastre pentru amabilitatea dv./ sprijinul acordat. 58. V mulumim nc odat pentru rezolvarea acestei probleme. 59. Cu mulumirile noastre cele mai clduroase. C. Pentru exprimarea dorinei de colaborare 60. Sperm ntr-o colaborare - strns/ fructuoas/ permanent cu dv. - ndelungat i avantajoas pentru ambele pri. 61. Spernd c - vom putea stabili n curnd relaii cu dv. - aceste livrri vor nsemna nceputul unor relaii de durat ntre firmele noastre, - vei fi mulumii de serviciile noastre/ oferta noastr. - v vom fi de folos cu aceste date/ informaii. 62. n sperana c - vei fi de acord cu noi asupra acestor condiii/ acestei soluii - vei considera oferta noastr favorabil. - ne vei ncredina comanda dv. 63. Sperm s - aflm n curnd veti de la dv. - primim un rspuns favorabil/ tiri de la dv. - acordai atenia dv. deosebit acestor probleme. - acceptai mostrele noastre. - vei executa cu promptitudine comanda

54. We thank you/ Thanks for: - your goodwill. - your confidence. - your support/ help. - your confirmation. - your order. 55. We thank you - very much - in anticipation/ in advance - once more 56. We appreciate the confidence you have placed in us and meanwhile we remain... 57. May we thank you for your courtesy/ assistance. 58. We thank you again for having solved this matter. 59. With our best thanks... C. For expressing the wish for cooperation 60. We hope to establish a - close/ advantageous/ permanent business relation with you. - a long and mutually advantageous cooperation with you. 61. We hope (that) - we will soon do business with you. - these deliveries will mark the beginning of some long lasting relations between our firms. - our services/ offer will meet your requirements. - you will find these facts/ this information useful. 62. We hope/ We are sure that - you will agree with us on these conditions/ this solution. - you will see in this offer a real opportunity. - you will place your order with us. 63. We entrust/ hope - to hear from you. before long/ soon. - to receive your favourable reply/ your news. - to pay your special attention to this matter/ this matter will receive your best attention. - the sample will meet your requirement/ approval. - you will promptly carry out/ execute our

14

noastr. D. Pentru exprimarea unei recomandri: 64. Contm pe - primirea unor veti de la dv. - rspunsul dv. pn la... - confirmarea dv. 65. Sperm c problema - se va bucura de atenia dv. - va fi reglementat conform instruciunilor noastre. - va fi ncheiat n curnd/ aa cum am czut de acord. 66. V rugm/ Sperm/ Suntem ncredinai c putei s rezolvai chestiunea - ct mai curnd posibil. - pn sptmna viitoare. - aa cum s-a convenit. - n conformitate cu... - la alegerea dv. 67. Transmitei-ne, v rugm, rspunsul dv. definitiv. 68. V informm c o rezolvare prompt a acestei probleme ar fi apreciat.

order. D. For expressing a recommendation 64. We count on - hearing from you soon. - having your answer by... - your confirmation. 65. We hope the matter will - receive your attention. - be settled according to our instructions. - be closed soon/ as we agreed. 66. We kindly ask/ hope/ entrust that you are able to settle the matter

- as soon as possible. - by next week. - as agreed. - according to... - at your option. 67. Kindly let us have your final/ definite answer. 68. We let you know that a (prompt) settlement of this matter will be appreciated. 69. V rugm s fii buni/ s avei 69. Will you please/ Kindly/ Please amabilitatea - s ne informai/ s ne comunicai dac - let us know if you agree to these suntei de acord cu aceste condiii. conditions. - s ne confirmai ia timp primirea... - confirm/acknowledge in time receipt of... 70. V-am fi foarte obligai dac ne-ai 70. We should be very much obliged if you transmite... sent us... 71. Ateptm comunicarea acordului/ 71. We are looking forward to receiving hotrrii dv. n aceast privin. your agreement/ decision in this respect. E. Pentru exprimarea de scuze 72. V rugm s primii/ acceptai scuzele noastre pentru... 73. V cerem scuze pentru/ V rugm s ne iertai pentru - a fi neglijat asemenea. - ntrzierea n... - eroarea comis la... 74. Scuzndu-ne nc odat... E. Expressing apologies 72. Please accept our apologies for 73. We (much) apologize for - having neglected such... - being late in... - error made in... 74. Apologizing once more...

1.2.8. Formula de ncheiere i salut (The Complimentary Close)

15

Formula de ncheiere i salut se plaseaz de obicei cu 2-3 rnduri sub textul scrisorii spre mijlocul paginii. Formulele cele mai des ntlnite sunt: Yours faithfully.; Faithfully yours, (cnd expeditorul se adreseaz unei instituii, firme etc.) Yours sincerely.; Sincerely yours. (n special cnd expeditorul se adreseaz unei persoane cunoscute, dei pot fi folosite i n cazul anterior) Yours (very) truly,; (Very) truly yours, (se folosesc cu precdere de ctre firmele i instituiile din SUA). Traducerea acestor formule este: Al dv. fidel/ cu respect/ sincer. Este de reinut faptul c toate aceste formule sunt urmate de virgul. Salutul propriu-zis de ncheiere prezentat mai sus poate fi precedat de alte cteva formule, care i atribuie acestuia un caracter mai formal, dintre acestea ar fi: - We/I hope to hear from you soon, (Noi dorim/ Doresc s aflu curnd veti de dv.) We are/I am (Suntem/ Sunt) - With our/ my best wishes/ Kind regards (Cu cele mai bune urri) dei ele sunt tot mai rar ntlnite n corespondena modern.
-

1.2.9. Semntura (The Signature) Semntura se plaseaz sub formula de ncheiere i salut, precedat fiind de numele firmei. Imediat dedesubt este obligatorie dactilografierea numelui complet al celui cel semneaz corespondena, indicndu-i-se calitatea (agent, representative etc.), funcia (Managing Director, Deputy Director, Manager etc.) i. dac este cazul, titlul (doctor, professor, civil engineer etc.). Aceast exigen apare din consecinele de ordin juridic ce decurg din angajarea de drept a instituiei, firmei etc. prin semntura respectiv. La persoanele de sex feminin se va specifica i starea civil cu abrevierile Mrs"' sau Miss" pentru a cunoate modul de adresare ctre acestea n corespondena de rspuns. Uneori corespondena poate fi semnat pentru, i n numele conducerii instituiei, firmei etc. In acest caz n coresponden se face o meniune special referitoare la calitatea celui ce semneaz i anume: - per procurationem/ per pro/ p.p (prin procur pentru) - for and on behalf of (pentru i n numele) Exemple de semnturi: 1. Yours faithfully, THE MODERN TOOL CORPORATION William Brian Vice-president 2. Yours sincerely, A.JOHNSON & Co, Ltd. (Mrs) Dr.DIANA PINK Managing Director Schema formulelor de salul i adresare n funcie de adresant

16

Adresant The Woolen Mills, Ltd (E.B.) Roger Brothers Co, Inc. (E.A.) Robert Gibson, Esq. Mr. Robert Gibson Mrs. Vivian Grant Miss Ann Porter

Formula de salut Dear Sirs, (Dear Mesdames,) Gentlemen: Dear Sir, (oficial) Dear Mr. Gibson, (mai puin oficial) Dear Madam, (oficial) Dear Mrs. Grant, (mai puin oficial) Dear Miss Porter, (idem)

Formula de ncheiere Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Very truly yours, Yours sincerely, Yours very sincerely Sincerely yours, Yours sincerely, Yours truly,

1.2.10. Iniiale i post-scriptum (Initials and Postscript) La unele instituii, firme etc. s-a statornicit uzana indicrii iniialelor celui ce a redactat scrisoarea i a dactilografului n colul din stnga jos, n loc de a meniona aceste elemente in cuprinsul referinei. Tot aici se indic numrul de exemplare n care s-a dactilografiat sau multiplicat lucrarea, destinaia sa ct i instituia, firma sau persoana creia i-a fost expediat. n ceea ce privete post-scriptum-ul (PS), este recomandabil ca acesta s fie evitat, deoarece folosirea sa ar putea fi interpretat de ctre adresant ca o omisiune din textul scrisorii i deci ca o dovad de neglijen din partea expeditorului. Totui, uneori post-scriptum-ul se folosete tocmai n scopul de a atrage atenia asupra sa, atunci cnd vrem s subliniem un aspect foarte important sau de ultim or. 1.2.11. Anexe (Enclosures) Atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe, acestea se menioneaz n final, captul de jos al colii de hrtie. Exemple: 1. - Anex/ Anexe (Enclosure/ Enclosures-abreviat: Enc./ End./ Erics) 2. - 3 Anexe: - Factur Enclosures: 3 - Invoice - Conosament - Certificat de origine - B/L - Certificate of origin 1.3. Plicul (The Envelope) Ca i n cazul scrisorii, hrtia plicului folosit pentru expedierea corespondent trebuie s fie de calitate superioar i durabil. Pe plic vor fi scrise urmtoarele: 1. - Adresa destinatarului, care va coincide cu adresa interioar att din punct c vedere al coninutului ct i al formei, cuprinznd maximum cinci rnduri. n caz n care vom folosi un plic cu decupaj transparent, adresa interioar devine vizib i nu va mai fi necesar scrierea ei pe plic.
2. -

Indicaii pentru pot (se refer fie la categoria sau tariful potal, fie la modul trimitere a corespondenei). Dintre acestea menionm:

17

- Coresponden recomandat" (Registered mail) - Coresponden prin avion" (By air mail) - Coresponden recomandat prin avion" (Registered air mail) - Coresponden cu pota expres/ rapid" (By express mail) - Materiale tiprite": ziare, reviste, publicaii (Printed matter) - Tiprituri cu tarif redus" (Printed paper - reduced rate) - Cri, brouri, cataloage" (Books only) - Felicitri de sezon" (Season's card) - Cadouri nesolicitate" coninnd obiecte de reclam, agende, calendare - Mostr fr valoare" (Sample without value) - A se returna n caz de nedistribuire"(Return if not delivered) - Rugm a nu se ndoi" (Please do not bend) - Expediere expres" (Special delivery) - Post-restant"(Poste-Restante/To be called for)

etj (Unsolicited gifts)

3. - Indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): - Personal" (Personal/ Private) - Confidenial" (Confidential) 4. - Indicaii de transmitere a corespondenei ctre o anumit direcie, servici persoan etc. exemplu: In atenia: Serviciului Comercial In atenia: Directorului general D-lui Smith, Director adjunct For the attention of: Selling Department Attention: Managing Director Mr. Smith, Deputy Director In cazul n care expeditorul nu cunoate adresa persoanei creia dorete s-i parvin corespondena, dar consider c o alt persoan sau firm/ instituie etc. ar putea s i-o nmneze, scrisoarea va fi adresat acesteia din urm: pentru atenionare, adresa va fi precedat de abrevierea C/ O (care of) Exemplu: Dr.Samuel Horn c/ o London University London Great Britain Este de reinut faptul c toate tipurile de indicaii prezentate mai sus sunt incluse i in scrisoare, sub adresa interioar. 5. - Spaiul rezervat pentru timbre sau marcaj potal (postage/ stamps) n ceea ce privete adresa expeditorului, aceasta va fi scris pe clapa de pe spatele plicului sau se va folosi un plic cu antet tiprit al instituiei/ firmei expeditoare.

Modele de adrese scrise pe plic:

18

Forma Dantelat TEHNOFOREST 4 Piaa Rosetti Bucharest-ROMANIA Attention: The Export Manager stamp

COURTNEY & Co.Ltd., 6 Stand Street, Nottingham, Great Britain

Forma bloc .

TEHNOFOREST 4 Piaa Rosetti Bucharest - Romnia

stamp

BY AIR MAIL

Mr.John Brown c/ o The Furniture Co.Inc. 12 W.Thirty-Second St. New York 43, N.Y. U.S.A.

19

1.4. Model de scrisoare (tipic pentru cotrespondena de afaceri) (The Pattern of a Typical Business Letter) 1. Antet COURTNEY &Co.Ltd 6 Stand Street Nottingham Telephone: Not 978653 Telex: 10075-CRI/LTOCE Telegrams: Springwood Code:Bentleys Nottingham 2. Data 15 mai 1992 3. Referin CA/ER 45 P 3-29 IL/SD 613 4. Adresa Tehnoforest interioar 4 Piaa Roseti Bucharest n atenia Secretariatului 5. Formula de salut 6. Obiectul scrisorii 7. Coninutul scrisorii Stimai Domni, Confirmare scrisoare i materiale tiprite Confirmm primirea scrisorii dv. Din 10 mai 1992 i v mulumim foarte mult pentru cele 10 exemplare ale revistei Forniture Today care sunt ntr-adevr interesante i de mare folos pentru noi. Am aprecia dac ai avea amabilitatea de a continua s ne trimitei aceste reviste i n viitor. Cu cele mai bune urri, Al dv. sincer, COURTNEY &Co.Ltd. John Brown eful serviciului comecial

8. Formula de ncheiere i salut 9. Semntura

20

COURNEY &Co.LTD 6, Stand Street Nottingham Telephone: Not 978653 Telegrams: Springwood Nottingham Our ref: CA/ER 45-P3-29 Your ref: Gh/SD 613 Tehnoforest 4, Piaa Roseti Bucharest For the Attention of the Secretary Dear Sirs,

1. Heading/ Letterhead Telex: 10075 CRI LTD GB Code: bentleys May 15 th 1992 2. Date 3. Reference line 4. Inside address

5. Salutation 6. Subject line

Acknowledgement of letter and printed matters

We acknowledge receipt of your letter of May 10th 1992, and we thank you 7. Body of very much for thr 10 copies of the newspaper Furniture Today which are letter really interesting and helpful to us. We would appreciate if you would kindly continue to send us these newspaper in the future. With best regards, Yours faithfully, COURTNEY&Co.LTD Per pro. John BROWN Selling manager 8. Compliance close 9. Signature

21