UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA

CARRERA DE T.S.U. EN CONTADURA

PORTAFOLIO DE EVIDENCIA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN UNIDAD 2 PROCESO ADMINISTRATIVO

ALUMNO: JAVIER ALEXANDER BARRIENTOS GMEZ

PROFESOR: C.P.A. Y M.A. KARLA MARITZA RICHAUD GRANIEL

GRUPO: 1A GENERACIN: 2011-2013

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INDICE
INTRODUCCION 2.1.- PLANEACIN TIPOS DE PLANEACIN: .......................................................................................... 4 1. Planeacin personalizada..................................................................................... 4 2. Planeacin operativa............................................................................................. 4 3. Planeacin estratgica.......................................................................................... 5 4. Planeacin sistmica. ........................................................................................... 6 5. Planeacin para el mejoramiento de la calidad de vida. ................................ 6 6. Planeacin tctica. ................................................................................................ 7 7. Planeacin ecolgica. ........................................................................................... 7 8. Planeacin participativa con fines operativos (mtodo de intervencin) ........ 7 9. Planeacin polarizada. .......................................................................................... 7 10. Planeacin normativa. ........................................................................................ 8 11. Planeacin prospectiva. ..................................................................................... 8 12. planeacin por tiempos ...................................................................................... 8 13. planeacin por jerarqua ..................................................................................... 9 ELEMENTOS DE LA PLANEACION ........................................................................ 10 Graficas de Gantt .................................................................................................... 16 Grafica de Pert ......................................................................................................... 18 Grafica de hito ......................................................................................................... 22 2.2.- ORGANIZACION TIPOS DE ORGANIZACIN..................................................................................... 24

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN, CARACTERSTICAS Y FUNCIN........... 30 REPORTES MAPAS MENTALES CONCLUSION

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INTRODUCCION

Cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas

establecidas para la organizacin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas, una secuencia de pasos para la toma de decisiones o bien para el logro de un objetivo o metas. Este proceso consiste en varios pasos y esta cuenta con varios elementos fundamentales que facilitan el fin u objetivo a seguir Se tratara el primer paso del proceso que es la planeacin que es darle una estructura o forma a una idea o proyecto. Lo que me va a permitir alcanzar el objetivo y las metas que quiero lograr. Y en como paso secundario es la organizacin que es establecer el proyecto asignando tareas, sujetndolo a reglas, orden, armona y dependencia de las partes.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA 2.1.- PLANEACION TIPOS DE PLANEACIN Se observ que no hay un solo tipo de planeacin, sino una diversidad de tipos. Estos hacen referencia a la planeacin por s misma pueden ser empleados en el aspecto regional. Algunos de ellos son: 1. Planeacin personalizada. Parte del enfoque analtico de los acontecimientos y de las acciones que intervienen en la persona humana como origen y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo posee cualidades derivadas de la herencia, la educacin familiar, el medio social, la percepcin y adaptacin fsica, la cultura, etc. Dichas cualidades, segn Eduardo Domnguez Corona, se traducen en recursos para su desenvolvimiento personal. 2. Planeacin operativa. La planeacin operativa se refiere bsicamente a la asignacin previa de las tareas especficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las caractersticas ms sobresalientes de la planeacin operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y tctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerrquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisin; cubre perodos reducidos; su parmetro principal es la eficiencia. 3. Planeacin estratgica. La planeacin estratgica es un proceso que sienta las bases de una actuacin integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones, identifica cursos de accin especficos, formula indicadores de seguimiento sobre los resultados e involucra a los agentes sociales y econmicos locales a lo largo de todo el proceso. Los administradores consideran a la organizacin una unidad total y se preguntan a s mismo qu debe hacerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. Como tendencia general en la planeacin actual se encuentra la planeacin estratgica. Este tipo de planeacin contiene elementos que pudiesen hacer que se considere de ella un mtodo; considerando que ste se refiere tanto al enfoque de la direccin, como al proceso.
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Otro aspecto importante es que considera que un plan debe operacionalizarse (elemento fundamental para hacer funcionar un plan) y adems hace nfasis en la efectividad del mismo (finalidad de todo plan). Segn George A. Steiner, la planeacin estratgica no puede estar separada de funciones administrativas como: la organizacin, direccin, motivacin y control. Adems, este tipo de planeacin est proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la misma. Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total. Otro elemento fundamental dentro de la planeacin estratgica es que su parmetro principal es la efectividad. Fernndez Gell considera que los instrumentos de su evaluacin ms utilizados en la Planeacin Estratgica son: Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y proyectos estratgicos. Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta en marcha de las actuaciones del Plan Estratgico sobre el desarrollo socioeconmico de la ciudad. Sistema de indicadores para evaluar la evolucin de los factores eternos a la ciudad y para explorar escenarios futuros. Seminarios anuales para efectuar una evaluacin global del progreso del Plan. Todos estos instrumentos, segn el mismo autor295, deben permitir dar a una respuesta a las siguientes preguntas: Qu se ha hecho en cada una de las medidas concretas? Qu no se ha hecho y qu medidas han perdido vigencia? Qu no se ha hecho pero sigue vigente? Qu nuevas propuestas parecen convenientes?
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Se ha consolidado la ciudad en dinamismo econmico? Ha mejorado la ciudad en calidad de vida? Ha prosperado el equilibrio social de la ciudad? 4. Planeacin sistmica. Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con la sociedad y el entorno pueden ser identificadas en trminos de sistemas ya que contiene partes relacionadas entre s, y en algn sentido constituye un todo completo. En este tipo de sistema se intenta definir el sistema identificando las partes o elementos por un lado, y por otro las conexiones o interacciones. 5. Planeacin para el mejoramiento de la calidad de vida. Pretende resaltar el aspecto humano como finalidad y punto de partida de la planeacin regional. En ella se observan los siguientes pasos: el anlisis y diagnstico de una situacin dada y la traduccin a objetivos claros y precisos de lo que se quiera alcanzar. El desglose ordenado de los objetivos se expresan en metas, las cuales se deben jerarquizar, estableciendo la interrelacin que existe entre ellos. Al mismo tiempo se deber cuantificar los recursos disponibles, adems de observar la forma de distribucin en el tiempo y espacio de las actividades. 6. Planeacin tctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeacin estratgica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales reas de actividad de las empresas y al empleo ms efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos especficos. 7. Planeacin ecolgica. Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de Ecologa, que elabora programas de conservacin del suelo, que incluyen: un modelo de regionalizacin ecolgica para descentralizar las medidas de proteccin del suelo, un sistema de informacin de planeacin general ecolgica, y estudios de planeacin ecolgica regional o regionalizacin ecolgica. El enfoque integral de su gestin se basa en la divisin territorial en regiones naturales: la orografa, el clima, el suelo, las condiciones del hbitat, estudios forestales, edafologa, etc.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA La definicin de la capacidad ambiental a efectos de planificacin del espacio se genera por medio de la sostenibilidad o sustentabilidad. 8. Planeacin participativa con fines operativos (mtodo de intervencin) Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los procedimientos de la investigacin participativa; mtodo basado en el desarrollo de la comunidad y en la participacin, elementos que fungen como esencia de este mtodo de intervencin. Este mtodo plantea dos alcances diferentes: la estrategia cognitiva (mtodos de investigacin social) y la estrategia de accin (mtodos de intervencin social). Dentro de la intervencin social se distinguen cuatro fases: estudio/investigacin que culmina en un diagnstico; la programacin de actividades pertinentes y necesarias para intervenir sobre una situacin social problemtica; la ejecucin, que es el momento de la accin y que implica la realizacin de un conjunto de actividades con el fin de transformar una situacin, problema y la evaluacin de lo realizado o de lo que se est realizando. 9. Planeacin polarizada. Las regiones polarizadas estn basadas en la existencia de la comunicacin; de aqu que las zonas carentes de comunicacin no formen parte de ninguna de las reas de influencia analizadas en este estudio. La regin polarizada es por naturaleza un conjunto heterogneo en el cual las diversas partes presentan un carcter complementario, y mantienen de una manera privilegiada mayor intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo orden. 10. Planeacin normativa. La planificacin normativa trata de someter a la voluntad humana el curso y la direccin de procesos sociales, por una serie de procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan para conseguir determinadas metas y objetivos. Sus perspectivas, enfoques y modos de considerar los factores que intervienen en ella se desarrollan de la siguiente manera::la planeacin normativa es un problema meramente tcnico; se centra en la lgica de la formulacin; los planes, programas y proyectos expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrtico, haciendo de a planificacin una tecnologa que orienta las formas de intervencin social; importancia del papel de los expertos en la elaboracin del plan, programas y proyectos; el centro de la planificacin es el diseo y suele expresarse en un plan-libro que expresa lo que debe hacerse; la definicin de los objetivos resulta de diagnstico elaborado por los tcnicos; importan decisiones del sujeto planificador que est fuera de la realidad, considera da
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA como objeto planificable; no considera oponentes, obstculos y dificultades que condicionan la factibilidad del plan; el punto de partida es el modelo analtico que explica la situacin problema, expresada en un diagnstico; el punto de llegada es el modelo normativo que expresa el diseo del deber ser; la dimensin normativa se expresa en un deber ser, del que se deriva un esquema riguroso, normalizado y articulado de actuacin. 11. Planeacin prospectiva. La planeacin prospectiva contiene elementos de la planeacin estratgica y normativa, y es conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional. Lo que distingue a la planeacin prospectiva es el nfasis en la formulacin de los objetivos o futuro deseado y la bsqueda activa de medios para hacerlo posible. El proceso de planeacin se extiende desde la formulacin de los ideales sociales y econmicos ms generales, hasta los detalles de la elaboracin e implantacin de decisiones. 12. planeacin por tiempos Los planes en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en: Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. stos, a su vez, pueden ser: [Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses y los mediatos: que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de doce meses.] Mediano Plazo: Su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos. Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.

13. planeacin por jerarqua Una jerarqua de planificacin representa los niveles de organizacin y las unidades en la empresa que desea planificar. Una jerarqua de planificacin es una combinacin
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA de valores de caracterstica basada en las caractersticas de una estructura de informacin. Las jerarquas de planificacin le facilitan un marco para sus actividades de planificacin en planificacin consistente y planificacin por niveles. Con estos mtodos de planificacin, debe existir una jerarqua de planificacin para la estructura de informacin antes de que pueda planificar sus ratios. Slo puede crear una jerarqua de planificacin para una estructura de informacin. Sin embargo, una jerarqua puede tener tantas ramificaciones diferentes como desee. Las jerarquas de planificacin se actualizan de la misma forma que los grupos de productos: por niveles y, asimismo, se definen el factor de agregacin y el factor proporcional de cada valor de caracterstica de la misma forma que se definen para los miembros de un grupo de productos. Para ms informacin, vase Funciones de actualizacin de la jerarqua de planificacin.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA ELEMENTOS DE LA PLANEACION Misin o Propsito Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa. Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organizacin de todas las dems. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

Objetivos Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico. Caractersticas: Deben establecerse a un tiempo especfico. Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos: Deben de asentarse por escrito. No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu, Cmo, dnde, cundo, quin, porqu) Estrategias Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma. Lineamientos: Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. Determinadas con claridad No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

Caractersticas: Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo. Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado. Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que: Facilitan la delegacin de autoridad motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa, proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones. Indican al personal como debe actuar en sus operaciones facilitan la induccin del nuevo personal. Lineamientos: Establecerse por escrito para darles validez. Redactarse claramente y con precisin. Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar. Coordinarse con las dems polticas. Revisarse peridicamente. Ser razonable y aplicable a la prctica. Estar acorde con los objetivos de la empresa. Debe ser estable en su formulacin. Ser flexible. Programas. Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

La importancia de los programas es que: Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos

Lineamientos: Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
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La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo. Deben ser factibles. Evitar que los programas se contrapongan entre s. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro. Presupuestos. Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Caractersticas: Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. Est expresado en trminos cuantitativos. Es general porque debe establecerse para toda la empresa. Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA ANALISIS DE FODA El FODA o DOFA, (SWOT, por sus siglas en ingls), es una tcnica de planeacin estratgica que permite crear o reajustar a una estrategia, ya sea de negocios, mercadotecnia, comunicacin, relaciones pblicas, etc. El cual permitir conformar un cuadro de la situacin actual de una empresa u organizacin; permitiendo, de esta manera, obtener un diagnstico preciso que permita tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados por la empresa. Esta sigla es usada para referirse a una herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de su negocio y el entorno en el cual ste compite. El anlisis FODA tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado, lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica de negocios. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del anlisis FODA, podrn ser de gran utilidad en el anlisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que disee y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. El FODA se divide en: Lo anterior significa que el anlisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.

la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algn grado de control. la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningn control directo.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras:

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Para determinar las fortalezas y debilidades debes de tener conocimiento de la empresa, de sus servicios y/o productos para poder determinarlas. Las fortalezas son los diferenciadores con respecto a la competencia; las cuales se deben de mantener. Las debilidades son lo que debes de mejorar para convertirlo en fortaleza. Las fortalezas se clasifican en:

Comunes: cuando es poseda por varias empresas o cuando varias estn en capacidad de implementarla. Distintivas: cuando una misma fortaleza es poseda por un pequeo nmero de competidores. Son las que generan ventajas competitivas y desempeos superiores a las del promedio industrial. Son poco susceptibles de copia o imitacin cuando se basan en estructuras sociales complejas, o aquellas que no pueden ser comprendidas por la competencia o cuando su desarrollo se da a travs de una coyuntura nica que las dems no pueden seguir. De imitacin: son grandes capacidades de copiar y mejorar las fortalezas distintivas de los dems.

Las debilidades se refieren bsicamente a desventajas competitivas, las cuales se presentan cuando no se implementan estrategias generadoras devalor que los competidores s implementan. Al realizar el anlisis externo se deben considerar todos los elementos de la cadena productiva, aspectos demogrficos, culturales, polticos e institucionales. Se deben plantear preguntas como:

En qu reas es difcil alcanzar altos desempeos y en cules se podran generar altos desempeos? Cules son las barreras que impiden que este producto alcanza sus metas de participacin en el mercado?

El DOFA es especialmente importante para el rea de marketing debido al anlisis externo ya que se considera el mercado, su potencial y los aspectos sobre los cuales se podra ejercer influencia con el fin de producir recompensas para nuestras iniciativas.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Graficas de Gantt Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de grficos de tiempos, ya que son fciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificacin y la evaluacin del avance de los proyectos. Al igual que los grficos Pert, los grficos Gantt se basan en un enfoque grfico. Un grafico de Gantt es un sencillo grfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos grficos se emplean para encadenar tareas entre s, el eje horizontal debera incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relacin de las tareas. Una ventaja importante de los grficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los grficos Pert los grficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes. Cmo usar un grfico de Gantt para planificacin: Para generar un calendario de proyecto utilizando grficos Gantt, primero se tiene que identificar las tareas que deben planificarse. A continuacin, se determinara la duracin de cada tarea a travs de tcnicas y formulas para la estimacin apropiada de tiempos. Si ya se ha preparado un grafico Pert ya se habran identificado las tareas y deberan al menos determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya que los grficos Gantt no muestran claramente estas dependencias, pero es imperativo que el calendario de planificacin las reconozca. Entonces estamos preparados para planificar tareas. Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del grfico Gantt. Las fechas correspondientes a la duracin del proyecto se anotan en el eje horizontal del grfico. Habrn de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijndose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Uso de grficos de Gantt para evaluar el avance de proyecto: Una de las responsabilidades ms habituales del director de proyectos es informar sobre el avance del proyecto a sus superiores. Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en virtud de que pueden comparar de forma conveniente la planificacin original con el desarrollo real. Para informar del avance del proyecto se tiene que ampliar las convecciones propias del grfico de Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barra correspondiente aparecer ms oscura. Si ha sido completada solo parcialmente, la parte proporcional de la barra estar ms oscura. El porcentaje de barra oscurecida debera corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras ms claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A continuacin, se trazara una lnea vertical perpendicular al eje horizontal y que cortar a ste en la fecha del da. Entonces, se puede evaluar el avance del proyecto.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Grafica de Pert El Pert fue desarrollado por cientficos de la oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la Divisin de Sistemas de Armamentos de la Corporacin Lockheed Aircraft. La tcnica demostr tanta utilidad que ha ganado amplia aceptacin tanto en el gobierno como en el sector privado. En los grficos Pert, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas. "Un acontecimiento (tambin llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalizacin de una tarea o un conjunto de tareas" Parar ilustrar los acontecimientos en los grficos Pert se ha utilizado una gran variedad de smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos Pert, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo esta dividido en tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define explcitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del acontecimiento. En vez de ser fechas, estos tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la fecha en la que se inicia el proyecto. Todos los grficos Pert tienen un nodo de inicio y un nodo de fin que seala el fin del proyecto. En un grafico Pert, las tareas (llamadas tambin actividades) se presentan mediante una flecha entre nodos. "Una tarea es una actividad del proyecto (o un conjunto de actividades)" En la flecha, se incluyen una letra de identificacin de la tarea y la duracin esperada de la misma. La direccin de la flecha indica que acontecimiento debe ser completado antes que el otro. La duracin de la tarea resulta en la terminacin del nodo siguiente. Una flecha con trazo discontinuo tiene un significado especial. Es una tarea vaca. "Una tarea vaca representa la dependencia de dos acontecimientos. Sin embargo, como no ha de llevarse a cabo ninguna actividad, no existe duracin entre dichos acontecimientos" Estimacin de los requisitos de tiempo del proyecto y elaboracin de un Pert.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Antes de dibujar un graficar un grafico Pert, debe hacerse una estimacin del tiempo requerido por cada tarea del proyecto. El grafico Pert puede utilizarse para indicar los tiempos mximos y mnimos para la finalizacin de las tareas. Aunque estos tiempos se expresan a menudo en forma de personas-da, no es recomendable este planteamiento. No existe ninguna pruebe de que exista dependencia lineal entre el tiempo de terminacin de un proyecto y el numero de personas asignadas al equipo del proyecto. Muchos proyectos de sistemas que se entregaron con retraso aumentaron ms su desviacin en los plazos cuando se aadieron mas personas al equipo de proyecto. Por el hecho de que dos personas hagan un trabajo en cuatro das no puede suponerse que cuatro personas lo hagan en dos das. Por esto es mejor que se exprese este tiempo en das de calendario para un nmero dado de personas asignadas por tarea. Los requisitos de tiempo de los proyectos deben ser calculados por estimacin. Con estimacin se refiere a hacerse como se pueda. Un buen director de proyectos analista de sistemas se basa en sus datos y su experiencia en otros proyectos anteriores. Existen productos CASE, como SPQR/20 que pueden ayudar a los directores de proyectos a realizar mejores estimaciones de tiempo. Otras organizaciones han puesto en prctica normas internas para calcular las estimaciones de tiempo de los proyectos de una forma mas estructurada. Estas normas pueden suponer tener que analizar las tareas en funcin de su dificultad, de los conocimientos y tcnicas necesarios y de otros factores identificables. Alternativamente, podra hacerse una estimacin optimista y despus ajustarse usando factores de peso a diversos criterios, como el tamao del equipo, el numero de usuarios finales con los que se tiene que trabajar, la disponibilidad de dichos usuarios finales, y as sucesivamente. Cada factor de peso puede tanto aumentar como reducir el valor de la estimacin. Factores que influyen sobre las estimaciones: Tamao del equipo de proyecto. Experiencia de los miembros del equipo. Numero de usuarios finales y directivos. Actitud de los usuarios finales. Compromiso de la direccin. Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos.
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Proyectos en curso.

Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un grfico PERT, son necesarios cinco pasos: Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto Determinar las dependencias entre las tareas. Para cada tarea, se anotan las tareas que han de completase antes y despus de la terminacin de la tarea en concreto Hacer una estimacin de la duracin de cada tarea. Esta estimacin se realiza de la siguiente manera: Calcular la cantidad mnima de tiempo que llevara realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo ptimo (TO). El clculo del TO supone que no sucedern ni siquiera las interrupciones o retrasos ms probables Calcular la cantidad mxima de tiempo que llevara realizar la tarea, que recibe el nombre de tiempo psimo (TP). El clculo del TP supone que todo lo que pueda ir mal ir mal. Calcular el tiempo ms probable (TMP) que ser necesario para realizar la tarea. Calcular la duracin esperada (DE) de la siguiente manera Calcular el tiempo mnimo de finalizacin y el tiempo mximo de finalizacin (TmF y TMF) para cada tarea.

Dibujar el grfico PERT Un procedimiento alternativo para obtener grficos PERT es la planificacin inversa. sta planificacin programa las actividades empezando con una fecha propuesta de terminacin de una tarea o proyecto y yendo hacia atrs hasta programar las tareas que deben ir por delante de sta.

El camino crtico en un grfico PERT.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA El camino crtico es una secuencia de tareas dependientes en un proyecto que conforma la suma mayor de las duraciones estimadas. Es el camino en el cual no existe tiempo muerto. El tiempo muerto disponible para una tarea es igual a la diferencia entre sus tiempos mximo y mnimo de finalizacin. Si dichos tiempos son iguales, la tarea pertenece al camino crtico. Si una tarea del camino crtico se retrasa en sus plazos, se retrasar tambin todo el proyecto. Uso de PERT para planificacin y control El uso y las ventajas principales del grfico PERT se derivan de su capacidad para asistir al director de proyectos en la planificacin y el control de los mismos. En la planificacin, el grfico PERT sirve de ayuda para determinar el tiempo estimado requerido para completar un proyecto dado, obteniendo fechas reales para el proyecto y asignando los recursos necesarios. Como herramienta de control, el grfico PERT ayuda al director a identificar los problemas actuales y potenciales. Debe ponerse especial atencin en el camino crtico de un proyecto. Cuando un director de un proyecto detecta que una tarea crtica va con retraso, debern plantearse diversas alternativas de accin. Podrn entonces tomarse medidas correctivas, como la redistribucin de recursos humanos. Estos recursos probablemente se obtendrn de tareas no crticas que en la actualidad marchen correctamente. Estas tareas no crticas ofrecen al proyecto un cierto tiempo muerto disponible. Anlisis De Pert El enfoque de uso de grficos PERT plantea un problema cuando se aplica al desarrollo de sistemas de informacin, ya que en estos grficos en ciertas ocasiones se supone que una tarea tiene que estar terminada para que empiece otra, pero en el caso real esta ltima tarea podra empezar a la par con la primera o cuando la primera este aun en curso. Los grficos PERT clsicos fueron desarrollados para dar soporte a proyectos que se completaban a menudo por medio de un enfoque de tipo "cadena de montaje". Pero los sistemas de informacin no funcionan as. Las tareas del desarrollo de sistemas pueden solaparse; lo nico que debe ocurrir en orden es la terminacin de las tareas. No ha de suponerse que no es posible empezar una tarea hasta que haya finalizado la anterior.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Grafica de hito El diagrama de hitos es el mtodo ms simple que se conoce para determinar el calendario de actividades, es un cuadro o tabla formada por dos columnas, dentro de la cual en la primera sealaremos las actividades y en la segunda indicaremos las fechas de finalizacin de las mismas. Entre algunas de las ventajas que nos ofrece esta tcnica estn la factibilidad de uso y el mnimo coste de preparacin, mientras que algunas de las desventajas son la incertidumbre existente sobre las fechas de comienzo de las actividades y la imposibilidad de reflejar las interrelaciones entre ellas. Esta tcnica tambin se utiliza para resumir calendarios complejos que contienen muchas tareas. Planificacin del trabajo Dado que ninguna de las tareas enunciadas en el diagrama anterior es de complejidad extrema ni que se generan dependencias mutuas, y atendiendo principalmente a que todas las tareas deben ser completamente desarrolladas. Por lo que debemos estar atentos en el control del desarrollo de cada una de las actividades para que la implementacin de la alternativa seleccionada y de su funcionamiento de los resultados por los que se eligi. CONSIDERACIONES DE STAFF Y RECURSOS HUMANOS En lo que respecta a las consideraciones de staff y recursos humanos, para la implementacin la alternativa que result seleccionada, el sistema MP Software, no requiere de incremento de recursos humanos a los que se tienen en este momento. El staff que se requiere, es nicamente el que la empresa enve para la instalacin del software, mismo que capacitar al personal que se encuentra llevando a cabo el control actual Para que posteriormente realice el uso de dicho sistema de forma autnoma y en dado Casi o de alguna duda se tendr el servicio de soporte tcnico va telefnica o personal.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA 2.2.- ORGANIZACIN TIPOS DE ORGANIZACIN Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Elementos del concepto Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin surge la necesidad de agrupar dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Importancia de la organizacin. Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son: 1.- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. 2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. 4.- Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Existen diversas formas de organizar las actividades. Las unidades funcionales pueden ser: direccin, departamento, secciones, grupos, subgrupos y unidades. Una forma de tomar en cuenta para organizar es por funciones; se reconocen cinco: Produccin, ventas, Finanzas, relaciones y organizacin; todas son indispensables. La organizacin puede simplificarse por tres etapas: Actividades y funciones. Jerarquas para niveles de autoridad. Obligaciones que deben asignarse a cada persona. Departamentalizacin Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departa mentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: 1 Listar todas las funciones de la empresa. 2 Clasificarlas. 3 Agruparlas segn un orden jerrquico. 4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. 5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. 6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. 7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas. De acuerdo con la situacin especfica departamentalizacin ms usuales son: de cada empresa, los tipos de

1.-Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA 2. Por producto. Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios

4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

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6. Por Secuencia Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.

Organigramas Tambin conocidos como Cartas o Grficas de organizacin, son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquas, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella. Requisitos para su elaboracin: 1. Los organigramas deben ser muy claros, por ello se recomienda que no contengan un nmero excesivo de cuadros y puestos.
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA 2. No deben comprender a los trabajadores y empleados. 3. Deben contener nicamente el nombre de la funcin y no de la persona. Formas de representacin: 1. Organigrama Vertical. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad; son las grficas ms usadas, fcilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarqua. El inconveniente que representa es que ese muy difcil indicar los puestos inferiores.

2. Organigrama Horizontal. El nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems niveles jerrquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

3. Organigrama Mixto. Esta grfica es la combinacin entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilizacin es por razones de espacio.

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4. Organigrama Circular. Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

5. Organigrama Escalar. Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles jerrquicos.

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ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN, CARACTERSTICAS Y FUNCIN. Para que una organizacin sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos: Grupo humano. Recursos. Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinmicamente con caractersticas que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organizacin, ellos son: La divisin del trabajo. El proceso de direccin. La posibilidad de remocin y sustitucin del recurso humano.

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE TECNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA Los elementos mencionados interactan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propsitos determinados". Con estos conceptos, podemos definir a la organizacin como: "Un sistema social integrado por personas y grupos que interactan con recursos y desarrollan actividades (para ir cumpliendo metas), porque tienen fines y objetivos por alcanzar".
El siguiente cuadro resume los elementos que componen una organizacin.

Ej. Obtencin de ganancias, produccin de Generales Objetivos Ej. Aumento del capital, captacin del cliente, etc. bienes, prestacin comercializacin, etc. de servicios,

Especficos

Elementos que componen a una organizacin

Factores produccin

de

la

Son aquellos factores que intervienen en la Ej. La tierra, el trabajo, y el capital produccin.

Direccin

Es el proceso que se ejerce, para amortizar los objetivos individuales con los de la organizacin.

Materiales

Ej. Edificios, rodados, muebles y tiles, instalaciones, etc.

Recursos

Inmateriales

El capital, la marca, la imagen, etc.

Humanos

El grupo humano organizacin.

que

sostiene

la

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Reporte de planeacin.

La planeacin es la primera etapa del proceso administrativo, es aquella en el cual se muestran las ideas de trabajo, los planes como su nombre lo indica, en donde se realizan la secuencia de pasos que se tendrn que llevar con orden para el logro de un objetivo o una meta. Existen diferentes tipos de planeaciones los cuales no todos son ejecutadas por una misma organizacin pero si en algn momento puede que se conjunten algunas o bien vayan de la mano es decir para lograr una se debe cumplir con otra. Tambin estas planeaciones pueden ser aplicada en cualquier mbito de la vida de un ser humano es decir tanto personal como laboral, individual (Planeacin personalizada) como en conjunto (planeacin por jerarqua). Para que la planeacin se lleve acabo se hay que determinar o fijar primero algunos de sus elementos, como la meta que es lo que la organizacin quiere representar siempre; el objetivo que es el logro de la empresa a corto plazo, el programar sus acciones, sus funciones y con tiempo y al final el control de estas funciones o acciones. Tambin se localizan las herramientas que facilitan esta etapa como son el anlisis FODA, y las graficas como la de Gantt, la de Pert y las de Hito que son muy funcionales para la planeacin.

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Reporte de organizacin

La organizacin es la segunda etapa del proceso administrativo Esta etapa establece la labor que va a ejecutar la empresa y definir las relaciones entre sus acciones con el fin de que se materialice los objetivos trazados.

Tambin la organizacin es de dos

personas o mas que trabajan juntas, de manera

estructural, para alcanzar una meta o una serie de metas especificas o que tengan las siguientes caractersticas: Confianza, Capacidad, Integra y Responsable. En l se muestran los recursos ya sean materiales, econmicos y el humano con los que cuenta la empresa y bien se logra distribuir de una manera que cubra con las expectativas de la planeacin, asignando cada funcin para el logro del objetivo o bien para la superacin de la meta. Existen diferentes tipos de organizacin, como por funcin es decir las funciones que desempea cada empleado, por producto, el cual hacen separacin de los productos esta organizacin la utilizan mayormente las empresas productoras; por clientes, en esta se designa el tipo de cliente y se clasifican esta organizacin es muy propia de las empresas comercializadoras y por el rea geogrfica, es decir por el lugar donde se encuentre localizada la organizacin. Se determinan sus elementos como los funcionales que es la organizacin de todos los recursos con los que cuenta la empresa para laborar. Y los estructurales que es como el espacio en donde laborara la organizacin y en un tiempo determinado para el cumplimiento de objetivos.

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Estructural

Funcional

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Conclusin

En esta unidad el resultado de aprendizaje es el proceso administrativo, su importancia para una institucin, su modo de aplicacin y la descripcin de cada una de sus etapas de aplicacin como son el de planeacin y el de control. Con la primera etapa poder llevar a cabo la realizacin de la idea de trabajo, la forma de como se van a hacer las cosas, paso por paso de manera secuencial y flexible para poder realizar cambios y/o ajustes que nos llevaran a la toma de decisiones importantes para la empresa o bien para su plan de trabajo.

* Determina la misin, visin, premisas, propsitos, objetivos (generales, tcticos y operacionales), estrategias, polticas (generales, tcticos y operacionales), reglas, programas, presupuesto y procedimiento principal. En la de organizacin es el saber identificar y distribuir bien los recursos con los que cuenta la empresa para lograr o cubrir lo ya antes planeado para as poder lograr el objetivo o meta principal de la empresa con el mnimo de esfuerzos y maximizando beneficios. * Elabora el organigrama y determina el nmero de empleados por puesto.

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