Sunteți pe pagina 1din 21

D EM

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

V IE ATI C R LE NST O

INTRODUCERE
Nu exist companie, instituie public sau chiar fundaie cultural fr o secretar! Dinamismul actual de pe piaa forei de munc demonstreaz c cele mai sigure profesii nu sunt neaprat acelea care necesit studii superioare, ci acelea de baz, fr de care activitatea unei firme nu se poate desfura n condiii optime. Iat cel puin unul dintre motivele pentru care este bine s urmai chiar acum cursul Eurocor de Secretariat Birotic.

Cursul de Secretariat Birotic urmrete dezvoltarea unor abiliti pe care trebuie s le aib un angajat de nenlocuit n acest domeniu: capacitatea de a comunica eficient i rapid, stpnirea unor tehnici de negociere; abilitatea de a ntocmi corect diverse documente, noiuni de contabilitate primar; utilizarea optim a aparaturii de birou; cunotine de operare cu diverse programe PC; capacitatea de exprimare n limba englez; operativitate, managementul timpului. nvai comod! Primii acas, la oficiul potal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, n pauza de mas, n weekenduri, dup program, vara sau iarna... cnd i unde dorii! Putei pune rapid n practic noile cunotine, atrgnd un binemeritat succes! V vei bucura de o atenie deosebit! Beneficiai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien, care poate fi contactat prin pot sau online. Pregtii-v s obinei jobul visat n acest domeniu tot mai solicitat pe piaa forei de munc! Mult succes!
LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele i metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de curs. V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model de tem, selectate din diverse lecii, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele.
9

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

STRUCTURA LECIILOR Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor 32 de lecii. Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, astfel nct procesul de nvare devine simplu i rapid! Caietele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafice i cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale modulelor. Numeroasele exemple v permit s nelegei mai uor diversele cunotine necesare acestei ocupaii. Cursul conine diverse tipuri de exerciii; rezolvarea acestora v va ajuta s aplicai eficient la locul de munc ceea ce studiai. Temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v ofer o evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUI La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei? 1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de minimum 22x30x1 cm.). 2. La serviciu. 3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s fie cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plile efectuate i nregistrate. Din contul de cursant se pot accesa i aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREA Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul de evaluare final. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i insuficient (n funcie de punctajul realizat). Odat promovat acest test, vei obine Certificatul de absolvire Eurocor.
10

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Programa cursului Secretariat Birotic


Lecia 1 Lecia 2 Lecia 3 Lecia 4 Lecia 5 Lecia 6
Vreau s fiu secretar ce trebuie s tiu, ce trebuie s fac

Lecia 17 Lecia 18 Lecia 19 Lecia 20 Lecia 21 Lecia 22 Lecia 23 Lecia 24

Un scriitor celebru Word

Stilul e omul: Power Point specialistul Ce caliti trebuie s am scurt ghid de autoevaluare prezentrilor de succes Comunic, deci exist ce nseamn s comunic Cheia succesului unei secretare: comunicarea n organizaie Piatra de ncercare: comunicarea scris ...Scripta manent tehnici de redactare pentru comunicarea intern i extern Un soft policalificat Excel pentru contabilitate Excel pentru baza de date

Pe ce lume trim noiuni introductive despre economia de pia E timpul s facem socotelile documente de lucru n contabilitatea primar ...Scripta manent corespondena de firm ...Cafelua efului!... manierele n afaceri

Lecia 7 Lecia 8 Lecia 9

i totui, limba romn... Aspecte sensibile n lexic, morfologie i sintax Punctuaia i vocabularul condiiile pentru a te face neles i respectat How do you do?! ct de bine folosim limba englez

Lecia 25 Lecia 26 Lecia 27 Lecia 28 Lecia 29 Lecia 30 Lecia 31 Lecia 32

Lecia 10 Lecia 11 Lecia 12 Lecia 13 Lecia 14 Lecia 15

E timpul s ieim n lume organizarea de evenimente tiina divertismentului protocolul n situaii diverse Univers organizaional tipuri de companii din perspectiva resurselor umane Omul care ne trebuie procesul de recrutare i selecie a personalului Bastonul de mareal competenele manageriale ale unei secretare Punctul pe i aspecte specifice de management S lum Cezarului ce-i al Cezarului negocierea Jocul cu mrgele de sticl tactici de negociere 11

Dear Sir/Madam: documente de firm; reguli de redactare Pupitrul de comand organizarea i administrarea biroului, standardele de lucru Omul orchestr utilizarea aparaturii de lucru n munca de secretariat Ordine n haos arhivele Cel de-al treilea ochi cercetarea n activitatea de secretariat Indispensabilul PC descrierea principalelor componente Lecia 16 La timpuri noi, prieteni noi: Word, Power Point, Excel, Outlook etc.

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

LEC}IILE 11 {I 12

Lec]ia 11
Pupitrul de comand\ organizarea [i administrarea biroului, standardele de lucru
Fiecare lecie ncepe cu o introducere n care personajul Ioana v prezint principalele aspecte ce vor fi studiate.
Bun\ ziua. Ce face]i? Cum merge? Sper c\ v\ sim]i]i deja mult mai buni n ceea ce a]i ales s\ face]i. Acum, dup\ o cur\ de filologie (iubire pentru cuvnt, n limba greac\), am s\ v\ aduc cu picioarele pe p\mnt. {i la propriu, [i la figurat. Da, e timpul s\ vorbim de organizarea [i administrarea spa]iului de lucru. V\ propun pentru aceast\ lec]ie o abordare interdisciplinar\. S\ privim locul n care lucr\m ca un univers complet. n fond, dac\ ne gndim la ritmul n care se lucreaz\ n afaceri, cam 40% din timpul nostru l petrecem la serviciu. Tocmai de aceea, o s-o lu\m de jos, de la pardoseal\, pn\ sus, la plafon, cu tot ce umple acest spa]iu, precum [i locul nostru n acest ambient. V\ spuneam despre o abordare interdisciplinar\... asta pentru c\ la sfr[itul lec]iei vreau s\ fi]i mai narma]i ca mine acum ani [i ani, cnd nu [tiam c\ lucrezi chiar prost dac\ stai cu biroul sub geam [i cu spatele la o u[\. Vom vorbi despre principiile de design interior, vom vorbi depre ergonomie, despre Feng Shui, despre tot ce ne poate face ni[te profesioni[ti ferici]i.

Obiectivele pe care trebuie s le atingei prin parcurgerea fiecrui modul v ghideaz nvarea.

Obiectivele noastre sunt ca, pe parcursul acestei lec]ii, sq \nvq]qm: sq utilizqm spa]iul ct mai bine, crend un echilibru \ntre confort [i ocupare; no]iuni de design interior, care ne vor ajuta sq apreciem stilul \n care aratq sau am vrea sq arate biroul/birourile noastre \n raport cu tipul de organiza]ie pentru care lucrqm [i cultura care o caracterizeazq; sq ne organizqm spa]iul de lucru [i sq alegem furniturile indispenabile unei activitq]i de calitate; no]iunile fundamentale de ergonomie care ne vor servi pentru o bunq rela]ionare \ntre noi [i obiectele care ne \nconjoarq; cteva no]iuni de Feng Shui, care ne vor ajuta sq descoperim energia pozitivq [i s-o folosim \n beneficiul nostru \n activitatea cotidianq.
SecretariatBirotic\ 1

(selecie din Lecia 11, pagina 1)

12

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 23

Pentru coresponden]a intern\, ordinea pe care trebuie s-o respecta]i atunci cnd scrie]i pe un plic toate datele este urm\toarea: 1. Destinatar/Expeditor nume [i prenume pentru persoane fizice (se recomand\ pentru destinatarii din Romnia din mediu rural s\ se nscrie [i ini]iala prenumelui tat\lui pentru nlesnirea [i siguran]a destinatarului) sau denumirea persoanei juridice; Denumirea str\zii, c\ii, aleii etc., num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul; Codul po[tal [i localitatea (pentru mediul rural, se nscrie localitatea urmat\ de denumirea comunei din care face parte); Jude]ul (sau sectorul).

2. 3. 4.

Pentru coresponden]a extern\, adresa se redacteaz\ astfel: Calitatea persoanei (expeditor sau destinatar), ntr-o limb\ de circula]ie interna]ional\ n ]ara de destina]ie n cazul n care nu exist\ o etichet\-adres\ cu text preimprimat, care s\ specifice aceast\ calitate a coresponden]ilor; Nume [i prenume destinatar/expeditor; Denumirea str\zii, num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul, eventual telefonul; Codul po[tal [i localitatea; }ara.

Nu uita]i s\ timbra]i corespunz\tor coresponden]a! Tarifele variaz\ n func]ie de situa]ie.

Cum expediem coresponden]a

Definiiile i informaiile noi au fost marcate special pentru a facilita nelegerea teoriei.

Desigur, prin intermediul po[tei, ve]i spune. Bine, e clar c\ nu vorbim de coresponden]a electronic\, ci de cea clasic\, cu plic, cu [tampila po[tei... n prezent, Po[ta Romn\ nu mai este singura institu]ie specializat\ n acest tip de servicii. Au ap\rut [i alte companii de acest gen, care au servicii speciale, ce asigur\ transportul coresponden]ei cu promptitudine la destina]ie. Trebuie s\ alege]i serviciul cel mai potrivit, n func]ie de nevoile dumneavoastr\ [i de taxele po[tale pe care trebuie s\ le suporte coresponden]a dumneavoastr\.

Mijloacele de expedi]ie
Mijloacele de expedi]ie la care pute]i apela sunt: expedierea recomandat\; po[ta aerian\/par avion; distribu]ia expres; curierul rapid.
SecretariatBirotic\ 17

(selecie din Lecia 23, pagina 17)

13

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 13

Principiile de aranjare a arhivelor


Fa]\ de c\r]ile din bibliotec\, care pot clasificate dup\ subiect, un num\r de nregistrare [i pot fi a[ezate pe rafturi, materialele de arhiv\ con]in informa]ii pe diverse subiecte [i nu pot fi organizate dup\ acest criteriu. Cele mai importante principii ale aranj\rii materialelelor sunt provenien]a [i ordinea dup\ origine sau data cre\rii lor.
provenien]a

Cuvintele cheie surprind ideile de baz ale leciilor.

Provenien]a se refer\ la biroul de origine, persoana sau organismul care a creat sau primit materialul pe parcursul activit\]ii. Drept urmare, este important s\ respect\m sursele. Fiecare accesare a nregistr\rilor reprezint\ o mi[care distinct\ [i trebuie salvate modific\rile sub un nume nou pentru a putea observa evolu]ia fi[ierului/documentului. O situa]ie pe care trebuie s-o evit\m este s\ nu amestec\m informa]iile din fi[iere diferite, chiar dac\ exist\ o leg\tur\ ntre subiecte. Exemplu Nu trebuie s\ amesteca]i informa]iile despre consiliul de administra]ie [i Popescu, chiar dac\ el a fost membru al acestuia. Pe de alt\ parte, fiecare material grafic: h\r]i, fotografii etc. poate avea propriile cerin]e de stocare, dar trebuie s\ pute]i identifica toate articolele dup\ caracteristicile lor [i s\ le pute]i recupera sau utiliza de cte ori ave]i nevoie. Exerci]iul 5 Verifica]i-v\ propria arhiv\. Identifica]i criteriile dup\ care a fost creat\. Enun]a]i-le [i pune]i-le pe hrtie. V\ rug\m s\ le aprecia]i validitatea [i s\ v\ expune]i opinia vizavi de acest subiect. Ce a]i schimba?

ordinea dup\ origine

O a doua regul\ de organizare a arhivelor este s\ p\streze sau s\ recreeze ordinea original\: organizarea [i ordinea n care documentele au fost create [i/sau stocate de c\tre o persoan\ sau un birou. Dac\ un director de firm\ a salvat documentele ]innd cont de organizarea departamentelor, trebuie s\ men]ine]i aceast\ ordine sau s-o prelua]i ca atare n propria arhiv\. Dac\ familia Cristea [i organizeaz\ materialele n: coresponden]\ personal\, fotografii de familie [i afaceri, atunci aceasta trebuie s\ r\mn\ ordinea, dar o anumit\ ordine dup\ origine sau data cre\rii este mult mai vizibil\ n cazul institu]iilor sau al altor organisme de lucru, pentru c\ recuperarea/ g\sirea documentelor sunt factori importan]i `n crearea arhivelor. Provenien]a [i ordinea dup\ origine sunt principiile esen]iale ale organiz\rii unor arhive.

SecretariatBirotic\

15

(selecie din Lecia 13, pagina 15)

14

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 23

scrisoarea de solicitare

M\ refer aici la scrisorile n care trebuie s\ r\spunde]i la diverse solicit\ri sau s\ solicita]i dumneavoastr\ n[iv\ informa]ii.
n aten]ia Departamentului Marketing al, Am citit ntr-un articol din publica]ia lunar\ Miracole Naturiste despre produsele dumneavoastr\ fitoterapeutice [i ne dorim s\ expunem astfel de produse [i n magazinele noastre de profil. {tim [i din alte surse de informare c\ produsele dumneavoastr\ s-au impus [i pe plan extern din punct de vedere calitativ. Solicit\m din partea dumneavoastr\ o ofert\ complet\ de produse [i pre]urile aferente. A[tept\m r\spunsul dumneavoastr\, cu speran]a unei oferte ct mai atractive. Un r\spuns prin fax sau e-mail ar fi de dorit. Cu convingerea unei colabor\ri fructuoase, ......

scrisori de recomandare

HOTEL Trei Stele BUCURE{TI Str. Alba, 55A, sector 4 Telefon: Fax: www.treistele.ro RECOMANDARE Doamna Gen]iana Andrei a ocupat postul de reservation agent n cadrul companiei noastre n perioada, contribuind la men]inerea [i dezvoltarea activit\]ii organiza]iei. Printre responsabilit\]ile doamnei Gen]iana Andrei se num\rau: realizarea politicii de nchiriere anticipat\ a spa]iilor hotelului n vederea satisfacerii cererii clien]ilor [i a maximaliz\rii vnz\rilor/profitului; colaborarea cu departamentul de marketing pentru cunoa[terea partenerilor de afaceri cu care societatea are contracte (agen]ii de turism, ambasade, societ\]i, ministere); informarea zilnic\ asupra spa]iilor ocupate/libere pentru maximalizarea gradului de ocupare; primirea [i nregistrarea comenzilor de rezervare [i clasarea lor pe datele de sosire; colaborarea cu recep]ia [i nregistrarea modific\rilor intervenite ca urmare a schimb\rii datei de sosire a oaspe]ilor, a num\rului de persoane, a prelungirilor, a anul\rilor, a plec\rii nainte de termen; comunicarea c\tre superiori a cererilor de rezerv\ri speciale (VIP , clientela fidel\); preocuparea ca toate cererile de rezervare sau anul\rile s\ fie operate rapid [i eficient; oferirea de informa]ii legate de serviciile oferite de hotel [i tarifele practicate; receptarea politicoas\ a eventualelor reclama]ii [i aducerea lor la cuno[tin]a superiorului direct pentru luarea de m\suri adecvate. Gen]iana Andrei [i-a ndeplinit cu seriozitate atribu]iile din fi[a postului, dovedind, pe lng\ competen]ele sale profesionale, [i deosebite calit\]i morale, care au f\cut foarte pl\cut\ colaborarea cu dumneaei. Gen]iana Andrei [i-a ntrerupt activitatea n cadrul firmei noastre la data de ... 2007, ca urmare a propriei sale decizii. Suntem siguri c\ [i va dovedi abilit\]ile [i devotamentul [i fa]\ de dumneavoastr\, contribuind la evolu]ia organiza]iei dumneavoastr\. Director, ..................

V vei familiariza cu diverse documente specifice activitii de secretariat.

SecretariatBirotic\

10

(selecie din Lecia 23, pagina 10)

15

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 1

Fi[a de post
n mod normal, nicio firm\ nu ar trebui s\ lucreze f\r\ fi[e de post. De ce? Pentru c\ aici se aplic\ principiul socoteala bun\, prietenie lung\. Cu alte cuvinte, de[i activitatea de secretariat are un profil comun, a[a cum v-am demonstrat mai sus, fiecare organiza]ie are un specific. Astfel, ntr-o firm\ de contabilitate, n fi[a postului de secretar\ vor predomina activit\]ile asociate rela]iilor cu institu]iile de resort administra]ie financiar\, banc\ etc.; ntr-un birou de avocatur\, va predomina redactarea de documente, coresponden]\ etc. Fi[a de post i scute[te pe patron [i angaja]i de posibilele nen]elegeri. Ea se redacteaz\ de c\tre angajator [i este semnat\ [i nsu[it\ de c\tre angajat, dup\ ce este discutat\ pe parcursul negocierilor de angajare. n aceast\ fi[\ sunt prev\zute atribu]iile, drepturile [i ndatoririle angajatului pe parcursul rela]iei contractuale, locul s\u n organiza]ie, rela]iile cu ceilal]i colegi, limitele responsabilit\]ilor, durata programului de lucru. Exemplu Una dintre colegele mele de breasl\ s-a angajat pe la nceputurile carierei sale ca secretar\ la o reputat\ firm\ de arhitectur\. Directorul pentru care lucra era o persoan\ distins\, un b\rbat elegant, sobru, foarte concentrat pe afacerea sa, cu rela]ii n mediile nalte ale breslei [i ale societ\]ii. Stabiliser\ de la nceput c\ principalele sale atribu]ii erau p\strarea agendei de lucru zilnice calendarul ntlnirilor, calendarul activit\]ilor, administrarea coresponden]ei [i a documenta]iei administrative contracte, documente oficiale, legisla]ie etc. Mai erau [i cteva ndatoriri de protocol: primirea invita]ilor, rezervarea meselor la restaurant, a camerelor la hotel pentru persoanele aflate n rela]ii de afaceri cu firma. Celelalte evenimente erau n seama unor firme specializate. Stabiliser\ toate acestea prin viu grai, iar domnul director era o persoan\ mult prea onorabil\ ca s\ nu te bazezi pe cuvntul s\u. Domnul arhitect avea o so]ie cu 20 de ani mai tn\r\, care i [i f\cuse un copil (perspectiva continu\rii onorabilei afaceri construite de-a lungul timpului), fapt pentru care era foarte apreciat\. n consecin]\, m\micii i f\cea mare pl\cere s\ vin\ cu \la micu n timpul zilei la firm\ pentru un prnz cu so]ul. Doar cu so]ul. Ei, [i atunci, pentru c\ doamna nu se deplasa cu bon\ cu tot, cineva trebuia s\ aib\ grij\ de mo[tenitor. Arhitec]ii lucrau din greu, inginerii de asemenea, departamentul financiar [i cel administrativ la fel, plus c\ trebuia o persoan\ de ncredere care avea [i o perspectiv\ asupra vie]ii personale a vie]ii directorului. Aceea nu putea fi dect prietena mea. Prima dat\ a fost o pl\cere. Sigur c\ [i ea era mam\ de copii, plus de asta putea fi de folos ntr-un mod special unor persoane pe care le respecta foarte mult [i c\rora le datora foarte mult (credea ea). La dou\-trei zile, obiceiul s-a mp\mntenit. Nu ar fi fost nicio problem\, dar copilul avea [i el nevoile lui [i r\cnea tocmai cnd ea r\spundea elegant n francez\ unuia dintre partenerii externi. La nceput prnzul a durat o or\, apoi dou\, pn\ cnd domnul a anun]at-o c\ dore[te s\ mearg\ mpreun\ cu doamna pn\ la casa lor de la ]ar\ [i o roag\ ei foarte frumos s\-i a[tepte pn\ revin. Asta a nsemnat destul de trziu n noapte, dar, cel pu]in, cnd au revenit p\rea c\ puseser\ la punct lucruri importante. Puiul dormea de mult, Nora rezolvase mai toate problemele, dar avea un aer cam r\v\[it. A doua zi i-a prezentat domnului arhitect demisia sa, dup\ ce i-a explicat c\ nu poate sus]ine cele dou\ func]ii, una oficial\ de secretar\ [i cealalt\ neoficial\ de bon\ cu jum\tate de norm\. Dup\ [ase luni, n momentul g\sirii unei nlocuitoare, Nora [i-a g\sit un alt loc de munc\, pe acela[i post pentru care se considera anume f\cut\, unde a avut grij\ ca de la nceput ambele p\r]i, angajat [i angajator, s\ semneze o fi[\ de post. Cel pu]in, toat\ lumea [tia care sunt limitele obliga]iilor pe care le aveau unii fa]\ de al]ii.
SecretariatBirotic\ 17

Exemplele trimit adesea la situaii concrete din activitatea unei secretare.

(selecie din Lecia 1, pagina 17)

16

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 15

Re]eaua local\ de calculatoare


Nu toate calculatoarele din lume pot fi accesate public pe Internet, altfel nu ar mai exista o protec]ie a confiden]ialit\]ii datelor interne ale firmelor etc. De asemenea, nu toate calculatoarele pe care le folosim noi au o leg\tur\ prin care s\ ne putem conecta la Internet. Pe de alt\ parte, independent de existen]a sau nu a unei conexiuni la Internet, putem s\ beneficiem de avantajele unei re]ele locale de calculatoare. O re]ea local\ de calculatoare ne ajut\ s\ eficientiz\m activitatea n interiorul firmei, dndu-ne posibilitatea de a vedea [i folosi n comun cu al]i colegi o serie de documente [i baze de date stocate pe calculatoarele fiec\ruia, f\r\ ca persoane din exteriorul firmei s\ le poat\ accesa. Exemplu Dup\ ce am folosit mult\ vreme independent calculatoarele din fiecare departament, ne-am confruntat cu o situa]ie n care, dat\ fiind extinderea liniei noastre de magazine, crescuse foarte mult volumul de documente, informa]ii, tabele, grafice [i imagini pe care era necesar s\ le primim [i s\ le d\m de la [i la fiecare departament n parte. Consumam s\pt\mnal cutii ntregi de CD-uri, dup\ care consumam [i mai mult timp confruntnd versiunile aceluia[i document r\mase pe mai multe calculatoare. Totodat\, refolosirea memoriilor externe mobile era dificil\, fiind nevoi]i s\ monitoriz\m tot timpul cu mare aten]ie ce [tergem [i ce p\str\m. Pentru mine, ca asistent\ a directorului general, era cel mai dificil s\ centralizez documente electronice din toate departamentele, s\ le men]in la zi [i, nu n ultimul rnd, s\ rezist vnzolelii suplimentare din biroul meu, n care acum intrau [i ie[eau nu doar cei care aveau ntlnire cu directorul, veneau s\ mi solicite numere de nregistrare sau aduceau coresponden]\ extern\, ci [i colegii mei din firm\ [i din magazine care permanent plimbau CD-urile nainte [i napoi, cu rapoarte, liste, analize comparative etc. Situa]ia devenise greu de suportat. ntr-o zi, f\cnd revista presei de diminea]\, a[a cum obi[nuiam ca s\ pot semnala directorului apari]ii interesante, am g\sit un articol care vorbea despre o mare noutate pe pia]a romneasc\: un mod ieftin [i eficient de a conecta ntre ele calculatoarele [i de a accesa n comun documente. Am s\rit ca ars\. Nu-mi venea s\ cred ce citesc. Adic\, a[a ceva exist\?? M-am dus glon] n biroul directorului administrativ, care citea acela[i ziar. Am zmbit amndoi [i am nceput s\ d\m telefoane la firme de calculatoare care proiectau [i re]ele. n numai dou\ s\pt\mni, toate problemele transferurilor ncruci[ate [i zilnice de documente au disp\rut ca prin minune. Noi am fost, cred, printre cei care au considerat c\ re]eaua local\ de calculatoare s-a inventat chiar pentru ei! Un alt avantaj al re]elei locale de calculatoare st\ n faptul c\ tipurile, localizarea [i volumul documentelor pe care colegul X le poate vedea, copia, modifica prin re] ea pe calculatorul colegului Y pot fi limitate prin definirea anumitor drepturi diferite de acces. Astfel, utiliz\m la maximum ergonomia transferului foarte rapid de date f\r\ a fi necesare alte suporturi (CD etc.), dar totodat\ protej\m confiden]ialitatea anumitor documente pe care, de exemplu, numai noi [i [eful ierarhic avem dreptul s\ le acces\m.
SecretariatBirotic\ 13

(selecie din Lecia 15, pagina 13)

17

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 13

O serie este simpla grupare a documentelor dup\ modul lor de utilizare, existen]a lor fizic\ [i subiectele pe care le abordeaz\. Dintre toate nivelurile de organizare, seria este nivelul care ilustreaz\ cel mai bine activit\]ile curente ale creatorului arhivei, fie el organiza]ie sau persoan\. Organizarea seriilor Creatorul unei arhive organizeaz\ seria de nregistr\ri/documente conform func]iilor sau activit\]ilor, care sunt reflectate n sistemele de completare. Exemplu De exemplu, departamentul de investi]ii poate s\ p\streze documentele financiare ntr-un sertar cu dosare pe aceast\ tem\, coresponden]a ntr-un altul, iar h\r]ile ntr-o map\ proiectat\ pentru ele. Aceste documente au fost organizate n conformitate cu func]iile lor. Organizarea pe serii este proprie mai ales organiza]iilor, n timp ce documentele personale sunt p\strate n cutii, sertare sau dulapuri. Ca regul\, p\stra]i organizarea arhivei pe func]ii sau scopuri pe care documentele respective sunt destinate s\ le serveasc\. Oricum, dac\ ordinea original\ a documentelor este inexistent\ sau neclar\, va trebui s\ impune]i o anumit\ ordine.

Exemplu Tipuri comune de materiale:


Documente administrative Minute Obiecte de art\, picturi, desene, materiale tip\rite Materiale foto, filme, casete video Materiale tip\rite sau publicate Rapoarte Album cu t\ieturi din ziare nregistr\ri audio

Un semn special marcheaz momentele de reflecie propuse pentru contientizarea anumitor principii de lucru.

Coresponden]\ personal\ sau de familie Jurnale Documente financiare Documente juridice Manuscrise literare H\r]i, grafice [i planuri

Evita]i organizarea documentelor n ordine cronologic\ sau pe subiecte, dac\ acest tip de organizare nu este cel ini]ial, c\ci v\ spuneam: ntr-un noian de documente, este inutil s\ schimbi un anume stil de organizare. Cere prea mult timp [i efort, devenind ineficient. Mul]umi]i-v\ cu anumite corec]ii n timp, contribu]ii personale, care reflect\ [i ele, de altfel, o anumit\ evolu]ie n istoricul organiza]iei.
SecretariatBirotic\ 18

(selecie din Lecia 13, pagina 18)

18

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 28

Internetul: acest tip de recrutare a luat amploare n ultimii ani, datorit\, printre altele, economiei de timp, extinderii bazei de c\utare [i rapidit\]ii sale.
AVANTAJE DEZAVANTAJE

costul redus de publicare a anun]urilor de recrutare; timp redus necesar pentru localizarea [i identificarea candida]ilor;

lipsa contactului direct cu angajatorul; riscul foarte mare de a primi un num\r foarte mare de CV-uri care nu corespund cerin]elor postului; gradul redus de dotare material cu calculatoare, existent n Romnia, comparativ cu alte ]\ri; lipsa garan]iei cu privire la veridicitatea [i corectitudinea informa]iilor oferite de candida]i; realizarea unei evalu\ri improprii a candidatului, prin prisma faptului c\ angajatorul nu poate studia reac]iile [i comportamentul acestuia.

Tabelele v ajut s asimilai mai bine anumite informaii noi.

atragerea unui num\r foarte mare de candida]i; o mai bun\ administrare a CV-urilor [i constituirea rapid\ a bazei de date cu poten]iali angaja]i; posibilitatea derul\rii online a unor interviuri cu candida]ii; aplicarea online a testelor de selec]ie; posibilitatea de a angaja personal pentru activit\]i cu un grad mare de diversitate; timpul redus necesar pentru transmiterea r\spunsurilor c\tre candida]i.

Trgurile de joburi: presupun un contact direct ntre angajatori [i candida]i. Au nceput s\ ia amploare [i la noi n ]ar\.
AVANTAJE DEZAVANTAJE

costurile reduse; num\r mare de candida]i care pot fi recruta]i; oportunitatea stabilirii unor contacte directe ntre angajatori [i candida]i.

portofoliul de oferte de locuri de munc\ este reprezentat n special de posturi situate pe niveluri ierarhice inferioare; oportunit\]i reduse de recrutare pentru posturi complexe; slaba mediatizare; numrul redus al acestora.

Referin]ele: sunt recomand\rile de angajare venite din partea actualilor [i fo[tilor angaja]i ai organiza]iei.
AVANTAJE DEZAVANTAJE

costurile reduse; timpul redus de recrutare; garan]ia moral\ suplimentar\ oferit\ de candida]ii astfel recruta]i; dezvoltarea rela]iilor interumane n cadrul organiza]iei.

num\r redus de candida]i ce pot fi recruta]i; riscul recrut\rii unor candida]i care nu corespund cerin]elor postului; apari]ia favoritismului; tendin]a de a nu lua n considera]ie anumite puncte slabe ale candida]ilor recomanda]i.
35

SecretariatBirotic\

(selecie din Lecia 28, pagina 35)

19

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 27

Se ntlne[te n cazul firmelor mari care au un portofoliu de produse foarte mare; exist\ divizii care se ocup\ de producerea [i comercializarea fiec\ruia dintre tipurile de produse create.
Exemplu
Adunarea General\ a Ac]ionarilor Consiliul de Administra]ie Comisia de Cenzori Manager General

Materia se parcurge uor graie figurilor i schemelor relevante.


Serviciul Angaj\ri

Compartiment Resurse Umane

Compartiment Comercial

Compartiment Juridic

Compartiment Fnanciar-Contabil

Serviciul Normare, Organizare, Salarizare

Serviciul Dezvoltarea Resurselor Umane

Serviciul Marketing

Serviciul Cercetare a pie]ei

Serviciul Financiar

Divizia produse de menaj

Serviciul Vnz\ri

Divizia produse de igien\ personal\

Divizia produse alimentare

Compartiment Aprovizionare

Compartiment Marketing

Compartiment Produc]ie

Compartiment Vnz\ri

Compartiment Tehnic

structura matriceal\

Acest tip de structur\ este o combina]ie a tuturor tipurilor de structuri organizatorice prezentate pn\ n acest moment, fiind caracteristic\ firmelor a c\ror activitate se desf\[oar\ pe proiecte. n acest sens se constituie echipe de proiecte, care dup\ aprobarea proiectelor se dizolv\. Documentele organizatorice Structura organizatoric\ se exprim\ prin documentele organizatorice. Principalele documente organizatorice folosite la nivelul unei firme n general [i al departamentului de resurse umane n special sunt: 1. 2. 3. 4. regulamentul de organizare [i func]ionare; regulamentul intern; organigrama; fi[ele de post.
16

SecretariatBirotic\

Compartiment Cercetare-Dezvoltare

(selecie din Lecia 27, pagina 16)

20

Serviciul Contabilitate

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 25

Este bine ca videoproiectorul s\ fie plasat pe o m\su]\ de n\l]ime medie n fa]a ecranului de proiec]ie, dar plasndu-le astfel nct s\ fie vizibile [i dac\ unii prezentatori prefer\ s\ se mi[te n timp ce [i fac prezentarea, dar [i dac\ al]ii prefer\ s\ stea jos pentru a-[i citi discret notele. Asigura]i-v\ c\ tabla este curat\. Exist\ cret\ sau marker la ndemn\? Se poate vedea chiar [i din spatele s\lii? Exerci]iul 4 n timpul unei conferin]e, persoana care prezint\ tematica ncearc\ s\ porneasc\ videoproiectorul, ns\ n ciuda ncerc\rilor repetate nu reu[e[te, deoarece nu este b\gat n priz\. Mai mult, n sala de conferin]\ nu exist\ nici m\car un prelungitor, deci ntreaga prezentare bazat\ pe proiec]ii de imagini [i text este compromis\. Sup\rat, conferen]iarul p\r\se[te sala, cernd totu[i remunera]ia ce i se cuvenea pentru aceasta. Considera]i c\ plata trebuie efectuat\ n acest caz? Cine se face vinovat de incident? Programul profesional [i [tiin]ific al conferin]ei este stabilit ntotdeauna de c\tre organiza]ia-beneficiar, care activeaz\ n domeniu. n componen]a programelor [tiin]ifice pot intra: vizite tehnice, respectiv excursii de documentare profesional\, care contribuie la ntregirea con]inutului conferin]ei din punct de vedere practic. Deseori, ns\, chiar institu]iile, firmele, ntreprinderile vizitate [i asum\ cheltuielile legate de vizit\ (n astfel de cazuri, aceste persoane juridice figureaz\ n caietul de program printre sponsorii conferin]ei). Este un obicei deja generalizat ca o conferin]\ s\ programeze n prima zi o recep]ie de bunvenit, respectiv se ncheie cu un cocktail de r\mas-bun. Atmosfera reu[it\ a unui banchet de ncheiere nu poate fi creat\ f\r\ muzic\. Cea mai bun\ solu]ie n acest sens este angajarea unei orchestre care asigur\ muzic\ de ambian]\, dar [i de dans [i, eventual, un mic program folcloric demonstrativ. Selectarea repertoriului se face n acord cu cerin]ele beneficiarului. redactarea invita]iei [i programului Invita]ia la conferin]\ (ca [i pliantul de prim\ anun]are) trebuie elaborat\ din timp, naintea evenimentului, [i trebuie s\ con]in\: data; loca]ia; tematica [i obiectivul evenimentului; respectiv limba oficial\ [i programul acestuia; lista celor care vor sus]ine prelegeri, a personalit\]ilor din domeniu care vor fi prezente; numele celor care asigur\ patronajul evenimentului; respectiv data-limit\ de nregistrare a participan]ilor; condi]iile de anulare a particip\rii. Exerci]iul 6 Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus. Invita]iei i se poate ata[a un cupon de confirmare a interesului sau direct formularul de nscriere [i, respectiv, de rezervare hotelier\, pe care cei interesa]i le pot completa [i transmite organizatorilor.
SecretariatBirotic\ 18

Exerciiile v ajut s v fixai cunotinele din cadrul modulelor de curs.

(selecie din Lecia 25, pagina 18)

21

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 2

V\ prezint mai jos un model de tehnic\ a lu\rii deciziilor, conform lucr\rii lui Edward de Bono 6 P\l\rii gnditoare. Tehnica celor 6 p\l\rii gnditoare v\ ajut\ s\ considera]i deciziile importante din perspective diferite, altele dect cele corespunz\toare modului propriu de gndire. n consecin]\, v\ ajut\ s\ v\ l\rgi]i orizontul, atr\gndu-v\ aten]ia asupra unor chestiuni [i ocazii la care, n mod normal, nu v-a]i gndi. Acest instrument decizional l pute]i folosi n via]a profesional\, dar [i n cea personal\. n timpul ntlnirilor de afaceri, are avantajul c\ blocheaz\ confrunt\rile ntre punctele diferite de vedere. Fiecare p\l\rie gnditoare ilustreaz\ un mod de gndire diferit. P\l\ria alb\: v\ concentra]i pe datele concrete disponibile, informa]ii care v\ pot spune ceva semnificativ. Totodat\, c\uta]i ce informa]ii v\ lipsesc [i fie ncerca]i s\ completa]i golurile, fie ]ine]i cont de lipsa lor. n aceast\ situa]ie, face]i o analiz\ a datelor provenind din trecut [i ncerca]i s\ exploata]i acest patrimoniu P\l\ria ro[ie: Cnd purta]i p\l\ria ro[ie, aborda]i problema bazndu-v\ pe intui]ie, emo]ii [i instinct. Totodat\, gndi]i-v\ [i la reac]iile emo]ionale ale celorla]i. ncerca]i s\ n]elege]i r\spunsurile celor care nu v\ cunosc ndeajuns modul de gndire. P\l\ria neagr\: v\ indic\ punctele rele ale deciziei. Privi]i-le cu precau]ie [i circumspec]ie. ncerca]i s\ vede]i ce nu merge. Este important pentru c\ v\ indic\ punctele slabe ale unui plan de lucru pe care le pute]i elimina, modifica sau, eventual, elabora planuri alternative pentru contrabalansarea acestora. Acest mod de gndire v\ ajut\ s\ creiona]i un plan mai realist, poate [i mai dur, de ac]iune. Totodat\, v\ este de folos [i pentru c\ ve]i identifica riscurile cu care v\ pute]i confrunta pe parcursul ac]iunii, ntruct, adeseori, oamenii sunt obi[nui]i s\ gndeasc\ pozitiv [i nu sunt n stare s\ anticipeze eventualele probleme. P\l\ria Galben\: v\ ajut\ s\ gndi]i pozitiv. Este punctul de vedere optimist care v\ ajut\ s\ vede]i toate beneficiile unei decizii [i s-o evalua]i. P\l\ria galben\ v\ ajut\ s\ v\ continua]i eforturile cnd totul pare dificil [i sumbru.

Exerciiile vizeaz situaii concrete din activitatea de secretariat.

P\l\ria Verde: este semnul creativit\]ii. Cu ajutorul ei pute]i s\ dezvolta]i solu]ii ingenioase. Este modul liber [i nengr\dit de a gndi, n care critica [i g\se[te mai pu]in locul. P\l\ria Albastr\: reprezint\ procesul de control. Aceast\ p\l\rie este purtat\ de cei care conduc ntlnirile. Cnd se ajunge n pan\ de idei, ei pot orienta activitatea pe aceast\ direc]ie a controlului pentru a verifica realizarea planului de lucru. Cnd sunt necesare planuri alternative, schimba]i p\l\ria albastr\ cu cea neagr\. Exerci]iul 4 Pune]i-v\ n situa]ia de a renun]a la un furnizor. Directorul vostru v-a ns\rcinat s\ analiza]i cazul acestuia [i s\-i oferi]i argumente pentru luarea acestei decizii. Folosi]i tehnica celor 6 p\l\rii gnditoare pentru a-i oferi propria perspectiv\ [i argumentele pe care le considera]i juste [i conving\toare.

SecretariatBirotic\

32

(selecie din Lecia 2, pagina 32)

22

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 26

R\spunsuri la exerci]ii
La finalul fiecrui modul v autoevaluai rapid cu ajutorul rspunsurilor la exerciii.
Lec]ia 26 Exerci]iul 2 Ce alternativ\ a]i folosi n cazul n care demonstra]ia sau simularea oper\rii unui produs nu se poate realiza la sediul companiei, de exemplu n cazul echipamentelor de foraj marin? R\spuns: ~n acest caz demonstra]ia poate avea loc `n cadrul unui laborator sau unei piscine, `n cadru restrns. Exerci]iul 6 Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus. R\spuns:
INVITA}IE Conferin]a produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere Recenta Aderare a Romniei la Uniunea European\ a adus multe oportunit\]i de dezvoltare produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere, dar [i la fel de multe provoc\ri [i norme noi de pus n aplicare. Obiectivul conferin]ei: Prezentarea rolului produc\torului intern [i a pozi]iei pe care acesta o poate adopta vizavi de normele impuse de UE Vor sus]ine prelegeri: Speciali[ti n managementul proiectelor Data conferin]ei: Agenda: nregistrarea participan]ilor Lucr\ri n plen [i pe sec]iuuni Dineu oficial Loca]ia: Taxa de participare: Data limit\ a confirm\rii particip\rii: Coordonate de contact: 15 mai 2009 9.00 9.30 9.30 19.00 20.00 Hotel Interna]ional Sinaia 100 euro + TVA cel trziu 30 aprilie 2009 tel. 002035687, e-mail:apdf@gmail.com* www.apdf.ro

SecretariatBirotic\

46

(selecie din Lecia 26, pagina 46)

23

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 2

Spiritul organizatoric [i orientat spre detalii


Spiritul organizatoric se refer\ n primul rnd la folosirea eficient\ a timpului, la planificarea activit\]ilor n func]ie de priorit\]i, de strategia pe termen scurt [i mediu a firmei, pe orientarea muncii spre rezultate, [i nu spre volumul de lucru. ntruct n cadrul cursului vom avea o lec]ie dedicat\ acestei teme, nu vom insista acum asupra acestei caracteristici vitale pentru succesul profesional, ci doar o vom men]iona pentru con[tientizarea importan]ei sale. Organizarea se refer\ att la spa]iul fizic, dar [i la munca pe termen scurt [i lung.

Abilit\]i de comunicare
De[i am l\sat-o la urm\, este probabil calitatea cea mai important\ si ea ]ine att de cunoa[terea temeinic\ a tehnicilor [i mijloacelor de comunicare, dar mai ales de disponibilitatea pentru comunicare. Ca [i no]iunile de management organizatoric, comunicarea se bucur\ [i ea de o tratare aparte n cadrul cursului. De aceea, nu ne vom opri dect ca s\ men]ion\m c\ acest concept e-n toate cele ce sunt, c\ este un proces bidirec]ional, c\ presupune un cod comun, un canal de comunicare, un emi]\tor [i un receptor care schimb\ mesaje n vederea atingerii unui scop. Astfel, am epuizat cele mai importante calit\]i ale unei secretare propunndu-v\ o seam\ de exemple [i exerci]ii. Cnd v\ gndi]i la toate cele men]ionate anterior: motiva]ie, capacitatea de a lucra independent [i capacitatea de luare a deciziei, spirit organizatoric [i abilit\]i de comunicare n ceea ce v\ prive[te, care este ierarhia pe care a]i face-o, n ce ordine a]i pune aceste tr\s\turi pentru a v\ creiona un profil al personalit\]ii din punct de vedere profesional?

ntrebrile de verificare v ajut la recapitularea informaiilor asimilate.

ntreb\ri de verificare
1. Care sunt cele mai importante calit\]i ale unei secretare? 2. n ce const\ puterea motiva]iei? 3. Cum se construie[te motiva]ia? 4. Enun]a]i cele [apte reguli ale motiva]iei. 5. Care sunt abilit\]ile sociale necesare pentru a lucra n echip\?

SecretariatBirotic\

33

(selecie din Lecia 2, pagina 33)

24

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 12

Termenii de specialitate sunt explicai pe larg la finalul modulelor, n seciunea Vocabular.

Vocabular lec]iile 11 [i 12
birotic\ echipamentele electronice [i aplica]iile (programe) folosite pentru a crea, colecta, arhiva [i utiliza informa]ia necesar\ realiz\rii sarcinilor de lucru [i a scopurilor n activitatea unei companii aplica]ie ce permite accesul unui utilizator la pagini web conceperea ntr-un spa]iu a tuturor amenaj\rilor [i utilit\]ilor pentru a-l face ct mai func]ional pentru cei care l locuiesc. n afara amenaj\rilor [i utilit\]ilor, organizarea sistemului de comunicare, pozi]ionarea [i alegerea obiectelor de interior, inclusiv decora]iuni, controlul sunetului [i al luminii se refer\ tot la planificarea spa]iului studiul interac]iunii unei persoane cu un aparat (ma[in\, utilaj) cantitatea de lumin\ care atinge un obiect sau o suprafa]\ [i se m\soar\ n candela [i lux (m\sura metric\ n sistemul interna]ional) versiune privat\ a Internetului, dedicat\ unei organiza]ii; n particular, site-ul unei organiza]ii prin intermediul c\reia participan]ii la re]ea pot comunica

browser design

ergonomie iluminare

Intranet

managementul informa]iei colectarea [i administrarea informa]iei dintr-una sau mai multe surse [i distribuirea ei c\tre una sau mai multe audien]e care sunt interesate de aceast\ informa]ie sau au drept de acces la ea motor de c\utare un sistem de recuperare a informa]iei pentru g\sirea informa]iei nmagazinate pe un sistem de computere, ntr-o re]ea de computere a unei companii sau pe un computer personal metod\ de nmagazinare [i transmitere, compunere, trimitere, stocare [i primire de mesaje prin sistemul de comunica]ii electronice model de document preexistent n compozi]ia aplica]iei/programului
47

po[t\ electronic\

template

SecretariatBirotic\

(selecie din Lecia 12, pagina 47)

25

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Lec]ia 29

Recapitulrile sintetizeaz aspectele cele mai importante din fiecare lecie.

Recapitularea lec]iei 29
29.1 Activitatea de secretariat are o larg\ r\spndire n institu]iile statului: n administra]ia local\, n prim\rii sau consilii jude]ene, n adminstra]ia ministerelor sau guvernului sau a diferi]ilor agen]i economici sau institu]ii cultural-educa]ionale. 29.2 Atribu]iile pe care le poate ndeplini o secretar\ difer\ de la o organiza]ie la alta, n func]ie de specializare. n sectorul privat, denumirea de secretar a fost nlocuit\ cu cea de asistent manager. 29.3 Secretariatul este mna dreapt\ a conducerii, degrevnd managementul de executarea unor sarcini auxiliare, n vederea ndeplinirii func]iilor specifice de management: prevedere, organizare, comand\, coordonare, control. Se creeaz\ astfel mediul propice pentru luarea deciziilor. Din acest punct de vedere putem vorbi de competen]ele manageriale ale secretarului/ei. 29.4 Dac\ vorbim de sarcini [i atribu]ii n ceea ce o prive[te pe secretar\, vorbim despre: sortarea datelor, gestionarea coresponden]ei, a [edin ]elor [i evenimentelor, utilizarea tehnologiei de birou, se documenteaz\ n permanen]\, redacteaz\ diverse documente, alimenteaz\ cu consumabile firma, gestioneaz\ c\l\toriile de afaceri f\cnd rezerv\rile, face opera]iuni de contabilitate primar\ etc. 29.5 Exist\ pe lng\ numeroasele satisfac]ii, ca n orice meserie, [i constrngeri sau compromisuri: disponibilitatea pentru un program prelungit, disponibilitatea pentru deplas\ri n interes de serviciu, respectarea deciziilor superiorilor f\r\ le a comenta [i executarea lor ntocmai [i la timp. 29.6 Vorbim de func]ia de loc]iitoare a managerului, caz n care managerul o mputernice[te pe secretar\/asistent manager cu func]ii auxiliare de conducere. Un exemplu ar fi coordonarea activit\]iilor participan]ilor la o conferin]\ sau a deplas\rii unei echipe de lucru. Binen]eles c\, n cazul n care asistentele au func]ii de conducere [i aprobarea de a da dispozi]ii, [efii trebuie s\ informeze restul personalului cu privire la acest lucru. 29.7 n literatura de specialitate se pot identifica patru stiluri de conducere, [i anume: stilul autoritar, patriarhal, liberal [i stilul cooperativ, cel din urm\ fiind mult mai permisiv [i fiind de dorit. 29.8 Dac\ ve]i fi pus\ n postura de a manageria o situa]ie, ar trebui s\ ave]i grij\ la: mimic\, deoarece adesea poate transmite mesaje nonverbale despre adev\rata atitudine din spatele vorbelor, la cum v\ alege]i cuvintele, utiliznd de preferabil cuvinte [i expresii cu conota]ie pozitiv\, s\ ar\ta]i c\ gndi]i lucrurile n perspectiv\, orientat spre g\sirea solu]iilor.

SecretariatBirotic\

17

(selecie din Lecia 29, pagina 17)

26

SECRETARIAT BIROTIC

LECIE DEMONSTRATIV

Lec]ia 30

Tema pentru acas\ 27


Temele v ajut s v verificai cunotinele dobndite.
1. Grupa]i urm\toarele componente ale structurii organizatorice cu defini]iile lor corecte: A) postul B) func]ia C) compartimentul D) nivelul ierarhic a) totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceea[i distan]\ ierarhic\ de consiliul de administra]ie sau comitetul director al societ\] ii comerciale; b) ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competen]elor [i responsabilit\]ilor desemnate pe anumite perioade de timp fiec\rui component al firmei; c) totalitatea posturilor care prezint\ acelea[i caracteristici principale;

d) un grup de indivizi reuni]i pe criterii de omogenitate [i complemen-taritate a activit\]ilor pe care le desf\[oar\ sub o singur\ autoritate. 2. 3. 4. Ce fel de organiza]ii sunt asocia]iile [i funda]iile? Argumenta]i [i da]i cteva exemple. Propune]i, ct mai succint, o fi[\ de post pentru un asistent al Departamentului Resurse Umane. Se d\ urm\toarea organigram\. Completa]i casetele goale cu elementele lips\: director tehnic; birou desfacere; serviciu contabilitate; director general; sec]ii; birou marketing.

Director Comercial

Director Economic

Ateliere

5.

Care dintre atribu]iile Departamentului de Resurse Umane vi se par interesante? Argumenta]i.


42

SecretariatBirotic\

(selecie din Lecia 30, pagina 42)

Birou personal salarizare

Birou mecano-energetic

Birou import-export

Birou aprovizionare

Birou contabilitate

Birou clacul salarii

Birou proiectare cu noi produse

27

LECIE DEMONSTRATIV

SECRETARIAT BIROTIC

Cercetrile sociologice ntreprinse pe piaa muncii n anii precedeni au artat c ocupaia de secretar este una dintre cele mai cerute. ncepei chiar astzi cursul de SECRETARIAT BIROTIC de la Eurocor! Vei deprinde abilitile fundamentale pentru ndeplinirea cu succes a tuturor cerinelor unui astfel de job redactarea rapid i corect a corespondenei i a altor documente, comunicarea, documentarea, planificarea i organizarea activitii interne. Vei deveni astfel angajatul rvnit de companiile de pe pia!

EX
28

Tel. 021 33 225 33;

EM
www.eurocor.ro

PL

Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate n caiet (dac se trimit spre corectare prin pot) sau online, n contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal v ndrum pe toat durata studiului.