Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
V IE ATI C R LE NST O
INTRODUCERE
Nu exist companie, instituie public sau chiar fundaie cultural fr o secretar! Dinamismul actual de pe piaa forei de munc demonstreaz c cele mai sigure profesii nu sunt neaprat acelea care necesit studii superioare, ci acelea de baz, fr de care activitatea unei firme nu se poate desfura n condiii optime. Iat cel puin unul dintre motivele pentru care este bine s urmai chiar acum cursul Eurocor de Secretariat Birotic.
Cursul de Secretariat Birotic urmrete dezvoltarea unor abiliti pe care trebuie s le aib un angajat de nenlocuit n acest domeniu: capacitatea de a comunica eficient i rapid, stpnirea unor tehnici de negociere; abilitatea de a ntocmi corect diverse documente, noiuni de contabilitate primar; utilizarea optim a aparaturii de birou; cunotine de operare cu diverse programe PC; capacitatea de exprimare n limba englez; operativitate, managementul timpului. nvai comod! Primii acas, la oficiul potal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, n pauza de mas, n weekenduri, dup program, vara sau iarna... cnd i unde dorii! Putei pune rapid n practic noile cunotine, atrgnd un binemeritat succes! V vei bucura de o atenie deosebit! Beneficiai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien, care poate fi contactat prin pot sau online. Pregtii-v s obinei jobul visat n acest domeniu tot mai solicitat pe piaa forei de munc! Mult succes!
LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele i metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de curs. V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model de tem, selectate din diverse lecii, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele.
9
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
STRUCTURA LECIILOR Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor 32 de lecii. Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, astfel nct procesul de nvare devine simplu i rapid! Caietele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafice i cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale modulelor. Numeroasele exemple v permit s nelegei mai uor diversele cunotine necesare acestei ocupaii. Cursul conine diverse tipuri de exerciii; rezolvarea acestora v va ajuta s aplicai eficient la locul de munc ceea ce studiai. Temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v ofer o evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.
PRIMIREA CURSULUI La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei? 1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de minimum 22x30x1 cm.). 2. La serviciu. 3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s fie cea din buletin).
CONTUL DE CURSANT Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plile efectuate i nregistrate. Din contul de cursant se pot accesa i aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.
ABSOLVIREA Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul de evaluare final. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i insuficient (n funcie de punctajul realizat). Odat promovat acest test, vei obine Certificatul de absolvire Eurocor.
10
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Stilul e omul: Power Point specialistul Ce caliti trebuie s am scurt ghid de autoevaluare prezentrilor de succes Comunic, deci exist ce nseamn s comunic Cheia succesului unei secretare: comunicarea n organizaie Piatra de ncercare: comunicarea scris ...Scripta manent tehnici de redactare pentru comunicarea intern i extern Un soft policalificat Excel pentru contabilitate Excel pentru baza de date
Pe ce lume trim noiuni introductive despre economia de pia E timpul s facem socotelile documente de lucru n contabilitatea primar ...Scripta manent corespondena de firm ...Cafelua efului!... manierele n afaceri
i totui, limba romn... Aspecte sensibile n lexic, morfologie i sintax Punctuaia i vocabularul condiiile pentru a te face neles i respectat How do you do?! ct de bine folosim limba englez
E timpul s ieim n lume organizarea de evenimente tiina divertismentului protocolul n situaii diverse Univers organizaional tipuri de companii din perspectiva resurselor umane Omul care ne trebuie procesul de recrutare i selecie a personalului Bastonul de mareal competenele manageriale ale unei secretare Punctul pe i aspecte specifice de management S lum Cezarului ce-i al Cezarului negocierea Jocul cu mrgele de sticl tactici de negociere 11
Dear Sir/Madam: documente de firm; reguli de redactare Pupitrul de comand organizarea i administrarea biroului, standardele de lucru Omul orchestr utilizarea aparaturii de lucru n munca de secretariat Ordine n haos arhivele Cel de-al treilea ochi cercetarea n activitatea de secretariat Indispensabilul PC descrierea principalelor componente Lecia 16 La timpuri noi, prieteni noi: Word, Power Point, Excel, Outlook etc.
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
LEC}IILE 11 {I 12
Lec]ia 11
Pupitrul de comand\ organizarea [i administrarea biroului, standardele de lucru
Fiecare lecie ncepe cu o introducere n care personajul Ioana v prezint principalele aspecte ce vor fi studiate.
Bun\ ziua. Ce face]i? Cum merge? Sper c\ v\ sim]i]i deja mult mai buni n ceea ce a]i ales s\ face]i. Acum, dup\ o cur\ de filologie (iubire pentru cuvnt, n limba greac\), am s\ v\ aduc cu picioarele pe p\mnt. {i la propriu, [i la figurat. Da, e timpul s\ vorbim de organizarea [i administrarea spa]iului de lucru. V\ propun pentru aceast\ lec]ie o abordare interdisciplinar\. S\ privim locul n care lucr\m ca un univers complet. n fond, dac\ ne gndim la ritmul n care se lucreaz\ n afaceri, cam 40% din timpul nostru l petrecem la serviciu. Tocmai de aceea, o s-o lu\m de jos, de la pardoseal\, pn\ sus, la plafon, cu tot ce umple acest spa]iu, precum [i locul nostru n acest ambient. V\ spuneam despre o abordare interdisciplinar\... asta pentru c\ la sfr[itul lec]iei vreau s\ fi]i mai narma]i ca mine acum ani [i ani, cnd nu [tiam c\ lucrezi chiar prost dac\ stai cu biroul sub geam [i cu spatele la o u[\. Vom vorbi despre principiile de design interior, vom vorbi depre ergonomie, despre Feng Shui, despre tot ce ne poate face ni[te profesioni[ti ferici]i.
Obiectivele pe care trebuie s le atingei prin parcurgerea fiecrui modul v ghideaz nvarea.
Obiectivele noastre sunt ca, pe parcursul acestei lec]ii, sq \nvq]qm: sq utilizqm spa]iul ct mai bine, crend un echilibru \ntre confort [i ocupare; no]iuni de design interior, care ne vor ajuta sq apreciem stilul \n care aratq sau am vrea sq arate biroul/birourile noastre \n raport cu tipul de organiza]ie pentru care lucrqm [i cultura care o caracterizeazq; sq ne organizqm spa]iul de lucru [i sq alegem furniturile indispenabile unei activitq]i de calitate; no]iunile fundamentale de ergonomie care ne vor servi pentru o bunq rela]ionare \ntre noi [i obiectele care ne \nconjoarq; cteva no]iuni de Feng Shui, care ne vor ajuta sq descoperim energia pozitivq [i s-o folosim \n beneficiul nostru \n activitatea cotidianq.
SecretariatBirotic\ 1
12
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 23
Pentru coresponden]a intern\, ordinea pe care trebuie s-o respecta]i atunci cnd scrie]i pe un plic toate datele este urm\toarea: 1. Destinatar/Expeditor nume [i prenume pentru persoane fizice (se recomand\ pentru destinatarii din Romnia din mediu rural s\ se nscrie [i ini]iala prenumelui tat\lui pentru nlesnirea [i siguran]a destinatarului) sau denumirea persoanei juridice; Denumirea str\zii, c\ii, aleii etc., num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul; Codul po[tal [i localitatea (pentru mediul rural, se nscrie localitatea urmat\ de denumirea comunei din care face parte); Jude]ul (sau sectorul).
2. 3. 4.
Pentru coresponden]a extern\, adresa se redacteaz\ astfel: Calitatea persoanei (expeditor sau destinatar), ntr-o limb\ de circula]ie interna]ional\ n ]ara de destina]ie n cazul n care nu exist\ o etichet\-adres\ cu text preimprimat, care s\ specifice aceast\ calitate a coresponden]ilor; Nume [i prenume destinatar/expeditor; Denumirea str\zii, num\rul de imobil, blocul, scara, etajul, apartamentul, eventual telefonul; Codul po[tal [i localitatea; }ara.
Definiiile i informaiile noi au fost marcate special pentru a facilita nelegerea teoriei.
Desigur, prin intermediul po[tei, ve]i spune. Bine, e clar c\ nu vorbim de coresponden]a electronic\, ci de cea clasic\, cu plic, cu [tampila po[tei... n prezent, Po[ta Romn\ nu mai este singura institu]ie specializat\ n acest tip de servicii. Au ap\rut [i alte companii de acest gen, care au servicii speciale, ce asigur\ transportul coresponden]ei cu promptitudine la destina]ie. Trebuie s\ alege]i serviciul cel mai potrivit, n func]ie de nevoile dumneavoastr\ [i de taxele po[tale pe care trebuie s\ le suporte coresponden]a dumneavoastr\.
Mijloacele de expedi]ie
Mijloacele de expedi]ie la care pute]i apela sunt: expedierea recomandat\; po[ta aerian\/par avion; distribu]ia expres; curierul rapid.
SecretariatBirotic\ 17
13
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 13
Provenien]a se refer\ la biroul de origine, persoana sau organismul care a creat sau primit materialul pe parcursul activit\]ii. Drept urmare, este important s\ respect\m sursele. Fiecare accesare a nregistr\rilor reprezint\ o mi[care distinct\ [i trebuie salvate modific\rile sub un nume nou pentru a putea observa evolu]ia fi[ierului/documentului. O situa]ie pe care trebuie s-o evit\m este s\ nu amestec\m informa]iile din fi[iere diferite, chiar dac\ exist\ o leg\tur\ ntre subiecte. Exemplu Nu trebuie s\ amesteca]i informa]iile despre consiliul de administra]ie [i Popescu, chiar dac\ el a fost membru al acestuia. Pe de alt\ parte, fiecare material grafic: h\r]i, fotografii etc. poate avea propriile cerin]e de stocare, dar trebuie s\ pute]i identifica toate articolele dup\ caracteristicile lor [i s\ le pute]i recupera sau utiliza de cte ori ave]i nevoie. Exerci]iul 5 Verifica]i-v\ propria arhiv\. Identifica]i criteriile dup\ care a fost creat\. Enun]a]i-le [i pune]i-le pe hrtie. V\ rug\m s\ le aprecia]i validitatea [i s\ v\ expune]i opinia vizavi de acest subiect. Ce a]i schimba?
O a doua regul\ de organizare a arhivelor este s\ p\streze sau s\ recreeze ordinea original\: organizarea [i ordinea n care documentele au fost create [i/sau stocate de c\tre o persoan\ sau un birou. Dac\ un director de firm\ a salvat documentele ]innd cont de organizarea departamentelor, trebuie s\ men]ine]i aceast\ ordine sau s-o prelua]i ca atare n propria arhiv\. Dac\ familia Cristea [i organizeaz\ materialele n: coresponden]\ personal\, fotografii de familie [i afaceri, atunci aceasta trebuie s\ r\mn\ ordinea, dar o anumit\ ordine dup\ origine sau data cre\rii este mult mai vizibil\ n cazul institu]iilor sau al altor organisme de lucru, pentru c\ recuperarea/ g\sirea documentelor sunt factori importan]i `n crearea arhivelor. Provenien]a [i ordinea dup\ origine sunt principiile esen]iale ale organiz\rii unor arhive.
SecretariatBirotic\
15
14
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 23
scrisoarea de solicitare
M\ refer aici la scrisorile n care trebuie s\ r\spunde]i la diverse solicit\ri sau s\ solicita]i dumneavoastr\ n[iv\ informa]ii.
n aten]ia Departamentului Marketing al, Am citit ntr-un articol din publica]ia lunar\ Miracole Naturiste despre produsele dumneavoastr\ fitoterapeutice [i ne dorim s\ expunem astfel de produse [i n magazinele noastre de profil. {tim [i din alte surse de informare c\ produsele dumneavoastr\ s-au impus [i pe plan extern din punct de vedere calitativ. Solicit\m din partea dumneavoastr\ o ofert\ complet\ de produse [i pre]urile aferente. A[tept\m r\spunsul dumneavoastr\, cu speran]a unei oferte ct mai atractive. Un r\spuns prin fax sau e-mail ar fi de dorit. Cu convingerea unei colabor\ri fructuoase, ......
scrisori de recomandare
HOTEL Trei Stele BUCURE{TI Str. Alba, 55A, sector 4 Telefon: Fax: www.treistele.ro RECOMANDARE Doamna Gen]iana Andrei a ocupat postul de reservation agent n cadrul companiei noastre n perioada, contribuind la men]inerea [i dezvoltarea activit\]ii organiza]iei. Printre responsabilit\]ile doamnei Gen]iana Andrei se num\rau: realizarea politicii de nchiriere anticipat\ a spa]iilor hotelului n vederea satisfacerii cererii clien]ilor [i a maximaliz\rii vnz\rilor/profitului; colaborarea cu departamentul de marketing pentru cunoa[terea partenerilor de afaceri cu care societatea are contracte (agen]ii de turism, ambasade, societ\]i, ministere); informarea zilnic\ asupra spa]iilor ocupate/libere pentru maximalizarea gradului de ocupare; primirea [i nregistrarea comenzilor de rezervare [i clasarea lor pe datele de sosire; colaborarea cu recep]ia [i nregistrarea modific\rilor intervenite ca urmare a schimb\rii datei de sosire a oaspe]ilor, a num\rului de persoane, a prelungirilor, a anul\rilor, a plec\rii nainte de termen; comunicarea c\tre superiori a cererilor de rezerv\ri speciale (VIP , clientela fidel\); preocuparea ca toate cererile de rezervare sau anul\rile s\ fie operate rapid [i eficient; oferirea de informa]ii legate de serviciile oferite de hotel [i tarifele practicate; receptarea politicoas\ a eventualelor reclama]ii [i aducerea lor la cuno[tin]a superiorului direct pentru luarea de m\suri adecvate. Gen]iana Andrei [i-a ndeplinit cu seriozitate atribu]iile din fi[a postului, dovedind, pe lng\ competen]ele sale profesionale, [i deosebite calit\]i morale, care au f\cut foarte pl\cut\ colaborarea cu dumneaei. Gen]iana Andrei [i-a ntrerupt activitatea n cadrul firmei noastre la data de ... 2007, ca urmare a propriei sale decizii. Suntem siguri c\ [i va dovedi abilit\]ile [i devotamentul [i fa]\ de dumneavoastr\, contribuind la evolu]ia organiza]iei dumneavoastr\. Director, ..................
SecretariatBirotic\
10
15
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 1
Fi[a de post
n mod normal, nicio firm\ nu ar trebui s\ lucreze f\r\ fi[e de post. De ce? Pentru c\ aici se aplic\ principiul socoteala bun\, prietenie lung\. Cu alte cuvinte, de[i activitatea de secretariat are un profil comun, a[a cum v-am demonstrat mai sus, fiecare organiza]ie are un specific. Astfel, ntr-o firm\ de contabilitate, n fi[a postului de secretar\ vor predomina activit\]ile asociate rela]iilor cu institu]iile de resort administra]ie financiar\, banc\ etc.; ntr-un birou de avocatur\, va predomina redactarea de documente, coresponden]\ etc. Fi[a de post i scute[te pe patron [i angaja]i de posibilele nen]elegeri. Ea se redacteaz\ de c\tre angajator [i este semnat\ [i nsu[it\ de c\tre angajat, dup\ ce este discutat\ pe parcursul negocierilor de angajare. n aceast\ fi[\ sunt prev\zute atribu]iile, drepturile [i ndatoririle angajatului pe parcursul rela]iei contractuale, locul s\u n organiza]ie, rela]iile cu ceilal]i colegi, limitele responsabilit\]ilor, durata programului de lucru. Exemplu Una dintre colegele mele de breasl\ s-a angajat pe la nceputurile carierei sale ca secretar\ la o reputat\ firm\ de arhitectur\. Directorul pentru care lucra era o persoan\ distins\, un b\rbat elegant, sobru, foarte concentrat pe afacerea sa, cu rela]ii n mediile nalte ale breslei [i ale societ\]ii. Stabiliser\ de la nceput c\ principalele sale atribu]ii erau p\strarea agendei de lucru zilnice calendarul ntlnirilor, calendarul activit\]ilor, administrarea coresponden]ei [i a documenta]iei administrative contracte, documente oficiale, legisla]ie etc. Mai erau [i cteva ndatoriri de protocol: primirea invita]ilor, rezervarea meselor la restaurant, a camerelor la hotel pentru persoanele aflate n rela]ii de afaceri cu firma. Celelalte evenimente erau n seama unor firme specializate. Stabiliser\ toate acestea prin viu grai, iar domnul director era o persoan\ mult prea onorabil\ ca s\ nu te bazezi pe cuvntul s\u. Domnul arhitect avea o so]ie cu 20 de ani mai tn\r\, care i [i f\cuse un copil (perspectiva continu\rii onorabilei afaceri construite de-a lungul timpului), fapt pentru care era foarte apreciat\. n consecin]\, m\micii i f\cea mare pl\cere s\ vin\ cu \la micu n timpul zilei la firm\ pentru un prnz cu so]ul. Doar cu so]ul. Ei, [i atunci, pentru c\ doamna nu se deplasa cu bon\ cu tot, cineva trebuia s\ aib\ grij\ de mo[tenitor. Arhitec]ii lucrau din greu, inginerii de asemenea, departamentul financiar [i cel administrativ la fel, plus c\ trebuia o persoan\ de ncredere care avea [i o perspectiv\ asupra vie]ii personale a vie]ii directorului. Aceea nu putea fi dect prietena mea. Prima dat\ a fost o pl\cere. Sigur c\ [i ea era mam\ de copii, plus de asta putea fi de folos ntr-un mod special unor persoane pe care le respecta foarte mult [i c\rora le datora foarte mult (credea ea). La dou\-trei zile, obiceiul s-a mp\mntenit. Nu ar fi fost nicio problem\, dar copilul avea [i el nevoile lui [i r\cnea tocmai cnd ea r\spundea elegant n francez\ unuia dintre partenerii externi. La nceput prnzul a durat o or\, apoi dou\, pn\ cnd domnul a anun]at-o c\ dore[te s\ mearg\ mpreun\ cu doamna pn\ la casa lor de la ]ar\ [i o roag\ ei foarte frumos s\-i a[tepte pn\ revin. Asta a nsemnat destul de trziu n noapte, dar, cel pu]in, cnd au revenit p\rea c\ puseser\ la punct lucruri importante. Puiul dormea de mult, Nora rezolvase mai toate problemele, dar avea un aer cam r\v\[it. A doua zi i-a prezentat domnului arhitect demisia sa, dup\ ce i-a explicat c\ nu poate sus]ine cele dou\ func]ii, una oficial\ de secretar\ [i cealalt\ neoficial\ de bon\ cu jum\tate de norm\. Dup\ [ase luni, n momentul g\sirii unei nlocuitoare, Nora [i-a g\sit un alt loc de munc\, pe acela[i post pentru care se considera anume f\cut\, unde a avut grij\ ca de la nceput ambele p\r]i, angajat [i angajator, s\ semneze o fi[\ de post. Cel pu]in, toat\ lumea [tia care sunt limitele obliga]iilor pe care le aveau unii fa]\ de al]ii.
SecretariatBirotic\ 17
16
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 15
17
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 13
O serie este simpla grupare a documentelor dup\ modul lor de utilizare, existen]a lor fizic\ [i subiectele pe care le abordeaz\. Dintre toate nivelurile de organizare, seria este nivelul care ilustreaz\ cel mai bine activit\]ile curente ale creatorului arhivei, fie el organiza]ie sau persoan\. Organizarea seriilor Creatorul unei arhive organizeaz\ seria de nregistr\ri/documente conform func]iilor sau activit\]ilor, care sunt reflectate n sistemele de completare. Exemplu De exemplu, departamentul de investi]ii poate s\ p\streze documentele financiare ntr-un sertar cu dosare pe aceast\ tem\, coresponden]a ntr-un altul, iar h\r]ile ntr-o map\ proiectat\ pentru ele. Aceste documente au fost organizate n conformitate cu func]iile lor. Organizarea pe serii este proprie mai ales organiza]iilor, n timp ce documentele personale sunt p\strate n cutii, sertare sau dulapuri. Ca regul\, p\stra]i organizarea arhivei pe func]ii sau scopuri pe care documentele respective sunt destinate s\ le serveasc\. Oricum, dac\ ordinea original\ a documentelor este inexistent\ sau neclar\, va trebui s\ impune]i o anumit\ ordine.
Un semn special marcheaz momentele de reflecie propuse pentru contientizarea anumitor principii de lucru.
Coresponden]\ personal\ sau de familie Jurnale Documente financiare Documente juridice Manuscrise literare H\r]i, grafice [i planuri
Evita]i organizarea documentelor n ordine cronologic\ sau pe subiecte, dac\ acest tip de organizare nu este cel ini]ial, c\ci v\ spuneam: ntr-un noian de documente, este inutil s\ schimbi un anume stil de organizare. Cere prea mult timp [i efort, devenind ineficient. Mul]umi]i-v\ cu anumite corec]ii n timp, contribu]ii personale, care reflect\ [i ele, de altfel, o anumit\ evolu]ie n istoricul organiza]iei.
SecretariatBirotic\ 18
18
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 28
Internetul: acest tip de recrutare a luat amploare n ultimii ani, datorit\, printre altele, economiei de timp, extinderii bazei de c\utare [i rapidit\]ii sale.
AVANTAJE DEZAVANTAJE
costul redus de publicare a anun]urilor de recrutare; timp redus necesar pentru localizarea [i identificarea candida]ilor;
lipsa contactului direct cu angajatorul; riscul foarte mare de a primi un num\r foarte mare de CV-uri care nu corespund cerin]elor postului; gradul redus de dotare material cu calculatoare, existent n Romnia, comparativ cu alte ]\ri; lipsa garan]iei cu privire la veridicitatea [i corectitudinea informa]iilor oferite de candida]i; realizarea unei evalu\ri improprii a candidatului, prin prisma faptului c\ angajatorul nu poate studia reac]iile [i comportamentul acestuia.
atragerea unui num\r foarte mare de candida]i; o mai bun\ administrare a CV-urilor [i constituirea rapid\ a bazei de date cu poten]iali angaja]i; posibilitatea derul\rii online a unor interviuri cu candida]ii; aplicarea online a testelor de selec]ie; posibilitatea de a angaja personal pentru activit\]i cu un grad mare de diversitate; timpul redus necesar pentru transmiterea r\spunsurilor c\tre candida]i.
Trgurile de joburi: presupun un contact direct ntre angajatori [i candida]i. Au nceput s\ ia amploare [i la noi n ]ar\.
AVANTAJE DEZAVANTAJE
costurile reduse; num\r mare de candida]i care pot fi recruta]i; oportunitatea stabilirii unor contacte directe ntre angajatori [i candida]i.
portofoliul de oferte de locuri de munc\ este reprezentat n special de posturi situate pe niveluri ierarhice inferioare; oportunit\]i reduse de recrutare pentru posturi complexe; slaba mediatizare; numrul redus al acestora.
Referin]ele: sunt recomand\rile de angajare venite din partea actualilor [i fo[tilor angaja]i ai organiza]iei.
AVANTAJE DEZAVANTAJE
costurile reduse; timpul redus de recrutare; garan]ia moral\ suplimentar\ oferit\ de candida]ii astfel recruta]i; dezvoltarea rela]iilor interumane n cadrul organiza]iei.
num\r redus de candida]i ce pot fi recruta]i; riscul recrut\rii unor candida]i care nu corespund cerin]elor postului; apari]ia favoritismului; tendin]a de a nu lua n considera]ie anumite puncte slabe ale candida]ilor recomanda]i.
35
SecretariatBirotic\
19
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 27
Se ntlne[te n cazul firmelor mari care au un portofoliu de produse foarte mare; exist\ divizii care se ocup\ de producerea [i comercializarea fiec\ruia dintre tipurile de produse create.
Exemplu
Adunarea General\ a Ac]ionarilor Consiliul de Administra]ie Comisia de Cenzori Manager General
Compartiment Comercial
Compartiment Juridic
Compartiment Fnanciar-Contabil
Serviciul Marketing
Serviciul Financiar
Serviciul Vnz\ri
Compartiment Aprovizionare
Compartiment Marketing
Compartiment Produc]ie
Compartiment Vnz\ri
Compartiment Tehnic
structura matriceal\
Acest tip de structur\ este o combina]ie a tuturor tipurilor de structuri organizatorice prezentate pn\ n acest moment, fiind caracteristic\ firmelor a c\ror activitate se desf\[oar\ pe proiecte. n acest sens se constituie echipe de proiecte, care dup\ aprobarea proiectelor se dizolv\. Documentele organizatorice Structura organizatoric\ se exprim\ prin documentele organizatorice. Principalele documente organizatorice folosite la nivelul unei firme n general [i al departamentului de resurse umane n special sunt: 1. 2. 3. 4. regulamentul de organizare [i func]ionare; regulamentul intern; organigrama; fi[ele de post.
16
SecretariatBirotic\
Compartiment Cercetare-Dezvoltare
20
Serviciul Contabilitate
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 25
Este bine ca videoproiectorul s\ fie plasat pe o m\su]\ de n\l]ime medie n fa]a ecranului de proiec]ie, dar plasndu-le astfel nct s\ fie vizibile [i dac\ unii prezentatori prefer\ s\ se mi[te n timp ce [i fac prezentarea, dar [i dac\ al]ii prefer\ s\ stea jos pentru a-[i citi discret notele. Asigura]i-v\ c\ tabla este curat\. Exist\ cret\ sau marker la ndemn\? Se poate vedea chiar [i din spatele s\lii? Exerci]iul 4 n timpul unei conferin]e, persoana care prezint\ tematica ncearc\ s\ porneasc\ videoproiectorul, ns\ n ciuda ncerc\rilor repetate nu reu[e[te, deoarece nu este b\gat n priz\. Mai mult, n sala de conferin]\ nu exist\ nici m\car un prelungitor, deci ntreaga prezentare bazat\ pe proiec]ii de imagini [i text este compromis\. Sup\rat, conferen]iarul p\r\se[te sala, cernd totu[i remunera]ia ce i se cuvenea pentru aceasta. Considera]i c\ plata trebuie efectuat\ n acest caz? Cine se face vinovat de incident? Programul profesional [i [tiin]ific al conferin]ei este stabilit ntotdeauna de c\tre organiza]ia-beneficiar, care activeaz\ n domeniu. n componen]a programelor [tiin]ifice pot intra: vizite tehnice, respectiv excursii de documentare profesional\, care contribuie la ntregirea con]inutului conferin]ei din punct de vedere practic. Deseori, ns\, chiar institu]iile, firmele, ntreprinderile vizitate [i asum\ cheltuielile legate de vizit\ (n astfel de cazuri, aceste persoane juridice figureaz\ n caietul de program printre sponsorii conferin]ei). Este un obicei deja generalizat ca o conferin]\ s\ programeze n prima zi o recep]ie de bunvenit, respectiv se ncheie cu un cocktail de r\mas-bun. Atmosfera reu[it\ a unui banchet de ncheiere nu poate fi creat\ f\r\ muzic\. Cea mai bun\ solu]ie n acest sens este angajarea unei orchestre care asigur\ muzic\ de ambian]\, dar [i de dans [i, eventual, un mic program folcloric demonstrativ. Selectarea repertoriului se face n acord cu cerin]ele beneficiarului. redactarea invita]iei [i programului Invita]ia la conferin]\ (ca [i pliantul de prim\ anun]are) trebuie elaborat\ din timp, naintea evenimentului, [i trebuie s\ con]in\: data; loca]ia; tematica [i obiectivul evenimentului; respectiv limba oficial\ [i programul acestuia; lista celor care vor sus]ine prelegeri, a personalit\]ilor din domeniu care vor fi prezente; numele celor care asigur\ patronajul evenimentului; respectiv data-limit\ de nregistrare a participan]ilor; condi]iile de anulare a particip\rii. Exerci]iul 6 Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus. Invita]iei i se poate ata[a un cupon de confirmare a interesului sau direct formularul de nscriere [i, respectiv, de rezervare hotelier\, pe care cei interesa]i le pot completa [i transmite organizatorilor.
SecretariatBirotic\ 18
21
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 2
V\ prezint mai jos un model de tehnic\ a lu\rii deciziilor, conform lucr\rii lui Edward de Bono 6 P\l\rii gnditoare. Tehnica celor 6 p\l\rii gnditoare v\ ajut\ s\ considera]i deciziile importante din perspective diferite, altele dect cele corespunz\toare modului propriu de gndire. n consecin]\, v\ ajut\ s\ v\ l\rgi]i orizontul, atr\gndu-v\ aten]ia asupra unor chestiuni [i ocazii la care, n mod normal, nu v-a]i gndi. Acest instrument decizional l pute]i folosi n via]a profesional\, dar [i n cea personal\. n timpul ntlnirilor de afaceri, are avantajul c\ blocheaz\ confrunt\rile ntre punctele diferite de vedere. Fiecare p\l\rie gnditoare ilustreaz\ un mod de gndire diferit. P\l\ria alb\: v\ concentra]i pe datele concrete disponibile, informa]ii care v\ pot spune ceva semnificativ. Totodat\, c\uta]i ce informa]ii v\ lipsesc [i fie ncerca]i s\ completa]i golurile, fie ]ine]i cont de lipsa lor. n aceast\ situa]ie, face]i o analiz\ a datelor provenind din trecut [i ncerca]i s\ exploata]i acest patrimoniu P\l\ria ro[ie: Cnd purta]i p\l\ria ro[ie, aborda]i problema bazndu-v\ pe intui]ie, emo]ii [i instinct. Totodat\, gndi]i-v\ [i la reac]iile emo]ionale ale celorla]i. ncerca]i s\ n]elege]i r\spunsurile celor care nu v\ cunosc ndeajuns modul de gndire. P\l\ria neagr\: v\ indic\ punctele rele ale deciziei. Privi]i-le cu precau]ie [i circumspec]ie. ncerca]i s\ vede]i ce nu merge. Este important pentru c\ v\ indic\ punctele slabe ale unui plan de lucru pe care le pute]i elimina, modifica sau, eventual, elabora planuri alternative pentru contrabalansarea acestora. Acest mod de gndire v\ ajut\ s\ creiona]i un plan mai realist, poate [i mai dur, de ac]iune. Totodat\, v\ este de folos [i pentru c\ ve]i identifica riscurile cu care v\ pute]i confrunta pe parcursul ac]iunii, ntruct, adeseori, oamenii sunt obi[nui]i s\ gndeasc\ pozitiv [i nu sunt n stare s\ anticipeze eventualele probleme. P\l\ria Galben\: v\ ajut\ s\ gndi]i pozitiv. Este punctul de vedere optimist care v\ ajut\ s\ vede]i toate beneficiile unei decizii [i s-o evalua]i. P\l\ria galben\ v\ ajut\ s\ v\ continua]i eforturile cnd totul pare dificil [i sumbru.
P\l\ria Verde: este semnul creativit\]ii. Cu ajutorul ei pute]i s\ dezvolta]i solu]ii ingenioase. Este modul liber [i nengr\dit de a gndi, n care critica [i g\se[te mai pu]in locul. P\l\ria Albastr\: reprezint\ procesul de control. Aceast\ p\l\rie este purtat\ de cei care conduc ntlnirile. Cnd se ajunge n pan\ de idei, ei pot orienta activitatea pe aceast\ direc]ie a controlului pentru a verifica realizarea planului de lucru. Cnd sunt necesare planuri alternative, schimba]i p\l\ria albastr\ cu cea neagr\. Exerci]iul 4 Pune]i-v\ n situa]ia de a renun]a la un furnizor. Directorul vostru v-a ns\rcinat s\ analiza]i cazul acestuia [i s\-i oferi]i argumente pentru luarea acestei decizii. Folosi]i tehnica celor 6 p\l\rii gnditoare pentru a-i oferi propria perspectiv\ [i argumentele pe care le considera]i juste [i conving\toare.
SecretariatBirotic\
32
22
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 26
R\spunsuri la exerci]ii
La finalul fiecrui modul v autoevaluai rapid cu ajutorul rspunsurilor la exerciii.
Lec]ia 26 Exerci]iul 2 Ce alternativ\ a]i folosi n cazul n care demonstra]ia sau simularea oper\rii unui produs nu se poate realiza la sediul companiei, de exemplu n cazul echipamentelor de foraj marin? R\spuns: ~n acest caz demonstra]ia poate avea loc `n cadrul unui laborator sau unei piscine, `n cadru restrns. Exerci]iul 6 Schi]a]i propriul model de invita]ie pentru participan]i, pornind de la categoriile de informa]ii precizate mai sus. R\spuns:
INVITA}IE Conferin]a produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere Recenta Aderare a Romniei la Uniunea European\ a adus multe oportunit\]i de dezvoltare produc\torilor de mezeluri [i produse animaliere, dar [i la fel de multe provoc\ri [i norme noi de pus n aplicare. Obiectivul conferin]ei: Prezentarea rolului produc\torului intern [i a pozi]iei pe care acesta o poate adopta vizavi de normele impuse de UE Vor sus]ine prelegeri: Speciali[ti n managementul proiectelor Data conferin]ei: Agenda: nregistrarea participan]ilor Lucr\ri n plen [i pe sec]iuuni Dineu oficial Loca]ia: Taxa de participare: Data limit\ a confirm\rii particip\rii: Coordonate de contact: 15 mai 2009 9.00 9.30 9.30 19.00 20.00 Hotel Interna]ional Sinaia 100 euro + TVA cel trziu 30 aprilie 2009 tel. 002035687, e-mail:apdf@gmail.com* www.apdf.ro
SecretariatBirotic\
46
23
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 2
Abilit\]i de comunicare
De[i am l\sat-o la urm\, este probabil calitatea cea mai important\ si ea ]ine att de cunoa[terea temeinic\ a tehnicilor [i mijloacelor de comunicare, dar mai ales de disponibilitatea pentru comunicare. Ca [i no]iunile de management organizatoric, comunicarea se bucur\ [i ea de o tratare aparte n cadrul cursului. De aceea, nu ne vom opri dect ca s\ men]ion\m c\ acest concept e-n toate cele ce sunt, c\ este un proces bidirec]ional, c\ presupune un cod comun, un canal de comunicare, un emi]\tor [i un receptor care schimb\ mesaje n vederea atingerii unui scop. Astfel, am epuizat cele mai importante calit\]i ale unei secretare propunndu-v\ o seam\ de exemple [i exerci]ii. Cnd v\ gndi]i la toate cele men]ionate anterior: motiva]ie, capacitatea de a lucra independent [i capacitatea de luare a deciziei, spirit organizatoric [i abilit\]i de comunicare n ceea ce v\ prive[te, care este ierarhia pe care a]i face-o, n ce ordine a]i pune aceste tr\s\turi pentru a v\ creiona un profil al personalit\]ii din punct de vedere profesional?
ntreb\ri de verificare
1. Care sunt cele mai importante calit\]i ale unei secretare? 2. n ce const\ puterea motiva]iei? 3. Cum se construie[te motiva]ia? 4. Enun]a]i cele [apte reguli ale motiva]iei. 5. Care sunt abilit\]ile sociale necesare pentru a lucra n echip\?
SecretariatBirotic\
33
24
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 12
Vocabular lec]iile 11 [i 12
birotic\ echipamentele electronice [i aplica]iile (programe) folosite pentru a crea, colecta, arhiva [i utiliza informa]ia necesar\ realiz\rii sarcinilor de lucru [i a scopurilor n activitatea unei companii aplica]ie ce permite accesul unui utilizator la pagini web conceperea ntr-un spa]iu a tuturor amenaj\rilor [i utilit\]ilor pentru a-l face ct mai func]ional pentru cei care l locuiesc. n afara amenaj\rilor [i utilit\]ilor, organizarea sistemului de comunicare, pozi]ionarea [i alegerea obiectelor de interior, inclusiv decora]iuni, controlul sunetului [i al luminii se refer\ tot la planificarea spa]iului studiul interac]iunii unei persoane cu un aparat (ma[in\, utilaj) cantitatea de lumin\ care atinge un obiect sau o suprafa]\ [i se m\soar\ n candela [i lux (m\sura metric\ n sistemul interna]ional) versiune privat\ a Internetului, dedicat\ unei organiza]ii; n particular, site-ul unei organiza]ii prin intermediul c\reia participan]ii la re]ea pot comunica
browser design
ergonomie iluminare
Intranet
managementul informa]iei colectarea [i administrarea informa]iei dintr-una sau mai multe surse [i distribuirea ei c\tre una sau mai multe audien]e care sunt interesate de aceast\ informa]ie sau au drept de acces la ea motor de c\utare un sistem de recuperare a informa]iei pentru g\sirea informa]iei nmagazinate pe un sistem de computere, ntr-o re]ea de computere a unei companii sau pe un computer personal metod\ de nmagazinare [i transmitere, compunere, trimitere, stocare [i primire de mesaje prin sistemul de comunica]ii electronice model de document preexistent n compozi]ia aplica]iei/programului
47
po[t\ electronic\
template
SecretariatBirotic\
25
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Lec]ia 29
Recapitularea lec]iei 29
29.1 Activitatea de secretariat are o larg\ r\spndire n institu]iile statului: n administra]ia local\, n prim\rii sau consilii jude]ene, n adminstra]ia ministerelor sau guvernului sau a diferi]ilor agen]i economici sau institu]ii cultural-educa]ionale. 29.2 Atribu]iile pe care le poate ndeplini o secretar\ difer\ de la o organiza]ie la alta, n func]ie de specializare. n sectorul privat, denumirea de secretar a fost nlocuit\ cu cea de asistent manager. 29.3 Secretariatul este mna dreapt\ a conducerii, degrevnd managementul de executarea unor sarcini auxiliare, n vederea ndeplinirii func]iilor specifice de management: prevedere, organizare, comand\, coordonare, control. Se creeaz\ astfel mediul propice pentru luarea deciziilor. Din acest punct de vedere putem vorbi de competen]ele manageriale ale secretarului/ei. 29.4 Dac\ vorbim de sarcini [i atribu]ii n ceea ce o prive[te pe secretar\, vorbim despre: sortarea datelor, gestionarea coresponden]ei, a [edin ]elor [i evenimentelor, utilizarea tehnologiei de birou, se documenteaz\ n permanen]\, redacteaz\ diverse documente, alimenteaz\ cu consumabile firma, gestioneaz\ c\l\toriile de afaceri f\cnd rezerv\rile, face opera]iuni de contabilitate primar\ etc. 29.5 Exist\ pe lng\ numeroasele satisfac]ii, ca n orice meserie, [i constrngeri sau compromisuri: disponibilitatea pentru un program prelungit, disponibilitatea pentru deplas\ri n interes de serviciu, respectarea deciziilor superiorilor f\r\ le a comenta [i executarea lor ntocmai [i la timp. 29.6 Vorbim de func]ia de loc]iitoare a managerului, caz n care managerul o mputernice[te pe secretar\/asistent manager cu func]ii auxiliare de conducere. Un exemplu ar fi coordonarea activit\]iilor participan]ilor la o conferin]\ sau a deplas\rii unei echipe de lucru. Binen]eles c\, n cazul n care asistentele au func]ii de conducere [i aprobarea de a da dispozi]ii, [efii trebuie s\ informeze restul personalului cu privire la acest lucru. 29.7 n literatura de specialitate se pot identifica patru stiluri de conducere, [i anume: stilul autoritar, patriarhal, liberal [i stilul cooperativ, cel din urm\ fiind mult mai permisiv [i fiind de dorit. 29.8 Dac\ ve]i fi pus\ n postura de a manageria o situa]ie, ar trebui s\ ave]i grij\ la: mimic\, deoarece adesea poate transmite mesaje nonverbale despre adev\rata atitudine din spatele vorbelor, la cum v\ alege]i cuvintele, utiliznd de preferabil cuvinte [i expresii cu conota]ie pozitiv\, s\ ar\ta]i c\ gndi]i lucrurile n perspectiv\, orientat spre g\sirea solu]iilor.
SecretariatBirotic\
17
26
SECRETARIAT BIROTIC
LECIE DEMONSTRATIV
Lec]ia 30
d) un grup de indivizi reuni]i pe criterii de omogenitate [i complemen-taritate a activit\]ilor pe care le desf\[oar\ sub o singur\ autoritate. 2. 3. 4. Ce fel de organiza]ii sunt asocia]iile [i funda]iile? Argumenta]i [i da]i cteva exemple. Propune]i, ct mai succint, o fi[\ de post pentru un asistent al Departamentului Resurse Umane. Se d\ urm\toarea organigram\. Completa]i casetele goale cu elementele lips\: director tehnic; birou desfacere; serviciu contabilitate; director general; sec]ii; birou marketing.
Director Comercial
Director Economic
Ateliere
5.
SecretariatBirotic\
Birou mecano-energetic
Birou import-export
Birou aprovizionare
Birou contabilitate
27
LECIE DEMONSTRATIV
SECRETARIAT BIROTIC
Cercetrile sociologice ntreprinse pe piaa muncii n anii precedeni au artat c ocupaia de secretar este una dintre cele mai cerute. ncepei chiar astzi cursul de SECRETARIAT BIROTIC de la Eurocor! Vei deprinde abilitile fundamentale pentru ndeplinirea cu succes a tuturor cerinelor unui astfel de job redactarea rapid i corect a corespondenei i a altor documente, comunicarea, documentarea, planificarea i organizarea activitii interne. Vei deveni astfel angajatul rvnit de companiile de pe pia!
EX
28
EM
www.eurocor.ro
PL
Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate n caiet (dac se trimit spre corectare prin pot) sau online, n contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal v ndrum pe toat durata studiului.