LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA LOGÍSTICA

Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en

nuestro país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su
eficiencia sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades
tanto internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de
información, las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación (nuevas
regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión de
información estadística, entre otras) a este activo sistema de información que
constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates.

Conceptualmente, se puede definir un canal de distribución como “el conjunto

de intermediarios relacionados entre sí que cubren la distancia entre proveedor
y cliente, añadiendo valor a la transacción en términos de lugar, tiempo y
posesión”. Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma
de decisiones en la empresa, lo forma la logística de distribución,
fundamentalmente las comercializadoras e importadoras las cuales necesitan
canales digitales de información inter-empresariales para su eficiente gestión,
enmarcada en el indicador fundamental de resultado la velocidad de respuesta
a las necesidades del consumidor final, donde en muchos procesos dentro de
la cadena de gestión está determinada por actividades innecesarias pero
regulatorias de alguna resolución o regulación estatal.

Hoy en día las herramientas y aplicaciones de informática e información para el

desarrollo de la plataforma de información representan un potencial de
progreso importante para dominar el comportamiento de la cadena logística,
incluso más allá de las fronteras de la empresa; las empresas deberán tomar
acciones en la gestión de estos procesos con la aplicación de la tecnología
digital con el objetivo de crear un modelo de organización digital (plataforma
web) que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la fluidez,
flexibilidad de la información y la comunicación entre todas las áreas tanto
internas como externas de la empresa.

En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los servicios, para

crear este modelo de organización digital, que demande a partir de sus
necesidades resultados debemos emplear internet, ahora no debemos
confundir, es tener acceso a internet como vía para acceder a un sistema
creado por la empresa a partir del diseño de su flujo de información,
personalizable a sus necesidades y flexible a los cambios del entorno, internet
no uniformiza y homogeniza los ordenadores de sus nodos, sino que integra los
existentes y promueve la aparición de servidores especializados y su
compartición con las áreas involucradas; tenemos que ampliar nuestra
tradicional visión de cadena de materiales o productos, para prestar un servicio
a costos razonables, hay que desarrollar lazos, redes o mallas digitales que
entrecrucen las cadenas de colaboración de nuestras empresas, integradoras y
especializadas, con recursos compartidos en este Modelo de Organización
Digital.

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“Mientras que la visión vertical de un Canal de Distribución corresponde a
decisiones tácticas u operativas, la visión horizontal de la Cadena de Valor
corresponde a decisiones estratégicas (colaborativas)”.

Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su interés por el empleo del
e-comerce y que la respuesta a este esfuerzo en general es satisfactoria y los
empresarios contactados para que comiencen a tener presencia en la Internet
han respondido positivamente al impulso que hemos tratado de dar al uso
comercial de Internet. Ahora con la situación antes mencionada el mercadeo
virtual a la larga siempre llega a transar materiales físicos, manipularlos,
transportarlos, esto es planificar y hacer la entrega de productos
comercializados por cualquier medio incluida la Web de la Internet.

En uno de los textos de Bill Gates, “Los Negocios en la Era Digital”, 1999,
plantea las características fundamentales que deberán tener las empresas del
futuro, y enmarca la situación para introducirse en esta era a través de 12
acciones claves que deberán implementar las empresas, que quieran seguir
siendo competitivas y eficientes en cualquiera de sus ámbitos; el propósito de
esta parte del documento a partir de estas acciones es personalizar e
interiorizar las acciones a tomar en nuestras empresas, con las características
de nuestro mercado, a partir de la situación actual y de interiorizar en cada una
su importancia, tomando como base el diseño de un análisis comparativo con
este compendio de acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto
futuro con el objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos sitúen como
empresas de esta era de la tecnología digital.

Se plantean algunas acciones dentro de las empresas, que indican la toma de

decisiones y acciones acertadas de acuerdo al siguiente cuestionario:

Acción No. 1. Logre la comunicación a través del correo electrónico, mensajería

instantánea, la web corporativa, FTP, entre otros.

Esto ofrece mayores ventajas en la información para su obtención de manera

más rápida, confiable, eficiente y completa, la obtención de estos servicios
centralizados, se implementan y se definen solicitudes en el empleo de los
servicios digitales de la información y el empleo de estos medios digitales, esta
acción obliga a los integrantes de la organización a atender el asunto de
manera personal y pertinente.

Acción No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto cuantitativamente,

como cualitativamente, no conocer la situación actual de la empresa a partir de
sus resultados estadísticos, provocará que se tomen decisiones erradas.

La empresa requieren conocer medios digitales, a partir del empleo de la Web

Internet y la aplicación de la Web Corporativa (Modelo Organización Digital),
que garantice que las actividades de la empresa tengan siempre congruencia
lógica con la situación real de sus ventas, flujo de caja, cuentas por cobrar, y
pagar, entre otras, para así tomar decisiones acertadas en cuanto a una acción

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a acometer, el empleo de la estadística y las técnicas de proyección, para el
funcionamiento de sus gestiones, tomarán decisiones con mayor seguridad y
rapidez de contacto directo con sus clientes y le permitirá ejecutar sus
acciones, operaciones, actividades, procesos.

Acción No. 3. Brinde información a todos los niveles. Un error común entre las
empresas es que la información sólo suele fluir en los niveles altos, de forma tal
que los trabajadores de mandos medios y personal operativo desconocen
datos que requieren para poder hacer su trabajo en forma más eficiente.

Los trabajadores necesitan ser precisos en sus contenidos y actividades de

trabajo, toman decisiones inmediatas, es necesario que tengan acceso
inmediato a la información (comerciales, gestores información, por ejemplo),
incorporar una red de información a través de un sistema digital, donde todos
los trabajadores pueden saber el comportamiento de sus acciones en el tiempo
de forma inmediata y rápida, incluso en el momento en que se está
desarrollando, será la herramienta de administración que necesita nuestras
empresa, a partir de tener concebido la formación y adiestramiento al puesto de
trabajo del trabajador, lo cual generará una fuente de seguridad y confiabilidad
en la toma de decisiones de la empresa.

Acción No. 4. Forme una cultura de cooperación. Es recomendable generar

una cultura de aportación de ideas y colaboración en la toma de decisiones.

Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener informado a los

trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas, desviaciones de las actividades
que desempeñan, ideas, sugerencia; es fundamental que nuestros trabajadores
conozcan y se sientan familiarizados con la empresa y su actividad
fundamental, que los empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar
temas de discusión que eleven la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel
cultural de la organización. ¿Cómo desarrollaremos esta acción?, Como
inmiscuiremos a nuestros trabajadores en la problemática de nuestra
empresa?, ¿Cómo incentivamos a nuestros trabajadores en la participación
activa y el funcionamiento de nuestra empresa?, pues haciéndoles partícipes
de los resultados de la empresa, de su problemática, de las desviaciones en el
comportamiento funcional de la empresa, activando un sistema de incentivo
salarial acorde a su participación dentro de las funciones y objetivos de la
empresa, ¿cómo logramos mostrar estas definiciones?, pues sencillo a partir
de un sistema de información digital que culturice a la organización sobre la
base del empleo sistemático en las funciones de trabajo de cada trabajador, el
cual mostrará el comportamiento de sus resultados en cada momento.

Acción No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates, “Recomienda
dejar de ser una organización que trabaja con grandes cantidades de papel
cuando existen ya formatos electrónicos”.

Nuestras empresas deberían de desarrollar un sistema nervioso digital que les

provea de la información necesaria para mantener el mercado que atienden en
cuanto a su servicio, las regulaciones y resoluciones imperantes ponen en
práctica una oficina con mucho papel, todo lo contrario a la tendencia de hoy de

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poner en práctica la oficina sin papel, o sea la eliminación paulatina del soporte
papel, la disminución en la utilización de este soporte reduce coste, pero lo más
importante disminuye el tiempo de espera en los análisis empresariales, y en
los márgenes de errores, además que implica una menor utilización de
trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se medirá de acuerdo
con la velocidad de respuesta.

Acción No. 6. Desarrolle una empresa inteligente.

Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy especificas

para cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre monotonía, rutina
de trabajo, sin contar que si falta el trabajador, no se sabe quien haría sus
funciones de trabajo, esto nos denota la medida de trasladar según el área de
trabajo a nuestros trabajadores por diversos puesto, de esta forma se contará
con trabajadores calificados y motivados en sus funciones, esto acoplándolo
con la tecnología digital en la simplificación de las actividades y procesos en la
empresa, le dará fluidez a la información y comunicación tanto interna, como
externa entre todos las actividades y procesos en la cadena. O sea la
aplicación e implementación de un sistema digital (Web) habilitará la posibilidad
de conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la información a compartir
dentro del sistema, lo desarrollará y elevará el coeficiente intelectual
corporativo de nuestras organizaciones, con la creación de métodos y
procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se contribuirá al
desarrollo paulatino, constante y acelerado de programas y proyectos con el
uso compartido del conocimiento, siempre y cuando nuestros directivos sepan
guiar a la mejora y desarrollo del flujo de información en nuestras empresas.
Cuanto más habilidades sepamos impregnar a nuestros trabajadores en las
funciones, métodos, procedimiento, utilización de la tecnología digital,
conocimiento de la organización, entre otras, y creemos primero que todo un
plan de conocimiento compartido con todos ellos sobre los aspectos anteriores,
estaremos contribuyendo con nuestra función empresarial y social a crear y
formar una empresa más inteligente, ¿por qué no dar los primeros paso para
crearla?. Si no empleamos nuestras habilidades para pensar que se puede,
para interiorizar que el conocimiento es la rueda que mueve nuestras acciones
para pensar crítica y creativamente, para informar y comunicar ideas,
conceptos, podemos estar desarrollando y construyendo sobre el mar la visión
de nuestras empresas.

Acción No. 7. Desarrolle una retroalimentación digital. Uno de los principios

básicos del desarrollo de una empresa está íntimamente relacionado con la
retroalimentación de los procesos.

Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y misiones
de nuestras empresas, que además sepan que piensa el externo (los clientes,
proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o productos, esto se
definirá a partir de hacerle conocer continuamente estas valoraciones, que
mejor herramienta que el empleo de un sistema de información digital, que
establecerá una retroalimentación clara, que le ayude en la toma de
conocimiento, decisión y revaloración de sus metas. La retroalimentación

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permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correctivas
en base a la información suministrada y por supuesto retroalimentada.

Acción No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la

empresa son quienes hacen que su empresa logre el éxito.

Conozca la opinión y sugerencia de los clientes satisfechos, los inconformes y

hasta los que no le conocen, nuestros proveedores, entre otros, no hay mejor
forma que registrar lo que se escucha, analizar lo que dicen, y hacen, ubicarse
en su posición y brindarles una solución a sus necesidades, esto incrementará
y profundizará las medidas que debemos acometer para aplicar las acciones
correctivas necesaria(s) para eliminar las causas de la inconformidad. La
tecnología digital le da esta información de manera oportuna; del mismo modo,
el cliente obtendrá una respuesta inmediata a sus dudas y consultas sobre la
empresa y el producto, la aplicación de encuestas online, técnicas estadísticas
y de comportamiento grupal a partir de la implementación de la tecnología
digital generará las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado y sus
necesidades.

Acción No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de

optimizar sus procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y
detectar los niveles de competencia que requieren sus trabajadores para
redefinir todas y cada una de las actividades y puestos.

¿Quién organiza, controla y diseña los proceso(s) en nuestras empresa(s)?,

para optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a profundidad el
funcionamiento de la empresa, con información de cada proceso sabremos
cómo desarrollar el trabajo de forma óptima, siendo las tecnologías digitales
(de información) una herramienta fundamental en este aspecto. Todo proceso,
actividad e instrucción en una organización tiene un desvió estándar que debe
ser pronosticado a partir del diseño de los proceso en la empresa, los cuales
trabajan con el nivel de servicio deseado a prestar según las condiciones del
mercado, lo cual debe ser considera(do) para su implementación, al emplear
las tecnologías digitales (de información) podemos definir los intervalos y los
puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de su nivel de
calidad y resultado, y poder determinar además las acciones a desarrollar a
partir de sus desviaciones. Usar las tecnologías digitales (de información)
facilita la obtención permanente de los flujos de información que muestran las
distintas variaciones en los datos, con cambios de algunas variables propias
del proceso.

Acción No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de respuesta
será la pauta de competitividad en el nuevo milenio, será necesario que los
empleados estén conscientes de ello. Prepárelos para un cambio cuyos
resultados tendrán que darse en un tiempo récord.

Actualmente existen muchos conceptos, y teorías empresariales de

organización y modelación, que son vistos como alternativos a las empresas
que desean reducir costos y tiempos de respuestas fundamentalmente. Todas
estas aplicaciones o herramientas son de utilidad y práctica mundial para

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cualquier empresa, y sus bases son factibles de adaptarse a todo tipo de
organización, su principio básico es la transformación cultural, fundamentado
con un enfoque de alta calidad, eficiencia y mejora continua.

Acción No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los clientes
le brinda a las empresas la posibilidad de conocer al consumidor, además de
que puede obtener información veraz e inmediata. Los intermediarios no serán
necesarios si usted empieza a comercializar sus productos a través de Internet.
Las ventajas de este tipo de comercialización serán la velocidad de respuesta y
el servicio directo que podrá ofrecer a sus consumidores.

Acción No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio,

adicional a la capacidad de respuesta que usted tenga ante sus consumidores,
serán los elementos que generarán clientes leales que apuntalarán el éxito de
su empresa. Una de las mejores maneras de apoyar a sus consumidores y
clientes es a través de Internet, un medio que permite que el propio interesado
resuelva sus problemas.

Se hace evidente y palpable la afirmación de que la información es fuente de

desarrollo empresarial, y de su importancia con la aplicación de las tecnologías
digitales, por tanto no debemos permanecer al margen de los avances en la
informática. Los éxitos y fracasos de nuestras empresas, indican que se deberá
aunar esfuerzos continuos que deben concentrarse en implementar
sistemáticamente estrategias y objetivos flexibles e integradores. Debemos
entender que los clientes son los evaluadores de la calidad porque tienen la
facultad de seleccionar qué productos o servicios deben adquirir, y que los
actores de este escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto
o servicio es el resultado de un proceso que integra a todos los miembros de la
organización de diseño, desarrollo, producción, comercialización y asistencia
técnica desde su venta y hasta el fin de su vida útil, incluyendo su disposición
final.

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http://www.articuloz.com/coaching-empresarial-articulos/los-sistemas-de-
informacion-y-la-logistica-309269.html.