MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 1

CONTRLE

INTERNE

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE

Histoire vraie En tant que directeur d'un projet de dveloppement forestier en Syldavie, j'tais la tte d'une quipe d'agronomes chargs de mener bien les activits finances par l'Union europenne. La comptabilit de notre projet tait tenue par le comptable, avec l'aide d'un assistant administratif junior. Mon adjoint et moi-mme faisions entirement confiance notre comptable. C'tait quelqu'un de trs efficace et de trs motiv. Ses rapports nous parvenaient toujours dans les temps, et mon adjoint et moi-mme ne devions pratiquement pas le superviser. Ses tches consistaient tenir les registres comptables du projet et prparer les ordres de paiement. Il tenait aussi la caisse et contrlait les chques et les paiements. Compte tenu de ses comptences et de sa fiabilit, nous lui avions donn mandat sur le compte du projet. Il tait trs consciencieux et effectuait tous les rapprochements entre liquidits et comptes bancaires une fois par semaine. Aprs 18 mois de bons et loyaux services, il nous a demand quelques jours de cong. Il n'est jamais revenu. Nous avons engag un remplaant, qui a dcouvert qu'une grosse somme d'argent avait disparu du compte du projet. Nous l'avons signal la police locale, qui n'a pas encore pu mettre la main sur le fuyard. Moralit: si nous avions appliqu une stricte sparation des tches financires, ce vol n'aurait vraisemblablement jamais eu lieu...

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MODULE 1

POURQUOI LE CONTRLE INTERNE REVT-IL UNE TELLE IMPORTANCE? Le contrle interne a pour but de s'assurer, avec un degr de certitude raisonnable, que les oprations sont ralises efficacement, que les informations financires disponibles sont fiables et que les exigences contractuelles sont respectes. Faute de bons contrles internes, il existe un risque rel que les fonds europens ne soient pas bien utiliss, de la manire convenue dans le contrat. Des actifs peuvent se perdre, et la traabilit des fonds n'tre pas garantie. Absence de contrles internes adquats: un risque majeur Il est essentiel de disposer d'un systme de contrle interne offrant des garanties raisonnables quant la ralisation des objectifs.

Message-cl: mieux vaut prvenir que gurir: mettez en place des contrles internes.

CONTRLE

INTERNE

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Conseils de base  Problme spcifique: l'importance de l'environnement de

contrle interne.
 Problme spcifique: projets multisites/multipartenaires  Outils et modles

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES Les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE ne comportent pas de clauses exhaustives concernant les contrles internes. Ils prvoient nanmoins certaines exigences spcifiques en la matire. Les principales sont les suivantes:
Stricte sparation MODULE 1

CONTRLE

Pour les devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables:

INTERNE

des tches entre l'ordonnateur et le comptable

 exige une stricte sparation des tches du rgisseur d'avances et de celles du comptable (cf. Rles et responsabilit des intervenants, section 2.5);  dfinit les rles et responsabilits de ces deux agents (cf. Le rgisseur et Le comptable, sections 2.5.1 et 2.5.2). Ces exigences visent bien distinguer les tches qui consistent autoriser les dpenses de celles qui consistent effectuer les transactions (on parle cet gard du principe des quatre yeux). Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm La plupart des accords de financement et des clauses techniques et administratives exigent que les tches lies l'autorisation et lexcution des paiements soient spares.

Interdiction des conflits

d'intrts et des paiements confidentiels

Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'Union europenne interdisent les conflits d'intrts, les paiements confidentiels (p. ex. commissions occultes, pots-de-vin) et toute autre pratique contraire l'thique.

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EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrles rguliers MODULE 1

Dans les actions mises en uvre par coopration dlgue (p. ex. contributions apportes des organisations internationales ou accords de dlgation conclus avec des organismes publics), le contrat exigera gnralement que le dlgataire effectue des contrles rguliers pour s'assurer que l'action a t correctement excute.

CONTRLE

INTERNE

Mesures visant

prvenir les irrgularits, la fraude et la corruption

Dans les actions excutes par coopration dlgue, le contrat exige gnralement du dlgataire qu'il mette en place des mesures visant prvenir les irrgularits, la fraude et la corruption.

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CONSEILS DE BASE Le contrle interne est un processus continu, qui requiert une attention constante de la part des gestionnaires. Cette section aborde d'importantes mesures lmentaires prendre dans le cadre des activits de contrle. L'un des grands principes de base consiste s'assurer qu'aucune transaction ou chane de transactions ne soit laisse aux mains d'une seule et mme personne. Une transaction, ou chane de transactions, inclut souvent de nombreuses tches. En confiant celles-ci des personnes diffrentes, les bnficiaires rduisent le risque que des personnes se trouvent en position de frauder ou de dissimuler des erreurs commises dans l'exercice de leur mission. Exemples d'activits susceptibles d'tre Utilement scindes:
 contrle physique des actifs et tches de MODULE 1

CONTRLE

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Message-cl: veillez une sparation suffisante des tches.

vrification (p. ex. gestion des liquidits et rapprochement des liquidits);

 tches de gestion et tches d'autorisation

(p. ex. respect des procdures d'adjudication et validation du contrat avec le fournisseur);
 tches de gestion et tches comptables

(p. ex. approbation des factures d'achats et comptabilisation de celles-ci);

 tches comptables et paiements

(p. ex. prparation d'un paiement et signature du virement).

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CONSEILS DE BASE (suite) Il peut y avoir plusieurs faons de rpartir les tches, et certaines peuvent tre plus efficaces que d'autres. Ainsi, il est parfois possible d'organiser les tches de manire telle que les personnes qui les effectuent se contrlent l'une l'autre. Cette faon de faire est de nature amliorer les contrles et limiter les risques. Les bnficiaires doivent prendre le temps de bien rflchir la meilleure manire de rpartir les tches, selon la nature du projet.
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Message-cl: rflchissez la meilleure manire de rpartir les tches.

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Message-cl: prvoyez des points d'approbation stratgiques. Approuver signifie aussi vrifier.

Des procdures d'autorisation appropries rendent les contrles plus efficaces. Recensez les points d'approbation pertinents pour le projet et confiez aux personnes les mieux places la responsabilit d'effectuer ces tches. Ces personnes doivent comprendre qu'il leur incombe de vrifier tout ce qu'elles approuvent.

Par exemple, pour un contrat de services, on peut demander au chef d'quipe dapprouver le relev des heures de travail de l'quipe. Il marquera gnralement son approbation en signant ledit relev. Toutefois, pour garantir un contrle efficace, le chef d'quipe doit effectivement vrifier le relev avant de le signer.

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CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: chacun doit bien comprendre ses responsabilits.
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Pour que la rpartition des tches fonctionne comme prvu, chacun doit bien comprendre ses responsabilits.

Pour viter tout malentendu, il importe de dcrire toutes les tches et responsabilits par crit, par exemple au moyen:
 de descriptions de fonction crites;  d'un organigramme clair indiquant les

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tches et responsabilits;
 de descriptions (ou diagrammes) du

processus que doivent suivre les transactions, mentionnant les points de contrle et la frquence des contrles. Une bonne manire de faire consiste mettre tout cela noir sur blanc dans un manuel conu pour le projet ou programme. Les organisations tournant avec des effectifs rduits auront peut-tre du mal bien sparer les tches. Toutefois, un degr minimal de rpartition (p. ex. sparation des principales fonctions, comme les autorisations et la comptabilit) est ncessaire.

Message-cl: les petites organisations doivent elles aussi rpartir les tches et les contrles.

Parfois, la sparation des tches est limite par les ressources du projet. Les bnficiaires doivent compenser ces limitations en introduisant un systme de rvision et de contrle prcis, gr par la direction du projet.

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PROBLME SPCIFIQUE: L'IMPORTANCE DE L'ENVIRONNEMENT DE CONTRLE INTERNE La base premire d'un bon systme de contrle interne rside dans l'environnement mis en place par le bnficiaire. Cet environnement de contrle englobe:  l'intgrit, la dontologie et le comportement des cadres;  le style de gestion de la direction du projet;  le dvouement et la comptence de la direction du projet;  la structure organisationnelle et l'attribution des responsabilits et de l'autorit; les politiques et pratiques en matire de ressources humaines.

Le rfrentiel de contrle interne labor par le Committee on Sponsoring Organizations de la Commission Treadway (COSO) est actuellement le cadre le plus largement accept. Ce rfrentiel dfinit plusieurs niveaux et axes de contrle interne:  l'environnement de contrle interne;  la dfinition d'objectifs;  l'valuation et la gestion des risques;  les activits de contrle;  la communication;  le suivi.

CONTRLE

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En mettant en place l'environnement de contrle, la direction du projet donne le ton l'ensemble de l'organisation, et contribue sensibiliser son personnel l'importance des contrles. De mme, en valorisant l'intgrit, l'thique, la transparence, la comptence et le souci d'appliquer de bonnes pratiques de gestion, par exemple, la direction cre un cadre favorisant la discipline et la structure.

Vous trouverez de plus amples informations sur le rfrentiel de contrle interne du COSO l'adresse: www.coso.org.

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PROBLME SPCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES Les projets multisites sont souvent grs par plusieurs partenaires indpendants, chacun possdant sa propre structure de contrle interne. Dans ce cas, il est frquent qu'une entit unique dirige et coordonne le projet dans son ensemble. Dans les contrats portant sur des actions externes finances par l'UE, l'entit dirigeante du projet est gnralement le bnficiaire principal, lequel est considr comme le responsable du projet dans son ensemble. L'entit dirigeante (de coordination) d'un tel projet est gnralement juge responsable en cas de mauvaise excution de certaines activits par les partenaires de projet.

Afin de limiter ce risque, le bnficiaire principal (coordinateur) devrait envisager de prendre les mesures suivantes:
 lors de la conception du projet, valuer si les entits

CONTRLE

participantes disposent de mcanismes de contrle interne adquats, conformment aux principes gnraux exposs dans le prsent module;
 pendant l'excution du projet, assurer un suivi troit

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des performances des partenaires du projet, afin de s'assurer que leurs contrles internes restent adquats et qu'ils conservent la matrise de l'excution;
 intervalle rgulier en cours de projet, obtenir des

copies et/ou vrifier les registres comptables et pices justificatives portant sur les activits gres par les entits participantes, afin de s'assurer qu'ils rpondent aux exigences contractuelles.

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OUTILS ET MODLES

CONTRLE

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
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MGF - MODULE 1 - LISTE DE CONTRLE CONTRLES INTERNES

Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Contrles internes propose avec ce manuel. Les contrles internes s'inscrivant dans la dure, il est vivement conseill aux bnficiaires de prendre le temps de rgulirement mettre jour leurs rponses la liste de contrle.

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