Arquivologia para Concurso Público

Arquivologia 2012 CNJ
No nos pergunte do que somos capazes, d-nos a misso! Comandante Tamandar Raphael Coutinho
12
2012
Raphael Coutinho
Aula voltada para a preparao dos candidatos para o concurso do CNJ 2012, TJDFT 2013 e outros concursos que cobrem a disciplina ARQUIVOLOGIA
1. Introduo; 2. Princpios arquivsticos; 3. Exerccios; 4. Protocolo; 5. Exerccios 6. Gesto documental; 7. Exerccios; 8. Microfilmagem; 9. Exerccios 10.Preservao, conservao e restaurao de documentos; 11.Exerccios; 12.Classificao e ordenao 13.Leis Especficas; 14.Questes RECENTES
Raphael.UNB@gmail.com
Edital
NOES DE ARQUIVOLOGIA (SOMENTE PARA O CARGO DE TCNICO JUDICIRIO REA ADMINISTRATIVA): 1 Arquivstica: princpios e conceitos. 2 Gesto de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos. 2.2 Classificao de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 4 Preservao e conservao de documentos de arquivo.
No deixe de fazer a lista de exerccios EXTRA! Questes atuais de concurso, comentadas, voltadas para a Banca FGV, ESAF e CESPE (Listas: Aula 1, Aula 2, Aula 3, Desafio Lista CAVEIRA e Resoluo da Prova do concurso Ministrio da Fazenda Comentado). E-mail: Raphael.unb@gmail.com
1. Introduo disciplina de arquivologia

1.1. O QUE ARQUIVOLOGIA
Arquivologia a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos (Dicionrio arquivstico - 2004).
A arquivologia esta ligada diretamente as funes de: PRODUO, AVALIAO, AQUISIO, CONSERVAO, CLASSIFICAO, DESCRIO e DIFUSO dos documentos arquivsticos (Rousseau & Couture, p.265, 1998);
OU SEJA, a cincia voltada para o estudo da organizao de documentos produzido por entidades pblicas e privadas.
1.2.
DIFERENA ENTRE: BIBLIOTECA X ARQUIVO X MUSEU
Documento arquivstico: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes; Documento de Biblioteconomia: um conjunto de materiais, em sua maioria impressos, disposto ordenadamente para ESTUDO, PESQUISA e CONSULTA; Documento de Museu: Documento contido em instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de peas de valor cultural.
Quadro resumo das diferenas: Biblioteca Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais; Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doao ou permuta (numerosos exemplares); Aplica-se a unidades isoladas, sendo que o julgamento no tem carter irrevogvel, mas sim questes ligadas convenincia. Arquivo Os documentos so produzidos e conservados com objetivos funcionais; Os documentos no so objeto de coleo, pois estes, provem naturalmente das atividades das organizaes pblicas e privadas (exemplar nico ou nmero de cpias limitado); Preserva-se a documentao referente a uma atividade, como um conjunto, e no como unidades isoladas, sendo o julgamento feito sobre os documentos de um acervo de carter final e irrevogvel. Estabelece classificao especfica para cada instituio, ditada pelas suas particularidades, mas exige conhecimento da relao entre as unidades, organizao e funcionamento dos rgos;
Utiliza mtodos predeterminados, exigindo para tanto conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos a classificar;
Aplica-se a unidades discriminadas, sendo que os Aplica-se a conjuntos de documentos desta rea so documentos; analisados como unidades isoladas para catalogao; Livro Arquivo: teoria e prtica (Marilena Paes - 2005, p.17, editora FGV) Palavra Chave Biblioteca Documentos com objetivo cultural; Colecionados de fontes diversas; Arquivo Documentos com objetivo funcional; Os documentos advm de uma nica fonte, so oriundos das atividades; Aplica-se a avaliao de forma Aplica-se a avaliao de forma isolada com o foco na convenincia; integrada, com julgamento final e irrevogvel; A classificao ocorre em unidades A classificao aplica-se a conjuntos isoladas de documentos; de documentos;
Questes de Concurso
1. (FCC - 2007 - MPU - Analista de Documentao - Arquivologia) Arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus tm co-responsabilidade no processo de recuperao da informao, em benefcio da divulgao cientfica, tecnolgica, cultural e social, bem como do testemunho jurdico e histrico. (BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. revista e ampliada. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. p. 35). Em sua especificidade, os arquivos pblicos a) Renem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por diferentes organismos estatais ao longo do tempo. b) Dividem com os museus militares a obrigao de recolher e manter em sigilo todos os artefatos produzidos pela indstria blica nacional. c) Realizam a coleta seletiva de documentos e informaes que corroboram as hipteses formuladas pelos projetos de pesquisa das universidades que lhes ficam prximas. d) Praticam o tombamento dos bens edificados de carter histrico, considerando-os patrimnio nacional. e) Ficam encarregados do depsito legal de todas as obras monogrficas, de origem pblica ou privada, impressas no pas.
(Gab: A) 2. (Cespe/TER-BA Tcnico Judicirio/2010) Acera de arquivologia, julgue o item a seguir: Os documentos de arquivo devem ser organizados se utilizado os mesmos princpios aplicados na organizao das bibliotecas, principalmente no que se refere aos mtodos de classificao. (Gab:E) 3. (Cespe-UNB/TSE Tcnico Judicirio/2007) possvel estabelecer uma srie de diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta:
a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais; b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais; c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras; d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias; (Gab: A) 4. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) Acerca de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A distino entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu feita conforme a origem e o emprego desses documentos.
(Gab: Certo) 5. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) Acerca de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. Os documentos de arquivo so resultado de uma ao humana, frutos da criao artstica, e testemunham uma poca ou atividade.
(Gab: Errado) 6. (CESPE - 2011 - STM - Analista Judicirio - Arquivologia - Especficos) Com relao aos fundamentos da arquivologia e terminologia arquivstica, julgue os itens a seguir. As caractersticas dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que exemplar nico e original.
(Gab: Errado)
7. (CESPE - 2011 - TRE-ES - Analista - Arquivologia - Especficos) A primeira caracterstica da informao arquivstica a sua natureza orgnica, isto , sua relao estreita com o produtor, seja ele pessoa fsica ou jurdica. Acerca dos conceitos e princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir. A produo de documentos de arquivo no tem por finalidade o registro da histria da instituio, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informao aos cidados, caso se trate de rgo pblico. (Gab: Certo) 8. (CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) Julgue os itens de 19 a 25, que abordam conceitos, teorias e princpios fundamentais da arquivologia, alm de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. O termo suporte utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros. (Gab: Certo)
9. (CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) A unicidade a caracterstica segundo a qual, independentemente de forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Ainda que se trate de cpias ou exemplares mltiplos, cada documento assume um lugar nico na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu dentro das funes da instituio que o acumulou. (Gab: C)
10.(CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) A gesto da informao a principal finalidade de um sistema de arquivos, assim indicada na lei que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos, na qual definida como a administrao do uso e circulao de informaes orgnicas e no orgnicas, alm de seu tratamento tcnico arquivstico. (Gab: E)
11. (CESPE-UNB/ANAC Tcnico Administrativo/2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. Gab.:C 12.(CESPE-UNB/DPF Escrivo da Policia Federal/2009) Acerca de arquivologia, julgue o item a seguir: O documento de arquivo somente adquire sentindo se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Gab.:C 13.(MS CONCURSOS - 2009 - TRE-SC - Tcnico Judicirio) Em Arquivologia, arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao, firma ou pessoa, no decorrer de suas atividades, retidos e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Assinale a alternativa correta com relao aos documentos de arquivo: a) So resultados de uma pesquisa cientfica na rea acadmica, so em geral reprodues digitalizadas ou referncias virtuais. Os documentos so acessveis e conhecidos de toda a populao do mundo. b) So resultados de uma criao artstica ou de uma pesquisa cientfica e pode objetivar a divulgao tcnica. material que trata de informar, instruir ou ensinar em grande escala, na rea acadmica. c) Originam-se da criao artstica ou da civilizao material de uma comunidade artstica. Sua caracterstica tridimensional (objetos) tem os mais variados tipos, naturezas, formas e grandes dimenses d) So os produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia, ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal. Sua apresentao pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual.
(Gab. D)
14. (FCC - 2007 - TRE-SE - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, a) Ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. b) Ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. c) Ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. Gab.: A 15. (FCC - 2007 - TRE-SE - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia. I Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. II Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. III Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. IV A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. V O mtodo de classificao dos arquivos exige conhecimento a respeito da relao entre as unidades, a organizao e o funcionamento dos rgos. Esto certos apenas os itens: a) I e II. b) I e III.
c) II e IV. d) III e V. e) IV e V. Gab.: D
1.3.
DEFINIES IMPORTANTES PARA INICIARMOS O NOSSO ESTUDO
Informao: um conjunto orgnico de dados e signos dotados de significado, inscritos num determinado suporte; Documento: Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o seu suporte ou formato (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 2005); Suporte: meio onde se imprime valores atravs de signos (dados); Fundo: conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a arquivo; Fundo Fechado: a entidade que produz a documentao desse fundo foi fechada, por exemplo, a extino ou falncia de uma organizao; Fundo Aberto: a entidade que continua a produzir, normalmente, a sua documentao; Avaliao: Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Armazenamento: consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados. Acondicionamento: que se refere embalagem do documento com vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio. Juntada: poder se dar por apensao ou anexao de um processo a outro.
Anexao: Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. Obs. (Portaria Normativa 5/02): a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Apensao: Juntada, em carter temporrio, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. Obs. (Portaria Normativa 5/02): a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. 1.4. FUNO DOS ARQUIVOS O ARQUIVO TEM COMO FUNO A acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo dos seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro (Marilena Paes 2005).
A reunio de documentos conservados, visando oportunidade que podero oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores (Prado 1999, p. 14).
Idia principal da EXISTNCIA do Arquivo = Servir a entidade a qual este est inserido;
1.5.
PRINCPIOS ARQUIVSTICOS
- Provenincia OU Respeito aos Fundos o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica, pois ele gerador do fundo arquivstico que o objeto de trabalho desta, assim podemos associar tal princpio com as seguintes definies: Cuidado - Esta definio somente dever ser usada quando for citado de forma expressa pela BANCA a teoria canadense!!! a. Para CARROL - 1975 (arquivista canadense) o princpio da provenincia se divide em dois graus: O princpio da provenincia em 1 grau prega que os documentos no podem se misturar dentro da 1 Grau organizao, ou seja, cada setor tem o seu arquivo isolado mesmo que tramite algum documentos este no poderia ficar em lugar diferente do que no setor produtor; Prega que os documentos devem manter a sua ordem original de produo na fase corrente ou 2 Grau intermediria, ou seja, o arranjo interno com que estes ppeis vieram a ser feitos (tambm conhecido como princpio da SANTIDADE DA ORDEM ORIGINAL);
b. Para os outros autores o princpio da provenincia diz que: ... os arquivos produzidos por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras (Dicionrio arquivstico - 2004) logo devem manter sua individualidade em razo do produtor.
- Organicidade Princpio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funes e as atividades da entidade produtora, em suas relaes internas e externas (ou seja, o fluxo natural das estruturas, assim como dos processos desenvolvidos por estas dentro das organizaes). - Indivisibilidade ou integridade Decorre do princpio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivsticos devam ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio ou acrscimos indevidos ou no autorizados. - Unicidade segundo tal princpio, os arquivos conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram produzidos (mesmo existindo diversas cpias cada cpia tem um fim especfico). Aquele ofcio do governo federal, por exemplo, possui natureza nica em funo do contexto de determinada atividade oficial. - Cumulatividade Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formao progressiva, espontnea e natural decorrente das funes e atividades de um organismo (pessoa ou empresas).
- Imprescritibilidade - princpio pelo qual assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos pblicos, sem limitao de tempo, por serem estes considerados bens pblicos inalienveis. - Princpio da pertinncia - Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm referido como princpio temtico; - Princpio do respeito ordem original - Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo ou a forma original dada pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Cuidado! O princpio da ordem original no faz referncia ordem material, ele faz referncia ordem intelectual de acumulao dos documentos.
Questes de Concurso
17. (MPU/ARQUIVOLOGIA/CESPE/2010) Para que os arquivos tenham a sua plena utilidade administrativa conservada, o respeito ao primeiro grau do princpio da provenincia prescindvel.
Gab.: C 18.(FCC - 2012 - TRT - 11 Regio (AM) - Analista Judicirio - Arquivologia) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da: a. b. c. d. Integridade. Inalienabilidade. Provenincia. Autonomia.
e. (Gab: c)
Reintegrao.
19.(FCC - 2012 - TRT - 11 Regio (AM) - Analista Judicirio - Arquivologia) A idia de que o arquivo uma formao espontnea, natural, progressiva e sedimentar, conforme o caracterizou Elio Lodolini, fundamenta o princpio da a. Procedncia. b. Unicidade. c. Indivisibilidade. d. Cumulatividade. e. Imprescritibilidade. (Gab.: d)
20.(CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Acerca dos princpios e conceitos arquivsticos, julgue os itens a seguir. O princpio da provenincia territorial estabelece que os documentos acumulados em uma regio podem ser transferidos para outra regio, desde que o recolhimento desses documentos seja previsto em um edital. (Gab.: E) 21.(CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Acerca dos princpios e conceitos arquivsticos, julgue os itens a seguir. Quando se preserva a forma original de organizao dos documentos, aplica-se o princpio da pertinncia. (Gab.: E) 22.(FCC - 2011 - TRT - 19 Regio (AL) - Analista Judicirio - Arquivologia) O princpio do respeito ordem original tem sido objeto de polmica na rea arquivstica. Uns preferem consider-lo de forma estrita, respeitando a ordem fsica que os documentos tinham na fase corrente. Outros o entendem luz do fluxo natural com que foram produzidos, traduzindo-o como princpio do respeito :
a. Organicidade. b. Sucesso arquivstica. c. Jurisdio arquivstica. d. Integridade. e. Temporalidade.
GAB.: A 23.(ESAF - 2010 - CVM - Analista - Arquivologia - prova 2) O princpio que gera, com sua aplicao, o fundo de arquivo o da: a. Unicidade. b. Provenincia. c. Autenticidade. d. Organicidade. e. Interdependncia. Gab.: B 24.(CESPE - 2010 - TRT - 21 Regio (RN) - Analista Judicirio - Arquivologia) A aplicao do princpio da provenincia ou de respeito aos fundos gera o fundo de arquivo e o primeiro princpio de classificao. (Gab. Certo) 25.(FCC - 2007 - MPU - Analista de Documentao - Arquivologia) Entende-se por princpio da provenincia: a. A recomendao de manter a individualidade dos arquivos quanto s instituies ou pessoas que lhes deram origem, sem mistur-los a outros. b. A competncia juridicamente atribuda a uma instituio para proceder avaliao e destinao de seus documentos. c. O atributo pelo qual os arquivos pblicos, em razo de sua inalienabilidade, podem ser reivindicados, a qualquer tempo, pelo Estado que os produziu. d. A medida legal que impede a destruio, a deteriorao ou a exportao de documentos que integram o patrimnio arquivstico nacional. e. O conjunto das propriedades que possibilitam, sob determinadas condies a guarda dos documentos de arquivo por tempo indefinido.
(Gab: A) 26.(ESAF - 2010 - CVM - Analista - Arquivologia - prova 2) O princpio da ordem original pode ser definido como: a. Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. b. Princpio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. c. Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. d. Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. e. Princpio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi acumulado. (Gab.: D) 27.(FCC - 2012 - TRT - 11 Regio (AM) - Analista Judicirio - Arquivologia) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da: a. Integridade. b. Inalienabilidade. c. Provenincia. d. Autonomia. e. Reintegrao. (Gab.: c) 28.(FGV - 2011 - TRE-PA - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Em relao terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir: I. Princpio da provenincia: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. II. Princpio da pertinncia: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a classificao original. Tambm chamado princpio temtico. III. Princpio do respeito ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Assinale a. Se apenas os conceitos I e II estiverem corretos. b. Se apenas os conceitos II e III estiverem corretos. c. Se apenas os conceitos I e III estiverem corretos. d. Se todos os conceitos estiverem corretos.
e. Se nenhum conceito estiver correto. (Gab.: D) 29.(Cespe-Unb/MPS Agente Administrativo/2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. (GAb.:C) 30.(FCC/TER PI Tcnico Judicirio rea Administrativa/2009) A determinao segundo a qual os arquivos originrios de uma instituio devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa conhecida como princpio: a. Do respeito ordem original; b.Da classificao; c. Da destinao; d.Do isolamento; e. Da provenincia; Gab.: E
2. CICLO VITAL ARQUIVSTICO No mbito da arquivologia foi definido o Ciclo Vital dos documentos, que divide os documentos de acordo com a sua freqncia de uso dentro da organizao como forma de possibilitar uma gesto documental eficiente. Para tanto foi criada a teoria das trs idades (Arquivo Corrente, Intermedirio e Permanente), que segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (1994, p.95), as bases sobre as quais repousa a Arquivstica contempornea. Diante do grande nmero de questes de concurso sobre este tema, estudaremos um pouco mais afundo esta teoria.
Como vimos acima a teoria do Ciclo vital dos documentos preconiza a diviso dos documentos produzidos nas organizaes em 3 fases segundo a sua freqncia de uso no desempenho das funes administrativas, sendo estas fases as seguintes: - Documentos CORRENTES/Primeira IDADE/ATIVO nada mais so do que os documentos em curso ou CONSULTADOS com freqncia, estes devem ser conservados na rea que foi produzido uma vez que devero ser de fcil acesso devido ao seu uso recorrente. Cuidado!!! 1 Na fase corrente so desempenhada as atividades de: protocolo, arquivamento, consulta, expedio e emprstimo de documentos (= C+E+E+P+A, Comentadas a frente). 2 O emprstimo desses documentos se dar mediante AUTORIZAO da entidade produtora (No so abertos ao pblico). 3 As atividades de protocolo esto diretamente relacionadas ao arquivo corrente, motivo pelo qual razovel distribuir as atividades dos arquivos correntes em: PROTOCOLO, EXPEDIO, ARQUIVAMENTO, EMPRSTIMO e CONSULTA, e DESTINAO;
- Documentos INTERMEDIRIOS/SEMI-ATIVO/Segunda IDADE/LIMBO/PURGATRIO: so os documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receber ou produzir ainda pode solicit-los para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos as unidades produtoras. A razo precpua de existir dos arquivos intermedirios devido a ECONOMICIDADE ($$$), ou seja,
muito caro manter um arquivo corrente para diminuir esse gasto se criou os arquivos intermedirios;
Cuidado!!! 1 O emprstimo desses documentos se dar mediante AUTORIZAO da entidade produtora (No so abertos ao pblico). 2 O arquivo intermedirio SUBORDINADO tcnica E administrativamente ao arquivo permanente, como forma de se evitar a proliferao de documentos armazenados, disperso de originais e cpias, promover uma uniformizao da poltica arquivstica da organizao, assim como evitar erros relativos aos arquivos histricos; 3 Os prazos de prescrio da ao e de precauo so elementos importantes a serem considerados na definio do tempo de guarda do documento no arquivo intermedirio;
- Documentos Permanentes/Terceira IDADE/de valor HISTRICO: constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza ADMINISTRATIVA e que se conservam em razo de seu VALOR HISTRICO ou DOCUMENTAL e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evoluo. Estes so os arquivos histricos propriamente ditos, pois nessa fase que os documentos so arquivados de forma definitiva; Normalmente so CONSIDERADOS ARQUIVOS PERMANENTES (Livro: COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO - Ieda Pimenta Bernardes): - De criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor; - Atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo;
- Atas, resolues; - Correspondncias relativas atividade-fim das unidades da superior administrao; - Projetos de infraestrutura e equipamentos urbanos; - Documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica. Cuidado!!! OBSERVAES GERAIS importantes: 1 So arquivados mantidos INDEFINITIVAMENTE (ou seja, nunca sero ELMININADOS); 2 No possuem mais o valor primrio, mas sim, o valor secundrio. 3 Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. 4 O que define em qual fase o documento ser classificado a FREQUNCIA DE USO, pela entidade produtora ou acumuladora; 5 Documentos da fase corrente e intermediria so considerados PRIMRIOS, pois ainda possuem valor administrativo, legal ou fiscal para instituio, j os documentos permanentes so considerados de valor SECUNDRIO devido ao seu valor histrico/cultural; 6 Os arquivos permanentes so abertos ao pblico o que possibilita a pesquisa por terceiros a estes acervos; 7 Os documentos no passam AUTOMATICAMENTE para as fase de guarda seguinte, estes podero ser ELIMANDOS ou RECOLHIDOS para guarda permanente direto da fase corrente ou intermediria;
Cuidado para no confundir TRANSFERNCIA com RECOLHIMENTO, uma vez que aquela trata da movimentao existente entre arquivo corrente e arquivo intermedirio e esta ser usado quando se tratar de passagem do documento para o arquivo permanente.
Quadro RESUMO DOCUMENTOS Correntes Intermedirios

Muito usados/movimentados; Armazenado PELA unidade produtora; Valor administrativo/Primrio; Atividades realizadas no arquivo corrente: C+E+E+P+A O emprstimo/acesso a estes documentos depende da autorizao do setor produtor O emprstimo/acesso a estes documentos depende da autorizao do setor produtor Armazenado FORA da unidade produtora; Valor Administrativo/Primrio;
Permanentes
Armazenado FORA da unidade produtora; Valor Histrico/Secundrio; NUNCA / JAMAIS sero eliminados; Aberto ao pblico o que possibilita a pesquisa por terceiros a estes acervos;
Menos usados/movimentados; Pouco utilizado;
Questes de Concurso
31.(CESPE - 2010 - MPU - Analista - Arquivologia) O conceito de arquivo intermedirio, cujo surgimento deveu-se a razes econmicas, para baratear a guarda de documentos, possibilitou a elaborao da teoria das trs idades documentais. Gab.: C 32.(FGV - 2011 - TRE-PA - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir: I. Os arquivos de primeira idade, tambm chamados de arquivos correntes, so constitudos de documentos consultados frequentemente.
II. Os arquivos de segunda idade, tambm chamados de histricos, so constitudos de documentos que perderam sua natureza administrativa. III. Os arquivos de terceira idade, tambm chamados de intermedirios, so constitudos de documentos que sero eliminados por no apresentarem mais utilidade para a instituio. Assinale: a) se apenas a afirmativa I estiver correta. b) se apenas a afirmativa II estiver correta. c) se apenas a afirmativa III estiver correta. d) se nenhuma afirmativa estiver correta. e) se todas as afirmativas estiverem corretas.
Gab.: A
33.(Cespe-Unb/DPU Agente Administrativo/2010) Com relao aos procedimentos adotados nos arquivos permanentes, assinale a opo correta: a) vedada a reproduo parcial ou total dos documentos em suporte papel; b) A pesquisa facultada ao pblico externo; c) Os documentos existentes so passveis de eliminao; d) Os documentos pblicos posteriormente sero transferidos para o Arquivo Nacional; e) comum o emprstimo de documentos, inclusive para rgos externos. Gab.: B 34.(Cespe-Unb/FE-DF/1996) Os arquivos utilizados freqentemente pela administrao so denominados, na teoria arquivstica, como: a) Arquivo administrativo; b) Arquivo de consulta; c) Arquivo Corrente; d) Arquivo intermedirio; e) Arquivo vivo. Gab.:C
35.(Cespe-UNB/Caesb/1997) Alguns documentos acumulados por uma empresa, aps determinado prazo de guarda, podero vir a ser eliminados. Nesses documentos no se incluem: a) Convites diversos; b) Oramentos para aquisio de material permanente; c) Atos de criao e atos constitutivos; d) Duplicatas de originais; e) Folders de cursos realizados por outros rgos. Gab.: C 36.(Cespe-Unb/TRE-GO/2009) correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o (a): a) Respeito pertinncia territorial; b) Gesto de documentos; c) Arranjo estrutural funcional; d) Respeito provenincia. Gab.: D 37.(Cespe-Unb/TRE-MA/2009) Com relao ao arquivo permanente, assinale a opo correta. a) A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. b) Os documentos do arquivo permanente tm valor primrio decrescente. c) O acesso aos documentos do arquivo permanente feito com a autorizao do rgo acumulador; d) As atividades intelectuais no arranjo de documentos esto relacionadas ao acondicionamento e fixao de etiquetas de identificao nas unidades de armazenamento; e) O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. Gab.:A
38.(Cespe/MPU/ Tcnico Administrativo/2010) Acerca de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. O arquivo permanente uma extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a nica funo de evitar a transferncia prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente. Gab.:E 39.(Cespe/MPU/ Tcnico Administrativo/2010) Acerca de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A descrio, uma das atividades desenvolvidas no arquivo permanente, concretizada com a elaborao de instrumentos de pesquisa. Gab.: C
TABELA DE TEMPORALIDADE A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao que tem por objetivo denir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao nal eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Os prazos de prescrio da ao e de precauo so elementos importantes a serem considerados na definio do tempo de guarda do documento no arquivo intermedirio. - A avaliao de documentos operacionalizada mediante a aplicao da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no conceito das trs idades documentais. Por meio dessa tabela, so gerenciados os prazos de guarda e definida a destinao final dos documentos.
Tabela de temporalidade dos ARQUIVOS DO PODER EXECUTIVO FEDERAL (Elaborada pelo ARQUIVO NACIONAL)
3. ATIVIDADE DE PROTOCOLO Conceito Inicial Servio encarregado do RECEBIMENTO, REGISTRO (ou autuao), CLASSIFICAO, DISTRIBUIO (ou expedio), CONTROLE DA TRAMITAO (ou movimentao) e EXPEDIO de documentos (Dicionrio arquivstico - 2004).
- Recebimento (Recepo dos documentos) - Registro (Cadastro dos dados dos documentos) - Autuao (formao/abertura de processos) - Classificao (separao por assunto) - Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio) - Controle/Movimentao (controle da tramitao / andamento) (PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59)
Para estudarmos a atividade Protocolo, devemos entender que quando esta nomenclatura aparecer em prova ela poder seguir dois tipos diferentes de VISO: uma relativa estrutura de funcionamento do SETOR INSTITUCIONAL DO PROTOCOLO NA ENTIDADE, ou seja, o rgo protocolo e a OUTRA definio seria a viso de ser uma entidade responsvel pela classificao dos documentos segundo a legislao arquivstica, ou seja, esta ligado a idia dos trabalhos desempenhados por esta.
Tela inicial de um sistema de Protocolo
Etapas do Protocolo - Recebimento: o protocolo o setor responsvel pela entrada de documentos vrias origens, ou seja, a porta de entrada de documentos enviados por terceiros; - Registro: o procedimento que envolve o cadastramento do documento no sistema de controle de tramitao documental da entidade. Tal registro ser feito tanto para os documentos recebidos de fontes EXTERNAS (de terceiros) como de fonte INTERNA (prprios setores da entidade), mas para tal ao dever observar as normas referentes a forma adequada de se registrar no sistema; - Classificao: a etapa que o protocolo efetua a anlise dos documentos, OSTENSIVOS a fim de identificar o assunto do mesmo, e classific-lo dentro de um plano de classificao, um exemplo desse plano seria a resoluo 14 da Conarq que usada para classificao dos documentos da REA MEIO das entidades federais. - Distribuio: nada mais que o envio do documento ao seu destinatrio, sendo chamada de distribuio quando este for interno a organizao e expedio quando for direcionado a terceiro. - Controle da TRAMITAO e EXPEDIO de documentos: como analisado acima os documentos produzidos nas instituies no so de livre acesso e necessitam de autorizao de seu produtor para um rgo ou entidade, a que este no seja destinado, para ter acesso a tais documentos, o protocolo o responsvel por controlar esta movimentao de documentos para que os devidos correspondentes e pessoas autorizadas recebam o que lhe enviado.
Cuidado!!! Os documentos quanto a sua NATUREZA podem ser SIGILOSOS ou OSTENSIVOS, sendo que no primeiro caso estes no sofreram atuao do protocolo, normalmente estes so encaminhados diretamente ao seu destinatrio (correspondncias oficias no devero ser abertas pelo protocolo quando forem RESERVADAS, CONFIDENCIAS ou PARTICULARES). Evoluo do acesso aos documentos
CATEGORIA DE SIGILO PRAZO DE CLASSIFICAO (DECRETO 2134/97) PRAZO DE CLASSIFICAO (DECRETO 4553/02) PRAZO DE CLASSIFICAO (DECRETO 5301/04) LEI 12527 DE 18/11/2011
Ultra secreto
Secreto Confidencial Reservado
At 30 anos (Renovvel por +30 anos) At 20 anos At 10 anos At 5 anos
At 50 anos (renovvel indefinidamente) At 30 anos At 20 anos At 10 anos
25 anos Mx. 30 anos Mximo de 20 anos Mximo de 10 anos Mximo de 5 anos 15 anos 5 anos
Observao - Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informao tornar-se-, automaticamente, de acesso pblico.
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS (Lei 12527/11) Documentos Sigilosos (art. 24, 1) Maior grau Prazo normal de guarda Ultra-secreto Max. 25 anos Secreto Mx. 15 anos Reservado Mx. 5 anos
Confidencial* no existe mais segundo a lei 12527/11, o CESPE j adota tal postura em suas provas!!!
Ultrassecreto: dado a documentos que requeiram o MAIOR GRAU de sigilo e segurana possveis dado a um documento; Secreto: so assuntos que requeiram ALTO grau de segurana, onde somente pessoas ligadas a atividades de estudo ou ao manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente; Reservado: So assuntos que NO DEVEM SER DO CONHECIMENTO DO PBLICO EM GERAL;
Anatel Analista Administrativo Novembro/2012 119 So trs as classificaes de sigilo de documentos: ultrassecreta, se reservada. Gabarito Oficial Definitivo: Certo * Confidencial: so assuntos no requeiram ALTO grau de segurana, mas seu contedo possa criar embaraos a um individuo ou embaraos administrativos exp.: folha de pagamento, abono, frias (no existe mais essa classificao);
Observao - No h necessidade de se decorar os prazos, mas apenas saber que a restrio de acesso feita apartir da estipulao de um prazo ou de um evento; - Os documentos com ressalva de acesso em regra so colocados em 2 envelopes (o envelope externo sem nenhum tipo de identificao ou atribuio do grau do sigilo, no envelope interno no canto inferior direito estar carimbado o grau de sigilo do documento); - Em regra os documentos com grau de sigilo no passam pelo PROTOCOLO, mas caso ocorra tal situao este no dever sofrer aes do protocolo (ou seja, no ser protocolizado) apenas ser encaminhado para o seu destinatrio;
Lei 12527/11 Art. 24: 4o Transcorrido o prazo de classificao ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informao tornar-se-, automaticamente, de acesso pblico.
Motivo para se estabelecer um acesso restrito I - pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; IV - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; VII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.
Questes de Concurso
40.(CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Considerando as atividades de protocolizao de documentos, julgue os itens subsequentes. O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Gab.: C
41.(CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Considerando as atividades de protocolizao de documentos, julgue os itens subsequentes. A correspondncia contendo informao sigilosa deve ser encaminhada ao destinatrio sem que se tenha conhecimento de seu teor. Gab.: C 42.(CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Gab.: C 43.(CESPE - 2010 - ABIN - OFICIAL TCNICO DE INTELIGNCIA REA DE ARQUIVOLOGIA) As atividades de protocolo esto diretamente relacionadas ao arquivo corrente, motivo pelo qual razovel distribuir as atividades dos arquivos correntes em: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, e destinao.
Gab.: C 44.(CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) A movimentao dos processos pelo rgo pblico ou empresa privada feita a partir do protocolo, que faz o registro dessas movimentaes e encaminha os documentos aos destinatrios. Gab.: C
45.(CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. Gab.: E
46.(CESPE - 2009 - IBRAM-DF - Arquivista) O recebimento, o registro, a classificao, a distribuio, o controle da tramitao e a expedio de documentos so atividades de protocolo. Gab.: C
Quanto natureza do assunto 121. (Cespe-UnB DPU 2010) O procedimento de desclassificar documentos consiste em (A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao. (B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno. (C) liberar consulta os documentos de natureza especial. (D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. (E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente, com base no plano de classificao da instituio.
121. (d)
122. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.
122. (E)
123. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aos documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo ou o ministrio.
123. (C)
124. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.
124. (C)
125. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao.
125. (E)
126. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.
126. (C)
127. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadas em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.
127. (E)
128. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seu contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como ostensivos.
128. (C)
129. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrassecretos no podem ser expedidos por meio postal.
129. (E)
130. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
130. (E)
131. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.
131. (E)
132. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitao de documentos sigilosos, est o seu condicionamento em envelope duplo.
132. (C)
133. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o termo classificao, muito utilizado na prtica arquivstica, diz respeito atribuio de graus de sigilo a documentos e(ou) informaes.
133. (C)
134. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) No permitida a expedio de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermdio de agente pblico autorizado.
134. (E)
135. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedio de documentos classificados como sigilosos requer envelopamento duplo.
135. (C)
136. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurana e controle, no envelope externo dever estar registrado o grau de sigilo do documento.
136. (E)
4. GESTO DOCUMENTAL
STJ
Mensalo (Gurgel)
Arquivo para guarda de microfilme
Arquivo para guarda de documentos cartogrficos
Arquivo para guarda de documentos em papel
Arquivo deslizante, Arquivo de pastas suspensas e Mquina de digitalizao.

Observemos algumas definies sobre gesto documental: - Dicionrio de terminologia Arquivstica, 2004 Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e o arquivamento documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Tambm referida como administrao de documentos. - Art. 3 da lei 8159/96 o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua PRODUO, TRAMITAO, USO, AVALIAO e ARQUIVAMENTO em fase corrente e intermediria visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Objetivos da gesto documental: - Aumento da EFICINCIA; - ACESSO adequado (segurana e disponibilidade); - RESPEITO s leis arquivsticas; - ELIMINAO de documentos; - GUARDA e PRESERVAO dos documentos; - MODERNIZAO de processos e seu aperfeioamento; - ECONOMIA de recursos humanos e materiais;
Como ser IMPLEMENTADA a Gesto documental:
Avaliao e Destinao
Utilizao Resultados Obtidos
Produo
Produo Centro de distribuio e redistribuio de documentos. Padronizao e racionalizao da criao de documentos; Utilizao do Documento Protocolo e Recuperao da Informao; Avaliao e Destinao Anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos para se estabelecer prazos de guarda e eliminao;
Racionalizao do USO DE PAPEL Digitalizao ajuda ambiente e diminui custos (Gazeta do povo) As empresas que investem em sistemas de automao, armazenamento digital e reduo de desperdcio de papel comprometem menos o meio ambiente e ainda economizam dinheiro. S em 2011, a operadora de planos de sade Amil deixou de gastar R$ 6,2 milhes em folhas de sulfite. Em comparao com o volume consumido em anos anteriores, foram 72,9 milhes de folhas do tamanho A4 a menos. A quantidade de papis caiu 30%. O processo de digitalizao, chamado de Paperless, est em curso h quatro anos e envolve funcionrios, clientes e fornecedores. - No Brasil, o consumo mdio por ano de papel de mais ou menos 44,2 quilos por pessoa. - Quanto ao lixo, produzimos mais ou menos 170 mil toneladas/dia, sendo que o papel fica responsvel por 15% desse montante. - A produo de um quilo de papel consome 540 litros de gua. Casos de SUCESSO Nmero de caixas de papel Escritrio de Contabilidade Reduo de 80% (em torno Itamaraty de R$ 3mil/ms) Empresa Magic Site Reduo de 100% Empresa Wellness Reduo de 40%
Questes de Concurso
47. (CESPE 2011 EBC Analista arquivologia) Julgue os prximos itens, no que se refere gesto documental. Constituem objetivos da etapa de avaliao de documentos a reduo da massa documental e a liberao de espao fsico. Gab.: C 48. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - rea 4 - Arquivologia) Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. A gesto de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas. Gab.: E 49. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - rea 4 - Arquivologia) Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, tcnico ou legal. Gab.: C
50. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - rea 4 - Arquivologia) Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. A implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a manuteno das atividades tpicas de um protocolo. Gab.: E 51. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - rea 4 - Arquivologia) Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos documentos de arquivo. Gab.: E (CESPE - 2008 - STJ - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. Gab.: E (CESPE - 2008 - STJ - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. Gab.: C (CESPE - 2008 - STJ - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Os documentos consultados com pouca freqncia fazem parte do arquivo corrente. Gab.: E
(CESPE - 2008 - STJ - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. Gab.: C
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2. ORGANIZAO DE ARQUIVOS A organizao de arquivos em uma instituio exige que sejam levantadas algumas informaes. Assim para implementarmos um modelo de arquivamento em um organizao devemos observar as seguintes fases: - Levantamento de dados (Estrutura funcional, os objetivos e o funcionamento da organizao em foco); - Anlise dos dados coletados (analise objetiva dos dados para se chegar a um diagnstico que propor alteraes e medidas de acordo com a situao); - Planejamento (formulao de um plano de atuao que leve em conta as necessidades da instituio, os usurios e as prerrogativas trazidas pela lei); - Implantao e acompanhamento (nesta fase ser COLOCADO em prtica o que foi planejado assim como acompanhada a sua implementao). O enfoque do diagnstico pode ser MAXIMALISTA (quando visa levantar dados de todos os rgos da Justia Federal, por exemplo) ou MINIMALISTA (quando o objetivo um rgo ou um setor onde o arquivo est sendo tratado). Para fins de tratamento, o ideal o minimalista, porque
contempla informaes importantes a serem utilizadas pelo arquivista na organizao do acervo. O maximalista utilizado em polticas relacionadas gesto documental e possui uma viso mais abrangente.
2.1. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

a. Quanto Extenso de sua Atuao
Questes de Concurso
104. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo permanente.
104. (E)
105. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Quanto extenso de sua atuao, os arquivos so classificados em correntes e intermedirios.
105. (E)
106. (Funiversa - HFA / 2009) O setor que se destina a receber os documentos correntes, provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente, denominado: (A) arquivo setorial. (B) arquivo geral ou central. (C) protocolo. (D) arquivo corrente ou intermedirio. (E) arquivo permanente.
106. (B)
107. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) O arquivo setorial aquele estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Raphael.UNB@gmail.com
107. (C)
108. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo setorial aquele estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
108. (C)
5. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Conceito a diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos, daguerretipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras;
- Acessibilidade dos Arquivos; - Gnero dos Arquivos; - Espcie dos Arquivos; - Natureza dos Arquivos;
5.1. Gnero dos Arquivos Os documentos podem ser classificados quanto ao gnero, segundo o modo em que a informao foi registrada no mesmo. Existem os seguintes GNEROS documentais:
- Documentos TEXTUAIS: so documentos cuja informao esteja em modo escrito ou textual.
- Documentos ICONOGRFICOS: so os que tm suas informaes em forma de imagem esttica (figuras ou imagens, como: fotografias, negativos, diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras em modo esttico);
Las Vegas
- Documentos SONOROS: so aqueles documentos cuja informao esteja em forma de som (fitas K7, discos de vinil, CD musicais);
- Documentos FILMOGRFICOS: todos que possuem suas informaes representadas por um filme (figuras no estticas, cinema mudo);
- Documentos AUDIVISUAIS: so os que tm suas informaes em forma de som e imagem em movimento (so os documentos SONOROS e ao mesmo tempo VISUAIS);
- Documentos INFORMTICOS: so os que necessitam do computador para que sejam lidos (ou seja, o documento arquivstico digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivstico); - Documentos CARTOGRFICOS: so documentos que representam, de forma reduzida, uma rea maior, como: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis...);
Mapoteca
Higrmetro
- Documentos MICROGRFICOS: arquivos em suporte FLMICO resultantes da microrreproduo de documentos (Microfilmagem).
Documentos DIGITALIZADOS - No possuem valor legal; - multi acesso; - Diminui o Volume documental;
Documentos MICROFILMADOS - Possuem valor legal; - uni acesso; - Diminui o volume documental;
Questes de Concurso
109. (Cespe-UnB / MPU 2010) Os documentos do gnero iconogrfico e contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides, diapositivos e gravuras.
109. (C)
110. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
110. (E)
111. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituio.
111. (C)
112. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais;
112 (E)
114. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contm documentos em formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes, disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de arquitetura do 12 pavimento de uma instituio pblica considerada um documento do seguinte gnero: (A) filmogrfico; (B) cartogrfico; (C) textual; (D) iconogrfico; (E) sonoro.
114. (b)
115. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente.
115. (E)
116. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo so classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos.
116. (C)
117. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documentos do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.
117. (C)
118. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato eletrnico (ou digital) no so considerados documentos de arquivo.
118. (E)
119. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e gravuras so classificados como microgrficos.
119. (E)
120. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gnero, os documentos contendo imagens estticas, a exemplo das fotografias,
desenhos e gravuras, iconogrficos.

120. (C)
so
classificados
como
documentos
5.2. Espcie dos Arquivos Esta classificao considera tambm a literatura correspondente ao campo do Direito Administrativo, o qual tambm se dedica ao estudo dos atos administrativos.
ESPCIE Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas; TIPO documental Configurao que assume documental, de acordo com a atividade que a gerou; uma espcie
Diferena entre Espcie e Tipo documental Espcie Tipo BIZU = 1 palavra BIZU = 2 palavras Exp.: Contrato, Termo, Exp.: Contrato de locao, Termo de Memorando... posse...
Questes de Concurso
137. (Cespe-UnB AGU 2010) Ofcio, memorando e aviso so exemplos de tipologias documentais.
137. (E)
138. (Cespe-UnB ANEEL 2010 Arquivista) Relatrio de recolhimento do fundo de garantia por tempo de servio um exemplo de denominao de uma tipologia documental.
138. (C)
139. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) Considerando que a tipologia documental a unio entre a espcie do documento e a sua funo, assinale a opo em que todos os itens citados correspondem a espcies documentais. (A) atestado, alvar de funcionamento e exposio de motivos; (B) auto, exposio de motivos e precatrio; (C) ata de reunio, relatrio de atividades e certido; (D) ato, consulta e relatrio; (E) certido de nascimento precatrio e convocao; Gab. d 140. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Ofcios, memorandos, cartas e telegramas so tipologias documentais;
140. (E)
141. (Cespe-UnB - TRT 17 Regio / 2009 - Arquivista) Relatrio de atividades, negativo fotogrfico, ata de reunio e carto de visita so exemplos de tipologias documentais.
141. (C)
142. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunio, relatrio de atividades e projeto de trabalho so exemplos de espcies documentais.
142. (E)
143. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Alvar, ata, auto, regulamento, solicitao e passaporte so exemplos de tipologias documentais.
143. (E)
144. (Cespe-UnB - MS/Tc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatrio, a ata, o projeto, a carta e o formulrio como exemplos de tipologias documentais.
144. (E)
145. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008) Pronunciamento, proposta, precatrio, prestao de contas, laudo,
instruo normativa, informe, convite e telegrama so exemplos de tipologias documentais.

145. (E)
146. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta, certido, circular e processo so exemplos de tipologias documentais existentes nos arquivos.
146. (E)
147. (Unb/Cespe-UnB - MI / Arquivista - 2006) Ata de reunio, relatrio de atividades, cronograma, plano de ao e projeto so exemplos de tipologias documentais.
147. (E)
5.3. Quanto a Natureza dos Arquivos Os documentos arquivsticos so classificados quanto a sua natureza, em ESPECIAIS ou ESPECIALIZADOS, onde para definir em qual delas o documento arquivstico ser classificado devemos observar o suporte em que este foi produzido ou tema. - Sero considerados arquivos ESPECIAS aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (Fotografias, discos, microformas, disquetes, CDs); - Sero considerados arquivos ESPECIALIZAO aquele que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, os arquivos jurdicos, e assim por diante (assuntos separados segundo um ASSUNTO/IDEOGRFICO).
Especial Especializado
Forma fsica diversa; Campo especifico do conhecimento/Assunto;
Questes de Concurso
95. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.
95. (E)
96. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.
96. (C)
97. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao.
97. (E)
98. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto natureza dos documentos, so classificados como especializados aqueles arquivos que tm sob sua responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservao, por causa de sua forma fsica.
98. (E)
99. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do saber.
99. (E)
100. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservao chamado arquivo especializado.
100. (E)
101. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decises de tribunais superiores chamada arquivo especial.
101. (E)
102. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos mdicos so considerados especializados.
5.4. Suporte da informao
Suporte fsico
Dados e Informaes
Documento
6. GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED) um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de forma eletrnica ou digital de documentos, que tem o intuito de OTIMIZAR e RACIONALIZAR a gesto documental. - GED = uma logstica de organizao da informao, que atua desde a sua gerao at o arquivamento da mesma e para tanto se utiliza de ferramentas tecnolgicas; - GED Ferramentas tecnolgicas; - Vantagens do GED = as vantagens trazidas pela Gesto Documental, acrescidas das decorrentes do uso da tecnologia; - Deve ser aplicado o que preceitua a Gesto Documental dos documentos em papel levando-se em conta as caractersticas do suporte eletrnico;
FERRAMENTAS USADAS NO GED
- Document Management (DM); - Document Imaging; - Records and information Management (RIM); - Workflow; - Prton; - Bizzagi;
Questes de Concurso
(FCC - 2010 - AL-SP - Agente Legislativo de Servios Tcnicos e Administrativos) A ao de unir temporariamente um documento a um processo, mediante determinao de uma autoridade competente, denomina-se: a) anexar. b) autuar. c) recolher. d) apensar. e) protocolar. Gab.: D (FCC - 2010 - AL-SP - Agente Legislativo de Servios Tcnicos e Administrativos) No processo de anlise dos arquivos, com vistas sua destinao final, levam-se em conta, entre outros, a) valores administrativos, isto , qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisio, manuteno, transferncia, modificao ou extino de direitos. b) valores fiscais, isto , qualidades inerentes aos documentos a partir da presena de sinais de validao. c) valores probatrios, isto , qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio que os acumulou. d) valores histricos, isto , referncias a grandes personagens da vida poltica, econmica e social de uma nao. e) valores jurdicos, isto , qualidades pelas quais os documentos servem ao desempenho das atividades meio e das atividades-fim de uma instituio. Gab.: C (CESPE - 2010 - AGU - Agente Administrativo) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente denominado gesto de documentos. Gab.: C (CESPE - 2010 - AGU - Agente Administrativo) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. Gab.: C (CESPE - 2010 - TRE-MT - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. Gab.: A (CESPE - 2008 - STJ - Tcnico Judicirio - rea Administrativa) Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. Gab.: C (CESPE - 2009 - ANTAQ - Tcnico Administrativo) Na expedio dos documentos, deve-se expedir a cpia do documento, com os
anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo. Gab.: E (CESPE - 2009 - MEC - Agente Administrativo) A correspondncia oficial, com indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio. Gab.: E (CESPE - 2005 - TRT-16R - Tcnico Judicirio - rea Servios Gerais) A utilizao de documentos se desenvolve mediante a anlise e a avaliao dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo estabelecer prazos de guarda, determinando quais documentos sero objeto de arquivamento permanente, o protocolo deste, a expedio, se for o caso, a organizao e, por fim, a eliminao, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informao para a instituio. Gab.: E (CESPE - 2005 - TRT-16R - Tcnico Judicirio - rea Servios Gerais) A rotina de protocolo compreende as seguintes aes: recebimento da correspondncia (malotes, balco, entre outros); separao da correspondncia oficial da particular; colocao do carimbo de protocolo; elaborao do resumo do assunto; e, por fim, encaminhamento ao setor de registro e movimentao. Gab.: C
7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS 7.1. Porque Conservar A importncia da conservao reside no fato de que os documentos constituem-se num registro cultural de uma determinada poca e lugar, que podem ser significativos tanto para pequenos grupos quanto para toda a humanidade. Conservar manter vivo, de alguma forma, um patrimnio, uma memria. As atividades de preservao compreendem os cuidados prestados aos documentos e consequentemente ao local de sua guarda. Podemos citar como FATORES importantes para a preservao de acervos documentais: a luz (solar e de lmpadas fluorescentes), o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, os gases e as inmeras pragas, que a mdio e em longo prazo, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental.
Relatos de vida
Documento deteriorado - Instituto Criminal do MA (ICRIM) 2012
Diferenas entre conservao e restaurao

PRESERVAO CONSERVAO Interromper processo deteriorao documento, impedir aumento danos. RESTAURAO
OBJETIVO
Impedir que o documento se degrade, o objetivo mant-lo em seu estado original.
o de Recuperar o documento do degradado, reaver seus estado fsico e suas o informaes. de
ATUAO
Procedimentos em estruturas fsicas do acervo, como nos edifcios, mveis e etc.
Pequenas intervenes, Intervenes diretas no controle do documento alterando sua ambiente, e do estrutura. manuseio, acesso e etc.
8. PRINCIPAIS OPERAES DE CONSERVAO Fatores:
Intrnsecos - So aqueles fatores de deteriorao que so propriedades do prprio suporte, ou seja, so propriedades que levam a autodeteriorao. Exp.: acidez do prprio papel que leva ele a degradao, filme (a pelcula auto se destri quando exposto a luz);
Extrnsecos - So aqueles fatores de deteriorao que so externos, ou seja, no advm do suporte do documento.
Suporte Papel
Suporte Plstico
Suporte Vidro
Suporte Madeira
Suporte Metal
Suporte Argila
Suporte Suporte Papiro Pergaminho
Espcie documental: Espcie Diapositivo, documental: Fita cassete, Ata, Atestado, Fitas de Certido, vdeo, Fita Declarao, em rolo, Fita Despacho,Livro, DAT, Cd, Cartaz, Mapa, DVD, Disco Planta, Croqui, ptico, Peridicos Negativo de (jornais, Fotografia, revistas, Microfilme, boletins) Flmula, Disquetes;
Espcie documental: Espcie Espcie Placa de documental: documental: Carro, Dog Negativo de Gravuras tag, Vidro, em madeira, Escultura, Mobilirio, Esculturas, Cassetes, Obras de Mobilirio, Disquetes, arte; Jogos Fitas de vdeo, HDs;
Espcie documental: Pinturas Rupestres, Escultura;
Existem diversos fatores que provocam documentos, como podemos ver abaixo:
destruio
de
FATORES DE ORDEM BIOLGICA: Insetos (baratas, traas, cupins, etc.). Micro-organismos (fungos atuam decompondo a celulose e produzem tambm pigmentos que mancham o papel). Roedores; O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando inadequadamente, roubo de documentos e manuseio sem o devido cuidado).
Homem/Ratos
Cupim
Homem/Cupim
Homem
MOFO
Broca
Dinheiro destrudo por Cupins (R$ 68Mil)
FATORES DE ORDEM FSICO-QUMICA: Temperatura e umidade: o papel se deteriora com o tempo, mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel perde sua cor original, tornando-se frgil, o que causa seu envelhecimento natural. Deve-se manter a temperatura entre 16oC e 22oC. Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior ser a vida do papel. Como temperaturas muito baixas tornam-se desagradveis para funcionrios e usurios, a temperatura em torno de 22o C est dentro do limite recomendado. O excesso de umidade tambm prejudicial ao papel. As condies ideais esto em torno de 45% a 55%. Luminosidade: a luz direta DANIFICA os documentos, causado a estes: o amarelamento da folha, desaparecimento das informaes registradas, acidificao acelerada, enfraquecimento das fibras (as folhas do documento ficam quebradias). Para corrigir tal problema deve-se evitar a incidncia de luz direta, com o acondicionamento apropriado e controle do grau de intensidade de luz, com: cortinas, persianas, pelculas entre outros (Tanto a luz natural quanto luz de lmpadas danificam os documentos). Poluio do ar (gases, poeira, elementos de contato inseticidas, tintas, etc.); Falta de ventilao Para se contornar esse problema podemos utilizar um sistema de ventilao artificial com o acoplamento de filtros para a reteno de componentes nocivos aos objetos de papel so eficientes medidas de proteo contra a ao de poluentes atmosfricos; Acidentes (gua, incndios, guerras, terremotos, etc.).
CONSERVAO PREVENTIVA Um programa de conservao preventiva de objetos de papel inclui os seguintes procedimentos: Realizao de procedimentos no interventivos; Monitoramento e controle dos ambientes; Uso de tcnicas apropriadas de embalagem e guarda; Prticas de tcnicas conscientes de manuseio e exposio.
A preservao de documentos no depende apenas de acondicionamento e armazenamento fsico. Para garantir a integridade das peas, importante que o arquivista intervenha, tambm, nos procedimentos de produo e tramitao documental; .
Cuidado
Preservar : promover a preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento fsico e/ou qumico. Assim, conservar uma prtica de preservao, mas RESTAURAR no uma prtica de preservao.
000. (Cespe/CAPES/2012) 79 A preservao diz respeito promoo da conservao e da restaurao dos documentos danificados. Gab.: E 150. (Cespe-UnB ANEEL 2010 Arquivista) Os depsitos de arquivo
devem prever locais especficos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com suas especificidades. Gab.: C 151. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) O calor e umidade excessivos so nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo. Gab.: E 152. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) A luz natural, sobretudo a radiao ultravioleta, causa danos aos documentos. Para proteg-los, necessrio usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no emitem radiaes ultravioleta. Gab.: E 153. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) A fim de proteger os documentos da radiao ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os nveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou filtros nas janelas. Gab.: C 154. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) necessrio controlar a temperatura e a umidade relativa do ar nos depsitos de documentos. Gab.: C 155. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Gab.: C 156. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel.
Gab.: E 157. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias da exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento. Gab.: C 158. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade so fatores de enfraquecimento do papel. Gab.: C 159. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar problemas com as radiaes ultravioleta nos depsitos de documentos, adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir as lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no emitem radiao UV. Gab.: E 160. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de preservao preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da temperatura e umidade do ambiente e a incidncia direta de luz, natural ou artificial, sobre os documentos. Gab.: C 161. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. Gab.: C 162. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor so prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilizao de lmpadas fluorescentes, por no produzirem calor nem radiao ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incndio. Gab.: E
163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. Gab.: E 164. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar menos nociva que a luz artificial na conservao e na preservao dos documentos de arquivo. Gab.: E 165. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel. Gab.: E 166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienizao mecnica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela uma ao importante para a conservao dos documentos em papel. Gab.: C 167. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depsito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; o cho deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de gua, solventes, cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura. Gab.: E 168. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como grampos, clipes e prendedores metlicos. Gab.: C 169. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos. Gab.: C 170. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a limpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para preservar os documentos. Gab.: E
171. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao um dos procedimentos mais significativos do processo de conservao de documentos e deve ser feita em perodos regulares. Gab.: C 172. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. Gab.: E 173. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos. Gab.: E 174. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudo no ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os documentos seja revestido com carpete. Gab.: E 175. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o uso de cola plstica comum. Gab.: E 176. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depsitos de documentos, indicado o piso de carpete, desde que seja limpo diariamente. Gab.: E
177. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos. Gab.: E
178. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) So considerados agentes de degradao dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores fsicos, como insetos e roedores. Gab.: E 179. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de preservao devem incidir apenas sobre os documentos avaliados como permanentes na tabela de temporalidade e destinao. Gab.:E 180. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos. Gab.:E 181. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos. Gab.:C 182. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos fotogrficos, incluindo-se os negativos e as reprodues, indicado o uso de luvas de borracha. Gab.:E 183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificao de documentos, recomendado o uso de canetas esferogrficas. Gab.:E
184. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionrios quanto usurios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. Gab.:C 185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. Gab.:C 186. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel. Gab.:E 187. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado. Gab.:C 188. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as fotografias, recomendvel que o profissional use luvas de algodo. Gab.: C
TCNICAS E MATERIAIS USADOS PARA TRATAMENTO DE DOCUMENTOS DETERIORADOS
Materiais usados para restaurao
Material de proteo pessoal
- Desinfestao: e feita atravs da FUMIGAO, que o mtodo de combate aos insetos mais eficiente.
- Limpeza: uma fase posterior a fumigao, sendo uma das aes mais simples dentre as existentes;
Fonte: COMO FAZER CONSERVAO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS - Norma Cianflone Cassares - colaborao: Cludia Moi Volume 5 - So Paulo 2000;
- Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas e ao inoxidvel, expondo-os a ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida so passados a ferro, folha por folha.
- Restaurao: processo de revitalizar partes de um documento atravs de tcnicas especificas.
Pintura de Jesus do Sc. 19, na Igreja do Santurio de Misericrdia de

Borja (Espanha 2012)
Montagem de documentos danificados CAMARA DOS DEPUTADOS (Manuscrito de Dom Pedro 2) 2011
Virgem das Rochas Leonardo da Vinci (500 anos)
Obra de Leonardo da Vinci
- Banho de gelatina: Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor;
- Tecido: Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente,mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade; - Silking: consiste na mesma idia do tecido, tendo como diferena bsica o tecido que e usado no processo crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, que eleva em muito o preo desse processo e que devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
- Laminao: o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornandoo imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal;
- Encapsulao: Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm,
deixando o documento solto dentro das duas lminas . A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de conservao de documentos.
- Migrao: Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo (DISKET para CD-ROM); b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado (Exp.: .DOC para .DOCX); c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por converso, atualizao ou reformatao (Migrao de plataforma = evoluo das plataformas de hardware e software* JAVA, C+, C++).
9. MTODO DE ARQUIVAMENTO O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivoados e pela estrutura da entidade (Arquivo: Teoria e prtica, pag. 61): Alfabtico Geogrfico Numrico Bsico Ideogrficos (Assuntos) Simples Cronolgico Dgitoterminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Numricos Unitermo ou Indexao coordenada
Padronizado
Variadex Automtico* Soundex* Mnemnico* Rneo* Sistema semi-direito*
Alfanumrico
- Consideraes IMPORTANTES: Esses mtodos pertencem a dois grandes sistemas: DIRETO (Voc busca diretamente no acervo) e INDIRETO (voc faz a busca por meio de instrumentos de pesquisa banco de dados que mostram a localizao e uma breve descrio do documento e seu assunto);
Mtodos = Bsico + Padronizado + Alfanumrico Sistemas = DIRETO + INDIRETO
294. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O mtodo numrico um mtodo de arquivamento indireto. Gab.: E 295. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Os mtodos de arquivamento do sistema direto so aqueles que exigem a consulta de um ndice ou de um cdigo Gab.: E 296 - (Funiversa - HFA /2009) Os mtodos de arquivamento dividem-se em dois grandes sistemas: (A) bsico e padronizado (B) direto e indireto (C) direto e semiestruturado (D) direto e semi-indireto (E) unitermo e indexao Gab.: B 297. (Cespe-UnB - MCT/2008) Os mtodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o mtodo alfabtico do sistema direto. Gab.: C
299. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao. Gab.: C 300. (Cespe-UnB - ANAC/2009) Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. Gab.: C 301. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificao de documentos de arquivo exige conhecimentos no s da empresa ou do rgo pblico, mas tambm da natureza dos documentos a serem classificados. Gab.: C 302. (Cespe-UnB - MEC/2009) possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a organizao da documentao. Gab.: C
9. Mtodos de arquivamento BSICO a. Classificao Alfabtica Vantagens: rpido, direto, fcil e barato; Desvantagens: prvia determinao do nmero de divises alfabticas que devero compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso preceder um CUIDADOSO estudo sobre o grau de incidncia de nomes, letra por letra (evitar possveis erros por fadiga). A classificao alfabtica o sistema de classificao mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se primeira vista nos d a sensao de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade aparente. Quando a documentao a ser classificada pouco numerosa e se refere a pessoas fsicas, so poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da documentao for elevado surge o problema dos homnimos. A classificao numrica utiliza a sequncia natural dos nmeros inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. 260. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Alm dos cdigos numricos e alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao dos itens. Gab.:C 261. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica. Gab.:E
262. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Gab.:C
Regras para a ALFABETAO

- Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. - Quando houver sobrenomes iguais, prevalece ordem alfabtica do prenome. Exp.: Cabral, Pedro lvares; Teixeira, Anbal; Teixeira, Marilda. - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exp.: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo - Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Santa Rita, Waldemar; Santo Cristo, Luciano; So Paulo, Carlos. - As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, Jos - Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um,
uma, no so considerados. Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome. Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique - Os ttulos no so considerados na alfabetao. So Colocados aps o nome, entre parnteses. Campos, Milton (Ministro); Ferreira, Andr (Professor); Pereira, Paulo (General); Teixeira, Pedro (Dr.). - Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver regras ns 10 e 11). Aubert, Georges; Mller, Paul; Schmidt, Jorge. - As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escrita com letra maiscula. Capri, Giulio di; Mc Adam, John; OBrien, Gordon; - Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome. Arco y Molinero, Angel de;
Oviedo y Baos, Jos de; Pina del Mello, Francisco de. - Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Al Ben-Hur; Li Yutang; - Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem se transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos iniciais entre parnteses aps o nome. lvaro Ramos & Cia. Colegial (A); Embratel; Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The); - Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros devem aparecer no fim, entre parnteses. Conferncia de Pintura Moderna (II); Congresso de Geografia (Quinto); Congresso de Geologia (3); Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66; Nome de pessoas fsicas 308. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Joo Barbosa arquivase como Barbosa, Joo. Gab.: C
309. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Gab.:C 310. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) No arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabtica do prenome. Gab.:C Sobre nomes compostos 313. (Cespe-UnB-MPE/AM adaptada / 2008) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Gab.:C 314. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo. Gab.:C 315. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Gab.:C 321. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) A regra de alfabetao para nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o nome Maria Jos da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria Jos.
Gab.:E 322. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de Gab.:C 325. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) Na alfabetao do nome Roberto de Santana Jnior, deve ser considerada a seguinte forma: Jnior, Roberto de Santana. Gab.:E 326. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Quanto ao correto emprego das regras de alfabetao nos nomes apresentados, assinale a opo correta. (A) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo. (B) Michel So Paulo - Paulo, Michel S. (C) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de (D) Juliano de Loureno Neto - Neto, Juliano de Loureno Gab.:c 329. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na ordenao alfabtica de pastas abertas por nome de personalidades, os ttulos no so considerados na alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre parnteses. Gab.:C 330. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza Gab.:E 332. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na alfabetao de nomes de espanhis, o registro feito pelo prenome. Gab.:E 333. (Cespe-UnB-TRT 16 Regio / 2005) Os autores espanhis devero ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baos e Oviedo, Francisco Carbalhal. Gab.:E b. Geogrfico o mtodo que se utiliza para a organizao dos documentos a sua procedncia ou local de produo; Estado - Ordem alfabtica; - Dentro de cada Estado a capital deve vir em primeiro lugar seguido pelas demais cidades; - Goinia (capital); - Alexnia; - Caldas Novas; Gois - Cristalina; - Itumbiara; - Mozarlndia; - Rio Verde. Por Pas - Ordem alfabtica; - Dentro de cada Pas a capital deve vir em primeiro lugar
seguido pelas demais cidades; Braslia (capital federal); Acre, Alagoas, Amap, Amazonas, Bahia, Cear, Esprito Santo, Gois, Mato Grosso do Sul, Mato Grosso, Maranho, Minas Gerais, Brasil Par, Paraba, Paran, Pernambuco, Piau, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro, Roraima, Rondnia, So Paulo, Santa Catarina, Sergipe e Tocantins; 265. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representao regional, um cidado comum pode enviar carta com reclamao, elogio ou sugesto, e ela ser encaminhada Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de: (1) Santa Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado; (5) Porto Alegre., Dever fazer a ordenao dessas cartas. Se for utilizado o mtodo geogrfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e correspondente, a ordenao ser a seguinte: (A) 5,4,3,2,1 (B) 5,2,4,3,1 (C) 4,3,2,5,1 (D) 2,4,3,5,1 (E) 1,2,4,3,5
Gab.: b
c. Classificao Numrica - Vantagens: muito mais simples de ser usado, no tem limitao de classes, torna possvel detectar a ausncia de um documento pela ausncia do nmero sequencial; - Desvantagens: dificuldade de localizar um documento ou processo quando atribudo um nmero errado; A classificao alfa-numrica resulta da combinao dos sistemas de classificao alfabtica e numrica. Baseia-se, na atribuio de um nmero ou conjuntos de nmeros a uma determinada classe alfabtica para posterior arquivamento e localizao. Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos documentos e processos, j que estes so localizados pelo nmero atribudo a classe, procurando-se a seguir, na sequncia alfabtica. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espao compreendido pela classe. i. Simples Uso de numerao sequencial para organizar o acervo; ii. Cronolgica - Vantagens: possibilitar agrupamentos de um nmero de documentos de acordo com as divises naturais de tempo (ano, meses, semanas, dias, horas) e normalmente usado em conjunto a outro mtodo; - Desvantagens: possui series documentais limitadas e necessidade de complementao por outro mtodo;
A classificao cronolgica tem por base a possibilidade em agrupar determinado nmero de documentos de acordo com as divises naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, muito semelhante ao sistema numrico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinao com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabtico. iii. Digito Terminal Usado para grandes nmeros (2 ltimos nmeros); Ofcio 34729/2010 01/10/2010 Memorando 87639/2007...
d. Classificao Ideogrfica - Vantagens: classificao ideolgica/ideogrfica/metdica/analtica baseia-se na diviso dos assuntos/ideias referentes a um mesmo assunto ou rea do conhecimento ordenados por ordem alfabtica; - Desvantagens: Limite de classes e necessidade de complementao por outro sistema de ordenao. - Mtodo ideogrfico aquele que organiza os documentos por assunto. A classificao ideolgica, tambm designada como ideogrfica, metdica ou analtica baseia-se, fundamentalmente, na diviso de assuntos, ideias, conceitos e outras divises, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabtica.
Este sistema parte da anlise de um assunto e divide-o em grupos e sub-grupos com caractersticas cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido grande variedade de palavras com significados anlogo. A tcnica que se costuma aplicar na diviso dos assuntos a seguinte: - Diviso do assunto em captulos; - Diviso de cada captulo em famlias; Obs.: A diviso de cada famlia em grupos, representando assuntos especializados diviso eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma diviso particular 278. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) A criao de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do mtodo ideogrfico. Gab.: C 279. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenamento considerados mais eficientes o ideogrfico, no qual os documentos recebem nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, que so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse caso, o arquivamento feito considerando um grupo de cada vez. Gab.: E 280. (Funiversa Terracap 2010) O mtodo de arquivamento que separa os documentos por assunto o: (A) ideogrfico. (B) alfabtico. (C) numrico. (D) geogrfico. (E) cronolgico. Gab.: A
10. Mtodos Ideogrficos alfabticos - Dicionrio: Os assuntos so ordenados alfabeticamente, em um nico nvel. - Enciclopdio: Os assuntos so ordenados alfabeticamente, em vrios nveis hierarquizados. 283. (FCC-TRE/PB / Arquivista - 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituio utiliza o seguinte esquema: COMUNICAES Correios Internet Rdio Telex MATERIAL Aquisio Baixa ORAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admisso Frias Gratificaes Licenas Trata-se do mtodo (A) enciclopdico. (B) dicionrio. (C) unitermo. (D) duplex.
(E) dgito-terminal. Gab.: A 11. Mtodos ideogrficos numricos - Mtodo decimal: Organiza os assuntos por cdigo, sendo limitado a 10 classes em cada nvel; - Mtodo duplex: Organiza os assuntos por cdigo, apresentando classes ilimitadas. 285. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. Gab.:C 286. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico. Gab.:C 287. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo de arquivamento duplex a possibilidade de criao de classes ilimitadas. Gab.:C 288. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes. Gab.:C 289. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento duplex apresenta como desvantagem definio de apenas dez classes.
Gab.:E
Mtodo de arquivamento PADRONIZADO a. Variadex: este mtodo uma variante do mtodo alfabtico. Neste mtodo, h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento, sendo que este preconiza minimizar as dificuldades apresentadas pelo mtodo nominal para tanto foi introduzido o uso das cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92) 259. (Cetro Embrapa 2010) O mtodo variadex uma variante do alfabtico e utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. Gab.:C 260. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Alm dos cdigos numricos e alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela
realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao dos itens. Gab.:C 261. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica. Gab.:E 262. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Gab.:C 263. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos. Gab.:C
Curiosidade!!! Mtodo utilizado pelas bibliotecas para organizar o seu acervo de livros o da CLASSIFICAO DECIMAL Mevil Dewey
Classificao Decimal O sistema de classificao decimal pode ser considerado um critrio classificativo resultante da combinao da classificao numrica com a ideolgica. Este mtodo classificativo foi idealizado pelo bibliotecrio norteamericano Mevil Dewey que a definia, na essncia, como uma classificao de assuntos relacionados a um ndice relativo. No s foi criada para a arrumao dos livros nas prateleiras, mas tambm para indicaes nos catlogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literrio de qualquer espcie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estados Unidos da Amrica e com bons resultados. A classificao decimal consiste, essencialmente, na diviso dos assuntos ou matrias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Classificao Decimal Universal (CDU) A classificao Decimal Universal (CDU) um esquema de classificao uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e
internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano. Criada por: Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edio do que viria a ser a Classificao Decimal Universal. Definio: A CDU um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, so divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito traduzido por uma notao numrica ou alfanumrica, por exemplo, ao conceito geral de educao corresponde a notao numrica 37. A CDU baseia-se em trs princpios fundamentais os quais so: - Classificao: por ser uma classificao no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes. - Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vrios aspectos. - Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adio de cifras decimais. Exemplo: 0 Generalidades; 1 Filosofia. Psicologia; 2 Religio. Teologia; 3 Cincias Sociais; 4 Classe atualmente no usada; 5 Cincias Exatas. Cincias naturais; 6 Cincias Aplicadas. Medicina. Tecnologia; 7 Arte. Arquitetura. Recreao e Desporto;
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1. Leis ESPECIFICAS!!! Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados Lei 8159/96

As aes visando consolidao da poltica nacional de arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. considerado DEVER do poder pblico? A GESTO documental e a PROTEO especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova informaes.
A gesto/proteo documental conferidas aos documentos de arquivo serve como? INSTRUMENTO de apoio : Administrao/
Cultura/ Desenvolvimento cientfico/ Elemento de prova e informao. O que seriam arquivos? So os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, PESSOAS FSICAS e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, em qualquer suporte da informao ou a natureza dos documentos; Defina gesto da informao? o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua PRODUO, TRAMITAO, USO, AVALIAO e ARQUIVAMENTO (=PAATU) em fase corrente e intermediria visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. O cidado possui o direito de receber dos rgos pblicos informaes? Somente informaes de INTERESSE PARTICULAR ou de interesse coletivo/geral, contidas em documentos de arquivo, salvo no caso de arquivos sigilosos. A violao ao sigilo de documentos incorrera em? Direito de indenizao pelo dano MATERIAL ou MORAL decorrente da violao do sigilo, SEM prejuzo da ao PENAL/CIVIL/ADMINISTRATIVA cabvel. Defina arquivo pblico? o conjunto de documentos PRODUZIDOS e RECEBIDOS no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal/E/DF/M em decorrncia de suas funes administrativas/legislativas/judicirias. ESQUEMATIZAO = Documentos Produzidos/Recebidos por: rgos Pblicos (+) Instituies de carter Pblico (+) Entidades privadas gestoras de servios pblicos. OP+ICP+EGSp
Definio de arquivos - Correntes: so os arquivos utilizados frequentemente; - Intermedirios: sos os arquivos utilizados com menos frequncia, mas que ainda possuem valor administrativo, estes podero ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. - Permanentes: o conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Para que ocorra a ELIMINAO de documentos produzidos por instituies pblicas somente se dar? Mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Os arquivos PRIVADOS podero ser identificados como de interesse pblico e social? Desde que sejam considerados como conjunto de fontes relevantes para a histria e para o desenvolvimento cientfico nacional. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser alienados/transferidos para o exterior? Os arquivos PRIVADOS de interesse pblico e social no podero ser ALIENADOS com disperso ou PERDA DA UNIDADE documental, nem TRASFERIDOS para o exterior. Obs.: Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Como que se dar o acesso aos documentos arquivsticos privados identificados como de interesse pblico ou social? O acesso a estes documentos poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Poder ocorrer a transferncia dos arquivos privados com interesse pblico ou social? Estes podero ser DEPOSITADOS a ttulo revogvel OU DOADOS a instituies arquivstica pblica. Existe algum arquivo privado que ser AUTOMATICAMENTE identificado como de interesse pblico e social?
Os REGISTROS civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil. Qual o prazo mximo de acesso restrito dado a um documento? - Documentos sigilosos que representem risco a: SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO, bem como necessrios a INVIOLABILIDADE DA INTIMIDADE, VIDA PRIVADA, da HONRA e da IMAGEM DAS PESSOAS tero como prazo mximo 30 anos (prorrogvel por igual perodo uma nica vez); - Documentos sigilosos referentes HONRA e IMAGEM das pessoas ter um prazo mximo de 100 anos, a contar da sua data de produo. SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO (+) INVIOLABILIDADE DA INTIMIDADE (+) VIDA PRIVADA (+) DA HONRA (+) DA IMAGEM DAS PESSOAS Existe alguma situao em que os documentos considerados sigiloso serem exibidos? O poder judicirio, EM QUALQUER INSTNCIA, poder determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Aquele que DESFIGURAR ou DESTRUIR documentos de valor permanente ou considerados de interesse pblico e social ficar sujeito h? Responsabilizao PENAL/CIVIL/ADMINISTRATIVA na forma da legislao em vigor. Quem definir a POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS?
Fica criado a CONARQ (conselho nacional de arquivos), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos como rgo central do SINAR.
Conselho Nacional de Arquivos - Conarq (Dec. 4073/02)

O CONARQ vinculado a quem? vinculada ao Arquivo Nacional; O SINAR vinculado a quem? O SINAR tem como rgo central o CONARQ. Qual a finalidade da CONARQ? Art. 1 + 7 - Definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados; - Exercer a orientao normativa visando gesto documental; - Proteo especial aos documentos de arquivo; - Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados**; - Dar funcionamento ao SINAR (Sistema Nacional de Arquivos); Caber a quem dar apoio tcnico e legal a CONARQ? (art. 4) Caber ao ARQUIVO NACIONAL dar apoio tcnico e administrativo ao CONARQ. Onde ter SEDE a CONARQ? Ser na sede do ARQUIVO NACIONAL. Compete a CONARQ? - Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; - Promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas;
- Propor ao Ministro de Estado da Justia normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; - Identificar os arquivos privados de interesse pblico e social (A CONARQ envia solicitao + parecer ao Ministro de Estado e Justia com vistas que o Presidente da Repblica declare estes arquivos como sendo de interesse pblico, por meio de DECRETO, sendo que tal ato no implicar necessariamente na transferncia destes para uma entidade arquivstica pblica), CUIDADO caber recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justia; Documentos PRIVADOS declarados de INTERESSE PBLICO? - Podero ser ALIEANDOS, mas dever ser precedido de notificao Unio (Titular do direito de preferncia) para que se manifeste em no mx. sessenta dias se tem interesse na aquisio. - Os detentores destes arquivos DEVEM manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal/civil/administrativa quando desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. - A perda acidental/total/parcial de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de quaisquer documentos DEVER SER COMUNICADA ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores;
Sistema de Gesto de documentos de Arquivo SIGA

(Decreto 4915/03) Qual seria a definio de gesto de documentos? O conjunto de PROCEDIMENTOS e OPERAES tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Quais so as FINALIDADES almejadas pelo SIGA? - Garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao pblica federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; - Integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que o integram; - Disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; - Racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; - Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; - Preservar o patrimnio documental arquivstico da administrao pblica federal; - Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federa. Quem INTEGRA o SIGA? (Art. 3)
rgo Setorial
Unidades de coordenao vinculadas aos Ministrios/rgos
rgos Setoriais
rgo Central
Unidades vinculadas aos Ministrios
Arquivo Nacional
Comisso de Coordenao do SIGA 2. Microfilmagem de documentos oficiais (Lei 5433/96)
Unidades vinculadas aos rgos
Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 1... 5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente. O que se ENTENDE por microfilme? Art. 3 Dect. 1799/96 o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos/dados/imagens por meios FOTOGRFICOS/ELETRNICOS em diferentes graus de reduo. O processo de microfilmagem autorizado aonde? Em todo o territrio nacional, autorizada a microfilmagem de documentos PARTICULARES e OFICIAIS arquivados, estes de rgos Federais/E/M. A microfilmagem ser feita em EQUIPAMENTO que? Art. 4, Dect. 1799/96 Garanta a FIEL REPRODUO DAS INFORMAES, sendo permitida a utilizao de qualquer MICROFORMA. A microfilmagem somente aplicada a documentos OFICIAS/PBLICOS? No aplicada tambm aos documentos particulares. Obs.: Dect. 1799/96, art. 1 - A microfilmagem abrangera os documentos: OFICIAS ou PBLICOS (de qualquer espcie ou suporte), produzidos ou recebidos pelos rgos dos Poderes E/J/L (+) ou da Administrao INDIRETA da U/E/DF/M (+) documentos PARTICULARES ou PRIVADOS, de pessoas fsicas ou jurdicas. Quais so os padres que a microfilmagem ser feita? A microfilmagem de qualquer espcie ser feita SEMPRE em filme original, com o MNIMO de 180 Linhas por milmetro de definio, garantida a SEGURANA e a QUALIDADE de imagem e de reproduo. Os microfilmes possuem valor legal?
Os microfilmes de que trata a Lei 5443/96 (certides/traslados/cpias fotogrficas) obtidos DIRETAMENTE dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Obs.: Dect. 1799/96 As autenticaes dos documentos acima extrada do microfilme tambm tero valor legal em juzo ou fora dele. Os documentos microfilmados podero ser ELIMINADOS? De acordo com os critrios da AUTORIDADE COMPETENTE poder se eliminar por incinerao/destruio mecnica/outro processo adequado que assegure a desintegrao. Onde devero ficar arquivado os NEGATIVOS resultantes da microfilmagem? Art. 1, 4, Lei 5443. Ficara arquivado na REPARTIO detentora do arquivo, vedada sua sada sob QUALQUER pretexto. Poder ocorrer a ELIMINAO ou TRANSFERNCIA para outro local dos documentos microfilmados mediante lavratura de termo em livro prprio pela autoridade competente. Quando ocorrer a microfilmagem de documentos com valor primrio (ou seja, em TRANSITO), estes podero ser eliminados? Para que se de a eliminao de documentos microfilmados em transito, estes devero ser arquivados (no podendo ocorrer eliminao antes). Ser OBRIGATRIO para efeito de segurana? A EXTRAO de filme cpia do original.
Ser possvel utilizar filmes AUTALIZVEIS para confeco do microfilme original ou da cpia de segurana? Ser vedada a UTILIZAO de filmes ATUALIZVEIS tanto para confeco do original quanto para cpia.
O armazenamento do filme original e de sua cpia se dar? Dar-se- em locais diferentes. Na microfilmagem existe um grau de reduo mximo? Art. 6 do Dect. 1799/96 No, apenas deve se observar que o grau de reduo dever garantir a ELEGIBILIDADE e a QUALIDADE de reproduo. Os documentos permanentes podero ser MICROFILMADOS? Sim, mas no podero ser eliminados aps tal ao, sendo os documentos permanentes INALIENAVEIS e IMPRESCRITIVEIS (art. 10 da 8159/91); Os documentos oriundos de microfilmes devero ser autenticados? Os TRASLADOS, as CERTIDES e as CPIAS em papel/filme de documento microfilmado para produzirem efeitos LEGAIS em juzo ou fora dele, devero estar AUTENTICADOS pela autoridade competente detentora do filme original. O Microfilme/Filmes cpias, produzidos no EXTERIOR tero valor legal? Podero ter valor legal em juzo ou fora dele quando: autenticados por autoridade estrangeira competente (+) tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, afirma da autoridade estrangeira que os houver autenticado (+) tiver traduo oficial. Por quanto tempo os microfilmes originais e os seus filmes cpias (de documentos sujeitos fiscalizao/Prestao de contas) devero ser guardados? Art. 19, Dect. 1799/96 Ser mantido pelo prazo de prescrio a que estaria sujeito o documento original.
Microfilmagem Decreto 1799/96

Do que se trata o Decreto 1799? Este regulamenta a MICROFILMAGEM de documentos oficiais; A MICROFILMAGEM poder ser usada em qualquer tipo de arquivo? Poder ser usado para documentos OFICIAIS ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes E/DF/M (+) ou da Administrao Indireta da U/E/DF/M (+) assim como nos documentos particulares ou privados de pessoas fsicas ou jurdicas. Alm do exposto acima o que mais ser regulado pelo Dec. 1799/96? A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora dele. O que se entende por MICROFILME? Seria o resultado do processo de reproduo em filme de DOCUMENTOS, DADOS e IMAGENS, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. A microfilmagem dever ser feita aonde? Em equipamento que garanta a FIEL REPRODUO das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. Obs.: Caso seja utilizado MICROFICHAS, alm destes procedimentos, tanto a ORIGINAL quanto a CPIA tero, nas sua PARTE SUPERIOR, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados a indexao. Caractersticas do MICROFILME?
De qualquer espcie ser SEMPRE feito em filme ORIGINAL, com no mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, GARANTIDA a segurana e QUALIDADE de imagem e de reproduo. Assim como: - Ser OBRIGATRIA para efeito de segurana a extrao de filme cpia do filme original; - Fica VEDADA a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer TIPO, tanto para a confeco do ORIGINAL, como para a extrao de cpias; - O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia! Cuidado, os NEGATIVOS resultantes da microfilmagem devero ficar arquivados na REPARTIO detentora do arquivo (Dect. 4553);
Na microfilmagem poder se utilizado que grau de reduo? Qualquer grau de REDUO, desde que garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo. Obs.: Quando o tamanho do ORIGINAL ultrapassar a dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento utilizado para a MICROFILMAGEM, esta poder ser feita por ETAPAS, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de que? De IMAGEM DE ABERTURA que conter: - Identificao do detentor dos documentos, a serem microfilmados; - Nmero do microfilme, se for o caso; - Registro no Ministrio da Justia; - Ordenao, Identificao e Resumo da srie de documentos a serem microfilmados; - Meno, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; - Nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - Nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem;
No final da microfilmagem de cada srie dever ser reproduzida? Imagem de ENCERRAMENTO imediatamente aps o ltimo documento, que conter: - Identificao do detentor dos documentos microfilmados; - Informaes complementares relativas a ORDENAO, IDENTIFICAO e RESUMO da srie de documentos microfilmados. - Termo de encerramento atestando a FIEL OBSERVNCIA s disposies legais. - Meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; - Nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem; Quando ocorrer erros: de srie, de seqncia, omitidos quando da microfilmagem OU documentos que as imagens no apresentarem legibilidade (por falha de operao ou problema tcnico), COMO se deve proceder? Quando ocorrerem tais situaes estes documentos problemticos sero reproduzidos posteriormente, no sendo PERMITIDO corte ou insero no filme original. Obs.: Quando for reproduzido tal documento que teve falha, este microfilmagem ser precedida de uma imagem de observao, que ter os seguintes elementos: - Identificao do microfilme, local e data; - Descrio das irregularidades constatadas; - Nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem; obrigatrio fazer indexao remissiva em quais casos? No caso de documentos microfilmados que contenham erros e sejam retificados em microfilmagem posterior; O que ocorrer caso a COMPLEMENTAO no caso de erro na microfilmagem no satisfaa os padres de qualidade exigidos? A microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente;
Para o processamento dos filmes sero utilizados? Equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade; Os documentos em TRAMITAO ou em ESTUDO podero ser microfilmados? A critrio da autoridade competente, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final; Como que se dar a ELIMINAO de documentos microfilmados? Ser feita por MEIOS que garantam sua INUTILIZAO, sendo a mesma precedida de Lavratura de termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia; A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se? Houver prevista na tabela de temporalidade do rgo (sendo que esta dever ser aprovada por autoridade competente na esfera de sua atuao) + autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Qualquer documento aps a microfilmagem poder ser ELIMANDO? Mesmo aps a microfilmagem de documentos de guarda PERMANENTES estes no podero ser eliminados, devendo ESTES serem recolhidos aos arquivos pblicos de sua esfera de atuao ou preservao pelo prprio rgos detentor. Para produzirem EFEITOS LEGAIS em juzo ou fora dele os documentos obtidos de microfilmes devero? Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados deveram estar AUTENTICADOS pela autoridade competente DETENTORA do filme original; Obs.: 1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilme de documentos privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja AUTENTIFICAO ser feita em CARTRIOS que satisfaam os requisitos legais.
Caso se trate de cpia em PAPEL extrada de microfilme de documentos privados, AUTENTICAO dever ser feito por meio de CARIMBO, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfaam os requisitos legais. A microfilmagem de documentos somente poder se feita pela Administrao pblica? Poder ser feita por EMPRESAS e CARTRIOS habilitados nos termos da lei; Obs.: As EMPRESAS ou CARTRIOS habilitados a fazerem microfilmagem ou reproduo destas devero obedecer ao que a lei especifica prescreve assim como dever ter registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que averiguar quanto ao cumprimento do disposto na lei.
As EMPRESAS e os CARTRIOS que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros devero fornecer OBRITORIAMENTE? Documento de garantia que DECLARE que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto na Lei + que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado + que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas. Os microfilmes e os filmes cpias produzidos no EXTERIOR somente tero valor legal em juzo ou fora dele quando? - Autenticados por autoridade estrangeira competente; - Tiverem reconhecido, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; - Forem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem de DOCUMENTOS SUJEITOS FISCALIZAO ou necessrios PRESTAO DE CONTAS devero ser mantidos por? Prazo de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Caso os CARTRIOS ou EMPRESAS, responsveis pela MICROFILAMGEM, registradas no Ministrio da Justia inflijam a lei, estes ficaro sujeitos a? Observado a gravidade do fato s penalidade de ADVERTNCIA ou SUSPENSO do registro sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis. Obs.: No caso de REINCIDNCIA por falta grave o registro para microfilmar ser CASSADO DEFINITIVAMENTE.
Resoluo 27 da Conarq Resumo

Esta resoluo define que o Poder Pblico, em cada esfera de governo (E,DF,M) dever? Definir, por meio de LEI ESPECFICA de arquivos, os CRITRIOS de organizao sistmica da gesto arquivstica de documentos pblicos e dos servios arquivsticos governamentais; Obs.: Legislao Estadual/Distrital/Municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais (Lei 8159/91 art. 21); Como que deve ser ENTENDIDO o ARQUIVI PBLICO? Deve se entendido com INISTITUIO do poder pblico que tem a FUNO de: implementar, acompanhar e supervisionar a gesto de documentos arquivsticos produzidos e recebidos pela Administrao Pblica em seu mbito de atuao (+) Promover a organizao, preservao e o acesso dos documentos de valor permanentes/histricos recolhidos dos diversos rgos e entidades dos E/DF/M. Quais so os REQUISITOS obrigatrios de um ARQUIVO PBLICO? - Personalidade Jurdica prpria, que integre administrao pblica DIRETA (seria um rgo que possui uma maior autonomia = rgo superior, autnomo...); - Infraestrutura fsica, material e tecnolgica adequadas para a GUARDA, ARMAZENAMENTO e PRESERVAO de documentos de acordo com as normas e legislao em vigor. - Recursos Oramentrios e Financeiros para a implementao e manuteno das polticas arquivsticas estabelecidas;
- Recursos Humanos Qualificados, dos quadros PERMANENTES da administrao pblica, para dar cumprimento s especificidades de suas atividades. O poder pblico dever promover programa de? Capacitao continuada dos recursos humanos dos arquivos pblicos e dos servios arquivsticos governamentais; Os editais para a realizao de concursos pblicos devero incluir? Dentre outras VAGAS para graduados em ARQUIVOLOGIA, visando incluso destes profissionais no quadro de pessoal permanente do Arquivo pblico e dos servios arquivsticos governamentais.
Resoluo 27 da Conarq Resumo

O que dever conter a LEI ESPECFICA que criar os arquivos nos E/DF/M? Critrios de organizao sistmica da gesto arquivstica de documentos pblicos; (+) Servios arquivsticos governamentais; (+) Sistema de arquivos que contemple programa de gesto de documentos de arquivos que contemple programa de gesto de documentos de arquivo; (+) Mecanismo de difuso e acesso aos registros pblicos; Poder ser criado um programa de gesto de documentos de arquivo que englobem 1 ou mais esferas de Poderes? Sim poder ser criado um programa de Gesto arquivstica que englobe 1 ou mais esferas de poder, sendo tal arquivo INTEGRARA o SINAR;
Os PROGRAMAS DE GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS dos E/DF/M devero CONTEMPLAR? - Mecanismos para a elaborao e aplicao de plano de classificao de documentos para as atividades-meio, em consonncia com as diretrizes da CONARQ e determinao para a concepo de um plano de classificao relativo s atividades finalsticas dos rgos e entidades de se mbito de atuao; - Estratgias para a elaborao e aplicao de tabelas de temporalidade e destinao de documentos para as atividadesmeio, em consonncia com as diretrizes do CONARQ e determinao para a concepo das tabelas de temporalidade e destinao de documentos relativos s atividades finalsticas dos rgos e entidades do seu mbito de atuao; - Programa de preservao documental, contemplando as etapas de produo, armazenamento relativas s atividades finalsticas dos rgos e entidades do seu mbito de atuao; - Programa de preservao documental, contemplando as etapas de produo, armazenamento e manuseio do documento arquivstico em todos os suportes; - Diretrizes para normalizao de INSTRUMENTO DE PESQUISA ou de recuperao de informaes com base na Norma Brasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para garantir o acesso documentao de valor permanente; Determinao para que a AQUISIO ou o DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil Modelo de requisitos para sistemas informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos aprovado pelo CONARQ;
_____________________________________________________
Encerramos a Matria de ARQUIVOLOGIA para o CNJ 2012/ TJDFT 20013, desejo a TODOS bons estudos e sucesso nos seus objetivos de vida! No deixe de fazer a lista de exerccios EXTRA! Questes atuais de concurso, comentadas, voltadas para a Banca FGV, ESAF e CESPE (Aula 1, Aula 2, Aula 3, Desafio Lista CAVEIRA e Resoluo da Prova do concurso Ministrio da Fazenda Comentado). Dvidas podero ser encaminhadas ao e-mail: Raphael.unb@gmail.com.br !
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BIBLIOGRAFIA UTILIZADA 1. COMO FAZER CONSERVAO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS - Norma Cianflone Cassares - colaborao: Cludia Moi Volume 5 So Paulo 2000; 2. NOBRADE - Norma brasileira de descrio arquivstica - Rio de Janeiro 2006; 3. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001; 4. Gesto Documental Aplicada - Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre - Site: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf; 5. Arquivos Permanentes: Tratamento documental (T.A. Queiroz, 1991 - 198 pagesHelosa Liberalli Bellotto); 6. Lei 8159 de 1991(acessada em 30/08/2012); 7. Resoluo 14 do CONARQ (acessada em 30/08/2012);
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1. Introduo disciplina de arquivologia

DIFERENA ENTRE: BIBLIOTECA X ARQUIVO X MUSEU

c) II e IV. d) III e V. e) IV e V. Gab.: D

DEFINIES IMPORTANTES PARA INICIARMOS O NOSSO ESTUDO

a. Organicidade. b. Sucesso arquivstica. c. Jurisdio arquivstica. d. Integridade. e. Temporalidade.

Quadro RESUMO DOCUMENTOS Correntes Intermedirios

Menos usados/movimentados; Pouco utilizado;

Tela inicial de um sistema de Protocolo

Secreto Confidencial Reservado

At 30 anos (Renovvel por +30 anos) At 20 anos At 10 anos At 5 anos

At 50 anos (renovvel indefinidamente) At 30 anos At 20 anos At 10 anos

Arquivo para guarda de microfilme

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Arquivo para guarda de documentos em papel

Arquivo deslizante, Arquivo de pastas suspensas e Mquina de digitalizao.

Como ser IMPLEMENTADA a Gesto documental:

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CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

2.1. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

- Documentos TEXTUAIS: so documentos cuja informao esteja em modo escrito ou textual.

- Documentos MICROGRFICOS: arquivos em suporte FLMICO resultantes da microrreproduo de documentos (Microfilmagem).

desenhos e gravuras, iconogrficos.

instruo normativa, informe, convite e telegrama so exemplos de tipologias documentais.

Forma fsica diversa; Campo especifico do conhecimento/Assunto;

102. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos mdicos so considerados especializados.

5.4. Suporte da informao

Documento deteriorado - Instituto Criminal do MA (ICRIM) 2012

Diferenas entre conservao e restaurao

Impedir que o documento se degrade, o objetivo mant-lo em seu estado original.

o de Recuperar o documento do degradado, reaver seus estado fsico e suas o informaes. de

Procedimentos em estruturas fsicas do acervo, como nos edifcios, mveis e etc.

8. PRINCIPAIS OPERAES DE CONSERVAO Fatores:

Suporte Suporte Papiro Pergaminho

Espcie documental: Pinturas Rupestres, Escultura;

Dinheiro destrudo por Cupins (R$ 68Mil)

TCNICAS E MATERIAIS USADOS PARA TRATAMENTO DE DOCUMENTOS DETERIORADOS

Materiais usados para restaurao

Material de proteo pessoal

- Restaurao: processo de revitalizar partes de um documento atravs de tcnicas especificas.

Pintura de Jesus do Sc. 19, na Igreja do Santurio de Misericrdia de

Virgem das Rochas Leonardo da Vinci (500 anos)

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8 Lingustica. Lngua. Literatura; 9 Geografia. Biografia. Histria. ___________________________________________________________

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Conselho Nacional de Arquivos - Conarq (Dec. 4073/02)

Sistema de Gesto de documentos de Arquivo SIGA

Unidades vinculadas aos Ministrios

Comisso de Coordenao do SIGA 2. Microfilmagem de documentos oficiais (Lei 5433/96)

Unidades vinculadas aos rgos

Microfilmagem Decreto 1799/96

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