Guia Teorica Excel 2010

NIVEL: BSICO - INTERMEDIO
Por: Ing. Danny Riva
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UNIDAD 1: INTRODUCCIN A LOS ELEMENTOS DE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios y programacin avanzada con VBA.
BANDA DE OPCIONES
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
GUA TERICA DE EXCEL 2010
LA FICHA ARCHIVO
Haciendo clic en ARCHIVO que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.
LA BARRA DE FRMULAS
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
LA BARRA DE ETIQUETAS
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos GUA TERICA DE EXCEL 2010 3
LA BARRA DE ACCESO RPIDO

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos...
LA BARRA DE ESTADO
Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
UNIDAD 2: MOVIMIENTOS RPIDOS EN LA HOJA Y MTODOS ABREVIADOS

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa
TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. GUA TERICA DE EXCEL 2010 5
RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas. Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior
TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG
PRINCIPALES MTODOS ABREVIADOS

Combinadas con CTRL Tecla CTRL+C CTRL+B CTRL+G CTRL+L CTRL+N CTRL+P CTRL+V CTRL+X CTRL+Y CTRL+Z CTRL+Signo ms( +) CTRL+Signo menos (-) Descripcin Copia las celdas seleccionadas. Muestra el cuadro de dilogo Buscar y remplazar con la ficha Buscar seleccionada. Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el formato de archivo actuales. Muestra el cuadro de dilogo Buscar y remplazar con la ficha Remplazar seleccionada. Aplica o quita el formato de negrita. Muestra el cuadro de dilogo Imprimir. Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y remplaza cualquier seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. Corta las celdas seleccionadas. Repite el ltimo comando o accin, si es posible. Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o eliminar la ltima entrada que escribi. Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco. Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.
Combinadas con otras teclas Tecla TECLAS DE DIRECCIN Descripcin - Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de la regin de datos (regin de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que est delimitado por celdas vacas o por los bordes de la hoja de datos.) en una hoja de clculo.
TECLAS DE DIRECCIN MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccin de celdas. CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin de celdas a la ltima celda no vaca de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda est en blanco, extiende la seleccin a la siguiente celda que no est en blanco. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones est seleccionada. Cuando un submen est abierto o seleccionado, estas teclas de direccin alternan entre el men principal y el submen. Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un men o un submen. Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas. - En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada. - Cancela una entrada en la celda o en la barra de frmulas. - Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana de mensaje abiertos. - Tambin cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado. - Va al principio de una fila de una hoja de clculo. - Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL est activada. - Selecciona el primer comando del men cuando un men o un submen estn visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de clculo. CTRL+MAYS+INICIO amplia la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja de clculo. - Baja una pantalla en una hoja de clculo. ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo. CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro. CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro. - Sube una pantalla en una hoja de clculo. ALT+RE PG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de clculo. CTRL+RE PG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+MAYS+RE PG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro. - En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificacin. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de clculo.
ESC
INICIO
AV PG
RE PG
BARRA ESPACIADORA
BARRA ESPACIADORA MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de clculo. CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de clculo. - Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona la regin actual. Si presiona CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo. - Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de clculo. ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el men Control de la ventana de Microsoft Office Excel. - Mueve una celda a la derecha en una hoja de clculo. - Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida. - Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo. MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o a la opcin anterior de un cuadro de dilogo. CTRL+TAB pasa a la siguiente hoja de clculo abierta o a la ficha siguiente en un cuadro de dilogo. ALT+TAB pasa a otra ventana, de cualquier documento abierto.
TAB
UNIDAD 3: INGRESO Y MODIFICACIN DE DATOS

INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, valores lgicos o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:
>INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
>TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda

activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
>CUADRO DE ACEPTACIN:
Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre
l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. GUA TERICA DE EXCEL 2010
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea remplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. Si se desea remplazar el contenido de una celda por otro distinto, pero que se repite varias veces en una rango de datos, se utiliza el mtodo abreviado CTRL + L, abrindose as el cuadro de Dialogo de Buscar y remplazar.
ERRORES EN LAS FORMULAS INGRESADAS

Puede que al introducir una frmula nos aparezca como contenido de la celda lo siguiente: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. #TEXTO siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
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EL AUTORRELLENO DE CELDAS
Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. 3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.
4. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. 5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. 6. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. 7. Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:
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UNIDAD 4: FORMATO DE DATOS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente.
FORMATO DE FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.
FORMATO DE ALINEACIN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
FORMATO DE NMERO
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. 12
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato.
FORMATO PERSONALIZADO
Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).
La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes.
. : Punto decimal. % : Smbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notacin cientfica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe \ : Muestra el siguiente caracter en el formato.
* : Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio "texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta,
Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico. m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12).
mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31). dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23). m o mm : Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (0059).
s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora
en formato 24 horas.
ESTILOS PREDEFINIDOS
Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opcin son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la seccin Estilos encontrars los botones Dar formato como tabla y Estilos de celda.
FORMATO COMO TABLA

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. Seleccionar Dar Formato como Tabla en el Grupo estilos de la Ficha Inicio o Tabla en la ficha Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla. Dar Formato como Tabla tiene las siguientes ventajas sobre un Rango normal de datos, y son las siguientes: 1. Podemos tratar a nuestro rango de datos como una Unidad, que permite darle formatos, actualizaciones, etc. a todo el rango en conjunto. 2. Podemos insertar tantas columnas o filas nuevas como queramos y donde queramos, ya que siempre quedar vinculada y formar parte de nuestra 'Tabla'.
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe 3. Al insertar una formula sta se adapta a la Tabla, se autorrellena con el mismo formato hasta el ltimo registro de la 'Tabla'; y no slo eso, si no que adems, al ir introduciendo nuevos registros la columna que hayamos aadido se actualizar automticamente.
4. Podemos insertar una fila de Totales, para clculos bsicos como sumar, promediar, contar, etc.
5. Cuando no queramos seguir trabajando y haciendo uso de las ventajas de la Tabla nos iremos a las Herramientas de la tabla y la convertiremos en rango, respetando todas las formulaciones aadidas, pero cambindolas por las referencias relativas o absolutas correspondientes a las celdas afectadas.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.
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Hay que seguir los siguientes pasos: Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la ficha Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. Si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.
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UNIDAD 5: FRMULAS Y FUNCIONES BSICAS

Esta unidad es una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel.
OPERADORES MATEMTICOS
Para operaciones matemticas necesitamos los operadores aritmticos de la tabla. El operador de exponenciacin se obtiene con ALT + 94
OPERACIN Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin Negacin Concatenacin OPERADOR
+ -
*
/ ^ &
Observaciones: Para operaciones matemticas hay que respetar la prioridad de las operaciones, primero potencia, divisin, multiplicacin y radicacin luego se realiza la suma y resta. No hay que colocar parntesis entre operaciones si no es necesario. Ejemplo: = (A5*B1)/A2 no es necesario los parntesis, basta con colocar = A5*B1/A2 El operador de concatenacin (&) se utiliza para unir varios valores en una celda, los valores pueden ser numricos, de texto o lgicos. Los valores de texto siempre se colocan entre comillas dentro de la frmula de concatenacin, para valores numricos y lgicos no son necesarios las comillas. Ejemplos: = 45&10 Resultado: 4510 = Frmula&- &1 Resultado: Frmula-1
LA AUTOSUMA Y LAS FUNCIONES MS FRECUENTES

En la ficha Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones.... Para utilizar stas opciones, asegrate de que debes seleccionar la celda en que quieres que se realice la operacin antes de pulsar el botn.
LAS REFERENCIAS
Las referencias pueden ser de tres tipos: 1. REFERENCIAS RELATIVAS : Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son relativas a la celda que las contiene. 2. REFERENCIAS ABSOLUTAS : Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar. Podemos utilizar la tecla F4 para colocar rpidamente los dlares a la referencia. 3. REFERENCIAS MIXTAS : Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. Si digitemos dos veces la tecla F4 el dlar se posicionar delante de la fila, y cuando digitemos 3 veces se posicionar delante de la columna. Ejemplos:
RELATIVAS Referencia con fila y columna relativa MIXTAS
=C9
=C$9 Referencia con fila relativa y columna absoluta .. =$C9

Referencia con fila absoluta y columna relativa .. ABSOLUTA Referencia con fila y columna absolutas ...
=$C$9
LOS NOMBRES DE CELDA Y RANGO DE CELDAS

Establecer y nombrar celdas o el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos:
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1) Seleccionamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero.
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos. 4) Para editar o eliminar un nombre creado vamos a la ficha formulas y abrimos el Administrador de Nombres.
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UNIDAD 6: FUNCIONES EN EXCEL

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y que devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
SINTAXIS DE UNA FUNCIN = nombre_funcin (argumento1, argumento2, , argumentoN) REGLAS PARA EL INGRESO DE UNA FUNCIN
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo = Primero se ingresa el nombre de la funcin, se ver una lista de funciones que servir de gua para escoger la funcin a usar, una vez escogido el nombre de la lista, hacer click en la tecla TAB para que complete automticamente el nombre de la funcin con un parntesis .
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejar espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Si los argumentos tienen corchetes, as: [Arg1], significa que son argumentos opcionales. Los argumentos deben de separarse por una coma (,) o un punto y coma (;) dependiendo de la configuracin del excel.
ASISTENTE PARA FUNCIONES

Tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la ficha Frmulas
Elegir la opcin Insertar funcin. 21
RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin :
CATEGORIAS DE LAS FUNCIONES

Excel tiene 11 categoras de Funciones: FUNCIONES DE CUBO FUNCIONES DE BASE DE DATOS FUNCIONES DE FECHA Y HORA FUNCIONES DE INGENIERA FUNCIONES FINANCIERAS FUNCIONES DE INFORMACIN FUNCIONES LGICAS FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS FUNCIONES ESTADSTICAS FUNCIONES DE TEXTO
De las cuales estudiaremos las ms importantes y usadas.
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FUNCIONES MATEMTICAS
1 ENTERO Sintaxis nmero Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. ENTERO(nmero) es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms prximo.
2 REDONDEAR Sintaxis
Redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. REDONDEAR(nmero, nm_decimales)
nmero es cualquier nmero real que se desea redondear. nm_decimales nmero de decimales al que desea redondear el argumento de nmero.
3 SUMA Sintaxis nmero1, nmero2, ...
Suma todos los nmeros de un rango. SUMA(nmero1, [nmero2], ...) son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
4 SUMAPRODUCTO
Multiplica los componentes correspondientes de las matrices suministradas y devuelve la suma de esos productos. SUMAPRODUCTO(matriz1, [matriz2], [matriz3], ...) son de 2 a 255 matrices cuyos componentes desea multiplicar y despus sumar.
Sintaxis matriz1, matriz2, matriz3, ...
5 SUMAR.SI Sintaxis
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin. SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
Rango es el rango de celdas que desea evaluar. criterio es el criterio o condicin que determina qu celdas deben sumarse. Puede estar en forma de nmero, texto o expresin. Ejemplos de Criterios:
Nmeros: Texto: Expresin: 50 "Aprobado" ">20" 12.5 "ERROR" "<=10" 0.181 "NO HAY" "<"&SUMA("C10:C15")
Importante Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias. rango_suma del rango. es el rango de celdas que se van a sumar. Si se omite, se usarn las celdas
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FUNCIONES ESTADSTICAS
1 PROMEDIO Sintaxis nmero1, nmero2, ... Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. PROMEDIO(nmero1, nmero2, ...) son de 1 a 255 argumentos numricos de los que se desea obtener el promedio.
2 PROMEDIOA
Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos. PROMEDIOA(valor1, valor2, ...) son de 1 a 255 celdas, rangos de celdas o valores cuyo promedio se desea obtener.
Sintaxis valor1, valor2...
3 MAX Sintaxis nmero1, nmero2, ...
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. MAX(nmero1, nmero2, ...) son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.
4 MIN Sintaxis nmero1, nmero2, ...
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. MIN(nmero1, nmero2, ...) son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.
8 CONTAR Sintaxis valor1, valor2, ...
Cuenta el nmero de celdas de celdas de un rango que contienen nmeros. CONTAR(valor1, valor2, ...) son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
9 CONTARA Sintaxis valor1, valor2, ...
Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un rango. CONTARA(valor1, valor2, ...) son de 1 a 255 argumentos que representan los valores y las celdas que desea contar. Los valores pueden ser cualquier tipo de imformacin.
10 CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango.
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Sintaxis rango CONTAR.BLANCO(rango) es el rango del que se desea contar el nmero de celdas en blanco.
11 CONTAR.SI
Cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. CONTAR.SI(rango, criterio)
Sintaxis rango
Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterio Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Ejemplos de Criterios:
Nmeros: Texto: Expresin: 50 "Aprobado" ">20" 12.5 "ERROR" "<=10" "NO HAY" "<"&SUMA("C10:C15") 0.181
FUNCIONES LGICAS
1 SI Sintaxis Prueba_lgica FALSO. Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o
Valor_si_verdadero VERDADERO. Valor_si_falso
es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
2 Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO. Y(valor_lgico1, valor_lgico2, ...)
Sintaxis
valor_lgico1,... son de 1 a 255 condiciones que desea comprobar que pueden ser VERDADERO o FALSO.
3 O
Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSO. O(valor_lgico1, valor_lgico2, ...)
Sintaxis
valor_lgico1,... son de 1 a 255 condiciones que desea comprobar que pueden ser VERDADERO o FALSO.
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4 SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. SI.ERROR(valor, valor_si_error) es el argumento en el que se busca un error. es el valor que se devuelve si la frmula lo evala como error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!
Sintaxis Valor
Valor_si_error
FUNCIONES DE FECHA Y HORA

1 HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha. Sintaxis HOY() No tiene argumentos
2 AHORA
Devuelve la fecha y hora actual con formato de fecha y hora.
Sintaxis AHORA() No tiene argumentos
3 DIA Sintaxis nm_de_serie
Devuelve el da del mes ( 1 al 31) DIA(nm_de_serie) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
4 MES Sintaxis nm_de_serie
Devuelve el mes, del 1 (Enero) a 12 (diciembre) MES(nm_de_serie) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
5 AO Sintaxis nm_de_serie
Devuelve el ao, un nmero entero de 1900 a 9999 AO(nm_de_serie) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
6 FECHA Sintaxis
Devuelve el nmero de serie que representa una fecha determinada. FECHA(ao, mes, da)
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ao mes da es un nmero entre 1900 y 9999 es un nmero de 1 a 12 que representa el mes del ao. es un nmero de 1 a 31 que representa el da del mes.
7 HORA Sintaxis nm_de_serie
Devuelve la hora como un nmero de 0 a 23. HORA(nm_de_serie) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
8 MINUTO Sintaxis nm_de_serie
Devuelve el minuto como un nmero de 0 a 59. MINUTO(nm_de_serie.) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
9 SEGUNDO Sintaxis nm_de_serie
Devuelve el segundo como un nmero de 0 a 59. SEGUNDO(nm_de_serie.) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
10 NSHORA o TIEMPO
Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros en un nmero de serie de Excel, con formato de hora.
Sintaxis hora minuto segundo
NSHORA(hora, minuto, segundo) es un nmero entre 0 y 23 que representa la hora. es un nmero entre 0 y 59 que representan los minutos. es un nmero entre 0 y 59 que representan los segundos.
11 DIASEM Sintaxis nm_de_serie
Devuelve un nmero del 1 al 7 que identifica el da de la semana. DIASEM(nm_de_serie, tipo) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
Tipo
es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse.
Tipo
1 u omitido
Nmero devuelto
Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado).
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2 3 Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo). Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).
12 NUM.DE.SEMANA Sintaxis
Devuelve el nmero de semanas en el ao. NUM.DE.SEMANA(nm_de_serie, Tipo_devuelto) es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft Office Excel
nm_de_serie Tipo
es un nmero que determina en qu da comienza la semana. El valor predeterminado es 1.
Tipo
1 2
Una semana comienza

El domingo. Los das de la semana se numeran del 1 al 7. El lunes. Los das de la semana se numeran del 1 al 7.
13 SIFECHA
Calcula el nmero de das, meses o aos entre dos fechas dependiendo de un intervalo. SIFECHA ( fecha inicial, fecha final, "intervalo")
Sintaxis fecha_inicial, fecha_final intervalo
Fechas entre las que desea calcular la cantidad de das, meses o aos. Calculo que desea hacer.
stos son los intervalos disponibles. "d" Das entre las dos fechas. "m" Meses entre las dos fechas. "y" Aos entre las dos fechas. "yd" Das entre las fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo ao. "ym" Meses entre las fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo ao. "md" Das entre las dos fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo mes y ao.
FUNCIONES DE TEXTO
1 CONCATENAR Sintaxis texto1, texto2... nico. Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto. CONCATENAR(texto1, texto2, .) son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas.
2 IZQUIERDA
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto, segn el nmero de caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto, nm_de_caracteres)
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Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
Nm_de_caracteres
3 DERECHA
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto, segn el nmero de caracteres que especifique el usuario. DERECHA(texto, nm_de_caracteres) Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
Sintaxis Texto
Nm_de_caracteres
4 EXTRAE o MED
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique. EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres)
Sintaxis Texto
Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente. Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
5 LARGO Sintaxis Texto
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto. LARGO(texto) es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.
6 ESPACIOS Sintaxis Texto
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. ESPACIOS(texto)
es el texto del que desea quitar espacios.
7 MAYUSC Sintaxis Texto 8 MINUSC Sintaxis Texto
Convierte una cadena de texto en letras maysculas. MAYUSC(texto)
es el texto del que desea convertir en maysculas. Convierte una cadena de texto en letras minsculas. MINUSC(texto) es el texto del que desea convertir en maysculas.
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9 NOMPROPIO Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra. Convierte todas las dems letras a minsculas. NOMPROPIO(texto)
Sintaxis
Texto es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que se desea agregar maysculas.
FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

1 BUSCARV CONSULTAV Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)
Sintaxis
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Indicador_columnas el valor coincidente. Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada.
2 BUSCARH CONSULTAH
Busca un valor especfico en la primera fila de una matriz de tabla y devuelve, en la misma columna, un valor de otra fila de dicha matriz de tabla. BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, ordenado)
Sintaxis
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera fila de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Matriz_buscar_en Dos o ms filas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera fila de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Indicador_filas coincidente. Nmero de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARH va a buscar una coincidencia exacta o aproximada.
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UNIDAD 7: GRFICOS EN EXCEL

BENEFICIO DE LOS GRFICOS EN EXCEL
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. Un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
CREAR UN GRFICO
Hay dos formas de crear un grfico: Automticamente : - Se seleccionan los datos del rango de celdas que se quiere que participen en el grfico, - En la ficha Insertar de la Banda de opciones, escoger de la seccin Grficos el tipo de grfico que se quiere crear. Automticamente se tiene el grfico. Manualmente :
Se debe tener en cuenta que es una serie y 3 elementos importantes antes de crear el grfico:
Serie.- Es cada uno de los rangos de datos que se desean grficar, en las tablas por lo general se reconocen porque son datos numricos ubicados a partir de la segunda columna o fila de la tabla dependiendo de como estn ordenados los datos si de forma vertical u horizontal respectivamente. Cada serie tiene un nombre que por lo general es el nombre de su respectivo encabezado en la tabla. 1. Nombre de la Serie: Es el rotulo o encabezado del rango de datos que se desea grficar. Por lo general el nombre es un texto que se puede escribir o jalar como una referencia. 2. Valores de la Serie: Es el rango de datos que se desea grficar. Los valores son datos
numricos.
3. Etiquetas de Eje Horizontal: Es el rango de datos que identifican a los valores de la serie Por lo general estan como texto, el nmero de etiquetas debe ser el mismo que el nmero de valores de la serie.
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR UN GRFICO

1. Si se quiere graficar los datos de este tabla identificamos las series y los 3 elementos estudiados: Series: CANTIDAD y MONTO MUSD
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe 2. En la ficha Insertar de la Banda de opciones, escoger de la seccin Grficos el tipo de grfico que se quiere crear.
3. Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). 4. Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
AADIR UNA SERIE DE DATOS 1. Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles relacionadas con los Datos:
2. Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:
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3. En estas ventanas estn las series que se quieren agregar para graficarlas y los tres elementos estudiados. Cada vez que se quiera agregar una serie se presiona Agregar, luego proceder a darle nombre a la serie, ingresar los valores de la serie e ingresar las etiquetas de eje horizontal.
4. Una vez hecho todo lo anterior se tendr el grfico y mediante las pestaas diseo, presentacin y formato se modifica de acuerdo a criterio de cada uno.
25 20 20 15 10 5 0 Radiador Motor Mitsubishi Alternador Colector de escape Sistema elctrico Sistema de frenos 14.64 10 7.13 5.36 2 15.10 15 13.95
13 9.20 Cantidad 9 Monto MUSD
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CARACTERSTICAS DE UN GRFICO
Para agregar caractersticas a los grficos tenemos 3 fichas en las Herramientas de Grfico: FICHA DISEO: Son herramientas para dar diseos rpidos y predefinidos al grfico. Aqu se encuentra tambin el comando para Seleccionar datos y mover grfico.
FICHA PRESENTACIN: Son herramientas para dar todas las opciones relativas al aspecto del grfico, como son, Titulo, Ejes, Etiquetas de datos, leyenda, escalas, lneas de cuadrculas, etc.
FICHA FORMATO: Son herramientas para dar formato a todos los elementos del grfico, slo se debe seleccionar el elemento y se coloca el formato deseado, ya sea estilos de forma pre-establecidos, o manualmente, dar rellenos, contornos, color de fuente, etc.
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UNIDAD 8: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

CREAR UNA TABLA DINMICA Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a Etiquetas de Fila, el campo MES a Etiquetas de Columna y finalmente el campo IMPORTE a la seccin Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la ficha Opciones: GUA TERICA DE EXCEL 2010 37
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe RESUMIR UNA TABLA DINMICA Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn Opciones. GRFICOS CON TABLA DINMICA Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones. de la ficha
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RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.
40

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NIVEL: BSICO - INTERMEDIO

Por: Ing. Danny Riva

UNIDAD 1: INTRODUCCIN A LOS ELEMENTOS DE EXCEL

GUA TERICA DE EXCEL 2010

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

LA BARRA DE ACCESO RPIDO

GUA TERICA DE EXCEL 2010

UNIDAD 2: MOVIMIENTOS RPIDOS EN LA HOJA Y MTODOS ABREVIADOS

MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO

MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior

TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

PRINCIPALES MTODOS ABREVIADOS

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

UNIDAD 3: INGRESO Y MODIFICACIN DE DATOS

>TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda

Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre

ERRORES EN LAS FORMULAS INGRESADAS

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

UNIDAD 4: FORMATO DE DATOS

GUA TERICA DE EXCEL 2010

RIVATERRY ___________________________________________www.rivaterry.com.pe \ : Muestra el siguiente caracter en el formato.

FORMATO COMO TABLA

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

GUA TERICA DE EXCEL 2010

UNIDAD 5: FRMULAS Y FUNCIONES BSICAS

LA AUTOSUMA Y LAS FUNCIONES MS FRECUENTES

GUA TERICA DE EXCEL 2010

=C$9 Referencia con fila relativa y columna absoluta .. =$C9

LOS NOMBRES DE CELDA Y RANGO DE CELDAS

GUA TERICA DE EXCEL 2010

1) Seleccionamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero.

GUA TERICA DE EXCEL 2010

UNIDAD 6: FUNCIONES EN EXCEL

ASISTENTE PARA FUNCIONES

Elegir la opcin Insertar funcin. 21

GUA TERICA DE EXCEL 2010

CATEGORIAS DE LAS FUNCIONES

De las cuales estudiaremos las ms importantes y usadas.

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Redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. REDONDEAR(nmero, nm_decimales)

3 SUMA Sintaxis nmero1, nmero2, ...

Sintaxis matriz1, matriz2, matriz3, ...

GUA TERICA DE EXCEL 2010

Sintaxis valor1, valor2...

3 MAX Sintaxis nmero1, nmero2, ...

4 MIN Sintaxis nmero1, nmero2, ...

8 CONTAR Sintaxis valor1, valor2, ...

9 CONTARA Sintaxis valor1, valor2, ...

Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango.

GUA TERICA DE EXCEL 2010

Valor_si_verdadero VERDADERO. Valor_si_falso

es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es

es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.

GUA TERICA DE EXCEL 2010

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Devuelve la fecha y hora actual con formato de fecha y hora.

Sintaxis AHORA() No tiene argumentos

3 DIA Sintaxis nm_de_serie