Elabora hojas de clculo

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BLOQUE

Saberes

Reconoce la aplicacin de las hojas de clculo y las ventajas de su uso. Describe el entorno de trabajo de la hoja de clculo. Enuncia las ventajas del empleo de grficos.

Conocimientos

Elabora hojas electrnicas de clculo, mediante la aplicacin de frmulas y funciones, operaciones de edicin, insercin, formato y proteccin de la informacin en la solucin de problemas de cmputo del mbito escolar, favoreciendo un uso eficiente y responsable de la informacin.

Habilidades

Compara el uso de la hoja de clculo vs. otros mtodos de solucin considerando el problema a solucionar. Planea la hoja de clculo con base en las caractersticas del problema a resolver. Emplea los comandos de la hoja de clculo para procesar informacin. Emplea frmulas y funciones. Aplica referencias relativas y absolutas. Valida los datos de entrada. Ordena datos en la hoja de clculo. Genera series. Elabora y edita grficos con las caractersticas solicitadas. Comprueba los resultados de salida. Da formato a la hoja de clculo. Protege la informacin de la hoja de clculo con contraseas. Imprime la hoja de clculo en caso de ser requerido.

SUGERENCIA DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

UNIDAD DE COMPETENCIA

Elabora hojas de clculo como un recurso para el manejo de informacin y la solucin de problemas del mbito escolar y cotidiano.

Elabora un organizador grfico sobre las hojas de clculo: definicin, ventajas y entorno de trabajo. Desarrolla las prcticas propuestas sobre problemas reales y relacionados con otras asignaturas o con una problemtica de su inters, en el que aplica la hoja de clculo. Presenta al grupo el proyecto escolar realizado, destacando las competencias desarrolladas durante la elaboracin del mismo.

Actitudes y valores

Muestra iniciativa para aprender de forma autnoma mediante consulta de bibliografa y cursos gratuitos en lnea. Valora la importancia que tiene la planeacin. Demuestra creatividad en la elaboracin de hojas de clculo. Fomenta el empleo de medidas de proteccin de la informacin en el aula y fuera de ella. Asume una actitud responsable en el manejo de los datos de la hoja de clculo. Valora la importancia de optimizar el empleo de consumibles (tinta, papel, etctera) y su impacto ecolgico. Propone problemas escolares cotidianos que se pueden resolver mediante el empleo de hojas de clculo. Promueve el aprendizaje colaborativo, solicita o brinda apoyo a sus compaeros sobre el manejo de la hoja de clculo.

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INTRODUCCIN
Las hojas electrnicas de clculo son herramientas que ayudan al usuario a realizar, de forma ordenada y eficiente, operaciones matemticas complejas, clculos estadsticos, reportes con informacin numrica, grficos, etctera. Esta aplicacin informtica resulta de gran apoyo en diferentes reas como la estadstica, la administracin, las finanzas, la educacin, etc.; por ello es importante que el estudiante de bachillerato identifique las partes que componen a una hoja electrnica, aprenda a utilizarla y aplicarla, con la finalidad de resolver problemas cotidianos.

Actividad introductoria
1. Qu entiendes por hoja electrnica de clculo?

2. Define con tus propias palabras los siguientes conceptos: Fila

Columna

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Celda

Hoja

Libro

3. Cul sera la aplicacin ms comn que daras a una hoja electrnica de clculo?

APLICACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO Y LAS VENTAJAS DE SU USO

Antecedentes histricos de las hojas electrnicas de clculo
Existe una controversia entre diversos autores acerca del origen de las hojas electrnicas de clculo. Algunos afirman que tienen su origen en el ao de 1961, cuando Richard Mattessich public un artculo llamado Budgeting Models and System Simulation, donde expone ciertos modelos matemticos que pueden interpretarse como los algoritmos que dieron principio a las hojas electrnicas de clculo. Otros autores dan crdito de la creacin del concepto de las hojas electrnicas de clculo a Ren K. Pardo y a Remy Landau quienes, al graduarse de la Universidad de Harvard en 1970, trataron de patentar una serie de algoritmos, misma que fue rechazada por ser solamente una serie de pasos matemticos para la resolucin de problemas complejos. Finalmente, estos dos autores, en 1971, ganaron una apelacin y la patente fue aceptada, con lo que a partir de entonces se empezaron a formalizar las patentes de software que nos rigen en la actualidad.
El Nepohualtzitzin, de origen prehispnico, es un antiguo instrumento de clculo semejante a un baco en la que los aztecas efectuaban toda clase de operaciones. Fue concebido a lo largo de miles de aos de observaciones del comportamiento de las leyes de la naturaleza. Utilizado en la astronoma, al seguir el orden de las rbitas de varios planetas, as como la rbita de la Luna y de la Tierra. Esa especie de computadora desarrolla en el usuario una singular forma de pensar y de razonar los algoritmos matemticos: estimula la memoria y concentracin, agiliza la mente, fomenta la asociacin de ideas y agudiza el clculo mental.

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Figura 2.1 Excel es la hoja electrnica de clculo ms utilizada hoy en da.

A ver la pelcula Los piratas de Silicon Valley, la cual est basada en las vidas de dos de las mayores luminarias del mundo informtico moderno Bill Gates y Steve Jobs La pelcula fue estrenada por la cadena de TV cable TNT. El papel de Steve Jobs fue interpretado por Noah Wyle, en tanto que Anthony Michael Hall represent a Bill Gates.

Por otra parte, la mayora de los autores le dan el crdito a quien en realidad fue la primera persona en convertir todo el conjunto de ideas en una aplicacin de software, que no fue slo una serie de algoritmos o modelos matemticos, sino que resolva problemas matemticos complejos mediante una computadora. En la dcada de 1980, Dan Bricklin, un estudiante del Massachussets Institute of Tecnology (mit), mientras resolva un problema de contabilidad en el pizarrn, su maestro detect un error en uno de los pasos, por lo que le borr el resto de los clculos que haba realizado. Esto impuls a Bricklin a crear una aplicacin de software que, en caso de modificar alguno de los pasos de ese problema en especfico, recalculara todos los valores que le seguan. Esa idea fue posteriormente convertida por Bricklin en el primer software denominado VisiCalc, el cual fue muy popular. Actualmente existen muchas aplicaciones de software que se denominan Hojas electrnicas de Clculo, pero, sin duda alguna, la ms popular de las ltimas dos dcadas es Excel, de la empresa Microsoft, la cual forma parte de la Suite de Office. Por lo tanto, de aqu en adelante tomaremos a Excel como modelo para explicar las tareas ms comunes que tienen las Hojas electrnicas de Clculo.

Actividad
I. Realiza una consulta bibliogrfica, o investiga en la Internet sobre otras hojas electrnicas de clculo que se encuentran en el mercado, enunciando sus caractersticas. II. Haz una comparacin con tus compaeros de clase y juntos saquen sus propias conclusiones.

Concepto
Una hoja electrnica de clculo es una aplicacin dedicada al manejo de nmeros y frmulas matemticas representadas en una cuadrcula generalmen54

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te denominada tabla, la cual se compone de celdas organizadas en filas y columnas. Dichas celdas se encuentran relacionadas unas con otras, permitiendo realizar clculos de forma manual o automticamente, escribir textos y copiar frmulas. En cada celda se consigue introducir datos, que pueden ser numricos, alfabticos, frmulas, referencias o instrucciones para realizar clculos. Esta representacin grfica se debe a que el objetivo de las hojas electrnicas de clculo, en un inicio, fue resolver problemas contables. Posteriormente, a cada tabla se le dio el nombre de hoja porque, al igual que en la contabilidad, se puede organizar en diferentes hojas que tengan relacin unas con otras. Hoy, se le emplea en otras reas como las finanzas, la administracin, la estadstica, etctera. Debido a la necesidad de satisfacer las demandas de estas reas se han incluido ms caractersticas de operacin al programa, como son la posibilidad de crear grficas, texto, reportes, imgenes, etc., con los datos que contienen las celdas de las hojas de clculo. En otras palabras, permiten procesar nmeros y facilitan la realizacin de clculos, desde los ms simples hasta los ms complejos, as como una infinidad de aplicaciones. Originalmente fueron diseadas para reemplazar a las hojas tabulares usadas en contabilidad. Como podemos apreciar, una hoja electrnica de clculo es un programa orientado a la gestin numrica, donde se simula una hoja tabular para manejar nmeros que dependen unos de otros, los cuales se encuentran relacionados a travs de frmulas o expresiones. Una caracterstica fundamental de este tipo de software es que trabaja con frmulas que se definen en funcin de
Celda: Parte fundamental de una hoja electrnica de clculo. Es el lugar donde se guardan los datos para despus manipularlos de distintas formas. Fila: Es la organizacin horizontal de las celdas. Columna: Es la organizacin vertical de las celdas.

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las celdas, es decir, de la interseccin de una fila y una columna, de manera que si se modifica algn dato en cierta celda, se realiza el clculo automticamente y aparece el resultado en la celda donde se defini la frmula. Suele confundirse una hoja electrnica de clculo con una base de datos, esto se debe a que muchas de las funciones que tiene la base de datos se pueden aplicar en una hoja electrnica de clculo. Podemos decir, aunque no sea una expresin oficial vlida, que las hojas electrnicas de clculo son las precursoras de las bases de datos modernas.

Actividad
I. Realiza una consulta bibliogrfica, o en la Internet, acerca del concepto de base de
datos y hoja de clculo. II. Con esta informacin llena el siguiente cuadro comparativo.

Ventajas
Las hojas electrnicas de clculo son una herramienta excelente para la realizacin organizada de clculos en los que intervengan datos agrupados en categoras. Existen, hoy da, aplicaciones de software de uso generalizado (por ejemplo, Excel) que permiten la creacin, el diseo y el formato de las mismas. Cuando hablamos de los beneficios que tienen, se debe analizar el problema
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que se pretende resolver con esta herramienta. A continuacin citaremos algunas de las ventajas de las hojas electrnicas de clculo: Organizacin. Permiten organizar de forma prctica la informacin gracias a la estructura que tienen. De la misma forma, se puede reorganizar la informacin en caso de ser necesario. Por ejemplo, podemos compararlas con las tablas de los procesadores de textos, as es posible almacenar calificaciones, una lista, compras, etctera. Clculo. Facilitan la tarea de calcular datos numricos, por ejemplo, se puede almacenar una serie de calificaciones y calcular su promedio, la sumatoria de un grupo de nmeros, el total de dinero a pagar al realizar cierta compra, la desviacin estndar de un conjunto de datos, etc. Asimismo, cuando necesitamos actualizar o corregir un dato que afecta el resultado de una frmula, las hojas electrnicas de clculo realizan nuevamente la operacin de forma automtica, sin tener que reescribir la frmula o recalcularla. Integridad. Comnmente es indispensable representar los datos de diferentes maneras, dependiendo de las necesidades del rea de estudio. Por ejemplo, si hablamos de cantidades monetarias, es obligatorio expresarlas con el signo de pesos ($), dividiendo las cantidades en grupos de tres nmeros separados por comas (,) y los centavos representados en dos decimales. Por otra parte, si el problema es matemtico y se requiere que el clculo slo incluya cierta cantidad de decimales, se pueden usar funciones que faciliten esta tarea. Seguridad. Existe la posibilidad de proteger cierto tipo de datos dentro de los clculos efectuados en la hoja, por ejemplo, el valor de al calcular el rea

Figura 2.2 Las hojas electrnicas de clculo facilitan el manejo de los datos.

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de un crculo, la constante de la gravedad en la frmula del tiro parablico, el factor que multiplica una cantidad para calcular el iva, etc. stos son ejemplos de valores que no deben cambiar dentro de un clculo especfico. Presentacin. En distintas reas es necesario apegarse a ciertos lineamientos de diseo, dependiendo de los datos que se presentan. Por ejemplo, si en una empresa existe como poltica que la nmina debe presentarse en cierto formato, las hojas electrnicas de clculo permiten modificar dicho formato para que pueda adaptarse a las necesidades de la empresa en cuestin. Facilidad de uso. En la actualidad, el ambiente grfico de las hojas electrnicas de clculo facilita el trabajo a realizar en ellas. Gracias a este tipo de interfaz es ms sencillo organizar, actualizar y representar datos. Elementos grficos. Las hojas electrnicas de clculo actuales permiten incluir elementos como graficas o imgenes, por ejemplo, si existe la necesidad de incluir un logotipo en cierto reporte o elaborar una grfica de barras a partir de un conjunto de datos, son tareas que se pueden efectuar con cierta facilidad. Toma de decisiones. La representacin de los datos, frmulas, grficas, imgenes y dems elementos propios de una hoja electrnica de clculo, son manipulables, lo que facilita la toma de decisiones al generar un documento.

Actividad
Enlista cinco actividades cotidianas que realizaras con una hoja electrnica de clculo.

Aplicaciones
Las aplicaciones que se le pueden dar a las hojas electrnicas de clculo dependen del tipo de problema que se desea resolver y estn limitadas a la inventiva del usuario. Si existe la necesidad de manipular datos numricos, ellas son la herramienta adecuada para generar soluciones. Algunas de las ciencias que emplean esta herramienta de trabajo son las siguientes:

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Contabilidad. Esta rea de las matemticas inspir la creacin de las hojas electrnicas de clculo, y se utilizan, entre otras cosas, para la creacin de tablas de balance, facturacin y cuadros comparativos. Estadstica. Facilita la operacin entre los datos numricos de una muestra, as como en la representacin grfica de los mismos. Finanzas. En el clculo de valores monetarios tales como impuestos, compras, ventas, etc. En otras palabras, todos los datos numricos que se manejan en las finanzas pueden representarse mediante una hoja electrnica de clculo. Administracin. Cualquier rea que sea susceptible de ser administrada puede aplicar una hoja electrnica de clculo, ya que todos los datos pueden expresarse de diferentes formas para la elaboracin de reportes y bases de datos. Ingeniera. Esta rea se apoya de las hojas electrnicas de clculo para desarrollar frmulas complejas que permiten la solucin de clculos numricos y representarlos en forma grfica. Educacin. En la educacin muchas veces es necesario representar cierto tipo de resultados de forma numrica y grfica, as como situaciones administrativas, de desempeo y de control.

Actividad
De acuerdo con la informacin anterior, escribe en la siguiente tabla qu aplicaciones pueden tener las hojas electrnicas de clculo en las diferentes actividades.

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Hojas electrnicas de clculo de uso comn

Como ya se mencion, Excel forma parte de la Suite de Office y es actualmente la aplicacin de hoja electrnica de clculo ms popular. Cuenta con una gran capacidad grfica ya que dispone de diferentes formatos y tipos de grficos. Una hoja de trabajo puede alojar registros divididos entre uno y 728 campos. A continuacin, describiremos cmo fue su evolucin y por qu es la ms usada a nivel mundial. En 1982, Microsoft sac al mercado una hoja electrnica de clculo que llam Multiplan, pero en esa poca la ms popular era Lotus 1-2-3; as que Multiplan nunca tuvo mercado y desapareci. Microsoft se enfoc en mejorar esta aplicacin y cre, en 1985, la primera versin de Excel, la cual originalmente era para Macintosh. sta fue la primera hoja electrnica de clculo en un ambiente de ventanas, el cual inclua un men desplegable y con una interfaz grfica de apuntador o ratn, por ello empez a ganarle mercado a Lotus. En 1987, Microsoft lanz al mercado Excel 2, una aplicacin exclusiva para Windows y como Lotus no sac a tiempo su versin para Windows, esto provoc que Excel aplastara definitivamente a su competidor. Aunque Excel es la aplicacin ms popular de las hojas electrnicas de clculo, no significa que sea la mejor. Podemos citar que su popularidad se dio por ser la primera en utilizar el ratn y los menes, as como la primera hoja para el sistema operativo ms popular hasta nuestros das: Windows. Con la creacin del software libre y la competencia entre los diferentes sistemas operativos que hay en el mercado, existe una gran diversidad de aplicaciones de hojas electrnicas de clculo. Pero, el objetivo, las caractersticas, las ventajas y el uso que se les da a todas es el mismo.

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Actividad
Realiza una consulta bibliogrfica, o en la Internet, acerca de otras hojas electrnicas de clculo, y llena la tabla que se presenta a continuacin.

ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO

Modo de operacin
A continuacin, y durante el resto de esta unidad, mencionaremos para fines didcticos el programa Excel 2003, ya que es la hoja electrnica de clculo ms utilizada por su adaptacin al ambiente grfico de ventanas y al sistema operativo Windows xp, pues la versin ms nueva de esta suite Excel, 2007, contiene caractersticas que an no toman popularidad entre los usuarios de computadoras, como son el tipo de archivo, la distribucin de las herramientas en la ventana, etctera. Los archivos en los que se guardan las hojas electrnicas de clculo se llaman libros; para Excel stos tienen la extensin xls. Cada libro cuenta hasta con 255 hojas, las cuales pueden o no estar relacionadas unas con otras.

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Figura 2.3 Acceso a Excel en la carpeta Microsoft Office.

Para comenzar a trabajar en Excel es necesario dar clic en el men Inicio y situar el puntero del ratn en Todos los programas. La caracterstica de la suite de Office 2003, de la cual forma parte Excel, es que agrupa todos los programas que lo componen en una carpeta llamada Microsoft Office, donde se puede acceder a Excel dando clic en el botn, como se muestra en la figura 2.3. Existen otros medios para acceder a Excel, por ejemplo, utilizando su men principal, donde se enlistan las aplicaciones ms utilizadas por el usuario. Otra forma de acceder, aunque no la ms comn, es a travs de la opcin Ejecutar, que se encuentra en forma de botn en el men de inicio, escribiendo Excel en el cuadro y dando clic en el botn Aceptar.

Figura 2.4 Acceso a Excel en el men de inicio.

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Figura 2.5 Acceso a Excel mediante la opcin ejecutar.

Elementos de la ventana
En s, por lo general, todas las aplicaciones basadas en una interfaz grfica de ventanas tienen las mismas caractersticas. Excel no es la excepcin cuando abrimos la aplicacin de hoja electrnica de clculo como se muestra en la figura 2.6.

Figura 2.6 Ventana principal.

De forma predeterminada, Excel le da el nombre de Librol.xls al primer archivo que se abre. ste se encuentra en blanco y tiene 3 hojas para su uso. Se pueden describir las partes que componen la ventana de Excel de la siguiente manera: Barra de ttulo Esta parte de la ventana muestra el nombre del archivo y los botones que dan control a la ventana (minimizar, restaurar y cerrar). Estos controles afectan a toda la aplicacin y tienen un aspecto como se muestra en la figura 2.7.
Figura 2.7 Barra de ttulo.

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Barra de mens La barra de mens es otra caracterstica que tienen todas las aplicaciones de ambiente grfico de ventanas, y para Excel se encuentra exactamente debajo de la barra de ttulo. Agrupa todas las funciones que el programa tiene para el manejo de las hojas electrnicas de clculo.
Figura 2.8 Barra de mens.

Ya que Excel 2003 fue programado en un ambiente grfico de mltiples documentos (mdi, Mltiple Document Interface, por sus siglas en ingls), en esta barra tambin se incluyen controles para minimizar, restaurar y cerrar solamente el documento. Asimismo, incluye una barra de acceso rpido a la ayuda, representada en esta imagen por el cajn que contiene las palabras Escriba una pregunta, que al dar Enter mostrar la ayuda en el Panel de tareas. Barra de herramientas Las barras de herramientas contienen un acceso rpido a las funciones ms comunes con que cuenta Excel. Estos accesos se representan mediante iconos agrupados en barras y secciones. De forma predeterminada, Excel slo muestra las barras Estndar y Formato, como se muestran a continuacin.
Figura 2.9 Barra de herramientas.

Barra de frmulas Como se mencion anteriormente, Excel es capaz de manejar frmulas, y para crear una o editar el contenido de una celda se utiliza la barra de frmulas. Esta opcin puede adoptar dos formas, cuando est en modo inactivo slo muestra el nombre de la celda y su contenido; cuando est en modo de edicin, aparecen dos botones, uno para cancelar y otro para aceptar, como se muestra en las siguientes figuras.
Figura 2.10 Barra de frmulas.

Panel de tareas El panel de tareas es una caracterstica especial de Excel. En ella se muestran de forma detallada las tareas que puede realizar: ayuda, ayuda en lnea, abrir archivos ms recientes, crear un libro nuevo, etc. El aspecto del panel de tareas se muestra en la figura 2.11.

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Figura 2.11 Panel de tareas.

Barra de estado La barra de estado muestra la informacin de lo que est sucediendo con el documento. Por ejemplo, si no se est realizando alguna tarea muestra el texto Listo, o cuando se est grabando el documento muestra el progreso de la grabacin, entre otras funciones. El aspecto de la barra de estado es el siguiente:

rea de trabajo El rea de trabajo es la parte ms importante de la ventana, por lo cual merece un apartado especial para describir su contenido. El aspecto general del rea de trabajo es como se muestra en la siguiente figura:

Figura 2.12 rea de trabajo.

En la parte superior y en la parte izquierda del rea de trabajo se encuentran los nombres de las columnas y las filas, las cuales describiremos ms adelante. En la parte derecha se encuentra una barra de desplazamiento vertical, esto se
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debe a que por falta de espacio en el monitor, a veces, se hace necesario desplazarse de manera vertical en la hoja y la barra de desplazamiento vertical nos permite hacerlo por medio del ratn. La parte inferior del rea de trabajo est dividida en dos secciones, a la izquierda se encuentran las hojas representadas por pestaas, en cada pestaa se encuentra el nombre de la hoja. Para colocarse en alguna de las hojas slo hay que hacer clic en la pestaa que representa la hoja que se desea y el rea de trabajo cambiar. A la derecha encontramos la barra de desplazamiento horizontal, la cual tiene la misma funcin que la barra de desplazamiento vertical descrita anteriormente. Celda Una celda es la parte elemental de una hoja electrnica de clculo. Es el lugar donde se guardan los datos para despus manipularlos de distintas formas. Las celdas tienen la caracterstica de ser un espacio rectangular y estar organizadas en filas y columnas. Para diferenciar una celda de otra, Excel asigna un nombre a partir de su ubicacin, considerando fila y columna, de tal manera que la primera celda se llamar A1 (por estar en la columna A y la fila 1). Como mencionamos anteriormente, las celdas pueden contener datos numricos, alfabticos, frmulas, referencias o instrucciones para realizar clculos. Fila A la organizacin horizontal de las celdas se le llama filas, debido a la necesidad de representar las celdas en un piano de dos dimensiones. Las filas generalmente son representadas por nmeros, y Excel puede contener hasta 65,350 filas. Columna A la organizacin vertical de las celdas se le llama columnas. Las columnas, a diferencia de las filas, son representadas por letras o combinacin de letras. De esta forma, podemos tener hasta 265 columnas, las cuales nombra con la combinacin de letras del abecedario y van de la A a la Z; posteriormente, combinaciones AB, AC, AD..., hasta llegar a la IV. Hojas Al conjunto de celdas organizado en filas y columnas se le denomina hoja. Como mencionamos anteriormente, cada libro puede contener hasta 255 hojas. Las hojas se distinguen mediante su nombre y se encuentran en forma de pestaas. Para cambiar de hoja slo es necesario dar clic en la pestaa que representa la hoja deseada.
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De forma predeterminada Excel nos da tres hojas y las nombra como Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pero se pueden insertar ms, eliminarlas y cambiar su nombre. La manera ms sencilla y rpida de hacerlo es mediante el men contextual, que aparece al dar clic con el botn secundario del ratn sobre la pestaa de la hoja a manipular.

Personalizar el ambiente de trabajo

El programa permite cambiar el orden o lugar de las distintas barras, siempre y cuando estn dentro de la ventana; las barras de herramientas pueden hacerse visibles u ocultas, dependiendo de los gustos y las necesidades del usuario. Excel cuenta con dos opciones para facilitar la personalizacin del ambiente de trabajo, ambas se encuentran dentro del men Herramientas. La primera opcin permite quitar o poner las barras completas o personalizar slo los accesos rpidos representados por iconos, as como las opciones generales de dichas barras. La forma de acceder a esta herramienta y sus opciones se muestra en la figura 2.13.

Figura 2.13 Personalizar ambiente de trabajo.

La segunda forma es la que se denomina Opciones. En ella se puede personalizar el formato de nuestro libro. Por ejemplo, el nmero de hojas que se desea que aparezcan en blanco al abrir un libro nuevo, el tipo de letra, la ortografa, etc. El aspecto de esta herramienta y cmo acceder a ella se muestran en las siguientes figuras.
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Figura 2.14 Opciones de Excel.

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Figura 2.14 Continuacin de opciones de Excel.

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Operaciones bsicas
Archivo Al igual que otras aplicaciones de ambiente grfico de ventanas como Word, Excel puede manipular archivos de diferentes maneras. La forma ms recurrente es mediante su men Archivo, al cual se puede acceder desde la barra de men, dando clic en la palabra Archivo, como se muestra en la figura 2.15.

Figura 2.15 Men Archivo.

Abrir Hay dos formas de abrir un libro en Excel, uno es mediante el men Archivo, que se encuentra descrito anteriormente; la otra es dando clic en el icono en la barra de herramientas estndar. Cualquiera de los dos mtodos abrir el cuadro de dilogo Abrir, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.16 Cuadro de dilogo Abrir.

Guardar Existen varias formas de guardar un libro en Excel. Recordemos que un libro es, en realidad, un archivo con extensin xls, y al igual que cualquier archivo, debe estar contenido en un dispositivo de almacenamiento (disco duro, disco flexible, memoria usb, etc.), as como tener un nombre. Si an no se ha asignado un nombre al libro, al hacerlo siempre nos llevar al cuadro de dilogo Guardar como, el cual se muestra en la figura 2.17.

Figura 2.17 Cuadro de dilogo Guardar como.

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Podemos guardar un archivo a travs del men Archivo, el cual contiene dos opciones: la primera es Guardar, que funciona de manera automtica slo si ya se asign previamente un nombre al archivo; la segunda opcin es usando el men Guardar como, que invariablemente mostrar el cuadro de dilogo anterior, aunque ya se le haya dado un nombre al libro, mostrando una advertencia si de casualidad queremos guardar el libro con el mismo nombre. Mediante la barra de herramientas estndar slo existe la opcin de Guardar y se accede dando clic al icono ; sta es una forma abreviada de la opcin guardar del men Archivo. Cerrar Podemos cerrar el libro que est en uso mediante el men Archivo, dando clic en la opcin Cerrar o en la X que se encuentra a la derecha de la barra de men. Cualquiera de las dos opciones preguntar si deseas guardar los cambios (en caso de que existan) en el libro. Si an no se ha dado el nombre del libro y se desea cerrar, se activar la opcin Guardar como. Salir Una de las formas de salir de la aplicacin de Excel es dando clic en la X que se encuentra a la derecha en la barra de ttulo. Si se ha realizado algn cambio en el libro, pedir confirmacin para cerrarlo, de manera que se guarden los cambios. Otra forma es mediante el men Archivo, dando clic en la opcin Salir.

Figura 2.18 Opcin Cerrar.

Figura 2.19 Opcin Salir.

Elaboracin de hojas de clculo

Hasta el momento, todo lo anterior referente a las hojas electrnicas de clculo puede considerarse como la preparacin para realizarlas. Ahora, presentamos los puntos que permiten trabajar directamente con Excel en la elaboracin de las hojas electrnicas de clculo. Planear la hoja de clculo Como cualquier proyecto de trabajo, el primer paso para elaborar una hoja electrnica de clculo es planearla. Su importancia radica en el propsito de trabajar de manera ms eficaz y eficiente, planeando con anterioridad los datos a incluir en la hoja, las frmulas a utilizar, as como la presentacin y el diseo requeridos.
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Se debe tener en cuenta cules son los resultados que se desea obtener al configurar la hoja, es decir, adaptarla a las necesidades del usuario y, de ser necesario, planear si el resultado final ser una grfica y cul ser su tipo. Una vez que se tiene un plan para realizarla, simplemente se debe echar mano de las herramientas que ofrece Excel 2003. Introducir datos Recordemos que los datos que se pueden introducir en una hoja electrnica de clculo pueden ser, bsicamente, de tres tipos: alfanumricos (textos compuestos por letras y nmeros), numricos y frmulas. Estos datos deben estar contenidos en celdas. En general, existen dos formas de introducir los datos en una hoja. A continuacin las describiremos: a) rea de trabajo. Al colocarse en una celda especfica, se introducirn los datos y directamente se empezar a escribir en la celda. Para indicarle a Excel que se ha terminado de introducir los datos en dicha celda, simplemente se teclea Enter o se mueve el cursor con las flechas de direccin. El inconveniente de este mtodo es que al introducir datos incorrectos se tendr que borrar el contenido para corregirlos. b) Barra de edicin. Tambin se puede utilizar la barra de edicin para introducir datos. El mtodo es muy parecido, se debe activar la celda que se desea contenga los datos y poner el cursor en la barra de edicin para empezar a escribir los mismos. Para indicarle a Excel que se ha terminado de introducir los datos es necesario oprimir la tecla Enter. El inconveniente de este mtodo es que se necesitan ms pasos, utilizando el ratn para introducir datos, aunque la ventaja es que se pueden editar directamente sin necesidad de realizar pasos extras. Editar datos Muchas veces al introducir los datos se cometen errores tanto al teclear la informacin como en su ubicacin dentro de la hoja. Para corregirlos es necesario editar los datos introducidos. A diferencia de los procesadores de texto, los datos se encuentran contenidos en celdas; as, hay que editar el contenido de una celda para poder corregirla. Al igual que al introducir los datos, existen dos formas de editarlos: a) rea de trabajo. Este mtodo es de gran utilidad para los usuarios que estn acostumbrados a utilizar el teclado como medio principal para moverse sobre la hoja. Consiste en ubicarse en la celda que se desea editar, ya sea por medio de las flechas de direccin o con el ratn. Excel tiene teclas con funciones especficas y reserva la tecla de funcin F2 para la edicin de celdas; de esta manera, se pueden utilizar las flechas de direccin para movernos dentro de la celda y corregir su contenido, presionando la tecla
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Enter para confirmar que los datos fueron editados correctamente; en caso de querer cancelar los cambios realizados, se presiona la tecla Esc. b) Barra de edicin. Tiene la finalidad de editar el contenido de una celda, es por ello que el mtodo de introducir y editar datos mediante esta herramienta es bsicamente el mismo. Este mtodo permite utilizar las teclas de direccin para moverse a travs del contenido de una celda, editarla y guardar los cambios al presionar la tecla Enter. Para usar este mtodo recordemos que se debe estar ubicado en la celda que se desea editar. Por otra parte, muchas veces las equivocaciones que se cometen dependen de la estructura en la que se encuentran los datos en la hoja electrnica de clculo. Para mover, copiar o borrar una celda el proceso es bsicamente el mismo. Como siempre, se debe situar el cursor en la celda a editar usando las teclas, el ratn o ambos. Los mtodos para realizar estas tres tareas son usando el men edicin, la barra de herramientas o las teclas de acceso rpido. Todo depender de la forma en cmo el usuario est acostumbrado a trabajar. Mover Para mover las celdas dentro de la hoja debemos tener en cuenta qu celda se desea mover y a qu lugar, siguiendo estos pasos: 1. S eleccionar la celda, haciendo clic con el ratn en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de direccin. 2. Utilizar la funcin Cortar, ya sea desde el men edicin o utilizando el icono de la barra de herramientas. Excel marcar de forma diferente la celda a mover, poniendo un recuadro parpadeante compuesto de una lnea punteada alrededor de la celda. 3. Moverse a la celda en la que necesitamos colocar los datos. Una vez ms, podemos utilizar las teclas de direccin o el ratn para realizar este paso. 4. Por ltimo, utilizar la funcin Pegar del men edicin o el icono . Con este paso, la celda que se marc para cortar en el paso 2 desaparecer su contenido y aparecer en la celda que est activa. Nota: Hay que tener cuidado en la celda Destino ya que, en caso de contener algn dato, ste se borrar y se reemplazar por el dato que se est moviendo.
Figura 2.20 Men edicin.

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Copiar De igual forma que al mover las celdas, existen pasos muy similares para copiarlas. 1. Seleccionar la celda haciendo clic con el ratn en ella o moviendo la celda activa por medio de las teclas de direccin. 2. Utilizar la funcin Copiar desde el men edicin o utilizando el icono de la barra de herramientas. Excel marcar de forma diferente la celda a copiar poniendo un recuadro parpadeante compuesto de una lnea punteada alrededor de la celda. 3. Moverse a la celda en la que necesitamos copiar los datos. Una vez ms podemos utilizar las teclas de direccin o el ratn para realizar este paso. 4. Por ltimo, utilizar la funcin Pegar del men edicin o el icono . De esta forma se copiar el contenido de la celda que fue seleccionada en el paso 2 y aparecer en la celda elegida. Nota: Al igual que la funcin mover, hay que tener en cuenta la celda en la que necesita copiar los datos, ya que si contena algn dato previo ste desaparecer. Borrar sta es la funcin de edicin ms sencilla de todas, ya que son nicamente dos pasos. Al seleccionar la celda que se necesita borrar, se oprime la tecla supr del teclado, as, el contenido de la celda desaparecer. Rangos Un rango lo podemos definir como un conjunto de celdas, generalmente de datos en comn; por ejemplo, un grupo de calificaciones obtenidas en cierta unidad, como en la siguiente figura:

Figura 2.21 Rango de datos.

Para seleccionar un rango, podemos utilizar dos mtodos. Uno es con el ratn, al hacer clic en la primera celda y arrastrarlo hasta la ltima celda que se desea elegir, o seleccionar la primera celda y dejar oprimida la tecla Shift y moverse hasta la ltima celda mediante las teclas de direccin. Como resultado, Excel
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marcar el rango de celdas de un color gris para mostrar lo que se ha seleccionado. Para desmarcar un rango simplemente hay que moverse a otra celda con las teclas de direccin o con el ratn. Con los rangos se pueden realizar los mismos procedimientos de Mover, Copiar o Borrar, descritos anteriormente. Buscar y reemplazar A veces, al hacer un trabajo, es necesario buscar o corregir un dato en una celda especfica de la hoja electrnica de clculo. Realizar esta tarea utilizando las teclas de direccin o el ratn puede ser algo complejo y tedioso si se tiene una gran cantidad de datos. Excel ofrece una herramienta que se encuentra situada en el men Edition, que permite buscar y reemplazar datos, y aparece en forma de un cuadro de dilogo con dos pestaas, una para buscar un dato en alguna celda del documento y la otra pestaa para buscarlo y reemplazarlo por otro valor. El aspecto de las dos pestaas que contiene el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar es el siguiente:

Figura 2.22 Cuadros de dilogo: Buscar y reemplazar.

Deshacer rehacer Excel permite corregir los errores que se realizan al elaborar el contenido de una hoja antes de presentar o imprimir el trabajo, por medio de una herramienta que se encuentra en el men edicin o en la barra de herramientas estndar. Con ella, si se mueven, copian, borran o editan datos en una celda o en un rango que no se deban modificar, se utiliza el comando Deshacer desde el men edicin, o utilizando el icono ubicado en la barra de herramientas. Por otra parte, si se identifica que se deshicieron cambios que no debieron efectuarse, se puede regresar de nuevo hasta la forma en cmo se encontraba la hoja electrnica de clculo, por medio de la funcin Rehacer, ubicada en el men edicin o con el icono de la barra de herramientas.

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Nota: Slo se podr usar la funcin Rehacer si previamente se utiliz la funcin Deshacer. Referencias Las referencias se pueden definir como la presentacin de la informacin contenida en una celda diferente. Esto sucede, por ejemplo, cuando tenemos una hoja electrnica de clculo muy extensa, que debe ser expresada en varias hojas y necesitamos un dato que se encuentra en una hoja distinta o en una celda que se escapa de nuestra pantalla. Podemos copiar el dato, pero si existe un cambio en la celda original debemos corregir buscando el dato copiado. Para esto, Excel utiliza las referencias, que permiten presentar el contenido de una celda en otra parte del libro, ya sea en la misma hoja u otra. Cabe mencionar que tambin se puede hacer referencia a otros libros, a los que Excel llama vnculos debido a que, en realidad, son datos que se encuentran fuera del libro. En Excel existen dos tipos de referencias: relativas y absolutas, las cuales se analizarn a continuacin. a) Relativas Son las que hacen referencia al contenido de una celda, mas no a la celda en s. Esto quiere decir que si el contenido de la celda origen se mueve hacia cualquier otro lugar, la celda referida no cambiar ya que har un seguimiento al dato. La forma de hacer una referencia relativa es escribiendo en la celda destino el signo de igual (=) y despus el nombre de la celda; por ejemplo, si se quiere hacer una referencia relativa de la celda B2 en la celda Z32, deber colocarse en la celda Z32 el texto =B2. b) Absolutas Se ocupan cuando se tiene la necesidad de mostrar el valor de una celda, mas no el contenido en s; de esta forma, si movemos el contenido de la celda origen, el contenido de la celda que hace referencia cambiar. La forma de escribir una referencia absoluta es parecida a la referencia relativa, con la diferencia de que se agrega el signo de pesos ($) en el nombre de la columna y en el nmero de la fila. Por ejemplo, si en la celda F8 se encuentra un dato a mostrar en la celda F125, se debe escribir en la celda F125 el texto =$F$8. En ambos casos tambin puede hacerse referencia a un rango de datos, utilizando los nombres de las celdas de inicio y fin, separadas por dos puntos (:). Por ejemplo, si se desea especificar la referencia relativa del rango de celdas, comprendido desde la celda C5 a la C8 se escribir en la celda destino = C5:C8
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o, en su caso, de referencia absoluta sera =$C$5:$C$8. Tambin se puede hacer referencia a varias celdas o varios datos, separndolos por comas (,). Frmulas y funciones Una de las caractersticas ms importantes de Excel es el hecho de poder hacer clculos con el contenido de las celdas. De esta forma, Excel ofrece una herramienta muy til y da solucin a muchos problemas de clculo entre los datos. Existen dos formas de manipular el contenido de las celdas mediante este tipo de funciones y a continuacin se describir detalladamente cada una. Frmulas Podemos definir una frmula como una ecuacin aritmtica que utiliza los datos contenidos en una celda. De esta manera utilizamos los operadores matemticos de suma (+), resta (-), multiplicacin (*) y divisin (/), ya sea para operaciones sencillas o complejas. Estas se utilizan en la hoja electrnica de clculo. Al igual que en las referencias, para indicarle a Excel que se trata de una frmula, mas no de un texto, se utiliza el signo de igual (=) al inicio de la frmula y se pueden emplear las referencias para indicar los datos con los que se va a realizar la ecuacin. Aqu se aplica la nomenclatura explicada anteriormente para hacer referencia a datos contenidos en otras celdas, hojas o libros. Como ejemplo de una funcin con referencias relativas, supongamos que deseamos sumar las celdas B5, B6, B7 y B8 en la celda B9, as que el contenido de la celda B9 deber ser = B5+B6+B7+B8 y en el contenido de la celda aparecer la suma, mas no la frmula. Para editar una frmula se pueden usar los mtodos antes descritos, es decir, presionando la tecla de funcin F2 o mediante la barra de edicin. Excel cuenta con cuatro tipos de operadores, los cuales especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Estos indicadores se enuncian a continuacin: 1. Aritmticos: Se utilizan para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin y divisin, as como combinar nmeros y generar resultados numricos. Ejemplos de estos operadores son: + - * / % ^. 2. De comparacin: Utilizados para comparar dos valores, donde el resultado es un valor lgico (verdadero o falso). Ejemplos de ellos son: = < >. 3. Concatenacin de texto: Se utiliza el signo (&) para unir una o varias cadenas de texto con la finalidad de crear un solo elemento de texto. 4. De referencia: Utilizados para combinar rangos de celdas para elaborar clculos. Ejemplos de los mismos son los dos puntos (:) y la coma (,).
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Precedencia de operadores Algunas veces es necesario realizar diferentes operaciones dentro de una misma frmula, por lo que se debe establecer el orden entre ellas. Por ejemplo, si se desea sacar el promedio de los valores contenidos en las celdas D5 a la D8, sera necesario hacer dos operaciones: primero un conjunto de sumas y despus una divisin, donde matemticamente utilizaramos una frmula como: D5 + D6 + D7 + D8 D9 = 4 Aqu se especifica que primero se deben realizar las sumas y el resultado de ellas se divide entre 4. Excel otorga a los operadores matemticos una precedencia, as que unos se ejecutan antes que otros para poder realizar operaciones complejas. Por otra parte, si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el siguiente orden: operadores de referencia, negacin, porcentaje, exponenciacin, multiplicacin y divisin, suma y resta, concatenacin y, finalmente, de comparacin. De igual manera, si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, existe un operador de suma y otro de resta), los operadores se evaluarn de izquierda a derecha. Funciones bsicas: suma, promedio, valores mximos, valores mnimos y contar Las funciones son un mtodo abreviado que nos brinda Excel para frmulas que se ocupan con mucha frecuencia, como la suma o el promedio de un rango. Excel busca que estas funciones tengan una sintaxis muy sencilla, utilizando el mismo mtodo que con las frmulas y los rangos. Para ello emplea palabras reservadas, ya que en este caso las variables son las celdas y acordamos que se nombran escribiendo la letra de la columna seguida del nmero de fila. Las funciones bsicas son las que se muestran en la siguiente tabla.

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Excel agrupa las funciones en el men Insertar de la opcin Funciones, como se muestra en la figura 2.23.

Figura 2.23 Insertar funciones.

El siguiente cuadro de dilogo contiene las funciones agrupadas en diferentes categoras. Hay que recordar que para expresar una funcin se debe seguir la sintaxis explicada anteriormente para las referencias y los nombres de celdas; en el caso de que se haya escrito mal la frmula, Excel devolver en la celda el valor de #N/A para expresar un error de sintaxis.

Figura 2.24 Cuadro de dilogo: Insertar funcin.

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FORMATO DE HOJA DE CLCULO

Excel permite modificar el formato de los datos de una hoja como tamao, color y tipo de fuente, darle color a los bordes y al fondo de las celdas, etc. El objetivo de realizar estas modificaciones depende de las necesidades del usuario al momento de elaborar una hoja electrnica de clculo. Es importante mencionar que esta parte de la creacin de un documento debe ser, en la medida de lo posible, definida en la planeacin del mismo. A continuacin, explicaremos cmo dar formato a los datos contenidos en las celdas para la presentacin necesaria. Formato de valores Los datos que contienen las celdas, muchas veces necesitan un formato especial. Por ejemplo, cuando se desea expresar una cantidad monetaria, se necesita que los datos incluyan un signo de pesos, as como que los cientos, miles y millones se encuentren separados por comas y los centavos slo abarquen dos decimales, pero al mismo tiempo se necesita que Excel reconozca que sigue siendo un nmero y que lo trate como tal, aunque su presentacin sea como moneda. Excel ofrece la posibilidad de darle formato al contenido de la celda para que se presente de diferentes formas. En caso de que los datos de esas celdas sean nmeros, la herramienta se encuentra en el men Formato, como se muestra en la figura 2.25. Nota: Dando clic derecho con el ratn en la celda o rango previamente seleccionado, se accede a un men contextual donde se incluye esta opcin, como se muestra en la figura 2.26.
Figura 2.26 Men contextual formato de celda.

Figura 2.25 Men Formato de celda.

El efecto es mostrar un cuadro de dilogo que permita elegir el formato necesario para el contenido

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de la celda o el rango seleccionado. La figura 2.27 muestra la primera pestaa (nmero) de este cuadro de dilogo.

Figura 2.27 Pestaa Nmero (formato de celda).

Formato de texto De igual manera que con los nmeros, se puede modificar el formato del texto; esto se logra mediante la herramienta explicada anteriormente contenida en el men Herramienta, pero usando las pestaas Alineacin y Fuente. En la pestaa Alineacin se puede modificar la alineacin horizontal y vertical que se quiere tener en el contenido de la celda, as como el sentido y otras caractersticas del texto dentro de la misma. El cuadro de dilogo se muestra en la figura 2.28.

Figura 2.28 Pestaa Alineacin (formato de celda).

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Tambin se pueden ajustar las propiedades de la fuente, utilizando esta misma herramienta contenida en la pestaa nombrada Fuente, como se muestra en la figura 2.29.

Figura 2.29 Pestaa Fuente (formato de celda).

La barra de herramientas Formato contiene botones que muestran las distintas opciones que se pueden utilizar para modificar el texto, todo depende de la preferencia del usuario para elegir el mtodo que se le facilite ms.
Figura 2.30 Barra de herramientas Formato.

Ajustar el ancho de filas y columnas A veces el contenido de los datos de una celda sobrepasa su dimensin. Por ello, Excel permite cambiar el tamao de las columnas y de las filas. Ajustar el tamao de las filas y columnas puede realizarse de dos formas, una es utilizando el ratn, colocndolo en el lmite de una columna o de una fila y haciendo clic, arrastrando el ratn hasta obtener el tamao deseado. Para asegurarnos de que nos encontramos en el lmite de una columna o una fila se utilizan las barras que contienen el nombre de las filas y las columnas, de esta forma el apuntador del ratn cambiar de la flecha |^ a un icono que ; este icono cambiar de sentido si se trata de rerepresenta redimensin dimensionar una columna o una fila. Otro mtodo es utilizando el men Formato, descrito anteriormente, utilizando las opciones Fila y Columna para redimensionar las filas y columnas, res82

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pectivamente; de esta forma se muestran los dos menes con sus diferentes opciones.

Figura 2.31 Menes Formato/Fila y Formato/ Columna.

Combinar celdas Ante la necesidad de utilizar el mismo formato para un rango de celdas, de manera que todas tengan el mismo, como en el ejemplo de las calificaciones mostrado en la figura 2.21, donde se puede observar que la celda que contiene el texto materia abarca dos filas y una columna, mientras que la celda que contiene el texto calificaciones abarca una fila y cinco columnas. Excel permite realizar este agrupamiento seleccionando las celdas a combinar, siempre y cuando sean celdas continuas y, despus, se tienen dos opciones, una es utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas en la pestaa Alineacin, como se mostr anteriormente,

Figura 2.32 Pestaa Alineacin (formato de celda).

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seleccionando la opcin Combinar celdas (figura 2.32) o utilizar el icono ubicado en la barra de herramientas Formato. , En ocasiones, al modificar los documentos es necesario insertar filas y columnas en las hojas; bsicamente existen dos formas de hacerlo: Men Insertar. Debemos elegir la opcin de Fila o Columna, dependiendo de qu es lo que queremos insertar, Excel mueve los datos hacia abajo y hacia la derecha, si se trata de insertar una fila o una columna, respectivamente. El men insertar con la opcin Fila y Columna se muestra en la figura 2.33.

Figura 2.33 Menes Insertar Fila e Insertar Columna.

Men contextual. Si nos situamos en la celda en donde se desea insertar una fila o columna, se puede acceder al men contextual, dando clic con el botn derecho del ratn sobre la celda, como se explic anteriormente y acceder a la opcin Insertar, como se muestra en la figura 2.34.

Figura 2.34 Men contextual Insertar.

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As, aparecer el cuadro de dilogo mostrado en la figura 2.35 donde se pueden insertar filas o columnas, as como la direccin deseada para desplazar las dems celdas.

Figura 2.35 Cuadro de dilogo Insertar celda.

Aplicar colores, tramas y bordes Continuando con la presentacin de las celdas en una hoja electrnica de clculo, Excel ofrece, mediante la herramienta Formato de celdas, explicada anteriormente, la posibilidad de modificar el color de la fuente, contenido en la pestaa fuente de dicha herramienta, como se muestra en la figura 2.36. El efecto es cambiar el color del texto que se encuentra en la celda. De la misma forma, Excel permite modificar el contorno de las celdas para poder expresar un conjunto de celdas como si fuese una tabla, agregando lneas alrededor de las celdas o entre ellas. El aspecto del cuadro de dilogo es el que se muestra en la figura 2.37.

Figura 2.36 Pestaa Fuente (formato de celda).

Figura 2.37 Pestaa Bordes (formato de celda).

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Por ltimo, Excel permite modificar el color del fondo de la celda, a este tipo de formato se le conoce como trama y se puede acceder a l en la pestaa Trama, del cuadro de dilogo Formato de celda, como se muestra en la figura 2.38. Cabe mencionar que, al igual que otros aspectos de formato, se puede aplicar a una sola celda o a un rango, simplemente se deben seleccionar las celdas o los rangos a los que se desea dar formato y acceder al cuadro de dilogo Formato de celda.

Figura 2.38 Pestaa Tramas (formato de celda).

PROTECCIN DE HOJAS DE CLCULO

Respecto de trabajos escolares usando hojas electrnicas de clculo, generalmente no es necesario hablar de seguridad ya que la mayora de los ejercicios estn enfocados a la prctica del estudiante. Pero, qu sucede si hablamos de una nmina en alguna empresa? Este tipo de informacin debe tener cierta seguridad, manteniendo el control entre lo que se puede mostrar y lo que no. Excel ofrece cierto tipo de seguridad, la cual brinda, de alguna manera, proteccin a los datos, con la finalidad de que no se modifiquen ni se altere la informacin que se pretende manejar mediante hojas electrnicas de clculo. De esta forma, estudiaremos cmo podemos dar seguridad a los datos, cuidando su integridad, ocultando o protegiendo desde una celda hasta una hoja completa y describiendo los pasos a seguir para poder llevar a cabo estos procesos de seguridad.

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Ocultar filas/columnas Un tipo de seguridad que ofrece Excel es ocultar la informacin, as se evitar que una persona no autorizada acceda a ella y tampoco podr modificarla. Tambin se puede dar formato a reportes, ocultando las filas o las columnas que son para uso exclusivo del personal autorizado y simplemente mostrando en el reporte las filas y columnas que se necesitan. Hay que tener cuidado de cul es la informacin que necesitamos ocultar, ya que Excel slo puede ocultar una fila o una columna completa, y no nada ms la informacin de una celda. Para ocultar una fila o columna, primero hay que seleccionarla o simplemente colocar la celda activa en algn punto de la columna o fila que se trata de ocultar, por medio de las teclas de direccin o del ratn. Ahora slo resta indicarle a Excel mediante la opcin ocultar que se encuentra en el men Formato y en el submen Fila o Columna, como se muestra en la figura 2.39.

Figura 2.39 Mens Formato/Fila/Ocultar y Formato/Columna/ Ocultar.

El procedimiento para revertir esta operacin es bsicamente el mismo. Se debe detectar cul es la fila o columna que est oculta, por ejemplo, si se observa que la columna que est a la derecha de la columna B es la D, podemos suponer que la que est oculta, es la C; el mismo caso lo podemos aplicar para las filas. Lo que se debe hacer es seleccionar las columnas o filas que se encuentran a los lados de la fila o columna oculta y usar la opcin Mostrar del submen Fila o Columna del men Formato, como se muestra en la figura 2.40.
Figura 2.40 Mens Formato/Fila/Mostrar y Formato/Columna/ Mostrar.

El problema es cuando se ha ocultado la primera fila o columna de la hoja, ya que no se puede seleccionar una columna o una fila anterior para efectuar este procedimiento. Excel cuenta con una herramienta que permite saltar a cualquier punto de la hoja electrnica de clculo con slo escribir su referencia. Esta opcin se encuentra en el men Edition en la opcin Ir a.
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Lo nico que se debe hacer es teclear la referencia de la primera celda en el cuadro de texto Referencia y Excel, automticamente, aparecer la fila o columna oculta. Ocultar hoja Excel no slo permite ocultar una fila o columna, sino tambin puede ocultar toda una hoja; esto en caso de que el usuario requiera concentrar en una hoja los datos de algn reporte y en otra, los grficos o reportes.

Figura 2.41 Men Formato/Hoja/Ocultar.

Los pasos a seguir son muy sencillos: se debe tener activa la hoja que se desea ocultar, dando clic en la pestaa adecuada en el rea de trabajo y con la opcin Ocultar en el submen Hoja, del men Formato, como se muestra en la figura 2.41, para ocultar la hoja automticamente. Para volver a mostrar la hoja, se puede acceder a la opcin Mostrar del mismo submen Hoja del men Formato, como se muestra en la figura 2.42, y aparecer un cuadro de dilogo donde se puede elegir de una lista las hojas que se encuentran ocultas.

Figura 2.42 Men Formato/Hoja/Mostrar y Cuadro de dilogo Mostrar.

Proteger datos/hoja Como se vio anteriormente, la accin de ocultar o mostrar filas, columnas u hojas es un proceso muy sencillo. As que Excel ofrece un nivel ms alto de seguridad, protegiendo los datos mediante una clave (password). El objetivo de esta herramienta es que los usuarios no puedan modificar o ver los datos contenidos en la hoja electrnica de clculo.

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La forma de proteger los datos es mediante el men herramientas en la opcin Proteger y, luego, Proteger hoja, el resultado es un cuadro de dilogo, como se muestra en la figura 2.44. En el cuadro de dilogo podemos escribir la contrasea, pero es recomendable tener cuidado, ya que en caso de olvidarla no ser posible accesar a los datos. La contrasea puede tener un mximo de 15 caracteres, los cuales pueden ser letras o nmeros, maysculas o minsculas o letras acentuadas. Dentro del mismo cuadro se puede elegir qu es lo que queremos proteger de la hoja, y de forma predeterminada Excel marca las opciones Seleccionar celdas bloqueadas y Desbloqueadas, esto es para que se pueda mover el usuario en el archivo, aunque no le permita modificarlo. Tambin de forma predeterminada en las propiedades de las celdas, como se vio anteriormente, cuando se estudi el formato de las celdas, todas las celdas cuentan con la propiedad bloqueada, como se muestra en la figura 2.45.
Figura 2.43 Men Herramientas Proteger.

Figura 2.44 Cuadro de dilogo Proteger hoja.

Figura 2.45 Pestaa Proteger (formato de celda).

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El objetivo de tener esta opcin activa se debe a que cuando se protege la hoja de clculo, por defecto se protegern todas las celdas; ahora la tarea ser desbloquear slo las celdas que se necesitan modificar.

ELABORACIN Y EDICIN DE GRFICOS

En reas como matemticas, estadstica, economa, ingeniera y muchas otras, es necesario que la informacin se presente de tal forma que se resuma un conjunto de datos mediante un grfico. Excel cuenta con una herramienta para la creacin de grficos, que ocupa los valores contenidos en las celdas. As, se tienen varias formas para crear un grfico, sin embargo, en este libro se presentar la manera ms fcil de hacerlo, utilizando el asistente, el cual gua por medio de un cuadro de dilogo, paso a paso, todos los aspectos necesarios para la creacin de un grfico.

Planeacin de un grfico
Nuevamente observamos que la planeacin es un concepto esencial en la informtica ya que, de realizarse de una forma adecuada, se ahorra tiempo y los resultados casi siempre son los deseados. La creacin de grficos en Excel no es la excepcin. Para que el grfico a crear sea fcil de entender y represente la informacin de una manera ms atractiva, hay que tener en cuenta cules son los datos que se desea presentar. Una vez que stos han sido seleccionados para graficar, ya sea en celdas dispersas o agrupados en uno o varios rangos, se debe decidir el tipo de grfico. Excel cuenta con muchos tipos de grficos, los cuales pueden ser de lneas, de barras, de pastel, etc. Adems, permite dar un efecto de tercera dimensin a los mismos para embellecer su presentacin.

Creacin del grfico

Excel cuenta con una herramienta que automatiza la creacin de un grfico y para acceder a ella simplemente se debe dar clic con el ratn en el men Insertar y despus en la opcin Grfico, o bien, dar clic en el icono de la barra de herramientas estndar.

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Inmediatamente aparecer el cuadro de dilogo nombrado Asistente para grficos, que cuenta con 4 pasos. El primero es para elegir el tipo de grfico de una lista de grficos a los que Excel llama tipos estndar, como se muestra en la figura 2.46. Adems de los tipos de grficos estndar, Excel permite que el usuario pueda crear grficos personalizados, para ello, es necesario seleccionar la pestaa Tipos personalizados, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.46 Pestaa Tipos estndar Asistente para creacin de un grfico (paso 1).

Figura 2.47 Pestaa Tipos Personalizados Asistente para creacin de un grfico (paso 1).

Una vez que hemos elegido el tipo de grfico a utilizar se puede dar clic en el botn siguiente y continuar con el paso 2. El paso 2 de este asistente consiste en indicarle a Excel cules son los datos que se necesita que aparezcan en el grfico. De esta forma, en el cuadro de texto denominado rango de datos se pueden especificar los datos del grfico, respetando la sintaxis que se defini anteriormente para la referencia a los mismos. En la figura 2.48 se muestra el aspecto del cuadro de dilogo y un ejemplo de rango de datos para su graficacin.
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Figura 2.48 Pestaa Rango de datos Asistente para creacin de un grfico (paso 2).

En este mismo paso, se puede indicar a Excel qu es lo que significa cada uno de esos datos definidos en el paso anterior, ya que en la pestaa Series se escriben los ttulos de las series y sus valores a graficar, as como los rtulos que debe incluir debajo del grfico en el eje X. Un aspecto de este paso es el que se muestra en la figura 2.49.

Figura 2.49 Pestaa Serie Asistente para creacin de un grfico (paso 2).

Nota: Recuerda en todo momento que Excel usa referencias, ya sea relativas o absolutas, para representar los datos. Es necesario tener cuidado a la hora de escribir las referencias o Excel marcar un error al crear los grficos. En el paso 3 de este asistente se editan las opciones de los grficos. En la primera pestaa, llamada ttulos, podemos editar el texto que se desea aparezca
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en el grfico. El asistente tambin incluye una vista previa de cmo lucir el grfico, de esta forma, se pueden editar los ttulos hasta que se presente en la forma deseada.

Figura 2.50 Pestaa Ttulos Asistente para creacin de un grfico (paso 3).

En la pestaa Eje se editan los ejes X y Y del grfico. Dicho de otra forma, se pueden modificar los valores que representan estos ejes.

Figura 2.51 Pestaa Eje Asistente para creacin de un grfico (paso 3).

En la pestaa Lneas de divisin se pueden agregar lneas de gua en el fondo del grfico.

Figura 2.52 Pestaa Lneas de divisin Asistente para creacin de un grfico (paso 3).

Si observamos, el grfico de forma predeterminada contiene una leyenda en el lado derecho del mismo. sta indica qu es lo que significa cada uno de los
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valores que se encuentran graficados. En la pestaa Leyenda se puede modificar la posicin de sta, para que aparezca en el lugar deseado. Muchas veces es necesario que el grfico sea ms preciso, mostrando los valores de cada parte del mismo, con un rtulo que indique el valor de cada dato. Esto se logra en la pestaa rtulos de datos, donde se puede incluir el valor en cada uno de los datos graficados, como se muestra en la figura anterior (2.54).
Figura 2.53 Pestaa Leyenda Asistente para creacin de un grfico (paso 3). Figura 2.54 Pestaa rtulos de datos Asistente para creacin de un grfico (paso 3).

Figura 2.55 Pestaa Ttulos Asistente para creacin de un grfico (paso 3).

A veces no es suficiente con el hecho de colocar rtulos en los datos, sino tambin el conjunto de datos dentro del grfico. Excel permite colocar la tabla en el grfico en la pestaa Tabla de datos de este paso, como se muestra en la figura 2.55.

La ltima opcin sirve para indicarle a Excel el lugar donde colocar el grfico. Para ello existen dos opciones: colocarlo en una hoja nueva o dentro de la misma hoja, como un objeto que se pueda mover dentro de ella. La forma que adopta el asistente en este paso se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.56 Asistente para creacin de un grfico (paso 4).

Mover y cambiar un tamao de grfico

Una vez que se ha creado el grfico, puede ser necesario moverlo de lugar para que aparezca una parte especfica de la hoja, o es necesario cambiarlo de tamao. Para mover o cambiar el tamao del grfico se selecciona con el ratn, dando un clic en el mismo. El aspecto del grfico ser como el que se muestra en la figura 2.57.
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Figura 2.57 Grfico seleccionado.

Para moverlo dentro de la hoja activa se debe utilizar el ratn, dando clic en el grfico y arrastrarlo al lugar deseado. Para cambiar su tamao podemos dar clic en cualquiera de sus esquinas y arrastrarla hasta obtener el tamao que se necesite.

Edicin de un grfico
Si se desea cambiar el tipo de fuente, los colores, la alineacin del texto, etc., se puede realizar a travs de la barra de herramienta Grfico, la cual se muestra en la figura 2.58. Esta barra est siempre oculta y si no se ha personalizado Excel, slo aparecer al seleccionar un grfico. Pero qu sucede si no aparece? La solucin es muy fcil, simplemente en el men Ver y en la opcin Barras de herramientas se selecciona la opcin Grfico, como se muestra en la siguiente figura.

Figura 2.58 Barra de herramienta grfico.

Ventajas del empleo de grficos

El grfico es una representacin visual de datos y tambin un medio para observar fcilmente tendencias y relaciones de conjuntos numricos. Permite presentar la informacin de una manera grfica, de manera simplificada para facilitar su anlisis. Versatilidad, ya que se pueden disear diversos tipos de grficos, dependiendo del tipo de informacin.
Figura 2.59 Ver/Barra de herramientas/Grfico.

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