PLANO DE COMUNICAO SPEG

APRESENTAO A SPEG Superintendncia de Engenharia da COPASA MG elaborou um Plano para ter uma comunicao mais efetiva, tanto com o pblico interno quanto com os vrios segmentos de pblico externo. Com isto, ser possvel gerar um conhecimento maior e fidedigno, que ir refletir na melhoria da imagem perante os vrios pblicos de atuao e em maior facilidade nos relacionamentos.

A comunicao tem um papel fundamental na organizao. Permite ampliar o olhar corporativo e institucional, dentro de um modelo de gesto de negcio, com tica, profissionalismo, respeito e valorizao das pessoas e de seu conhecimento. Comunicar um processo de troca e de compartilhamento. No se pode ser passivo, mas sim tomar aes para transmitir a sua imagem, o seu negcio, as suas responsabilidades, as suas regras, os seus processos, os seus servios produtos e resultados, as suas diretrizes, metas e objetivos . Comunicar tambm ouvir, entender e perceber as pessoas. estabelecer com os diversos pblicos um canal permanente de comunicao, onde a informa o possa fluir, ora como receptor, ora como emissor.
PBLICOS Na SPEG, so vrios os pblicos, tanto internos quanto externos. Por isso importante ter ferramentas e formas de comunicao adequadas para atingir os objetivos junto aos seus profissionais, Direo, clientes, fornecedores, parceiros os chamados STAKEHOLDERS.

EQUIE INTERN

LIENTES
FORNEEDORES

S EG
GOVERNO

R EIROS
DIREO D E RES

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Basicamente, esses so os grupos com os quais a SPEG se relaciona no desempenho de suas atividades e atribuies. Cada um deles tem graus de relacionamento e interesses diferentes, com sazonalidade, intensidade e necessidade prprias. Porm, a comunicao, embora segmentada, deve ser tratada de forma integrada.
VALORES A SEREM REPASSADOS Na comunicao, devem-se passar valores, tais como, tica, transparncia, atribuies, responsabilidades, diretrizes e compromissos.

Neste sentido, devem ser considerados pelo menos quatro itens especiais: - Ficar atento formulao das mensagens que sero transmitidas a todos os seus pblicos, especialmente quando se tratar de temas sensveis. - Desenvolver os canais mais adequados para cada tipo de mensagem e para cada pblico. - Desenvolver mecanismos de FEEDBACK sobre a efetividade da comunicao. - Construir relacionamentos profissionais consistentes junto aos seus STAKEHOLDERS, por meio de processos estruturados de dilogo.

UNI INSTITU I N L

SEG ENT S E UNI

UNI GE EN I L UNI NEG I

COMUNICAO INSTITUCIONAL A comunicao institucional centrada no posicionamento de imagem e na divulgao de objetivos, aes e valores associados ao negcio. a identidade. Diz quem , em que acredita, como se comporta, o que considera importante, como foi o seu passado, como lida com o seu presente e o que
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espera do futuro. Esta comunicao deve ser universal e aberta a todos os seus STAKEHOLDERS, sem distino.
COMUNICAO GERENCIAL So todos os processos de comunicao da SPEG. D-se no ambiente interno, entre a Direo, Superintendencia (incluindo rea de APOIO), Divises e equipes. COMUNICAO DO NEGCIO a comunicao voltada para a divulgao dos produtos, servios e resultados, especfica para cada pblico . PLANEJAMENTO E GESTO DA COMUNICAO Para que a comunicao seja eficiente, coerente e assertiva, ela precisa ser orientada por um planejamento. Uma vez planeja das, com objetivos claros, estratgias de implementao, responsabilidades e recursos bem definidos, as aes so potencializadas e tm maior chance de serem bem sucedidas. Devem-se evitar as aes pontuais e sem sincronismo, nas quais dissipam-se esforos e muitas vezes no se tem o efeito esperado.

Para se obter sucesso com o planejamento de comunicao, primeiramente preciso ter o comprometimento da Direo e dos Gestores. A comunicao deve ser considerada como parte dos processos internos, na busca de integrao para a conquista dos objetivos, criao de valores, cumprimento da misso e dos compromissos, melhoria de desempenho .
BRIEFING E DIAGNSTICO a base para a elaborao do Planejamento de Aes. feito a partir de informaes sobre caractersticas do negcio, produtos e servios, diretrizes, valores, pontos fortes e fracos, pblicos. Tambm feito atravs de informaes extradas de pesquisas de opinio, entrevistas, workshops, grupos de discusso/trabalho e anlise do funcionamento da comunicao, especialmente dos seus veculos, formas e formatos. DIRETRIZES / POLTICAS As diretrizes iro nortear o trabalho de comunicao em todos os nveis. A cultura deve ser respeitada na elaborao das a es. As polticas so as orientaes segundo as quais se sustentaro as decises relacionadas comunicao. onde se definem a gesto da comunicao, os procedimentos, os porta-vozes, a gesto de crise, enfim, os macros comportamentos comunicacionais. OBJETIVOS E METAS quando se define os objetivos e metas a serem alcanados e os resultados parciais, de forma geral e tambm em planos especficos. o registro de onde est e aonde quer chegar com a comunicao.

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ESTRATGIAS GERAIS Consiste em definir como fazer para tornar a comunicao o mais eficiente possvel. a segmentao dos pblicos e suas prioridades, os canais a serem usados, o teor da mensagem para cada pblico, periodicidade, o tempo mais oportuno para cada ao, detectando as ameaas e a s oportunidades. AES ESPECFICAS So as aes de comunicao direcionadas. Deve -se definir: pblico-alvo, objetivo, justificativa, estratgia de implantao, providncias, oramentos (se for o caso), responsveis, cronograma e avaliao de resultados. CONTROLE E AV ALIAO DE RESULTADOS Uma vez implementado o programa de comunicao, ele deve ter um acompanhamento sistemtico, por meio de cronogramas, fluxogramas, CHECK-LISTS e outros instrumentos de controle.

A avaliao faz parte de todo planejamento e permite uma viso crtica sobre as aes especficas e sobre toda a estratgia traada. Pode -se, enfim, verificar o positivo e o negativo e agir reativa ou pr ativamente sobre o resultado.

MODELO BSICO DE PLANEJAMENTO DE COMUNICAO Na implantao de um planejamento de comunicao deve-se seguir a seguinte estratgia: 1. AES ESTRUTURAIS (identidade) So as aes voltadas para fortalecer a imagem. - Logomarcas definir logos para cada os grandes projetos, ou grupo de projetos, com o intuito de associar uma identidade e ser identificado e reconhecido pelos STAKEHOLDERS associar a imagem ao produto/servio. - Lista de endereos listagem segmentada e atualizada sistematicamente, com nomes, endereos, telefone, e -mail, data de aniversrio dos pblicos alvos. - Padres de formatos Maneira de apresentar-se de forma profissional e organizada. Formatos pr-definidos em todas as correspondncias, em conformidade com o objetivo, meio e pblico. 2. HABILITAO DE CANAIS DE COMUNICAO: - Estabelecer os canais de comunicao em conformidade com objetivos e pblicos e suas regras (polticas). Af erir sua eficincia periodicamente. - Ter um mix de canais formais, com pblico bem definido, periodicidade, formato adequado e padronizado. - Estes canais ou veculos devem ter padro visual, com contedo coerente, objetivo e claro.
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Proposta de Canais de Comunicao para a SPEG:

A) Publicaes: - Jornal eletrnico . Para posicionar os STAKEHOLDERS dos resultados alcanados, objetivos, metas e orientaes em geral objetivo de motivao e integrao periodicidade trimestral. - Boletim eletrnico para divulgar rapidamente informaes que depois sero aprofundadas no jornal. Periodicidade mensal. - Mural interno contedo com disposio visual destacada nas reas. Engloba as divulgaes do Boletim e Jornal interno. As etapas de execuo precisam ser bem estabelecidas, visando uma boa pauta, uso de linguagem adequada, fidelidade ao cronograma e cuidados na distribuio/disponibilizao. B) Workshops internos por Divises e geral da SPEG. a oportunidade dada s equipes de interagir diretamente com a Superintendncia e Direo. Deve ter procedimentos e controles de registro e FEEDBACK para que seja eficiente e cumpra seu papel motivacional e de integrao . Periodicidade trimestral. C) Workshops externos . a oportunidade da SPEG fortalecer a sua imagem e se integrar melhor com os clientes, fornecedores e parceiros. Ouvir e ser ouvida. Deve ter procedimentos e controles de registro e FEEDBACK. Periodicidade semestral. D) Reunies internas estabelecer calendrio semestral ou anual de reunies da Superintendncia com a Direo, Superintendncia com as Gerencias e Gerencias com suas equipes. Deve ter controles de registro e FEEDBACK. A pauta deve ser pr-divulgada, assim como horrio de incio e trmino. E) Programa interno de encontro com a Superintendncia Oportunidade dada ao funcionrio (independente do nvel hierrquico ou Diviso) para interagir com a superintendncia, expor suas idias, tirar duvidas papel motivacional e de integrao. Deve ter controles de registro e FEEDBACK. A participao pode ser espontnea e/ou por indicao das gerencias. Periodicidade mensal. F) Cartilhas ou crachs individuais para os funcionrios contendo resumidamente os valores, misso, viso, objetivos estratgicos vista ao PNQS. G) Padronizao dos formulrios e documentos associados a solicitao de servios, pareceres, laudos, termos de referencia, contratos, relatrios de acompanhamento de projetos, relatrio de diretrizes e de alternativas de solues, etc.
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H) Definio de formatos, nomenclatura e local de armazenamento e critrios de acesso aos documentos tcnicos I) Intranet / internet Ter um espao exclusivo da SPEG, segmentado por Diviso e STAKEHOLDER. Para divulgar objetivos, metas, diretrizes, padres, processos, produtos e servios (andamento dos projetos), resultados alcanados. Se possvel, ter estatsticas de acesso.
3. HABILITAO E PREPARO DAS PESSOAS: importante que os profissionais estejam capacitados para exercer suas atividades e se sintam preparados para se interagir com os diversos pblicos, Para isso necessrio um plano de treinamento e capacitao que trate as questes tcnicas, administrativas e de relacionamento.

Curso de insero para novos profissionais palestra e material com orientaes gerais a respeito da SPEG, assim como informaes sobre os processos, atribuies, responsabilidades, STAKEHOLDERS, padres, diretrizes, metas e objetivos. Plano de participao em eventos como feiras e exposies voltadas para saneamento; Cursos de capacitao tcnica para os profissionais, em conformidade com as especialidades exigidas no pleno desenvolvimento e acompanhamento de projetos de saneamento. Treinamentos motivacionais, de comunicao e de relacionamento.

4. CONCLUSO: O Plano de comunicao de suma importncia para que existam padres e formalismo nas relaes. As regras no devem ser rgidas, mas orientadoras. Deve haver mecanismos de avaliao de resultados para garantir os objetivos da comunicao eficaz, em cada segmento.

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