Tema 11 Como escribir para los negocios

Tema 11 Como escribir para los negocios

ndice
1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 Qu hara usted? 2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos bsicos 2.2 Pasos 2.3 Consejos 8 16 20 6 6

3. Manos a la obra 3.1 Caso prctico 3.2 Herramientas 23 26

4. Para terminar 4.1 Repaso de conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema 30 30

Bibliografa Acerca del autor

31 31

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Como escribir para los negocios

Autor: Deborah Dumaine

Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema Este tema contiene informacin con la cual usted aprender a:

Organizar su documento en funcin de las necesidades de sus lectores. Utilizar distintas estrategias para empezar sus escritos. Aplicar los principios de revisin y diseo para realzar el impacto de su mensaje.

1.2 Qu hara usted? Los compaeros de Cintia solan prestarle ayuda, pero ltimamente no correspondan a ninguno de sus pedidos. Ella no entenda porqu. Dos semanas atrs, cuando envi por correo electrnico el resumen de la conferencia a su equipo, incluy tambin una nota donde anunciaba una reunin del equipo para el viernes por la maana. Sin embargo, el viernes slo aparecieron dos personas. Una semana despus, Cintia envi un mensaje de correo electrnico a todos nuevamente esta vez sobre los informes mensuales. En su mensaje incluy una nota informando de qu ejecutivos iban a asistir a sus reuniones de personal. El grupo se mostr sorprendido cuando el subdirector de Ventas Corporativas asisti a la siguiente reunin. Acaso sus colaboradores la estaban ignorando? O quizs es que ella no lograba llegar a ellos? Qu hara usted? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Qu podra hacer usted? Cintia puede no estar conectando bien con sus colaboradores porque est tratando de poner demasiada informacin en sus correos electrnicos. Como regla general, cada mensaje slo debera tratar un solo tema. Si el correo electrnico abarca muchos temas y es largo, los lectores pueden perderse y no leerlo todo. Cintia tambin debera dejar claro el propsito del mensaje tanto en la lnea de asunto como en al comienzo del mensaje mismo. Si lo que quiere es que la gente asista a una reunin, debe llamar la atencin sobre ello inmediatamente. Por ltimo, Cintia debera hacer sus correos electrnicos ms especficos y breves: esto beneficia a todos. En este tema, aprender a organizar sus pensamientos, a escribir un primer borrador completo y a redactar sus mensajes de correo electrnico, memorandos e informes diarios de forma que sean tiles, lgicos y precisos. Comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos

Cmo redactar desde el punto de vista del lector Esto consiste en tomar en consideracin las necesidades del lector en todas las fases de la redaccin de cualquier documento de la empresa. Si logra pensar, escribir un borrador, revisarlo y organizarlo desde el punto de vista de sus lectores, mejorar la claridad y conseguir que pasen a la accin. Para ello, antes de empezar dedique tiempo a:

Precisar el propsito de su escrito. Analizar las necesidades y la actitud de la audiencia. Separar la "conclusin final" o mensaje clave. Verificar la estrategia de distribucin de su escrito.

Cmo se beneficia su empresa de los escritos centrados en el lector

Sus documentos venden productos e ideas con ms xito. Los lectores que entienden lo que se quiere transmitir les hace el trabajo ms fcil y pasa a la accin ms rpido despus de haberlos ledo. Usted mejora su capacidad de razonamiento estratgico y de proposicin de soluciones y su imagen profesional saldr reforzada porque se le percibe como un comunicador claro.

Precisar el propsito de su escritura Especifique tanto como sea posible el propsito de cada documento. Preguntas que debe formularse:

Cul es el motivo de redactar este documento y qu espero lograr con l? Cunta informacin tcnica comprenden los lectores? Cules son los estilos de mis lectores y cmo puedo hacerlos converger? Qu es importante para los lectores?

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Separar la "conclusin final" o mensaje clave Por conclusin final entendemos el mensaje clave que desea que retengan sus lectores. Si ve que tiene dos mensajes clave que no guardan relacin, escriba un documento para cada uno. Verifique la estrategia de distribucin de su escrito Considere de quin debera proceder la comunicacin y de qu modo y en qu momento debera comunicarse. Preguntas que debe formularse:

Soy la persona apropiada para transmitir esta informacin? Es preciso adjuntar una carta de presentacin a mi documento? Qu medio de transmisin debo usar? Es demasiado pronto? O quizs sea demasiado tarde para enviar este documento?

Uso de las estrategias de inicio Antes de empezar a generar las ideas con una estrategia de inicio, asegrese de anotar todos los resultados de su investigacin antes de empezar.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Elija la mejor estrategia de inicio para su tarea. Primeros pasos

Estrategia

Qu hacer Imagine las preguntas que podran plantear sus lectores sobre el tema. Slo con responder a las preguntas que usted mismo haya encontrado, podr perfilar casi todo el borrador de su escrito. Las preguntas permiten prever las respuestas de sus lectores, adems le permiten estar seguro, antes de escribir, de que podr responder a todas ellas. Igualmente, le permiten constatar si ha comunicado a sus lectores todo lo que necesitan saber.

Preguntar

Esquema Antes de empezar, cree una estructura lgica y bien organizada para tradicional su documento. El mtodo tradicional parece funcionar de forma ptima para las personas que son capaces de imaginar la estructura lgica de un documento antes de escribirlo. El esquema tradicional usa letras y nmeros romanos y rabes para indicar los niveles de informacin. 1. Nmero romano en mayscula, punto I. 2. Letra en mayscula, punto A. 3. Nmero rabe, punto 1. 4. Letra en minscula, punto a. 5. Nmero rabe entre parntesis (1) 6. Letra en minscula entre parntesis (a) 7. Nmero romano en minscula entre (i) parntesis Esquema de la lluvia de ideas Asocie libremente ideas ya existentes para descubrir las relaciones que puedan guardar unas con otras. Cuando est bloqueado sin ideas, utilice el formato libre para dar rienda suelta a su imaginacin.

Formato libre

Si dispone cualquier idea que haya tenido junto con su anlisis completo del propsito, la audiencia, la conclusin final y la estrategia, posiblemente dar con uno o ms puntos de partida.

10

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

El esquema de la lluvia de ideas Es un mtodo libre para anotar ideas tan rpido como pasan por la mente. La libre asociacin que propugna la lluvia de ideas contribuye a estimular su creatividad.

Dibuje un crculo en medio de una hoja de papel en blanco. Escriba su propsito dentro del crculo. A medida que se le vayan ocurriendo ideas, dibuje lneas desde el crculo, como si fueran los radios de una rueda, y escriba cada idea en una lnea. Si de una idea le surgen otras relacionadas, dibuje ms lneas a partir de la primera y escriba sus ideas en ellas. Si se le ocurre una idea que no tiene nada que ver, dibuje otra lnea desde el centro del crculo y escrbala. Contine generando ideas y dibujando lneas desde el centro del crculo y a partir de otras lneas.

Formato libre Cuando est realmente atascado con el bloqueo del escritor, el formato libre es la mejor solucin. La regla ms importante que debe recordar sobre el formato libre es que no hay reglas.

Escriba todo que le pase por la cabeza, incluso si no tiene nada que ver con el tema, durante al menos 10 minutos para que las ideas fluyan. Si se queda bloqueado, escriba tambin eso. No pare, pase lo que pase. En cuanto haya terminado, lea lo que ha escrito subrayando los conceptos e ideas importantes que se le ocurrieron mientras escriba. Organice sus ideas y empiece a hacer un borrador de su documento.

Organizar el material de acuerdo con los objetivos Al decidir cmo va a organizar el contenido, tenga en cuenta las necesidades y preferencias de su audiencia, plantendose y contestndose estas preguntas:

Cul es mi conclusin final? El lector se mostrar ms bien receptivo o reticente? Qu es lo primero que probablemente desear saber el lector?

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

11

Tema 11 Como escribir para los negocios

Mtodos de organizacin de uso frecuente Mtodo de organizacin Orden de importancia Cronolgico

Cundo es adecuado ese mtodo Para muchos documentos internos. Si desea que todos sus lectores reciban el mensaje, coloque lo ms importante al principio. Para una exposicin que contenga una lista de acontecimientos en el orden en que hayan ocurrido. Concntrese en los hechos transcendentes de mayor importancia. Utilice un diseo visual para destacarlo. Para instrucciones, manuales de usuario y procedimientos. Al describir cada paso, utilice la segunda persona y empiece a enunciar cada uno con un verbo de accin. Presente cada etapa o paso en el orden en que ocurren. Para informes de viajes, descripciones de maquinaria e informes sobre estudios de mercado y ventas. Ayude a los lectores a ver lo que usted ve y gueles en una visita a travs del tema. A medida que gua a sus lectores de un espacio a otro, srvase de los detalles para crear una imagen visual en sus mentes. Para estudios de viabilidad, resultados de investigaciones e informes de planificacin. til cuando debe evaluar las ventajas e inconvenientes de dos posibilidades. Decida si es mejor empezar por los puntos en comn o por las divergencias. Para pedidos de trabajo, material de formacin y cartas de servicio a los clientes. Para lectores familiarizados con el tema, ir de lo especfico a lo general, de lo contrario, ir de lo general a lo especfico. Para informes tcnicos, informes anuales y anlisis financieros. Consiste en formular una hiptesis y comprobar rigurosamente su veracidad mediante un proceso de preguntas. Para dar malas noticias a cierto tipo de audiencia. Empieza con una buena, la mala es el relleno del sndwich y el cierre es una nota positiva.

Proceso o procedimiento

Distribucin espacial

Comparacin y contraste

De especfico a general o viceversa Analtico

El sandwich

12

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Redaccin del primer borrador Cuando se siente para escribir, Recuerde, el primer borrador es slo para usted. Mantenga su esquema o plan ante usted y utilcelo para decidir por dnde se siente ms cmodo para empezar a escribir. Desarrollar tareas de escritura ms pequeas o escribir por "categoras" pueden hacer el borrador ms manejable. Estas pueden ser:

Para cartas comerciales y memorndums. Para propuestas formales.

Cmo redactar un documento tcnico para un lector no especializado Un mtodo que ha resultado til para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una, escriba la informacin para un lector tcnico. En la otra, simplifique y condense la informacin para un lector no especializado. Categoras que aparecen con frecuencia en cartas comerciales, memos y correos electrnicos

Anuncio de un cambio. Informacin de contexto. Plan de implementacin. Fecha lmite. Explicacin de un proceso. Resultados / conclusiones / recomendaciones / observaciones. Acciones propuestas. Peticin de accin. Evaluacin.

Partes estndar de una propuesta formal

Ttulo. ndice. Resumen final. Introduccin. Descripcin de las necesidades del cliente. Procedimientos propuestos (o plan tcnico). Beneficios del plan. Impacto del plan. Plan de implementacin. Cualidades. Anlisis de costos (o de su inversin). Condiciones del acuerdo. Apndice.
Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

13

Tema 11 Como escribir para los negocios

Correccin del contenido y del estilo En cuanto haya terminado un primer borrador, corrija el contenido. Antes de pulir la redaccin, redondee la estructura, la lgica y el mensaje de su documento. 1. Concntrese en su mensaje. Enfocado a las necesidades de sus lectores. 2. Busque la claridad. Que su propsito, sea fcil de encontrar y entender. 3. Ordene su mensaje clave de forma estratgica. Coloque su conclusin final o mensaje clave al principio del documento (en general). 4. No se olvide de contestar: "Y qu?" Es la clave de su credibilidad. A continuacin, corrija el estilo. 1. 2. 3. 4. 5. Disee con impacto visual. Que sea atractivo y que "se lea solo". Ajuste el tono a su audiencia. Adapte la voz activa. Sea conciso. Exprese su mensaje de forma breve pero ntegramente. Pula la exactitud. Revise la gramtica, la puntuacin y la ortografa.

Empiece con la lnea de Asunto Aqu va el encabezamiento del mensaje, es el seuelo que atrae al lector interesado en l. Piense en una lnea de Asunto que:

Encierre el mensaje clave. Conlleve su accin o respuesta esperada. Sea especfico y no muy largo. Permita que el lector lo archive y recupere fcilmente.

Si la lnea de Asunto es muy vaga, el lector no leer el mensaje. Si est en blanco, el lector puede borrarla. Haga mensajes electrnicos efectivos Cubra un tema por correo. Si el mensaje es largo, el lector no lo leer. Que el objeto del mensaje sea claro. Y que el lector lo sepa de inmediatoen la lnea de Asunto y al comenzar el propio mensaje. Use los adjuntos si es necesario. Cuando el mensaje sea largo, envelo como archivo adjunto (attachment). Informe al lector sobre el documento adjunto y lo que debe hacer al respecto. Sea conciso y exacto. Recuerde que hay poco espacio, no desperdicie las palabras. Recuerde a su audiencia. Que el tono y el lenguaje se adapten al mensaje y al lector.

14

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Mantenga simple el formato. En los titulares o para enfatizar, ponga en mayscula todas las letras (pero no todo pues eso se entiende como gritar). Deje espacio entre lneas para que el lector comprenda rpido el mensaje. Sepa cundo NO enviar un correo electrnico

Cuando no logre lo que se busca, siempre ser mejor una reunin personal. Si enva y recibe mensajes sin obtener resultados, ser mejor que concierte una entrevista. No enve mensajes confidenciales o personales por correo electrnico. En este caso es preferible reunirse con la persona. Sea cuidadoso con sus emociones en el correo electrnico. Los mensajes resultan contundentes si hay emociones de por medio. El sentido del humor puede ser malinterpretado al igual que las crticas y se pueden ver enardecidos los enfados. Borre los correos masivos y no los enve!

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

15

Tema 11 Como escribir para los negocios

2.2 Pasos a) Pasos para planificar la redaccin Utilice la Focus SheetTM como vehculo de planificacin (Ver herramientas). Siga estos pasos para rellenarla. 1. Clarifique el propsito de su escrito. Piense cuidadosamente la respuesta que deseara obtener de sus lectores. Su objetivo puede ser uno o ms de los siguientes:

Informar. Solicitar. Analizar. Recomendar. Dar respuesta.

Especifique todava ms su objetivo combinando uno de los verbos anteriores con informacin detallada. 2. Analice a su audiencia. Plantese las siguientes preguntas sobre sus lectores:

Su actitud ante mi propuesta ser receptiva, indiferente o reticente? Qu saben los lectores del tema? Cunta informacin tcnica comprenden los lectores? Cul es el estilo de mis lectores y cmo puedo adaptarme a l? Qu es importante para los lectores?

3. Separe del resto su conclusin final y deprela. Por conclusin final entendemos aqu el mensaje clave que desea que retengan sus lectores. Cuanto antes logre separar su mensaje clave en una o dos frases, ms fcil ser escribir el resto con fluidez del documento. Si ve que tiene dos mensajes clave que no guardan relacin, escriba un documento para cada uno. 4. Planifique su estrategia de redaccin. Cuando idee su estrategia, formlese las siguientes preguntas:

Soy la persona apropiada para transmitir esta informacin? Es preciso adjuntar una carta de presentacin a mi documento? Qu medio de transmisin debo usar? Correo electrnico? Servicio de mensajera? Es demasiado pronto o es demasiado tarde para enviar el mensaje?

16

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

b) Pasos para corregir el contenido 1. Concntrese en el mensaje. Sin una visin clara de su audiencia, muchos escritores centran sus documentos en su propio orden del da y olvidan las necesidades de sus lectores. Otro problema: A menudo los escritores no dejan claro lo que quieren decir. Si el escritor no es lo suficientemente claro, cmo va a entenderle el lector? Solucin: Vuelva a la Focus Sheet. Ha consignado lo que el lector necesitaba ver? Ha enunciado su mensaje clave? 2. Busque la claridad. Al hacerlo, preste atencin a la precisin y al mbito del contenido. Formlese las preguntas siguientes:

Mi informacin es precisa? He colocado los pasos siguientes en ttulos? He identificado las solicitudes de accin y las fechas lmite?

3. Ordene estratgicamente su mensaje clave. El mensaje clave o conclusin final es el punto principal que desea que su lector recuerde, va al principio del documento. Si ha constatado que probablemente su lector se mostrar reticente a sus ideas, coloque su mensaje clave de forma estratgica en el lugar donde sea ms probable que el lector lo lea y lo tome en consideracin. 4. No se olvide de contestar: "Y qu?" Si su mensaje clave es que necesita ms tiempo para terminar su trabajo en un proyecto, no se limite a explicarlo y basta. Conteste a la pregunta: "Y qu?"

Que pasar si sobrepasa los plazos previstos? A quin afectar su ampliacin de los plazos? Repercutir sobre otros proyectos en que est trabajando? Cmo afectar a su lector?

En lugar de: La opcin A es mejor que la opcin B. Escriba: La opcin A es mejor que la opcin B porque nos ahorrar un 30% de los costos anuales generales.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

17

Tema 11 Como escribir para los negocios

c) Pasos para editar el estilo 1. Disee con impacto visual. Con una mera ojeada al documento, el lector debe poder encontrar las ideas clave sin tener que desgranarlas de un texto denso. Un documento tiene impacto visual si es de fcil lectura y los puntos clave parecen aflorar por s solos. Ayude al proceso de lectura con titulares, columnas, tablas, negritas y cursivas, listas numeradas y desglosadas, as como holgura visual entre los contenidos. Ejemplos de mejoras visuales:

Titulares para destacar los puntos fundamentales. Frases de 20 palabras como mximo. Prrafos breves y grupos de frases: 5 a 6 lneas como mximo. Uso cuidadoso del espacio. Uso de numeracin o desglose por puntos para listas. Negrita y cursiva para resaltar la informacin importante.

En lugar de: Para la reunin de maana, confeccione una lista de todos los posibles proveedores con sus estrategias de venta, sus previsiones de costos y su programacin. Escriba: Para la reunin de maana, rena la siguiente informacin de cada posible proveedor:

Estrategia de ventas. Coste estimado. Programacin.

2. Ajuste el tono a la audiencia. Su redaccin ser mejor por medio de la claridad y la simplicidad, y no con un lenguaje rebuscado. En lugar de: Convocaremos una reunin de planificacin anticipada, de breve duracin, con el fin de sentar las bases del trabajo asignado al comit de Nancy antes de que siga con su ejecucin. Escriba: Convocaremos una breve reunin para definir el trabajo del comit de Nancy antes de que el grupo siga adelante.

18

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

3. Adopte la voz activa. La diferencia clave entre oraciones activas y pasivas: una frase activa cuenta con un sujeto activo que hace algo. En lugar de: El software ha sido diseado por el jefe de ingeniera. Escriba: El jefe de ingeniera ha diseado el software. 4. Sea conciso. La estructura de sus frases y prrafos debe ser concisa. Formlese las preguntas siguientes:

He limitado los prrafos a 6 lneas? He enfocado los prrafos a un nico concepto? He limitado las frases a 15 o 20 palabras? He eliminado todas las palabras innecesarias?

5. Pula la exactitud. Un documento preciso utiliza una gramtica, puntuacin y ortografa correctas.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

19

Tema 11 Como escribir para los negocios

2.3 Consejos Consejos para utilizar el mtodo del orden de importancia - Cuando escriba para dos o ms lectores, tome en consideracin a la persona que toma las decisiones. Y organice su escrito en consonancia. - Para lectores receptivos, anuncie el mensaje clave al principio del documento. - Para lectores ms reticentes, puede ser conveniente dar ms informacin contextual antes de exponer su mensaje clave. Utilice el principio del documento para convencer a su lector de que su recomendacin es buena. Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste - Al comparar dos conceptos, mencione primero el que resulte ms familiar. - Utilice grficos o diagramas para comparar informacin tcnica. - Evite mezclar enunciados de ventajas e inconvenientes.

Consejos para atenerse a su agenda - Dedique cada prrafo a una sola idea principal. - Separe las solicitudes de accin del resto. - Si llega a un punto muerto, d un paso atrs. Plantese esto: "Qu quiero que hagan los lectores con este mensaje una vez ledo?" "Qu necesitan saber los lectores para pasar a la accin en este tema?" D pistas al lector sobre lo que desea lograr. Las palabras y frases de transicin ayudan a los lectores a entender las conexiones entre los conceptos que est exponiendo. Srvase de expresiones como: mientras que sin embargo en consecuencia adems por otro lado de forma similar.

20

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Consejos para redactar un mensaje de correo electrnico - Escriba el mensaje clave en la lnea del asunto. No se arriesgue a que el lector elimine u omita un mensaje importante. - Elabore mensajes cortos. - Trate algunos temas mediante el correo. - Revise y corrija la ortografa de su mensaje antes de enviarlo. - No enve nunca un mensaje cuando est enfadado. Una buena prueba es preguntarse si dira cara a cara lo que piensa escribir. - Cuando reenve un mensaje, revise la lnea de asunto original. - Incluya una despedida. - Las caritas sonrientes y otros "emoticones" estn bien para correspondencia con los amigos, no para los negocios. - Escriba la direccin justo antes de hacer clic en Enviar. - Enve los mensajes slo a aquellas personas que deban recibirlos.

Consejos para redactar un memorando de la empresa Comience completando la Focus Sheet. Aborde un nico tema en cada memorando. Escriba una lnea de asunto especfica. Utilice titulares claros y especficos para destacar las fechas lmite y las solicitudes de accin. Agrupe ideas relacionadas en categoras. D a su memorando un diseo que impacte visualmente. Utilice la voz activa siempre que sea posible. Si conoce a sus receptores, su tono debe ser ms amistoso y menos formal que el de una carta de negocios.

Consejos para redactar una carta comercial - Comience completando la Focus Sheet. - Empiece con un toque personal. - En la primera frase, atraiga la atencin con el mensaje clave.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

21

Tema 11 Como escribir para los negocios

- No sobrepase aproximadamente las 20 palabras por frase. - Utilice los espacios para facilitar una lectura en diagonal. No elabore prrafos de ms de 5 6 lneas. - Confiera fuerza a su lnea de asunto incluyendo en ella su mensaje clave. - Utilice la voz activa en detrimento de la pasiva. Adopte un tono positivo. - D formato a su carta para lograr un impacto visual. - Hacia el final, resuma los puntos principales o proponga los pasos a seguir. - No mencione los documentos adjuntos en la primera frase. - Evite un estilo excesivamente formal. - Si le parece adecuado, aada un toque amistoso o personal en la despedida. Consejos para redactar una propuesta - Antes de empezar, solicite una reunin de planificacin de la propuesta con su cliente potencial para aprender ms sobre las necesidades de la empresa. Igualmente, rellene una Focus Sheet con detenimiento. - Ponga al cliente en el punto de mira de su propuesta. - Conteste a la pregunta: "Y qu?" - Sea especfico. - Utilice datos reales y evite los superlativos y las exageraciones. - D a su propuesta un diseo con impacto visual. Consejos para redactar actas de las reuniones - Utilice un formato consistente para cada reunin. - Los titulares tiles en las actas son: Recomendaciones. Decisiones tomadas. Acciones acordadas. Asuntos aplazados. Quin es responsable? Plazos. Fecha de la prxima reunin.

Ahorre tiempo mediante el uso de un porttil. Incluya slo un resumen de la discusin, no cada palabra pronunciada. Al tomar notas, preste atencin a las frases y palabras clave. Disponga las actas en una tabla para facilitar su seguimiento. Utilice un tono profesional pero informal. Incluya los nombres completos y los cargos de todos los asistentes. Destaque todas las acciones y fechas lmite con negritas o cursivas. Distribuya las actas lo antes posible tras la reunin.

22

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Parte 3: Manos a la obra

3.1 Caso Prctico En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin en el que jugarn el papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones de cada equipo. Situacin: La redaccin del documento de Jorge

Jorge es un nuevo gerente de investigacin de Mediciones Verdes, que realiza estudios de impacto ambiental para compaas que estn proyectando construir nuevas fbricas. Acaba de terminar un proyecto importante -evaluar dos terrenos industriales con potencial, que estn siendo considerados por Proyectos Industriales, un nuevo cliente de Mediciones Verdes. Proyectos Industriales ya est familiarizado con "Lomas" uno de los sitios propuestos, ya que est cerca de la oficina central de Proyectos Industriales. El otro sitio, "Vista al Mar", est a cierta distancia de la oficina central. Despus de analizar los sitios, Jorge concluye que Vista al Mar es el mejor sitio. A continuacin, Jorge debe preparar un informe para Proyectos Industriales presentando su anlisis y recomendaciones. El informe debe ser entregado la semana entrante. Jorge comienza por decidir cmo quiere organizar el documento. Cul de estas pautas debe utilizar Jorge al preparar su informe? Explore todas las opciones. Presente los detalles en prrafos bien centrados, respaldados con cuadros y tablas y ponga de manifiesto la conclusin a la que lleg. En la seccin de comparar detalladamente ambos sitios, empiece con Lomas y luego siga con Vista al Mar. Capture la atencin del cliente con un grfico atractivo o una estadstica sorprendente de Proyectos Industriales.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

23

Tema 11 Como escribir para los negocios

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Jorge decide organizar el informe de Proyectos Industriales expresando primero su recomendacin, comenzando su anlisis comparativo con informacin acerca del sitio familiar Lomas, empleando siempre un tono formal y profesional. Al considerar toda la informacin que necesita incluir en su informe, junto con muchos de sus otros proyectos, Jorge se da cuenta que no podr completar el documento de Proyectos Industriales para la semana entrante. Decide que necesita una extensin. Mientras est pensando en esta situacin, recibe un correo electrnico de Miriam, su supervisora. Le pide a Jorge una actualizacin del estado del proyecto de Proyectos Industriales no ms tarde de las cuatro de ese da. Jorge decide empezar a hablar del tema de la extensin en el memorando pero no est seguro de cmo preparar la solicitud. Cmo debe solicitar Jorge la extensin? Explore todas las opciones.

Para explicar la demora del informe de Proyectos Industriales, enumere los dems proyectos importantes y ofrezca soluciones, incluyendo la extensin. Explique lo obtenido hasta la fecha con el proyecto Proyectos Industriales y pida ms tiempo para enviar el escrito. Entregue la actualizacin, explique por qu es necesaria la prrroga y advierta del impacto que pueda tener la misma.

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

24

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

A las 3:45 de ese da, Jorge le entrega a Miriam su memorando explicando el estado del proyecto de Proyectos Industriales y solicitando una prrroga. Ella lo lee, toma en consideracin las ramificaciones y decide que una prrroga de una semana sera aceptable en este caso. Luego le sugiere a Jorge que llame a Alejandra, el contacto de Mediciones Verdes en Proyectos Industriales, para informarla del cambio. Jorge sabe que Alejandra est de viaje, pero que revisa su correo electrnico. Por ello, decide poner al da a Alejandra por correo electrnico en vez de por telfono. Se sienta delante de su ordenador y piensa sobre qu elementos necesita incluir en su mensaje. Cul de estas pautas debe utilizar Jorge al escribirle a Alejandra? Explore todas las opciones. Al expresar su pesar por el retraso, inicia su mensaje con una disculpa franca y sincera por tener que necesitar ms tiempo para remitir su informe. Para comunicar el progreso, empiece resumiendo los pasos que ha dado hasta ahora, informe a Alejandra sobre la prrroga y finalmente tranquilcela explicndole cmo evitar nuevos retrasos. Para ayudar a Alejandra a recuperar rpida y fcilmente el mensaje ponga la nueva fecha en el Asunto y explique las razones y beneficios de la prrroga.

_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Jorge incluye una lnea de asunto informativa y mantiene su correo electrnico para Alejandra corto y enfocado en las necesidades de Alejandra. Al da siguiente, Alejandra le agradece a Jorge su puesta al da concisa y le ruega que cumpla con el nuevo plazo de entrega. Escribir por negocios -ya sea un informe, memorando o mensaje de correo electrnico- puede ser un desafo para gerentes ocupados. Para comunicarse lo ms efectivamente posible, piense cmo se puede organizar mejor su escrito para que responda a las necesidades del lector no a las suyas. Tambin explique siempre las ramificaciones de su mensaje -contestando a la pregunta "Y qu?" Finalmente, tenga cuidado cuando enve mensajes de correo electrnico: Esta forma de correspondencia comercial tiene ventajas y desventajas nicas y requiere tanta atencin como la correspondencia en papel.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

25

Tema 11 Como escribir para los negocios

3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor CMO ESCRIBIR PARA LOS NEGOCIOS

Focus SheetTM
Responda primero a estas preguntas en cualquier tarea de escritura. Objetivo Por qu escribo esto?

Qu quiero que haga el lector?

Audiencia Quin es mi lector? Es ms de uno?

Cul es el papel del lector? tomar decisiones? influenciar? implementar? otro?

Qu sabe el lector del asunto?

Cmo reaccionar el lector ante mi mensaje: receptivo? indiferente? reacio?

Qu es importante para los lectores? Por qu el lector leera o estara de acuerdo con esto?

Cmo usar este documento?

Alguien ms debera recibirlo?

26

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Posicin final Qu mensaje debe recordar el lector principalmente?

Y qu? Qu impacto tiene mi posicin final?

Estrategia Mi mensaje es un documento? O una llamada telefnica es ms directa?

Oportunidad: es demasiado pronto? O demasiado tarde para enviarlo?

Lista de distribucin: recortado al mnimo?

Alguien ms est divulgando la misma informacin? Debo revisar?

Seleccionar mtodo(s) de trasmisin

Fax Correo electrnico Correo interno Intranet (sitios web o carpetas compartidas) Otros: Internet Una reunin Una presentacin Videoconferencia Entrega postal Servicio de mensajera?

1997 Better Communications Inc. Reservados todos los derechos.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

27

Tema 11 Como escribir para los negocios

Harvard ManageMentor CMO ESCRIBIR PARA LOS NEGOCIOS

Diseo con impacto visual

Imprima esta gua para referencia rpida sobre cmo disear su documento.

Puede usar. . .
Titulares Actividad suplementaria Fuentes Prrafos cortos Dos columnas Listas desglosadas Listas numeradas

Para . . .
ingresar prrafos enfocar al lector en sus mejores ideas agregar ms nfasis colaborar en persuadir garantizar una mejor lectura unificar el estilo evitar abrumar al lector atraer lectores vidos dar a conocer dos clases de informacin a la vez impulsar la lectura rpida reemplazar las listas entre frases indicar secuencia enumerar los pasos de un procedimiento proporcionar fcil acceso a la lista cuantificar los temas

Espacio en blanco y sangra Grficos, cuadros y tablas Color (usar juiciosamente) subrayado negrita fuentes variadas TODO MAYSCULAS letra itlica

enmarque sus ideas perfeccione la mejor lectura presentar cifras, montos en dlares y datos tcnicos resaltar la informacin (slo dos colores) aadir buena apariencia enfatice las fechas lmite y las acciones

diferentes tamaos
1997 Better Communications Inc. Reservados todos los derechos.

28

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Harvard ManageMentor CMO ESCRIBIR PARA LOS NEGOCIOS

Lista de requisitos para corregirse a s mismo

Las preguntas que siguen reflejan aspectos fciles de la revisin. Antes de enviar un documento, revselo bien. Contenido
Objetivo Informacin: Se dijo claramente? Es exacto y completo? Pedidos especficos de accin o informacin? Hay buena cantidad de detalle?

Secuencia
Posicin final: Organizacin: Al principio? Las ideas son lgicas? Bien ubicado?

Diseo
Formato: Hay suficientes titulares, actividades Estn resaltadas las fechas lmite y las acciones? suplementarias y listas? Hay espacio blanco para encuadrar ideas? Una tabla, cuadro o grfico es ms efectivo para determinada informacin?

Presentacin:

Estructura
Prrafos: Se empieza con una frase del tema? Concentrado en un tema? Vari en estructura y longitud? Las transiciones son dentro y entre? Limitado a 5 6 lneas? Perfilado en 15 a 20 palabras?

Frases:

Tono y estilo
Palabras: Es simple, especfico y directo? Sin afectaciones ni lenguaje pasado de moda? Los acrnimos son explicados? Estilo: Es agradable, motivado y directo? Es adecuado para la audiencia? La voz es activa? El enfoque es positivo? Los lectores conocen la terminologa? Los titulares causan impacto?

Revisin
Son correctas la gramtica, la ortografa y la puntuacin? Se corrigieron los errores tipogrficos? Alguien ms debera revisarlo? Si es un correo repetido, estn resaltados los nuevos datos?

Otros

Ingrese sus propios puntos problemticos para revisar nuevamente y prevenir.

1997 Better Communications Inc. Reservados todos los derechos.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

29

Tema 11 Como escribir para los negocios

Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos Recuento de los principales temas de la sesin.

4.2 Para profundizar en el tema Pautas para preparar un memorndum excelente Checklist por preparing a superior memo por Michael Hattersley. Artculo del Harvard Management Update, Febrero de 1997.

30

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 11 Como escribir para los negocios

Bibliografa Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997. Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. Nueva York, NY: Random House, 1989. Tony Buzan, con Barry Buzan. El libro de los mapas mentales: Cmo utilizar al mximo las capacidades de la mente. Espaa: Urano, 1996. Dumaine, Vest-Pocket Guide to Business Writing. Dumaine, Write to the Top.

Acerca del autor Deborah Dumaine Fundadora de Better Communications, empresa especializada en cursos prcticos de escritura para los negocios, tcnica, de correo electrnico y comercial, Deborah Dumaine ha diseado un proceso de escritura innovador que se centra en las necesidades de los lectores, con lo que ahorra tiempo tanto el escritor como el lector. Es la autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success (Random House) y de The Vest-Pocket Guide to Business Writing (Prentice-Hall). Deborah Dumaine y su equipo de formadores han ayudado a miles de individuos y empresas a mejorar su comunicacin escrita.

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

31