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SOMMAIRE
Page INTRODUCTION Schma descriptif des tapes du paramtrage du fichier comptable I CREATION DE FICHIER COMPTABLE I 1 Cration du fichier comptable I 2 Paramtrage II CREATION DE PLANS II 1 Cration du plan comptable II 2 Cration du plan analytique II 3 Cration du plan reporting III CREATION DE PLAN TIERS III 1 Cration du plan tiers : clients III 2 Cration du plan tiers : fournisseurs, salaris et autres IV CREATION DU TAUX DE TAXE V CREATION DES CODES JOURNAUX VI IMPUTATION DES DOTATIONS VI 1 Saisie des critures VI 2 Saisie analytique VII OUTILS DE MAINTENANCE VII 1 Maintenance du fichier Comptable. VII 2 Recopie du fichier Comptable
INTRODUCTION
PRESENTATION Le logiciel COMPTABILITE 100 WINDOWS de SAGE SAARI est un logiciel conu et spcialement adapt la gestion des PME / PMI, tous secteurs dactivit confondu. Ce logiciel possde une interface utilisateur identique dans les environnements WINDOWS et MACINTOSH et des fichiers compatibles dans les deux environnements. Forte dune grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 automatise les taches les plus complexes. Son extrme puissance de paramtrage lui permet de sadapter lorganisation et aux spcificits de chaque secteur dactivit. La COMPTABILITE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grce des nombreux automatismes. Elle prend en charge toute la structure comptable de lentreprise. Un lien dynamique avec les autres logiciels de Sage, permet la rcupration des donnes et le partage des informations en temps rel et optimise considrablement les traitements. La comptabilit 100 WINDOWS possde : Une Gestion Multi socits. Une Gestion Multi plans Analytiques. Une Gestion Budgtaire. Une Gestion des Rglements. Une Consultation Comptable tout moment. Une Gestion des Abonnements. Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont ncessaires : Avoir une formation comptable ou possder des aptitudes comptables La connaissance du systme dexploitation Windows, et des applications Bureautiques (Word et Excel) sera un vritable atout.
Ce document de paramtrage contient la mthodologie adopter pour mettre en place une Comptabilit 100 adapte vos besoins. Les expriences que nous avons dans la mise en uvre des procdures comptables, nous ont profondment guides dans llaboration de ce manuel. Dans lespoir quil rponde votre attente, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
La Direction
MAINTENANCE
OUTILS DE MAINTENANCE
Dmarrer
Programme
Fichier NOUVEAU
Votre fichier comptable vient dtre cr, vous pouvez maintenant apporter les modifications ncessaires dans les champs variables en fonction des informations ncessaires votre socit.
Type de champs NOUVELLE GEMAS Obligatoire Fichier comptable (*.mae) Obligatoire 1000 Obligatoire Exemples
Longueurs 25 N 7N
I 2 / Paramtrage I 2 1 / Cration de lexercice Aprs avoir cliquer sur enregistrer de lcran prcdant, le programme propose lcran suivant : Cration de lexercice .
Cette fentre correspond la date de dbut et date de fin du premier exercice dexercice. Enregistrez les dates limites du premier exercice comptable. Si les dates proposes ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles. Ce qui revient dire que lexercice comptable peut commencer sur une anne et finir sur une autre. Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous en prvient : la dure maximale dun exercice est limit 36 mois . Si vous saisissez une date de dbut dexercice suprieure la date de fin dexercice, ce message apparat : la date de dbut dexercice doit tre infrieure la date de fin dexercice . Les diffrentes dates de lexercice pourront tre modifies par la commande Fichier / A propos de.. Longueur dun compte : Ces zones permettent de dfinir la longueur des comptes utiliss en saisie. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres.
Exemple :Si la longueur choisie est 6, tous les comptes seront saisis sur 6 caractres. Si vous saisissez un compte avec moins ou plus de 6 chiffres, le programme ajoute des 0 ou supprime le surplus de chiffre pour ramener le compte 6 chiffres.
Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante . NB : Aprs la cration du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe. Il est conseill de laisser la longueur des comptes flottante. Cliquez sur OK pour valider la cration de lexercice. (Pour abandonner le traitement, cliquez sur Annuler. Dans ce cas, le programme ne cre ni lexercice, ni le fichier comptable). La fiche didentification de lentreprise apparat alors si on valide. Vous pouvez ce moment mettre les diffrentes informations relatives votre socit ou fichier comptable.
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Libell champs Date dbut dexercice Date fin dexercice Gnral et Reporting Analytique
Type de champs longueur Observations Obligatoire 8 JJMMAA Obligatoire 8 JJMMAA Facultatif 2N De prfrence garder le 0 Facultatif 2N
I 2 2 / lcran A Propos de Ce menu regroupe lensemble dinformations relatives la socit. Il peut nous servir galement de base de donnes. Il permet de paramtrer le fichier cr. a Identification
Libell champs Exemple Raison Sociale Activit FORMATION-VENTE -ASSIST- LOG. SAARI Adresse Abidjan plateau Complment Blvd ROUME C.P 09 Ville Rgion CEDEAO Pays COTE DIVOIRE Commentaire SIRET NAP N didentifiant Tlphone 22 52 42 18 Tlcopie 22 52 42 13 E-mail Site
Type de champs Longueur Observations Obligatoire 35N Facultatif 35N Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif 35N 35N 9 N 35N 9 N 35N 65N 14N 5 N 25N 21N 21N 59N 59N
b- Initialisation
Libell champs Intitul (unit montaire) Unit Sous unit Format montant Format quantit Gestion budget
Exemple Franc CFA Frs CFA # ### ##0 # S### ##0 Axe analytique
Longueur Observations 35N 21N 21N 31N Alt Gr + 3 21N Alt Gr + 3 Slection
NB : Pour obtenir le format #, faire : ALT GR + 3, ici, cette disposition permet davoir le format des nombres rang de trois chiffres. Exple : 1000000 saffichera 1 000 000. c- Contacts
d- Paramtre
e- Options
Champs statistiques tiers : ils sont dfinis sur deux niveaux N: un premier servant lenregistrement des intituls des champs et un deuxime servant leur numration. Le nombre dintituls de champs est limits 10 mais celui des numrs est limit (35). Exple : si je dsire faire des statistiques par REGION, un niveau 1, je prvois le champ (REGION) puis, un niveau 2 je prvois les diffrentes rgions (NORD, SUD , EST, OUEST). Code risque : Cette option permet denregistrer les codes risques qui seront associs chaque client. Un code risque reflte la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client. 10 codes risques peuvent tre enregistrs, chacun tant associ une action. Chaque client se verra appliqu laction du code risque qui lui est rattach.
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Devise : Cette option permet denregistrer les donnes relatives devises utilises lors des transactions avec les clients et fournisseurs (la devise de chaque tiers est enregistrer sur sa fiche). Grce ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis dans les journaux. Si votre activit ncessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes : intitul : Saisie obligatoire du libell de la devise (31 caractres alphanumriques) qui apparatra sur la liste de slection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux. Informations libres : Cette option permet dajouter des informations complmentaires personnalises sur les fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales. Si des informations libres sont paramtres pour un fichier, un volet de saisie supplmentaire apparatra pour la commande considre (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers menu STRUCTURE et saisie des journaux du menu TRAITEMENT) : Information libre. Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : Mode de rglement : Le programme permet de saisir jusqu 30 modes de rglement. Ces informations seront utilises dans les comptes de tiers pour prciser leur mode habituel de rglement. Nature des comptes : Cette option permet de dfinir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numros de comptes. Ainsi, en crant des comptes, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numro. Niveau danalyse : Les niveaux seront utiliss pour les sections analytiques, et surtout pour les tats analytiques. Ils permettront dintroduire une classification des dpenses indpendantes des plans et sections analytiques. Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des slections sur dix centres de cots auxquels vous aurez rattach certaines sections analytiques. Vous pouvez saisir dix niveaux danalyse et leurs intituls peuvent comprendre jusqu 35N. Exemple : Votre tablissement dispose de 3 ateliers de production. Chacun deux fait lobjet dans votre plan analytique dun certain nombre de comptes pour valuer avec prcision leurs charges de fonctionnement. En particulier, vous avez dtermin certaines sections analytiques pour quelles refltent les charges relevant de lapprovisionnement, de commercialisation et de la distribution. Si vous voulez en fin dexercice, pourvoir diter un tat vous montrant clairement la part que reprsente chacun des trois ateliers dans ses dpenses dapprovisionnement, de commercialisation et dadministration, vous pouvez alors crer trois niveaux danalyse ce nom et les affecter aux sections analytiques correspondantes. Il vous suffira alors dditer ltat aprs une prslection sur le niveau de cots souhaits.
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Organisation : les options de ce titre sarticulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramtrer le caractre obligatoire et laffichage des informations des diffrentes fentres du menu TRAITEMENT. Pays : cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous commercez. Lors de la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer chaque poste de tiers, lun des pays enregistrs ici. Priode de rappel : Les priodes de rappel correspondent des commentaires lis un certain nombre de jours de paiement sur client. Lors de ldition des relances clients, le programme imprimera le commentaire associ au retard de paiement. 10 priodes peuvent tre enregistres. Vous pouvez dfinir 3 priodes correspondant aux retards de paiement suivants: Relance de 0 30 jours de retard / Contentieux de 31 60 jours, Poursuites de 61 90 jours de retard. Si un rglement moins de 30 jours de retard, ldition fera apparatre la mention Relance dans la colonne commentaire. Types tiers : Les types sont utiliss lors de la cration des comptes tiers. Ils permettent la cration automatique des comptes tiers. f- Communication
Ce volet permet de saisir la liste de nos partenaires conomiques (expert-comptable). La saisie de ces donnes facilitera lexpdition de nos documents comptables notre expertcomptable directement par E-mail.
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g- Ajustement lettrage
Ce volet permet la saisie dun code journal et dune criture type qui sadapte chaque cas de figure. Il facilite la gestion des carts sur les clients, fournisseurs, Un modle de saisie est toujours associ ce genre dcriture ainsi que les montants maximum que lon peut tolrer en de lettrage. h- Prfrences
Cocher ouverture compte en saisie si lon dsire crer des comptes pendant la saisie dans le journal. Automatisation des carts : Indique les comptes dbit et crdit devant recevoir les carts.
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II CREATION DE PLANS
Il est important de savoir que toutes les crations dans un fichier comptable, se font en gnral dans le menu STRCUTURE. II 1 / Cration du plan comptable Le plan comptable est lensemble des comptes utiliss par lentreprise pour tenir sa comptabilit. Pour crer un compte du plan comptable, faire :
Cliquer droite, ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs
Structure
Plan Comptable
@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres comptes du plan comptable.
Libell champs N compte Type Intitul Complment Code taxe Nature de compte Report nouveau Compte reporting
Type de champs Longueur Obligatoire 13N Obligatoire Obligatoire 35N Facultatif 17N Facultatif Obligatoire Obligatoire Facultatif
Observations
NB : Cochez la case saisie compte tiers lorsquil sagit des comptes collectifs tiers. Tous les autres plans que sont le Plan Analytique, le Plan Reporting, rpondent au mme principe de cration que le plan comptable. Structure plan analytique ou Reporting clique droit ajouter un nouvel lment
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II 2 / Cration du plan analytique. Le plan analytique regroupe lensemble des sections analytiques utilises par la comptabilit analytique. Le plan analytique est cr dans le volet : Fichier A propos de Option plan analytique. Pour crer une section du plan analytique faire :
Cliquer droite , ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs
Structure
Plan Analytique
@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres sections analytiques du plan analytique.
Exemple DIRGEN Dtail DIRECTION GENERALE Complment DIRECTION GENERAL Niveau danalyse SIEGE Plan analytique ADMINISTRATION
Type de champs Longueur Obligatoire 13N Obligatoire Facultatif Obligatoire Obligatoire 35N 34N
Observations
A slectionner A slectionner
NB : Pour faire apparatre le volet budget, faire : Fichier A propos de Initialisation sur le volet gestion budget choisir axe analytique.
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II 3 / Cration du plan reporting. Le plan reporting est lquivalent du plan comptable dune entreprise dite mre par rapport au plan comptable de sa filiale. Il consiste tablir une correspondance entre les deux plans comptables.
Exemple : Une socit base en Angleterre dsire avoir les rsultats de sa filiale base en Cte dIvoire. Or les comptes comptables diffrent en ces deux pays. Par exemple : Plan comptable Anglais
Equivalence SYSCOA Numro Intitul 57110 Caisse 52110 Banque 41110 Clients 40110 Fournisseurs
Ainsi pendant la cration de chaque compte Syscoa, il lui sera rattach un compte Anglais dit plan reporting. Pour crer un plan reporting, faire :
Plan reporting Cliquer droite , ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs
Structure
@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres comptes du plan reporting.
Observations
Ou page
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Structure
Plan tiers
longueur 17N
35N 13 N
NB : Pour faire la diffrence entre les tiers, il suffit de drouler le menu o sest marqu tous pour choisir le tiers quon veut crer. Ceci est valable si vous navez pas encore cliquer droit de la sourie. Mais si cette dernire opration est effectue, il faudrait drouler le libell type pour faire votre choix.
III 2 / Cration du plan tiers fournisseurs, salaris et autres La cration des autres tiers (fournisseurs, salaris et autres) se fait de mme manire que les clients. Pour le faire choisir le type de tiers crer dans le volley type.
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@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres taux de taxes.
longueur 3 N 35 13
Observations
Ce sont les journaux qui regroupent les a-nouveaux, les mouvements des oprations diverses (oprations diffrentes des achats, ventes, trsoreries). Pendant les saisies, dans ces cas particuliers, le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits. - Les journaux de situation Ce sont des journaux qui nont pas dincidence dans ldition des tats. Il est conseill de ne pas les utiliser. Le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas tre cltur. NB : Hormis le pr-positionnement du curseur, le programme contrle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvement semble incompatible avec le type de journal. La cration dun code journal permet la gnration automatique de 12 journaux mensuels de mme code. Pour crer un code journal, faire :
Structure Codes journaux Cliquer droite, ajouter un lment et remplir les champs affichs.
@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres codes journaux. (Voir fiche de code journal)
Libell Exemple champs Code journaux ACH Type achats Intitul Journal achats
Type de champs longueu Observations r Obligatoire 3 N Obligatoire Drouler pour choisir des Obligatoire 35N
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@ Rpter les mmes manipulations pour les saisies dans les autres journaux.
Libell champs Jour N pice Rfrence N compte gnral N compte tiers Libell Echance Position Dbit Crdit
Fact 00210,..
Obligatoire Facultatif
fiche
Obligatoire Obligatoire
Observations
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Dmarrer
Programme
VII 1 / Maintenance du fichier Comptable. Si vous voulez accder votre fichier et que le programme affiche ce message : Ce dossier est dj ouvert Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance !. Alors procder la maintenance de celui-ci par en accdant loutil de maintenance puis faire les manipulations suivantes :
Fichier ouvrir
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VII 2 / Recopie du fichier Comptable. Cette tape seffectue quand le fichier comptable est compltement endommag. Pour recopier un fichier Comptable, accder loutil de maintenance (voir chemin daccs loutil de maintenance) ensuite ouvrir le fichier recopier par fichier ouvrir puis faire : maintenance recopier les donnes. Aprs suivre les instructions.
A cette tape 2 possibilits soffrent vous : Si vous voulez recopier dans un fichier de mme nom cliquer sur suivant. Si vous voulez crer un nouveau fichier en recopiant les donnes du fichier initial, cocher Cration dun nouveau fichier, puis cliquer sur parcourir pour indiquer lemplacement du nouveau fichier ensuite taper le nouveau nom du fichier puis enregistrer. Il est conseill dutiliser ce dernier mode de recopie de fichier pour sauvegarder vos donnes.
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Cliquer sur parcourir pour renommer le fichier et le mettre dans le dossier ou lon veut. IIme Ecran
Exemple
Longueur 258N
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CONCLUSION
La conclusion de ce document fera lobjet dune srie de recommandations : Vous voulez acqurir le Logiciel de Comptabilit 100 et dautres Logiciels de Gestion de SAGE SAARI ? Contacter la Socit JABS AFRICA.
Vous voulez une formation adquate ? Contacter les techniciens de la Socit JABS AFRICA.
Vous avez des problmes de fichiers ? Contacter la JABS AFRICA. En un temps recors nous intervenons.
Tout en esprant que ce prsent document vous facilitera lexploitation du Logiciel que vous venez dacqurir, la Socit JABS AFRICA vous remercie de votre confiance.
Nous sommes votre service. Gardons donc le contact pour une franche collaboration.
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