Chapitre 3 : Budget dinvestissement 1 But et responsabilits Ce chapitre dcrit les rgles qui sappliquent lors de la prparation des demandes

budgtaires et du suivi des budgets : a) des projets de ramnagement et de rnovation; b) des dpenses de mobilier et quipement; c) des projets de dveloppement des systmes dinformation; d) des projets de construction et de ramnagement majeurs. Le Comit excutif a pour mandat de : recommander ladoption du budget dinvestissement au Conseil dadministration; dapporter au budget les modifications ncessaires dans les cas o la subvention gouvernementale serait infrieure celle prvue; grer le Fonds pour ventualits; approuver la ralisation dun projet non prvu au budget, suprieur 50 000 $, mme le fonds pour ventualits; autoriser limputation des excdents de cots la rserve du Service des immeubles suprieurs 50 000 $; tablir les modalits de report des soldes en fin danne financire.

Le vice-recteur excutif a pour mandat de : grer la rserve pour le dveloppement et la performance.

Le vice-recteur ladministration et aux finances a pour mandat de : approuver la ralisation dun projet non prvu au budget, infrieur 50 000 $, mme le Fonds pour ventualits; faire rapport priodiquement au Comit excutif des crdits accords; autoriser limputation des excdents de cots la rserve du Service des immeubles suprieurs 10 000 $ mais infrieurs 50 000 $.

Le Service des immeubles a pour mandat de : grer les projets de ramnagement et de rnovation (amlioration et transformation) approuvs; analyser toute demande de ramnagement ou de rnovation, soit rencontrer si ncessaire les demandeurs afin de connatre les besoins, vrifier la conformit et la faisabilit de chaque demande aux normes d'utilisation, au plan d'amnagement des locaux et aux besoins de l'unit et de l'Universit dans son ensemble, et faire les estimations de cots ; inscrire les montants appropris aux projets de ramnagement et de rnovation demands au budget d'investissement; autoriser limputation des excdents de cots la rserve du service des immeubles infrieurs 10 000 $.

Le Service des finances a pour mandat de : prparer le budget dinvestissement en collaboration avec le vice-recteur ladministration et aux finances et le Service des immeubles; assurer le respect des normes dans le suivi budgtaire; conseiller les usagers; prsenter les rclamations de dpenses au ministre de lducation conformment aux directives reues.

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Chapitre 3 : Budget dinvestissement

Le sous-comit du budget de ramnagement et de rnovation a pour mandat de : analyser les projets selon une liste de critres tablis; prioriser les projets raliser en fonction des budgets disponibles.

Ramnagements et rnovations 2.1 Application Les rgles suivantes s'appliquent tout projet de ramnagement et de rnovation qui est couvert par le budget d'investissement pour tout espace appartenant l'Universit Laval ou tant utilis par elle. 2.2 Dfinition Cette catgorie comprend les dpenses destines lensemble des activits ponctuelles qui ont pour objectif de rtablir, de conserver ou daugmenter la valeur dusage existante des btiments en proprit, des terrains et des infrastructures. 2.3 Rgles budgtaires 2.3.1 La gestion et le contrle budgtaire des projets de ramnagement et de rnovation sont confis au Service des immeubles. 2.3.2 Les sommes prvues au budget d'investissement ne peuvent tre alloues qu' la ralisation des projets inscrits au budget. Toute substitution de projets doit tre approuve par le Comit excutif. Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douanes, taux de change ainsi que les frais ou honoraires lis la livraison, linstallation et la mise en service. 2.3.3 La ralisation d'un projet non prvu au budget, mme le Fonds pour ventualits ramnagement et rnovation, est autorise par le vice-recteur l'administration et aux finances, si le budget est infrieur 50 000 $. Au-del de cette somme, l'approbation du Comit excutif est requise. 2.3.4 Le budget prvu pour un projet non ralis est retourn au Fonds pour ventualits du Comit excutif. 2.3.5 Le solde budgtaire au terme de la ralisation d'un projet est vir dans une rserve du Service des immeubles. 2.3.6 Les gestionnaires des facults peuvent affecter la ralisation de projets de ramnagement et de rnovation une somme ne dpassant pas 10 % du budget de base de mobilier et quipement. 2.3.7 Les virements budgtaires entre les diffrentes enveloppes du budget dinvestissement sont interdits. 2.4 Droulement Toute demande de projet de ramnagement et de rnovation doit tre prpare par les units administratives lors de llaboration du budget et doit tre soumise au Service des finances. Le formulaire utiliser est le SF-293 Projet de ramnagements ou de rnovations . Il devra tre transmis avant une date dtermine chaque anne. Lanalyse des dossiers est effectue par le Service des immeubles. Le Service des immeubles peut, l'occasion s'il le juge ncessaire, aprs la date limite, faire l'tude des nouveaux projets et des demandes de modification aux projets dj approuvs. Le sous-comit du budget de ramnagement et rnovation priorisera les dossiers qui seront accepts. En cours danne, toute nouvelle demande de projet de ramnagement et de rnovation devra tre adresse au Service des immeubles.

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Chapitre 3 : Budget dinvestissement Pour les projets de ramnagement et de rnovation qui sont financs par dautres sources que le budget dinvestissement, enveloppe ramnagements et rnovations, on doit procder par virement de dpenses ou de budget selon la provenance du financement. Si le financement provient du fonds de fonctionnement (Fonds 1) : Fournir l'information financire (source de fonds) au Service des immeubles qui se chargera de la transmettre au Service des finances. Par la suite, le Service des finances procdera par virement de dpenses en dbitant le compte 801000 Ramnagement/rnovation pour le fonds 1 et en crditant le R09040 Rev. internes ram. rnovation du projet de ramnagement et rnovation correspondant.

Si le financement provient du fonds avec restriction (Fonds 2) : Fournir l'information financire (source de fonds) au Service des immeubles qui se chargera de la transmettre au Service des finances. Par la suite, le Service des finances procdera par virement de dpenses en dbitant le compte 801000 Ramnagement/rnovation pour le fonds 1et en crditant le R09040 REv. internes ram. rnovation du projet de ramnagement et rnovation correspondant.

Si le financement provient du fonds dinvestissement (Fonds 3) : Une demande doit tre faite auprs de la directrice adjointe au budget qui requerra l'approbation du vice-recteur l'administration et aux finances. Dans l'affirmative, le Service des finances procdera par virement budgtaire en effectuant un change d'enveloppe de budget d'investissement. Le Service des finances diminuera l'enveloppe de mobilier et quipements de l'unit et versera un budget quivalent dans le projet de ramnagement et rnovation correspondant.

Dans tous les cas le financement doit tre autoris par le Service des finances avant sa ralisation. A la fin du projet les soldes inutiliss sont retourns la source originale de financement. 3 Mobilier et quipement 3.1 Application Les rgles suivantes s'appliquent toute demande budgtaire pour du mobilier et de lquipement scientifique, informatique ou autre dans le cadre du budget annuel d'investissement. 3.2 Dfinitions Cette catgorie comprend les biens meubles qui sont destins lusage et lamnagement des locaux et qui ne sont pas intgrs un btiment, le matriel roulant et lquipement (matriel audiovisuel, outils et appareils divers). 3.3 Rgles budgtaires 3.3.1 La gestion et le contrle budgtaire du budget de mobilier et quipement sont confis chaque unit. 3.3.2 Les sommes prvues au budget pour des besoins spcifiques doivent tre utilises cette fin. 3.3.3 Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douane, taux de change ainsi que les frais ou honoraires lis la livraison, linstallation et la mise en service. 3.3.4 Toutes les acquisitions sont soumises la politique dacquisition des biens et services. 3.3.5 Toute nouvelle demande budgtaire en dehors du processus annuel du budget de mobilier et quipement doit tre prsente au Service des finances avec les justifications ncessaires. Cette demande, aprs analyse par le Service des finances, est prsente au vice-recteur ladministration et aux finances et, par la suite, au Comit excutif si le montant est suprieur 50 000 $. 3.3.6 Lacquisition de matriel informatique et de logiciels doit tre entirement faite mme les budgets dinvestissement. Cependant, les facults et les services peuvent imputer au budget de fonctionnement le cot dacquisition dquipement de micro-informatique, dappareils priphriques et de logiciels, jusqu concurrence de 10 % du budget des ressources matrielles pour les facults et 28

Chapitre 3 : Budget dinvestissement de 5 % du budget des ressources matrielles pour les services jusqu un maximum de 15 000 $. Il appartient chaque unit de contrler la limite fixe ci-dessus. Tout dpassement de cette limite en fin dexercice sera automatiquement imput au budget dinvestissement de lanne subsquente de lunit en cause. Le vice-recteur ladministration et aux finances peut autoriser une unit dpasser la limite jusqu 25 % et le Comit excutif peut autoriser une unit dpasser la limite de 25 %. 3.3.7 Tous les achats de mobilier et dquipement autres que celui vis au paragraphe prcdent doivent tre imputs au budget dinvestissement. Cependant les units soumises lautofinancement, les budgets des activits acadmiques des professeurs et les fonds gnrs sur les imputations aux contrats de recherche sont autoriss imputer ces achats mme les budgets de fonctionnement. 3.3.8 Les virements budgtaires entre les diffrentes enveloppes du budget dinvestissement sont interdits. 3.4 Droulement 3.4.1 Toute demande de mobilier et dquipement doit tre prpare par les units administratives lors de llaboration du budget et doivent tre soumises au Service des finances. 3.4.2 Le formulaire utiliser est le SF-287 Mobilier et quipements . Il devra tre transmis avant une date dtermine chaque anne. 3.4.3 Lanalyse des dossiers est effectue par le sous-comit du budget de mobilier et quipement. 4 Dveloppement des systmes dinformation 4.1 Application Les rgles suivantes sappliquent aux dpenses relatives au dveloppement des systmes dinformation dans le cadre du budget annuel dinvestissement. 4.2 Dfinitions Cette catgorie comprend les cots lis la mise au point et lamlioration des logiciels et de lquipement informatique ncessaire au soutien des activits. 4.3 Rgles budgtaires 4.3.1 La gestion et le contrle budgtaire des projets de dveloppement des systmes dinformation sont confis chaque unit. 4.3.2 Les sommes prvues au budget pour des besoins spcifiques doivent tre utilises cette fin. 4.3.3 Ces sommes doivent inclure toutes les taxes applicables, douanes, taux de change ainsi que les frais ou honoraires lis la livraison, linstallation et la mise en service. 4.3.4 Toute nouvelle demande budgtaire en dehors du processus annuel du budget de dveloppement des systmes dinformation doit tre prsente au Service des finances avec les justifications ncessaires. Cette demande, aprs analyse par le Service des finances, est prsente au vice-recteur ladministration et aux finances et, par la suite, au Comit excutif. 4.3.5 Les virements budgtaires entre les diffrentes enveloppes du budget dinvestissement sont interdits. 4.4 Droulement 4.4.1 Toute demande relative au dveloppement des systmes dinformation doit tre prpare par les units administratives lors de llaboration du budget et doit tre soumise au Service des finances. 4.4.2 Lanalyse des dossiers est effectue par le sous-comit du dveloppement des systmes dinformation. 4.4.3 En cours danne, toute nouvelle demande devra tre adresse au vice-recteur ladministration et aux finances.

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Chapitre 3 : Budget dinvestissement

Projet de construction et de ramnagement majeur 5.1 Application Les rgles suivantes sappliquent toute demande budgtaire pour des projets de construction ou de ramnagement majeur.

5.2 Dfinitions Cette catgorie comprend toutes les nouvelles constructions ou la rnovation dun difice ou dune partie importante dun difice. Par rnovation et ramnagement majeurs, on entend tous travaux permanents changeant de faon majeure, la vocation originale de ldifice ou dune partie importante de ldifice et qui ainsi constituent une alternative une construction ou un agrandissement. 5.3 Rgles budgtaires 5.3.1 La gestion et le contrle budgtaire des projets de construction sont confis au vice-rectorat ladministration et aux finances et/ou au Service des immeubles. 5.3.2 Les sommes prvues au budget dun projet doivent tes utilises cette fin. Tout dpassement majeur des cots au programme de construction, rnovation et ramnagement doit pralablement tre approuv par le Comit excutif. 5.3.3 Les sommes prvues au budget dun projet proviennent frquemment de multiples sources de fonds telles que les gouvernements provincial (MEQ, MRST) et fdral (FCI), entreprises prives, organismes subventionnaires, fonds institutionnels de lUniversit, Fondation de lUniversit. 5.4 Procdure et juridiction des activits 5.4.1 Rle du vice-rectorat ladministration et aux finances Direction des affaires immobilires et administratives La ralisation des projets majeurs dinvestissement sur le campus de lUniversit Laval est sous la juridiction du vice-recteur ladministration et aux finances, dont le mandat est de : prparer et actualiser le plan densemble du campus; diriger, en collaboration avec le Service des immeubles et les services de lenseignement et de ladministration concerns, la dfinition des besoins fonctionnels et techniques des usagers; coordonner lengagement des professionnels externes; coordonner et diriger la prparation des plans et devis; planifier, coordonner et diriger les travaux de construction y inclus la ralisation duvres dart; assurer la conciliation budgtaire priodique entre les donnes comptables du projet tenue par le vice-recteur ladministration et aux finances et les donnes comptables institutionnelles; produire tous les documents ou lments requis pour obtenir les approbations du ministre de lducation, du Conseil dadministration et du Comit excutif de lUniversit quant la programmation, aux esquisses, aux plans et devis, aux choix techniques, au contenu des phases de la construction et tout changement majeur concernant le contenu de la programmation des budgets et des chanciers; proposer au Conseil dadministration et au Comit excutif des plans daction et des modes de financement pour la ralisation de projets non financs par le ministre de lducation du Qubec; ngocier et conclure des ententes avec les organismes externes (services publics, ministre de lducation du Qubec, Ville de Qubec, ministre de la Culture et des Communications, organismes subventionnaires, etc.);

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Chapitre 3 : Budget dinvestissement assurer la liaison avec les autres services de lUniversit (Service des immeubles, vicerectorat la recherche, Bureau du secrtaire gnral, Service des communications et autres services denseignement et dadministration, etc.).

Ladjoint au vice-recteur ladministration et aux finances (directeur des affaires immobilires et administratives) doit rpondre de la bonne excution des projets auprs du vice-recteur. 5.4.2 Rle du ministre de lducation approuver de faon gnrale les principaux paramtres du projet en ce qui regarde la programmation, les budgets, les chanciers et le financement concernant ledit ministre.

5.4.3 Rle du Conseil dadministration approuver les projets dintrt majeur pour le dveloppement de lUniversit y inclus la programmation, les budgets, les chanciers et le financement.

5.4.4 Rle du Comit excutif assurer le suivi et le contrle des projets majeurs en rfrence aux paramtres sanctionns par le Conseil dadministration (programmation, budgets, chanciers et financement); approuver la programmation finale, les esquisses architecturales, les plans et devis prliminaires et dfinitifs; entriner tout changement majeur quant au contenu de la programmation dj approuve aux budgets, aux chanciers et la structure de financement; octroyer les contrats aux professionnels externes et aux entrepreneurs.

5.4.5 Comit de construction assurr le suivi de la ralisation des projets (programmation, budgets, chanciers) dune part et, dautre part, faire des recommandations au Comit excutif conformment au mandat reu. Ladjoint au vice-recteur ladministration et aux finances assure la prsidence du comit.

5.4.6 Comit spcial du budget dinvestissement ramnagements et rnovations rfrer certains projets au Comit excutif et au Conseil dadministration qui seront pralablement discuts et traits au Comit spcial du budget dinvestissement ramnagement et rnovation. Ledit comit est form du vice-recteur ladministration et aux finances, de son adjoint la Direction des affaires immobilires et administratives, du directeur du Service des immeubles et du chef de la division des amnagements et des locaux du Service des immeubles.

5.4.7 Comit consultatif architectural fournir des avis et des conseils se rapportant lamnagement harmonieux et fonctionnel du campus couvrant ainsi les domaines de lurbanisme, de larchitecture, de larchitecture paysagiste, du gnie et des arts visuels. Lesdits avis et conseils seffectuent sous forme de recommandations au vice-recteur ladministration et aux finances et le Comit est sous la prsidence de ladjoint au vice-recteur ladministration et aux finances la Direction des affaires immobilires et administratives.

5.4.8 Rle du Service des immeubles compte tenu des interrelations trs troites entre la Direction des affaires immobillires et administratives, le vice-rectorat ladministration et aux finances et le Service des immeubles, des rencontres de coordination frquentes sont planifies. Les intervenants qui y participent sont gnralement le directeur du Service des immeubles, le chef de la division des amnagements et des locaux et le charg de projet interne dudit service.

5.4.9 Rle du Service des finances 31

Chapitre 3 : Budget dinvestissement

procder aux dclarations de dpenses auprs du ministre de lducation du Qubec et assurer les entres de fonds en provenance des subventions gouvernementales et autres, sil y a lieu; agir comme conseiller auprs du vice-rectorat ladministration et aux finances pour toute question touchant la gestion comptable, la gestion financire, le contrle budgtaire et les analyses financires. Rle du secrtaire gnral affaires juridiques veiller la protection des intrts de lUniversit dans tout contrat ou dossier relatifs la construction (conformit dappel doffres, soumissions, contrats de construction, contrats dassurance, cautionnement, contrats de services professionnels); fournir des avis ladjoint au vice-recteur ladministration et aux finances, au Conseil dadministration et au Conseil xcutif de lUniversit sur toute matire de nature juridique, litigieuse ou non litigieuse, et dfendre les intrts de linstitution sil y a lieu; valider tout document ayant des incidences de nature lgale; prparer ou viser tous les documents notaris et les ententes lgales dutilisation des sols.

5.4.10

5.4.11

Rle du vice-rectorat la recherche coordonner le suivi auprs des organismes subventionnaires en ce qui a trait aux modalits de financement des projets majeurs concernant la recherche; participer la planification desdits projets.

5.4.12

Rle du Service de linformatique et des tlcommunications agir titre dexpert en tlcommunications et assurer linterrelation entre la planification des travaux et les orientations institutionnelles en matire de tlcommunications.

5.4.13

Autres services spcialiss dautres reprsentants institutionnels pourront fournir au vice-rectorat ladministration et aux finances des avis en ce qui a trait aux stationnements, services alimentaires, salles denseignement spcialises, locaux de recherche, tudes de faisabilit financire et de march.

Disposition et ventes de biens 6.1 Application Les rgles qui suivent sappliquent toute disposition et vente de biens tant lintrieur qu lextrieur de lUniversit. 6.2 Modalits particulires lies la disposition dun bien dclar excdentaire 6.2.1 Lorsquun bien nest plus jug utile par une unit, cette dernire doit le dclarer au Service des immeubles qui selon le cas peut dcider : de loffrir aux autres units de lUniversit; den disposer lextrieur si aucune unit de lUniversit na manifest dintrt pour ce bien et sil ne rpond aucun besoin prvisible moyen terme; de le mettre au rebut sil est sans valeur rsiduelle pour lUniversit ou si la valeur de revente est infrieure aux frais quentranerait sa mise en vente.

6.2.2

La valeur rsiduelle du bien est fixe par le Service des immeubles en collaboration avec le Service des finances et ne peut excder la valeur marchande qui pourrait tre obtenue par sa vente l'extrieur de l'Universit. Le montant ainsi fix est port au crdit du budget d'investissement de

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Chapitre 3 : Budget dinvestissement l'unit qui a dclar le bien excdentaire et au dbit du budget d'investissement de l'unit qui en fait l'acquisition. Le Service des immeubles est responsable de trouver la meilleure faon dcouler le bien lextrieur de lUniversit. Le produit de la vente sera encaiss par lUniversit au Service des finances. Lunit administrative qui dispose du bien devra fournir au Service des finances certaines informations relatives lacquisition du bien dont elle dsire se dpartir, soit lanne dacquisition et le prix dachat. Une somme quivalente au produit de la vente sera verse au budget dinvestissement, volet mobilier et quipement, de lunit administrative qui a dispos du bien, dduction faite des frais relatifs la vente du bien. Lorsque la valeur rsiduelle dun bien est nulle, lunit doit communiquer avec le Service des immeubles afin que celui-ci en assure la collecte et la mise aux rebuts de faon responsable et scuritaire. 6.2.3 Lors du dpart la retraite dun professeur, dun charg de cours ou dun responsable de formation pratique, celui-ci a la possibilit de racheter lordinateur, lcran, limprimante et le scanner quil a acquis laide de son fonds de soutien. Cependant, pour quil puisse en faire lacquisition, les biens en question devront avoir t achets au moins six (6) mois avant le dpart la retraite. Ils ne peuvent tre acquis la suite dune dmission. Le Service des finances est responsable du calcul de la juste valeur marchande des biens disposs. Cette juste valeur sera dtermine de la faon suivante : Cot total de lachat ou des achats (incluant la portion des taxes non remboursables) dprcis un taux linaire de 2,78 % par mois, soit lquivalent de 33,33 % par anne, afin de tenir compte de la dsutude technologique.

Le professeur, le charg de cours ou le responsable de formation pratique devra, par lentremise du responsable administratif de son unit, faire part de sa volont dacqurir le ou les biens en question. Le responsable administratif verra transmettre au Service des finances, lattention de M. Martin Ayotte, les informations ncessaires la dtermination de ladite juste valeur marchande, soit lidentification du ou des biens la date dacquisition du ou des biens le numro des pices justificatives correspondantes

Par la suite, le Service des finances informera le responsable administratif de lunit des combinaisons comptables utiliser et du montant de la vente afin que ce dernier puisse procder lmission de la facture. Il est noter que cette vente sera compltement exempte de taxes. Le paiement de la facture devra tre fait par chque accompagn du formulaire de transmission de dpt avant la prise de possession du ou des biens. Le produit de la vente deviendra alors la proprit de lunit de rattachement de la personne qui quitte

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