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1.

OBJETO
En este procedimiento se establecen los criterios y mtodos para planificar y llevar a cabo las auditorias internas del sistema de gestin de la calidad en ________.

Planificar, documentar,

ejecutar y hacer seguimiento a las auditorias internas de

calidad para determinar la conformidad o no conformidad de los procesos que interactan en el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), as como la efectividad del mismo para cumplir con los objetivos de calidad establecidos por UNIPAZ, requisitos del cliente, de ley y de la norma NTC ISO 9001:2000 los

Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestin por medio de la planificacin, ejecucin, control y seguimiento de las auditoras internas a UN-SIMEGE, as como para informar sus resultados y mantener los registros que se deriven de su aplicacin.
Establecer los lineamientos para dirigir la planificacin y realizacin de las Auditoras Internas que permitan verificar la implantacin, operacin, mantenimiento y conformidad del sistema de gestin de la calidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

2. ALCANCE
Este documento afecta a todas las actividades relacionadas con la planificacin, la realizacin y los resultados de las auditorias internas del Sistema de Gestin de la Calidad, efectuadas por personal propio o contratado. Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de UNIPAZ

Inicia con la programacin del ciclo de auditoras y finaliza con la evaluacin de la competencia tcnica de los Auditores Internos; aplica para las Auditoras internas de cumplimiento a los requisitos NTC GP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC ISO 18001:2007.

3. REFERENCIAS

Instructivo Uso y Administracin del Mdulo de Auditoras SIMEGE Electrnico U-IN-14-002-001

Calendario de auditorias (Mod.023). Gua de auditoria (Mod.045). Plan de acciones auditora (Mod.031). PR.09 Acciones correctivas y preventivas 5. DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora GCME-CCA-P04 Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2000

4. DEFINICIONES
Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de forma objetiva con la finalidad de determinar en qu medida el Sistema de Gestin de ________ cumple con los requisitos. Auditoria interna: denominadas en ocasiones como auditorias de primera parte, una auditora interna es una auditoria que se realiza por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la Direccin y con otros fines internos. Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea pertinente para los criterios de la auditoria.

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en que grado se cumplen los requisitos de auditoria. Sistemtico: Las auditorias es una actividad PLANIFICADA ms no aleatoria. Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer al rea auditada. Documentado: Es un procedimiento exigido por la NTC-ISO 9001. Evidencia: Recoleccin de evidencias objetivas. Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria los hechos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoria Auditoria interna: Es la revisin de los procesos de una organizacin realizada por un empleado de la organizacin. Auditoria externa: Es la revisin del sistema de gestin de calidad de la organizacin realizada por una persona externa o Institucin a la organizacin. Auditoria de proceso: Examinar y revisar un proceso y confirmar los procedimientos.

Auditoria de producto / servicio: Verificacin de que un producto ha sido fabricado o prestado un servicio de acuerdo con las especificaciones.

Auditoria de registros: Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales y reglamentarios y de los clientes y de esta manera brindan evidencia de que los procesos se estn realizando de acuerdo a los requisitos.

Auditoria de sistema: Examen de un rea especifica del sistema de gestin de la organizacin o del sistema en general para confirmar que cumplen con los requisitos especificados de una norma o reglamentacin.

Auditado: organizacin o persona sometida a una auditoria

Auditor lder: Persona con la competencia para coordinar un equipo de auditores que llevan a cabo una auditoria. Auditor interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria bajo la supervisin del auditor lder. Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluacin de evidencias recopiladas frente a los criterios de Auditoria. Equipo auditor: Uno o ms personas que llevan a cabo una auditoria. No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado. No conformidad mayor: Desviacin seria del procedimiento que implica un riesgo alto para la conformidad de la prestacin del servicio que puede llevar ms de cuatro meses resolverla. Se debe programar auditoria complementaria. No conformidad menor: Desviacin poco extrema del procedimiento que implica un bajo riesgo para la conformidad en la prestacin de los servicios y lleva menos de cuatro meses resolverla. Se verifican en la siguiente auditoria.

Observacin: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se verifica la mejora en la siguiente auditoria.

1. Alcance de la auditoria: Extensin y limites de una auditoria. Para el sistema de mejor gestin el alcance de la auditoria puede incluir la definicin de los criterios de auditoria, procesos y/o reas a auditar. 2. Auditado: Organizacin a la que se le aplica auditoria. Para el sistema de mejor gestin el auditado se define de acuerdo a la estructura de la auditoria programada. 3. Auditor en formacin: Persona con la competencia terica para llevar a cabo una auditoria y que requiere asistencia a la ejecucin de auditorias para adquirir experiencia presencial. 4. Auditor lder: Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria. Tiene autonoma para preparar la ejecucin de la auditoria, conciliar con los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditoras, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles problemas. 5. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 6. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideracin la importancia de los procesos y puede ser posterior a las auditorias ejecutadas. 7. Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificacin de documentos donde se encuentra la informacin del cumplimiento de los criterios de auditoria y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado. 8. Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el programa anual de auditoras, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el desempeo del proceso. 9. Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evala objetivamente la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora. 10. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

11. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. 12. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 13. Coordinador de Auditora: Persona que coordina las actividades de las auditorias y del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros. Para el sistema de mejor gestin el coordinador de auditora ser un integrante del equipo tcnico UN SIMEGE. 14. Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificacin y sobre el cual se evala el cumplimiento. 15. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor se conformar de acuerdo a la estructura de la auditora programada y puede incluir auditores, auditores lderes, auditores en formacin y/o expertos tcnicos si los requiere la auditoria. 16. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin presentada por el auditado y/o recolectada para la verificacin de los criterios de auditora. 17. Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia (relacionada con la Institucin, proceso o actividad que va a ser auditada) al equipo auditor

18. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditora. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria. 19. No conformidad: Incumplimiento de un requisito 20. Observacin: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito o para prevenir un riesgo detectado. Cumplimiento parcial de un requisito. 21. Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria. 22. Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico

8. Glosario
Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora, (sistema de gestin completo o proceso o actividad especifica). Auditado. Organizacin a la que se le practica la auditora: Para efecto de la auditora interna el auditado es el rea o departamento declarado en el Sistema de Gestin de la Calidad. Auditor Lder = Lder del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditora. Auditor: Persona con la competencia para llevar al cabo una auditora. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin determinar la extensin en que se

cumplen los criterios de establecidos para determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si stas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditora Interna: Auditora realizada con personal del Instituto Tecnolgico capacitados como auditores, sin que auditen su propio trabajo. Cliente de la Auditora: Instituto Tecnolgico (organizacin o ente) que solicita una auditora. Conclusiones de la Auditora: Resultados de una auditora, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos sus hallazgos. Criterios de Auditora: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o cdigos de conducta. Equipo Auditor: Uno o ms auditores internos que llevan a cabo una auditora. A un auditor del equipo auditor, se le designa como lder del mismo. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin pertinente y verificable para los criterios de auditora.

5. RESPONSABILIDADES
Coordinacin de Calidad Oficina de Evaluacin y control de gestin

5.1. Responsable de Calidad


Llevar a cabo auditorias internas. Actualizar el Calendario de auditorias. Comunicar a los responsables de los diferentes departamentos el contenido y el alcance de los procesos a auditar. Actuar de enlace entre la empresa y el equipo auditor. Facilitar previamente la documentacin pertinente a los auditores para su estudio preliminar.

5.2. Direccin
Promover y autorizar la realizacin de auditorias internas.

5.3. Responsables de departamento


Colaborar con Calidad y el equipo auditor, antes y durante la auditoria. Corregir las No Conformidades detectadas por la auditoria e informar a Calidad de los resultados.

6. EJECUCIN 6.1. Criterio para designar al equipo auditor


Las auditorias internas las puede efectuar personal de la propia empresa o se puede contratar una organizacin externa para que las realice. Direccin y Calidad deciden de mutuo acuerdo quin las har y la decisin se refleja en el Calendario de auditorias.

6.2. Requisitos del equipo auditor


En principio la persona designada por Gerencia para llevar a cabo las auditorias internas es el Responsable de Calidad, aunque el equipo auditor puede ser cualquier otra persona, como se ha indicado anteriormente, siempre que cumpla los siguientes requisitos:

Tener conocimientos acreditados sobre el contenido y el uso de la Norma de referencia: ISO 9001:2000. Conocer el Sistema de Gestin de la Calidad de ________. Ser validado por Direccin para realizar la auditoria.

El Jefe de Auditoria puede designar los ayudantes que considere convenientes siempre que stos tengan la debida formacin, pero en ningn caso, ni el equipo auditor ni estos ayudantes pueden tener responsabilidad directa en la ejecucin de las actividades que auditan. 9. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES 9.1. AUDITOR LIDER 9.1.1. OBJETIVO DEL CARGO: Programar, planear, ejecutar y reportar los

resultados de las auditorias internas de calidad, con el fin de verificar el cumplimiento, implementacin y efectividad del sistema de gestin de calidad, as como coordinar a los auditores internos para dar cumplimiento al procedimiento para la realizacin de auditorias internas 9.1.2. EDUCACION

Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin relacionada con la administracin. 9.1.3. FORMACION Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000 Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad

9.1.4. EXPERIENCIA Mnimo 12 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en empresas del sector Educativo o empresas de bienes y servicios Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad) 9.1.5. HABILIDADES

Liderazgo Comunicacin oral Comunicacin escrita Metdico Organizacin 9.1.6. RESPONSABILIDADES Generar con el apoyo de los auditores internos el programa de auditoria, dirigir el equipo auditor y asignar deberes a los auditores internos Asegurar que las listas de verificacin elaboradas por los auditores internos se basen en los criterios de la auditoria Llevar a cabo la reunin de apertura y cierre de la auditoria Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditoria Verificar la correcta ejecucin de las auditorias internas con base el Plan General de auditorias internas de calidad y apoyar en situaciones de discrepancia o conflicto Elaborar y presentar el informe de auditoria de acuerdo con los hallazgos detectados en la auditoria interna con el apoyo de los auditores internos Cumplir con la auditoria segn lo establecido en el procedimiento de auditorias de la institucin. Asegurar que se generen de forma oportuna y de acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas / preventiva y de mejora las solicitudes correspondientes. Verificar que la informacin y actividades realizadas son ejecutadas de conformidad con lo establecido por el cliente, la institucin, la ley y la norma NTC ISO 9001:2000. Proponer mejoras eficaces al Sistema de Gestin de Calidad

PERFIL INSTITUCIONAL PARA LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

a. Haber recibido y aprobado la formacin en auditoras internas de calidad norma ISO 9001:2008 y la 19011:2002. b. Realizar un ciclo de auditoria acompaado y supervisado por un auditor calificado con experiencia. c. Debe ser altamente motivador y seguro de s mismo, para guiar la institucin hacia los cambios necesarios de acuerdo con las polticas institucionales. d. Excelente comunicador tanto en forma verbal como escrita. e. Acostumbrado a trabajar bajo presin f. Debe ser capaz de guiar a la Institucin hacia la renovacin permanente de la certificacin de calidad. g. Excelente presentacin personal h. Promover las buenas relaciones interpersonales entre los miembros de la comunidad educativa. ATRIBUTOS PERSONALES DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD ACUERDO CON LA ISO 19011 REQUSITO 7.2.5. a) tico imparcial, sincero, honesto y discreto b) Mentalidad abierta dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos c) Diplomtico con tacto en las relaciones con las personas d) Observador activamente consciente del entorno fsico y las actividades e) Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones f) Verstil capaz de adaptarse a situaciones diferentes g) Tenaz - persistente, orientado hacia la consecucin de los objetivos h) Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamiento lgicos i) Seguro de s mismo - acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros. EQUIPO AUDITORES a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente. b) Recopilar y analizar las evidencias de la auditora relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditora. c) Preparar los documentos de trabajo d) Documentar los resultados individuales de la auditora. e) Estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que trata de una situacin gana - gana para todos. f) Participar con la mente abierta respecto a lo que encontrar durante la auditoria.

g) Ser paciente y realizar la auditora siguiendo todos los pasos lgicos hasta su terminacin antes de sacar conclusiones. h) Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y los procedimientos a auditar. i) Tener familiaridad con el sistema de administracin de la calidad y sentirse a gusto con l. j) Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que est por escrito. k) Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que se dijo y se observ. l) Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin significativa de lo que se comente. m) Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o problema se llega a la conclusin lgica. n) Ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lgica la realidad de una situacin o) Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria. p) Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria. q) Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. r) Documentar las observaciones. s) Reportar los resultados de la auditoria. t) Verificar la efectividad de las acciones correctivas. u) Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria. v) Asegurar su confidencialidad. w) Estar en constante comunicacin con la direccin de calidad

m) Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o problema se llega a la conclusin lgica. n) Ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lgica la realidad de una situacin o) Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.

p) Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria. q) Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. r) Documentar las observaciones. s) Reportar los resultados de la auditoria. t) Verificar la efectividad de las acciones correctivas. u) Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria. v) Asegurar su confidencialidad. w) Estar en constante comunicacin con la direccin de calidad 9.2. AUDITOR INTERNO 9.2.1. OBJETIVO DEL CARGO: Llevar a cabo auditorias internas de calidad con el fin de evaluar el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGC de la institucin 9.2.2. EDUCACION Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin relacionada con la administracin. 9.2.3. FORMACION Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000 Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad

9.2.4. EXPERIENCIA Mnima de 5 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en procesos afines. Haber participado como observador en una auditoria interna de calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera auditoria interna de calidad) 9.2.5. HABILIDADES Liderazgo Comunicacin oral Comunicacin escrita Metdico Organizacin

9.2.6. RESPONSABILIDADES Participar en la elaboracin del Plan General de auditoras internas de calidad Participar en la reunin de apertura y cierre de las auditoras internas Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de auditoria Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener conclusiones Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sean comprendidos por el personal apropiado. Apoyar al auditor lder en la elaboracin del informe de auditora, tomando como base los hallazgos detectados en la misma Reportar los resultados de la auditoria. Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos. Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante la auditoria interna de calidad

2Seleccionar el Equipo Auditor : El coordinador de auditoria debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta la estructura de la auditora, la Informacin del Consolidado Evaluacin de los Auditores por Ciclo de Auditora y Las Hojas de Vida de cada Auditor. As mismo deber establecer los criterios de seleccin de acuerdo al tipo de auditor seleccionado; es decir los criterios de seleccin para Auditor lder, auditor y auditor en formacin.

1-6.1 SELECCIN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD


6 1.1 Selecciona los auditores que van a participar en las auditoras internas definidas en el programa de auditoras, teniendo como criterio el perfil definido en este procedimiento. Nota: Una vez seleccionados los auditores, se conformaran los equipos de trabajo. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

6.3. Planificacin y periodicidad de las auditorias


El Responsable de Calidad es quien coordina todas las actividades relacionadas con las auditorias internas y se asegura de que, al menos anualmente, se realiza una auditoria a cada departamento de la empresa que cubra todas las actividades que realizan.

Para planificar la realizacin de las auditorias internas, el responsable de calidad tiene en cuenta que la intensidad y frecuencia de las auditorias debe depender de las necesidades de los procesos, centrando los esfuerzos en los procesos mas inestables o con peores resultados, con la finalidad de obtener informacin que permita impulsar mejoras.

Calidad mantiene actualizado un plan general para la realizacin de las auditorias. Este plan reside en un documento anual denominado Calendario de auditorias (Mod.023). Este el Calendario se actualiza conforme se van fijando con precisin las fechas concretas de las auditorias por reas o departamentos. En este Calendario tambin se registran las auditorias externas. A cada auditoria le corresponde un cdigo: XXX/ao, donde XXX es un nmero correlativo. Este cdigo identifica el expediente asociado a la auditoria que sirve para identificar o relacionar los documentos contenidos en el expediente.
Elaborar y Aprobar el programa de Auditorias: Anualmente se debe elaborar un Programa General de Auditora que especifique el tipo, los requisitos y procesos o reas en donde se ejecutarn las Auditoras Internas. El coordinador de auditorias designado por el Equipo Tcnico UN SIMEGE debe elaborar el programa anual de auditoria en el formato vigente y enviarlo para aprobacin al Comit o los Subcomits de Coordinacin de Control Interno. Una vez aprobado se debe conservar el registro del programa anual de auditora. 3- Elaborar y comunicar el Plan de Auditora : Los Auditores deben elaborar el Plan de Auditora y aprobarlo, el cual debe entregarse con 8 das calendario como mnimo al auditado para su aprobacin. El Auditor lder debe asegurarse que el Plan de Auditora se comunica a los responsables de los procesos a Auditar y que ste sea aprobado por el auditado.

2. Diseo del programa de auditora: El coordinador de calidad planifica el programa de auditora donde se considera, objetivos, el alcance, frecuencia, criterios, recursos y metodologa de las auditoras a realizar. Las auditoras internas de calidad son programadas teniendo en cuenta que se ejecute un ciclo completo de auditora en un periodo de un (1) ao. Los procesos a auditar son seleccionados teniendo en cuenta aspectos como el impacto en el servicio, el desempeo alcanzado y tendencia mostrada, los cambios tecnolgicos, de legislacin y reglamentacin aplicables, entre otros. Una vez diseado el programa de auditora, se expone luego de conocer el calendario acadmico y se somete a aprobacin por parte del Representante del SGC y Rector de la Institucin. Es indispensable que se aseguren los tiempos, instalaciones y recurso humano requerido, por lo cual una vez no se requieran ajustes en el programa de auditora (visita de pares, CNA, veeduras, eventos institucionales) se expide aprobacin por parte de la Direccin. Cualquier cambio que se requiera en el programa de auditora aprobado debe ser autorizado por el Representante de la Direccin o por el Rector y comunicado solo por estas instancias a travs del Departamento de Comunicaciones.

2- 6.2. PROCESO DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD.


6.2.1 Elabora anualmente el Programa de Auditoria (Ver anexo No. 1) y teniendo en consideracin los siguientes aspectos: o Cronograma Institucional y Acadmico
o Riesgos de la Institucin. o Necesidades de otras partes interesadas. o El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditoria.

o o o o o

Procesos a auditar Las normas, los requisitos legales y reglamentarios.


No. de auditores (principales y acompaantes) Recursos

No. de no conformidades detectadas por proceso en auditorias anteriores 6.2.2 El programa de auditoras internas se socializa a nivel institucional con todos los involucrados tanto auditores como auditados. 6.2.3. Para la ejecucin de las auditoras internas se deben tener en cuenta las responsabilidades del auditor lder, auditores internos, lderes de los procesos y direccin de calidad 6.2.4. Elabora y enva el plan de auditora al auditado o auditados para su aprobacin teniendo en cuenta la fechas definidas en el programa de auditoras. (Ver anexo No 2) Nota: El plan de auditoras se debe enviar a los auditados con anticipacin a la realizacin del ejercicio, con el fin de asegurar la viabilidad, disponibilidad y participacin de los

auditados.
6.2.5. Revisa la informacin pertinente al proceso asignado, los requisitos reglamentarios aplicables y prepara la "Hoja de verificacin" (Ver Anexo No. 3) como referencia para el desarrollo de la auditoria. 6.2.6. Realiza la reunin de apertura con los auditados que contempla: 6.2.6.1 Presentacin del equipo auditor 6.2.6.2 Objetivo y alcance de la auditoria 6.2.6.3 Metodologa a utilizar durante la auditoria 6.2.6.4 Confirmar la disponibilidad del personal o recursos Cuando sea necesario. 6.2.6.5 Clasificacin de los hallazgos 6.2.6.6 Confirmacin de la confidencialidad de la auditoria 6.2.6.7 Acordar fecha y hora para la reunin de cierre Nota: Al finalizar la reunin se diligencia el formato de Apertura y cierre de auditoria (Ver anexo No. 4) 6.2.7 Ejecuta la entrevista correspondiente a cada proceso, en apoyo con el auditor acompaante, registran en la "Hoja de Verificacin" los hallazgos y observaciones obtenidos en el desarrollo de la entrevista. (Ver Anexo No. 3). 6.2.8. Durante el proceso de auditora de realizan reuniones de enlace del equipo auditor con el auditor lder y la direccin de calidad, en las cuales se presentaran los hallazgos para su estudio Vs. los criterios de auditora y se elabora el reporte de hallazgo (Ver anexo No. 6) 6.2.9 Una vez terminada la auditoria de campo, se elabora el informe de auditora describiendo los hallazgos encontrados y la conclusin de auditora (Ver Anexo No.6). 6.2.10 El informe final de la auditoria es entregado a la Direccin de calidad para su revisin y ajustes necesarios. 6.2.11 Una vez aprobado el informe, realiza la reunin de cierre, con el fin de informar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria, aclarar dudas. 6.2.12. Entrega los registros de la auditoria a la Direccin de calidad para su custodia, archivo y seguimiento.

3- 6.3 SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

Paralelamente a la ejecucin del programa de auditoras internas y con el nimo de verificar el cumplimiento de sus objetivos, se realiza seguimiento a la ejecucin y constante retroalimentacin con auditores y auditados. En caso de realizar cualquier cambio en el programa, debe autorizar y registrar.

4- 6.4 SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O


PREVENTIVAS. 6.4.1 A medida que se entregan los informes de auditora, genera la(s) accin(es) correctiva(s) y/o accin(es) preventiva(s) siguiendo para ello los lineamientos definidos en el procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora de la Institucin. 6.4.2 Realiza seguimiento a la generacin, implementacin, medicin, anlisis, mejora y eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas, para tal fin deben registrar dichas acciones en la matriz de seguimiento acciones correctivas y preventivas. Nota: La matriz seguimiento acciones correctivas y preventivas se encuentra en cada proceso en la carpeta de registros.

6.4. Preparacin de lauditoria


Calidad, como coordinador de las actividades relacionadas con las auditorias, informa a los responsables de las reas a auditar con la debida antelacin, consultado con ellos las fechas y horas ms indicadas.

Si la auditoria la realiza una organizacin externa, el responsable de calidad se encarga de fijar con esta organizacin el calendario de acuerdo con la disponibilidad de cada departamento y de coordinar el envo de la documentacin que con antelacin pueda requerir el equipo auditor.

Una vez se ha acordado la fecha y el horario de la auditoria interna, el responsable de Calidad crea el expediente documental y digital de la auditoria donde archivar toda la documentacin relacionada con la auditoria.

5-

Preparar la Auditora : Con base en la informacin contenida en el Plan de Auditora, El equipo auditor prepara la auditoria con las siguientes caractersticas: 1. Preparar una lista de preguntas o de aspectos a evaluar durante el desarrollo de la auditora, para esto se debe tener en cuenta los criterios de auditoria, las caractersticas estructurales y de funcionamiento del auditado, as como el correcto uso del lenguaje que se requiera. 2. Conocer la documentacin: El equipo auditor debe prepararse con el Mapa de Macroprocesos, Manual de Mejor Gestin, Caracterizacin de procesos, procedimientos instructivos, guas, Manuales Requisitos aplicables al proceso y dems documentos de referencia que estn asociados a su auditado 3. Preparar la logstica de la auditoria: El equipo auditor debe preparar la documentacin que sea necesaria llevar en el momento de la auditoria, as como verificar el ingreso al SE, verificar la tarea pendiente de ejecucin 7-Ejecutar la Auditora. : De acuerdo con lo establecido en el plan de auditoras, se ejecuta la auditoria recolectando las evidencias segn el requisito indagado.

Los auditores deben determinar los hallazgos (Conformes, No conformes, observaciones) segn las evidencia verificadas 6- Realizar la Reunin de Apertura : El Auditor Lder debe realizar la Reunin de Apertura en la cual participan todos los involucrados, auditados y auditores, donde se informa sobre el objetivo, alcance de la auditora y se presenta el equipo auditor.

Preparacin de la auditora: El coordinador de calidad convoca una reunin de auditores internos de calidad con el fin de comunicarles la programacin de la auditora con anticipacin suficiente para que les permita recopilar la documentacin del proceso a auditar, el plan de auditoras, el formato de acciones preventivas y correctivas, y preparar la lista de verificacin y dems herramientas necesarias para el desarrollo de la auditora. Tambin se expone la metodologa de la auditora dentro de las cuales pueden escogerse entre otras, las siguientes: - Uso de la tcnica de revisin ciclo PHVA para todos los procesos, - Entrevista a Usuarios - Entrevista a Gerente de procesos - Revisin documental de Procesos - Muestreo al azar o selectivo - Verificacin de Registros - Verificacin de competencias - Verificacin de la satisfaccin del Cliente y del servicio. Las reuniones de comunicacin y preparacin para la auditora quedan registradas en actas.

6.5. Resultados de la auditoria


El informe de auditoria es el resultado de la auditoria, y contiene las conclusiones y resultados del equipo auditor. Cuando las auditorias son efectuadas por personal de la propia empresa se dispone de un formato estndar para facilitar su realizacin (Mod.045). Con el informe de auditoria, el departamento de Calidad inicia un proceso de correccin de todos los problemas identificados. Las correcciones se realizan con la mxima celeridad, participando en ello el Responsable de Calidad coordinando y verificando los resultados obtenidos. Las correcciones aplicadas se documentan en un registro, formato Mod.031. Cuando las correcciones implican ir a las causas, o realizar cambios estructurales o de gran alcance, entonces se inician procesos de accin correctiva o preventiva, procedimiento especificado en el documento PR.09 Acciones correctivas y preventivas. En estos casos, cuando el formato Mod.031 sea insuficiente, se hace referencia al expediente de accin correctiva o preventiva abierto.

8-Realizar la Reunin de Cierre : Al finalizar la Auditoria, el Auditor Lder y los Auditores se renen con los Auditados Se entrega el resumen de la auditoria y se presentan los hallazgos, se hace la lectura de los resultados de la ejecucin de la auditora, as como los aspectos positivos.(fortalezas). Si el auditado no est de acuerdo con los Hallazgos, es el momento para discutirlo con el auditor y llegar a una conciliacin. 9- Realizar el Informe de Auditoria. : Una vez presentados los hallazgos al auditado, el auditor lder debe generar o diligenciar el formato informe de auditora y enviarlo para aprobacin del auditado, 10-Evaluar al auditor : El auditado deber realizar la evaluacin del auditor segn lo estipulado en el formato Evaluacin de Habilidades del Auditor 11- Consolidar la evaluacin de auditores : El coordinador de auditora debe consolidar la informacin de las evaluaciones y registrar en el formato Consolidado evaluacin de auditores el puntaje obtenido en cada ciclo de auditora. 12- Realizar control a los registros de Auditoria. : Para el seguimiento de toda la Informacin en cada coordinacin del UN-SIMEGE, se debe diligenciar el formato Lista de chequeo documental de auditora, asegurando la calidad documental en el proceso de auditoras Internas a UN-SIMEGE.

6.5 PRESENTACIN DE INFORMES A LA DIRECCIN. Una vez terminado el ciclo de auditoras internas, prepara el informe consolidado para ser presentado a la Representante de la Direccin Este informe contiene informacin sobre el cumplimiento y resultados del Programa de auditoras como: a. Cumplimiento de la programacin en tiempos y calendario. b. No. de procesos auditados c. Nmero y descripcin de procesos conformes y no conformes d. Relacin de no conformidades por proceso e. Conclusiones generales y recomendaciones. f. Estado de las acciones correctivas y/o preventivas generadas

4. Elaboracin de la lista de verificacin: El auditor elabora con base en la documentacin del proceso una lista de verificacin donde se evalan las actividades del mismo. Las preguntas en esta lista de verificacin deben ser abiertas, de modo que el auditado explique el proceso y cmo est documentado ste. 5. Entrega plan de auditores: Los auditores entregan a los auditados (Gerentes de Proceso), los planes de auditora, y se atienden los puntos de inters como son: objeto y alcance de la auditora, confirmacin del plan de auditora, fechas y horarios. En caso de alguna diferencia para la realizacin de la auditora se deber ajustar, con mutuo acuerdo, entre auditor y auditado, la nueva fecha y el nuevo horario para la auditora. Una vez expedido el plan de

4- Enviar el Plan de Auditoria aprobado a la Oficina Nacional de Control Interno: El coordinador de auditoria, Debe enviar una copia de los planes de Auditorias a la Oficina Nacional de Control Interno. (Fsica o Magntica) una vez estos ya hayan sido aprobados por los auditores y los auditados.
Nota: Aunque lo ms lgico es que de una desviacin se acte correctivamente, se mencionan las acciones preventivas para asegurar la trazabilidad de otras acciones que se puedan iniciar, no necesariamente correctivas, derivadas de la desviacin.

7. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
Documento
Expedientes de auditoria Calendarios de auditoria

Tiempo de archivo
5 aos 5 aos

Responsable
Calidad Calidad

cocrdinador
1- Preparar el Programa de auditoras el cual contendr informacin acerca de las auditorias a ejecutar, especificando criterios de auditora, los recursos necesarios y las fechas para su realizacin 2- Una vez elaborado Programa de Auditoria de Calidad, realiza los ajustes que se consideren pertinentes. Se designan a los auditores lderes y auditores internos de calidad. 3- Proyectar la resolucin de aprobacin del Programa de auditoras, remitir a Secretaria General para su revisin y posterior firma de aprobacin del rector. 4- Una vez notificada la aprobacin del Programa, informar al lder y su equipo auditor sobre la designacin para realizar la auditoria de calidad. 5-Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como referencia la informacin que sobre la auditoria a realizar suministra el Programa de Auditoria, definiendo el objetivo, el alcance, los criterios de auditora, la fecha y hora de Auditoria, los responsables de las dependencias que sern auditadas, el lugar de la auditoria y equipo auditor

6-Informar al auditado la realizacin de la auditora, al menos con una semana de anticipacin, mediante comunicacin interna anexando el Plan de auditora. 7- Elaborar las listas de verificacin a utilizar, de acuerdo con la documentacin que corresponda al proceso 8- Realizar Reunin de Apertura, en ella se debern presentar los miembros del equipo auditor, se explica el objetivo y alcance de la auditoria y se confirma el Plan de auditora. Se registra la asistencia. 9- Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo establecido en el Plan de auditora y las listas de verificacin.

Durante el desarrollo de la auditoria, la informacin se recolecta mediante entrevistas, verificando los documentos y registros. El auditor recoge evidencia del cumplimiento de las actividades y genera los hallazgos de la auditora.

Si el hallazgo encontrado se categoriza como una No Conformidad se comunicar inmediatamente al auditado, explicando su afectacin a la funcionalidad del sistema. 10- Realizar la Reunin de Cierre, presentar los hallazgos y conclusiones de auditora al rea auditada para que estos sean discutidos. 11- Con la informacin recopilada elaborar el informe de auditora presentando registro completo de la auditoria y presentar al Comit de Calidad. 12- Si durante la auditoria se hallaron no conformidades, se debe disear el Plan de

mejoramiento necesario para emprender acciones correctivas o preventivas de la no conformidad encontrada e identificar las causas que las originaron 13- Realizar seguimiento al Plan de mejoramiento suscrito entre el responsable del proceso y el comit de calidad

auditora aprobado si se requiere reprogramacin de la actividad se solicitar al Representante de la Direccin su autorizacin. 6. Ejecucin de la auditora: El auditor recopila informacin a travs de entrevistas al personal o a partir de la observacin de las diferentes actividades. En estas entrevistas el personal involucrado no debe limitarse a los responsables de las diferentes dependencias, sino que se debe incluir a todos los miembros que participan en el proceso. 7. Desarrollo de la auditora: La auditora se realiza a partir de la lista de verificacin previamente preparada. Los hallazgos obtenidos se documentan en el formato de la Lista de Verificacin; deben registrar datos o informacin que referencie de manera clara el hallazgo encontrado, por ejemplo: fecha del documento observado, nombres, cdigo u otras pruebas detectadas que permitan concluir conformidad o no conformidad. 8. Resultado de Auditoria: Con base en la Lista de Verificacin y los hallazgos obtenidos, el Auditor Interno de Calidad diligencia el formato de Informe de la Auditoria Interna de Calidad, en el cual hace referencia a las fortalezas, observaciones y oportunidades de mejora (debilidades) y no conformidades encontradas durante la auditoria. Es importante que la redaccin de toda no conformidad reportada debe estar constituida por: el hallazgo (hechos) y la referencia (norma, procedimiento, , requisito incumplido). 9. Reunin de cierre: El auditor presenta los resultados producto de la auditora al gerente del proceso, en un plazo mximo cinco (5) das hbiles despus de realizada la auditora, entregndole el formato de informe de la Auditoria interna. En esta reunin se valida el contenido del informe, y en caso de haber diferencias entre la percepcin del

auditado y del Auditor Interno de Calidad, se consignar en el mismo formato y se dar a conocer al auditor lder para que se tome la decisin definitiva.

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1. Elabora programa de auditoras y selecciona al auditor lder Elabora Programa de Trabajo Anual del SGC que incluya el programa anual de auditoria y publica fechas programadas. 1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades de la Institucin. 1.3 Para el caso de las Auditora Internas en el Instituto Tecnolgico el RD es el responsable de nombrar al auditor lder debiendo requisitar el formato para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los criterios para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de calificacin y habilidades personales de los auditores. 2.- El auditor lder con apoyo del RD designa el equipo auditor 2.1.- El auditor lder con apoyo del RD designa al equipo auditor debiendo requisitar el formato para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los criterios para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de calificacin y habilidades personales de los auditores 3. Preparan plan de auditora : Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Lder preparan el plan de auditora (ITMORELIA-CA-PG-003-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora previendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparacin, revisin y elaboracin del informe final. 3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficas, considerando la independencia y competencia de los auditores. 3.3 Los auditores en formacin o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una direccin o supervisin. 3.4 Presenta al auditado el plan de auditora antes de que comiencen las actividades in situ. 4. Revisa documentacin y prepara auditora in situ 4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentacin para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamao, la naturaleza y la complejidad de la institucin, as como el alcance y los objetivos de la auditora, sobre todo cuando la auditora sea por primera vez o de ampliacin al alcance del SGC, 4.2 Si la documentacin es inadecuada el lder del equipo debe informar al auditado y decidir si se contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de la documentacin se resuelvan. Ver poltica 3.11 4.3 Si la documentacin es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditora in situ. 5 Auditora Realiza la reunin de apertura con la direccin del auditado, cuando sea apropiado con el comit de innovacin y calidad o con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de la reunin de apertura es: confirmar el plan de auditora, proporcionar un breve resumen de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditora, confirmar los canales de comunicacin y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditora. (aplicar formato ITMORELIA-CA-PG-003-03) 5.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditora, o cambios en los objetivos de la auditora o su alcance, o bien su terminacin. Cuando las evidencias disponibles de la auditora indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables. 5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a reas especficas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar informacin a los guas u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado. 5.4 De acuerdo al plan de auditora revisa la conformidad del sistema de gestin conforme a los criterios de auditora y requisitos de la norma (utilizar formato para notas de auditora) 5.5 Se rene cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora en etapas adecuadas durante la misma.

6. Revisa informacion, Prepara y autoriza informe de auditora 6.1 Se rene antes de la reunin de cierre para; revisar los hallazgos de la auditora, acordar las conclusiones de la auditora, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditora si ese estuviese considerado en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a; grado de conformidad con respecto a norma ISO 9001:2008 o criterios de auditora, la eficaz implantacin, mantenimiento y mejora del SGC y la capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad, adecuacin, eficacia y mejoras del sistema de gestin. 6.2 Evala la evidencia de la auditora con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. (Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden identificar una oportunidad de mejora). 6.3 Prepara el informe de Auditora ITMORELIA-CA-PG-003-04 que rendir en la reunin de cierre. 6.4 Revisa el informe elaborado y s se proporciona un registro completo de la auditora, lo aprueba y firma para su distribucin.

7. Distribuye informe de auditora 7.1 Preside la reunin de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditora.(formato ITMORELIA-CA-PG-003-05) 7.2 Realiza entrega del informe de auditora al Director, o a los Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de tiempo necesario para que el auditado presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente se presentan las oportunidades de mejora enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias. Nota: El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad del informe. 8. Recibe informe de auditora 8.1 Recibe el Informe de Auditora y establece acuerdo sobre el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas o preventivas que atendern a las No Conformidades derivadas de la auditora. Nota: La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe de la auditora aprobado haya sido distribuido. Actividades de seguimiento de la auditora: 8.2 Establece fecha para convocar a reunin con la alta direccin, para el anlisis de los hallazgos. 8.3 Debe verificar si se implemento la accin correctiva y su eficacia. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. Equipo auditor

a) El equipo auditor estar conformado por un auditor de calidad calificado que har las veces de Auditor Lder, y un grupo de auditores calificados con base en la formacin y entrenamiento en la norma ISO 9001:2008 y en la 19011:2002, que aseguren la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. b) Las auditoras internas pueden ser ejecutadas por un auditor externo, el cual debe cumplir con el perfil establecido por la Institucin. c) Para el desarrollo de las auditorias internas de calidad, el equipo auditor realizar el programa anual el cual deber ser aprobado por la Representante de la Direccin. d) Es responsabilidad del Representante de la Direccin, la Direccin de Calidad, el Auditor lder y el equipo auditor la aplicacin de este procedimiento. e) Los auditores no deben auditar su propio proceso

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