La contabilidad como herramienta de la administracin y la gerencia de la empresa

1. Introduccin 2. Catlogo de cuentas: estructurar los niveles, clases, grupos, cuentas; subcuentas y auxiliares de acuerdo al nmero de dgitos 3. Defina el tratado de partida doble y mediante un ejercicio de cuentas t, demuestre cmo aumentan o disminuyen las cuentas para el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y para cuentas de costos de ventas 4. Elabore 5 registros simples y cinco registros compuestos 5. Mediante un ejercicio prctico aplique la ecuacin contable 6. Elabore un ejercicio, con seis transacciones al cual le aplique los sistemas UEPS PEPS y promedio ponderado, desarrollndolo con el croquis de la tarjeta Kardex

Introduccin
El estudio anlisis y comprensin del concepto de partida doble, los registros simples y los registros compuestos, la ecuacin contable y su aplicacin, as como el control de inventarios de mercancas y las obligaciones laborales son los temas de los que se ocupa el presente ensayo. Para ello, procederemos a estructurar los niveles, clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares de acuerdo al nmero de dgitos. As mismo, procederemos a definir brevemente el tratado de la partida doble, y mediante un ejercicio en cuentas T, demostrar cmo a aumentan o disminuyen las cuentas para el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y para cuentas de costos de ventas. De otra parte, elaboraremos cinco registros simples y cinco registros compuestos, mediante un ejercicio prctico que disearemos, aplicando la ecuacin contable. Luego procederemos a elaborar un ejercicio, con seis transacciones, al cual se le aplique los sistemas UEPS, PEPS y promedio ponderado, desarrollando el croquis de una tarjeta kardex. Por ltimo, elaboraremos el trazado de una planilla de nmina y aplicando mediante un ejercicio prctico el salario base, el subsidio de transporte, horas extras ordinarias y dominicales, las deducciones y descuentos; y el neto a pagar.

1.- CATLOGO DE CUENTAS: ESTRUCTURAR LOS NIVELES, CLASES, GRUPOS, CUENTAS; SUBCUENTAS Y AUXILIARES DE ACUERDO AL NMERO DE DGITOS.
El catlogo de cuentas est estructurado sobre la base de los siguientes niveles: CLASE: El primer dgito GRUPO: Los dos primeros dgitos CUENTA: Los cuatro primeros dgitos SUBCUENTA: Los seis primeros dgitos AUXILIARES: Con siete o ms dgitos. Las clases que identifican el primer dgito, son: CLASE 1 CLASE 2 CLASE 3 CLASE 4 CLASE 5 Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Gastos

CLASE 6 CLASE 7 CLASE 8 CLASE 9

Costo de ventas Costo de produccin o de operacin Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras

Las clases 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el Balance General; las clases 4,5 y 6 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de Resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de Orden. DESCRIPCIONES Y DINMICAS: CLASE GRUPO CUENTA 1 ACTIVO El disponible de inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, la planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente econmico, que en la medida de su utilizacin, son fuente potencial de beneficios presentes y futuros; y comprende los siguientes grupos: El disponible de inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, la planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldo de naturaleza dbito, con excepcin de las Provisiones, las Depreciaciones, el Agotamiento y las Amortizaciones que sern deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas, mensual o anualmente deben ajustarse por inflacin de acuerdo con las normas. CLASE 1 ACTIVO GRUPO 11 DISPONIBLE CUENTA Caja, los depsitos en bancos y otras entidades.

El Disponible, comprende las cuentas que registran recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos. Entre stos podemos sealar la Caja, los depsitos en bancos y otras entidades.

CLASE 1 ACTIVO

GRUPO 11 DISPONIBLE

CUENTA 1105 CAJA

La Caja registra la existencia de dinero en efectivo o en cheques con que cuenta el ente econmico, en moneda nacional y extranjera, disponible en forma inmediata. DBITOS: a.- Por las entradas de dinero en efectivo y por los cheques con que cuenta el ente econmico, en moneda nacional o extranjera. b.-Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos c.-Por el valor de la constitucin o incremento del fondo de caja menor. CREDITOS: a.- Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro.

b.-Por faltantes en caja al efectuar arqueos. c.-Por la reduccin o cancelacin del monto del fondo de caja menor d. Por el valor de los pagos en efectivo, en los que por necesidades del ente econmico se requieren.

CLASE 2 PASIVO

GRUPO Obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos y gravmenes, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados y provisiones, los Bancos y papeles comerciales.

CUENTA

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contradas por el ente econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos y gravmenes, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados y provisiones, los Bancos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldos de naturaleza crdito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el ltimo da del mes o ao, se ajustar por inflacin conforme a las normas legales.

CLASE 2 PASIVO

GRUPO 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS

CUENTA

Comprende el valor de las obligaciones contradas por el ente econmico, mediante la obtencin de recursos provenientes de establecimientos de crditos o de otras instituciones financieras y otros entes distintos de los anteriores, del pas o del exterior, tambin incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. CLASE 2 PASIVO GRUPO 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS CUENTA 2105 BANCOS NACIONALES

Registra el monto del capital de las obligaciones contradas por el ente econmico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos bancarios.

CRDITOS: a.- Por el valor de las financiaciones o prstamos recibidos. b.- Por el valor de las notas dbito recibidas c.- Por el valor del ajuste por diferencia en cambio, correccin monetaria o por pacto de reajuste, si fuere el caso. DBITOS a.- Por el valor de los pagos parciales o totales aplicables a las obligaciones registradas.

b.-Por el valor de las notas crditos por abonos o cancelacin de obligaciones. c. Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera.

CLASE 3 PATRIMONIO

GRUPO

CUENTA

Agrupa las cuentas que representan el valor de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente econmico que han sido suministrado por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, Supervit, Reservas, Revalorizacin de Patrimonio, Dividendos y Resultados de los ejercicios. Las cuentas deben ajustarse de conformidad con las normas vigentes. CLASE GRUPO CUENTA 3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SCIAL

Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones que los socios, accionistas o aportantes ponen a disposicin del ente econmico, mediante cuotas, acciones o monto asignado, respectivamente, de acuerdo con escrituras pblicas de constitucin o reformas, o suscripcin de acciones segn el tipo de sociedad, con el lleno de los requisitos legales. Para el caso de las compaas por acciones estar constituido por el Capital Autorizado, el suscrito y el Pagado, cuyo registro se har por separado para cada uno por el monto correspondiente. CLASE 3 PATRIMONIO GRUPO 31 CAPITAL SOCIAL CUENTA 3105 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

Registra el ingreso real al patrimonio del ente econmico de los aportes efectuados por los accionistas. CRDITOS: Registro del Capital Autorizado. a.-Por la suma fijada en la escritura de constitucin (310505), con cargo a la subcuenta 310510, y por los aumentos o modificaciones del Capital Autorizado. DBITOS: a.- Por el valor del Capital Autorizado al constituirse el ente econmico (310510), con abono a la subcuenta 310505, Capital Autorizado, y por los aumentos o modificaciones del Capital Autorizado.

CLASE 3 PATRIMONIO

GRUPO 31 CAPITAL SOCIAL

CUENTA 3105 APORTES SOCIALES

Registra el valor de los aportes sociales realizados por los socios al momento de constituir el ente econmico, respaldados por la escritura pblica de constitucin; as como los incrementos posteriores efectuados mediante las escrituras de reforma de estatutos correspondientes, previo el cumplimiento de los requisitos legales vigentes al momento de la constitucin o del aumento.

CRDITOS: a.- Por el valor nominal de los aportes recaudados efectivamente. b.-Por el valor dado a los aportes efectuados en especie con cargo a la cuenta respectiva del Activo, segn la naturaleza del mismo. c. Por el valor de aquellas utilidades que la Junta de Socios ordene capitalizar. DBITOS: a.- Por el valor nominal de los aportes al retiro de los asociados o la cesin de cuotas. b.-Por el valor nominal de los aportes en la reduccin del capital, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes. c.- Por el valor nominal de los aportes al momento de liquidarse el ente econmico.

CLASE 4. INGRESOS

GRUPO

CUENTA

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente econmico, en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causacin se registrarn como beneficios realizados, y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos no causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio econmico las cuentas de ingresos se cancelarn con abono al grupo 59, ganancias y prdidas. CLASE 4. INGRESOS GRUPO 41 OPERACIONALES CUENTA

Comprende los valores recibidos o causados como resultado de sus actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, mediante la entrega de bienes o servicios, as como los dividendos, participaciones y dems ingresos por conceptos de intermediacin financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente econmico. Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflacin, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. CLASE 4. INGRESOS GRUPO 41 OPERACIONALES CUENTA 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente econmico en las actividades de compra, venta y reparacin o mantenimiento de bienes o productos a los cuales no se les realizan procesos de transformacin, como automotores, combustibles, materias primas agropecuarias, animales vivos, alimentos, bebidas, productos textiles, prendas de vestir, calzado y enseres domsticos, durante el ejercicio. CRDITOS: a.- Por el valor de los ingresos por venta, reparacin o mantenimiento de bienes o mercanca, segn factura o cuenta de cobro.

DBITOS: a.-Por la cancelacin de saldos al cierre del ejercicio. CLASE 4. INGRESOS GRUPO 41 OPERACIONALES CUENTA 4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS (DB)

Registra el valor de las devoluciones, originadas en ventas realizadas por el ente econmico. CRDITOS: a.- Por cancelacin de saldos al cierre del ejercicio. DBITOS: a.- Por el valor de las devoluciones b.-Por el valor de los ajustes por inflacin.

CLASE 4. INGRESOS

GRUPO 42 NO OPERACIONALES

CUENTA

Est integrado por los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente econmico, e inclusive entre otros, los tems relacionados con operaciones de carcter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de Activos e inversiones, dividendos y participantes, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

CLASE 4. INGRESOS

GRUPO 42 NO OPERACIONALES

CUENTA 4210 FINANCIEROS.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente econmico por concepto de rendimientos de capital, a travs de actividades diferentes a las de su objeto social principal. CRDITOS:

a.- Por el valor de los interese corrientes o de mora devengados. b.-Por el valor de la correccin monetaria de as cuentas de ahorro y depsitos a trmino fijo en UPAC. c.- Por el valor de los rendimientos devengados por las inversiones. DBITOS: a.- Por la cancelacin de saldos al cierre del ejercicio.

CLASE 5. GASTOS

GRUPO

CUENTA

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente econmico, en desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio econmico determinado, as como el valor del ajuste por inflacin.

Mediante el sistema de causacin se registrar, con cargo a las cuentas del Estado de Resultados, los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligacin de pagarlo, aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio econmico, las cuentas de gastos se cancelarn con cargo al Grupo 59, Ganancias y Prdidas. Los gastos operacionales de administracin son los ocasionados en desarrollo del objeto social principal del ente econmico, y registra, sobre la base de la causacin , las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestin administrativa encaminada a la direccin, planeacin, organizacin de las polticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente econmico, incluyendo bsicamente las incurridas en las reas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Las cuentas de este grupo deben ajustarse por inflacin, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Registra los gastos ocasionados por concepto de la relacin laboral existente, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente econmico y por el pacto laboral. CLASE 5. GASTOS GRUPO 51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIN. CUENTA

DBITOS: a.- Por el valor pagado o causado en virtud de los contratos de trabajo y normas laborales vigentes. b.-Por el valor del ajuste por inflacin.

CRDITOS: a.- Por la cancelacin del saldo al cierre del ejercicio. CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES: Las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente econmico. CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS: Reflejan los Activos, los Pasivos, el Patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administracin del ente econmico. CUENTAS DE ORDEN FISCALES: Reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas e el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboracin de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse. CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL: Son utilizadas por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con terceros, que por su naturaleza no afectan la situacin financiera de aqul. Se usan tambin para ejercer control interno.

REGISTROS EN LAS CUENTAS DE ORDEN: Se deben observar las siguientes normas: Se deben registrar bajo cuentas de orden por derecho contingentes, los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. Se deben registrar bajo cuentas de orden por responsabilidades contingentes, los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especficas segn la deudora o acreedora por el contrario respectiva.

Las cuentas de orden no pueden empelarse como sustituto para omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones.

2.- DEFINA EL TRATADO DE PARTIDA DOBLE Y MEDIANTE UN EJERCICIO DE CUENTAS T, DEMUESTRE CMO AUMENTAN O DISMINUYEN LAS CUENTAS PARA EL ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESOS, GASTOS Y PARA CUENTAS DE COSTOS DE VENTAS.
EL PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE: Consiste en la realizacin de la operacin mercantil afectando en cada una de ellas por los menos dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita, teniendo en cuenta en cualquier registro contable la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos, este hecho se conoce como el principio de la partida doble. Dbitos: Es el registro de un aumento en una cuenta del activo y de un aumento en una cuenta de gastos. As mismo es la disminucin en una cuenta del pasivo o del patrimonio. Crdito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza pasiva o de patrimonio, como el registro de un aumento en una cuenta de ingresos. De la misma manera es la disminucin en una cuenta de ingresos. CUENTAS PARA EL ACTIVO La empresa tena en su cuenta un saldo de $500 pesos y hace una consignacin en efectivo en la cuenta bancaria por valor de $14.750.215 pesos.

CUENTAS PARA EL PASIVO La empresa adquiere una obligacin crediticia por valor de $ 2.750.000 con el Banco Santander, y se paga al mes siguiente la totalidad del crdito y adems la empresa tena una nota dbito por $ 50.

CUENTAS PARA EL PATRIMONIO: La sociedad Bavaria Ltda se constituy por un capital autorizado de $20.000.000 valor recaudao con cargo a la subcuenta 3105

CUENTAS PARA LOS INGRESOS: La empresa vendi 1000 cajas de cerveza por valor de $15.000.000, de las cuales le fueron devueltas 500 cajas, por valor de $7.500.000,oo. 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL MENOR

CUENTAS PARA LOS GASTOS: La empresa pag la suma de $35.000.000 por concepto de nmina mensual, debiendo el pago de honorarios por comisiones por ventas de $7.500.000, que fueron cancelados al final del ejercicio.

CUENTAS PARA LOS COSTOS DE VENTAS: La empresa produce libros escolares e invirti por costo de produccin la suma de $ 2.000.000

3.- ELABORE 5 REGISTROS SIMPLES Y CINCO REGISTROS COMPUESTOS. REGISTROS SIMPLES

La empresa consigna en efectivo en su cuenta del BBVA plaza de Bolvar, POR VALOR DE $2.750.000.

La empresa consigna un cheque de su cuenta BBVA la suma de 1500.000 a su cuenta del Banco Santander.

2105 OBLIGACIONES FINANCIERAS BANCOS NACIONALES La empresa solicit un crdito por la suma de $ 2.750.500, y le fueron desembolsados.

3105 APORTES SOCIALES La empresa recaud la suma de 200.000.000 por concepto de capital social.

4135 INGRESOS OPERACIONALES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR. La empresa por valor de venta de mercanca recibi la suma de $500.000.000 y le devolvieron mercanca por valor de $ 250.000.000

4155 INGRESOS OPERACIONALES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR.

REGISTROS COMPUESTOS: a.- Se compra una mquina guadaa por valor de $3.500.000, se paga el 50 de contado y el 50 por ciento a crdito.

b.- Se compra un vehculo por valor de $ 50.000.000, se paga el 50% EN EFECTIVO, y el saldo se paga con la entrega de un lote de terreno por ese valor.

c.- La empresa vende la suma de $600.000, recibe como pago el 50 por ciento, y el resto se lo devuelven en mercanca porque no alcanzan a pagrselo.

d.- A la empresa se la causa la suma de $50.000 por intereses corriente, recibe el pago del 30% y el resto le solicitan un plazo de seis meses para pagarlo.

e.- A los empleados hay que pagarles la suma de 25.000.000 por salarios, se les pag la suma de 15.000.000, y el resto se les pago con productos del inventario.

4.- MEDIANTE UN EJERCICIO PRCTICO APLIQUE LA ECUACIN CONTABLE

Es el equilibrio que debe existir en los registros contables, que se constituye en la representacin de la situacin financiera del ente econmico, teniendo en cuenta los recursos y propiedades con los que la empresa realiza sus actividades, las obligaciones con terceros y la participacin de los dueos. LA ECUACIN CONTABLE: ACTIVO= PASIVO mas PATRIMONIO PATRIMONIO= ACTIVO menos PASIVO PASIVO=ACTIVO menos PATRIMONIO. EJERCICIO: Inversiones LA CATLEYA tiene un efectivo en Caja de 15.000.000, un disponible en bancos de 5.000.000, 5.000.000 en equipos de oficina, cuentas por cobrar de 10.000.000, 15.000.000 en terrenos y edificios, 10.000.000 de cuentas por pagar a proveedores, 20.000.000 de obligaciones financieras con bancos nacionales. Explique la ecuacin contable.

5.- ELABORE UN EJERCICIO, CON SEIS TRANSACCIONES AL CUAL LE APLIQUE LOS SISTEMAS UEPS, PEPS Y PROMEDIO PONDERADO, DESARROLLANDOLO CON EL CROQUIS DE LA TARJETA KARDEX.
-SISTEMA PEPS: La COMERCIALIZADORA EL TREBOL, suministra la siguiente informacin: Inventario inicial al 01 de enero del ao 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno. Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones: Compras: Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno. VENTAS: Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno. TARJETA KARDEX METODO PEPS:

-SISTEMA UEPS:

La COMERCIALIZADORA DEL CARIBE, suministra la siguiente informacin: Inventario inicial al 01 de enero del ao 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno. Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones: Compras: Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno. VENTAS: Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno.

TARJETA KARDEX METODO UEPS:

METODO DEL PROMEDIO PONDERADO:

La COMERCIALIZADORA DEL AMOZANONAS, suministra la siguiente informacin: Inventario inicial al 01 de enero del ao 1, producto A, 1200 unidades a $4500 Inventario cada uno. Durante el mes de febrero realiza las siguientes transacciones: Compras: Febrero 03 450 unidades a $4.890 cada uno Febrero 09 600 unidades a $4950 cada uno Febrero 15 540 unidades a $ 5.010 cada una Febrero 20 360 unidades a $ 5.100 cada uno. VENTAS: Febrero 7 450 unidades a $ 8.100 cada uno Febrero 14 750 unidades a $ 5.100 cada uno Febrero 19 450 unidades a % 8.400 cada uno. TARJETA KARDEX METODO PROMEDIO PONDERADO:

Autor: Inocencio Melndez Julio Magster en Administracin Magster en Derecho Doctorando en Derecho Patrimonial: La Contratacin Contempornea.