L'audit des systmes d'informations - Une mthode formalise, la technique des Flow-Charts.

L'objectif de l'auditeur est de comprendre les mthodes et les systmes employs au sein de l'organisation, ainsi que les contrles effectus, en mettant l'accent plus particulirement sur les procdure de circulation de l'information. Cette comprhension des systmes sert de base l'valuation des flux et contrles internes, et doit tre convenablement matrialise par des documents normaliss. Il est gnralement considr que le Flow-Chart (Diagramme des Flux) est le meilleur moyen d'illustrer la comprhension des systmes d'information. Son usage permet en outre d'amliorer l'efficacit et l'homognit du groupe d'audit et de permettre une meilleur communication entre les diffrents auditeurs.

Les Objectifs de la technique du Flow-Chart

Les principaux objectifs de la technique du Flow-Chart sont de : Donner une illustration de la comprhension des flux informationnels de l'organisation. Cette illustration doit tre labore de telle sorte que tous les aspects importants du systme et des procdures de contrle interne puissent tre facilement identifis. Servir de base convenable pour confirmer comprhension au moyen de tests d'effectivit cette

Les Flow-Charts prpar par les services internes peuvent gnralement tre accepts s'il rpondent aux objectifs prcits. Les Flow-Charts sont prpars sur un document standard rserv cet effet. Les Flow-Charts doivent tre, chaque audit, mis jour ; toutefois une nouvelle reprsentation n'est normalement pas ncessaire moins que les procdures dcrites soient devenues caduques. Si les FlowCharts ncessitent une correction, une photocopie des anciens Flow-

Charts doit tre faite avant les changement afin de conserver une trace permanente des systmes qui ont t rviss. Le responsable de l'audit dsigne les membres de l'quipe d'audit qui doivent les tablir. Aprs avoir prpar un Flow-Chart, la mme personne doit normalement tester le valeur de la description du systme et valuer les contrles qui s'y rapportent (tests d'effectivit). La description des systmes informationnels dans l'entreprise fait gnralement l'objet d'un plan prcis et ordonn. Les Flow-Charts sont alors raliss suivant un ordre logique et collects dans un document centralisateur.

Conditions d'tablissement des Flow-Charts

Afin d'tablir un Flow-Chart avec un maximum d'efficacit, l'approche suivante peut tre utilise : Avoir une comprhension de l'activit dans son ensemble. Dfinir les types de transactions les plus importants qui composent le systme en discutant de celui-ci d'une manire globale avec une personne comptente et concerne. Analyser dans leur intgralit les oprations relatives chaque type de transactions choisi pour son importance, en interrogeant chaque membre du personnel concern Si cela est possible, il est prfrable de reproduire la chane d'oprations (circulation) directement sous la forme de FlowCharts plutt que sous forme narrative et d'viter les dtails superflus. Il n'est pas ais de prparer un Flow-Chart qui couvre une chane d'oprations (cycle) dans la totalit, exception faite des systmes simplifis de comptabilit. Par exemple, dans le cycle des dpenses, on fait souvent des Flow-Charts spars pour l'achat des services (achat de formations, par exemple), pour l'achat de marchandises (fournitures pour la formation,

classeurs, crayons, etc ... ) ou pour les salaires. De plus, si les principaux types de transaction reprsentent effectivement des systmes comptables diffrents, il peut tre ncessaire de prparer alors des sries de Flow-Charts compltement distinctes (par exemple, pour les temps de travail imputs sur le systme de production, pour la dtermination des cots de production, ou dans le systme comptable pour le paiement des salaires). Les Flow-Charts ne sont pas ncessaires dans les cas suivants : Si les services ont des Flow-Charts ou des notes rpondant aux objectifs dcrits auparavant ; Si le systme d'information est en profonde modification (la description doit alors tre reporte)

Les outils du Flow-Chart

L'tablissement d'un diagramme reprsentatif des flux informationnels suppose l'emploi d'une table de symboles et le choix d'un type de prsentation. S'agissant des symboles, il n'existe pas de tables universelles standardises, mais un certain nombre de conventions existent tacitement.

Ce symbole traduit l'apparition d'un document dans un service. Il sera donc utilis tout spcialement en dbut du diagramme. La flche est numrote : N 1 pour la premire utilisation du symbole, N 2 pour la deuxime utilisation, etc ... Cette flche symbolise la circulation physique d'un document formalis.

b "

Contrairement la prcdente, cette flche n'implique pas la circulation d'un document, mais simplement la circulation d'une information (non formalise, ou orale).

Ce symbole traduit une interruption dans le circuit de circulation de l'information. Employ seul, il indique la fin du processus, dans les autres cas, il oprera un renvoi ou donnera une explication. Si ce signe marque la sortie d'un document vers l'extrieur de l'entreprise, ou vers un autre service, la destination sera indique l'extrmit d'un symbole.

Cration d'un document, la dsignation du document figurera l'intrieur du symbole. On symbolisera les liasses de document avec ce type de symbole

et en numrotant les documents

(de 1 3 si il y a trois documents par exemple)

D
9

Document, Un document photocopi est reprsent de manire identique, mais en pointill. (mme remarque que prcdemment). Dossier ou registre Runion de document Destruction de document Sparation de document. L'utilisation de ces trois derniers symboles, pour tre explicite, doit faire apparatre clairement les documents viss. Il importe donc que les documents viss puissent tre relis directement au symbole adquat.

Classement provisoire Classement dfinitif (C : Chronologique, A : Alphabtique, N : Numrique, I : Stockage informatis). Prise d'information sur un document

Alternative. Indiquer la condition a l'intrieur du losange et les deux flux sortants issus de la rponse.

A
Q

Visa ou signature d'un document Contrle effectu par l'organisation, si ce signe indique que l'on cesse de suivre tel ou document sur le diagramme, on devra savoir pourquoi. Deux cas peuvent se produire. Soit le document ne prsente plus d'intrt pour le contrle interne ; on fera un renvoi une note justifiant son abandon. Soit la suite de la procdure est dcrite dans un autre diagramme et dans ce cas on oprera l encore un renvoi vers ce diagramme.

Les symboles qui ne sont abrviations inhabituelles doivent nature des documents doit tre prsents, de plus un lexique des joint au document.

pas standards aussi bien que les tre vits. Une description de la indique l'intrieur des symboles symboles utiliss doit toujours tre

Principes et techniques d'tablissement des FlowCharts

Les principales bases de la techniques du Flow-Chart sont les suivantes : Une ligne verticale sera utilise comme support flux des documents pour chaque chane d'opration intra-service et une ligne horizontale pour indiquer le passage d'un service l'autre.

Les lignes de flux

Tous les systmes informationnels sont parcourus par un ou des flux de transactions (par exemple, dans le systme de formation, le dpart peut tre donn par une demande de formation, puis le flux principal est reprsent , tour tour, par une confirmation d'inscription, une convocation formation, des fiches de prsence, une valuation de la

formation, la mise jour des informations du systme informatique, etc .). Les Flow-Charts doivent tre reprsents par une chane d'opration continue, commenant avec l'autorisation pour les principaux types de transaction et finissant avec leur validation. La ligne de flux peut reprsenter plus d'un document si une srie de documents passe conjointement travers le systme (par exemple s'il y a plusieurs exemplaires d'un document ou, dans un systme d'achat, si la facture, le bon de rception et la commande servent de base au paiement). Si la ligne de flux passe d'une page l'autre, elle doit tre rfrence au bas de la premire page et en haut de la seconde en utilisant le numro des pages correspondantes.

Sparation des services ou dpartements

Afin d'valuer le contrle interne, il est important que la sparation des tches apparaisse clairement dans les Flow-Charts. Ceci est fait en traant une ligne horizontale travers toute la page quand la ligne de flux passe d'un service l'autre. Pour cela, un service peut se dfinir comme tant une personne, un groupe de personnes aux activits lies l'intrieur d'un dpartement ou un mme dpartement dans son ensemble. Le nom du service ainsi que le nom de la personne responsable doit tre indiqu en haut et droite du Flow-Chart juste en dessous de la ligne horizontale.

Dtail et utilisation des commentaires.

Toutes les oprations qui ont un caractre financier ou de contrle doivent tre effectues sparment. Cependant afin de ne pas surcharger trop le Flow-Chart, il est prvu les exceptions suivantes :

Quand une transaction concerne une rception, une cration ou une distribution de documents, il suffit de montrer le symbole de document concern ; Quand un document est classe temporairement, le symbole correspondant est choisi ; Au niveau d'une dcision prendre (Oui/Non), le symbole en losange est utilis.

Chaque opration sur le Flow-Chart, est accompagne d'un commentaire, dans la colonne prvue cet effet ds que cela peut faciliter la comprhension de la nature de la transaction et des contrles y affrent. Si besoin est, le commentaire prcisera les niveaux de responsabilit des acteurs concerns, la faon dont les contrles sont matrialiss et la frquence de ces oprations (par exemple : Contrle hebdomadaire). Numrotation Afin de faciliter les rfrences entre les documents du dossier, le systme de numrotation suivant doit tre utilis. Un numro diffrent est attribu chaque Flow-Chart ; permettant en cela de lier des Flow-Charts entre eux. Chaque opration doit tre numrote dans la colonne prvue a cet effet. Elle sont numrotes l'une aprs l'autre, telles qu'elles apparaissent dans le systme. Une nouvelle srie de numros commence pour chaque Flow-Charts ds la premire opration effectue. Quand une opration est dcrite d'une manire narrative ou dans un Flow-Chart auxiliaire, un numro lui sera galement attribu. En pareil cas, deux traits parallles, en biais, sont tracs dans la colonne de numrotation et le numro de l'opration est inscrit entre deux lignes. Cration de documents

Quand un document est cre, celui-ci est illustr par le symbole correspondant et accompagne d'un numro d'opration et d'un commentaire. Le nouveau symbole est chevauch en partie par les symboles reprsentant les autres documents de la transaction. Un autre numro n'est pas ncessaire, puisque l'apparition du nouveau document constitue l'opration elle mme.

Choix d'un type de reprsentation

S'agissant de la prsentation d'un Flow-Chart, deux modles de base sont gnralement retenus : Le Flow-Chart (ou Diagramme des Flux) Vertical et le Flow-Chart Horizontal.

Le diagramme vertical
Principe : A l'aide des symboles dcrits prcdemment, le flux des oprations analyses sera transcrit sur des feuilles se prsentant ainsi : Service : Flow-Chart: Description narrative Opration N Rdacteur : Date : Description graphique

Les renseignements figurant dans le cartouche permettent d'identifier le service et le flux d'oprations analyses, de connatre la date d'tablissement du diagramme et le nom du collaborateur qui a excut le travail.

Dans le corps de l'imprim, on trouve trois lments : La description narrative : cette colonne, loin de jouer un rle accessoire, sert donner d'une part les dtails qui alourdiraient par trop la description graphique et d'autre part les explications dont la reprsentation pose un problme technique. La dsignation de l'opration par ordre numrique : cette identification permet de faire rfrence de manire prcise aux oprations vises lors de l'examen des faiblesses de contrle interne. La description graphique : c'est l'lment central du diagramme vertical. On y portera que des renseignements crits sommaires, les autres tants ports dans la premire colonne.

Fonctionnement du diagramme : Comme le suggre son appellation, ce type de diagramme se caractrise par le fait que l'on passe d'un service l'autre verticalement. Il en rsulte que l'on ne peut suivre d'un bout l'autre qu'une seule ligne de flux. EXEMPLE : ON SUPPOSE QUE DEUX DOCUMENTS SE SEPARENT ET SUIVENT DES CIRCUITS AUTONOMES DANS DES SERVICES DIFFERENTS. LE PRINCIPE MEME DU DIAGRAMME VERTICAL CONDUIT A TRAITER D' ABORD LE CIRCUIT SUIVI PAR L' UN, PUIS CELUI SUIVI PAR L' AUTRE. CE CHOIX DOIT ETRE FAIT DES QUE LES DOCUMENTS PARTENT DANS DES SERVICES DIFFERENTS. Dans la colonne "Description Graphique", une ligne de sparation horizontale sera tire chaque fois que l'on changera de service. Si plusieurs oprations se droulent dans le mme service, aucune sparation ne sera effectue. On peut noter que par service, nous dsignerons soit une personne ou un ensemble de personnes, soit un dpartement. Cela dpendra de la structure et de la nature de la socit et de la nature de l'opration analyse.

ATTENTION : Il faut toujours insister sur la chronologie de la ligne de flux. Il ne peut tre question de regrouper la description d'oprations qui se droulent dans un mme service, au dtriment de la chronologie. De plus la verticalit du diagramme peut induire des difficults dans deux cas prcis : Un document pourra ne pas tre utilis momentanment dans un service. Dans ce cas il convient de rappeler son existence au moment ou il rapparat. Il arrive galement qu'une opration soit trop complique pour figurer dans le diagramme. L'opration sera donc dcoupe et clate sur d'autres documents (alors rfrencs dans le diagramme des flux) Une fois les diagrammes raliss, des fiches de points de contrle seront cres. Ces fiches expliquent les principaux points de contrle du dispositif analys. Le classement de ces fiche correspondra la numrotation qui figure dans le cercle symbolisant son point de contrle.

Le Diagramme Horizontal
Principe : Le flux des informations et oprations est transcrit sur un imprim de grand format. Ce document se prsente gnralement de la manire suivante :

Rdacteur : Diagramme : Date :

commentaires

Service A

Service B

Service C

Service N

Cet imprim est divis en colonnes permettant de faire circuler les documents entre personnes, groupes de personnes ou dpartement. Remarque : Au del de 6 colonnes le document devient difficilement exploitable. L'exprience, qui s'acquiert relativement rapidement, permet l'auditeur de choisir l'emplacement des services intervenant dans le flux des oprations analyses de manire rendre le diagramme intelligible. (Il faut viter les croisements de flux). Comme dans le Flow-Chart vertical, la ligne de flux se droule chronologiquement, le passage d'un service l'autre se faisant horizontalement, ds lors, et contrairement au Flow-Chart vertical, il est possible de dessiner simultanment autant de lignes de flux que de documents ou de groupes de documents circulant de manire autonome.

Les mthodes de rdaction des Flow-Charts et des fiches de contrle horizontaux sont similaires celles utilises dans les Flow-Charts verticaux.