CARTILHA DE REDAO E CORRESPONDNCIAS OFICIAIS

(1 Edio)

MNISTRIO DA EDUCAO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS Joo Martins Dias Reitor Antnio Venncio Castelo Branco Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional Nelson Batista do Nascimento Pr-Reitor de Administrao

Vicente Ferreira de Lucena Jnior Pr-Reitor de Ensino

Ana Mena Barreto Bastos Pr-Reitora de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao Sandra Magni Darwich Pr-Reitora de Extenso

Elaborao Analice Pereira Barbosa Administradora

Yanna Santos de Medeiros Administradora Reviso Jnio Lcio Paes Alves Diretor de Administrao e Finanas Reitoria Colaborao Erlison Soares Lima Designer - Reitoria

Apresentao

A Redao Oficial tem como principal objetivo comunicar com a mxima clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao rgo emissor. Esta cartilha apresenta algumas regras, modelos e caractersticas, de acordo com o Manual de Redao da Presidncia da Repblica, para a elaborao de documentos oficiais, tais como ofcios e memorandos, de forma a padroniz-los, facilitando a comunicao do Instituto Federal de Educao, Cincias e Tecnologia IFAM.

Caractersticas da Redao Oficial

Impessoalidade: o documento feito em nome do Servio Pblico, por isso, o destinatrio, por mais que seja seu amigo, deve ser tratado de forma impessoal, de maneira formal, respeitando a hierarquia, e o assunto deve se delimitar apenas esfera de.

Clareza: o documento no pode apresentar palavras ou expresses ambguas. Tente ser o mais direto possvel, sem rodeios.

Conciso: transmitir o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Se voc quer chamar ateno para algo, coloque em negrito (mais no exagere).

Padronizao: diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos documentos emitidos em toda a Administrao Federal.

Elementos para a estrutura da redao oficial

1. Pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicao, exemplo:
Autoridade Forma de tratamento Vocativo

Diretores Pr-Reitores Chefes de Departamento Demais autoridades e particulares

Reitores de Universidades

Vossa Senhoria

Senhor seguido do respectivo cargo

Vossa Magnificncia

Magnfico Reitor

Foi abolido o uso do tratamento de Dignssimo e Ilustrssimo, afinal a dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.

Doutor um ttulo adquirido mediante curso de doutorado, logo relativo pessoa, e no a um cargo ou uma funo, no devendo ser utilizado como forma de tratamento.

2. Siglas
UNIDADES SIGLAS

Pr-Reitoria de Administrao
Pr-Reitoria de Ensino

PROAD
PROEN

Pr-Reitoria de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao PPGI Tecnolgica

Pr-Reitoria de Extenso
Pr-Reitoria de Desenvolvimento Institucional Campus Coari Campus Lbrea Campus Manaus Centro Campus Manaus Distrito Indutrial Campus Manaus Zona Leste

PROEX
PRODIN CCO CLA CMC CMDI CMZL

Campus Maus
Campus Parintins Campus Presidente Figueiredo Campus So Gabriel da Cachoeira Campus Tabatinga

CMA
CPA CPRF CSGC CTB

3. Destaques e nmeros
Muitas vezes no corpo do texto necessrio deixar algumas palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a certas informaes:
Documentos numerados Independente do tipo de documento (lei, ofcio, memorado) preciso identificao prpria, portanto a letra inicial deve ser maiscula. Recebi o Ofcio n. 123 Proad/Ifam/2012 O Decreto n. 001...

Datao dos expedientes

A datao deve sempre comear com letra maiscula e terminar com ponto. A cidade de origem seguida de vrgula, antes da data. Sem citar a cidade, usa-se Em, no seguido de vrgula.

Manaus, 15 de janeiro de 2012.

Em 1 de janeiro de 2012.
Os dias devem indicados na forma numrica, sem o numeral zero Esquerda; o primeiro dia do ms escrevese em nmero ordinal: Ex.: 4 de novembro de 2008, 1 de novembro de 2012.

Use itlico nas expresses estrangeiras e latinas. Use negrito para destacar alguma palavra no texto quando necessrio, mas evite excessos!

A indicao do ano no deve conter ponto entre as casas de milhar e centena. No se escreve ano 2.000, apenas 2000.

Documentos Oficiais
1.Ofcio O ofcio tem a finalidade de estabelecer uma comunicao entre os diferentes rgos do Servio Pblico e entre rgos do Servio Pblico com particulares. 2. Memorando O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicao interna dos rgos do Servio Pblico.
Quando se estabelece uma comunicao entre os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os Campi, utiliza-se memorando. Quando a comunicao com outro Instituto Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofcio.

Tanto o ofcio quanto o memorando possuem a mesma estrutura e mesma diagramao, chamada de padro ofcio.

1. Estrutura
a. Deve iniciar com o tipo de documento, nmero do expediente e sigla do rgo de origem, com alinhamento esquerda: Of. 123/2011 Ifam Memo. 123/2011 Propad/Ifam b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento direita: Manaus, 01 de janeiro de 2011. c. Destinatrio alinhado esquerda: Ofcio A Sua Excelncia o Senhor Deputado Fulano de Tal Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia - DF Memorando Ao Sr. Pr-Reitor de Planejamento e Administrao

d. Texto: com introduo, desenvolvimento e concluso Observao: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura dispensada, iniciando apenas com a informao do motivo da comunicao, indicando os dados completos dos documentos encaminhados e a razo pela qual est sendo encaminhado. e. Fecho alinhado ao texto: Para autoridades superiores Respeitosamente, f. Assinatura e identificao do signatrio:
Nome do Responsvel
Cargo

Para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior Atenciosamente,

2. Diagramao
A fonte a ser utilizada do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em geral; 11, nas citaes; e 10, nas notas de rodap; Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas, e uma linha em branco entre os pargrafos; Os pargrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos; obrigatrio constar, a partir da segunda pgina, o nmero da pgina; Os ofcios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do papel; A impresso dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0 cm), na cor preta e em papel branco. A impresso colorida deve ser apenas para grficos e ilustraes; A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm; A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm; O incio de cada pargrafo do texto deve ter 5,5 cm de distncia da margem lateral esquerda.
Casos omissos e documentos especficos de uma determinada rea, como convnios, contratos, editais e outros no contemplados nesta cartilha, tambm devem seguir os padres aqui estabelecidos.

Modelo de Ofcio

Modelo de Memorando

3. Documentos Circulares

Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo para vrios destinatrios, utiliza-se o documento circular, podendo este ser Ofcio Circular ou Memorando Circular. Conforme a finalidade, o documento obedece aos mesmos critrios do Padro Ofcio, com diferena apenas na identificao do destinatrio, que ser identificado em grupos afins.

Ofcio

Memorando

Aos Reitores dos Institutos Federais Aos Pr-Reitores e Diretores Gerais de Educao dos Campi

Outros Documentos
1. Informao o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para apreciao. Normalmente, na informao, o servidor presta esclarecimentos quanto s rotinas necessrias para o andamento eficiente da documentao de anlise ou, ainda, esclarece pontos necessrios para a tomada de deciso do gestor. Estrutura a.Nmero da informao e sigla do rgo de origem; referncia e assunto, com alinhamento esquerda: Informao n. 123 CPCC/DAP Referncia: Memorando n. 123 Propad/Ifam/2011 Assunto: Situao do Contrato 123/2011 b. Destinatrio alinhado esquerda: Ao Senhor Pr-Reitor de Planejamento e Administrao c. Texto: trata do documento da informao. Primeiramente, o servidor descrever a motivao da informao, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida, prestar a informao a ele solicitada, seguindo a estrutura de introduo, desenvolvimento e concluso.

d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informao tem o seguinte fecho: o que informo. A informao deve seguir a mesma forma de diagramao do padro e. Local e data alinhados esquerda: ofcio. f. Assinatura e identificao do signatrio

Modelo de Informao

2. Despacho
Despacho a deciso ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciao. O despacho pode ser:
a) terminativo ou definitivo (tambm denominado decisrio): aquele que d soluo ao que foi submetido autoridade e pe fim questo; b) de mero expediente ordinrio: aquele que apenas d andamento ao documento; c) interlocutrio: aquele que, sem resolver terminantemente a questo, transfere-a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartio; d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.

O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de que parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento. Quando isto no for possvel, deve ser escrito em folha a parte.
Estrutura Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte

1. Texto com a resoluo e/ou encaminhamento; 2. Data em que foi proferido o despacho;e, 3. Assinatura com carimbo do emitente.

1. Documento de referncia: identificao do documento a que o Despacho se refere; 2. Texto com a resoluo e/ou encaminhamento; 3. Data em que foi proferido o despacho;e, 4. Assinatura com carimbo do emitente.

Modelo de Despacho

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, no permitido a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em branco da ltima folha de despacho, carimbando Em branco.

3. E-mail
Um nmero cada vez maior de instituies pblicas e privadas vem utilizando o correio eletrnico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas instituies, grande parte das correspondncias internas e mesmo algumas das comunicaes externas podem ser substitudas por mensagens enviadas por correio eletrnico. Estrutura O modo como um e-mail estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto: - Mensagens curtas podem conter uma nica palavra (aprovo, concordo); - Mensagens longas, porm, exigem muitos pargrafos e, neste caso, deve apresentar, como em toda boa comunicao, introduo, desenvolvimento e concluso; - Utilize linhas em branco entre a saudao, os pargrafos e a assinatura. Utilize tambm caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, no escreva s em maisculas ou s em minsculas; - Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou Saudaes; - A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudao nas mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudao como Senhor Diretor podem confirmar ao destinatrio que a mensagem realmente encaminhada a ele.

No divulgue informaes confidenciais!

Letras maisculas podem parecer agressivas e letras minsculas podem dar a impresso de que o emissor estava apressado ou com preguia.

Assinatura eletrnica

Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poder apresentar sua titularidade, seu cargo, seu nmero de telefone e o endereo do site da instituio, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura curta, digamos com no mximo quatro linhas.

Se o destinatrio no tiver nenhuma vantagem em receber sua mensagem, no a envie, mesmo se no houver custo. Em hiptese alguma divulgue correntes.

Alguns sistemas anexam, resposta dada a um e-mail, todo o histrico das mensagens trocadas. Entretanto, quase sempre esse histrico desnecessrio e s aumenta o tamanho da mensagem. Alm disso, retransmitir o contedo recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite isso.

Sugestes para uma boa redao

Para escrever bem, no necessrio inovar. Basta aplicar os fundamentos da redao, como: Adote como norma a ordem direta: sujeito verbo complementos; No tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor economize o dele; Elimine o que suprfluo. Seja objetivo. Ningum tem tempo para ficar meditando sobre aquilo que voc escreveu; Evite frases muito longas, com excesso de pontuao.
Prefira Evite

- o termo mais simples; - o sinnimo mais curto; - o singular ao plural; - o presente ao futuro; - o termo concreto ao abstrato; - o particular ao genrico; - o explcito ao implcito; - o positivo ao negativo.

- Excesso de palavras; - Enxertos desnecessrios: somente citaes indispensveis; - V direto ao assunto;

Referncias
ANDR. Hildebrando A. de. Gramtica Ilustrada. 5 ed. So Paulo: Editora Moderna, 2003 BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. Braslia: Departamento de Imprensa Nacional, 2002. BRASIL. Fundao Nacional de Sade. Manual de redao de correspondncias e atos oficias. 2 ed. Braslia: Funasa, 2006. VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofcios, Memorando, E-mails e outras formas de Correspondncia Oficial. Braslia: Projecto Editorial, 2003.