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Sistemas de Informacin Organizacional
Representaciones Grficas Representacin Grfica: es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas, presentes o planeadas. Ventajas: Es una representacin sistematizada, realizada con smbolos y pautas de diseo preestablecidas. Aporta coherencia en la representacin de alguna situacin. Es una representacin sintetizada, lo cual facilita su interpretacin. Son representaciones grficas: Organigramas. Cursogramas. Diagramas de interdependencia sectorial. Cronogramas. Pert. Gantt. Tipos de grficos Segn su contenido Grficos puros: representacin simblica casi en exclusividad. Grficos literales: expresiones literales y numricas interrelacionadas por lneas de secuencia. Mixtos: combinatoria de los anteriores. Segn la situacin o hecho que representen Organigramas: son representaciones reestructuras jerrquicas de organizacin o Grficos de estructuras o Grficos de funciones o Grficos de puestos o Grficos piramidales Grficos de secuencia: representan circuitos administrativos, o procedimientos o Cursogramas o Diagramas de interdependencia sectorial o Grficos de recorridos o Grficos de trabajo en equipo o Cronogramas de Pert o Cronogramas de Gantt o Cartas de procesos Grfico de valores: representan hechos cuantitativos. o Coordenadas cartesianas ortogonales o Grfico de barras o Pictogramas Organigramas Representan la estructura organizativa, exponiendo: La departamentalizacin adoptada. La estructura jerrquica. Grficos de estructura Consisten en la representacin graficada de la organizacin jerrquica formal de una empresa. Alternativas de organizacin: Organizacin por funciones
Natalia A. Fabrello Febrero 2008
una
sea,

Organizacin por reas geogrficas Organizacin por productos Organizacin por procesos
Grficos de funciones Permiten exponer la estructura jerrquica de un rea y el espectro de funciones a desarrollar. Grficos de puestos Sustentado en un organigrama de estructura, expone la cantidad y distribucin de puestos de trabajo existentes. Se exponen: Cantidad de cada tipo de puesto de trabajo. Distribucin departamental de puestos. Nivel de jerarqua dentro de cada puesto. Grfico piramidal Se sustenta en el principio que postula que la estructura de una empresa adopta a forma de una pirmide en la cual el nivel superior representa la conduccin y el inferior el aspecto operativo. Grficos de secuencia Son esquemas informativos comunes, que posibilitan comunicaciones giles y precisas entre los componentes de una actividad. Representan una estricta sistematizacin de las herramientas y especficamente de una de ellas: los circuitos o procedimientos administrativos. Se puede definir a un procedimiento administrativo como la secuencia sistemtica de acciones que se realizan para alcanzar cada una de las distintas finalidades de la organizacin. Estos grficos exponen una situacin dinmica. Cursogramas Son la representacin grfica de los procedimientos o rutinas Representan una secuencia de operaciones en un circuito dado. administrativas.
Permiten, a travs de su anlisis, detectar ms fcilmente las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia de controles necesarios, la duplicacin de trabajo y, si fuera el caso, fallas de relevamiento. Convenciones preestablecidas: las normas IRAM, cuyos propsitos son: Determinar las definiciones terminolgicas que faciliten alcanzar las previsiones necesarias en el mbito de su aplicacin. Establecer las exigencias mnimas a que debe someterse la aplicacin de la tcnica que contemple. Observar el mximo de objetividad en la redaccin de su contenido. Norma 34.501 Procedimientos Administrativos: smbolos para la representacin grfica. Norma 34.502 Procedimientos Administrativos: tcnicas para la representacin grfica. Norma 34.503 Procedimientos Administrativos: lineamientos generales para el diseo de formularios para la representacin grfica. Smbolos (ver fotocopia)

Cursograma literal Expone el simbologa. procedimiento literalmente, excluyendo totalmente la utilizacin de
Diagramas de interdependencia sectorial Constituyen una sintetizacin de los tradicionales cursogramas. Interesantes para exposiciones resumidas de procedimientos, especialmente cuando las mismas son dirigidas hacia los niveles superiores de la empresa. Nivel operativo: cursograma. Nivel superior: diagrama de interdependencia sectorial.
En esencia, constituye un diagrama multicolumnar, en el cual cada columna representa un rea, seccin, departamento, planta, etc. segn se requiera estructurar el proceso a diagramar. Grficos de recorridos Herramienta bsica y primordial para el desarrollo del anlisis de disposicin de oficinas. Optimiza el flujo de las comunicaciones entre reas o dentro de cada rea. Indican los distintos puestos de trabajo o las distintas oficinas que intervienen en un procedimiento, exponiendo los recorridos necesarios. Grficos de trabajo en equipo Complementacin de estudios de tiempos administrativos. Existe trabajo en equipo cuando dos o ms personas y/o mquinas trabajen simultneamente efectuando la misma tarea o complementndose para el logro de un objetivo comn. Este grfico permite ver el tiempo real de produccin de cada uno de los elementos que integran el equipo y procura, mediante una redistribucin de tareas o por el agregado o supresin de uno o ms de los empleados o elementos existentes, obtener una economa monetaria o de tiempo total insumido. Cronogramas Son aquellos en los cuales la secuencialidad de una actividad o proceso se expone en funcin de la variable tiempo, o sea, especificando claramente el momento calendario en que debe ejecutarse. Son herramientas para la planificacin y el seguimiento de procesos o actividades que cuentan con gran cantidad de pasos a desarrollar y que adems requieren una estricta secuencialidad. Los ms importantes son: El diagrama de Gantt El Pert Diagrama de Gantt: representa la cronogramacin de las etapas componentes de un proyecto. Se sustenta en una estructura de barras horizontales, en las cuales la longitud es directamente proporcional al tiempo requerido para su ejecucin. Se requiere determinar: Las tareas a desarrollar. La interrelacin o dependencia entre tareas. El tiempo planeado para su ejecucin.

A los efectos del seguimiento del cumplimiento de este plan, se grafica con una lnea punteada el tiempo real de ejecucin de cada actividad. Pert: es un grfico que tiene por finalidad planificar, programar y facilitar un estricto control de la marcha o ejecucin del proyecto. Requiere la ejecucin de tareas bsicas que se deben efectuar en forma secuencial. Se sustenta en la teora de las redes. Las tareas se grafican tal como se ve en la siguiente figura: nodo actividad nodo
Cartas de proceso Exponen una conjuncin de secuencias de tareas y cronogramacin de las mismas. Exponen: reas intervinientes en un circuito. Secuencia de informacin de cada rea. Tiempo de intervencin de cada rea. Se requiere contar con: Recorrido o circuito del proceso a analizar. Tabla de valores promedio, en la cual se expone qu tiempo insume en cada sector afectado, con universo dado de documentacin. Grficos de valores Cartesianas ortogonales Representan, mediante rectas, los distintos valores y tendencias de una actividad. Grfico de barras Representa, por medio de bastones verticales, los valores y tendencias de una variable graficada. Pictogramas Consisten en una grfica de valores comparativos: los valores que asumen las variables se representan con un dibujo o pictograma, en el cual el valor lo da, no la altura, sino el tamao relativo de cada dibujo.

Manuales administrativos Concepto de manuales Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son, fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. Cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. Ventajas Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin. La gestin administrativa y la toma de decisiones son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa. Ayudan a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones. Brindan soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. Posibilitan la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado. Permiten la determinacin de estndares ms efectivos.
Limitaciones Existe un costo en su redaccin y confeccin. Exigen una permanente actualizacin. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal.
Clasificacin Manual de organizacin: describe la organizacin formal, mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. Manual de polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones. Manual de procedimientos y normas : describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin. Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades y oficios. Manual del empleado: contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa. Refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. Manual de propsitos mltiples : reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifiquen su confeccin y mantenimiento.
Partes componentes Cuerpo principal: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc.

El texto comenzar con una seccin denominada Contenido, donde se enunciarn las partes o secciones integrantes del manual. Le seguir un ndice en el que se indicar el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo y subttulo. Es un ndice numrico. Podr existir tambin un ndice temtico que por lo general se ubica como ltima seccin del manual. La tercera seccin ser la Introduccin en la que se explicar el propsito del manual. La cuarta seccin contendr las Instrucciones para el uso del manual. Explicar de qu manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta. La quinta seccin es el Cuerpo principal; contiene el objeto que le dio origen. Puede acompaarse una seccin de Anexos o Apndices, que contendran explicaciones grficas, estadsticas u otros elementos de reafirmacin de lo registrado en el cuerpo principal. Finalmente, es conveniente que exista un Glosario con la definicin de los trminos empleados. Proceso de elaboracin El primer punto a resolver es la definicin del objetivo. El segundo paso a resolver es determinar quin ser el responsable de la redaccin. A partir de este momento el director del proyecto de elaboracin del manual formula un plan de trabajo que sirve de gua de accin para desarrollar el estudio conforme a operaciones a cumplir en plazos determinados. Debe incluir un detalle del tipo de informacin a relevar, las fuentes que suministrarn esa informacin y las tcnicas que se aplicarn para el relevamiento. Luego corresponder iniciar la redaccin del manual. El estilo de redaccin debe ser el adecuado a la funcin que debe cubrir y al tipo de manual del que forme parte. La encuadernacin intercambiables. del manual consistir en un sistema de hojas movibles,

Manuales de procedimientos Introduccin y conceptos bsicos Un procedimiento es un conjunto de pasos a seguir para el logro de un objetivo. Un procedimiento administrativo implica la definicin de: Funciones y tareas para cada rea en que se halle estructurada una organizacin, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de accin a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constitutiva de un circuito administrativo. Formularios a utilizar, especificando: emisor, oportunidad de emisin, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribucin de las copias, etc. Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, perodo de resguardo legal y operativo, clasificacin de la informacin contenida, etc. Un esquema de control operativo y patrimonial. Existe una herramienta de preponderante importancia en las organizaciones modernas y eficientes, que son los manuales de procedimientos, herramienta de primera necesidad. Regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos. Ventajas: Permite normalizar la ejecucin de tareas estndar y facilita la toma de decisiones programadas. Evita la superposicin de tareas. Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que resultaban confusas, voluminosas y, por lgica consecuencia, costosas cuando no estaban normatizadas. Permite simplificar el asesoramiento y capacitacin a nuevos empleados de la empresa. Permite incrementar la motivacin del empleado, ya que le posibilita la deteccin de los objetivos que persigue la empresa, mediante el aporte de sus tareas. Reduce la participacin de jefes y gerentes, ya que su intervencin se limitara a casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables. Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, y a veces incongruentes con las tomadas por otro sector. Refleja la evolucin administrativa de la empresa y el nivel de organizacin alcanzado. Contenido y estructura Norma IRAM 34.551 Teora de Sistemas aplicada a las organizaciones La Teora de Sistemas es un conjunto orgnico de ideas articuladas en el plano terico. Principio de interrelacin Cualquier cambio en un sistema produce mutaciones deseadas y no deseadas. Deben analizarse todas las relaciones que presenta un sistema para prever las derivaciones de las modificaciones previstas. Principio de jerarquizacin Los sistemas son jerrquicos, es decir, se insertan unos en otros. Para hacer posible la adecuacin de sistemas a pautas deseadas, se ha desarrollado la tcnica de fragmentacin con fijacin de lmites. Estos lmites permiten aislar el sistema en estudio y

desarrollar sobre l las tareas de investigacin y prueba necesarias para evaluar consecuencias deseadas e indeseadas del proceso de cambio. Los lmites son arbitrarios y existen de dos tipos: externos e internos. Son externos los que enmarcan en su interior al sistema que se quiere aislar. Son internos los que aslan un sistema dentro de otro. El sistema aislado se conoce como caja negra y lo nico que importa es definir las salidas que produce ante cada impulso de entrada. Los lmites internos y externos pueden combinarse dando como resultado un sistema acotado del contexto que dentro de l tiene subsistemas que no se analizan y su insercin en el sistema se logra por el principio de la caja negra. Razones que justifican la fragmentacin: De orden tcnico: el tiempo que insumira relevar y conocer el todo. De orden poltico: el respaldo poltico da sustento legal y sirve como medio para lograr la aceptacin de los cambios. De tipo motivacional: la implementacin de cambios en los sistemas debe hacerse con el apoyo de la gente que opera los mismos. La fragmentacin es una necesidad tcnica, poltica y motivacional. Los lmites que aslan un sistema son una creacin intelectual y pueden ser externos o internos. El conocimiento de que hay que fijar lmites y la habilidad de establecerlos son dos elementos que no deben faltar en la cultura organizacional del analista. Principio de organizacin Los sistemas deben ser proyectados e implementados siguiendo una lnea de pensamiento racional. Los sistemas son operados por personas que requieren un tiempo de adaptacin y entrenamiento. Etapas: Conocer a priori los rasgos del sistema para tener un marco de referencia de lo que debe ser en contraposicin con lo que realmente es. Relevar las condiciones en que funcionar o funciona el sistema, en busca de conocer las particularidades operativas que el sistema asume en la empresa. Las entrevistas al personal que opera directamente el sistema, la revisin concreta de perodos acotados de operaciones y la observacin directa son los medios idneos de tomar conocimiento de los sistemas. Planificar los cambios y el nuevo sistema resultante. Involucra identificar los cambios, enunciar sus principales caractersticas y formular un modelo que los incorpore. Consensuar con la gente que operar el sistema los rasgos del mismo, aceptando sugerencias y observaciones. Normatizar el sistema redactando instrucciones dirigidas a los usuarios en trminos que sean comprensibles para ellos, y operativas en su uso. El manual de procedimientos debe ser una gua con modelos que puede seguir el usuario en la ejecucin de sus tareas. Capacitar a la gente que va a operar el sistema, mediante cursos, explicaciones personales y pruebas de sistema. Comunicar a toda la organizacin los cambios que se operarn y las fechas en que ellos ocurrirn. Efectuar un seguimiento de la implementacin para corregir las desviaciones en el accionar de la gente ensendole sobre sus errores y/o sancionando los apartamientos sistemticos. El principio de organizacin nos ensea que lograr eficacia en los sistemas est ligado al proceso que se sigue en su diseo e implementacin. No se pueden mejorar los sistemas con rdenes tajantes e histricas, sino luego de un proceso de conocimiento, relevamiento, diseo, discusin, normatizacin, capacitacin, difusin y seguimiento que demandan tiempo y dinero.

El proceso de organizacin, si bien requiere apoyo de la Direccin, no se concreta simplemente con un acto voluntarista, sino que se sustenta en un programa de contenido eminentemente tcnico que usualmente no produce resultados instantneos, sino luego de transcurrido un tiempo. Principio de la significatividad Como consecuencia de la aplicacin de los principios de interrelacin y organizacin, surge el de significatividad. Segn dicho principio, todo cambio que se pretende efectuar en un sistema tiene costos explcitos e implcitos. Son explcitos aquellos que se erogan en la etapa de estudio e implementacin del sistema y, generalmente, resultan ser los menos importantes y ms controlables. Los implcitos se manifiestan por la prdida de efectividad durante el perodo en el que el personal an no ha adquirido la pericia necesaria para operar el nuevo sistema. El principio de significatividad nos ensea: Los cambios que se introduzcan en los sistemas alterando su equilibrio actual deben ser justificados y reportar reales ventajas operativas que siempre redundan en una mejora econmica inmediata o mediata. Los procesos de cambio deben ser madurados y discutido lo suficiente antes de efectuarlos, de forma que su implementacin sea un programa lineal, sin marchas y contramarchas. Los cambios en los sistemas deben responder a una poltica definida, permitiendo amortizar, con beneficio neto, los costos explcitos e implcitos del programa de modificaciones. Principio de economa en la formalizacin Se entiende por formalizacin al conjunto de normas escritas estructuradas como manuales que definen las funciones que debe cumplir cada responsable (manual de estructura) o las normas de procedimiento que se refieren a cmo y cundo cada integrante de la organizacin debe desarrollar los procesos que hacen al cumplimiento (manual de procedimiento). Solamente cuando la cantidad de operaciones justifica la normatizacin de procesos se redactan rutinas y manuales. La rutinizacin y la normatizacin resultan econmicamente viables cuando el volumen de operaciones justifica el costo del proceso de formalizacin. El diseo de sistemas Influencia de la nueva plataforma tecnolgica La conjuncin del advenimiento de cuatro innovaciones: la interactividad, las PC, los sistemas operativos y lenguajes de alto nivel y los programas que permitieron formar redes de procesadores produjeron una ruptura en la lnea del progreso en los sistemas. Esa ruptura permiti cambiar sustancialmente los esquemas de trabajo y los costos de procesamiento poniendo la computacin al alcance de casi todas las organizaciones. El fenomenal crecimiento de la productividad en la dcada del 90 se explica en gran parte por esta revolucin en la administracin de las organizaciones. Concepcin de sistemas Con el nivel actual de tecnologa en las organizaciones debe existir un nico sistema de procesamiento de datos que se sustenta en el principio de la partida doble como elemento de cohesin y control. Ese sistema debe estar en condiciones de procesar las mltiples operaciones diarias, cumpliendo las normas legales, impositivas y laborales, proporcionando la informacin que requiera la lnea e imputando cada movimiento sobre la base de un plan de cuentas que se haya confeccionado teniendo en cuenta las necesidades informativas de la Direccin.

Para que no se produzcan inconvenientes en la etapa del diseo, el analista tiene que conocer o tomar conocimiento de las diferentes salidas mediante la compulsa con disposiciones legales y profesionales y el relevamiento de necesidades sectoriales para evitar omisiones u errores en el plan de cuentas que posteriormente nos imposibilite generar la totalidad de los elementos necesarios. Con el nivel actual de tecnologa es una aberracin hablar de sistemas en plural. La clave para tener un nico sistema est en el diseo del mismo. El sustento del sistema debe ser la partida doble. Deben planificarse las transacciones individuales cumpliendo estndares operativos y legales; simultneamente y en funcin de un plan de cuentas diseado segn las necesidades de salida (gerenciales, contables y legales), se imputar cada movimiento generando una base de datos. A partir de sta, se emitirn los listados necesarios para cubrir todas las necesidades de la organizacin. El modelo interactivo de sistema El funcionamiento de los actuales sistemas de informacin tiene, adems de la conectividad e interactividad como sustento tecnolgico, una particular configuracin en cuanto a su insercin en la administracin y el desarrollo de los programas de aplicacin. Programa: conjunto de instrucciones que gobierna al procesamiento. Todo sistema debe producir salidas. Las salidas pueden ser o Individuales (consultas por pantalla o papel), o Formularios (impresos o por pantalla) o o De conjunto (listados que agrupan operaciones). Las salidas se producen a partir de archivos maestros.
Caractersticas de los programas de salida: o Programas de consulta: estn preparados para mostrar por pantalla los datos que se requieran. Existen dos tipos de consulta posibles: Datos individuales (facturas por cliente, por nmero, por vencimiento, etc.) o Resumen de datos de un conjunto acotado por perodo. o Programas de impresin: bajan informacin individual en papel. o Programas listadotes: para satisfacer necesidades legales y de control de conjunto es necesario producir listados que agrupen datos del archivo en el orden y por lote parametrizado que se requiera. Los archivos en computacin pueden definirse como todo conjunto de datos. La expresin tiene dos sentidos: o Archivo fsico, o sea, soporte donde se sustentan los datos, o o Archivo lgico, intangible, que a su vez tiene cuatro niveles: El archivo en s, conjunto de datos referido a un universo de individuos. El registro lgico, o sea, de unidad, que sumado a otros iguales conforman el archivo. o Cada registro lgico tiene campos que definen un atributo o caracterstica del registro. Los campos tienen, a su vez, posiciones que son las que determinan su extensin. Los datos a conservar se agrupan en dos tipos de archivos: o Archivos de datos fijos, en los que se consolidan aquellos datos que son iguales para todas las transacciones y que se ingresan por nica vez. Y o Archivos de transacciones, que tienen datos de los movimientos especficos y se relacionan con los de datos fijos mediante un cdigo que es el de encadenamiento. Cuando se tienen que producir las salidas, se combinan ambos archivos segn la naturaleza de la operacin que se est procesando.
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Adems, existen los logs o archivos de control donde se van acumulando todos los movimientos que actualizaron los archivos de datos fijos o de transacciones. Buscan preservar a la organizacin de cualquier maniobra dolosa. Para incorporar datos al sistema existen dos tipos de programas, segn el tipo de archivo a actualizar: o Los archivos de datos fijos se actualizan mediante programas de ABM. o Los archivos de movimientos se actualizan con pantallas especficas que se preparan para cada movimiento. Preservar la calidad de los datos de entrada y las pruebas de programa es lo que va a garantizar la calidad de las salidas. Las pruebas de consistencia someten nicamente a los datos de entrada a filtros que permitan detectar incoherencias. Tipos de pruebas: o Individuales: se testea cada dato que ingrese con una condicin que se establece para l dentro del programa. o De relacin: estas pruebas vinculan matemticamente tres o ms datos. o De conjunto: se pretende controlar que una masa de informacin tiene consistencia en su conjunto. Son controles de este tipo: Los totales de control. Control de series numricas. Control de rangos numricos. Las pruebas de congruencia o validacin se producen cuando los datos de entrada se chequean contra los que ya existen en los archivos, determinando su coherencia o error. Existen cinco tipos: o Control de existencia o inexistencia de registros: En archivos de datos fijos: para dar de alta no debe existir un registro igual; para modificar debe estar el registro; para dar de baja debe estar el registro y no tener movimientos asociados. En archivos de transacciones: para incorporar un movimiento debe estar el registro. o Control por redundancia de datos: cuando se quiere tener la certeza respecto de un individuo del archivo, se lo busca por dos datos. o Control de congruencia de datos de archivo con datos de ingreso: el dato informado no puede ser mayor o menor que un dato de archivo. o Control de congruencia visual: el operador visualiza y contina el proceso cuando coincide la denominacin con el individuo que se quera localizar. o Control de saldos: el proceso informa una determinada cantidad que sumada o restada al importe de archivo determina una situacin de congruencia para continuar o abortar el proceso. Tanto las pruebas de consistencia como las de validacin tienen como nico objetivo asegurar la calidad de informacin de salida filtrando errores en el ingreso. Al establecer una amplia batera de pruebas, se irn filtrando todas las posibles equivocaciones, tendiendo a conseguir un estndar de cero error en el ingreso de datos. Cuando se conocen con precisin los datos de entrada, salida y la conformacin de los archivos, estamos recin en condiciones de plantear los procesos que debern ejecutar los programas. Los procesos que deben desarrollarse consisten en combinar adecuadamente los datos de entrada para alojarlos en archivo y rescatar los mismos de ellos para producir las salidas. La combinacin incluye desarrollar procesos de clasificacin comparacin y operacin matemtica. El relevamiento para definir el proceso, tanto de datos como de operaciones, debe ser sumamente minucioso, pues las definiciones que deben proporcionarse son mucho ms precisas que cuando los sistemas eran manuales. Una omisin o diseo de dato equivocado en computacin es un error de proceso de consecuencias imprevisibles, segn la conducta que adopte la mquina.
El sistema requiere programas que deben ser redactados por programadores y responder a un anlisis de diseo de archivos, pantallas, listados y herramientas de base de datos que deben efectuar analistas de sistema. Esa es la incumbencia especfica de profesionales que provienen de carreras de ingeniera de sistemas.
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Cabe al analista administrativo la definicin de datos y oportunidad y diseo de las salidas, los requerimientos en cuanto a las pruebas de datos de entrada y programacin, la prueba de funcionalidad de entradas y los requerimientos en cuanto a niveles de autorizacin de acceso al sistema y archivos de control. A partir del detalle de los elementos constitutivos de un sistema se deriva la metodologa que permite su construccin. Se entiende que el sistema desarrollado ser un sistema a medida que demandar costo y tiempo. Nuevas tcnicas de anlisis y exposicin Las nuevas formas de operacin contemplan la incorporacin de los datos y su traslado mediante una red electrnica, la transferencia de funciones que desarrollaban las personas a los equipos y la sustitucin del trabajo en lotes por el procesamiento individual de operaciones en tiempo real. Ello hizo que los cursogramas de representacin de soportes y sectores perdieran sentido, siendo reemplazados por diagramas de bloque. El diseo del sistema se transform en una tarea de identificacin de datos de entradaarchivo-salida y una explicacin de las relaciones entre ellos (proceso) para que el analista programador de computacin los bajara a lenguaje de mquina. La implementacin de los sistemas se hace explicando a cada usuario, generalmente mediante ayudas, la forma de utilizar los equipos para introducir las entradas o emitir las salidas. Nueva concepcin en la eleccin de software de aplicacin Podemos identificar tres tipos de paquetes de programas, cuya aplicacin est en relacin con los usuarios a los que se dirigen. Una primera gama de programas, dirigidos a micro y pequeas empresas, son los que se conocen como enlatados o paquetes cerrados. Una segunda gama de programas, de mayor nivel que los anteriores, trabaja con mdulos preestablecidos que convenientemente acoplados nos permitirn armar el sistema a medida para el cliente. Existe una tercera gama de sistemas muy especficos de muy alto nivel que se aplican nicamente a ese tipo de gestin. Toda organizacin al iniciar operaciones, o en algn momento de su vida cuando sus programas se vuelven obsoletos, se enfrenta a la disyuntiva de tener que elegir el software que va a utilizar. El rbol de decisiones que se nos presenta en ese momento tiene las siguientes ramas: convertir Sistema actual sustituir sistema estndar recursos propios tercerizar desarrollo propio recursos propios tercerizar de adaptacin modular con posibilidad de importar/expor tar datos enlatado sistema
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cerrado El primer paso es siempre un relevamiento del sistema de la propia organizacin, pero limitado al estudio de centros de trabajo y salidas que se requieren para cumplir funciones operativas y gerenciales. De acuerdo con el tamao de la organizacin y con los deseos de la Direccin en el sentido del nivel de la herramienta a seleccionar, se decide a qu tipo de aplicacin se va a apuntar: sistema enlatado o versin modular de mayor costo. Analizadas todas las variantes disponibles, se selecciona aquellas que estn en mejores condiciones de satisfacer las necesidades de la empresa. La mayor ventaja que tiene adoptar sistemas estndar es el ahorro de tiempo y el reducido costo de instalacin que debe insumirle a la empresa. Sistema de abastecimiento Compras La planificacin del proceso de produccin o adquisicin de bienes y/o servicios necesarios para cumplir con las ventas se relaciona directamente con las funciones de compras y la de gestin de los inventarios. Relaciones en la organizacin Con la Direccin General o pex estratgico a travs de la fijacin de las polticas generales, procedimientos y anlisis de tendencias y cambios del entorno. Con Produccin a travs de la informacin sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento. Con Ingeniera de Productos en el desarrollo y la adecuacin de productos y tecnologa. Con Finanzas en la fijacin de las polticas financieras con las compras, requerimientos de fondos y presupuesto del rea. Con Recepcin y Almacenes en la administracin de la logstica de movimientos y coordinacin de necesidades de espacio, segn la planificacin de entregas y embarques de mercaderas. Con Contabilidad para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las copras de bienes y/o servicios ingresados en un perodo.
De acuerdo con el tipo de producto que se comercializa en una organizacin la dependencia funcional del rea de compras puede variar. Si es una empresa industrial depender del rea de produccin; si es comercial, del rea de comercializacin; si es de servicios, del rea de administracin. Decisiones estratgicas en las compras Tareas y funciones: Planificacin estratgica de las fuentes de suministros locales e internacionales. Anlisis y toma de decisiones sobre temas tales como fabricar o comprar, certificacin de proveedores, fijacin de estndares, planificacin de la capacidad y el control de los proveedores, presupuestar y emitir pedidos. Contrataciones de las fuentes de suministro, solicitar y analizar ofertas, negociar y establecer relaciones con los proveedores. Administrar los inventarios, coordinar transporte y recepcin de bienes, control y manejo de los inventarios, anlisis de devoluciones y ventas de materiales obsoletos o de rezago. El sistema y las distintas formas de compras en cada organizacin dependern fundamentalmente, de si sta es industrial, de servicios y/o comercial. Las compras pueden ser realizadas a travs de una sola rea con el propsito de unificar las polticas e
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implementar, o bien ser descentralizadas, donde algunos sectores efectan las adquisiciones que prevn utilizar. Tipo de compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras normales locales. normales en el exterior. menores o compras por fondo fijo. de bienes de uso. por licitaciones. de servicios.
Sistema de compras normales en una organizacin Los lmites del proceso estn prefijados desde la deteccin de la necesidad de la compra hasta la registracin de los bienes y/o servicios adquiridos. Mdulos: Deteccin de la necesidad de comprar Requerimiento de los bienes o servicios al sector compras. Bsqueda y seleccin de los proveedores. Recepcin y seleccin de las cotizaciones de los proveedores. Adjudicacin de la compra. Seguimiento de los pedidos. Recepcin e inspeccin de los bienes. Almacenamiento de los bienes. Registracin de las compras. La necesidad de comprar: la herramienta por excelencia que utilizamos en la etapa de planificacin es el presupuesto. El presupuesto de produccin consta de tres elementos: Presupuesto de materia prima y materiales. Presupuesto de mano de obra. Presupuesto de gastos de fbrica. El punto ptimo de pedido o reorden es aquel volumen que no nos permite la reposicin de los elementos considerados crticos antes de que se agoten sus existencias y al menor costo administrativo. El punto de reorden es aquella fecha en la que debemos colocar un nuevo pedido, con el fin de asegurarnos que no se produzcan interrupciones en el proceso productivo. Procedimiento del primer mdulo: Entradas Presupuesto produccin de Archivos Inventarios Estndares de consumo Procesos Programacin de la produccin Salidas Plan de compra en unidades
El aprovisionamiento: Almacenes emitir la solicitud de compra (SC), que se enviar a Compras para la reposicin de materias primas y los insumos que llegaron al punto de repedido. Procedimiento del segundo mdulo: Entradas Plan de compra Archivos Inventarios Solicitudes Procesos Verificacin existencias de Salidas Solicitud de compra (SC)
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de compra Buscamos y seleccionamos a los proveedores: para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, con quien llegaremos a un acuerdo sobre los factores de calidad, servicio y precio requeridos. Compras emitir los pedidos de cotizacin (PC) a aquellos que estn en condiciones de suministarnos los bienes que necesitamos adquirir. La tarea del sector de compras en este mdulo es la recepcin de las cotizaciones y el control de las fechas que hemos fijado como lmite para las cotizaciones. Procedimiento del tercer mdulo Entradas Solicitud de compra (SC) Archivos Proveedores Cotizaciones Pedidos de cotizaciones Procesos Seleccin de los proveedores para cotizar Salidas Pedidos cotizacin (PC) de
Evaluamos las cotizaciones: los elementos que intervienen en la negociacin de Compras con el proveedor son: La calidad. El precio. Garanta y servicio. Tiempo de entrega. Condiciones financieras. Compras autorizar la cotizacin que cumpla con los requisitos y especificaciones de calidad solicitados. Procedimiento del cuarto mdulo: Entradas Cotizaciones Archivos Proveedores Pedidos de cotizaciones Cotizaciones Procesos Anlisis y seleccin de las cotizaciones recibidas Salidas Cotizaciones autorizadas
Adjudicamos las compras: Compras emitir la orden de compra (OC) o documento equivalente mediante el cual tanto el proveedor como el comprador se comprometen a respetar las condiciones pactadas en la adquisicin de los bienes y/o servicios contratados. Funciones de la orden de compra: Convenio formal entre el vendedor y el comprador. Informacin a los sectores que correspondan dentro de la organizacin. Este documento obliga a las partes intervinientes. Emitida la orden de compra es enviada al proveedor, que deber aceptar la misma en forma fehaciente. Procedimiento del quinto mdulo: Entradas Cotizaciones autorizadas Archivos Proveedores Cotizaciones rdenes de compra Procesos Emisin de las rdenes de compra Informacin a Salidas rdenes de compra (OC)
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los sectores intervinientes en la empresa Seguimiento de los pedidos: asegurarnos el suministro de los materiales y servicios de acuerdo con los tiempos establecidos en las contrataciones, con el propsito de no interrumpir el proceso productivo en la organizacin. Se confecciona un registro de seguimiento de compras (RSC). Es necesario verificar los plazos de entrega cuando los materiales que se han solicitado son crticos o especiales en el proceso productivo, ya que una variacin en el programa de entregas puede dar lugar a equivocaciones y retrasos. Procedimiento del sexto mdulo: Entradas Ordenes de compra Archivos Proveedores rdenes de compra pendientes Procesos Seguimiento de las rdenes de compra Informacin a los sectores involucrados en la empresa Salidas Registro de seguimiento rdenes de compra (RSC)
Recepcionamos e inspeccionamos los bienes: en la recepcin de materiales interviene el rea de recepciones. El sector podr organizar y planificar la descarga, el manipuleo, el control de calidad y el traslado de los distintos materiales y/o servicios a los almacenes, departamentos o personas que han solicitado los mismos. Procedimiento: Recepcin del embarque y confeccin del parte de recepcin (PR). Inspeccin de los materiales recibidos. Informar a los departamentos interesados de la recepcin del pedido. Registracin de la recepcin y posterior entrega de los bienes aceptados al sector almacenes o a las partes interesadas. Archivo de las rdenes de compra cumplimentadas. Procedimiento del sptimo mdulo: Entradas Remito proveedor del Archivos rdenes de compra Informes de inspeccin de calidad Procesos Recepcin y control Entrega de los bienes inspeccionad os a los sectores involucrados en la empresa Salidas Partes de recepcin (PR) Remito conformado Informes de inspeccin de calidad
Almacenamos los bienes: Almacenes es la seccin que custodia fsicamente todas las existencias de bienes y que no han sido afectados a un sector u orden de fabricacin. Proceder a acomodar los bienes en las estanteras o lugares previstos y luego registrar el ingreso de los materiales al inventario de la empresa, actualizando el fichero de stock. Procedimiento del octavo mdulo:
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Entradas Remito del proveedor Parte de recepcin Informe de calidad Archivos rdenes de partes de recepcin e informes de calidad Inventarios Procesos Recepcin y ubicacin de los bienes Actualizacin de las existencias Salidas Remito conformado para contabilizar
Registramos las compras: la contabilizacin de los bienes y/o servicios decepcionados tiene como objetivo principal el reconocimiento del activo o del gasto de los bienes adquiridos o servicios que nos han sido prestados y a su vez el surgimiento del pasivo con los proveedores para el caso en que las compras se hayan efectuado a plazo o en cuenta corriente. Procedimiento del noveno mdulo: Entradas Remito del proveedor Factura del proveedor Archivos Contabilidad Inventarios Procesos Contabilizacin de los remitos o facturas de proveedores Actualizacin de costos de las existencias Salidas Minuta contable Subdiario de compras
Las compras sin papeles Algunas de las organizaciones que se encuentran actualmente informatizadas utilizan las transacciones electrnicas para realizar la gestin de abastecimiento. El objetivo fundamental es que todo el flujo de informacin y manejo de los ndices de gestin se realice con medios electrnicos. En el caso del rea de compras, la comunicacin se realiza entre empresas compradoras y otras que cumplen el rol de proveedoras de las necesidades de las primeras. El intercambio de los documentos respaldatorios de la compra se realiza por cable, es decir, remitimos los pedidos, facturas, cotizaciones, etc., de computadora a computadora. Para lograr un intercambio efectivo es necesario que los sistemas de gestin y de comunicaciones sean totalmente estandarizados. El control en las compras Principales normas de control interno aplicables al sistema de compras: Separacin de funciones: compras deber estar separada funcionalmente del rea que custodia los bienes y del que los registra (Almacenes, Recepcin, Cuentas a Pagar y Contabilidad). Determinacin del nivel de compra: implica fijar para cada artculo los puntos de pedido una vez alcanzado el stock mnimo. Es importante instaurar un sistema de inventarios permanentes a efectos de que se tenga informacin actualizada de las existencias fsicas exigiendo responsabilidades en el manejo y la custodia de las mercaderas. Otro control es la convalidacin de la existencia fsica en estantes con la que figura en la ficha de stock a travs de los inventarios rotativos. Pedido de cotizaciones: con el objeto de mejorar el precio de compra y evitar la discrecionalidad del responsable del sector es conveniente solicitar cotizacin a ms de un proveedor.
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Adjudicacin de la compra: permitir que todos los proveedores que han cotizado de acuerdo con las condiciones solicitadas sean seleccionados con pautas previamente establecidas. Recepcin de las mercaderas: la recepcin de los materiales estar a cargo de un sector funcionalmente independiente de Compras y Almacenes. Seguros de las mercaderas en trnsito: es necesario contratar seguros en aquellos casos en que las mercaderas viajen por cuenta y riesgo de la empresa adquirente. Seguros de las mercaderas en almacenes: con el propsito de cubrir las prdidas por posibles fraudes y/o contingencias que puedan suceder en el depsito. Registracin: a travs de la registracin se podr realizar un control de las operaciones de compras. Documentacin: o Solicitud de compra (SC) o Pedido de cotizacin (PC) o Orden de compra (OC) o Parte de recepcin (PR) Archivos: compras contiene archivos que le son propios y otros que son de apoyatura a la gestin para el ingreso de las mercaderas o productos al sistema total. Archivos internos: o Proveedores o Cotizaciones o Orden de compra o rdenes de compra pendientes o Seguimiento de orden de compra o Legajo del proveedor Otros archivos: o Solicitud de compras o Parte de recepcin e informe de calidad o Remito del proveedor o Subdiario de compras o Minuta contable
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Sistema de Gestin Comercial Alcances del sistema de gestin comercial La gestin comercial de cualquier organizacin se dirige a satisfacer las necesidades del mercado que la direccin ha seleccionado como objetivo. Esta gestin implica no slo contactar clientes y concertar operaciones de venta, sino tambin seleccionar productos, elegir canales de distribucin y promover la comercializacin utilizando las diferentes tcnicas disponibles. Los lmites abarcan desde el momento en que se genera la base de datos que permite establecer la relacin con clientes y vendedores (control de visitas exitosas o fracasadas), hasta el punto en que, concretada la venta y entregada la mercadera, sta es facturada y cobrada. Nexos externos: Con el rea de planeamiento y control de la produccin: provee datos de las ventas y niveles de stock de productos terminados. Con el rea financiera: provee informacin de ventas y plazos probables de cobro. Con el rea de control: provee informacin de ventas y stocks para determinar los resultados. Mdulos: Planeamiento comercial: base de datos de clientes actuales, anteriores y potenciales, y programacin y registro de contactos y sus resultados. Clientes nuevos: procedimiento de identificacin, evaluacin y aceptacin de clientes nuevos. Pedidos: procedimiento de emisin de notas de pedido. Control de pedidos: control comercial, crediticio y de stock de pedidos. Aprobacin, demora o rechazo de los mismos. Facturacin/registracin: proceso de emitir la factura de venta y registracin analtica y global de la misma. Expedicin y despacho: preparacin fsica de la mercadera, remisin al cliente y proceso de planificacin y control del envo, y su correspondiente entrega. Control de cobranza: esquema de seguimiento de clientes destinado a obtener el pago de las facturas. Cobranza: ingreso de valores de cancelacin de los crditos por ventas, generados por la facturacin. Sistema comercial. Estructura reas y funciones: rea Comercial: Planeamiento comercial: o Zona o puntos de venta. o Productos, lnea, tamaos, envases. o Precio. Estructura de las listas de precios y el nivel de los mismos. o Cantidades de productos terminados a vender, comprar, mantener en inventario y fabricar. o Presupuesto de ventas mensuales, plurimensuales, anuales y plurianuales. Marketing o Relacin empresa-cliente. Comunicacin o Investigacin de mercado. o Promociones y lanzamientos o Publicidad institucional o Campaas publicitarias Administracin de ventas o Procesamiento de informacin de vendedores.
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Tramitacin de pedidos aceptados, demorados y rechazados. Atencin de clientes en lo relativo a sus trmites de rutina. Canalizacin de todas las comunicaciones administrativas a clientes y vendedores. o Formacin del legajo de clientes nuevos. o Archivo de antecedentes comerciales de vendedores y clientes. o Interconexin de todas las reas que intervienen en el proceso administrativo de la venta, enviando y recibiendo la documentacin que corresponda. o Estadsticas de venta en unidades y valores. o Soporte de base tipo secretara a la gerencia comercial. Depsito de productos terminados o Recepcin, estiba y custodia de productos terminados. o Preparacin de pedidos de venta. o Generacin y/o intervencin de la base documental que ampara el ingreso o el egreso de productos terminados. o Registro de movimientos de ingreso y egreso de productos. o Movimiento de mercaderas interdepsito. o Inventarios parciales y generales. o Comunicacin de niveles de inventario, faltantes y deterioros. Expedicin o Recepcin de mercadera a ser remitida a clientes, del depsito de productos terminados. o Acondicionamiento de la mercadera a enviar a clientes. o Programacin de medios de entrega, coordinando medios propios y transportistas segn destino de la mercadera. o Emisin de hojas de ruta de reparto. o Control de rendicin de recorrido. o Control de la entrega efectiva de la mercadera. o Recepcin de la mercadera no entregada. o Recepcin de devoluciones de mercadera de clientes. o Transferencia a depsito de productos terminados de la mercadera recibida. o Rendicin del proceso de despacho de mercaderas, mediante la entrega de comprobantes de recepcin por clientes o expresos, o devolucin de mercadera no entregada. Operaciones de venta o Efectuar el contacto rutinario con el cliente. o Concretar operaciones de venta. o Detectar nuevos clientes. o Recoger informacin del mercado actuando como puestos de avanzada de la empresa. o Mantener un esquema de contactos vendedor-supervisor-gerencia que integre a los clientes a la red comercial de la empresa. o o o
rea Financiera: Crditos o Formacin de la carpeta de crditos del cliente que rena antecedentes remitidos por administracin de ventas con informacin recabada en forma directa. o Recepcin permanente de informacin financiera de publicaciones y/o empresas especializadas para incorporarlas en las carpetas de crdito (presentaciones judiciales, cierre de cuentas bancarias, etc.). o Recopilacin interna de informacin de cumplimiento del cliente (cheques rechazados, atrasos sistemticos, devoluciones forzadas, etc.). o Estudio econmico-patrimonial propuesta de lmite de crdito. o Seguimiento y renovacin peridicos de los antecedentes y monto del crdito. o Aprobacin excepcional de pedidos por su monto o situacin del cliente. o Interdiccin de cuentas por razones crediticias.
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Intercambio de informacin crediticia con colegas, centrales de informacin, etc. Cobranzas o Recepcin de los instrumentos a cobrar (facturas, notas de dbito, documentos, etc.). o Programacin de la cobranza en forma centralizada o descentralizada. o Si la cobranza fuera descentralizada, se debern determinar las zonas y los clientes asignados a cada cobrador y proceder a entregar los instrumentos de cobro. Se efectuar el seguimiento de cada cobrador mediante un parte de visitas efectuadas y resultados obtenidos. o Si la cobranza fuera centralizada, se coordinarn con el cliente las fechas de pago y se diagramar diariamente el recorrido de los cobradores. o Se resolver la imputacin de cobranzas, coordinando con los clientes las aplicaciones. o Se aprobarn las condiciones en que se efecta la cobranza, dentro de los lineamientos de la gerencia de finanzas. o Se emitirn notas de dbito de intereses por demora en las cobranzas. o Se mantendrn permanentemente analizadas las cuentas de los clientes impidiendo que queden partidas pendientes por cualquier circunstancia que, posteriormente, pueden transformarse en incobrables (diferencias de precios, devoluciones, etc.). o Se desarrollarn gestiones respecto de clientes con problemas. Se coordinarn refinanciaciones y planes de pago, estableciendo avales y/o garantas en cada caso. o Se rendir cuentas de los valores recibidos entregndolos directamente en tesorera, que actuar como ente concentrador y custodio de dichos valores. o Se elevarn informes especficos respecto de la situacin de clientes para que se adopten medidas comerciales y/o legales cuando las mismas correspondan. o
rea Contadura (o Control) Facturacin o Recepcin de informacin sobre clientes (altas-bajas-modificaciones). o Recepcin de informacin sobre productos (incorporacionesdiscontinuaciones). o Recepcin de informacin sobre precios (listas de precios, bonificaciones, fechas de vigencia). o Recepcin de informacin sobre crditos (montos, interdicciones, etc.). o Recepcin de informacin sobre vendedores (zonas, clientes, etc.). o Recepcin de notas de pedido por va electrnica o transferencia de formularios con informacin de las operaciones realizadas. o Actualizacin de la base de datos necesaria para producir la facturacin (cliente-producto-precios-vendedores-zonas). o Adecuacin de las normas, los documentos y los programas de emisin de facturas a las modalidades operativas y disposiciones legales. o Recepcin de informacin respecto de entregas de mercadera/recepcin de devoluciones. o Emisin de facturas y notas de crdito. o Distribucin de facturas emitidas. o Recepcin de informacin para emisin de notas de dbito. o Emisin de notas de dbito. o Control de los instrumentos emitidos en relacin con las normas de facturacin y los parmetros de emisin. o Emisin de informacin estadstica de ventas, comisiones, pedidos pendientes y cumplidos en sus diversas alternativas (en unidades, valores, porcentajes, precio promedio por artculo, por zona, por vendedor) y con diferente periodicidad (diaria, semanal, mensual, plurimensual). o Control y archivo de los conformes de entrega de mercadera, de recepcin de facturas/nota de dbito y crdito, y de antecedentes de facturacin.
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Cuentas corrientes o Registro y/o anlisis de los movimientos de dbitos y crditos que afectan las cuentas corrientes de clientes. o El rea de cobranzas acta como sector de gestin y reclamo analizando las cuentas corrientes para cumplir su cometido; el rea de cuentas corrientes lo hace estrictamente con fines de control. o Investigacin de partidas pendientes. Circularizacin de clientes. o Autorizacin y registro de ajustes extraordinarios. o Emisin de informacin estadstica y analtica referida al movimiento de dbitos y crditos, ajuste y estado de cuentas normales, morosas e incobrables.
rea produccin Planeamiento y control de la produccin o Recibe del rea comercial los pronsticos y programas de venta. o Recibe del rea comercial informacin de pedidos de productos especiales para su fabricacin puntual. o Recibe del rea comercial informacin de la ejecucin del programa de venta y del nivel de stock de productos terminados. o Informa al rea comercial el programa de produccin y la ejecucin del mismo. o Informa al rea comercial las fechas tentativas de entrega de los productos especiales. Normas de control interno aplicables a la operacin de venta La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro de los clientes visitados y de los resultados de cada visita. Las zonas de venta y/o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentadas por escrito y contar con la conformidad de los interesados. La nmina de productos a comercializar debe estar especficamente aprobada, y las cantidades y condiciones de entrega deben ser actualizadas por lo menos mensualmente. Los precios de los productos deben estar establecidos en listas aprobadas con fecha de vigencia explcita. Las escalas de bonificaciones y descuentos deben estar especficamente aprobadas en relacin con su fundamento (por cantidad, por poca de pago, por oferta especial) o con ciertos niveles que pueden ser manejados discrecionalmente a criterio del vendedor supervisor o gerencia. El nivel de comisiones y el de escalas de premios por ventas deben encontrarse pactados por escrito. Las condiciones generales deben estar explicitadas, y, si existen situaciones puntuales con retribuciones especiales, tales convenios se agregarn a las pautas generales. Todas las operaciones de venta deben ser sometidas a control de las condiciones de comercializacin. Dentro de los programas de auditora operativa deben incluirse intervenciones especficas destinadas a: o Verificar que existan normas escritas actualizadas que creen el marco del control interno en las operaciones comerciales. o Verificar, en cuanto a las muestras, que se respeten todas las normas, controles y autorizaciones que correspondan.
Normas de control interno referidas a las operaciones financiadas Todo cliente que pretenda que se le entregue mercadera sin pago previo de la misma deber tener abierta una carpeta de crdito. Todo cliente que pretenda operar con financiacin deber solicitar una calificacin de crdito que operar como lmite de las deudas que puede mantener con la compaa.
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La fijacin del lmite de crdito se har sobre la base de un estudio de patrimonio y garantas, pero ser una decisin conjunta de las reas comercial y financiera. Las excepciones al lmite del crdito debern ser aprobadas por responsable especficamente autorizado. Las cuentas de clientes pueden resultar interdictas cuando razones especficas de seguridad as lo aconsejen. Los programas de auditora operativa deben incluir temas especficos de revisin selectiva dirigidos a: o Establecer la existencia de carpetas de identificacin de clientes. o Determinar la existencia de antecedentes y procedimientos de anlisis patrimonial en las carpetas de crdito de clientes. o Verificar la autorizacin de montos de crditos. o Verificar la actualizacin de datos de identificacin y crdito. o Verificar el cumplimiento de los lmites de crdito e interdiccin de cuentas. o Controlar que todas las excepciones a los lmites estn habilitadas por una persona con autoridad para ello.
Normas de control interno aplicables a la facturacin Los sistemas de facturacin deben prever puntos de control que impidan continuar el proceso o emitan mensajes de error cuando algn parmetro no ha sido respetado. Son puntos de control mnimos: o La existencia de datos actualizados del cliente (identificacin jurdica y comprobantes de situacin impositiva). o El lmite de crdito. o La existencia de pautas de interdiccin. o Las condiciones comerciales (precio, bonificaciones, entrega, pago). o Los productos de lnea y/o especificaciones de productos especiales. o Las claves de autorizacin especfica para permitir incorporar operaciones que no se encuadran en reglas generales. En los sistemas de prefacturacin no se admitir que salga ninguna mercadera de la compaa sin su correspondiente factura. En los sistemas de posfacturacin debe instaurarse un control posterior que verifique numricamente en forma correlativa que todos los remitos (que debern ser estrictamente prenumerados) se hayan facturado. La facturacin debe extenderse a todos los productos y servicios que presta la empresa: productos terminados, rezagos, materiales y semiterminados, bienes de uso, herramientas, alquileres, servicios de transporte, de asesoramiento, de gastos compartidos y cualquier otro rubro que sea susceptible de producir ingresos a la empresa. La emisin de la factura debe integrarse con la cuenta corriente del cliente. Las facturas tienen datos y procesos cuyo detalle es el siguiente: o Datos del cliente. o Datos de los productos. o Datos de la operacin. o Precios y bonificaciones. o Clculos de rengln. o Clculos verticales. o Clculos de pie. Las facturas y notas de dbito son documentos que obligan a la organizacin y se constituyen, adems de en elementos de trascendencia econmica, en instrumentos de validez jurdica (comercial e impositiva). Deben tener una firma autorizante. El sistema debe prever una vinculacin automtica que disminuya (cuando se emita una factura) o aumente (cuando se confeccione una nota de crdito) el stock de los artculos facturados en la exacta cantidad que se consider para emitir el comprobante.
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La facturacin tiene relacin directa con la informacin gerencial (estadstica de ventas) y el sistema contable (asientos, resumen de movimientos). Los sistemas que se disean deben prever una nica fuente de recopilacin de datos de forma tal que se asegure que la informacin a nivel de totales es exactamente igual que la sumatoria de movimientos de la especie que corresponda. Los sistemas deben incorporar dentro del proceso de facturacin los cdigos y parmetros que sean necesarios para permitir la liquidacin de incentivos en forma automtica. Cada nota de crdito debe ser avalada por un legajo cuya composicin variar segn la naturaleza de la misma. En todos los casos, las notas de crdito sern firmadas por los responsables jerrquicos que autorizan egresos de fondos. Cuando los sistemas se apoyan en medios de procesamiento computadorizados, cada uno de los puntos de control mencionados en el primer punto tendr un archivo donde quedan registradas las excepciones (diferencias de precio, excesos de crdito, etc.) con especificacin de las claves de los responsables que autorizaron la excepcin. Los programas de auditora operativa deben incluir temas especficos que se dirijan a: o Chequear las pruebas de consistencia y validacin en la carga de datos a facturar. o Probar los problemas de clculo que se incluyen en la emisin de las facturas. o Verificar selectivamente la carga de datos con su correspondiente base documental. o Verificar selectivamente la ejecucin de los controles puntuales, controles conceptuales y autorizaciones en facturas y notas de dbito y crdito. o Chequear el ordenamiento y la base documental que respalda la factura (remito conformado). o Controlar, desde el punto de vista de las muestras y por totales globales, la consistencia de datos de la facturacin, las cuentas corrientes, la liquidacin de comisiones, los stocks, las estadsticas y la contabilidad general.
Normas de control interno aplicables a los movimientos y stocks de productos terminados La base de control sobre los productos terminados se cimenta en una divisin estructural de funciones que asegure permanentemente una doble intervencin en los movimientos de entrada y salida de los mismos. Los sectores que intervienen en este proceso son: o Depsito de productos terminados. o Expedicin. o Portera. o Auditora operativa. Todo movimiento de ingreso o egreso de mercadera, por cualquier motivo que sea, debe quedar documentado en constancias que deben contar con las firmas autorizantes que correspondan. Debe instaurarse un sistema de registro que, usualmente, se denomina inventario permanente, y que en todo momento debe estar en condiciones de informar sobre las existencias. Debe existir un programa de inventarios rotativos de muestras que permita convalidar la existencia fsica en estante con la que figura en registros. Los productos terminados deben encontrarse valorizados a su precio de costo de produccin y/o adquisicin. La valuacin a nivel de tem permite costear las ventas y los consumos, y establecer los montos de inventario por lnea de producto. Sistema integrado de movimientos que exige que, frente a cada salida de un producto terminado, se de entrada a un activo que lo equilibra.
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El ingreso de mercadera en depsito de productos terminados debe tener una doble verificacin cruzada: la de salida de planta y la de inspeccin de ingreso en depsito. La mercadera que ingresa en devolucin siempre debe recibirse condicionando la aceptacin a la aprobacin de la empresa.
Normas de control interno aplicables al sistema de cobranzas El control interno en el sistema de cobranzas, entendiendo por tal a aquel que persigue orgnicamente el reclamo de los crditos que tiene la empresa a su favor hasta conseguir hacerlos efectivos, se sustenta en una divisin estructural de funciones. Cuatro son las actividades que deben estar adecuadamente separadas: la operacin de ventas, el registro y/o anlisis de las cuentas corrientes, la gestin de reclamo de cobranzas, y la manipulacin y custodia de los fondos. La funcin de registro y anlisis de cuentas corrientes debe independizarse y depender de un rea de control o contadura. Todo ingreso de valores de cualquier tipo debe ser recepcionado por una persona responsable que emitir recibo oficial de la empresa. Los recibos que se emitan para dar ingresos de los valores deben estar numerados, y como constancia interna, debe quedar una copia en poder de la empresa. Los talonarios de recibos prenumerados que se encuentran en blanco sern mantenidos bajo custodia de persona responsable que los entregar a los usuarios autorizados bajo firma de recepcin de stos. Los recibos anulados debern permanecer con todas sus copias y adheridos al talonario. Los talonarios utilizados se devolvern al responsable de custodia de talonarios en blanco, quien verificar, mediante las copias adheridas en el talonario, la utilizacin de ste. En el recibo que se emite al producirse la cobranza debern detallarse con precisin los valores recibidos. En todos los casos debern imputarse los cobros recibidos a los comprobantes que se cancelan. Los cobradores no deben estar facultados para efectuar descuentos, y si lo estn, el monto de las bonificaciones por pronto pago debe responder a un criterio objetivo que estar autorizado por escrito. El total de los valores recibidos debe ser igual que el total de conceptos cobrados. Las cobranzas de facturas, o aun de otros conceptos, pueden ser cancelados por diferentes instrumentos de pago: dinero en efectivo en moneda nacional o extranjera, cheques propios del cliente o de terceros endosados de plazas locales o no, con fecha corriente o adelantada, o promesas de pago como pagars o letras de cambio. El cobrador deber tener instrucciones precisas en relacin con: o Instrumentos que aceptar o rechazar. o Detalles que deben figurar en el recibo. o Condiciones de plazo en que pueden recibirse los valores. o Condiciones de aceptacin de cobranzas en condiciones de excepcin. Cuando se produjera algn rechazo de los valores entregados pro el cliente, el valor rechazado quedar en custodia, en tesorera, pero administrativamente se generar una nota de dbito que reingresar la deuda en la cuenta del cliente. La existencia de pautas y responsables precisos en materia de autorizar desfasajes hace posible que con el ingreso de la cobranza se generen automticamente notas de dbito por intereses punitorios, en caso de existir exceso en los plazos de financiacin.
Normas de control interno aplicables al registro en cuenta corriente
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La tarea de registro y/o anlisis de las cuentas corrientes de deudores en una actividad de control debe ser ejecutada por un sector diferente de aquel que gestione la cobranza. Las funciones del rea de cuentas corrientes tendrn caractersticas diferenciadas segn la tecnologa que se emplea para el registro de las cuentas corrientes: si el mtodo es integrado (las cuentas corrientes se actualizan simultneamente con las operaciones de facturacin e ingreso de valores por cobranza), si no existe integracin de operaciones o si la misma fuera parcial. El sector de cuentas corrientes cumple eminentemente una funcin de control. Teniendo como base los registros de cuenta corriente, la accin del sector se diversifica en tres fuentes: o Produccin de informacin estadstica del comportamiento de las cuentas a cobrar. o Produccin de informes individuales de clientes con situaciones conflictivas. o Emisin de resmenes de cuenta. Dos tipos de registro son necesarios para mantener un adecuado control de las cuentas de los clientes: o Un registro cronolgico de dbitos y crditos. o Un registro de composicin del saldo a una fecha determinada.
Normas de control interno aplicables a los sistemas de contabilidad general relacionados con el movimiento comercial La partida doble se constituye en la columna vertebral del control interno. Todo activo que sale de la empresa debe ser sustituido por otro que lo equilibre. La integracin de movimientos basados en el esquema de partida doble se produce a nivel de cuentas globales o totalizadoras. Cada una de las cuentas de este tipo debe tener un subsistema de cuentas analticas que respalden la cuenta global.
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Sistema comercial Mdulos Elemento Entradas Instrumento Formularios Pantallas Soportes magnticos Datos Enumeracin Contenido Control consistencia validacin Proceso Oportunidad Responsable Ruteo Mximo desfasaje (perodo de atraso) Oportunidad Responsable Tipo de proceso
de y
Procesos
Manual Computado
Archivos
Disco Disquete CD Rom Cinta
Salidas
Consultas Pantalla Papel Listados Formularios
Interrelacin de entradas con archivos Recupero de datos para producir salidas Combinacin E/A/S Denominacin de los archivos que intervienen Definicin de tipo de archivo Diseo de archivos Registro Campo tem Datos que debe contener Ordenamiento Totales de control
Pruebas de consistencia Pruebas de validacin Tipos de acceso Claves de acceso
Oportunidad Responsable de producir Claves para acceder Rutina de emisin Ruteo posterior Mximo desfasaje de tiempo
Mdulo de planeamiento comercial Tiene como eje una base de datos donde figuran todos los clientes de la empresa y en la que se alojan tres tipos de informaciones: Las referidas a los datos bsicos de los clientes en s, de sus socios componentes y de representantes legales y comerciales. Los datos de las operaciones de venta realizadas por familia de productos, en unidades y valores. Los datos de visitas o contactos efectuados con los resultados obtenidos.
Funcionamiento del mdulo El mdulo se alimenta con diversos tipos de informacin: Visita de vendedores y resultado de la misma. Datos de facturacin en unidades y valores. Datos de marketing obtenidos de medios masivos (publicidad, guas, etc.) o selectivos (investigacin de mercado, contactos personales, etc.). Datos de interdiccin comercial y/o financiera. Son salidas rutinarias: El programa de visitas para vendedores. La estadstica de efectividad ventas/visitas. La estadstica de clientes potenciales, activos, interdictos y discontinuados.
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La performance por vendedor.
Son salidas de excepcin: Las consultas individuales de clientes para control de evolucin. Cualquier tipo de listado que puede generarse a partir de una combinacin cliente/vendedor. Objetivos del mdulo Tener identificado a todo posible comprador. Generar planes de recorrido para los vendedores programando contactos. Seguir la evolucin del cliente. Seguir la actividad del vendedor. Tener control de clientes para evitar incorporar aqullos no deseables o discontinuados. Tener una radiografa del cliente en relacin con sus comportamientos de compra y de pago (producto y oportunidad en que compra, forma y costumbres de pago).
Elementos Entradas Formularios ABM de clientes Parte de visitas Archivos Archivos propios o Archivos de datos de clientes (un registro por cada cliente potencial) o Archivo de visitas (un registro por cada visita) Archivos externos o Archivo de facturacin o Archivo de facturas a cobrar o Archivo de pedidos Salidas Pantallas Consulta de datos del cliente Consulta de visitas a un cliente Consulta de visitas de un vendedor Consulta de venta en pesos y en unidades por producto, y totales por cliente Listados Las mismas consultas que se obtienen por pantalla Programacin de visitas futuras de vendedores Listado de ABM de clientes Listado de clientes, total o parcial Listado de visitas efectuadas por cada uno y todos los vendedores y facturacin por visita Mdulos de clientes nuevos Se incorporan los datos de los nuevos clientes de la empresa y se instrumenta el otorgamiento de crditos a los mismos. Entradas Formularios Solicitud de crdito Antecedentes jurdicos del cliente Referencias comerciales
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Antecedentes patrimoniales Elementos impositivos Archivos Las entradas de este mdulo actualizan el archivo maestro de clientes. Proceso incorporacin de datos del cliente en el sistema otorgamiento o no del crdito a travs del anlisis de los elementos de entrada y en la determinacin de la magnitud del crdito otorgado. Salidas Informe sobre los clientes incorporados Mdulo de aprobacin comercial de nota de pedido Comienza cuando el vendedor concreta una operacin comercial y debe confeccionar la respectiva nota de pedido. Entradas Formularios Formulario prenumerado de notas de pedido Archivos Archivos de notas de pedido Archivo maestro de vendedores Archivo maestro de artculos Archivo de listas de precio Tabla de estado de la nota de pedido Proceso Control de los datos completados en el formulario Realizar los registros necesarios para poder responder las preguntas relativas al estado de la nota de pedido Salidas Si la nota de pedido es aprobada administracin de ventas enviar un informe al rea de crditos Si la nota de pedido resulta rechazada se emitir un informe que ser entregado al vendedor, quien deber comunicarse con el cliente, pudiendo modificarse o no los motivos del rechazo. Mdulo de aprobacin crediticia de nota de pedido Comienza cuando el sector de crditos recibe el informe de administracin de ventas con las notas de pedido aprobadas. Entradas Formularios Informe de administracin de ventas con los datos de las notas de pedido aprobadas Proceso Se verifica en el archivo maestro de clientes que no exista interdiccin o bloqueo de la cuenta o Si la cuenta est interdicta o bloqueada, se rechaza la nota de pedido comunicando dicho rechazo al vendedor para que lo comunique al cliente y finaliza el proceso o En caso contrario, el proceso contina Se consulta en el maestro de clientes el monto de crdito otorgado Al monto de la nota de pedido se suman: o Las facturas y notas de dbito que adeuda el cliente, restando de ellas las notas de crdito pendientes o Los cheques diferidos pendientes de acreditacin
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o Los documentos pendientes de vencimiento y/o cobro o Otras notas de pedido aprobadas pero no despachadas Se compara el monto obtenido en el punto anterior con el monto de crdito del cliente o Si dicho importe es inferior o igual que el monto de crdito del cliente, la nota de pedido es aprobada, y se actualiza el campo de estado de la nota de pedido o En caso contrario, se actualiza el campo de estado clasificando la nota de pedido como demorada. Archivos Archivo maestro de clientes Archivo de cuenta corriente Archivo de cheques diferidos Archivo de documentos Archivo de notas de pedido Salidas Si la nota de pedido es aprobada crditos enviar un informe al depsito con los datos de las notas de pedido aprobadas. Si la nota de pedido es rechazada se emitir un informe para ser entregado al vendedor, quien se comunicar con el cliente, pudiendo ser modificado o no el motivo del rechazo.
Mdulo de aprobacin de stock de nota de pedido Comienza cuando el sector de depsitos recibe el informe enviado por crditos con las notas de pedido aprobadas. Entradas Formularios Informe de crditos con los datos de las notas de pedido aprobadas Proceso Se consulta el archivo de inventario con el fin de determinar si hay stock para satisfacer el pedido del cliente o La existencia de stock determina que se apruebe la nota de pedido o En caso contrario, el pedido puede quedar pendiente o anularse. En ambos casos se actualiza el campo de estado del archivo de notas de pedido, con los cdigos correspondientes. Archivos Notas de pedido Inventarios Salidas Notas de pedido aprobadas que se envan al sector expedicin para que concrete la entrega de mercadera.
Mdulo de facturacin y registro Comienza con la confeccin de la factura y control de su emisin. Jurdicamente, la facturacin es el instrumento que perfecciona el contrato de compraventa. Por norma de control interno, el rea de facturacin est separada del rea comercial y depende de la gerencia de control. Entradas Formularios Si se adopta el sistema de prefacturacin, el formulario de entrada ser la nota de pedido
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Si se adopta el sistema de posfacturacin, el formulario de entrada ser el remito conformado por el cliente Proceso Ventajas del sistema de prefacturacin o Seguridad de que toda la mercadera que sale del depsito fue debitada en la cuenta del cliente o Se puede controlar la facturacin con las mercaderas. o Recepcin conjunta de la mercadera y la factura, evitando que la mercadera llegue antes que la factura, lo que podra producir un desfasaje financiero en la cobranza ulterior. Desventajas del sistema de prefacturacin o Se puede producir un desfasaje entre la fecha de facturacin y la de entrega de la mercadera, lo que podra distorsionar las cuentas a cobrar de la firma o En los casos de rechazo total o parcial de las mercaderas por parte del cliente, se debe emitir una nota de crdito. Ventajas del sistema de posfacturacin o No se producen desfasajes entre la fecha de entrega y la de facturacin, lo que evita la distorsin en el sistema de cuentas a cobrar. o Las devoluciones de mercaderas no plantean inconvenientes al rea de cobranzas Desventajas del sistema de posfacturacin o No se tiene la seguridad de que toda mercadera que sali del depsito se haya debitado en la cuenta del cliente o No se puede controlar la facturacin con las mercaderas o El cliente recibe la factura con posterioridad a la mercadera Archivos Archivo de cuentas corrientes Archivo de notas de pedido Salidas La salida de este mdulo es la factura. Mdulo de expedicin y despacho Entradas Formularios Nota de pedido Proceso Se prepara fsicamente los pedidos confeccionando el remito Se actualiza el archivo de inventario Se acondiciona la mercadera para evitar deterioros, prdidas, etc. Se programa y se efecta la entrega Se recibe el remito conformado por el cliente, de quien efectivamente entreg la mercadera Archivos Archivo de inventarios Archivo de remitos Salidas La salida de este mdulo es el remito.
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Sistema financiero Concepto y estructura El sistema financiero de una empresa consta de una serie de procesos continuos. Su funcin es la regulacin del binomio insumo-producto de fondos, atendiendo a los objetivos de liquidez fijados en el marco de las polticas y a la optimizacin de la incidencia econmica de su propio accionar. Actividades fundamentales: Otorgamiento de crditos Cobranzas Obtencin y colocacin de fondos Manejo y custodia de fondos y valores Pagos Planeamiento financiero Sistema de pagos Lmite inicial: recepcin de la documentacin relativa a la obligacin pendiente Lmite final: efectivizacin del pago o recepcin de los comprobantes de pago anulados o vencidos. Mdulo Recepcin y control de la documentacin. Formacin de expedientes de pago Verificacin de proveedores Registracin de la deuda Liquidacin del pago Negociacin del pago Aprobacin financiera Aprobacin nivel superior Preparacin del pago Ratificacin del pago Efectivizacin del pago Registracin del pago rea Cuentas a pagar Cuentas a pagar Cuentas a pagar Impuestos Contadura Cuentas a pagar Tesorera Gerencia financiera Varios Tesorera Gerencia administrativa Tesorera Contadura
Sistemas alternativos Los permanentes avances que se suceden en el campo de la informtica y las comunicaciones (Internet) presentan constantemente desarrollos especficos de sistemas de gestin que involucran tecnologas alternativas en el movimiento de fondos. La seguridad de las transacciones, el cumplimiento de los acuerdos y el desenvolvimiento de las actividades requieren un mecanismo de claves de seguridad, que se asignan y manejan a travs de entidades autorizadas (organismos certificadores).
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Sistema de cobranzas Lmite inicial: recepcin de la documentacin relativa al crdito pendiente en condiciones de ser cobrado. Lmite final: efectivizacin del cobro, ingreso de los valores percibidos y registracin contable. Mdulo Activacin y organizacin de la cobranza Cobranza por transferencia de fondos entre sociedades vinculadas Cobranza de clientes externos Rendicin de la cobranza Depsito en bancos Contabilizacin rea Cobranzas Cobranzas Tesorera Cobranzas Cobranzas Tesorera Tesorera Contadura Contadura
El planeamiento de la gestin financiera El planeamiento de gestin se concreta en casi todas las empresas a travs del presupuesto: un plan integral que resume toda la actividad que la organizacin desarrollar durante un perodo dado (generalmente anual). Instrumentos que se emplean: Estados proyectados de origen y aplicacin de fondos : es un estado que permite estudiar el flujo neto de fondos entre dos momentos sucesivos que corresponden a dos estados patrimoniales que cubren un perodo no histrico, sino referido al futuro. El resultado muestra en forma global para el perodo: o la generacin de fondos de la propia empresa o la utilizacin total de fondos o el neto resultante (dficit o supervit), y su financiamiento o empleo Estados proyectados de ingresos y desembolsos, o cash flow proyectado : provee a la gestin financiera informacin sobre el momento y volumen de los movimientos de fondos esperados durante el perodo de estudio. El cash flow proyectado puede abarcar cualquier perodo de tiempo.
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