Proceso Auditoria

Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab
AUDITORIA DE GESTION A LOS PROCESOS DE CREDITOS Y COBRANZAS DE LA COOPERATIVA AHORRO Y CREDITO POR EL PAN Y EL AGUA LTDA.
CIMA AUDITORES S.A.
Auditora de Gestin Grupo #1
INICIO DE LA AUDITORIA
FASE I Familiarizacin y Revisin del proceso y su normatividad
FASE II Evaluacin del Control Interno y Proceso de Auditora
FASE III Hallazgos
FASE IV Comunicacin de los resultados
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PLANIFICACIN PRELIMINAR Empresa: COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO POR EL PAN Y EL AGUA LTDA. Tipo de Auditoria: Actividad: Departamentos: Preparado por: Revisado por: Gestin Proceso de crditos y cobranzas Departamento de Crditos y Cobranzas Carmen Pincay Parrales (Auditor Jefe) Freddy Mero Tigua (Auditor Senior)
PROCEDIMIENTOS Orden de trabajo Familiarizacin y Revisin del Proceso Inicio del trabajo de campo Elaboracin y Anlisis de Indicadores de Gestin Elaboracin del Informe Final Presentacin del Informe Final
EQUIPO DE TRABAJO Jefe de Equipo Auditor Senior Auditor Senior Auditor Senior Carmen Azucena Pincay Parrales Freddy Antonio Mero Tigua Diana Elizabeth Gutirrez Rivera Jeniffer del Roco Merchn Len
DURACION DE LA AUDITORIA 20 Das laborables Fase I Fase II Fase III Fase IV Conocimiento Preliminar, Familiarizacin del proceso Planificacin y Evaluacin del Control Interno Ejecucin y Medicin de la Auditora - Hallazgos Comunicacin de Resultados
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Jipijapa, 07 de Enero del 2013 Oficio No. CFDJ-001
Ingeniero. Jorge Villavicencio

GERENTE GENERAL DE LA COOP. DE AHORRO Y CREDITO POR EL PAN Y EL AGUA LTDA.
Ciudad.-
De nuestras consideraciones,
Por medio de la presente reciba un cordial saludo por parte del Grupo #1 del Decimo Semestre Paralelo B de la Facultad de Contabilidad y Auditora, desendole xitos en las funciones que actualmente se encuentra desempeando. Con la finalidad de realizar prcticas de auditora, y cumplir con el pensum de estudio, nos dirigimos a usted con la presente carta para solicitarle como representante de la compaa mencionada, se nos permita realizar una auditora de gestin en una de las reas de su empresa que usted crea conveniente. Los miembros del Grupo estn conformados de la siguiente manera: Carmen Pincay Parrales Freddy Mero Tigua Diana Gutirrez Rivera Jennifer Merchn Len C.I.: 1310779820 C.I.: 1312313362 C.I.: 1312605304 C.I.: 1312889221 Jefe de Equipo Auditor Senior Auditor Senior Auditor Senior
Por el apoyo que brinde a la educacin, y por la atencin prestada a la misma, nos suscribimos.
Atentamente,
Carmen Pincay Parrales Jefe del Equipo de Auditora
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Manta, 09 de enero 2013
Seora Carmen Pincay Parrales Jefe de Equipo del Grupo #1 Ciudad.-
De mis consideraciones,
Como representante de la Cooperativa Ahorro y Crdito POR EL PAN Y EL AGUA LTDA., respondiendo al Oficio No. CFDJ-001, le comunico que en apoyo a la educacin, los autorizo para realizar una Auditora de Gestin dentro de nuestras instalaciones, cumpliendo los siguientes aspectos:
rea: Departamentos: Establecimiento: Fecha de inicio:
Proceso de Crditos y Cobranzas Departamento de Crditos y Cobranzas Coop. De Ahorro y Crdito por el Pan y el Agua LTDA. 10 de Enero de 2013
Bajo las condiciones descritas, deseo que enven a mi oficina el cronograma de trabajo, lo ms pronto posible, con el fin de tener conocimiento sobre los avances del trabajo realizado y en caso de hallazgos comunicrmelos inmediatamente para realizar las respectivas correcciones. Particular que comunico para los fines pertinentes.
Atentamente,
Ing. Jorge Villavicencio Gerente General de la Coop. Ahorro y Crdito por el Pan y Agua LTDA.
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Manta, 09 de enero de 2013 Oficio No. CFDJ-002
De: Para: Asunto:
Carmen Pincay Parrales (Jefe Auditor) Integrantes del Equipo Auditor Aprobacin de la solicitud de Auditora
Segn oficio No. S/N, de fecha enero de 2013, emitido por el Sr. Gerente de la Coop. De Ahorro y Crdito por el PAN Y EL AGUA., se nos concedi la autorizacin para realizar la auditora de gestin al proceso de Crditos y Cobranzas, cumpliendo con los siguientes parmetros:
Establecimiento: Departamentos: Fecha de inicio:
Coop. De Ahorro y Crdito por el Pan y el Agua LTDA Departamento de Crditos y Cobranzas 10 de enero de 2013
Adems en el oficio antes descrito, se solicita el cronograma de trabajo lo ms pronto posible. Particular que se comunica para fines pertinentes.
Atentamente,
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Manta, 10 de enero de 2013
Oficio No. CFDJ-003 Ingeniero. Jorge Villavicencio GERENTE GENERAL DE LA COOP. DE AHORRO Y CREDITO POR EL PAN Y EL AGUA LTDA. Ciudad.De nuestras consideraciones, En la presente ponemos a su conocimiento nuestro cronograma para realizar la auditora de gestin sobre el Proceso de Crditos y Cobranzas de la Coop. De Ahorro y Crdito por el PAN Y EL AGUA LTDA., desde el periodo comprendido entre enero a febrero de 2013.
El objetivo de nuestra auditora es AUDITORA DE GESTIN A LOS PROCESOS DE CRDITOS Y COBRANZAS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO SAN JUAN DE COTOGCHOA Ltda., CON LA FINALIDAD DE MEJORAR EL TIEMPO EN LA OTORGACIN DE CRDITOS Y RECUPERACIN DE CARTERA . Nuestra auditora se realizar en concordancia con las normas de auditora generalmente aceptadas, norma ISO 9001:2000 y principios administrativos relacionados con el tema. Aunque una auditora incluye una evaluacin suficiente del control interno para planificar y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora que deben ser aplicados, comunicaremos cualquier condicin reportable de la cual podamos detectar segn las normas y principios. Nuestra auditora est programada de la siguiente manera para el desempeo y terminacin: Inicio del trabajo de campo Terminacin del trabajo de campo Entrega del informe de auditora 14 de enero 2013 23 de enero de 2013 31 de enero de 2011
Con el fin de trabajar de la forma ms eficiente posible, se entiende que todo el personal de su empresa, en especial los departamentos relacionados, nos proporcionar toda la informacin referente al proceso. Por la atencin a la presente.
Atentamente,
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FASE I
FAMILIARIZACIN Y REVISIN DEL PROCESO Y SU NORMATIVA
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PERFIL DE LA EMPRESA
Empresa: Direccin: RUC: Cdigo Mster: Accionistas:
COOP. DE AHORRO Y CREDITO POR EL PAN Y EL AGUA LTDA. Colon entre Rocafuerte y Mejia 1391739303001 14285 Aldo de Genna Fernndez Gino de Genna Fernndez
Representante Legal: Objeto Social:
Aldo de Genna Fernndez Ventas al por mayor y menor de equipos y aparatos de telefona celular incluido sus partes y piezas
Departamentos Relacionados: Bodega y Compras
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REQUISITOS PARA SER UNA DISTRIBUIDORA AUTORIZADA POR CLARO
Para ser una Distribuidora Autorizada, una empresa necesita obtener el Cdigo Mster, para lo cual necesit cumplir con los siguientes requisitos:
Garanta Bancaria de $ 50.000,00. Proyecto que justifique la actividad de la empresa. Proyeccin de ventas en 5 aos. Una vez en funcionamiento debe tener 2 sucursales
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TUNACELL S.A.
MISIN
Proporcionar el servicio de telecomunicaciones de calidad, manteniendo la preferencia de nuestros clientes y el compromiso adquirido con empleados, accionistas, proveedores y aliados, logrando obtener el liderazgo en el mercado. VISIN
Ser la empresa lder en Manab en distribucin autorizada de telecomunicaciones que ofrece CLARO con la mejor atencin y servicios, siendo un modelo en el sector empresarial. OBJETIVOS GENERAL Ayudar a cumplir el objetivo fundamental de la multinacional CONECELL S.A. que es "ENFOCAR LA ORGANIZACION HACIA LA GENERACION CRECIENTE DE VALOR llevando sus servicios de telecomunicaciones cada da a ms personas. ESPECIFICO Satisfacer al cliente Incrementar el volumen y la aceptacin de los usuarios del servicio que CLARO ofrece. Crear fuentes de trabajo en la provincia de Manab. Cumplir con la planificacin de anual que presenta CLARO
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ANTECEDENTES DE LA COMPAA
La empresa TUNACELL S.A. se constituyen la ciudad de Manta el 20 de julio de 2006, mediante escritura pblica celebrada ante el Notario Tercero Abg. Ral Eduardo Gonzlez Melgar. La constitucin fue aprobada por el Superintendente de Compaas mediante resolucin No. 06.P.DIC.0000289 del 31 de julio de 2006, con un capital suscrito de $ 800,00, siendo su actividad econmica la venta al por mayor y menor de equipos y aparatos de telefona celular incluido sus partes y piezas.
Domicilio: Cantn Manta, Provincia de Manab.
Los accionistas que conforman la compaa son: Sr. De Genna Fernndez Aldo Pietro y el Sr. De Genna Fernndez Ginno Andrs
El proveedor nico para generar su actividad econmica es CLARO, obteniendo del mismo lo siguientes tipos de producto: EquiposPostpago, Equipos Prepago, Tarjetas Prepagos/Claro-Al y pines electrnicas (recargas).
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Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab ORGANIGRAMA FUNCIONAL TUNACELL S.A.

ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
ADMINISTRADORA GENERAL
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
JEFE DE VENTAS CONTADOR
JEFE DE OPERACIONES
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR COMPRAS/BODEGA
CAJERA CENTRAL/ FACTURACION
SUPERVISOR
ASISTENTE DE OPERACIONES
ACTIVADORES
CAUNTER
VENDEDORES
ACTIVADORES
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RECURSOS DE TUNACELL S.A.
La compaa TUNACELL S.A. para realizar sus actividades cuenta son los siguientes recursos:
Recursos Materiales Equipos de Oficina Muebles de Oficina Equipos de Computacin Herramientas y Accesorios
Recursos Financieros Utilidad proveniente de la actividad econmica Aportaciones de los accionistas
Recursos Humanos Gerente General Administradora General Contador General Auxiliar Contable Auxiliar Contable Facturadora
Sr. Aldo de Genna Fernndez Ing. Marcos Cantos Srta. Laura Espinel Ing. Yidani Ortega Gmez
Auxiliar de Compras y Bodega Jefe de Ventas Caunter
Sr. Diego Anchundia Srta. Silvana Jurado Sra. ngela Aray Srta. Jessica Roca
Supervisor de Ventas Jefe de Operaciones
Sr. Vinicio Zambrano Sr. Freddy Delgado Chvez Sra. Carolina Garca
Asistente de Operaciones Asistente de Operaciones Activador Activador
Sr. Jorge Macas
Sr. Christian Revelo Sr. Antonio Flores
Sr. Oscar Morales
Vendedores
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PROCESO DE COMPRA DE TUNACELL S.A.
Recibe y verifica los equipos de acuerdo a la orden de compra Equipos Daados Proceso de reparacin por garanta
INICIO
Revisa la orden y ordena la emisin del cheque
CONTADOR
COMPRAS/BODEGA SUPERVISOR DE VENTAS ADMINISTRADORA Delega al auxiliar la emisin del cheque
Ingreso al sistema y almacenamiento de los equipos
Entrega el requerimiento de equipos
Emisin de la orden de compra
AUXILIAR CONTABLE
Traslado de los equipos a la empresa
Realizacin de transferencias a sucursales
ADMINISTRADORA
Realiza la solicitud de la compra a travs del Portal de Conecel S.A.
Emite el cheque
Recibe y revisa los equipos
Salida de los equipos por el proceso de ventas
Revisa el requerimiento y lo aprueba
Verifica la necesidad de la bodega(matriz y sucursales)
Hace firmar el cheque de la administradora y contador
Entregan la orden de compra y el cheque
FIN
COMPRAS/ BODEGA
Recibe el requerimiento aprobado
ACTIVADORES
Se dirigen al CAD (Centrod de distribuidores autorizados)
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PLANIFICACIN PRELIMINAR
FECHA DE LA VISITA.
El Equipo completo de Auditora realizar la visita preliminar el da 14 de octubre de 2011 a las 12H15. La reunin se llevar a cabo con la Administradora General, Contador y Bodeguera de la empresa. El Auditor Lder presentar al Equipo Auditor.
ACTIVIDADES A CUMPLIRSE EN LA VISITA E INFORMACIN A RECOPILARSE DURANTE LA VISITA.
En la debida reunin se entregar a la Administradora General la carta de comunicacin de inicio de auditora. Adicionalmente, se solicitar los documentos relacionados en donde consten las recomendaciones de informes de auditora anteriores en caso que los hubiera, los estados financieros, as como los cortes de cuentas y toma fsica de los inventarios hasta la misma fecha, adems se proporcione el organigrama funcional y estructural, el Manual de funciones de cada uno de los empleados, las principales normas de control interno implementadas por la gerencia, la base legal de la empresa, flujograma del proceso, misin, visin y objetivos.
El Equipo Auditor se movilizar por el departamento de bodega para conocer las condiciones de la misma y la seguridad que presenta para los inventarios.
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MEMO DE PLANIFICACIN VISITA DE LAS INSTALACIONES
Elaborador por: Fecha:
Claudia Irina Ferrn Ferrn 14 de octubre de 2010
Objetivo.Familiarizarse dentro de los predios de Tunacell S.A., observando el proceso de adquisicin y las condiciones que presenta la bodega para almacenar y salvaguardar los inventarios. Puntos relevantes. La bodega est siendo utilizada para almacenar otro tipo de materiales. La bodega no cuenta con extintores Dentro de la bodega se observ conexiones no aptas para una bodega como son, las central de energa elctrica, controles de ventilacin, conexiones de base de las cabinas telefnica, controles de alarmas, cableado dispersado y un lavabo. La bodega no presenta las debidas seguridades en el acceso. El extintor ms cercano se encuentra a 2 metros fuera de la bodega (oficinas de venta) Almacenamiento de inventarios deficiente Se observ que las autorizaciones de compras son realizadas por la Administradora General Cuenta con cmaras de seguridad y micrfono.
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ENTREVISTA A LA ADMINISTRADORA GENERAL
Entrevistado: Cargo: Entrevistador: Da: Hora: Lugar:
Ing. Yidani Paola Ortega Gmez Administradora General de Tunacell S.A. Srta. Claudia Ferrin y Sra. Cindy Macas 15 de octubre de 2011 10H00 Oficina de la administradora
Objetivo de la entrevista.Conocer el proceso de adquisicin y almacenamiento de los inventarios, alcance de responsabilidad de su cargo e informacin general adicional necesaria.
Puntos a tratar. Personas intervinientes en el proceso de adquisicin y almacenamiento Plizas de seguros y cobertura. Polticas del proceso y tratamiento de los inventarios Planes de contingencia para salvaguardar los inventarios. Garantas entregadas por su labor.
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ENTREVISTA A LA AUXILIAR DE COMPRAS Y BODEGA
Entrevistado: Cargo: Entrevistador: Da: Hora: Lugar: Srta. Silvana Jurado Auxiliar de Compras/Bodega Aracely Vega y Mara Auxiliadora Murillo 14 de octubre de 2011 16H00 Bodega
Objetivo de la entrevista.Conocer el proceso de adquisicin, procedimientos aplicados por el entrevistado para dicho proceso, almacenamiento del inventario y condiciones de la bodega para salvaguarda dicha mercadera. Puntos a tratar. Revisin de los equipos antes de su almacenamiento Clasificacin de la mercadera Registro en el sistema para su control Capacitacin sobre manejo de inventarios Polticas de mximos y mnimos Garantas entregadas por su labor Tcnicas de almacenamiento Condiciones y seguridad que presenta la bodega para la mercadera Accesos de personal autorizado a la bodega Anlisis de la emisin de la orden de compra
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ENTREVISTA AL ACTIVADOR
Entrevistado: Cargo: Entrevistador: Da: Hora: Lugar: Sr. Antonio Flores Activador Cindy Macas y Claudia Ferrn 15 de octubre de 2011 11H00 Predios de TUNACELL S.A.
Objetivo.Conocer los procedimientos utilizados por el entrevistado para el traslado, movilidad y seguridad de los equipos, desde su Recepcin hasta su entrega en Bodega.
Puntos a tratar. Medios utilizados para trasladar los equipos. Personal autorizado para retirar la mercadera de Claro Seguridad que brinda la empresa por el traslado. Actividad que realiza el entrevistado. Garantas entregadas por su labor. Revisin de la mercadera al momento de su retiro en Claro
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FASE II
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
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ANALISIS F.O.D.A.
FORTALEZAS Venta de equipos y aparatos de gran demanda. Existe buena comunicacin interna en la empresa. Buen clima laboral Marca reconocida a nivel internacional Publicidad Planes de incentivos al personal Adquisicin del producto glmente
DEBILIDADES Devaluacin del producto al encontrarse almacenado Polticas verbales Personal no comprometido (vendedores) Funciones no segregadas (proceso de compra) Infroestructura alquilada
FODA
OPORTUNIDADES Mercados empresariales e individuales, familiares y estudiantiles. Mayor demanda de productos por subdistribuidores Nuevas tecnologas de comunicacin con gran acogida (Internet, correo, pines, entre otros) Sector rural no tecnificado
AMENAZAS Gran cantidad de competidores en el mercado Preferencia de clientes por telfonos de dudosa procedencia o usados Compras por internet Remesas del exterior por familiares. Competencia desleal entre los distribuidores
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RESULTADOS DE LOS CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
Al realizar las preguntas al personal relacionado con el proceso de adquisicin y almacenamiento del inventario, el equipo auditor realiz dos cuadros estadsticos evaluando y comparando, en el primero las funciones que desempean la Administradora,el Contador, la Auxiliar de Compras y Bodega y los Activadores, personajes intervinientes en el proceso de adquisicin y en el segundo cuadro, se examin el punto crtico entre las actividades de Almacenamiento, Seguridad y Control de los equipos inventarios, mostrando los siguientes resultados: 1. Cuadro de las funciones de los empleados
RANGO DE CONFIANZA
PROCESO DE COMPRA
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
DESCONFIANZA CONFIANZA
ADM. GENERAL 0.39
CONTADOR 0.45
COMPRAS / BODEGA 0.44
ACTIVADOR 1-2 0.51
0.606666667 0.552941176 0.559259259 0.492857143
PROCESO DE COMPRA
ADM. GENERAL CONTADOR COMPRAS / BODEGA ACTIVADOR 1 - 2
CONFIANZA
61% 55% 56% 49%
DESCONFIANZA
39% 45% 44% 51%
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Los resultados mostrados fueron establecidos por las siguientes condiciones: La Administradora General Procedimientos realizados por rdenes verbales No existen planificaciones de compras No existen plizas de seguros contratados Falta de supervisin en actividades de la bodega Compras y bodega: Realizar actividades que no son sus funciones segn principios administrativos Procedimientos realizados por rdenes verbales Documentacin sin numeracin de identificacin Disponibilidad de tiempo para laborar El Activador. Procedimientos realizados por rdenes verbales Traslado de los equipos en moto y ocasionalmente en transporte pblico (Taxi) Disponibilidad de tiempo para laborar No consta con una garanta por su labor
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2. Cuadro de las actividades que se realizan en la bodega
ACTIVIDADES SEGURIDAD ALMACENAMIENTO CONTROL
CONFIANZA 30% 60% 66%
DESCONFIANZA 70% 40% 34%
0.7
0.8
0.4
0.34
DESCONFIANZA
0.6 0.4
CONFIANZA
0.3
0.2 0 SEGURIDAD ALMACENAMIENTO
0.6
0.66
CONTROL
Los resultados mostrados fueron establecidos por las siguientes condiciones: Seguridad. Dentro de la bodega se encontr la central de ventilacin, de energa elctrica, conexiones a simple vista, material de fcil combustin y conexiones de agua. Almacenamiento de bienes distintos al del giro del negocio Inseguridad de los inventarios por manipulacin de tercero al trasladar los bienes almacenados que no son giros del negocio. Acceso al sistema desde el departamento contable Seguridad deficiente en el acceso a la bodega
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Almacenamiento No existen distintivos en las perchas para reconocer los equipos Poco espacio fsico No existe clasificacin de acuerdo a tipos y marcas de inventario
Control No se realizan conciliaciones de las existencias con los saldos que presenta el
Departamento de Contabilidad.
No se realizan inventarios peridicos No existe una adecuada segregacin de funciones en el rea de compras y bodega Los cheques contienen firmas conjuntas de autorizacin Las rdenes de compra son aprobadas por la Administradora General verbalmente
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INDICADORES DE GESTION
ABASTECIMIENTO
CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS
19*100 CPG = 19 = 100%
La calidad de pedidos generados exitosamente representa el 100% del total de los pedidos. Comprobndose la eficacia de los pedidos.
INVENTARIOS
INDICE DE DURACION DE MERCADERIAS
37275,40*30 IDM = 250000 = 4,47
el inventario dentro de las instalaciones de bodega dura 4,47 concepto de venta.
das antes de que salga por
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ALMACENAMIENTO
COSTO DE ALMACENAMIENTO POR UNIDAD
Cada equipo del inventario cuesta $ 0.60 por el hecho de encontrarse almacenado en la bodega de la empresa.
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FASE III
HALLAZGOS
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HALLAZGOS
DEL PROCESO DE ADQUISICION
HALLAZGO No. 1 EL CUMPLIMIENTO DE LAS ADECUADAS FUNCIONES PERMITEN EL BUEN
DESENVOLVIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE COMPRAS Al investigar sobre las actividades y procedimientos que realiza cada empleado relacionado con el proceso de compra, se verific que la ocupacin de la Auxiliar de Compras y Bodega, por principios administrativos, debe estar segregada, si es como COMPRAS,especficamente su funcin es la de recibir y verificar el buen estado del producto, y si es como BODEGA tiene como funcin la custodia, proteccin, almacenamiento y control de los inventarios, despus de la recepcin realizada por el departamento de compras. Actualmente en la empresa auditada las funciones antes descritas las realiza una sola encargada, as como tambin el envo de la solicitud de compras en el portal de Claro y el ingreso de la factura al sistema Visual Fac, actividad que debera ser realizada por un Asistente Contable para un mejor control y delimitacin del trabajo desempeado. Conclusin El problema descrito trae como consecuencia la falta de control del proceso de compras en la segregacin de funciones.
Recomendaciones 1. A la Administradora General, realice un manual de funciones de cada empleado, para delimitar sus responsabilidades y actividades. 2. Al la Administradora General, tome como opcin la reestructuracin del proceso de compra que realice la empresa.
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HALLAZGO No. 2 DOCUMENTACION PRENUMERADA PERMITE Y FACILITA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES DEL PROCESO DE ADQUISICION Al solicitar la documentacin relacionada con el proceso de adquisicin a los responsables del mismo se constat que no existen reportes numerados y secuenciales, puesto que solo se rigen con una numeracin externa de CONECELL, la que les sirve para ir a retirar los productos al CAD (Centro de Atencin a Distribuidores) y para las transferencias internas de matriz a sucursales. La normal de Control de Gestin de Calidad establece en el N. 4.2.4 Control de los registros Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Lo suscitado se presenta por la falta de planificacin de la organizacin, para el control de los registros. Conclusin: La falta de documentos pre- numerado y secuencial permite que no haya un control adecuado de los registros. Recomendaciones 1. Al personal encargado del proceso de adquisicin, registre y envi la documentacin numerada secuencial, que facilite la identificacin de los registros y secuencia en cada paso del proceso. 2. Al personal encargado de la bodega, maneje documentacin numerada de recepcin y salidas de inventarios Auditora de Gestin Grupo #1
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DEL TRANSPORTE DE INVENTARIOS
HALLAZGO No. 3
EL ADECUADO TRANSPORTE GARANTIZA EL BUEN ESTADO Y SEGURIDAD INVENTARIO
DEL
Al realizar las revisiones pertinentes relacionadas con el proceso de adquisicin, se constat que el transporte de los equipos desde el CAD (Centro de Atencin a Distribuidores) a los predios de la empresa es realizado en moto y pocas veces en la camioneta de la empresa. Lo antes mencionado es producto de la falta de anlisis del riesgo que corre la mercadera al ser transportada en moto.
Conclusin El transporte inadecuado del inventario trae como consecuencia la probabilidad de prdida de la mercadera por robo o un accidente fortuito.
Recomendaciones 1 A la Administradora General, se considere el transporte exclusivo en la camioneta o la contratacin del servicio de transporte por parte de un tercero. 2 A la Administradora General, coordine en la contratacin de la pliza de seguros para la salvaguarda de riesgos en el transporte
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DEL ALMACENAMIENTO DE INVENTARIOS
HALLAZGO No. 4
EL BUEN USO DEL AREA DE LA BODEGA GARANTIZARA LA ADECUADA CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCADERIA. Al realizar la visita a la empresa, se constat que el rea de bodega se utiliza para almacenar otro tipo de bienes que no corresponden a los inventarios disponibles para la venta; por ejemplo, propagandas publicitarias, tubos de carpas, reflectores, vitrinas, una escalera. La norma de Gestin de Calidad ISO 9001:2000 establece en el numeral 6.4 Ambiente de trabajo La organizacin debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto, que incluye: 1. reglas y orientaciones de seguridad, incluyendo el uso de equipos de proteccin, 2. la ubicacin del lugar de trabajo, 3. instalaciones para el personal en la organizacin, 4. calor, humedad, luz, flujo de aire, e 5. higiene, limpieza, ruido, vibraciones y contaminacin Lo antes mencionado es producto de la descoordinacin y falta de control al almacenar bienes que no son parte de la mercadera disponible para la venta.
Conclusin El almacenamiento de dichos bienes trae como consecuencia la obstruccin del espacio, accesibilidad al producto y la probabilidad de prdida de la mercadera por la manipulacin de terceros en el traslado de los mencionados artculos.
Recomendaciones 1. Se recomienda a la Administradora General, considere la reubicacin de los bienes que no son parte del inventario.
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HALLAZGO No. 5
LAS ADECUADAS CONDICIONES DE LA INFRAESTRUTURA DEL AREA DE BODEGA SALVAGUARDAN LA INTEGRIDAD DEL INVENTARIO. Al examinar el rea de bodega observamos que dentro de la misma se encuentran: la central de ventilacin, central y conexiones no adecuadas de energa elctrica, e instalaciones de agua, as como tambin la inexistencia de un extintor, teniendo en cuenta que el ms cercano se encuentra en las oficinas de ventas a dos metros de distancia. Adicionalmente, se considera que el acceso a la bodega no brinda una eficiente seguridad, pues cuenta con un pequeo candado que permanece abierto en la jornada de trabajo. La norma de Gestin de Calidad ISO 9001:2000 establece en el numeral 6.3 Infraestructura La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La falta de planificacin para la ubicacin del rea de bodega permitieron las condiciones que actualmente existen.
Conclusin Las mencionadas conexiones pueden traer como consecuencia accidentes no planificados como cortocircuitos y fugas de agua que acarrearan la prdida total o parcial de los inventarios. Recomendaciones 1. A la Administradora General, tomar en consideracin la reubicacin de la bodega a un lugar de menor probabilidad de riesgos contra accidentes fortuitos. 2. A la Administradora General, tramite la colocacin de un extintor dentro de las instalaciones de la bodega.
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HALLAZGO No. 6
LA CONTRATACION PERTINENTE DE POLIZAS DE SEGUROS EVITAR LA PERDIDA DE LOS INVENTARIOS CONTRA ACCIDENTES FORTUITOS
Al revisar la documentacin pertinente que salvaguarda la integridad de los inventarios, se constat que no existe una pliza de seguros contra accidentes fortuitos, tales como robo, incendios, entre otros.
Conclusin La falta de la contratacin de una pliza de seguros permitir la prdida de los inventarios destinados para la venta, en caso de presentarse accidentes fortuitos en los predios de la empresa.
Recomendaciones 1. A la Administradora General, realice las negociaciones y el trmite respectivo para la contratacin de plizas de seguros.
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DEL INVENTARIO OBSOLETO
HALLAZGO No. 7
EL ADECUADO APROVECHAMIENTO DEL INVENTARIO OBSOLETO ASEGURA UNA DISMINUCION DE PERDIDAS
Al realizar las revisiones del almacenamiento de los inventarios nos percatamos que existe un2.41% de productos obsoletos, los mismos que por motivos del avance de la tecnologa y por fallas tcnicas,no han sido de fcil acogida por los clientes. Adicionalmente se debe aclarar que dichos equipos tienen ms de 3 aos en stock. Lo antes mencionado es producto de la falta de estrategias para la salida del inventario obsoleto
Conclusin La inexistencia de una estrategia de salida del inventario obsoleto permite la devaluacin de los equipos y por ende las prdidas aumentan.
Recomendaciones 1 A la Administradora General, plantee la venta como chatarra de los equipos que tienen fallas tcnicas. 2 A la Administradora General, coordine estrategias para la salida del inventario
obsoleto inmediatamente, las mismas que pueden ser: Incentivos a los trabajadores o vendedores, Combos de celulares o remates.
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FASE IV
COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS
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Manta,7 de noviembre 2011
Sra.
Yidani Ortega Gmez Ciudad.-
ADMINISTRADORA GENERAL DE TUNACELL S.A.
De nuestra consideraciones,
Por medio de la presente comunico que, conforme al cronograma de trabajo presentado a usted, hemos finalizado la auditora de gestin que tuvo como objetivoDetermina el grado eficiencia y eficacia del proceso de adquisicin y almacenamiento de los inventarios.
Razn por la cual solicito una reunin para efectuar la lectura del informe y comunicacin de los resultados.
Por la atencin que le brinde a la presente y esperando una pronta respuesta, me suscribo.
Atentamente,
Jefe del Equipo de Auditora
Aracely Vega Vera
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ANEXOS
TUNACELL S.A.
Ubicacin de la TUNACELL S.A., Calle 13 y Avenida 11 (esquina)
Auxiliar de Compras y Bodega
Departamento de Servicio al Cliente
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Oficina de Auxiliares Contables
Oficinas del Dpto. Operaciones
Oficina del Jefe de Contabilidad (Contador)
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Salida de Emergencia
Inventario en vitrina
CONDICIONES DE LOS INVENTARIOS E INFRAESTRUCTURA DE LA BODEGA
Fachada externa de la bodega
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Sistema de la central de energa elctrica en la bodega a simple vista
Sistema
de
ventilacin
dentro
de
las
instalaciones de bodega
Tuberas
de
aguas
dentro
de
las
instalaciones de bodega
CIMA AUDITORES S.A.
Documentos que son material de fcil combustin en la bodega
Materiales en la
bodega que no son propios del giro del negocio.
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Recepcin inventarios
de
OTROS PUNTOS DE LA AUDITORIA
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Auditora de Gestin Grupo #1

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FASE I Familiarizacin y Revisin del proceso y su normatividad

FASE II Evaluacin del Control Interno y Proceso de Auditora

FASE III Hallazgos

FASE IV Comunicacin de los resultados

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Auditora de Gestin Grupo #1

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Auditora de Gestin Grupo #1

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Ingeniero. Jorge Villavicencio

Carmen Pincay Parrales Jefe del Equipo de Auditora

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Manta, 09 de enero 2013

Seora Carmen Pincay Parrales Jefe de Equipo del Grupo #1 Ciudad.-

rea: Departamentos: Establecimiento: Fecha de inicio:

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Manta, 09 de enero de 2013 Oficio No. CFDJ-002

De: Para: Asunto:

Establecimiento: Departamentos: Fecha de inicio:

Carmen Pincay Parrales Jefe del Equipo de Auditora

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Carmen Pincay Parrales Jefe del Equipo de Auditora

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FAMILIARIZACIN Y REVISIN DEL PROCESO Y SU NORMATIVA

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Empresa: Direccin: RUC: Cdigo Mster: Accionistas:

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Departamentos Relacionados: Bodega y Compras

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REQUISITOS PARA SER UNA DISTRIBUIDORA AUTORIZADA POR CLARO

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Domicilio: Cantn Manta, Provincia de Manab.

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JEFE DE VENTAS CONTADOR

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Auxiliar de Compras y Bodega Jefe de Ventas Caunter