1gd-Gu-0001 Guia de Conservacion Preservacion para Los Archivos de La Policia Nacional

GUA DE CONSERVACIN PREVENTIVA PARA LOS ARCHIVOS DE LA POLICA NACIONAL
Octubre 10 de 2009
Gua Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional
Gua de Conservacin Preventiva para los Archivos de la Polica Nacional

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General Secretaria General rea de Archivo General Presidente de la Repblica Doctor LVARO URIBE VLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor GABRIEL SILVA LUJN Director General Polica Nacional Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General Mayor General RAFAEL PARRA GARZN Director de Seguridad Ciudadana Mayor General ORLANDO PEZ BARN Secretario General Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA Coordinacin General y Redaccin Mayor JOS HERNANDO MEDINA BERNAL Capitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZ Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ
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Aprobacin: 23-08-2010
CONTENIDO
Presentacin........ Introduccin.. 1. Generalidades............. 1.1 Objeto ...... 1.2 Normatividad.... 2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ... 3. Diagnostico Integral.......... 3.1. Cmo lo hago? .. 4. Sistema Integrado de Conservacin (SIC) 4.1. Principales Aspectos a Considerar 4.2. Estrategias o Programas de Conservacin.. 4.3. Sensibilizacin del Personal 4.4. Limpieza de reas y Documentos.. 4.4.1. Eliminacin del Polvo..... 4.4.2. Para recordar... 4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico 4.5.1. Control de contaminantes biolgicos 4.5.2. Uso y Manipulacin. 4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento... 4.5.4. Unidades de Conservacin: Materiales y diseo 4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones.. 4.7. Prevencin y Atencin de Desastres. 4.8. Otros Programas... 4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia . 4 6 7 7 7 9 11 12 13 14 14 15 16 16 16 17 19 20 20 21 21 22 23 23
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4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes. 5. La Conservacin en el Archivo de Gestin.. 5.1. Transferencia al Archivo Central. 6. La Conservacin en el Archivo Central. 7. La Conservacin en el Archivo Histrico..... 8. Pautas para la Consulta de Documentos.. 9. Programas de Conservacin Preventiva... 10.Glosario.. 11.Anexos... 11.2. Anexo 2. Instructivo 009 condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las
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11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos. 42 dependencias destinadas para archivos.... 56 11.3. Anexo 3. Acuerdo 050 Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo... 11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo 11.6. Anexo 6. Extintores.. 11.7. Anexo 7. Especificaciones de cajas y carpetas de archivo 62 67 75 76
11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernacin la solucin?............................................ 74
12. Bibliografa...
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PRESENTACIN
Para el Archivo General de la Polica Nacional, ha sido una preocupacin constante apoyar la conservacin de los acervos documentales de las unidades a nivel nacional. A pesar de los esfuerzos que se hacen continuamente para guiar a cada Direccin, Oficina Asesora, Regional, Departamento, Metropolitana, Escuela de Formacin o compaero que solicita asesora en el tema, seguimos encontrando mltiples unidades con las mismas carencias en materia de conservacin. El universo es comn, los problemas son los mismos y aunque las soluciones no siempre son iguales, si hay algunos parmetros establecidos que permiten a los funcionarios de los diversos archivos, tomar medidas muchas veces sencillas y eficaces, para garantizar la conservacin de la documentacin a travs del tiempo. La restauracin, ha sido y seguir siendo materia de profesionales en el tema, ya que como se evidencia en la mayora de casos, donde personas inexpertas han tratado de asumir este papel, las consecuencias pueden ser desastrosas. Sin embargo, la conservacin preventiva es un tema de todos, sin importar cual sea nuestra profesin, oficio o cargo dentro de una entidad y puede implementarse desde el mismo momento en que planeamos producir un documento, de manera que se reduzcan significativamente los factores de deterioro durante todo el ciclo vital. Con esta publicacin, se pretende guiar a aquellas unidades policiales y personas que han estado atentas a las directrices que en materia de archivos ha impartido la Secretaria General por intermedio del Archivo General, como duea del Proceso de Gestin Documental y regente de la poltica archivstica para la Polica Nacional, especialmente en lo relacionado con la conservacin de los documentos en todo su ciclo vital. Muchas son las preguntas que recibe el Grupo de Administracin y Conservacin Documental sobre el tema, es por eso que hemos hecho un esfuerzo por brindar respuestas a cada una de ellas; sin embargo, resulta insuficiente responder de manera aislada cuando las dudas que persisten son las mismas en todo la institucin. No estamos hablando de ideas o conceptos nuevos o revolucionarios que pretendan cambiar la concepcin de la conservacin preventiva en archivos. Se trata simplemente de una gua de conservacin preventiva para todo el ciclo vital de los documentos, con los mismos elementos y principios que ha tratado de aplicar el Grupo de Conservacin y Administracin Documental del Archivo General de la Polica Nacional y que al ser correctamente entendidos y aplicados, pueden reducir los deterioros que frecuentemente encontramos en nuestros archivos.
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Por otro lado, es necesario recordar que los seores Directores, Jefes Oficinas Asesoras, Comandantes de regionales, metropolitanas, departamentos de Polica, Directores de escuelas de formacin, y dems funcionarios tenemos el deber constitucional y legal de proteger, conservar y hacer difusin del patrimonio documental de los archivos de la institucin, incluso desde el mismo momento de su produccin o recepcin. Esta Gua presenta algunos elementos que podrn resultar de utilidad para el desarrollo de estas actividades y para controlar y evitar el gasto de grandes sumas de dinero en procesos posteriores de tipo correctivo. El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), definido en el anexo 12 de la Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental del Archivo General de la Nacin, puede constituirse en una herramienta segura para reducir los riesgos que terminen en intervenciones a nivel de restauracin, que sin duda alguna, resultaran siempre mucho ms costosas que la implementacin de estrategias de conservacin preventiva. A travs de una Gua de los aspectos que se deben tener en cuenta y de las labores a realizar con los documentos que se encuentran en cada etapa del ciclo vital (Archivo de Gestin, Central e Histrico), sin lugar a dudas, la funcin archivstica y la conservacin de la documentacin se ver fortalecida al interior de la Polica Nacional. Esta gua se desarroll con el fin de prevenir la prdida de informacin y generar conciencia en los funcionarios que no le dan la suficiente importancia a la documentacin que producen y almacenan, prestndole poco inters a la preservacin y conservacin de la informacin, argumentados en la falta de Instalaciones adecuadas para la ubicacin de los archivos y en la escases de elementos y materiales destinados para la conservacin de los documentos.
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA Secretario General
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INTRODUCCIN
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin Documental como el Conjunto de actividades administrativa y tcnicas, tendientes a la Planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.1 Con la promulgacin de la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, se establece la responsabilidad que tiene la administracin pblica y los funcionarios encargados de los diferentes archivos (Gestin, Central e Histrico), con respecto a la conservacin de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologas de avanzada. Esta ley en su titulo XI obliga a los archivos de la Administracin Pblica a implementar un Sistema Integrado de Conservacin. El Sistema Integrado de Conservacin se define como el conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final, o sea en cualquier etapa de su ciclo vital... 2 Con los programas que se formulen en esta gua basados en la conservacin preventiva, se evidenciara un proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que se contemplan manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especificas en edificios y locales, sistema de almacenamiento y depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores3 De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvo en cuenta los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nacin, su diseo obedece a una metodologa de construccin donde participaron algunos funcionarios adscritos al rea de Archivo General, bajo la orientacin de la Secretaria General.
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Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 3. Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 60. 3 Archivo General de la Nacin. Reglamento General de Archivos. Artculo 59. Pargrafo primero
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1. GENERALIDADES
1.1 Objeto La presente gua se compone por una serie de procedimientos que describen los lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de documentos; a su vez se tratan los factores externos como son la temperatura, humedad, luz, polvo, agentes biolgicos y otros, cuya accin ejerce una mayor influencia negativa sobre la conservacin del acervo documental de la institucin, as como la seguridad de los documentos ante el contacto con el agua, el fuego, los ataques subversivos y los fenmenos naturales. Para esto fue necesario buscar alternativas que permitieran la adopcin de medidas encaminadas a prevenir el deterioro y que posibiliten continuar disponiendo de la informacin en la institucin. 1.2 Normatividad Constitucin Poltica de Colombia artculos 15, 74 Ley 4 de 1913 Obligacin de las entidades oficiales con relacin a inventarios de documentos de archivo, acceso a los documentos pblicos art. 289, 315, 316, 320 y 337. Ley 43 de 1913. Provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales. Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 489 de 1998. Establece la creacin del sistema general de informacin administrativa del sector pblico, y se indica que toda entidad pblica debe tener un sistema interno de Gestin Documental y Archivos como parte del sistema de informacin administrativa del sector pblico (Artculo 36 y 37). Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones. (Articulo 18) Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el proceso de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados.
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Decreto 3354 de 1954. Podrn microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trmite normal y los que encontrndose en trmite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservacin y autenticidad; pero no podrn ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmacin cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta ntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteracin, con pena de perder su valor probatorio. Acuerdo 011 de 1996 AGN. Establece criterios de conservacin y organizacin. Acuerdo 47 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el acceso a los documentos de archivo del Reglamento General de Archivo sobre restricciones por razones de conservacin. Acuerdo 048 de 2000 AGN Desarrolla el artculo 59 del captulo 7 conservacin de documentos y del reglamento general de archivos sobre conservacin preventiva, conservacin restauracin documental. Acuerdo 049 de 2000 AGN. Por el cual se desarrolla el artculo del Captulo 7 Conservacin de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 050 de 2000 AGN. Desarrolla el artculo 64 del ttulo VII conservacin de documentos del reglamento general de archivos sobre prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgos. Acuerdo 056 de 2000 AGN. Sobre acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002 AGN. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002 AGN. Desarrolla el artculo 15 de la ley general de archivos sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y los archivos. Circular 01 de 2003 AGN. Organizacin y conservacin de los Documentos de archivo. Instructivo 009 de 2009 PONAL. Condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las dependencias destinadas para archivos
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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, fue emitida con el propsito de establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, teniendo como mbito de aplicacin a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por dicha Ley. Desde el momento de la emisin de la Ley, se ha hecho un esfuerzo grande por lograr que las entidades cumplan con las responsabilidades y tareas que les han sido otorgadas. Dentro de estas se encuentra la de preservar la documentacin. Aunque para algunos la conservacin es un proceso aislado, los esfuerzos del Archivo General de la Nacin por rescatar la importancia de la conservacin como elemento de la funcin archivstica, han dado frutos. Sin embargo, aun falta trabajo por desarrollar, ya que todava existen archivos en manos de personas con buena voluntad, pero sin los conocimientos bsicos para llevar a cabo procesos que aunque son sencillos, generan grandes beneficios para los documentos. Algunas veces se piensa que solo la documentacin clasificada como histrica o "antigua" amerita un tratamiento especial, por lo que se descuida la que a diario se produce o recibe en nuestras oficinas. Sin embargo, es bueno meditar en el recorrido que han tenido esos documentos "especiales" que hoy consideramos dignos de conservar. Alguna vez fueron producidos, probablemente durante el desarrollo de tareas administrativas propias de la institucin y pasaron por un archivo de gestin, que si bien en ese momento no reciba tal nombre, si cumpla sus funciones y lentamente fue transcurriendo por las diferentes etapas hasta culminar su ciclo en un archivo central. Es aqu donde empezamos a valorar toda la documentacin desde el primer momento, tomando en cuenta la importancia de cuidar tanto las comunicaciones producidos en los archivos de las Estaciones como en los Departamentos de Polica. El Archivo General de la Polica Nacional, a travs de su Grupo de Administracin y Conservacin Documental, ha buscado la manera de brindar asesora a todas las unidades policiales, con el fin de ayudarles a conservar de manera adecuada sus archivos. Sin lugar a dudas, una parte importante de esos archivos lo constituyen todos aquellos documentos susceptibles de ser declarados como bienes de inters institucional. Este es un campo al que se le haba dado importancia desde el punto de Una forma importante de conservar el pasado es vista de la restauracin, con las labores de precisamente a travs de Los documentos que consignan recuperacin de los fondos documentales. el devenir histrico de las sociedades Nuestra institucin logra asegurar que sus nuevos policiales sean portadores de su doctrina y legado cultural mediante procesos de apropiacin y sentido de pertenencia. Por eso, es necesario cultivar una conciencia institucional para preservar la informacin. Una forma importante de conservar el pasado es precisamente a travs de los documentos que consignan el devenir
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histrico de las unidades, y que son testimonio de hechos que forman parte de nuestras vivencias policiales y se constituyen por s mismos en portadores de valores histricos de referencia material y tecnolgica. Aqu yace la importancia de conservar los documentos en todas sus etapas del ciclo vital. Debido al gran volumen documental, la restauracin resulta sumamente costosa e insuficiente ya que en muchas ocasiones los daos resultan irreversibles, la informacin se pierde aunque los soportes puedan recuperarse parcialmente y la cantidad de profesionales en la institucin, preparados en este campo resulta bastante limitada e insuficiente en proporcin al volumen documental de la Polica Nacional. Por fortuna, cada vez cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento. La conservacin preventiva se refiere a "las estrategias de orden poltico u operativo que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia. Estas acciones van dirigidas al entorno ambiental y al sistema administrativo en el cual los materiales se hallan inmersos" ; en otras palabras, "contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en edificios y locales, sistemas de almacenamiento y deposito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico entre otros factores". Para implementar medidas de conservacin preventiva, es necesario enmarcarlas dentro de un programa integral de conservacin, que debe contemplar la orientacin, planeacin y diseo de estrategias que de manera directa o indirecta contribuyan con la conservacin del material que custodia y/o produce cada unidad. Para llevar a cabo este propsito en lo que concierne a los bienes documentales, es necesario estructurar un plan de trabajo que nos oriente adecuada y certeramente en la aplicacin de las estrategias para su desarrollo y as lograr nuestro objetivo principal: los archivos al servicio del cliente interno y externo. Por lo tanto, se requiere ser conscientes de la responsabilidad y el compromiso con la unidad, los compaeros y la institucin a la cual estamos vinculados. Esta toma de conciencia es a la vez, un compromiso moral, hacindose participe en la recuperacin del patrimonio documental, meta que se lograra de una parte, atendiendo a las realidades de nuestro polica y de otra, con la puesta en prctica de las estrategias investigadas en el campo de la conservacin preventiva.
Cobra ms importancia el desarrollo de la conservacin preventiva como la nica instancia aplicada al manejo de grandes volmenes documentales con caractersticas heterogneas, pues propone soluciones generales de mantenimiento.
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3. DIAGNOSTICO INTEGRAL
La evaluacin de un archivo y de las condiciones que inciden en la conservacin, mantenimiento y control del acervo que custodia, es una herramienta fundamental para garantizar la preservacin de los documentos, los cuales son fuente de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria histrica de la Nacin y garante de derechos y deberes ciudadanos al dar cuenta de las actuaciones de las instituciones. La falta de organizacin as como las deficiencias en las reas de depsito y la carencia de sistemas de proteccin, tanto en los archivos de Gestin como en los Centrales e Histricos, propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnstico integral. Este ser la base a partir de la cual se formulen las medidas de conservacin preventiva que deben aplicarse en los archivos. Proponemos esta metodologa para determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden en la conservacin de la documentacin, haciendo especial nfasis en la evaluacin y control de las situaciones administrativas, las condiciones ambientales y las caractersticas de la documentacin, abordando la problemtica derivada de la carencia de organizacin archivstica y la acumulacin de alteraciones que afectan los soportes. EI diagnstico garantiza: Una visin completa de la situacin en la que se encuentra el archivo pues contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su organizacin. Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables que inciden en la preservacin, desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta sus especificidades pues se evala el estado de conservacin por medio del deterioro presente en los documentos. Permite la formulacin de programas de conservacin preventiva, dirigidos a la correccin, mantenimiento y control, basados en el conocimiento de los factores involucrados, priorizando los relevantes. Facilita los procesos de gestin documental que deben formular los archivos atendiendo a los principios rectores de la archivstica de procedencia y orden natural, y al ciclo vital de los documentos. Contribuye en la planificacin dando la posibilidad de tomar decisiones administrativas, permite proyectar presupuestos para la adquisicin de materiales e insumos y tomar los correctivos que se deben adoptar a nivel de planta fsica basados en la determinacin de necesidades precisas. Posibilita la prestacin de un servicio eficaz y eficiente tanto del archivo como de la entidad en general.
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3.1 Cmo lo Hago?

El Archivo General de la Nacin de Colombia atendiendo al desarrollo de la poltica de salvaguarda, conservacin, recuperacin y acceso a la informacin custodiada por los archivos y en busca de su articulacin para alcanzar el objetivo comn de hacer de estas instituciones centros de informacin para la administracin y la cultura, proporciona por medio de la publicacin Pautas para Diagnstico Integral de Archivos, una propuesta metodolgica enfocada a la ejecucin de procesos de diagnstico integral. EI diagnstico parte de la identificacin de las caractersticas particulares y del estudio de los aspectos en los cuales se encuentran los archivos y que revisten mayor impacto, para luego de forma Interrelacionada, poder establecer las deficiencias y las oportunidades de manejo. As, se podrn identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones pertinentes, por medio de la formulacin de estrategias, la planeacin y consecucin del mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones de los archivos. La metodologa que se propone basa sus resultados en el anlisis pormenorizado de tres grandes bloques temticos: la identificacin de la entidad y del archivo, la determinacin de su infraestructura fsica y las caractersticas que posee la documentacin punto en el cual se incluyen el inventario, medios de organizacin y finalmente las caractersticas y estado en el cual se encuentra la documentacin. Esta forma de visualizacin, permite desde el propio desarrollo de los formatos, entender como estos componentes que a simple vista podran pasar desapercibidos, son los que tendrn impacto en mayor o menor proporcin y finalmente son los que llegan a determinar el estado de conservacin de los bienes documentales. La propuesta de aplicacin que presenta el Archivo General de la Nacin, surge de los planteamientos inciales que se formularon en el "Sistema integrado de Conservacin", los cuales han logrado enriquecerse con la participacin de profesionales en restauracin, quienes proporcionan medios con los cuales se realizan clculos y anlisis automatizados que de otra forma serian complejos. Esta herramienta aplica principios estadsticos y toma como punto de partida, las necesidades de ejecutar un procesamiento ordenado de datos y graficar las variables que determinan el estado y nivel del deterioro de los documentos. La experiencia acumulada en los aos de funcionamiento del laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin, obtenida con los aportes de restauradores, especialistas en encuadernacin, bilogos, microbilogos y qumicos, permiten tener la certidumbre que con la aplicacin y anlisis juicioso de la informacin recopilada en los formatos, se lograra una mejor comprensin de las situaciones que afectan e inciden en un archivo. As, ser posible desarrollar planes y programas a fin de lograr la adecuada conservacin, organizacin y salvaguarda en los archivos; garantizando el acceso a la informacin y siendo de garantes de los derechos colectivos. Las unidades que requieran realizar el diagnostico integral de archivo, deben diligenciar los formatos que se encuentran plasmados en la publicacin Pautas para Diagnstico Integral de Archivos del AGN. Desde esta ptica se garantizara, la preservacin y conservacin del legado documental presente en los archivos de la Institucin.
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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)

Este debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa general planeado de acuerdo con las necesidades de conservacin determinadas a travs de un diagnstico integral, el personal y los recursos disponibles, deber prever los costos dentro de los proyectos de inversin institucional; un nuevo frente de trabajo dentro de los desempeos de la instituciones. EI SIC no puede depender nicamente del responsable de archivo o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde jefes de Gestin Documental, Comandantes de Regionales, Departamentos, Metropolitanas y Directores; y mantener constantemente un proceso de sensibilizacin a todo nivel, para concientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de la institucin.
El Sistema Integrado de Conservacin (SIC), contemplado dentro de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, en el capitulo XI, se define como el "Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su periodo de vigencia, hasta su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital". La implementacin del SIC es obligatoria en aquellas entidades pblicas o privadas que cumplen funciones pblicas. Un Sistema Integrado de Conservacin pretende integrar las tcnicas archivsticas con las herramientas de conservacin a fin de ofrecer una metodologa que pueda ser aplicada a cualquier documentacin en su ciclo vital, desde su produccin hasta su disposicin final. Es importante anotar que el SIC en cada unidad, debe plantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos factores intrnsecos y extrnsecos de deterioro que pueden estar afectando la documentacin y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias.
Conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo total. Es importante anotar que el SIC en cada entidad debe plantearse de acuerdo con las necesidades propias.
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4.1. Principales Aspectos a Considerar

Para disear el Sistema Integrado de Conservacin, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos, de modo que se construya un sistema que se ajuste a las necesidades especficas y permita la correccin de las falencias que cada unidad tenga a nivel de conservacin: Caractersticas tcnicas y funcionales de la documentacin como cantidad, tipo, tecnologa e importancia. Particularmente se deben contemplar los soportes diferentes al papel en los cuales se est consignando actualmente la informacin como los disquetes, las microfichas y las cintas de video, entre otros Conocimiento de los factores de deterioro de los Bienes Documentales y sus mecanismos de control. Slo en la medida en que se conozcan y entiendan los procesos de deterioro se podrn tomar medidas preventivas o correctivas segn las necesidades que existan. Conocimiento y manejo de las leyes y normativas existentes sobre direccin y mantenimiento de los bienes de archivo. Especficamente se deben considerar las normas sobre acceso a la informacin y eliminacin documental, puntos muy relacionados con el mantenimiento fsico de la documentacin. Es importante en este punto, que la unidad aproveche las herramientas que brinda el Archivo General de la Nacin a travs de sus publicaciones, las visitas de asistencia tcnica y los acuerdos que en temas de conservacin se han producido.
4.2. Estrategias o Programas de Conservacin

Las estrategias o programas de conservacin se formulan con el propsito de desarrollar soluciones integrales de conservacin y teniendo en cuenta los factores de alteracin presentes y la intensidad de su manifestacin. Contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Su aplicacin debe ser continua desarrollando acciones, formulando estrategias y proyectos, ejecutando procesos y procedimientos permanentes tanto para prevenir el deterioro como para corregirlo. Estas estrategias debern ajustarse dependiendo de las necesidades particulares, el presupuesto y las posibilidades reales de la unidad para ejecutarlos. No pueden convertirse de ningn modo en camisa de fuerza, sino mas bien cada unidad determinara cuales son las que debe implementar e incluso si requiere de otras para satisfacer sus propias necesidades. En otras Palabras, es a partir del diagnstico integral que se definen los programas requeridos.
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En trminos generales los programas de conservacin consisten en: Sensibilizacin del personal Migracin de la informacin a otros soportes (tanto para documentos en papel, como electrnicos) Monitoreo y control ambiental y biolgico Limpieza de reas y documentos Uso y manipulacin (materiales, mtodos y funcionalidad de unidades de almacenamiento) Inspeccin y mantenimiento de instalaciones Prevencin y atencin de emergencias. Es importante recalcar que el diagnstico integral es un programa prioritario que no se incluye en esta gua por ser tema especifico de una ya existente (Pautas para el diagnostico integral de archivos, publicacin elaborada por el Archivo general de la Nacin); pero que es la base para la formulacin de los programas requeridos que funcionan conjuntamente y no de manera aislada o individual.
4.3. Sensibilizacin del Personal

A travs de esta estrategia, se busca concertar mecanismos y acciones para el reconocimiento y valoracin de las fuentes documentales y para crear conciencia sobre la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos. Las acciones que se desarrollen deben ser dirigidas a todo el personal de los archivos y a sus usuarios. Se har especial nfasis en las diferentes instancias en las que se establecen y aplican los Programas de Gestin Documental y tambin en las que involucran prstamo, consulta y reprografa, ya que en todas ellas est involucrada la manipulacin de la documentacin. Esta sensibilizacin se puede lograr a travs de la programacin de capacitaciones para los funcionarios, actividades ldicas o incluso resultan de gran utilidad manuales didcticos y cartillas.
Sensibilizacin del personal (Capacitacin)
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4.4. Limpieza de reas y Documentos

Limpieza de Documentos
incluir tanto el control de la carga de polvo (evitando que se acumulen gruesas capas del mismo sobre estantes, cajas y documentos) y en control de factores que pueden ocasionar la aparicin de contaminantes de tipo biolgico. La limpieza debe ser permanente y peridica. Especficamente para las reas de depsito, se debe procurar realizar una limpieza en seco y en hmedo por lo menos una vez al mes y debe registrarse en formatos diseados con el fin de hacer seguimiento y control del programa de limpieza.
La limpieza de reas y documentos es una de las principales estrategias a desarrollar en materia de conservacin preventiva. Debe 4.4.1. Eliminacin del Polvo
El polvo que ingresa a los depsitos de archivo y se almacena sobre estanteras, cajas, carpetas y documentos, puede generar procesos de corrosin de los soportes que asociados con una humedad relativa y temperatura elevadas, llegan a favorecer la acidificacin y la aparicin de deterioros fsicos y qumicos que en las mayora de los casos resultan irreversibles. Por otro lado, la presencia de polvo, guarda una estrecha relacin con agentes biolgicos entre los que se encuentran caros y esporas de hongos y bacterias, que a travs de diversos procesos, generan manchas de diversos colores y degradacin de fibras, cargas y encolantes, componentes principales del papel. 4.4.2. Para recordar Un buen programa de limpieza puede ser la formula ms eficaz para prevenir problemas de deterioro en la documentacin, reduciendo as las probabilidades de tener que recurrir a grandes gastos de dinero y tiempo en procesos de restauracin. EI objetivo es aplicar procesos de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las reas de depsito y manejo documental. Por ello, est dirigido al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin.
Eliminacin de polvo con aspiradora de cepillo
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Es muy importante que se adopten las medidas de seguridad industrial para los funcionarios encargados de estas actividades. La limpieza de reas y depsitos no se debe hacer con productos que aporten humedad a los ambientes. Es necesario que las labores de limpieza se basen en un instructivo de limpieza de reas y documentos. EI Archivo General de la Nacin desarrollo un instructivo con las pautas mnimas a tener en cuenta, que podr ajustarse de acuerdo a necesidades particulares siempre siguiendo los lineamientos del ente rector. Es necesario tener en cuenta que solo ser para los espacios, NUNCA para la documentacin, pues esta, requiere de un trabajo realizado por profesionales que puedan controlar los efectos de los productos y procesos sobre los soportes.
Clasificacin y Recuperacin del patrimonio Documental
4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico

Para lograr una buena conservacin, es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilacin y contaminantes atmosfricos), en particular en reas de depsito documental, consulta, limpieza y procesos tcnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biolgicos. EI monitoreo y control de las condiciones ambientales y biolgicas debe estar a cargo del personal responsable del mantenimiento y la custodia de la documentacin, aunque es importante anotar, que todo aquel que manipula la documentacin en cualquier momento deber velar por su preservacin y notificar a los responsables en caso de hallar factores que estn causando deterioro o puedan hacerlo a largo plazo.
Termohigrmetro: Para medicin de humedad relativa y temperatura
Es importante evaluar el entorno climtico segn la ubicacin geogrfica del archivo, determinar los valores y fluctuaciones de las condiciones ambientales y su influencia en la conservacin de la documentacin, utilizando equipos para la medicin y registro de las condiciones ambientales: luxmetro, monitores UV, termohigrmetro, datalagger, entre otros; Una vez se evalen las condiciones y se tenga un buen entendimiento del comportamiento climtico dentro y fuera del
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archivo, ser necesario adoptar medidas correctivas o preventivas como el uso de filtros de control UV, persianas, humidificadores o deshumidificadores (segn el caso), ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, anjeos y filtros de polvo, entre otros. Para tener un programa de control de condiciones ambientales no es indispensable contar con equipos de ltima tecnologa en grandes cantidades, ya que en lugar de invertir gran presupuesto en equipos, es preferible hacer mediciones puntuales con pocos equipos muy bien calibrados y que el personal sepa utilizar y contar con los recursos necesarios para el control de las condiciones, ya que la toma de datos no es por s sola una solucin. Es necesario recordar que NO siempre podr lograrse que los archivos cuenten con las condiciones ideales, estipuladas en el Acuerdo 049 de 2000; en esos casos, se deber controlar ms que el lograr la temperatura y la Deshumidificador humedad relativa ideales, los niveles de fluctuacin, que no debern exceder los 3 4C y el 5% diario; ya que el papel por su naturaleza, tendera siempre a amoldarse a las condiciones exteriores, por lo tanto una fluctuacin mayor a la ya indicada, producir cambios estructurales muy fuertes que terminaran deteriorando el soporte. La accin ms notoria de la humedad relativa, en conjunto con la temperatura, es el deterioro biolgico ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos, as como la proliferacin de insectos. Dependiendo de la humedad relativa, se puede generar resequedad en la documentacin (perdida de la humedad estructural), reblandecer encolados y pulverizar los soportes. (vase anexo 4) La ventilacin es un factor determinante para la buena conservacin, por ello, debe contarse con sistemas de ventilacin naturales o mecnicos (como extractores o ventiladores) que ayuden a controlar los efectos de la temperatura y la humedad relativa. Es necesario que se garantice la renovacin continua y permanente del aire. En casos en los que no se alcanzan los rangos recomendados, la ventilacin se convierte en un aliado estratgico. La ubicacin de las cajas y estantes dentro del archivo, deber permitir una adecuada ventilacin, por esto se recomend anteriormente que la estantera nunca quede recostada sobre los muros. Es importante anotar, que la solucin ideal para los problemas de temperatura y humedad no est directamente relacionada con la instalacin de aire acondicionado. A menos que pueda garantizarse que funcionara las 24 horas del da de manera que no ocasione fluctuaciones por encima del rango permitido, es preferible buscar mtodos de ventilacin sencillos pero eficaces, como el uso de ventiladores mecnicos en los espacios y extractores. Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es la iluminacin. Las radiaciones visibles y an ms las
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invisibles tienen efectos dainos sobre la celulosa, por ende, la radiacin visible lumnica deber ser igual o menor a 100 lux. En caso de que el espacio cuente con claraboyas o ventanales, estos debern ser protegidos con filtros U.V. Es indispensable evitar la incidencia directa de la luz sobre los documentos. La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada. En trminos ideales, los depsitos de archivo, no deberan tener ventanales por donde ingrese luz natural, y la ventilacin debera garantizarse por otros medios. Sin embargo, en casos donde se requiere adecuar los espacios ya existentes, podr pensarse en soluciones alternativas como las ya propuestas o con persianas (no cortinas de tela, que conservan grandes cantidades de polvo) que se mantengan cerradas. 4.5.1. Control de contaminantes biolgicos
La luz deber ser encendida nicamente cuando deba ingresar personal a buscar documentacin, el resto del tiempo deber permanecer apagada
La estrategia debe incluir la aplicacin de mecanismos de inspeccin, control y erradicacin de agentes biolgicos en reas y documentos; que pueden producirse debido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza. Cuando hablamos de agentes biolgicos incluimos: hongos, bacterias, insectos, roedores y aves entre otros. Esta estrategia ser dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin. Aunque tambin incluir al pblico que consulta, de manera que se prevengan hbitos que promuevan la formacin o aparicin de deterioro de este tipo (como el ingerir alimentos dentro de las zonas de depsito o consulta, y el pasar las pginas remojando el dedo en saliva). Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos: Evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad del agente contaminante. A islar el material contaminado (separarlo fsicamente, pero conservando la armona del (los) expedientes y del inventario, a partir del uso de folios testigo y referencias cruzadas),
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin (poda de jardines y arboles). Instalar elementos de proteccin contra contaminantes atmosfricos en los espacios, como por ejemplo rejillas, mallas, anjeos, entre otros. En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador deber
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realizar el tratamiento individual con productos y procesos tcnicos. Debe contarse con un cronograma de saneamiento ambiental y desinfeccin, desinsectacin y desratizacin de reas. 4.5.2. Uso y Manipulacin Esta estrategia implica tomar en cuenta los materiales y mtodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Para lograr una mejor conservacin, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseos, que deben adaptarse a los documentos y no viceversa. 4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento Es indispensable el uso de mobiliario y unidades de conservacin acordes con la cantidad, formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Para la adquisicin de las unidades correctas, es indispensable el trabajo en grupo con el personal responsable de compras de la unidad, que debe estar consciente de la importancia que reviste en el tema de archivos el uso de materiales calidad archivo.
Mobiliario diseado para el almacenamiento de planos y mapas
Se requiere: Asociar los procedimientos de almacenamiento con los lineamientos archivsticos y mas especficamente con los procesos de Gestin Documental y el ciclo vital; es decir, desde el mismo momento de la produccin del documento deber contemplarse el uso de carpetas y cajas o archivadores segn sea el caso. Organizar, inventariar y clasificar el archivo, pues la organizacin no consta nicamente de almacenar en cajas y carpetas, sin control alguno. Determinar previamente el nmero total o aproximado de los documentos y de las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental y proyectar el crecimiento del volumen de documentacin de acuerdo con las tablas de retencin documental y las transferencias programadas. Identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas y formatos especficos, para disear o adquirir unidades que respondan a las necesidades particulares. Determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario. Adquirir mobiliario (estantera, planotecas, archivadores) y unidades de conservacin adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos), que cumplan
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con los estndares de calidad establecidos por organismos reconocidos, entre ellos el AGN. Es importante anotar que el empaste no se debe considerar como una medida de conservacin, debido a que en la mayora de los casos, presenta problemas relacionados con el tipo de materiales utilizados (adhesivos cidos) y tcnicas (perforacin de los folios y de prdida de informacin, poco espacio entre mrgenes y comienzo del empaste, lo que dificulta la consulta, entre otros). Por otro lado, no debe contemplarse aun cuando se garantice la calidad de los materiales si aun no se han realizado procesos archivsticos y si las Tablas de Retencin Documental de la entidad no han sido adoptadas o implementadas, ya que si requiere llevar a cabo procesos de microfilmacin o digitalizacin, es imposible hacerlo sin desempastar, por lo que si se empasta previamente se perder el tiempo y el dinero invertido, y sobre todo se ocasionaran deterioros innecesarios. (Vase anexo 2) 4.5.4. Unidades de Conservacin: materiales y diseo EI Archivo General de la Polica Nacional a partir del trabajo realizado por el Grupo de Administracin y Conservacin Documental, ha observado como las cajas y carpetas para archivo, son unidades de conservacin que ofrecen mejores garantas preventivas para los documentos de la institucion. A partir de la experiencia y debido a la necesidad de las diversas instituciones tanto pblicas como privadas, el Archivo General de la Nacin de Colombia, sustentado en la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte de papel, donde se especifican las caractersticas de calidad que deben cumplir los materiales con que se fabrican las cajas y las carpetas que van hacer utilizadas por los diferentes archivos del pas. (Vase anexo 7)
4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones

Con esta estrategia se busca aplicar mecanismos y sistemas para el control de las instalaciones en particular de las reas de manejo documental, debido a la existencia de espacios inadecuados para el depsito de los documentos, la falta de capacitacin del personal sobre aspectos de conservacin preventiva y el deficiente mantenimiento de las edificaciones. Es necesario: Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y acabados del edificio. Identificar regularmente factores de alteracin: redes de energa, conduccin de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que Puntos muertos donde se acumulan polvo y suciedad acumulen polvo y mugre.
(Espacio entre ladrillos)
Conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de alteracin.
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A partir de los resultados de la inspeccin, definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparacin, renovacin o incluso de reubicacin de los espacios de archivo. Aplicar el programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin y hacer seguimiento, para establecer si es til o debe replantearse. Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidrulicas y/o elctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeos problemas puedan aumentar debido a la demora en la correccin de dichos percances.
4.7. Prevencin y Atencin de Desastres

Existen muchos factores de riesgo tanto internos como externos a las colecciones y depsitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamente planeada y divulgada para que todo el personal sepa cmo actuar en caso de desastre. Se debe prever la actuacin en tres instancias: prevencin (antes), preparacin (durante) y respuesta (despus) ante diversas situaciones como emergencias, desastres y acciones terroristas, entre otras, contemplando la proteccin del personal y del acervo documental. Se considera pertinente abordar los Artculos 2 y 3 del Acuerdo 050 de 2000, Por el cual se desarrolla el Artculo 64 del Titulo VII "Conservacin de Documentos", y del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo": Artculo 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para Los acervos documentales y la edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin. Pargrafo: El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las unidades por los Comit de prevencin o de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin y recuperacin. Artculo 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se
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establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias. En trminos generales los archivos debern contar con suficientes extintores (preferiblemente de agente extintor limpio CO2 y no de agua ya que el dao del agua sobre las tintas solubles es irreversible, mientras que el efecto del agente extintor limpio CO2 podr tratarse en procesos de conservacin una vez haya pasado la emergencia), para cubrir toda la zona de depsito. Para la seleccin de los lugares donde se ubicaran en el edificio, debern tenerse en cuenta las siguientes pautas: La distribucin deber ser uniforme. Debern ser visibles fcilmente a todas las personas. Los lugares debern ser de fcil acceso y libres de bloqueo por almacenamiento y/o equipos. Debern ubicarse cerca de los corredores utilizados con frecuencia. Debern ubicarse cerca de puertas de entrada y salida. El lugar deber estar libre de un potencial riesgo de dao fsico. (vase anexo 3)
Extintor de Solkaflam
4.8. Otros Programas
Aunque se han mencionado las principales estrategias implementadas par el Archivo General de la Nacin, de acuerdo con las necesidades particulares de la unidad, hay otras estrategias y programas que pueden aplicarse y que tambin redundaran en grandes beneficios en caso de ser bien enfocadas. Entre estas encontramos: 4.8.1. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia EI objetivo es normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma produccin, a travs de las oficinas de Radicacin y Correspondencia de las unidades. De esta manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo documental en la unidad. Es necesario comenzar a implementar procesos de conservacin durante el flujo documental en sus tres etapas, para lo cual se requiere la aplicacin del Manual de Correspondencia (MACO) que establece las pautas que debern ser cumplidas por todas las reas, en los siguientes aspectos:
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Normalizacin en la produccin de tipos documentales: mrgenes, uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino (pH 7), gramaje de mnimo 75 g/m, fotocopiado de los documentos enviados por fax y uso de tintas estables de escritura e impresin. Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre originales y uso de AZ. En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena). Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa.
Muebles con compartimentos (tipo colmena)
4.8.2. Migracin de la informacin a otros soportes Los procesos de conservacin preventiva tanto para el original como para las reproducciones, debe normalizarse, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir durante y despus de los procesos de migracin o reproduccin (microfilme, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.). La estrategia debe enfocarse hacia el personal a cargo de la manipulacin de los documentos en procesos reprogrficos, al personal de depsito (archivo), servicios al pblico y a los usuarios. Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la documentacin previamente, teniendo en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservacin durante y despus del proceso de migracin. As mismo es de suma importancia capacitar al personal involucrado sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como manipulacin y desempaste, si llega a requerirse este proceso aunque lo ideal es evitarlo.
Scanner para la digitalizacin de documentos
En el tema de la reproduccin documental, es necesario recalcar que esta debe hacerse con un objetivo especfico. De ninguna manera puede convertirse en una moda o en un gasto sin un propsito. Adems, es muy importante tener en cuenta que debe realizarse cuando la documentacin cuenta con organizacin desde el punto de vista archivstico.
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EI Sistema Integrado de Conservacin, aplicado durante todo el ciclo vital de los documentos y sincronizado con todos los procesos de organizacin, incluyendo la elaboracin de TRD y TVD en el caso de los fondos acumulados, redundara en la proteccin de los archivos administrativos e histricos de la institucin y aportara las herramientas requeridas para una adecuada conservacin del patrimonio documental de la Polica Nacional. Es importante tener claro que ningn proceso Equipo de Microfilmacin que se realice de manera independiente puede tener buenos resultados; un sistema integrado de conservacin realizado de manera aislada o solo al momento de realizar una transferencia al archivo central o histrico, no garantizara la conservacin; la elaboracin de TRD, sin adoptarlas e implementarlas junto con buenas prcticas de manipulacin y uso, tampoco revisten valor alguno, pues terminan por convertirse en un documento mas. El poseer estantera, cajas y carpetas, en todos los archivos, sin tener en cuenta los procesos de organizacin y los principios de orden original y procedencia, no hace ms que una bonita fachada para un fondo acumulado, donde es imposible encontrar los documentos en el preciso instante en que se requieren. Por este motivo a continuacin, se ponen a disposicin de los responsables de archivo de las unidades, las medidas bsicas que debern implementarse durante cada etapa del ciclo vital. En algunas ocasiones, los pasos son casi exactos o incluso se repiten, por lo que es necesario que todos los principios envueltos en el tema de la Conservacin Preventiva se inculquen en los funcionarios responsables no solo de custodiar, sino de producir documentos. Los buenos hbitos se inculcan y se aprenden, pero tambin es fcil que se d el proceso inverso y terminemos olvidando las buenas costumbres, para regresar a esos viejos hbitos que han ocasionado grandes prdidas a la memoria documental e histrica de muchas instituciones. Por esto es necesario un esfuerzo arduo y constante de todos los actores involucrados en los archivos.
Lector Digitalizador
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5. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO DE GESTIN

"Es importante tener presente que desde el punto de vista archivstico no existe mejor organizacin que la creacin de los documentos estrictamente necesarios. Esta es una forma de garantizar la conservacin de aquellos documentos que as lo requieren, pues va a ser menor el volumen de documentos que ingresan a los archivos, lo cual implica manejos ms racionales de las condiciones de espacio y almacenamiento". EI Archivo de Gestin "comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o tramite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados"4. En esta fase se desarrollan los procesos de produccin, recepcin, distribucin y tramite. Es importante aclarar, que aunque dentro del Programa de Gestin Documental existe el proceso de conservacin, es desde la misma produccin cuando se deben aplicar principios de conservacin preventiva para lograr una adecuada preservacin del acervo documental. La conservacin debe comenzar tomando en cuenta la importancia de usar materiales de buena calidad (calidad archivo), en lo referente al papel (preferiblemente libre de acido o de naturaleza neutra) y tintas (no acidas, insolubles en agua luego de aplicadas y qumicamente estables); as mismo, la estructura de los documentos (mrgenes) tambin deben ser reguladas con el fin de evitar problemas en el momento de almacenar. Existen Normas Tcnicas de Calidad (NTC 4436: "Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad", y la NTC 2223: "Equipos y tiles de oficina. Tinta liquida para escribir") que regulan estos materiales y que deben tomarse en cuenta a la hora de hacer la eleccin de los mismos, para evitar problemas en el futuro.
Eliminacin de Gancho de cosedora, Legajadores metlicos y clips
Es indispensable que las unidades se mantengan informadas sobre la publicacin de normas relacionadas con el tema, de manera que siempre estn al da y cumpliendo con ellas. Juegan aqu un papel importante las oficinas responsables de compras en cada unidad. En segunda instancia, la manipulacin y almacenamiento de los documentos aun dentro de esta etapa del ciclo vital, son factores determinantes en la preservacin de los archivos. Es importante que en las oficinas se eliminen practicas tan dainas para los documentos como la perforacin de los documentos y el uso de material metlico como ganchos legajadores, clips y grapas, entre otros y sean reemplazados por elementos plsticos (o al menos que tengan recubrimiento plstico) aun cuando su costa pueda resultar algo superior. Es necesario recordar, que la correccin de problemas y deterioros generados por estos elementos resultara sin duda alguna mucho ms
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Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23
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costosa (segn los expertos el costo puede resultar hasta 3 veces mayor). Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ o carpetas de yute. Practicas como esta, sumadas a la falta de regulacin en las mrgenes de los documentos, causan la perdida de soporte y de informacin dentro de los documentos. Lo ideal es no perforar ningn documento (salvo contadas excepciones como los documentos contables, que sern determinadas al interior de la unidad, por el respectivo Comit de Archivo y por exigencias formativas, ms no por simple preferencia de los funcionarios). En caso de requerir este sistema de almacenamiento, ser necesario utilizar ganchos legajadores plsticos (disponibles en el mercado) y asegurar que las mrgenes no ocasionen perdida de informacin una vez sean perforados.
Actualmente, la mayora de documentos son perforados con el fin de ser almacenados dentro de AZ, causando la prdida de soporte y de informacin dentro de los documentos.
Para el tema de la perforacin es necesario hacer una sensibilizacin al interior de la unidad, ya que la concepcin comn de que el documento que no se legaje est en riesgo de perderse, es el denominador comn en las entidades pblicas y privadas. Sin embargo, dicha prctica no garantiza que un documento no pueda extraerse de un expediente, incluso, cuando se trata de AZ, por la gran cantidad de folios, aumenta la posibilidad de que la dificultad de manipulacin, conlleve a arrancar los folios. Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal, como se muestra en la fotografa. Esta medida es de carcter temporal, ya que asla los folios del material metlico, pero debe recordarse que al momento de transferir la documentacin, deber ser eliminado todo el material metlico. Cabe anotar que esto ser responsabilidad de cada funcionario y no del personal del archivo central.
Cuando se requiere unir varios folios con un gancho de grapadora puede implementarse el uso de una pequea pestaa de papel blanco que evite el contacto entre los folios y el metal.
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Al momento de almacenar, es importante tener en cuenta las dimensiones de la documentacin, si existen varios formatos debe tomarse el mayor como referencia para la adquisicin de la carpeta, evitando los dobleces en los folios que con el paso del tiempo y la manipulacin terminan causando fragmentacin e incluso perdida. Los documentos deben almacenarse respetando la cantidad mxima recomendada para la unidad de conservacin. Por ejemplo, una carpeta de cuatro aletas tiene una capacidad mxima de 200 folios aproximadamente (dependiendo del gramaje del papel), por lo tanto, no deber excederse esta cantidad de manera que la carpeta no pueda cerrarse, pues terminara deteriorndose rpidamente. Las carpetas no debern cerrarse con cinta adhesiva una vez almacenados los documentos, como "mtodo de prevencin" para que los documentos no se salgan, ya que la carpeta est diseada para mantenerse cerrada. En los casos en que no sea posible implementar el uso de carpetas de cuatro aletas libres de acido y se haya optado por el uso de carpetas comerciales, se recomienda colocar al inicio y al final, una cartulina blanca que actu como barrera entre la carpeta y los documentos. Las unidades de almacenamiento deben usarse desde el mismo momento de la produccin y estar elaboradas con materiales de conservacin. Esto es de suma importancia si lo que se pretende es lograr una buena conservacin a travs de todo el Ciclo Vital, pues de otra manera, si usamos carpetas acidas e inadecuadas, se le aporta acidez y otros elementos al soporte papel que desencadenaran y aceleraran el proceso de degradacin natural dentro del papel. Los AZ no son unidades de almacenamiento adecuadas, pues debido al gran volumen de folios que pueden almacenar, ocasionan problemas fsicos a la documentacin (rasgaduras en la zona donde son perforados), as mismo contienen material metlico que en presencia de humedad va a tender a oxidarse y a transmitir dicha oxidacin a los folios. En el caso de Archivos de Gestin, es posible utilizar carpetas sencillas de cartulina o yute dentro de carpetas colgantes plsticas, debido al alto costo que implicara contar con carpetas desacidificadas o de cuatro aletas, pero hay que recalcar que este almacenamiento ser solo temporal.
Carpeta Colgante para Archivo de Gestin
Se recomienda utilizar carpetas de cuatro aletas de cartulina desacidificada (o de propalcote), especialmente para el almacenamiento de series documentales como las historias laborales y otras denominadas vitales, desde el mismo momento de su creacin, por la importancia que tienen para los ciudadanos. Para el caso de documentacin de gran formato, como planos o mapas, es necesario recordar que
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el sistema de almacenamiento deber variar. Ha sido comn la prctica de doblarlos para incluirlos dentro del expediente al que corresponden, sin embargo, este sistema de almacenamiento causa graves deterioros a la documentacin. Para el almacenamiento, tanto en archivos de gestin y con mas razn una vez se hagan transferencia primaria y secundaria, si es el caso, debern utilizarse unidades de conservacin (carpetas) y planotecas diseadas para tal fin. No se recomiendan los sistemas de almacenamiento colgantes, ya que la posicin colgante puede generar tensiones al papel, tampoco aquellos que requieren del uso de adhesivo para fijar los planos en la parte superior o de ganchos que pueden causar deterioro fsico-qumico irreversible. Aun cuando en algunas ocasiones el personal de las oficinas piense que puede ser riesgoso el uso de carpetas sin ganchos, planos en carpetas y planotecas y eliminacin del material metlico al interior de los Archivos de Gestin, es importante resaltar que el Archivo General de la Polica Nacional y su Grupo de administracin y conservacin documental, han obtenido muy buenos resultados con esta prctica y estamos convencidos de que pueden y deben extenderse a todas las unidades policiales. Un buen manejo de la gestin documental NO depender de si el expediente esta legajado, sino de otros factores, tales como el control de los documentos (inventario nico documental actualizado, hoja de control) y la foliacin adecuada. A propsito de la foliacin, la documentacin debe foliarse en lpiz de mina blanda, previendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; no es el esfero lo que garantizara que la documentacin no se pierda, por el contrario ocasionara una gran cantidad de dificultades, entre esas la foliacin mltiple. En los Archivos de Gestin, toda la documentacin debe mantenerse organizada de acuerdo a las TRD, lo que facilitara la recuperacin de la informacin y futuras transferencias. Es importante recalcar que la ordenacin debe ser descendente (el documento mas reciente deber ser el ultimo dentro de la carpeta) y no ascendente como se ha venido haciendo en muchas unidades, de manera que se respete el principio de orden original.
Foliacin (Instructivo 010 del 2009)
EI Archivo de Gestin de cada oficina debe contar con el mobiliario apropiado para almacenar el volumen de documentacin que maneje. Dentro del mobiliario recomendado, encontramos archivadores metlicos o estantera (fija o rodante), que cumpla con las especificaciones dadas en el Acuerdo 049 de 2000, emitido por el AGN. Es necesario anotar que cada archivador tiene una capacidad mxima que debe ser respetada para evitar daos de la documentacin y del mobiliario. Dentro del archivador, la documentacin debe ubicarse al interior de carpetas y con su respectiva identificacin dentro del archivador de acuerdo con las TRD de cada unidad o dependencia.
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Archivo de Gestin organizado segn las Tablas de Retencin Documental
Deber proyectarse el espacio suficiente dentro de cada oficina, de manera que no se presenten inconvenientes y episodios en los que las oficinas soliciten hacer transferencias extemporneas al archivo central debido a la falta de espacio y no al tiempo de retencin estipulado en la respectiva Tabla de Retencin Documental; esto puede generar mltiples deterioros por almacenamiento inadecuado debajo de escritorios, en cajas en el piso o al interior de espacios no adecuados como baos, cafeteras y corredores. La manipulacin diaria de la documentacin es otro aspecto que contribuye a conservar o deteriorar los archivos. Para el traslado de un lugar a otro, se recomienda usar carpetas con el fin de evitar deformacin, manchas, rasgaduras y otros problemas. As mismo, no debe consumirse en el lugar donde estn ubicados los documentos, ningn tipo de bebidas o alimentos, para evitar accidentes que ocasionen deterioro a la documentacin. Cuando se producen rasgaduras accidentales o por falta de cuidado en los folios, se debe evitar el uso de cintas adhesivas, pues estas ocasionan problemas adicionales sobre los soportes ya que los adhesivos por lo general (excepto en aquellas cintas de uso especfico en el campo de la conservacin), tienen un alto grado de acidez y problemas de oxidacin y amarillamiento con el paso del tiempo. En la mayora de los casos, es preferible dejar las rasgaduras sin intervenir. Solo en caso de rasgaduras que presenten el riesgo de prdida total o parcial de la documentacin puede implementarse el uso de pequeos puentes en forma de corbatn, de cinta adhesiva (preferiblemente de aquella denominada "cinta mgica", cuyo deterioro es inferior al de las cintas comunes), ubicados al principio, final y zona media de la rasgadura, que unan levemente los
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fragmentos. Nunca debe ponerse cinta sobre toda la rasgadura. En caso de que el dao sea grave, y el documento sea de gran valor, deber recurrirse a un restaurador profesional con experiencia para que realice el tratamiento que se requiera. Nunca deber permitirse que una persona sin conocimiento y experiencia en el tema de la conservacin, se encargue de hacer este tipo de procesos, pues en la mayora de los casos termina resultando peor el "remedio que la enfermedad". En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguias, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguias, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m, cartulina propalcote de mnimo 320 g/m, cartulina brstol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluya adhesivos, cintas, pitas, hilos, perforaciones o ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido (Rotulo de identificacin).
5.1. Transferencia al Archivo Central

La transferencia al Archivo Central, no debera constituir una dificultad para un Archivo de Gestin bien organizado, en el que se han implementado todas las medidas de conservacin bsicas, como las previamente mencionadas. En caso contrario, es decir cuando no se han implementado procesos sencillos como sustituir el material metlico por plstico o sencillamente retirarlo, llevar un inventario actualizado, hacer la foliacin cada vez que se ingresa un documento al expediente, el primer paso ser revisar la documentacin y comenzar a eliminar ganchos de grapadora y clips metlicos; sustituir documentos en papel de fax por copias, revisar que este ordenada respetando el principio de orden original y que se hayan retirado los duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo que no deben hacer parte del expediente, luego deber foliarse, como lo indica el Instructivo 010 del 130209 Recomendaciones generales sobre foliacin, elaborado por el Archivo General de la Polica, ya que es un requisito ineludible para transferir y almacenar dentro de carpetas debidamente identificadas e inventariadas y estas a su vez, debern ir dentro de cajas para archivo, aunque sean temporales y se requiera realmacenar una vez hayan llegado al Archivo Central. Es importante resaltar que no es funcin de la persona responsable del archivo central, la preparacin de la documentacin para la transferencia, sino del personal que tiene en custodia el Archivo de Gestin, por esto la recomendacin de implementar sencillas medidas de conservacin durante todos los das de cada ciclo y en especial del primero (gestin), cobra mayor importancia en la medida en que facilitar el proceso de transferencia. El responsable del Archivo Central no deber recibir una transferencia si no ha sido preparada con los pasos que se enumeraron previamente.
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6. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL

El Archivo Central "agrupa documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestin de la unidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general"5. En esta fase se desarrollan los procesos de organizacin, consulta, conservacin y disposicin final del documento.
Nuestros Documentos antes de la Ley General de Archivos
En primer lugar, es necesario hablar del espacio destinado para este archivo, pues de ningn modo puede constituirse en el "cuarto de san alejo" de la unidad. Debe tener una capacidad de almacenamiento determinada previamente, para evitar sobrecargar la estantera y ocasionar sobrepeso en las estructuras. Tampoco deben destinarse como espacio de archivos, reas residuales como baos, cocinas stanos de parqueos, pues se debern garantizar las condiciones estipuladas en la normatividad vigente. Con el fin de dar una idea de lo que no debe ser un archivo central, se incluyen algunos ejemplos de lo que han sido los archivos centrales, debido a la ausencia de estrategias de conservaci n en gran parte de las unidades policiales por todo el territorio nacional.
Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:
Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado
La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.

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Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23
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La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental. EI crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos de retencin y valoracin documental. La resistencia estructural de las placas y pisos (deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 800 kg/m en el caso de estantera fija, y de 1250 kg/m para estantera compacta). En este espacio solo deber estar ubicada la estantera, cajas y carpetas que contengan la documentacin. No debe ser un espacio para almacenar elementos o mobiliario en desuso o dado de baja o para ubicar los puestos de trabajo del personal de archivos, o de contratistas en procesos de organizacin. Esto con el fin de evitar problemas de seguridad, inestabilidad de condiciones ambientales y de salud entre el personal debido a la presencia de agentes biolgicos. Por otro lado, la estantera metlica debe cumplir con las especificaciones tcnicas y de distribucin: La estantera ms recomendable es la metlica, ya sea del tipo convencional fija, compacta o rodante, y deben tener un aprovechamiento del 100% de su capacidad. Altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/m lineal, por bandeja o balda. El sistema de entrepaos debe ser graduables o de altura regulable. Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso. La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. EI cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material. La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20
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centmetros, entre estos y la estantera. EI espacio de circulacin entre cada modulo de estantes debe tener un mnimo de 70 centmetros, y un corredor central mnimo de 120 centmetros. La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin, acorde con la signatura topogrfica. (Rotulo de identificacin de Caja) As mismo, es necesario resaltar que sin una adecuada limpieza, manipulacin, control y prevencin, de nada servir que se cumplan las especificaciones tcnicas de edificios, estantes y sistemas de almacenamiento, pues la documentacin y el edificio mismo terminaran deteriorndose rpidamente.
La estantera debe ser metlica, Con entrepaos graduables, separada de la pared y poniendo la ultima balda a mnimo 10 centmetros.
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7. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO HISTRICO
De acuerdo con los artculos 7 al 10 del Ttulo III, de la Ley 594 de 2000, cada entidad deber conformar su Archivo General, donde reposaran tanto el Central de la Administracin, como el histrico territorial, como lo estipula el Artculo 3 del Decreto 4124 de 2004. Al igual que el Central, el Archivo Histrico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones ambientales. No debe presentar problemas de tipo estructural, tampoco deben pasar tuberas de agua o instalaciones elctricas por el techo, no debe presentar filtraciones, problemas de humedad o goteras.
El Archivo Histrico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a ubicacin, adecuacin y condiciones ambientales.
La transferencia al Archivo Histrico, se realizara cuando el tiempo de retencin establecido en las Tablas de Retencin Documental de cada unidad productora se haya cumplido y no antes. Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse de que toda la documentacin este en buen estado de conservacin y limpia, que no presente deterioro biolgico ni qumico que pueda poner en riesgo la estabilidad de los documentos. En caso de tener problemas de tipo biolgico es necesario aislar la documentacin y contactar a un restaurador que pueda encargarse de controlar el problema y, si es necesario, restaurar aquella documentacin que lo requiera. En este Archivo la documentacin tambin deber contar con sus carpetas y cajas, ubicadas sobre la estantera adecuada.
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin
Es necesario implementar programas de limpieza tanto del espacio como de la documentacin. Esta ltima siempre deber realizarse en seco y debe existir personal encargado nicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requiere una buena capacitacin sobre el tema para evitar
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daos. La limpieza de espacios debe programarse peridicamente para el depsito (de acuerdo con las necesidades del mismo) y para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse en seco, una por una con aspiradora (por el exterior). Para desarrollar este tipo de programas, resultar necesario contar con el apoyo de un restaurador que haga una induccin al personal encargado.
Para la estantera (deben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con el fin de evitar la acumulacin de polvo y suciedad
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8. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es necesario establecer algunas "normas" a la hora de consultar la documentacin con el fin de protegerla. Algunas de estas normas son: No mojar los dedos con saliva para pasar las paginas. Usar los elementos de seguridad industrial adecuados (guantes, tapabocas y monogafas) Los espacios destinados a la consulta deben estar por fuera de los depsitos. Controlar el prstamo de documentos y llevar un estricto control de quin los consultan. Lavarse las manos despus de consultar. No consumir alimentos ni bebidas durante la consulta, ni en los espacios destinados para el almacenamiento de la documentacin. Es importante anotar, que aunque estas medidas se incluyan en esta publicacin dentro del apartado del Archivo Histrico, para una correcta conservacin, debern aplicarse desde el momento del trmite, durante la consulta, en el paso por el archivo central y finalmente en el histrico.
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9. PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

PROGRAMAS
Diagnostico integral
PROBLEMA
Desconocimiento del estado en el que se encuentran los archivos en trminos de conservacin documental.
OBJETIVOS
Evaluar las condiciones en las que se encuentra el archivo en relacin con todas aquellas variables involucradas con la conservacin documental, con el fin de establecer las necesidades, recomendaciones y prioridades de accin. Concertar mecanismos y acciones de sensibilizacin; recuperar valores documentales, histricos, administrativos, culturales y testimoniales; crear conciencia sobre la importancia y utilidad de los programas de conservacin preventiva. Crear estrategias y medidas de seguridad para la prevencin, preparacin y respuesta ante una situacin de vandalismo, hurto, atentados, emergencia o desastre; este programa contempla la proteccin tanto del acervo documental como la del personal que labora dentro de los locales destinados para archivo. Aplicar mecanismos para el control de las instalaciones, en particular las reas de manejo documental.
DIRIGIDO A
A los responsables de la administracin archivstica y al personal tcnico.
CORRECTIVOS
Aplicar formatos de diagnstico que contemplen identificacin del inmueble, infraestructura fsica, caractersticas y estado de conservacin de la documentacin; se deben identificar los aspectos administrativos de la unidad, continuar con la revisin de las instalaciones y dotaciones, culminar con la evaluacin de las caractersticas y el estado de conservacin de la documentacin, a partir de los resultados, establecer los programas prioritarios. vase publicacin del AGN Pautas para el Diagnostico Integral de Archivos Aplicar la reglamentacin vigente a saber: Ley General de Archivos, Acuerdos emanados del Archivo General de la Nacin y Decretos del Ministerio de Defensa, normatividad institucional, decisiones tomadas en el Comit de Archivo de la Polica Nacional; realizacin de jornadas de capacitacin, talleres, cursos, visitas guiadas, investigaciones; normalizar los procedimientos de conservacin a travs de la implementacin progresiva de los programas en cabeza del responsable de los archivos Centrales e Histrico. Crear la Brigada o comit de prevencin y atencin de desastres para documentos para la preparacin de recursos, operaciones y responsabilidades; aplicar el Acuerdo No. 050 de 2000 del AGN, Prevencin de deterioro de documentos de archivo y situaciones de riesgo, este Acuerdo contempla, el levantamiento y valoracin del panorama de riesgos, medidas preventivas, preparacin de un plan de emergencias y reaccin en caso de siniestros. Evaluar peridicamente el estado de conservacin de los materiales constructivos y acabados del edificio; identificar igualmente factores de alteracin, redes de energa, conduccin de agua, materiales inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo o mugre; conocer y usar los planos de la edificacin para la ubicacin y registro de los factores de alteracin; definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparacin o renovacin; contactar si es necesario al personal tcnico o a las empresas especializadas para la inspeccin y mantenimiento de las instalaciones alertando sobre las medidas de seguridad y proteccin sobre la documentacin; aplicar programa de limpieza en las diferentes reas de la edificacin, vase Acuerdo AGN No. 049/2000, Acuerdo AGN No. 037/2002, Instructivo SUDIR-SEGEN No. 009 de 2009.
CAMPO DE ACCIN
Todas las dependencias de la institucin.
Falta de conocimiento y Sensibilizacin valoracin de las y toma de fuentes documentales y conciencia la responsabilidad en la conservacin y organizacin de los archivos.
A todo el personal que integra la institucin (nivel directivo, administrativo, personal uniformado, no uniformado) y usuarios. Todo el personal de la institucin en cabeza de los responsables del archivo central; grupo de salud ocupacional y usuarios. Personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin.
Toda la institucin, especialmente las dependencias en que se preste los servicios de archivo como son, prstamo y consulta.
Prevencin atencin desastres
y de
Factores de riesgo internos y externos relacionados con el deterioro o perdida del acervo documental.
Toda Institucin
la
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
La existencia de espacios inadecuados para el depsito de documentos; carencia de capacitacin de los funcionarios que administran los archivos con relacin a los aspectos de conservacin preventiva y a los de servicios generales; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificacin.
Infraestructura e instalaciones, en particular reas de almacenamiento y de limpieza de la documentacin.
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PROGRAMAS
Almacenamiento de documentos.
PROBLEMA
Documentacin que presenta un mobiliario de almacenamiento inadecuado (estantera, planotecas, muebles de oficina); unidades de conservacin (cajas, carpetas, rollos, legajos, libros, entre otros) no adecuados.
OBJETIVOS
Implementar el uso de mobiliario y unidades de conservacin acordes con la cantidad, formato, tcnica y uso de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital del documento.
DIRIGIDO A
Personal que tiene a cargo todo el mantenimiento y la custodia de la documentacin; personal encargado de los depsitos donde se encuentre la documentacin; personal ejecutor de los procedimientos.
CORRECTIVOS
Organizar, inventariar y clasificar el archivo; determinar el nmero total de los documentos y de las unidades de conservacin necesarias para garantizar la conservacin documental; identificar las caractersticas fsicas de los documentos, tipologas, formatos especficos (determinacin de metros lineales); evaluar las Tablas de Retencin Documental, con el fin de proyectar futuras transferencias a mediano y largo plazo; determinar la capacidad y adaptabilidad del mobiliario; adquirir estantera y unidades de conservacin adecuadas (carpetas, cajas, rollos de polister para planos, sobres para fotos); de acuerdo con la disposicin final de los documentos; vase sobre unidades de conservacin a ser utilizadas en las fases del ciclo vital del documento, Instructivo No.009 SUDIR SEGEN del 120209 sobre Condiciones tcnicas mnimas que deben poseer las dependencias destinadas para archivo, el cual se encuentra anexo en la presente gua. Identificar las fuentes de polvo y suciedad; adoptar medidas de seguridad industrial para funcionarios; aplicar el instructivo de limpieza, desinfeccin de reas y documentos, que incluye: dotacin para funcionarios y rutinas para trabajo documental; limpieza documental y re almacenamiento; limpieza y desinfeccin puntual de documentos en papel atacados por hongos y re almacenamiento (ver anexo 1).
CAMPO DE ACCIN
Depsitos, oficinas, espacios de manejo documental.
Limpieza de reas y documentos
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia .
Acumulacin de polvo y suciedad en reas y documentos, debido a la existencia de espacios inadecuados y prcticas incorrectas de limpieza y cuidado; carencia de capacitacin de los funcionarios que administran los archivos y de los encargados del manejo documental en el campo de la conservacin preventiva; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificacin. Manejo fsico inadecuado de documentos en las oficinas en su produccin y trmite de correspondencia, debido a la falta de normalizacin.
Aplicar procedimiento de limpieza para el control del polvo y la suciedad sobre las reas de depsito y manejo documental.
Personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin .
Instalaciones en particular, rea de almacenamiento o depsito y reas de limpieza de la documentacin.
Normalizar y regular el manejo fsico de la documentacin desde su misma produccin, a travs de las oficinas de archivo y correspondencia de la unidad.
Personal encargado del manejo documental en la Institucin y personal que produce y tramita la documentacin en la Institucin.
Implementar procedimiento de conservacin durante el flujo documental en sus tres etapas del ciclo vital del documento; normalizar en la produccin de tipos documentales su estructura, tipo de papel, el fotocopiado de papel qumico (fax) y el uso de tintas estables de escritura e impresin; controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de documentos, el uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre documentos originales; realizar los recorridos de la documentacin por las oficinas en carpetas de polipropileno; en correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos (tipo colmena); usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa; para el efecto consltese el Reglamento de Archivo y el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales para Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Polica Nacional y la Gua de Gestin Documental para la Polica Nacional.
Todos los funcionarios de la Institucin.
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PROGRAMAS
Control de plagas
PROBLEMA
Riesgo y/o presencia de deterioro biolgico en reas y documentacin debido a condiciones ambientales inadecuados, inexistencia de espacios apropiados y deficientes practicas de limpieza y cuidado; problemas administrativos; presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificacin. Espacios inadecuados para el depsito de los documentos; carencia de capacitacin de los funcionarios que administran los archivos con relacin a los aspectos de conservacin preventiva; problemas administrativos: presupuesto insuficiente y deficiente mantenimiento global de la edificacin. Riesgo de deterioro que sufren los documentos durante y despus del procedimiento de reproduccin.
OBJETIVOS
Aplicar mecanismos de inspeccin, control y erradicacin de plagas en reas y documentos.
DIRIGIDO A
Personal que tiene a cargo el mantenimiento y la custodia de la documentacin .
CORRECTIVOS
Identificar los focos de contaminacin biolgica y entradas de agentes biticos; evaluar el estado de conservacin de la documentacin, grados de deterioro y actividad del agente contaminante; aislar el material contaminado; realizar el tratamiento individual con productos y procedimientos tcnicos; adecuar las condiciones ambientales: humedad, temperatura, ventilacin e iluminacin; aplicar las medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetacin; instalar elementos de proteccin contra plagas en los espacios como por ejemplo, rejillas, mallas, anjeos, entre otros; ver anexo 1. Instructivo de limpieza y desinfeccin de reas y documentos del Archivo General de la Nacin
CAMPO DE ACCIN
Instalaciones en particular rea de almacenamiento o depsito y reas de limpieza de la documentacin.
Monitoreo y control de condiciones ambientales
Aplicar mecanismos y sistemas para el monitoreo y control de las condiciones ambientales, en particular en reas de depsito documental.
Personal que tiene a cargo el mantenimiento y custodia de la documentacin .
Evaluar el entorno climtico y microclimtico: luz, temperatura, humedad relativa, ventilacin y contaminantes atmosfricos; adoptar medidas correctivas: filtros de control UV, persianas, ventiladores, sistemas naturales o artificiales de climatizacin, filtros de polvo; aplicar programa de limpieza en las edificaciones (Acuerdo No. 049/2000, Acuerdo No. 037/2002, Instructivo de limpieza y desinfeccin de reas y documentos del AGN)
reas de almacenamiento depsito; reas de consulta y limpieza.
Apoyo a la reproduccin
Normalizar procedimientos especficos de conservacin preventiva, tanto para el original como para las reproducciones, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que puedan sufrir.
Responsables de la administracin archivstica; personal a cargo de la manipulacin de los documentos en el procedimiento de reprogrfia Responsable de los archivos centrales e histricos con asesora del Archivo General de la Nacin; personal ejecutor de los procedimientos.
Evaluar el estado fsico y de integridad de la documentacin, teniendo en cuenta sus valores administrativos e histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de conservacin durante y despus del procedimiento de reprogrfico; capacitar sobre procedimientos especficos de conservacin preventiva como manipulacin, realmacenamiento; implementar sistemas de almacenamiento y manejo de reproducciones.
Microfilmacin, fotografa, fotocopias, digitalizacin, etc.; reas de reprografa.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Estado de deterioro del material documental; falta de capacitacin en procedimientos mnimos de intervencin sobre los documentos.
Implementar procedimientos bsicos de intervencin tendientes a detener el deterioro fsico y mecnico de los documentos.
Evaluar el estado de conservacin del acervo documental; aplicar los siguientes procedimientos de acuerdo con el tipo de deterioro de los documentos: limpieza mecnica superficial, eliminacin de cintas, etiquetas y adhesivos; eliminacin de pliegues y dobleces; unin de rupturas, rasgaduras y recuperacin de plano.
Oficinas de produccin documental; depsitos; rea especfica para el mantenimiento de los documentos.
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10. GLOSARIO
Esta gua adopta las definiciones en materia de conservacin de documentos establecidas en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo; la Resolucin 2764 del 26 de junio de 2008, Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin; y la norma NTCGP 1000:2004, Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios. La conservacin documental: se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo, procurando que el deterioro de los documentos sea el menos posible, estas medidas pueden ser preventivas o de intervencin directa, las cuales se aplican en la exhibicin, almacenamiento, manipulacin, limpieza, embalaje y transporte de objetos y/o documentos e incluso en el manejo de las edificaciones destinadas para almacenar los acervos documentales. Fondo Documental Fsico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Polica Nacional estructura el procedimiento de organizacin de sus archivos en Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por ella. Planes de Prevencin: La planificacin frente a posibles desastres y siniestros es una de las estrategias fundamentales para la proteccin de los fondos que custodian los archivos. Los programas deben estar especialmente dirigidos a la prevencin de incendios o inundaciones, que se puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razn bsica para adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel implicara un siniestro. Estos van desde la prdida, el dao de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de prdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros si se puede atenuar su impacto mediante la preparacin y elaboracin de un plan de deteccin, prevencin, atencin, reaccin y recuperacin. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programndose simulacros de evacuacin, manejo de extintores e implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin.
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11. ANEXOS
Anexo 1. INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE REAS Y DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INTRODUCCIN Dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservacin preventiva, la desinfeccin y la fumigacin, son los ms consultados para su aplicacin en nuestro pas. Sin embargo, al abordar los procesos de control biolgico de una manera indiscriminada y sin contar con profesionales en el campo de la conservacin del patrimonio, se ha venido generando un mayor deterioro sobre los soportes debido a que si bien es cierto se emplean sustancias y procedimientos que reducen estos agentes de deterioro, no se tiene en cuenta el efecto que estas sustancias y procedimientos pueden generar sobre los mencionados soportes. Es as como el presente documento, da a conocer algunas estrategias que permiten abordar de una manera ms sistemtica el control de tales agentes. En los espacios de almacenamiento y trabajo: los hongos, los roedores e insectos son los principales causantes de prdidas del soporte y de informacin. Los hongos utilizan la celulosa como fuente de carbono, generando manchas de diversos colores y cidos que degradan tanto las fibras que componen el papel como las cargas y los encolantes. Por otra parte, sin bien es cierto que los roedores no emplean la celulosa como fuente de alimentacin, son grandes destructores de documentos en papel, pues lo utilizan para construir sus nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que puede afectar al hombre. Dentro del campo de los insectos, las termitas y el gorgojo son quizs de los organismos mas voraces, ya que una vez colonizan, en menos de 15 das se pueden presentar apreciables perdidas de informacin y por ende, de los soportes que la sustentan. Criterios Generales de Intervencin Es importante aclarar que no se deben adelantar procedimientos ni aplicar productos directamente sobre el material documental, sin previo conocimiento de la metodologa y de las reacciones qumicas que se puedan generar entre los productos utilizados y el soporte, la tinta y otros materiales sustentados del documento. Los aspectos que se deben tener en cuenta de forma rigurosa para emprender acciones, tanto directas como indirectas para el control de plagas por parte de los responsables de los archivos son los siguientes:
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a) Todos los mtodos y materiales usados durante los tratamientos debern ser cuidadosamente documentados (fichas tcnicas, registro de procesos, registro fotogrfico, referencias de experiencias anteriores sobre papel, entre otros.) b) Cualquier intervencin deber ser la mnima necesaria y su accin incluso deber adelantarse al mismo deterioro, combatindolo desde sus posibles causas. c) Toda intervencin deber estar regida por una firme actitud de respeto a la integridad esttica, histrica y fsica del documento y basarse en los siguientes principios: Reversibilidad, compatibilidad, durabilidad y estabilidad. Dejar en lo posible la viabilidad para posteriores intervenciones si llegan a ser necesarias. Dejar siempre abierta la posibilidad de incorporar al documento, elementos desaparecidos temporalmente. No tratar de realizar intervenciones de conservacin o restauracin si no se posee la experiencia suficiente, o no se cuenta con la asesora necesaria. Toda intervencin, mtodo y material utilizado deber tener como base las condiciones ambientales a las cuales estarn sometidos los documentos. Conocer los materiales constitutivos de los soportes y materiales sustentados. Nivel de Intervencin De acuerdo con lo anterior, se har nfasis en la conservacin preventiva, dirigida a controlar las casusas del deterioro y as detener los mecanismos qumicos, fsicos y biolgicos de alteracin que estn atentando o pueden atentar contra la integridad fsica y testimonial de los acervos documentales. Estas acciones deben verse desde una perspectiva integral que incluye no solamente la limpieza documental, sino tambin los depsitos donde estos se almacenan, las estanteras y muebles, las oficinas donde se hace el trabajo archivstico y los espacios donde se hace la limpieza de los documentos. Entre los aspectos que cabe recalcar, estn las medidas de proteccin personal que deben seguir los funcionaros que trabajan en los archivos y ms aun si emprenden acciones de limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotacin concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y mascaras desechables, entre otros y el implementar acciones y practicas cotidianas de aseo, como la utilizacin de jabn desinfectante liquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algn alimento en las horas de descanso.
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Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comits Paritarios de Salud Ocupacional estn actualmente en la obligacin de desarrollar en las unidades. De acuerdo con el levantamiento de los panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la situacin y las necesidades de los archivos, se pueden establecer requerimientos de dotacin (ley 100 de 1993, decreto 1295 de 1994, decreto 3075 del Ministerios de Salud de 1997) y se pueden reglamentar practicas de trabajo que redundaran en el beneficio, no solo de la conservacin de los documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en los archivos. Cronograma y periodicidad El programa de limpieza para documentos, reas de trabajo y de depsito debe ser permanente y peridico. Se debe procurar la realizacin de una limpieza en seco y en hmedo por lo menos una vez al mes en las reas de depsito y un control por lo menos visual de eficiencia en cada una. Tanto la programacin como los controles deben quedar consignados en formatos diseados con este propsito. Para planear las actividades de limpieza se debe definir un cronograma que tenga en cuenta los siguientes aspectos: El personal capacitado del que se dispone o la planeacin de la capacitacin necesaria. Reserva de recursos e insumos para cada vigencia. La cantidad de metros lineales de documentacin. Inspeccin visual para determinar el estado de conservacin y las prioridades. A partir del resultado, iniciar la limpieza por los documentos ms afectados. La carga de polvo o suciedad presente en el espacio, que depender de varios factores como por ejemplo la ubicacin del inmueble y su entorno. El rea de los espacios en metros cuadrados y los materiales constructivos. Dotacin para funcionarios y rutinas de bioseguridad para trabajo Documental 1) El empleador debe suministrar la dotacin, herramientas y elementos de seguridad industrial de ley, a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con el material documental, y extremar las medidas si se trata de material con alta concentracin de polvo o material contaminado. Overoles o batas (preferiblemente con cierres de cremallera y puo ajustado) Tapabocas o respiradores desechables
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Gorros desechables Guantes desechables o de nitrilo Gafas plsticas transparentes protectoras Jabn antibacterial lquido Suero fisiolgico Gel antibacterial 2) Usar siempre overol o bata de trabajo debidamente cerrados, en buen estado (limpia) y llevarla SOLO mientras ejecuta las labores. Lavar la bata o el overol, por separado con hipoclorito o desinfectantes (Clorox, Clorox ropa color) siguiendo las indicaciones de las etiquetas, cada tres u ocho das, dependiendo de las suciedad que presente. 3) Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo debern renovarse ya que no es material reutilizable cuando se trata de guantes de ltex. En el caso de guantes de nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando se laven, se sequen o sean limpiados con alcohol antisptico y estn en buen estado. Tapabocas de retencin de partculas puede ser reutilizado mientras se encuentre en buen estado y debe ser cambiado mnimo una vez por semana. 4) Si la documentacin est muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas trasparentes protectoras. Se recomienda llevar el cabello largo recogido. 5) Si la documentacin presenta gran concentracin de polvo o contaminantes biolgicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organizacin archivstica. 6) Tener en cuenta que mientras se trabaja deber evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del cuerpo. 7) Lavarse cuidadosamente las manos con jabn lquido antibacterial despus de la manipulacin y preferiblemente antes. 8) Las actividades debern hacerse intercalando periodos de trabajo de mximo hora y media seguidos de quince minutos de descanso, para salir a tomar aire puro. En los periodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algn alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades, los funcionarios se debern lavar las manos y si se pueden lavar la cara tambin con jabn antibacterial. De igual manera se puede emplear el gel antibacterial que se encuentra en el comercio. 9) Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiolgico.
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10) Mantener el orden y la limpieza del puesto de trabajo, el cual dese ser limpiado antes y despus de la jornada, por aspersin con alcohol antisptico dejando actuar el producto unos minutos y posteriormente retirar con bayetilla blanca, la cual debe ser bien lavada despus de su uso. 11) No comer, beber, fumar o maquillarse en el rea de archivo y de trabajo de limpieza y desinfeccin documental. 12) Evitar el uso de accesorios colgantes (collar, aretes, pulseras, bufanda) o no dejarlos fuera de la bata u overol. 13) Evitar el uso de maquillaje. 1. LIMPIEZA DOCUMENTAL Y REALMACENAMIENTO La limpieza se deber ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depsito de archivo en un rea aislada y ventilada, que dependiendo de la cantidad de trabajo y del grado de deterioro del material a tratar, deber a su vez limpiarse y desinfectarse peridicamente. Materiales Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco Brocha ancha comercial de cerda suave Alcohol antisptico al 70% Clips plsticos Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca) Cinta de faya de polister algodn Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central e histrico segn sea el caso). Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningn tipo de producto sobre los documentos. Tener cuidado al colocar la documentacin que se va a trabajar en el mismo sitio donde se vaya a hacer la limpieza. Se debe colocar en un sitio alejado de la cada del polvo. Sera preferible dejarla fuera del rea e ir ingresndola y retirndola a medida que hace el trabajo. Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con bayetillas. si se trata de un expediente que viene amarrado consrvalo as mientras procedes con la limpieza externa.
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Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo el grado de suciedad, deslizando la brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de la unidad. Eliminar material metlico como clip y grapas presentes en la unidad. De ser necesario, sustituir el material metlico por material plstico como clips. Una vez terminada esta Labor de limpieza proceder al almacenamiento de la documentacin. Limpiar la mesa de trabajo con alcohol y agua (70:30) colocar los folios limpios dentro de una carpeta de cartulina o celuguia, si es el caso. Si se debe hacer amarre sustituir la pita o la piola por cinta de faya. Colocar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente. 2. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADO POR HONGOS Materiales Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave Mini-aspiradora, (bomba al vacio provista de una cnula, usada en hospitales para el suministro de suero por goteo y un erlenmeyer con alcohol). Material plstico: Clips Ganchos Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o comn blanca) Cinta de faya de polister algodn Hojas de papel peridico blanco Ventiladores de pie Alcohol antisptico al 70% Aplicadores o hisopos de algodn Papel absorbente o secante Pesas de mrmol o vidrio Detergente Cmara de aislamiento No mezclar las actividades de limpieza de material contaminado con material no contaminado por que poda propagar el deterioro.
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Realizar las jornadas de limpieza necesarias solo con el material contaminado y extremar las medidas de desinfeccin y limpieza de los espacios. El material con ataque de hongos casi siempre va acompaado con concentracin de humedad en los soportes. Por lo tanto, se hace necesario programar una desecacin de soporte por un periodo de 48 horas. Dejar los folios extendidos sobre hojas de papel peridico blanco. En las horas laborales, agilizar la ventilacin usando ventiladores de pie dirigidos contra los muros del espacio para que circule el aire y no sobre la documentacin. Colocar el material en una carpeta de cartulina blanca con los datos de identificacin para aislarlos del resto de la documentacin y que no vaya a transmitir la infeccin al resto de los documentos. Dejar un testigo en el lugar de donde se hayan extrado los documentos y hacer un listado de la relacin. Una vez desecado el soporte, proceder con la limpieza. La documentacin afectada por problema biolgico se puede limpiar mecnicamente con brocha o con mini aspiradora, siempre y cuando la resistencia del soporte lo permita. Este procedimiento se debe realizar dentro de una cmara de aislamiento. La limpieza con aspiradora se har solo para las partes externas y resistentes de las unidades, la limpieza con brocha en cada folio y en el rea afectada con mini aspiradora en lo posible, pues se controla mejor la eliminacin de material particulado y se evita para su esparcimiento. Con mucho cuidado, deslizar la brocha del centro hacia afuera arrastrando lo que se vaya a eliminar. Conviene tener como mnimo dos brochas y una misma brocha SOLO en el material afectado por los hongos. Generalmente, un expediente tiene folios con diversos grados de ataque de hongos e inclusive sin ataque. En los folios sanos usar una brocha diferente a la que se vaya a utilizar para los folios con biodeterioro. Estas brochas se deben lavar con detergente, desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y usar perfectamente secas. SIEMPRE se debern realizar pruebas de solubilidad de las tintas con las que est escrita la informacin ANTES de someter el soporte a la desinfeccin puntual: Colocar un hisopo ligeramente impregnado con alcohol antisptico sobre un rea mnima del texto e inmediatamente poner en contacto un copo de algodn o un fragmento de papel secante. Si la tinta desprende, abstenerse de hacer el procedimiento. El material afectado por hongos se puede desinfectar de manera puntual aplicando sobre las manchas de color que evidencian su presencia, alcohol antisptico con la ayuda de un hisopo de algodn, evitando aplicar sobre la informacin aunque ya se haya hecho la prueba de solubilidad de tintas y utilizando papel absorbente para controlar su dispersin. Realizar el procedimiento sobre una superficie lisa y limpia, colocando debajo del documento a tratar, una hoja de papel absorbente y debajo de este una hoja de acetato. Sobre la parte a desinfectar, deslizar el hisopo ligeramente impregnado de alcohol, sin frotar. Poner sobre la zona un plato transparente o una caja de petri por unos minutos para ayudar a que los
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vapores de alcohol entren en contacto con el papel y luego prensar el rea tratada con una pesita y un papel secante para evitar la deformacin de plano. Luego de haber estado en contacto con el material afectado, el algodn del hisopo debe ser desechado en un frasco con una solucin de hipoclorito de sodio al 1%. Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, colocarlos en una solucin comercial de hipoclorito de sodio al 1% siguiendo las precauciones escritas en las etiquetas y luego desechar el lquido por el sifn y los slidos a la basura de no reciclable ni biodegradables. Una vez finalizados los diferentes procedimientos se debe reintegrar la documentacin a las unidades originales de donde fue extrada, retirando los testigos dejados. 3. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE LAS REAS DE LIMPIEZA DOCUMENTAL Materiales: Aspiradora multiusos ( o purificador de esporas) Alcohol antisptico al 70% Elementos como Baldes, bayetillas blancas, traperos y trapos Desinfectante como hipoclorito (productos comerciales como Decol, Clorox, lmpido, etc.) Detergente. Esta limpieza y desinfeccin debe efectuarse como mnimo una vez al mes, dependiendo del volumen de trabajo y del desprendimiento de polvo de la documentacin sometida a limpieza. Si el flujo de unidades a limpiar es bajo o est relativamente limpio, puede ser cada tres meses. Para el caso de reas de oficina puede ser trimestral o semestral. Aspirar toda el rea de trabajo. Desinfectar los mesones y muebles con alcohol antisptico. Limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zcalos, ventanas, filtros o rejillas de ventilacin y si se puede, techos por aspiracin o bayetillas y con un producto liquido desinfectante que se utiliza en restaurantes, clnicas y hospitales, de baja toxicidad (categora dos) para ser aplicado en la limpieza de 1 metro de superficie (mesn, pared, piso, etc.) Desinfectar la infraestructura despus de realizar la primera aplicacin (limpieza) y dejar actuar el producto desinfectante de acuerdo al espacio seleccionado para limpieza, al aplicarlo
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tener en cuenta el uso respiradores, overol y guantes. Es recomendable realizar el procedimiento el da viernes por la tarde para lograr la ventilacin de dos das. Limpiar siempre los implementos de trabajo cada vez que termine la jornada de limpieza. Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene como posibilidades como aspiradora, como ambientador y como purificador de esporas, de polvo y de contaminantes slidos, con este uso se renueva el aire y se purifica de los posibles contaminantes atmosfricos. Se puede prender una hora antes de dar inicio al trabajo, dos horas despus de culminadas las labores y durante los periodos de descanso. 4. Materiales: Aspiradoras Alcohol antisptico Elementos como Baldes. bayetillas blancas, traperos y trapos Desinfectantes como hipocloritos Debe efectuarse antes o despus de cada jornada laboral de acuerdo a los programas de mantenimiento y limpieza establecido con el equipo de servicio generales de las entidades, a partir de los cronogramas de trabajo. Aspire minuciosamente el espacio cuidando en controlar todos los rincones. Limpie los escritorios, mesones y sillas de trabajo con una solucin de alcohol antisptico y agua (70-30). Use bayetilla blanca que debe lavar y desinfectar con Hipoclorito despus de cada jornada de trabajo dependiendo de los niveles de suciedad. Limpie el piso con un producto desinfectante dependiendo del tipo de piso. Lave y desinfecte los traperos o trapos usados luego de cada jornada de trabajo. Deje ventilar controlando la entrada de polvo si la ventilacin la da naturalmente por ventanales. Si la ventilacin debe darla artificialmente, especialmente en zonas de clima caliente, coloque ventiladores de pie, dirigidos contra rincones del rea. Djelos prendidos una hora ANTES de iniciar las labores de limpieza y una o dos horas DESPUES de terminar la jornada. LIMPIEZA Y DESINFECCIN DE REAS DE TRABAJO
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5. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE INSTALACIONES En muchas entidades se llevan a cabo Programas anuales de Saneamiento Ambiental de Instalaciones, en algunos casos se pueden coordinar con las secretarias Distritales o municipales de salud (Servicio de Atencin al Medio Ambiente) que incluyen labores de desratizacin y desinfeccin de espacios. Estos procesos tienen como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para las personas que all laboran, sino que adems, benefician el campo de la conservacin preventiva del patrimonio documental que se custodia en las oficinas y los archivos de las entidades. Fumigacin Contra Insectos Este proceso se llevara a cabo en toda la infraestructura fsica del depsito de material documental UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar. El objetivo de la desinsectacin es eliminar del ambiente y de las superficies (pisos, muros, techos, mesones) la mayora de las variedades de insectos que son comunes a los depsitos como son: moscos, zancudos, caros, termitas, gorgojo, cucarachas, hormigas, chinches, entre otros, por medio de la fumigacin por aspersin. Igualmente es importante llevar a cabo la fumigacin contra insectos en toda la infraestructura de la entidad como reas diferentes a los depsitos de archivo y es necesario cuando se lleven a cabo los procesos proceder a la evacuacin del personal. En caso de que a lo largo de la estructura fsica de la edificacin existan terminados en madera y que a su vez en ellos se detecte ata que de gorgojo o termitas, es recomendable planear acciones de inmunizacin, empleando productos especficos para tal fin. Fumigacin Contra Hongos Con este tratamiento se fumigaran completamente mediante nebulizacin con alcohol al 70%, las reas de depsito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. El objeto de la desinfeccin es erradicar hongos y levaduras, incluidas sus respectivas esporas, as como bacterias del ambiente y de las superficies incluyendo la estantera. Proceso de desratizacin Como su nombre lo indica, con este proceso se busca erradicar toda clase de roedores, tales como ratas y ratones. Para este proceso se empleara un agente rodenticida que sea eficaz, de aplicacin tanto en interiores como en exteriores, que no emita olores ni genere descomposicin en los roedores que lo consumen.
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ANEXO INSTRUCTIVO. ALGUNOS PRODUCTOS PARA SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ESPACIOS Al disear un programa de fumigacin de espacios, los responsables de la custodia del archivo deber tener en cuenta varios aspectos como: Documentarse sobre la ficha tcnica de los diversos productos a utilizar. Que los productos a emplear sean de baja toxicidad y no afecten la salud de las personas. Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a tener en cuenta antes y despus de los tratamientos. No contratar los servicios de fumigacin con empresas que no estn autorizadas para llevar a cabo esta tarea y mucho menos que se empleen en forma repetitiva el mismo producto, ya que los organismos y microorganismos tienen la tendencia a generar defensas contra los mismos, por lo que el producto se tornara ineficaz. Para evitar lo anterior se debe planear la fumigacin haciendo rotacin de productos. Contratar preferiblemente los servicios de fumigacin con las empresas que tengan profesionales con experiencia en el campo de la conservacin de bienes documentales. A continuacin se mencionan algunos productos que se han empleado en el Archivo General de la Nacin. Sin embargo es importante aclarar que el AGN no recomienda empresas, ni marcas de productos y que se relacionan con fines netamente informativos. 1. DEMON 10 EC
Es un insecticida del tipo piretroide de amplio espectro, cuyo componente activo es una cipermetrina. Su grado de toxicidad corresponde a una categora de III (Baja toxicidad) y de acuerdo con su ficha tcnica indica que este producto se puede usar con bastante grado de seguridad, ya que no es mutagnico, ni teratognico, o sea que no genera mutaciones ni anomalas. Tampoco se acumula en el tejido graso y es de rpida degradacin en el suelo. Emulsin concentrada para mezclar con agua. Fabricado y distribuido por la empresa BASF Qumica. Ficha tcnica: Clase: Insecticida Grupo: Piretroide Tipo: Concentrado emulsionable Nombre Qumico: Carboxlico de (+) ciano (3 fenoxifenil) metil (+) cis, trans 3 (2,2-dicloroetenil) 2,2 dimetil ciclopropano Nombre Comn: Cipermetrina, EPA, 10182-105 Categora toxicolgica: III. Insecticida piretroide de amplio uso en la industria se usa para el control de insectos rastreros y voladores, en especial colepteros y lepidpteros, as como plagas de los granos. Se aplica en ambientes y superficies por aspersin o nebulizacin. Dosis: Aspersin: 10 a 20ml/lt para un rea de 25m usar 1 litro de la solucin y por nebulizacin: para la misma rea empelar 40 a 90ml/lt
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2.
SOLFAC 050 EC
Este es un insecticida piretroide que acta por ingestin y contacto, de amplio espectro contra plagas rastreras e insectos voladores. De rpido efecto inicial. Estable a la luz Solar. Fabricado por la BAYER S.A. Ficha Tcnica Registro Min. Salud No. V-00964. Categora Toxicolgica II. Sustancia activa: Cyfluthrin. LD50: 500mg/Kg (ratas) LD50 aguda en la misma especie: 5000mg/kg Modo de aplicacin: Aspersin y nebulizacin. Dosificacin: Por aspersin: 6- 8ml/lt de agua. Para un rea de 1m, emplear 50ml de la Solucin. Por nebulizacin aplicar una concentracin de 20ml/lt para 1000 a 2000 m.
3.
KLERAT
Producto fabricado a base de slidos parafinados o granulados Presentacin: Granulado (pellets) para interiores y cebos parafinados para exteriores. Fabricado por BASF Qumica Colombiana. Ficha Tcnica Clase: Rodenticida Grupo: Anticoagulante de segunda generacin. Tipo: Derivado de la hidroxi cumarina. Nombre comn: Brodifacouma. El Klerat es estable por tres aos cuando se conserva en ambientes secos y frescos. Estable a la luz y resistente al agua. En general se emplean de 2 a 3Kg por hectrea. DL50 de 0.2g/kg Antdoto: Fitomenadiona. (Konation)
4.
NEW GER
Este producto ha demostrado ser efectivo como desinfectante contra hongos y bacterias. Ficha Tcnica Composicin: Solucin de N-DUOPROPENIDA (Mezcla compleja de ioduros de amonio Cuaternario) al 2.5%. Liquido viscoso de color pardo a concentraciones altas pH: 5-7 (en solucin de agua al 10%) dosificacin critica: 100-150ml de NEW GER y diluir con agua hasta completar 1 litro. No se utiliza en presencia de hipoclorito, oxidantes fuertes, bisulfitos y/o productos anicnicos. No se puede reenvasar despus de su aplicacin dosificacin normal: 50 ml de NWW GER y diluir con agua hasta contemplar un litro. Aplicacin: despus de limpieza general por aspersin, inmersin o manualmente. Presentacin: Galn x 3 litros / Garrafa x 20 litros.
5. TIMSEN
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Sal mejorada de amonio en forma de perla seca, compuesta en un 40% de ingrediente, el nalquil, dimetil, bencil amonio y un 60% de rea estabilizada. Ficha Tcnica Dosis letal: para el hombre la LD50 seria 3.675mgr/kg de peso corporal en su estado slido. Las soluciones de Timsen entran en contacto con los microorganismos, causan la anulacin de cargas negativas existentes a su alrededor y provocan una apertura de los poros citoplasmticos, perdidas de elementos esencias como nitrgeno y fosforo. Se causa la destruccin de la membrana y del ncleo celular, asegurando la total eliminacin del microorganismo sin posibilidades de crear resistencia del producto. El Timsen es incompatible con jabones aninicas o sustancias del igual naturaleza. Para preparar un litro se le agrega 1,9 gr. (concentracin 800 PPM). En Colombia es distribuido por PROMOTORAS UNIDAS LTDA. e-mail: UPI@WPRLDONET. ATT.NET.
RECOMENDACIONES PARA FUMIGACION DE ESPACIO DE OFICINA Para llevar a cabo este proceso es necesario la proteccin de los equipos y dems elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel para empaque. Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. No dejar a la mano objetos de valor. 2. Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de que se les impregne el producto, tales como: artculos personales, maquillaje, etc. 3. Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos. 4. Proteger con papel peridico blanco los equipos electrnicos, especialmente los equipos de cmputo. 5. Proteger con papel peridico los libros, folders y carpetas. 6. Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que el producto penetre en los diferentes espacios. 7. No dejar conectado a la toma elctrica o en funcionamiento ningn equipo. 8. Dejar las ventanas cerradas. 9. No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotogrfico, o documentos en cualquier soporte. Para el periodo posterior a la jornada de fumigacin es recomendable: Dejar ventilar los espacios de oficina. No consumir alimentos en las oficinas. Limpiar los escritorios y sillas Limpiar los equipos Estas actividades de Saneamiento Ambiental deben ser coordinadas y ejecutadas con las Secretarias de Salud Distritales y Municipales o contratadas con empresas especializadas y debidamente certificadas.
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FORMATO PROGRAMA DE MANTENIMIENTO, LIMPIEZA Y DESINFECCION El responsable del programa deber diligenciar de acuerdo al cronograma anual generado, directamente este formato, teniendo presente los siguientes lineamientos: Describa cada uno los tems el nombre de la persona responsable de adelantar las tareas de mantenimiento, la periodicidad, el equipo y los materiales empleados y las observaciones a nivel de conservacin preventiva, haciendo nfasis en los que por s estado de integridad, intentando representar una fuente de deterioro o de posible desastre. (Ver tabla de formato No. 1)
FORMATO No. 1 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO SEGUIMIENTO_____________
Responsable del programa_________________________________________ Procedimiento___________________________________________________ Fecha _________________________________________________________ TEM RESPONSABLE PERIODICIDAD EQUIPO
Cargo_________________________ rea__________________________
MATERIALES
OBSERVACIONES
REA
INSTALACIONES
ESTANTERA
DOCUMENTACIN
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Anexo 2. INSTRUCTIVO 009 CONDICIONES TCNICAS MNIMAS QUE DEBEN POSEER LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA ARCHIVOS 12 de febrero de 2009
Es importante que los seores directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de Regin, metropolitanas, y departamentos de Polica, directores de escuelas de Formacin y jefes de organismos especiales, en el caso particular de la gestin documental, observen los lineamientos previstos en el Acuerdo No.049 de 2000, emanado del Archivo General de la Nacin, que establece las condiciones tcnicas mnimas que se deben acatar al construir y/o adecuar la parte locativa destinada a los archivos. La Ley 594 del 14 de julio de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, tiene como objetivo establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, estableciendo en el artculo 11 la obligatoriedad estatal de la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. La Polica Nacional en acatamiento a lo previsto en el Artculo 61 del Reglamento General de Archivos, desarrollado por el Acuerdo No. 049/2000 emanado del Archivo General de la Nacin, debe responder por la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y por la apropiada prestacin de los servicios archivsticos, para lo cual adoptar las normas de carcter tcnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos as como a los procedimientos de control y dems aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos documentales, cindose a las directrices tomadas de la precitada norma y que se relacionan, as: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos documentales. Condiciones generales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Ubicacin Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por atentados u objetivos blicos. Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada y su natural incremento.
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Aspectos Estructurales Si se utiliza estantera de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de 1200 kilogramos por metro cuadrado, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao al sealado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin y corrosin. Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin.
Capacidad de almacenamiento Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta: La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin. La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin del material documental. El crecimiento documental de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan las tablas de retencin y valoracin documental.
Distribucin Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios estarn fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito. Las reas tcnicas tendrn relacin con los de depsitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos.
reas de depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas tcnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: Estantera Diseo acorde con las dimensiones de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
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Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado, qumicamente estable: Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja deber soportar un peso de 100kg/metro lineal. La estantera total no deber tener ms de 100 metros de longitud. Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin a piso, a techo y entre s. La balda superior debe estar a un mximo de 180 centmetros, para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 centmetros del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacin cada 7 centmetros o menos. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentacin. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de Estanteras La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mnimo de 20 centmetros entre stos y la estantera. El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 centmetros y un corredor central mnimo de 120 centmetros. La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la documentacin acorde con la signatura tipogrfica. Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada.
Mobiliario para obras de gran formato Adems de las caractersticas anotadas debern dimensionarse para contener un nmero de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulacin. As las gavetas de las planotecas tendrn una profundidad de 5 centmetros o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la friccin y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o cada de la gaveta.
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Archivadores verticales Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y proyectarse de acuerdo con la produccin documental. Mobiliario para documentos en otros formatos Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseos desarrollados acorde con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos a que haya lugar. Contenedores Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de tamao y funcin. Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable la conservacin de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone de stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos. La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 centmetros. Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografas, entre otros, y digitales como disquetes y C.D., se tendr en cuenta lo siguiente: Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos. Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin. Los disquetes y C.D. podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda vapores cidos,
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y no contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o C.D.
Condiciones ambientales y tcnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as: Condiciones Ambientales Material Documental: Soporte en papel Temperatura de 15 a 20C. Con una fluctuacin diaria de 4 C. Humedad relativa entre 45% y 60%, con fluctuacin diaria del 5%.
Material documental: Fotografa Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20C. Humedad relativa de 40% a 50% Color: Temperatura menor a 10C. Humedad relativa de 25% a 35% Grabaciones: Temperatura 10 a 18C. Humedad relativa de 40% a 50% Medios magnticos: Temperatura 14 a 10C. Humedad relativa de 40% a 50% Discos pticos: Temperatura 16 a 20C. Humedad relativa de 35% a 45% Microfilm: Temperatura 17 a 20C. Humedad relativa de 30% a 40%
Ventilacin El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
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La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos. Filtrado de aire. Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin.
Iluminacin en depsitos Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux. Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores. Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta. Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta. Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Seguridad Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO 2, Solfaclan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua. Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento. Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
El mando institucional dispone que se acaten las recomendaciones tcnicas descritas, debiendo tomar las acciones pertinentes a fin de propugnar por la adecuada conservacin del fondo documental de la Polica Nacional. La Secretaria General registrar los avances que en esta materia se vayan logrando.
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Anexo 3 ACUERDO No. 050 PREVENCIN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO. (5 de mayo de 2000).
CONSIDERANDO: Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva. Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, ahora..... Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a) dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la pol tica archivstica a nivel nacional. Que se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. ACUERDA: ARTICULO 1: Situacin de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dainas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones de riesgo involucran los daos producidos por agua e incendios, agentes vandlicos, hurto y vandalismo entre otros. PARAGRAFO: Los desastres se clasifican en fenmenos naturales como terremotos, ciclones y erupciones volcnicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas humanas. ARTCULO 2: Planificacin de preservacin: La prevencin de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificacin general de la preservacin. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rpida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificacin, evitando y disminuyendo lo costos que a todo nivel implicara un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevencin y proteccin de los acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperacin despus del siniestro en la planificacin de la respuesta y la recuperacin. Deber incluir una capacitacin y entrenamiento peridico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicacin y operacin de vlvulas de cierre de tuberas de agua o conducciones elctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de evacuacin. PARAGRAFO : El plan de prevencin de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en las entidades por los Comit Paritario de Salud Ocupacional en cumplimiento de lo
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establecido por la Ley y debe contar con un responsable o Coordinador y un Comit que apoyar todas las medidas de reaccin y recuperacin. ARTICULO 3: Prevencin. Se debe partir de la identificacin y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluacin o valoracin de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecern las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reaccin necesarias; tales como: 1. LEVANTAMIENTO Y VALORACIN DEL PANORAMA DE RIESGOS. Para la identificacin y valoracin de los posibles riesgos que puedan afectarse el material documental, se puede establecer la siguiente clasificacin: Riesgos provenientes del exterior del edificio. Riesgos provenientes de la estructura del edificio. Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales. Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institucin o algn tipo de material.
Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinacin de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecnicos y del material documental. Para evitar lo antes sealado se proceder previamente a: Identificar los peligros geogrficos y climticos que pongan en riesgo el edificio y las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institucin con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican como riesgos para la institucin. Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante. Dentro del edificio, se har una evaluacin de la infraestructura y el estado de los materiales, los sistemas de servicios como hidrulicos y elctricos y los mecanismos de proteccin contra incendios. Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas. Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivstico teniendo en cuenta la existencia de algn tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la importancia del material documental, se debern establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundacin, fijados por la valoracin de los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual relevancia.
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2. MEDIDAS PREVENTIVAS Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad de los acervos documentales, se establecer un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspeccin y mantenimiento como una de las medidas de prevencin ms eficaces. Un edificio sin riesgo debe adoptar medidas de proteccin contra el fuego como: Detectores automticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de urgencia. Personal de vigilancia Sistemas de extincin escogidos con la asesora de los bomberos: extinguidores manuales, sistemas de extincin fijos. Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones elctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fcil acceso y de abertura desde el interior. Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como pelculas de nitrato o productos qumicos inflamables y evitar las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable. La proteccin contra los efectos del agua, incluirn la verificacin constante de los sistemas hidrulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuacin o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuacin de aguas para las salas subterrneas. 3. PREPARACIN DE UN PLAN DE EMERGENCIA Este se deber coordinar en estrecha colaboracin con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificacin, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad de defensa civil y el Comit Paritario de Salud Ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de los acervos documentales debern preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. Este reporte deber ser ledo por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratgico de manera que se pueda consultar rpidamente en caso de emergencia. La informacin que se encuentran en un plan de emergencia aborda en trminos generales los siguientes aspectos: Nmeros de telfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y polica. Planos del edificio: disposicin de los acervos documentales, del equipo de emergencia como extinguidores y materiales para intervencin, y los puntos donde la electricidad y el agua pueden suspenderse entre otros.
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Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son de los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales. Orden y detalles de las operaciones de salvamento. Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el salvamento, bibliografa especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia. Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para transporte eventual congelamiento, lugares para almacenamiento. Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se vayan a requerir para facilitar a las Divisiones Financieras la toma de decisiones.
4. REACCIN EN CASO DE SINIESTRO En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pnico. Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de intervencin de las emergencias con los que previamente se han establecido un plan conjunto de trabajo. Se debe contactar rpidamente al responsable del Plan de Prevencin de Desastres quien har los contactos del Comit de Apoyo y de los especialistas de manejo de emergencia para los Consejos Tcnicos sobre mtodos de accin. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensin de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros. Una vez neutralizada la causa del siniestro, se proceder a determinar la magnitud de los daos. No hay que desechar ningn documento por muy deteriorado que se encuentre. Si el ambiente est muy hmedo, por agua de inundacin o bomberos, hay que ensayar en bajar las tazas de humedad relativa para evitar la aparicin de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestacin se desate. Hay que asegurar una buena circulacin de aire y si es posible instalar tcnicamente equipos de deshumidificacin. Se debern evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemtica la informacin necesaria como fotografa de los documentos y de los locales, inventario del material afectado. Estos datos sern necesarios para el expediente de la a seguranza en el caso de que exista y en la evaluacin del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse bien contra el robo. Se debern poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rpidamente aquellos que hagan falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte documental. As mismo se hace necesario escoger mtodos de tratamiento segn las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de accin: a) Secado de documentos. Con excepcin de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que prima sobre la encuadernacin.
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Secado Manual: con cuidado, los documentos que pueden disponerse abiertos, sobre las hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarn regularmente. Se puede favorecer la evaporacin con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operacin es lenta pero muy econmica y eficaz, si se disponen del equipo humano necesario. Si las pginas estn pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida. No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o glaseado. Lo ideal sera practicar un secado asistido mecnicamente tipo liofilizacin o tambin se podr intercalar entre cada pgina papel absorbente hasta el fondo de la encuadernacin y cambiarlo de tiempo en tiempo. Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podr lavar ligeramente pasndolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrndolos bien para que el agua no penetre. Todos los documentos frgiles como las fotografas manuscritos sobre papel y sobre pergamino debern ser tratados por especialistas. Secado asistido mecnicamente: Sistema de deshumificacin del aire, congelacin y secado manual, congelacin y liolizacin. b) Desinfeccin. Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del mtodo de secado, ser necesaria una desinfeccin cuando todos los documentos estn secos. Igualmente se desinfectarn los depsitos. El equipo mnimo con el que se debe contar incluye: Lonas, cajas plsticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lmparas de mano, mscaras, guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plstico en rollos, extensiones elctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plsticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigrmetros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo. ARTICULO 4: Este Acuerdo rige desde su publicacin. PUBLQUESE Y CUMPLASE. Dado en Santaf de Bogot, a los cinco (5) das del mes de mayo del dos mil (2000).
BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE
ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente Secretario Tcnico
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Anexo 4 DETERIORO EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Despus de haber hecho un recorrido por la conservacin preventiva en archivos de gestin, central e histricos, se hace necesario hacer un acercamiento al tema del deterioro de los documentos de archivo, conocer los factores que lo causan, los mecanismos por los que se produce dicho deterioro y los indicadores que permiten que sea detectado. As mismo, es necesario incluir algunos aspectos relacionados con la conservacin del material fotogrfico, ya que cada vez son ms archivos los que contienen este tipo de documentos que pueden ser muy frgiles y susceptibles a sufrir alteraciones irreversibles. La alteracin de los materiales de archivo se presenta como respuesta a las condiciones o modificaciones del medio ambiente o a reacciones de los componentes originales, procesos a los cuales contribuyen las condiciones en que se encuentran almacenados. Estas alteraciones se pueden clasificar en: Factores de alteracin Aquellos factores con capacidad de inducir, mediante cambios o caractersticas propias a su naturaleza, ciertos mecanismos que producen la transformacin de los materiales. Tambin llamados causas de deterioro, pueden ser agrupados en intrnsecos o extrnsecos y son hechos pasivos que pueden generar condiciones que aceleren o retarden el deterioro. Intrnsecos: Son el resultado de la propia naturaleza de los materiales del papel y/o de los componentes o aditivos que recibe durante el proceso de fabricacin; la presencia de agentes de deterioro puede ser fortuita, debido al uso de aguas no depuradas o elementos metlicos oxidantes que se incorporen durante el proceso de fabricacin. El papel de manufactura industrial posee, dentro de su estructura, materiales y productos poco estables que ocasionan el deterioro de los documentos. Adems de utilizar materias primas derivadas de las fibras de madera, incluyen compuestos qumicos inestables como el alumbrecolofonia, empleados en la consolidacin del papel, por otro lado, en los proceso industriales qumico-mecnicos de obtencin de la pulpa se utilizan entre otros, el procedimiento al sulfito, produciendo papeles cidos. Al igual, mtodos de blanqueo con cloro, cuyos derivados poseen una alta accin oxidante. Lignina: Los papeles modernos fabricados con pulpas extradas de tronco de arboles poseen esta sustancia que se encuentra en las paredes celulares y que tiene la caracterstica de ser inestable y reaccionar fcilmente con la luz y con otros sustancias. A su vez, se descomponen con facilidad,
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dando lugar a la formacin de subproductos colorados que le confieren a papel un aspecto amarillento; tambin dan lugar a la produccin de cidos orgnicos que van a ocasionar hidrlisis acida, la cual provoca una disminucin en el grado de polimerizacin de la molcula de celulosa y el consiguiente debilitamiento del soporte, con lo que experimenta la disminucin de sus propiedades mecnicas. Encolantes y cargas: Los encolante utilizados para ayudar a la compactacin de las fibras y mejorar los propiedades fsico mecnicas del papel, pueden contener partculas que se oxidan causando manchas puntuales y acidez u oxidacin; igualmente se presenta este mecanismo especialmente en aquellos procesos industrializados en que se emplea la mezcla colofonia-alumbre la cual cataliza la formacin de acido sulfrico. Tintas: las diferentes tintas utilizadas poseen una mltiple y variada composicin. Algunas causan deterioro mediante mecanismos de accin similares a los expuestos anteriormente, ya que los materiales con que se fabrican poseen variados contaminantes. Uno de los daos ms frecuentes es el efecto que producen los residuos metlicos capaces de catalizar las reacciones de oxidacin o la formacin de cidos. Un caso que merece especial atencin son las tintas ferro-galo-tnicas, que causan corrosin en algunos papeles llegando a ocasionar roturas; eran fabricadas a base de hierro, acido glico y tnico y se encuentra comnmente en documentacin antigua. Extrnsecos: Dentro de estos se encuentran las condiciones ambientales, biolgicas, desastre naturales y factores antropognicos (deposito y mantenimiento, manipulacin y vandalismo). Condiciones Ambientales Temperatura: las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden generar o acelerar acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin, cuyos indicadores son la descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte. Es importante controlar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones al mayor grado posible. Humedad Relativa: La humedad es un factor determinante, considerando que el papel es un material higroscpico (absorbe y devuelve humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructura. Los materiales orgnicos tienen en su estructura un porcentaje de humedad que les permite mantener sus propiedades y funciones dentro de rangos ptimos para su conservacin en el tiempo; este porcentaje se conoce como el agua de constitucin, que est en equilibrio dinmico con la cantidad de vapor de agua presente en el ambiente. El equilibrio se rompe si la humedad relativa es muy alta o muy baja, causando diversos deterioros.
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Un exceso de humedad sobre la documentacin favorece el crecimiento de hongos (deterioro de tipo biolgico), fragilidad del soporte por debilitamiento de los puentes de hidrogeno y disminucin de las interacciones entre las fibras constituyentes, procesos de hidrlisis, as como tambin ocasiona migraciones inicas que a su vez rompen las redes celulsicas que dan forma a la hoja de papel. En ambientes con una humedad relativa inferior al 35% se presentan deterioros por resequedad, la cual torna frgil y quebradizo el soporte. Este dao es prcticamente irreversible y se caracteriza por la prdida de agua de hidratacin y de propiedades fsicomecnicas como la resistencia y la flexibilidad. Otro problema que se puede presentar es la cristalizacin de los adhesivos o colas utilizados en los procesos de encuadernacin. Estos materiales que se involucran en la documentacin producen tambin cambios dimensionales como encogimiento debido a la perdida de flexibilidad y elasticidad de la pelcula o adhesivo. Iluminacin: Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es necesario adems de conocer su naturaleza y caractersticas, poder medirla. Esto se puede hacer con el luxmetro y el monitor de radiaciones UV. Fuentes de iluminacin: Proviene de los rayos solares. Aunque sea de forma indirecta es la ms perjudicial pues contiene la mayor proporcin de radiaciones UV y una alta Natural intensidad lumnica. Altas montaas: mayor dao Constituida por un bulbo de cristal con un filamento de tungsteno calentado por la electricidad. Gran parte de la Lmpara electricidad se convierte en calor y no en luz. Emite una gran incandescente cantidad de rayos IR por lo que aumenta la temperatura de los depsitos. Artificial Constituida por un tubo de cristal que contiene vapor de Lmpara mercurio y recubierta por polvo capaces de fluorescer en las fluorescente radiaciones emitidas por el vapor. Emiten radiaciones UV. No deben usarse sin filtro. Eliminar la radiacin UV utilizando filtros en ventanas. Acciones Reducir la iluminacin de manera que sea solo la necesaria para que el objeto para se vea. reducir los Reducir el tiempo de iluminacin tanto como sea posible. efectos No permitir que los rayos solares ni la luz artificial incidan directamente sobre los documentos. Es necesario tener claro que todo material orgnico corre peligro en presencia de la luz (papel, madera, pergamino, cuero, tintes, colas, gomas y resinas entre otros).
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La luz puede aportar calor que acelera los procesos de deterioro de la celulosa, estimula la actividad biolgica. Por otro lado las radiaciones UV de la luz natural y de las lmparas fluorescentes ocasionan daos ms graves como reacciones fotoqumicas de los radicales libres de celulosa. El dao de este tipo ms comn es la fotooxidacin; sta conlleva una gran cantidad de reacciones qumicas que en ltimas producen cambios de color, disminucin en las propiedades mecnicas, etc. Este proceso puede verse acelerado tambin por la presencia de algunas sustancias como la lignina y de acuerdo al tipo de fibras del papel. Como ltimo aspecto sobre la iluminacin, es necesario comentar que mientras ms intensa sea la luz sobre un documento y ms tiempo de exposicin tenga, mayor ser su deterioro, gracias a la ley de la Reciprocidad que nos dice que la luz acta acumulativamente, de manera que es el tiempo total de exposicin lo que importa. Por este motivo, la estrategia ms eficaz para reducir los daos es reducir la iluminacin y el tiempo de exposicin. Contaminacin atmosfrica: Las sustancias ms comunes y que causan graves daos en diversos tipos de documentacin son el dixido sulfuroso (SO2), el dixido de nitrgeno (NO2) y el trixido de azufre o anhdrido sulfrico (SO3), los cuales en contacto con el agua (humedad) dan lugar a la formacin de acido sulfrico y ntrico los cuales tienen la propiedad de ser corrosivos y pueden causar sobre el papel oxidaciones, hidrlisis acida de la celulosa, modificaciones estructurales sobre otros componentes tornndolos solubles. Algunas partculas metlicas presentes en el papel catalizan (aceleran) la formacin de cidos y por lo tanto su accin. En ambiente salino los iones cloruro del acido clorhdrico en presencia del acido sulfrico son una mezcla particularmente corrosiva, al igual que la formara el acido clorhdrico con el acido ntrico. Igualmente son causantes de deterioro las partculas metlicas del papel en ambientes contaminados con cloro, fertilizantes y sustancias de las fumigaciones. En primer lugar, los metales reaccionan con el oxigeno produciendo xidos, este oxido puede ser lo suficientemente colorido como para provocar una mancha sobre la documentacin. Aunque la reaccin de algunos gases contaminantes atmosfricos con el agua puede ser lenta, al estar presente partculas metlicas con xidos de aluminio, cobre, hierro, etc., se acelera ocasionando un incremento en la velocidad de deterioro. Este fenmeno es conocido como un proceso de catlisis qumica. En los espacios cerrados la concentracin de los gases depende de la humedad. Mientras mayor sea sta, mas rpido se absorber el gas por los materiales constitutivos del espacio y aquellos depositados en l.
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El polvo, conformado por pequeas partculas solidas que permanecen suspendidas en el aire por un tiempo, es un elemento que causa graves daos sobre los soportes documentales. Las sustancias qumicas, cristalinas y amorfas como tierra, arena, holln, residuos cidos y gaseosos y microorganismos, generan o aceleran procesos de deterioro qumico y fsico sobre el papel. Factores biolgicos Gran parte de la destruccin de los materiales de archivo es atribuida a la accin de microorganismos, insectos y micro mamferos. Hongos: Son organismos que toman las sustancias alimenticias por digestin del sustrato en que crecen. El cuerpo de un hongo es denominado micelio y consiste en la reunin de mltiples filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida, muchos hongos forman estructuras especializadas que producen cuerpos reproductivos o esporas. Estas son liberadas al aire en donde permanecen en estado de latencia hasta que encuentran un medio ambiente favorable. Los hongos, juegan un papel mucho ms importante que las bacterias en lo que se refiere al deterioro de los materiales de archivo, debido a su amplio espectro de accin y la poca especificidad de sus requerimientos de humedad, presencia o ausencia de oxigeno, temperatura y a su tipo de nutricin. Insectos: Su efecto es devastador en materiales de archivo. La mayora de especies pueden alimentarse de una gran variedad de materiales, deteriorando soportes como papel, cartn, cuero, pergamino, adhesivos, tela de encuadernaciones y madera de estanteras. Murcilagos (Chioptera): Frecuentes en climas tropicales, se pueden encontrar en gran cantidad en archivos rurales; de hbito nocturno, se alimentan de frutas, insectos y sangre. Cuando estos animales pasan la noche dentro de los archivos y ticos, pueden manchar con su orina la documentacin y sus excrementos ocasionan problemas de salubridad e infestacin de insectos, as como, concreciones que modifican las calidades estticas u ocultan e incluso degradan tanto al soporte como la informacin. Aves: Las palomas llegan a hacer sus nidos en las vigas o entre los documentos; su excremento deteriora el material y es fuente para la llegada de insectos y desarrollo de microorganismos. Entre los principales insectos que pueden ser atrados por los excrementos y establecer su hbitat en los nidos de las aves, se encuentran las polillas, los piojos de libro, los escarabajos de las alfombras y del libro.
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Desastres o catstrofes Aquellos eventos de ocurrencia fortuita o aleatoria, de carcter accidental o inducido, que al incidir directamente sobre la documentacin van a causar deterioros generalmente irreversibles. La posibilidad de ocurrencia de catstrofes naturales depende en gran parte de la ubicacin geogrfica y de la conformacin geolgica de los terrenos. De acuerdo con estos aspectos podemos tener los siguientes casos: Sismos/Terremotos: Este factor afecta aquellas zonas volcnicas o cercanas a fallas geolgicas, generalmente en las vecindades de la costa pacfica, donde estos fenmenos ocurren con cierta periodicidad. Incendios: Los incendios son un problema causante de daos irreversibles a la documentacin, ya que la perdida de informacin es inminente debido al cambio en la naturaleza del material (los diferentes materiales de carcter combustible, tales como celulosa, cuero, etc., reaccionan con el oxigeno ambiental dando lugar a la formacin de carbn, gas carbnico y vapor de agua). Inundaciones: Factor propio de aquellas zonas ubicadas en las cercanas de los ros, lagos, costas, etc., los cuales al entrar en contacto con la documentacin y ser absorbidos por la misma van a causar un fuerte debilitamiento del soporte, corrimiento de tintas, daos en las encuadernaciones y propician el crecimiento de hongos, entre otros. Factores Antropognicos Se definen como aquellos que son producto de la accin directa o indirecta del hombre. Entre ellos se encuentran los siguientes: Depsito y mantenimiento: Un factor indirecto de deterioro, pero no menos importante, es la edificacin destinada a albergar la documentacin. Si cuenta con una mala ubicacin, diseo poco funcional, mala ventilacin, fuentes de iluminacin y sistemas de depsito inadecuados, proveern las condiciones para el dao de los soportes. Manipulacin: El hombre es considerado como uno de los principales causantes de deterioro de los documentos. Los daos fsicos ms frecuentes en los diferentes tipos de documentos son en general desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte y desgarros por tensin excesivas. La consulta peridica de la documentacin implica un constante abrir y cerrar de tomos y otras unidades de conservacin, movimientos continuos en la ubicacin sobre estanteras. Esto, unido al empleo de materiales de baja calidad, va a deteriorar a largo plazo la documentacin debido a fricciones, rozamientos y desgarros.
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Materiales metlicos: el empleo de materiales metlicos tales como grapas, clips, anillados, ganchos, ribetes, etc., causan en el papel diferentes tipos de alteraciones, que se intensifican cuando el documento est en ambientes hmedos. Entre las alteraciones ms frecuentes podemos citar las manchas causadas por la oxidacin de estos materiales. La accin corrosiva que tienen sobre los soportes, causan principalmente manchas y roturas. Vandalismo: Se refiere a los deterioros fsicos o mecnicos en general, causados por manejos malintencionados. En este punto podemos citar las rasgaduras, roturas, inscripciones, fragmentaciones y manchas. Mecanismos e indicadores de alteracin: Son una secuencia de cambios fsicos y qumicos que provocan modificaciones en ciertas propiedades especficas del material, cuando este ha sido influenciado por factores de alteracin. Entre los mecanismos deteriorantes ms comunes podemos citar los siguientes: Degradacin trmica, oxidacin, hidrlisis acida, degradacin enzimtica o alteraciones fsicomecnicas, entre otros. Los indicadores, son todas aquellas manifestaciones visuales (o de otro tipo) mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes (mecanismos de alteracin), que ha sufrido el material.
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Anexo 5 EMPASTE Y ENCUADERNACIN LA SOLUCIN?

Dentro de los archivos, es bien conocido el proceso de empaste que se realiza muchas veces de manera indiscriminada, sin evaluar la utilidad de dicho proceso y los mtodos por los que se realiza. En ocasiones, no resulta fcil determinar el paso a seguir con grandes paquetes de documentos. Sin importar cul sea la cantidad de paquetes que tengamos, es necesario recordar que el objetivo es conservar en buen estado el patrimonio documental. En el tema del empaste, existe una verdad fundamental: un empaste de calidad deficiente trae consecuencias irreversibles, por lo que se hace necesario evitar que este tipo de prcticas se vuelvan comunes dentro de nuestros archivos. Los problemas que se han hallado en diferentes archivos son mltiples, consideramos importante mencionar algunos ejemplos con el propsito de que no se repitan. En algunas ocasiones, la documentacin no se ha preparado correctamente para llevar a cabo este proceso y se ha llegado a empastar sin eliminar primero el material metlico, hacer foliacin y revisarla, desdoblar los documentos (quedando incluso perdida la informacin por no poder desdoblarlo). En otros casos, las mrgenes resultan insuficientes y al empastar la informacin se ha perdido al perforar el soporte o sencillamente no puede leerse porque no puede abrirse lo suficiente. El tipo de costuras utilizadas para el empaste son otro problema que ha contribuido a deteriorar una parte del patrimonio documental de la Nacin, pues se usan costuras conocidas como diente de perro y de nervios incrustados que causan roturas y prdidas de parte del soporte, causan desgarros de la unidad y el exceso de adhesivo ingresa en los canales donde se incrustan los nervios, generando problemas de tipo qumico, fsico y hasta esttico. Al momento de evaluar la necesidad del empaste, deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:
Necesidad: Segn la clasificacin archivstica, la frecuencia de uso y la obligatoriedad del empaste. Funcionalidad: Debe examinarse con cuidado si las mrgenes lo permiten sin afectar el contenido y el grado de abertura que se requerira para no alterar la lectura de texto. Durabilidad: Resistencia al uso y estabilidad estructural. Longevidad: Resistencia al deterioro qumico y estabilidad de los materiales que se usan para el empaste. Reversibilidad: En lo referido a procesos y materiales que den la posibilidad de reemplazarse posteriormente.
A la hora de empastar, es muy importante evaluar la calidad de los materiales, especficamente el grado de acidez de cartones, papeles y telas; as mismo, la cubierta debe ser acorde con el tamao y peso de la unidad, si la cantidad de folios es muy alta, debe partirse en dos o tres parte iguales y empastar de la misma forma, de manera que no dificulte la abertura.
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Anexo 6 EXTINTORES.
Para tener una idea de la mnima cantidad de extintores que debern ubicarse dentro de un deposito de archivos, se incluye la siguiente tabla.
OCUPACIN Riesgo Leve (bajo) Clasificacin mnima Extintor Individual rea mxima Por unidad de A Distancia mxima a recorrer hasta el extintor OCUPACIN Riesgo Ordinario* (moderado) OCUPACIN Riesgo extraordinario (alto)
2
3000 pies cuadrados 280 m 11250 pies cuadrados 1045 m 75 pies 22.7 m
2
4
Cuando el rea de un edificio es menor de 3000 pies cuadrados (279 m) debera colocarse por lo menos un extintor del tamao mnimo recomendado. *Riesgo Ordinario (moderado). Dentro de esta clasificacin entraran la mayora de los depsitos de archivo siempre y cuando sea respetado su uso nico como archivo y no como cuarto de san alejo. La cantidad total de combustible de clase A e inflamables de clase B estn presentes en una proporcin mayor que la esperada en lugares con riesgo menor (bajo). Estos lugares podran consistir en oficinas, salones de clase, tiendas de mercanca y almacenamiento, manufactura ligera, salones de exhibicin de autos, parqueaderos, taller o mantenimiento de reas de servicio de lugares de riesgos menor (bajo) y depsitos con mercancas de clase I y II. Cada entidad deber evaluar si es necesario o si cuenta con el presupuesto para implementar otro tipo de medidas preventivas como sistemas automticos de riego ( sprinklers), entre otros. Teniendo presente que el dao causado a los documentos en un incendio, sea el menos posible. Ya que en caso de conatos de incendio, puede resultar peor el uso de sistemas avanzados que el de extintores, al mojar la documentacin y causar problemas con las tintas y los soportes.
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Anexo 7 ESPECIFICACIONES CAJAS Y CARPETAS DE ARCHIVO Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin Documental AGN
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentacin del polvo, la contaminacin, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada manipulacin y organizacin. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseos acordes con el formato de los documentos. El Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin a partir de la investigacin y revisin de diseos empleados en otros pases y con la asesora de empresas nacionales ha avalado los siguientes modelos de cajas: Cajas para Archivo Histrico, Archivo Central y para documentos de mediano y gran formato. El diseo de las cajas que se recomiendan a continuacin permite por medio del plegado y el ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Los siguientes diseos facilitan la produccin en lnea y su posterior armada al no involucrar adhesivos ni ganchos metlicos. Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, stas deben ser fabricadas con cartn kraft corrugado de pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos: Material: Cajas producidas con cartn kraft corrugado de pared sencilla. Resistencia. El cartn corrugado debe tener una resistencia mnima a la compresin vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mnima al aplastamiento horizontal de 2 Kgf/cm2. Recubrimiento interno. Debido a la composicin del cartn corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migracin de cido a los documentos, el cartn debe contar con un recubrimiento interior constituido por una pelcula transparente de material inerte con base en ceras neutras, pelculas polimricas, emulsin de parafinas o ceras vegetales. La pelcula debe ser qumicamente estable, con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningn caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo nico componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes: Emulen 50. Emulsin acuosa de polmero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad 200-400 cps. Mobil-cer-a. Pelcula a base de ceras y parafinas, la cual es usada tradicionalmente en embalajes para exportacin de flores con el fin de evitar la deshidratacin. Adhesn 599. Adhesivo en emulsin de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200-1500 cps. Dispromul R. Dispersin balanceada con ceras parafnicas, pH 8 - 9, viscosidad 200 cps mximo MA-003.
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Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificacin de la entidad.
Acabado. El cartn corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Ref: Archivo Histrico Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 25,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 39 cm. largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin Diseo: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
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ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Ref: Archivo Central Dimensiones internas: ancho: 20 cm. Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x x alto: 25 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 39 cm. largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para su manipulacin. NOTA. Este diseo tambin puede ser utilizado para Archivo Histrico. ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Ref: Cajas para Documentos de Mediano Formato Dimensiones: Tapa: Dimensiones internas: largo: 60 cm. Dimensiones externas: largo: 60,5 cm. Base: Dimensiones internas: largo: 57,5 cm. x Dimensiones externas: largo: 58 cm. x ancho: 41 cm. x ancho: 43 cm. x alto: 8 cm. alto: 8,5 cm. x x ancho: 44 cm. x ancho: 44 cm. x alto: 8 cm. alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentacin. ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO Ref: Cajas para Documentos de Gran Formato Dimensiones: Tapa: Dimensiones internas: largo: 88 cm. x Dimensiones externas: largo: 88,5 cm. x ancho: 61 cm. ancho: 62,5 cm. x x alto: 8 cm. alto:8,5 cm.
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Base: Dimensiones internas: largo: 87 cm. Dimensiones externas: largo: 87,5 cm. x x ancho: 59 cm. x ancho: 60 cm. x alto: 8 cm. alto: 8,5 cm.
Medidas que se podrn ajustar de acuerdo con el formato de la documentacin. Diseo: Incluye tapa con bisagra de apertura a 15 cm. del borde, para facilitar la consulta y retiro de la documentacin.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO Ref: Carpetas con Solapas Laterales
Dimensiones: Total: De la base central: De las aletas laterales: De las aletas superiores: Ancho: 69,5 cm. Ancho: 22 cm. Ancho: 22 cm. Ancho: 25,5 cm. Ancho: 22,5 cm. x x x x x largo: 69,5 cm. largo: 35 cm. largo: 35 cm. largo: 35 cm. largo: 17cm.
Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas Deber tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH 7) Deber estar libre de partculas metlicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores, perxidos y sulfuro. Resistente al doblez y al rasgado. De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasin y ser insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partculas abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o propalcote de mnimo 320 g/m2. Diseo: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad mxima de
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almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO Ref: Carpetas con Solapas Laterales
DIAGRAMA DE CARPETA
35 cm
22 cm 17 cm cm
5 cm cm
22 cm
17.5 cm
5 cm 25.5 cm
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ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO Ref: Carpetas para Archivo de Gestin
En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguas, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguas, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mnimo 320g/m2, cartulina bristol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluye adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido. Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm. Largo del pliegue: 35 cm. Ancho cubierta posterior: 23,5 cm. Ancho cubierta anterior: 22 cm. Este ancho incluye una pestaa de 1,5 cm. para identificacin NOTA. No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentacin.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO Ref: Carpetas para Documentos de Gran Formato
Los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2 o cartulina propalcote de mnimo 320 g/m2 ). Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido. En el caso de las carpetas para almacenamiento de documentacin de gran formato se puede utilizar la unin de varias piezas de cartn o cartulina, usando como bisagras cintas o telas (con alto contenido de algodn o lino), cuyo adhesivo sea resistentes al paso del tiempo, reversible (fcilmente removibles) y estable en condiciones ptimas de humedad relativa y temperatura
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(humedad relativa entre 45% y 60% y temperatura entre 15C y 20C). El color del adhesivo debe ser permanente, es decir, no debe decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas. Adems, ste no debe contener cloruro de polivinilo (PVC) y debe impedir la propagacin y contaminacin por microorganismos como hongos y/o bacterias. Se recomienda el uso de adhesivos polimricos tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa, alcohol polivinlico (PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac). El pH de los anteriores adhesivos debe ser igual o mayor a 7 (pH 7).
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12. BIBLIOGRAFA
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Direccin y Conceptualizacin Doctor ALFONSO QUINTERO GARCIA Secretario General
Elaboracin y redaccin rea de Archivo General Mayor JOS HERNANDO MEDINA BERNAL Capitn EDGAR FERNANDO LPEZ GONZLEZ Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZLEZ
Diagramacin e impresin Imprenta Nacional de Colombia
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11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernacin la solucin?............................................ 74

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Doctor ALFONSO QUINTERO GARCA Secretario General

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2. ARCHIVOS CENTRALES Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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3.1 Cmo lo Hago?

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4. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)

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4.1. Principales Aspectos a Considerar

4.2. Estrategias o Programas de Conservacin

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4.3. Sensibilizacin del Personal

Sensibilizacin del personal (Capacitacin)

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4.4. Limpieza de reas y Documentos

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4.5. Monitoreo y Control Ambiental y Biolgico

Termohigrmetro: Para medicin de humedad relativa y temperatura

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4.6. Inspeccin y Mantenimiento de Instalaciones

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4.7. Prevencin y Atencin de Desastres

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4.8. Otros Programas

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Scanner para la digitalizacin de documentos

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5. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO DE GESTIN

Eliminacin de Gancho de cosedora, Legajadores metlicos y clips

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

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Carpeta Colgante para Archivo de Gestin

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Foliacin (Instructivo 010 del 2009)

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Archivo de Gestin organizado segn las Tablas de Retencin Documental

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5.1. Transferencia al Archivo Central

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6. LA CONSERVACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL

Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:

Ejemplos de Archivos Centrales en unidades policiales en el pasado

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Artculo 23

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