Sunteți pe pagina 1din 183

Excel

1 Introducere...................................................................................................................4 1.1 Introducerea datelor..............................................................................................7 1.1.1 Introducerea numerelor i textelor................................................................7 1.1.2 Introducerea datei i timpului........................................................................8 1.1.3 Cursoare. Selectarea celulelor, liniilor i coloanelor.....................................8 1.2 Umplerea automat a celulelor.............................................................................9 1.2.1 Umplerea celulelor cu o serie de date...........................................................9 1.2.2 Utilizarea meniului contextual la umplerea celulelor..................................12 1.2.3 Copierea datelor..........................................................................................15 1.3 Introducerea de date cu liste sau casete combinate............................................16 1.3.1 Gruparea unor celule sub un nume..............................................................17 1.3.2 Crearea de casete combinate i liste............................................................18 1.4 Validarea datelor................................................................................................21 1.4.1 Validarea datelor calendaristice..................................................................22 1.4.2 Limitarea datelor introduse la valorile unei liste.........................................25 1.4.3 Marcarea datelor invalide............................................................................28 1.4.4 Anularea operaiei de validare a datelor......................................................30 1.4.5 Definirea criteriilor de validare utilizator....................................................30 2 Efectuarea calculelor.................................................................................................34 2.1 Operaii aritmetice..............................................................................................34 2.2 Concatenarea irurilor........................................................................................36 2.3 Funcii standard. Inserarea funciilor.................................................................36 2.4 Referirea celulelor..............................................................................................39 2.5 Expresii relaionale.............................................................................................40 2.6 Precedena operatorilor.......................................................................................40 2.7 Funcii standard uzuale.......................................................................................41 2.7.1 Funcii logice...............................................................................................44 2.7.2 Funcii matematice......................................................................................51 2.7.3 Funcii pentru prelucrarea datelor calendaristice........................................60 2.7.4 Funcii pentru prelucrarea textelor..............................................................66 3 Meniul Insert ............................................................................................................68 3.1 Inserarea de linii, coloane i celule ntr-o foaie de calcul..................................68 3.2 tergerea de linii, coloane sau celule.................................................................69 3.3 tergerea coninutului celulelor..........................................................................70 3.4 Inserarea unui simbol.........................................................................................70 3.5 Inserarea comentariilor.......................................................................................71 4 Inserarea de grafice...................................................................................................73 4.1 Inserarea unui grafic...........................................................................................73 4.2 Reprezentarea curbelor......................................................................................81 4.2.1 Reprezentarea unei curbe............................................................................81 4.2.2 Reprezentarea mai multor curbe pe acelai grafic.......................................83 4.2.3 Adugarea unei linii de tendin..................................................................86 4.2.4 Gruparea graficelor ntr-o foaie...................................................................87 4.3 Reprezentarea seriilor de timp............................................................................88 5 Crearea i salvarea registrelor. Meniul File...............................................................94 6 Editarea textului. Meniul Edit...................................................................................96 6.1 Gsirea i nlocuirea irurilor de caractere.........................................................97 6.2 Lucrul cu clipboardul.........................................................................................98 7 Formatarea foilor de calcul. Meniul Format...........................................................100

7.1 Formatarea liniilor i coloanelor......................................................................100 7.2 Formatarea celulelor.........................................................................................101 7.2.1 Alegerea formatului numerelor.................................................................101 7.2.2 Formate personalizate pentru numere.......................................................102 7.2.3 Alinierea datelor n celul.........................................................................104 7.2.4 Reuniune i divizarea celulelor.................................................................105 7.2.5 Alegerea fontului.......................................................................................106 7.2.6 Aplicarea marginilor celulelor unui grup..................................................107 7.2.7 Aplicarea marginilor unei celule...............................................................109 7.2.8 Formatarea tabelelor..................................................................................111 7.2.9 Formatarea condiionat a celulelor..........................................................111 7.2.10 Formatarea datelor calendaristice............................................................113 7.2.11 Crearea unui nou format..........................................................................116 7.3 Prescrierea dimensiunilor paginii.....................................................................117 8 Copierea i mutarea formulelor...............................................................................118 8.1 Copierea formulelor scrise n stilul A1............................................................118 8.2 Inlocuirea unei formule cu rezultatul ei...........................................................120 8.3 Mutarea formulelor scrise n stilul A1.............................................................120 8.4 Copierea i mutarea formulelor scrise n stilul R1C1......................................122 9 Lucrul cu mai multe foi de calcul............................................................................124 9.1 Inserarea i tergerea de foi de calcul...............................................................124 9.2 Formule cu date din mai multe foi de calcul....................................................125 10 Lucrul cu tabele din baze de date relaionale........................................................135 10.1 Crearea tabelelor............................................................................................135 10.2 Sortarea articolelor tabelei.............................................................................136 10.3 Parcurgerea i editarea tabelelor....................................................................138 10.4 Selectarea articolelor tabelelor dup diverse criterii.....................................139 11 Analiza datelor cu tabele pivot..............................................................................143 11.1 Crearea unei tabele pivot...............................................................................143 11.2 Formatarea tabelelor pivot.............................................................................153 11.3 Adugarea unei formule de sumarizare.........................................................156 11.4 Filtrarea datelor n tabela pivot.....................................................................158 11.5 Crearea diagramelor pivot.............................................................................160 12 Meniul View.........................................................................................................161 13 Importarea datelor.................................................................................................164 14 Utilizarea limbajului Visual Basic........................................................................168 14.1 Fereastra editorului Visual Basic..................................................................168 14.2 Crearea registrului Personal.xls.....................................................................169 14.3 Crearea unei macroinstruciuni.....................................................................171 14.3.1 Inserarea unei noi forme..........................................................................171 14.3.2 Adugarea obiectelor grafice la form....................................................172 14.3.3 Crearea procedurilor ce trateaz mesajele...............................................173 14.3.4 Definirea macroinstruciunii asociat formei..........................................174 14.3.5 Execuia macroinstruciunii.....................................................................175 14.3.6 Moduri de execuie a macroinstruciunii.................................................176 15 Protejarea foilor de calcul.....................................................................................181

1 Introducere
Excel este un program pentru calcule cu tabele de date. Fiierele create cu acest program se numesc registre de calcul i au extensia xls. Aplicaia Excel se lanseaz n felul urmtor: se execut un clic pe butonul Start, clic pe opiunea Programs i apoi pe opiunea Microsoft Excel ca n Figura 1.

Figura 1. Lansarea aplicaiei Excel.

Fereastra aplicaiei Excel este artat n Figura 2. Ea cuprinde: bara de meniu, bara de instrumente standard, bara de formatare a textului, bara de formule, are n partea stng caseta Name cu numele (adresa) celulei active, iar n partea dreapt coninutul celulei active; atunci cnd n celul inserm o formul cu care se vor calcula datele ce vor aprea n celul, caseta Name conine numele unei funcii, iar n partea dreapt apare formula, bara cu numele coloanelor, bara cu numerele liniilor, foaia de calcul curent, barele de derulare, orizontal i vertical, bara cu numele foilor de calcul, bara de stare a programului. 4

Figura 2. Fereasta aplicaiei Excel

Fiierele Excel vor fi numite n continuare registre. Ele conin una sau mai multe foi de calcul. In cele ce urmeaz, foaia de calcul va fi numit i tabel de date. O tabel este alctuit din celule aranjate pe linii i coloane. Pentru a identifica celulele, liniile i coloanele tabelei sunt numerotate. Exist dou stiluri de numerotare a liniilor i coloanelor: n stilul de numerotare A1 liniile sunt numerotate cu numere 1, 2, etc., iar coloanele sunt numerotate cu litere A, B,, Z, AA, AB, etc.; celula este identificat ca xy, unde x este numele coloanei, format din litere, iar y este numrul liniei; adresa celulei selectate apare n caseta Name din stnga barei de formule, sub forma xy ; n Tabelul 1a este selectat celula din stnga sus a foii de calcul. n stilul de numerotare R1C1 liniile i coloanele sunt numerotate 1, 2, ; celula este identificat ca RxCy unde x este numrul liniei iar y este numrul coloanei; adresa celulei selectate apare n caseta name din stnga barei de formule, sub forma RxCy ; n Tabelul 1b este selectat celula din stnga sus a foii de calcul;

a) stilul A1

b) stilul R1C1

Tabelul 1. Stiluri de numerotare a liniilor i coloanelor unei tabele.

In cele ce urmeaz, adresa celulei va fi numit i referin. Comutarea ntre cele dou stiluri de numerotare a liniilor i coloanelor se face astfel: clic pe Tools Options, care afiaz caseta de dialog Options, 5

se afiaz seciunea General a casetei i, n zona Settings, se valideaz / invalideaz opiunea R1C1 reference style ca n Figura 3.

Figura 3. Caseta de dialog Options, seciunea General.

O celul a tabelei se poate selecta cu un clic de mouse pe celul. Selectarea unei celule se poate face de asemenea introducnd numele celulei n caseta cu numele celulei active din stnga barei de formule. Atunci cnd mousul se mic deasupra foii de calcul, cursorul ia forma de cruce. Deplasarea de la o celul la alta se poate face cu tastele sgei. Tastele i mut cursorul cu o celul la stnga sau dreapta, tastele i mut cursorul cu o celul n sus sau n jos. Mutarea cursorului cu o celul la dreapta se face i apasnd tasta Tab. Ne putem deplasa n foaia de calcul cu tastele Page Up i Page Down care deplaseaz cursorul cu o pagin n sus sau n jos. Este posibil s selectm un grup de celule. Un grup de celule este un bloc dreptunghiular de celule i este identificat de adresa celulei din stnga sus i cea a celulei din dreapta jos. Pentru selectarea unui grup de celule procedm astfel: selectm celula din stnga sus a grupului, apsm tasta F8, executm clic pe celula din dreapta jos a grupului. Alternativ, putem selecta un grup de celule astfel: selectm celula din stnga sus a grupului, deplasm mousul cu butonul stng apsat n celula din dreapta jos a grupului. Putem modifica grupul de celule selectat astfel: se apas tasta Shift, tastele i selecteaz o coloana mai puin sau mai mult din grupul de celule selectate, tastele i selecteaz o linie mai mult sau mai puin din grupul de celule selectate.

1.1 Introducerea datelor


1.1.1 Introducerea numerelor i textelor
Celulele unei tabele conin numere, date calendaristice, ore ale zilei i iruri de caractere. Se pot face calcule cu valorile numerice prin aplicarea unor formule. Datele calendaristice i orele zilei sunt considerate valori numerice cu care se pot face calcule. Pentru ca tabelele s poat fi interpretate, se pot introduce titluri de linii sau de coloane ce descriu semnificaia datelor respective. Pentru a introduce date ntr-o celul, se selecteaz celula i se introduc datele. Dup introducerea datelor se apas tasta Enter. Textul introdus n celul apare i n partea dreapt a barei de formule. Implicit, numerele sunt aliniate la dreapta, iar textul la stnga. Exist cazuri cnd numerele trebuie scrise sub forma de text, de exemplu cnd reprezint coduri potale. Pentru ca numrul s fie interpretat ca un ir de caractere, el ncepe cu un apostrof ('). Un exemplu de numere i texte este cel din Tabelul 2. Adresa celulei curente selectate este afiat ntr-o caset din stnga barei de formule; n exemplul nostru, adresa celulei este B3, pentru stilul A1 i R3C2 pentru stilul R1C1. Dup cum am spus mai sus, textele sunt cadrate la stnga, iar numerele la dreapta. Vrem s introducem n celul valoarea 1200 ca text. Valoarea este introdus n celula selectat ca '1200, vezi bara de formule, dar este afiat n celul fr apostrof.

a) stilul A1

b) stilul R1C1

Tabelul 2. Introducerea de numere i texte.

Uneori este nevoie s introducem ntr-o celul text pe mai multe rnduri, ca n Figura 4. Trecerea pe rndul urmtor se face apsnd tastele Alt + Enter.

Figura 4. Introducerea textului pe mai multe rnduri.

Menionm c, dac un numr nu ncape n celul, se afiaz #######.

1.1.2 Introducerea datei i timpului


Introducerea datei curente i a timpului curent se face astfel: pentru introducerea datei curente se selecteaz celula i se apas tastele Ctrl + ; (Ctrl i punct i virgul, ;), petru introducerea timpului curent se selecteaz celula i se apas tastele Ctrl + Shift + ; (Ctrl i Shift i punct i virgul, ;), pentru a introduce data i timpul curent se selecteaz celula i se apas tastele Ctrl + ; apoi spaiu i Ctrl + Shift + ;. Datele calendaristice se introduc sub forma ll/zz/aaaa unde ll este luna, de la 1 la 12, zz este ziua, de la 1, i aaaa este anul. Datele calendaristice se pot introduce i sub forma zz-Luna-aaaa, unde Luna este numele prescurtat al lunii n limba englez. Pentru exemple, vezi Figura 5.

Figura 5. Introducerea datelor calendaristice.

Timpul se introduce pe baza unui ceas de 24 ore, sub forma hh :mm :ss de la 00 :00 :00 la 23 :59 :59, unde hh este ora, mm este minutul i ss este secunda. Putem introduce timpul i pe baza unui ceas de 12 ore, sub forma hh :mm :ss AM hh :mm :ss PM de la 00 :00 :00 AM la 12 :59 :59 AM i 1 :00 :00 PM la 11 :59 :59 PM, unde hh este ora, mm este minutul, ss este secunda. In cazul ceasului de 12 ore, dup ntroducerea timpului se tasteaz un spaiu i apoi a sau p, pentru AM sau PM.

a) ceas de 12 ore

b) ceas de 24 ore

Tabelul 3. Introducerea timpului.

1.1.3 Cursoare. Selectarea celulelor, liniilor i coloanelor


La deplasarea mousului deasupra foii de calcul, cursorul are forma de cruce. La un clic deasupra unei celule, aceasta este selectat. La deplasarea deasupra riglei orizontale sau verticale, cursorul ia forma de sgeat i, la un clic, selecteaz o linie sau o coloan. Atunci cnd o celul este selectat i cursorul este deplasat pe marginile ei, cursorul ia forma unei sgei duble i celula poate fi mutat prin tragere cu butonul stng al mousului apsat. Aceste forme de cursor i funciunile lor sunt artate n Tabelul 4.

Tip cursor

Operaie Selectarea unei celule Deplasarea unei celule Copierea unei celule Selectarea unei linii Selectarea unei coloane

Tabelul 4. Tipuri de cursoare.

Celula selectat are un chenar ngroat i un marcaj de umplere, ca n Figura 6a. Atunci cnd cursorul se deplaseaz deasupra marcajului de umplere, el ia forma din Figura 6b i valoarea din celul poate fi copiat n alt celul, prin tragere la stnga, la dreapta, n sus, sau n jos, cu butonul stng al mousului apsat.

a) Marcaj de umplere

b) Cursor de umplere

Figura 6. Celul selectat.

Se poate selecta ntreaga foaie cu clic pe celula de la intersecia liniei cu numele coloanelor cu coloana cu numerele liniilor.

1.2 Umplerea automat a celulelor


1.2.1 Umplerea celulelor cu o serie de date
Este posibil umplerea automat a unor celule alturate dintr-o linie sau coloan, valorile consecutive fiind calculate n funcie de valoarea primei celule dup o anumit regul. Acest lucru se face astfel: se introduce valoarea dorit n prima celul, se selecteaz celulele din linia sau coloana ce vor fi umplute, inclusiv prima celul, cu cursorul tip selectare din Tabelul 4, se execut un clic pe Edit Fill, care afiaz meniul din Figura 7.

Figura 7. Opiunea Fill.

La un clic pe opiunea Series se afiaz caseta de dialog Series din Figura 8. In aceast caset de dialog se pot alege urmtoarele tipuri de umplere n zona Type: Linear, serie liniar, n care valoarea unei celule este egal cu valoarea celulei precedente la care se adaug valoarea constant, Step value, Growth, serie geometric, n care valoarea unei celule este egal cu valoarea celulei precedente nmulit cu valoarea constant, Step value, Date, n care caz se genereaz datele unor zile, dup cum este selectat o opiune din zona Date unit.

Figura 8. Inserarea unei serii de date de tip Linear.

In Figura 9 sunt artate serii de date de tip Linear i Growth. In cazul Linear fiecare valoare este egal cu cea precedent plus pasul 0.1, vezi Figura 8. In cazul Growth fiecare valoare este egal cu cea precedent nmulit cu 1.1.

10

Figura 9. Serii de date de tip Linear i Growth.

In caseta Stop Value putem introduce o valoare, pozitiv sau negativ, la care seria s se opreasc. Dac zona selectat se umple nainte de atingerea valorii de oprire, seria se oprete la ultima celul selectat. Dac valoarea de oprire este atins nainte de completarea zonei selectate, ultimele celule rmn necompletate. Este posibil s calculm o curb de aproximare a datelor dintr-o zon de celule selectate cu opiunea Trend, vezi Figura 11. Datele se vor aproxima cu o dreapt, (opiunea Linear), sau cu o curb, (opiunea Growth). Figura 10 arat datele iniiale, n coloana B, i dreapta ce le aproximeaz, n coloana D, cnd am ales opiunea Linear caseta Series.

Figura 10. Calculul unei linii de tendin.

Figura 11. Caseta Series la calculul unei linii de tendin.

11

Seriile de date calendaristice se genereaz alegnd opiunea Date din zona Type a casetei Series. Datele sunt introduse sub forma lun/zi/an. Alte formate de date calendaristice vor fi prezentate n paragraful referitor la formatarea celulelor. Opiunile posibile de generare de date calendaristice sunt urmtoarele : opiunea Day genereaz zile consecutive (pasul de o zi), opiunea Weekday se genereaz zile de lucru consecutive cu pasul de o zi, opiunea Month genereaz zile cu pasul de o lun (se genereaz zilele din luni consecutive), opiunea Year genereaz zile cu pasul de un an, (se genereaz zilele din ani consecutive). In prima celul se introduce data curent cu tastele Ctrl + ;. In Figura 12 sunt artate serii de date calendaristice generate cu opiunile de mai sus.

Figura 12. Serii de date ale unor zile.

1.2.2 Utilizarea meniului contextual la umplerea celulelor


Umplerea automat a celulelor se poate face cu opiunile meniului contextual afiat la utilizarea butonului drept al mousului. Se procedeaz astfel : se introduce valoarea dorit n prima celul, se selecteaz celula, se apas butonul drept al mousului pe cursorul de umplere din Figura 6b, se trage cursorul cu butonul drept apsat n jos, pe coloanele ce trebuie umplute, apoi se elibereaz cursorul ; se afiaz meniul contextual din Figura 13,

12

Figura 13. Meniul contextual la umplerea automat a celulelor.

clic pe opiunea Series i se afiaz caseta de dialog Series din Figura 8, unde se alege tipul de umplere ca mai sus. Opiunile Fill Days, , Fill Years sunt disponibile doar dac n prima celul am introdus o dat calendaristic. Opiunea Fill Month creaz o serie de date din lun n lun, Fill Weekdays creaz o serie cu zile lucrtoare, etc. De exemplu, introducem n caseta Series valoarea 1.2 n caseta Step value i alegem opiunea Growth i obinem seria de date din Tabelul 5a. O serie de date calendaristice, zile lucrtoare, este cea din Tabelul 5b.

a) serie geometric

b) serie calendaristic

Tabelul 5. Serii de date.

13

Putem umple o serie de date liniar, numere sau date calendaristice, cu incrementarea liniar a datelor, prin tragere cu butonul stng al mousului astfel: completm primele dou celule, selectm celulele completate, (primele dou celule), tragem cu mousul cu butonul stng apsat, peste numrul de celule dorit. Dou exemple sunt prezentate n Tabelul 6. In partea stng sunt artate primele dou celule completate. In partea dreapt se arat seriile complete.

a) serie de numere

b) serie de date

Tabelul 6. Completarea automat a celulelor.

In acelai mod putem completa zilele sptmnii. Se completeaz primele dou celule, ca n Tabelul 7, se selecteaz aceste dou celule i se trage cu butonul drept al mousului apsat peste numrul necesar de zile. La eliberarea mousului, se marcheaz opiunea Fill Series a meniului contextual din Figura 13.

a) celulele iniiale

b) seria complet

Tabelul 7. Completarea automat a zilelor sptmnii.

In acelai mod se pot completa zilele sptmnii, din dou n dou zile, ca n Tabelul 8.

14

a) celulele iniiale

b) seria complet

Tabelul 8. Alt exemplu de completare automat a zilelor sptmnii.

1.2.3 Copierea datelor


Valoarea dintr-o celul se poate copia n celulele din stnga sau dreapta din aceeai linie, sau n celulele de deasupra sau dedesupt din aceeai coloan. Pentru aceasta se selecteaz celula, mpreun cu cele n care se va copia valoarea, cu cursorul de selectare, , apoi se alege opiunea corespunztoare, Down (n jos), Right (dreapta), Up (n sus), Left (la stnga) din meniul Fill din Figura 7. Alternativ, valoarea unei celule se poate copia n celulele din stnga sau dreapta din aceeai linie sau n celulele de deasupra sau dedesupt din aceeai coloan cu cursorul de umplere, , din Figura 6. Se deplaseaz cursorul de umplere cu butonul stng al mousului apsat n celulele din stnga, dreapta, sus sau jos n care trebuie copiat valoarea. Dup umplerea celulelor se afiaz butonul Auto Fill Options, , cu care se poate alege modul de umplere. Fie, de exemplu, seria de date din Figura 14, obinut prin copierea celulei B2. Dup copiere apare butonul .

Figura 14. Serie de date.

La un clic pe acest buton apare meniul contextual din Figura 15. Se observ c, implicit, este marcat opiunea Copy Cells a acestui meniu, i a fost copiat valoarea din celula B2.

15

Figura 15. Meniul contextual al butonului Auto Fill Options.

Se marcheaz opiunea Fill Series i se obine seria din Figura 16.

Figura 16. Seria de date modificat.

Se poate copia o celul, un grup de celule adiacente, o ntreag linie sau coloan cu opiunile Copy i Paste ale meniului Edit. Pentru acesta se selecteaz celula, grupul de celule, linia sau coloana ce vor fi copiate, i clic pe Edit Copy. Se selecteaz celula destinaie, sau celula din stnga sus a grupului de celule destinaie, sau ntreaga linie sau coloan destinaie i se execut copierea cu clic pe Edit Paste. Selectarea unei ntregi linii sau coloane se face cu clic pe numele liniei sau coloanei, i dup apariia cursorului de selecie din Tabelul 4 clic cu butonul stng.

1.3 Introducerea de date cu liste sau casete combinate


Atunci cnd trebuie s introducem un numr mic de valori, este avantajos s crem o list sau o caset combinat cu aceste valori i, la un clic pe un element din list, ntro celul s apar indicele elementului selectat. Celulele ce conin valorile sunt specificate prin referina lor, sau pot fi grupate sub un nume i referite prin acel nume n ntregul registru.

16

1.3.1 Gruparea unor celule sub un nume


Vom grupa celulele A1:A7 sub numele Zile i celulele D1:D3 sub numele Judete, vezi Figura 17. Aceste grupuri de celule vor fi recunoscute dup nume n toate foile registrului.

Figura 17. Celule ce vor fi grupate.

Gruparea celulelor sub un nume se face astfel: 1. se selecteaz celulele ce vor fi grupate sub un nume, n cazul nostru A1:A7 2. se apas tastele Ctrl + F3; se afiaz caseta Define Name; n caseta Refers to apare referina absolut a celulelor selectate, 3. n caseta Names n workbook se introduce numele dorit, n cazul nostru Judete, 4. clic pe Add, apoi clic pe Close.

Figura 18. Caseta Define Name.

Menionm c, putem introduce manual n caseta Refers to referina absolut a celulelor ce vor face parte din grup. Pentru a terge o grupare de celule se procedeaz astfel: 1. se apas tastele Ctrl + F3; se afiaz caseta Define Name, 2. clic pe numele gruprii ce se va terge; acesta apare selectat n caseta Names n workbook, 3. clic pe Delete i apoi pe Close. La selectarea unui nume de grupare, n caseta Refers to apare referina absolut a celulelor din grup. Procedm la fel pentru grupul de celule D1:D3, cruia i dm numele Judete.

17

1.3.2 Crearea de casete combinate i liste


Vom crea o caset combinat pentru grupul de celule Zile n celula A9, i o list pentru grupul de celule Judete n celulele D5:D7. Menionm c, elementele unei liste sunt afiate tot timpul, n timp ce, n cazul unei casete combinate, este afiat tot timpul doar elementul selectat. Indicele elementului selectat al casetei va aprea n celula B9, cel al elementului selectat n list n celula E5. Procedura este urmtoarea: 1. se selecteaz bara de instrumente Forms cu clic pe View Toolbars Forms,

Figura 19. Bara de instrumente Forms.

2. se selecteaz icoana casetei combinate, , cu un clic, 3. clic pe celula unde vrem s apar caseta; apare caseta i dm casetei dimensiunile dorite prin tragere cu mousul, 4. clic cu butonul drept pe caset; n meniul contextual din Figura 20 se selecteaz opiunea Format Control,

Figura 20. Meniul contextual al casetei.

5. se afiaz caseta de dialog Format Control din Figura 21. Selectm seciunea Control. In caseta Input range introducem numele grupului de celule, aici Zile. In caseta Cell link introducem referina absolut a celulei n care apare numrul zilei, n cazul nostru $B$9. In caseta Drop down lines introducem numrul de linii din caset ce vor fi vizibile fr s acionm bara de derulare, n cazul nostru 7. Clic pe OK.

18

Figura 21. Caseta Format Control n cazul unei casete combinate.

Menionm c, putem introduce manual n caseta Input range, referina absolut a celulelor din grup n locul numelui grupului, iar n caseta Cell link putem introduce manual referina celulei n care se va afia indicele elementului selectat. In cazul listei procedm n acelai fel. Caseta Format Control a listei este cea din Figura 22. In cazul listelor, modul de selecie poate fi: se poate selecta un singur element, (Single), se pot selecta mai multe elemente, (Multi).

19

Figura 22. Caseta Format Control n cazul unei liste.

Lista i caseta combinat cu elemente selectate apar ca n Figura 23. In celulele B9 i E5 apar indicii elementelor selectate.

Figura 23. Caset combinat i list.

Elementele listei se pot sorta cresctor sau descresctor, cu butoanele i ale barei de instrumente. Ca aplicaie, presupunem c vrem s afim tarifele de energie electric, pentru consumatorii casnici i cei industriali, ca n Tabelul 9.

20

a) casnici

b) industriali

Tabelul 9. Tarife de energie electric dup tipul consumatorilor.

Construim o caset cu cele dou opiuni, ca n Figura 24. Opiunile sunt memorate n celulele G4 i G5. Indicele opiunii selectate va aprea n celula E4. In celulele B5, B6 , B7 i A7 introducem instruciunile IF de mai jos. Ele testeaz coninutul casetei E4 i introduc n celule datele necesare. Celula B5 B6 B7 A7 Pagina este cea din Figura 24. Instruciunea IF =IF(E4=1,120,140) =IF(E4=1,140,160) =IF(E4=1,"",180) =IF(E4=2,"Varf","")

Tabelul 10. Instruciunile IF de modificare a tarifelor.

Figura 24. Afiarea tarifelor de energie electric.

1.4 Validarea datelor


Este posibil s validm datele introduse n celule i s afim un mesaj de eroare la introducerea de date eronate. Pentru acesta clic pe Data Validations care afiaz caseta Data Validation n care se definesc condiiile asupra datelor introduse, mesaje afiate pe ecran cnd celula este selectat i mesajele de eroare afiate la introducerea datelor eronate. Putem valida date calendaristice i timpi, numere, lungimea irurilor de caractere i putem defini formule de validare a datelor. Datele dintr-o celul pentru care s-au definit reguli de validare pot fi copiate n alte celule, inclusiv regulile de validare. Pentru aceasta se copiaz data n Clipboard cu clic pe Edit Copy, apoi clic pe Edit Paste Special. In caseta Paste Special se alege una din opiunile Validation, All sau All except borders.

21

1.4.1 Validarea datelor calendaristice.


Vom exemplifica pentru nceput validarea datelor calendaristice. Caseta Data Validation are trei seciuni, Settings, Input Message i Error Alert, artate n figurile urmtoare. Seciunea Settings din Figura 25 are lista Allows n care se alege tipul de dat din celul i lista Data n care alegem condiiile de validare. Opiunile acestor liste sunt artate n Tabelul 11.

Figura 25. Caseta Data Validation, seciunea Settings.

a) lista Allow

b) lista Data

Tabelul 11. Tipuri de date i reguli de validare.

Presupunem c datele calendaristice introduse trebuie s fie cuprinse ntre dou limite, 1/1/2011 i 4/20/2011. Seciunea Settings se completeaz ca n Figura 25. In lista Data s-a ales opiunea between, iar n casetele Start date i End date s-au introdus data de nceput i cea de sfrit a intervalului. Dac dorim ca pe ecran s fie afiat un mesaj cnd celula este selectat, titlul mesajului i textul mesajului se introduc n seciunea Input Message, n listele Title i respectiv Input message. Mesajul este afiat sub forma unui comentariu. In cazul nostru am introdus titlul mesajului Data factura i textul mesajului 1/1/2011 4/20/2011, vezi Figura 26. Mesajul afiat pe ecran la selectarea unei celule este artat n Figura 27.

22

Figura 26. Caseta Data Validation, seciunea Input Message.

Figura 27. Mesaj afiat la selectarea celulelor.

La introducerea unei date eronate se afiaz un mesaj ntr-o caset de dialog. In seciunea Error Alert se introduc: stilul mesajului, Stop, Warning, Information, din lista Style, titlul casetei de dialog i textul mesajului, n listele Title i respectiv Error Message. In cazul nostru am ales tipul mesajului Stop, titlul casetei de dialog Data factura i mesajul de eroare Limite eronate, vezi Figura 28. Mesajul afiat la introducerea unei date eronate este cel din Figura 29. Aciunile n cazul fiecrui stil sunt cele din Tabelul 12. Stil Icoana Aciune

Tabelul 12. Aciuni la introducerea unei date eronate.

23

Figura 28. Caseta Data Validation, seciunea Error Alert.

Figura 29. Caseta cu mesaj de eroare afiat la introducerea unei date eronate.

In cazul n care nu introducem un mesaj n seciunea Error Alert, Excel afiaz un mesaj de eroare standard de tipul stop atunci cnd regula de validare nu este ndeplinit. Este posibil ca, n specificarea limitelor, s utilizm expresii ce conin funcii de timp. Presupunem c dorim ca data facturilor s fie cupins ntre 1/1/2011 i ziua precedent. Aceste condiii se introduc n seciunea ca n Figura 30. Mesajul de eroare afiat la introducerea unei date eronate este cel din Figura 31.

24

Figura 30. Caseta Data Validation, seciunea Settings.

Figura 31. Caseta cu mesaj de eroare afiat la introducerea unei date eronate.

Validarea timpului i a numerelor i a lungimii irurilor de caractere ce trebuie s satisfac criteriile din lista Data din Tabelul 11b se face n acelai fel.

1.4.2 Limitarea datelor introduse la valorile unei liste


In cazul n care ntr-un grup de celule trebuie s introducem un numr mic de valori, este avantajos s crem o caset combinat cu o list cu aceste valori i s selectm valoarea dorit din list cu un clic. Validarea datelor introduse atunci cnd ele sunt elementele unei liste se face astfel: 1. se selecteaz grupul de celule ce trebuie completate, 2. clic pe Data Validation. In caseta Data Validation afiat se selecteaz n lista Allow opiunea List, 3. n caseta Source se introduce lista cu elementele ce trebuie introduse n celulele selectate, 4. se completeaz i seciunile Input Message i Error Alert ale casetei Data Validation. Introducerea elementelor listei n caseta Source se poate face n mai multe moduri. In primul mod, n lista Source se introduc valorile dorite din list, separate de virgule.

25

Ca exemplu, n celulele unei coloane trebuie s introducem numele unor judee, DJ, MH, SB. Seciunea Settings a casetei Data Validation este cea din Figura 32.

Figura 32. Caseta Data Validation la crearea unei liste.

Atunci cnd opiunea Apply these changes to all other cells with the same settings este marcat, tot grupul de celule selectate este marcat, ca n Tabelul 13. La un clic pe o celul din grup apare caseta combinat creat, sub forma unei sgei. La un clic pe sgeat se afiaz lista, n care se alege opiunea dorit, vezi Tabelul 13b. Clic pe un element din list i acesta este introdus n celula selectat, ca n Tabelul 13c.

a) mesaj afiat

b) lista afiat

c) celula completat

Tabelul 13. Introducerea datelor ntr-o celul cu ajutorul unei liste.

Stergerea unei liste create ca mai sus se face astfel: 1. se selecteaz o celul din grupul celor completate, 2. clic pe Data Validation Setting, 3. se marcheaz opiunea Clear All. Al doilea mod este acela de a crea o list linie sau coloan cu valorile necesare Se procedeaz ca mai sus, dar la pasul 3 se selecteaz caseta Source cu un clic, se selecteaz apoi celulele listei create. In caseta Source apare referina celulelor selectate, ca n Figura 33. Dac este nevoie, n caseta Source se poate modifica manual referina listei. In Figura 33 am creat lista cu numele judeelor n celulele B2:B4. La pasul 3 am executa clic pe caseta Source i am selectat celulele B2:B4.

26

Elementele listei se pot sorta cresctor sau descresctor cu butoanele barei de instrumente.

ale

Figura 33. Caseta Data Validation la introducerea unei liste.

Introducerea valorilor n celule se face ca mai sus. Al treilea mod de a defini o list este urmtorul: 1. se creaz o list cu o linie sau o coloan cu valorile dorite, 2. se selecteaz elementele listei, 3. n se introduce numele dorit pentru list n caseta Name din stnga barei de formule. Figura 34 arat definirea unei liste ca mai sus. Numele listei este Judet.

Figura 34. Definirea unei liste.

Se procedeaz ca mai sus, dar la pasul 3, n caseta Source se introduce numele listei, precedat de semnul =, ca n Figura 35.

27

Figura 35. Caseta Data Validation la introducerea unei liste cu nume.

Numele listei se poate introduce n caseta Source i astfel. Se selecteaz caseta Source cu un clic, apoi se apas tasta F3. Se afiaz caseta Paste Name din Figura 36, se selecteaz numele dorit i apoi clic pe OK.

Figura 36. Caseta Paste Name.

Elementele listei se pot sorta cresctor sau descresctor, cu butoanele i ale barei de instrumente. Stergerea listei create se face ca mai sus. Un alt mod de a defini o list cu nume a fost prezentat ntr-un paragraf anterior. Se introduce n caseta Source din Figura 35 numele listei.

1.4.3 Marcarea datelor invalide


Validarea datelor afiaz mesaje de eroare doar atunci cnd se introduc date direct n celule. Atunci cnd data din celul este rezultatul unui calcul, nu se afiaz mesaje de eroare. Este posibil de a ncercui celulele cu rezultate invalide n felul urmtor: 1. clic pe Tools Formula Auditing Show Formula Auditing Toolbar; se afiaz bara de instrumente Formula Auditing din Figura 37, 28

2. clic pe butonul Circle Invalid Data,

i datele invalide sunt ncercuite.

Figura 37. Bara de instrumente Formula Auditing.

Butonul Clear Validation Circles, , terge ncercuirea datelor invalide. Ca exemplu, generm o serie de date cu opt termeni n progresie geometric cu valoarea iniial 1.2 i raia -1.1, vezi Tabelul 14a, coloana A. In celula C1 s-a introdus formulaA1 * A1 i s-au calculate valorile pentru seria geometric generat prin tragere. Regula de validare a datelor este cea din Figura 38, rezultatul calculelor s fie cuprins ntre -2 i 2. Dup cum am spus anterior, n acest caz nu se afiaz mesaje de eroare. Se procedeaz ca mai sus i celulele cu date eronate sunt afiate ca n Tabelul 14b.

a) datele calculate

b) datele invalide ncercuite

Tabelul 14. Incercuirea datelor invalide.

Figura 38. Regula de validare a datelor.

29

1.4.4 Anularea operaiei de validare a datelor


Pentru a nu mai valida datele se procedeaz astfel: 1. se selecteaz celulele pentru care nu se vor mai valida datele. Pentru a selecta toate celulele n care se valideaz datele se procedeaz astfel: a. clic pe Edit Go To Special Data Validation All, b. clic pe OK. Pentru a selecta doar celulele ce indeplinesc un anumit criteriu de validare, se procedeaz astfel: c. se selecteaz o celul ce indeplinete criteriul de validare, d. clic pe Edit Go To Special Data Validation Same, e. clic pe OK. 2. clic pe Data Validation; dac se afiaz caseta Data Validation, clic pe Settings, apoi se marcheaz opiunea Clear All.

1.4.5 Definirea criteriilor de validare utilizator.


Este posibil s definim propriile criterii de validare a datelor. Pentru aceasta selectm n lista Allow din Tabelul 11a opiunea Custom, iar n caseta introducem o formul ce are valoarea TRUE dac data introdus n celul este corect i FALSE n caz contrar. Vom exemplifica cu datele din Figura 39. In celulele D2:D12 am generat o serie de date liniar cu valoarea iniial -2 i pasul 0.3. In coloana F am generat date n felul urmtor. In celula F2 am introdus formula =D2*D2+2*D2 apoi celelalte valori au fost generate prin tragere cu mousul. Limitele de validare, minim i maxim, sunt memorate n celulele A2 i B2.

Figura 39. Incercuirea datelor invalide.

In caseta Formula am introdus formula de validare, datele din coloana F s fie cuprinse ntre limitele din celulele A2 i B2. =AND(F2>=$A$2, F2<=$B$2)

30

Figura 40. Caseta Data Validation. Criteriu de validare utilizator.

Menionm c, adresele celulelor A2 i B2 sunt absolute. In formule pot interveni orice fel de funcii standard i adrese de celule. Cteva exemple de criterii de validare utile sunt urmtoarele. 1. introducerea de numere n ordine cresctoare sau descresctoare. Vrem ca n celulele B2:B5 s introducem numere n ordine descresctoare. Selectm celulele B3:B5 i introducem n caseta Formula criteriul de validare, vezi Tabelul 15a, =B3>B2 Pentru a introduce datele n ordine cresctoare, criteriul de validare este =B3<B2

a) n celula B3

b) n celula B4

Tabelul 15. Criteriul de validare pentru introducerea datelor n ordine descreasctoare.

La selectarea celulei B4 i afiarea casetei Data Validation, formula de validare este cea din Tabelul 15b. Ea este modificat automat de Excel. Un exemplu de mesaj de eroare la introducerea datelor n ordine incorect este cel din Figura 41. Mesajul de eroare este cel standard furnizat de Excel, cnd utilizatorul nu introduce n seciunea Error Alert niciun mesaj.

31

Figura 41. Introducerea valorilor n ordine descresctoare. Mesaj de eroare la introducerea valorilor incorecte.

2. limitarea sumei unor valori dintr-o linie sau coloan. Presupunem c dorim s limitm cheltuielile linare la 1800 lei. Regula de validare este cea din Figura 42. Referina grupului de celule este absolut, altfel ea ar fi modificat de Excel la fiecare celul din coloan. =SUM($C$2:$C$6)<=1800

32

Figura 42. Limitarea sumei valorilor unei coloane.

33

2 Efectuarea calculelor
2.1 Operaii aritmetice
Aplicaia Excel este conceput pentru a face calcule cu tabele de date. Operatorii aritmetici ce se utilizeaz n formule sunt cei din Tabelul 16. Operator + * / % ^ Semnificaie adunare scdere nmultire mprtire procent ridicare la putere Exemple 2+5 13-7 2.5*4 12.5/3 16% 2^3

Tabelul 16. Operatori aritmetici.

Ordinea de efectuare a calculelor este cea din Tabelul 17. Operaia de ridicare la putere este prioritar fa de nmulire i mprire, iar acestea dou sunt prioritare fa de adunare i scdere. Operator % ^ *,/ +,Descriere minus unar procentaj ridicarea la putere nmultire, mprire adunare, scdere

Tabelul 17. Prioritile operatorilor aritmetici.

In expresiile aritmetice putem utiliza paranteze rotunde pentru a schimba ordinea operaiilor. Toate numerele sunt reale. Ele se pot scrie cu exponent, care este litera E sau e, urmat de un numr ntreg care este puterea lui 10 ce nmulete numrul. De exemplu, numrul 0.5 mai poate fi scris ca 5 E-1 sau 5 e-1, iar numrul 12 mai poate fi scris ca 1.2 E1 sau 1.2 e1 sau 1.2 e+1. Exemple de expresii aritmetice sunt artate n Tabelul 18. Expresie -2 + 7 2^3 8/4/2 10 / 3 1.2E1 / 2 5E-1 * 2 1.2e+1 / 3 (4 + 10) * 2 (-4 10) * 2 2/3 2/3% Rezultat 5 8 1 3.3333333 6 1 4 28 -28 0.666667 66.66667

Tabelul 18. Exemple de expresii aritmetice.

Pentru a introduce valoarea unei expresii aritmetice ntr-o celul se procedeaz astfel:

34

clic asupra celulei n care se va introduce expresia, se scrie formula ncepnd cu semnul egal, (=), n bara de formule; n celula selectat apare aceeai formul, se apas tasta Enter sau butonul ; n celula selectat apare rezultatul evalurii expresiei iar cursorul se deplaseaza n celula urmtoare. In Tabelul 19 se prezint un exemplu de introducere a unei formule.

Se tasteaza formula n bara de formule

Se apas tasta Enter sau butonul


Tabelul 19. Introducerea unei expresii aritmetice.

In expresiile aritmetice se pot folosi i valorile numerice din celule. In stilul de numerotare A1, numele (adresa sau referina) unei celule are forma xy, unde x este numele coloanei iar y este numrul liniei. Un exemplu de introducere a unei expresii aritmetice ce conine adresa unor celule n stilul de numerotare A1 este cel din Tabelul 20.

Se tasteaza formula n bara de formule

Se apas tasta Enter sau butonul

Tabelul 20. Introducerea unei expresii aritmetice ce conine valorile unor celule n stilul A1.

La introducerea unei expresii putem introduce manual adresa celulei sau putem executa clic pe celul i se introduce automat adresa celulei n formul. Introducerea automat a adreselor celulelor este procedura recomandat, pentru a evita erorile. Menionm c, la introducerea unei expresii, dup introducerea semnului =, n caseta Name din stnga barei de formule apare o list cu funciile standard din Excel. Dup introducerea expresiei, apare din nou adresa celulei curente, vezi Tabelul 20. Este posibil s introducem comentarii n formule. Comentariile sunt introduse sub forma unei funcii N(comentariu) ca n Tabelul 21.

Formula cu comentarii
Tabelul 21. Introducerea unei formule cu i fr comentarii.

35

Numele (adresa sau referina) unei celule n stilul de numerotare R1C1 are forma RxCy, unde x este numrul liniei iar y este numrul coloanei. Un exemplu de introducere a unei expresii aritmetice ce conine adresa unei celule n stilul de numerotare R1C1 este prezentat n Tabelul 22. Formula introdus este R2C1 - R1C1.

Se tasteaza formula n bara de formule

Se apas tasta Enter sau butonul

Tabelul 22. Introducerea unei expresii aritmetice ce conine valorile unor celule.

Tabelul 23. Exemple de calcul al procentelor.

2.2 Concatenarea irurilor


Excel are ca operator de concatenare a irurilor, ampersand, (&), care reunete dou iruri ntr-un singur ir. Operator & (ampersand) Semnificaie Concatenarea irurilor Exemple "abc"&"xyz" produce irul "abcxyz"

Tabelul 24. Operatorul de concatenare a irurilor.

Exemple de concatenare a irurilor sunt artate n Tabelul 25.

Tabelul 25. Exemple de concatenare a irurilor.

2.3 Funcii standard. Inserarea funciilor


Excel dispune de un mare numr de funcii standard ce pot fi utilizate la prelucrarea datelor din tabele. Pentru a utiliza o funcie standard se procedeaza astfel: clic pe butonul al barei de formule, care afiaz caseta de dialog Insert Function din Figura 43, se selecteaz categoria de funcii dorit din lista Or select a category, se selecteaz funcia dorit din lista Select a function.

36

Sub lista Select a function se afiaz prototipul funciei i o scurt descriere. Caseta conine butonul Help on this function. La un clic pe acest buton se afiaz o caset Help pentru funcia selectat. In Figura 45 este selectat funcia EXP. Sub lista Select a function: se afiaz prototipul funciei: EXP(number) i o scurt descriere a acesteia: Returneaz e la puterea unui numr dat

Figura 43. Caseta de dialog Insert Function.

Alternativ, caseta de dialog Insert Function se poate afia astfel : clic pe meniul Insert; se afiaz optiunile din Figura 44, clic pe opiunea Function care afiaz caseta de dialog Insert Function din Figura 43, se procedeaz ca mai sus.

37

Figura 44. Meniul Insert.

In Figura 45 este selectat funcia EXP i se prezinta caseta Help a funciei afiat n dreapta ecranului la apsarea butonului Help on this function.

38

Figura 45. Funcia EXP, modul de selectare i Help.

Funciile pot avea unul sau mai multi parametri. Dup tipul funciei, parametrii pot fi orice constante, numere, iruri de caractere, referine (adrese) de celule, referine (adrese) de grupuri de celule sau expresii aritmetice, relaionale sau booleene.

2.4 Referirea celulelor


Pentru referirea grupurilor de celule ca parametri ai funciilor, se utilizeaz urmtorii operatori artai n Tabelul 26. Operator : (dou puncte) Descriere Operator domeniu, care produce o referin la toate celulele ntre cele doua referine, inclusiv cele dou referine. Exemplu (A2:A7) Operator reuniune, care combin mai multe referine n una singur. Exemplu SUM(B5:B15,D5:D15) Operator intersecie care produce o referin la celulele comune celor dou referine Exemplu (B7:D7 C6:C8)

, (virgula) (spaiu)

Tabelul 26. Operatori pentru referirea grupurilor de celule.

Exemple de referine sunt artate n Tabelul 27. 39

Referina A2:A7 A2:F2 A2:B4 A2, B4

Definete vector coloan cu elementele A2, A3, , A7 vector linie cu elementele A2, B2, , F2 tablou (o matrice) cu elementele din Figura 46 celulele A2 i B4
Tabelul 27. Exemple de referine.

Figura 46. Definirea unui tablou.

2.5 Expresii relaionale


Expresiile relaionale compar dou valori numerice. Operatorii relaionali sunt cei din Tabelul 28. Rezultatul evalurii unei expresii relaionale este adevrat (TRUE) sau fals (FALSE). Menionm c sunt definite i constantele logice TRUE i FALSE. Operator = <> < <= > >= Exemple A1=B2 A1<>B2 A3<4.5 B2<=A1 A4>A3 A2>=B1

Tabelul 28. Operatori relaionali.

2.6 Precedena operatorilor


Expresiile pot conine diveri operatori: aritmetici, relaionali, etc. Atunci cnd ordinea operatorilor nu este definit de paranteze, ordinea de evaluare este cea din Tabelul 29. Operatorii consecutivi cu aceeai preceden sunt evaluai de la stnga la dreapta. Operator : (doua puncte) (spatiu) , (virgula) % ^ */ +& = <> < <= > >= Descriere Operatori pentru referirea grupurilor de celule minus unar procent ridicare la putere nmulire, mprire adunare, scdere operator de concatenare a irurilor operatori relaionali
Tabelul 29. Precedena operatorilor.

40

2.7 Funcii standard uzuale


Excel are un mare numr de funcii standard pentru diverse domenii: matematic, statistic, finane, etc., vezi Figura 43 pentru categoriile de funcii. Categoriile de funcii standard sunt urmtoarele funcii matematice i trigonometrice : sin, cos, tan, asin, acos, atan, exp, ln, log, log10, ceiling, floor, etc., funcii financiare, funcii statistice : average, stdev, min, max, median, funcii pentru lucrul cu diverse distribuii, etc., funcii logice : if, and, or, not, etc., funcii pentru operaii cu date calendaristice i timp : hour, minute, second, year, month, day, etc. In cele ce urmeaz vom prezenta modul de apelare a funciilor i apoi cteva funcii des utilizate. Funcia SUM Funcia SUM calculeaz suma unor numere, care sunt parametrii funciei. Forma funciei SUM este SUM(numar1, numar2, ...) Parametri funciei SUM sunt numere, sau adrese (referine) de celule, sau adrese de grupuri (tablouri dreptunghiulare) de celule. Pentru a calcula suma valorilor din celulele A1, A2, A3 ntr-o celul oarecare, de exemplu A4, se procedeaz astfel: 1. se selecteaz celula A4 cu un clic, 2. se introduce funcia n celul; expresia ncepe cu semnul =. In cazul nostru vom scrie =SUM(A1:A3). Expresia A1:A3 reprezint o referin la toate celulele cuprinse ntre A1 i A3, inclusiv referinele A1 i A3, 3. clic pe tasta Enter i se afiaz rezultatul n celula A4. In Figura 47 se arat datele de nsumat. In Figura 48 se introduce funcia SUM n celula A4. Figura 49 arat rezultatul calculului.

Figura 47. Datele de nsumat.

Figura 48. Introducerea funciei SUM.

41

Figura 49. Afiarea rezultatului.

Dup cum se observ, expresia introdus n celul apare i n bara de formule. La introducerea formulei n celul, referinele celulelor sunt colorate. La introducerea semnului =, n caseta Name din stnga barei de formule apare numele ultimei funcii utilizate. La un clic pe caseta Name se afiaz o list cu funciile utilizate, din care se poate alege funcia dorit. In Figura 48 numele ultimei funcii utilizate este SECOND. Dac dorim s introducem expresia n bara de formule, executm un clic pe bara de formule i apoi introducem expresia ca mai sus. Alt mod de introducere a unei funcii este urmtorul. Executm clic pe meniul Insert Functions, sau pe butonul Insert Function, , din stnga barei de formule; se afiaz caseta Insert Function din Figura 50, n care se alege funcia dorit.

Figura 50. Caseta Insert Functions.

Dup alegerea funciei clic pe butonul OK i se afiaz caseta Function Arguments specific funciei. In exemplul nostru, calculul sumei valorilor din celulele A1, A2, A3 i nscrierea rezultatului n celula A4 se fac dup cum se arat n Figura 51. La selectarea funciei SUM se afiaz caseta de dialog Function Arguments care arat parametrii funciei i rezultatul, precum i o descriere a parametrilor. Se insereaz parametrii n casetele din zona SUM, n cazul nostru referina A1:A3, i aplicaia afiaz rezultatul. Clic pe butonul OK sau pe butonul Enter, , al barei de formule i rezultatul apare n celula selectat. Inserarea referinei A1:A3 se poate face manual sau se poziioneaz mousului pe celula A1 i se trage cu butonul stng apsat pe celula A3.

42

Stergerea unei formula se face cu butonul Cancel, Esc.

, al barei de formule, sau cu tasta

Figura 51. Calculul sumei valorilor din celulele A1, A2, A3.

Menionm c, dac un parametru este o celul, clic pe celul i adresa celulei este inserat automat n funcie. Fie de calculat sumele valorilor mai multor coloane. Pentru aceasta calculm suma valorilor dintr-o coloan, ca mai sus, i apoi putem calcula sumele din celelalte coloane prin tragere cu mousul a formulei din celula rezultat. In exemplul din Tabelul 30 calculm suma valorilor din prima coloan i apoi tragem cu mousul celula A4 la dreapta. Excel modific automat referinta celulelor, ca n Tabelul 30b.

a) table cu trei coloane

b) suma valorilor coloanelor

Tabelul 30. Calculul sumei valorilor unor coloane.

Inserarea funciei SUM ntr-o celul se poate face rapid i cu clic pe butonul AutoSum, , al barei de instrumente. Menionm c funcia SUM poate avea mai multe argumente, care pot fi referinele unor tablouri. De exemplu, pentru a calcula suma elementelor celor dou tablouri din Figura 52 ale cror referine sunt A1 :B2 i C3 : D4, introducem funcia SUM ca n bara de formule din Figura 52. 43

Figura 52. Suma elementelor a dou tablouri.

Ca un alt exemplu de referire a grupurilor de celule, presupunem c vrem s calculm suma elementelor comune grupurilor de celule A1 : B3 i B1 : C3. Domeniul A1 : B3 reprezint primele dou coloane din tabela din Figura 53, domeniul B1 : C3 reprezint ultimele dou coloane din aceeai tabel. In acest caz simplu este clar c elementele comune celor dou grupuri sunt cele ale coloanei B. Pentru a calcula intersecia celor dou domenii se folosete operatorul spaiu, vezi Tabelul 26. Formula pentru calculul sumei cerute este : SUM(A1 :B3 B1 :C3) Rezultatul este artat n Figura 53.

Figura 53. Calculul sumei elementelor din intersecia a dou domenii.

Atunci cnd un parametru al unei funcii este un domeniu de celule, referina acestui domeniu se poate introduce automat astfel: se selecteaz celula din stnga sus cu clic i apoi se selecteaz tot domeniul cu butonul stng al mousului apsat, prin tragerea mousului pe celula din dreapta jos a domeniului. In timpul deplasrii mousului, referina domeniului apare ca n Figura 54.

Figura 54. Afiarea parametrilor tip referin a unui tablou.

2.7.1 Funcii logice


Funciile logice din Excel sunt IF, AND, OR, NOT, TRUE i FALSE. Ele au ca parametri expresii logice sau relaionale. Reamintim c exist constantele logice TRUE i FALSE. Excel definete i funciile TRUE() i FALSE() ce au ca rezultat constantele logice TRUE i FALSE. Funcia IF Forma funciei IF, artat n Figura 55, este IF(codiie_de_testat, valoare_dac_este_adevrat, valoare_dac_este_fals)

44

Primul parametru este expresia logic (boolean) care este testat. Al doilea parametru este rezultatul funciei, dac primul parametru are valoarea adevrat (TRUE). Al treilea parametru este valoarea funciei, dac primul parametru are valoarea fals (FALSE).

Figura 55. Inserarea funciei IF ntr-o celul.

In caseta de dialog Insert Function din Figura 55 se arat prototipul funciei, semnificaia parametrilor i modul de execuie. Pentru exemplificare vrem s comparm valorile din celulele C1 i C2 i dorim ca n celula C4 s introducem irul de caractere < dac C1 < C2 sau irul de caractere > n caz contrar (dac C1 >= C2). La selectarea funciei IF se afiaz caseta de dialog Function Arguments din Figura 56 ce conine casete pentru argumente, rezultatul funciei i descrierea modului de execuie al funciei.

45

Figura 56. Introducerea funciei IF ntr-o celul.

Rezultatul evalurii funciei este prezentat n Figura 57.

Figura 57. Rezultatul funciei IF din Figura 56.

Ca un alt exemplu de utilizare a funciei IF vom calcula minimul a 3 numere. Numerele sunt memorate n celulele A1, B1, C1, iar rezultatul va fi depus n celula D1. Vom compara mai nti pe A1 cu B1 (testul funciei IF va fi A1 < B1). Dac este ndeplinit condiia A1 < B1, vom compara pe A1 cu C1 cu instruciunea IF(A1 < C1, A1, C1) In caz contrar vom compara pe B1 cu C1 cu instruciunea IF(B1 < C1, B1, C1) Introducerea funciei IF n celul este artat n Figura 58, iar rezultatul n Figura 59.

46

Figura 58. Introducerea funciei IF ntr-o celul.

Figura 59. Calculul minimului a 3 variabile.

Aceste exemplu a avut rolul de a arta c argumentele Value_if_true (valoare_dac_este_adevrat) i Value_if_false (valoare_dac_este_fals) ale funciei IF pot fi alte funcii IF. Pentru calculul minimului sau maximului unui ir de celule exist funciile standard MIN i MAX. Funcia SUMIF Funcia SUMIF permite nsumarea valorilor dintr-un domeniu ce satisfac un anumit criteriu. Prima form funciei este SUMIF(domeniu, criteriu) Parametrul domeniu d domeniul de celule ce vor testate i nsumate cele ce ndeplinesc criteriul specificat de parametrul al doilea, criteriu. Criteriul trebuie inclus ntre ghilimele. Ca exemplu, fie valorile din celulele B2:B10 din Figura 60. Vrem s calculm suma valorilor mai mari ca 2. Instruciunea SUMIF este SUMIF(B2:B10, >2) Criteriul este aplicat asupra fiecrei celule din domeniu. Menionm c, referina B2:B10 se poate introduce ca parametru al funciei SUMIF prin selectarea celulei B2 cu butonul stng i tragere cu butonul apsat pe celula B10.

47

Figura 60. Suma condiionat a celulelor.

A doua form funciei este SUMIF(domeniu, criteriu, domeniu_de_insumare) Parametrul domeniu d domeniul de celule ce vor testate dac indeplinesc criteriul specificat de parametrul al doilea, criteriu. Al treilea parametru, domeniu_de_insumare, d domeniul celulelor ce vor fi nsumate. O celul este nsumat dac celula corespunztoare din domeniul specificat de primul parametru satisface criteriul. Ca exemplu, fie numerele din domeniul B2:B10 din Figura 61. Vrem s calculm sumele celulelor din domeniul B2:B10 pentru care n domeniul E2:E10 avem valorile 1, 2, 3. Rezultatele sunt artate n Figura 61. Introducerea funciei SUMIF pentru nsumarea celulelor pentru care coloana E conine valoarea 1, este artat n Figura 62. Funcia este SUMIF(E2:E10, =1, B2:B10)

Figura 61. Suma condiionat a celulelor.

48

Figura 62. Introducerea funciei SUMIF.

Funcia AND Funcia AND are ca rezultat valoarea TRUE (adevrat), dac toate argumentele sale au valoarea TRUE i valoarea FALSE (fals), dac cel puin un agument are valoarea FALSE. Funcia AND are forma AND(condiie1, condiie2, ) unde condiie1, condiie2, sunt condiii, (expresii relaionale), ce trebuie testate. Reamintim c expresiile relaionale au valoarea TRUE sau FALSE. Ca exemplu, fie tabela din Figura 63 pentru care vrem s testm dac celula A3 are valoarea cuprins ntre -10 i 10. Parametrii funciei AND vor fi expresiile relaionale A3>=-10 i A3 <=10, iar expresia funciei AND va fi AND(A3>=-10, A3 <=10) Funcia IF testeaz rezultatul funciei AND i are ca rezultat irul de caractere dac rezultatul este TRUE i A3 out of range n caz contrar. Introducerea funciei IF n celula A3 este artat n Figura 63.

49

Figura 63. Testarea condiiilor cu funcia AND.

Funcia OR Funcia OR are ca rezultat valoarea TRUE, (adevrat), dac cel puin unul din argumentele sale au valoarea TRUE i valoarea FALSE, (fals), dac toate agumentele sale au valoarea FALSE. Funcia OR are forma OR(condiie1, condiie2, ) unde condiie1, condiie2, sunt condiii (expresii relaionale) ce trebuie testate. Reamintim c expresiile relaionale au valoarea TRUE sau FALSE. Ca exemplu, fie tabela din Figura 64 pentru care vrem s testm dac celula A3 are valoarea cuprins ntre -10 i 10. Parametrii funciei OR vor fi expresiile relaionale A3<-10 i A3 >10, iar expresia funciei OR va fi OR(A3<-10, A3 >10) Funcia IF testeaz rezultatul funciei OR i are ca rezultat irul de caractere dac rezultatul este FALSE i A3 out of range n caz contrar. Introducerea funciei IF n celula A3 este artat n Figura 64

50

Figura 64. Testarea condiiilor cu funcia OR.

Funcia NOT Funcia NOT are valoarea TRUE dac argumentul ei are valoarea FALSE i valoarea FALSE dac argumentul ei are valoarea TRUE. Forma funciei NOT este NOT(condiie) unde este orice constant boolean, expresie relaional sau boolean.

2.7.2 Funcii matematice


Continum cu exemple de aplicare a urmtoarelor funcii: AVERAGE, care calculeaz media valorilor celulelor unui domeniu, MIN, care calculeaz minimul valorilor celulelor unui domeniu, MAX, care calculeaz maximul valorilor celulelor unui domeniu, PRODUCT, care calculeaz produsul valorilor celulelor unui domeniu, SUBTOTAL, care calculeaz totalul pe un subdomeniu. Introducerea funciilor se face rapid cu butonul AutoSum, , al barei de instrumente, din Figura 65. La un clic pe marcajul din dreapta butonului se afiaz lista din Figura 65, de unde se alege funcia dorit. Pentru a introduce o funcie care nu este n list, clic pe opiunea More Functions i se afiaz caseta Function Arguments, n care se poate alege orice funcie.

51

Figura 65. Butonul AutoSum.

Exemple de introducere a primelor 4 funcii sunt artate n Tabelul 31.

Tabelul 31. Exemple de funcii.

Funcia SUBTOTAL are forma SUBTOTAL(nume_funcie, ref1, ref2, ...) 52

unde num_funcie este un numr cuprins ntre 1 i 11, ce specific funcia ce va fi aplicat pentru a calcula totalul din list, ref1, ref2, ..., ref29 sunt referine de celule sau de domenii de celule, pentru care se va calcula subtotalul. Cteva din codurile de funcii ce pot fi aplicate sunt : o 1 AVERAGE, o 4 MAX, o 5 MIN, o 6 PRODUCT, o 9 SUM. Pentru a afla aceste coduri se utilizeaz opiunea Help on this function din caseta de dialog a funciei SUBTOTAL din Figura 67. Pentru a exemplifica funcia SUBTOTAL vom considera tabelul de date din Figura 66, cu vnzrile a dou produse n primele dou trimestre ale anului. Vrem s calculm subtotalurile pentru produse pe fiecare trimestru.

Figura 66. Tabel de date pentru exemplificarea funcie SUBTOTAL.

Funcia SUBTOTAL se introduce separat pentru fiecare trimestru i fiecare produs, dup cum se arat n Figura 67.

53

Figura 67. Calculul subtotalului pe primul trimestru pentru primul produs.

Calculul totalulurilor se face cu funcia SUM prezentat anterior. Introducerea ei este artat n Figura 68.

Figura 68. Calculul totalului.

Rezultatul calculelor, cu celulele rezultatelor formatate, este artat n Figura 69.

54

Figura 69. Rezultatul calculului subtotalurilor i totalurilor.

Pentru a calcula un procent dintr-o valoare se procedeaz astfel: se introduce ntr-o celul procentul dorit, vezi celula D5 din Figura 70, se nmulete valoarea cu procentul dorit introducnd n formul referina celulei ce conine procentul, ca n Figura 70.

Figura 70. Calcului unui procent dintr-o valoare.

Funcia INDEX Funcia INDEX are ca rezultat coninutul unei celule din una sau mai multe tabele. Reamintim c o tabel este un tablou dreptunghiular de celule, n care fiecare celul este identificat de numrul liniei i coloanei n care se afl. Numrtoarea liniilor i coloanelor ncepe de la valoarea 1. Un exemplu de indici ai celulelor ntr-un tablou cu 4 linii i 3 coloane este cel din Figura 71.

Figura 71. Indicii celulelor ntr-o tabel.

Funcia INDEX are dou forme. Prima form a funciei INDEX este INDEX(tablou, numr_linie, numr_coloan) unde tablou este referin este un tablou dreptunghiular de celule sau un tablou constant, numr_linie este numrul liniei celulei n tablou, numr_coloan este numrul coloanei celului n tablou.

55

Referina unui tablou are forma x1y1: x2y2 unde x1y1 este adresa celulei din stnga sus a tabloului, iar x2y2 este adresa celulei din dreapta jos. Fie tabloul din Figura 72.

Figura 72. Tablou cu date.

Referina acestui tablou este A1 : B2. Celula A1 are indicii (1, 1), celula B2 are indicii (2, 2), etc., vezi Figura 71 pentru un exemplu de indici. Vrem ca n celula A3 s introducem valoarea din celula cu indicii (1, 2) ; indicele liniei este 1, indicele coloanei este 2. Pentru introducerea funciei INDEX clic pe butonul al barei de formule care afiaz caseta Insert Function din Figura 73.

Figura 73. Caseta Insert Function.

La un clic pe butonul OK se afiaz caseta de dialog Select Arguments din Figura 74 n care selectm prima form a funciei.

Figura 74. Caseta de selectare a tipului funciei INDEX.

La un clic pe butonul OK se afiaz caseta Function Arguments n care se introduc argumentele ca n Figura 75.

56

Figura 75. Caseta Function Arguments cu argumentele funciei INDEX.

Rezultatul este artat n Figura 76.

Figura 76. Utilizarea funciei INDEX, prima form.

Considerm acum acelai tablou, deplasat ca n Figura 77. Referina acestui tablou este C5 : D6. Celula din stnga sus cu referina C5, are indicii (1, 1), celula din dreapta jos, cu referina D6 are indicii (2, 2), etc., vezi i Figura 71. Utilizarea n funcia INDEX a indicilor (1, 2) pentru tabloul din Figura 76 i pentru tabloul deplasat din Figura 77 produce acelai rezultat.

Figura 77. Utilizarea funciei INDEX, prima form.

A doua form a funciei INDEX este INDEX(referin, numr_linie, numr_coloan, numr_arie) unde referin este o referin la una sau mai multe tablouri, numr_linie este numrul liniei celulei ntr-un tablou, numr_coloan este numrul coloanei celulei n tablou,

57

numr_arie este numrul tabloului cu care se lucreaz n cazul cnd primul argument este format din referine la mai multe tablouri. Numrul corespunznd primului tablou este 1. Ca exemplu, fie foaia cu dou tablouri din Figura 78. Referinele celor dou tablouri sunt A1 : C2 i D4 : E5. Vrem ca n celula C7 s introducem valoarea din celula din primul tablou cu indicii (1, 2).

Figura 78. Foaie de calcul cu doua tablouri.

Introducem funcia INDEX ca mai sus, iar n caseta Select Arguments din Figura 74 selectm a doua form a funciei i obinem rezultatul din Figura 79.

Figura 79. Utilizarea funciei INDEX, a doua form.

Referinele se scriu n paranteze i separate de , (virgul). De exemplu, n cazul nostru, referina la cele dou tablouri se scrie (A1 : C2, D4 : E5). Reamintim c , (virgula) este operatorul reuniune, care combin mai multe referine n una singur. La un clic pe celula C7 se afiaz formula din celul i cele dou tablouri sunt marcate cu chenare ca n Figura 80.

Figura 80. Utilizarea funciei INDEX, a doua form.

In cazul cnd n ultimul argument al funciei INDEX indicm al doilea tablou obinem rezultatul din Figura 81.

58

Figura 81. Utilizarea funciei INDEX, a doua form.

Funcia INDEX poate avea ca rezultat nu numai o celul, ci i o linie sau o coloan dintr-un tablou. Dac numr_linie sau numr_coloan este 0, funcia INDEX are ca rezultat ntreaga coloan, respectiv linie. Fie de exemplu tabloul din Figura 82.

Figura 82. Tablou cu date.

Vrem ca n celula D4 s calculm suma elementelor primei linii sau suma elementelor celei de-a doua linii a tabloului n funcie de numrul liniei tabloului care va fi introdus n celula A4. Funcia INDEX este urmtoarea : INDEX(A1 : C2, A4, 0) Numrul liniei este valoarea din celula A4, iar numrul coloanei este 0. Rezultatul este cel din Figura 83 pentru cazul cnd n celula A4 avem valoarea 1 i n Figura 84 pentru cazul cnd n celula A4 avem valoarea 2.

Figura 83 Suma elementelor liniilor unui tablou.

Figura 84. Suma elementelor liniilor unui tablou.

Funciile COUNT i COUNTA Funcia COUNT calculeaz numrul de celule ce conin numere, n cazul argumentelor referine de celule sau grupuri de celule, i numrul de argumente numere n cazul argumentelor ce nu sunt referine de celule sau grupuri de celule. Forma funciei este

59

COUNT(arg1, arg2, ) unde arg1, arg2, sunt referine de celule sau grupuri de celule sau valori de diferite tipuri de date. Datele calendaristice sunt considerate numere. Celulele goale sunt ignorate. Exemplu. Funcia COUNT(1.29, abcd, 10/21/2010) are rezultatul 2. In exemplul din Figura 85, n coloana A1:A6 exist dou numere, -2.34 i data calendaristic din celula A2.

Figura 85. Funcia COUNT.

Funcia COUNT(A1:A6, 14) unde celulele A1:A6 sunt cele din Figura 85 are rezultatul 3, deoarece argumentele numere sunt luate n calcul. Funcia COUNTA calculeaz numrul de celule ce conin date. Argumentele sunt referine de celule sau grupuri de celule. Forma funciei este COUNT(arg1, arg2, ) unde arg1, arg2, sunt referine de celule sau grupuri de cellule. Exemplu. Funcia COUNTA(A1:A6) are valoarea 5.

2.7.3 Funcii pentru prelucrarea datelor calendaristice


In aplicaii avem nevoie s obinem timpul i data curent i s facem diverse calcule cu date calendaristice. Data curent i timpul curent se pot introduce ntr-o celul dup cum s-a artat n paragraful referitor la introducerea datelor. Datele calendaristice se reprezint intern ca numr de zile ncepnd de la 1 ianuarie 1900, creia i corespunde numrul 1. Timpul se reprezint intern ca un numr ntre 0 i 1, timpului 00:00:00 i corespunde valoarea 0. Pentru a calcula numrul intern, vom ine cont c o zi are 24*60=1440 minute i 24*60*60=86400 secunde. De exemplu, timpului 6:25 i corespunde numrul (6*60+25)*60/86400=0.267361111111111. Pentru exemple, vezi Tabelul 32.

60

a) ceas de 24 ore

b) ceas de 12 ore

Tabelul 32. Reprezentarea intern a timpului.

Funcia NOW() d data i timpul curent, iar TODAY() d data calendaristic. In Figura 86 sunt artate timpul curent i data calendaristic obinute cu funciile NOW() i TODAY(). Funcia NOW() furnizeaz n plus i timpul scurs din ziua curent. Sub datele calendaristice sunt afiate reprezentrile interne ale acestor date. Ora 21:52 este reprezentat prin numrul .91134.

Figura 86. Timpul i data calculate cu funciile NOW() i TODAY()

Pentru a obine reprezentarea intern, se introduce n celul timpul curent sau data calendaristic i se formateaz data din celul n felul urmtor: se selecteaz celula, clic pe meniul Format, opiunea Cells, care afiaz caseta de dialog Format Cells, se selecteaz seciunea Number a acestei casete, n lista Category se alege opiunea General i se execut un clic pe butonul OK. Un exemplu de memorare a datei i timpului este cel din Figura 87. In celula B3 s-a introdus data i timpul cu funcia NOW(). Celula B5 arat reprezentarea intern a acestei date. Extragerea datei (partea ntreag), se face cu funcia INT(). Extragerea timpului (partea subunitar), se face cu funcia MOD().

Figura 87. Memorarea datei i timpului.

In celula D3 s-a extras data din celula B3 cu funcia INT(B3). n celula F3 s-a extras timpul cu funcia MOD(B3, 1). Data i timpul din celulele D3 i F3 sunt memorate ca n celulele D5 i F5. Pentru a calcula anul, luna, ziua din data calendaristic se utilizeaz funciile YEAR(), MONTH(), DAY() care au ca parametru o dat calendaristic. funcia YEAR() returneaz anul, numr ntre 1900 i 9999, funcia MONTH() returneaz luna, numr de la 1 (Ianuarie), la 12 (Decembrie),

61

funcia DAY() returneaz ziua, numr de la 1 la 31. Figura 88 arat anul, luna i ziua calculate cu funciile de mai sus cu parametrul celula C2. In aceast celul am introdus data cu funcia TODAY().

Figura 88. Calculul anului, lunii i zilei, orei, minutului, secundei.

Pentru a calcula ora, minutul, secunda se utilizeaz funciile HOUR(), MINUTE(), SECOND(), ce au ca parametru o celul cu timpul. funcia HOUR() are ca parametru ora, numr ntreg ntre 0 i 23, funcia MINUTE() are ca rezultat minutul, numr ntreg ntre 0 i 59, funcia SECOND() are ca rezultat secunda, numr ntreg ntre 0 i 59. In Figura 88 funciile HOUR(), MINUTE(), SECOND(), au avut ca parametru celula B2. In aceast celul am introdus timpul cu funcia NOW(). Funcia DATEVALUE() convertete o dat calendaristic sub form de text n numrul intern. Forma funciei DATEVALUE() este DATEVALUE(text) Un exemplu de utilizare este artat n Figura 89.

Figura 89. Utilizarea funciei DATEVALUE().

Funcia TIMEVALUE() convertete untimp sub form de text n numrul subunitar intern. Forma funciei TIMEVALUE() este TIMEVALUE(text) Un exemplu de utilizare este artat n Figura 90.

Figura 90. Utilizarea funciei TIMEVALUE().

Pentru a calcula ziua din sptmn corespunztoare unei date se utilizeaz funcia WEEKDAY(), ce are ca parametru o celul cu o dat calendaristic, i rezultat (1 = Duminic, 2 = Luni, , 7 = Smbt) Un exemplu de calcul al zilelor sptmnii este cel din Figura 91.

62

Figura 91. Calculul zilelor sptmnii.

Funcia WORKDAY() furnizeaz data indicat de numrul de zile lucrtoare nainte sau dup o dat anumit. Forma funciei este WORKDAY(data, zile) Figura 92 arat data primei zile lucrtoare dup 5 februarie 2010, care este 8 februarie 2010. Datele din celulele B3 i D3 au fost formatate dup se arat n paragraful despre formatarea datelor calendaristice.

Figura 92. Calculul primei zi lucrtoare dup o anumit dat.

Funcia DATE() are ca parametrii anul, luna i ziua i creaz numrul corespunztor acestei date calendaristice. Forma funciei este DATE(an, luna, zi) Un exemplu de utilizare a acestei funcii la crearea unei date este cel din Figura 93.

Figura 93. Crearea unei date calendaristice.

Funcia DATE() se utilizeaz la adunarea sau scderea de ani, luni sau zile dintr-o dat calendaristic. In exemplul de mai jos se adun dou luni la data din exemplul anterior.

63

Figura 94. Caseta Funcion Arguments a funciei DATE().

Figura 95. Utilizarea funciei DATE() la modificarea unei date.

Funcia TIME() are ca parametrii ora, minutul i secunda, i creaz numrul subunitar corespunztor acestui timp. Forma funcie TIME() este TIME(ora, minut, secunda) Un exemplu de utilizare a funcie TIME() este cel din Figura 96.

Figura 96. Utilizarea funciei TIME().

O alt funcie util este NETWORKDAYS() care calculeaz numrul efectiv de zile lucrtoare ntre dou date. Forma funciei este WORKDAYS(data de nceput, data de sfrit, srbtori) Primii doi parametri pot fi adrese de celule ce conin date calendaristice, sau date create cu funcia DATE(). Ultimul parametru este opional i este o list de celule, ce conin date ce sunt srbtori. In Figura 97 se calculeaz numrul de zile lucrtoare din luna februarie 2010, iar n Figura 98, numrul de zile lucrtoare din anul 2010.

64

Figura 97. calculul zileler lucrtoare dintr-un interval.

Figura 98. Calculul zilelor lucrtoare dintr-un interval.

La calculele cu date calendaristice i timp, se utilizeaz reprezentarea intern. De exemplu, avem un timp introdus ntr-o celul i vrem s testm dac este mai mic dect 12:00. In Figura 99 avem n celula A2 timpul 11:52, a crui reprezentare intern este cea din celula A3. Pentru a testa dac timpul este mai mic dect 12:00, l comparm cu valoarea 0.5, care este reprezentarea intern a lui 12:00. Instruciunea IF corespunztoare este cea din celula C2.

Figura 99. Testarea timpului.

Calculul diferenei ntre dou ore se face ca n Figura 100. celulele C2 i D2 au fost formatate pentru a arta timul n format intern i respectiv sub forma hh:mm.

Figura 100. Diferena ntre dou ore.

Pentru a calcula prima i ultima dat dintr-un ir de date se pot utiliza funciile MIN() i MAX(). Un exemplu este artat n Figura 101. Datele sunt artate i n formatul intern n coloana C.

65

Figura 101. Calculul primei i ultimei date.

Pentru a calcula numrul de zile dintre o dat viitoare i data curent putem utiliza formula ll/zz/aaaa-TODAY() Un exemplu este prezentat n Figura 102.

Figura 102. Calculul diferenei ntre date.

2.7.4 Funcii pentru prelucrarea textelor


Un text este un ir de caractere dintr-o celul. Primul caracter din ir are indicele unu. Tabelul 33 d cteva funcii de prelucrare a irurilor de caractere. Reamintim c, operatorul de concatenare a irurilor de caractere este &. Funcia LEFT(sir, nrcar) MID(sir, nrstart, nrcar) RIGHT(sir, nrcar) LEN(sir) LOWER(sir) UPPER(sir) Descriere D primele nrcar caractere din ir D nrcar caractere din ir ncepnd cu nrstart D ultimele nrcar caractere din ir D numrul de caractere din ir Convertete literele mari n litere mici Convertete literele mici n litere mari

Tabelul 33. Funcii de prelucrare a textelor.

In Figura 103 se creaz un ir de caractere de forma LL/ZZ/AAAA dintr-un ir de caractere de forma ZZ/LL/AAAA.

Figura 103. Crearea unui ir.

In Figura 104 data din ir este convertit n formatul intern cu funcia DATEVALUE(). 66

Figura 104. Calculul datei dintr-un ir.

67

3 Meniul Insert
Meniul Insert artat n Figura 105, permite inserarea de linii, coloane, celule, grafice, etc. ntr-o foaie de calcul.

Figura 105. Meniul Insert.

3.1 Inserarea de linii, coloane i celule ntr-o foaie de calcul


Inserarea unei singure linii ntr-o foaie de calcul se face astfel : se execut un clic pe o celul din rndul sub care vrem s inserm o nou linie, clic pe Insert Rows. Inserarea mai multor linii ntr-o foaie de calcul se face astfel : se selecteaz sub rndul sub care vrem s inserm noi linii un numr de linii egal cu cel pe care vrem s-l inserm, clic pe Insert Rows. Inserarea unei singure coloane ntr-o foaie de calcul se face astfel : se execut un clic pe o celul din coloana la dreapta creia vrem s inserm o nou coloan, clic pe Insert Columns. Inserarea mai multor coloane ntr-o foaie de calcul se face astfel : se selecteaz la dreapta coloanei creia vrem s inserm noi coloane un numr de coloane egal cu cel pe care vrem s-l inserm, clic pe Insert Columns. Inserarea de celule se face astfel : se selecteaz domeniul de celule unde vrem s inserm celule goale, clic pe Insert Cells, n caseta de dialog Insert se alege opiunea dorit, de a deplasa celulele la dreapta sau n jos sau de a deplasa ntreaga linie / coloan sau doar n dreptul celulelor selectate, vezi Figura 106. 68

Figura 106. Inserarea de linii, coloane i celule. Caseta de dialog Insert.

Inserarea de linii, coloane sau celule se mai poate face n felul urmtor : se selecteaz celule, linii, coloane ca mai sus, se execut un clic cu butonul drept pe zona selectat, ceea ce afiaz meniul contextual din Figura 107.

Figura 107. Meniul contextual afiat la un clic cu butonul drept pe o zon selectat.

clic pe opiunea Insert care afiaz caseta de dialog Insert din Figura 106 n care se alege opiunea dorit.

3.2 tergerea de linii, coloane sau celule


Atunci cnd tergem celule ele sunt ndeprtate din foaia de calcul iar celulele alturate sunt deplasate pentru a umple spaiul rmas liber. tergerea de linii, coloane sau celule se face n felul urmtor : se selecteaz liniile, coloanele sau celulele ce trebuie terse, execut clic pe Edit Delete, care afiaz caseta de dialog Delete din Figura 108, dac se terg linii sau coloane ntregi se apas butonul OK i liniile sau coloanele sunt terse. Liniile sau coloanele rmase sunt deplasate n sus sau la dreapta, dac s-a selectat un domeniu de celule i se dorete tergerea tuturor liniilor sau coloanelor ce conin celulele selectate se alege una din opiunile Entire row / Entire column

69

dac s-a selectat un domeniu de celule ce trebuie terse, se alege una din opiunile Shift cells left / Shift cells up pentru a specifica celulele ce trebuie deplasate Alternativ, caseta de dialog Delete se poate afia cu un clic pe opiunea Delete a meniului contextual din Figura 107.

Figura 108. Caseta de dialog Delete.

3.3 tergerea coninutului celulelor


Atunci cnd tergem coninutul unor celule, aceste celule rmn n foaia de calcul. Reamintim c, n cazul cnd tergem celule, acestea sunt ndeprtate din foaia de calcul. Pentru a terge coninutul unor celule se procedeaz astfel : se selecteaz celulele al cror coninut trebuie ters, se execut un clic pe Edit Clear, care afiaz meniul Clear din Figura 109,

Figura 109. Meniul Clear.

se execut un clic pe opiunea Contents Del pentru a terge doar coninutul celulei, se execut un clic pe opiunea Formats pentru a terge doar formatarea celulei, se execut un clic pe opiunea All pentru a terge coninutul i formatarea celulei.

3.4 Inserarea unui simbol


Pentru a insera un simbol ntr-o celul se procedeaz astfel :

70

clic pe opiunea Symbol a meniului Insert, care afiaz caseta de dialog Symbol din Figura 110, clic pe symbolul ce trebuie inserat n sectiunea Symbol sau n seciunea Special Characters, clic pe butonul Insert.

Figura 110. Caseta de dialog Symbol.

3.5 Inserarea comentariilor


Inserarea unui comentariu se face astfel : 1. clic pe celula unde se va introduce comentariul, 2. clic pe Insert Comment, 3. se introduce textul n caseta afiat ; dac nu se dorete numele, se selecteaz i se terge, 4. clic n afara casetei de comentariu.

Figura 111. Introducerea comentariilor.

Stergerea unui comentariu se face astfel : 1. se selecteaz celula ce conine comentariul ce trebuie ters, 71

2. clic pe Edit Clear Comments.

72

4 Inserarea de grafice
Excel poate crea diferite tipuri de grafice pe baza datelor din foaia de calcul. Datele ce trebuie reprezentate vor fi numite n continuare serii de date. In dese cazuri, datele ce trebuie reprezentate sunt serii de timp, adic date msurate la intervale de timp egale, an, trimestru, luna, etc., pe o anumit perioad de timp. Datele unei serii de timp sunt ordonate natural n timp. O caracteristic a seriilor de timp este aceea c ele sunt corelate, de exemplu, venituri i cheltuieli. Reprezentarea seriilor de date permite deducerea relaiilor ntre ele.

4.1 Inserarea unui grafic


In primul exemplu vom considera tabelul din Figura 112, ce conine profitul trimestrial realizat la vnzarea a trei produse. Seriile de timp respective sunt reprezentate de coloanele tabelului. La fiecare moment de timp vom avea reprezentate cte trei valori. Axa Y a unui grafic conine valori. Axa X poate conine valori sau categorii.In acest exemplu, axa X va conine categorii. Menionm c, celula din stnga sus a tabelei este goal. Atunci cnd Excel gsete aceast celul goal, el utilizeaz elementele din linia i coloana corespunztoare ca etichete pentru numele seriiilor i categoriilor. Pentru a crea un grafic se procedeaz n felul urmtor : 1. se selecteaz tabelul ce conine datele ce vor fi reprezentate grafic; dac dorim ca n grafic s apar i numele liniilor sau coloanelor, tabelul selectat va conine i etichetele coloanelor i liniilor,

Figura 112. Date ce vor fi reprezentate grafic.

2. clic pe Insert Chart, vezi Figura 113, care lanseaz aplicaia Chart Wizard ce creaz graficul n 4 pai,

73

Figura 113. Inserarea unui grafic din meniul Insert.

3. n pasul 1 se afiaz caseta Chart Type din Figura 114; n aceast caset se alege tipul de grafic din seciunea Standard Types selectnd un tip din lista Chart Type, i apoi un subtip din lista Chart sub-type, sau din lista Custom Types;; dac se apas butonul Press and Hold to View Sample, se afiaz graficul; n cazul nostru se alege tipul graficului Column i tipul subgraficului Clustered Column; clic pe butonul Next i se afiaz pasul 2,

74

Figura 114. Crearea unui grafic, pasul 1. caseta Chart Type.

4. caseta Chart Source Data de la pasul 2 are seciunea Data Range, vezi Figura 115 i seciunea Series n Figura 117. Seciunea Data Range conine urmtoarele zone: n zona Series in se marcheaz dac datele sunt reprezentate pe linii sau pe coloane (n cazul nostru seriile de date sunt memorate pe coloane), n seciunea Data Range se afiaz referina absolut a tabelei selectate, n cazul nostru referina este Sheet1!$A$1:$D$5; aceast referin se poate modifica dup dorin,

75

Figura 115. Crearea unui grafic, pasul 2. Seciunea Data Range.

Caseta Data range are un buton Collapse Dialog,

, care contracteaz caseta de , care expandeaz

dialog la caseta Data range, i un buton Expand Dialog, caseta contractat, vezi Figura 116.

Figura 116. Caseta Data range contractat.

Seciunea Series din Figura 117 conine urmtoarele zone: seriile de timp n lista Series, caseta Name conine referina absolut a celulei n care este numele seriei selectate n lista Series, (pentru prima serie Produs 1 referina este n celula $B$1) ; aici se pot aduga sau terge serii de timp cu butoanele Add i Remove, caseta Values conine referina absolut a celulelor ce conin valorile pentru seria selectat (pentru prima serie $B2:$B5), caseta Category (X) axis labels conine referina absolut a etichetelor axei X, (n cazul nostru ($A$2: $A$5),

76

Figura 117. Crearea unui grafic, pasul 2. Seciunea Series.

Clic pe butonul Next i se trece la pasul 3, unde se afiaz caseta Chart Options, vezi Figura 118. Un grafic se compune din mai multe zone: titlul, cele dou axe, grila desenului, legenda, etichetele datelor, seria de date, aria de desenare i aria graficului. Fiecare zon este un obiect ale crui proprieti se pot modifica. Aceste proprieti se aleg n seciunile casetei Chart Options, vezi Figura 118, Tabelul 34 i Tabelul 35.

77

Figura 118. Crearea unui grafic, pasul 3. Caseta Chart Options.

Tabelul 34. Proprietile graficului.

Proprietile axelor se aleg n seciunea Axes. Axa (Y) conine totdeauna valori (Value axis). Axa (X) poate conine valori (Value axis) sau categorii (Category axis). In cazul nostru axa (X) conine categorii. In seciunea Gridlines se alege dac se va afia grila pe axe. In seciunea Legend se alege dac se va afia legenda i poziia ei pe grafic.

Tabelul 35. Proprietile graficului.

In seciunea Data Labels se alege dac se afiaz pe grafic numele seriilor de timp, al categoriilor i valoarea fiecrei mrimi.

78

In seciunea Data Table se alege dac se afiaz tabele de date. Dac se marcheaz opiunea Show data table, tabelul de date este afiat n partea de jos a graficului. Se execut un clic pe butonul Next i se afiaz la pasul 4 caseta Chart Location, vezi Figura 119, din care se alege poziia graficului n cadrul registrului

Figura 119. Crearea unui grafic, pasul 4. Caseta Chart Location.

Poziia graficului poate fi: nou foaie n registru (As new sheet). In acest caz Excel insereaz o pagin nou, cu numele Chart. Numele poate fi introdus n lista As new sheet, ca obiect ntr-o pagin existent din registru (As object in). Pagina se poate alege n lista As object in. Clic pe butonul Finish i graficul apare ca n Figura 120.

Figura 120. Graficul creat.

La selectarea graficului se selecteaz i tabela cu date corespunztoare. La selectarea unei valori dintr-o serie de date, pe grafic sunt marcate toate valorile seriei, iar n tabelul selectat sunt marcate numele seriei, etichetele axei x i valorile seriei. In Figura 121 numele seriei este Produs 3 din celula D$1$, etichetele axei x sunt irurile din celulele $A$2 :$A$5, iar valorile seriei sunt cele din celulele $D$2 :$D$5. Menionm c toate referinele celulelor sunt absolute. Ele inclus i numele foii de calcul.

79

Figura 121. Selectarea unei serii de date.

In caseta de formule este afiat funcia =SERIES(Sheet1!$D$1,Sheet1!$A$2:$A$5,Sheet1!$D$2:$D$5,3) ce are ca parametri informaiile de mai jos : referina absolut a celulei cu numele seriei de timp selectate, Sheet1!$D$1, referina absolut a celulelor cu etichetele axei x, Sheet1!$A$2:$A$5, referina absolut a celulelor cu datele seriei de timp, Sheet1!$D$2:$D$5, numrul graficului, n exemplul nostru 3. Menionm c, fiecare obiect grafic are un meniu contextual afiat cu clic cu butonul drept pe obiect. Meniul cuprinde i o opiune de formatare a obiectului, Format obiect. La selectarea unui obiect, meniul Format al aplicaiei se modific i conine o opiune Selected obiect. La un clic pe una din cele dou opiuni, se afiaz aceeai caset de dialog cu proprietile obiectului ce se pot modifica. La selectarea unui obiect grafic, apare i meniul Chart din Figura 122. Opiunea Chart Type afiaz caseta de dialog Chart Type din Figura 114, n care se poate schimba tipul graficului. Opiunea Source Data afiaz caseta Source Data din Figura 115 i Figura 117. Opiunea Chart Options afiaz caseta Chart Options din Figura 118.

80

Figura 122. Meniul Chart.

4.2 Reprezentarea curbelor


4.2.1 Reprezentarea unei curbe
Ca exemplu vom crea un grafic al funciei

f ( x) = x 3 2 x pentru x [3,3]

Vom genera pentru nceput o coloan a unei tabele cu numerele de la -3 la 3 cu pasul 0.3. Pentru aceasta se procedeaz astfel : introducem n celula B4 valoarea -3, selectm celule pe coloan, clic pe Edit Fill Series. Se afiaz caseta de dialog din Figura 123, n care se introduc pasul i valoarea final,

81

Figura 123. Generarea unei serii de numere.

se introduce n celula C3 formula funciei, ca n Figura 124,

Figura 124. Introducerea unei formule ntro celul.

se copiaz formula pentru toate valorile lui x copiind coninutul celulei C3 n celulele de sub ea cu butonul stng al mousului apsat pe cursorul de umplere, se selecteaz tabela cu valorile lui x i f(x), se execut un clic pe meniul Insert Chart, care lanseaz aplicaia Chart Wizard. La pasul nti se alege tipul de grafic XY(Scatter) ca n Figura 125, se obine graficul din Figura 126.

Figura 125. Selectarea unui tip de grafic.

82

Figura 126. Graficul unei funcii.

La selectarea seriei de date n caseta de formule este afiat funcia =SERIES(Sheet2!$C$2,Sheet2!$B$3:$B$23,Sheet2!$C$3:$C$23,1) cu aceiai parametri ca mai sus, vezi Figura 127.

Figura 127. Selectarea seriei de date.

4.2.2 Reprezentarea mai multor curbe pe acelai grafic


Vom aduga acum nc un grafic, cel al funciei g ( x ) = x 2 + 2 x + 2 pentru x [ 3,3] Valorile argumentului funciei sunt aceleai ca pentru funcia f(x) de mai sus. Adugarea graficului se face astfel : 1. se selecteaz seria de date din grafic cu clic cu butonul drept; se afiaz meniul contextual din Figura 128,

83

Figura 128. Meniul contextual al seriei de date.

2. clic pe opiunea Source Data i se afiaz caseta Source Data din Figura 129, 3. clic pe butonul Add, care adaug o serie de date vid, 4. se completeaz casetele Name, X Values, Y Values cu referina celulei ce conine numele seriei de timp (Sheet1!$C$2), cu referina celulelor ce conin valorile axei X, (Sheet1!$B$3:$B$23) i cu referina celulelor ce conin valorile funciei (ale axei Y), (Sheet1!$D$3:$D$23); clic pe butonul OK.

Figura 129. Caseta Source Data.

Pe figur apare graficul din Figura 130.

84

Figura 130. Reprezentarea a dou grafice pe aceeai figur.

Observm c cele dou grafice au aceeai ax. Putem defini o nou ax pentru al doilea grafic n felul urmtor: 1. se afiaz meniul contextual al seriei de date din Figura 128, 2. clic pe opiunea Format Data Series, care afiaz caseta Format Data Series din Figura 131,

Figura 131. Caseta Format Data Series.

3. n seciunea Axis se marcheaz opiunea Secondary axis.

85

4.2.3 Adugarea unei linii de tendin


Pentru a aduga o linie (o aproximare a datelor cu o curb de regresie), se procedeaz astfel: 1. se reprezint grafic curba f(x) din Figura 132 ca mai sus,

Figura 132. Reprezentarea unei curbe.

2. se afiaz meniul contextual al seriei de date, vezi Figura 128, 3. clic pe opiunea AddTrendline, care afiaz caseta AddTrendline din Figura 133; vezi i meniul Chart din Figura 122,

Figura 133. Caseta Add Trendline, seciunea Type.

4. se alege tipul de curb de regresie dorit; n exemplu am ales o curb polinomial de ordin 2; clic pe OK,

86

5. n seciunea Options alegem s se afieze ecuaia curbei de regresie i coeficientul de corelaie R2 , vezi Figura 134,

Figura 134. Caseta Add Trendline, seciunea Options.

6. graficul cu cele dou curbe este cel din Figura 135.

Figura 135. Curb i aproximarea ei.

4.2.4 Gruparea graficelor ntr-o foaie


Este posibil s grupm mai multe ntr-o foaie. Pentru aceasta procedm astfel: 1. se selecteaz o celul liber dintr-o foaie i se apas tasta F11; se creaz o foaie vid cu numele Chart, care va conine graficele grupate, 2. n foaia n care se afl un grafic ce trebuie mutat se selecteaz graficul, clic pe meniul Chart, opiunea Location, vezi Figura 122,

87

3. se afiaz caseta Chart Location din Figura 119; n lista As object in se alege foaia creat anterior, 4. clic pe OK i graficul este transferat n foaia selectat. 5. se execut paii 2 4 pentru toate graficele ce trebuie transferate. Rezultatul gruprii graficelor anterioare este cel din Figura 136.

Figura 136. Grafice grupate ntr-o foaie.

4.3 Reprezentarea seriilor de timp


Ca un alt exemplu, s reprezentm seriile de timp din Figura 137. Considerm seriile memorate o dat pe linii i alt dat pe coloane.

Figura 137. Serii de timp.

88

Graficul seriei de timp pe linii este cel din Figura 138.


1.8 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0 S1 B1 S2 B2 S3 B3 S4 A B

Figura 138. Alegerea seriei de timp pe linii.

Graficul seriei de timp pe coloane este cel din Figura 139.


1.8 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0 A B S1 B1 S2 B2 S3 B3 S4

Figura 139. Alegerea seriei de timp pe coloane.

In ambele cazuri, axa X conine categorii. Vom alege acum la pasul 1 tipul de grafic Column i subtipul Stacked Column, ca n Figura 140.

89

Figura 140. Alegerea tipului de grafic.

La pasul al doilea se alege seria de timp ca fiind pe linii. In acest caz fiecare coloan va fi suma valorilor din cele dou linii. Se alege opiunea Series in Rows, ca n Figura 141.

90

Figura 141. Alegerea seriei de timp pe linii.

La pasul al treilea se aleg opiunile graficului relative la titlul graficului i axelor, tipul axelor, grila, legenda, etc., vezi Figura 118. La pasul al patrulea se alege poziia graficului, n aceeai foaie de calcul sau n una separat, vezi Figura 119. In al doilea caz, la pasul al doilea se alege seria de timp ca fiind pe coloane. In acest caz fiecare coloana va fi suma valorilor din cele dou linii. Alegem opiunea Series in Columns, ca n Figura 142.

91

Figura 142. Alegerea seriei de timp pe coloane.

Dac dorim s reprezentm doar seria A pe linii vom selecta primele dou linii ale tabelului, prima linie conine numele categoriilor. Presupunem c vrem s reprezentm doar seria B pe linii. In acest caz vom selecta doar linia a treia a tabelului, cu datele seriei. In consecin, pe axa X a categoriilor nu va aprea numele categoriilor ca n Figura 138. Pentru a remedia acest lucru, la pasul doi al crerii graficului vom introduce manual n seciunea Series, caseta Category (X) axis labels referina absolut la numele categoriilor axei X =Sheet1!$B$1:$H$1 vezi Figura 143.

92

Figura 143. Referinele valorilor i numelor seriei i categoriilor axei X.

93

5 Crearea i salvarea registrelor. Meniul File


Regitrele de calcul create de aplicaia Excel sunt fiiere cu extensia xls. Crearea, salvarea sau deschiderea unui registru se fac cu opiunile meniului File din Figura 144, sau cu butoanele corespunztoare ale barei de instrumente din aceeai figur. Meniul File cuprinde urmtoarele opiuni: a) opiunile referitoare la fiiere : New, deschide un registru nou, Open, deschide un registru existent, Close, nchide registru prezent, Save, salveaz registru curent sub vechiul nume, Save As, salveaz registrul curent sub un nume nou, Search, caut i afiaz registre dup un anumit criteriu. b) opiuni referitoare la tiprire : Print tiprete registru l, Print Preview afiaz foaia de calcul curent pentru examinare naintea tipririi, Page Setup dimensiunea hrtiei, marginile paginii, etc.

a) Meniul File
Figura 144. Meniul File.

b) Bara cu instrumente cu opiunile meniului File

94

c) ultimele fiiere deschise, d) opiunea Exit nchide aplicaia. Toate opiunile de mai sus se pot activa cu un clic cu butonul stng pe opiunea din meniu, cu combinaia de taste din dreapta numelui opiunii, sau apsnd butonul corespunztor al barei de instrumente, artat n stnga fiecrei opiuni din meniu. Opiunea Print Preview afiaz fereastra Print Preview cu bara de instrumente din Figura 145 ce permite examinarea foii de calcul curente. O foaie de calcul poate fi tiprit pe mai multe pagini.

Figura 145. Bara de instrumente a ferestrei Print Preview.

Butoanele barei de instrumente au urmtoarele semnificaii: Next afiaz urmtoarea pagin ce va fi tiprit, Previous afiaz pagina anterioar ce va fi tiprit, Zoom comut ntre vederea paginii mrit i normal, Print afiaz caseta Print cu opiunile de tiprire, Setup afiaz caseta Page Setup cu opiunile referitoare la pagina ce va fi tiprit, Margins afiaz sau ascunde marginile paginii ce va fi tiprit, Page Break Preview afiaz foaia de calcul n vederea Page Break n care apar marcate paginile n care se va tipri foaia de calcul curent. Aici se pot modifica paginile n care se va tipri foaia de calcul curent; la trecerea n vederea Page Break butonul Page Break Preview se modific n butonul Normal View cu care se afiaz pagina curent n vederea normal, Close nchide fereastra Print Preview.

95

6 Editarea textului. Meniul Edit


Pentru editarea textului se folosete meniul Edit. Meniul cuprinde opiuni relative la operaiile de deplasare i modificare a textului. Pentru operaiile de deplasare i modificare a textului n interiorul unui document sau ntre aplicaii, se utilizeaz o zon de memorie numit Clipboard. Opiunile meniului Edit, artate n Figura 146, sunt: Cut, mut textul selectat n Clipboard, Copy, copiaz textul selectat n Clipboard, Office Clipboard afiaz n partea dreapt a ecranului ferestra Clipboard cu ultimele 24 de texte copiate n Clipboard. Paste, copiaz textul din Clipboard n punctul n care se afl cursorul, Paste Special, copiaz coninutul sau atributele textului din Clipboard n punctul n care se afl cursorul, Find, selecteaz un ir de caractere specificat ntr-o cutie de dialog, Replace, nlocuiete un ir de caractere specificat cu altul, Go To, mut cursorul la o anumit pagin, seciune, linie, tabel, ecuaie, etc., Clear, terge textul selectat, Select All, selecteaz textul ntregului document, Undo, anuleaz efectul ultimei opiuni de meniu selectate, Repeat, repet ultima comand.

Figura 146. Meniul Edit.

96

Toate opiunile de mai sus se pot activa cu un clic buton stng pe opiunea din meniu, cu combinaia de taste din dreapta numelui opiunii, sau apsnd butonul corespunztor al barei de instrumente, artat la stnga fiecrei opiuni din meniu.

6.1 Gsirea i nlocuirea irurilor de caractere


Gsirea i nlocuirea irurilor de caractere n text se face cu ajutorul casetei de text Find and Replace. Pentru gsirea unui ir de caractere clic pe Edit Find, care produce afiarea casetei Find and Replace, seciunea Find din Figura 147.

Figura 147. Caseta de dialog Find and Replace, seciunea Find.

In caseta de text Find what se introduce irul ce trebuie selectat. irul de caractere este selectat acionnd repetat butonul Find Next. Pentru gsirea unui ir de caractere i nlocuirea lui cu un alt ir de caractere clic pe Edit Replace, care produce afiarea casetei Find and Replace seciunea Replace, din Figura 148. In caseta de text Find what se introduce irul ce trebuie selectat, iar n caseta Replace with se introduce irul ce va nlocui irul selectat.

Figura 148. Caseta de dialog Find and Replace, seciunea Replace.

Pentru a nlocui irurile unul cte unul, se selecteaz cte un ir cu butonul Find Next i se nlocuiete cu butonul Replace. Pentru deplasarea cursorului n cadrul documentului se selecteaz opiunea Go To din meniu care afiaz caseta de dialog Go To din Figura 149. In caseta de text Reference se introduce adresa (referina) celulei ce va fi selectat.

97

Figura 149. Caseta de dialog Go To.

In lista Go to what se selecteaz pagina, seciunea, linia, etc., din document unde se va deplasa cursorul, iar n caseta din dreapta se introduce noua poziie a cursorului. Excel memoreaz celulele selectate n lista Go To. Dac dorim s selectm o celul selectat anterior, executm un dublu clic cu butonul stng pe adresa celulei din lista Go To. In lista Go To sunt memorate adresele absolute ale celulelor selectate.

6.2 Lucrul cu clipboardul


La executarea unei operaii de copiere a unui text selectat n Clipboard (cu un clic pe opiunea Edit Copy) acest text se copiaz i ntr-o zon special numit Office Clipbord ce poate reine textele copiate n ultimele 24 de operaii Copy. Fereastra Office Clipboard se poate afia n dreapta ecranului cu un clic pe Edit Office Clipboard. Fereastra Clipboard este afiat ca n Figura 150. Textele copiate n Clipboard se pot terge cu un clic pe butonul Clear All i se pot copia toate n punctual cursorului de inserare cu un clic pe butonul Paste All. La plasare mousului pe un text copiat n Clipboard se afiaz lista din Figura 151. Cu butonul Paste al acestei liste se copiaz textul n punctul cursorului de inserare, iar cu butonul Delete se terge textul din Clipboard.

98

Figura 150. Fereastra unei aplicaii cu fereastra Clipboard afiat.

Figura 151. Fereastra Clipboard.

99

7 Formatarea foilor de calcul. Meniul Format


Formatarea foilor de calcul const n: formatarea celulelor: alegerea formatului numerelor i textului din celule, alegerea fontului i stilului fontului, alegerea alinierii numerelor i textului din celule, alegerea stilului marginilor celulelor, formatarea liniilor: alegerea nlimii liniilor, formatarea coloanelor: alegerea limii coloanelor, stilul foii de calcul: fundalul, numele foii de calcul, alegerea stilului datelor introduse n celule, formatarea condiionat a celulelor (validarea datelor introduce n celule), etc. Opiunile meniului Format sunt artate n Figura 152.

Figura 152. Meniul Format.

7.1 Formatarea liniilor i coloanelor


Formatarea liniilor i coloanelor const n alegerea nlimii liniilor i a limii coloanelor. Opiunile de formatare sunt cele din Tabelul 36, afiate cu clic pe opiunile Row i Column ale meniului Format.

a) formatarea liniilor

b) formatarea coloanelor

Tabelul 36. Opiuni de formatare a liniilor i coloanelor.

Casetele de dialog Row Height pentru prescrierea nlimii liniilor i Column Width pentru prescrierea limii coloanelor sunt afiate la un clic pe opiunile Height i Width ale meniurilor din Tabelul 36. Ele sunt artate n Tabelul 37. Opiunile Hide i Unhide permit ascunderea i afiarea unei linii sau coloane. Opiunea Autofit Selection ajusteaz limea coloanei selectate pentru a cuprinde cel mai lung text din celulele coloanei.

100

a) Caseta de dialog Row Height

b) Caseta de dialog Column Height

Tabelul 37. Casetele de formatare a liniilor i coloanelor.

In caseta de text Row height: se introduce nlimea dorit a celulei n puncte (1 punct = 1/72 inci). In caseta de text Column width: se introduce numrul mediu de caractere pe care s-l conin o celul. In Tabelul 37b numrul mediu de caractere dintr-o celul este 8.43.

7.2 Formatarea celulelor


Formatarea celulelor const n alegerea formatului numerelor, simbolului monetar, datei, timpului, alinierea datelor n celul, fontul i stilul fontului, stilul marginilor celulei, etc. La un clic pe Format Cell se afiaz caseta de dialog Format Cells din Figura 153 n care se aleg opiunile dorite.

Figura 153. Caseta de dialog Format Cells.

Pentru a terge formatul unei celule clic pe Edit Clear Formats.

7.2.1 Alegerea formatului numerelor


Alegerea formatului numerelor se face n seciunea Number vezi Figura 153, alegnd o opiune din lista Category. Cteva din opiunile posibile pentru formatul numerelor, simbolului monetar, datei i timpului sunt artate n Tabelul 38. Dac se alege formatul General sau Number pentru o celul care conine o dat calendaristic, n acea celul se afiaz numrul ce reprezint formatul intern al datei calendaristice, aa 101

cum s-a artat n paragraful referitor la funcii pentru prelucrarea datelor calendaristice. Tip Opiuni

Tabelul 38. Opiuni de reprezentare a numerelor n celule.

Cteva din formatele pentru numere au butoane n bara de instrumente : Currency, , Percentage, , Accounting, , vezi Figura 153.

7.2.2 Formate personalizate pentru numere


Excel are formate personalizate predefinite pentru numere, date calendaristice, timp. Ele pot fi aplicate unei celule cu clic pe opiunea Custom a listei Category din Figura 154, care afiaz lista Type cu formatele predefinite.

102

Figura 154. Formate personalizate pentru numere.

Un format poate avea patru seciuni (abloane), pentru formatarea numere pozitive, negative, zero i text, separate de caracterul;. pozitiv; negativ;zero;text Dac exist o singur seciune, ea se utilizeaz pentru formatarea numerelor. Dac exist doar dou seciuni, prima se utilizeaz la formatarea numerelor positive sau zero, a doua la formatarea numerelor negative. Dac exist trei seciuni ele se utilizeaz pentru formatarea numerelor pozitive, negative i zero respectiv. Textul este formatat doar dac exist patru seciuni. Formatul (ablonul) pentru formatarea unui numr conine caracterele din Tabelul 39. Simbol 0 # ? . , % + () E+, E-, e+, eSemnificaie Afiaz zerourile nesemnificative Nu afiaz zerourile nesemnificative Zerourile nesemnificative sunt nlocuite cu spaii Punct zecimal Separator pentru mii Inmulete numrul cu 100 i adaug % Afiaz semnul numrului Afiaz doar semnul Sunt afiate n numr Afiaz numrul cu exponent

Tabelul 39. Simboluri pentru formatarea unui numr.

Pentru repetarea unui caracter din format de zero sau mai multe ori, acesta este precedat de *. Pentru a afia semnul monetar formatul ncepe cu $. Menionm c, este posibil de a afia numerele negative fr semn, n paranteze, ( i ). In acest caz ablonul va fi inclus n paranteze, ( i ). In cazul reprezentrii numerelor negative n paranteze, numerele pozitive se vor afia cu spaii n locul parantezelor, pentru a 103

permite alinierea numerelor pozitive i negative la punctul zecimal. Pentru a arta nlocuirea parantezei finale cu un spaiu, ablonul pentru numere pozitive va conine la sfrit caracterele _). Caracterul _ arat c urmtorul caracter va fi nlocuit cu un spaiu. Este posibil de a prescrie culori pentru fiecare seciune din format. Pentru aceasta ablonul este precedat de numele culorii ntre paranteze drepte, [ i ]. Formatul [Blue]#,##0.00_);[Red](#,##0.00);[Cyan]#,##0.00_) reprezint numerele ca n Figura 155.

Figura 155. Format cu culori.

In anumite aplicaii financiare numerele negative sunt reprezentate fr semn dar n paranteze n culoarea roie. Exemple de abloane predefinite sunt prezentate n Tabelul 40, vezi Figura 154. Sablonul de forma #,##0.00 arat c numrul se va afia cu punct zecimal, cu cel puin o cifr semnificativ i dou zecimale, vezi 0.00 n ablon. Dac numrul are partea ntreag cu mai mult de patru cifre semnificative, se afiaz separatorul , pentru mii. Sablonul numrului pozitiv conine _) la sfrit, astfel nct numrul este urmat de un spaiu, i va fi cadrat la punctul zecimal cu numerele negative. Pentru ca numrul negativ a fie afiat n paranteze, ablonul este inclus n paranteze, ( i ). In alt exemplu, pentru ca numrul negativ s fie afiat n rou, ablonul va ncepe cu [Red]. Numr 1.2 -1.2 -1.2 1.234 -1.234 1.2 -1.2 Format #,##0.00_);(#,##0.00) #,##0.00_);(#,##0.00) #,##0.00_);[Red] (#,##0.00) #,##0.00 #,##0.00 $#,##0.00_);($#,##0.00) $#,##0.00_);($#,##0.00) Reprezentare 1.20 (1.20) (1.20) 1.23 -1.23 $1.20 ($1.20)

Tabelul 40. Exemple de formatare a numerelor.

7.2.3 Alinierea datelor n celul


Alinierea datelor n celul se prescrie n seciunea Alignment din Figura 156. Opiunile alinierii pe orizontal i pe vertical sunt artate n Tabelul 41. In cazul alinierii orizontale, opiunea General este cea implicit i const n alinierea numerelor la dreapta i a textului la stnga. Datele pot fi aliniate la stnga ( Left), centrate (Center), dreapta (Right) sau aliniate la stnga i la dreapta ( Justified). Alinierea se poate alege selectnd o opiune n lista Horizontal :, vezi Tabelul 41 , sau cu butoanele (Left), (Center) i (Right), ale barei de formatare. In cazul alinierii la dreapta sau la stnga este posibil indentarea datelor. Aceasta se poate face alegnd indentarea n caseta Indent : a seciunii Text alignment din

104

Tabelul 41 sau cu butoanele Decrease Indent de formatare.

, i Increase Indent

, ale barei

Figura 156. Prescrierea alinierii datelor n celul.

Alinierea

Opiuni

Orizontal

Vertical

Tabelul 41. Opiuni de aliniere a datelor n celule.

Opiunile alinierii pe vertical sunt n centru (Center), sau la baza celulei (Bottom). Orientarea datelor n celul se alege n seciunea Orientation din Figura 156 unde se poate alege nclinarea textului n numr de grade.

7.2.4 Reuniune i divizarea celulelor


Reunirea celulelor se face n felul urmtor : se selecteaz grupul de celule ce trebuie reunite ntr-o singur celul; selectarea celulelor se face innd butonul Shift apsat, 105

se afiaz caseta de dialog Format Cells, seciunea Alignment i se valideaz opiunea Merge cells din zona Text control. Alternativ, clic pe butonul al barei de formatare. Doar coninutul celulei din stnga sus va rmne n noua celul, coninutul celorlalte celule va fi ters. Coninutul va fi afiat centrat n noua celul. Divizarea unei celule creat prin reunirea unor celule se face astfel : se selecteaz celula, se afiaz caseta de dialog Format Cells, seciunea Alignment i se invalideaz opiunea Merge cells din zona Text control. Alternativ, clic pe butonul al barei de formatare.

7.2.5 Alegerea fontului


Alegerea fontului se poate face n seciunea Font a casetei de dialog Format Cells artat n Figura 157, sau cu butoanele barei de formatare. Lista Font din caseta de dialog sau din bara de formatare permite tipului alegerea fontului. Lista Size din din caseta de dialog sau din bara de formatare permit alegerea dimensiunii fontului. Stilul fontului se alege din lista Font Style sau cu butoanele (Bold), (Italic) din bara de formatare. Stilul de subliniere se alege din lista Underline sau cu butonul (Underline) al barei de formatare. Tipul indicilor (Superscript, Subscript) se alege din zona Effects. Culoarea fontului se alege din lista Color din Figura 157. Aceeai list este afiat la apsarea butonului al barei de formatare.

Figura 157. Alegerea fontului datelor n celule.

In Figura 158 se arat o tabel formatat cu alinierea valorilor din celule tip Center, fontul titlurilor liniilor i coloanelor Arial i dimensiunea fontului 10.

106

Pentru formatarea tabelei se selecteaz ntreaga tabel i se alege formatul dorit pentru celule din caseta Format Cells.

Figura 158. Exemplu de formatare a celulelor.

7.2.6 Aplicarea marginilor celulelor unui grup


Aplicarea marginilor celulelor unui grup se face n seciunea Border a casetei de dialog Format Cells afiat n Figura 159. Modul de evideniere a marginilor unui grup de celule se alege cu butoanele zonei Presets. Butonul Outline face ca s fie formatate doar marginile grupului. Butonul Inside face ca s fie formatate marginile celuleor grupului. Anumite margini ale unui grup de celule se alege cu butoanele zonei Border. Stilul liniilor si culoarea textului se aleg din listele Style i respectiv Color din Figura 160.

Figura 159. Alegerea marginilor celulei.

107

Figura 160. Alegerea culorii i texturii celulelor.

Un exemplu de formatare a unui grup de celule este artat n Figura 161. Procedura este urmtoarea : se selecteaz grupul de celule, se afiaz caseta de dialog Format Cells, seciunea Borders, clic pe butoanele Outline i Inside pentru a se formata att marginile grupului ct i ale celulelor, se alege stilul liniei, clic pe butonul OK.

108

Figura 161. Formatarea marginilor unui grup de celule.

7.2.7 Aplicarea marginilor unei celule


Aplicarea marginilor unei celule se face face astfel : se execut un clic pe sgeata dup butonul Borders, formatare, se execut un clic pe butonul Draw Borders, bara de instrumente Borders, se aleg culoarea i stilul liniei din listele Line Color, , clic pe sgeata de lng butonul Draw Border, se alege opiunea desenare, , pe fiecare margine a celulelor , , , i Line Style, , al barei de , care afiaz

, i cursorul se transform n instrument de

se execut un clic cu instrumentul de desenare ce trebuie formatate. Secvena de aciuni este artat n Tabelul 42.

109

Se execut un clic pe butonul al barei de formatare i se afiaz caseta din dreapta

Se execut un clic pe butonul Draw Border i se afiaz bara de instrumente Borders

Se execut un clic pe sgeata de lng butonul Line Styles i se alege stilul liniei din lista afiat

Se excut un clic pe butonul Line color i se alege culoarea liniei din lista afiat

Se execut un clic pe sgeata de lng butonul Draw Border i se alege opiunea Draw Border. Cursorul ia forma unui instrument de desenare Se execut un clic pe marginile celulelor ce trebuie formatate
Tabelul 42. Aplicarea marginilor unei celulelor.

110

7.2.8 Formatarea tabelelor


Pentru formatarea tabelelor ce au etichete de linii sau de coloane i totaluri ale datelor se poate aplica unul din stilurile predefinite cu clic pe Format Autoformat ce afiaz caseta Autoformat din Figura 162.

Figura 162. Caseta Autoformat.

Cteva stiluri de formatare a tabelelor sunt artate n Tabelul 43.

Tabelul 43. Moduri de formatare a tabelelor.

7.2.9 Formatarea condiionat a celulelor


Este posibil de a formata o celul n funcie de valoarea coninut de celul. In acest fel, se pot observa mai uor anumite date de interes. Pentru aceasta se procedeaz n felul urmtor : se selecteaz celula,

111

se execut un clic pe opiunea Format Conditional Formatting, care afiaz caseta de dialog Conditional Formatting din Figura 163,

Figura 163. Caseta de dialog Conditional Formatting.

n zona Condition 1 se aleg condiiile asupra valorii din celul din listele respective i formatarea din caseta de dialog afiat cu butonul Format, cu clic pe butonul Add se pot aduga nc dou zone numite Condition 2 i Condition 3 astfel nct se pot impune maxim 3 condiii asupra valorii din celul, la un clic pe butonul Delete se afiaz caseta de dialog Delete Conditional Format din cu care se pot terge unele sau toate condiiile impuse, un clic pe butonul OK formateaz celula. Celula este formatat doar cnd condiiile impuse sunt ndeplinite.

Figura 164. Caseta de dialog Delete Conditional Format.

Condiii asupra valorii celulei pentru formatare se pot impune ca nite limite ale valorii sau cu funcii dup cum se arat n Tabelul 44.

a) Tipuri de condiii

b) Alegerea limitelor

Tabelul 44. Impunerea de condiii asupra celulelor.

Formatarea celulei se alege din caseta de dialog Format Cells din Figura 165, afiat la un clic pe butonul Format al casetei de dialog Conditional Formatting din Figura 163. Aceast caset de dialog este o variant restrns a casetei de dialog Format Cells din Figura 153. Ea are doar 3 seciuni care au fost descrise mai sus.

112

Figura 165. Caseta de dialog Format Cells n cazul formatrii condiionate a celulelor.

a) Celule

b) Condiii de formatare
Tabelul 45. Condiii de formatare a celulelor.

7.2.10

Formatarea datelor calendaristice

Implicit, datele calendaristice se introduc n forma ll/zz/aaaa, unde ll este luna, zz este ziua i aaaa este anul. Datele se pot formata ca s apar afiate n celul conform regulilor din diverse ri. Pentru formatare se procedeaz astfel: se selecteaz celula, clic pe Format Cells, care afiaz caseta de dialog Format Cells din Figura 166, nseciunea Number a casetei, n lista Category, se selecteaz opiunea Date, n listele Locale i Type se selecteaz limba i formatul dorit. In zona Sample se afiaz data din celula selectat.

113

Figura 166. Formatarea datelor calendaristice.

Figura 167 arat exemple de date formatate, n limbile englez i roman.

Figura 167. Exemple de formatare a datelor calendaristice.

Exist formate personalizate predefinite pentru date calendaristice i timp. Ele pot fi alese cu clic pe opiunea Custom a listei Category, care afiaz lista Type cu abloanele predefinite pentru dat i timp, vezi Figura 168. Sablonul conine caracterele d pentru zi (day), m pentru lun (month) i y pentru an (year). Simbol m mm mmm mmmm Semnificaie Luna 1-12 Luna 01-12 Jan, Feb, , Dec January, , December Simbol d dd ddd dddd Semnificaie Ziua 1-31 Ziua 01-31 Sun Sat Sunday Saturday

Tabelul 46. Sabloane pentru date calendaristice.

Anul este specificat ca yy pentru ultimele dou cifre i yyyy pentru cele patru cifre.

114

Figura 168. Formate personalizate pentru date calendaristice i timp.

In acelai fel se specific ablonul pentru timp, cu caracterele h pentru or (hour), m pentru minut (minute) i s pentru secund (second). h hh Or 0-23 01-23 m mm Minut 0-59 00-59 s ss Secund 0-59 00-59

Tabelul 47. Sabloane pentru timp.

Exemple de abloane i modul de introducere a datelor sunt cele din Tabelul 48. Sablon d-mmm-yy d-mmm m/d/yyyy h:mm Data introdus 10-Jan-11 16-Feb 1/23/2009 13:45

Tabelul 48. Exemple de formatare a datelor calendaristice.

Menionm c, n primele exemple data se introduce n formatul European, zi-lun-an, cu numele prescurtat al lunii, Jan, Feb, , Dec (n loc de numrul lunii). Data este reprezentat intern n formatul ll/zz/aaaa, ca n Figura 169.

Figura 169. Introducerea datei calendaristice i reprezentarea intern.

115

7.2.11

Crearea unui nou format

Putem crea un nou format care s permit introducerea datelor dup o regul pe care o vrem. Pentru aceasta se procedeaz astfel: 1. clic pe Format Cell, 2. n caseta Format Cell clic pe opiunea Custom din lista Number, vezi Figura 168, 3. n lista Type clic pe un format pe care vrem s-l modificm; formatul selectat apare n caseta Type, deasupra listei Type, vezi Figura 170, unde am selectat formatul predefinit d-mmm-yy,

Figura 170. Crearea unui nou format.

4. se editeaz formatul selectat n caseta Type i clic pe OK. Formatele nou create sunt adugate la sfritul listei Type. Formatele predefinite n lista Type nu se pot terge sau modifica. Un format creat de utilizator se terge astfel: 1. se selecteaz formatul creat n lista Type, 2. clic pe Delete. Ca exemplu, vom crea un format pentru date calendaristice yyyy/m/d. Utilizarea formatului standard m/d/yyyy i a celui creat este artat n Figura 171.

Figura 171. Definirea unui format.

In celulele A1 i A2 este introdus data 3 mai 2007 cu formatul m/d/yyyy. Celula A2 afiaz reprezentarea intern a datei. In celulele C1 i C2 este introdus data cu

116

formatul yyyy/m/d. Celula C2 afiaz reprezentarea intern a datei, aceeai ca n celula A2. Menionm c, la selectarea celulei C1, n bara de formule este afiat data n formatul standard.

7.3 Prescrierea dimensiunilor paginii


Pentru a prescrie dimensiunile paginii se execut un clic pe opiunea Page Setup a meniului File care afiaz caseta de dialog Page Setup din Figura 172. In seciunea Margins se prescriu marginile paginii (distanele de la marginile hartiei) n casetele Left, Right, Top, Bottom. In casetele Header i Footer se prescriu distanele antetului i subsolului paginii. Distanele antetului i subsolului vor fi mai mici decat distanele prescrise n casete Top i Bottom pentru marginile de sus i jos a paginii. In seciunea Header / Footer se introduc textele pentru antet / subsol. Distanele sunt msurate n inci. Alternativ, caseta Page Setup se poate afia cu un clic pe View Header and Footer.

Figura 172. Caseta Page Setup.

117

8 Copierea i mutarea formulelor


Atunci cnd copiem o formul, referinele celulelor se pot schimba, funcie de tipul de referin utilizat. Cnd mutm o formul, referinele din formul nu se schimb.

8.1 Copierea formulelor scrise n stilul A1


Atunci cnd valoarea dintr-o celul a rezultat n urma aplicrii unei formule, vom spune c celula conine o formul. Fie tabela din Figura 173 pentru care vrem s calculm sumele valorilor pe coloane. Introducem n celula B6 formula SUM(B2 :B5) ca n figur i la execuia unui clic pe butonul sau la apsarea tastei Enter n celula B6 apare rezultatul. Pentru a evita scrierea repetat a formulei pentru fiecare coloan formula se poate copia n celulele C6 i D6 cu opiunile Copy i Paste ale meniului Edit, sau prin tragere cu cursorul de umplere din Figura 6. Este evident c rezultatul nu este corect, dac formula este cea de mai sus. Formula trebuie s fie n cazul coloanei C SUM(C2 :C5) iar n cazul coloanei D SUM(D2 :D5) Excel modific automat formula, astfel ca aceasta s fie corect.

Figura 173. Calculul sumei pe o coloan.

Figura 174 arat rezultatele calculelor pentru primele dou coloane i formula modificat de Excel pentru ultima coloan.

Figura 174. Calculul sumelor pe coloane.

118

Modificarea formulelor de ctre Excel se face n felul urmtor: se compar adresa celulei surs a formulei cu adresa celulei n care se copiaz formula i se modific adresele celulelor din formul. De exemplu, formula iniial este B6 = SUM(B2 :B5) Vrem s copiem formula n celula C6. In consecin, Exel modific n formul cu 1 adresele coloanelor, deci formula devine C6 = SUM(C2:C5) Vom considera nc un exmplu, n care avem o tabel cu 3 linii i 3 coloane. In prima coloan introducem valorile 1, 4, 7. In celula B2 introducem formula A1+A2 ca n Figura 175.

Figura 175. Introducerea unei formula ntr-o tabel.

Copiem formula n celula B3. Ea este modificat de Excel ca A2+A3, vezi Figura 176. Deoarece adresa celulei s-a modificat de la B2 la B3, Excel a adugat 1 la numerele liniilor adreselor de celule din formul.

Figura 176. Copierea unei formule ntr-o celul.

Vom copia acum fromula n celula C3. Fat de adesa celulei iniiale B2, acum s-au mrit att numrul liniei ct i cel al coloanei cu 1. In consecina, Excel va modifica formula ca B2 + B3 dup cum se vede n bara de formule din Figura 177.

Figura 177. Copierea unei formule ntr-o celul.

Copierea formulelor se face i cu opiunile Copy i Paste ale meniului Edit sau butoanele Copy, , i Paste, , ale barei de instrumente. Formula din celula B6 a exemplului din Figura 174 se copiaz n celula C6 n modul urmtor : 1. se selecteaz celula surs, (n cazul nostru B6), 2. clic pe Edit Copy, 3. se selectea celula destinaie, (n cazul nostru C6), 4. clic pe Edit Paste. Alternativ, copierea formulei se face astfel : 4. clic pe butonul Paste al barei de instrumente, vezi Figura 178a, 5. clic pe sgeata alturat butonului, apoi clic pe opiunea Formulas. 119

a) opiunea Paste

b) opiunea Paste Special

Figura 178. Copierea valorii unei formule.

Copierea formulei se mai poate face i astfel: 4. clic pe Copy Paste Special, 5. n caseta Paste Special din Figura 178b clic pe opiunea Formulas din seciunea Paste. Caseta Paste Special se poate afia i cu clic pe opiunea Paste Special a meniului din Figura 178a.

8.2 Inlocuirea unei formule cu rezultatul ei


Este posibil s nlocuim o formul cu rezultatul ei, astfel nct ea s nu mai fie recalculat. Pentru aceasta se procedeaz astfel : 1. se selecteaz celula, 2. clic pe Edit Copy, sau butonul Copy, , al barei de instrumente, 3. se selecteaz celula destinaie, 4. clic pe Copy Paste Special, 5. n caseta Paste Special din Figura 178b clic pe opiunea Values din seciunea Paste. Alternativ, copierea valorii formulei se poate face astfel : 4. clic pe butonul Paste, , al barei de instrumente, vezi Figura 178a, 5. clic pe sgeata alturat butonului, apoi clic pe opiunea Values. Referitor la exemplul din Figura 174, nlocuirea formulei iniiale B6 = SUM(B2 :B5) n celula C6 cu valoarea ei nseamn copierea valorii formulei (n cazul nostru 25.35) n acea celul i nu a valorii formulei modificate, cum este necesar n exemplu.

8.3 Mutarea formulelor scrise n stilul A1


Referinele de pn acum, care sunt modificate de Excel, se numesc relative. Exist situaii cnd trebuie s copiem o formul ntr-o celul, fr ca adresele liniilor sau coloanelor s fie modificate. Operaia se va numi mutarea formulei. In acest caz se adaug semnul $ naintea numelui coloanei sau al numrului liniei ce nu trebuie

120

modificat. Asemenea referine se numesc absolute. In Figura 179 se arat o formul cu referine absolute. In Figura 180 se arat rezultatul copierii unei asemenea formule ntr-o alt celul. In bara de formule, formula rmne nemodificat la copiere.

Figura 179. Formul de calcul cu referine absolute.

Figura 180. Copierea unei formule cu referine absolute.

Menionm c, putem avea ntr-o referin doar numele coloanei sau numrul liniei absolut. In acest caz, la copierea formulei n alt celul se modific doar partea relativ din referin. Fie de exemplu formula din Figura 181 B2 = $A1 +$A2 n care doar coloana este absolut. La copierea ei n celula C3 se crete numrul liniei cu 1, numele coloanei rmne neschimbat. C3 = $A2 + $A3

Figura 181. Formul cu referine absolute i relative.

Figura 182. Copierea unei formule cu referine absolute i relative.

Modificarea referinelor relative n referine absolute i invers, se poate face astfel : 1. se selecteaz celula ce conine formula, 2. n bara de formula se selecteaz referina ce trebuie modificat, 3. se apas tasta F4 pentru a modifica referina; prin apsarea repetat a tastei F4 se modific referina liniei, coloanei sau ambele, Dup modificarea tuturor referinelor, formula se copiaz cu opiunile Copy i Paste ale meniului Edit.

121

8.4 Copierea i mutarea formulelor scrise n stilul R1C1


In stilul de numerotare R1C1, liniile i coloanele sunt numerorate 1, 2, 2, etc. O celul este identificat ca RxCy unde x este numrul liniei iar y este numrul coloanei. Exemple : referina R2C2 este o referin absolut la celula din linia 2, coloana 2, R este referina absolut la linia curent, C este referina absolut la coloana curent. Referinele relative la celula curent au forma R[x]C[y] unde x d numrul de linii mai sus sau mai jos de linia celulei curente, iar y d numrul de coloane la stnga sau la dreapta coloanei celulei curente. Exemple : R[2]C[2] este referina relativ la celula cu dou linii mai jos i dou coloane la dreapta fat de celula curent, R[-2]C[-2] este referina relativ la celula cu dou linii mai sus i dou coloane la stnga fat de celula curent, R[-2]C sau R[-2]C[0] este referina relativ la celula cu dou linii mai sus din coloana curent, R[-1] este referina relativ la ntreg rndul de celule deasupra celulei curente. Fie de exemplu tabela din Figura 183. Suma elementelor din prima coloan cu date a tabelei se calculeaz cu formula SUM(R[-4]C : R[-1]C) Celula deasupra celei curent selectate are referina R[-1]C, iar prima celul din coloan are referina R[-4]C. Calculul sumei elementelor din fiecare coloan se face copiind formula din celula R6C2 n celulele R6C3 i R6C4. Dup cum se observ, formula este identic n toate cazurile.

122

Figura 183. Stilul de numerotare R1C1. Calculul sumei elementelor unei coloane.

Figura 184. Stilul de numerotare R1C1. Calculul sumei elementelor coloanelor.

123

9 Lucrul cu mai multe foi de calcul


Fiierele Excel sunt registre ce conin mai multe foi de calcul. La crearea unui nou registru, acesta conine implicit trei foi de calcul, cu numele Sheet1, Sheet2, Sheet3. In partea din stnga jos a ferestrei sunt afiate butoane cu numele foilor de calcul, mpreun cu butoanele de parcurgere a lor. La un moment dat este activ o singur foaie de calcul. Pentru a activa o foaie de calcul clic pe butonul cu numele ei, vezi Figura 185.

Figura 185. Butoanele cu numele foilor de calcul.

9.1 Inserarea i tergerea de foi de calcul


Este posibil s inserm, s tergem, s schimbm ordinea i s redenumim foile de calcul dintr-un registru. Aceste operaii se pot face cu opiunile meniurilor Edit, Insert, ale ferestrei aplicaiei, sau cu opiunile meniului contextual al foii de calcul din Figura 186, afiat la un clic cu butonul drept pe butonul cu numele foii de calcul.

Figura 186. Meniu contextual al foii de calcul.

inserarea unei foi de calcul se face cu clic pe Insert Worksheet, sau cu clic pe opiunea Insert a meniului contextual din Figura 186. Noua foaie de calcul se va insera naintea foii de calcul active, tergerea foii de calcul active se face cu clic pe Edit Delete Sheet, sau cu clic pe opiunea Delete a meniului contextual din Figura 186. Se pot terge deodat mai multe foi de calcul; se selecteaz prima foaie ce trebuie tears i apoi celelalte, innd butonul Shift apsat, pentru pagini consecutive, sau butonul Ctrl apsat pentru pagini neconsecutive; se erg apoi paginile cu clic pe Edit Delete Sheet, sau cu clic pe opiunea Delete a meniului contextual din Figura 186, mutarea foii de calcul curente, se face prin tragere cu butonul stng al mousului apsat; alternativ, clic pe Edit Move or Copy Sheet, sau pe opiunea Move or Copy a meniului contextual din Figura 186, care afiaz caseta Move or Copy din Figura 187, n care se alege opiunea necesar. redenumirea unei foi de calcul se face n unul din urmtoarele feluri: clic dublu pe numele foii de calcul, sau clic pe opiunea Rename a meniului contextual din Figura 186, sau clic pe Format Sheet Rename.

124

Figura 187. Caseta Move or Copy.

9.2 Formule cu date din mai multe foi de calcul


Intr-o foaie de calcul se pot utiliza datele din celulele altor foi de calcul. Pentru a utiliza ntr-o foaie de calcul, o celul dintr-o alt foaie de calcul, numele (adresa) celulei se scrie sub forma nume_foaie_de_calcul ! nume_celul O foaie de calcul este un obiect ce conine celule ca i cmpuri, deci numele complet al celulei este format din numele obiectului (foaia de calcul), operatorul de selecie, !, i numele celulei. Exemplu. Se introduce n celula B2 din foaia Sheet1 valoarea 1.73, vezi Tabelul 49. Pentru a introduce valoarea acest valoare n celula A2 din foaia Sheet2, vom scrie n celul sau n bara de formule =Sheet1!B2

a) foaia Sheet1

b) foaia Sheet2

Tabelul 49. Utilizarea celulelor n alte foi de calcul.

Adugarea de multe ori numelui foii surs la numele celulei este greoaie. Ea se poate automatiza ca mai jos. 1. se selecteaz celula destinaie din foaia de calcul destinaie i se introduce n bara de formule sau n celul semnul =, 2. o referina la o celul dintr-o foaie de calcul se introduce n formul prin selectarea foii de calcul surs cu clic pe butonul cu numele foii i apoi clic pe celula surs; n bara de formule se introduce automat numele complet al celulei, (nume_foaie_de_calcul ! nume_celul); dac dup numele celulei urmeaz un operator, el se introduce manual n bara de formule, 3. se continu cu pasul 2 pentru toate celulele din formul, 4. dup introducerea formulei se apas tasta Enter.

125

Exemplu. In celula B2 din foaia Sheet1 am introdus valoarea 1.73. Vrem ca n celula A2 a foii Sheet2 s introducem valoarea din celula B2 a foii Sheet1. Formula ce trebuie introdus n celula A2 este Sheet1!B2 Procedura este cea din Tabelul 50.

Se selecteaz celula destinaie n foaia destinaie. Se introduce semnul = in celul sau bara de formule. Foaia destinaie este n starea Edit. Se selecteaz foaia surs cu clic pe butonul cu numele foii. Se selecteaz celula surs. In bara de formule se insereaz automat numele complet al celulei. Foaia surs este n starea Point. Se apas tasta Enter. Se revine automat n foaia destinaie. Bara de formule conine adresa corect a celulei surs. Foaia destinaie este n starea Ready.
Tabelul 50. Utilizarea celulelor n alte foi de calcul.

Exemplu. In celula B2 din foaia Sheet1 am introdus valoarea 1.73, n celula B2 din foaia Sheet2 am introdus valoarea -3.75. Vrem s calculm n celula B2 din foaia Sheet3 suma celor dou celule. Formula ce trebuie introdus este =Sheet1!B2 + Sheet2!B2 Modul de introducere a formulei este cel din Tabelul 51.

126

Se selecteaz celula destinaie n foaia destinaie. Se introduce semnul = in celul sau bara de formule. Foaia destinaie este n starea Edit.
Se selecteaz prima foaie surs (Sheet1) cu clic pe butonul cu numele foii. Se selecteaz celula surs. In bara de formule se insereaz automat numele celulei. Foaia surs este n starea Point. Se tasteaz semnul + n bara de formule. Foaia surs este n starea Enter.

Se selecteaz a doua foaie surs (Sheet2). Se selecteaz celula surs. In bara de formule se insereaz automat numele celulei. Se apas tasta Enter. Se revine automat n foaia destinaie. Bara de formule conine adresele corecte ale celulelor surs.
Tabelul 51. Utilizarea celulelor n alte foi de calcul.

Exemplu. In foaia de calcul Sheet1 am introdus seria de date din Tabelul 52a, iar n foaia de calcul Sheet2 am introdus seria de date din Tabelul 52b. Domeniul fiecrei serii este B2:B5.

a) foaia Sheet1

b) foaia Sheet2

Tabelul 52. Foi de calcul cu date.

In celula B7 din foaia de calcul Sheet3 vrem s calculm suma acestor valori. Procedura este cea din figurile de mai jos. 1. n bara de formule sau n celula B7 a foii Sheet3 se introduce funcia SUM(); foaia Sheet3 trece n starea Edit, vezi Figura 188 i afiaz caseta Function Arguments din Figura 189,

127

Figura 188. Introducerea funciei SUM.

Figura 189. Caseta Function Arguments a funciei SUM.

2. se introduc parametrii primei liste de valori astfel: clic pe butonul cu numele foii Sheet1, i apoi clic pe celula B2 a acestei foi; n caseta de text Number1 se introduce automat adresa complet a celulei B2; se introduce semnul : n caseta de text Number1; clic pe celula B5, i se introduce automat adresa complet a celulei B5, vezi Figura 190; bara de formule este cea din Figura 191; referina are forma Sheet1!B2:Sheet1!B5

128

Figura 190. Completarea parametrilor funciei SUM pentru prima list.

Figura 191. Bara de formule cu parametrii primei liste.

3. clic pe caseta de text Number2 a casetei Function Arguments; clic pe butonul cu numele foii Sheet2; se introduc parametrii celei de a doua liste de numere, din foaia Sheet2, B2 i B5, la fel ca mai sus, vezi Figura 192; bara de formule este cea din Figura 193,

Figura 192. Completarea parametrilor funciei SUM pentru a doua list.

129

Figura 193. Bara de formule cu parametrii funciei SUM.

4. clic pe butonul OK al casetei Function Arguments; se revine automat n foaia Sheet3; bara de formule i rezultatul sunt cele din Figura 194.

Figura 194. Rezultatul i bara de formule.

Introducerea parametrilor funciei SUM se poate face i astfel: 1. se selecteaz foaia Sheet1. Foaia trece n starea Point. Se selecteaz cu mousul celulele B2:B5. Se introduce automat ca prim parametru al funciei SUM referina Sheet1!B2:B5, vezi prima linie din Tabelul 53 i Figura 195, 2. clic pe caseta Number2 din seciunea SUM,vezi Figura 195, 3. se selecteaz foaia Sheet2. Foaia trece n starea Point. Se selecteaz cu mousul celulele B2:B5. Se introduce automat ca prim parametru al funciei SUM referina Sheet2!B2:B5 vezi a doua linie din Tabelul 53 i Figura 195, 4. clic pe butonul OK al casetei Funcion Arguments; se revine automat n foaia Sheet3 i se afiaz rezultatul din Figura 196.

130

Se selecteaz foaia Sheet1. Foaia trece n starea Point. Se selecteaz cu mousul celulele B2:B5.

Se selecteaz foaia Sheet2. Foaia trece n starea Point. Se selecteaz cu mousul celulele B2:B5.
Tabelul 53. Completarea parametrilor funciei SUM.

Figura 195. Completarea parametrilor funciei SUM.

Figura 196. Rezultatul i bara de formule.

131

Copierea unor coloane cu date dintr-o foaie de calcul a unui registru n alt foaie de calcul a aceluiai registru se face astfel: 1. se selecteaz coloanele de date n foaia de calcul surs, i clic pe Edit Copy, 2. se selecteaz foaia de calcul destinaie i prima celul destinaie n aceast foaie, 3. clic pe butonul Enter, sau clic pe Edit Paste. Dac dup execuia primului pas vrem s anulm operaia, se apas tasta Esc. Copierea unei coloane de date dintr-o foaie de calcul a unui registru n alt foaie de calcul a altui registru se face la fel. Ambele registre trebuie s fie deschise n Excel. Mutarea unei foi de calcul dintr-un registru n alt registru se face astfel. Vrem s mutm foaia Sheet1 din registrul Book3 n registrul Book4, naintea foii Sheet1 din acest registru. Pentru aceast se deschid ambele registre n Excel i se procedeaz ca n Tabelul 54. pentru copierea foii se marcheaz opiunea Create a copy a casetei Move or Copy.

Se selecteaz foaia ce trebuie mutat din primul registru, n cazul nostru foaia Sheet1 din registrul Book3. Clic pe opiunea Move or Copy Sheet a meniului Edit; se afiaz caseta de dialog Move or Copy

In lista To book se alege registrul Book4

132

In lista Before sheet se selecteaz foaia Sheet1 i clic pe butonul OK.

Tabelul 54. Mutarea foilor de calcul ntre registre.

Introducerea unei formule ntr-o foaie de calcul a unui registru, ce conine referine ale celulelor unei foi de calcul din alt registru se face astfel. Fie foaia Sheet1 a registrului Book3 din Figura 197. Vrem s inserm ntr-o foaie de calcul a registrului Book4 n celula B1 formula 2* valoarea celulei A1 din foaia Sheet1 a registrului Book3.

Figura 197. Foaie de calcul i registru.

Procedm astfel: 1. selectm celula B1 din foaia registrului Book4, 2. n bara de formule introducem prima parte din formul, 2*, 3. selectm celula A1 n foaia Sheet1 a registrului Book3 i executm clic pe butonul Enter; referina celulei surs, A1 din foaia Sheet1 a registrului Book3 se introduce ca n Figura 198.

133

Figura 198. Formul cu referin absolut din alt registru.

Observm c referina introdus este absolut. Modificm aceast referin n una relativ i putem copia formula n celulele din coloan.

Figura 199. Formul cu referin relativ din alt registru.

134

10 Lucrul cu tabele din baze de date relaionale


Bazele de date relaionale sunt compuse din tabele ntre care exist legturi. Tabelele bazelor de date relaionale sunt compuse din articole, fiecare linie a tabelei este un articol. Celulele unei linii vor fi numite cmpuri i un anumit cmp are aceeai semnificaie n toate articolele tabelei. Excel poate lucra la un moment dat cu o singur asemenea tabel. Operaiile ce se pot efectua cu o asemenea tabel sunt : sortarea articolelor tabelei dup cel mult 3 criterii, selectarea urmtorului articol din tabel, selectarea articolului precedent din tabel, nserarea unui articol la sfritul tabelei, tergerea unui articol din tabel, modificarea unui articol din tabel. Operaiile asupra tabelelor se fac cu opiunile meniului Data din Figura 200.

Figura 200. Meniul Data.

10.1 Crearea tabelelor


Crearea unei tabele se face n urmtorii pai: 1. se creaz o tabela ce conine valorile dorite. Liniile nu trebuie s conin celule goale. Tabela are ca prim linie numele coloanelor, 2. se selecteaz tabela, inclusiv prima linie, 3. clic pe Data List Create List, ce afiaz caseta Create List, 4. n caseta Where is data for your list? apare referina celulelor selectate. Dac este cazul, aceast referin se poate modifica, prin introducerea manual a referinei tabelei sau prin selectarea celulelor tabelei. Dac tabela are antet, se marcheaz opiunea My list has headers, 5. clic pe OK. In exemplul din Figura 201 am creat o tabel cu vnzrile trimestriale a trei produse.

135

Figura 201. Crearea unei liste.

Dup clic pe butonul OK tabela este cea din Tabelul 55a. Cnd este selectat un element al tabelei, tabela are un chenar n jurul ei. In partea de jos a tabele este adugat o linie goal. Se pot aduga elemente la tabel ncepnd cu aceast linie goal. Tabela are asociat fiecrei coloane meniul din Tabelul 55b, ce are opiuni de sortare, (ascendent, descendent) i de afiare a elementelor All (Toate), Top 10 (Primele 10), un anumit element, etc.

a) tabela creat
Tabelul 55. Tabela creat.

b) meniul asociat tabelei

Stergerea tabelei se face astfel: 1. se selecteaz celulele listei, 2. clic pe Edit Clear All.

10.2 Sortarea articolelor tabelei


La selectarea opiunii Sort a meniului Data se afiaz caseta de dialog Sort din Figura 202. Sortarea articolelor se poate face dup cel mult 3 criterii, n cadrul fiecrui criteriu se poate alege ordinea cresctoare sau descresctoare. In zona My list has se valideaz opiunea Header row/No header row dup cum prima linie a tabelei conine / nu conine numele cmpurilor.

136

Figura 202. Sortarea articolelor unei tabele. Caseta Sort.

Fiecare din listele Sort by, Then by, Then by conine numele coloanelor, ca n Figura 203. Dintre aceste nume se aleg criteriile de sortare, ascendent sau descendent.

Figura 203 Lista cu numele coloanelor tabelei de sortat.

Tabela sortat dup 3 criterii este artat n Figura 204.

137

Figura 204. Tabela sortat dup mai multe criterii.

10.3 Parcurgerea i editarea tabelelor


Parcurgerea i editarea tabelelor se face cu caseta de dialog Sheet1 din Figura 205, afiat cu un clic pe opiunea Form a meniului Data. In partea stng a casetei sunt afiate cmpurile articolului curent selectat. Iniial este selectat primul articol din tabel (caseta afiaz cmpurile primului articol). Parcurgerea i editarea tabelei se face n felul urmtor: un clic pe butonul Find Next selecteaz articolul urmtor, un clic pe butonul Find Prev selecteaz articolul precedent, un clic pe butonul Delete terge articolul selectat, un clic pe butonul New insereaz un articol la sfritul tabelei ; iniial cmpurile articolului sunt goale. Se introduc datele necesare pentru fiecare cmp i se apas butonul Close care adaug articolul la tabel. Deplasarea de la un cmp la altul se face cu tasta Tab, modificarea articolului selectat se face modificnd datele din cmpuri i apoi se apas butonul Close. Deplasarea de la un cmp la altul se face cu tasta Tab.

138

Figura 205. Parcurgerea i editarea tabelelor. Caseta Sheet1.

10.4 Selectarea articolelor tabelelor dup diverse criterii


Este posibil de a selecta articolele dintr-o tabel dup diverse criterii. Pentru exemplificare vom utiliza tabela din Figura 206. Articolele sunt selectate dup criterii ce pot fi definite de programator pentru fiecare cmp din articol.

Figura 206. Tabel dintr-o baz de date.

Pentru a defini un criteriu pentru un cmp se procedeaz astfel : se selecteaz o celul a coloanei respective cu un clic, se execut un clic pe Data Filter, care afiaz submeniul din Figura 207, clic pe opiunea AutoFilter care creaz o list de criterii de selectare pentru fiecare cmp ca n Figura 208, clic pe butonul din dreapta numelui cmpului dup care se va face selectarea articolelor, i se afiaz lista din Figura 209 ce conine criteriile de selectare (Top 10...) i (Custom...) i valorile cmpului respectiv din articole, se selecteaz criteriul dorit.

139

Figura 207. Submeniul Filter.

Figura 208. Tabel cu liste de filtrare a cmpurilor.

Figura 209. Lista de criterii de selectare a cmpurilor.

Presupunem c vrem s selectm articolele ce conin cele mai mici dou valori din cmpul Produs 1. Vom proceda astfel : selectm criteriul (Top 10...) n lista de criterii, ceea ce afiaz caseta de dialog Top 10 AutoFilter din Figura 210, n lista din stnga se selecteaz opiunea Bottom, n caseta din mijloc se introduce cifra 2, clic pe butonul OK.

Figura 210. Caseta de dialog Top 10 AutoFilter.

140

Rezultatul selectrii este artat n Figura 211. Articolele selectate sunt artate mpreun cu numrul lor n tabel n albastru. Butonul din coloana dup care se face selecia este de asemanea afiat n albastru. Numrul de articole selectate este afiat n bara de stare.

Figura 211. Rezultatul selectrii unor articole.

Opiunile listelor din caseta de dialog Top 10 AutoFilter sunt artate n Tabelul 56.

Tabelul 56. Opiunile criteriului Top 10 AutoFilter.

Putem selecta un numr sau un procent dintre cele mai mici sau cele mai mari valori. Pentru a selecta articole cu cmpuri cuprinse ntr-un domeniu de valori se selecteaz criteriul (Custom...) ce afiaz caseta de dialog Figura 212.

Figura 212. Caseta de dialog Custom AutoFilter.

Se pot introduce cel mult dou condiii pentru fiecare cmp conectate prin operatorii And (i) sau Or (sau). Opiunile fiecrei condiii sunt artate n Tabelul 57. In lista din stnga se poate alege o condiie asupra unui numr sau asupra unui ir de caractere. In lista din dreapta sunt afiate valorile cmpului din articole. Presupunem c dorim s selectm articolele ce conin valori mai mari ca 100 n cmpul Produs 1 i mai mari ca 300 n cmpul Produs 2. Vom alege n lista din stnga opiunea is greater than iar n dreapta valorile 100 respectiv 300 pentru cele dou cmpuri. Rezultatul selectrii este artat n Figura 213.

141

Tabelul 57. Opiunile criteriului Custom AutoFilter.

Figura 213. Rezultatul selectrii unor articole.

142

11 Analiza datelor cu tabele pivot


Tabelele i diagramele pivot permit analiza datelor prin organizarea i gruparea informaiilor de interes. Datele unei tabele se pot prezenta n rezumat pe elemente, grupate ntr-un cmp (de exemplu pe trimestre sau ani). Tabelele pivot se utilizeaz cnd avem serii de date corelate. Se poate modifica modul de expunere a datelor prin aplicarea a diferite funcii de agregare asupra datelor, sume, valori medii, dispersii, etc.

11.1 Crearea unei tabele pivot


Vom exemplifica crearea unei tabele pivot pentru tabela de mai jos. Tabela conine informaii despre categoriile de cheltuieli trimestriale ale unei intreprinderi. Fiecare linie a tabelei va conine informaii despre o categorie de cheltuieli: codul furnizorului, (Furnizor), valoarea facturii, (Valoare), i trimestrul n care a fost achitat factura, (Trimestru). Vom considera, pentru exemplificare, trei categorii de cheltuieli (Categorie): Materiale, Piese i Utilaje. Pentru fiecare categorie de cheltuieli putem avea mai multe facturi n acelai trimestru.

Figura 214. Tabela CHELTUIELI.

Vrem s crem o prezentare n rezumat a cheltuielilor din fiecare categorie, pe furnizor, pe trimestru i datele cumulate despre cheltuieli, totale i pe furnizori, pe an i pe trimestru. Pentru aceasta vom crea o tabel pivot. Datele ce constituie sursa tabelei pivot trebuie organizate pe linii i pe coloane. Fiecare linie va conine informaii despre o despre o factur. Crearea unei tabele pivot se face cu o aplicaie vrjitor n urmtorii pai: 1. clic pe Data Pivot Table and Pivot Chart Report din Figura 215; se afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard, pasul 1, din Figura 216,

143

Figura 215. Meniul Data.

2. se alege sursa de date i tipul de raport, tabel sau diagram pivot. Clic pe butonul Next i se afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard, pasul 2 din Figura 217,

Figura 216. Alegerea sursei de date i a tipului de raport.

3. se alege domeniul datelor. Domeniul datelor poate fi selectat nainte de lansarea aplicaiei vrjitor, sau se poate selecta la acest pas. Referina absolut a datelor din tabel este introdus n caseta Range. Domeniul datelor trebuie s includ i numele cmpului deasupra fiecarei coloane selectate. Clic pe butonul Next i se afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard, pasul 3 din Figura 218,

144

Figura 217. Alegerea domeniului datelor.

4. se alege foaia n care se va memora tabela pivot, o foaie nou, ( New worksheet), sau una existent (Existing worksheet). Dac se alege opiunea foaie existent, numelui foii existente se introduce n caseta de sub butonul Existing worksheet cu clic pe numele foii n bara cu numele foilor de calcul i apoi clic pe numele celulei din stnga a zonei unde se va crea tabela pivot, sau prin introducerea direct a numelui foii i celulei cu forma numefoiaie!referin celul Clic pe butonul Finish i se afiaz tabela pivot din Figura 219.

Figura 218. Alegerea poziiei tabelei pivot.

145

Figura 219. Tabela pivot.

Tabela pivot are urmtoarele zone: zona liniilor (Row Fields); cmpurile adugate acestei zone devin etichetele liniilor; datele din aceste cmpuri sunt afiate la stnga tabelei, zona coloanelor (Column Fields); cmpurile adugate acestei zone devin etichetele coloanelor; datele din aceste cmpuri sunt afiate deasupra tabelei, zona filtru (Page Fields); cmpurile adugate acestei zone vor limita (filtra) vederea tabelei la o anumit parte a datelor tabelei, zona de date (Data Area); cmpurile adugate acestei zone vor conine datele sumarizate, implicit totaluri. Lista cmpurilor disponibile pentru a fi afiate n tabela pivot este afiat n caseta Pivot Table Field List din Figura 219. Cmpurile au numele coloanelor selectate. Aceast caset se poate afia sau ascunde astfel: cu clic pe butonul Field List, , al barei de instrumente Pivot Table,

146

cu clic pe opiunea Field List a meniului contextual al tabelei pivot afiat cu clic cu butonul drept pe tabel. Lista conine cmpurile sursei de date (selectate la un pas anterior cu aplicaia vrjitor). Aceste cmpuri pot fi adugate celor patru zone ale tabelei pivot, menionate mai sus. In partea din dreapta jos a casetei Pivot Table Field List este afiat lista cu zonele tabelei pivot, vezi Figura 220, i butonul Add to pentru adugarea cmpului selectat n zona dorit.

Figura 220. Lista cu zonele tabelei pivot.

Pentru a aduga un cmp unei anumite zone se poate proceda n dou moduri: se selecteaz cmpul cu un clic n lista Pivot Table Field, se selecteaz zona n list i clic pe butonul Add To din caset, se trage cmpul din lista Pivot Table Field n zona dorit cu butonul stng al mousului apsat. Cmpurile sunt adugate tabelei pivot sub forma unor casete ce conin toate valorile cmpului respectiv. In fiecare zon pot fi adugate mai multe cmpuri. Cmpurile pot fi terse din tabela pivot prin tragere cu mousul n afara tabelei. Modificarea poziiei cmpurilor se face prin tragere n noua poziie. In primul exemplu se adaug la tabela pivot: cmpul Furnizor n zona filtru, (Filter Area), cmpul Categorie n zona liniilor, (Row Area), cmpul Trimestru n zona coloanelor, (Column Area), cmpul Valoare n zona de totaluri a tabelei pivot, (Data Area), dup cum se arat n Tabelul 58.

a) cmpul Furnizor

b) cmpul Categorie

147

c) cmpul Trimestru

d) cmpul Valoare

Tabelul 58. Adugarea cmpurilor n zonele tabelei pivot.

Toate cmpurile adugate la tabela pivot sunt marcate cu litere groase n lista Pivot Table Field. Dup adugarea cmpurilor, tabela pivot cu suma valorilor pe trimestre pentru toi furnizorii, este cea din Figura 221.

Figura 221. Tabela pivot cu suma valorilor pe trimestru.

Datele din zona liniilor, cmpul Categorie, sunt etichetele liniilor; ele sunt afiate n stnga tabelei. Datele din zona coloanelor, cmpul Trimestru, devin etichetele coloanelor; ele indic informaia memorat n fiecare coloan, i sunt afiate n partea de sus a tabelei. Fiecare coloan a tabelei de date iniiale devine un cmp al tabelei pivot care sumarizeaz date din mai multe linii ale tabelei iniiale. Dup cum se va art mai jos, datele din zona Data pot fi sumarizate cu diverse funcii de agregare standard: Sum, Average, etc. Celula din stnga sus conine numele funciei de agregare i al cmpului agregat (n exemplu Sum of Valoare). Excel adaug un cmp Grand Total pentru totalul pe linii i pe coloane. Putem extrage data dintr-o celul a tabelei pivot cu funcia GetPivotData() astfel: 1. se tasteaz semnul = n bara de formule, 2. clic pe o celul a tabelei pivot din zona de date. In bara de formule apare funcia GetPivotData(). Pentru exemplul de mai sus, un clic pe celula B5 afiaz funcia de mai jos. =GETPIVOTDATA("Valoare ",$A$3,"Categorie","Materiale","Trimestru","I") Parametrii funciei sunt: numele cmpului din zona de date, "Valoare ", adresa celulei cu numele funciei de agregare, ",$A$3,", adresa cmpului n zona liniilor, "Categorie", "Materiale", adresa cmpului n zona coloanelor, "Trimestru","I". Aceast funcie poate fi utilizat pentru a obine date din celulele tabelei pivot. Un alt mod de a aduga cmpuri la zonele tabelei pivot este urmtorul: 148

1. n caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard, pasul 3 din Figura 218 clic pe butonul Layout, care afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard Layout din Figura 222; n partea dreapt sunt butoane corespunztoare cmpurilor selectate,

Figura 222. Adugarea cmpurilor la tabela pivot.

2. se adaug cmpurile tabelei pivot prin tragerea butoanelor n zonele tabelei pivot. Clic pe butonul OK i se creaz tabela pivot din Figura 221.

Figura 223. Tabela pivot cu cmpurile adugate.

149

3. Stergerea unor cmpuri se face prin tragerea lor n afara tabelei; modificarea poziiei cmpurilor se face prin tragerea lor n noua poziie. Datele din zona Data pot fi sumarizate cu diverse funcii de agregare standard: Sum, Count, funcii de sumarizare statistice : Average (media), Min, Max, StdDev (abaterea medie patratic), Var (dispersia)., etc. Implicit, funcia de agregare este Sum. Funcia de agregare ce se aplic asupra cmpului se poate alege din caseta Pivot Table Fields din Figura 224 care se afiaz n unul din urmtoarele moduri: clic pe butonul Field Settings, , al barei de instrumente Pivot Table clic pe opiunea Field Settings a meniurilor contextuale ale tabelei pivot, dublu clic pe numele cmpului n zona de date din Figura 223.

Figura 224. Caseta Pivot Table Field.

Funcia de sumarizare se alege din lista Summarize by. Ca exemplu, tabela cu funcia de sumarizare Count este artat n Figura 225.

Figura 225. Tabela cu funcia de sumarizare Count.

Butonul Number afiaz caseta Format Cells din Figura 153 cu care se poate formata celula selectat din diagram. Butonul Options afiaz i partea de jos a casetei Pivot Table Field ca n Figura 226.

150

Figura 226. Caseta Pivot Tabel Field.

Lista Show data as din Figura 227 conine operaii particulare asupra datelor, cum sunt procentul din linie, din coloan, din total, diferena fa de o alt coloan, etc.

Figura 227. Lista Show data as.

Vom afia datele de mai sus ca procent pe trimestru. Selectm opiunea % of total n caseta Show data as, ca n Figura 228 i obinem tabela din Figura 229.

Figura 228. Afiarea rezultatelor trimestriale ca % din total.

151

Figura 229. Rezultatele trimestriale ca % din total.

Vom afia rezultatele ca diferen fa de trimestrul I. Selectm n lista Show data as opiunea Difference From. In lista Base item apar opiunile posibile din Figura 230, dintre care alegem I.

Figura 230. Afiarea rezultatelor ca diferen fa de trimestrul I.

Tabela rezultat este cea din Figura 231.

Figura 231. Rezultatele fa de trimestrul I.

O tabel pivot creat poate fi modificat prin adugarea sau tergerea de cmpuri sau prin schimbarea poziiei cmpurilor i dup ce a fost creat. Primul mod de a modifica tabela este de a opera direct n tabel. Stergerea cmpurilor se poate face prin tragerea lor n afara tabelei. Modificarea poziiei cmpurilor se face prin tragere n noua poziie. Adugarea de noi cmpuri din caseta Pivot Table Field List se face prin tragere n poziia dorit n tabel, sau prin selectarea zonei n lista cu zonele tabelei pivot i clic pe butonul Add To. Al doilea mod de a modifica tabela este urmtorul: 1. se lanseaz aplicaia vrjitor cu clic pe meniul Data Pivot Table and Pivot Chart Report din Figura 215 sau cu clic pe opiunea Pivot Table Wizard a meniurilor contextuale ale tabelei. Se afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard, pasul 3 din Figura 218,

152

2. clic pe butonul Layout, care afiaz caseta Pivot Table and Pivot Chart Wizard Layout din Figura 222, 3. se fac modificrile necesare n tabel. Stergerea unor cmpuri se face prin tragere n afara tabelei; modificarea poziiei cmpurilor se face prin tragere; adugarea cmpurilor se face prin tragerea butoanelor n zonele tabelei pivot.

11.2 Formatarea tabelelor pivot


Formatarea tabelei pivot se face cu butoanele barei de instrumente Pivot Table din Figura 219 sau cu opiunile meniurilor din Tabelul 60. Semnificaia butoane barei de instrumente Pivot Table este cea din Tabelul 59. Buton Semnificaie Afiaz meniul Pivot Table Formatare raport Lanseaz Chart Wizard Ascunde detalii Afiaz detalii Inprospteaz datele Include articolele ascunse n total Afiaz totdeauna articolele Prescrierea opiunilor cmpurilor Afiaz / ascunde tabela Pivot Table Field List
Tabelul 59. Butoanele barei de instrumente Pivot Table.

Meniul Pivot Table al barei de instrumente Pivot Table i meniul contextual afiat la un clic cu butonul drept pe tabel sunt artate n Tabelul 60.

153

a) meniul Pivot Table

b) meniul contextual

Tabelul 60. Meniurile unei tabele pivot.

Opiunea Format Report (Formatare Raport) afiaz caseta AutoFormat din Figura 232 n care se alege un format standard pentru tabela pivot.

154

Figura 232. Caseta AutoFormat.

La crearea tabelei pivot, formatul datelor este General, vezi Figura 153. Pentru formatarea celulelor se procedeaz astfel: 1. n meniul Pivot Table sau n meniul contextual din Tabelul 60 clic pe butonul Table Options. In caseta Pivot Table Options afiat n seciunea Format Options se marcheaz opiunea Preserve Formatting, 2. n meniul Pivot Table sau n meniul contextual din Tabelul 60 clic pe butonul Select, apoi opiunea Enable Selection. Aceti pai asigur meninerea formatului la modificarea datelor tabelei pivot. In continuare se procedeaz astfel: 3. se selecteaz o celul din tabel, 4. se afiaz caseta Pivot Table Field cu clic pe butonul Field Settings, , sau pe opiunile Field Settings ale meniurilor contextuale ale tabelei, 5. clic pe butonul Number care afiaz caseta Format Cells, vezi Figura 153, din care se alege formatul necesar. Tabela formatat cu alegerea semnului monetar este cea din Figura 233.

Figura 233. Formatarea tabelei pivot.

155

11.3 Adugarea unei formule de sumarizare


Pentru a duga o formul de sumarizare definit de utilizator se procedeaz astfel: 1. clic pe butonul Pivot Table, , al barei de instrumente Pivot Table, 2. se excut clic pe opiunea Formulas, apoi n meniul afiat clic pe Calculated Field, se afiaz caseta Insert Calculated Field din Figura 234,

Figura 234. Caseta Insert Calculated Field.

3. se alege numele cmpului n caseta Name, se introduce formula n caseta Formula, clic pe butonul Add i apoi clic pe butonul Close. Butonul Insert Field se utilizeaz pentru a introduce cmpuri n formul. Ca exemplu, vom introduce un cmp TVA n tabel cu formula Valoare * 0.24. Figura 235 arat caseta Insert Calculated Field dup introducerea cmpului. Cmpul TVA apare n lista Fields din caset i n caseta Pivot Table Field List, vezi Figura 236.

156

Figura 235. Caseta Insert Calculated Field cu un cmp introdus.

Figura 236. Caseta Pivot Table Field List cu cmpul introdus.

Figura 237. Tabela pivot.

157

Formula cu care definim noul cmp poate fi orice exepresie sau funcie Excel. De exemplu, putem defini un cmp care s calculeze un bonus de 3% pentru valori mai mari ca 1000, ca mai jos

Figura 238. Definirea unui cmp care calculeaz un bonus.

Stregerea sau modificarea unui cmp definit de utilizator se face astfel: 1. clic pe butonul Pivot Table, , al barei de instrumente Pivot Table, 2. se excut clic pe opiunea Formulas, apoi n meniul afiat clic pe Calculated Field, se afiaz caseta Insert Calculated Field, vezi Figura 234 sau Figura 235, 3. n lista Name se selecteaz cmpul ce trebuie ters sau modificat i clic pe butonul Delete, respectiv Modify. Listarea cmpurilor definite de utilizator se face cu clic pe butonul Pivot Table Formulas List Formulas.

11.4 Filtrarea datelor n tabela pivot


Filtrarea datelor se face n felul urmtor. La un clic pe numele listei Furnizor din zona filtru (Page Fields), este afiat coninutul listei ca n Tabelul 61a. se observ c toate valorile sunt marcate, corespunznd valorii All afiate de lista Furnizor. Este posibil de a afia doar valorile pentru un anumit furnizor (filtrarea dup un anumit furnizor). Pentru aceasta se marcheaz doar furnizorul respectiv. Vom marca doar valorile pentru un furnizor cu codul din Tabelul 61b.

a) toate valorile

b) o anumit valoare

Tabelul 61. Caseta Furnizor cu valorile utilizate pentru filtrare.

Tabela rezultat este cea din Figura 239. Se observ c sunt afiate doar datele pentru furnizorul respectiv i nu exist date pentru primul trimestru.

158

Figura 239. Tabela pivot cu valorile filtrate.

Menionm c, putem filtra datele afiate i dup valorile din liniile i coloanele tabelei. Tabelul 62 arat casetele Categorie i Trimestru, corespunztoare liniilor i coloanelor cu toate valorile cmpurilor marcate. In aceste casete putem marca doar o parte din valori.

a) filtrarea liniilor

b) filtrarea coloanelor

Tabelul 62. Casetele pentru filtrarea liniilor i coloanelor.

Marcm n caseta pentru filtrarea coloanelor doar trimestrele 3 i 4 i obtinem tabela din Figura 240.

Figura 240. Tabela pivot cu valori filtrate pentru coloane.

La adugarea unui cmp definit de o formul de sumarizare utilizator se definete o list cu cmpurile din zona de date cu numele Data, vezi Figura 237. Lista are elementele din Figura 241, n care se alege cmpul dorit pentru filtrare.

159

Figura 241. Lista cmpurilor din zona de date.

11.5 Crearea diagramelor pivot


Crearea diagramei pivot se face pornind de la tabela pivot se face astfel: 1. se lanseaz aplicaia Chart Wizard cu clic pe Insert Pivot Chart, sau a meniurilor contextuale ale tabelei, sau pe butonul Chart Wizard al barei de instrumente Pivot Table; aplicaia Chart Wizard creaz diagrama pivot corespunztoare, 2. clic din nou pe butonul Chart Wizard al barei de instrumente Pivot Table; se modific diagrama n cei patru pai ai aplicaiei vrjitor, aa cum s-a artat n capitolul referitor la inserarea de grafice. Se obine diagrama pivot din Figura 242.

Figura 242. Diagram pivot.

160

12 Meniul View
Meniul View afiat n Figura 243 permite afiarea diverselor ferestre i bare de instrumente pe ecran, introducerea de antete i subsoluri, etc.

Figura 243. Meniul View.

In vederea normal se afiaz pe ecran foaia de lucru curent ca n Figura 2. Pentru a selecta vederea normal clic pe View Normal. Pentru a afia n partea dreapt a ecranului fereastra de activiti (Task Pane) clic pe View Task Pane. In fereastra de activiti se pot comuta diverse ferestre. In Figura 244 n fereastra de activiti este afiat fereastra Getting Started.

161

Figura 244. Ferestra aplicaiei Excel cu ferestra de activiti afiat.

Ferestrele ce se pot comuta n ferestra de activiti sunt cele artate n Figura 245. Fereastra New Workbook poate fi afiat i cu un clic pe File New. In aceasta fereastr se poate deschide o nou aplicaie cu un clic n zona New, sau una existent cu un clic pe opiunea From Existing workbook.

Figura 245. Ferestre ce se pot afia n fereastra de activiti.

162

Pentru afiarea barei de stare i a barei de formule clic pe butonul Status Bar, respectiv Formula Bar. Fereastra Clipboard se poate afia cu clic pe opiunea Clipboard sau pe opiunea Office Clipboard a meniului Edit.

163

13 Importarea datelor
Este posibil de a importa date din surse externe. Penru aceasta clic pe Data Import External Data, vezi Tabelul 63.

a) meniul Data

b) opiunea Import External Data


Tabelul 63. Meniul Data.

Pentru a importa date dintr-o surs extern se procedeaz astfel: 1. clic pe New Web Query, care afiaz pagina de cas a Internet Explorer, vezi Figura 246,

164

Figura 246. Pagina de cas a Internet Explorer.

2. n caseta Address se introduce adresa sursei de date, vezi Figura 247 ; n cazul nostru am introdus adresa money.msn.com,

Figura 247. Selectarea sursei de date.

165

3. n pagina de Web se selecteaz datele ce se vor importa prin marcarea simbolului , vezi Figura 248,

Figura 248. Seelctarea datelor ce se vor importa.

4. se afiaz caseta Import Data din Figura 249 n care se alege foaia de calcul i adresa unde se vor insera datele,

Figura 249. Caseta Import Data.

5. foaia de calcul cu datele importate este cea din Figura 250.

166

Figura 250. Foaia de calcul cu datele importate.

167

14 Utilizarea limbajului Visual Basic


14.1 Fereastra editorului Visual Basic
Editorul Visual Basic se lanseaz din Excel cu clic pe Tools Macro Visual Basic Editor, vezi Figura 251.

Figura 251. Lansarea editorului Visual Basic.

Fereastra editorului Visual Basic cuprinde trei ferestre, vezi Figura 252: fereastra Project Explorer n stnga sus, ferestra Properties n dreapta jos, ferestra n care sunt afiate formele i programele n partea dreapt. Fereastra Project Explorer cuprinde proiectele corespunztoare registrelor deschise, n exemplul din Figura 252, Book1. Fiecare proiect conine: obiecte Excel, (Excel Objects), foile de calcul ale registrului, Sheet1, etc., i nc un obiect, ThisWorkbook, ce conine macroinstruciunile ce pornesc automat la deschiderea proiectului, forme (Forms), create de utilizator care sunt ferestre de dialog (interfee grafice), module, (Modules), n care se memoreaz macroinstruciunile accesibile proiectului. Exist nc un proiect ce cuprinde macroinstruciunile accesibile tuturor celorlalte proiecte, PERSONAL.XLS, denumit i Personal Macro Workbook. Registrul Personal.xls se deschide i este ascuns ori de cte ori se lanseaz aplicaia Excel.

168

Figura 252. Fereastra editorului Visual Basic.

Bara de instrumente a ferestrei Visual Basic cuprinde urmtoarele butoane: Buton Funcie ntoarcere la Excel Activeaz fereastra Project Activeaz fereastra Properties Afiare Object Browser

Tabelul 64. Butoanele barei de instrumente Visual Basic.

Aplicaia Object Browser afiaz o list cu toate obiectele din proiect i proprietile lor.Aceste butoane corespund opiunilor meniului View.

14.2 Crearea registrului Personal.xls


Pentru a verifica dac registrul Personal.xls exist, se lanseaz din Excel editorul Visual Basic cu clic pe Tools Macro Visual Basic Editor, vezi Figura 251. Registrul Personal.xls este afiat n fereastra Project Explorer, vezi Figura 252 i Figura 253 cu ferestrele editorului Visual Basic.

169

Figura 253. Fereastra Project Explorer a editorului Visual Basic.

Dac Personal.xls nu exist, el se creaz astfel: 1. n aplicaia Excel clic pe Tools Macro Record New Macro; Excel creaz o macroinstruciune cu numele Macro1, 2. n caseta Record Macro din Tabelul 65se alege n lista Store macro in opiunea Personal Macro Workbook, vezi Tabelul 65b, 3. clic pe butonul OK i Excel creaz Personal.xls i nregistreaz macroinstruciunea Macro1, 4. clic pe butonul Stop Recording din Figura 254.

a) caseta Record Macro

b) lista Store macro in

Tabelul 65. Caseta Record Macro.

Figura 254. Butonul Stop recording.

Se terge apoi macroinstruciunea creat astfel: 1. se trece n fereastra editorului Visual Basic; n fereastra Project Explorer se expandeaz nodul Modules din registrul PERSONAL.XLS, 2. clic dublu pe Module1 i se afiaz subprogramul Macro1 generat de Excel pentru macroinstruciune, vezi Figura 255, 3. se selecteaz instruciunile de la Sub Macro1 () la End Sub i se apas tasta Delete, care terge macroinstruciunea.

170

Figura 255. Macroinstruciunea Macro1 generat de Excel.

Intoarcerea n Excel din fereastra Visual Basic se face cu clic pe butonul stnga barei de instrumente din Figura 252 i Figura 256, vezi i Tabelul 64.

, din

14.3 Crearea unei macroinstruciuni


Vom exemplifica crearea unei macroinstruciuni ce afiaz un calendar ce introduce data curent n celula activ. Data se va introduce astfel: 1. se selecteaz o celul, 2. clic pe data dorit n calendarul afiat i aceasta este introdus n celul. Vrem ca acest macroinstruciune s fie accesibil tuturor registrelor. Ea va fi creat n registrul personal.xls.

14.3.1

Inserarea unei noi forme

Obiectele grafice se afiaz pe o form numit UserForm. In fereastra Project Explorer clic pe VBAProject (PERSONAL.XLS), apoi clic pe Insert UserForm. In obiectul Forms al proiectului PERSONAL.XLS se insereaz o form, vezi fereastra Project din Figura 256. Se afiaz forma vid i caseta Toolbox, vezi Figura 256, partea dreapt. In partea stng exist fereastra Properties cu proprietile formei. O proprietate important este numele formei (Name), care apare n antetul formei. In Figura 256 numele formei, atribuit de Excel, este Userform3. Proprietatea ( Name) se afl n categoria Misc i poate fi modificat dup dorin. Numele formei intervine n numele procedurilor ce trateaz diversele mesaje trimise formei. Aceste proceduri au numele NumeForma_NumeMesaj Numele formei este utilizat i de macroinstruciunea asociat formei, care ncarc forma i o afiaz pe ecran.

171

Figura 256. Form cu caseta Toolbox i fereastra Properties.

O proprietate util a formei este Caption (titlu). In Figura 256 proprietatea Caption a formei a fost modificat n Calendar.

14.3.2

Adugarea obiectelor grafice la form

In caseta Toolbox sunt afiate controalele disponibile. Ele sunt obiectele grafice cele mai utilizate: casete text, butoane, liste i liste combinate, bare de derulare, etc. Exist i alte controale disponibile, ce nu sunt incluse iniial n caseta Toolbox i trebuie adugate. Pentru a aduga i alte controale la caseta Toolbox se procedeaz astfel: 1. clic pe Tools Additional Controls, 2. n caseta Additional Controls din Figura 257 se marcheaz n lista Available Controls, controalele ce vor fi afiate n caseta Toolbox, 3. clic pe butonul OK.

172

Figura 257. Caseta Additional Controls.

In acest exemplu am adugat casetei Toolbox controlul Calendar, vezi Figura 257. Adugarea unui control la form se face astfel: 1. se selecteaz controlul cu un clic n caseta Toolbox, 2. se deseneaz un dreptunghi pe form i controlul este adugat pe acest dreptunghi. Dimensiunile obiectului se pot modifica dup adugarea la form. In exemplul nostru adugm formei obiectul Calendar, vezi Figura 256.

14.3.3

Crearea procedurilor ce trateaz mesajele

La apariia unui eveniment, sistemul de operare trimite formei i obiectelor grafice din form un mesaj. Aceste mesaje sunt tratate de proceduri scrise de utilizator. Pentru a scrie aceste proceduri se afiaz fereastra editorului Visual Basic din Figura 258 cu clic pe View Code. In lista (General) sunt incluse toate obiectele grafice din form, n lista (Declarations) sunt mesajele trimise fiecrui obiect.

Figura 258. Ferestra editorului Visual basic.

Operaiile efectuate de forma din exemplul nostru vor fi urmtoarele: 1. La lansarea macroinstruciunii asociat formei vom iniializa calendarul cu data curent, n funcia UserForm_Initialize(). In acest funcie, proprietatea Value a obiectului Calendar, Calendar.Value, primete ca valoare data curent din variabila Date Calendar.Value = Date 173

2. Pentru a introduce data curent n celula selectat, vom crea procedura Calendar_Click(), care se execut la un clic pe o dat din calendar. In procedur, proprietatea Value a celulei active, ActiveCell.Value, va primi ca valoare proprietatea Value a obiectului Calendar ActiveCell.Value = Calendar.Value Pentru a genera o procedur vid asociat unui mesaj se selecteaz numele mesajului n lista (Declarations), apoi numele obiectului grafic n lista (General) i editorul genereaz procedura vid Private Sub Obiect_Mesaj() End Sub ce va fi completat. Cele dou procedure din exemplul nostru sunt artate n Figura 259.

Figura 259. Porcedurile associate formei i calendarului.

14.3.4

Definirea macroinstruciunii asociat formei

Incrcarea i afiarea formei pe ecran se face prin executarea unei macroinstruciuni. Definirea acestei macroinstruciunui se face astfel: 1. se execut dublu clic pe modulul cu programe Module1 din VBAProject, (PERSONAL.XLS) vezi Figura 256, 2. n fereastra afiat se definete manual un subprogram de forma Sub NumeMacro() NumeForma.Show End Sub Alegem numele macroinstruciunii OpenCalendar i scriem procedura din Figura 260. Show este o metod a obiectului form ce afiaz forma pe ecran.

174

Figura 260. Macroinstruciunea asociat calendarului.

Se salveaz toate subprogramele scrise cu clic pe File Save PERSONAL.XLS i macroinstruciunea este nregistrat i poate fi utilizat.

14.3.5

Execuia macroinstruciunii

Execuia macroinstruciunii se face astfel: 1. se afiaz n Excel caseta Macros cu clic pe Tools Macro Macros, vezi Figura 261; numele macroinstruciunii apare n lista Macro name,

Figura 261. Caseta Macro.

2. la clic pe butonul Run, calendarul apare pe ecran i se poate introduce n celula activ data aleas n calendar, dup cum se arat n Figura 262, 3. clic pe butonul OK i calendarul se nchide.

175

Figura 262. Introducerea unei date n celula activ.

Calendarul realizat trebuie nchis dup ce a fost utilizat la introducerea datei ntr-o celul activ, deoarece caseta de dialog corespunztoare este modal (ea primete toate mesajele trimise de utilizator ct timp este afiat). Pentru a putea selecta noi celule n care s introducem date calendaristice, fr ca s nchidem caseta de dialog, aceasta nu trebuie s aibe aceast proprietate. Vom modifica acest proprietate n felul urmtor. In fereastra Visual Basic se selecteaz forma creat, UserForm3, n fereastra Properties i se pune proprietatea Show Modal la valoarea False. Proprietatea Show Modal poate fi cutat n lista alfabetic, sau n categoria Behavior.

14.3.6

Moduri de execuie a macroinstruciunii

Macroinstruciunea creat se poate lansa n execuie n mai multe feluri: cu clic pe un buton al unei bare de instrumente, cu clic pe opiunea unui meniu, prin apsarea unei combinaii de taste.

14.3.6.1

Adugarea unui buton la o bar de instrumente

Adugarea unui buton la o bar de instrumente se face astfel: 1. clic pe View Toolbars Customize; n caseta de dialog Customize se alege seciunea Commands; n lista Categories clic pe opiunea Macro i n fereastra din dreapta apare un nou buton, Custom Button, i o nou opiune de meniu, Custom Menu Item, vezi Figura 263,

176

Figura 263. Caseta de dialog Customize.

2. se trage butonul Custom Button din caseta de dialog pe o bar de instrumente i se elibereaz butonul; noul buton apare ca n Figura 264,

Figura 264. Bar de instrumente cu noul buton.

3. butonul se poate personaliza astfel: clic pe buton cu butonul drept al mousului, cu caseta Customize afiat. In meniul contextual afiat n Figura 265, n caseta din dreapta opiunii Name se introduce textul ce va fi afiat cnd mousul este deasupra butonului, n cazul nostru &Insert Date. Se execut apoi clic pe tasta Enter. Caracterul & (ampersand) nu apare, dar el face ca litera urmtoare s fie subliniat. Utilizatorul poate selecta opiunea cu tastele Alt + litera subliniat.

177

Figura 265. Meniu contextual de personalizare a unui buton sau opiune de meniu.

Figura 266. Textul afiat cnd mousul este deasupra butonului.

4. clic cu butonul stng pe opiunea Assign Macro, vezi Figura 265, care afiaz caseta Assign Macro din Figura 267; se alege macroinstruciunea ce va fi asociat butonului, n acest caz PERSONAL.XLS!OpenCalendar, i clic pe OK.

Figura 267. Caseta Assign Macro.

178

14.3.6.2

Adugarea unei noi opiuni la un meniu

Adugarea unei noi opiuni la un meniu se face astfel: 1. n caseta de dialog Customize din Figura 263 se alege opiunea de meniu, Custom Menu Item; se trage aceast opiunea pe meniul dorit, dar nu se elibereaz butonul; meniul se va deschide i se plaseaz opiunea acolo unde se dorete, vezi Tabelul 66a, unde opiunea s-a plasat n meniul Insert, cu numele Custom Menu Item,

a) opiunea introdus

b) opiunea personalizat

Tabelul 66. Meniul Insert cu noua opiune.

2. opiunea se poate personaliza astfel; clic cu butonul drept pe opiune, cu caseta Customize afiat. In meniul contextual afiat din Figura 265, (acelai ca n cazul personalizrii butonului), n caseta din dreapta opiunii Name se introduce textul ce va fi afiat ca nume al opiunii, n cazul nostru &Insert Date. Se execut apoi clic pe tasta Enter. Caracterul & (ampersand) nu apare, dar el face ca litera urmtoare s fie subliniat. Utilizatorul poate selecta opiunea cu tastele Alt + litera subliniat. 3. clic pe opiunea Assign Macro a meniului contextual, i se afiaz caseta Assign Macro din Figura 267; se alege macroinstruciunea ce va fi asociat butonului, n acest caz PERSONAL.XLS!OpenCalendar, i clic pe OK,

14.3.6.3

Crearea unei comenzi rapide

Se poate crea o scurttur a tastaturii pentru a executa macroinstruciunea n felul urmtor. Clic pe Tools Macro Macros care afiaz caseta Macro din Figura 261 ; n lista Macro name se selecteaz numele macroinstruciunii, n exemplul nostru PERSONAL.XLS!OpenCalendar. Clic pe butonul Options care afiaz caseta macro Options din Figura 268.

179

Figura 268. Caseta Macro Options.

In caseta Shortcut key se introduce combinaia de taste ce se va utiliza la execuia macroinstruciunii, n cazul nostru Ctrl + Shift + I.

180

15 Protejarea foilor de calcul


In unele cazuri este de dorit ca anumite foi de calcul din registru sau anumite formule s nu fie vizibile pentru utilizatori sau s nu poat fi modificate. Pentru a ascunde formulele (la un clic pe celul formula nu apare n bara de celule), sau pentru a bloca formulele (s nu poat fi modificate), se procedeaz astfel: 1. se selecteaz ntreaga foaie, cu clic pe celula de la intersecia liniei cu numele coloanelor cu coloana cu numerele liniilor, vezi Figura 269, sau cu tastele Ctrl+A,

Figura 269. Selectarea unei foi de calcul.

2. clic pe Format Cells; n caseta Format Cells afiat se selecteaz seciunea Protection, vezi Figura 270; opiunea Locked activat face ca formula s nu poat fi modificat; opiunea Hidden activat face ca formula s nu fie afiat; aceste opiuni au efect doar dup ce foaia este protejat,

Figura 270. Caseta Format Cells, seciunea Protection.

3. 4. 5. 6.

se deselecteaz opiunea Locked, clic pe butonu OK, se selecteaz celulele ce conin formule ce trebuie ascunse, clic pe Format Cells; n caseta Format Cells se selecteaz seciunea Protection, vezi Figura 270, 7. se selecteaz opiunile Locked i Hidden, 8. clic pe butonu OK, 9. se protejaz foaia cu clic pe Tools Protection Protect Sheet din Figura 271, 181

Figura 271. Caseta Protect Sheet.

10. se introduce un cuvnt de trecere pentru a nu permite utilizatorilor s deblocheze foaia. Dac este necesar, n lista Allow all users of this worksheet to se marcheaz opiunile necesare. Dup blocarea foii, la un clic pe o celul cu formul, n caseta de formule nu se afiaz nimic. Anularea proteciei unei foi se face cu clic pe Tools Protection Unprotect Sheet.

182

183